Anul : IIISpecializare: Contabilitate si Informatica de Gestiune

PROIECT Sisteme informationale financiar contabile I -2014- CUPRINS

1.IDENTIFICAREA PROIECTULUI 1.1 Descrierea organizarii intreprinderii 1.2 Prezentarea principalelor resurse informatice existente2.INITIEREA SI PLANIFICAREA PRIECTULUI DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI INFORMATIONAL ALES 2.1 Indentificarea principalelor sisiteme informationale financiar contabile din organizatie 2.2Definirea ariei de intindere a sistemului ales3. DESCRIERE DETALIATA A SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT 3.1 Descrierea intrarilor 3.2 Descrierea prelucrarilor 3.3 Descrierea iesirilor4.MODELAREA SISITEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT 4.1 Diagrama fluxurilor de date 4.2 Diagrama entitate-relatie 4.3 Depozitul datelor5. DETERMINAREA CERINTELOR INFORMATIONALE PENTRU NOUL SISITEM 5.1Modificarile functionale si/sau nenfunctionale din systemDescrierea societatii

S.C. ROMSOFT S.R.L. Este o societate cu raspundere limitata si avand capital privat.Aceasta Este infiintata in 2003, are sediul in Iai, Soseaua Nicolina nr 60, Bloc 341B. Societatea are ca obiect de activitate, comertul cu ridicata si cu amanuntul a produselor nealimentare, i anume : Hardware: Calculatoare personale, servere, sisteme de prezentari video si audio, imprimante, echipamente multimedia, monitoare, dispozitive de stocare, elemente active de retea, scannere, statii grafice, modem-uri, videoproiectoare, faxuri, accesorii si consumabileRetele: adaptoare si interfete, echipamente LAN si WAN Software: sisteme de operare, management de retea si al bazelor de date, grafica si multimedia, sisteme de protectie antivirus, etc.Furnizori: productorii de produse hardware, software i reele de comunicaii. Aceti furnizori provin att din interior ( ex: Flamingo, Alpis ) i externi (ex: HP, Acer, Dell).Relaiile dintre furnizori si firma analizat se desfaoar pe baza contractelor ncheiate anual. Clieni interni: reprezint persoanele care achiziioneaz produsele direct din magazin sau de pe site-ul firmei www.romsoft.com, acetia beneficiind de discount-uri n funcie de numrul de produse cumprate, oferte promoionale, transport gratuit pe raza oraului Iai. Alte servicii oferite de aceast firm sunt: instalarea echipamentelor de reea i servicii de consultan. Orice achiziionare se face pe baza unui contract care conine i o garanie stabilit n funcie de fiecare produs. Clieni externi: reprezint firmele care activeaz n domeniul distribuirii acestui gen de produse. Achiziionarea se face pe baza unei comenzi, acetia beneficiind de asemenea de reduceri i oferte promoionale. Concurena: este reprezentat de celelalte firme care sunt specializate pe aceeai gam de produse cum ar fi: SMART COMPUTERS S.R.L., MADD ELECTRONICS S.R.L., ROMANIAN BUSINESS IT S.R.L. n prezent firma i desfoar activitatea n oraul Iai, urmnd ca n viitorul apropiat s se deschid filiale i n oraele mari ale rii: Brasov, Cluj, Timisoara, Constana, Bucuresti etc. Puncte tari: diversitate de servicii acordate clienilor furnizori recunoscui att pe plan naional, ct i pe plan internaional ambiana plcut n magazin servicii de consultan pentru orice client nivel de calificare ridicat al angajailor Ritmul rapid de diversificare i nnoire a gamei de produse Promoii periodice susinute prin pliante trimise la domiciliul clientului

Puncte slabe: piaa de desfacere este restrns are un singur punct de desfacere magazinul este plasat intr-o zon slab populataS.C. ROMSOFT S.R.L. dispune de structur organizatoric functional. Aceast structur cuprinde compartimente funcionale, aa cum sunt prezentate n organigrama societii (Anexa 1). Subordonarile ierarhice funcionale sunt stabilite pe trei nivele: director general administrator departamente funcionale departamentul commercial departamentul aprovizionare departamentul vnzare departamentul marketing departamentul financiar contabil departamentul financiar departamentul contabil birou resurse umane casierie departamentul producie producie calculatoare service echipamente prestri servicii (montri, instalri, devirusri, consultan etc.)Principalele activiti economice desfurate la nivelul organizaiei sunt: directorul general asigur conducerea general i operativ a societii, reprezint societatea n relaiile cu persoane juridice sau fizice i cu organele publice, la ntilniri de afaceri, reuniuni profesionale sau tiintifice, interne i internaionale, aprob i semneaz oferte, comenzi, contracte, n relaie cu clienii sau fumizorii etc. Orice decizie luat n cadrul ntreprinderii trebuie aprobat de acesta. administratorul se ocup cu buna funcionare a sistemului de supraveghere i control a firmei (camere video, sistem de alarm), cu soluionarea problemelor de natur tehnic din interior, inclusiv administrarea bazei de date. departamentul comercial : vnzri, promovarea vnzrilor, analiza i controlul vnzrilor, distribuie, aprovizionare, marketing. departamentul financiar contabil: asigur buna gestionare a patrimoniului societii, organizeaz contabilitatea societii n conformitate cu dispoziiile legale i asigur efectuarea la timp a nregistrrilor, ntocmirea balanelor de verificare, bilanurilor anuale, precum i a situaiilor financiare anuale, raportarea rezultatelor, elaborarea bugetului de venituri i cheltuieli, urmrirea ncasrilor creanelor, efectuarea plilor datoriilor etc. n plus, acest departament are ca obiective creterea profitabilitii ntreprinderii, utilizarea resurselor financiare ntr-un mod eficient, precum i asigurarea lichiditii i solvabilitii societaii. n acest departament mai este inclus i un birou de resurse umane care se ocup cu recrutarea, selecia i angajarea personalului, asigurarea unui sistem de protecie i securitate a muncii, motivarea personalului (salarii de baz, indemnizaii, salarii de merit, prime, tichete de mas, instruiri, promovri, asigurare medical, asigurarea dreptului la pensie, elaborarea documentelor sistemului de management al calitii etc. n cadrul casieriei se efectueaz ncasarile i se elibereaz bonurile fiscale. Menionm c exist o strns legtur ntre subdiviziunile acestui departament i c mpreun asigur buna funcionare a ntregului sistem economic din societate. departamentul producie: producie calculatoare, service echipamente, prestri servicii (montri, instalri, devirusri, consultan etc.)

