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Cartilla Teletrabajo

© Procuraduría General de la Nación, 2016.© Instituto de Estudios del Ministerio Público, 2016.

Editores Instituto de Estudios del Ministerio Público (IEMP)

Autor del proyectoCarlos Arturo Moreno Ordúz

Diagramación y diseño portadaNatalia del Pilar Cerón Franco

Coordinación editorial Gary Hernández Guerrero.

Impresión Imprenta Nacional de Colombia

ISBN: 978 958734 208 6

Noviembre 2016

Procuradora General de la Nación Dra. Marta Isabel Castañeda Curvelo

Viceprocuradora General de la Nación Dra. María Consuelo Cruz

Director Instituto de Estudios del Ministerio Público Dr. Christian José Mora Padilla

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Aquí trabajando compadre.

Sí, compadre. Es que ahora estamos haciendo lo que llaman trabajo en casa.

Pues verá usted compadre, es que el Gobierno implementó una nueva modalidad de trabajo que se puede ejecutar desde la casa.

Así es. Con las TIC ya no es necesario, compadre.

Claro que sí compadre. ¿Y qué es lo que quiere saber del teletrabajo?

Miremos a ver si se las puedo responder compadre. Pregunte a ver.

¿Ananías, cómo está?

¿Y es que ahora trabaja desde su casa, Ananías?

¿Trabajo en casa? ¿Y eso en qué consiste?

Ah, Ananías, pero eso resulta interesante, ¿o sea que ahora no es necesario ir a la empresa para trabajar?

¿Por qué no me ilustra cómo es eso?

Pues mire que me resultan varias preguntas.

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¿Qué son las TIC? Las TIC o tecnologías de la información y comunicación son las herramientas que se han descubierto en los últimos años con base en nuevas aplicaciones de la electrónica, que sirven para que personas que se encuentren distantes unas de otras puedan comunicarse en tiempo real. Esas mismas tecnologías se pueden utilizar para trabajar, siempre y cuando el trabajador realice labores intelectuales.

¿Y en Colombia se ha legislado sobre ese tema? Sí, ya se emitieron algunas disposiciones que regulan ese tema para que todas las empresas –tanto del sector público como privadas– puedan implementar esa modalidad laboral.

¿Cuál es el objeto de esa legislación sobre teletrabajo? Establecer condiciones laborales especiales que regulen las relaciones entre empleadores y teletrabajadores que se den en el sector público o privado, en el marco de una relación laboral de dependencia.

¿Qué es el teletrabajo? Según el artículo 2º del Decreto Reglamentario 0884 de 2012, “Es una forma de organización laboral que se efectúa en el marco de un contrato de trabajo o de una relación laboral dependiente, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas utilizando como soporte las tecnologías de la información y comunicación TIC para el contacto entre el trabajador y empleador sin que se requiera la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo”.

¿A quién se considera teletrabajador? A la persona que en el marco de una relación laboral dependiente utiliza las TIC como medio o fin para realizar la actividad laboral y establecer presencia virtual con la organización a que pertenece.

¿A quiénes va dirigido el teletrabajo y cuál es su finalidad? El teletrabajo subordinado, previsto en la Ley 1221 de 2008, está dirigido a todo tipo de empleados que desempeñen actividades intelectuales, con énfasis en personas discapacitadas, aislados geográficos, reclusos, personas cabeza de familia, madres lactantes o gestantes, con el fin de facilitarles su vinculación y permanencia en el empleo.

¿Cuáles son las características más importantes que debe tener un teletrabajador? Debe ser una persona altamente responsable, autodisciplinada, con buena preparación, con facilidad para el manejo de la soledad, amplios conocimientos en el manejo de las TIC. Debe tener iniciativa en la solución de los problemas que se presenten y, en general, mostrar buenas características de independencia y autonomía en la ejecución de su trabajo.

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¿Cuáles son las obligaciones del teletrabajador? Cumplir con los compromisos laborales pactados con el empleador, que constituyen sus metas laborales, incorporados en los acuerdos individuales de teletrabajo, entre ellos estar conectado para efectos de que se pueda coordinar adecuadamente el trabajo y entregar el apoyo que la institución requiera de él en tiempo real en el momento en que sea necesario, así como informar a la institución la dirección, teléfonos, correos electrónicos y demás dispositivos TIC dispuestos para la comunicación con la entidad.

¿Cuáles son sus derechos? Son los mismos establecidos para los trabajadores presenciales y en todo caso los legales previstos en la Constitución Política, la ley y demás normas jurídicas aplicables.

