Scopul

21-01-2013 Novac St. Grama V.

Dezvoltarea capacităţilor instituţionale ale Centrului pentru Finanţarea Cercetărilor

Fundamentale şi Aplicative (CFCFA)

ANALIZE, CONSTATARI DEZVOLTARI de VIITOR


Scopul

Elaborarea unui plan de actiuni in activitatea CFCFA pentru

perioada de viitor (2013)

21-01-2013 Novac St., Grama V.

Situaţia actuală

• MISIUNE• Susţinerea si Stimularea comunității știintifice naționale din

fonduri publice, prin aplicarea unui sistem competitional, in stricta corespundere cu cadrul legal, in baza rezultatelor anti si post obtinute

• SCOP• Implementarea politicii de stat in domeniul CERCETĂRII, prin

înfiintarea CFCFA, ce va funcţiona in baza unui mecanism eficient şi durabil de administrare a fondurilor PUBLICE, ce se va caracteriza prin promovarea, monitorizarea folosirii și evaluării continue a rezultatelor


Situaţia actuală

Resurse Umane

•Director

•Director adjunct, contabil-șef

•4 specialişti ptincipali – (salariu 1500-2000 lei)

•Resurse umane

•Două unităţi suplimentare ???


Situaţia actuală

proiecte gestionate 2012/2013

•Programe de stat: 46/ 12•Instituţionale: 268/ 265•Tineri specialişti: 35/ 35 •Manifestaţii ştiinţifice 21/ 0•Echipament 9/ 0


Situaţia actuală Sistem informaţional

•SI acoperă doar câteva etape ale procesului de management al proiectelor (depunerea propunerilor, expertizarea)

•Nu sunt implementate etapele de recepţionare a rapoartelor intermediare şi finale, introducerea şi prelucrarea indicatorilor de monitorizare etc.


Situaţia actualăPREDARE – RECEPTIE

(etape/final)

Verificarea procedurii de formă (corespunderea formei de intocmire a actelor, verificarea denumirii etapei, sumel, semnaturi, etc).

• Calitatea cercetării nu este evaluată la etape -- semnarea documentelor de recepţie de specialiştii CFCFA nepregătiţi în domeniile de cercetare - nu este suficient de clar cine trebuie să evalueze şi cum


Situaţia actualăActivităţile efectuate in cadru CFCFA

Administrarea:– dosarelor (programelor /proiectelor)– registrelor

•Pregătirea materialelor pentru Concurs (textul apelului, publicare)

•Campanii de informare, consultare

•Recepţionarea propunerilor, verificarea eligibilităţii. Receptionarea contestaţiilor. Sistematizarea şi transmiterera la experiză

•Receptionarea de la expertiza

•Recepţionarea şi verificarea documentelor financiar-contabile de către specialiştii CFCFA

•Apar noi funcţii-sarcini, care distorsionează activitatea cotidiană


Situaţia actualăActivitatile efectuate in cadru CFCFA

•Elaborea proiectului deciziei CSSDT, publicarea•Anunţarea rezultatelor •Contractarea •Monitorizarea

» Alte activitati

•Diverse elaborari, dezvoltari de regulamente, idicatori, statistici, chestionare, rapoarte, participări în comisii etc•Examinarea documentelor financiar-contabile de către spec. CFCFA•Apar noi funcţii-sarcini, care distorsionează activitatea cotidiană

E necesar de– Sarcini clare cu termene şi proceduri stabilite


Situaţia actualăActiuni de MOMENT

•Transmitere şi recepţie a dosarelor Programelor/proiectelor

• Verificarea • Sistematizarea pe categorii si responsabilizarea pe

persoane• Constituirea unei evidente electronice

•Furnizarea informaţiei la solicitare (Curtea de Conturi, de ex.)


