1

Regulament de desfurare a programului de finanare Lumea prin Culoare i Sunet, ediia 2015

09.12.2014 Acest regulament prezint informaii referitoare la modul de desfurare al programului de finanare Lumea prin Culoare i Sunet (ediia 2015) organizat de Fundaia Orange Romnia, la procedura de depunere a proiectelor i la criteriile de selecie si de alegere a proiectelor ctigtoare. n cadrul acestui program, se vor acorda prin concurs finanri unor organizaii neguvernamentale, n scopul derulrii de proiecte destinate mbuntirii calitii vieii persoanelor cu deficiene de vedere i/sau auditive. La concurs pot participa organizaii neguvernamentale (asociaii, fundaii sau federaii), instituii educaionale, instituii medicale, instituii culturale, care pot s depun propuneri de proiecte n vederea obinerii de finanare pentru derularea de programe n domenii precum sntate, educaie, cultur, integrare social, n beneficiul acestor persoane. Concursul de finanare Lumea prin Culoare i Sunet se desfoar exclusiv pe platforma online www.finantare.fundatiaorange.ro. Nici o propunere de proiect care va fi expediat pe o alt cale decat prin intermediul acestei platforme online nu va fi luat in considerare. Organizatorul acestui concurs de finanare este Fundaia Orange Romnia, o organizaie non-profit de naionalitate romn nregistrat la Registrul Asociaiilor, Fundaiilor i Federaiilor sub nr. 5/28.02.2012, avnd C.I.F. 29937530. Mai multe informaii referitoare la activitatea Fundaiei Orange putei gsi accesnd site-ul www.fundatiaorange.ro I. Condiii generale de nscriere I.1. Procedura de prezentare a proiectelor Acest concurs se desfoar exclusiv pe platforma online www.finantare.fundatiaorange.ro. Pentru a depune un proiect, este necesar s v nregistrai prin crearea unui user, accesnd seciunea Intra in cont i linkul inregistrati-v. Vei primi un email de confirmare pe adresa de email pe care ai indicat-o. Dup nregistrare accesai meniul intra in cont si completai email-ul si parola definit de dumneavoastr pentru a v loga. Dupa logare vei putea completa formularul de aplicaie existent pe platforma online, accesnd butonul Aplica . Dac ai pierdut sau ai uitat parola cu care v-ai nregistrat, este necesar s accesai linkul ati uitat parola? . Formularul poate fi completat n mai multe randuri. V rugm s v asigurai c salvai propunerea de proiect ct mai des cu putin. Din motive de securitate, platforma online se nchide dup fiecare 15 minute de utilizare. Informaiile completate pn la acel moment se vor salva automat. Pentru a

2

continua procesul de scriere al proiectului, va fi necesar s intrai din nou n contul creat, utilizand userul si parola pe care vi le-ai ales la nregistrare, s accesai sectiunea Proiectele mele si s dai click pe statusul propunerii de proiect pe care ai iniiat-o (pe linkul Proiect deschis ). In partea de sus a paginii deschise a formularului creat de utilizator, vor exista 2 butoane : butonul Editeaza v permite continuarea completrii formularului; butonul Trimite finalizeaz formularul si l trimite ctre organizatori spre evaluare. Din momentul n care utilizatorul a accesat butonul Trimite , nu va mai putea face nici o modificare la proiectul depus. Formularul de aplicaie trebuie completat n limba ENGLEZA. Anexele solicitate la finalul formularului (de exemplu ultimul raport de activitate al organizaiei) pot fi trimise in limba roman. Fiecare anex solicitat la finalul formularului menioneaz limba in care este necesar sa fie transmis respectiva anex. Atenie: inainte de a apsa pe butonul Trimite , v rugm s v asigurai c ai completat formularul cu toate informaiile necesare si c ai atasat toate anexele solicitate in partea de jos a formularului. (detaliate si in acest regulament). Doar accesand butonul Trimite , propunerea de proiect va fi trimis catre organizatori spre evaluare. Aplicaiile incepute in perioada de concurs dar pentru care nu a fost accesat butonul Trimite , nu vor fi trimise ctre organizatori. Dup ce formularul a fost trimis ctre organizatori, fiecare proiect depus va primi o notificare de primire pe adresa de e-mail a persoanei de contact trecute n aplicaie. Participanii vor primi:

un email de confirmare la inregistrarea pe platforma online un email de confirmare dup primirea aplicaiei de catre organizatori un email cu decizia final de finanare care va fi trimis doar catre organizatiile castigtoare,

pn la data de 30 aprilie 2015. O organizaie aplicant poate depune un singur proiect. Dac mai multe persoane din cadrul aceleiasi organizatii trimit propuneri de proiecte, atunci va fi luat in considerare doar prima propunere de proiect primit de organizatori, in ordine cronologic. Urmtoarele aplicatii sosite din partea aceleiasi organizatii nu vor fi luate in considerare. Dupa incheierea perioadei de aplicatie, pe platforma online vor deveni vizibile pentru public cateva informatii generale referitoare la fiecare proiect depus (nume proiect, nume organizatie, scopul proiectului). I.2 Domenii susinute prin Fondul de finanare Lumea prin Culoare i Sunet: Fondul i propune s contribuie la mbuntirea calitii vieii persoanelor cu deficiene de vedere i/sau auditive, prin sustinerea de proiecte derulate n domeniile: sntate, educaie, cultur i integrare social. Beneficiarii finali ai fondului sunt persoane cu deficiene auditive i/sau de vedere sau alte deficiene cauzate de acestea. I.3. Valoarea financiar a programului Valoarea total a Fondului Lumea prin Culoare i Sunet ediia 2015 este de 350.000 EUR.

3

Valoarea sprijinului financiar acordat de Fundaia Orange Romnia unui proiect poate varia ntre 20000 i 50000 EUR. n funcie de calitatea propunerilor primite, consiliul de selecie i rezerv dreptul de a scdea sau crete valoarea sprijinului acordat. n funcie de calitatea aplicaiei, tipul activitilor propuse i a rezultatelor estimate, Fundaia Orange Romnia i rezerv dreptul de a propune finanarea parial din suma total solicitat de organizaia aplicant. I.4. Perioada de derulare a concursului de finanare Data lansrii concursului de finanare este 9 decembrie 2014. Data limit pentru primirea formularelor de aplicare i a anexelor este 28 Ianuarie 2015, ora 18:00. Incepand cu 28 ianuarie 2015, ora 18:01, perioada de aplicatie se incheie, iar platforma online nu va mai permite trimiterea niciunei aplicatii catre organizatori. Procesul de selecie a proiectelor va cuprinde dou etape: Preselecia aplicaiilor pe baza criteriilor de eligibilitate: 29 ianuarie 2015-15 februarie 2015

(Fundaia Orange Romnia impreun cu Asociatia pentru Relatii Comunitare -ARC). In cadrul acestei etape pot fi realizate interviuri i vizite clarificatoare la organizatiile aplicante.

Selecia final pe baza criteriilor de selecie: 16 februarie 2015 - 30 martie 2015 (Consiliul Director al Fundaiei Orange Romnia)

