5

Cuprins

1. Protocolul..............................................

2. Protocolul ca document........................

3. Protocolul ca reguli de conduită....................

4. Invitația

5. Oaspeți

6. Întîlniri de lucru

7. Petrecerile în interes profesional

5

1. Protocolul

Protocolul provine din vechea greacă protokollon şi se referea iniţial la prima foaie lipită pe un

sul de papirus pe care erau conturate datele asupra originii sale, ajungînd să desemneze în secolul VI

întîia pagină a unui document oficial care îi autentifica provenienţa. Pe măsura scurgerii timpului, prin

protocol a început să se subînţeleagă textul original al unui act de notariat sau registrul în care erau

înscrise textele în cauză, ca mai apoi, o dată cu implementarea unor norme rigide în ritualul curţilor

imperiale şi regale, sensul protocolului să se extindă căpătînd accepţiunea de azi prin care este definit

ca un ansamblu de reguli de reglementare a ordinii de precăderi la activităţile oficiale.

În studiile de specialitate conceptul doctrinar al protocolului este abordat frecvent şi se defineşte

de Raul Valdés Aguilar ca un tratament obişnuit (reguli de curtoazie) pe care îl folosesc între ele

statele, şefii de state şi agenţii diplomatici1 , acesta pledînd, totodată, pentru o sinonimie între termenii

protocol şi ceremonial. Jean Serres îl interpretează ca pe nişte reguli de codificare, care domină

ceremonialul, scopul lui fiind de a acorda fiecărui participant prerogativele, privilegiile şi imunităţile la

care el are dreptul , iar Podesta-Costa şi-l imaginează ca pe o serie de precepte menite să ordoneze

ceremoniile oficiale, respectînd egalitatea juridică a statelor . Raoul Génet explică esenţa protocolului

prin facilitatea de a rezolva problema precăderilor , adică a ordinii locurilor şi consideră că în sens larg

conceptele de protocol şi ceremonial sînt sinonime.

În viziunea lui Pradier-Fodéré, protocolul constituie un cod al convenţiilor publice , tot aşa cum

pentru Louis Dussault el este un instrument de comunicare. Felio A. Vilarrubias ne redă protocolul

prin ordinea reglementată şi ierarhizată a celor prezenţi la o acţiune publică, ca fiind transcripţia în

scris a uzanţelor unei ţări în formule reglementate. Avînd în vedere diversele idei pe care le au autorii

despre aceste concepte, devine clar că în sens strict ele diferă (fiindcă, în accepţiunea lor cea mai largă,

sînt considerate sinonime), ceremonialul desemnînd legătura cu mediul în care se desfăşoară relaţiile

dintre state, sisteme politice, instituţii şi organisme sociale, pe cînd protocolul codifică normele care

preced ceremonialul, norme care sînt destinate să asigure fiecărui participant prerogativele şi

imunităţile corespunzătoare conform dreptului său. Implementarea protocolului în viaţa politică a

statului, aplicarea lui la ceremoniile oficiale, naţionale şi în cadrul altor activităţi scoate în relief funcţii

concrete care se specifică pentru prima dată în literatura de specialitate :

1. Funcţia de reprezentare;

2. Funcţia de comunicare;

3. Funcţia de armonizare socială;

5

4. Funcţia de coercivitate.

De aceea, organizarea, respectarea ordinii de precăderi şi buna desfăşurare a tuturor tipurilor de

activităţi (oficiale, neoficiale, private) poate fi asigurată din timp prin îndeplinirea riguroasă a

postulatelor protocolare – condiţie fără de care orice act politic, ceremonie, manifestare culturală sau

de alt gen sînt sortite eşecului. În acest cadru este important a ne familiariza cu normele generale ale

protocolului care includ principiile lor de aplicare în diverse circimstanţe şi situaţii .

2. Protocolul ca document

Documentul consemnează discuţiile sau inţelegerile intervenite intre subunităţile aceleiaşi unităţi

sau intre persoane fizice şi juridice antrenate in rezolvarea diverselor probleme ale agenţilor

economici. Astfel de inţelegeri pot să intervină cu privire la folosirea in comun şi in anumite condiţii a

unor bunuri (spaţii comerciale sau alte mijloace) de către două sau mai multe unităţi de desfacere.

Protocolul poate fi intocmit, de exemplu, şi pentru neinţelegerea intervenită intre unităţile de

desfacere a mărfurilor şi societăţile de asigurare, in vederea asigurării bunurilor de valori ridicate,

vandute populaţiei de către societăţile comerciale sau pentru asigurări de persoane sau asigurări de altă

natură.

In aceste documente se consemnează condiţiile in care se face asigurarea şi vărsarea sumelor

rezultate din prime de asigurare, precum şi comisionul ce revine celui care incheie documentele,

incasează sumele şi le depune in contul societăţii de asigurare.

3. Protocolul ca reguli de conduită

Un alt concept care are tendința de a se confunda cu cel de protocol este eticheta.

Eticheta (din germanicul ,,stikken” – a fixa), termenul fiind cunoscut în franceză ca ,,etiquette”

(care însemna la început, pe timpurile lui Ludovic al XIV-lea, o interdicţie ) este, în opinia lui Urquiza,

o totalitate de stiluri, uzanţe şi obiceiuri care urmează să se respecte la activităţile publice şi solemne.

Eticheta are conotaţii ce ţin de comportamentul social, de urbanism şi de vestimentaţia participanţilor

la acţiunile oficiale.

