SECRETARIAT – BIROTICĂ LECŢIE DEMONSTRATIVĂ · utilizarea optimă a aparaturii de birou; ......

9

LECŢIE DEMONSTRATIVĂSECRETARIAT – BIROTICĂ LECŢIE

DEMONSTRATIVĂINTRODUCERE

Nu există companie, instituţie publică sau chiar fundaţie culturală fără o secretară! Dinamismul actual de pe piaţa forţei de muncă demonstrează că cele mai sigure profesii nu sunt neapărat acelea care necesită studii superioare, ci acelea de bază, fără de care activitatea unei firme nu se poate desfăşura în condiţii optime. Iată cel puţin unul dintre motivele pentru care este bine să urmaţi chiar acum cursul Eurocor de Secretariat – Birotică.

Cursul de Secretariat – Birotică urmăreşte dezvoltarea unor abilităţi pe care trebuie să le aibă un angajat de neînlocuit în acest domeniu: capacitatea de a comunica eficient şi rapid, stăpânirea unor tehnici de negociere; abilitatea de a întocmi corect diverse documente, noţiuni de contabilitate

primară;utilizarea optimă a aparaturii de birou;cunoştinţe de operare cu diverse programe PC; capacitatea de exprimare în limba engleză;operativitate, managementul timpului.

Învăţaţi comod!Primiţi acasă, la oficiul poştal sau direct la birou pachetele de curs, pe care le parcurgeţi când vreţi! Studiaţi fără stres, în confortul propriului cămin, în pauza de masă, în weekenduri, după program, vara sau iarna... când şi unde doriţi! Puteţi pune rapid în practică noile cunoştinţe, atrăgând un binemeritat succes!

Vă veţi bucura de o atenţie deosebită! Beneficiaţi de sprijinul unui profesor personal, un specialist cu experienţă, care poate fi contactat prin poştă sau online. Pregătiţi-vă să obţineţi jobul visat în acest domeniu tot mai solicitat pe piaţa forţei de muncă!

Mult succes!

LECŢIA DEMONSTRATIVĂ vă ajută să vă familiarizaţi cu materialele şi metoda de studiu EUROCOR. Din punctul de vedere al numărului de pagini, aceasta

reprezintă mai puţin de jumătate din conţinutul unui caiet de curs. Vă prezentăm câteva secţiuni teoretice, exemple, exerciţii şi un model de temă, selectate din diverse

lecţii, pentru a vedea exact cum sunt structurate caietele.

10

LECŢIE DEMONSTRATIVĂ SECRETARIAT – BIROTICĂ

STRUCTURA LECŢIILOR

Studiul eficient al cursului nostru este garantat de structura unitară a celor 32 de lecţii.

Informaţiile noi sunt prezentate într-un mod atractiv, astfel încât procesul de învăţare devine simplu şi rapid!

Caietele se parcurg uşor, într-un mod relaxat, datorită semnelor grafice şi cuvintelor-cheie special concepute pentru a marca diverse componente ale modulelor.

Numeroasele exemple vă permit să înţelegeţi mai uşor diversele cunoştinţe necesare acestei ocupaţii.

Cursul conţine diverse tipuri de exerciţii; rezolvarea acestora vă va ajuta să aplicaţi eficient la locul de muncă ceea ce studiaţi.

Temele pentru acasă şi colaborarea cu profesorul personal vă oferă o evaluare obiectivă a gradului de însuşire a noţiunilor noi.

PRIMIREA CURSULUI

La Eurocor, cursanţii aleg unde să primească pachetul de curs! Dvs. ce alegeţi?1. Acasă, la cutia poştală (Cutia poştală trebuie să aibă dimensiunile de

minimum 22x30x1 cm.).2. La serviciu.3. La oficiul poştal de care aparţineţi (Adresa declarată la înscriere trebuie să

fie cea din buletin).

CONTUL DE CURSANT

Fiecare cursant are propriul cont pe site-ul www.eurocor.ro. Aici găsiţi informaţii despre stadiul trimiterii pachetelor de curs sau plăţile efectuate şi înregistrate. Din contul de cursant se pot accesa şi aplicaţiile TemeOnline sau PlataOnline.

ABSOLVIREA

Odată cu expedierea ultimului pachet de curs, veţi primi şi testul de evaluare finală. Calificativele obţinute pot fi: foarte bine, bine şi insuficient (în funcţie de punctajul realizat). Odată promovat acest test, veţi obţine Certificatul de absolvire Eurocor.

@

@

11

LECŢIE DEMONSTRATIVĂSECRETARIAT – BIROTICĂ

Lecţia 1Vreau să fiu secretară – ce trebuie să ştiu, ce trebuie să facLecţia 2Ce calităţi trebuie să am – scurt ghid de autoevaluare

Lecţia 17Un scriitor celebru – WordLecţia 18Stilul e omul: Power Point – specialistul prezentărilor de succes

Lecţia 3Comunic, deci exist – ce înseamnă să comunic Lecţia 4Cheia succesului unei secretare: comunicarea în organizaţie

Lecţia 19Un soft policalificat – Excel pentru contabilitate Lecţia 20Excel pentru baza de date

Lecţia 5Piatra de încercare: comunicarea scrisă Lecţia 6„...Scripta manent” – tehnici de redactare pentru comunicarea internă şi externă

Lecţia 21Pe ce lume trăim – noţiuni introductive despre economia de piaţăLecţia 22E timpul să facem socotelile – documente de lucru în contabilitatea primară

Lecţia 7Şi totuşi, limba română... Aspecte sensibile în lexic, morfologie şi sintaxăLecţia 8Punctuaţia şi vocabularul – condiţiile pentru a te face înţeles şi respectat

Lecţia 23„...Scripta manent” – corespondenţa de firmăLecţia 24„...Cafeluţa şefului!...” – manierele în afaceri

Lecţia 9“How do you do?!” – cât de bine folosim limba engleză Lecţia 10“Dear Sir/Madam”: documente de firmă; reguli de redactare

Lecţia 25E timpul să ieşim în lume – organizarea de evenimente Lecţia 26Ştiinţa divertismentului – protocolul în situaţii diverse

Lecţia 11Pupitrul de comandă – organizarea şi administrarea biroului, standardele de lucru Lecţia 12Omul orchestră – utilizarea aparaturii de lucru în munca de secretariat

Lecţia 27Univers organizaţional – tipuri de companii din perspectiva resurselor umaneLecţia 28Omul care ne trebuie – procesul de recrutare şi selecţie a personalului

Lecţia 13Ordine în haos – arhiveleLecţia 14Cel de-al treilea ochi – cercetarea în activitatea de secretariat

Lecţia 29Bastonul de mareşal – competenţele manageriale ale unei secretareLecţia 30Punctul pe i – aspecte specifice de management

Lecţia 15Indispensabilul PC – descrierea principalelor componente Lecţia 16 La timpuri noi, prieteni noi: Word, Power Point, Excel, Outlook etc.

