VI

VI. PSTRAREA I CONSERVAREA DOCUMENTELOR

1. Pstrarea i conservarea documentelor.

2. Sistematizarea documentelor n depozitul de arhiv. Ghidul topografic. Protecia muncii n arhive.

Bibliografie:

1. Legea Arhivelor Naionale art. 12, 29, litera d-g

2. Instruciuni privind activitatea de arhiv art. 5 litera f., art. 48 anexa nr. 8; art. 81-108

3. Laureniu Mera, ndreptar arhivistic, Cluj-Napoca, 2002, pag. 132-134, 139-153

4. Regulament de ordine interioar al instanelor judectoreti, Bucureti, 2005 Art. 10, pct.1, litera c; Art. 11 pct. 1, litera i; Art. 13, pct. 1 litera h; Art. 15, pct. 1 litera g; Art. 17, pct. 1 litera g (atribuii ale conducerii instanelor privind pstrarea documentelor); Art. 38, pct. 1; Art. 53, pct. 1 litera t; Art. 60, pct. 1, litera e; Art. 62, pct. 1, litera i; Art. 85; (atribuiile personalului auxiliar al instanelor judectoreti i de la departamentul economico-financiar i administrative privind pstrarea documentelor); Art. 92, pct. 1-2; Art. 93, pct. 8; Art. 139, pct. 1; Art. 140, pct. 2, litera a la d, pct. 4, litera a- b

5. Normativ privind caracteristicile tehnico-funcionale ale spaiilor i echipamentelor de depozitare i conservare a arhivelor aflate n administrarea creatorilor publici i privai de arhiv, Bucureti 1996

6. Norme generale de protecia muncii, Ed. Ministerului Muncii i Solidaritii Sociale, Bucureti 1996

1. Pstrarea i conservarea documentelor

Legea Arhivelor Naionale Art. 12 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s pstreze documentele create i deinute n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori comercializrii n alte condiii dect cele prevzute de lege

Astfel, art. 12 prevede obligativitatea ca deintorii de arhive s pstreze documentele n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori comercializrii n alte situaii dect cele prevzute de lege. Cu alte cuvinte trebuiesc intreprinse permanent msuri care s contribuie la eliminarea oricrui pericol de distrugerea a documentelor, acestea, n marea lor majoritate, pe lng valoarea lor practic, au o valoare documentar tiinific deosebit, prin coninutul informaiilor cuprinse n ele, sunt considerate documente ce fac parte din Partrimoniul Arhivistic Naional.

Nerespectarea i neasigurarea condiiilor de pstrare i protejare potivit art. 12 constituie contravenii dac nu sunt svrite n astfel de condiii nct, potrivit legii penale, s fie considerate infraciuni i ele se sancioneaz cu amenzi contravenionale.

Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a documentelor care fac parte din FAN constituie potrivit art. 27 din LAN infraciune i se pedepsete conform prevederilor Codului penal.

Documentele de arhiv se pstreaz n depozite construite special sau n ncpari amenajate n acest scop.

Noile construcii ale cratorilor i deintorilor de arhive vor fi avizate numai n cazul n care au spaii prevzute pentru pstrarea arhivei.

n depozitele de arhiv sau ncperile amenajate n acest scop se vor asigura condiiile necesare pentru pstrarea corespunztoare a documentelor i pentru protecia lor fa de aciunea agenilor de deteriorare ca:

- praf

- lumina solar

- variaii de temperatur i umiditate

- surse de infecie sau ntreinere a agenilor biologici (roztoare, carii),

- pericol de incendiu

- temperaturi excesive

- inundaii sau infiltraii de ap

Depozitele de arhiv vor fi dotate cu rafturi, rastele, dulapuri i alte mijloace de depozitare specifice, de preferin din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i fr emanaii. n cazul rafturilor confecionate din lemn sau cu cadrul de metal dar cu poliele din lemn, partea din lemn se va trata cu substane ignifuge.

Dimensionarea rafturilor se va face n funcie de dimensiunile materialului suport (hrtie, film, cartoane, mape, dosare, registre) ale materialului de protecie (cutii, containere, tuburi i suluri din carton), ale spaiului de construcie aferent, asigurndu-se accesul la materialul depozitat i posibilitatea unei evacuri rapide n caz de necesitate. Este interzis depunerea pe jos, ntre rafturi sau depunerea pe polie a unor materiale mai mari dect dimensiunea n lime a raftului, astfel nct s mpiedice manipularea sau accesul la documente.