¿Cuáles son las obligaciones de la entidad que implementa esta modalidad? Establecer el acuerdo de teletrabajo; acordar las metas que debe cumplir el teletrabajador y brindarle todo el apoyo necesario para que este pueda cumplirlas.

¿Qué puntos debe incluir el acuerdo de teletrabajo? Las condiciones del servicio, los medios tecnológicos y de ambiente requeridos, la forma de ejecutarlo en condiciones de tiempo y espacio, y los días y los horarios en que el teletrabajador realiza sus actividades.

• Las responsabilidades en cuanto a la custodia de los elementos y el procedimiento de entrega cuando termine la relación de teletrabajo, las medidas de seguridad informática que debe cumplir el teletrabajador.

¿Quiénes suscriben el acuerdo de teletrabajo? Lo suscriben la entidad y el teletrabajador y debe reposar en la hoja de vida de este.

¿Cómo se coordina el teletrabajo entre el teletrabajador y la institución? A través del acuerdo de teletrabajo, en desarrollo de este se establecen metas de común acuerdo que el teletrabajador debe cumplir de manera rigurosa, teniendo en cuenta la capacidad de rendimiento laboral media del trabajo. El jefe inmediato debe verificar su cumplimiento.

¿Cuáles son los mecanismos de control más adecuados para un teletrabajo eficaz? El teletrabajador debe estar conectado durante todo el tiempo destinado a laborar según el acuerdo de teletrabajo e intercambiar la información que tanto él como el empleador necesiten para alcanzar las metas pactadas y los resultados esperados. Entre más frecuente sea el intercambio de información entre la organización y el teletrabajador, ello se constituye en la forma más real de control de la organización

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sobre el teletrabajador, en la medida en que de esa manera verifica que el empleado está cumpliendo sus cometidos, sin necesidad de establecer otros mecanismos para realizar esa verificación. Cualesquiera sean las TIC utilizadas, estas deben garantizar la conectividad y presencia del teletrabajador desde la distancia.

¿Quién y cómo controla el tiempo del teletrabajo? La confianza es presupuesto básico para la designación de un empleado como teletrabajador por parte del empleador; su rendimiento no se mide por tiempo, sino por el cumplimiento de metas. El pacto de teletrabajo incluye los días y los horarios de ejecución de la labor solo para que en caso de accidente se tenga certeza si este es de trabajo o fuera de él y para que al trabajador se le respete la jornada máxima laboral. Como el teletrabajo implica presencia virtual en la organización a través de las TIC, es deber del teletrabajador estar conectado con la organización mientras labora. La coordinación del trabajo puede darse en cualquier momento; esta es la forma natural de llevar a cabo ese control. El empleador debe programar visitas al lugar pactado para ejecutar el trabajo a distancia; aunque esas visitas no deben ser intempestivas, constituyen forma de control. Lo fundamental es que las metas de trabajo acordadas deben ser reportadas en los tiempos pactados. Son múltiples las formas de control establecidas; el abuso de la confianza depositada por la organización en el teletrabajador es causa suficiente para aplicar el principio de reversibilidad. ¿Hay forma de verificar el tiempo que el empleado trabaja?El artículo 10, inciso segundo, del Decreto 0884 de 2012 señala que cuando el trabajo se ejecute donde sea verificable el tiempo laborado y el teletrabajador a petición del empleador se mantiene más tiempo de la jornada laboral en su trabajo, deben reconocérsele horas extras, dominicales y festivos en la forma que se le pagan a cualquier otro empleado. Los medios de verificación son los enunciados en la respuesta a la pregunta anterior.

¿Cuál es el horario ideal para el teletrabajo en número de días semanales? No existe horario ideal; el teletrabajo es un método flexible que permite a trabajador y empleador adaptarse a las necesidades que cada uno de los miembros de la relación laboral tenga, por lo que es necesario definir horarios y días en el acuerdo individual de teletrabajo, que pueden coincidir o no con el de los empleados presenciales. Se trata de una relación laboral donde lo fundamental no es el cumplimiento de horario, sino de tareas asignadas; el horario es secundario. El número de días semanales está directamente relacionado con la

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independencia que el teletrabajador tenga en sus labores y se calcula a través de pruebas previamente diseñadas para ese efecto; se recomienda que sean tres días por semana. Si el horario no es aspecto central, ¿por qué debe ser pactado en el acuerdo de teletrabajo? El artículo 3-2 del Decreto Reglamentario 0884 de 2012 dice que fundamentalmente son esas dos razones: determinar las responsabilidades en caso de accidente de trabajo y evitar el desconocimiento de la jornada máxima legal.