1.1 Prezentarea arhitecturii sistemului informaional al organizaieiPe toate calculatoarele din firma ruleaz ca sistem de operare cu licen Windows XP Professional i numeroase programe de aplicaii, dintre care cele mai importante i mai des folosite sunt: Microsoft Office (Excel, Word, Acces) pentru centralizarea documentelor (registrul jurnal, balante de verificare, documente justificative etc.) Norton Symantec Antivirus Internet Explorer Mozilla Firefox Adobe Acrobat Reader Windows Media Player1.2 Identificarea sistemelor informaionale economice i a aplicaiilor informaticeSoftul informatic de gestiune folosit de S.C. ROMSOFT S.R.L. este realizat de S.C. SoftWorks S.R.L., mai precis programul neoSys. Acesta este un program de contabilitate financiar, gestiune a stocurilor, salarii, producie si mijloace fixe, creat s creasc eficiena agenilor economici i a contabililor, prin uurina n exploatare i rapiditatea obinerii informaiilor contabile.Programul de contabilitate si gestiune neoSys ofer urmatoarele faciliti: Varianta monopost sau reea (client-server) Actualizri incluse pe toata perioada contractual Posibilitatea protejrii fiecrei baze de date, accesul la funciile programului fiind realizat prin parole i drepturi de acces Modul contabilitate Modul gestiune Modul salarii Modul producie Modulul client Modulul furnizori Modulul trezorerie1.3Sisteme informaionale identificate i scopul:I Sistemul contabiltate generalAplicatie informaticaModulul de contabilitate al programului neoSys ofer urmtoarele faciliti:- Posibilitatea introducerii / actualizrii / vizualizrii datelor contabile (n lei sau valut)- Posibilitatea modificrii / vizualizrii datelor pe orice perioad (fr a nchide luna curent)- Posibilitatea culegerii datelor prin module intuitive (facturi cliei, furnizori, ncasri, plai, note contabile diverse), toate datele reflectndu-se n final intr-un singur loc (registrul jurnal)- Posibilitatea definirii / utilizrii notelor contabile model, pentru a spori eficiena- Posibilitatea configurarii tipurilor documentelor primare utilizate la nregistrrile contabile- Plan de conturi flexibil, dupa cerinele utilizatoruluiPrelucrri i tipul prelucrrilor extrase din analiza interfeei aplicaiilorPrelucrarea este automat deoarece datele contabile se obin automat, cu posibilitatea listrii- Obtinerea automata, cu posibilitatea listrii, a urmtoarelor registre contabile (pe perioada dorit):o Balana de verificare analitic sau sintetico Registrul jurnalo Fie conto Registrul Cartea Mare (global sau numai pe anumite conturi)o Situaii clieni / furnizorio Registrul de caso Raport de gestiuneo Jurnale de vnzri / cumprrio Jurnal de banc- Inchiderea automat a conturilor de venituri / cheltuieli- Inchiderea automat a conturilor de TVA- Generarea Bilanului contabil- Declaraia 394 (Program declaraie informativ privind livrrile/prestrile i achiziiile efectuate pe teritoriul naional - list facturi).Exemple:

II sistemul de salarizareAplicatie informatica Modulul de salarii al programului neoSys ofer urmtoarele faciliti:- evidena personalului- obinerea statelor de salarii pe locuri de munc, situaii centralizatoare- state de plat individuale (fluturasi)- calculul salariilor pornind de la net la brut sau invers- evidena sporurilor periodice i permanente, reinerilor din salariu, concediilor medicale i de odihn- obinerea declaraiilor salariale (CAS, fond sntate, omaj, etc.)- exportul automat al notelor contabile n modulul de contabilitate- posibilitatea configurrii contribuiilor, indemnizaiilor i reinerilor n funcie de cerinele utilizatorului sau a modificrilor de legislaiePrelucrri i tipul prelucrrilor extrase din analiza interfeei aplicaiilorPrelucrarea este mixt deoarece datele contabile se introduc manual, iar calcularea lor se face automat.Exemple:-state de plat-reineri-deduceri-impozit-ajutoare acordate-indemnizaii-imputaii

III Sistemul gestiunea Stocurilor

Aplicatie informaticaModulul de gestiune al programului neoSys ofer urmtoarele faciliti:- evidena cantitativ / valoric a stocurilor- urmrirea produselor dup coduri unice sau coduri de bare- crearea documentelor primare (Note intrare-receptie (NIR), Facturi clieni, Avize de nsoire a mrfii, Comenzi clieni, Comenzi furnizori, Bon consum, Inventariere, etc.)- posibilitatea de a lucra cu gestiuni tip magazin sau depozit- evidena unui numr foarte mare de articole organizate pe categorii si subcategorii- atribuirea automat a discount-urilor dup anumite criterii- situaie clar a restanelor comerciale, scadentar pentru fiecare partener (clien, furnizor)- diferite rapoarte privind micrile stocului, vnzrile pe perioade specificate, pe anumite gestiuni, etc.- situaie rapid si corect a stocului actual precum i a stocului existent la o anumit dat- istoricul vnzrilor pe articole i pe clieni- generarea automat a notelor contabile n modulul de contabilitate- accesul la functiile programului i gestiuni n funcie de utilizator i drepturile acestuia- listarea bonurilor de cas direct la casa de marcat; n prezent exist suport de conectare cu urmtoarele modele de case de marcat: DATECS, ELKA, EURO, OPTIMUS, ACTIVA, TOTAL S, ZEKA, SAPEL, OPTIMA, EUROCASH, PARTNER, ROMPOS, ELTRADE, VTK MICRO

Prelucrri i tipul prelucrrilor extrase din analiza interfeei aplicaiilorPrelucrarea datelor privind intrarea de materiale n stoc, pe diferite canale (achiziie, retur din seciile de producie, rebuturi i deeuri etc.). Prelucrarea este mixt, datele de pe facturi, NIR, note de predare, transfer, restituire se preiau manual, se introduc prin interfaa aplicaiei, iar actualizarea stocurilor se face automat.Prelucrarea datelor privind ieirile de materiale din stoc cu diferite destinaii (dare n consum, vnzare etc.). Prelucrarea este mixt, datele de pe bonurile de comand, notele de predare, transfer, restituire se preiau manual, se introduc prin interfaa aplicaiei, iar actualizarea stocurilor se face automat.

