UNIVERSITATEA AL. I. CUZA, IAI FACULTATEA DE ECONOMIE I ADMINISTRAREA AFACERILOR CONTABILITATE SI INFORMATICA DE GESTIUNE

- lucrare practica -

Profesori coordonatori: Prof. univ. dr. Dorina Budugan

Student:

Conf. univ. dr. Gabriela Mesnita

Anul GR

2

CUPRINS1. Scurta prezentare a organizatiei...................................................................................................................4 1.1 Scurt istoric.............................................................................................................................................4 1.2 Obiect de activitate..................................................................................................................................4 1.3 Organizarea societatii..............................................................................................................................7 ......................................................................................................................................................7 2. Componentele sistemului informational contabil si descrierile legaturilor dintre ele..............................12 2.1 Structura si organizarea compartimentului financiar-contabil............................................................12 2.2 Sistemul informational contabil............................................................................................................13 2.2.1 Prezentarea principalelor resurse informatice existente................................................................13 2.2.2 Subsisteme informationale financiar-contabile din societate.......................................................15 2.2.3 Diagrama de nivel 0...................................................................................................................21 3. Cadrul legislativ ce reglementeaza activitatea contabila............................................................................22 3.1 Autorizarea funcionrii........................................................................................................................22 3.2 Drept fiscal...........................................................................................................................................22 3.3 Drept comercial....................................................................................................................................22 3.4 Drept social..........................................................................................................................................23 3.5 Constrangeri interne.............................................................................................................................23 3.6 Constrangeri externe............................................................................................................................24 4. Descrierea documentelor/datelor de intrare................................................................................................25 4.1. Graficul ntocmirii documentelor i al termenelor de predare ...........................................................25 4.2 Sursa datelor pentru intocmirea documentelor.....................................................................................27 4.3 Responsabilitati privind intocmirea documentelor.............................................................................27 4.4 Responsabiliti privind verificarea documentelor..............................................................................27 4.4.1 Controlul financiar preventiv.........................................................................................................27 4.4.2 Controlul financiar de gestiune......................................................................................................29 4.5. Circuitul documentelor in unitate........................................................................................................30 4.6 Arhivarea documentelor........................................................................................................................39 5. Interfata contabilitate financiara contabilitate de gestiune......................................................................42 5.1 Gestiunea interna si contabilitatea stocurilor.......................................................................................42 5.2 Afectarea si repartizarea cheltuielilor de productie in abordarea lor analitica. Metoda de calcul a costurilor pe comenzi - varianta fara semifabricate...................................................................................42 5.3 Inregistrarea cheltuielilor incorporabile si a productiei obtinute.........................................................45 6. Descrierea rapoartelor/ieirilor sistemului informaional financiar-contabil.............................................54 6.1 Tipul Rapoartelor..................................................................................................................................54 6.2 Sursa datelor pentru obtinerea rapoartelor................................................................................................55 6.3 Forma Rapoartelor................................................................................................................................55 6.4 Modul de grupare si ordonare a datelor................................................................................................56 6.5 Destinatia si scopul rapoartelor...........................................................................................................57

3

1. Scurta prezentare a organizatiei1.1 Scurt istoric Activitatea de producere si industrializare a laptelui in judetul Neamt are vechi traditii, costituind una din preocuparile de baza pe parcursul a lungi perioade din istorie. In anul 1991 se infiinteaza S.C. G&T TRANS S.R.L., ce avea ca raza de activitate judetul Neamt. In anul 1992 s-a dat in functiune o noua fabrica de prelucrare a laptelui in localitatea Horia dotata cu instalatii moderne. Intre anii 1994 1999 au fost modernizate si construite capacitati noi pentru prelucrarea laptelui in teritoriu. Sursele de aprovizionare a laptelui sunt: intreprinderi agricole de stat-35 %; gospodariile individuale ale populatiei-45%; alte surse-20%.

1.2 Obiect de activitate In conformitate cu statutul, obiectul de activitate il constituie industrializarea si comercializarea laptelui si a produselor lactate, societatea avand ca activitati: asigurarea materiei prime, industrializarea, depozitarea, conservarea laptelui, a produselor lactate si complementare. Urmare a necesitatii de a face fata tranzitiei si adaptarii la realitatea economica existenta, obiectul de activitate a fost extins si cu alte activitati : produse finite : - unt; Untul, obtinut prin prelucrarea industriala a smantanii pasteurizate, fermentata in prezenta culturilor de bacterii lactice selectionate. Untul reprezinta unul dintre produsele lactate cele mai importante pentru alimentatia omului. activitati de productie : Ponderea activitatilor de productie o reprezinta prelucrarea laptelui pe urmatoarele grupe de

4

Se fabrica doua grupe de unt : - din smantana fermentata, obtinandu-se unt superior si unt de masa tip B, cu 80 % si respectiv 65 % continut de grasime; ambalarea se face fie in pachete a 200 g cu hartie metalizata, caserata cu hartie pergament vegetala, fie bloc a 25 kg net, invelit in hartie pergament vegetal. - din smantana nefermentata, obtinandu-se unt cu 82 % continut de grasime, preambalat in cutii de carton de 25 kg net. Datorita calitatii sale untul satisface cele mai exigente gusturi. - branzeturi; - inghetata; - produse complementare; - lapte de consum proaspat; - produse lactate proaspete; - lapte praf. servicii : - prestari privind preluarea materiei prime lapte - catre terti; - depozitare marfuri in spatii frigorifice si nefrigorifice; - service pentru utilaje frigorifice inchiriate la terti; - inchirieri mijloace transport; - aprovizionarea producatorilor de lapte cu diverse produse . activitati comerciale - comert cu ridicata in depozitul unitatii; - activitati comeciale cu amanuntul din magazinele de prezentare si desfacere; - distributie directa la beneficiar atat din magazine cat si din depozit. Beneficiarii: Produsele pe care le obtine societatea, calitatea lor, promptitudinea cu care societatea raspunde la cerintele clientilor precum i preurile practicate de ctre aceasta asigur societii o productie si o desfacere ritmic. Clienii: Principalii clieni ai societii noastre sunt persoane fizice i juridice att din ora ct i din mprejurimi.

5

Dintre persoanele juridice enumerm: CASE DE COPII COLI; Furnizorii: Pentru a se aproviziona cu materii prime si celelate utilitati de care are nevoie, asigurand astfel o productie ritmica, societatea are ncheiate contracte cu diveri furnizori i productori. Principalii furnizori sunt: S.C. METCHIM S.A., S.C. COMSUTEXIN S.A., DEDEMAN, TERRA DESIGN. ORANGE etc.

Concurentii: Principalii concureni ai S.C. G&T TRANS S.RL.sunt: S.C. LA DORNA S.A., S.C. DANONE S.A. S.C. DIMBO S.R.L. etc.

6

1.3 Organizarea societatii ORGANIGRAMA S.C. G&T TRANS S.R.L. ROMAN Adunarea generala Comisia de cenzori Consiliul de administratie

Birou juridic

Director general Salarizare-Personal

Director comercialmarketing

Director tehnic de productie

Director economic

Director aproviz.transport

Sectii productie

Serviciul C.T.C.

Serviciul plan-proiectare tehnologica

Serviciul contabilitate

Serviciul financiar

Biroul cost, pret analize economice

Serviciul aprovizionare

Activitate de transport

Serviciul desfacere

7

Organigrama S.C. G&T TRANS S.R.L. scoate n eviden trei nivele ierarhice: primul nivel este ocupat de Adunarea General, Consiliul de Administraie i Directorul general; al doilea nivel este reflectat prin conducerea funciilor existente n ntreprindere, respectiv

directorul tehnic i producie, directorul comercial - marketing, directorul economic i director aprovizionare-transporturi; la nivelul al treilea se afl seciile i compartimentele acesteia. Fiecare component de pe cele trei Adunarea General a Acionarilor este organul de conducere al societii care hotrte asupra activitii acesteia stabilindu-i politica economic i comercial. Adunrile generale pot fi ordinare i extraordinare. Adunrile generale au ca principale obligaii: discutarea i aprobarea bilanului, dup ascultarea raportului administratorilor i al cenzorilor i alegerea administratorilor i cenzorilor; stabilirea bugetului de venituri i cheltuieli i, dup caz a programelor de activitate pe anul Adunarea general extraordinar se ntlnete ori de cte ori este nevoie i are ca principale atribuii: mrirea capitalului; mutarea sediului, fuzionarea cu alte societi; reducerea capitalului sau reintegrarea sa prin emiterea de noi aciuni; schimbarea obiectului societii; orice alt modificare a contractului de societate ori a statului. Consiliul de Administraie i desfoar activitatea n conformitate cu regulamentele de organizare i funcionare i decide n toate problemele privind activitatea societii. Consiliul se ntrunete ori de cte ori este nevoie, cel puin o dat pe lun la sediul societii. La ntrunirile Consiliului de Administraie, directorii vor prezenta rapoarte scrise despre operaiile care au fost executate. Directorul general este subordonat adunarii generale i are rolul de a asigura conducerea societii comerciale cu eficien maxim. Are urmtoarele atribuii i responsabiliti: fixarea dividendelor; nivele ierarhice are drepturile i obligaiile bine delimitate i definite.

urmtor.

8

angajeaz, prin semntur societatea n relaii cu terii, n limitele competenei regulamentului de asigur informarea operativ a membrilor Consiliului de Administraie asupra desfurrii

organizare i funcionare; activitii societii i a principalelor probleme i msurile luate pe parcurs n vederea obinerii rezultatelor scontate; angajeaz personalul necesar societii, ncheie contractul colectiv de munc; organizeaz audiene sptmnale pentru personalul din subordine pentru rezolvarea problemelor urmrete executarea serviciilor de ctre fiecare compartiment funcional n parte;

curente;

aprob bilanul contabil semestrial i anual. n imediata subordine a directorului general se afl ali 4 directori: director comercial-marketing director tehnic de producie director economic director aprovizionare transport- privatizare.0

Directorul comercial este cel care rspunde de activitatea de aprovizionare i desfacere a unitii. Fia postului prevede pentru directorul comercial studii superioare (de preferin profil economic). Componena compartimentului de aprovizionare implic un numr de cinci persoane cu funcia de lucrtor comercial, pentru care se solicit studii medii. Are ca principale responsabiliti: asigurarea necesarului de materiale pe baza contractelor trimestriale ncheiate cu furnizorii; rspunde de respectarea disciplinei contractuale i ia msuri operative pentru nlturarea trebuie s informeze operativ i la timp conducerea n cazul diminurii stocurilor sub limita de Directorul tehnic si de producie are ca responsabiliti principale: rspunde de executarea lucrrilor de construcii i instalaii conform duratelor stabilite n contracte; asigur obiectivele cu fora de munc; urmrete respectarea proiectelor de execuie; organizeaz activitatea n antiere n baza planurilor operative lunare, trimestriale i anuale;

dificultilor rezultate n timpul derulrii contractelor; siguran.