Practici GeorgiaStructura

Director general cu 3 adjuncţi

Departamente

Suport Administrativ şi Legal (9)

Financiar şi Resurse Materiale (7)

Monitoring (10)

Programe Ştiinţifice (9)

Nr proiecte – în jurul a 300

Volum finanţare – de ordinul a 2 mln euro

Buget agenţie – circa 200 000 euro (9% din fondurile gestionate)


Practici România -- UEFISCDI

Unitatea Executiva pentru Finantarea Invatamantului Superior, a Cercetarii, Dezvoltarii si Inovarii (UEFISCDI)

În baza

• Deciziei de instituire a unităţii

• Regulament de organizare şi funcţionare

• Strategia CDI 2007-2013

• Planul Naţional de Cercetare

• Contractul intre ANCS si UEFISCDI privind realizarea serviciilor de conducere a programelor din PN II

România -- UEFISCDI• Director general cu 2 adjuncţi

• Direcţii– Finanţare şi evaluare instituţională– Programe de cercetare şi dezvoltarea RU– Programe de dezvoltare şi inovare– Buget, Finanţe, RU, Administrativ– Secretariate consilii

• Servicii– Relaţii Internaţionale şi Implementare Proiecte– Informatică ţi infrastructura suport

• Compartimente– Audit public intern– Secretariat– Juridic, armonizare legislativî şi Contencios– Comunicare şi relaţii publice

(21 de concursuri în 2011-2012, 4 000 experţi, 7000 directori de proiect)


România

• Pachete de informaţii – reglementat prin H.G. Nr. 1265 din 13 august

2004 pentru aprobarea Normelor metodologice

– privind contractarea, finanţarea, monitorizarea şi evaluarea programelor, proiectelor de cercetare-dezvoltare şi inovare şi a acţiunilor cuprinse în Planul naţional de cercetare-dezvoltare şi inovare



Designul procesului de organizare a concursurilor proiectelor

RO - Pachete de informaţii (PI)Structură-cadru al pachetului de informaţii: 1. Prezentarea programului, incluzând

scopul, obiectivele, conţinutul tematic, calendarul acţiunilor şi fondurile publice alocate cu această destinaţie;

2. Instrucţiuni privind modul în care se poate solicita şi obţine finanţarea în cadrul programului, cuprinzând:

a) condiţiile de eligibilitate a ofertanţilor; b) categoriile de proiecte, activităţi, acţiuni care pot fi finanţate, precum şi condiţiile de

finanţare; c) instrucţiunile de elaborare şi prezentare a propunerilor de proiecte; d) criteriile şi modul de evaluare şi selectare a propunerilor de proiecte;

3. Modelul contractului de finanţare; 4. Contacte.


Pachete de informaţii – Exemplu de structură

• Scop• Obiective• Indicatori de monitorizare şi evaluare privind impactul proiectului şi sustenabilitatea• Condiţii de participare• Durata • Buget• Structura echipei de implementare a proiectului• Prezentarea propunerilor de proiecte• Evaluarea şi selectarea proiectelor

– Verificarea eligibilităţii– Evaluarea de către experţi

• Evaluare individuală• Evaluare în panel• Interviul

– Publicarea rezultatelor evaluării– Informare– Contestaţii– Rezultatele competiţiei– Negocierea bugetului şi semnarea contractelor de finansare

• Principalele obligaţii ale părţilor• Calendarul competiţiei

Programe RO - 180 mln euro

• Resurse umane – 9%

• Capacităţi – 19%

• Idei – 26%

• Parteneriate – 43%– Cel puţin 3 participanţi la proiect

• Inovare – 3%



Contractarea executorilor proiectelor

• Propunerea de proiect acceptată spre finanţare devine anexă la contractul de finanţare

• Preluarea experienţei UE şi a României

– Studierea modelelor contractelor de finanţare– Ajustarea şi definitivarea structurii contractelor de finanţare– Elaborarea modelelor contractelor de finanţare– Definitivarea normelor şi procedurilor de negociere şi

contractare


Monitorizarea executării proiectelor

Pentru a dezvolta instrumentele de monitorizare a executării proiectelor este nevoie de a definitiva:

• Structura rapoartelor periodice

• Structura rapoartelor finale prezentate de executori

• Indicatorii de rezultat

Rapoartele trebuie să conţină informaţii referitoare la rezultatele cercetărilor, care pot fi evaluate doar de experţi în domeniu, dar şi indicatori formali, care pot fi procesaţi operativ de către CFCFA

Activităţi

• Colectarea indicatorilor de performanţă

• Colectarea rapoartelor periodice şi finale

• etc


Evaluarea performanţei şi a rezultatelor proiectelor

– În H.G României Nr.1244 din 12 decembrie 2012 ... sunt definiţi indicatorii de rezultat.