Protocolul într-o accepțiune foarte largă, poate fi definit ca totalitatea regulilor de conduită ce

trebuie respectate în societate. Adeseori cele două concept manifestă tendința de a se confunda.

5

Diferența dintre el ear consta în faptul că protocolul se aplică relațiilor interinstituționale, iar

eticheta raporturilor individuale. Ceea ce este comod celor doi termini este faptul că în ambele cazuri

este vorba despre raporturi întreținute în contextual vieții publice.

"Regulile de conduita" sau "regulile de comportare" la care se refera eticheta contribuie la buna

desfasurare a relatiilor din societate, în general, si la o desfasurare normala a activitatii in afaceri în

special. Este foarte importanta cunoasterea si aplicarea acestor reguli de catre fiecare partener, dat fiind

ca necunoasterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretari eronate, la complicatii relationale

care depasesc sfera relatiilor strict personale ale celor în cauza. Nu se pot concepe relatii între parteneri

fara contactul uman necesar si, în cadrul acestui contact, fara respectarea unor reguli de eticheta.

Necunoasterea acestor reguli poate fi considerata, în ultima instanta, o lipsa de competenta

profesionala a unei persoane chemate sa reprezinte interesele unei parti pe planul relatiilor specifice. În

concluzie, însusirea si respectarea unor reguli de eticheta pot si trebuie sa constituie o sarcina de ordin

profesional.

A. Ţinuta fizica (pe strada si în societate)

Este foarte important ca partenerii sa aiba o tinuta corecta, îngrijita, sa se controleze permanent în

fiecare ocazie asupra acesteia. În societate este gresit sa te sprijini de spatarul unui scaun sau de perete,

sa tii mâinile în buzunar sau sa te joci nervos cu bricheta, batista sau alt obiect. Pe cât posibil, trebuie

evitat sa stai cu spatele la alta persoana care este asezata pe scaun, fotoliu sau canapea. Asezarea pe

scaun sau canapea trebuie facuta de asa maniera încât sa nu denote o stare de plictiseala sau satisfactia

de a fi cucerit un loc pe care nu esti dispus sa-l cedezi. Trebuie evitata strângerea genunchilor cu

mâinile, sprijinirea capului de spatar, batutul cu degetele pe bratele scaunului. Încrucisarea genunchilor

la prea mare înaltime trebuie, de asemenea, evitata. Femeile trebuie sa acorde mare atentie felului cum

stau pe scaun si cum îsi încruciseaza picioarele, astfel încât rochia sa poata acoperi genunchii. În

timpul conversatiei este nepoliticos sa-l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru a da mai

multa greutate argumentelor personale sau sa-l aprobi batându-l pe umeri ori lovindu-l cu cotul. De

asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesiva, un râs zgomotos, tusea, stranutul si alte zgomote

dizgratioase (aerofagii etc.)

B. Salutul

Salutul este o manifestare de curtoazie fata de o alta persoana sau de un grup de persoane. El

comporta, în mimica si în tinuta, o serie de nuante care pot sa-i modifice sau sa-i completeze sensul, sa

constituie o expresie de stima sau o simpla obligatie formala. Câteva reguli de baza în legatura cu

salutul:

5

ˇ        barbatii saluta primii femeile;

ˇ        persoanele mai tinere saluta primele pe cele mai în vârsta;

ˇ        subalternii saluta pe superiorii in grad.

Raspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lipsa de politete. Este

recomandabil ca barbatul când saluta cu palaria sa o tina de calota, înclinând usor capul si privind la

persoana salutata. Daca mâinile îi sunt ocupate, se accepta salutul printr-o simpla înclinare a capului.

În alte cazuri, salutul se face printr-o înclinare a capului. De obicei, femeia raspunde la salut printr-o

usoara înclinare a capului, arborând uneori un surâs. În cazul întâlnirii cu o persoana cunoscuta pe care

nu doresti, totusi, s-o saluti, eschivarea trebuie facut 252e45c 59; cu tact. Când este întâlnita o

persoana care pare cunoscuta, fara a o putea identifica imediat, este preferabil, sa fie salutata.

Persoanele care se afla intr-o masina saluta primele persoanele cunoscute de pe strada, în cazul în care

au fost vazute. Daca persoana cunoscuta este împreuna cu mai multi prieteni, necunoscuti celui care

saluta, se saluta tot grupul. În timpul salutului se folosesc si formulele: "buna dimineata, buna ziua sau

buna seara". La întâlnirile oficiale se pronunta denumirea rangului: "buna ziua domnule director,

presedinte, ministru etc.

Strângerea de mâna poate interveni fie când persoanele care s-au salutat se opresc pentru a sta de vorba

sau a continua drumul împreuna, fie cu ocazia prezentarii lor. În cazul strângerii de mâna rolurile sunt

inversate: femeia este aceea care întinde prima mâna, persoana cea mai în vârsta celei mai tinere si

persoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o secunda, cele doua persoane se

privesc în ochi în momentul strângerii mâinii.

În toate împrejurarile, barbatii se scoala pentru a strânge mâna interlocutorului; femeile, în schimb, nu

se ridica în picioare decât când este vorba de o persoana mult mai în vârsta sau pe care doreste s-o

onoreze în mod special.

