TUIASI.PG.01-E3-Procedura de elaborare a procedurilor.pdf

9
 UNIVERSITATEA TEHNIC  Ă „GHEORGHE ASACHI” DIN IAŞI Comisia pentru Evaluarea şi Asigurarea Calit ăţii (CEAC) P P P R R R O O OC C C E E E D D D U U UR R R A A A  D D DE E E  E E E L L L A A AB B B O O OR R R A A AR R R E E E A A A  P P PR R R O O OC C C E E E D D DU U UR R R I I I L L L O O OR R R  Ş Ş Ş I I I  I I N N S S S T T T R R R U U UC C C Ţ Ţ Ţ I I U UN NI I L L L O O OR R R  D D DE E  L L U UC C C R R R U U C C C O O OD D D T T T U UI I I A A A S S I I . . P P P G G G. . 0 0 1 1  1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA ŞI APROBAREA EDIŢIEI/ REVIZIEI  ELABORAT VERIFICAT APROBAT EDI ŢIA REVIZIA CEAC Prorectoratul Didactic/ CEAC CA Senat ing. Delia TODEREAN Prof.dr.ing. Nicolae SEGHEDIN/ prof.univ.dr.ing. Constantin S  ĂRM  ĂŞ  ANU-CHIHAI Rector, prof.univ.dr.ing. Ion GIURMA prof.univ.dr.ing.  Anghel STANCIU ianuarie 2014 Ianuarie 2014 04.02.2014 13.02.2014 3 0 Notă: Acest document conţine informaţii care sunt proprietatea Universităţii Tehnice „Gheorghe Asachi” din Iaşi şi este destinată utilizării exclusive pentru propriile cerinţe. Utilizarea integrală sau par ţială a acestei proceduri în orice scop sau activitate sau reproducerea par ţială sau integrală în orice publicaţie şi prin orice procedeu (electronic, mecanic, fotocopiere, microfilmare etc) este interzisă f ăr ă acordul scris al Rectorului Universit ăţii Tehnice „Gheorghe Asachi” din Iaşi.

Transcript of TUIASI.PG.01-E3-Procedura de elaborare a procedurilor.pdf

  • UNIVERSITATEA TEHNIC GHEORGHE ASACHI DIN IAI

    Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii (CEAC)

    PPPRRROOOCCCEEEDDDUUURRRAAA DDDEEE EEELLLAAABBBOOORRRAAARRREEE AAA PPPRRROOOCCCEEEDDDUUURRRIIILLLOOORRR III

    IIINNNSSSTTTRRRUUUCCCIIIUUUNNNIIILLLOOORRR DDDEEE LLLUUUCCCRRRUUU

    CCCOOODDD TTTUUUIIIAAASSSIII...PPPGGG...000111 1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA I APROBAREA EDIIEI/ REVIZIEI ELABORAT VERIFICAT APROBAT EDIIA REVIZIA

    CEAC Prorectoratul Didactic/ CEAC

    CA Senat

    ing. Delia TODEREAN

    Prof.dr.ing. Nicolae SEGHEDIN/

    prof.univ.dr.ing. Constantin

    SRMANU-CHIHAI

    Rector, prof.univ.dr.ing.

    Ion GIURMA

    prof.univ.dr.ing. Anghel STANCIU

    ianuarie 2014 Ianuarie 2014 04.02.2014 13.02.2014

    3 0

    Not: Acest document conine informaii care sunt proprietatea Universitii Tehnice Gheorghe Asachi din Iai i este destinat utilizrii exclusive pentru propriile cerine. Utilizarea integral sau parial a acestei proceduri n orice scop sau activitate sau reproducerea parial sau integral n orice publicaie i prin orice procedeu (electronic, mecanic, fotocopiere, microfilmare etc) este interzis fr acordul scris al Rectorului Universitii Tehnice Gheorghe Asachi din Iai.

