Managementul mediului

Seria de standarde ISO 14000

1. SISTEMUL DE MANAGEMENT DE MEDIU (SMM)

Managementul de mediu ţine cont în planificarea, implementarea şi controlul activităţilor întreprin-derii din toate domeniile, de obiectivele de mediu privind reducerea şi evitarea poluării şi asigurarea pe termen lung a scopurilor întreprinderii (H. Heffert, Managementul de mediu orientat către piaţă S.20, 1992 CE. Poeschel)

Scopul este integrarea domeniului mediu în sistemul de management existent într-o întreprindere. Mediul trebuie să fie o parte a sarcinilor şi deciziilor zilnice.

Dacă SMM este o parte a sistemului de management al întreprinderii, atunci „Mediul" este o parte a:

politicii întreprinderii comunicării interne organizării documentaţiei comunicării externe.

Datorită creşterii conştiinţei de mediu şi înăspririi cerinţelor legate ale ţărilor dezvoltate în domeniul mediului, există din ce în ce mai multe întreprinderi care se preocupă de performanţa lor de mediu, prin controlarea impacturilor de mediu ale activităţilor, produselor şi serviciilor lor şi prin includerea lor în politica şi obiectivele întreprinderii.

1.1. Cerinţe pentru un SMM:

stabilirea obiectivelor organizare şi funcţionare clare personaj instruit şi cu conştiinţă de mediu documentaţie de management de mediu evaluarea impacturilor de mediu ale tuturor proceselor, în condiţii normale şi anormale de

operarePrin introducerea şi menţinerea unui SMM, pot fi aşteptate următoarele avantaje:

reducerea costurilor prin prevenirea poluării reducerea impacturilor de mediu îmbunătăţirea imaginii întreprinderii creşterea încrederii vecinilor, autorităţilor, comunităţii siguranţă în faţa legii identificarea din timp a problemelor de mediu factor concurenţial (licitaţii, îndeplinirea condiţiilor tehnice de livrare) transparenţă reducerea riscurilor prin controlul proceselor motivarea angajaţilor reducerea primelor de asigurare

1.2. REGLEMENTĂRI PENTRU MANAGEMENTUL DE MEDIU

Există două reglementări principale pentru SMM:- ISO 14001- EMAS IIBS 7750 (British Standard) a fost primul standard SMM din Europa.

1.2.1 Reglementarea EMAS

La 12 aprilie 1995 intra în vigoare Directiva EMAS, cu titlul complet „Directiva nr. 181.2.6/91.2. din 29 iunie 1991.2. privind participarea voluntară a întreprinderilor industriale la un sistem comun de management şi audit de mediu". Termenul EMAS reprezintă prescurtarea pentru „Environmental Management and Auditing Scheme".

La 27 aprilie 2001 a intrat în vigoare Directiva EMAS II din 19 martie 2001 (Directiva nr. 761/2001 a Parlamentului European şi a Consiliului din 19 martie 2001 privind participarea voluntară a organizaţiilor la un sistem comun de management şi audit de mediu).

Spre deosebire de EMAS I, noua reglementare EMAS este valabilă pentru toate organizaţiile. în EMAS II s-a realizat integrarea lui ISO 14001. Capitolul 4 al ISO 14001 a fost preluat în întregime în Anexa I a EMAS II.

1.2.1.1 Scopul EMAS

Scopul EMAS este stimularea unei îmbunătăţiri continue a performanţei de mediu a organizaţiilor prin:

- crearea şi funcţionarea sistemului de management de mediu în organizaţie- o evaluare sistematică, obiectivă şi regulată a performanţei acestui sistem- informarea publicului şi a altor părţi interesate despre performanţa de mediu şi un

dialog deschis cu acestea- implicarea activă a angajaţilor din organizaţie, ca şi o instruire şi perfecţionare

adecvate, care să permită participarea activă la realizareasarcinilor.

1.2.1.2 Structura EMAS II

EMAS II este constituit din 18 articole şi 7 anexe. Cele 18 articole reglementează următoarele:

- managementul de mediu şi auditul de mediu şi scopurile lor- definirea termenilor- participarea la EMAS- sistemul de acreditare- autorităţile competente- Înregistrarea organizator- registrul organizaţiilor înscrise şi lista experţilor de mediu- însemnele- relaţia cu standardele europene şi internaţionale- relaţia cu alte prevederi legale ale U.E.- stimularea participării organizaţiilor, în specia! a întreprinderilor mici şi mijlocii- informarea- sancţiuni- comitetul- revizuirea- taxe- abrogarea lui EMAS I- intrarea în vigoare.Cele 8 anexe se referă la:- cerinţe pentru sistemul de management de mediu (conform cap. 4 din ISO 14001)- probleme care trebuie luate în considerare de organizaţiile participante- respectarea prevederilor legaie- performanţa de mediu

- comunicarea externă- implicarea angajaţilor- cerinţele pentru auditurile interne de mediu- declaraţia de mediu- însemne- acreditarea, supravegherea şi sarcinile experţilor de mediu- aspecte de mediu- aspecte de mediu directe- aspecte de mediu indirecte- semnificaţia aspectelor de mediu- verificarea de mediu- informaţii necesare pentru înregistrare (cerinţe minime).EMAS II este valabilă în toate statele membre ale UE. Conţinutul EMAS nu poate fi

modificat sau adaptat de către statele membre. Statele membre au rolul de a crea un sistem de acreditare pentru experţii de mediu şi să gestioneze lista organizaţiilor participante.

Prin această reglementare, UE subliniază rolul întreprinderilor nu numai în întărirea economiei, dar în specia) în protecţia mediului. Industria trebuie să poarte răspunderea agravării problemelor de mediu ca urmare a activităţilor sale şi să realizeze o protecţie a mediului preventivă şi durabilă.

Pentru a îndeplini activ această răspundere, întreprinderile trebuie să proiecteze şi să implementeze o politică de mediu, obiective şi programe de mediu, precum şi un sistem de management de mediu eficace.

Un aspect important este autoasumarea respectării tuturor prevederilor legale de mediu aplicabile şi a continuei îmbunătăţiri a protecţiei mediului.

Pentru ca un SMM să nu existe doar pe hârtie, este importantă instruirea corespunzătoare a angajaţilor cu privire la implementarea acestui sistem.

Autoritatea competentă îndeplineşte în statele membre sarcinile stabilite de EMAS, adică înregistrarea amplasamentelor participante pe o listă publica, precum şi radierea sau suspendarea înregistrării.

1.2.2 IS0 140011.2.2.1 Apariţia si dezvoltarea seriei ISO 14000

În iunie 1992, la Rio de Janeiro, conferinţa ONU pentru mediu şi dezvoltare (United Nations Conference on Environment and Development UNCED) reunea peste 100 de ţări pentru analiza dezvoltării viitoare a programelor de mediu.

Seria de standarde de management de mediu ISO 14000, elaborată de ISO (Organizaţia Internaţională de Standardizare), este un răspuns la necesitatea exprimată de ONU.

Scopul general al seriei este oferirea de sprijin organizaţiilor care doresc introducerea şi îmbunătăţirea sistemelor de management de mediu.

1.2.2.2 Privire asupra standardizării ISO a managementul de mediu

1993 - Crearea TC (comitetul tehnic) 207, a SC (Subcomitetelor) şi a WG (grupurile de lucru).

1993 - Realizarea schiţelor de lucru pe baza cerinţelor utilizate1994 - Reunirea la Viena a „Committee Drafts" ale ISO/CD 14001 şi 14004.1994 - Emiterea primei variante ISO/CD 14001 şi 14004.1996 - Septembrie - emiterea variantei validate a ISO 14001 şi 14004.

1.2.3 Obiectivele si principiile lui ISO 14001

Ce este in fapt ISO 14000?

Este un standard international care permite organizatiilor (firmelor in special, atat producatorilor de bunuri cat si furnizorilor de servicii, institutelor de cercetare, altor persoane juridice) sa cunoasca mai bine procesele din cadrul intreprinderii si sa-si minimizeze efectele negative asupra mediului, in special asupra factorilor de mediu (aer, apa, sol...etc.).

ISO 14000 NU se refera la un anumit produs sau serviciu ci la organizatie in general, la procesul de productie, la modul in care organizatia cunoaste si respecta legislatia de.mediu.

Seria ISO 14000 cuprinde mai multe standarde. Spre exemplu, standardul care permite evaluarea organizatiei este ISO 14001. Acesta este suficient de flexibil ca sa se poata aplica oricarui producator de bunuri ori furnizor de servicii. ISO 14001 este recunoscut international drept standardul care se refera la Sistemul de Management de Mediu (Environmental Management System) al organizatiei. Acel standard determina politica de mediu, aspectele si impactul de mediu al produselor, activitatilor sau serviciilor organizatiei, planificarea obiectivelor privind protectia mediului, stabilirea unor tinte masurabile, implementarea politicilor si programelor necesare indeplinirii acestor obiective si tinte, mecanisme de control si feed-back, masuri corective, precum si activitatea de monitorizare si evaluare a sistemului de management.

De la bun inceput trebuie spus ca mecanismul de certificare nu presupune doar evaluarea organizatiei si stabilirea unui plan de masuri privind reducerea impactului asupra mediului in prezent sau viitorul apropiat. Include si un audit de mediu al intreprinderii, elaborarea unor proceduri, pregatirea personalului, desemnarea unor responsabili din cadrul intreprinderii privind problemele legate de mediu, evaluarea continua a proceselor din cadrul organizatiei, actiuni permanente vizand reducerea impactului de mediu.

Scopul ISO 14001 este să pună la dispoziţia organizaţiilor elementele unui SMM eficace, pentru a ajuta organizaţiile să-şi atingă atât scopurile ecologice, cât şi pe cele economice.

SMM permite unei organizaţii să stabilească proceduri şi să evalueze eficienţa lor, pentru a stabili o politică de mediu şi obiective concrete şi să atingă conformitatea cu acestea, dovedind acest lucru şi în exteriorul lor.

Scopul subsumat acestui standard este stimularea protecţiei mediului şi diminuarea poluării acestuia, în relaţie cu necesităţile socio-economice.