Lecţia 31Să luăm Cezarului ce-i al Cezarului – negocierea Lecţia 32Jocul cu mărgele de sticlă – tactici de negociere

Programa cursului Secretariat – Birotică

12


(selecţie din Lecţia 11, pagina 1)

Fiecare lecţie începe cu o introducere în care personajul Ioana vă prezintă principalele aspecte ce vor fi studiate.

Obiectivele pe care trebuie să le atingeţi prin parcurgerea fiecărui modul vă ghidează învăţarea.

1Secretariat–Birotic\

Lec]ia 11Pupitrul de comand\ – organizarea [i

administrarea biroului, standardele de lucru

Bun\ ziua. Ce face]i? Cum merge? Sper c\ v\ sim]i]i deja mult mai buni în ceea ce a]i ales s\ face]i. Acum, dup\ o cur\ de filologie („iubire pentru cuvânt”, în limba greac\), am s\ v\ aduc cu picioarele pe p\mânt. {i la propriu, [i la figurat. Da, e timpul s\ vorbim de organizarea [i administrarea spa]iului de lucru. V\ propun pentru aceast\ lec]ie o abordare interdisciplinar\. S\ privim locul în care lucr\m ca un univers complet. În fond, dac\ ne gândim la ritmul în care se lucreaz\ în afaceri, cam 40% din timpul nostru îl petrecem la serviciu. Tocmai de aceea, o s-o lu\m de jos, de la pardoseal\, pân\ sus, la plafon, cu tot ce umple acest spa]iu, precum [i locul nostru în acest ambient. V\ spuneam despre o abordare interdisciplinar\... asta pentru c\ la sfâr[itul lec]iei vreau s\ fi]i mai înarma]i ca mine acum ani [i ani, când nu [tiam c\ lucrezi chiar prost dac\ stai cu biroul sub geam [i cu spatele la o u[\.

Vom vorbi despre principiile de design interior, vom vorbi depre ergonomie, despre Feng Shui, despre tot ce ne poate face ni[te profesioni[ti ferici]i.

Obiectivele noastre sunt ca, pe parcursul acestei lec]ii, sq \nvq]qm: sq utilizqm spa]iul ct mai bine, crend un echilibru \ntre

confort [i ocupare; no]iuni de design interior, care ne vor ajuta sq apreciem stilul

\n care aratq sau am vrea sq arate biroul/birourile noastre \n raport cu tipul de organiza]ie pentru care lucrqm [i cultura care o caracterizeazq;

sq ne organizqm spa]iul de lucru [i sq alegem furniturile indispenabile unei activitq]i de calitate;

no]iunile fundamentale de ergonomie care ne vor servi pentru o bunq rela]ionare \ntre noi [i obiectele care ne \nconjoarq;

cteva no]iuni de Feng Shui, care ne vor ajuta sq descoperim energia pozitivq [i s-o folosim \n beneficiul nostru \n activitatea cotidianq.

LEC}IILE11 {I 12

13




Lec]ia 23

Definiţiile şi informaţiile noi au fost marcate special pentru a facilita înţelegerea teoriei.

Pentru coresponden]a intern\, ordinea pe care trebuie s-o respecta]i atunci când scrie]i pe un plic toate datele este urm\toarea:

1. Destinatar/Expeditor – nume [i prenume pentru persoane fizice (se recomand\ pentru destinatarii din România din mediu rural s\ se înscrie [i ini]iala prenumelui tat\lui pentru înlesnirea [i siguran]a destinatarului) sau denumirea persoanei juridice;

2. Denumirea str\zii, c\ii, aleii etc., num\rul de imobil, blocul, scara, etajul, apartamentul;

3. Codul po[tal [i localitatea (pentru mediul rural, se înscrie localitatea urmat\ de denumirea comunei din care face parte);

4. Jude]ul (sau sectorul).

Pentru coresponden]a extern\, adresa se redacteaz\ astfel:

Calitatea persoanei (expeditor sau destinatar), într-o limb\ de circula]ie interna]ional\ în ]ara de destina]ie în cazul în care nu exist\ o etichet\-adres\ cu text preimprimat, care s\ specifice aceast\ calitate a coresponden]ilor;

Nume [i prenume destinatar/expeditor;

Denumirea str\zii, num\rul de imobil, blocul, scara, etajul, apartamentul, eventual telefonul;

Codul po[tal [i localitatea;

}ara.

Nu uita]i s\ timbra]i corespunz\tor coresponden]a! Tarifele variaz\ în func]ie de situa]ie.

Cum expediem coresponden]a Desigur, prin intermediul po[tei, ve]i spune. Bine, e clar c\ nu vorbim de coresponden]a electronic\, ci de cea clasic\, cu plic, cu [tampila po[tei... În prezent, Po[ta Român\ nu mai este singura institu]ie specializat\ în acest tip de servicii. Au ap\rut [i alte companii de acest gen, care au servicii speciale, ce asigur\ transportul coresponden]ei cu promptitudine la destina]ie. Trebuie s\ alege]i serviciul cel mai potrivit, în func]ie de nevoile dumneavoastr\ [i de taxele po[tale pe care trebuie s\ le suporte coresponden]a dumneavoastr\.

Mijloacele de expedi]ie

Mijloacele de expedi]ie la care pute]i apela sunt:

• expedierea recomandat\;

• po[ta aerian\/par avion;

• distribu]ia expres;

• curierul rapid.

14


Cuvintele – cheie surprind ideile de bază ale lecţiilor.



Lec]ia 13

Principiile de aranjare a arhivelor

Fa]\ de c\r]ile din bibliotec\, care pot clasificate dup\ subiect, un num\r de înregistrare [i pot fi a[ezate pe rafturi, materialele de arhiv\ con]in informa]ii pe diverse subiecte [i nu pot fi organizate dup\ acest criteriu. Cele mai importante principii ale aranj\rii materialelelor sunt provenien]a [i ordinea dup\ origine sau data cre\rii lor.

Provenien]a se refer\ la „biroul de origine”, persoana sau organismul care a creat sau primit materialul pe parcursul activit\]ii. Drept urmare, este important s\ respect\m „sursele”. Fiecare accesare a înregistr\rilor reprezint\ o mi[care distinct\ [i trebuie salvate modific\rile sub un nume nou pentru a putea observa evolu]ia fi[ierului/documentului.

O situa]ie pe care trebuie s-o evit\m este s\ nu amestec\m informa]iile din fi[iere diferite, chiar dac\ exist\ o leg\tur\ între subiecte.

Exemplu

Nu trebuie s\ amesteca]i informa]iile despre consiliul de administra]ie [i Popescu, chiar dac\ el a fost membru al acestuia.

