Sistemul Decizional

CAPITOLUL 5SUBSISTEMUL DECIZIONAL5.1 Definirea i structura sistemului decizional

Subsistemului decizional este componenta sistemului managerial cu cel mai pregnant specific mangerial, a crui calitate marcheaz determinant funcionalitatea i performanele oricrei organizaii.n esen, prin sistemul decizional al unei organizaii desemnm ansamblul deciziilor adoptate i aplicate n cadrul su, structurate corespunztor sistemului de obiective urmrite i configuraiei ierarhiei manageriale.

Numrul, natura i caracteristicile deciziilor incorporate n sistem prezint o mare varietate. n vederea facilitrii cunoaterii acestora i a raionalizrii lor cu ajutorul unui instrumentar adecvat este deosebit de util gruparea lor, n funcie de anumite criterii, ce prezint o important semnificaie managerial teoretic i pragmatic.

n continuare, prezentm tipologia deciziilor manageriale ale organizaiei n funcie de ase criterii, care exprim, n fapt, variabile sau ipostaze manageriale majore, cu mare impact asupra raionalitii proceselor manageriale, n cadrul societilor comerciale - att publice, ct i private - i regiilor naionale sau locale.

Tabelul nr. 1

Structura subsistemului decizional

Nr. crtCriterii de clasificareTipuri de deciziiCaracteristici principaleExemple

1Orizont i implicaiistrategice - se refer la o perioad mai mare de un an, de regul 3-5 ani;

- contribuie nemijlocit la rea-lizarea de obiective fundamen-tale sau derivate 1;

- vizeaz fie ansamblul activi-tilor firmei, fie principalele sale componente;

- adesea se adopt la nivelul managementului superior, n grup, cel mai adesea n aduna-rea acionarilor i consiliul de administraie;

- se integreaz n strategii, planuri sau programe pe termen lung sau mediu.Aprobarea efecturii unei investiii n societatea comercial X, n valoare de 5000 milioane lei, n vederea construirii unei noi secii de producie n care se va realiza produsul Y, asigurndu-se o mbuntire a structurii de producie i o cretere anual a cifrei de afaceri cu 7000 mil. lei

tactice- se refer de regul la peri-oade cuprinse ntre 2-0,5 ani;

- contribuie nemijlocit la rea-lizarea de obiective derivate 1 i 2;

-vizeaz fie ansamblul de activiti, fie cteva activiti cu implicaii apreciabile asupra celorlalte domenii;

- se adopt la nivelul mana-gementului superior, n grup sau individual;

- se integreaz n politici, programe i planuri anuale, i semestrialeStabilirea de ctre Direc-torul tehnic, cu avizul consiliului de adminis-traie, a introducerii unei noi tehnologii ? n secia y, n primul semestru al anului urmtor, ceea ce va determina o scdere a costurilor pe produs de 30%

curente- se refer,de regul, la peri-oade de maximum cteva luni;

- contribuie nemijlocit la realizarea de obiective indivi-duale, specifice i, mai rar, derivate 2;

- predomin n excusivitate la nivelul managementului mediu i inferior.Repartizarea zilnic a sarcinilor de producie Y, pentru a fi realizate de membrii echipei X, de ctre eful de echip Z.

2Ealonul managerialsuperioare- se adopt de ealonul supe-rior al managementului (orga-nismele de management) parti-cipativ, manager general i directorii pe domenii;

- o parte apreciabil sunt decizii strategice i tactice.Aprobarea contractrii de ctre directorul comercial a cantitii X, din materia prim Y, n vederea satisfacerii unei comenzi inedite a unui partener din Frana.

medii- se adopt de ealonul mediu al managementului alctuit din efii de secii, de servicii i ateliere;

- majoritatea sunt curente i tactice.

Trecerea realizrii sarcinii X, de la inginerul Y la tehnicianul Z, de ctre eful secei A, n vederea accelerrii realizrii sarcinii ( de ctre inginerul Y

inferioare- se adopt de ctre ealonul inferior al managementului alctuit din efii de birou i de echipe;

- sunt numai decizii curente.Trimiterea la banc a econo-mistului X de ctre eful de birou Y, n vederea obinerii de informaii privind noua metodologie de apelare la linia de credit BERD

3.Frecvenperiodice- se adopt la anumite inter-vale, reflectnd ciclicitatea proceselor manageriale i de producie;

- majoritatea se refer la activitile de producie;