Sarutul mâinii continua înca sa fie practicat în numeroase locuri sau împrejurari, fiind considerat ca o

forma de curtoazie, mai ales când este vorba de femei în vârsta sau casatorite, de sotii de înalti

demnitari etc. Sarutul mâinii se face într-o forma politicoasa, prin aplecarea corpului, iar în anumite

împrejurari este recomandabil sa se simuleze gestul (în aer liber, de exemplu). Este gresit sa se sarute

mâna înmanusata. De asemenea, este gresit sa se rezerve acest gest numai pentru unele dintre femeile

care se afla împreuna.

5

C. Prezentarile

În probleme de eticheta, de o deosebita importanta în activitatea partenerilor este felul în care se fac

prezentarile. În aceasta privinta trebuie respectate urmatoarele reguli:

ˇ        barbatul este prezentat femeii;

ˇ        persoana mai tânara este prezentata celei mai in vârsta;

ˇ        persoana cu gradul inferior este prezentata celei cu grad superior .

Persoana care face prezentarile se adreseaza cu formula: "îmi permiteti sa va prezint pe.". Daca

persoana recomandata are mai multe titluri, se pronunta numai titlul cel mai mare. La prezentarea

unuia dintre soti de catre celalalt se spune simplu: "sotul meu" sau "sotia mea". La prezentarea unei

perechi se va spune: domnul si doamna Ionescu sau domnul Ionescu si doamna, începându-se

întotdeauna cu sotul. Formule ca "încântat", "sunt fericit de a va fi întâlnit / cunoscut" se folosesc în

mod curent.

Desi în practica noastra nu se obisnuieste autoprezentarea, în tot mai multe tari ea este cunoscuta în

rândul oficialitatilor si în corpul diplomatic. În astfel de ocazii trebuie sa se evite ca la autoprezentare

sa se adauge, în afara de nume, apelative "domnul" sau "doamna .", adaugându-se, eventual, functia

sau calitatea. În unele situatii prezentarea sau autoprezentarea este urmata de schimbul cartilor de

vizita.

Unele exceptii de la regulile de prezentare:

ˇ        fata tânara va fi ea prezentata unui barbat în vârsta si nu invers;

Daca se prezinta o personalitate politica sau bine cunoscuta în viata publica se va pronunta numai titlul

acesteia nu si numele; ex. "domnul presedinte " etc.

D. Conversatia

Orice reuniune sau actiune protocolara, oricât de atent ar fi pregatita, risca sa devina plictisitoare în

lipsa unor conversatii interesante si utile. Pentru crearea unei atmosfere placute, gazda trebuie sa se

gândeasca la alegerea oaspetilor, astfel încât între acestia sa existe anumite puncte de contact, fie prin

faptul ca lucreaza în aceleasi domenii de activitate sau în domenii care au contingenta între ele, fie prin

formatia lor intelectuala.

5

Organizarea acestor actiuni nu constituie un scop în sine. Ele trebuie sa devina instrumente de munca,

sa constituie un element principal al activitatii diplomatice, o componenta principala a muncii de

informare si de relati.

Arta conversatiei nu poate fi însusita dupa anumite formule. Pentru desfasurarea unei conversatii

placute si mai ales utile muncii de informare se cer o buna pregatire politica si profesionala, cunostinte

variate de cultura generala, tact, atentie, politete si alte asemenea însusiri pe care diplomatii trebuie sa

le posede si care pot fi obtinute printr-o munca staruitoare, permanenta de pregatire multilaterala.

În ceea ce priveste atitudinea în timpul unei conversatii, de obicei se spune ca nu este frumos "sa pari

nici mai inteligent si nici mai instruit decât interlocutorul tau". În timpul unei conversatii, diplomatul

trebuie sa aiba o atitudine corecta, însa degajata, sa fie placut în conversatie si sa o canalizeze în

problemele care îl intereseaza. Desigur, respectul opiniei personale obliga pe oricine sa asculte cu

politete tezele interlocutorului sau. Aceasta nu înseamna ca nu se poate interveni, ci este chiar

recomandabil sa se intervina însa într-o forma politicoasa, dar ferma, în explicarea pozitiilor proprii

atunci când ele sunt interpretate în mod eronat. Acest lucru trebuie facut cu calm si tact, astfel încât

modul în care se sustine o parere contrarie sa nu se faca de pe o pozitie de superioritate ostentativa sau

persiflare. Trebuie evitate întreruperile partenerului cu exclamatii de felul: "nu aveti dreptate!", "ce

eroare!" etc.

Se va evita, pe cât posibil, tusea sau stranutul zgomotos în timpul conversatiilor, acestea facându-se cât

mai discret posibil si întotdeauna în dosul batistei, cu corpul întors într-o parte fata de interlocutor.

La o masa este recomandabil ca diplomatul sa se întretina cu partenerul din dreapta si din stânga sa si

sa evite, pe cât posibil, discutiile cu partenerii îndepartati. La receptii, cocktailuri este recomandabil sa

se circule printre invitati, sa nu se evite conversatia cu strainii, iar reprezentantii din cadrul acelorasi

ministere sau ambasade sa nu se adune în grupuri.

E. Convorbirea telefonica

Telefonul este un mijloc important si extrem de util în rezolvarea sarcinilor profesionale curente, cât si

în mentinerea legaturilor firesti între cunoscuti, prieteni. De aceea, convorbirile telefonice necesita

respectarea unor anumite reguli de care este indicat sa se tina seama. În acest sens, trebuie cunoscuta în

primul rând necesitatea de a se face prezentarile de rigoare, iar în al doilea rând, în cazul secretarelor,

cum se face o legatura telefonica. Prezentarea trebuie sa se faca indicându-se numai numele

apelantului (fara apelativul domnul.), precum si institutia la care lucreaza, evitându-se de obicei sa se

indice si functia.

