Rolul asistentului manager n stabilirea relaiilor interpersonale

(relaiile asistent manager conducere, relaiile cu publicul si cu alte compartimente)Relatiile secretariat - conducere (executiv)

Acest tip de relatie este permanenta si n cadrul acestora, secretara trebuie sa respecte cerintelor de disciplina, punctualitate si ordine. In acest context, disciplina nseamna respectarea legilor a reglementarilor de ordine interioara, a ordinelor, indicativelor, deciziilor conducerii si pastrarea secretului profesional.

Intr-o organizatie pot fi ctiva directori executivi. Seful ei direct este un membru al echipei manageriale si secretara are un rol important n functionarea cu succes a acestei echipe.

Relatiile secretariat - conducere trebuie sa se bazeze pe respect si ajutor reciproc. Secretara trebuie sa stie care sunt sarcinile si politicile prioritare ale conducerii, ntocmind agenda de lucru n functie de acestea.

La rndul sau, seful trebuie sa recunoasca daca unele erori au aparut din cauza lui ; sa permita secretarei sa aiba initiativa n rezolvarea problemelor. Este indicat, ca seful sa aprecieze munca secretarei (daca nu material, macar verbal) aceasta are o influenta pozitiva asupra psihologiei secretarei dndu-i mai multa ncredere n ea. Ca secretara ea va stabili relatii si cu alte secretare ale personalului din conducere (de exemplu : sa anuleze sau sa schimbe datele unei sedinte sau sa ceara informatii urgente). De bunele relatii ce se stabilesc ntre ele depinde rezolvarea n bune conditii a sarcinilor de serviciu.In funcie de postul pe care l ocup, o secretar se poate afla n subordinea direct a managerului general (ex. secretare personale, asistente manageriale) sau a mai multor directori executivi.In echipa manager-secretar, innd cont de condiia de complementaritate, canalizat spre acelai scop, relaia formal reclam o colaborare riguros organizat si sincronizat.

Interesele unui director i ale unei secretare sunt greu de separat. 'e sta!ilirea i meninerea unei relaii reciproc benefice depinde succesul sau eecul echipei. Experiene concrete i ndelungate au confirmat faptul c dialogul permanent, calitatea comunicrii stau la faza mbuntirii de fond a conlucrrii dintre manager secretar/asistent.Relatiile secretariat - alte compartimente

Secretarele au legaturi cu toate compartimentele din unitate, permanent si n forme variate.

Corespondenta primita de la acestea, pentru semnat si expediere, cea repartizata de secretara cu rezolutiile conducerii, lucrarile executate n comun, dactilografierea materialelor elaborate de specialistii din compartimente.

Pentru a colabora ct mai bine cu ceilalti angajati, secretara trebuie sa-si ndeplineasca sarcinile de serviciu (sa-i sprijine cu materiale documentare, fise, sa le transmita imediat si cu precizie hotarrile, dispozitiile conducerii, sa le dea lamuriri), respectnd n acelasi timp si alte conditii de ordin comportamental.

Secretara trebuie sa fie demna, serioasa, modesta, sa arate solicitudine si politete fata de colegii de munca diferita fata de cei n vrsta, politete si amabilitate n general. Manifestarile de aroganta si ngmfare nu sunt admise, ele aducnd mari prejudicii relatiilor interpersonale.

O buna relatie bazata pe ajutor si respect trebuie sa aiba secretara si cu personalul din subordinea sa. n acest caz ea va lucra ca un supervizor si este important sa se exprime clar cnd mparte sarcinile si sa stabileasca explicit standardele si timpul pentru fiecare sarcina

Ea trebuie sa fie permanent un exemplu demn de urmat pentru cei din secretariat. Secretara trebuie sa ncurajeze personalul din subordine, sa laude munca acestora cnd este buna, iar pe de alta parte daca sarcinile nu sunt ndeplinite la nivelul asteptat, cu tact si diplomatie, ea va arata acest lucru persoanei n cauza si o va ajuta sa-si mbunatateasca munca. Comunicarea permanenta cu personalul din subordine - iata cheia multor satisfactii personale.Prin rolul de interfa de comunicare ntre conducere i subsistemul condus sau mediul exterior, sarcinile secretariatului se nscriu i n obiectivele generale ale organizaiei. Indiferent de modul de funcionare (centralizat, parial centralizat sau descentralizat), secretariatele au legturi cu toate compartimentele unei organizaii, permanent i n forme variate de comunicare (direct, indirect, verbal, scris). In msura n care, comunicarea managerial este factorul care asigur relaiile necesare atingerii obiectivelor organizaiei, secretariatul se transform tot mai mult ntr-o central de comutaie a informaiilor, unde acestea converg din toate prile organizaiei i din exterior.

Relaiile formale cu alte compartimente sunt relaii de cooperare.

Prin astfel de relaii se rezolv o serie de probleme profesionale care apar cu o anumit peridiocitate, prin evitarea liniei ierarhice (de pild schimbul de informaii dintre un serviciu de contabilitate i secretariat etc.). Aceste relaii se stabilesc spontan, din necesiti de elaborare comun a unor lucrri, ulterior fiind confirmate i oficial.

Relatiile secretariat - persoane din afara unitatii

Secretariatul este un factor important n realizarea legaturilor ntre institutia pe care o reprezinta si persoanele din afara, fie ca sunt cetateni, fie ca sunt parteneri sau viitori parteneri de afaceri.

Priceperea de a ntmpina un vizitator determina calitatea relatiilor ntre cei care sunt viitori colaboratori n afaceri.

Se impun cteva reguli pe care o secretara trebuie sa le cunoasca :

secretara se opreste din lucru, da mna cu el, iar daca l vede pentru prima data se prezinta. Se prezinta si vizitatorul si spune scopul vizitei (secretara poate hotar daca problema ridicata de vizitator poate fi rezolvata de alta persoana din unitate). Daca vizitatorul nu doreste sa spuna scopul, seful este cel care va hotar daca l va primi sau nu. Nu este de competenta secretarei sa respinga un vizitator sau sa se poarte nepoliticos pe motiv ca acesta doreste sa-i comunice personal sefului scopul vizitei.

sa caute sa recunoasca persoanele care nu vin pentru prima data (n cadrul activitatii de secretariat memorarea figurilor si a numerelor de telefon este foarte importanta);

sa manifeste deferenta si atentie fata de toate persoanele, indiferent n ce calitate si cu ce problema se prezinta la secretariat;

sa caute sa rezolve pe ct posibil favorabil problemele (n masura n care aceasta este posibila);

sa aiba o atitudine corecta; sa nu discute cu colegii cu voce tare si sa-si supravegheze convorbirile telefonice, atunci cnd n birou se afla o persoana straina;

sa-l prezinte pe vizitator cu numele si functia - acesta nseamna respect;

vizitatorii din afara, nainte de a pleca vor fi rugati sa-si comunice numarul de telefon pentru a putea fi contactati;

n nici o situatie secretara nu trebuie sa aiba fata de vizitatori admiratie, surpriza, nemultumire; nu trebuie sa discute probleme personale;

- sa tina seama de faptul ca secretariatul este locul de primire al persoanelor care doresc - - sa vorbeasca cu seful, a vizitatorilor si de aceea camera respectiva trebuie sa fie ct mai placuta;

- autocontrolul permanent asigura o atitudine corecta fata de cel care se prezinta n secretariat