Resurse Umane si Sisteme Informatice – efectul evolutiei organizationale

Rolul departamentului de resurse umane a evoluat spre acela al unui mediator al climatului necesar performantei, eficientei si atingerii rezultatelor optime. Acest departament trebuie sa îsi exercite astazi mai ales functia de consiliere a managementului superior în strategia de dezvoltare globala a companiei.

Transformarile în abordarea rolului resurselor umane au dus la largirea ariei de servicii implicate de aceasta activitate si la cresterea inimaginabila a volumului de munca pentru departamentele de Resurse Umane, indiferent de amploarea organizatiei si de numarul de angajati angrenati în activitatea sa. Astfel ca astazi activitatea de resurse umane nu se mai limiteaza la functia administrativa (desi aceasta are o pondere si o importanta majora), ci cuprinde, de asemenea, activitati precum recrutarea si selectia angajatilor, evaluarea rezultatelor profesionale, elaborarea, implementarea si administrarea planurilor de recompensare (prime, beneficii, compensatii si alte modalitati financiare si non-financiare de recunoastere a aportului salariatilor în cadrul companiei), crearea si aplicarea de politici si proceduri care sa normeze activitatea la nivelul companiei, evaluarea si preîntâmpinarea riscului legal în raporturile de munca, planuri de cariera si dezvoltare profesionala a salariatilor. Chiar si în cazul unor companii de marime medie (pâna la 150 angajati), datele si informatiile prelucrate pentru elaborarea, implementarea si administrarea unui singur plan de beneficii sunt considerabile.

Activitatea specialistilor în Resurse Umane este dominata de activitatea de colectare, sistematizare si intrepretare a datelor

“Batrânul” departament de Personal a devenit mai întâi un departament de Resurse Umane în companiile de nivel mediu si apoi un departament redenumit mult mai comprehensiv în cadrul companiilor mari – departamentul de Capital Uman.

Totodata, aceasta noua acceptiune a dus si la cresterea costurilor companiilor, atât pentru administrarea si utilizarea eficienta a datelor necesare în activitatile mentionate, cât si în privinta gestionarii riscului legat de confidentialitatea datelor, aplicarea corecta a prevederilor legale, implementarea politicilor, procedurilor si strategiilor de atragere, retentie, recompensare, motivare si dezvoltare a salariatilor. 

Solutii informatice si servicii externalizate – nu risti decât sa te dezvolti eficientÎn contextul amintit este fara îndoiala necesar ca specialistii din domeniu sa dispuna de metode si sisteme care sa le permita un management eficient al informatiei. Pentru a suplini un sistem profesional de management si planificare a resurselor, unele companii încearca utilizarea unor solutii proprietare (baze de date sau alte aplicatii de capacitate redusa). Acestea nu reusesc totusi sa îndeplineasca toate cerintele si necesitatile impuse de activitatea de resurse umane (este destul de greu si costisitor sa suplinesti interactivitatea si interoperabilitatea pe care o poate furniza o solutie profesionala în domeniu).

Alternativele functionale ce stau la îndemâna specialistilor sunt fie implementarea unei platforme ERP (Enterprise Resource Planning), fie externalizarea totala sau partiala a activitatilor de resurse umane catre companii specializate, care utilizeaza de asemenea sisteme de acest tip.

Practic, alegerea uneia dintre cele doua solutii este optiunea fiecarei companii si trebuie evaluata în functie de costuri, natura activitatilor desfasurate în cadrul departamentului de Resurse Umane (gradul de independenta al activitatilor fata de obiectivele organizatiei) si perspectiva de dezvoltare a companiei.

Implementarea unui sistem ERP se poate dovedi benefica, în conditiile în care specialistii din departamentul de Resurse Umane exploateaza potentialul acestei investitii la maxim. Solutiile ERP reusesc sa faciliteze colectarea datelor, administrarea, prelucrarea si interpretarea acestora prin emiterea de liste, rapoarte text, organigrame, diagrame si grafice specifice, date statistice si comparative. O utilizare eficienta poate reduce riscul de colectare a unor date eronate si poate îmbunatati comunicarea în cadrul companiei prin fluidizarea fluxului de informatii în dublu sens (de la departamentul de Resurse Umane catre angajati si în sens invers, dar si în interiorul companiei, între departamentele care utilizeaza informatii privind personalul). Cele mai moderne astfel de aplicatii dispun de facilitati de acces online si de optiuni de securizare a datelor, care permit introducerea datelor de catre salariati, si accesarea controlata a acestora de celelalte departamente interesate (spre exemplu, corespondenta dintre departamentele de Resurse Umane si cel de Financiar-Contabilitate). Datorita volumului de date si a procedurilor legale greoaie, colectarea datelor eronate se poate perpetua, generând un lant de costuri suplimentare nejustificate pentru companie – continuarea acordarii recompenselor financiare pentru angajatii care au încetat raporturile de munca.

