Tehnici de prezentare.Pregătirea unei prezentări de succes

Călin Iepure & Andrei Son Timişoara Toastmasters

1

Locul 1: Teama de a vorbi în public

Locul 2: Frica de moarte

Topul temerilor oamenilor

2

Sau…, de ce ar fi bine să ascultaţi sfaturile noastre!

Cine suntem?

3

Sales Manager la E Concept

Membru fondator la Toastmasters Timişoara

Membru Sales Best Practices Group

Master în Advanced Computing Systems

Absolvent Student Development Program (CDC)

http://www.econceptgroup.com

Andrei Son

4

Development Director (CTO) la X3 Studios

VP Public Relations la Toastmasters Timişoara

Membru şi Speaker Ronua

Master în Managementul Schimbării şi Dezvoltării Organizaţionale

Master în Inteligenţă Artificială şi Calcul Distribuit

http://calin-iepure.blogspot.com

Călin Iepure

5

Software Engineer la ACP-IT

VP Education la Toastmasters Timişoara

Dipl. Eng. în Software Engineering

http://www.acp-it.com

Vlad Valea

6

Ce prostii învăţăm noi azi… :P

Agenda

7

1. Scopul unei prezentări

2. Pregătirea terenului

3. Conţinutul şi structura

4. Organizarea prezentării

5. Utilizarea materialelor vizuale

6. Exersarea discursului

7. Prezentarea efectivă

8. Răspunsul la întrebările din public

9. Recapitulare practică

10. Tips and Tricks

Agenda

8

Fiecare punct din agendă va conţine:

intro

chestiuni tehnico-ştiinţifico-fantastice

poveşti, bancuri şi poze

concluzie

Întrebările pot fi adresate la finalul fiecărui punct discutat

De reţinut!

9

De ce tocmai eu trebuie să fac prezentarea asta !?

1. Scopul unei prezentări

10

Cunoştinţe

Carismă

Abilităţi concrete

Exerciţii

Repetiţii

1. Introducere

11

Transmiterea de informaţii

Croirea unor informaţii special pentru audienţă

Crearea unei dezbateri pe o temă anume

Obţinerea de implicare, loialitate sau foloase

1. Scopul unei prezentări

12

Livrare de informaţii

Vânzare

Persuasive

Raport de stare

Demonstraţie

Plan sau strategie de business

1. Tipuri de prezentări

13

Prezentarea = mijloc de comunicare

Scop

Tipuri de prezentări

Factori de care trebuie să ţinem cont

1. Concluzii

14

Ce naiba să scriu eu în prezentarea asta?

2. Pregătirea terenului

15

Why?

What?

Who?

2. Cei 3 W?

16

Definirea obiectivelor

De ce fac această prezentare?

Ce cunostinţe vreau să acumuleze audienţa ca şi rezultat?

2. Why?

17

Care este nivelul prezentării?

Ce vreau să spun?

Care sunt cunoştinţele pe care trebuie să le dobândească audienţa?

Ce obiecţii pot apare?

2. What?

18

Cine sunt cei care fac parte din audienţă?

Ce ştiu ei despre subiect?

Ce vor sa afle despre subiect?

La ce se aşteaptă de la prezentare?

De ce sunt ei prezenţi?

2. Who?

19

Cei 3W

De ce?

Ce?

Cine?

Ţintele noastre:

Publicul

Programul

Mediul

2. Concluzii

20

De unde draq s-o apuc?

3. Conţinutul şi structura

21

Ce va conţine?

Cât de detaliat?

Care sunt elementele?

3. De unde s-o apuc?

22

1. Defineşte mesajele cheie

2. Identifică chestiuni care se leagă de mesajele pe care le transmiţi, dezvoltă mesajele cheie

3. Identifică elementele legate de public

4. Rafinează ideile

3. Conţinutul în 4 paşi

23

Mesajele cheie

Dezvoltă-le

Elementele legate de public

Rafinează ideile

3. Concluzie

24

Organizare! Organizare! Parc-ar fi comunişti!

4. Organizarea prezentării

25

Introducere

Cuprins

Încheiere

4. Părţile unei prezentări

26

Captare audienţei

Definirea scopului prezentării

Prezentarea ta

De ce subiectul e important?