¿El Teletrabajo se convierte en un derecho adquirido para los trabajadores? Para responder a esta pregunta es necesario distinguir dos situaciones:a) Quienes son vinculados por primera vez a la institución en la modalidad de

teletrabajo no pueden exigir ser cambiados a la modalidad presencial, sin perjuicio de que por mutuo acuerdo se dé ese cambio.

b) Quienes inicialmente fueron vinculados en la modalidad presencial y posteriormente acuerdan con el empleador pasarse a la modalidad a distancia están sujetos a los principios de voluntariedad y reversibilidad, lo que significa que cualquiera de las partes, sin contar con la voluntad de la otra, en cualquier tiempo puede dar por terminada la ejecución laboral en la modalidad de teletrabajo, subsistiendo el vínculo laboral presencial. Además, para que la organización pueda exigir el cumplimiento de tareas en el tiempo acordado, debe respetar el acuerdo de teletrabajo y la ejecución a distancia de las tareas pactadas. A eso se le denomina estabilidad.

¿Cuáles son los países líderes en esta modalidad? Estados Unidos y los países miembros de la Unión Europea.

¿Cuáles son los antecedentes en Colombia del teletrabajo? Varias empresas iniciaron la modalidad del trabajo en casa antes de que se emitiera la ley de teletrabajo, y posteriormente el Estado lo implementó a través de la Ley 1221 de 2008 y el Decreto Reglamentario 0884 de 2012. Actualmente hay numerosas empresas tanto del sector público como del privado que han establecido la modalidad de trabajo a distancia para algunos de sus empleados y algunas trasnacionales, especialmente dedicadas al sector de venta de bienes y servicios, que lo tienen implementado para todos sus trabajadores, como el caso de Unilever.

¿El trabajador puede oponerse a que se le haga el seguimiento a su labor? El teletrabajador dependiente no. Toda relación laboral dependiente se ejecuta bajo continuada subordinación o dependencia. El empleador está facultado para impartir

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órdenes, establecer procedimientos, verificar el cumplimiento de metas y acuerdos (acuerdo de teletrabajo) y verificar que este sea ejecutado en las condiciones pactadas; todo eso es esencialmente verificable. No obstante, hacerle visitas sorpresivas a su domicilio o pedirle que permanezca con el chat o la cámara abiertos permanentemente no es admisible porque eso equivale a una forma de persecución laboral no permitida.

¿Qué equipos son necesarios para el cumplimiento del teletrabajo? Quien pretenda hacer teletrabajo debe estar dotado con TIC, que son variadas; dependiendo de la actividad que realiza el teletrabajador, solo se necesitarán algunas de ellas.

¿Cuáles son esas tecnologías? Entre las más importantes están la Internet con sus múltiples aplicaciones; los correos electrónicos; Whatsapp; los teléfonos tanto fijos como móviles; tabletas; computadoras; equipos que permitan simultáneamente comunicación a través de imagen, medio escrito y de voz –como teleconferencia y videoconferencias–; geoposicionadores; tarjetas electrónicas de todo tipo; etc.

¿Se han considerado los costos del empleado en virtud del cumplimiento del teletrabajo? En principio es necesario, de acuerdo con la ley laboral, que el empleador suministre al trabajador todos los elementos para que pueda realizar su labor. En algunos casos se han establecido como compensaciones al trabajador a distancia una pequeña suma mensual, que cubre el alquiler de los equipos electrónicos y gastos en que este incurre por concepto de servicios de energía eléctrica, internet y demás gastos que le genere laborar en casa.

¿Cuáles son las funciones y responsabilidades de un comité efectivo de teletrabajo? La Ley prevé estos comités como órganos asesores de la alta dirección, integrados por funcionarios de alto nivel, pero no establece con claridad sus funciones. Esos comités deberán estar dedicados a hacer un seguimiento a la labor de teletrabajo, realizar diagnósticos, prever correcciones e informar todos aquellos aspectos que puedan incidir en la buena marcha del teletrabajo, para que la dirección asuma las reformas necesarias.

¿Qué es y qué no es el teletrabajo? El teletrabajo ya fue definido en una pregunta anterior, pero recordemos que es la actividad que se ejecuta en forma estable en cumplimiento de un acuerdo de teletrabajo por parte de un trabajador que utiliza las TIC como herramienta para hacer presencia virtual en su organización como requisito sine qua non. No es teletrabajo aquel que aunque se ejecute a distancia, no utiliza las TIC, se hace de manera ocasional o sin que el trabajador esté vinculado a un programa de teletrabajo.