Principiile ISO 140011: politică2: planificare3: implementare4: monitorizare şi evaluare5: evaluarea şi îmbunătăţirea sistemului

1.2.3.1 - Conţinutul cap. 4 al ISO 14001

Cerinţe referitoare la SMM:- cerinţe generale- politica de mediu- planificare- aspecte de mediu- cerinţe legale şi alte cerinţe- obiective generale şi obiective specifice- program(e) de management de mediu- implementare şi funcţionare- structură şi responsabilitate

- instruire, conştientizare şi competenţă- comunicare- documentaţia sistemului de management de mediu- controlul documentelor- control operaţional- pregătirea pentru situaţii de urgenţă şi capacitatea de răspuns- verificare şi acţiune corectivă- monitorizare şi măsurare- neconformitate, acţiune corectivă şi acţiune preventivă- înregistrări- audtitul sistemului de management de mediu- analiza efectuată de conducere

1.3. INTEGRAREA SISTEMELOR DE MANAGEMENT

Cu toate deosebirile de conţinut dintre sistemul de management al calităţii, sistemul de management de mediu şi sistemul de management al securităţii muncii, există şi o serie de asemănări, cele mai importante fiind cele referitoare ia structura şi elementele sistemelor.

În principiu, un sistem de management izvorăşte dintr-o politică, care conţine principiile şi cadrul obiectivelor referitoare la calitate, mediu şi securitate. Realizarea unei analize iniţiale este oricum necesară. Din politică şi analiza iniţială se realizează catalogul obiectivelor şi măsurilor. Acest pas este urmat de transpunerea sub forma documentaţiei a modului de operare, de realizarea unei structuri şi de instruirea angajaţilor. Orice sistem de management este auditat intern şi extern şi are loc o analiză efectuată de conducere. Ciclul îmbunătăţirii continue este parcurs şi poate reîncepe cu dezvoltarea de noi obiective şi măsuri.

Lista standardelor din seria ISO 14000:

Număr Titlu14001 Sisteme de management de mediu - Specificaţii şi ghid de utilizare14004 Sisteme de management de mediu - Linii directoare privind principii, sisteme şi tehnici de

aplicare14010 Linii directoare pentru auditul de mediu - Principii generale14011 Linii directoare pentru auditul de mediu - Proceduri de audit -Auditul SMM14012 Linii directoare pentru auditul de mediu - Criterii de calificare pentru auditorii de mediu14015 Linii directoare pentru auditul de mediu - Evaluarea de mediu a amplasamentelor şi

organizaţiilor14020 Etichete şi declaraţii de mediu - Principii generale14021 Etichete şi declaraţii de mediu - Declaraţii de mediu pe propria răspundere

(Ecoetichetare de tip 2)14024 Etichete şi declaraţii de mediu - Ecoetichetare de tip 1 - Principii şi proceduri14025 Etichete şi declaraţii de mediu - Declaraţie de mediu tip 314031 Linii directoare pentru evaluarea performanţei de mediu14032 Evaluarea performanţei de mediu - exemple de evaluare a performaţei de mediu14040 Evaluarea ciclului de viaţă - Principii şi linii directoare14041 Evaluarea ciclului de viaţă - Definirea scopului, domeniului de aplicare şi analiza de

inventar14042 Evaluarea ciclului de viaţă -Evaluarea impactului ciclului de viaţă

14043 Evaluarea ciclului de viaţă - Interpretarea ciclului de viaţă14047 Evaluarea ciclului de viaţă - exemple de aplicare a lui ISO 14042 (future technical

report)Evaluarea ciclului de viaţă - Format documentare date de evaluare a ciclului de viaţă

14050 Management de mediu - Termeni şi definiţii14061 Informaţii pentru a asista organizaţiile din silvicultură în utilizarea lui ISO 14001 şi ISO

1400414062 Management de mediu - Integrarea aspectelor de mediu în proiectarea şi

dezvoltarea produselor (viitor raport tehnic)14063 Management de mediu - Comunicarea de mediu - Linii directoare şi exemple14064 Ghid pentru includerea aspectelor de mediu în standardele de produs

Pentru a îndeplini eficient cerinţele diferitelor sisteme, este cel mai bine ca acestea să fie integrate. O serie de structuri pot fi utilizate de toate sistemele în acelaşi timp. Graniţele între sisteme se estompează, corespunzător realităţii. Astfel, în cazul unui accident, trebuie ţinut cont nu numai de aspectele de securitate, dar şi de aspectele de mediu (emisii necontrolate) şi de cele de calitate (întreruperea producţiei).

Integrarea sistemelor de management oferă următoarele avantaje:- Există un sistem comun de documentare şi operare. O separare a acestora duce la

dificultăţi pentru angajaţi. Angajaţii trebuie să fie primii care să ştie care aspecte ale muncii lor sunt importante şi nu dacă acestea ţin de calitate, securitate sau mediu.

- Gestionarea unui sistem este mai facilă decât gestionarea mai multor sisteme paralele. Contradicţiile sunt mai uşor de recunoscut, iar munca făcută de două ori mai uşor de evitat.

- Auditurile comune reduc costurile, economisesc timp şi cresc acceptanţa în întreprindere.

Sistemele cel mai frecvent integrate în practică sunt cele de calitate şi cele de mediu.Gradul de integrare dintre cele două sisteme pleacă de la completa separare a documentaţiei

şi ajunge până la manuale şi proceduri comune. Integrarea aduce numeroase avantaje în implementarea şi gestionarea sistemului.

Administrarea ambelor standarde nu pare facilă la prima vedere, din cauza structurii diferite. Cerinţele referitoare la SMM (cap. 4 din ISO 14001) pot fi însă comparate cu cerinţele referitoare la SMC (cap. 4-8 din ISO 9001).

Rezultatul este prezentat în tabelul următor, de unde reiese compatibilitatea celor două standarde.

ISO 9001 Managementul calităţii ISO 14001 Management de mediu

Sistem de management al calităţii

4 4 Cerinţe ale sistemului de management de mediu

Cerinţe generale 4.1 4.1 Cerinţe generaleCerinţe referitoare la

documentaţie Generalităţi Manualul calităţii Controlul documentelor

Controlul înregistrărilor

4.24.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4

4.4.4 4.4.4 4.4.5 4.5.3

Documentaţia SMM Documentaţia SMM Controlul documentelor

înregistrări

Responsabilitatea managementului 5 4.4.1 Structură şi responsabilitate

Angajamentul managementului 5.1 4.2 4.4.1

Politica de mediu Structură şi responsabilitate

Orinetare către client 5.2 4.3.1 4.3.2

Aspecte de mediu Cerinţe legale şi alte cerinţe

Politica referitoare la calitate 5.3 4.2 Politica de mediuPlanificare 5.4 4.3 Planificare

Obiectivele calităţii 5.4.1 4.3.3 Obiective sj ţintePlanificarea SMC 5.4.2 4.3.4 Program(e) de management de

mediuResponsabilitate, autoritate şi

comunicare5.5 4.1 Cerinţe generale

Responsabilitate şi autoritate Reprezentantul managementului

5.5.1 5.5.2

4.4.1 Structură şi responsabilitate

Comunicarea internă 5.5.3 4.4.3 ComunicareAnaliza efectuată de management

Generalităţi Elemente de intrare ale analizei Elemente de ieşire ale

analizei

5.65.6.1 5.6.2 5.6.3

4.6 Analiza efectuată de conducere

Managementul resurselorAsigurarea resurselor Resurse

umane generalităţi

66.1 6.2 6.2.1

4.4.1 Structură şi responsabilitate

Competenţă, conştientizare, instruire

6.2.2 4.4.2 Instruire, conştientizare şi competenţă

Infrastructură Mediu de lucru 6.3 6.4 4.4.1 Structură şi responsabilitate

2. FAZELE IMPLEMENTĂRII UNUI SMM

Cerinţele referitoare la construirea şi implementarea unui SMM sunt definite de standardul ISO 14001, paragraful 4.

In capitolul precedent am comentat toate prevederile de tip operaţional ale standardului ISO 14001, încercând să ajutăm cititorul să pătrundă dincolo de prevederile succinte ale textului acestui standard. Principala concluzie în urma acestei analize este că, la citirea standardului, trebuie acordată toată atenţia fiecărui cuvând în parte, fiecărei nuanţe. Abia după ce pregătirea teoretică este făcută se poate trece la pasul decisiv: transpunerea în practică a cunoştinţelor acumulate.

Să presupunem că, ajuns la începutul acestui capitol, cititorul este deja familiarizat cu terminologia utilizată şi, în plus, are o vedere de ansamblu asupra standardului.

Să revenim asupra definiţiei pe care standardul ISO 14001 o dă sistemului de management de mediu:

„componentă a sistemului de management general care include structura organizatorică, activi-tăţile de planificare, responsabilităţile, practicile, procedurile, procesele şi resursele pentru elaborarea, implementarea, realizarea, analiza şi menţinerea politicii de mediu".

Este clar că avem de-a face cu un sistem complex despre ale cărui componente deţinem acum informaţiile fundamentale şi care gravitează în jurul politicii de mediu.

Principiul de bază căruia se subordonează toate cerinţele standardului ISO 14001 este cel supranumit „roata lui Deming". Arhitectura sa este o spirală ascendentă, spirala îmbunătăţirii continue. Succesiunea diverselor etape reprezentate în schema din fig. 2.1 corespunde succesiunii paragrafelor capitolului 4 din standardul ISO 14001.

Figura 2.1 - Implementarea SMM. Proces ciclic bazat pe standardul ISO 14001

Conform standardului ISO 14001, principalele faze de parcurs sunt următoarele:1. Elaborarea politicii de mediu (Art. 4.2 dm ISO 14001)2. Planificarea (Art. 4.3 din ISO 14001)3. Implementarea şi funcţionarea sistemului (Art. 4.4 din ISO 14001)4. Verificare şi acţiuni corective (Art. 4.5 din ISO 14001)5. Analiza sistemului efectuată de conducere (Art. 4.6 dm ISO 14001).

Din punct de vedere organizatoric şi operaţional, parcurgerea acestor faze presupune următorii paşi:

Pasul 1: Pregătirea în vederea construirii SMM

stabilirea importanţei şi a necesităţii implementării unui SMM asigurarea suportului necesar (începând cu obţinerea sprijinului total al conducerii) sensibilizarea personalului stabilirea zonei de aplicare şi a nivelului de profunzime a SMM definirea politicii de mediu

Pasul 2: Realizarea analizei iniţiale de mediu

stabilirea cadrului legislativ inventarierea şi examinarea tuturor procedurilor şi practicilor de management de mediu

existente inventarierea aspectelor de mediu şi identificarea celor semnificative

analiza punctelor slabe şi punctelor forte

Pasul 3: Construirea şi implementarea sistemului

realizarea unui plan de acţiune dezvoltarea strategiei de implementare

Pasul 4:Protejarea şi îmbunătăţirea sistemului

audit intern analiza efectuată de conducere planuri de îmbunătăţire

Toate aceste trepte de parcurs conţin o evoluţie logică, care defineşte într-un mod extrem de clar managementul de mediu ca fiind:

"un ansamblu de dispoziţii şi de măsuri tehnice, organizatorice şi administrative permiţând: cunoaşterea controlul minimizarea

efectelor activităţii unei organizaţii asupra mediului".

