1.2.      Tehnologia informationala si impactul acesteia asupra organizatiilor

Unul dintre factorii care influenteaza evolutia societatii informationale este reprezentat de tehnologiile informationale.

Prin fuziunea informaticii cu telecomunicatiile, birotica, robotica s-a realizat un conglomerat de industrii si servicii cunoscute sub numele de tehnologie informationala (Information Technology) sau dupa alti autori tehnologie informationala si de comunicatii (Information and Communication Technology - ICT) sau noile tehnologii informationale (New Information Technology - NTI).

Astazi este recunoscuta de toata lumea importanta deosebita pe care o are informatia în dezvoltarea economica si sociala. Pentru a deveni utila în orice domeniu de activitate, informatia trebuie colectata, stocata, prelucrata si transmisa celor care au nevoie. Aici intervin tehnologiile informationale care au înregistrat în ultimele decenii progrese remarcabile, greu de controlat si care au provocat profunde transformari la nivelul societatii, al organizatiilor si al indivizilor. Utilizarea tehnologiei informationale amelioreaza oportunitatile în valorificarea informatiei si determina aparitia a noi abordari cu privire la ce este o organizatie si cum se comporta aceasta.

O definitie uzuala a tehnologiei informationale a fost data de Departamentul de Comert si Industrie al Marii Britanii care precizeaza ca tehnologiile informationale permit "colectarea, prelucrarea, stocarea si transmiterea informatiilor sub forma de voce, imagine, text si numerica pe baza microelectronicii, prin intermediul combinarii informaticii cu telecomunicatiile"1[16].

O definitie mai cuprinzatoare considera tehnologia informationala o paradigma a dezvoltarii tehnico-economice ce include comunicatiile, fotonica, informatica, sistemele de fabricatie, retelele, softul, echipamentele de stocare a informatiei si memoriile.

Tehnologiile informationale cuprind procesele, metodele, tehnicile si operatiile necesare prelucrarii automate a datelor. Ele întrunesc un bogat set de functii, aspecte, activitati care pot fi grupate în urmatoarele categorii:

        colectarea, reprezentarea, înregistrarea (scrierea) si identificarea (citirea) informatiilor;        organizarea în memorie si pastrarea informatiilor;        prelucrarea informatiilor;        cautarea si extragerea informatiilor;        transmiterea informatiilor;        securitatea informatiilor;        redarea informatiilor.

Tehnologiile informationale prezinta anumite particularitati2[17]:

1

2

  Sunt tehnologii multiforme care se pot adapta majoritatii activitatilor umane. Tehnologia informatica s-a pulverizat într-o multitudine de activitati, ramuri industriale si servicii, marindu-si considerabil portofoliul de aplicatii;

  Sunt tehnologii complexe în care serviciile ocupa o parte considerabila. Prin utilizarea acestora în cadrul unei organizatii, specialistii interni sau externi recurg foarte des la serviciile de asistenta. Acest lucru se întâmpla mai ales în faza de implementare, decât în faza operationala. Nevoile întreprinderilor si ale indivizilor se schimba, tehnologia progreseaza si câmpul de aplicare a tehnologiilor informationale se largeste continuu. În cazul achizitionarii unui produs complex, orice cumparator sau utilizator IT trebuie sa se informeze pentru a întelege tendintele si presiunile la care trebuie sa faca fata;

  Sistemele informationale nu pot transforma singure maniera de functionare a unei organizatii, ele reprezinta doar un mecanism catalizator. Indivizii lucreaza cu tehnologiile informationale la toate nivelurile ierarhice pentru a-si realiza obiectivele propuse. Dar deseori acestia considera sistemele informatice ca fiind "cutia neagra" a organizatiei, neîntelegând de fapt în totalitate rolul si avantajele utilizarii noilor tehnologii. De aceea, se impune o colaborare permanenta între informaticieni si utilizatori la nivelul unei firme.

Schimbarile intervenite în tehnologiile informationale sunt rapide si au numeroase implicatii. Pentru a cunoaste mai bine aceste implicatii trebuie identificate caracteristicile globale ale noilor tehnologii informationale. În acest sens, Herbert Simon defineste urmatoarele caracteristici ale NTI3[18]:

        asigura accesibilitatea oricarei informatii sub forma verbala, simbolica, prin intermediul calculatorului;

        pun la dispozitie capacitati mari de memorare pentru sistemele de prelucrare a informatiilor;

        fac posibila utilizarea limbajului uman pentru interogarea sistemelor de prelucrare a informatiilor;

        orice informatie care se dovedeste utila va putea fi transmisa în alt punct din acelasi sistem cu costuri scazute;

        sistemele de prelucrare a informatiilor sunt din ce în ce mai capabile de a informa, de a sprijini procesul decizional si, mai mult, de a învata.

