Raport de Activitate BOD VIP

PERIOADA: 2013-2015

MEMBRI: Mihai Varutoiu; Adina Tanase; Catalina Apostol; Ioana Brunchi; Cezara Suman; Irina Negut.

Obiective Strategice VIP2013 -2014

<un an al actiunilor>

Program DezvoltareMembri ActiviOwner: Catalina Apostol

IMPLEMENTARE: Am construit o propunere de astfel de cadru, l-am „cizelat”in urma unui focus group cu alumni si apoi am avut o intalnire de lobby si

kick-off (wannabe) cu membrii BEX din acel mandat. Initiativa nu a ajuns safie implementata in acel an, ci a fost mai mult un „inception” pentru anul

urmator.Principiile pe care se baza sunt: invatarea graduala, adica structurarea

evenimentelor de invatare in ordine logica si cronologica pe competente clarurmarite, pentru ca oamenii sa le poata sedimenta de la nivelul 0 la nivelul N,action learning combinat cu just-in-time learning, precum si exercitii clare plusfeedback pe ele intre sesiunile de invatare (pot fi teme, Learning Projects, etc.

pentru a se vedea aplicabilitatea informatiilor si a le sedimenta).

FEEDBACK: Ar fi trebuit sa construim nevoia de unastfel de cadru impreuna cu BEXanii si sa-i implicammai mult in aceasta initiativa, pentru ca ei sa inteleagamai bine beneficiile lui si chiar sa-l implementeze.

ECHIPA: Ioana Brunchi, AndreeaIchim, Cezara Suman

SCOP: Crearea unui cadru de invatare consistent, conscvent sialiniat pe toate structurile VIP (inclusiv sistem de feedback

integrat), plecand de la nevoile reale ale oamenilor, dar si de lanevoile reale pe care organizatia le are de la membrii sai.

Relationship Management Owner: Adina Tanase

SCOP: Pregatirea membrilor departamentelor de FR si PR pentru mentinereaunei relatii cu partenerii financiari si cei media. Ideea din spatele acestui

obiectiv este usurarea mentinerii actualelor legaturilor si cresterea potentialuluinoilor parteneri.

ECHIPA: Irina Negut, Adina Tanase, Ema Barba, Mihai Stanciu careau lucrat indeaproape cu Marina Ivan (FR) si Teodora Toma (PR).

IMPLEMENTARE Evenimentele pe care a fost oferita consultanta si suport aufost Brunch-ul cu partenerii, Gala VIP, iar pentru VIP Cluj a existat o relatie

constanta de mentorat cu managerul de PR, la care s-a adugat si sustinereaunui webinar de catre Ema si Mihai.

Desi a fost propus si un plan de dezvoltare pentru oamenii de vanzari, acestaa fost remodelat pe parcursul anului de catre managerul de vanzari.

FEEDBACK: Aceasta experienta a adus in prim plan nevoia de a lega intai de toate orelatie cu managerul care implementeaza planul. De asemenea, prioritatile setate in

BEX trebuie corelate mai bine cu obiective asumate impreuna cu BOD-ul. Acestobiectiv nu a fost indeplinit 100%, dar cu siguranta urmatoarea incercare de creare a

unor relatii cu partenerii VIP va porni de la cel putin 5%.

Project Management Owner: Cezara Suman

FEEDBACK: VIP avea nevoie cel putin de o “umbrela” care sa aduca toateinitiativele pe PM la aceeasi masa, sa le alinieze la BEX, sa le ofere o directie si

sa genereze alte idei. Acest lucru s-a intamplat la un nivel de baza si faracontinuitate masurabila si inovatie. Acest WG putea creste mai mult ca valoare

adaugata, inovatie si numar de initiative generate si implementate efectiv, nudoar existente si aliniate.

IMPLEMENTARE: Am oferit o directie comuna tuturor initiativelor de acest gen, am aliniati BEX-ul la aceasta directie si impreunaam generat/implementat idei noi. Initiativele deja existente aliniate in WG si implementate independent fiind:PM Boot Camp si Talent Management.Rezultate:-> Pornind de la proiectul “Cercetare in VIP” si de la dezbaterile WG, s-a derulat studiul “Cercetare nevoi Project Manageri VIP”;-> Integrarea potentialilor PMi in Management Challenge incepand cu 2014;-> Input in design & implementare & facilitare Management Challenge 2014;-> Alinierea initiativelor la strategia BEX;-> Mentorat BEXani: Irina Perju.