Avantajele utilizarii sistemelor informatizate în activitatea de Resurse Umane* Eficienta costurilor* Gestionarea riscului procedural* Controlul erorilor de colectare a datelor* Accesibilitatea datelor * Obtinerea informatiei prelucrate în rapoarte specifice* Îmbunatatirea comunicarii între departamente * Diminuarea volumului de documentatie* Reducerea timpului alocat activitatii administrative* Mentinerea unui climat favorabil unor performante profesionale pentru angajati

Cea de-a doua alternativa, externalizarea operatiunilor de resurse umane, poate rezolva atât unele probleme referitoare la riscul procedural si legal, cât si problemele de management al datelor. Compania de outsourcing este o alegere eficienta si din punct de vedere al costurilor. Serviciile de outsourcing includ cele mai multe dintre activitatile de Resurse Umane: de la recrutare, evaluare, dezvoltare profesionala si training, pâna la gestionarea planurilor de recompensare si a aspectelor legale si procedurale ale raporturilor de munca si salarizare.

Beneficiile utilizarii serviciilor externalizate de resurse umane* Administrarea informatizata a datelor de personal* Reducerea costurilor* Flexibilitate* Expertiza* Managementul riscului gestionarii raportului de munca * Reorientarea resurselor interne catre latura creativa a activitatii de resurse umane

Aceste servicii pot fi utilizate fie pentru a suplini integral functia unui departament intern de Resurse Umane, fie pentru a completa activitatea acestuia. Ca solutie integrata de management a personalului, outsourcing-ul ofera clientilor sai beneficiul experientei mult mai vaste a profesionistilor din domeniu, aprofundarea si cunoasterea procedurilor si prevederilor legale locale, un management eficient al riscului de administrare a informatiilor si documentelor privind angajatii, eliberarea de povara apasatoare a functiilor administrative ale activitatii de Resurse Umane. Pentru a completa toate aceste beneficii, companiile beneficiaza si de suportul si facilitatilor sistemelor informatice amintite (HRIS, ERP), la un cost optim.

Sistemele informatice sunt un ajutor eficient în cazul companiei de outsourcing, considerând ca numarul de angajati administrativ este cu mult mai mare decât într-o companie, iar cerintele adresate furnizorului extern de servicii sunt mult mai diverse.

Considerând drept exemplu un proces de recrutare, în care numarul aplicantilor depaseste uneori asteptarile, iar selectarea si analizarea aplicatiilor este un mare consumator de timp, un sistem informatizat care sa colecteze toate aceste date îti poate fi de mare ajutor. Unele dintre aceste sisteme dispun si de modalitati de planificare, de grile de interpretare a rezultatelor testelor administrate candidatilor, obtinându-se astfel rezultate unitare si cu mult mai putin afectate de subiectivism.

Din acest punct de vedere, al utilitatii datelor, specialistul în resurse umane are posibilitatea de a le grupa, de a le filtra si interpreta pentru a obtine informatiile de care este interesat.

Sistemul de raportare poate permite elaborarea documentelor cerute de procedura legala pentru angajare (contracte, declaratii, comunicari), elaborarea de grafice de activitate, evidenta timpului efectiv lucrat, istoricul carierei si dezvoltarii profesionale etc.

Atât outsourcing-ul cât si implemetarea interna a unui sistem informatic determina diminuarea timpului alocat administrarii, restrângerea numarului de angajati cu atributii specifice de resurse umane implicati în activitatea intrena privind personalul, orientarea specialistilor din resurse umane catre functiile de dezvoltare a culturii organizationale.

Un beneficiu indirect, dar nu mai putin important pentru salariatii companiei este crearea unui climat de încredere si moralitate. Respectarea normelor privind confidentialitatea datelor personale, modul si scopurile în care acestea sunt utilizate, într-un cuvânt asigurarea securitatii datelor referitoare la angajati este o necesitate. Prin faptul ca aceste date sunt stocate într-un sistem securizat si cu acces controlat, angajatul beneficiaza de climatul propice pentru a-si concentra atentia asupra propriilor obiective profesionale. Acelasi efect indirect îl are si înlaturarea erorilor si îmbunatatirea comunicarii, gratie experientei specialistilor si cu ajutorul suportului informatic de care dispun.

Atinge informatia – nu poti trai fara eaÎntr-o abordare teoretica, sistemele informatice utilizate în resursele umane pot oferi o perspectiva tangibila a datelor transformate în informatii, pe baza careia sa se poata analiza, planifica, prevedea activitatea organizatiei. Cresterea eficientei si productivitatii muncii depuse de catre toti cei angrenati în viata de zi cu zi a unei organizatii capata astfel o dimensiune tangibila, transparenta si benefica pentru climatul organizational.

Într-un secol în care informatia este vitala nu se mai poate admite pastrarea evidentei într-un sistem clasic. Ceea ce se doreste este a crea sisteme apte sa raspunda diversitatii si dinamicii impuse de fluctuatia pietei de forta de munca si care sa ofere flexibilitatea necesara oricarui utilizator. Adoptarea unei modalitati de pastrare si interpretare a datelor trebuie sa fie una dintre prioritatile specialistilor din domeniu, pentru a oferi un fundament solid gestionarii relatiilor de munca în interiorul organizatiei.