În prezent, doua schimbari esentiale se datoreaza utilizarii NTI4[19]:

        descentralizarea puterii informatice si a stocarii datelor si deplasarea catre utilizator;

        utilizarea pe scara larga a telecomunicatiilor care face legatura electronica între diferitele componente ale sistemelor informationale.

Un important rezultat al amplorii si dezvoltarii tehnologiei informationale îl constituie generalizarea sistemelor informatice. Sistemele informatice constituie cadrul de patrundere si de aplicare a tehnologiei informationale în organizatii, dar nu numai, aceasta

3

4

influentând evolutia si dezvoltarea sistemelor informatice. În acest sens, tehnologia informationala ar cuprinde, pe lânga elementele care asigura colectarea, prelucrarea, stocarea si transmiterea informatiilor, si elementele teoretice si metodologice privind dezvoltarea sistemelor informatice.

În prezent se constata, ca urmare a dezvoltarii explozive a tehnologiei informationale, o incapacitate a firmelor de a beneficia pe deplin de facilitatile oferite de noile tehnologii. De asemenea, trebuie avut în vedere ca nu este suficienta simpla introducere a unor noi tehnologii, ci si formarea unei noi atitudini fata de utilizarea lor prin crearea unei arhitecturi informationale adecvate.

Progresul si ritmul de evolutie al tehnologiei este greu de anticipat astazi. Multi specialisti nu mai cred ca tehnologia informationala poate oferi un avantaj de durata, ea transformându-se adesea într-o necesitate strategica. Experienta multor întreprinderi a demonstrat ca ceea ce astazi reprezinta un avantaj fata de concurenta, mâine poate fi o obligatie, o necesitate pentru a ramâne în competitie. Din punct de vedere al activitatilor si proceselor economice, prima întrebare care trebuie pusa este daca tehnologia informationala poate sa sprijine procesele economice si daca da, în ce masura.

Tehnologiile informationale s-au dezvoltat ca raspuns la necesitatile de prelucrare a informatiilor, fenomen cauzat de industrializarea societatii. Astazi, putine aspecte ale vietii cotidiene au ramas în afara sferei de influenta a tehnologiei informationale, iar pentru organizatii ele reprezinta cu adevarat o miza strategica din care pot decurge numeroase avantaje concurentiale. Cadrul general de analiza a impactului tehnologiilor informationale asupra organizatiei economice este prezentat în fig. nr. 1.6

Introducere.

Impactul tehnologiei informaţiei asupra societăţii s-a dovedit a fi deosebit de rapid şi profund. Aşa cum puterea aburului şi electricitatea au produs “valuri de distrugere creativă” (Schumpeter, apud Coombs şi Hull, 1996), tehnologia informaţiei (IT) definită ca fiind totalitatea echipamentelor (electronice şi informatice) precum şi a programelor rulate de calculatoare care asigură memorarea, procesarea, transferul informaţiei care au un rol important în asigurarea comunicării şi în procesul decizional (Yogesh, 1993), are un efect care se resimte din plin şi la locul de muncă.

În câteva cifre, impactul IT ar putea fi descris astfel: 70% dintre adulţii americani folosesc calculatoare iar dintre aceştia 80% folosesc Internet-ul. Într-un studiu realizat în SUA în 1997 se prevede că în anul 2000, aproximativ 60% din locurile de muncă vor necesita abilităţi în lucrul cu calculatoarele (Oppenheimer, 1997). De asemenea, în SUA investiţiile făcute de

organizaţii în echipamente moderne au crescut de la 20 % în 1990 la 40% în 1998 din totalul investiţiilor (Rudd apud Myers, 2000).

cuprins

Tehnologia ca factor al schimbării sociale

Progresul tehnologic, alături de factorii demografici, sistemele de valori şi ideologie constituie un factor capabil să antreneze sau să producă o schimbare socială (Neculau, 1996). Revoluţia informaţională, prin caracteristicile sale (fenomen colectiv, modificare structurală a organizării sociale şi redistribuire a autorităţii, secvenţa temporală după care se desfăşoară şi având un pronunţat caracter de permanenţă), poate fi considerată un factor important al actualei schimbări sociale, antrenând efecte la toate nivelurile vieţii umane şi organizării sociale.