Pe de alt\ parte, fiecare material grafic: h\r]i, fotografii etc. poate avea propriile cerin]e de stocare, dar trebuie s\ pute]i identifica toate articolele dup\ caracteristicile lor [i s\ le pute]i recupera sau utiliza de câte ori ave]i nevoie.

Exerci]iul 5

Verifica]i-v\ propria arhiv\. Identifica]i criteriile dup\ care a fost creat\. Enun]a]i-le [i pune]i-le pe hârtie. V\ rug\m s\ le aprecia]i validitatea [i s\ v\ expune]i opinia vizavi de acest subiect. Ce a]i schimba?

O a doua regul\ de organizare a arhivelor este s\ p\streze sau s\ recreeze ordinea original\: organizarea [i ordinea în care documentele au fost create [i/sau stocate de c\tre o persoan\ sau un birou. Dac\ un director de firm\ a salvat documentele ]inând cont de organizarea departamentelor, trebuie s\ men]ine]i aceast\ ordine sau s-o prelua]i ca atare în propria arhiv\. Dac\ familia Cristea î[i organizeaz\ materialele în: coresponden]\ personal\, fotografii de familie [i afaceri, atunci aceasta trebuie s\ r\mân\ ordinea, dar o anumit\ ordine dup\ origine sau data cre\rii este mult mai vizibil\ în cazul institu]iilor sau al altor organisme de lucru, pentru c\ recuperarea/g\sirea documentelor sunt factori importan]i `n crearea arhivelor.

Provenien]a [i ordinea dup\ origine sunt principiile esen]iale ale organiz\rii unor arhive.

provenien]a

ordinea dup\ origine

15




Lec]ia 23

Vă veţi familiariza cu diverse documente specifice activităţii de secretariat.

M\ refer aici la scrisorile în care trebuie s\ r\spunde]i la diverse solicit\ri sau s\ solicita]i dumneavoastr\ în[iv\ informa]ii.

În aten]ia Departamentului Marketing al…,

Am citit într-un articol din publica]ia lunar\ Miracole Naturiste despre produsele dumneavoastr\ fitoterapeutice [i ne dorim s\ expunem astfel de produse [i în magazinele noastre de profil. {tim [i din alte surse de informare c\ produsele dumneavoastr\ s-au impus [i pe plan extern din punct de vedere calitativ.

Solicit\m din partea dumneavoastr\ o ofert\ complet\ de produse [i pre]urile aferente.

A[tept\m r\spunsul dumneavoastr\, cu speran]a unei oferte cât mai atractive. Un r\spuns prin fax sau e-mail ar fi de dorit.

Cu convingerea unei colabor\ri fructuoase,

......

HOTEL Trei Stele – BUCURE{TIStr. Alba, 55A, sector 4Telefon: Fax: www.treistele.ro

RECOMANDARE

Doamna Gen]iana Andrei a ocupat postul de reservation agent în cadrul companiei noastre în perioada…, contribuind la men]inerea [i dezvoltarea activit\]ii organiza]iei.Printre responsabilit\]ile doamnei Gen]iana Andrei se num\rau: realizarea politicii de închiriere anticipat\ a spa]iilor hotelului în vederea

satisfacerii cererii clien]ilor [i a maximaliz\rii vânz\rilor/profitului; colaborarea cu departamentul de marketing pentru cunoa[terea partenerilor de

afaceri cu care societatea are contracte (agen]ii de turism, ambasade, societ\]i, ministere);

informarea zilnic\ asupra spa]iilor ocupate/libere pentru maximalizarea gradului de ocupare;

primirea [i înregistrarea comenzilor de rezervare [i clasarea lor pe datele de sosire;

colaborarea cu recep]ia [i înregistrarea modific\rilor intervenite ca urmare a schimb\rii datei de sosire a oaspe]ilor, a num\rului de persoane, a prelungirilor, a anul\rilor, a plec\rii înainte de termen;

comunicarea c\tre superiori a cererilor de rezerv\ri speciale (VIP, clientela fidel\);

preocuparea ca toate cererile de rezervare sau anul\rile s\ fie operate rapid [i eficient;

oferirea de informa]ii legate de serviciile oferite de hotel [i tarifele practicate; receptarea politicoas\ a eventualelor reclama]ii [i aducerea lor la cuno[tin]a

superiorului direct pentru luarea de m\suri adecvate.

Gen]iana Andrei [i-a îndeplinit cu seriozitate atribu]iile din fi[a postului, dovedind, pe lâng\ competen]ele sale profesionale, [i deosebite calit\]i morale, care au f\cut foarte pl\cut\ colaborarea cu dumneaei.

Gen]iana Andrei [i-a întrerupt activitatea în cadrul firmei noastre la data de ... 2007, ca urmare a propriei sale decizii.

Suntem siguri c\ î[i va dovedi abilit\]ile [i devotamentul [i fa]\ de dumneavoastr\, contribuind la evolu]ia organiza]iei dumneavoastr\.

Director,

..................

scrisoarea de solicitare

scrisori de recomandare

16


Exemplele trimit adesea la situaţii concrete din activitatea unei secretare.



Lec]ia 1

Fi[a de postÎn mod normal, nicio firm\ nu ar trebui s\ lucreze f\r\ fi[e de post. De ce? Pentru c\ aici se aplic\ principiul „socoteala bun\, prietenie lung\”. Cu alte cuvinte, de[i activitatea de secretariat are un profil comun, a[a cum v-am demonstrat mai sus, fiecare organiza]ie are un specific. Astfel, într-o firm\ de contabilitate, în fi[a postului de secretar\ vor predomina activit\]ile asociate rela]iilor cu institu-]iile de resort – administra]ie financiar\, banc\ etc.; într-un birou de avocatur\, va predomina redactarea de documente, coresponden]\ etc. Fi[a de post îi scute[te pe patron [i angaja]i de posibilele neîn]elegeri. Ea se redacteaz\ de c\tre angajator [i este semnat\ [i însu[it\ de c\tre angajat, dup\ ce este discutat\ pe parcursul negocierilor de angajare. În aceast\ fi[\ sunt prev\zute atribu]iile, drepturile [i îndatoririle angajatului pe parcursul rela]iei contractuale, locul s\u în organiza]ie, rela]iile cu ceilal]i colegi, limitele responsabilit\]ilor, durata programului de lucru.

Exemplu

Una dintre colegele mele de breasl\ s-a angajat pe la începuturile carierei sale ca secretar\ la o reputat\ firm\ de arhitectur\. Directorul pentru care lucra era o persoan\ distins\, un b\rbat elegant, sobru, foarte concentrat pe afacerea sa, cu rela]ii în mediile înalte ale breslei [i ale societ\]ii.