IV SISTEMUL PRODUCTIEAplicatie informatica

Modulul de productie al programului neoSys ofer urmtoarele faciliti:- planificarea produciei prin intermediul comenzilor de producie- posibilitatea de a crea mai multe fie tehnologice (reete) pentru acelai produs- urmrirea produciei n fiecare etapa de producie- crearea automat a bonurilor de consum pentru comenzile lansate n producie- crearea notei de recepie pentru produsele finite realizate- transferul automat (la cerere) al produselor finite n gestiunea de marfa, incarcndu-se automat i adaosul comercial- realizarea de note contabile i trimiterea lor automat n modulul de contabilitate.Prelucrri i tipul prelucrrilor extrase din analiza interfeei aplicaiilor Prelucrarea datelor privind producia este mixt deoarece:-programul ofer formularele (ex:not de predare, fi de magazie, fie de inventar etc.),urmnd ca datele s fie introduse manual prin interfaa aplicaiei.-n ceea ce privete prelucrarea automat, programul ntocmete rapoartele privind producia

V Sistemul clieni

Aplicatie informaticaModulul clieni al programului neoSys ofer urmtoarele faciliti:- permite reinerea informaiilor privitoare la clienii ntreprinderii.- reine datele de identificare ale clienilor:cod, nume,adres, tip, cod identificare fiscal etc.- Genereaz facturile de ieire- Export toate rapoartele necesare n relaia cu clieniiPrelucrri i tipul prelucrrilor extrase din analiza interfeei aplicaiilorPrelucrarea datelor privind clienii este automat deoarece genereaz automat facturile clienilor i actualizarea rapoartelor se face automat

VI Sistemul furnizoriAplicatie informaticaModulul furnizori al programului neoSys ofer urmtoarele faciliti:- Permite introducerea facturilor ctre furnizori.- Ofer toate rapoartele necesare.- Gestioneaz toate informaiile asociate furnizorilor, permind completarea datelor despre parteneri.Prelucrri i tipul prelucrrilor extrase din analiza interfeei aplicaiilorPrelucrarea datelor privind furnizorii este automat, deoarece programul ntocmete raportele de pli automat

Aplicatie informativaModulul trezorerie al programului neoSys ofer urmtoarele faciliti:- Gestioneaz n mod proactiv finanele ntreprinderii, automatizndtoate operatiunile asociate avansurilor, soldurilor la clieni/furnizori, raportrilor aferente.- Modulul dispune i de instrumente active de tipul limitare/blocare la facturare, pentru a limita riscurile la care este supusa ntreprinderea n parteneriatul cu firme cu probleme financiare.- Permite nregistrarea i evidena efectelor de ncasat / de pltit,innd cont de stadiul decontrii acestora.- Permite realizarea de viramente interne ntre diverse entitti financiare ale ntreprinderii.- Asigurarea evidenei ncasrilor i plilor efectuate att n numerar ct si prin banc (ex: dispoziii de plata , dispoziii de ncasare , chitane , registru de cas etc.)- Analiza i controlul situaiei datoriilor i a creanelor unitii.(ex: raport privind situaia facturilor neplatite)- Plata drepturilor angajailor- De asemenea , acest sistem preia datele din sistemul furnizorilor i al clienilorPrelucrri i tipul prelucrrilor extrase din analiza interfeei aplicaiilorPrelucrarea este automat, deoarece genereaz automat toate operaiunile asociate avansurilor,soldurilor la clieni i furnizori, dar i a raportrilor aferente

VII Sistemul de trezorarie

1. Resurse hardware

Nr.Crt.DenumireEchipamentCaracteristicitehniceLoc folosintaSoftwuare deBaza si aplicatii instalate

1.Server retea(server de fisiere)PentiumIII,180MHZHDD64 MB RAMServ.InformaticaLinux

.Server ptr. internetIBM,Pentium II,300PL,450MHZ,10GBHDD,128MRAMServ.InformaticaLinux

2.Statii de lucru200MHZ-450MHZHDD 10GB64MRAM-128MRAM10PC financ.-contab.60 PC in serv.aproviz, desfacere,export, analiza .ec etc.Windows2000,XPOffice2007Office2010VisualFox.

3.Statii de lucru20 statii cu procesor intre800MGZ la1,7GHZHDD 10GB, 64MBRAM-256MBRAMWindows 7Office 2003VisualFox2.6.Windows XPAplicatii financiar contabile

Personalul serviciului Informatic este format din: 1 inginer sistem; 4 programatori; 3 operatori PC.

1.3 Proiecte informatice propuse sau n curs de implementare-asistenta on-line-proiectarea i postarea pe site-ul firmei a unor tutoriale video pe care clienii le pot accesa pentru a beneficia de instruciuni de utilizare a celor mai noi produse pe care firma le deine in magazinul de desfacere.-dezvoltarea unei aplicaii care s asigure o mai bun gestiune a activitii de vnzare.-realizarea unei aplicaii care s in evidena separat a casieriei.1.4 Matricea sisteme informaionale - componente organizatorice

Locuri stocareproceseIncasari plati

Operatiuni incasariCRU

Operatiuni platiCRU

Viramente interne

2Delimitarea ariei de ntindere pentru sistemul supus analizei

2.1 Identificarea tranzaciilor economice din Sistemul informaional de trezorerieGestiunea trezoreriei regrupeaz ansamblul deciziilor, regulilor i procedurilor care asigur, la costul cel mai redus, meninerea echilibrului financiar instantaneu al ntreprinderii.Ca principale tranzacii economice n cadrul Sistemului informaional de trezorerie se regsesc:- asigurarea evidenei ncasrilor i plilor efectuate att n numerar ct si prin banc (ex: dispoziii de plata , dispoziii de ncasare , chitane , registru de cas etc.)- analiza i controlul situaiei datoriilor i a creanelor unitii.(ex: raport privind situaia facturilor neplatite)- plata drepturilor angajatilor- de asemenea , acest sistem preia datele din sistemul furnizorilor i al clienilor