9

urmrete asigurarea ritmic a necesarului de materiale i modul de gospodrie al acestora n colaboreaz cu toate serviciile din cadrul societii n vederea realizrii obiectivelor conform planific i programeaz activitatea de producie pe diferite perioade (lunare, trimestriale, anuale); urmrete acceptarea de ctre beneficiar a produciei; urmrete realizarea activitii de producie; pregtete documentaia de licitaie i particip la licitaii; ntocmete contractele de execuie a lucrrilor sau prestrile de servicii prin care se stabilete: elibereaz documentele de certificare a calitii i urmrete ca produsele s se livreze numai

vederea eliminrii risipei i a creterii consumurilor; contractelor i predarea la timp.

duratele de execuie, obligaiile prilor, modul de decontare, penaliti, rspunderi contractuale; nsoite de certificate de calitate, de garanie, de buletin de analiz; urmrete sistematic modul de comportare la beneficiar al lucrrilor executate sau serviciilor prestate. Totalul personalului este structurat pe 8 secii de producie cu 19 ateliere sau subunitai asimilate atelierelor. Sectiile de productie sunt : 1. Sectia de productie a branzeturilor ; 2. Sectia de obtinere a inghetatei ; 3. Sectia de obtinere a produselor complementare ; 4. Sectia de producere de lapte de consum proaspat ; 5. Sectia de obtinere a laptelui praf ; 6. Sectia de obtinere a untului ; 7. Sectia de obtinere a produselor lactate proaspete ; 8. Sectia mecanico energetic. Fiecare sectie cuprinde mai multe compartimente specifice tehnologiei de obtinere a produselor lactate si compartimente comune sectiilor intre care se gasesc : ateliere de intretinere, atelier automatizri, bobinat motoare, atelier instalaie ap, canal, gaze, atelier piese schimb, atelier de ambalare a produselor obtinute etc. Structura funcional include urmtoarele birouri, compartimente i servicii: o serviciu desfacere;

10

o o o o o o o o o o

serviciu plan-proiectare tehnologic; birou mecanico - energetic investiii; birou pre, cost, analize economice; serviciul personal, organizare, salarizare, protecia muncii; serviciul contabilitate; serviciul financiar; serviciul aprovizionare; activitate transport; serviciul CTC; birou juridic.

11

2. Componentele sistemului informational contabil si descrierile legaturilor dintre ele2.1 Structura si organizarea compartimentului financiar-contabil Funcia financiar - contabil concentreaz ntreaga activitate prin care se asigur fondurile financiare necesare desfurrii activitii comerciale i utilizarea lor eficient. n cadrul acesteia se ine evidena activitii societii, a veniturilor i cheltuielilor rezultate din activitatea desfurat, a profitului obinut, se ntocmete i urmrete realizarea bugetului de venituri i cheltuieli, se utilizeaz forme i metode de eviden contabil i control a activitii economico financiare. Fiecare din funciile ntreprinderii i regsesc o parte din activitile lor care se evalueaz n bani, n funcia financiar contabil. Compartimentul de contabilitate: patrimoniului; colectarea costurilor pe conturi sintetice i analitice din centralizatorul privind consumurile asigur efectuarea corect i la timp a nregistrrilor contabile privind obiectele de realizarea operaiunilor legate de inventarierea obiectelor i urmrete definitivarea potrivit nregistrarea TVA- ului; particip la organizarea, perfecionarea sistemului informaional; aplic msuri de raionalizare i simplificare a lucrrilor de eviden contabil, de exercit potrivit legii controlul preventiv privind legalitatea, necesitatea, oportunitatea i i uzura obiectelor de inventar; inventar; legii a rezultatelor inventarierii; rspunde de organizarea i funcionarea n bune condiii a conturilor sintetice i analitice a

mecanizare i automatizare a datelor; economicitatea operaiunilor. Compartimentul contabilitate exercit atribuiile din acest domeniu, ct i altele cu caracter specific ce decurg din actele normative n vigoare sau dispuse de conducerea societii. 12

Compartimentul financiar asigur ndeplinirea sarcinilor ce revin societii din planul aprobat, precum i cele trasate de Consiliul de Administraie. n activitatea sa efectueaz analize economice pentru toate domeniile de activitate ale societii i rspund de punerea n valoare n maxim eficien a tuturor resurselor materiale i umane din societate, n scopul obinerii unei nalte eficiene economice. Compartimentul financiar are atribuii i rspunde de urmtoarele domenii: planificare financiar; analize economice i urmrirea realizrii indicatorilor financiari; finanarea investiiilor i a cercetrii tiinifice; preuri i tarife; costuri; controlul financiar intern; ntocmirea planului de credite i de cas pe care le depune la banca finanatoare ; propune msuri pentru recuperarea pieelor; ine evidena mprumuturilor bancare; calculeaz salariile cuvenite personalului i rein datoriile acestora.;

Prin aceste dou compartimente, compartimentul contabil i compartimentul financiar societatea poate s-i asigure o bun eviden i s rspund modificrilor legislative din domeniul financiar contabil. 2.2 Sistemul informational contabil 2.2.1 Prezentarea principalelor resurse informatice existente Acum, cnd ne aflm n epoca calculatoarelor i a informaticii, componentele sistemului informaional sunt create astfel nct s asigure atingerea obiectivelor acestuia i, totodat, ale S.C. G&T TRANS S.R.L. n urma unor analize s-a constat existena unor deficiene i, pentru a veni n ajutorul organelor decizionale, acestea trebuiau supuse unui proces de perfecionare, motiv pentru care s-au iniiat cteva proiecte de dezvoltare a sistemului informaional financiar-contabil.

13

Sistemul informaional al S.C. G&T TRANS S.R.L. Roman are n componen urmtoarele elemente:Nr. Crt. Denumirea echipamentului Caracteristici tehnice Loc folosin Software de baz i de aplicaii instalat

1

Staii de lucru

Pentium 3, 256 Mb, HDD 60Gb, FDD 1,4 Mb (3,5), CD-ROM, Plac reea

-2 serviciul financiarcontabil, -1 serviciul aproviz., desfacere, transporturi, -1 serviciul salarizare -1 dispecerat urmrire producie, -1 biroul C.T.C. -1 serviciul pret, cost, analize economice.

-Windows XP, -Office 2000 & XP, -Visual Fox 2.6. -Aplicaii fin.-contab. (MiFix, Salarii),

2

Staii de lucru

Pentium 3, 256 Mb, HDD 40Gb, FDD 1,4 Mb (3,5), CD-ROM, Plac reea

-1 director general, -1director comercial, -1 director economic, -1 director tehnic de productie -cte una pentru fiecare staie de lucru, precum i pentru staiile de lucru din birourile directorilor.

-Windows XP, -Office 2 000 & XP, -Visual Fox 2.6.

3

Imprimante

HP DeskJet 1220C: -2400x1200, -11ppm A/N, -USB/EPP

4

SWICH EP 824 DX-B 24 PORT NWAY 19 inch Ranck -

5

INTEL P3 1 Ghz Placa de baza P4, VIA 266 14

Server

Windows XP profesional Aplicatii retea

512 MB DDRAM, Video geoforce2 MX200 64 Mb Modem+retea 10/100 LAN+56K Modem HDD 160 G MAXTOR 7200 rpm DVD-RW ASUS 32x FDD 3.5/1,44 MB

Ofice XP

2.2.2 Subsisteme informationale financiar-contabile din societate Pe baza principalelor tranzacii care au loc n cadrul S.C. G&T TRANS S.R.L. precum i de obiectul de activitate i de structura sa organizatoric, putem deduce principalele sisteme informaionale ale acesteia : 1. 2. 3. Furnizori aplicaia Furnizori Clieni aplicaia Clieni Salarizare aplicaia Salarii Scopul acestui sistem const n identificarea furnizorilor i prelucrarea datelor din facturile acestora. Sistemul se ocupa de identificarea clienilor care solicita produselor sau serviciile pe care le ofer. Scopul acestui sistem const n prelucrarea datelor privind salariaii societii n vederea renumerrii lor n funie de munca prestat. 4. Personal Acest sistem are n vedere nregistrarea datelor privind angajaii societii, identificarea lor pe diferite posturi, urmrirea aptitudinilor , performanelor i pregtirii lor. 5. plat. Trezorerie aplicaia ContGen Permite urmrirea ncasrilor i plilor prin cas i banc i transmiterea electronic a ordinelor de

15

6.

Materii prime i materiale aplicaia SIGMA i GESTOC

Scopul de baz este de a asigura gestiunea eficient a materiilor prime i materiialelor urmrindu-se un control riguros asupra lor. 7. Obiecte de inventar

Are drept scop asigurarea eficient a gestiunii obiectelor de inventar precum i asigurarea unui control riguros asupra lor. 8. Imobilizri aplicaia MIFIX

Acest sistem asigur preluarea i nregistrarea tranzaciilor privind mijloacele fixe, calculul amortizrii, actualizara bazei de date, ntocmirea balanei mijloacelor fixe, a listelor de inventariere precum i a altor rapoarte. Intrarile si iesirile din principale sisteme informationale sunt: Personal Intrri n sistem: 1. 2. 3. 1. 2. contractul colectiv de munc este ncheiat ntre sindicat i patronatul societii, contractul individual de munc ncheiat ntre viitorul angajat i patronatul sociatii angajatoare formele necesare pentru ncadrarea, transferarea, detaarea i desfacerea contactului de munc. Ieiri din sistem : rapoartele statistice specifice activitii de personal, vin de la serviciul resurse umane i asigur tabele nominale cu personalul ce beneficiaz de ncadrarea n condiii normale de munc,

la Resurse umane,

gestiunea personalului, deosebite sau speciale, Trezorerie 1. 2. Intrri n sistem: extrasul de cont servete la comunicarea i solicitarea de la debitor a sumelor cerute, rmase situaia datoriilor de la furnizori este primit de la biroul financiar i cuprinde urmtoarele date:

neachitate, provenite din relaii economico financiare, denumirea furnizorului,suma datorata, data scadenei.