Stabiliser\ de la început c\ principalele sale atribu]ii erau p\strarea agendei de lucru zilnice – calendarul întâlnirilor, calendarul activit\]ilor, administrarea coresponden-]ei [i a documenta]iei administrative – contracte, documente oficiale, legisla]ie etc. Mai erau [i câteva îndatoriri de protocol: primirea invita]ilor, rezervarea meselor la restaurant, a camerelor la hotel pentru persoanele aflate în rela]ii de afaceri cu firma. Celelalte evenimente erau în seama unor firme specializate. Stabiliser\ toate acestea prin viu grai, iar domnul director era o persoan\ mult prea onorabil\ ca s\ nu te bazezi pe cuvântul s\u.

Domnul arhitect avea o so]ie cu 20 de ani mai tân\r\, care îi [i f\cuse un copil (perspectiva continu\rii onorabilei afaceri construite de-a lungul timpului), fapt pentru care era foarte apreciat\. În consecin]\, m\micii îi f\cea mare pl\cere s\ vin\ cu „\la micu” în timpul zilei la firm\ pentru un prânz cu so]ul. Doar cu so]ul. Ei, [i atunci, pentru c\ doamna nu se deplasa cu bon\ cu tot, cineva trebuia s\ aib\ grij\ de mo[tenitor. Arhitec]ii lucrau din greu, inginerii de asemenea, departamentul financiar [i cel administrativ la fel, plus c\ trebuia o persoan\ de încredere care avea [i o perspectiv\ asupra vie]ii personale a vie]ii directorului. Aceea nu putea fi decât prietena mea. Prima dat\ a fost o pl\cere. Sigur c\ [i ea era mam\ de copii, plus de asta putea fi de folos într-un mod special unor persoane pe care le respecta foarte mult [i c\rora le datora foarte mult (credea ea). La dou\-trei zile, obiceiul s-a împ\mântenit. Nu ar fi fost nicio problem\, dar copilul avea [i el nevoile lui [i r\cnea tocmai când ea r\spundea elegant în francez\ unuia dintre partenerii externi. La început prânzul a durat o or\, apoi dou\, pân\ când domnul a anun]at-o c\ dore[te s\ mearg\ împreun\ cu doamna pân\ la casa lor de la ]ar\ [i o roag\ ei foarte frumos „s\-i a[tepte pân\ revin.” Asta a însemnat destul de târziu în noapte, dar, cel pu]in, când au revenit p\rea c\ puseser\ la punct lucruri importante. Puiul dormea de mult, Nora rezolvase mai toate problemele, dar avea un aer cam r\v\[it.

A doua zi i-a prezentat domnului arhitect demisia sa, dup\ ce i-a explicat c\ nu poate sus]ine cele dou\ func]ii, una oficial\ – de secretar\ – [i cealalt\ neoficial\ – de bon\ cu jum\tate de norm\. Dup\ [ase luni, în momentul g\sirii unei înlocuitoare, Nora [i-a g\sit un alt loc de munc\, pe acela[i post pentru care se considera anume f\cut\, unde a avut grij\ ca de la început ambele p\r]i, angajat [i angajator, s\ semneze o fi[\ de post. Cel pu]in, toat\ lumea [tia care sunt limitele obliga]iilor pe care le aveau unii fa]\ de al]ii.

17




Lec]ia 15

Re]eaua local\ de calculatoare

Nu toate calculatoarele din lume pot fi accesate public pe Internet, altfel nu ar mai exista o protec]ie a confiden]ialit\]ii datelor interne ale firmelor etc. De asemenea, nu toate calculatoarele pe care le folosim noi au o leg\tur\ prin care s\ ne putem conecta la Internet. Pe de alt\ parte, independent de existen]a sau nu a unei conexiuni la Internet, putem s\ beneficiem de avantajele unei re]ele locale de calculatoare.

O re]ea local\ de calculatoare ne ajut\ s\ eficientiz\m activitatea în interiorul firmei, dându-ne posibilitatea de a vedea [i folosi în comun cu al]i colegi o serie de documente [i baze de date stocate pe calculatoarele fiec\ruia, f\r\ ca persoane din exteriorul firmei s\ le poat\ accesa.

Exemplu

Dup\ ce am folosit mult\ vreme independent calculatoarele din fiecare departament, ne-am confruntat cu o situa]ie în care, dat\ fiind extinderea liniei noastre de magazine, crescuse foarte mult volumul de documente, informa]ii, tabele, grafice [i imagini pe care era necesar s\ le primim [i s\ le d\m de la [i la fiecare departament în parte. Consumam s\pt\mânal cutii întregi de CD-uri, dup\ care consumam [i mai mult timp confruntând versiunile aceluia[i document r\mase pe mai multe calculatoare. Totodat\, refolosirea memoriilor externe mobile era dificil\, fiind nevoi]i s\ monitoriz\m tot timpul cu mare aten]ie ce [tergem [i ce p\str\m.

Pentru mine, ca asistent\ a directorului general, era cel mai dificil s\ centralizez documente electronice din toate departamentele, s\ le men]in la zi [i, nu în ultimul rând, s\ rezist vânzolelii suplimentare din biroul meu, în care acum intrau [i ie[eau nu doar cei care aveau întâlnire cu directorul, veneau s\ îmi solicite numere de înregistrare sau aduceau coresponden]\ extern\, ci [i colegii mei din firm\ [i din magazine care permanent plimbau CD-urile înainte [i înapoi, cu rapoarte, liste, analize comparative etc. Situa]ia devenise greu de suportat.

Într-o zi, f\când revista presei de diminea]\, a[a cum obi[nuiam ca s\ pot semnala directorului apari]ii interesante, am g\sit un articol care vorbea despre o mare noutate pe pia]a româneasc\: un mod ieftin [i eficient de a conecta între ele calculatoarele [i de a accesa în comun documente. Am s\rit ca ars\. Nu-mi venea s\ cred ce citesc. Adic\, a[a ceva exist\?? M-am dus glon] în biroul directorului administrativ, care citea acela[i ziar. Am zâmbit amândoi [i am început s\ d\m telefoane la firme de calculatoare care proiectau [i re]ele. În numai dou\ s\pt\-mâni, toate problemele transferurilor încruci[ate [i zilnice de documente au disp\-rut ca prin minune.

Noi am fost, cred, printre cei care au considerat c\ re]eaua local\ de calculatoare s-a inventat chiar pentru ei!

Un alt avantaj al re]elei locale de calculatoare st\ în faptul c\ tipurile, localizarea [i volumul documentelor pe care colegul X le poate vedea, copia, modifica prin re]ea pe calculatorul colegului Y pot fi limitate prin definirea anumitor drepturi diferite de acces. Astfel, utiliz\m la maximum ergonomia transferului foarte rapid de date f\r\ a fi necesare alte suporturi (CD etc.), dar totodat\ protej\m confiden]ialitatea anumitor documente pe care, de exemplu, numai noi [i [eful ierarhic avem dreptul s\ le acces\m.