Intocmirea contractelor: aprilie 2015 (ARC i Fundaia Orange Romnia) Anuntarea rezultatelor: pan la data de 30 aprilie 2015 (Fundaia Orange Romnia) Perioada de implementare a proiectelor: maximum 12 luni (2015 -2016). Un proiect poate incepe in 2015 si poate fi finalizat in cursul anului 2016. Anunul public referitor la proiectele ctigtoare se va face pn la sfaritul lunii aprilie 2015. Decizia juriului este final i irevocabil. Juriul este format din membrii Consiliul Director al Fundaiei Orange Romnia. Fundaia Orange isi rezerva dreptul de a renunta la proiectele castigatoare in cazul in care respectivele organizatii desemnate castigatoare nu semneaza contractul in decurs de trei saptamani de la primirea modelului de contract. In acest caz, va fi desemnat castigator urmatorul proiect aflat pe lista de selectie (proiectul care intruneste punctajul urmator, in ordine descrescatoare). n unele cazuri Fundaia Orange va face recomandri pentru mbuntirea proiectului. I.5.Condiii de derulare a proiectelor ctigtoare i modalitatea de plat a finanrilor Fiecare proiect se va desfsura in baza unui contract de sponsorizare incheiat intre Fundaia Orange si organizatia catigtoare. Formularul de aplicatie va constitui anex la acest contract i va detalia modul de implementare al proiectului. Plata finanrii se va face n trane, conform condiiilor din contractul de finanare, prin virament bancar. Intervalul de plat i valoarea tranelor vor fi stabilite n funcie de perioada de desfurare a

4

proiectului i de necesarul de cheltuieli pentru implementare si vor fi detaliate in contract. Prima tran va reprezenta minim 25% i maxim 50% din valoarea total a proiectului. La anumite intervale de timp, agreate in contract, organizatia care deruleaz proiectul va trimite catre Fundaia Orange rapoarte intermediare pentru informare asupra desfurrii proiectului. In cazul in care raportarea intermediara nu reflecta indeplinirea activitatilor mentionate in contract, Fundaia Orange ii rezerva dreptul de a nu plati tranele de finanare rmase nepltite. Organizaiile castigatoare au obligatia sa utilizeze finantarile primite in cadrul acestui concurs exclusiv pentru implementarea proiectului depus in cadrul acestui concurs, a carui derulare va fi detaliata in contractul incheiat cu Fundaia Orange. I.6. Condiii de finanare Contribuia organizaiei solicitante la realizarea proiectului va fi de minim 15% din bugetul total al proiectului i poate consta, integral, n contribuie n natur (de exemplu: munca voluntarilor, utiliti, echipamentele puse la dispoziie pentru realizarea proiectelor, costuri de resurse umane direct legate de implementarea proiectului etc.). Organizaiile selectate vor prezenta rapoarte n formulare standard respectnd condiiile ce vor fi precizate n acordul de finanare i vor permite evaluatorilor desemnai s aib acces la documentele necesare. Proiectele vor fi monitorizate i evaluate inclusiv prin vizite la faa locului de ctre reprezentanii Fundaiei Orange Romnia. Fundaia Orange Romnia i rezerv dreptul de a cere documente justificatoare iar n cazul achiziiilor de echipamente sau servicii n sum mai mare de 45 000 RON, Fundaia Orange Romnia poate solicita organizarea de licitaii deschise pe www.e-licitatie.ro. Dac organizaia primete fonduri pentru respectivul proiect i din alte surse, ea va prezenta finanatorului un document cu sursele de finanare ale proiectului i acceptul lor ca Fundaia Orange s se alture proiectului. Nu vor fi considerate eligibile pentru acest program proiectele a cror finanatori sau sponsori actuali solicit titulatura de finanator/sponsor unic sau principal. Toate materialele care sunt rezultatul unui proiect finanat prin acest program vor meniona, numele Fundaiei Orange Romnia pe perioada desemnat prin contract. Este datoria Partenerului s obin acorduri din partea beneficiarilor/familiei beneficiarilor pentru filmrile i fotografiile ce vor fi realizate pentru a promova proiectul n mass-media. I.7. Note Toate drepturile de proprietate asupra informaiei din materialele care fac parte din pachetul de aplicaie apartin organizaiei aplicante. Fundaia Orange Romnia i asum s nu foloseasc informaia oferit prin aceast aplicaie decat in cazul organizatiilor castigatoare ale concursului si doar in conditiile agreate si detaliate in cadrul unui contract semnat de ambele parti.