2.2 Identificarea componentelor organizatorice cu responsabiliti n domeniul sistemului analizatNR.CRTDepartament/birou/persoan/partenerDescrierea responsabilitilor privind sistemul analizat

1

Director general

- Are capacitate de decizie asupra modului n care vor fi platii furnizorii i celelalte entiti cu care societatea vine n contact (disponibil la banc, casierie sau credit comercial acordat de ctre acetia din urm ntrepinderii);- Orice decizie luat n cadrul ntreprinderii trebuie aprobat de acesta.-Semneaza registrul de cas

2

Departamentul comercial-Urmarete i ncaseaz soldurile de la clieni; -Gestioneaz bugetele de vnzri , planific i stabileste alocarea optim a tuturor resurselor de care dispune compania -Analizeaz rezultatele, previne i corecteaz anumite disfunctionaliti cu privire la bugetul ntreprinderii . -ncheie contracte; -Negociaz vnzarea produselor -Analizeaz i stabileste preturile

3

Departamentul financiar contabilfuncie de tipul contractelor ncheiate (specifice importurilor); -Urmrete respectarea legislaiei n vigoare privind operaiile de comert exterior. - ntocmete statul de plat pe baza cruia sunt pltii angajaii firmei; -Urmrete situaia drepturilor de personal neridicate; -ine evideta concediilor far plat , a absenelor nemotivatesi le opereaz n registru; -ntocmete situaii statistice. -Efectueaz ncasri i pli

4

Biroul resurse umane- ncheierea contractelor de munc - nregistrarea cererilor pentru concedii medicale, de odihn - ine evidena personalului sancionat - nregistreaz reineri i imputaii pentru personalul firmei - Deine fia personal pentru fiecare angajat n parte - Statele de salarii , pentru calculul drepturilo baneti cuvenite salariailor - Lista de indemnizaii pentru concediul de odihn - Fluturai de salarii, pentru toate departamentele

2.3 Entiti externe aflate n legtur cu sistemul i diagrama de contextNr.Crt.Entitatea extern

Intrri de la entitate n sistem

Ieiri din sistem spre entitate

1Sistemul furnizori-nomenclator furnizori-rapoarte de plat

2Sistemul clienti-centralizator clieni-rapoarte de ncasat

3Sistemul contabilitate generala-CEC-bilet la ordin--decont de cheltuieliregistru de cas

4Sistemul analiza financiara-decont de cheltuieli

5Sistemul salarizare-ordin de plat-stat de plat-cerere privind ajutorele bneti acordate personalului-bilete de cltoriesituaie salarii neridicate

6conducere-cereri aprobate- rapoarte

7banca- extras de cont-ordin de plat

8caserie-dispoziie de plat-dispoziie de ncasare-foaie de vrsmnt -chitan

III . Analiza sistemului informaional 3.1 Determinarea proceselor de prelucrare1.) Operaiuni pli: 1.1 Pli n numerar Acordare avans Plata salariilor Plata furnizorilor

1.2 Pli prin banc Pli ctre furnizori Plata contribuiilor (CAS, CASS, CFS) Pli prin efecte comerciale2.) Operaiuni ncasri: 2.1 ncasri n numerar Avansuri ncasate ncasare creane n numerar

2.2 ncasri prin banc ncasri creane de la clieni prin banc ncasri prin efecte comerciale3.) Viramente interne

3.1Analiza iesirilorProces/subproces de prelucrare din care se obineDenumire iesireStructura ieiriiDestinaia ieiriiDocumentul/ documentele pe baza cruia se obineStocarea datelor (tabele ale bd, fiiere sau dosare) de unde se obin dateleTipul ieirii i momentul obineriiModalitatea actual de obinereobservatii

Operaiuni pliOperaiuni ncasareRegistrul de cas 1.) Data (D/8) 2.) Nr. crt.(N/3) 3.) Document- data (D/8) 4.) tip(A/3) 5.) nr.(N/10) 6.) Explicaii(A/20) 7.) ncasare (N/6.2) 8.) plat(N/6.2) 9.) valoare 10.) document(N/6.2) 11.) sold (N/6.2) 12.) cont corespondent (N/8) 13.) Rulaje (N/6.2) 14.) Sold final (N/6.2)

Biroul financiar, 1 exemplar; Conducere, 1 - exemplar CEC, Bilet la ordin, Decont de cheltuieli Tabela Plti i Tabela ncasri La sfritul fiecrei zileAutomat

Operatiuni platiOrdin de plataFATA: Nr (N/6), Pltii (N/20) RON, Adic (A/50) RON, Pltitor (A/25), Cod fiscal (N/6), Din cont(AN/20)), De la banca (A/25), Reprezentnd (A/30), Vei plti numai prin (A/25), La data de (D/8), Primirea/acceptarea (A/15), Semnatura, L.S., Ctre beneficiar (A/25), n cont (AN/20), La adresa/ Banca(A/25), Unitatea (A/25), Data acceptrii (D/9), Semntura pltitorului, L.S., Data emiterii (D/8) VERSO:Intermediari: Compensabil la (D/9), Semntura, L.S.,1.Banca (A/25), Unitatea (A/25), Data acceptrii (D/9),2.Banca (A/25), Unitatea (A/25), Data acceptrii (D/9), Banca (A/25), Unitatea (A/25), Data acceptrii (D/9), Meniuni (AN/20)

bancaExtras de contTabela platineprogramatmanual

Operaiuni pli

Dispoziie de plat

FA: Unitatea (A/12), Dispoziie de (A/24) ctre casierie, nr. (N/15), din (D/20), numele i prenumele(text/30), funcia (calitatea) (text/30), Suma(n cifre) (N/10) lei (n litere)(A/25), Scopul ncasrii-plii (text/50), Semntura (conductorul unitii, viza de control financiar preventiv, compartiment financiar contabil). VERSO: Date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate (text/10), Seria (text/2), Nr.(N/6). Am primit suma de (N/10) lei, Data (D/8), Semntura.Casier, Pltit/ncasat suma de (A/25) lei, Data(D/8), Semntura. caserieFoaie de vrsmnt, Chitana Tabela platineprogramatmanual