16

1. i pli

Ieiri din sistem :

registrul de cas se ntocmete zilnic n dou exemplare, pe baza actelor justificative de ncasri Este utilizat ca :

- document de nregistrare operativ a ncasrilor i plilor n numerar efectuate prin caseria unitii pe baza actelor justificative ; - document de stabilire la sfritul fiecrei zile a soldului de cas, - document de nregistrare zilnic a operaiunilor de cas. 2. 3. 4. ordine de plat, CEC-uri, bilete la ordin ntocmite de biroul financiar pentru plata furnizorilor i lista clienilor ru platnici ce se trimite Oficiului juridic pentru acionare n instan, lista furnizorilor care nu i-au ndeplinit la timp obligaiile contractuale, se trimite Oficiului juridic trimise la banc spre decontare,

pentru acionare n instan. Clieni 1. 2. 3. 4. 1. 2. Intrri n sistem : factura ctre clieni; planul de conturi primit de la Serviciul contabilitate general, chitana ctre client, pentru facturile achitate cu numerar, contractele cu noii clieni trimise spre aprobare conducerii. Ieiri din sistem : situaia clienilor ru platnici ctre Oficiului juridic, situaia ncasrilor de la clieni, ctre Sistemul financiar.

Salarizare Intrri n sistem: 1. 2. 3. necesarul de personal din toate compartimentele, legislaie primit de la Oficiului juridic, pontajele primite de la fiecare compartiment, se realizeaz la Serviciu resurse umane. Pontajele

se completeaz cu urmtoarele date : luna, anul, nume, prenume salariat, funcia, ore lucrate, ore concediu de odihn,

17

4.

certificatele medicale primite de la salariai aflai n concedii medicale. Cuprinde urmtoarele

date : nr. Certificatului, numele, prenumele angajatului aflat n concediu medical, data ntocmirii certificatului, perioada acordrii concediului felul bolii, 5. 6. 1. statul de funcii efectuat de Serviciul resurse umane, sanciuni vin de la Serviciul resurse umane, Ieiri din sistem : Statele de salarii

Servete ca: -documente pt. calculul drepturilor bneti cuvenite salariailor, precum i contribuiilor privind protecia social i a altor datorii, -este un document nregistrat n contabilitate. Se ntocmete n dou exemplare lunar, pe secii, pe baza documentelor de eviden a muncii i a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale, pe baza fielor de eviden s salariilor s.a., 2. lista de avans chenzinal Este un document folosit att pentru calculul drepturilor bneti cuvenite salariilor ca avansuri chenzinale ct i pentru reinerea prin statele de salarii a avansurilor chenzinale pltite. Este un document justificativ de nregistrare n contabilitate. Se ntocmete lunar pe baza documentelor de eviden a muncii, a timpului lucrat efectiv, a cetificatelor medicale prezentate, 3. lista de indemnizaii pentru concediul de odihn se utilizez ca document pentru de eviden a salariilor. Este stabilirea drepturilor privind indemnizaiile cuvenite salariailor pe timpul efecturii concediului de odihn. Se ntocmete n dou exemplare pe baza datelor din fia nregistrez n contabilitate de ctre Serviciul financiar contabil. Imobilizri 1. 2. serviciului tehnic, 3. legislaie primit de la de la Oficiul juridic, 18 Intrri n sistem: bonuri de transfer intr de la alt unitate, facturi pentru mijloacele fixe create n unitate n cadrul trimispentru semnare i aprobare directorului economic i la caserie pentru efectuarea plii. Se

4. proces verbal de recepie se ntocmete n trei exemplare i st la baza nregistrrii n contabilitate a intrrilor de imobilizri corporale. Ieiri din sistem :

1. registrul nr. de inventar al mijloacelor fixe se ntocmete ntr-un singur exemplar de ctre compartimentul financiar-contabil pentru atribuirea de numere de inventar imobilizrilor corporale intrate n patrimoniu prin achiziionare. 2. fia mijlocului fix se ntocmete ntr-un singur exemplar de ctre compartimentul financiarcontabil pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelai fel i de aceeai valoare, care au acelai cote de amortizare i sunt puse n funciune n aceeai lun. Se completeaz pe baza documentelor privind micarea, modernizarea sau reevaluarea mijloacelor fixe, precum: -proces verbal de recepie, de punere n funciune, bon de micare, proces verbal de scoatere din funciune. Cuprinde datele: denumirea mijlocului fix, durata normal de funcionare, numr inventar, cota de amortizare, valoare inventar. Materii i materiale 1. 2. ctre secie. Este utilizat ca: -document de predare a produselor la magazie, -document justificativ de nregistrare n evidena magazie i n contabilitate. bon de transfer - se ntocmete n dou exemplare pe msura ce se efectueaz transferul ntre gestiuni. Utilizri: -dispoziie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta, -document justificativ pentru scderea din gestiune a predatorului i de ncrcare n gestiunea primitorului, bon de restituire - se ntocmete n dou exemplare pe msura restituirii valorilor materiale, de ctre organul care efectueaz restituire. Utilizri: -dispoziie de restituire a valorilor materiale nefolosite, -document justificativ de nregistrare n evidena magazie i n contabilitate. Intrri n sistem: NIR sau NRCD se ntocmete n dou exemplare, la locul de depozitare bon de predare transfer restituire bon de predare se ntocmete n dou exemplare pe msura predrii la magazie a produselor de

19

1.

Ieiri din sistem: registrul stocurilor se ntocmete manual sau cu ajutorul unei tehnici de calcul

de compartimentul financiar-contabil la sfritul fiecrei luni, pe feluri de materiale, grupate pe magazii, conturi, grupe, subgrupe sau n ordine alfabetic, prin nscrierea stocurilor din fiele de magazie i evaluarea lor cu preurile nregistrate. Utilizri: - document de evaluare a stocurilor de valori materiale, document de verificare a concordanei nregistrrilor din fiele de magazie cu cele din contabilitate.

Obiecte de inventar 1. 2. 1. NIR sau NRCD, Bon de predare, Ieiri din sistem: Registrul stocurilor,

Intrri n sistem:

Furnizori Intrri n sistem: 1. 2. NIR. aviz de nsoire a mrfii se ntocmete manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, n trei

exemplare, la livrare lucrrilor sau serviciilor, atunci cnd, din motive, cu totul excepionale nu se poate ntocmi factura, fcndu-se meniunea urmeaz factura. Servete ca: - document de nsoire pe timpul transportului, - document ce st la baza ntocmirii facturii, -document de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, 3. factura fiscal se ntocmete manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, n trei exemplare, la livrare lucrrilor sau serviciilor, pe baza dispoziiei de livrare, a avizului de nsoire sau alte documente. Se ntocmete de ctre pltitorii de TVA. Servete ca: - document pe baza cruia se deconteaz lucrrile i serviciile prestate, - document de nsoire pe timpul transportului, documente de ncrcare n gestiunea primitorului, -document justificativ de nregistrare n contabilitatea furnizorului i cumprtorului, Ieiri din sistem: 1. not contabil, 2. lista furnizorilor trimis ctre biroul financiar.

20

Reprezentarea grafica a fluxurilor informationale financiar-contabile in cadrul principalelor subsisteme poate fi redata astfel: 2.2.3 Diagrama de nivel 0

21

3. Cadrul legislativ ce reglementeaza activitatea contabila3.1 Autorizarea funcionrii Desfurarea activitilor de baz este autorizat prin: Autorizaia sanitar de funcionare nr. 28/95 eliberat de Inspectoratul de Poliie Sanitar i Medicin Preventiv Roman; Autorizaia de funcionare din punct de vedere al proteciei muncii nr. 519 din 09.12. 1992 eliberat de Inspectoratul de stat Teritorial pentru Protecia Muncii a judeului Neamt; Autorizatia pentru prevenirea si stingerea incendiilor (P.S.I.) ; Acordul si autorizatia de mediu de mediu, emisa de Inspectoratul teritorial de protectie a mediului. 3.2 Drept fiscal Societatea comercial S.C. G&T TRANS S.R.L este nregistrat la Direcia general a Finanelor Publice i are codul de nregistrare fiscal R 1972287. 3.3 Drept comercial Drept modalitate de ncheiere a tranzaciilor, societatea utilizeaz, de regul, att pentru aprovizionare ct i pentru activitatea de desfacere, comenzile i mai puin contractele. Modaliti de plat practicate de societate sunt: pentru produsele aprovizionate, ordin de plat sau cec, dup efectuarea recepiei i, ntr-o msur pentru vnzri, factur, cec sau ordin de plat pentru societi comerciale, respective numerar, Pentru finanarea activitii curente, inclusive pentru investiiile n curs, societatea a recurs la credite bancare. redus, plata cu numerar pentru persoane fizice.

22

3.4 Drept social Raporturile dintre conducerea i angajaii societii sunt stabilite prin contractul colectiv de munc i prin contractele individuale de munc. Modul de desfurare a activitii personalului societii este reglementat prin Regulamentul de organizare i funcionare i prin Pegulamentul de ordine interioar. n cadrul societii exist un sindicat, nregistrat la Judectoria Iai sub nr. PJ 85/1992 care cuprinde majoritatea salariailor societii. n ultimii ani, nu s-au nregistrat conflicte de munc, revendicrile angajailor fiind soluionate prin negocieri ntre conducerea societii i reprezentanii salariailor.Analiza a evideniat faptul c drepturile salariale sunt pltite cu regularitate. Teritoriul judetului este impartit in patru baze care au ca scop prelucrarea laptelui materie prima si cooperarea cu producatorii agricoli. Fiecare baza are in raza de activitate circa 10 comune in care sunt amenajate 3 4 puncte de colectare.La sediul societatii se dispune de 90 unitati de valorificare a produselor realizate si in special a inghetatei si de 7 magazine prin care se poate comercializa toata gama de produse alimentare. 3.5 Constrangeri interne S.C. G&T TRANS S.R.L. se confrunta cu o multitudine de constrangeri interne. Cele mai importante sunt : 1. Uzura fizica si morala, destul de avansata, se reflecta in patrimoniul societatii astfel : Echipamentele de transport au capacitate mare achizitionate in perioada cand productia de lapte se realiza in unitati mari. Aceste echipamente nu mai corespund cerintelor actuale, fiind necesar un transport rapid si cu cantitati mici. Echipamentele de colectare si conservare a laptelui in teritoriu sunt construite rudimentar, neexistand practic o retea frigorifica pentru preluarea laptelui. Acesta situatie duce la : - materie prima de slaba calitate din care rezulta o gama restransa de produse cu rentabilitate scazuta si calitate inferioara. - materia prima trebuie colectata de doua ori pe zi ceea ce mareste cheltuielile legate de colectare si transport. Echipamentul de procesare si ambalare a produselor finite.