Se recomand:

a) amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumin natural;

b) iluminatul artificial va urmri culoarul dintre rafturi;

c) becurile de iluminat situate ntre rafturi vor fi dotate cu globuri i grilaje de protecie.

Msuri pentru asigurarea stabilitii sistemelor de depozitare

1. ntre perei i rafturi, ca i ntre rafturi se asigur un spaiu liber n lime de cca 70 - 80 cm. n depozitele mari se pot organiza i coridoare centrale de 1,5- 2,0 m lime, pe lungimea sau limea depozitului

2. Toate depozitele sau ncparile de arhiv mai nalte de 2,4 m se doteaz cu scri de arhiv.

3. Aezarea documentelor n rafturi se face pe maneta de ndosariere sau pe maneta inferioar (aezarea necorespunztoare n raft a dosarelor pot determina distrugerea acestora)

4. n cazul n care sunt documente de mai multe tipuri (hrtie, fotografii, benzi magnetice) acestea se depoziteaz pe categorii, dependente de natura material a acestora, astfel nct pstrarea i conservarea acestora s poat fi organizat n mod corespunztor.

5. Depozitele de benzi magnetice nu vor avea n apropiere cmpuri magnetice

6. Pentru protejarea mpotriva degradrii, documentele se introduc n cutii de carton, mape, bibliorafturi, tuburi n raport de natura i dimensiunea lor.

7. n depozitele de arhiv coninnd documente scrise trebuie s se asigure un microclimat caractarizat prin:

- temperaturi optime cuprinse ntre 15 - 24 grade Celsius

- umiditi relative de 50 - 60 %

n depozitele de benzi magnetice i mateiale fotografice

- temperaturi optime cuprinse ntre 14 - 18 grade Celsius

- umiditatea relativ de 40 - 50 %

8. Ferestrele vor fi asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare (geamuri absorbante, obloane)

9. Depozitele de arhiv sau ncparile amenajate n acest scop se vor aerisi natural. Acesast aerisire se va efectua atunci cnd umiditatea atmosferic se ncadreaz n limitele specificate la punctul 7. Pentru msurarea sau urmrirea umiditii i temperaturii depozitele vor fi dotate cu aparate de control (termometre, higrometre) iar citirile vor fi consemnate ntr-un registru.

10. n depozitele de arhiv sau ncperi amenajate n acest scop se vor asigura curenia i ordinea interioar pentru a se evita insalubrizarea sau instalarea de focare biologice (roztoare, insecte, mucegai).

n cazul semnalrii pericolului de degradare a documentelor se iau msuri de nlturare a acestuia, cerndu-se, n cazuri deosebite, sprijinul Arhivelor Naionale.

nlturarea agenilor duntori se face prin:

- desprfuire: desprfuirea documentelor se face cu perii moi sau tampoane iar absorbia prafului rezultat, cu aspiratoare electrice

- curire mecanic

- dezinsecie i deratizare: depozitele de arhiv se deratizeaz ori de cte ori este nevoie i cel puin o dat la 5 ani

Este interzis pstrarea oricror alte materiale ce nu aparin depozitelor de arhiv (mobilier dezafectat, pancarte, cri i reviste din bibliotec, alimente i mbrcminte, unele sau aparate de orice fel)

Reparaiile interioare, zugrvelile i lucrrile de ntreinere a depozitului de arhiv se fac ori de cte ori este nevoie, asigurndu-se n permanen igiena ncperilor i funcionarea normal a instalaiilor electrice i sanitare.

11. Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis, a radiatoarelor, reourilor, fumatului n incinta depozitului, precum i utilizarea comutatoarelor, ntreruptoarelor sau altor instalaii electrice defecte. De preferin nteruptoarele se dispun n afara depozitului.

Camerele de lucru, depozitele de arhiv, ca i terenul nvecinat construciei de arhiv vor fi meninute n ordine i curenie, cu pstrarea liber a cilor de acces, a locurilor din apropierea gurilor de ap i a instalaiilor de stingere a incendiilor.

Depozitele de arhiv i celelalte ncperi din vecintatea acestora vor fi prevzute cu stingtoare portabile, cu ncrctur de bioxid de carbon i praf, asigurndu-se toate celelalte condiii necesare stingerii incendiilor.

Deintorii de arhive sunt obligai s pstreze n stare prefect de funcionare utilajul i materialele de prevenire i stingere a incendiilor, pe care le au n dotare i s controleze periodic existena i starea de funcionare a acestora.