2.1. Gestiunea schimbării

Implementarea unui SMM presupune o schimbare importantă de atitudine, dar şi de mijloace la nivelul managementului organizaţiei şi în plan operaţional.

Teoria generală a schimbării se bazează pe cinci principii fundamentale:a) Crearea motivaţiei. Pentru declanşarea schimbării este nevoie de o motivaţie

puternică: insatisfacţia, ambiţia, clarviziunea, teama sunt doar câteva dintre posibilele motoare ale schimbării. Succesul schimbării depinde de modul în care toate părţile interesate au motivaţii conver-gente către aceeaşi finalitate.

Motivaţia unei organizaţii pentru implementarea unui SMM poate fi extrem de diversă.Ea trebuie însă să atingă un asemenea nivel de dorinţă de schimbare, încât să se reflecte la

cel mai înalt nivel al conducerii prin voinţa declarată a acesteia de a introduce un SMM şi prin asigurarea tuturor condiţiilor pentru realizarea acestui obiectiv.

b) Depresiunea generată de schimbare. Odată părăsită situaţia iniţială, în vederea atingerii obiectivului final lucrurile vor merge mai rău decât la

început o perioadă determinată. Gravitatea acestei depresiuni va depinde de dimensiunea schimbării şi de ritmul în care aceasta se produce. La un ritm rapid al schimbării depresiunea este mai pronunţată, dar de mai mică întindere (durată), la un ritm lent ea tinde să se aplatizeze, dar va dura mai mult.

Înlocuirea unor obiceiuri vechi cu altele adaptate sistemului în curs de implementare, schimbarea unor proceduri existente cu altele noi necesitând modificarea cunoştinţelor şi practicilor salariaţilor, apariţia unor elemente suplimentare şi mulţi alţi factori, pot genera disfuncţii, confuzii, o rezistenţă a salariaţilor la schimbare, care să producă, pe termen scurt, dereglări în gestionarea aspectelor de mediu ale organizaţiei.

c) Abordarea în trepte. Potrivit acestui principiu, pentru a reduce impactul depresiunii schimbării este mai bine să se administreze mici schimbări succesive, decât o schimbare importantă, brutală.

Paşii de parcurgere a etapelor implementării unui SMM au fost prezentaţi la începutul acestui capitol. Este evident că ei descriu o evoluţie graduală care respectă prevederile principiului "abordare în trepte".

d) Schimbarea lucrurilor prin schimbarea mentalităţilor. Succesul schimbării este condiţionat de modificarea simultană a lucrurilor şi a oamenilor. Oamenii trebuie să se schimbe la nivelul mentalităţilor şi a atitudinilor, în sensul adaptării la noile situaţii.

Este exact ce se are în vedere atunci când construirea componentelor sistemului este dublată de instruire, conştientizare, competenţă (§ 4.4.2) şi comunicare (§ 4.4.3).

e) Schimbarea mentalităţilor prin implicare directă. Schimbarea oamenilor este cu atât mai rapidă şi eficientă cu cât ei sunt mai implicaţi în schimbările care au loc. Dacă în sistemele care le sunt propuse oamenii nu au posibilitatea să-şi aducă contribuţia proprie (să închidă cercul) va fi dificil pentru ei să considere că noua situaţie le aparţine. Această nouă situaţie le va rămâne mereu exterioară şi nu va fi niciodată însuşită.

Acest principiu sună şi ca un avertisment de care ISO 14001 şi practica implementării SMM în organizaţii ţin cont în cel mai înalt grad Printre primele acţiuni pe care conducerea organizaţiei le întreprinde când se angajează la un astfel de demers este desemnarea unei echipe constituite din salariaţi proprii care să se ocupe de implementare. Apoi, pe tot parcursul implementării, ceilalţi salariaţi sunt antrenaţi în diferite acţiuni directe sau complementare, astfel încât ei să se simtă participanţi direcţi la schimbarea care are loc.

Gestiunea schimbării, ca proces dinamic ce se supune principiilor de mai sus, prevede, în domeniul managementului de mediu, parcurgerea următoarelor etape:

a) Stabilirea cadrului schimbării. Se vor defini parametrii ce trebuie modificaţi în gestionarea aspectelor de mediu;

b) Dezvoltarea unei strategii de mediu. Va fi evaluat decalajul între situaţia actuală şi situaţia viitoare (avută în vedere). Va fi elaborată o strategie prin care să se elimine acest decalaj.

c) Planificarea schimbării. Se va stabili un plan de măsuri detaliat pentru trecerea de la situaţia actuală la situaţia viitoare, fixată ca ţintă. Măsurile vor ţine cont de gestionarea riscurilor şi a rezistenţei la schimbare.

d) Implementarea schimbării. Se vor pune în aplicare schimbările prevăzute pentru atingerea obiectivului fixat.

e) Susţinerea schimbării. Se va urmări în mod constant îmbunătăţirea continuă. Se vor crea aptitudini pentru schimbare, luând în considerare capacitatea de autoperfecţionare a organizaţiei.

In cele ce urmează vom descrie pas cu pas etapele ce trebuie parcurse în vederea construirii şi implementării unui SMM, împărtăşind, acolo unde considerăm că ar putea fi utile, sfaturi rezultate din experienţa proprie de consultant în acest domeniu.

2.2. Pregătirea în vederea construirii SMM

Introducerea unui SMM într-o organizaţie trebuie precedată de o pregătire corespunzătoare, care să clarifice încă de la început unele aspecte care pot influenţa în bine sau în rău realizarea proiectului:

care este importanţa pentru organizaţie a introducerii SMM şi care sunt principalele nevoi la care acest sistem de management va trebui să răspundă;

există un suport suficient la nivelul organizaţiei (implicarea conducerii, resurse financiare, umane, logistice) pentru finalizarea în bune condiţii a proiectului?

personalul (inclusiv conducerea) este conştient de consecinţele introducerii unui SMM în organizaţie?

au fost clar stabilite zona şi nivelul de aplicare ale SMM?După clarificarea acestor aspecte se poate trece la primul pas în construirea

sistemului: elaborarea politicii de mediu a organizaţiei.

2.2.1. Stabilirea necesităţii şi importanţei implementării unui SMM

Motivele care pot determina o organizaţie să ia hotărârea implementării unui SMM sunt multiple:

controlul şi reducerea costurilor de mediu; conformarea la cerinţele legislative şi reglementare; minimizarea riscurilor financiare; îmbunătăţirea imaginii şi a poziţiei pe piaţă; creşterea eficienţei personalului prin motivare şi implicare; conformarea la politica de grup; facilitarea procesului de îmbunătăţire continuă; cererea clienţilor; crearea unor bune relaţii cu riveranii; etapă spre implementarea SMMA; altele.

Motivele care pot determina o organizaţie care funcţionează în România să ia hotărârea implementării unui SMM sunt mai specifice:

accentul tot mai mare pus pe problemele de mediu în timpul şi după procesul de privatizare; importanţa unei gestionări cât mai adecvate a aspectelor de mediu în condiţiile creşterii

costurilor şi investiţiilor în acest domeniu; argument de competitivitate în condiţiile creşterii cererii venind de la clienţii din Europa de

Vest, SUA, Asia etc; nevoia de a corecta imaginea de mediu negativă reflectată prin mass-media din România şi

din străinătate; riscul mare de mediu datorat tehnologiilor învechite şi legislaţiei în continuă modificare; contracararea lipsei de transparenţă în relaţiile organizaţiilor româneşti cu autorităţile

centrale şi locale de mediu.Motivele care pot determina o organizaţie care funcţionează în România să ia acum

hotărârea implementării unui SMM sunt, evident, conjuncturale: cel care începe primul are un avantaj faţă de ceilalţi; integrarea SMM cu sistemul de management al calităţii este posibilă încă de la

început; este mai uşor să construieşti o structură organizatorică operaţională de mediu pornind de la

zero (sau aproape) decât să o grefezi pe una existentă; implementarea este mai rapidă şi este destul de bine acceptată de către salariaţi.

Oricare dintre motivele de mai sus (şi nu le-am numit pe toate) poate sta la baza opţiunii pentru implementarea unui SMM. Decisive sunt însă imperativele de mediu ale fiecărei organizaţii faţă de presiunile de tot felul la care este supusă. Iar aceste imperative diferă de la organizaţie la organizaţie. Ele trebuie bine stabilite încă de la început, pentru că, în faza imediat următoare, ele vor deveni argumente.

Există, de regulă, două surse majore de stimulare în direcţia implementării unui SMM: viziunea managerului privind strategia optimă de dezvoltare pe termen mediu şi lung a

organizaţiei; cauze independente de manager.

In primul caz managerul este convins de necesitatea şi importanţa introducerii unui SMM. El va trebui să-şi formuleze clar motivele care l-au condus spre o astfel de opţiune, deoarece aceste motive vor fi utilizate ca argumente în lupta de convingere a celor din subordinea sa privind oportunitatea unei astfel de schimbări.

In cel de-al doilea caz incitarea vine din afară: responsabilul cu protecţia mediului a urmat nişte cursuri unde a conştientizat avantajele unui SMM; participarea organizaţiei la un târg internaţional a fost compromisă datorită lipsei unei certificări ISO 14001 ş.a.m.d. Pentru a determina conducerea să ia o decizie în direcţia dorită, conducerea trebuie convinsă. Iar pentru asta

va fi nevoie de argumente solide, bine fundamentate, care să susţină necesitatea şi importanţa introducerii unui SMM acum şi nu mai târziu.

Experienţa a arătat că se întâmplă un lucru neaşteptat: aspecte care au contat decisiv în luarea hotărârii iniţiale sunt apreciate, la scurt timp după ce sistemul a început să funcţioneze, ca fiind mai puţin importante decât altele, iniţial cotate mai slab. Mulţi manageri, întrebaţi care este motivul principal pentru care s-au hotărât să introducă un SMM în organizaţia lor, indică reducerea costurilor de mediu (aici intrând şi economia de energie) sau cererea expresă a clienţilor în acest sens. întrebaţi însă, la un an după ce sistemul a început să funcţioneze, care este principalul câştig pe care această schimbare 1-a adus, ei răspund cu totul altceva: îmbunătăţirea imaginii şi a poziţiei comerciale a organizaţiei sau creşterea eficienţei muncii salariaţilor prin motivare şi participare etc.