18




Lec]ia 13

O serie este simpla grupare a documentelor dup\ modul lor de utilizare, existen]a lor fizic\ [i subiectele pe care le abordeaz\.

Dintre toate nivelurile de organizare, seria este nivelul care ilustreaz\ cel mai bine activit\]ile curente ale creatorului arhivei, fie el organiza]ie sau persoan\.

Organizarea seriilor

Creatorul unei arhive organizeaz\ seria de înregistr\ri/documente conform func-]iilor sau activit\]ilor, care sunt reflectate în sistemele de completare.

Exemplu

De exemplu, departamentul de investi]ii poate s\ p\streze documentele financiare într-un sertar cu dosare pe aceast\ tem\, coresponden]a într-un altul, iar h\r]ile într-o map\ proiectat\ pentru ele. Aceste documente au fost organizate în conformitate cu func]iile lor.

Organizarea pe serii este proprie mai ales organiza]iilor, în timp ce documentele personale sunt p\strate în cutii, sertare sau dulapuri.

Ca regul\, p\stra]i organizarea arhivei pe func]ii sau scopuri pe care documentele respective sunt destinate s\ le serveasc\. Oricum, dac\ ordinea original\ a documentelor este inexistent\ sau neclar\, va trebui s\ impune]i o anumit\ ordine.

Exemplu

Tipuri comune de materiale:

Documente administrative

Coresponden]\ personal\ sau de familie

Jurnale

Documente financiare

Documente juridice

Manuscrise literare

H\r]i, grafice [i planuri

Minute

Obiecte de art\, picturi, desene, materiale tip\rite

Materiale foto, filme, casete video

Materiale tip\rite sau publicate

Rapoarte

Album cu t\ieturi din ziare

Înregistr\ri audio

Evita]i organizarea documentelor în ordine cronologic\ sau pe subiecte, dac\ acest tip de organizare nu este cel ini]ial, c\ci v\ spuneam: într-un noian de documente, este inutil s\ schimbi un anume stil de organizare. Cere prea mult timp [i efort, devenind ineficient. Mul]umi]i-v\ cu anumite corec]ii în timp, contribu]ii personale, care reflect\ [i ele, de altfel, o anumit\ evolu]ie în istoricul organiza]iei.

Un semn special marchează momentele de reflecţie propuse pentru conştientizarea anumitor principii de lucru.

19




Lec]ia 28

Tabelele vă ajută să asimilaţi mai bine anumite informaţii noi.

Târgurile de joburi: presupun un contact direct între angajatori [i candida]i. Au început s\ ia amploare [i la noi în ]ar\.

Referin]ele: sunt recomand\rile de angajare venite din partea actualilor [i fo[tilor angaja]i ai organiza]iei.

AVANTAJE

• costul redus de publicare a anun]urilor de recrutare;

• timp redus necesar pentru localizarea [i identificarea candida]ilor;

• atragerea unui num\r foarte mare de candida]i;

• o mai bun\ administrare a CV-urilor [i constituirea rapid\ a bazei de date cu poten]iali angaja]i;

• posibilitatea derul\rii online a unor interviuri cu candida]ii;

• aplicarea online a testelor de selec]ie;

• posibilitatea de a angaja personal pentru activit\]i cu un grad mare de diversitate;

• timpul redus necesar pentru trans-miterea r\spunsurilor c\tre candida]i.

DEZAVANTAJE

• lipsa contactului direct cu angajatorul;

• riscul foarte mare de a primi un num\r foarte mare de CV-uri care nu corespund cerin]elor postului;

• gradul redus de dotare materialã cu calculatoare, existent în România, comparativ cu alte ]\ri;

• lipsa garan]iei cu privire la veridicitatea [i corectitudinea informa]iilor oferite de candida]i;

• realizarea unei evalu\ri improprii a candidatului, prin prisma faptului c\ angajatorul nu poate studia reac]iile [i comportamentul acestuia.

AVANTAJE

• costurile reduse;

• num\r mare de candida]i care pot fi recruta]i;

• oportunitatea stabil ir i i unor contacte directe între angajatori [i candida]i.

DEZAVANTAJE

• portofoliul de oferte de locuri de munc\ este reprezentat în special de posturi situate pe niveluri ierarhice inferioare;

• oportunit\]i reduse de recrutare pentru posturi complexe;

• slaba mediatizare;

• numãrul redus al acestora.

AVANTAJE

• costurile reduse;

• timpul redus de recrutare;

• garan]ia moral\ suplimentar\ oferit\ de candida]ii astfel re-cruta]i;

• dezvoltarea rela]iilor interumane în cadrul organiza]iei.

DEZAVANTAJE

• num\r redus de candida]i ce pot fi recruta]i;

• riscul recrut\rii unor candida]i care nu corespund cerin]elor postului;

• apari]ia favoritismului;

• tendin]a de a nu lua în considera]ie anumite puncte slabe ale candida]ilor recomanda]i.

Internetul: acest tip de recrutare a luat amploare în ultimii ani, datorit\, printre altele, economiei de timp, extinderii bazei de c\utare [i rapidit\]ii sale.

20




Lec]ia 27

Materia se parcurge uşor graţie figurilor şi schemelor relevante.

Adunarea General\ a Ac]ionarilor

Consiliul de Administra]ie

Manager GeneralComisia de Cenzori

Compartiment Resurse Umane

Compartiment Comercial

Compartiment Juridic

Compartiment Fnanciar-Contabil

Serv

iciu

l Ang

aj\r

i

Serv

iciu

l Nor

mar

e,

Org

aniz

are,

Sal

ariz

are

Serv

iciu

l Dez

volta

rea

Res

urse

lor

Um

ane

Serv

iciu

l Mar

ketin

g

Serv

iciu

l Cer

ceta

re

a pi

e]ei

Serv

iciu

l Vân

z\ri

Divizia produse de menaj

Divizia produse de igien\ personal\

Divizia produse alimentare

Com

parti

men

t Mar

ketin

g

Com

parti

men

t Apr

oviz

iona

re

Com

parti

men

t Pr

oduc

]ie

Com

parti

men

t V

ânz\

ri

Com

parti

men

t T

ehni

c

Com

parti

men

t C

erce

tare

-Dez

volta

re

Serv

iciu

l Fin

anci

ar

Serv

iciu

l Con

t-ab

ilita

te

Se întâlne[te în cazul firmelor mari care au un portofoliu de produse foarte mare; exist\ divizii care se ocup\ de producerea [i comercializarea fiec\ruia dintre tipurile de produse create.