  • TUIASI.PG.01

    Ediia 3 Revizia 0

    Pagina 2/ 9

    UNIVERSITATEA TEHNIC "GHEORGHE ASACHI" DIN IAI

    COMISIA PENTRU EVALUAREA I ASIGURAREA CALITII

    (CEAC)

    P R O C E D U R A DE ELABORARE A PROCEDURILOR I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU

    Exemplar nr. 4 2. SITUAIA EDIIILOR I A REVIZIILOR N CADRUL EDIIILOR

    Nume i prenume Nr. crt.

    Revizia / Data aplicrii

    Numrul capitolului i al paginilor

    revizuite

    Coninutul modificrii Elaborat Verificat Avizat Aprobat

    1.

    R0/30.11.2006

    Procedura complet

    Elaborare Ediia 1

    (UTI.POM.01)

    ing. Delia TODEREAN

    conf.univ.dr.ing. Nicolae SEGHEDIN

    prof.dr.ing. Mihail VOICU,

    m.c. al Academiei Romne

    prof.univ.dr.ing. Nicolae BADEA

    2.

    E2R0/ 09.02.2011

    Procedura complet

    Elaborare Ediia 2

    (TUIASI.POM.01)

    ing. Delia TODEREAN

    prof.dr.ing. Mihail VOICU,

    m.c. al Academiei Romne/

    prof.univ.dr.ing. Nicolae SEGHEDIN

    prof.dr.ing. Mihail VOICU,

    m.c. al Academiei Romne

    prof.univ.dr.ing. Ion GIURMA

    3.

    E3R0/ 14.02.2014

    Procedura complet

    Elaborare Ediia 3

    ing. Delia TODEREAN

    Prof..univ.dr.ing. Nicolae SEGHEDIN

    prof.univ.dr.ing. Constantin

    SRMANU-CHIHAI

    prof.univ.dr.ing. Ion GIURMA

    prof.univ.dr.ing. Anghel STANCIU

    3. LISTA DE DIFUZARE

    Scopul difuzrii Ex. nr. Compartiment Funcia

    Modalitatea de difuzare

    3.1 Arhivare 1 CEAC Secretar CEAC Arhivare 3.2 Eviden 2 Rectorat - Decizii Secretar ef Registru coresponden

    Rectorat A1 Rector Prorectoratul Didactic Prorector Prorectoratul Strategie Universitar Prorector Prorectoratul tiinific Prorector Prorectoratul Relaii Internaionale i Imagine Universitar Prorector Prorectoratul pentru Probleme Studeneti Prorector Prorectoratul pentru Informatizarea Universitii Prorector Facultatea de Automatic i Calculatoare Decan Facultatea de Inginerie Chimic i Protecia Mediului Decan Facultatea de Construcii i Instalaii Decan Facultatea de Construcii de Maini i Management Industrial

    Decan

    Facultatea de Electronic, Telecomunicaii i Tehnologia Informaiei

    Decan

    Facultatea de Inginerie Electric, Energetic i Informatic Aplicat

    Decan

    Facultatea de Hidrotehnic, Geodezie i Ingineria Mediului Decan Facultatea de Mecanic Decan Facultatea de tiina i Ingineria Materialelor Decan Facultatea de Textile Pielrie i Management Industrial Decan Facultatea de Arhitectur "G.M.Cantacuzino" Decan Departamentul pentru Pregtirea Personalului Didactic DPPD

    Director

    Direcia General Administrativ Director Direcia Resurse Umane Director

    3.3 Aplicare 3

    Direcia Economic Director

    Registru coresponden

    3.4 Informare 4 Toate - www.calitate.tuiasi.ro Manualul procedurilor

  • TUIASI.PG.01

    Ediia 3 Revizia 0

    Pagina 3/ 9

    UNIVERSITATEA TEHNIC "GHEORGHE ASACHI" DIN IAI

    COMISIA PENTRU EVALUAREA I ASIGURAREA CALITII

    (CEAC)

    P R O C E D U R A DE ELABORARE A PROCEDURILOR I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU

    Exemplar nr. 4 4. SCOP Scopul prezentei proceduri este de: - a stabili metodologia i responsabilitile privind elaborarea procedurilor i instruciunilor de

    lucru; - a da asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii; - de a asigura continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului; - de a sprijini auditul i/ sau alte organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau control, iar pe

    Rector, n luarea deciziilor. 5. DOMENIU DE APLICARE Procedura se aplic n cadrul Universitii Tehnice "Gheorghe Asachi" din Iai, pentru elaborarea procedurilor generale, procedurilor de sistem, procedurilor operaionale specifice, regulamentelor, codurilor i a instruciunilor de lucru. Procedura este o procedur general care se aplic n activitatea tuturor compartimentelor Universitii Tehnice "Gheorghe Asachi" din Iai.

    5.1. Date de intrare cerinele legale (legi, hotrri de guvern, ordine ale minitrilor, decizii ale

    Rectorului universitii etc.) i cerine reglementate (standarde, normative aplicabile);

    procesele care se desfoar n cadrul Universitii Tehnice Gheorghe Asachi din Iai; competena personalului implicat n desfurarea activitilor; resurse financiare alocate.

    5.2. Date de ieire proceduri generale; proceduri de sistem; proceduri operaionale specifice; regulamente; instruciuni de lucru.

    5.3. Indicator de performan: Numr de proceduri elaborate/ revizuite/ verificate/ avizate/ aprobate/ difuzate.

    6. DOCUMENTE DE REFERIN

    6.1. Legea educaiei naionale nr.1/ 2011

    6.2. Legea nr. 87/ 2006 pentru aprobarea O.U.G. nr. 75/ 2005 privind asigurarea calitii educaiei

    6.3. H.G. nr. 1257/ 2005 privind aprobarea Regulamentului de organizare i funcionare al Ageniei Romne de Asigurare a Calitii n nvmntul Superior (ARACIS)

    6.4. H.G. nr. 1418/ 2006 pentru aprobarea Metodologiei de evaluare extern, a standardelor, a standardelor de referin i a listei indicatorilor de performan a Ageniei Romne de Asigurare a Calitii n nvmntul Superior

    6.5. OMFP nr. 946/ 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/ managerial, cuprinznd standardele de control intern/ managerial la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/ managerial, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare

    6.6. Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area ENQA

  • TUIASI.PG.01

    Ediia 3 Revizia 0

    Pagina 4/ 9

    UNIVERSITATEA TEHNIC "GHEORGHE ASACHI" DIN IAI

    COMISIA PENTRU EVALUAREA I ASIGURAREA CALITII

    (CEAC)

    P R O C E D U R A DE ELABORARE A PROCEDURILOR I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU

    Exemplar nr. 4

    6.7. SR EN ISO 9001:2008

    6.8. SR EN ISO 19011:2011

    6.9. SR ISO IWA 2:2009 7. DEFINIII I ABREVIERI Nr. crt. Termenul Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul 1. Control intern Ansamblul politicilor i procedurilor concepute i implementate de ctre

    managementul i personalul entitii publice, n vederea furnizrii unei asigurri rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entitii publice ntr-un mod economic, eficient i eficace; respectarea regulilor externe i a politicilor i regulilor managementului; protejarea bunurilor i a informaiilor; prevenirea i depistarea fraudelor i greelilor; calitatea documentelor de contabilitate i producerea n timp util de informaii de ncredere, referitoare la segmentul financiar i de management..

    2. Asigurarea calitii

    Parte a managementului calitii, concentrat pe furnizarea ncrederii c cerinele referitoare la calitate vor fi ndeplinite.

    3. Proces Ansamblu de activiti corelate sau n interaciune care transform elemente de intrare n elemente de ieire.

    4. Procedur/ regulament/ instruciune de lucru

    Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii, cu privire la aspectul procesual.

    5. Ediie a unei proceduri operaionale

    Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri operaionale, aprobat i difuzat.