ECHIPA: Dan Baciu, Ioana Brunchi, Mircea Grecescu,Catalina Constantin, Lorena Szasz, Irina Peru, Ale Maier,Miruna Dumitrascu, Corina Angelescu, Andreea Ichim,Catalina Apostol

SCOP: sa invete viitorii PMi cum se face un proiect (project managementskills) si in acelasi timp sa ii pregateasca sa conduca (management &leadership skills) ca proiectele VIP sa fie fezabile si de succes:Fezabile = sa faca un matching cat mai bun intre nevoie si resurseDe succes = sa atinga cel putin scopul setat de PM si de piata (membriiorganizatori, parteneri, participanti, VIP)

Relatie AlumniOwner:

Mihai Varutoiu

SCOP: Activarea comunitatii de Alumni prin actualizareabazei de date si crearea de evenimente special dedicatelor.

FEEDBACK: Chiar daca lucrurile nu au iesit pe cum speram, efortul a fostvizibil si a fost preluat de generatia urmatoare.Deoarece membrii BEX sunt foarte solicitati pe parcursul anului, esterecomandat, pe cat posibil, ca in activitatea WG-ului pentru Alumni sa fieimplicati membrii din afara BEX.

ECHIPA: Formata din membrii activi de anul 2 sicoordonata de Ruxandra Geanta.

IMPLEMENTARE: Realizarea uuin plan de actualizare a bazei de date si de implicarea ambasadorilor de generatie pentru a invita Alumnii la Gala VIP.Dupa gala, pe baza experientei, am decis restructurarea modului de lucru si a echipei,incepand cautarea unui sistem de gestiune a bazei de date. Am ajuns la concluzia casistemele existente (CRM, alte variatiuni) nu sunt potrivite pentru VIP si am incercatcrearea unei solutii de la 0. O astfel de solutie insa a fost prea complexa pentru acelmoment.

VIP ClujOwner: Alexandra Chiru

SCOP: Acordarea de suport inlansarea si dezvoltarea VIP CLUJ

ECHIPA: Alexandra Chiru, Ioana Brunchi, Luiza Apostu, Mircea Grecescu, Ema Barba,Mihai Stanciu, Ovidiu Humeniuc, Elena Baroian, Iulia Adascalitei.

IMPLEMENTARE: Pentru a veni in suportul VIP Cluj, BOD-ul s-a implicat in urmatoarele arii:-> Promovare si stabilirea de parteneriate locale;-> Organizarea campaniei de recrutare cu vizita pentru sustinerea de interviuri;-> Organizarea unui Living Library cu 8 Alumni si a unei petreceri in stil VIPsteresc;-> Participarea la sesiuni de Skype-uri de grup/individuale si crearea si organizarea de materiale video sionline pentru cei din VIP Cluj;-> Vizita de lucru in martie 2014 (2 zile de workshopuri pe Project Management, Comunicare, HR si FR).

FEEDBACK: Sugestii de imbunatatire a colaborarii dintre Bucuresti si Cluj:-> vizite de lucru BEX-BEX-BOD in cele doua locatii;-> promovare mai intensa a Fusion si Vision Campului catre VIP Cluj;-> crearea de mici proiecte interne intre echipele din Bucuresti si Cluj;

Obiective Strategice VIP2014-2105

<un an al relatiilor>

Framework de Invatarepentru membri activi Owner: Ada Barbu

SCOP: Crearea unui framework de invatare generalduplicabil pe comunitati/departamente adaptat in

functie de competente, instrumente.

ECHIPA: Ada Barbu, Corina Angelescu

IMPLEMENTARE: Aces framework acopera perioada dintre alumnizaresi weekend-ul strategic din vara (BOD-BEX-BEX). S-a discutat si unframework care sa cuprinda transfer de know-how, atingand inclusiv

teritorii ce incep de la learning si development pana la o evaluaremultifatetata a membrilor, in format simplu si ciclic astfel incat sa poata fi

aplicat oricand, oriunde si cam in orice proces, la nivel individual (careflectie) si colectiv (proiect, departament, comunitate)

FEEDBACK:

Procese si proceduri VIPOwner: Adina Tanase

SCOP: Crearea unei infrastructuri de procese pentrufacilitarea colaborarii intre VIP Cluj si VIP Bucuresti.S-a incercat maparea proceselor necesare VIP-ului

pentru o mai usoara comunicare de la o filiala la alta,de la un BEX la altul.