5

În situatia când legatura telefonica a fost facuta prin secretariat, apelantul trebuie sa astepte la telefon

legatura cu persoana cautata. Tot în cazul legaturii stabilite prin secretariat este recomandabil ca

secretara sa nu faca imediat legatura, ci sa procedeze în prealabil la identificarea persoanei care solicita

convorbirea si sa ceara asentimentul celui chemat, întrucât anumite ratiuni pot impune ca o convorbire

sau alta sa nu aiba loc atunci când este solicitata.

În cazul unei convorbiri oficiale care comporta o anumita importanta este bine sa se identifice

persoana care o receptioneaza, tinând seama de obligatia de a întocmi nota telefonica. Pe nota

transmisa se va preciza data, ora si numele persoanei care a receptionat comunicarea. În cazul

transmiterii unei comunicari de o deosebita importanta, nu este gresit si nici nepoliticos sa se ceara

citirea, pentru controlul exactitatii, a notei transmise.

Alte reguli de eticheta:

Pe strada - prioritatea de trecere este urmatoarea: femeia trece înaintea barbatului, cel mai în

vârsta înaintea celui mai tânar, gradul superior înaintea celui inferior.

Initiativa de a intra in discutie apartine femeii, celui mai în vârsta sau mai mare în grad (cu

exceptia cazurilor când sunt de comunicat probleme urgente si importante pentru interlocutori).

La urcarea în mijloacele de transport public se da întâietate femeilor, persoanelor mai în vârsta

si superiorilor în grad. La coborâre se procedeaza invers: barbatul sau persoana mai tânara

coboara primul si ajuta apoi femeile sau pe cei mai in vârsta.

În cazul unei deplasari cu masina, locul de onoare este la spate în dreapta banchetei, dupa care

urmeaza cel din stânga, iar locul trei, în fata, lânga sofer. În cazul când doua femei si un barbat

sau doua femei si doi barbati se afla împreuna, locul femeilor este pe bancheta din spate, cea

mai în vârsta stând la dreapta, iar a barbatilor în fata.

Daca doi barbati însotesc o femeie, cel mai in vârsta sau superior în grad sta pe bancheta din

spate, la stânga femeii, iar al doilea barbat în fata.

4. Invitația

Prestigiul expeditorului este pus intr-o lumină favorabilă sau nefavorabilă şi după modul de

redactare şi de prezentare a invitaţiilor. Aspectul de ansamblu al invitaţiei este foarte important.

5

Mărimea, culoarea, aspectul grafic, conţinutul – toate trebuie să corespundă imaginii firmei şi să

comunice natura manifestării: ceea ce este potrivit producătorului de lenjerie nu poate să corespundă

unei bănci şi viceversa. De aceea, este un lucru important ca persoana care redactează invitaţiile să

cunoască atat modul corect de formulare a ei, cat şi regulile de expediere.

Fireşte, dacă este găzduit un eveniment de proporţii, la care vor participa persoane din afara

oraşului, trebuie să li se comunice din timp data la care va avea loc activitatea: aceasta le va da

posibilitate să-şi programeze acţiunea companiei-gazdă in agenda lor, pentru a-şi rezerva timpul

necesar.

Structura unei invitaţii

O invitaţie corect formulată şi eficientă trebuie să conţină următoarele elemente:

Simbolul / Emblema firmei / companiei, care poate fi plasată la inceputul sau la sfarşitul

invitaţiei;

Numele gazdelor;

Fraza de invitaţie;

Genul de eveniment;

Scopul evenimentului;

Data la care va avea loc evenimentul;

Ora la care va incepe evenimentul;

Indicarea locului;

Instrucţiuni speciale (dacă e cazul);

Telefon de relaţii, adresa.

Reguli elementare de redactare a invitaţiilor

1. Dacă numele firmei / companiei face parte din antetul de pe invitaţie sau dacă este inclus in

adresa de pe invitaţie, nu trebuie să fie repetat in context. De exemplu, denumirea companiei

plasată in antet nu se mai scrie după numele gazdei. Se va scrie: „Marcu PĂDURARU,

preşedinte”, şi nu „Marcu PĂDURARU, preşedintele Companiei………………”.

5

Multe invitaţii poartă doar numele companiei-gazdă, textul avînd, astfel, o amprentă rece şi

impersonală. Un eveniment poate fi găzduit de o persoană din cadrul companiei, de aceea în invitaţii

vor fi specificate numele şi titlul gazdei.

Cand este cazul, poate fi specificat in calitate de gazdă un grup: “Consiliul directorilor de la… are

plăcerea să vă invite.”

Cand invită două gazde, titlurile gazdelor şi numele companiilor pot fi plasate orizontal sau vertical, in

funcţie de rangul acestora.

Cînd un cuplu găzduieşte o petrecere, pe invitaţie apare mai întai numele celui sărbătorit

Formulele de iniţiere a invitaţiilor diferă in funcţie de ocazii, de statutul social al invitatului, de

genul relaţiilor stabilite intre gazdă şi invitat. Cele mai frecvente formule sunt:

„Apelăm la amabilitatea firmei / companiei etc. dvs. de a participa la…”

„Cu cordialitate vă invit(ă) (ăm) la …”

„Sperăm la prezenţa dvs. la…”

„Vă invit(ă) (ăm) la…”

„Vă rugăm să ne onoraţi cu prezenţa dvs.”.