Agenda

4. Introducere

27

Exprimarea clară a punctelor

Argumente relevante şi materiale de suport

Implicaţi audienţa

Povestioare, glume, exemple

4. Cuprins

28

Reiterează mesajul cheie

Integrează mesajul de introducere în încheiere

Sumarizează

Recomandă o acţiune

Sugerează o înţelegere

Obţine un angajament

4. Încheiere

29

Atât de lungă cât să puteţi să prezentaţi mesajul clar şi complet

Mai bine termină mai devreme decât mai târziu

Planifică peste ce se poate sări, dacă timpul e prea scurt

4. Durata unei prezentări

30

Introducere

Cuprins

Încheiere

Durata – cât fusta unei studente

4. Concluzie

31

Google rules!!!

5. Utilizarea materialelor vizuale

32

Oamenii reţin mai uşor imagini decât texte!

5. Imagini

33

Menţine atenţia

Rememorează chestiuni

Explică mai bine idei

5. De ce materiale vizuale?

34

Planşe mari

Diapozitive

Slide-uri PPT

Flip Chart

Rezumate/Conspecte date audienţă

5. Tipuri de materiale vizuale

35

De ce folosim materiale vizuale?

Tipuri de materiale vizuale

Cum ar trebui să fie?

5. Concluzie

36

Repetaţi! Repetaţi! Repetaţi!

6. Exersarea discursului

37

De obicei ia mai mult de trei săptămani pentru a prezenta un discurs ah-hoc (impromptuu).

Mark Twain

6. Citat

38

Cheia unei prezentări este dată de “cum reuşim să depăşim frica”

Înţelege audienţa

Anticipează întrebările

Transformă nervozitatea în energie pozitivă

6. Depăşirea fricii?

39

Discursul cu toate elementele

Toată prezentarea

Cu voce tare

Repetaţi! Repetaţi! Repetaţi!

6. Repetă discursul

40

Imaginează-te susţinând discursul

Oamenii vor ca tu să reuşeşti!

Frica nu dispare cu alcool sau Red Bull

6. Pregăteşte-te mental

41

Depăşeşte frica

Repetă discursul

Pregăteşte-te mental

6. Concluzie

42

Mamă, ce mă iau toţi sudorii! Sau sudoriţele?

7. Prezentarea efectivă

43

Asigură-te că ai terminat de vorbit mai devreme de momentul în care audienţa a

terminat de ascultat.

Dorothy Sarnoff

7. Citat

44

Verifică echipamentele

Pregăteşte materialele

Relaxează-te

Familiarizează-te cu sala şi audienţa

7. Înainte

45

Prezintă interactiv

Foloseşte-ţi notiţele când ai nevoie

Nu folosi cuvinte nefamiliare

Atenţie la reacţiile nonverbale

Menţine contactul vizual

Plimbă-te în cadrul audienţei

Respiră între idei

Nu-ţi cere scuze!

7. În timpul prezentării

46

Cel mai important instument al prezentatorului

Vorbeşte tare când nu ai microfon

Fii expresiv – nu monoton

Pronunţă cuvintele clar

Schimbă tonul pentru a atrage atenţia

Fii entuziast!

7. Atenţie la voce!

47

Evită contrastul vestimentar

Haine confortabile – un nivel peste audienţă

Gesticulează în concordanţă cu mesajul pe care vrei să-l transmiţi

7. Afişează o imagine bună

48

Pregăteşte materialele cu grijă

Fă prezentarea interactivă

Foloseşte-ţi vocea eficace

Afişează o imagine bună

7. Concluzie

49

Nu există răspunsuri slabe, doar întrebări stupide!

8. Răspunsul la întrebările din public

50

Dacă nu sunt întrebări, nu înseamnă că prezentarea este un succes!

Dacă oamenii sunt interesaţi şi au fost implicaţi activ în mod sigur vor avea întrebări!

8. Atenţie!

51

În timpul prezentării

La sfârşitul prezentării

În anumite puncte cheie din cadrul prezentării

8. Când să răspund la întrebări?

52

Anticipaţi întrebările

Precizaţi momentul în care veţi răspunde la ele

Răspundeţi la întrebările care nu ştiţi să răspundeţi!