23

Aceste echipamente au fost achizitionate in perioada 1991 1995, perioada in care problema personificarii si ambalarii deosebite era total neglijata. Prezentarea se facea in butelii de sticla, care adesea erau mai grele decat produsul in sine. Ele prezentau si dezavantajul ca necesita mentinerea in functiune a utilajelor de spalare, sterilizare, etc. utilaje cu consum ridicata de energie electrica. Aceste ambalaje au fost inlocuite cu ambalaje moderne - nerecuperabile. 2. Capaciatea redusa de a investi - ca urmarea a rezultatelor economice slabe In ultimiii 10 ani societatea a avut rezultate modeste chiar slabe, facand eforturi de a supravietui. Principala cauza a fost de natura externa, macroeconomica, guvernul impunand preturi de preluare a materiei prime si livrare a produselor finite fara a tine seama de costurile reale 3.Introducerea la scara redusa a sistemului informatic si informational, in special asupra operatiunilor financiar contabile, comerciale, de evidenta a stocurilor. Exista o insuficienta dezvoltare a mecanizarii evidentei fapt ce a dus la o evidentiere cu intarziere a fenomenului economic cu consecinte in eficienta operatiunilor de productie si mai ales a celor comerciale. 4. Lipsa unui compartiment specializat in cercetare si crearea de noi produse. In trecut activitatea de creare si cercetare se facea in institute specializate. In prezent acesta activitate se realizeaza in unitati particulare specializate. La S.C. G&T TRANS S.R.L acesta activitate cade in grija departamentului de calitate. Se mai pot numi multe alte constrangeri interne cum ar fi : lipsa unui departament de marketind specializat ; mentinerea unei politici pe produs ce a intarziat specializarea productiei si diferentieri in game de produse ; insuficienta diversificare a pietelor de desfacere ; caracterul pronuntat sezonier al productiei de lapte ; 3.6 Constrangeri externe Printre constrangerile cele mai importante cu care se confrunta societatea se pot enumera : 1. Scaderea drastica a ofertei de lapte materie prima ca urmare a schimbarilor intervenite in urma aplicarii legii 18/1991. Lichidarea complexelor zootehnice ale fostelor cooperative Agricole de Productie nu a adus automat la un transfer al efectivelor de animale producatoare de lapte din acest sector catre sectorul privat .

24

Lipsa de preturi stimulatoare pentru laptele materie prima nua a determinat proprietarii care au intrat in posesia pamantului sa creasca animale. Numarul de animale s-a redus an de an. 2. Scaderea cererii de produse lactate ca urmare a : scaderea puterii de cumparare a populatiei in contextul scaderii generale a nivelului de trai ; restrangerea activitatii unor sectoare industriale, beneficiare de lapte antidot ; scadere numarului de nou nascuti ; scaderea ponderii populatiei active ca urmare a concedierilor masive. 3. Manifestari ale concurentei neloiale pe fondul lipsei legislatiei privind preturile, atestarea calitatii produselor, respectarea licentelor de fabricatie. 4. Insuficienta dezvoltarea a industriei autohtone a ambalajelor cu consecinte in imposibilitatea diversificarii productiei, dar si ridicarea costurilor prin importarea acestora. 5. Concurenta produselor din UE, tari care isi subventioneaza productia agricola si alimenta in diferite procente si in plus au avut posibilitatea de a introduce tehnologii moderne in domeniul prezentarii produselor. 6. Lipsa unui cadru legislativ de stimulare prin subventii directe la producator a cresterilor de animale. 7. Blocajul economico-finaciar generalizat reprezinta o ameniatare majora pentru toate societatile comerciale. Acest fapt a dus la incasarea cu intarziere a factuilor emise, plata cu intarziere a facturilor primite, plata de penalitati etc.

25

4. Descrierea documentelor/datelor de intrare4.1. Graficul ntocmirii documentelor i al termenelor de predare

Nr. Crt. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Denumirea lucrrii State de plat final Declaraii nominale CAS Fiele fiscale 1 i 2 Dosare fiscale N.I.R.-uri Note restituire Bonuri de consum materiale Note de predare la produse finite Consum materiale pe comenzii Situaie facturi 401+jurnal cumprri Jurnal conturi clasa 3

Termen 23 pt. luna n curs chenzina I, 8 ale lunii urmtoare chenzina II 25 ale lunii urmtoare 28 februarie anul urmtor Se actualizeaz cnd este cazul 01 al lunii urmtoare Zilnic dar nu mai trziu de 1 a lunii urmtoare 1 a lunii urmtoare 6 a lunii urmtoare 8 a lunii urmtoare 13 a lunii urmtoare25

Cine rspunde Birou financiar-contabil Biroul financiar-contabil Biroul financiar-contabil Biroul financiar-contabil Birou achiziii Gestionari Sefi secie Sefi sectie Birou contabilitate Birou contabilitate

Unde se transmite Birou finanicar-contabil Casa de Pensii Anual la D.G.F.P. Se arhiveaz la Biroul financiar-contabil Birou contabilitate Birou achiziii Serviciul producie Birou contabilitate Birou livrri Birou contabilitate Birou contabilitate Se arhiveaz

11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Jurnal 401 Amortizare mijloace fixe, intrri i ieiri Alte jurnale Situaie produse finite Jurnale 331, 332, 348 Situaie 411+jurnal vnzri Jurnal 411 Jurnal cas Jurnal banc n lei Jurnal banc n valut Situaie 542 Jurnal 542

13 a lunii urmtoare 8 a lunii urmtoare 13 a lunii urmtoare 15 a lunii urmtoare 17 a lunii urmtoare 3 a lunii urmtoare 13 a lunii urmtoare 4 a lunii urmtoare 4 a lunii urmtoare 13 a lunii urmtoare 4 a lunii urmtoare 13 a lunii urmtoare

Birou conabilitate Birou financiar-contabil Birou contabilitate Birou contabilitate Birou contabilitate Birou contabilitate Birou contabilitate Biroul financiar-contabil Biroul financiar-contabil Birou contabilitate Birou financiar Birou financiar

Se arhiveaz Birou contabilitate Birou contabilitate Birou contabilitate Conducere Alte birouri Birou contabilitate Se arhiveaz Se arhiveaz Se arhiveaz Se arhiveaz Se arhiveaz Se arhiveaz Se arhiveaz

26

4.2 Sursa datelor pentru intocmirea documentelor Sursa principala a datelor pentru intocmirea documentelor o reprezinta pricipalele operatiuni contabile zilnice din cadrul firmei: livrari de bunuri, prestari servicii catre clienti, achizitii de materii prime, materiale, mijloace fixe, obiecte de inventar etc., inventarierea patrimoniului, reevaluarea periodica efectuata, decontari cu banca si cu bugetul statului, plati, incasari, relatiile cu salariatii, cu creditorii, debitorii si diversi parteneri etc. Toate acestea se reflecta si se consemneaza in contabilitate, cronologic si sistematic, prin intermediul documentelor justificative primare, iar apoi pe baza acestor documente primare se intocmesc situatiile finale lunare, trimestriale, semestriale, anuale etc. 4.3 Responsabilitati privind intocmirea documentelor Documentele sunt intocmite dupa fiecare operatiune financiara sau contabila din cadrul firmei, responsabil cu intocmirea documentelor cel care participa la efectuarea operatiunii. Intocmirea documentelor se face in functie de tipul, destinatia si importanta lor de diferite persoane din cadrul firmei. Daca documentele primare de evidenta contabila a operatiunilor zilnice pot fi intocmite de catre diverse persoane din cadrul firmei (agenti vanzari, casier, sefi sectii sau compartimente etc.), documentele cu o importanta mare pentrut firma si conducere (note contabile, bilant, state de salarii, balante etc.) se intocmesc de catre persoane specializate (contabili, economisti etc.). 4.4 Responsabiliti privind verificarea documentelor 4.4.1 Controlul financiar preventiv Cadrul legislativ al organizrii i exercitrii controlului financiar preventiv: organizarea i exercitarea controlului financiar preventiv sunt prevzute de: - Legea nr. 30/1991 privind organizarea i funcionarea controlului financiar i a Grzii Financiare;

27

- HG nr 720/1991 privind aprobarea normelor nr 63943/1991, elaborate de Ministerul Finanelor privind modul de organizare i exercitare a controlului financiar propriu la ministere, departamente, alte organe centrale de stat, prefecturi i Primria Municipiului Bucureti, precum i la regiile autonome. Controlul financiar preventiv urmrete s prentmpine nclcarea dispoziiilor legale n vigoare i producerea de pagube, exercitndu-se asupra documentelor care conin operaiile de utilizate a fondurilor sau din care deriv drepturi sau obligaii patrimoniale. Controlul financiar preventiv se organizeaz de ordonatorii de credite principali, secundari i teriari, precum i de directorii generali ai Regiilor Autonome prin compartimentul financiar-contabil i se execut de eful acestui compartiment. n funcie de volumul operaiunilor ce se supun controlului financiar preventiv, conductorul unitii, la propunerea contabilului ef sau a unei persoane care conduce activitatea financiar-contabil, poate mputernici i alte persoane din acest compartiment care s exercite controlul preventiv, dar care nu particip la ntocmirea i contabilizarea documentelor controlate. mputernicirea se face pe baz de ordin sau decizie. Documentele prezentate la viza de control financiar preventiv trebuie s cuprind elementele din care s rezulte legalitatea i eficiena operaiilor. Se supun controlului financiar preventiv, urmtoarele operaiuni: - ncheierea contractelor cu parteneri interni i externi; - ncasrile i plile n lei sau n valut, de orice natur; - trecerea pe cheltuieli, fonduri sau rezultate, a unor sume care duc la diminuarea profitului sau a capitalului social; - modificarea repartizrii pe trimestre a veniturilor i cheltuielilor bugetare; - virrile de credite bancare n cadrul capitolului de cheltuieli; Organele de control au obligaia: s consulte actele de control ncheiate de la verificarea aterioar pn la zi; s ndrume persoanele controlate, n problemele de specialitate care fac obiectul s spijine salariaii din compartimentele financiar-contabile, n cunoaterea i

controlului; nelegerea coninutului reglementrilor;

