ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE DIN MOLDOVA

FACULTATEA BUSINESS I ADMINISTRAREA AFACERILOR

CATEDRA MANAGEMENT

Activitatea, rolul si responsabilitatea secretarului corporativ.

AutorStudenta grupei BA 125nvmnt cu frecven la ziRomanciuc Luminita

VerificatRU AndreiLect. SuperiorChiinu 2015

Cuprins1. Activitatea de Secretar Corporativ22. Definirea functiei de Secretar Corporativ in diferite tari33. Obligatiile si responsabilitatile Secretarului Corporativ44. Cerintele Secretarului Corporativ55. Atributiile si sarcinile Secretarului Corporativ..76. Concluzii87. Bibliografie..9

1. Activitatea de Secretar Corporativ.

Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i cu persoanele din afar instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de relaii cu publicul. Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare control. Secretarul trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esenial al conducerii. In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care are precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de secretariat. Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti.1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor, nregistrarea corespondenei). 2) Activiti prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului (documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor, etc.)3) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a secretarelor din subordine),4) Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu parteneri de afaceri, etc.)

2. Definirea functiei de Secretar Corporativ in diferite tari.Notiunea de Secretar Corporativ are o istorie destul de lunga. Pentru prima data ea fiind intilnita in tarile cu sistem judiciar anglo-saxon, cum ar fi Anglia, Canada, Australia si fostele colonii britanice: India si Malaezia. In conformitate cu legislatia unor tari dezvoltate in special Marea Britanie, orice companie,de stat sau privata e obligata sa angajeze in personalul sau Secretarul Corporativ. Mai mult ca atit aceasta pozitie nu poate fi inlocuita de catre alti angajati, sau posturi de conducere.In India, prezenta Secretarului Corporativ in organele de conducere este obligatorie pentru companiile in care capitalul social depaseste valoarea stabilita de lege. In Australia prezenta Secretarului Corporativ o intilnim numai in organizatiile de stat.In Rusia functia de secretar corporativ a aparut in anul 2002. Comisia Federal pentru piaa valorilor mobiliare, precum i un numr de instituii naionale i internaionale au dezvoltat un cod de conduita a secretarului corporativ, aprobat de ctre Guvernul Federaiei Ruse.Functia de Secretar incepe odata cu infiintarea companiei, avind o importanta mare in desfasurarea si coordnarea activitatii organizatiei. Responsabilitatile Secretarului sunt numeroase, incepind de la ceea de a intocmi procese verbale ale reuniunilor si intilnirilor actionarilor, finisind cu pregatirea celor mai importante documente. Se poate argumenta ca principal responsabilitate a secretarului corporative, este de a servi ca o legatura intre Managementul orgaizatiei si actionari, precum si intre conducerea societatii si terti( auditori, avocati, banci) . De fapt Secretarul Corporaiv combina functiile a 3 secretari: Secretar al Adunarii Generale, secretar al Consiliului si ultima fiind secretar al Organului executiv.La fel una din obligatiunea Secretarului este de a avea grija de desfasurarea activitatii firmei cu legislaia in vigoare. Secretarul Corporativ este direct implicat in luarea deciziilor de management in cadrul companiei, oferind servicii de consultant adunarii generale si consiliului. Deosebit este rolul sau in companiile publice mari( de tip deschis), in cazul cind exista un numar mare de actionari.

3.Obligatiile si responsabilitatile Secretarului Corporativ.1.Obligatia referitoare la convocarea si organizarea adunarii generale a actionarilor. Secretaru Corporativ este responsabil de organizarea si convocarea adunarii generale a actionarilor; Intocmeste lista participantilor la adunare; Pregateste materialele pentru ordinea de zi a adunarii generale a actionarilor; Supravegheaza desfasurarea corecta a adunarii; Inregistreaza participantii la adunare; Pregateste rapoartele si documentele necesare examinarii la adunarea generala; Intocmeste documente necesare pentru desfasurarea adunarii( rapoarte anuale, facturi); Scrie si pastreaza procesele-verbale de la adunarea generala; Monitorizeaza executarea corecta si la timp a deciziilor adunari generale; Responsabil pentru pregatirea rapoartelor anuale ale firmei.

2. Obligatiuni legate de relatiile cu actionarii. Anunta actionarii despre structura functionala a companiei; Plata devindentelor catre actionari; Participa la pregatirea si desfasurarea emisiunii de titluri de valoare;

3. Oligatiuni legate asistenta juridical a societatii. Participa la inregistrarea societatii; Acorda asistenta organelor de conducere; Participa la negocierea contractelor comerciale; Responsabil pentru mentinerea in ordine a documentelor interne a companiei.

4. Responsabilitati suplimentare al Secretarului Corporativ in cadrul intreprinderilor mici.Datorita faptului ca unele societati mici nu au un personal de conducere mare, functiile Secretarului Corporativ devin multiple. Gestioneaza sistestemul de pensii din cadrul companiei; Responsabil de contractele incheiate cu fusrnizorii; Responsabil de achizitionarea anumitor tipuri de echipamente si unelte; Responsabil de office-manager;

4.Cerintele Secretarului Corporativ. Secretarul Corporativ trebuie sa posede cunostinte in domeniul economic si juridic; Tehnologia informationala; Cunostinte Dreptului International( in caz cind unele actiuni apartin persoanelor straine) Cunoasterea eticii in afaceri.Competena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi: un bun stenograf s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz; un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb; un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut; un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, corespondenei i documentelor, capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate; un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideile reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s comunice acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri; un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s prelucreze i s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere i celelalte compartimente ale unitii; un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba romn/limba strin; un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s nregistreze, repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s pregteasc rspunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat corespondena mpreun cu materialul de baz, s ntocmeasc formele de expediere a corespondenei; un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din interiorul firmei (ntlniri de lucru, edine, conferine); capabil s fac oficiul de secretar de edin i s redacteze procese-verbale; un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i s claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc; un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare, maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc); un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat, s le prezinte sub form de grafice i tabele; un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s filtreze, limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i ntreruperilor frecvente ale activitii conducerii n anumite perioade. un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor directive generale i a materialului documentar; un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a materialelor n curs de multiplicare.

In conformitate cu Legislatia Angliei, Secretaru Corporativ trebuie sa indeplineasca urmatoarele cerinte: Experienta in munca; Studii superioare in domeniul dreptului; Angajat in domeniul judiciar.In India viitorul Secretar Corporativ, face unele cursuri si sustine examene la The Institute of Company Secretaries of India.

Concluzii:In concluzie putem spune ca activitatea de secretar corporativ este foarte importanta pentru societate. In dependente de marimea si domeniul de activitate am indentificat atributiile fata de secretarul corporativ, vazind ca sunt numeroase si diverse.

Rolul sau poate influnenta la desfasurarea activitatii societatii, deoarece el este coordonatorul principal dintre organele de conducere si actionari. La fel el raspunde de cele mai importante documente ale companiei si este responsabil pentru pragatirea lor.Analizind functia de secretar corporativ in diferite tari, am vazut ca rolul sau este important incepind cu infiintarea si inregistrarea societatii, deoarece el indeplineste si functia de consultant juridic in cadrul companiei. La fel si cerintele sunt numeroase pentru a deveni un bun secretar corporativ: cunostinte in domeniul economic, juridic, precum si cunoasterea normelor etice.

Bibliografie1. .Manual de secretariat, Lector univ. Nina VRGOLICI 2. http://www.cscs.org/corporate-secretary3. http://www.aup.ru/docs/di/1118.htm

1