Un email pe zi(de la membrii echipei proprii)

Bogdan Tudor (c)

Un email pe zi

Strategia prin care cei cu care lucrezi direct iti trimit un singur email zilnic.

Cum am descoperit‘Un email pe zi’ ?

Se obtineau mai multe rezultate la birou atunci cand eram plecat in concediu

Ce se schimbase?

Facand o analiza, am constatat ca singurul lucru pe care il schimbasem a fost sa cer colegilor sa imi trimita „un singur email pe zi” in care sa concentreze rezultatele obtinute si deciziile de care aveau nevoie

Ce obtinusem de fapt?

Atunci cand ai o echipa competenta, faptul ca nu esti la birou genereaza o perceptie mai mare de:1. Autonomie2. Responsabilitate3. Asumare

Interesant, asta inseamna ca trebuie sa stau mai mult in concediu

In ce situatie te afli acumcu echipa ta?

Cel mai probabil

De la o parte din membri echipei primesti zilnic un numar considerabil de mesaje (de obicei intre 3 si 10)

Pe de alta parte

De la ceilalti, primesti foarte rar mesaje (doar atunci cand arde)

Care este situatia ‘buna’?

Nici una dintre cele doua.

Analiza situatiei curente

Intre 3 si 10 mesaje zilnic

Ti se ‘paseaza maimuta’

Exista perceptia ca ‘nu se misca un pai fara tine’

Efectul asupra echipei

Cultura activitatii, nu a rezultatului

Lipsa autonomiei in cadrul echipei

Blocaje ale activitatii (atunci cand managerul nu este disponibil)

Efectul asupra membrilor

Evolutie profesionala limitata

Autonomie mica

Competente reduse

Efectul asupra managerilor

Intreruperi frecvente

Clientul de email care ocupa tot timpul

Lipsa rezultatelor proprii

Mai putin de un mesaj zilnic

Probabil ca nu prea esti la curent cu ceea ce se intampla in echipa ta

Efectul asupra echipei

Lipsa de aliniere

Risc de derapaj a performantei

Sedinte lunare sau saptamanale interminabile

Efectul asupra membrilor

Efort intr-o directie gresita

Vizibilitate redusa a rezultatelor

Lipsa confirmarilor afecteaza motivatia

Efectul asupra managerilor

Implicare redusa a membrilor

Lipsa informatiilor necesare

Imposibilitatea de interventie atunci cand este nevoie

Solutia?Un email pe zi

Toti membrii echipei trimit nici mai mult nici mai putin de un email in fiecare zi, intr-un format comun

Ce contine emai-ul zilnic?

Rezultatele zileiInformari sau decizii necesare

Obiectivele zilei urmatoare

Rezultatele zilei

Ce rezultate am obtinut, concret si masurabil, in ziua curenta

Nu activitati, rezultate

Informari sau decizii

Orice subiect care este relevant pentru management

Decizii, nu intrebari(o decizie este emiterea unei solutii proprii, pe care managerul o poate confirma)

Obiectivele zilei urmatoare

Vei obtine mai multe rezultate daca stii exact ce vrei sa obtii

(rezultatele se vor imbunatatii considerabil, aparent fara o explicatie pertinenta)

ExempluAsa daSalut Bogdan,

Astazi, am identificat doi candidati potriviti pentru postul de sales (sunt foarte incantata).

Trebuie sa iti spun insa, ca Mihai de la tehnic m-a anuntat astazi ca vrea sa plece de la noi. Eu ma gandesc sa nu ii facem o contra-propunere, e ok?

Maine continui la sales, obiectivul meu este sa finalizez procesul chiar maine si sa il gasesc pe ultimul sales guy si sa inchid.

O seara buna,

Asa nuSalut Bogdan,

Am avut sapte interviuri azi si a venit si am avut si un interviu la telefon (sunt epuizata).

Spune-mi cum sa fac cu Mihai care vrea sa plece de la noi. Apropos, si nu mi-ai raspuns la intrebarea de dimineata, ce sa fac cu invoirile?

Nu stiu cum o sa ma descurc maine ca am 12 interviuri, cred ca o sa o rog si pe Ana sa ma ajute cumva,

O seara buna,

Un email pe zi

• Clar• Concis• Scurt• La obiect• Complet

Cine poate folosiUn email pe zi

‘Un email pe zi’ NU este pentru

• O echipa in formare• Membrii echipei aflati in primele 90

de zile in companie• Membrii care nu performeaza

‘Un email pe zi’ este pentru

• O echipa rodata, solida• Membrii performanti care isi doresc

sa evolueze

RezultateleUn email pe zi

‘Un email pe zi’ este o strategie prin care:

• Echipa ta sa creasca• Incurajeaza initiativa• Promoveaza Bottom-Up vs. Top-

Down• Ofera mai multe oportunitati de

apreciere a situatiilor pozitive• Imbunatateste rezultatele

Alte detaliiUn email pe zi

Cand trebuie trimise mesajele?Cel mai bun moment identificat de mine este finalul programului, dar pot fi situatii in care se pot trimite la inceput de zi

Trebuie sa raspund la emailurile primite?Obligatoriu si fara exceptie, cel putin un „Multumesc, e in regula”

Uneori, sunt situatii care nu pot astepta, exista si exceptii?Da, sunt situatii urgente pentru care nu se poate astepta email-ul zilnic, probabil insa ca in acea situatie un telefon ar fi mai potrivit.

Daca ceea ce pare o exceptie pentru un membru al echipei nu este de fapt?Se regleaza pe parcurs prin dialog si aliniere a asteptarilor.

Cand citesc si raspund la mesaje?Probabil ca manager, esti deja obisnuit sa pleci mai tarziu sau sa te trezesti mai devreme si sa ajungi inainte celorlalti la birou

Cum selectez membri echipei care se pot califica?Daca identifici membri care nu se pot califica, sustine-i si dezvolta-i inainte sa ii incluzi in aceasta strategie.

STARTUn email pe zi