Explicaţia acestei diferenţe (care nu semnifică o modificare de opţiune, ci o clarificare) constă în aceea că la început era vorba doar de presupuneri, în timp ce la sfârşit apăreau constatări.

2.2.2. Asigurarea sprijinului necesar

Este în principal vorba de: sprijinul conducerii; sprijinul salariaţilor; sprijin financiar; sprijin logistic.

Sprijinul conducerii, cum am mai spus de numeroase ori până acum, este absolut esenţial. Dacă nu există acest sprijin, real şi nu declarativ, şansele de reuşită sunt minime. Procesul care urmează presupune voinţă managerială, tenacitate, uneori sacrificii şi multe decizii operative care implică oameni, bani şi mijloace materiale.

Sprijinul salariaţilor este necesar în faza de construire şi implementare a SMM, deoarece fără implicarea lor activă nu se pot depăşi practic decât extrem de puţine dintre etapele care trebuie parcurse. Suportul salariaţilor va deveni şi mai important în faza de funcţionare a sistemului, atunci când, practic, fiecare persoană va avea rolul ei bine stabilit într-un angrenaj extrem de complex.

Sprijinul financiar este cel mai adesea decisiv. Oricât de mare ar fi voinţa managerială, fără resurse financiare nu se poate porni la drum. Există trei tipuri de cheltuieli majore legate de SMM:

cheltuieli de construire, implementare şi certificare a sistemului; cheltuieli de funcţionare şi întreţinere a sistemului; cheltuieli necesare asigurării conformităţii şi realizării îmbunătăţirii continue

Cheltuielile de construire, implementare şi certificare a SMM se referă în general la următoarele:

salariile personalului detaşat (sau angajat) în echipa de implementare; costuri generale pe durata implementării (materiale, rechizite, chirii, energie, servicii

etc); costuri aferente asistenţei externe de specialitate (instruire, consultanţă, elaborarea analizei

iniţiale de mediu şi a preauditului de certificare etc); costuri pentru certificare.

Cheltuielile de funcţionare şi menţinere a SMM vizează mai ales următoarele aspecte: salariile personalului din compartimentul de protecţia mediului; costuri generale pe durata funcţionării (materiale, rechizite, chirii, energie, servicii etc); costuri pentru audituri de terţă parte şi pentru reînnoirea certificării.

Cheltuielile necesare asigurării conformităţii şi îmbunătăţirii continue sunt acele cheltuieli destinate rezolvării problemelor de mediu care reprezintă neconformităţi, dar şi cheltuieli pentru elaborarea planurilor de prevenire şi intervenţie în situaţii de funcţionare anormală, atunci când astfel de planuri se impun. Această categorie de cheltuieli este, de regulă, cea mai importantă, deoarece ea cuprinde achiziţionarea de echipamente destinate reducerii poluării, realizarea de lucrări specifice protecţiei mediului etc Cum însă existenţa unei conformităţi reglementare depline

nu este o condiţie obligatorie pentru certificarea ISO 14001, aceste cheltuieli pot fi planificate pe o perioadă mai mare de timp, cu singura condiţie a asigurării îmbunătăţirii continue, care constituie principiul de bază al SMM.

Sprijinul logistic constă în asigurarea spaţiilor şi dotărilor necesare desfăşurării corespunzătoare a activităţii membrilor echipei de implementare şi a consultanţilor externi, atunci când se apelează la aceştia. De regulă asigurarea suportului logistic se realizează prin reorganizarea unor compartimente şi redistribuirea spaţiilor şi a echipamentelor astfel încât o parte dintre acestea să poată fi destinate activităţilor referitoare la SMM.

2.2.3. Sensibilizarea personalului

Sprijinul din partea salariaţilor, de care vorbeam la paragraful anterior, este cu atât mai eficient cu cât se acordă din convingere. Este o constatare confirmată de experienţa practică, şi anume că unul dintre cele mai benefice efecte ale unui SMM într-o întreprindere se produce asupra eficienţei muncii salariaţilor. Aceasta datorită faptului că, graţie funcţionării sistemului de management de mediu, salariaţii se simt mai implicaţi în viaţa întreprinderii, mai bine trataţi şi atunci motivaţia lor creşte. Pentru a se ajunge însă aici trebuie ca, mai întâi, ei să-şi dea seama că schimbările care urmează să se producă sunt atât în favoarea întreprinderii, cât şi în favoarea lor.

Sensibilizarea personalului este necesară pentru a-i diminua acestuia rezistenţa la schimbare şi pentru a-i câştiga colaborarea. Sunt două aspecte importante ca.re se abordează diferit. Intr-o primă fază, salariatului trebuie să i se prezinte toate schimbările pe care introducerea unui SMM conform ISO 14001 le va produce atât în funcţionarea organizaţiei, cât şi în activitatea sa curentă. Atunci când acest lucru este corect înţeles şi perceput ca având o finalitate pozitivă, salariatul va accepta mult mai uşor nu doar să-şi dea un acord formal, dar să se şi implice în realizarea proiectului.

Cu cât sensibilizarea se face mai repede şi mai bine, cu atât echipa de implementare a SMM va beneficia mai substanţial de un sprijin şi nu de o frână în ceea ce ea are de făcut.

Pentru ca procesul de conştientizare a salariaţilor să reuşească într-un timp scurt şi pe fond trebuie pus accentul pe o comunicare directă, sinceră, în termeni simpli, cu referire la munca şi viaţa concretă a fiecărui salariat în întreprindere. Argumente există, trebuie însă ca ele să fie prezentate în mod convingător. Şi mai trebuie ceva: ori de câte ori îşi fac apariţia efectele pozitive, acestea să fie comunicate, scoase în evidenţă şi, dacă este posibil, însoţite de un beneficiu cât de mic pentru cei direct implicaţi (dacă nu prime şi promovări, măcar felicitări, evidenţieri etc).

Este recomandabil ca sensibilizarea personalului să înceapă imediat după ce conducerea a validat hotărârea privind introducerea SMM, pe diverse categorii de salariaţi, în forme cât mai atractive: proiecţii video, publicaţii interne, mese rotunde sau reuniuni cu participarea unor personalităţi care să aibă capacitatea de a capta interesul auditoriului etc. Implicarea reprezentanţilor conducerii la un nivel cât mai înalt în toate aceste acţiuni şi demonstrarea de către aceştia, cu fiecare prilej, a totalei încrederi şi susţineri privind introducerea SMM, vor contribui în mod considerabil la convingerea salariaţilor că este vorba de o schimbare în bine, pe care ei au tot interesul să o promoveze.

2.2.4. Stabilirea zonei şi a nivelului de aplicare

Nu este obligatoriu ca o întreprindere care îşi desfăşoară activitatăţile pe mai multe amplasamente să implementeze SMM pentru fiecare din acestea. In situaţia în care o întreprindere nu are decât un singur amplasament, ea nu este obligată să-şi implementeze SMM pentru toate activităţile pe care le desfăşoară, pe amplasamentul respectiv.

Din acest punct de vedere cerinţele standardului ISO 14001 permit o abordare flexibilă. Tocmai de aceea este necesar ca zona de aplicare a SMM să fie bine precizată încă de la început. Conducerea întreprinderii va defini şi va comunica cu claritate care dintre activităţile, procesele sau

serviciile sale vor intra sub incidenţa SMM. Totodată, este important să se determine şi nivelul de profunzime cu care vor fi abordate aspectele de mediu care vor fi luate în considerare. Aceste opţiuni privind limitele zonei şi a nivelului de aplicare a SMM nu sunt arbitrare. Ele vor fi determinate de răspunsurile la următoarele întrebări sugerate chiar de standardul ISO 14001:

asupra căror activităţi, servicii, procese, întreprinderea exercită sau poate exercita o influenţă directă?

căror impacturi de mediu rezultând din aceste activităţi întreprinderea va trebui să le acorde o atenţie deosebită?

până la ce nivel de profunzime întreprinderea poate interveni asupra aspectelor reţinute?

3. PLANIFICAREA: PROCESUL DE STABILIRE A OBIECTIVELOR ÎN MANAGEMENTUL DE MEDIU

3.1 Planificarea, ca proces cheie

Planificarea este instrumentul cel mai important pentru atingerea îmbunătăţirii continue a performanţei de mediu. Planificarea poate fi monitorizată, măsurată şi analizată. Planificarea este un proces cheie pentru succesul managementului de mediu şi, pe cale de consecinţă, pentru succesul întregii organizaţii.

Prin stabilirea de obiective măsurabile şi măsuri, planificarea serveşte pentru transpunerea politicii de mediu. Cerinţa pentru o stabilire structurată a obiectivelor se găseşte atât în ISO 14001, cât şi în ISO 9001:2000.

Într-un sistem de management integrat, trebuie ca organizaţia să facă cunoscute cerinţele politicii de calitate şi mediu pentru toate nivelurile şi funcţiile relevante şi să acţioneze prin măsuri concrete. în stabilirea obiectivelor trebuie să se ţină cont cerinţele relevante de calitate şi mediu referitoare la produs, ca şi de condiţiile de operare şi de mediu relevante.

Obiectivele procesului de planificare sunt: Deciziile strategice de dezvoltare ale organizaţiei Stabilirea obiectivelor şi programelor pentru:

- îmbunătăţirea continuă şi prevenirea poluării- realizarea posibilităţilor de operare eficientă

Deoarece în sistemele integrate nu se neglijează nici una din temele Calitate şi Mediu, trebuie ca obiectivele să ordoneze ambele aspecte, h realitate, multe obiective conţin atât componenta de calitate, cât şi pe cea de mediu. De exemplu, măsurile pentru prelungirea duratei de viaţă a produsului se referă atât la mediu cât şi la client.

Planificarea managementului de mediu este un proces cuprinzător, care constă dintr-o serie de etape:

Identificarea aspectelor de mediu şi a impacturilor de mediu Evaluarea impacturilor de mediu Identificarea cerinţelor legale şi a altor cerinţe Elaborarea obiectivelor de mediu Elaborarea programelor de management de mediu

Aceste etape sunt frecvent descrise separat în mai multe proceduri şi au responsabili diferiţi. Răspunderea generală pentru procesul de planificare trebuie însă să fie purtată de o singură persoană. Altfel, există pericolul să se piardă legătura între diferitele etape şi să fie stabilit un program care să nu aibă nici o legătură cu aspectele de mediu sau cu cerinţele din politica de mediu. Pentru ca procesul de planificare să servească orientării strategice a organizaţiei, trebuie ca responsabilitatea pentru întregul proces să se afle la nivelul conducerii. În fig. 3.1 este prezentat procesul de planificare şi legăturile sale cele mai importante cu celelalte procese.