– Indicatori similari ar putea sta la baza indicatorilor de rezultat al sistemului moldovenesc de cercetare.

– Indicatorii de rezultat urmează să fie incluşi în rapoartele periodice furnizate de conducătorii de proiecte, astfel ca să poată fi prelucraţi operativ de CFCFA.

– Exemple• Indicatori de citare• Număr de articole• Număr de conferinţe organizate• Număr de expoziţii• Număr de participări în proiecte internaţionale• Număr de cereri de brevete depuse• Număr de studii de necesitate publică• Număr de IMM participante• Valorificarea investiţiei în infrastructura de cerificare a calităţii

Monitorizare & Evaluare


Monitorizare• Urmărire, verificare• Înregistrare, evidenţă• Decizii zi de zi• Furnizarea informaţiei pentru evaluare

Evaluare• Aprecierea valorii, meritelor• Evaluare• Decizii majore• Furnizarea informaţiei pentru planificare

• Pe parcursul implementării• Continuu

• Înainte de sau după• Periodic

Factori cheie pentru îmbunătăţirea M&E

• Focusarea asupra necesităţilor managementului şi evidenţei• Tratarea M&E ca un proces: integrarea deciziilor, planificării,

implementării• Repartizarea responsabilităţilor de M&E şi urmărirea executării• Informarea tuturor actorilor despre scopul, principiile şi utilizările

ME• Planificarea sistemului M&E• Planificarea comună cu finanţatorii a M&E pentru evitarea

confuziilor • Utilizarea metodelor simple• Furnizarea informaţiilor operative factorilor de luare a deciziilor• Sinteza rezultatelor şi furnizarea opţiunilor pentru acţiuni


Lecţii de urmat

Esenţa M&E

• Nici o acţiune fără înregistrarea ei

• Nici o înregistrare fără analiză

• Nici o analiză fără concluzii

• Nici o concluzie lăsată fără acţiune



Sistemul informaţional integrat destinat ciclului de viaţă a proiectelor

• Cerinţele înaintate faţă de sistem trebuie să acopere toate etapele ciclului de management a proiectelor (unele din ele urmează să fie mai întîi definitivate în timpul redesign-ului CMP):– lansarea apelului cu pachetul de informaţii

– colectarea propunerilor de proiecte

– validarea iniţială a propunerilor

– expertizarea

– selectarea proiectelor cîştigătoare

– recepţionarea rapoartelor periodice şi finale

– validarea rapoartelor

– monitorizarea proiectelor

– evaluarea performanţelor

– etc

Platforma On Line - RO

• Diminuarea factorului uman• Concursul este online• Depunerea total online• Genereaza:

• forma contractului• dari de seama • alte raporte

• În 2011-2012 circa 16 000 de proiecte depuse

21+01-2013 Novac St., Grama V.

Proiecte de cercetare din toate sursele (AŞM, Universităţi, ONG, etc.)


Sistemul informaţional integrat – căutarea partenerilor

Proiecte de cercetare

finantate public

Baza de date a proiectelor (rezultatelor) – tematică, perioadă, cercetători, abstract


Identificarea soluţiilor de elaborare (modernizare) a sistemului informaţional integrat

• Finanţarea directă (instituţională) ar trebui să fie efectuată în baza tenderului

Risc -- poate fi afectată continuitatea sistemului.