    6. Revizia n cadrul unei ediii

    Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea, dup caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediii a procedurii operaionale, aciuni care au fost aprobate i difuzate.

    7. Compartimentul Subdiviziune organizatoric format prin gruparea, pe baza unor criterii obiective, a unui numr raional de posturi aflate sub o autoritate unic, n cadrul careia se realizeaz, n mod permanent, un ansamblu relativ omogen de sarcini, necesitnd cunotine specializate de un anumit tip i utilizarea unor metode i tehnici adecvate.

    Abrevierea Termenul abreviat A Aprobare Ah Arhivare Ap Aplicare E Elaborare Ev Eviden Ex Execut CA Consiliul de Administraie CEAC Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii D Decide RP Responsabil de proces V Verificare

  • TUIASI.PG.01

    Ediia 3 Revizia 0

    Pagina 5/ 9

    UNIVERSITATEA TEHNIC "GHEORGHE ASACHI" DIN IAI

    COMISIA PENTRU EVALUAREA I ASIGURAREA CALITII

    (CEAC)

    P R O C E D U R A DE ELABORARE A PROCEDURILOR I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU

    Exemplar nr. 4 8. DESCRIEREA ACTIVITII

    Art.1. Identificarea proceselor i iniierea elaborrii procedurilor/ instruciunilor de lucru (1) Identificarea proceselor care influeneaz calitatea serviciilor educaionale oferite de ctre universitate i identificarea interaciunilor care au loc ntre aceste procese este de competena Comisiei pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii CEAC. Pentru ndeplinirea acestor atribuii, CEAC consult comunitatea academic.

    (2) Iniierea elaborrii procedurilor/ instruciunilor de lucru se face, de regul, de ctre responsabilul procesului respectiv. Poate iniia elaborarea de proceduri/ instruciuni orice persoan care este implicat n realizarea/ monitorizarea activitilor care pot face obiectul procedurii/ instruciunii de lucru.

    (3) Lista procedurilor generale, procedurilor de sistem, procedurilor operaionale specifice, regulamentelor, codurilor i a instruciunilor de lucru care se utilizeaz n cadrul Universitii Tehnice "Gheorghe Asachi" din Iai n cadrul sistemului de managementul calitii este analizat de Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii - CEAC i aprobat de Rectorul universitii, pe baza propunerilor fcute de ctre responsabilii de proces i membrii CEAC.

    Art.2. Analiza tehnic a procedurii/ instruciunii de lucru (1) Elaborarea i redactarea procedurilor i instruciunilor de lucru se face pe baza documentaiei specifice existente, n cadrul compartimentului care coordoneaz procesul/ activitatea, conform diagramei - flux din Anexa TUIASI.PG.01-A1.

    (2) Elaborarea/ analiza/ revizia procedurilor i instruciunilor de lucru se efectueaz prin consultarea comisiilor de specialitate ale Senatului, comunitii academice, compartimentelor implicate din cadrul universitii i/ sau grupurilor interesate i cu avizul Consiliului de Administraie al universitii.

    (3) Elaborarea i redactarea procedurilor i instruciunilor de lucru trebuie efectuat, de regul, de ctre responsabilul calitii pentru procesul respectiv; responsabilul calitii, n colaborare cu CEAC, poate desemna o alt persoan competent pentru efectuarea acestei activiti.

    Art.3. Includerea n sistemul de managementul calitii a procedurii/ instruciunii de lucru (1) Fiecare procedur/ instruciune de lucru care trebuie inclus n sistemul de managementul calitii cf. Legii calitii educaiei, trebuie verificat de ctre specialistul desemnat de ctre Preedintele CEAC, avizat de Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii CEAC, avizat de ctre Consiliul de Administraie, aprobat de Senatul universitii i difuzat n mod controlat pentru a fi aplicat.