2. Scopul evenimentului şi numele oaspetelui de onoare trebuie să urmeze după fraza care indică

tipul de eveniment. De exemplu:

„in onoarea (sau mai oficial „in cinstea”)”;

„pentru a marca a XX-a aniversare a…”;

„pentru a sărbători deschiderea”;

„cu ocazia”;

„pentru a inaugura”;

„pentru sărbătorirea”.

3. Numele oaspetelui de onoare poate fi evidenţiat prin litere aldine, in colţul de sus, din stanga, al

invitaţiei sau in mijlocul textului invitaţiei:

„in onoarea dlui Valeriu ARION, dr. in economie”.

5

4. Data evenimentului poate apărea in următoarele variante:

„Marţi, pe 20 mai (oficial)”

„Marţi, 20 mai (mai puţin oficial)”

„Marţi, mai 20 (cel mai puţin oficial)”

5. Ora se scrie in randul de sub dată:

„la şase jumătate” (oficial);

„la ora 18.30” (mai puţin oficial);

„la 18.30” (cel mai puţin oficial).

În unele cazuri (recepţii), este specificat intervalul de timp in care pot sosi oaspeţii: pentru

cocteil „orele 17.30 şi 19.30”

6. Adresa la care va avea loc evenimentul trebuie să apară pe rîndul de sub cel în care se specifică

ora. Dacă locul respectiv este un local renumit dintr-un orăşel, nu este absolut necesar să fie

inclusă şi strada, ci numai oraşul.

Instrucţiunile speciale in vederea unor informări sunt plasate jos, in partea dreaptă sau in cea stangă a

invitaţiei. Ele pot fi tipărite pe o pagină separată, anexată la invitaţie. De exemplu:

„Vă rugăm să prezentaţi invitaţia la intrare”;

„Invitaţia nu este transmisibilă”;

“Invitaţia este valabilă doar pentru o persoană/două persoane”;

„Pentru călătoria de intoarcere vor exista taxiuri”;

„Ţinută de afaceri”.

Instrucţiunile speciale in vederea unor informări sunt plasate jos, in partea dreaptă sau in cea

stangă a invitaţiei. Ele pot fi tipărite pe o pagină separată, anexată la invitaţie. De exemplu:

„Vă rugăm să prezentaţi invitaţia la intrare”;

„Invitaţia nu este transmisibilă”;

“Invitaţia este valabilă doar pentru o persoană/două persoane”;

5

„Pentru călătoria de intoarcere vor exista taxiuri”;

„Ţinută de afaceri”.

Invitaţiile care conţin spaţii libere pot fi completate şi gravate cu emblema companiei, plasată in

centrul invitaţiei, mai sus de text. Semnătura este făcută de către preşedintele/directorul unităţii.

Ceilalţi executivi vor avea un spaţiu gol in care să-şi scrie numele şi funcţiile, atunci cand sunt gazdele

evenimentului.

Invitaţia nu trebuie tipărită intotdeauna in combinaţia sobră -de alb şi negru. Desig-nul ei poate varia

puţin. Numai oamenii de afaceri conservatori folosesc in special invitaţiile clasice, tipărite sau gravate

cu negru pe o carte de vizită sau pe o hartie cartonată, impăturită in două (cum sunt invitaţiile de

nuntă), cu un character tradiţional de litere.· Culoarea obişnuită a hartiei şi a literelor poate fi

schimbată. De exemplu, literele maro-inchis au un aspect frumos pe o hartie de culoare crem; literele

bleumarin – pe hartie de culoare albastru-pal şi literele de culoare roşu-inchis – pe hartie gri.

Invitaţia poate fi incadrată cu o linie de altă culoare.

De asemenea, plicurile pot fi de o culoare care să se asorteze cu cele ale invitaţiei, dandu-i un aspect

modern.

Invitaţiile cu un aspect modern sunt folosite pentru comerţul de produse cosmetice, comerţul cu

amănuntul, comerţul cu mobile pentru interioare, pentru case de modă etc. Pentru acest gen de afaceri,

ele sunt scrise pe hartie cu pori mari, de culori metalizate, intunecate, luminoase sau cromate.

5. Oaspeți

Oamenii de afaceri calatoresc deseori in afara granitelor tarii, intrand in contact cu parteneri straini.

Business-urile se fac insa diferit, in functie de cultura si de obiceiurile tarii respective. De exemplu un

gest inofensiv din Moldova poate fi interpretat gresit in alta cultura. De aceea, oamenii de afaceri

trebuie sa le inteleaga traditiile celor cu care urmeaza sa incheie contracte, pentru reusita profesionala.

Sosind în alt oraş sau stat pentru a stabili relaţii de afaceri businessmanul este obligat, după cum cer

regulile protocolului, să facă o vizită de politeţe gazdei. Vizita de politeţe (vizita de protocol) –

reprezintă un răspuns la invitaţie şi la întâlnirea oaspetelui la sosire. Această măsură de protocol nu

numai exprimă politeţe, dar este necesară conducătorilor delegaţii pentru ca, în cadrul unei întâlniri

definitiv să concretizeze programa de lucru.

5

Dreptul de a alege locul şi timpul întâlnirii aparţine oaspeţilor. De regulă, vizita de politeţe se face la

oficiul părţii gazdă.