Prin depunerea Formularului de aplicaie n cadrul programului de finanare organizaia accept decizia consiliului de selecie ca fiind final i irevocabil.

Consiliul de selecie a proiectelor i asum libertatea de a selecta ca parteneri ai programului, toate, unele sau nici una din organizaiile aplicante, pe baza compatibilitii dintre proiectele propuse cu scopul declarat al acestui program.

5

II. CRITERII DE ELIGIBILITATE PENTRU ORGANIZAIILE APLICANTE In cadrul etapei de preselecie (realizata de Fundaia Orange Romnia impreuna cu Asociatia pentru Relatii Comunitare), proiectele depuse si organizatiile aplicante vor fi evaluate pe baza criteriilor de eligibilitate detaliate mai jos. Doar proiectele care sunt considerate admise in aceasta etapa, vor trece in etapa urmatoare, de selectie finala, care va fi realizata de catre membrii Consiliului Director al Fundaiei Orange. Pre-selectia va fi realizata in functie de urmatoarele criterii: Eligibilitatea aplicantului:

Proiectul propus este realizat de ctre o organizaie neguvernamental (asociaie, fundaie sau federaie), instituie educaional, medical sau cultural nregistrat legal n Romnia i care desfoar activiti de cel puin 1 an (la data depunerii aplicaiei).

Organizaia este acreditat pentru acordarea serviciilor propuse n proiect (acolo unde acreditarea este necesar)

Organizaia a depus bilanul financiar pentru ultimul an fiscal Organizaia are un raport anual sau un alt mecanism de raportare transparent a activitii

organizaiei (site web, material anual de prezentare, raport de audit etc.)

n cazul n care se realizeaz parteneriate ntre mai multe organizaii pentru implementarea proiectului, aplicantul va fi unul singur. Acesta va prezenta o scrisoare de parteneriat cu celelalte organizaii din proiect dac i se comunic acceptul de finanare din partea Fundaiei Orange Romnia. Eligibilitatea domeniilor i a grupurilor int: Proiectul depus se adreseaza persoanelor cu deficiene auditive i/sau de vedere sau alte deficiene cauzate de acestea. Numrul minim de beneficiari n proiect este de 15 persoane. Eligibilitatea bugetului: Suma solicitat poate fi cuprins ntre 20.000 i 50.000 EUR. Eligibilitatea contribuiei proprii: Organizaia aplicant trebuie s aib o contribuie proprie de minim 15% din valoarea total a proiectului. Eligibilitatea costurilor administrative: n cadrul finanrii vor fi susinute costuri administrative1 n proporie de maxim 15% i costuri de comunicare n proporie de 5% din bugetul total. Dac organizaia depete acest procentaj va susine costurile din resurse proprii. Proiecte/activiti neeligibile:

Proiectele care nu se nscriu n obiectivele i componenta acestui program; Proiectele incomplete sau care nu au folosit formularul de aplicare standard, disponibil exclusiv pe platforma online www.finantare.fundatiaorange.ro; Proiectele care nu includ toate anexele solicitate; Proiectele care solicit fonduri mai mari de 85% din costul total al proiectului; Proiectele care au depit termenul limit de depunere (28 Ianuarie 2015, ora 18.00); Proiectele care propun activiti care au loc n afara Romniei

1 Prin costuri administrative Fundaia Orange Romnia definete orice costuri indirecte asociate coordonrii proiectului( de ex. costuri cu salarizarea directorului organizatiei, directorului financiar, costuri operaionale ale organizaiei neasociate desfurrii proiectului. n aceste costuri administrative nu sunt incluse remuneraii sau cheltuieli destinate specialitilor direct implicai n desfurarea activitilor directe cu beneficiarii (ex. educatori, profesori, medici,etc).