12. Ferestrele, uile i alte locuri de acces vor fi prevzute cu gratii care s previn efraci n depozite. Accesul in depozite este permis doar responsabilului cu munca de arhiv i persoanelor care pot manipula i transporta aceste documente potrivit unei aprobri. La manipularea i transportul documentelor se iau msurile de protecie neceare asigurrii arhivei pe durata transportului.

Deintorii de documente au obligaia s comunice Arhivelor Naionale intenia de a construi sau amenaja depozite de arhiv, pentru a primi confirmarea locurilor unde urmeaz s amplaseze depozitele de arhiv.

Orice situaie de calamitate n depozitele de arhiv se comunic imediat Arhivelor Naionale (inundaii, incendii, surpri de rafturi sau alte pri ale structurii depozitului de arhiv provocate din diverse cauze)

2. Sistematizarea documentelor n depozitul de arhiv. Ghidul topografic. Protecia muncii n arhive.

n sens arhivistic sistematizarea este o etap determinat sub aspectul gruprii unitilor arhivistice (u.a.) n cadrul fondului i, n sensul mai larg al noiunii, sub aspectul gruprii fondurilor n depozitele de arhiv.

Sistematizarea n cadrul fondului are ca obiectiv gruparea documentelor ordonate n u. a. (dosare perfectate, fascicole, registre) sau serii, grupe (cronologice, tematice, pe registraturi, pri structurale) n aa fel ca prin determinarea locului u.a. i a succesiunii lor n cadrul fondului, acestea s devin ct mai accesibile folosirii, n acelai timp, pstrndu-i particularitpile din punct de vedere al activitii instituiei i a evoluiei acesteia.

Sistematizarea fondurilor (nchise sau deschise) n depozite urmrete o grupare la nivelul fondurilor (compartimentelor de munc) care s asigure, pe ct posibil, legturile fireti ntre fonduri i s contribuie la folosirea ct mai uoar i eficace a acestora. Scopul sistematizrii este de a nlesni ct mai mult posibil evidena n depozite a fondurilor i n acelai timp, valorificarea, sub toate formele a documentelor arhivistice.

Determinant n sistematizarea fondurilor este numrul i capacitatea depozitelor, folosirea judicioas a ntregului spaiu de depozitare, forma documentelor arhivistice. n alegerea felului de aezare a fondurilor arhivistice trebuie avut n vedere metoda cea mai comod i uoar pentru folosirea lor de ctre cei interesai dar se va ine seama i de prelurile ulterioare de documente, cele impuse de legislaia arhivistic cu privire la depunerea la arhiva general a documentelor de ctre instane sau compartimentele de munc.

n activitatea de sistematizare a documentelor n depozitele de arhiv cnd sunt mai multe fonduri arhivistice sau colecii, fondurile i coleciile se aeaz n depozite pe instane, secii sau domeniu de activitate. Pentru fondul propriu (fond deschis) care i continu activitatea va trebui lsat spaiu de cretere, n funcie de cantitatea de documente ce se creeaz anual, ca i de posibiliti.

La instituiile n care se dispune de mai multe ncperi cu destinaia de arhiv, fiecare depozit trebuie numeroatat. Astfel, depozitele de arhiv din cadrul unei cldiri se numeroteaz ncepnd cu numrul 1, iar rafturile se numeroteaz n limitele unui depozit, ncepnd cu numrul 1, de la stnga la dreapta de la intrare, iar poliele, de asemenea, se numeroteaz cu numrul 1 de sus n jos, de la stnga la dreapta. n cadrul fondului arhivistic propriu, documentele se aeaz pe instane sau pe grupe de acelai fel, i, n cadrul lor, cronologic (pe ani, pe luni, pe numere de dosar).

Dosarele preluate de la compartimentele de munc a departamentului economico-financiar i administrativ sunt depuse pentru pstrare permanent n depozitele departamentului i se aeaz pe rafturi (pe polie) fie n ordinea cronologic a anilor, iar n cadrul anului pe termene de pstrare, fie pe compartimente i, n cadrul compartimenului, pe ani i pe termene de pstrare.

Dosarele de judecat i registrele, preluate de la registratura instanelor de judecat, se aeaz n rafturi pe ani i n cadrul anului n ordinea cronologic a numerelor din registrul general de dosare n cazul n care instanele mai efectueaz nregistrarea manual ca spre exemplu judectoriile sau, n ordinea datei certe preluat din Registrul general electronic al dosarelor n cazul sistemului ECRIS al numrului unic.