• Finanţarea prin proiecte de cooperare cu alte ţări din UE, din urma cărora ar putea beneficia toţi participanţii. Slovenija, de exemplu, are un sistem de evidenţă al proiectelor şi programelor de cercetare foarte bine dezvoltat, dar fără acoperirea multor etape din ciclul de management al proiectelor. Cooperarea ar putea fi benefică pentru ambele părţi, combinînd competenţele pentru crearea unui singur sistem.

• Cu experienţa acumulată de către autorii sistemului Expert on-line ar fi logică şi benevenită inţiativa de a crea un consorţium din mai multe ţări în vederea creării diferitor module necesare automatizării Ciclului de Management al Proiectelor în regim open source pentru utilizarea ulterioară de ţările UE.


Definitivarea funcţionalităţii CFCFA

Fundametale

Aplicative

Colectare de fonduri-REI

Financiar-contabil-audit

Juridic

IT

Marketing

PR

RU

Structura Funcţională

Alte

Operaţional – categorii de proiecte

Auxiliar/specializat


CFCFA Relaţii internaţionale, oprtunităţi de

finanţare CFCFA •piaţa prestatorilor servicii de management al proiectelor•gestiune a fondurilor de granturi•colectare de fonduri •participării CFCFA în diferite proiecte-programe intenaţionale.•consultanţă pentru scrierea propunerilor de proiecte de cercetare.


CFCFA – Aspecte juridice

Pregătire-expertizare•Regulamente interne

•Fişe de post

•Legalitatea procedurilor interne

•Contracte de finanţare

•Contracte de outsourcing

Pregătirea cadrului normativ pentru

•Soluţionarea litigiilor

•Aspecte legate de cadrul ajutorului de stat


CFCFA – Financiar-contabil-audit

Organizarea şi pregătirea regulamentelor/procedurilor pentru

•Evidenţa contabilă internă

•Bugetare şi urmărire a bugetelor

•Evidenţa cheltuielilor pe proiecte

•Auditul utilizării mijloacelor financiare de către beneficiari


CFCFA - ITNecesităţi

•Menţinerea reţelei interne

•Pregătirea şi menţinerea-actualizarea site-ului

•Asigurarea suportului IT pentru evidenţa contabilă

•Asigurarea suportului IT pentru urmărirea cilului de management al proiectelori

•Recepţionarea ofertelor

•Efectuarea expertizei

•Recepţionarea rapoartelor intermediare şi finale

•Monitorizarea proiectelor

•Instrumente de gestiune a rezultatelor ştiinţifice

•Etc.


CFCFA - MarketingDisemniraea rezultatelor vs Marketing complex

Coordonarea acţiunilor pentru mărirea vizibilităţii publicaţiilor savanţilor autohtoi

Marketing la nivelul CFCFA

Actori

•Guvern

•Finanţatori

•Instituţii de cercetare

•Grupuri de cercetători/individuali

•Companii


CFCFA – PR, RU

Relaţii cu publiculFuncţia asigurării relaţiilor cu publicul este realizată în afară de căile tradiţionale, de obicei şi prin intermediul prezenţei în Internet, mai cu seamă prin menţinerea şi actualizarea site-ului corporativ.Resurse umaneUltima, dar nu cea mai puţin importantă este funcţionalitatea ce ţine de resursele umane – angajarea, concedierea, dar şi dezvoltarea profesională, instruirea, perfecţionarea continuă, etc.


Plan de acţiuni - 2013

•Stabilirea tipurilor de programe pentru care se va implementa pachetele de informaţii•Elaborarea pachetelor de informaţii pentru programele selectate

•Elaborarea-definitivarea procedurilor de monitorizare a executării proiectelor•Elaborarea procedurilor de evaluare a performanţelor şi a rezultatelor proiectelor

•Formularea cerinţelor către sistemul informaţional integrat destinat ciclului de viaţă a proiectelor•Identificarea soluţiilor de elaborare (modernizare) a sistemului informaţional integrat•Definitivarea funcţionalităţii şi structurii CFCFA

Scopul

Documents

Transcript of Scopul