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¿Cuál debe ser el procedimiento para los permisos de teletrabajo? El mismo existente en toda organización para los trabajadores en la modalidad presencial.

¿Todos los empleos pueden ejecutarse en la modalidad de teletrabajo? No, solo aquellos trabajos cuyo producto es intelectual, como por ejemplo la realización de un documento, una venta, el diseño de planos y demás productos fruto del trabajo personal que puedan transmitirse a través de impulsos electrónicos por las redes de comunicación.

¿Qué se persigue con el teletrabajo? La flexibilidad en las relaciones laborales y la vida en familia del teletrabajador; economía; dar respuesta a las exigencias de la sociedad del conocimiento y de la aldea global, que requiere información a grandes velocidades e información inmediata para satisfacer las necesidades del mercado.

¿A quién beneficia el teletrabajo? Tanto a la organización como al teletrabajador.

¿Dónde debe ejecutar su labor el teletrabajador? Este es otro factor por pactar en el acuerdo individual de teletrabajo. En principio, puede hacerse desde la casa del empleado, pero no necesariamente ese es el lugar; puede también hacerlo desde un café Internet, oficinas satélite, telecentros, telecottages o cualquier otro lugar que garantice comodidad y confort al empleado. En el teletrabajo móvil no hay lugar determinado, pero no puede ejecutarse desde las instalaciones de la empresa o la institución.

¿Hay varias modalidades de teletrabajo? Sí: el autónomo, el suplementario y el móvil.

¿Cómo establece una empresa qué modalidad de teletrabajo debe implementar? Eso depende de la índole de la labor realizada. Si un teletrabajador debe estar todo el tiempo laborando desde su oficina en actividades intelectuales, en la práctica está cambiando la oficina tradicional por otra donde ejecuta el teletrabajo, y la modalidad por implementar será la autónoma. Si requiere coordinación con otras personas, ejecutará parte en la modalidad presencial y parte a distancia; la modalidad por implementar es la suplementaria. Si el trabajador requiere desplazarse mientras labora, la modalidad es la móvil puesto que el constante desplazamiento es indispensable para poder ejecutar su labor.

¿Qué debe hacer el teletrabajador que cumple sus tareas en tiempo inferior al acordado con el tiempo que le sobra para cumplir la jornada laboral? Nada. El trabajo del teletrabajador se mide por metas. Una vez cumpla las metas acordadas, se

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entiende que ha cumplido a satisfacción y es merecedor del pago íntegro de su salario. Si no alcanza a cumplir las metas, como su labor se califica por tareas cumplidas, deberá trabajar más tiempo para alcanzarlas; solo cuando las cumpla se entenderá que está cumpliendo a satisfacción con las funciones del cargo.

¿El teletrabajo puede implementarse como incentivo a los trabajadores que muestren ser buenos empleados? No. El teletrabajo es simplemente una forma distinta de ejecutar la labor; la vinculación a uno de estos programas no constituye premio ni castigo, ya que su rendimiento laboral debe ser el mismo que en el trabajo presencial. Por ello se ha dispuesto igualdad de trato para el trabajador presencial y el teletrabajador en todo sentido; hay expresa prohibición legal de discriminación.

¿A qué autoridad o instancia corresponde hacer el seguimiento al acuerdo de teletrabajo? En lo que atañe al rendimiento y cumplimiento de tareas, es función del jefe inmediato del teletrabajador. Lo relacionado con las condiciones familiares, de ergonomía y las técnicas de conectividad compete al comité de teletrabajo con el apoyo de la ARL.

¿Qué obligaciones tiene la entidad donde usted labora para con sus teletrabajadores? Entre ellas tenemos:

• Mantener y respetar los derechos de los teletrabajadores.• Suministrar la conectividad que permita a los teletrabajadores el cumplimiento de sus

actividades laborales.• Garantizarles la afiliación a seguridad social integral en salud, pensiones y riesgos

laborales.• Comunicarles las decisiones administrativas que se tomen en relación con el teletrabajo

a través de los mecanismos TIC.• Garantizarles el acceso a formación, capacitación, promoción profesional y demás

oportunidades derivadas de sus derechos laborales.• Supervisar el cumplimiento de la calidad y cantidad de los servicios y el uso de los

dispositivos de seguridad adoptados para llevar a cabo el trabajo.• Llevar a cabo visitas concertadas con los teletrabajadores para verificar el cumplimiento

de las medidas de prevención de los riesgos laborales.• Abstenerse de exigirles el cumplimiento de horario durante los días de teletrabajo.