28

Obiective principale ale verificrii i exercitrii controlului financiar preventiv: A. n legtur cu controlul financiar preventiv, se urmrete: - dac s-au stabilit prin decizie/ordin al conducerii unitii, atribuiile de control financiar preventiv; - dac au fost desemnate persoanele care s exercite acest control; - dac, n funcie de schimbrile intervenite n structura de personal a unitii, s-au efectuat modificrile corespunztoare; B. Referitor la exercitarea controlului financiar preventiv, se urmrete: - dac documentele operate, supuse controlului financiar preventiv sunt vizate cu semntura celui care a efectuat verificarea; - dac vizele de control financiar preventiv au fost temeinice, n care scop se examineaz cteva documente de cheltuieli; Controlul financiar ca funcie a managementului: Ca funcie a managementului, a conducerii, controlul financiar asigur realizarea unor funcii specifice, care rezid din nsui coninutul i natura sa. 4.4.2 Controlul financiar de gestiune Controlul financiar de gestiune verific respectarea dispoziiilor legale privitoare la gestionarea i gospodrirea mijloacelor materiale i bneti, pe baza documentelor i a evidenei tehnico-operative. Analiznd controlul pe multiplele lui faete, atunci cnd vorbim de controlul financiar al firmei, ne referim de fapt la controlul financiar de gestiune al acesteia, care privete deopotriv activitatea i situaia firmei n general, ca i modul de gospodrire a resurselor acesteia, a celor bneti n special. Acesta, corelat cu managementul i cu resursele financiare, care nu pot fi concepute fr control, l vom numi pe scurt, controlul firmei i mpreun, constituie gestiunea financiar a acesteia, controlul fiind astfel expresia unei necesiti obiective i apare ca form de cunoatere. Controlul apare ca o dare de seam oficial asupra activitii sale publice, rspunznd unei necesiti economico-sociale cu caracter mai general, care depete interesul strict al managementului, al firmei. 29

Ceea ce prezint ns importan, fiind legat direct de menirea controlului ntr-o economie de pia, este faptul c el este mai mult dect cunoatere i practic. Controlul economic i financiar al firmei incit la studiu i aciune. Pe terenul responsabilitii, el ndeamn la aceasta pe utilizatorii interni ai controlului, respectiv managementul, n calitate de component intrinsec a acestuia. Avnd n vedere acest cadru, managerul, narmat cu informaiile oferite prin control, evalueaz aciunile trecute, mediteaz asupra lor i caut soluii pentru redresare, depirea erorilor sau situaiilor dificile, hotrte schimbri, corecii, fundamenteaz planuri, elaboreaz strategii sau le modific pe cele elaborate deja. Fr control el nu poate conduce, deoarece ca reprezentant al firmei, acesta utilizeaz controlul ca instrument de pilotaj n meandrele reelei n care firma exist i funcioneaz 4.5. Circuitul documentelor in unitate Documentele care circul ntr-o unitate economic sunt caracterizate, n general, prin urmtoarele elemente: denumirea i scopul documentului, originea documentului, sursele de informaii care dau natere, modul de calculare i prelucrare a datelor, modul de prezentare a informaiilor pe document i de transmitere a acestuia, operaiile la care sunt supuse documentele pe parcursul circulaiei lor, frecvena de elaborare i cantitatea n unitatea de timp, formalistica folosit, tipul documentului (de intrare, ieire sau eviden), rezultatele care se obin prin folosirea documentelor, modul i locul de depozitare i arhivare. Persoanele juridice i persoanele fizice prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991 au obligaia s organizeze i s asigure evidena, gestionarea i corecta utilizare a formularelor cu regim special de nscriere i numerotare, cum sunt: facturile, chitanele, avizele de nsoire a mrfii, alte documente cu ajutorul crora se stabilete volumul de activitate, plile i ncasrile n raport cu bugetul de stat, clienii, furnizorii sau cu alte persoane fizice sau juridice. Documentele care servesc evidenierii clienilor se pot grupa: documente care reflect naterea creanei: factura, factura fiscal, avizul de nsoire a mrfii;

30

documente care reflect ncasarea sumei de la client: chitana, chitana fiscal,

chitana pentru operaii n valut, cambia, biletul la ordin, cecul, ordinul de plat, dispoziia de plat-ncasare ctre casierie, extras de cont; documente care reflect situaia datoriilor i ncasrilor: registru de ncasri i pli, registru cas, registru cas n valut, jurnal pentru vnzri, jurnal pentru vnzarea mrfurilor i alte ieiri, jurnal pentru vnzarea produselor i alte ieiri. Factura - formular cu regim special de nscriere i de numerotare. Tiprit n blocuri cu cte 150 file, formate din 50 seturi a cte 3 file n culori diferite: albastru-exemplarul 1, rou-exemplarul 2, verde-exemplarul 3. Servete ca: a cumprtorului. Se ntocmete cu ajutorul tehnicii de calcul sau manual, n trei exemplare, la livrarea produselor i a mrfurilor, la executarea lucrrilor i la prestarea serviciilor, de ctre compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispoziiei de livrare, a avizului de nsoire a mrfii sau a altor documente tipizate care atest executarea lucrrilor i prestarea serviciilor i se semneaz de compartimentul emitent. Atunci cnd factura nu se poate ntocmi n momentul livrrii, datorit unor condiii obiective i cu totul excepionale, produsele i mrfurile livrate sunt nsoite, pe timpul transportului, de avizul de nsoire a mrfii. n vederea corelrii documentelor de livrare, numrul i data avizului de nsoire a mrfii se nscriu n formularul de factur. Factura fiscal se ntocmete numai de ctre pltitorii de TVA. n factur, bunurile, lucrrile executate sau serviciile prestate se nscriu n coloana 1, grupate pe cote de TVA. Factura se ntocmete de ctre unitile patrimoniale nepltitoare de TVA. Circul: document n baza cruia se ntocmete instrumentul de decontare a document de nsoire a mrfii pe timpul transportului; document de ncrcare a gestiunii primitorului; document justificativ de nregistrare n contabilitatea furnizorului i produselor i mrfurilor livrate, a lucrrilor executate sau a serviciilor prestate;

31

la compartimentul n care se efectueaz operaiunea de control

financiar preventiv pentru acordarea vizei (toate exemplarele); viza de control financiar preventiv se acord numai pe exemplarul 3; Se arhiveaz: la compartimentul desfacere (exemplarul 2); la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 3); Avizul de nsoire a mrfii formular cu regim special de ntiprire, nscriere i numerotare. Tiprit n blocuri cu cte 150 file, formate din 50 seturi a cte 3 file n culori diferite: albastru-exemplarul 1, rou-exemplarul 2, verde-exemplarul 3. Servete ca: document de nsoire a mrfii pe timpul transportului; document ce st la baza ntocmirii facturii; dispoziie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, document de primire n gestiunea cumprtorului sau n gestiunea Se ntocmete n trei exemplare de ctre unitile care nu au posibilitatea ntocmirii facturii n momentul livrrii produselor, mrfurilor sau altor valori materiale datorit unor condiii obiective i cu totul excepionale, fcndu-se meniunea urmeaz factura. n cazul transferului de bunuri ntre gestiunea aceleiai uniti patrimoniale dispersate teritorial, avizul de nsoire a mrfii va purta meniunea fr factur. Se emite pe msura livrrii de ctre compartimentul desfacere care semneaz pentru ntocmire.

dispersate teritorial, ale aceleiai uniti, primitoare din cadrul aceleiai uniti n cazul transferului.

Circul: 3); 32 la delegatul unitii care face transportul sau al clientului, pentru la compartimentul financiar-contabil, ataat la factur (exemplarul semnare de primire (exemplarul 1);

Se arhiveaz: la compartimentul desfacere (exemplarul 2); la compartimentul financiar-contabil, ataat la exemplarul 3 al

facturii (exemplarul 3); Chitana formular cu regim special de tipizare, nscriere i numerotare. Tiprit n carnete de 100 de file. Servete ca: casieria unitii; document justificativ de nregistrare n registrul de cas (cu Se ntocmete n dou exemplare, pentru fiecare sum ncasat, ctre casierul unitii i se semneaz de acesta pentru primirea sumei. Circul la depuntor (exemplarul 1,cu tampila unitii). Exemplarul 2 rmne n carnet, fiind folosit ca document de verificare a operaiunilor efectuate n registrul de cas. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, dup utilizarea complet a carnetului (exemplarul 2). Chitana fiscal formular cu regim special de tipizare, nscriere i numerotare. Se distribuie numai pltitorilor de TVA. Tiprit n carnete de 100 de file. Servete ca: deducere a TVA. Se ntocmete n dou exemplare de ctre vnztor sau de ctre prestatorul de servicii. Eliberarea chitanei fiscale se face dup ce bunurile i serviciile au fost achitate, n care sens s-a eliberat bonul de la casa de marcat, bonul de vnzare sau chitana. document justificativ privind cumprarea unor bunuri sau prestarea document justificativ de nregistrare n contabilitate atunci cnd este unor servicii, n condiiile care nu se ntocmete factur; nsoit de bonul eliberat de la casa de marcat, bonul de vnzare sau chitana, i de respectarea Regulamentului operaiunilor de cas) i n contabilitate. document justificativ pentru depunerea unei sume n numerar la

33

Chitana fiscal nu nlocuiete chitana, care se ntocmete pentru ncasrile n numerar la casieria unitii. Chitana fiscal nu se utilizeaz pentru vnzarea bunurilor engros ctre alte uniti patrimoniale. Toate chitanele fiscale se vor centraliza ntr-un borderou de vnzri. Acesta servete ca: de unitate; la nregistrarea vnzrilor n jurnalul pentru vnzri; la stabilirea TVA colectat. Registru de cas format A4, tiprit pe o singur fa, n carnete a 100 de file. Servete ca: document de nregistrare operativ a ncasrilor i plilor n document de stabilire la sfritul fiecrei zile a soldului de cas; document de nregistrare zilnic n contabilitate a operaiilor de cas. Se ntocmete n dou exemplare, zilnic, de casierul unitii sau de alt persoan mputernicit, pe baza documentelor justificative de ncasri i pli. n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente, n registrul de cas se trece distinct fiecare operaie n parte. Se semneaz de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiilor efectuate i de ctre persoana din compartimentul financiar-contabil desemnat pentru primirea exemplarului 2 i a actelor justificative anexate. Se completeaz zilnic, n ordinea efecturii operaiilor fr a lsa spaii libere. La sfritul zilei, rndurile neutilizate se bareaz. Utilizarea formularului se face cu respectarea prevederilor Regulamentului operaiilor de cas. Soldul de cas al zilei precedente se reporteaz pe primul rnd al registrului de cas pentru ziua n curs. Se nregistreaz toate ncasrile, dup care se totalizeaz (inclusiv soldul de cas reportat al zilei precedente), se nregistreaz apoi toate plile, iar totalul acestora se scade din sumele rezultate din nsumarea ncasrilor, pentru a stabili soldul de cas al zilei respective. numerar efectuate prin casieria unitii pe baza actelor justificative; document de centralizare zilnic a vnzrilor(ncasrilor) realizate