Operaiuni pli

Situaie salarii neridicate

Unitatea (A/9), Stat de salarii pe luna (N/2), Anul (N/4), Nr. Crt (N/2), Numele si prenumele (text/20), Drepturi de colaborare ,in bani ( N/6), In natura(Text/10), Total (A/5), Impozit total (N /6),din care cass ( N/5), Cass retinuta din venituri (N/5), Cfs (N/5) Cas (N/5) Total de plata (N/6), Avans (N/6), Rest de plata (N/6) Birou salarizare

Ordin de plat, Stat de plat, Bilet de cltorie, Cereri privind ajutoarele bneti ale personalului Tabela platiSe ntocmesc la sfritul lunii

Mixt

Operaiuni ncasare

Dispoziie de ncasare

FA: Unitatea (A/12), Dispoziie de (A/24) ctre casierie, nr. (N/15), din (D/20), numele i prenumele(text/30), funcia (calitatea) (text/30), Suma(n cifre) (N/10) lei (n litere)(A/25), Scopul ncasrii-plii (text/50), Semntura (conductorul unitii, viza de control financiar preventiv, compartiment financiar contabil). VERSO: Date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate (text/10), Seria (text/2), Nr.(N/6). Am primit suma de (N/10) lei, Data (D/8), Semntura.Casier, Pltit/ncasat suma de (A/25) lei, Data(D/8), Semntura caserieFoaie de vrsmnt,chitan

Tabela incasari

neprogramatmanual

Operaiuni pli

Raport de plat ctre furnizori

Denumire(c25), Contul(AN/14), Banca(C/15), factura(N/10), Serie(C/5), Nr(N/7) Data(D/8) valoare lei(N/6) nume furnizor(AN25), rest plat(n/6). Sistemul furnizorilor

Nomenclator furnizor pe baza facturilor nregistrate

Tabela Pli

Se ntocmesc la sfritul lunii

Manual

Operatiuni incasareRaport de ncasat de la clieni

Denumire(c25), Contul(AN/14), Banca(C/15), factura(N/10), Serie(C/5), Nr(N/7) Data(D/8) valoare lei(N/6) nume client(AN25), rest de incasat(n/6) Sistemul clienilor

Centralizator clieni pe baza facturilor nregistrate

Tabela incasariSe ntocmesc la sfritul lunii

manual

Proces/ subproces/ procedur

Denumire intrare

Emitent

Sursa de intrare n sistem

Structur

Date preluate

Stocarea datelor (tabele ale bd, fiiere sau dosare) unde vor fi nregistrate datele intrate n sistem

Observaii

Operaiuni pli Operaiuni ncasri Chitan

Furnizor, Client Caserie

1.) Nr.(N/6) 2.) Serie(Text/2), 3.) Data(D/8), 4.) Unitatea(A/25), 5.) Cod fiscal(N/8), 6.) C.U.I. (AN/10), 7.) Sediul(AN/25), 8.) Data ntocmirii(D/8), 9.) Am primit de la (A/20), 10.) Adres (AN/30), 11.) Suma de (N/20), 12.) Adic (Text/30), 13.) Reprezentnd (Text/25), 14.) Casier(Text/25).

Nr.(N/6), Serie(Text/2), Data(D/8), Unitatea(A/25), Cod fiscal(N/8), Suma de (N/20). Tabela Plti i Tabela ncasri Nu sunt utilizate n prelucrri toate datele

Operaiuni pli

Ordin de deplasare

Angajat

Angajat

Fa: Unitatea(text/20), Nr.(N/6), Data(D/8), Domnul(a) (text/25), Avnd funcia de (text/15), Este delegat pentru (text/30), La (A/30), Durata deplasrii de la(D/8) la (D/8), Se legitimeaz cu (text/15), Stampila unitii, Semntura, Data (D/8), Sosit(D/8), Plecat (D/8), Cu(fr) cazare, Stampila unitii, Semntura. Verso: Ziua (D/8) i ora(N/2) plecrii, sosirii, Data depunerii decontului (D/8), Penalizri calculate (N/12), Avans spre decontare: primit la plecare (N/12), n timpul deplasrii (N/12), Total (N/12), Cheltuieli efectuate conform documentelor anexate: Felul actului i emitentul (text/15), Nr. (N/10), data actului(D/8), Suma(N/10), Total cheltuieli(N/6.2), Diferena de restituit s-a depus cu chitana nr. (N/7), din (D/8), Diferena de primit/restituit(N/10) lei, Semntura: Titular avans, Conductor unitate, Control financiar preventiv, ef compartiment.

Nr.(N/7), Data(D/8) , Domnul(a) (A/25), Cheltuieli efectuate conform documentelor anexate: Felul actului i emitentul (AN/15), Nr. (N/10), Data actului(D/8), Suma(N/10), Total cheltuieli(N/6.2).

Tabela plati

Sunt necesare la decontarea avansului documente justificative precum: Ordin de deplasare Bon fiscal Chitane etc.

Operaiuni pli

Stat de plat

Sistem de salarizare

Sistem de salarizare

Data (D/8), Luna (A/12), Nr.crt (N/3), Numele si prenumele (text/25), Salariu de incadarare (N/10), Nr.ore/zi (N/2), Zile lucrate (N/2), Zile concediu (N/2), Salariu pentru timp lucrat (N/12), venit brut (N/16.2), CAS (N/6.2), omaj (N/6.2), CASS (N/6.2), Deducere personal (N/6.2), Venit baz de calcul (N/6.2), Impozit pe venit (N/6.2), Salariul net (N/6.2), Avans acordat (N/6.2), Rest de plat (N/6.2) Semntura (A/20), Total (N/6.2), Reineri unitate: CAS (N/6.2), Reineri unitate: CASS(N/6.2) Reineri unitate: omaj(N/6.2) Taxa camera de munc (N/6.2), Fond accident i boli Profesionale (N/6.2), Total cheltuieli salariale societate (N/6.2) Salariul net (N/6.2), Total (N/16.2), CAS (N/6.2), omaj (N/6.2), CASS (N/6.2), Reineri unitate: CAS (N/6.2), Retineri unitate : CASS (N/6.2), Reineri unitate : omaj (N/6.2), Tax camera de munca (N/6.2), Fond accident si boli profesionale (N/6.2), Total cheltuieli salariale societate (N/6.2) Total cheltuieli salariale societate (N/6.2) Tabela Plti

Salariul se pltete n dou trane: avans lichidare

Operaiuni pli

Cerere privind ajutoare bneti acordate personalului Angajat

conducereDenumire(C/20), Subsemnatul(C/25), Suma(N/4), Reprezentnd(C/40), Semntura, Data(D/8). Subsemnatul(C/25), Suma(N/4), Reprezentnd(C/40).