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¿Una entidad puede reversar el programa de teletrabajo? Sí, puesto que si este no da resultado, si no se encuentra compromiso de los teletrabajadores, si no se dan las condiciones tecnológicas que garanticen la ejecución de la labor, todo ello puede crear dificultades que lleven a que la entidad no pueda cumplir con su misión. En esos casos lo conveniente es terminar con el programa en cumplimiento del principio de reversibilidad.

¿Cuándo se habla de teletrabajo en el país? La historia del teletrabajo en Colombia no es muy larga. Puede decirse que en el año 2008 se emitió la Ley 1221, que lo acogió como modalidad laboral, y luego se reglamentó mediante Decreto 0884 de 2012, pero antes de 2008 por vía de hecho ya algunas empresas multinacionales con operaciones en Colombia y algunas pocas nacionales lo habían implementado entre los años 2000 y 2008.

¿El teletrabajo beneficia a las personas discapacitadas? El teletrabajo no fue ideado solo para discapacitados, pero los beneficia en la misma medida y de la misma forma que beneficia a los demás teletrabajadores.

¿Las actividades de teletrabajo son diferentes a las del trabajo de oficina? Sí. Se entiende por “trabajo de oficina” todo aquel que se ejecuta desde una oficina, pero no todo trabajo de oficina es susceptible de organizarse como teletrabajo. Lo que diferencia el teletrabajo de otras modalidades es que cuando todas o algunas de las funciones de un empleo se llevan a cabo conjuntamente con otras personas, ese trabajo no es susceptible de ejecutarse a través de teletrabajo. El trabajo que puede ser ejecutado individualmente sin el concurso de otros empleados, jefes o subalternos y reportarse a través de las TIC es el que se puede teletrabajar a partir del acuerdo correspondiente.

¿Cuáles son los beneficios de la modalidad de teletrabajo? Entre los beneficios más importantes pueden mencionarse el ahorro en tiempo en los desplazamientos entre la casa y el lugar de trabajo presencial y viceversa; los costos en dinero de esos desplazamientos; ahorro en ropa, en el entendido de que la persona debe estar bien presentada en la oficina; menor estrés; atender algunas necesidades del hogar en forma alternativa con el trabajo; mayor comodidad en el trabajo; mayor capacidad de concentración y optimización del tiempo; organización en forma autónoma de las actividades por llevar a cabo; independencia en el trabajo; autodisciplina.

¿La empresa debe asumir algunos cambios con ocasión del teletrabajo? Sí. Son varias las modificaciones necesarias, como la implementación del comité de teletrabajo,

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la designación de funcionarios de apoyo, la organización por objetivos, puesto que esto implica que los jefes de los teletrabajadores deben acostumbrarse a fijar objetivos antes que el cumplimiento de horarios y la dirección por objetivos debe estar encaminada al alcance de resultados.

¿Qué obligaciones tiene el teletrabajador de la empresa donde usted labora? Disponer de computadora y demás elementos necesarios para laborar desde su casa.

• Tener conexión a Internet.• Cumplir las funciones del cargo para el cual fue nombrado.• Rendir los informes y presentar los trabajos en las fechas acordadas con el jefe

inmediato para verificar el cumplimiento de su labor.• Dar cumplimiento oportuno a los planes de acción concertados.• Suscribir el acuerdo de confidencialidad en el manejo de la información.• Mantener actualizadas las bases de datos que le corresponda alimentar.• Garantizar el contacto y comunicación permanentes con sus superiores y compañeros. • Aceptar el control y seguimiento de sus labores por parte de la PGN. • Acudir a las reuniones institucionales programadas aun en días reservados a teletrabajo.• Garantizar el debido proceso y la reserva legal en sus actividades laborales.• Mantener actualizada a la PGN sobre sus datos de ubicación (dirección, teléfonos,

correo electrónico y lugar en que se encuentre si debe desplazarse).• Atender las instrucciones impartidas por el jefe inmediato y por los demás

representantes de la entidad facultados para darlas. • Tomar las medidas necesarias para mitigar los riesgos que puedan correr los equipos

e información a su cargo.• Suministrar información veraz en el evento de ocurrencia de accidentes de trabajo.• Cumplir con los parámetros de seguridad laboral e informática que le señale la PGN. • Consultar permanentemente el correo electrónico y el sistema de correspondencia

vigentes.

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Carrera 5 No. 15-80 piso 16Bogotá, D. C., Colombia

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