- este posibil utilizarea pe scar larg de modele i algoritmi n fundamentarea lor.Elaborarea de ctre economistul X a necesa-rului de aprovizionat pentru materia prim Y, n vederea ntocmirii proiectului programului anual de aprovizionare tehnico-material a societii comerciale.

aleatorii- se adopt la intervale nere-gulate, fiind dificil de anticipat;

- eficacitatea lor depinde decisiv de potenialul decizio-nal al decidentului.Aprobarea normelor de consum la noul produs X de ctre directorul tehnic

unice- au un caracter excepional, nerepetndu-se ntr-un viitor previzibil;

- eficacitatea lor depinde decisiv de potenialul decizio-nal al decidentului.Aprobarea de ctre Consiliul de administraie a consolidrii fundaiei seciei I, ce nu rezist trepidaiilor noului utilaj X, n curs de montare

4Posibilitatea anticipriianticipate- perioada adoptrii i prin-cipalele elemente implicate se cunosc cu mult timp nainte;

- predomin organizaiile conduse tiinific;

- sunt n quasitotalitate periodice.Repartizarea zilnic a sarcinilor de producie Y, pentru a fi realizate de membrii echipei X, de ctre eful de echip Z.

imprevi-zibile- perioada adoptrii i princi-palele elemente implicate se cunosc doar cu puin timp nainte;

- depind decisiv de intuiia i capacitatea decizional a managerilor implicai.Aprobarea de ctre Consi-liul de administraie a consolidrii fundaiei seciei I, ce nu rezist trepidaiilor noului utilaj X, n curs de montare

5.Amploarea sferei deci-zionale a decidentuluiintegrale- se adopt din iniiativa decidentului, fr a fi necesar avizul ealonului ierarhic superior;

- de regul sunt curente, periodice i anticipate.Modificarea de ctre mana-gerul general al societii comerciale X a sistemului de eviden a personalului utilizat n cadrul serviciului personal - nvmnt.

avizate- aplicarea lor este condiio-nat de avizarea la nivelul ealonului ierarhic superior;

- sunt adesea strategice i tactice;

- se adopt mai frecvent n firmele mari i n societile comerciale i regiile puternic centralizate i cu un stil managerial autoritar.Eliberarea domnului P.A. din funcia de inginer ef, de ctre managerul general, n baza avizului Consiliului de adminis-traie al societii.

6.Sfera de cuprindere a deciden-tuluiparticipa-tive- se adopt de organismele de management participativ;

- majoritatea sunt decizii strategice i tactice;

- consum mare de timp, reflectat, de regul n gradul de fundamentare superior.

Aprobarea efecturii unei investiii n societatea comercial X, n valoare de 500 milioane lei, n vederea construirii unei noi secii de producie n care se va realiza produsul Y, asigurndu-se o mbuntire a structurii de producie i o cretere anual a cifrei de afaceri cu 700 mil. lei

individua-le- se adopt de ctre un cadru de conducere;

- se bazeaz adesea n exclusi-vitate pe experiena i capaci-tatea decizional a manage-rului respectiv;

- cost mai ieftin dect deciziile participativeAprobarea normelor de consum la noul produs X de ctre directorul tehnic

Fiecreia din cele ase tipologii cuprinse n tabelul precedent i corespunde o anumit structur a sistemului decizional, a crei cunoatere este esenial n proiectarea unui sistem managerial eficace al organizaiei. De asemenea, cunoaterea aprofundat a structurii deciziilor de ctre manageri faciliteaz apelarea la conceptele i instrumentarul decizional i utilizarea lor eficace.

Structurarea sistemului decizional n funcie de cele ase criterii, dei eseniale, nu reflect integral structura i funcionalitatea sistemelor organizaional-manageriale moderne. n ultimul deceniu s-au conturat anumite abordri manageriale, managerial-holonic18 i virtual7, cu un coninut decizional major, ce indic configuraii i funcionalitate sensibil diferit comparativ cu sistemul decizional al organizaiei.

Concluzionnd, sistemul decizional al organizaiilor contemporane prezint o complexitate deosebit, incorpornd o varietate mare de decizii i permind o diversitate apreciabil de abordri. n ultimii ani se prefigureaz o tendin de cretere a funcionalitii sale pe baza unor abordri inedite, cu un prununat caracter inovaional, n cadrul crora prioritar este asigurarea de performane competitive organizaiilor.