6

Cheltuieli neeligibile: Costuri administrative ale organizaiei, altele dect legate de proiect Cheltuieli retroactive ale unor proiecte ncheiate sau n curs de desfurare Burse, studii academice sau cercetri pentru angajaii organizaiei. Fundaia Orange nu susine

tabere, excursii, conferine, concerte sau evenimente de strangere de fonduri, recepii, etc.

n cazul n care se achiziioneaz echipamente trebuie s existe un plan clar de utilizare a lor n interesul direct al beneficiarilor sau de ctre beneficiari.

In plus, fiecare proiect depus trebuie s fie nsoite de urmtoarele anexe (care sunt mentionate si in partea de jos a formularului), ntr-un singur exemplar:

1. Un exemplar al ultimului raport de activitate al organizaiei n limba romn 2. C.V.- urile echipei de proiect; n limba englez 3. Un document (de maxim o pagin) n care sunt menionai ali finanatori/sponsori/parteneri

ai proiectului (dac este cazul) mpreuna cu acceptul lor ca Fundaia Orange s se alture proiectului

4. Copie dup ultimul bilan depus; n limba romn 5. O prezentare power point de maxim 5 slide-uri (cu maximum 1000 caractere / slide) n limba

englez care s rezume proiectul (fr parte introductiv despre organizaie) 6. Dac organizaia a fost auditat financiar n ultimii doi ani, v rugam ataai scrisoarea

auditorului extern. (annexa este opional) 7. O fotografie (la calitate si rezolutie buna) reprezentativa pentru proiect, care sa poata fi

utilizata in comunicarea initiala in cazul in care proiectul este castigator 8. O declaratie pe proprie raspundere referitoare la modul etic de desfasurare a activitatii de

catre organizatia aplicanta. Aceasta declaratie are un format standard, pe care reprezentantul organizatiei aplicante trebuie sa il citeasca, iar in cazul in care este de acord cu continutul sau, sa il semneze, sa il stampileze si apoi sa il ataseze scanat.

In cadrul procesului de pre-selectie, Fundatia Orange poate solicita oricare dintre aceste documente si in original De asemenea, Fundaia Orange poate solicita organizatiilor clasate pe lista scurta documente aditionale (cum ar fi copii ale documentelor de inregistrare a organizatiei). n cazul n care aceste anexe contravin informaiilor furnizate n Formularul de aplicaie sau indic ne-eligibilitatea aplicantului, proiectul va fi descalificat automat. Analiza anexelor solicitate (si detaliate mai sus) face parte din procesul de pre-selectie, care va fi realizat de Fundaia Orange Romnia impreuna cu Asociatia pentru Relatii Comunitare.

III. CRITERII DE SELECIE A PROIECTELOR Proiectele care sunt declarate admise in etapa de pre-selectie vor intra in etapa de selectie finala. Selectia finala va fi realizata de catre un juriu format din membrii Consiliului Director al Fundaiei Orange. Evaluarea proiectelor va lua in considerare: 1. Evaluarea organizaiei aplicante

Experiena de lucru a organizaiei aplicante i/sau a echipei de lucru cu grupurile de beneficiari sau cauzele selectate n cadrul programului de finanare i mai ales abordarea reprezint un criteriu de departajare a organizaiilor aplicante.

7

Informaiile care vor fi luate n considerare n evaluarea experienei de lucru a organizaiei:

istoric organizaie experiena echipei de proiect plan de dezvoltare pentru 2-3 ani (daca este cazul) compatibilitatea modului sau de lucru cu beneficiarii abordarea propus n cadrul programului.