3.2 Analiza de mediu

Direcţia strategică a întreprinderii referitoare la mediu este formulată în cadrul politicii de mediu. Următorul pas este „inventarul" întreprinderii /amplasamentului din punct de vedere al mediului. Analiza de mediu este, practic, o analiză a stării de mediu existente.

• MediulEvaluarea impacturilor asupra mediuluiControlul procedurilor relevante pentru medîu şi al impacturilor de mediu• SistemulSistemul în corelare cu politicaEficacitatea sistemuluiVerificarea sistemului de management• Aspecte legaleRespectarea legislaţieiConform ISO 14001, cap. A3, analiza de mediu trebuie să cuprindă 4 capitole importante:• Cerinţele derivate din legislaţie şi alte reglementări• Identificarea aspectelor semnificative de mediu• Practicile şi procedurile de management existente• Evaluarea incidentelor de mediu din trecutConform EMAS II, analiza de mediu este definită ca „o primă investigare cuprinzătoare a

problematicii de mediu, a impacturilor de mediu şi a performanţei de mediu, In relaţie cu activităţile unei organizaţii.

Fig. 3.1 Procesul de planificare şi legăturile sale

3.2.1 Impacturi de mediu în condiţii de funcţionare normale si anormale

Organizaţia trebuie să stabilească şi să menţină o procedură de identificare a aspectelor de mediu specifice activităţilor, produselor sau serviciilor sale, pe care le poate controla şi asupra cărora se presupune că are o influenţă, pentru a le determina pe cele care au sau pot avea un impact asupra mediului. Organizaţia trebuie să se asigure că aspectele cu un impact semnificativ asupra mediului sunt luate în considerare la stabilirea obiectivelor sale de mediu.

În derularea procesului de fabricare a unui produs trebuie să fie cunoscute care sunt activităţile relevante pentru mediu (de ex. prezentarea sub forma unei diagrame). Apoi, trebuie evaluate posibilele impacturi asupra mediului. Această evaluare trebuie actualizată periodic.

Pentru a identifica impacturile de mediu ale unei organizaţii, se folosesc termeni precum aspecte de mediu directe, indirecte şi semnificative, menţionaţi în EMAS II (art. 2, Anexele VI şi VII).

Planificare şi conducere

Aspectele de mediu directe pot fi:a) Emisii în atmosferăb) Deversări în apeie de suprafaţăc) Evitarea generării, valorificarea, reutilizarea, transportul transfrontalier şi

îndepărtarea deşeurilor solide şi a altor deşeuri, în special a deşeurilor periculoased) Utilizarea şi poluarea soluluie) Utilizarea resurselor naturale şi a materiilor prime (inclusiv energie)f) Fenomene locale (zgomot, vibraţii, mirosuri, praf, prejudicii estetice, ş.a.m.d.)g) Circulaţia (atât cu privire la mărfuri şi servicii cât şi la angajaţi)h) Riscul de accidente de mediu şi impacturi asupra mediului, care apar sau pot apărea

ca incidente, accidente şi situaţii de urgenţă potenţiale i) Impacturile asupra biodiversităţii

Aspectele de mediu indirecte pot fi: j) aspecte referitoare la produs (design, dezvoltare, ambalare, transport, utilizare şi

reutilizare /îndepartare deşeuri) k) investiţii de capital, acordare de credite şi servicii de asigurare l) noi pieţem) selectarea sau combinarea serviciilor n) decizii de planificare şi administrare o) alcătuirea ofertei de produsep) performanţa de mediu şi atitudinea faţă de mediu a contractorilor, subcontractorilor

şi furnizorilor Criteriile pentru atribuirea semnificaţiei aspectelor de mediu pot fi:

q) informaţie privind starea mediului, pentru a stabili care activrtăţi, produse şi servicii ale organizaţiei pot avea impact asupra mediului

r) datele existente ale organizaţiei despre utilizarea materialelor şi energiei, evacuări, deşeuri şi emisii, cu privire la riscurile de mediu asociate acestora

s) punctele de vedere ale părţilor interesatet) activităţi de mediu legal reglementate ale organizaţieiu) activităţi de aprovizionarev) proiectarea, dezvoltarea, producerea, distribuţia, serviciu) cu clienţii, utilizarea,

reutilizarea, valorificarea materială şi eliminarea produselor organizaţieiw) activităţile organizaţiei cu cele mai importante costuri de mediu şi rezultate pozitive

pentru mediu

Conform ISO 14001, Anexa A.3.1, trebuie ca aspectele de mediu determinate de activităţile unei organizaţii să fie luate în considerare; acestea sunt:

emisii în aer deversări în apă gestionarea deşeurilor contaminarea solului utilizarea materiilor prime şi a resurselor naturale alte probleme referitoare la comunitate şi la mediul local.

Pentru evaluarea acestora trebuie luate în considerare: condiţii normale de funcţionare condiţii anormale de funcţionare incidente, accidente şi posibile situaţii de urgenţă activităţi trecute, prezente şi planificate pentru viitor

Fig. 3.3 Posibilele impacturi de mediu ale unei întreprinderi

Trebuie ca aspectele de mediu să fie identificate şi evaluate în condiţii normale şi anormale de funcţionare, precum şi în situaţii de urgenţă. Prin condiţii anormale de funcţionare se înţelege operarea discontinuă, dar planificată (oprire - pornire instalaţii, întreţinere).

Trebuie să se mai ţină cont şi de activităţile trecute, care, de exemplu, au provocat în trecut poluarea solului, precum şi de posibilele impacturi ale activităţilor planificate. Fig. 3.3 prezintă posibilele impacturi de mediu ale unei întreprinderi, precum şi orizontul de timp în care acestea se pot petrece.

3.2.1.1. Termeni şi definiţii

Impactul operării normale şi anormale poate fi identificat cu ajutorul unui eco-bilanţ. În principiu, pot fi folosite şi alte metode, dar care nu oferă decât parţial o soluţie sistematică.

În centrul analizei Input-Output (se mai foloseşte şi termenul de bilanţ de materiale), se află cuprinderea materialelor şi energiei ca input şi a produselor, emisiilor şi energiei eliberate ca output.

Trebuie făcută diferenţa între eco-bilanţul întreprinderii şi cel ai produsului, care au graniţe diferite în cadrul sistemului întreprinderii.

Eco-bilanţurile întreprinderii sunt analize Input-Output evaluate din punct de vedere ecologic.

În cadrul eco-bilanţului de produs (analiza ciclului de viaţă) sunt analizate şi evaluate în totalitate impacturile de mediu generate de activitatea umană, de-a lungul întregului ciclu de viaţă al fiecărui produs.

3.2.1.2 Analiza Input-Output

Pentru a putea măsura şi evalua impacturile de mediu ale unei activităţi, respectiv ale unui amplasament, fluxurile de materiale şi energie pot fi reliefate sub forma unei analize input-output. Aceasta se bazează pe faptul că, toate materialele şi energia utilizate într-un proces se conservă şi se regăsesc sub alte forme. Prin compararea factorilor de input şi output este posibilă o identificare cuprinzătoare a aspectelor care pot conduce la impacturi de mediu.

O problemă care se pune în realizarea analizei input-output, este aceea a delimitării domeniilor analizate.

Fig. 3.4 Analiza Input – Output într-o intreprindere

Mai întâi, se pune întrebarea dacă trebuie luat în calcul fluxul de materiale considerând întreaga întreprindere ca pe o „cutie neagră" (black box), sau dacă trebuie ca întreprinderea să fie subdivizată în procese specifice. Deşi varianta analizei input-output aplicată fiecărui proces din întreprindere este costisitoare, dar are avantajul de a identifica mai uşor punctele cu probleme.

Printr-o clasificare a materialelor, produselor, emisiilor şi deşeurilor pe fiecare proces, este mai uşor să fie identificate cauzele impacturilor de mediu ale activităţilor, precum şi interacţiunile dintre procese.

Realizarea analizei input-output consumă foarte mult timp. Cheltuiala de timp pentru colectarea datelor poate însemna, în funcţie de mărimea întreprinderii, a datelor disponibile şi a experienţei existente, între 50 şi 500 ore/om. Ţelul fundamental al unei inventarieri sistematice a fluxurilor de materiale şi energie este cunoaşterea punctelor slabe, din punct de vedere economic şi ecologic.

Prin aceasta, pot fi definite priorităţile întreprinderii şi pot fi alocate optim resursele financiare şi tehnice. Acest fapt conduce adeseori la reducerea costurilor, precum şi la îmbunătăţirea stării mediului.

Definirea obiectivului

Problema centrală a definirii obiectivului constă fn ceea ce ar trebui investigat (proces, întreprindere) şi de ce (înţelegerea fluxurilor).

Cu privire la utilizarea prevăzută a rezultatelor, trebuie stabilit grupul ţintă, către care trebuie îndreptate ieşirile analizei input-output şi în continuare eco-bilanţul, precum şi daca acest grup ţintă include persoane din interiorul sau din afara întreprinderii.

Delimitarea

Pe baza obiectivului, are loc delimitarea sistemului de investigat, din punct de vedere ai timpului, operaţional şi spaţial.

Ca delimitare temporală, este ales de obicei anul contabil.În cadrul delimitării operaţionale se stabileşte care proces, în ce grad de detaliere şi care paşi

procedurali trebuie luaţi în considerare. Posibile criterii pentru divizarea proceselor pot fi: Costurile Grupe de maşini Instalaţii Obiecte Fluxuri de producţie Unităţi logistice Unităţi care utilizează proceduri identice

Tot în cadrul delimitării operaţionale trebuie stabilit până la ce nivel de detaliere se va merge: Ne interesează numai fluxul de materiale sau şi cel de energie?

Numai materiile prime sau şi cele auxiliare? Delimitarea spaţială stabileşte graniţele amplasamentului analizat. Acest lucru este foarte important numai în realizarea eco-bilanţului întreprinderii, deoarece pentru eco-bilanţul de produs delimitarea este greu realizabilă. Aspecte ale delimitării spaţiale sunt de ex. cuprinderea depozitelor, transportului, anexelor.

Figurarea modelului

După cum se poate vedea în figura 3.5, se pot figura relaţiile între procese, independent de modelul ales (întreprindere sau produs).

Fig. 3.5 Relaţiile între procese în cadrul unei intreprinderi

Trebuie să se acorde atenţie asigurării transparenţei prezentării modelului. De obicei, se încearcă să se prezinte prea mult într-o imagine. În mod clar, este dificil să fie figurate toate relaţiile dintre procese într-o singură figură, dar trebuie să ne rezumăm la ceea ce este important.