ECHIPA: Adina Tanase, Ema Barba,Lavinia Mehedintiu, Bianca Negrea,

Alexandra Radulescu, Fabiola Istudor

IMPLEMENTARE: In focus au fost un proces si oprocedura: recrutarea si licitarea proiectelor. La

care se adauga procesul de transfer de know-howgandit in cele mai mici detalii (la nivel de maparede procese necesare intr-un an de VIP inclusiv)

va fi implementat incepand cu anul acesta pentruprima data. Corina Angelescu si Ada Barbu au

lucrat atent la fiecare particularitate in parte.FEEDBACK: Inca e nevoie de aceasta mapare maiales pentru VIP Cluj care este la inceput si are nevoiede ghidaj. Recomandam urmarirea si evaluareaindeaproape a VIP Cluj pentru a accepta mai usorbunele practici si standardele optime in cadrul culturiiorganizationale.

Program dezvoltareMembri BEX

Owner: Catalina Apostol

ECHIPA: Catalina Apostol, Ada Barbu, Georgiana Barbanta,Cezara Suman, Lavinia Mehedintiu, Corina Angelescu

IMPLEMENTARE: Procesul de dezvoltare a membrilor a avut loc in 3 etape:-> Mentorat 1 la 1: BOD cu BEX Bucuresti+Cluj;-> Sesiuni de Webinarii pentru VIP Cluj structurate pe urmatoarele teme: Ceeste VIP (viziune, misiune, valori); Project Management (explicat pasii princare trece un proiect in VIP cu tips&tricks si exemple de best practices);Comunicare (scopul departamentului de comunicare in VIP+ provocarile roluluide manager);-> Bootcamp: PMii + BEXanii din Cluj au venit în București pentru 2 zile deworkshopuri axate pe strategie de proiect + viziune pe termen lung pentru VIPCluj si Leadership in proiect.

SCOP: Aceasta initiativa a venit din nevoia de a crea sidezvolta competente soft si hard atat pentru BEX Bucuresti,dar in special pentru BEX Cluj, pe care am si avut focus.

FEEDBACK Desi intalnirile fata in fata sunt mult mai productive webinariile pot fiun tool de invatare specific pentru partea hard sau pentru dezbateri. In plus,oamenii din Cluj au nevoie sa simta ca sunt sustinuti de Bucuresti si ca noi suntemdeschisi sa vorbim si sa tinem legatura cu ei. Totusi, inainte de orice initiativapractica, trebuie analizate mai bine nevoile si asteptarile participantilor si facut undesign de experienta de invatare mulat pe ei, nu raportat la cum s-ar tine unbootcamp/workshop pentru Bucuresti, intrucat nivelele de experienta, precum sipiata ONGSurilor din cele doua orase sunt total diferite.

Cultura OrganizationalaOwner: Corina Angelescu

FEEDBACK: In urma interactiunilor cu Adi Dinu @Human Synergistics au rezultat urmatoarele:-> cultura VIP se remarca momentan ca fiind una cu un stil puternic constructiv (potrivit Circumplex-ului).Rezultat sesizat din interactiunea cu membrii VIP care au participat la trainingul pe cultura organizatioanala.-> perceptia organizatiei in raport cu celelalte ONGs-uri a crescut, bazat pe feedbackul primit din parteastudentilor ONGsisti din Universitatea Alternativa;-> Conteaza foarte mult ca leadershipul organizatiei sa abordeze in mod constient aceasta directiestrategica, principalul driver fiind presedintele BEX.In continuare avem de lucru la modul in care ducem cultura VIP si in Cluj si la cum membrii VIPinteriorizeaza si actioneaza in acord cu valorile.

SCOP: Identificarea valorilor-nucleu ale VIP-ului pe baza unei cercetari interne, pentrua evalua perceptia membrilor. Din 44 de raspunsuri am sintetizat urmatoarele:

profesionalismul este de departe cea mai puternica valoare VIP, mentionata de ceamai mare parte dintre membri. La polul opus, inca mai avem de lucru la zona de

initiative si la cea de leadership. Pe baza cercetarii s-a creat un cadru asumat a unormodele de comportament catre care tindem ca echipa.

ECHIPA: Corina si Mihai Varutoiu au mapat obiceiurile organizationale care sustin valorile VIP si au identificatpotentiale mecanisme prin care ele sa fie puse si mai mult in evidenta.

Dan Baciu, Mihai Stanciu, Mircea Grecescu, Adi Ciulei si Tudor Rohozneanu au inceput lucrul la brandbook-ul VIP, cainstrument de transmitere a elementelor de brand de la Bucuresti la Cluj, dar si din intern catre extern.