Dosarele create la tribunale i judectorii, acolo unde afluxul de documente i folosirea acestora de ctre justiiabili sau alte persoane avizate este foarte mare, prin aprobarea colegiului de conducere, se pot pstra la registratur unde se va organiza o arhiv intermediar, n care dosarele i registrele se pstreaz un termen de pn la cinci ani dup care se predau pe baz de inventare (ale instrumentelor de eviden) i proces-verbal de predare - primire la arhiva general.

Registrele generale de dosare, opisele alfabetice i Registrul informativ sau Registrul general electronic de dosare reprezentnd instrumentele de eviden pentru dosarele de judecat, inventariate anual, se vor aeza n raft n ordinea cronologic din inventare.

Pe rafturi dosarele se aeaz de sus n jos i de la stnga la dreapta. Prelurile ulterioare care ntregesc compartimentele, respectiv documentele instanei, pe msura crerii lor i depunerii la arhiva general, vor fi aezate n continuarea anilor (arhivelor de instan) sau compartimentelor respective (n arhiva departamentului economico-financiar).

Se recomand depunerea documentelor permanente separat de cele cu termenul de pstare limitat n locurile cele mai corespunztoare de pstrare din cadrul depozitului pentru asigurarea celei mai bune conservri i a evitrii oricrui pericol de distrugere. Documentele permanente de la instane se pot aeza pe raft, cronologic, ndeosebi dup efectuarea selecionrii documentelor pe baza registrului general de dosare (sau la departamentul economico-financiar pe compartimente, sau pe compartimente i n cadrul acestuia, pe ani).

Pentru regsirea operativ a documentelor din depozite se ntocmete pentru fiecare depozit n parte ghidul topografic cu urmtoarea rubricatur:

1. n colul din stnga sus al ghidului se va nscrie numrul depozitului n cadrul cldirii

2. n rubrica 1, nr. curent se vor nscrie, ncepnd cu numrul 1 n continuare, compartimentele din cadrul aceluiai depozit

3. n rubrica 2, denumirea compartimentelor se va nscrie n ordine alfabetic

4. n rubrica 3, anii extremi se vor trece anii extremi ai documentelor de pe rafturi

5. In rubricile 4-5 cantitatea n ml i u.a. Se vor nscrie numai datele privind documentele aflate n depozitul respectiv aparinnd instanei sau compartimentului prevzute n rubirca a 2-a

6. n rubricile 6 i 7 se completeaz cu numrul sau numerele rafturilor i polielor pe care sunt aezate documentele nscrise n rubrica 2

7. In rubrica Numrul fondului se va trece denumirea instanei sau a compartimentului iar n rubrica nr. 9 se vor trece numerele inventarelor documentelor depuse pe raftul i poliele respective

n afara Ghidului de depozit se recomand ntocmirea Ghidului de raft consemnmdu-se: Denumirea compartimentului; Nr. de raft; Nr. de polie iar pentru acestea se va trece anii extremi;

Scoaterea unitilor arhivistice din deposit

Scoaterea dosarelor de judecat din depozite se face de ctre grefierul-arhivar, responsabil cu munca de arhiv, de grefierul-arhivar responsabil al depozitului de arhiv respectiv sau de alte persoane desemnate cu manipularea dosarelor. Scoaterea dosarelor se face pentru cercetarea lor n cadrul procesului de judecat, sau pentru consultarea lor de ctre persoanele autorizate prin Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti, pe baza fiei de control (vezi Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatori). Se vor trece pe fia de control: Compartimentul; Nr. de inventar, Anul, Numele i prenumele solicitantului i Data. Fia de control se introduce n locul unitii, n prezena persoanei care solicit dosarul.

Evidena scoaterii dosarelor de judecat din depozitul de arhiv constituit pe baza datelor cuprinse n sistemul ECRIS este asigurat de facilitiile prevzute de sistem: generare de citaii, generare de liste de edin i editare de ncheieri de edin sau generarea de situaii statistice standard, extragerea din baza de date a diverselor informaii statistice despre dosarele, sau documentele ce au legtur cu cauzele aflate pe rol sau chiar lista dosarelor scoase din depozitul de arhiv.

n cazul depozitului de arhiv al Deparatmentului economico-financiar i administrativ toate unitile arhivistice scoase din depozit vor fi trecute n Registrul de depozit, model anexa nr. 8 la Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatori. Registrul se completeaz de ctre arhivarul sau responsabilul cu munca de arhiv. La completarea rubricilor registrului se vor avea n vedere urmtoarele:

Numrul curent ncepe cu 1 i se completeaz n continuare odat cu solicitrile de scoatere a documentelor din depozit.