Testarea modelului

Înainte de a începe culegerea datelor, trebuie ca modelul de proces ales să fie verificat şi testat cu ajutorul unei analize calitative, referitoare la următoarele puncte:

Atingerea obiectivului Consistenţa modelului Valabilitatea

4. DOCUMENTAŢIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT DE MEDIU

Sistemul de management trebuie să se supună recomandării de a nu introduce o documentaţie supradimensionată în cadrul organizaţiei. Fără nici un fel de documentaţie, de asemenea, organizaţia nu poate fi condusă, în primul rând, documentaţia oferă dovada:

că ceva a fost ordonat ce anume a fost ordonat că ordonarea a fost transpusă corespunzător.

Cerinţe referitoare la documentaţie:

Descrierea elementelor esenţiale ale sistemului de management şi a interacţiunii dintre acestea

Prezentarea „firului roşu" care străbate sistemul de management Fără îndoială, o documentaţie adecvată obiectivelor are o serie de avantaje: Prin stabilirea în scris a regulilor existente se atinge un grad mai înaft de ordine şi eficienţă,

evitându-se omisiunile şi neînţelegerile. Se creează o perspectivă mai bună asupra sistemului de management. Documentaţia serveşte ca dovadă degrevantă de responsabilităţi în cazul unui posibil litigiu

sau pentru identificarea greşelilor din activitatea trecută. Documentaţia datelor referitoare la proces sau produs oferă o imagine a premiselor de

plecare şi a dezvoltării realizate. In cazul situaţiilor de urgenţă sau accidente/or, face posibilă nu numai scoaterea de sub

răspundere cu privire la efectele acestora (dacă documentele sunt întocmite corespunzător), dar oferă şi o dovadă completă a respectării obligaţiilor de către întreprindere.

De aceea, toate indicaţiile de siguranţă orale trebuie documentate în scris, pentru a putea furniza dovezile de respectare a obligaţiilor în faţa autorităţilor şi a putea răspunde tuturor imputărilor.ISO 14001 stabileşte, în principal, următoa-rele cerinţe referitoare la documentaţie:Punct 4.4.3 Documentaţia sistemului de management de mediuOrganizaţia trebuie să stabilească şi să menţină informaţiile, pe suport de hârtie sau

electronic, pentru:a) A descrie elementele esenţiale ale sistemului de management de mediu şi interacţiunea

lor;b) A indica accesul la documentaţia conexă.

Conform lui ISO 14001 trebuie să fie documentate în special:

- Politica de mediu- Obiectivele de mediu- Funcţiile cheie: atribuţiile, responsabilităţile, autorităţile

- Anumite proceduri stipulate de ISO 14001- Control operaţional- Monitorizarea şi măsurarea caracteristicilor cheie ale activităţilor relevante pentru mediu- Evaluarea conformităţii cu prevederile legale de mediu

4.1 Ierarhia documentaţiei sistemului

Un „Manual de management de mediu" analog „Manualului de management al calităţii" stipulat de ISO 9001:2000, nu este solicitat expres de ISO 14001. Descrierea SMM poate fi făcută în proceduri, instrucţiuni de lucru, planuri de verificare sau alte documente asemănătoare. Descrierea succ/ntă a modului de funcţionare a SMM sub forma unui manual, este destul de răspândită în practică.

Documentaţia unui sistem de management este, de obicei, structurată ierarhic. Se face, însă, deosebirea între documentaţia internă a sistemului, precum:

Manualul de Management Proceduri Instrucţiuni

şi documentaţia externă a sistemului (reglementări naţionale şi internaţionale, legislaţie, etc.)Pentru a nu „umfla" inutil documentaţia SMM utilizată de către organizaţie, este

recomandabil ca aceasta să fie integrată în cea existentă (de ex. Manualul de management al calităţii, procedurile calităţii).

Fig.4.1 Piramida documentaţiei SMM

Pentru un angajat, este greu de înţeles de ce pentru aceeaşi activitate există mai multe proceduri: într-o procedură sunt descrise punctele relevante pentru calitate, în alta cele relevante pentru mediu, iar într-o a treia cele referitoare ia securitatea muncii.

În practică se impune să existe un singur manual, respectiv o singură procedură pentru una şi aceeaşi activitate, incluzând toate domeniile: calitate, mediu, securitatea muncii.

Fig.4.2 Piramida documentelor pentru sisteme integrate

4.2 Documente interne ale sistemului

Documentele interne ale sistemului sunt stabilite şi elaborate de către organizaţie, pe baza cerinţelor exprimate de reglementările de bază (ISO 14001). Exemple pentru documentele interne ale sistemului:

Politica de mediu Manualul de management de mediu (nu este obligatoriu) Proceduri şi instrucţiuni de lucru Organigrama Fişele de post Etc.

4.2.1 Manualul de management

S-a precizat anterior că Manualul de Management (Manual de Mediu, Manual de Management de Mediu sau Manualul Organizaţiei) conţine descrierea sistemului de management (elementele esenţiale ale SMM şi interacţiunea lor). Manualul de management face trimitere la toate documentele şi înregistrările relevante din cadrul sistemului de management.

Manualele de management sunt deseori remise, la cerere, părţilor interesate (de ex., clienţilor). Transmiterea în exterior a manualului este o măsură care va duce ia creşterea încrederii în companie. Nu există, însă, nici o obligaţie de a face public acest document.

Manualul de management poate conţine: Politica de mediu Descrierea elementelor de sistem şi a interacţiunii acestora Principatele responsabilităţi şi competenţe Prezentarea succintă a modului de desfăşurare a activităţii Trimiteri la alte documente

Manualul de management oferă o imagine de ansamblu asupra celor mai importante principii şi linii directoare. El trimite la descrierea proceselor, procedurile şi instrucţiunile de lucru, în care se face descrierea detaliată a modurilor de operare.

Manualul de management constituie acoperişul piramidei documentelor. Baza acesteia este constituită de proceduri şi instrucţiuni, care stabilesc derularea proceselor la locui de muncă.

4.2.2 Procedurile

În principiu, într-o procedură se descrie cum se procedează în realizarea unei anumite acţiuni.

În procedură se documentează modul de organizare a derulării activităţii. Procedurile, ca şi instrucţiunile, se supun unor continue completări şi adaptări (a noile dezvoltări care au loc. Dacă aceste documente nu sunt revizuite, există pericolul apariţiei discrepanţelor între descrierea activităţii şi realitatea concretă.

Realizarea primei documentaţii a modului de derulare a activităţii reprezintă un efort considerabil. De aceea, descrierea corectă a activităţii provoacă adesea reacţii de apărare şi respingeri. Este clar, însă, că stabilirea clară a etapelor activităţii poate duce la evitarea neînţelegerilor, neclarităţilor şi problemelor de competenţă.

4.2.3 Instrucţiunile

Spre deosebire de proceduri, instrucţiunile nu reglementează succesiunea unor activităţi complexe, depăşind deseori nivelul unui compartiment, ci se limitează la a descrie o singură activitate. Instrucţiunea descrie o activitate care, de obicei, poate fi realizată de către o singură persoană, fără a fi în legătură cu celelalte compartimente ale organizaţiei. Ca mod de proiectare şi documentare, procedurile şi instrucţiunile sunt deseori foarte asemănătoare.

4.2.4 Structura procedurilor si instrucţiunilor

Structura unui astfel de document trebuie să garanteze două lucruri:• Descrierea fiecărei etape a activităţii• Conexiunile procedurii cu derularea generală a activităţii în organizaţieEste important ca procedurile/instrucţiunile să fie discutate cu toate părţile implicate, pentru

a fi acceptate şi a se ţine cont de ele.O procedură poate avea următoarea structură:

a) SCOP: descrierea obiectivului procedurii - la ce serveşte ea?b) DOMENIUL DE APLICARE: unde este valabilă această procedură?c) TERMINOLOGIE Şl ABREVIERI: definirea termenilor şi a prescurtărilord) COMPETENŢE Şl RESPONSABILITĂŢI: Cine este responsabil pentru îndeplinirea

sarcinilor şi realizarea acţiunilor?e) DESCRIERE: descrierea activităţii - text sau diagramă flux (Flow Chart)f) CERINŢE: Sunt precizate cerinţe speciale referitoare ia calitate, mediu, securitatea muncii în

descrierea modului de derulare a activităţii?g) INDICAŢII Şl OBSERVAŢII: câteva indicaţii importante referitoare la procedurăh) TRATAREA NECONFORMITĂŢILOR: Cum trebuie acţionat când apare o abatere de la

activităţile descrise în procedură?i) ÎNREGISTRĂRI: Cum sunt documentate rezultatele activităţilor descrise în procedură?j) REVIZUIREA: Cine realizează revizuirea procedurii?k) DIFUZARE: Cine posedă această procedură, cui i-a fost difuzată?l) MOTIVUL ELABORĂRII: capitolul corespunzător din standardm) ALTE OBSERVAŢII: alte specificaţiin) ANEXE: Listarea anexelor

Lista de mai sus reprezintă o variantă maximală a capitolelor posibile ate unei proceduri.

4.3. ÎNREGISTRĂRI4.3.1 Diferenţierea document/înregistrare

În practică, există adesea probleme în a diferenţia documentele de înregistrări. Diferen-ţele cele mai importante sunt listate în tabelul următor.

DOCUMENT(,,Specificaţie”)

ÎNREGISTRARE

Stabileşte cerinţeleStabileşte cum trebuie făcut un anumit lucruPoate fi modificat Pot exista mai multe reviziiPoate fi reconstituit istoricul modificărilor

DovadăDocumentează modul cum s-a realizat cevaNu poate fi modificat este emisă o singură datăPoate fi păstrată ca dovadă o perioada mare de timp

În managementul calităţii se utilizează următoarele definiţii:Document: informaţia împreună cu mediul său suportSpecificaţie: document care stabileşte cerinţeÎnregistrare: document prin care se declară rezultate obţinute sau se furnizează dovezi ale

activităţilor realizateCa exemple pentru documente sunt date în ISO 9000:2000 înregistrările şi specificaţiile.

„Documentul" va fi, deci, un termen care acoperă specificaţiile şi înregistrările. Pentru uniformi-zarea utilizării termenilor, se vorbeşte mult despre preluarea termenilor definiţi în ISO 9000:2000 în managementul de mediu.

Orice proces descris are prevăzute anumite particularităţi. Forma scrisă a acestora se numeşte document.