IMPLEMENTARE: La inceputul lui 2015 si BEXul din Cluj a avut sesiunea de debriefing pe valorile VIP, astfelincat sa interiorizeze mai bine sistemul de valori si sa se alinieze cu BEXul din Bucuresti.Corina si Oana Talos au creat un mecanism prin care sa incurajeze comunicarea interna, cu precaderecomunicarea Cluj-Bucuresti, respectiv Postasul VIP, un personaj fictiv care sa vina cu provocari pentru membri,astfel incat sa genereze interactiune.

Initiative adiacente BOD

Talent Management ProgramDriver: Ioana Brunchi

BOOTCAMPSDriver: Catalina Apostol

Project Management pentru VIP Cluj(organizat in Bucuresti)

Fundraising pentru VIP Bucuresti(improvizatie + role-play la final)

Clarificarea statutului legal VIPDriver: Mihai Varutoiu

Brand Book VIPDriver: Dan Baciu

Flow-ul Activitatii BOD+

Key Learning Points

START: Pe timpul verii, BODul are un rol cheieîn relatia cu BEXurile. Pe de-o parte in a se”teambuildingui” cu oamenii pentru a crea

incredere si pe de alta parte in a-i sprijini peBEXani sa-si creioneze asteptările de la

mandatul lor.

BOD-ul se mentineimplicat in relatia cu celedoua BEX-uri pe totparcursul mandatului.

BEX Cluj

Dat fiind gradul de ocupare al BEX Bucuresti, comunicarea cu VIP Clujeste o responsabilitate ce trebuie asumata de catre BOD; Acesta

preluand rolul de a satisface nevoile BEX Cluj prin stabilirea unor relațiide mentorat la distanta intre membrii BOD si BEXul din Cluj.

Este indicat ca BEXul din Bucuresti sa aiba rolul defacilitator pe domenii specifice (de exemplu intre aceleasi

departamente) si sa faca transfer de know-how dinBucuresti in Cluj.

Odata cu start-ul noului mandat BEX ar fi bine sa se organizezediverse activitati fata in fata, pentru BEX Cluj si ceilalti membri dinCluj pentru a le da energie si a ne arata interesaul de a fi langa ei

de la inceput.

BEX Bucuresti

La inceputul relatiei de mentorat BOD – BEX, mentoruldin BOD trebuie sa fie cel care sa traga de mentee-ul

din BEX sa se intalneasca si sa seteze ”regulile”colaborarii, precum si planul de dezvoltare si asteptarileadiacente pentru ca BEXanul sa capete incredere si sa

se obisnuiasca cu aceasta relatie. Din experiențanoastra, invers nu prea funcționeaza.

BOD-ul faciliteaza accesul membrilor VIP ladiversi Alumni "resursa", in functie de nevoilelor, dar si invers, din partea Alumnilor catremembrii VIP.

STOP: Recrutarea si selectia unui nou BOD,precum si informarea acestuia in legatura custatus-ul implementarii obiectivelorstrategice asumate impreuna cu BEX-ul lainceputul mandatului de 2 ani.

BOD-ul este driver pe proiectece aduc valoare adaugata mare

VIP-ului.

Implementarea proiectelor dureaza si este nevoie derabdare, deoarece BEXanii din primul mandat alBODului nu constientizeaza mereu nevoia pentruproiectele BODului. Astfel, probabil ar fi ca primul an demanadat sa fie mai mult un ”inception” pentru acesteidei de proiecte noi, intrucat ele ar putea sa functionezesi sa aiba roade abia in urmatorul BEX, fiind sprijinite siintelese mai bine de acesta din urma decat de primul.

BOD-ul se implica doar peproiectele cu valoare adaugatape termen mediu/lung, cele pe

termen scurt intrand in atributiileBEXurilor.

Modul de lucru ales pentru implementarea acestorproiecte este cel de Working Group: fiecaremembru BOD devine Project Manager pe cate unobiectiv strategic, setat impreuna cu BEX-ul, silucreaza atat cu membrii activi cat si cu Alumnii.

Comunicarea in BOD pe tot parcursulmandatului este un punct foarte important,

intrucat este nevoie ca fiecare membru sa fiela curent cu activitatea celorlalti, sa se ajute si

sa se motiveze pentru a crea si a sustine unvibe de ”doer” pentru toate partile implicate.

BOD-ul + BEX-ul mentin aproapecomunitatea de Alumni si se ocupa cuinformarea sa in legatura cu activitatile,statusul si evenimentele VIP.

Va multumim pentru interes!