Deşi lucrarea de faţă nu îşi propune studierea impactului social al evoluţiei tehnologiei, problematica IT trebuie să ia în discuţie şi efectul acesteia la nivelul societăţii, în principal prin difuziunea masivă a informaţiilor şi cunoştinţelor. Aspectul difuziunii masive a cunoştinţelor, prin efectul său principal - considerarea cunoştinţelor ca principală resursă economică - va impune modificarea percepţiei dar şi a practicii obţinerii de valoare adăugată.

Tehnologia, definită ca aplicarea practică a cunoaşterii prin intermediul tehnicilor (ansambluri de instrumente, metode şi norme) utilizate în activităţile productive, include trei dimensiuni (Zamfir, Vlăsceanu, 1993):

Dimensiunea materială: ansamblul de unelte, instalaţii, maşini şi dispozitive utilizate în anumite activităţi sociale (productive prin excelenţă)

Dimensiunea normativă: normele de utilizare şi reţelele de organizare asociate unei tehnologii

Dimensiunea socială: ansamblul de abilităţi şi comportamente individuale şi colective, precum şi de norme sociale generate de utilizarea unei anumite tehnologii.

Efectul pe care orice tehnologie îl are asupra societăţii a fost privit iniţial ca fiind mai mult sau mai puţin negativ. Astfel, multe dintre momentele de schimbare socială au fost direct legate de dezvoltarea unor tehnologii. Drucker (1999) face legătura dintre aplicarea cunoştinţelor din acele vremuri, diferite aspecte ale realităţii şi efectele sociale rezultate:

Cunoştinţele aplicate uneltelor: revoluţia industrială (1750-1850), al cărui efect principal a fost apariţia proletariatului dependent de "mijlocul de producţie deţinut de capitalist" - naşterea unei ideologii care a cuprins multe din ţările lumii, dezvoltarea oraşelor şi apariţia civilizaţiei globale;

Cunoştinţele aplicate muncii: revoluţia productivităţii (1880-1945), în urma căreia proletariatul a câştigat o tot mai mare putere de cumpărare, societatea devenind una de consum;

Cunoştinţe aplicate cunoştinţelor: revoluţia managerială (1960-prezent) - apariţia lucrătorilor cunoaşterii dependenţi de propriul lor mijloc de producţie - cunoştinţele, reducerea accentuată a celorlalte categorii sociale: fermieri, muncitori.

Această ultimă etapă, aflată în plină desfăşurare, în contextul difuziunii masive a echipamentelor care facilitează schimbul de informaţii, ne poate oferi surprize în continuare, dacă ne gândim că prin modalitatea ei de implementare, controlul informaţiilor este, în principiu, trecut la un număr mai mare de indivizi, "proprietatea" asupra informaţiei fiind la îndemâna celor care se vor adapta mai rapid la această eră informaţională.

cuprins

Avantajele tehnologie informaţiei în organizaţii.

Un efect al dezvoltării tehnologiei informaţiei este apariţia grupurilor şi organizaţiilor virtuale (Ahuja, Carley, 1998; DeSanctis, Monge, 1998; Jarvenpaa, 1998; Wiesenfeld et al., 1998) la nivel local şi global.

Grupul virtual global (figura 1) este format din membrii unei echipe care nu au nimic în comun în ceea ce priveşte cultura, localizarea spaţială şi secvenţa temporală (nu au interacţionat nici în trecut, nici în momentul realizării sarcinii, decât prin intermediul mijloacelor de comunicare electronice şi nici nu dezvoltă expectanţe legate de o interacţiune viitoare).

Grupul "virtual" local este format din membrii unei echipe care deşi acţionează într-un spaţiu geografic restrâns, împărtăşind aceeaşi cultură, comunică mai des prin mijloace diverse (e-mail, v-mail, teleconferinţă, videoconferinţă).

Figura 1. Noile tipuri de grupuri apărute în funcţie de specificul "locului de muncă"

Dezvoltarea grupurilor şi organizaţiilor virtuale va pune noi probleme de organizare şi studiere a muncii, a realităţii sociale, în lumina noilor schimbări. Într-un studiu citat de Prencipe (2001) se estimează că în anul 2003 circa 40% din angajaţii în domeniul IT vor lucra

jumătate din timpul de muncă de la distanţă, rezolvându-şi sarcinile de serviciu prin intermediul mijloacelor de comunicare mobile, în special Internet.