8. Concluzie

53

Numai în clasa a V-a făceam atâta recapitulare!

9. Recapitulare practică

54

I. Defineşte obiectivele

Examinează scopul

Fii explicit în definirea obiectivelor

Ex: 10 întrebări până la finalul prezentării, aprobare în maxim 2 săptămâni

9. Paşii pregătirii terenului

55

II. Strategia care corespunde obiectivelor

Include orice ajută

Omite orice element de distragere

Ex: Prezentare de vânzări - facilităţi, beneficii pe termen scurt şi lung, date comparative cu concurenţa

9. Paşii pregătirii terenului

56

III. Cunoaşte-ţi audienţa

Nivel cunoştinţe

Interes şi poziţionare

Beneficii directe

Păstrarea unei audienţe atente

Ex: ?

9. Paşii pregătirii terenului

57

IV. Potriveşte prezentarea cu audienţa

Mixtă - perspective diferite

Ostilă - griji comune

Apatică, obosită sau înfometată - ilustrări vii

Ex: Factori decizionali tehnici seniori vs. manageri tineri mai puţin tehnici

9. Paşii pregătirii terenului

58

I. Fă un brainstorming de idei

9. Paşii construcţiei prezentării

59

II. Alege aspecte relevante în funcţie de timp

Mai bine mai puţin şi bine

Nu ai timp să clarifici un aspect? – Altă dată

Durată incertă - materiale ce pot fi omise

Ex: Prezentarea unei aplicaţii software în 10 minute

9. Paşii construcţiei prezentării

60

III. Organizează

Audienţa direcţionată - clarifică logica

Punctele tari la început sau sfârşit

Introducere - unde bate prezentarea ta?

Cuprins - demonstrează punctele principale

Încheierea - puncte principale şi concluzii

9. Paşii construcţiei prezentării

61

IV. Pregăteşte lista de întrebări posibile

Cum le tratezi?

V. Pregăteşte imagini si materialele de suport

Ajutor audienţă

Precizează lucruri reale

9. Paşii construcţiei prezentării

62

I. Repetă

cu echipamentul şi elementele vizuale

toată prezentarea de fiecare dată

cu poziţie, mişcare, folosire materiale vizuale

cu voce TARE

până când prezentarea nu sună memorată

Concentrare - pe mesaj / nu pe notiţe

Prezentări cu "fitze" - te poţi filma

9. Paşii repetiţiei şi evaluării

63

II. Cere părerea altora înainte

Repetă cu audienţa de test

Ce impact aduci grupului?

III. Evaluează prezentarea după finalizare

Cere feedback

Ce se poate îmbunătăţi?

Ai atins scopul?

9. Paşii repetiţiei şi evaluării

64

Totdeauna mi-au plăcut şmecheriile!

10. Tips & Tricks

65

Identifică obiectivul

Învaţă despre ascultători, opinii şi aşteptări

Pune problema din perspectiva audienţei

Rafinează pentru încadrare în context

10. Sfaturile pregătirii terenului

66

Clarifică logica prezentării

Plasează punctele tari la început sau sfărşit

Precizează de la început unde vrei să ajungi

Sumarizează punctele principale şi concluziile

10. Sfaturile organizării

67

O singură idee cu maxim 6 linii pe slide

Selectează cuvintele

Poze unde se poate

Fară texte verticale

Maxim 2 dimensiuni font pe slide

Puncte, nu cifre dacă nu e o succesiune

10. Sfaturile elementelor vizuale

68

Nu text complet - note

Contactul vizual

Plimbă-te printre participanţi

NU chei sau monede în buzunar

Gestica naturală şi relaxată

Voce eficientă

Atenţia pe mesaj şi pe audienţă

10. Sfaturile susţinerii

69

Şti răspunsul - clar şi pe scurt

Nu şti răspunsul

ghidează către altă sursă

oferă-te să găseşti răspunsul

întreabă audienţa dacă ştie

Anticipează întrebările

Întrebările întrerup fluxul

pe whiteboard şi răspunde la final

10. Sfaturile întrebărilor

70

Nu uitaţi să vizitaţi site-ul nostru:

www.toastmasters.ro

sau să ne contactaţi la contact@toastmasters.ro

Urmează VLAD!

71