2. Evaluarea proiectului depus

Proiectul va fi evaluat in ceea ce priveste: Relevana proiectului Definirea clar a nevoii identificate i a beneficiarilor carora li se adreseaza proiectul Numrul de beneficiari vizai de proiect Coerena proiectului i descrierea clar a activitilor Buget realist i in relaie cu activitile Noutatea abordrii Preocupare pentru sustenabilitatea proiectului Urmrirea unor rezultate coerente i relevante Identificarea unor indicatori de evaluare care ajut la identificarea rezultatelor proiectului Experiena echipei de proiect Existena unui plan pe termen lung de deservire a beneficiarilor reprezint un criteriu important n selecia proiectelor ctigtoare. Astfel, vor avea prioritate organizaiile care pot demonstra existena unui plan de dezvoltare a proiectului pe termen mediu demonstrnd astfel c organizaia poate i tie cum s i deserveasc beneficiarii pe minim 2-3 ani, dupa incheierea proiectului sustinut de Fundaia Orange. Vor avea prioritate la selecie proiectele:

Care ofer soluii inovatoare i eficiente de a aborda cauza i n care tehnologia digital joac un rol semnificativ

Care se desfaoar pe o arie geografic ct mai mare (proiectul s fie implementat n cel puin 2 localiti) sau proiecte cu un numr de beneficiari semnificativ

Al cror impact i rezultate sunt clare i pot fi cuantificate n care s poat fi implicai voluntari Orange Romnia

In cadrul evaluarii, membrii juriului vor acorda note de la 0 (cel mai putin) la 5 (cel mai mult) unui set de criterii stabilite pe baza informatiilor detaliate mai sus.

Vor fi declarate castigatoare proiectele ce au intrunit scorul cel mai mare in urma evaluarii realzate de membrii juriului si care se incadreaza in bugetul total de 350.000 euro al programului de finantare.

Grila de notare pe baza careia va fi evaluat fiecare proiect depus se gaseste la finalul acestui regulament.

IV. Informaii suplimentare

8

Pentru informaii suplimentare referitoare la regulamentul de desfurare a programului de finanare Lumea prin culoare i sunet v rugm s ne contactai la adresa fundatia.orange@orange.com Pentru informatii i intrebri referitoare la aspecte tehnice ale procesului de aplicare (funcionarea platformei, completarea aplicaiei online, etc) v rugm s ne contactai la adresa contact@grantwizzard.ro V mulumim pentru interesul manifestat referitor la acest program i v dorim mult succes. Anexa: Grila de notare pentru evaluarea proiectelor

Maximum score A. Relevance of the project 20 1 Relevance of the project to the objectives of the Programme 5

2 Relevance of the proposed intervention in addressing the problem/need 5

3 The proposed project has a clear intervention logic, taking into account the risks and opportunities 5

4 The target groups and beneficiaries are strategically chosen, clearly defined and quantified 5

B Activities, working plan 30

5 Well chosen, realistic, feasible activities that contribute to achieving the project objectives 5

6 The expected results are quantified (indicators), measurable and reachable 5

7 Promotion and visibility activities are clearly described, adapted to the specificity of the target audience and project objective 5

8 Opportunities for Orange employees volunteering 5

9 Indicators used in the evaluation of the project are clear and address the progress made at the end of the project

5

10 The project covers a large geographical area or a large number of beneficiaries 5

C. The budget of the project 10

10 The costs proposed are in close relation with the activities and the expected results 5

11 The costs proposed are realistic, justified and feasible 5 D. Sustainability and innovation 10 12 There are activities aiming to ensure the sustainability of the project 5

13 The project contains elements of new and/or innovative approaches especially in the digital field 5

E. The applicant and the partner/s 30

9

14 Level of professional expertise of the applicant and partner/s in the specific domain of the project 5

15 Level of professional expertise and qualifications of the proposed team members in the specific domain of the project 5

16 Level of professional expertise of the applicant and its partner/s in project management 5

17

The organizational set-up and the team structure is proper for implementing the proposed project (number, roles, responsibilities, project steering)

5

18 Level of reputation and capacity to leverage the project in terms of communications. 5

19 5 bonus points will be offered to NGOs that had a financial audit in the last two years 5

Comments/observation TOTAL 100