Modulul salarizare

Este necesar prelucrarea imediat a informaiilor din cerere.

Operaiuni pli

Bon de cas

Unitile de la care se achiziioneaz

Angajat

Unitatea(C/15), Nr bon fiscal(N/4), Data(D/8), Ora(N/5), Produsul(C/10), Pre(N/42), Cantitate(N/2), Total(N,4), TVA(N/3,2). Nr bon fiscal(N/4), total(N,4).

Tabela Plti

Nu sunt utilizate n prelucrri toate datele

3.2 Analiza intrrilor

Operaiuni pli

Bilete de cltorie

Uniti de transport

Angajat

Unitatea de transport(C/25), Nr loc(N,2), Sediul(AN/25), Seria(C/5), Nr(N/7), Data(D/8), Ruta(C/15), Valoare bilet(N/6), Rezervri la tel(N/10), Data(D/8), Ruta(C/15), Valoare bilet(N/6). Tabela Plti

Operaiuni pli

Date facturi furnizori

Sistemul informaional al furnizorilor

Sistemul informaional al furnizorilor

Nr.(N/7), Serie(A/3), Data(D/8), Furnizor(A/20), Total(N/6,2), Valoare achitat(N6.2), Rest de plat(N/6.2). Nr.(N/7), Serie(A/3), Data (D/8), Furnizor(A/20), Total (N/6.2), Rest de plat(N/6.2), Valoarea achitat(N/6.2). Tabela Plti

Operaiuni pli

Decont cheltuieli Biroul financiar

Biroul financiar

Unitatea(text/20), Departament (text/15), Nume : (text/20) Centru de cost :(A/10), Nr. Auto :( A/10) Data document (D/8), Perioada nr zile ( N/2) Locatie firma orasul tara( text / 50), Hotel nr zile (N/2) Suma (N/6), Restaurant nr. Angajati/invitati (N/3), Suma (N/6), Tip combustibil suma (N/6), Benzina (litri) (N/3), Altele descriere (A/15), Suma (N/6). Total (N/6), Suma de justificat luna trecuta (N/6), Avans luna in curs (N/6), Suma decontata (N/6), De restituit catre angajat (N/6), De primit de la angajat (N/6), Semnatura angajat, semnatura Superior direct ierarhic

Denumire Document(C/20), Data(D/8), Valoare(N/6), Total cheltuieli(N/6), Diferena de Restituit/primit(N/6). Tabela Plti

ncasri/pli; nregistrare viramente interne.

Extras de cont

bancabancaUnitatea creditoare (text/15), Cod fiscal (A/10), Nr. Ord. reg. comertului (A/10), Localitatea (text/15) Judet (text/15) Cont (A /20) Banca (text/10) Documentul felul nr. Si data (A /20) Explicatii (text/20) Suma (N/10) VERSO :director L.S. ,Conducatorul compartimentului financiar contabil , Confirmam prezentul extras de cont pentru suma de ( N/10) Director L.S. , compartimentul financiar contabil

Nume client(A/25), Data(D/8), Cont(AN/10), Exlicatii (text/20), Suma debit-credit(N/15), Nu sunt utilizate n prelucrri toate datele

Operatiuni incasareCECclientBirou financiarBanca (text/20), Adresa (AN/25), Numrul filei de CEC (N/9), Pltii n schimbul acestui CEC stipula t(A/10), Suma (A/20), lui (A/25), sau la ordinul su. Pltibil la (AN/25), Emis la (localitatea) (text/20), (data) (D/8), Suma de (moneda) (A/3), (n cifre) (N/12.2), Client (A/20), Cod fiscal (N/6), Semntura,L.S, Cont numrul (AN/24), Cod (AN/10 Banca(A/25), Numrul filei de CEC(N/9), Suma de(moneda) (A/3), (n cifre) (N/12), Client(A/20), Cod fiscal(N/8). Tabela ncasri

Nu sunt utilizate n prelucrri toate datele

Operaiuni ncasare

Bilet la ordin

Reprezentant comercial

Biroul financiar

FA: Vzut la data (D/8), De emitent (A/15), Semntura emitentului la vedere, L.S., Avalizat de (A/15), Pentru (A/15), Semntura avalistului, L.S., Voi plti n schimbul acestui billet la ordin emis n(N/1) exemplare, Stipulat (A/15), Suma de(moneda) (A/3), (n cifre) (N/12), (n litere) (A/25), Lui (A/25), sau la ordinul su. Valoarea reprezint (A/25). Emitent (A/25), Adresa (AN/25), Cod fiscal (N/8), Cont numrul (AN/10), deschis la (A/20), Data emiterii (D/8), locul emiterii(A/15), scadena (D/8), locul plii(A/15), Semntura emitentului, L.S. VERSO: 1)Girant (A/20), Girat ctre(A/250), Data(D/8), Semntura girant, L.S., Girant (A/20), Girat ctre(A/250), Data(D/8), Semntura girant, L.S., Girant (A/20), Girat ctre(A/250), Data(D/8), Semntura girant, L.S., 4) Girant (A/20), Suma de(moneda) (A/3), (n cifre) (N/12), Emitent (A/25), Cod fiscal (N/8), Data emiterii (D/8), Scadena (D/8), Tabela incasariNu sunt utilizate n prelucrri toate datele

Operaiuni ncasare Date facturi clieni

Sistemul informaional al clienilor

Sistemul informaional al clienilor

Nr.(N/7), Serie(A/3), Data(D/8), Client(A/20), Total(N/6,2), Valoare ncasat(N6.2), Rest de ncasat (N/6.2). Nr.(N/7), Serie(A/3), Data(D/8), Client(A/20), Total(N/6.2), Rest de ncasat(N/6.2), Valoarea ncasat N(6.2). Tabela incasari

nregistrare viramente interne

Foaie de vrsmnt

Nr. (N/2), Platiti (N/6), Platitor ( A/ 15), Cod de identitate fiscal(AN/10) Adresa ( AN/25) Beneficiar (A/15), Cod de identitate fiscala( AN/10), Cod iban beneficiar(AN/15) La(AN/25), Reprezentand (A/25), Data emiterii (D/8) Semnatura platitorului si stampila . Platitor ( A/ 15), Beneficiar (A/15), Platiti (N/6), Reprezentand (A/25), Se folosete n cazul depunerii numerarului la banc de ctre casier.