La rubrica denumirea compartimentului se va completa denumirea din care provine documentul scos

n rubrica cota u.a se va trece numrul curent din inventar al unitii arhivistice scoase din depozit

n rubrica a patra se trece scopul scoaterii din depozit (documentare pentru informri, lucrri administrative etc)

n rubrica cincea se va completa cu numele, prenumele solicitantului i funcia n societate

n rubrica a asea se va completa data scoaterii unitii arhivistice i semntura solicitantului

n rubrica a aptea se consemneaz data restituirii unitii arhivistice i semntura arhivarului ca semn al restituirii u. a.

Protecia muncii n arhive

Se desfoar ntr-un cadru legislativ bine definit (Codul muncii, Legea proteciei muncii nr. 90/1996 i Normele metodologice de aplicare a ei, Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti 2005 Compartimentul de protecia muncii).

Obligaii i rspunderi ale conducerii instanei sunt, n primul rnd, cele cuprinse n Seciunea a XI-a - Compartimentul de protecia muncii a Regulamentului de ordine interioaral instanelor judectoreti:

- La fiecare instan se organizeaz compartimentul de protecia muncii sau

se desemneaz o persoan responsabil cu aceste atribuii. Unde sunt compartimente de protecia muncii vor fi nfiinate serviciul de securitatea muncii i serviciul de medicina muncii.

- Serviciul de securitate a muncii (sau persoanele desemnate) au atribuii:

a. evalueaz riscurile de accidentare i mbolnviri profesionale

b. controleaz toate locurile de munc n scopul prevenirii accidentelor i mbolnvirilor profesionale

c. asigur instruirea i informarea personalului n probleme de protecia muncii

- Serviciul de medicin a muncii are atribuii:

a. particip la evaluarea, identificarea i comunicarea riscurilor privind mbolnvirile profesionale

b. monitorizeaz starea de sntate a personalului

n afara acestor prevederi din Regulamentul de ordine interioar, conducerilor instanelor de judecat le mai revin urmtoarele obligaii:

- s stabileasc msurile tehnice, sanitare i organizatorice de protecie a muncii, corespunztor condiiilor de munc i factorilor de mediu specifici dintr-o arhiv

- s asigure informarea fiecrei persoane, anterior angajrii n munc, asupra riscurilor la care acestea se expun la locul de munc precum i asupra msurilor de prevenire necesare.

- s asigure obligatoriu i gratuit, dotarea cu echipamente de protecie a salariailor care desfoar activiti la persoanele fizice sau juridice potrivit criteriilor stabilite n Normativul-Cadru de acordare i utilizare

Obligaiile i drepturile persoanelor care lucreaz n depozite de arhiv la instanele judectoreti:

s-i nsueasc i s respecte normele de protecie a muncii i msurile de aplicare ale acestora

nici o persoan nu va putea fi admis la lucru fr efectuarea instrucajului introductiv general i a instructajului la locul de munc. Instrucajul periodic se va defura ori de cte ori este necesar, la intervale ce nu vor depi 6 luni. Se va completa Fia individual de instructaj privind protecia muncii.

La depozitele de arhiv este obligatorie respectarea urmtoarelor msuri minimale de protecie a muncii:

1. ancorarea rafturilor metalice (sau din fier cornier cu polie de lemn) pentru evitarea rsturnrii acestora

2. folosirea scrilor adecvate pentru scoaterea corect a dosarelor de pe rafturile ce depesc 2,40 ml (scri stabile cu sprijin dublu pentru posibilitatea folosirii ambelor mini pentru manipularea dosarelor n raft i nu a scrilor care se sprijin pe raft. n caz de necesitate se poate asigura scoaterea de pe raft de ctre dou persoane, acolo unde rafturile sunt mai nalte de 2,50 ml i nu exist platform pe culuarul dintre rafturi.

3. Folosirea mijloacelor de protecie mpotriva prafului, mucegaiurilor, i a altor factori biologici (mnui de protecie, masc de protecie pe fa, halate de protecie)

20. 05. 2010

Ioan Dordea

PAGE

2