Prin implementarea IT, organizaţiile îşi măresc eficienţa dar îşi pot schimba şi localizarea cunoştinţelor, ceea ce poate genera deplasarea puterii spre niveluri inferioare. Astfel, angajaţii iau contact cu informaţiile mai rapid şi direct, acest lucru influenţând eficienţa muncii şi procesul de luare a deciziilor.

Dezvoltarea IT facilitează comunicarea intra şi inter organizaţională (Woodman, Thatch, 1995; Yogesh, 1993), dar nu numai atât - comunicarea este facilitată astăzi la nivel global şi mijloceşte atât înţelegerea evenimentelor în context global, cât şi participarea angajaţilor la dezvoltarea organizaţiilor prin transformarea datelor vehiculate continuu în informaţii valoroase.

În mediul organizaţional avantajele implementării IT se manifestă prin (Andersen et al., 1998; Barrell, 1998; Bort, 1998; Bremner, Iasi, Servati, 1998; Heller, 1998; Hibbard, 1998; Jarvenpaa, 1998; Răuţ, 1998):

creşterea semnificativă a vitezei de comunicare, în special pentru comunicaţiile internaţionale;

prezentarea de informaţii generale despre organizaţie, aceasta făcându-se mai uşor cunoscută, atât din interior cât şi din exterior. De obicei se prezintă informaţii despre viziunea organizaţiei, strategia adoptată, obiective, cultură organizaţională, date despre realizările obţinute, persoane de contact, etc.;

asigurarea unei viziuni comune, pentru toate locaţiile organizaţiei, indiferent de localizarea geografică şi ecartul temporal;

descentralizarea, reducerea nivelurilor ierarhice; accesul unor grupuri de lucru care aparţin organizaţiei, dar care sunt localizate spaţial

în exterior, aşa numitele grupuri virtuale, care îşi desfăşoară activitatea de la distanţă (din considerente geografice sau economice - angajaţi care lucrează acasă). Ca un fapt real, prezint apariţia aşa numitelor birouri virtuale, de obicei mobile, din care angajatul îşi realizează sarcinile (de exemplu în timpul concediului sau datorită ambuteiajelor de pe stradă care consumă foarte mult timp preţios);

actualizarea informaţiilor zilnic (unele organizaţii realizează acest lucru şi la fiecare oră), în funcţie de cultura organizaţională;

accesul clienţilor la bazele de date ale organizaţiei, tranzacţiile realizându-se instantaneu;

repartizarea eficientă a resurselor organizaţiei; prelucrarea informaţiilor din mediul exterior în momentul apariţiei, direct de la sursă; reducerea costurilor, prin reducerea stocurilor şi a costurilor legate de ciclul de

cumpărare (de exemplu, management just-in-time); întărirea relaţiilor cu clienţii, furnizorii şi partenerii de afaceri.

Prin urmare, tehnologia facilitează comunicarea (instantanee şi fără restricţii spaţiale), dar pentru ca această comunicare să fie şi eficientă este nevoie de măsuri de adaptare a oamenilor la noile schimbări determinate de IT (Kling, 1996c).

cuprins

Dezavantaje ale tehnologiei informaţiei

Revoluţia informaticã în plină desfăşurare, este prezentatã din unghiul avantajelor ei (volum mare de prelucrarea datelor, rapiditate, exactitate, etc.) şi mult mai rar din perspectiva implicaţiilor negative asupra oamenilor, respectiv dependenţa faţã de o tehnologie tot mai complexã pe care nu o înţeleg (Kling, 1996a, 1996b).

Dacă investiţiile per "guler alb" au crescut din 1978 cu 10.000%, productivitatea acestui segment profesional a crescut în schimb, cu 0% (Rudd apud Myers, 2000). În plus, necunoaşterea funcţionării unor echipamente, care astăzi se află pe aproape toate birourile, poate genera cheltuieli imense, cel mai bine exemplificate de către companiile din SUA şi guvernul american, prima forţă în IT în lume, care au cheltuit între 150 şi 225 miliarde $ (Dunn apud Myers, 2000) pentru a combate efectele negative ale Y2K - o combinaţie profitabilă între un milenarism escatologic şi diverse interese economice - "efecte" care s-au rezolvat oricum de la sine!