IIIAnaliza proceselor de prelucrareProces/ Subproces

Descrierea succint a operaiunilor de prelucrare

Ieiri din proces

Intrri n proces

Stocarea datelor (tabele ale bd, fiiere sau dosare)

Formulele sau relaiile de calcul

Observai

Eviden operaiuni pli

-Se verific corectitudinea informaiilor nscrise n documente; - Se introduc datele de pe documentele emise catre furnizori; -Completarea plilor efectuate n numerar n Registrul de cas; -Se preiau datele de pe documente, se completeaz la casierie Registrele de cas zilnice pe suport electronic. Se nregistreaz datele de pe DP (inclusiv numele angajatului) n Tabela Pli. - Sumele nregistrate se transmit automat n tabela Pli avans decontare ca sold iniial al avansului acordat salariatului respectiv; -Se primete ordinul de deplasare (delegaie) de la persoana care urmeaz s primeasc avansul, semnate de directorul general; -Se emite DP de ctre dep. fin.-ctb. , iar dup semnarea acesteia de ctre directorul general, contabilul-ef i directorul financiar, se poate ncasa de la cas. -Se pltete numerarul angajatului i se nregistreaz operaiunea n tabela Pli. Actualizarea tabelei efecte de plat Registru de casa Cec, BO, OP, OP catre trezorerie Chitanta, dispoziie de plat, bon de cas, bilete de cltorie. Chitan; Ordin de deplasare completat pe verso; Stat de plat; Cerere privind ajutoare bneti acordate personalului; Bon de cas; Bilete de cltorie; Date facturi furnizori; Decont cheltuieli; Extras de cont Tabela platiRest de plat = decont cheltuieli - avans acordat

Eviden operaiuni ncasare

- Se verific dac documentele sunt completate corect si complet. - Din Tabela ncasri se selecteaz numele clientului - se afieaz facturile emise i se selecteaz factura neachitat -Din tabela efecte de primit de la clienti se selecteaz Tranzacii n curs/Adaug - Se introduc datele necesare de pe documente - Se preiau datele de pe documente, se completeaz la casierie Registrele de cas zilnice pe suport electronic i se introduc n Tabela ncasri. - Se primete ordinul de deplasare completat pe verso cu toate documentele justificative anexate. - Se calculeaz diferena de ncasat de la angajat. - Se emite dispoziie de ncasare ctre casierie. - n Tabela ncasri se selecteaz numele angajatului, iar cu ajutorul butonului de alegere va fi afiat mrimea avansului acordat. - Se calculeaz automat valoarea plilor i a ncasrilor efectuate Actualizare tabela efecte de primit de la clieni. Registrul de cas; Dispozitie de ncasare Cec, date, facturi clieni, Extras de cont Tabela ncasri

Rest de incasat= avans acordat- decont cheltuieli

nregistrare viramente interne

- Evidenierea n Registrul de cas a viramentelor interne pe baza foii de vrsmnt; - Se actualizeaz soldul contului bancar n urma operaiunilor de depunere sau retragere de numerar Situaie extrase de cont; Registrul de cas Foaie de vrsmnt; Extras de cont

Operatiuni ncasari i pli efectuate cu ajutorul programului Neosys:

IV. Modelarea sistemului supus analizeiConstruirea diagramelor fluxurilor de date Diagrama de context a sistemulului de trezorarie

sistemul de contabilitate generala

conducere

bilet de ordin

decont de cheltuieli

regiistru de casa

sistemul de analiza financiara

CEC

decont decheltuielirapoartecereriabrobate

1 sistemul trezorarieordin deplata1dispozitie de platacaserie

foaie devarsamantdispozitiebanca

chitanta

extras decontfoaie devarsamant

nomenclator declientiraporte de incasatraport deplati

situatie salariineredicatecereribilete decalatoriistat de plataordin de platanomenclatorfurnizor

furnizoriclienti

sistemul salarizare

bilet de calatoririiordin deplata

stat de platacereriabrobaterapoarteconducereordin de plata 1extras de contbanca viram. interne