Exemplu

Acest tip de structur\ este o combina]ie a tuturor tipurilor de structuri organizatorice prezentate pân\ în acest moment, fiind caracteristic\ firmelor a c\ror activitate se desf\[oar\ pe proiecte. În acest sens se constituie echipe de proiecte, care dup\ aprobarea proiectelor se dizolv\.

Documentele organizatorice

Structura organizatoric\ se exprim\ prin documentele organizatorice. Principalele documente organizatorice folosite la nivelul unei firme în general [i al departamentului de resurse umane în special sunt: 1. regulamentul de organizare [i func]ionare;

2. regulamentul intern;

3. organigrama;

4. fi[ele de post.

structura matriceal\

21




Lec]ia 25

Exerciţiile vă ajută să vă fixaţi cunoştinţele din cadrul modulelor de curs.

Este bine ca videoproiectorul s\ fie plasat pe o m\su]\ de în\l]ime medie în fa]a ecranului de proiec]ie, dar plasându-le astfel încât s\ fie vizibile [i dac\ unii prezentatori prefer\ s\ se mi[te în timp ce î[i fac prezentarea, dar [i dac\ al]ii prefer\ s\ stea jos pentru a-[i citi discret notele.

Asigura]i-v\ c\ tabla este curat\. Exist\ cret\ sau marker la îndemân\? Se poate vedea chiar [i din spatele s\lii?

Exerci]iul 4

În timpul unei conferin]e, persoana care prezint\ tematica încearc\ s\ porneasc\ videoproiectorul, îns\ în ciuda încerc\rilor repetate nu reu[e[te, deoarece nu este b\gat în priz\. Mai mult, în sala de conferin]\ nu exist\ nici m\car un prelungitor, deci întreaga prezentare bazat\ pe proiec]ii de imagini [i text este compromis\. Sup\rat, conferen]iarul p\r\se[te sala, cerând totu[i remunera]ia ce i se cuvenea pentru aceasta. Considera]i c\ plata trebuie efectuat\ în acest caz? Cine se face vinovat de incident?

Programul profesional [i [tiin]ific al conferin]ei este stabilit întotdeauna de c\tre organiza]ia-beneficiar, care activeaz\ în domeniu. În componen]a programelor [tiin-]ifice pot intra: vizite tehnice, respectiv excursii de documentare profesional\, care contribuie la întregirea con]inutului conferin]ei din punct de vedere practic.

Deseori, îns\, chiar institu]iile, firmele, întreprinderile vizitate î[i asum\ cheltuielile legate de vizit\ (în astfel de cazuri, aceste persoane juridice figureaz\ în caietul de program printre sponsorii conferin]ei).

Este un obicei deja generalizat ca o conferin]\ s\ programeze în prima zi o recep]ie de bunvenit, respectiv se încheie cu un cocktail de r\mas-bun.

Atmosfera reu[it\ a unui banchet de încheiere nu poate fi creat\ f\r\ muzic\. Cea mai bun\ solu]ie în acest sens este angajarea unei orchestre care asigur\ muzic\ de ambian]\, dar [i de dans [i, eventual, un mic program folcloric demonstrativ. Selectarea repertoriului se face în acord cu cerin]ele beneficiarului.

Invita]ia la conferin]\ (ca [i pliantul de prim\ anun]are) trebuie elaborat\ din timp, înaintea evenimentului, [i trebuie s\ con]in\: data; loca]ia; tematica [i obiectivul evenimentului; respectiv limba oficial\ [i programul acestuia; lista celor care vor sus]ine prelegeri, a personalit\]ilor din domeniu care vor fi prezente; numele celor care asigur\ patronajul evenimentului; respectiv data-limit\ de înregistrare a participan]ilor; condi]iile de anulare a particip\rii.

Exerci]iul 6

Schi]a]i propriul model de invita]ie pentru participan]i, pornind de la categoriile de informa]ii precizate mai sus.

Invita]iei i se poate ata[a un cupon de confirmare a interesului sau direct formularul de înscriere [i, respectiv, de rezervare hotelier\, pe care cei interesa]i le pot completa [i transmite organizatorilor.

redactarea invita]iei [i programului

22




Lec]ia 2

Exerciţiile vizează situaţii concrete din activitatea de secretariat.

V\ prezint mai jos un model de tehnic\ a lu\rii deciziilor, conform lucr\rii lui Edward de Bono „6 P\l\rii gânditoare”.

Tehnica celor „6 p\l\rii gânditoare” v\ ajut\ s\ considera]i deciziile importante din perspective diferite, altele decât cele corespunz\toare modului propriu de gândire. În consecin]\, v\ ajut\ s\ v\ l\rgi]i orizontul, atr\gându-v\ aten]ia asupra unor chestiuni [i ocazii la care, în mod normal, nu v-a]i gândi.

Acest instrument decizional îl pute]i folosi în via]a profesional\, dar [i în cea personal\. În timpul întâlnirilor de afaceri, are avantajul c\ blocheaz\ confrunt\rile între punctele diferite de vedere. Fiecare „p\l\rie gânditoare” ilustreaz\ un mod de gândire diferit.

P\l\ria alb\: v\ concentra]i pe datele concrete disponibile, informa]ii care v\ pot spune ceva semnificativ. Totodat\, c\uta]i ce informa]ii v\ lipsesc [i fie încerca]i s\ completa]i golurile, fie ]ine]i cont de lipsa lor. În aceast\ situa]ie, face]i o analiz\ a datelor provenind din trecut [i încerca]i s\ exploata]i acest patrimoniu

P\l\ria ro[ie: Când „purta]i” p\l\ria ro[ie, aborda]i problema bazându-v\ pe intui]ie, emo]ii [i instinct. Totodat\, gândi]i-v\ [i la reac]iile emo]ionale ale celorla]i. Încerca]i s\ în]elege]i r\spunsurile celor care nu v\ cunosc îndeajuns modul de gândire.

P\l\ria neagr\: v\ indic\ punctele rele ale deciziei. Privi]i-le cu precau]ie [i circumspec]ie. Încerca]i s\ vede]i ce nu merge. Este important pentru c\ v\ indic\ punctele slabe ale unui plan de lucru pe care le pute]i elimina, modifica sau, eventual, elabora planuri alternative pentru contrabalansarea acestora. Acest mod de gândire v\ ajut\ s\ creiona]i un plan mai realist, poate [i mai „dur”, de ac]iune. Totodat\, v\ este de folos [i pentru c\ ve]i identifica riscurile cu care v\ pute]i confrunta pe parcursul ac]iunii, întrucât, adeseori, oamenii sunt obi[nui]i s\ gândeasc\ pozitiv [i nu sunt în stare s\ anticipeze eventualele probleme.