5.2. Decizia managerial - principala component a sistemului decizional

Decizia, component primar a sistemului decizional, constituie un element esenial al managementului, fiind, dup numeroi autori, instrumentul su specific de exprimare cel mai important. n fond, nivelul calitativ al conducerii unei organizaii se manifest cel mai bine prin deciziile elaborate i aplicate.Decizia constituie piesa de rezisten a managementului, expresia sa cea mai activ i mai dinamic, prin care i exercit n mod plenar funciile.

n literatura de specialitate exist o mulime de definiii pentru decizie, aparinnd att unor specialiti autohtoni, ct i unora strini. Pe baza datelor oferite de practica decizional, a analizei diverselor puncte de vedere ale specialitilor, am formulat urmtoarea definiia deciziei .

Decizia este cursul de aciune ales pentru realizarea unuia sau mai multor obiective.

Din examinarea acestei definiii rezult c decizia implic n mod obligatoriu mai multe elemente:

- unul sau mai multe obiective;

- identificarea mai multor variante pentru atingerea obiectivelor;

- alegerea sau selectarea, proces contient de optare pentru una din posibilitile de realizare conturate.

Decizia este un act specific speciei umane, care folosete drept materie prim informaia. Accentum asupra acestui aspect, ntruct unii autori de lucrri n domeniul managementului afirm c deciziile se manifest i n regnul animal sau vegetal.

Definiia de mai sus este valabil pentru orice decizie, indiferent de domeniul sau nivelul la care se ia. Evident, pentru organizaii prezint interes cu prioritate decizia managerial.

Decizia managerial poate fi definit ca acea decizie care are urmri nemijlocite asupra deciziilor i aciunilor a cel puin unei alte persoane.

Pentru a releva mai pregnant specificul deciziei manageriale prezentm principalele elemente, care o deosebesc de cotidiana decizie personal pe care o adopt fiecare dintre noi de nenumrate ori zilnic.

Decizia managerial implic ntotdeauna cel puin 2 persoane: managerul, cel care decide i una sau mai multe persoane, executani sau cadre de conducere, ce particip la aplicarea sau concretizarea deciziei. De aici o prim surs de complexitate i dificultate superioar a deciziei manageriale n comparaie cu decizia personal.

n al doilea rnd, decizia managerail are influene directe la nivelul grupului, neafectnd numai starea, comportamentul, aciunile i rezultatele unui singur salariat. Urmarea, n conceperea i realizarea deciziei este necesar s se aib n vedere caracteristicile privind postul, interesele, pregtirea, motivarea, potenialul etc. membrilor grupului respectiv.

O ultim deosebire major privete efectele decizionale. ntotdeauna decizia managerial determin efecte directe i propagate, economice, umane, tehnice, educaionale etc., cel puin la nivelul unui compartiment al organizaiei. Deciziile strategice au consecine la nivelul societii comerciale sau regiei n ansamblul ei.

Deosebirile enunate argumentaeaz responsabilitatea sensibil mai mare pe care o implic decizia managerial n raport cu decizia personal, din pcate nu arareori subapreciate, cu efecte negative asupra activitilor i rezultatelor organizaiei.

n practica organizaional decizia managerial mbrac dou forme:

- act decizional;

- proces decizional.

O decizie ia forma unui act decizional, n sensul desfurrii sale ntr-o perioad foarte scurt, de regul cteva secunde sau minute. Actul decizional se refer la situaii decizionale de complexitate redus sau cnd respectiva situaie are un caracter repetitiv, variabilele implicate fiind foarte bine cunoscute de ctre decident, astfel nct nu mai este necesar o culegere de informaii i o analiz a lor. La baza actelor decizionale - care predomin cantitativ n cadrul organizaiei - se afl experiena i intuiia managerilor.

Procesul decizional, specific deciziilor mai complexe, implic un consum de timp notabil, care poate fi de ordinul orelor, zilelor sau chiar sptmnilor, pe parcursul crora se culege i analizeaz o anumit cantitate de informaii, se stabilesc contacte umane i se consult mai multe persoane n vederea conturrii situaiei decizionale.

n esen, procesul decizional const n ansamblul fazelor prin intermediul crora se pregtete, adopt, aplic i evalueaz decizia managerial i a cror derulare necesit o perioad relativ ndelungat.

Dat fiind varietatea situaiilor decizionale i procesele decizionale implicate sunt deosebit de eterogene sub aspectul parametrilor constructivi i funcionali. Tocmai de aceea se impune o abordare mai analitic a principalelor elemente implicate.

Investigaiile ntreprinse au relevat c elementele constitutive cheie ale situaiei decizionale sunt factorii primari ai deciziei manageriale - decidentul i mediul ambiant decizional.