Un alt aspect al informatizării îl constituie faptul că organizaţiile şi-au dezvoltat sisteme de monitorizare a informaţiilor pe care le vehiculează angajaţii, aceste sisteme fiind aplicate în anul 2000 de către 38% din companiile din SUA, faţă de 27% în 1999 (Guernsey apud Myers, 2000).

Unul dintre elementele care demonstrează o implementare deficitară a tehnologiei informaţionale o constituie subutilizarea sistemelor cunoscută şi sub denumirea "paradoxul productivităţii" (Venkatesch, Morris, 2000) prin care se arată că beneficiile obţinute în urma implementării IT nu sunt nici pe departe proporţionale cu ritmul de dezvoltare al acestei tehnologii. În unele organizaţii, calculatoarele au fost echipate cu programe foarte performante pe care angajaţii le folosesc la o fracţiune din capacitate, aceasta fiind suficientă pentru îndeplinirea sarcinilor.

Alte organizaţii urmăresc simplificarea sarcinilor cât mai mult. Un exemplu sugestiv este citat de Kling: este prezentat locul de muncă al unui angajat dintr-un lanţ fast-food în care maşina de marcat a fost proiectată cu meniuri grafice speciale pentru cheesburgers şi răcoritoare, maşină cu ajutorul căreia pot fi realizate sarcinile de lucru şi de către angajaţi fără cunoştinţe matematice.

Principalul obstacol în calea succesului deplin vizat de IT, îl reprezintă neadaptarea oamenilor la tehnologie sau neacceptarea ei, cultura implicată de tehnologie necorespunzând culturii organizaţiei (Hibbard, 1998) şi nu tehnologiei însăşi. Astfel, numai 10% din problemele apărute datorită implementării IT s-au datorat disfuncţiilor tehnice, restul datorându-se unor motive organizaţionale sau umane - neînţelegere, neacceptare, rezistenţă pasivă sau activă (până la sabotaj), etc. (Griffith, Northcraft, 1996; Martinko, Henry, Zmud, 1996). De aceea, angajaţii, care reprezintă cel mai important capital al unei organizaţii, trebuie să participe activ la dezvoltarea organizaţiei şi implicarea în implementarea sistemelor informatice, ţinând cont de nevoile organizaţionale şi personale (Roepke, 2000).

Supraîncărcarea angajaţilor cu informaţii diverse constituie un factor care poate duce şi el la reducerea eficienţei la locul de muncă. Astfel, numai citirea mesajelor e-mail (care sunt, în medie, pentru un angajat în număr de 30 pe zi, numărul lor crescând la 50 pe zi în anul 2001) va consuma mult din timpul de lucru (Chlamers, 2000).

Un alt element care diminuează productivitatea angajaţilor îl constituie folosirea echipamentelor IT (mai ales a Internet-ului) în timpul lucrului, pentru a rezolva diferite

probleme personale. Astfel, într-un studiu realizat de SurfControl (Verton, 2000), se prezintă date din care rezultă că productivitatea angajaţilor scade cu 30-40% şi că 75% dintre angajaţi folosesc echipamentele în scop personal fapt ce duce, în final, la scăderea eficienţei prin timpul alocat acestor "sarcini" dar şi prin ocuparea unei părţi din capacitatea canalelor de transmitere a datelor.

Bharadwaj (2000) citează alte lucrări (Hitt, Brynjolfsson, 1996; Lucas, 1993; Wilson, 1993) în care se arată că legătura între investiţiile în IT şi beneficiile organizaţiei este slabă sau chiar inexistentă. O altă explicaţie, pe lângă cele enumerate mai sus, ar fi aceea că investiţiile IT sunt uşor de duplicat de alte organizaţii, dar ele nefiind făcute după o analiză pertinentă care să ţină cont de specificul organizaţiei respective, nu duc la rezultatele scontate.

Orice schimbare în cadrul tehnologiei va avea un impact asupra celorlalte elemente din organizaţie (structură, procese, oameni, etc.), conform abordării sistemice socio-tehnice (Pugh, Hickson, 1994). Astfel, focalizarea doar pe adoptarea unor noi tehnologii trebuie înlocuită cu evaluarea contextului (social, economic, tehnologic, politic, legislativ, ecologic) în care este formulată strategia organizaţiei şi implementată schimbarea, psihologia muncii aducând contribuţii majore şi în acest domeniu.