P\l\ria Galben\: v\ ajut\ s\ gândi]i pozitiv. Este punctul de vedere optimist care v\ ajut\ s\ vede]i toate beneficiile unei decizii [i s-o evalua]i. P\l\ria galben\ v\ ajut\ s\ v\ continua]i eforturile când totul pare dificil [i sumbru.

P\l\ria Verde: este semnul creativit\]ii. Cu ajutorul ei pute]i s\ dezvolta]i solu]ii ingenioase. Este modul liber [i neîngr\dit de a gândi, în care critica î[i g\se[te mai pu]in locul.

P\l\ria Albastr\: reprezint\ procesul de control. Aceast\ p\l\rie este purtat\ de cei care conduc întâlnirile. Când se ajunge în pan\ de idei, ei pot orienta activitatea pe aceast\ direc]ie a „controlului” pentru a verifica realizarea planului de lucru. Când sunt necesare planuri alternative, schimba]i p\l\ria albastr\ cu cea neagr\.

Exerci]iul 4

Pune]i-v\ în situa]ia de a renun]a la un furnizor. Directorul vostru v-a îns\rcinat s\ analiza]i cazul acestuia [i s\-i oferi]i argumente pentru luarea acestei decizii. Folosi]i tehnica celor 6 p\l\rii gânditoare pentru a-i oferi propria perspectiv\ [i argumentele pe care le considera]i juste [i conving\toare.

23




Lec]ia 26

La finalul fiecărui modul vă autoevaluaţi rapid cu ajutorul răspunsurilor la exerciţii.

R\spunsuri la exerci]ii

Lec]ia 26

Exerci]iul 2

Ce alternativ\ a]i folosi în cazul în care demonstra]ia sau simularea oper\rii unui produs nu se poate realiza la sediul companiei, de exemplu în cazul echipamentelor de foraj marin?

R\spuns:~n acest caz demonstra]ia poate avea loc `n cadrul unui laborator sau unei piscine, `n cadru restrâns.

Exerci]iul 6

Schi]a]i propriul model de invita]ie pentru participan]i, pornind de la categoriile de informa]ii precizate mai sus.

R\spuns:

INVITA}IEConferin]a produc\torilor de mezeluri [i produse animaliere

Recenta Aderare a României la Uniunea European\ a adus multe oportunit\]i de dezvoltare produc\torilor de mezeluri [i produse animaliere, dar [i la fel de multe provoc\ri [i norme noi de pus în aplicare.

Obiectivul conferin]ei:Prezentarea rolului produc\torului intern [i a pozi]iei pe care acesta o poate adopta vizavi de normele impuse de UE

Vor sus]ine prelegeri:Speciali[ti în managementul proiectelor

Data conferin]ei: 15 mai 2009

Agenda:Înregistrarea participan]ilor 9.00 – 9.30Lucr\ri în plen [i pe sec]iuuni 9.30 – 19.00Dineu oficial 20.00

Loca]ia: Hotel Interna]ional Sinaia

Taxa de participare: 100 euro + TVA

Data limit\ a confirm\rii particip\rii: cel târziu 30 aprilie 2009

Coordonate de contact: tel. 002035687, e-mail:[email protected]* www.apdf.ro

24




Lec]ia 2

Întrebările de verificare vă ajută la recapitularea informaţiilor asimilate.

Spiritul organizatoric [i orientat spre detaliiSpiritul organizatoric se refer\ în primul rând la folosirea eficient\ a timpului, la planificarea activit\]ilor în func]ie de priorit\]i, de strategia pe termen scurt [i mediu a firmei, pe orientarea muncii spre rezultate, [i nu spre volumul de lucru.

Întrucât în cadrul cursului vom avea o lec]ie dedicat\ acestei teme, nu vom insista acum asupra acestei caracteristici „vitale” pentru succesul profesional, ci doar o vom men]iona pentru con[tientizarea importan]ei sale. Organizarea se refer\ atât la spa]iul fizic, dar [i la munca pe termen scurt [i lung.

Abilit\]i de comunicareDe[i am l\sat-o la urm\, este probabil calitatea cea mai important\ si ea ]ine atât de cunoa[terea temeinic\ a tehnicilor [i mijloacelor de comunicare, dar mai ales de disponibilitatea pentru comunicare.

Ca [i no]iunile de management organizatoric, comunicarea se bucur\ [i ea de o tratare aparte în cadrul cursului. De aceea, nu ne vom opri decât ca s\ men]ion\m c\ acest concept e-n toate cele ce sunt, c\ este un proces bidirec]ional,c\ presupune un cod comun, un canal de comunicare, un emi]\tor [i un receptor care schimb\ mesaje în vederea atingerii unui scop.

Astfel, am epuizat cele mai importante calit\]i ale unei secretare propunându-v\ o seam\ de exemple [i exerci]ii.

Când v\ gândi]i la toate cele men]ionate anterior: motiva]ie, capacitatea de a lucra independent [i capacitatea de luare a deciziei, spirit organizatoric [i abilit\]i de comunicare în ceea ce v\ prive[te, care este ierarhia pe care a]i face-o, în ce ordine a]i pune aceste tr\s\turi pentru a v\ creiona un profil al personalit\]ii din punct de vedere profesional?

Întreb\ri de verificare

1. Care sunt cele mai importante calit\]i ale unei secretare?

2. În ce const\ puterea motiva]iei?

3. Cum se construie[te motiva]ia?

4. Enun]a]i cele [apte reguli ale motiva]iei.

5. Care sunt abilit\]ile sociale necesare pentru a lucra în echip\?

25


Termenii de specialitate sunt explicaţi pe larg la finalul modulelor, în secţiunea Vocabular.



Lec]ia 12

Vocabular lec]iile 11 [i 12

birotic\ – echipamentele electronice [i aplica]iile (programe) folosite pentru a crea, colecta, arhiva [i utiliza informa]ia necesar\ realiz\rii sarcinilor de lucru [i a scopurilor în activitatea unei companii

browser – aplica]ie ce permite accesul unui utilizator la pagini web

design – conceperea într-un spa]iu a tuturor amenaj\rilor [i utilit\]ilor pentru a-l face cât mai func]ional pentru cei care îl locuiesc. În afara amenaj\rilor [i utilit\]ilor, organizarea sistemului de comunicare, pozi]ionarea [i alegerea obiectelor de interior, inclusiv decora]iuni, controlul sunetului [i al luminii se refer\ tot la planificarea spa]iului

ergonomie – studiul interac]iunii unei persoane cu un aparat (ma[in\, utilaj)

iluminare – cantitatea de lumin\ care atinge un obiect sau o suprafa]\ [i se m\soar\ în candela [i lux (m\sura metric\ în sistemul interna]ional)

Intranet – versiune „privat\ a Internetului”, dedicat\ unei organiza]ii; în particular, site-ul unei organiza]ii prin intermediul c\reia participan]ii la re]ea pot comunica

managementul informa]iei – colectarea [i administrarea informa]iei dintr-una sau mai multe surse [i distribuirea ei c\tre una sau mai multe audien]e care sunt interesate de aceast\ informa]ie sau au drept de acces la ea

motor de c\utare – un sistem de recuperare a informa]iei pentru g\sirea informa]iei înmagazinate pe un sistem de computere, într-o re]ea de computere a unei companii sau pe un computer personal

po[t\ electronic\ – metod\ de înmagazinare [i transmitere, compunere, trimitere, stocare [i primire de mesaje prin sistemul de comunica]ii electronice

template – model de document preexistent în compozi]ia aplica]iei/programului

26




Lec]ia 29

Recapitulările sintetizează aspectele cele mai importante din fiecare lecţie.