La timpul preventiv stabilit oaspeţii sunt aşteptaţi la intrare de către un lucrător al firmei (răspunzător

de măsurile de protocol, secretarul) şi sunt conduşi la conducătorul companiei. Conducătorul firmei

poate personal să întâlnească oaspeţii în hol doar în cazuri excepţionale.

E de dorit ca oaspeţii să fie primiţi într-o încăpere specială. Dacă aceasta lipseşte în cabinetul

conducătorului trebuie să fie aranjată o canapea şi fotolii în jurul unei măsuţe. Oaspetelui i se oferă

locul pe canapea. Gazda se aşează în fotoliul, care se află pe partea stângă de la canapea. Astfel,

oaspetele trebuie să fie de partea dreaptă de la gazdă. În cazul dacă ambii se aşează pe canapea, atunci

oaspetele la fel trebuie să se afle de partea dreaptă de la gazdă.

Dacă oaspetele a sosit cu o doamnă, atunci de partea dreaptă a gazdei, adică pe canapea trebuie să şadă

doamna. Oaspetele, în acest caz va şedea de partea stângă al gazdei, car este al doilea loc după

importanţă. Translatorul îşi alege locul singur.

Nu se recomandă de aşezat oaspeţii vizavi de geamuri, din care bat direct razele solare – aceasta poate

fi tratat ca lipsă de stimă.Primul se aşează gazda, invitând oaspeţii să ie loc.În timpul vizitei de

politeţe, ca şi în toate alte cazuri, iniţiativa menţinerii discuţiei aparţine gazdei.Iniţiativa plecării –

oaspeţilor. Un semn al sfârşirii vizitei poate fi şi o pauză prelungită în discuţie.

Vizita de politeţe durează 20-30 minute. Peste 5-7 minute după începutul ei pot fi servite dulciuri şi

băuturi răcoritoare, ceai, cafea, fructe. Băuturi alcoolice nu e primit să se ofere la aşa măsuri.

După terminarea vizitei, gazda petrece oaspeţii până în coridor, la ascensor sau scară.

6. Întîlniri de lucru

Comportamentul la intalnirile de lucru este de fapt bunul simt etica in afaceri, insa cere putina practica

inainte. Daca intalnirea este in vederea unei discutii despre un plan de afaceri, vei fi pregatit si vei sti

cum sa faci fata. Poti afla cum sa organizezi, sa planifici si sa participi la o conferinta.

O buna reputatie se construieste inca de la prima intalnire. Pentru ca ne intereseaza sa-ti construiesti o

imagine cat mai buna, ne straduim sa-ti punem totul la indemana si sa-ti transformam intr-un succes

fiecare eveniment organizat la noi.

5

Iata 10 etape care te vor ajuta sa iti incepi afacerea cu succes prin organizarea unor intalniri

potrivite:

1. Aduna informatii suplimentare. Printr-un simplu apel telefonic, poti anticipa nevoile

clientului. Invata cat mai multe despre ele. Pregateste-te pentru intalnirea de afaceri cu clientul

tau si invata cat mai multe despre compania lui. Apoi, creeza o lista care sa cuprinda toate

beneficiile de care se va bucura multumita serviciilor tale.

2. Obiectivul trebuie sa fie realist. Expertii au calculat ca o intalnire de afaceri cu clientii tai te

poate costa cateva sute de dolari, in functie de domeniul afacerii si de locatie. Asa ca e

important ca fiecare intalnire sa fie eficienta si sa fie cat mai convingatoare pentru client. Daca

esti consilier de relatii publice, de exemplu, un obiectiv realistic pentru o prima intalnire ar fi sa

stabiliti o intalnire pentru prezentarea detaliata a ofertei. 

3. Prezinta obiecte de calitate. Pregateste-ti documente tiparite bine, pe hartie de calitate.

Trebuie sa ai tot ce se poate, de la carti de vizita, la tabele estimative, brosuri si materiale de

prezentare. Analizeaza cu atentie toate instrumentele pe care le vei folosi in intalnirea

respectiva. Materialele trebuie sa fie scrise corect, sa fie coerente, potrivite, inteligibile si cu

imagini profesioniste. Analizeaza cu atentie fiecare material in parte, mai ales daca ai parte de

concurenta. Rolul materialelor este sa te ajute sa inchei contractul, sa pastrezi legatura cu

clientul, chiar daca intalnirea s-a incheiat.

4. Repeta prezentarea. Materialele nu-ti vor folosi la nimic decat daca exersezi inainte folosirea

lor si te pregatesti. Repetarea este necesara mai ales daca te pregatesti sa prezinti o noua afacere

unui grup de oameni. Exerseaza folosindu-te de intrumente si materiale. E de preferat sa te

inregistrezi pentru ca, mai apoi, sa te poti analiza. E un mod de a verifica daca tonul vocii tale

este potrivit,daca materialele sunt eficiente, iar abordarea potrivita.

5. Creeaza un raport pe baza observatiilor. Imagineaza-ti ca te afli in biroul unui client. Pe

birou vezi o minge de baseball cu autograf pe ea. Pe perete e lipit un poster cu o ferma, iar pe

fundal se aude cantand incet o caseta cu Beatles. Daca ai remarcat mingea, posterul si melodia,

inseamna ca ai deja trei observatii de proprietate. Inseamna ca ai detectat deja trei moduri de

abordare a clientului. Ii poti vorbi despre placerile comune, despre baseball, despre copilaria de

la ferma sau despre cantecul tau preferat de la Beatles. Astfel, vei putea sparge gheata si vei

reusi sa creezi o relatie bazata pe intelegere si pe incredere.