34

Circul la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactitii sumelor nscrise i respectarea dispoziiilor legale privitoare la efectuarea operaiilor de cas (exemplarul 2). Exemplarul 1 rmne n carnet. Se arhiveaz: la casierie (exemplarul 1); la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2). Dispoziia de plat-ncasare ctre casierie format A6 (A5), tiprite pe ambele fee, n blocuri de 100 de file. Servete ca: dispoziie pentru casierie, n vederea achitrii n numerar a unor sume, potrivit dispoziiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum i a diferenei de ncasat de ctre titularul de avans n cazul justificrii unor sume mai mari dect avansul primit; dispoziie pentru casierie, n vederea ncasrii n numerar a unor document justificativ de nregistrare n registrul de cas i n Se ntocmete ntr-un exemplar de compartimentul financiar-contabil: chenzinal); n cazul utilizrii ca dispoziie de plat a avansurilor pentru n cazul utilizrii ca dispoziie de ncasare, cnd nu exist alte Se semneaz de ntocmire la compartimentul financiar-contabil. Circul: la persoana autorizat s exercite controlul financiar preventiv, pentru viza n cazurile prevzute de lege; cheltuielile de deplasare, procurare de materiale; documente prin care se dispune ncasarea (avize de plat, somaii de plat). n cazul utilizrii ca dispoziie de plat cnd nu exist alte documente prin care se dispune plata (exemplu stat de salarii sau list de avans sume, potrivit dispoziiilor legale; contabilitate, n cazul plilor n numerar efectuat fr alt document justificativ.

35

plilor);

la persoanele autorizate s aprobe plata sumelor respective (n cazul la casierie, pentru efectuarea operaiei de ncasare sau plat, dup

caz, i se semneaz de casier, n cazul plilor se semneaz i de persoana care a primit suma. Cnd este utilizat ca dispoziie de ncasare, pentru sumele ncasate casierul trebuie s emit chitana; la compartimentul financiar-contabil, anex la registrul de cas, Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, anex la registrul de cas. Cecul Cecul este instrumentul prin care se poate plti fr numerar o sum de bani din contul debitorului ctre o alt persoan fizioc sau juridic. Persoana care ordon plata (titularul cecului) se numete trgtor, persoana care trebuie s ncaseze suma este denumit beneficiar, iar societatea bancar care trebuie s efectuieze plata se numete tras. Cecurile pot fi de mai multe tipuri: cecul la purttor, cecul certificat, cecul de cltorie, cecul barat. Posibilitile de transmitere a unui cec sunt: - simpla remitere- cazul cecului la purttor, care n momentul emiterii nu indic expres sau poart meniunea "la purttor", acest CEC va fi pltit fie persoanei desemnate de beneficar, fie deintorului cecului; - cesiunea de crean ordinat- atunci cnd cecul este emis pe numele unei anumite persoane i conine meniunea "nu la purttor", n acest caz numai persoana nominalizat poate s-l ncaseze; - girarea- operaiune prin care se transmite o dat cu remiterea i toate drepturile rezultate din cec, ea este o meniune special fcut pe verso, n favoarea unei anumite persoane, inclusiv a trgtorului, noul beneficiar poate, la rndul su s gireze cecul. Cecul este pltibil numai la vedere (la prezentare). Termenele de prezentare la plat a cecuriloremise i pltite n Romnia sunt: 8 zile dac cecul este pltit n localitatea n care a fost emis; 15 zile , n celelalte cazuri. pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitatea sintetic i analitic.

36

Termenele se calculeaz ncepnd cu ziua urmtoare datei emiterii cecului. Nota de recepie i constatare de diferene: Servete ca: document pentru recepia valorilor materiale; document pentru ncrcarea n gestiune; act de prob n litigiile cu cruii i furnizorii pentru diferenele constatate la document justificativ de nregistrare n evidena magaziilor (depozitelor) i n Se folosete ca document distinct de recepie n cadrul valorilor materiale: cuprinse ntr-o factur sau dispoziie de livrare, aviz de expediie, care fac parte din procurate din fondul pieii; care sosesc nensoite de documente de livrare; care prezint diferene de recepie; Se ntocmete manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, dup caz, pe msura efecturii recepiei, potrivit prevederilor legale de ctre comisia de recepie la locul de depozitare. Circul: la magazie, dup semnarea de ctre comisia de recepie, delegaii furnizorului sau la compartimentul de aprovizionare pentru nregistrarea cantitii aprovizionate n la compartimentul financiar-contabil, pentru ntocmirea formelor privind lichidarea persoane neutre i de ctre gestionar pentru ncrcarea n gestiune a valorilor recepionate; evidenele acestuia i certificare efecturii plii ctre furnizori; diferenelor constatate, precum i pentru nregistrarea n contabilitatea sintetic i analitic, ataat la documente de livrare.; Se arhiveaz la compartimentul financiar - contabil. gestiuni diferite;

recepie; contabilitate.

37

Fia de magazie: Servete ca: document de eviden la locul de depozitare a intrrilor, ieirilor, i stocurilor de surs de informaie pentru controlul operativ curent i contabil al stocurilor de surs de informaii pentru determinarea stocurilor peste sau sub plan, fr micare Se ntocmete ntr-un exemplar, separat, pentru fiecare fel de produs finit i se completeaz de ctre: compartimentul financiar-contabil la deschiderea fiei i la verificarea nregistrrilor; gestionarul sau persoana desemnat care completeaz coloanele privitoare la intrri, Fiele de magazie se in pe ficare loc de depozitare, pe feluri de produse finite ordonate pe conturi, grupe, subgrup, sau n ordine alfabetic. Nu circul fiind document de nregistrare. Se arhiveaz la compartimentul financiar - contabil. Bon de consum: Servete ca document de eliberare din magazie pentru consum, a unui material sau a mai multor materiale. Se ntocmete n dou exemplare i circul la persoanele autorizate s aprobe folosirea nlocuitorilor de materiale sau pentru aprobarea vizei de necesitate. Registrul inventar: Document contabil obligatoriu de nregistrare anual, grupnd rezultatele invetarierii patrimoniului precum i coninutul fiecrui post din bilan. Servete ca prob n litigii. ieiri, stoc. valori materiale; valori materiale; sau de prisos;

38

4.6 Arhivarea documentelor ntreaga activitate de arhiv este organizat de ctre un responsabil cu probleme de arhiva, numit prin decizia conducerii societii. Responsabilul cu probleme de arhiv i desfoar activitatea cu avizul de specialitate a Arhivelor Naionale. n scopul organizrii n condiii corespuinztoare a arhivei, responsabilul cu probleme de arhiv trebuie s respecte ndatoririle care i revin potrivit actelor normative n vigoare, astfel: iniiaz i organizeaz activitatea de ntocmire a nomenclatorului pentru toate documentele constituite la nivelul societii; asigur legtura cu Arhivele Naionale, n vederea verificrii i confirmrii nomenclatorului; urmrete modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea documentelor; asigur evidena documentelor intrate i ieite din depozitul de arhiv, pe baza registrului de eviden curent; verific i preia de la compartimente, pe baz de inventar, documentele constituite; perfecioneaz inventarele pentru documentele permanente aflate n depozitul de arhiv; este secretarul comisiei de selecionare i, n aceast calitate, solicit preedintelui comisiei, n vederea analizrii documentelor cu termen de pstrare expirat, i care pot fi propuse spre eliminare ca fiind nefolositoare; ntocmete formele prevzute de lege pentru confirmarea lucrrii de selecionare a documentelor de ctre Arhivele Naionale; asigur predarea integral a arhivei selecionate la unitile de recuperare; menine ordinea i asigur curenia n depozitul de arhiv; informeaz conducerea societii i propune msuri n vederea asigurrii condiiilor corespunztoare de pstrare i conservare a arhivei; solicit conducerii dotarea corespunztoare a depozitului de arhiv; Documetele se pstreaz n depozitul de arhiv, cu asigurarea condiiilor nrcesare pentru pstrarea corespunztoare a documentelor i pentru protecia lor fa de aciunea 39

agenilor de deteriorare. Pe rafturi, documentele se aeaz de sus n jos i de la stnga la dreapta. Rafturile metalice se vor numerota. Orice situaie de calamitate n depozitul de arhiv se comunic conducerii societii i apoi Arhivelor Naionale. n depozitul de arhiv nu se vor pstra materiale ce nu aparin acesteia. Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru studiu i documentare se face numai cu aprobarea conducerii societii. Scoatrea documentelor din arhiv, n scopul mai sus menionat, se consemneaz n registrul de depozit. n locul documentului arhivistic scos pentru cercetare, se va introduce n raft o fi de control care se va anula la rearhivarea documentului. Din punct de vedere al reglementrilor juridice care guverneaz arhivarea documentelor, acestea sunt reprezentate de Legea 16/1996 privind Arhivele Naionale i Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul nr. 217/23.05.1996. Perioade de arhivare: 2. Acte mijloace fixe-intrri, ieiri-dotare cu mijloace fixe noi 3. Bilan anual cu lucrri anexe 4. Situaie reevaluri mijloace fixe 5. Jurnale sintetice, cartea mare 6. Note de predare la produse finite 7. Acte de jurnal, note de intrare recepie, facturi diverse pe luni 8. Facturi clieni pe luni 9. Contracte servicii, facturi, fie de post-calcul, procese verbale 10. Registre eviden chirii i energie electric 11. Banca n valut 12. Facturi clieni export pe luni 13. Facturi clieni prin comision pe luni 14. Balane postcalcul (cont 921, 922, 923, 924), pe luni 15. Acte justificative postcalcul pe luni 16. Regii pe luni (cont 922, 923, 924) Permanent Permanent 20 ani 15 ani 15 ani 15 ani 15 ani 15 ani 15 ani 15 ani 15 ani 15 ani 15 ani 15 ani 15 ani