Recapitularea lec]iei 29

29.1 Activitatea de secretariat are o larg\ r\spândire în institu]iile statului: în administra]ia local\, în prim\rii sau consilii jude]ene, în adminstra]ia ministerelor sau guvernului sau a diferi]ilor agen]i economici sau institu]ii cultural-educa]ionale.

29.2 Atribu]iile pe care le poate îndeplini o secretar\ difer\ de la o organiza]ie la alta, în func]ie de specializare. În sectorul privat, denumirea de secretar a fost înlocuit\ cu cea de asistent manager.

29.3 Secretariatul este mâna dreapt\ a conducerii, degrevând managementul de executarea unor sarcini auxiliare, în vederea îndeplinirii func]iilor specifice de management: prevedere, organizare, comand\, coordonare, control. Se creeaz\ astfel mediul propice pentru luarea deciziilor. Din acest punct de vedere putem vorbi de competen]ele manageriale ale secretarului/ei.

29.4 Dac\ vorbim de sarcini [i atribu]ii în ceea ce o prive[te pe secretar\, vorbim despre: sortarea datelor, gestionarea coresponden]ei, a [edin-

]elor [i evenimentelor, utilizarea tehnologiei de birou, se documenteaz\ în permanen]\, redacteaz\ diverse documente, alimenteaz\ cu consumabile firma, gestioneaz\ c\l\toriile de afaceri f\când rezerv\rile, face opera]iuni de contabilitate primar\ etc.

29.5 Exist\ pe lâng\ numeroasele satisfac]ii, ca în orice meserie, [i constrângeri sau compromisuri: disponibilitatea pentru un program prelungit, disponibilitatea pentru deplas\ri în interes de serviciu, respectarea deciziilor superiorilor f\r\ le a comenta [i executarea lor întocmai [i la timp.

29.6 Vorbim de func]ia de loc]iitoare a managerului, caz în care managerul o împuternice[te pe secretar\/asistent manager cu func]ii auxiliare de conducere. Un exemplu ar fi coordonarea activit\]iilor participan]ilor la o conferin]\ sau a deplas\rii unei echipe de lucru. Bineîn]eles c\, în cazul în care asistentele au func]ii de conducere [i aprobarea de a da dispozi]ii, [efii trebuie s\ informeze restul personalului cu privire la acest lucru.

29.7 În literatura de specialitate se pot identifica patru stiluri de conducere, [i anume: stilul autoritar, patriarhal, liberal [i stilul cooperativ, cel din urm\ fiind mult mai permisiv [i fiind de dorit.

29.8 Dac\ ve]i fi pus\ în postura de a manageria o situa]ie, ar trebui s\ ave]i grij\ la: mimic\, deoarece adesea poate transmite mesaje nonverbale despre adev\rata atitudine din spatele vorbelor, la cum v\ alege]i cuvintele, utilizând de preferabil cuvinte [i expresii cu conota]ie pozitiv\, s\ ar\ta]i c\ gândi]i lucrurile în perspectiv\, orientat spre g\sirea solu]iilor.

27


Temele vă ajută să vă verificaţi cunoştinţele dobândite.



Lec]ia 30

Tema pentru acas\ 27

1. Grupa]i urm\toarele componente ale structurii organizatorice cu defini]iile lor corecte:

A) postul B) func]ia C) compartimentul D) nivelul ierarhic

a) totalitatea subdiviziunilor organizatorice situate la aceea[i distan]\ ierarhic\ de consiliul de administra]ie sau comitetul director al societ\]ii comerciale;

b) ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competen]elor [i responsabilit\]ilor desemnate pe anumite perioade de timp fiec\rui component al firmei;

c) totalitatea posturilor care prezint\ acelea[i caracteristici principale;

d) un grup de indivizi reuni]i pe criterii de omogenitate [i complemen-taritate a activit\]ilor pe care le desf\[oar\ sub o singur\ autoritate.

2. Ce fel de organiza]ii sunt asocia]iile [i funda]iile? Argumenta]i [i da]i câteva exemple.

3. Propune]i, cât mai succint, o fi[\ de post pentru un asistent al Departamentului Resurse Umane.

4. Se d\ urm\toarea organigram\. Completa]i casetele goale cu elementele lips\: director tehnic; birou desfacere; serviciu contabilitate; director general; sec]ii; birou marketing.

5. Care dintre atribu]iile Departamentului de Resurse Umane vi se par interesante? Argumenta]i.

Director Comercial Director Economic

Bir

ou p

roie

ctar

e cu

noi

pro

duse

Bir

ou m

ecan

o-en

erge

tic

Bir

ou a

prov

izio

nare

Bir

ou im

port

-exp

ort

Bir

ou c

onta

bilit

ate

Bir

ou c

lacu

l sal

arii

Bir

ou p

erso

nal s

alar

izar

e

Ateliere

28


Temele se pot rezolva pe formularele speciale inserate în caiet (dacă se trimit spre corectare prin poştă) sau online, în contul de cursant de pe site-ul www.eurocor.ro. Un profesor personal vă îndrumă pe toată durata studiului.

Tel. 021 33 225 33; www.eurocor.ro

Cercetările sociologice întreprinse pe piaţa muncii în anii precedenţi au arătat că ocupaţia de secretară este una dintre cele mai cerute. Începeţi chiar astăzi cursul de SECRETARIAT –

BIROTICĂ de la Eurocor! Veţi deprinde abilităţile fundamentale pentru îndeplinirea cu succes a tuturor cerinţelor unui astfel de job – redactarea rapidă şi corectă a corespondenţei şi a altor

documente, comunicarea, documentarea, planificarea şi organizarea activităţii interne. Veţi deveni astfel angajatul râvnit de companiile de pe piaţă!

EXEMPLU

SECRETARIAT – BIROTICĂ LECŢIE DEMONSTRATIVĂ · utilizarea optimă a aparaturii de birou; ......

Documents

Transcript of SECRETARIAT – BIROTICĂ LECŢIE DEMONSTRATIVĂ · utilizarea optimă a aparaturii de birou; ......