Documentele trebuie să garanteze folosirea regulilor convenite. De aceea, trebuie să se asigure că documentele sunt disponibile la utilizator în forma actualizată. Sarcinile de difuzare şi actualizare sunt asigurate prin controlul documentelor.

Exemple de documente: Procedurile şi instrucţiunile Norme de lucru, liste de verificare necompletate Legi, reglementări

Exemple de înregistrări: liste de verificare completate rapoarte de mediu protocoale rapoarte de neconformitate obiecţiile părţilor interesate rapoartele de analiză de mediu înregistrările emisiilor documentele însoţitoare ale deşeurilor periculoase certificatele de instruire rapoartele de audit protocoalele privind analiza efectuată de către conducere etc.

O matrice a înregistrărilor de mediu oferă o imagine a tuturor dovezilor importante, care atestă corecta funcţionare a sistemului de management de mediu:

Ex. înregistrări de mediu:

Nr. Categorie Elaborator Arhivare

Loc Durata1 Documente însoţitoare

deşeuriResponsabil deşeuri Arhivă 7 ani

2 Înregistrări emisii Laborant Lab. 10 ani3 Rapoarte de audit Responsabil mediu Birou 3 ani4 Manual apărare

împotriva incendiilorResponsabil PSI Birou 10 ani

5 Protocol şedinţa conducere

Responsabil mediu Birou 3 ani

4.4. CONTROLUL DOCUMENTELOR

4.4.1 Cerinţele standardului ISO 14001, Punct 4.4.5:

Organizaţia trebuie să stabilească şi să menţină proceduri pentru controlul tuturor documentelor cerute de prezentul Standard Internaţional...

Alte cerinţe se referă la asigurarea faptului că documentele sunt disponibile, actuale şi valabile la locul de utilizare. Documentele trebuie să fie lizibile (protejate împotriva distrugerii) şi identificabile (codificate, ordonate, datate).

4.4.2 Implementare

Procedura pentru controlul documentelor cuprinde: Crearea unui sistem ordonat (sistem de numerotare, precizarea reviziilor) Elaborarea, verificarea şi avizarea documentelor (Cine este responsabil pentru acestea?) Modul de modificare a documentelor Difuzarea documentelor Retragerea documentelor care nu mai sunt valabile Marcarea şi păstrarea documentelor care nu mai sunt valabile (când este cazul)

Pe lângă documentele sistemului, trebuie introduse în procedura de controlul documentelor toate documentele externe aplicabile (legi, reglementări, autorizaţii, standarde).

Dacă informaţiile sunt păstrate şi pe suport informatic, atunci ele trebuie să fie uşor de regăsit şi protejate împotriva distrugerii (proceduri pentru protecţia datelor).

4.4.3 Controlul documentelor prin intermediul sistemului informatic

Marcarea şi difuzarea documentelor pe hârtie necesită un mare efort organizatoric. De aceea, difuzarea lor are loc, în practică, deseori prin reţeaua informatică (Intranet). Pentru aceasta, trebuie asigurat că varianta salvată în reţea este actualizată. Alte variante sunt doar copii care nu au valabilitate.

În cazul controlului documentelor prin intermediul sistemului informatic trebuie să se ţină cont de angajaţii care au acces la reţea. În anumite circumstanţe, trebuie ca o parte a documentelor să fie difuzată pe hârtie. Oricum, eforturile pentru difuzarea documentelor sunt considerabil reduse în cazul utilizării reţelei informatice.

- Actualizarea prevederilor legaleo Cine? Cum? Cât de des?

- Comunicarea cerinţelor aplicabile:o Mijloace de raportare, sistemul de comunicare a informaţiilor

- Controlul textelor de lege:o Locul originalului, copiilor, controlul documentelor

- Realizarea instruirii:o Cine este afectat de modificări?

5. EXEMPLE DE DOCUMENTE ALE SMM

În acest capitol, cerinţele referitoare (a documente sunt aplicate practic cu ajutorul cerinţelor standardului referitor ia „prevederi legale şi alte cerinţe".

5.1 Identificarea prevederilor legale şi a altor cerinţe

Identificarea prevederilor legale şi a altor cerinţe este reglementată de o procedură, care arată cine este responsabil şi cum se face această identificare.

în afară de aceasta, trebuie să se ţină cont de documentarea prevederilor de mediu aplicabile şi în alte domenii ale SMM. Modificările importante ale cadrului legal trebuie transmise celor responsabili. Pentru aceasta contribuie:

Mijloacele de raportare de mediu Sistemul informaţiilor de mediu Instruirea

În continuare, trebuie ca legile, reglementările şi celelalte cerinţe să fie ţinute sub control ca orice document.

Diferitele reguli pot fi descrise atât în manualul de mediu, cât şi printr-o procedură.

Fig. 5.1: Reguli referitoare la identificarea prevederilor legaleCum poate arăta o procedură pentru identificarea prevederilor legale şi a altor cerinţe?

5.2 Registrul cerinţelor legale şi al altor cerinţe

ISO 14001 solicită ca prevederile legale şi alte cerinţe să fie identificate şi făcute accesibile. De obicei, această cerinţă este pusă în practică prin realizarea unui registru al prevederilor legale. Prin acest registru pot fi gestionate şi autorizaţiile sau alte documente.

Registrul prevederilor de mediu trebuie să sprijine transpunerea operativă a cerinţelor legale în întreprindere. O configurare corespunzătoare şi o adaptare a registrului la responsabilităţile existente pot creşte uşurinţa utilizării acestuia.

Marcarea prevederilor legale (Lege, Ordonanţă, Autorizaţie,...) Domeniul juridic: Ex. legislaţia apei, a deşeurilor Versiunea în vigoare: Ex. data emiterii Competenţe interne: Responsabili de implementare Difuzare: Locul unde se află originalul Conţinut: Paragrafe aplicabile, obligaţiile care reiesControl: Conformare/neconformare?

Fig. 05.2: Informaţii posibile din registrul prevederilor legaleOdată cu colectarea informaţiilor, creşte şi efortul pentru gestionarea şi actualizarea acestui

registru, trebuind găsită o soluţie optimă în acest sens.

5.3. Structură organizatorică şi responsabilitate

Atribuţiile, responsabilităţile şi competenţele trebuie stabilite, descrise şi făcute cunoscute, pentru a putea gestiona eficient problemele de mediu.

ISO 14001 solicită la Punctul 4.4.1 Structură şi responsabilitate:Pentru a facilita eficienţa managementului de mediu, atribuţiile, responsabilităţile şi autori-

tatea trebuie să fie definite, documentate şi comunicateÎn mod explicit se cere numirea unuia sau mai multor reprezentanţi ai conducerii, care sunt

învestiţi cu autoritatea de a implementa şi menţine sistemul de management de mediu. Pentru aceasta, reprezentantul trebuie să se regăsească foarte sus în ierarhia organizaţiei. El trebuie să aibă o decizie de numire.

Dincolo de asta, acest reprezentant trebuie să realizeze raportarea cu privire la SMM, pentru ca acesta să poată fi evaluat şi să poată fi stabilite măsurile de îmbunătăţire.

În standard nu este precizat sub ce formă sunt stabilite atribuţiile, responsabilităţile şi autoritatea. În practică, se folosesc frecvent:

organigrama fişele de post

Organigrama este o formă ierarhică de prezentare a unei organizaţii. Dacă organizaţia are o structură foarte „plată" (de ex. o şcoală), organigrama este greu de realizat. În cazul acesta, se poate face o listare a domeniilor de mediu şi a persoanelor desemnate pentru acestea (lista responsabililor).

Responsabilii din domeniul mediului trebuie să aibă responsabilităţile descrise în legi, reglementări şi autorizaţii. Se renunţă la realizarea descrierii detaliate a atribuţiilor acolo unde acestea sunt reglementate prin documente externe.

Fişele de post. La fel ca şi în cazul organigramei, nici în cazul fişelor de post nu există o cerinţă în ISO 14001. Pentru documentarea atribuţiilor, responsabilităţilor şi autorităţii funcţiilor cheie relevante pentru mediu, se folosesc fişele de post.

Ca alternativă, este posibilă inserarea acestor informaţii în proceduri sau în manualul de mediu. Acest lucru poate fi avantajos în special în organizaţiile mici, în care documentaţia trebuie să fie mult mai puţin stufoasă.

Trebuie evitată descrierea atribuţiilor, responsabilităţilor şi autorităţii atât în fişele de post, cât şi în alte documente. Descrierea dublă duce la apariţia în timp a unor reglementări contradictorii.

În continuare este prezentată o posibilă fişă de post:

Fişă de post Denumirea postului Poziţia

Subordonare către: Sarcini de conducere: Înlocuire Locţiitor al: Are ca locţiitor:

Obiectivele postului Sarcini Competenţe şi autorităţi

Bugetare: Drept de semnătură: Cerinţe pentru deţinătorul postului

Deţinătorul postului se obligă să colaboreze activ pentru implementareasistemului de management de mediu.Politica de mediu a fost comunicată deţinătorului postului.

Data:

Semnătura superiorului:Semnătura de luare la cunoştinţă:

5.4 Instruire, conştientizare şl competenţă5.4.1. Cerinţe pentru instruire

Cerinţele lui ISO 14001 pot fi rezumate astfel: Identificarea necesităţilor de instruire Realizarea instruirilor, formarea conştiinţei de mediu Gestionarea înregistrărilor instruirii

Trebuie să se asigure că întregul personal a cărui muncă poate avea un impact semnificativ asupra mediului trebuie instruit corespunzător.

Organizaţia trebuie să stabilească proceduri pentru ca angajaţii săi din toate funcţiile relevante pentru mediu să fie conştientizaţi de:

a) Importanţa conformităţii cu politica de mediu, cu procedurile şi cerinţele sistemului de management de mediu

b) Impacturile reale sau posibile asupra mediului ale activităţilor lor şi de efectele benefice aduse mediului prin îmbunătăţirea performanţei lor

individualec) Atribuţiile şi responsabilităţile lor în legătură cu politica de mediu, procedurile şi

cerinţele sistemului de management de mediud) Consecinţele posibile ale abaterilor de la procedurile operaţionale specificate.