    (2) n cazul n care, n urma verificrii sau analizei n Consiliul de Administraie, se constat c este necesar o nou analiz tehnic a procedurii/ instruciunii de lucru, Preedintele Comisiei pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii CEAC informeaz, n scris, responsabilul de proces, caz n care se reia diagrama - flux cf. Anexei TUIASI.PG.01-A1.

    (3) n cazul n care avizul n urma verificrii este favorabil, se fac modificrile corespunztoare n Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor i se nainteaz procedura spre avizare/ aprobare structurilor desemnate.

    Art.4. (1) Procedura/ instruciunea de lucru intr n vigoare ncepnd cu ziua urmtoare edinei Senatului n care a fost aprobat. (2) Dup aprobare, procedura/ instruciunea de lucru se difuzeaz n mod controlat de ctre Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii CEAC ctre compartimentele care urmeaz s o aplice, conform listei de difuzare aprobate. Difuzarea procedurii/ instruciunii de lucru n interiorul

  • TUIASI.PG.01

    Ediia 3 Revizia 0

    Pagina 6/ 9

    UNIVERSITATEA TEHNIC "GHEORGHE ASACHI" DIN IAI

    COMISIA PENTRU EVALUAREA I ASIGURAREA CALITII

    (CEAC)

    P R O C E D U R A DE ELABORARE A PROCEDURILOR I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU

    Exemplar nr. 4 compartimentului ctre cei care urmeaz s o aplice este responsabilitatea efului compartimentului.

    (3) Evidena procedurilor/ instruciunilor aprobate este inut de ctre Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii CEAC prin Manualul procedurilor.

    (4) Informarea public se realizeaz prin publicarea Manualului procedurilor pe pagina de internet a Comisiei pentru Evaluarea i Asigurarea Calitaii, www.calitate.tuiasi.ro la seciunea Manualul procedurilor.

    Art.5. Forma i coninutul procedurii/ instruciunii de lucru 5.1. Forma paginii curente

    (1) Fiecare pagin a procedurii/ instruciunii de lucru conine elemente de identificare i control, respectiv:

    denumirea universitii; denumirea compartimentului emitent; titlul procedurii/ instruciunii de lucru; codul procedurii/ instruciunii de lucru; ediia procedurii/ instruciunii de lucru; revizia procedurii/ instruciunii de lucru; pagina __/ din total de ____; numrul exemplarului etc.

    (2) Codificarea procedurilor se va face astfel: primul grup de litere TUIASI (de la denumirea universitii), al doilea grup format din dou litere (prima liter P (de la procedur), a doua liter G, S sau O (de la general, de sistem sau operaional), a treia liter (numai pentru proceduri operaionale) M, B sau S (de la "proces de management", "proces de baz" sau "proces suport")), al treilea grup de litere reprezentnd codificarea compartimentului (dac este cazul), dup care urmeaz codul numeric xx, astfel nct procedurile s fie unic identificabile.

    (3) Codificarea instruciunilor de lucru se va face astfel: primul grup de litere TUIASI (denumirea universitii), urmtoarele dou litere IL (de la "instruciune de lucru") dup care urmeaz codul numeric xx, astfel nct instruciunile s fie unic identificabile. n cazul n care o instruciune de lucru descrie o activitate specific din cadrul unui proces deja procedurat, codificarea se realizeaz utiliznd i denumirea procedurii.

    5.2. Forma paginii de titlu i lista capitolelor procedurii (1) Fiecare procedur/ instruciune de lucru se editeaz pe pagin format A4 i va avea, la nceput, pagina de gard care va conine:

    denumirea universitii; denumirea compartimentului emitent; denumirea i codul procedurii/ instruciunii de lucru; lista responsabililor cu elaborarea, verificarea, avizarea i aprobarea ediiei/ reviziei; ediia curent i numrul reviziei curente; datele elaborrii, verificrii, avizrii i aprobrii (datele cronologice, denumirea

    compartimentelor implicate); nota informativ privind copyright-ul; (2) Lista capitolelor procedurii: situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor; lista de difuzare a procedurii; scopul procedurii; domeniul de aplicare a procedurii; documentele de referin;