1.3sistemul salarizare

sistemul de analiza financiarad1 incasaridecont decheltuieli

1.1 op. platifoaie de varsamant

situatie salariineredicatedate incasarii

chitantacaserie

1.2dispozitie de platadispozitive de incasare

ve ozitdispozitivede incasare

operatiuni incasari

chitanta

date plati efectuatenomenclatorfurnizordecont de cheltuieli

regiistru de casa

raport deplatiCEC

furnizoribilet deordincentralizatorclientirapoarte de incasat

d2plati platisistemul de contabilitate generala

clienti

DFF de NIVEL 0 pentru sistemul de trezorerie

sistemul salarizareconduceresisitemul de analiza financiara

cereriaprobatestat de plata

decontcheltuielirapoartebon de plata

bilete calatorii

plati numerar plati prin numerar1.1.1

situatie salariineridicatecereriplatid2

platibanca

chitante

decontcheltuieli1.1.2 plati prin banca

registru decasadepoziteplata

Your text hereYour text hereYour text herecaserie

nomenclatorfurnizorsisitemul de contabilitate generala

raport rest

furnizor

DFD de NIVEL 1 pentru procesul Operaiuni pli

DFD de NIVEL 1 pentru procesul Operaiuni ncasriraportincasarinumerar caserie

chitantaincasari numerard1

incasari in numerar

1.22incasari

incasariprin banca

incasari prin banca

1.22

bilet de ordinrapoarte rest de incasat

cec centralizator clienti clientisistemul contabilitate generala

4.3 ncrcarea cu detalii a depozitului (dicionarul) datelor

Date: 3/01/2014 Project: SGT Page: 1 Time: 3:47:44 PM Detailed Listing -- Alphabetically All Entries -- Data Flow Diagrams )Operatiuni incasri Process Process #: 1 Location: Children: Incasari numerar ( Process) Incasari cont bancar ( Process ) Parent: Sistemul de trezorerie ( Function ) Diagrama de nivel0( 0 ) Input Flows: Centralizator clienti Chitanta Bilet-la-ordin CEC Output Flows: Raport-rest-de-incasat Dispozitie-incasare Date Last Altered: 8.01.2012 Date Created: 8.01.2014 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Operaiuni plati Process Process #: 2 Location: Children: Plati numerar ( Process ) Plati cont bancar ( Process ) Parent: Sistemul de trezorerie ( Function ) Diagrama de nivel0 ( 0 ) Input Flows: Nomenclator furnizori Stat-de-plata Cereri-ajutoare-banesti-personal Ordin-de-plata ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Incasari cont bancar Process Process #: 1.1 Location: Parent: Operatiuni incasare ( Process ) Evidenta operatiuni incasare (1 ) Input Flows: Centralizator clienti Bilet-la-ordin CEC Output Flows: Raport-rest-de-incasat Incasari prin banca

Date Last Altered: 8.01.2014 Date Created: 8.01.2014-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Plati cont bancar Process Process #: 2.1 Location: Children: Plata contributii ( Process ) Plata prin efecte comerciale ( Process ) Plata furnizori ( Process ) Parent: Operatiuni plati ( Process ) Evidenta operatiuni plati ( 2 ) Input Flows: Nomeclator furnizori Output Flows: Raport-rest-de-plata Raport-plati-banca Date Last Altered: 8.01.2014 Date Created: 8.01.2014 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Plata CAS Process Process #: Not Assigned Location: Parent: Plata contributii bugetul de stat ( Process ) Date Last Altered: 8.01.2014 Date Created: 8.01.2014 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Viramente interne Process Process #: 3 Location: Children: Ridicare numerar de la banca ( Process ) Depunere numerar ( Process ) Parent: Sistemul de trezorerie (Function) Diagrama de nivel 0 ( 0) Input Flows: Extras-de-cont Foaie-varsamant Output Flows: Ordin-de-plata Date Last Altered: 8.01.2014 Date Created: 8.01.2014---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Banca Source/Sink Location: Diagrama de context ( CONTEXT ) Input Flows: Ordin-de-plata Output Flows: Extras-de-cont Diagrama de nivel0 ( 0 ) Input Flows: Ordin-de-plata Output Flows: Extras-de-cont

Date Last Altered: 8.01.2014 Date Created: 8.01.2014--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Foaie-varsamant Data Flow Location: Diagrama de context ( CONTEXT ) Source: Caserie ( Source /Sink ) Dest: Sistem trezorerie ( Process) Diagrama de nivel 0 ( 0 ) Source: Caserie ( Source/Sink ) Dest: Viramente interne ( Process )

Date Last Altered: 8.01.2014 Date Created: 8.01.2014------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Nr.crtProblema identificat

Descrierea problemei

Tip cerin/soluie

Descrierea cerinei/soluiei

1Eliminarea costurilor suplimentare legate de instalarea/mbuntirea sistemului informaional

mbuntirea sistemului informational al fiecarui departament necesit costuri ridicate

Funcional

instalarea sistemului informaional ntr-un singur loc , pe un server ,de unde va putea fi acceasat de angajai prin intermediul internetului, n momentul mbuntirii sistemului , reinstalarea se va face ntr-un singur loc , reducerea costurilor fiind evident

2Plata facturilor de utiliti este ntotdeauna efectuat cu ntrziere,firma suferind penalizri , ceea ce genereaz pierderi la nivelul ntreprnderii

Nu exist o eviden a datelor scadente aferente facturilor de utiliti , de aceea plata facturilor se face cu ntrziere

Funcional

Implementarea unui modul n care sunt nregistrate facturile pentru utiliti , responsabilitatea acestuia ,fiind anunarea datelor scadente facturilor neachitate

3Efort suplimentar de culegere a datelor

Unele date sunt necesare n dou sau mai multe aplicaii, ceea ce determin culegerea lor de mai multe ori

Nonfuncional

Realizarea integrriii cu celelalte aplicaii, n varianta cea mai simpl prin import/export de date

4Protejarea datelor prin clasificarea lor i stabilirea nivelului de acces a utilizatorilor

Exist posibilitatea ca persoanele neautorizate s aiba acces la datele confideniale

Nonfuncional

Stabilirea nivelului de acces pentru fiecare utilizator i implementarea unui sistem n care informaiile foarte importante sa fie accesate pe baz de parol

5creterea nivelului de securitate a datelor firmei

Exist diferiti factori de risc ce conduc la pierderea sau furtul datelor

Nonfuncional

Instalarea unor camere de nregistrare n locul unde se prelucreaz informaiile importante , implementarea unui sistem care salveaz automat prelucrrile n cazul penelor de curent sau a defectrii neateptate a echipamentelor.

Modelarea conceptuala a datelor..Diagrama entitate relatiesalardenumire

denumirefunctiedepartamentin

denumire

lucreaza cadata_ eliberii

numecod_ fiscalvechimedata_finisatdata _inceputtimp_alocatdenumireproiectsolicitaclientnecesitatehnicacunoastelucreaza cadata_ angajariiiangajatnumeprenumesexduratacomentariibugetprogres

DFD de NIVEL 2 pentru subprocesul Operaiuni pli

sistemul contabilitate generala

bilet la platacec

d1situatie incasariprin efecte comercialeincasari

incasare prin efecte. comerc1.2.2.2

situatie incasari prin banca a creantelor de la clienti

incasare creante prin banca1.2.2.1

centralizatorclienti

rapoarterest de incasatclienti

ORGANIGRAMA FIRMEI SC. ROMSOFT.SRLDirector General

Administrator

Departamentul Functional

Departamentul Financiar-ContabilDepartamentul ProductieDepartamentul Comercial

ContabilAprovizionare

Productie calculatoare

Servicii echipamenteFinanciarVanzare

Prestari servicii(montari instalari devirusari)Resurse Umane

UMarketing

Caserie