Decidentul este reprezentat de un manager sau un organism managerial care, n virtutea obiectivelor, sarcinilor, competenelor i responsabilitilor circumscrise, adopt decizia n situaia respectiv.

Tendina dominant la nivelul decidenilor, att n organizaiile romneti ct i din alte ri, este amplificarea capacitii lor decizionale ca urmare a creterii nivelului de profesionalitate n domeniul managementului.

Mediul ambiant decizional const n ansamblul elementelor endogene i exogene organizaiei, care alctuiesc situaia decizional, caracterizate prin manifestarea unor influene directe i indirecte semnificative asupra coninutului i rezultatelor deciziei manageriale.

n cadrul mediului ambiant decizional se constat o evoluie contradictorie.

Pe de o parte, se nregistreaz o serie de transformri de natur s ofere premise mai bune pentru un proces decizional eficace i eficient. Printre acestea menionm: sporirea nivelului de pregtire general i de specialitate, a cunotinelor personalului, reforma economic, informatizarea activitilor, privatizarea, internaionalizarea activitilor etc.

n acelai timp, mediul ambiant decizional tinde s devin din ce n ce mai complex. ntre elementele prin care se manifest aceast tendin enumerm: adncirea diviziunii sociale, att la nivel naional, ct i internaional, reducerea ciclului de via al produselor, tehnologiilor i cunotinelor i, n mod complementar, accelerarea ritmului lor de uzur moral, diminuarea duratelor dintre momentul efecturii descoperirilor tiinifice i momentul valorificrii pe scar industrial, volumul mare de cunotine tiinifice, tehnice, economice, care produc i rapida lor perisabilitate, creterea competiiei pe piaa internaional, inflaia i instabilitatea monetar. Un factor specific Romniei este trecerea la economia de pia, cu multiple i profunde implicaii decizionale la nivelul organizaiilor.

n procesul decizional, factorii primari ai deciziei intr n interdependene, care se reflect n caracteristicile situaiilor decizionale pe care le genereaz. n principal pot exista trei situaii, dup cum urmeaz:

-certitudine, caracterizat prin probabilitatea maxim de a realiza obiectivul urmrit utiliznd modalitatea preconizat. Elementele implicate n situaia decizional sunt de tipul variabilelor controlabile, caracteristicile lor sunt cunoscute, iar evoluia lor poate fi anticipat cu precizie:

- incertitudine, cnd probabilitatea realizrii obiectivului este mare, dar asupra manierei n care trebuie procedat exist dubii serioase. Asemenea situaii implic un mare numr de variabile, cu puine excepii controlabile, unele insuficient studiate, de unde i anticiparea aproximativ a evoluiei lor;

- risc, cnd obiectivul este posibil de realizat, cu o probabilitate a realizrii apreciabil, existnd ns o mare nesiguran n ceea ce privete modalitile cele mai adecvate de urmat. O parte relativ mare dintre variabile sunt incontrolabile i chiar evoluia unora dintre variabilele controlabile este dificil de anticipat.

Asupra deciziei influena cea mai mare din toate punctele de vedere o are decidentul.

Decidentul este reprezentat de persoana sau un grup de persoane care n virtutea sarcinilor, competenelor i responsabilitilor atribuite, adopt decizii manageriale

Influena dominant a managerului sau organismului decizional care decide asupra calitii deciziei, rezid n intervenia sa decisiv n toate fazele procesului decizional, ncepnd cu stabilirea obiectivului decizional i delimitarea situaiei decizionale, continund cu identificarea, culegerea, prelucrarea, analiza informaiilor, cu elaborarea alternativelor decizionale, deciderea propriu-zis i ncheind cu pregtirea implementrii deciziei i aplicarea sa propriu-zis. n toate aceste secvene decizionale decidentul este cel care stabilete ce i cum trebuie realizat, intervenia computerului limitat, derulndu-se tot n baza comenzilor sale. Deci, spre deosebire de domeniul tehnic, unde echipamentele automatizate, computerizate sau robotizate au preluat frecvent integral sau cea mai mare parte a proceselor de munc i le execut, inclusiv deciziile tehnice implicate, n domeniul managerial, decidentul rmne primadona decizional - fr niciun alt concurent de valoare apropiat, cel puin n prezent, n organizaii. Toate aceste elemente demonstreaz natura predominant uman a deciziilor, care explic de ce decidentul are impact att de substanial asupra conceperii, desfurrii i fianalizrii proceselor decizionale.