6. Analizeaza-ti clientul cu atentie. Trebuie sa fii atent la comportamentul clientului in timpul

intalnirii. E bine sa observi daca iti aproba ideile sau daca e lipsit de interes. Daca isi tine capul

5

intr-o parte si bratele incrucisate inseamana ca e plicitsit, dezinteresat, neincrezator, iar intre

voi nu exista o conexiune. Fii atent la semnalele fizice pe care ti le trimite clientul si ai grija sa-

i raspunzi potrivit.

7. Pune intrebari calificative. O intalnire de afaceri este o ocazie de a descoperi nevoile

clientului si de a-i prezenta solutiile. Daca discutia dintre voi nu e echilibrata si vorbesti doar

tu, inseamna ca intalnirea e un esec. E important sa stii sa pui intrebari potrivite, dar si sa stii sa

asculti cu atentie raspunsurile. Sunt surse eficiente de informatii. Una dintre cele mai

importante intrebari este �Cine va lua decizia finala ? Tu? �

8. Prezinta cazuri reale. Cazuri reale si povesti care pot demonstra cu succes faptul ca ai tinut

cont de nevoile clientilor. Pregateste aproximativ 10 povesti care sa evidentieze diferite abilitati

si calitati. Pregateste-te sa discuti pe baza lor in intalnirile de afaceri. Cazurile reale si povestile

te pot avantaja fata de firmele concurente care ofera acelasi tip de servicii. Sa nu critici

niciodata direct un concurent. E de preferat sa prezinti un caz prin care sa-i vorbesti clientului

despre beneficiile pe care le au clientii si consumatorii cu care lucrezi.

9. Ofera-le solutii eficiente. Pentru a incheia cu succes orice tranzactie, clientul trebuie sa fie

convins ca serviciul pe care i-l oferi reprezinta rezolvarea problemei lui. Totul se rezuma la

parerea pe care si-o formeaza despre produs, serviciu si despre gradul in care acesta ii va

rezolva problemele si masura in care tu iti vei respecta promisiunile. La incheiere, repeta

solutiile sugerate si raspunde la intrebarile finale care il pot determina sa ia o decizie.

10. Actioneaza! Sa presupunem ca te-ai pregatit cat se poate de bine, ai folosit eficient

observatiile, ai adresat intrebari potrivite, ai fost un bun ascultator, ai prezentat cazurie reale si

ai oferit solutii viabile. Inseamna ca a sosit momentul mult asteptat. Acum, vei putea intreba

direct ceea ce te intereseaza. E uimitor felul in care unii impresari organizeaza o intalnire

reusita, dar cand ajund la acest pas, renunta si pleaca fara sa-si realizeze obiectivul.

7. Petrecerile în interes profesional

Petrecerile cu caracter profesional nu sunt nici rare si nici nu se intampla cu o frecventa

suparatoare, dar este bine pentru toti cei care primesc o invitatie sa participe macar pe sarite la

asemenea evenimente pentru ca si pe aceasta cale se pot suda mai simplu relatiile de munca, se pot

deschide usi pentru noi colaborari, se obtine mai usor o promovare sau se poate propune in mod direct

un obiectiv ambitios care altfel ar trebui sa treaca prin tot calvarul birocratic pentru a ajunge sa fie in

sfarsit luat in considerare.

5

La aceste petreceri cu caracter profesional, relatiile care exista in mod firesc la locul de munca

nu vor inceta sa existe nici in atmosfera usor relaxata a unei astfel de petreceri, totul decurgand deci

dupa aceleasi reguli care guverneaza si comportamentul obisnuit de la programul zilnic. Asta e bine de

inteles din start pentru a se evita astfel orice gafa si a se urmari chiar si aici indeplinirea ferma, dar si

discreta a obiectivelor noastre profesionale.

Inclusiv sefii accepta acest compromis nescris si isi descopera ceva mai mult latura lor personala

in prezenta angajatilor invitati la petrecerea firmei, dar totul va fi doar o alta masca profesionala si

nicidecum o invitatie sa te bati cu dansii pe burta. Pentru manageri si alte persoane de mare

raspundere, petrecerile profesionale sunt un bun prilej de promovare a imaginii companiei la

superlativ, acum putandu-se invita si membri ai presei, reprezentanti ai companiilor rivale sau

potentiali clienti, iar angajatii de rand trebuie sa invete pe de rost aceste noi reguli si sa le puna in

aplicare cu maximum de profesionalism.

Pentru persoanele "mici" din cadrul unei companii, momentul prezentarii la petrecerea unde au

fost si dansii invitati trebuie sa fie amanat cu doar cateva minute bune dupa ce au aparut actorii

principali, astfel evitandu-se contactul direct cu sefii sau invitatii de marca si fiind mult diminuat riscul

de a se face gafe monumentale. Prima bautura ar trebui sa fie si ultima pentru aceiasi invitati, dar se

permite si un al doilea pahar insa nimic mai mult deoarece astfel iarasi se deschide cutia Pandorei si se

pune serios in pericol situatia lor profesionala.