40

17. Producia neterminat pe luni 18. Fie tehnologice postcalcul 19. Consum materiale pe luni 20. Calcul impozit pe profit pe ani 21. Certificate medicale 22. Acte de casri mijloace fixe 23. Balane mijloace fixe pe secii 24. Situaii calculator cu amortizare mijloace fixe 25. Balane produse finite 26. Balane financiare de verificare analitice i sintetice 27. Bonuri de materiale pe magazii, centralizatoare ieiri de materiale, fie de cont pentru operaii diverse 28. Coresponden divers chirii i energie electric (contracte, facturi, situaii lunare) 29. Fie tehnologice manoper 30. Bilan cu lucrri anexe trimestriale i lunare 31. Coresponden, procese verbale de inventariere, decizii predri-primiri de gestiune, decizii inventariere 32. Inventare anuale (materiale, produse finite, mijloace fixe, obiecte de inventar, ambalaje, producie neterminat, clieni, furnizori) 33. Balane lunare pentru materiale, obiecte de inventar, ambalaje, deeuri 34. Acte privind nchirierea de mijloace fixe 35. Situaii privind taxe i impozite 36. Situaii consumuri pe secii i conturi 37. Acte compensri pe luni 38. Corespondena pentru service 39. Diferene situaii legate de mijloace fixe 40. Dispoziii angajare, note de transfer 41. Rapoarte de control i salarizare 42. Corespondena ntre compartimente cu privire la coordonarea i rezolvarea problemelor contabile 43. Foi de prezen, copii state de plat, cereri

15 ani 15 ani 15 ani 15 ani 15 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 5 ani 5 ani

5 ani

5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 3 ani 3 ani.

41

5. Interfata contabilitate financiara contabilitate de gestiune5.1 Gestiunea interna si contabilitatea stocurilor

S.C. G&T TRANS S.R.L. nregistreaz consumurile de materii prime i materialeprin folosirea FIFO prima intrare prima ieire. Potrivit metodei FIFO prima intrare prima ieire bunurile ieite din gestiune se evalueaz la costul de achiziie (sau de producie) al primei intrri (lot). Pe msura epuizrii lotului, bunurile ieite din gestiune se evalueaz la costul de achiziie (sau de producie) al lotului urmtor, n ordine cronologic. Ieirea materiilor prime din depozitul unitii i consumarea acestora n producie se reflect pe baza bonurilor de consum. La S.C. G&T TRANS S.R.L. Roman se folosete ca metod de determinare a costurilor - metoda pe comenzi, care are la baz principiul colectrii cheltuielilor de producie pe fiecare comand n parte. Aceast metod presupune existena unor comenzi lansate pentru o anumit cantitate de produse care fac obiectul calculaiei efective a costurilor. Costul comenzii se determin la sfritul comenzii indiferent de durata de timp n care aceasta se execut. 5.2 Afectarea si repartizarea cheltuielilor de productie in abordarea lor analitica. Metoda de calcul a costurilor pe comenzi - varianta fara semifabricate O intreprindere are doua sectii unde se executa doua tipuri de produse: 1. produsul A; 2. prodului B. Intreprinderea mai dispune si de doua sectii auxiliare (centrala electrica si de apa) care isi deconteaza reciproc servicii si de un sector administrativ si de conducere. In cursul perioadei de gestiune se lanseaza in fabricatie: comanda 1 reprezentand 4 buc. produs A la un cost standard de 500 lei pe bucata; comanda 2 reprezentand 25 buc. produs B la un cost standard de 900000 lei pe bucata.

42

Situatia cheltuielilor directe efectuate in cursul perioadei de gestiune se prezinta astfel: Sectia 1 CHELTUI ELI Materii prime Salarii directe CAS si protectie sociala 45,5 70 112 101,5 130 200 320 290 Comanda 1 350 Comanda 2 320 Comanda 1 315 Comanda 2 220 Sectia 2

TOTAL

525,5

590

747

611,5

Situatia cheltuielilor indirecte de productie pentru perioada de gestiune considerata: CHELTUIELI CIFU -amortizarea utilajelor -revizii tehnice TOTAL CGS - materiale auxiliare - salariile personalului (CAS,protectie sociala) TOTAL TOTAL PE SECTII Sectia 1 100 110 210 20 180 200 410 Sectia 2 110 140 250 4 201 205 455

43

Situatia cheltuielilor sectoarelor auxiliare si a decontarilor productiei obtinute de acestea este: Sectii beneficiare Sectii auxiliare Total cheltuieli Ireg. in cursul lunii S1 S2 CE CA Sectia adm

Centrala Electrica Centrala de apa

358

30%

40%

-

10%

20%

100%

341

30%

30%

15%

-

25%

100%

Energia electrica furnizata de centrala electrica catre centrala de apa este in valoare de 415381 lei.Apa furnizata de centrala de apa catre centrala electrica este in valoare de 573807 lei. Situatia cheltuielilor generale de administratie: Cheltuieli Cheltuieli impozite si taxe Cheltuieli materiale consumabile Cheltuieli cu amortizarea imobilizarilor Cheltuieli postale si telecomunicatii Cheltuieli cu salariile Alte cheltuieli TOTAL Valoare 11,2 30 100 40 200 100 481,2

Productia neterminata stabilita la sfarsitul lunii prin inventariere a fost dupa cum urmeaza:

44

Comanda Comanda 1 -sectia1 -sectia 2 TOTAL Comanda 2 -sectia1 -sectia 2 TOTAL

Cheltuieli aferente perioadei in curs de executie 4,62 13,83 18,45 10,28 130,46 140,74

In cele ce urmeaza calculam costul complet efectiv al comenzilor 1 si 2 si costurile unitare pentru produsele A si B si inregistram in contabilitatea de gestiune operatiunile realizate Nota:Cheltuielile indirecte de productie se repartizeaza pe comenzi in functie de salariile directe ,CAS si protectia sociala aferente iar cheltuielile generale de administratie in functie de costul de productie al comenzilor. 5.3 Inregistrarea cheltuielilor incorporabile si a productiei obtinute Etapa 1 Colectarea cheltuielilor in contabilitatea de gestiune -se inregistreaza cheltuielile din contabilitatea financiara (inregistrate dupa natura lor) in contabilitatea de gestiune pe destinatii(purtatori de cost sau zone sectoare de cheltuieli). Purtatori de cost Comanda 1 in sectia 1 Comanda 2 in sectia 1 Comanda 1 in secta 2 Comanda 2 in sectia 2 Locuri sau zone de cheltuieli sectia 1 sectia 2 centrala electrica centrala de apa:sectia administrativ

45

Pentru inregistrarea pe destinatii in contabilitatea de gestiune se utilizeaza conturile: -901 Decontari interne privind cfheltuielileprin creditul caruia se preiau cheltuielile din contabilitatea financiara conturi de calculatie -921 cheltuielile activitatii de baza cont ce preia in debit cheltuielile directe.Se deschide in analitic pe fiecare purtator de cost:921 s1c1,921s1c2,921,s2c1,921s2c2 -922cheltuielile activitatilor auxiliare colecteaza cheltuielile aferente sectiilor auxiliare (analitice pentru centrala electrica si centrala de apa) -923 cheltuieli indirecte de productie colecteaza in debit cheltuielile comune de sectie (analitic pentru fiecare sectie in parte s1,s2) -924 cheltuieli generale de administratie inregistratrea consumului de materii prime % 921s1c1 921s1c2 921s2c1 921s2c2 inregistrarea cheltuielilor cu salariile directe % = 921s1c1 921s1c2 921s2c1 921s2c2 901 940 130 200 320 290 220 = 901 1205 350 320 315

46

inregistrarea cheltuielilor cu CAS si protectia sociala % = 921s1c1 921s1c2 921s2c1 921s2c2 901 329 45,5 70 112 101,5 901 210 100 110

inregistrarea amortizarii utilajelor in sectie % = 923s1 923s2

inregistrarea revizii tehnice % = 923s1 923s2 901 250 110 140

inregistrarea salariilor personalului TESA % = 923s1 923s2 901 381 180 201

inregistrarea consumului de materiale auxiliare % = 923s1 923s2 901 24 20 4

47

inregistrarea cheltuielilor efectuate in cursul perioadei la sectiile auxiliare % = 922ce 922ca 901 699 358 341

inregistrarea cheltuielilor generale de administratie 481,2 924 Etapa2 = 901 481,2

se inregistreaza productia obtinuta in cursul lunii la costuri standard sau antecalculate

931costul productiei obtinute 931A pentru produsul A 931B pentru produsul B 902decontari interne privind productia obtinuta care se deschide pe analitice 902A pentru produsul A 902B pentru produsul B 1. 2. 931A=902A 4buc * 500 = 2000 931B=902B 25buc * 90 = 2250

Etapa 3 Efectuarea si inregistrarea lucrarilor de calculatie propriu-zisa Succesiunea calculelor Decontarea cheltuielilor sectiilor auxiliare; Repartizarea cheltuielilor indirecte de productie; Repartizarea cheltuielilor generale de administratie; Inregistrarea productiei in curs de executie la sfarsitul eprioadei.