  • TUIASI.PG.01

    Ediia 3 Revizia 0

    Pagina 7/ 9

    UNIVERSITATEA TEHNIC "GHEORGHE ASACHI" DIN IAI

    COMISIA PENTRU EVALUAREA I ASIGURAREA CALITII

    (CEAC)

    P R O C E D U R A DE ELABORARE A PROCEDURILOR I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU

    Exemplar nr. 4

    definiii i abrevieri ale termenilor utilizai; descrierea activitii; responsabiliti; nregistrri; anexe i formulare; cuprins. (3) Se utilizeaz Formularul TUIASI.PG.01-F1.

    5.3. Forma i stilul textului Procedurile/ instruciunile de lucru se tehnoredacteaz cu font Arial 11 la un rnd. Formulrile trebuie s fie scurte, concise, lipsite de ambiguiti. Textul nu trebuie s conin consideraii generale sau teoretice i nici detalii nesemnificative sau neaplicabile, dar poate face referire la alte documente (standarde, instruciuni etc). Etapele sau activitile distincte trebuie s fie identificabile prin titluri i subtitluri numerotate sau prin simpla enumerare, dup caz.

    5.4. Structura i coninutul procedurii/ instruciunii de lucru scrise Seciunea SCOPUL Se refer la obiectivele pentru care se elaboreaz procedura/ instruciunea de lucru, fcndu-se precizri succinte la activitatea descris.

    Seciunea DOMENIUL DE APLICARE Precizeaz situaia n care se aplic procedura/ instruciunea i personalul implicat n aplicarea ei, eventual cazurile i situaiile similare n care procedura/ instruciunea nu se aplic, dac acest lucru este semnificativ. Se precizeaz limitele procesului (datele de intrare i datele de ieire pentru procesul descris) i indicatorii de performan (care definete obiectivul, atunci cnd este cazul, cuantificat, al procesului descris n procedur, n vederea identificrii cilor de mbuntire continu. Seciunea DOCUMENTELE DE REFERIN Cuprinde, de regul, documente care conin cerine sau informaii despre activitatea descris n procedur/ instruciune, documente care clarific sau detaliaz activitatea descris i care trebuie consultate pentru aplicarea corect. Documentele de referin trebuie specificate prin titlul complet, numrul i data emiterii. Seciunea DEFINIII I ABREVIERI Cuprinde termeni specifici i precizeaz accepiunea adoptat pentru unele cuvinte utilizate, n scopul nelegerii procedurii i evitrii oricror interpretri eronate. n situaia utilizrii prescurtrilor, acestea se definesc explicit n acest capitol. Seciunea DESCRIEREA ACTIVITII Descrie secvenial activitile necesare realizrii scopului, printr-o exprimare clar i concis. Seciunea trebuie s fie suficient de detaliat astfel nct s precizeze urmtoarele aspecte:

    - ce i de ce trebuie s se execute; - cine, unde i cnd execut; - cum i cu ce trebuie s se execute; - cui, cnd i sub ce form se raporteaz rezultatele; - cine verific, aprob, supravegheaz activitile; - cine i cum valorific informaiile.

    La elaborarea unei proceduri/ instruciuni de lucru se urmrete: - stabilirea scopului pentru care este ntocmit instruciunea; - delimitarea activitii ce urmeaz a fi descris i delimitarea domeniului de aplicare; - antrenarea tuturor persoanelor implicate n realizarea activitilor descrise; - identificarea tuturor surselor de informaie pentru documentare;

  • TUIASI.PG.01

    Ediia 3 Revizia 0

    Pagina 8/ 9

    UNIVERSITATEA TEHNIC "GHEORGHE ASACHI" DIN IAI

    COMISIA PENTRU EVALUAREA I ASIGURAREA CALITII

    (CEAC)

    P R O C E D U R A DE ELABORARE A PROCEDURILOR I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU

    Exemplar nr. 4

    - identificarea resurselor necesare desfurrii activitii descrise (resurse umane, echipamente, materiale, resurse financiare) i a condiiilor pe care acestea trebuie s le ndeplineasc;

    - stabilirea metodelor i instrumentelor utilizate; - determinarea caracteristicilor activitii procedurate ce pot influena calitatea; - determinarea metodelor de msurare a acestor caracteristici; - stabilirea criteriilor de acceptare; - stabilirea responsabilitilor personalului implicat; - stabilirea tipurilor de nregistrri generate i a formularelor utilizate pentru acestea.

    Seciunea RESPONSABILITI Stabilete responsabilul de proces precum i responsabilitile personalului implicat n realizarea activitilor procedurii/ instruciunii de lucru. Responsabilul de proces este descris prin funcia persoanei care asigur coordonarea activitilor precum i atingerea indicatorilor de performan stabilii. Persoanele sau grupurile de persoane care realizeaz o anumit activitate sunt identificate prin denumirea funciei pe care o dein.

    Seciunea NREGISTRRI Cuprinde totalitatea documentaiei necesar a fi ntocmite pe timpul desfurrii activitilor precizate, cu scopul de a dovedi c acestea sunt ndeplinite n mod corespunztor. Suporturile de nregistrri (dosare, registre, fiiere, formulare, fie, caiete, etichete etc.) trebuie s fie uor de identificat i regsit n arhiv.

    Seciunea ANEXE I FORMULARE Cuprinde lista documentelor care aduc precizri suplimentare descrierii activitii i lista formularelor utilizate pentru nregistrrile specifice care se obin ca rezultat al aplicrii procesului procedurat. Formularele sunt identificate unic prin denumire i cod.

    Seciunea CUPRINS Conine enumerarea capitolelor procedurii i a paginilor la care se regsesc, n vederea identificrii rapide a informaiilor.

    9. RESPONSABILITI

    9.1. Responsabilul de proces CEAC - elaboreaz/ revizuiete/ retrage procedura; - coordoneaz aplicarea procedurilor de asigurare i evaluare a calitii; - gestioneaz elaborarea procedurilor i instruciunilor de lucru; - gestioneaz Manualul procedurilor.

    9.2. Senatul TUIASI - aprob procedurile.

    9.3. Rectorul TUIASI - impune aplicarea procedurii; - asigur resurse pentru aplicarea procedurii.

    9.4. Consiliul de Administraie al universitii - avizeaz procedurile.

    9.5. Responsabilii de proces - aplic i respect procedura; - difuzeaz procedura n cadrul compartimentului; - organizeaz grupuri de lucru pentru discutarea i aplicarea procedurii.

  • TUIASI.PG.01

    Ediia 3 Revizia 0

    Pagina 9/ 9

    UNIVERSITATEA TEHNIC "GHEORGHE ASACHI" DIN IAI

    COMISIA PENTRU EVALUAREA I ASIGURAREA CALITII

    (CEAC)

    P R O C E D U R A DE ELABORARE A PROCEDURILOR I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU

    Exemplar nr. 4 10. NREGISTRRI

    10.1. Manualul procedurilor

    11. ANEXE I FORMULARE Anexa 1 cod TUIASI.PG.01A1 Diagrama - flux a procesului de elaborare a procedurilor/

    instruciunilor de lucru

    Formular 1 cod TUIASI.PG.01-F1 Paginile de gard 12. CUPRINS

    Numrul componentei n

    cadrul procedurii

    operaionale

    Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale Pag

    1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei/ reviziei

    1

    2 Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor 2 3 Lista de difuzare 2 4 Scopul 2 5 Domeniul de aplicare 3 6 Documente de referin 4 7 Definiii i abrevieri 4 8 Descrierea activitii 5 9 Responsabiliti 8

    10 nregistrri 8 11 Anexe i formulare 8 12 CUPRINS 9