Implementare. Prin instruirea de mediu trebuie asigurată competenţa participanţilor. Realizarea instruirii adecvate diferitelor grupuri ţintă dintr-o întreprindere este o posibilitate de comunicare de sus în jos a informaţiilor şi sarcinilor în interiorul ierarhiei întreprinderii. Instruirile interne sunt adecvate atunci când o grupă de angajaţi, provenind din diferite sectoare, ar trebui instruită cu privire la o tematică ce nu ţine de munca depusă fn mod obişnuit, fn orice caz, instruirife trebuie să fie sprijinite prin utilizarea unor materiale de instruire corespunzătoare. Astfel de materiale fac posibilă, pe de o parte, lecturarea ulterioară de către cursanţi a celor învăţate şi, pe de altă parte, dovedesc instruirea unui anumit conţinut, mai ales în cazul instruirilor obligatorii prevăzute de legislaţie. Instruiri tipice în cursul implementării SMM, sunt:

Instruirea de bază a tuturor angajaţilor cu privire la impactul asupra mediului al activităţilor desfăşurate pe un amplasament, politica de mediu şi cerinţele generate ale SMM

Instruiri specifice pe compartimente cu privire la documentaţia nouă sau modificată (ce se întâmplă în cazul abaterilor de la aceasta?)

Instruire specială pentru auditorii interni ai SMM Instruire specială pentru angajaţii de la vânzări Instruiri pentru situaţiile de urgenţă

Toate aceste instruiri trebuie repetate şi aprofundate în cursul implementării SMM. Se recomandă sau introducerea de instrumente pentru identificarea necesităţilor de instruire sau realizarea de instruiri regulate de „împrospătare" pentru toţi angajaţii.

Identificarea necesităţilor de instruire

Posibile instrumente pentru identificarea necesităţilor de instruire sunt: chestionarea observarea discuţii cu angajaţii analizarea ofertelor organizaţiilor externe de instruire

Necesităţile de instruire identificate pot fi gestionate sub forma unui plan de instruire, care nu este însă solicitat de ISO 14001. Instruirile efectuate trebuie documentate prin înregistrări: convocatoare, fişe de instruire, fişe de evaluare, etc.

5.5. COMUNICAREA5.5.1. Comunicarea în sistemele de management

Într-un sistem de management trebuie comunicate informaţiile necesare pentru conducerea acestuia. în modelele pentru evaluarea performanţei de mediu1, în faza de implementare sunt prevăzute raportarea şi comunicarea rezultatelor.

ISO 14001 solicită proceduri pentru comunicarea internă şi externă. Pentru comunicarea de mediu trebuie realizate mecanisme pentru raportarea internă şi externă asupra activităţilor organizaţiei şi rezultatelor obţinute.

Comunicarea are următoarele scopuri: Prezentarea obligaţiilor de protecţia mediului ale conducerii de vârf întărirea conştientizării cu

privire la politica, obiectivele, ţintele şi programul de mediu Informarea cu privire la sistemul de management de mediu şi performanţa organizaţiei Dovedirea preocupării organizaţiei pentru aspectele de mediu ale activităţilor, produselor şi

serviciilor sale. Punctul de plecare al raportării de mediu este întrebarea „Cine are nevoie de informaţii şi de

care anume informaţii?". Pentru asta trebuie luate în considerare cerinţele părţilor interesate interne (conducere, şefi compartimente, angajaţi) şi cele ale părţilor interesate externe (proprietari, vecini, autorităţi,...)

Punerea la dispoziţie a informaţiilor, în funcţie de domeniul raportării (informaţii de mediu succinte despre anumite subiecte, până la rapoarte de mediu sistematizate) serveşte la motivarea angajaţilor şi la stimularea înţelegerii publice şi a acceptanţei referitor la eforturile organizaţiei pentru îmbunătăţirea performanţei de mediu.

5.6. Controlul operaţionalEste atribuţia conducerii unei organizaţii să cunoască activităţile cu impact asupra mediului

şi să stabilescă succesiunea şi interacţiunea dintre acestea.

5.6.1. Cerinţele standardului

În ISO 15.6001, Punctul 4.4.6 „Control operaţional" este foarte general tratat:Punct 4.4.6 Control operaţional„Organizaţia trebuie să identifice acele operaţii şi activităţi care sunt asociate aspectelor de

mediu semnificative…”„Organizaţia trebuie să planifice aceste activităţi pentru a se asigura că acestea se realizează

în condiţii specificate...”Controlul operaţional se ocupă de procesele care, de obicei, cauzează impacturi de

mediu. Deşi la acest punct nu sunt prea multe precizări, aici este punctul care oferă multe posibilităţi pentru îmbunătăţirea performanţei de mediu a organizaţiei.

Standardul precizează în continuare cum se pot asigura acele condiţii specificate:

Proceduri operaţionale (documentate) Criterii de operare Proceduri pentru utilizarea bunurilor şt serviciilor Proceduri pentru furnizori şi contractanţi

5.6.2. Exemple pentru controlul operaţionalISO 14004 enumera următoarele proceduri şi activităţi care pot fi relevante pentru

impacturile semnificative de mediu: Cercetare şi dezvoltare, proiectare Aprovizionare Realizarea contractării Manipularea şi depozitarea materiilor prime Proceduri de producţie şi întreţinere Laboratoare Depozitarea produselor Transport Marketing, publicitate Serviciul cu clienţii Realizarea şi modificarea instalaţiilor

Decizia privind care operaţii şi activităţi trebuie ţinute sub control prin proceduri documentate aparţine organizaţiei.

La stabilirea procedurilor necesare trebuie luate în considerare rezultatele identificării şi evaluării aspectelor de mediu. O altă corelaţie este făcută la capitolul „Monitorizare şi măsurare".

Studiu de caz

Primăria Municipiului Baia Mare a obţinut certificareaISO 14001 pentru sistemul de management al mediului

 Implementarea şi certificarea Sistemului de Management de Mediu ISO 14001 la Primăria

Baia Mare a constituit unul din principalele obiective strategice ale conducerii primăriei. Certificatul ISO 14001 acordat de firma National Quality Assurance din Marea Britanie Primăriei Baia Mare atestă conformitatea sistemului de management de mediu al primăriei, cu standardele internaţionale.

 Asistenţa tehnică pentru elaborarea aplicaţiei a fost asigurată de o echipă de experţi britanici

iar costurile procesului de implementare şi auditare în vederea certificării ISO14001 au fost integral suportate de Staples Trust, Anglia.

 Proiectul a demarat în februarie 2004, şi datorită implicării şi interesului manifestat de

angajaţii primăriei în urma auditului efectuat în perioada 27-31 martie 2006 de către firma National Quality Assurance (Societatea Naţională de Asigurarea a Calităţii) din Marea Britanie, prin cei 2 reprezentanţi ai săi: Dl. Bujtàs Gyula şi Somhegyi Tibor, Primăria Baia Mare a obţinut certificarea faptului că sistemul său de management de mediului este conform cu cerinţele standardului ISO 14 001/2005.

Implementarea sistemului de management de mediu ISO14001 într-o municipalitate este o realizarea deosebită, deoarece după Primăria Generală a municipiului Bucureşti, Primăria Baia Mare este a doua municipalitate din România care a reuşit această performanţă de recunoaştere internaţională, asigurând un suport consistent pentru administrarea durabilă a resurselor comunitare.

De asemenea Primăria Baia Mare speră ca experienţa acumulată cu această ocazie să fie preluată şi de către alte autorităţi ale administraţiei publice sau instituţii interesate din ţară. Iniţiativa va fi lansată la următoarea întâlnire a Asociaţiei Municipiilor din România.

Elaborate de Organizaţia Internaţională pentru Standardizare (ISO) - organismul responsabil pentru prezentarea (crearea) de standarde internaţionale voluntare, standardele ISO 14000 se referă la sistemul de management de mediu, având ca scop general susţinerea protecţiei mediului şi prevenirea poluării în echilibru cu necesităţile socio-economice, în condiţiile degradării alarmante a mediului înconjurător sub presiunea factorului uman.

 Bazat pe principiul potrivit căruia în implementarea unui sistem de management de mediu

este importantă prevenirea şi nu detectarea efectelor negative ale proceselor şi rezultatelor acestora asupra mediului, ISO 14000 cere firmelor să conceapă şi să implementeze un sistem de management, EMS (Environment Management System), care va evalua permanent şi va diminua efectele negative cauzate mediului înconjurător.

 Primul din seriile de documente ISO 14000, ISO 14001 asigură specificaţia pentru

standardul managementului mediului ce trebuie dobândit şi alte documente ajutătoare care oferă îndrumarea pentru implementare, audit şi desfăşurarea unui Sistem de Management al Mediului în conformitate cu Standardul ISO 14001.

ISO 14001 este aplicabil tuturor tipurilor şi mărimilor de organizaţii, inclusiv în industrie şi în toate sectoarele comerciale şi de servicii, precum şi în administraţia publică. Are similitudini în principiile sistemului de management cu ISO 9001, standardul internaţional al managementului

calităţii. ISO 14001 descrie elementele esenţiale necesare certificării, dar nu include criterii specifice de realizare, conţinând următoarele elemente:

Declaraţia de politică de mediu Planificarea, inclusiv stabilirea procedurilor pentru identificarea aspectelor de mediu

şi conformitatea cu legislaţia. Implementarea sistemului de management al mediului şi desfăşurarea, inclusiv identificarea responsabilităţilor, instruirea şi proceduri de urgenţă (extreme).

Verificarea şi întreprinderea de acţiuni corective, inclusiv monitorizare, acţiuni în cazuri de neconformitate, păstrarea înregistrărilor şi auditul.

Revizuiri de mediu

Implementarea standardului ISO 14001 oferă următoarele beneficii municipalităţii şi comunităţii locale:

cadru pentru îmbunătăţirea permanentă a performanţei privind respectarea mediului înconjurător

imagine favorabilă a organizaţiei/instituţiei faţă de autorităţi, cetăţeni cost redus al gestionării deşeurilor economii realizate la consumul de energie, apă, materii prime şi materiale costuri de distribuţie minime

ISO 14001 se aplică tuturor aspectelor de mediu pe care municipalitatea le poate controla şi peste care poate fi de aşteptat ca el să aibă influenţă. Acest standard internaţional este aplicabil oricărei organizaţii/instituţii care este dornică să :

implementeze, întreţină şi îmbunătăţească un sistem de management de mediu. se asigure de conformarea sa cu politica de mediu declarată. demonstreze o asemenea conformare celorlalţi. caute certificarea/înregistrarea EMS-ului (Environment Management System) sau de

către o organizaţie externă. facă o auto-declaraţie de conformare cu acest standard din proprie iniţiativă.

Aplicând cele prezentate la nivelul Municipalităţii Baia Mare, rezultă în concluzie că pasul pe care astăzi îl facem va însemna că fiecare persoană din cadrul instituţiei noastre a acceptat şi va acţiona în spiritul responsabilităţii protejării şi îmbunătăţirii mediului, în concordanţă cu principiile dezvoltării durabile.