48

a) Decontarea cheltuielilor sectiilor auxiliare 41,53 57,38 A1.inregistrarea energiei electrice consumate de centrala de apa 922ca=922ce 41,53 (10%*total productie centrala electrica) .inregistrarea apei consumate de centrala electrica 922ce=922ca 57,38 (15%*total productie centrala apa) Totalul sumelor debitoare din conturile 922ce si 922ca reflecta totalul cheltuielilor stabilite la sfarsitul lunii pentru sectiile auxiliare .Inbaza acestor totaluri se va realiza decontarea cheltuielilor pe celelalte sectoare consumatoare (s1,s2 si administratie) % 923s1 923s2 924 A2.Decontarea cheltuielilor sectiilor auxiliare celorlalte sectoare consumatoare = 922ce 373,84 415,38 * 30% = 124,61 415,38 * 40% = 166,15 415,38 * 20% = 83,07

-decontarea cheltuielilor ce: total cheltuieli ce=tsd 922ce 415,38

-decontarea cheltuielilor ca: total cheltuieli ca = tsd 922ca 382,53 % 923s1 923s2 924 = 922ca 325,15 382,53 * 30% = 114,76 382,53 * 30% = 114,76 382,53 * 25% = 95,63

49

b) Repartizarea cheltuielilor indirecte de productie B1.Repartizarea cheltuielilor indirecte de productie ale sectiei1 Cheltuieli de repartizat Tsd923s1=649,37 Criteriul sau baza de repartizre Natura bazei de repartizare=salarii directe+CAS+protectie sociala Marimea bazei de repartizare Bc1s1 175,5 Bc2s1 270 Total baza de repartizare 445,5 Ks1 = cheltuieli de repartizat / total baza repartizare = 649,37 / 445,5=1.46 Cota de cheltuieli indirecte aferente -s1 c1= 1.46 * 175,5 = 256,23 C2= 1.46 * 270 = 393,14 % = 923s1 649,37 256,24 393,14 921s1c1 921s1c2

B2.Repartizarea cheltuielilor indirecte de productie pentru sectia 2

cheltuieli de repartizat s2=735,91 Baza de repartizare s2c1=432 s2c2=391,5 Total baza de repartizare = 825,3 ks2 = 735,91 / 823,5 = 0.89 Cota de cheltuieli indirecte pt c1 = 0.89 * 432 = 3844,48 c2 = 0.89 * 391,5 = 351,43 % = 923s2 735,91 84,48 351,43

921s2c1 921s2c2

50

c) Repartizaea cheltuielilor generale de administratie Prin preluare cote de cheltuieli de productie in debitul conturilor 921 se calculeaza costul de productie Cheltuiala de repartizat tsd 924=659,91 Natura bazei de repartizat=costul de productie Marimea bazei de repartizat Tsd921s1c1 781,83 Tsd921s1c2 983,14 Tsd921s2c1 1131,48 Tsd921s2c2 962,93 Total K= 659,91 / 3852,98=0.17 Cota de cheltuieli generale de administratie aferenta c1s1 = 0.17 * 781,73 = 132,89 c2s1=167,13 c1s2=192,35 c2s2=167,53 % 921s1c1 921s1c2 921s2c1 921s2c2 = 924 659,91 132,89 167,13 192,35 167,53 3852,98

In debitul contului 921 dupa repartizarea cheltuielilor generale de administratie total sume reflecta cheltuielile aferente comenzilor atat pentru productia terminata cat si pentru productia neterminata. Inregistrarea cheltuielilor aferente productiei in curs de executie la sfarsitul perioadei 933s1c1 = 921s1c1 933s1c2 = 921s1c2 933s2c1 = 921s2c1 4,62 10,28 13,83

933s2c1 = 921s2c2 130,46

51

Soldurile provizorii ale conturilor 921 pana la inchiderea lor reflecta costul complet efectiv al comenzilor. COMANDA Comanda1 Sectia1 Sectia2 Comanda2 Sectia1 Sectia2 Etapa 4 Decontarea cheltuielilor aferente productiei obtinute: 902A = % 921s1c1 921s2c1 902B = % 921s1c2 921s2c2 2220 910 1310 2140 1140 1000 COST COMPLET EFECTIV 2220 9100 1310 2140 1140 1000 2140 / 25 = 85,6 lei/buc produs B 2220 / 4 = 555 lei /buc produsA COST UNITAR

Se calculeaza si inregistreaza diferentele intre cost efectiv si cost antecalculat: 220 110 903A=902A 903B=902B 220 110

Se inregistreaza decontarea costului efectiv aferent productiei obtinute: 4360 901 = % 931A 2220 931B 2140 Se inchid conturile de diferente prin repartizare la costul productiei obtinute: 931A=903A 931B=903B 220 110

52

Decontarea costului efectiv aferent productiei in curs de executie la sfarsitul perioadei: 901 = % 933s1c1 933s1c2 933s2c1 933s2c2 159,2 4,62 10,28 13,83 130,46

53

6. Descrierea rapoartelor/ieirilor sistemului informaional financiar-contabil6.1 Tipul Rapoartelor Un aspect important cu privire la crearea rapoartelor este timpul, iar in functie de momentul elaborarii lor rapoartele pot fi clasificate in patru categorii: rapoarte programate, analize neprogramate, raporte declansate de exceptii si rapoarte la cerere. Rapoartele programate la termen au un continut predeterminat si formatul lor este dinainte stabilit, unde incadram rapoartele realizate lunar pentru fiecare compartiment, analizele saptamanale ale vanzarilor, precum si darile de seama financiar contabile. Situaiile financiare sunt proprii intreprinderii fiind ntocmite n conformitate cu paragraful 38 al OMFP din Romnia, nr. 2332/2001. Acest ordin prevede c societatea trebuie s ntocmeasc situaiile financiare n conformitate cu Ordinul 94/2001, cu excepia faptului c nu trebuie s aplice IAS 29. Situaiile financiare sunt pregtite conform costului istoric cu excepia imobilizrilor corporale care au fost reevaluate pe baza HG 26/1992, HG 500/1994 i HG 983/1998 i implicit a aciunilor care compun capitalul social. Natura activitii societii i incertitudinea existent n Romnia referitor la rezultatul politicilor economice curente, implementate n condiii real operaionale, fac posibil apariia unor variaii imprevizibile, n ceea ce privete intrrile de numerar viitoare. Cu toate acestea, administratorii cred c societatea va putea s-i continue activitatea pe baza principiului continuitii activitii n viitorul anticipat. Tranzaciile societii n moned strin sunt nregistrate la cursurile de schimb din data tranzaciilor, iar ctigurile sau pierderile rezultate din decontarea unor astfel de tranzacii i din conversia activelor i datoriilor monetare exprimate n moned strin sunt recunoscute n contul de profit i pierdere. Disponibilul include numerarul din cas, din banc n lei i n valut precum i avansurile de trezorerie acordate salariailor pentru deplasri i cheltuieli gospodreti. Cifra de afaceri, exclusiv TVA, reprezint sumele facturate terilor. Aceasta este

54

obinut ca urmare a activitii continue de producere a mainilor i pieselor de schimb i livrarea acestora clienilor. Toate livrrile efectuate de ctre societate sunt ctre societi i din Romnia i din strintate. Veniturile din vnzri sunt evideniate la livrarea produselor. Evidenierea se face net de TVA, la o valoare care nu include rabaturile comerciale sau discount-urile oferite. Datoriile sunt nregistrate la valoarea nominal. Provizioanele sunt recunoscute n momentul n care societatea are o obligaie legal sau implicit din evenimente trecute, cnd pentru decontarea obligaiei este necesar o ieire de resurse care ncorporeaz beneficii economice i cnd poate fi fcut o estimare credibil n ceea ce privete valoarea obligaiei. n Romnia, termenul de provizion este utilizat i pentru deteriorarea activelor, nregistrate ca ajustri ale valorii contabile ale acestora n concordan cu standardul specific fiecrui activ. Societatea nregistreaz impozitul pe profit curent pe baza rezultatelor din Situaiile financiare, conform legislaiei romneti referitoare la impozitul pe profit Analizele neprogramate cu rol special, deseori numite si rapoarte ad hoc, nu au continutul si forma dinainte stabilite si nu sunt realizate conform unor prevederi anterioare.

6.2 Sursa datelor pentru obtinerea rapoartelorSursa datelor pentru obtinerea rapoartelor nu este alta decat cea in care s-au introdus datele cu privire la procesul economic si tehnologic din cadrul S.C. G&T TRANS S.R.L. Roman, iar aceste date se regasesc in fisele in care s-au inscris datele cu privire la diverse operatii de intrare, iesire, dare in consum etc. si in documentele primare de evidenta contabila. 6.3 Forma Rapoartelor Datorita progreselor semnifiactive inregistrate in domeniul tehnologiilor

informationale, punerea in evidenta a informatiilor din rapoarte se poate realiza sub forme din ce in ce mai performante.

55

Scoaterea in evidenta a informatiilor este pusa in evidenta de forma rapoartelor si de modul de deplasare in raport. Dupa o prima analiza a rapoartelor din cadrul societatii comerciale studiate se poate spune ca, prin forma lor, prin modalitatile de scoatere in evidenta a informatiilor si prin modalitatile de deplasare si asimilare a informatiilor, rapoartele intocmite si folosite sunt bine structurate, folositoare persoanelor interesate si care au acces la aceste rapoarte si se micsoreaza timpul de parcurgere si asimilare a informatiilor din rapoarte. 6.4 Modul de grupare si ordonare a datelor Sistemul financiarcontabil are n vedere ca documentele i informaiile care circul n cadrul su, s rspund tuturor cerinelor interne, subsistemelor componente, ct i cerinelor beneficiarilor externi societii. Este necesar ca rezultatele obinute n cadrul prelucrrilor de date s fie reale, pentru a se putea lua decizii importante att la nivel de compartiment ct i la nivel de societate. Fluxul de date din cadrul sistemului financiarcontabil, se prezint astfel: Intrri: consumuri specifice de materiale/comenzi. consumuri de manoper pe repere/comenzi. documente de decontare materiale, manoper, cheltuieli de producie. facturi la beneficiari. facturi de la furnizori. documente de abatere de la calitatea produciei. Ieiri: preuri de cost. documente de raportare financiar-contabil, balane, bilanuri. amortizarea mijloacelor fixe. Gruparea si ordonarea datelor din rapoarte se face in functie de necesitatile si cerintele din cadrul firmei la un moment dat si in functie de destinatia acestor rapoarte; astfel rapoartele pot fi grupate si ordonate in functie de totaluri, perioade, destinatari, alfabetic etc. 56

6.5 Destinatia si scopul rapoartelor Destinatia si scopul rapoartelor se stabileste inca de la inceput in functie de necesitatile din cadrul firmei. Astfel, principalele destinatii ale rapoartelor pot fi: conducerea (situatia vanzarilor pe luna..., situatia incasarilor pe luna..., situatia platilor pe luna..., situatia clientilor/furnizorilor in litigiu etc.); compartimentul financiar-contabil (jurnal vanzari, balanta analitica clienti/furnizori etc.). Scopul principal al acestor rapoarte este luarea unor decizii strategice pentru perioadele viitoare, analiza evolutiei si a tendintei de evolutie a firmei etc. rapoartele trimise la conducere -; intocmirea situatiilor finale (bilant, cont de profit si pierdere), analiza principalilor indicatori economici si financiari etc. rapoartele trimise la compartimentul financiar-contabil .

57