Totul trebuie sa decurga ca la carte la asemenea petreceri profesionale, de regula evenimentul

fiind organizat la perfectie de persoane din cadrul companiei care au mare experienta in problemele

"de protocol". Locatia este desigur importanta, putandu-se intampla totul fie la sediul firmei, fie la un

restaurant sau o baza recreationala particulara, dar mai important este ca toti cei prezenti sa fie

informati in detaliu asupra celorlalti invitati si sa acorde o atentie suplimentara "tintelor" de marca,

adica invitatilor speciali, cu un cuvant greu de spus pentru viitorul companiei.

La toate petrecerile cu caracter profesional, flirtul este interzis, iar complimentele trebuie

distribuite mai ales organizatorilor, invitatilor speciali si, bineinteles, sefilor, dar mai putin femeilor

frumoase sau barbatilor inalti si cu ochi albastri. La fel stau lucrurile si cu umorul, toate glumele

trebuind sa fie cenzurate de bunul-simt si sa aiba si perdea. Glumele cu substrat profesional sunt

permise, dar si acestea in anumite limite. Politica, sexul si chiar si religia nu pot fi luate in discutie

deoarece si posibilitatea de jigni alti invitati este mare, iar aspectele de natura profesionala nu trebuie

ridicate decat daca starnesc in mod vizibil interesul celorlalti.

5

Servirea mesei si dansul care acompaniaza fara doar sau poate petrecerile profesionale sunt

coordonate, de preferat, de catre niste organizatori atenti la toate detaliile, iar excesele de orice fel

trebuie evitate pentru mentinerea unei atmosfere placute, punctata de stil, eleganta si rafinament

profesional. Semne ca petrecerea e pe sfarsite vor aparea din timp astfel incat mai ales invitatii de rang

inferior sa faca pregatiri discrete pentru a parasi scena, scenele de ramas-bun nefiind nici acestea

indicate ci doar scuzele de rigoare care sa exprime motivatii planuite cu tact pentru a se parasi cu

fruntea sus locatia unde se tine evenimentul.

Evenimente importante pentru orice afacere care se respecta, petrecerile profesionale fac parte

din politica de promovare a imaginii unei companii si nu pot fi tratate altfel decat orice alta situatie

profesionala. Organizarea de astfel de evenimente se planuieste poate si cu luni de zile in avans, nimic

neputand sa fie lasat la voia intamplarii. Cu cat mai reusite sunt toate evenimentele de acest tip, cu atat

mai zambitor va fi si viitorul pentru compania in cauza, iar cei care fac analiza unei companii luand in

calcul inclusiv modul in care se organizeaza asfel de petreceri cu caracter profesional nu se vor insela

in prognosticul lor final, stiind astfel ca au de-a face cu profesionisti care pun pret si pe relatiile

publice si nu doar pe pachetele de servicii si produse pe care le au dansii de oferit.

Concluzie

În concluzie afirmăm ca protocolul provine din vechea greacă protokollon şi se referea iniţial

la prima foaie lipită pe un sul de papirus pe care erau conturate datele asupra originii sale, ajungînd să

5

desemneze în secolul VI întîia pagină a unui document oficial care îi autentifica provenienţa. Pe

măsura scurgerii timpului, prin protocol a început să se subînţeleagă textul original al unui act de

notariat sau registrul în care erau înscrise textele în cauză, ca mai apoi, o dată cu implementarea unor

norme rigide în ritualul curţilor imperiale şi regale, sensul protocolului să se extindă căpătînd

accepţiunea de azi prin care este definit ca un ansamblu de reguli de reglementare a ordinii de

precăderi la activităţile oficiale.

Protocolul într-o accepțiune foarte largă, poate fi definit ca totalitatea regulilor de conduită ce

trebuie respectate în societate. Adeseori cele două concept manifestă tendința de a se confunda.

Diferența dintre el ear consta în faptul că protocolul se aplică relațiilor interinstituționale, iar eticheta

raporturilor individuale. Ceea ce este comod celor doi termini este faptul că în ambele cazuri este

vorba despre raporturi întreținute în contextual vieții publice.

"Regulile de conduita" sau "regulile de comportare" la care se refera eticheta contribuie la buna

desfasurare a relatiilor din societate, în general, si la o desfasurare normala a activitatii in afaceri în

special. Este foarte importanta cunoasterea si aplicarea acestor reguli de catre fiecare partener, dat fiind

ca necunoasterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretari eronate, la complicatii relationale

care depasesc sfera relatiilor strict personale ale celor în cauza. Nu se pot concepe relatii între parteneri

fara contactul uman necesar si, în cadrul acestui contact, fara respectarea unor reguli de eticheta.

De aceea, organizarea, respectarea ordinii de precăderi şi buna desfăşurare a tuturor tipurilor de

activităţi (oficiale, neoficiale, private) poate fi asigurată din timp prin îndeplinirea riguroasă a

postulatelor protocolare – condiţie fără de care orice act politic, ceremonie, manifestare culturală sau

de alt gen sînt sortite eşecului. În acest cadru este important a ne familiariza cu normele generale ale

protocolului care includ principiile lor de aplicare în diverse circimstanţe şi situaţii .

BIBLIOGRAFIE

1. http://www.egirl.ro/lifestyle/cariera/cum-te-comporti-la-o-petrecere-cu-caracter-

profesional-7144

2. http://conspecte.com/Cultura-organizationala/eticheta-relatiilor-de-afaceri.html

3. http://ideo.com.ro/organizare-evenimente/intalniri-de-afaceri/

4. http://www.mayra.ro/cariera/succes-story/comportamentul-la-intalnirile-de-afaceri/

5

5. http://psihoselect.ro/cum-sa-obtii-intalniri-de-afaceri/