PROCES-VERBAL AL ÎNTÂLNIRII COMITETULUI DE PILOTAJ

“Asistenţă tehnică pentru consolidarea capacităţii

instituţionale a Şcolii Naţionale de Grefieri”(TF2007/19343.07.01.02.13)

Bd. Nicolae Bălcescu nr.35A, etaj 2, ap.4Sector 1, Bucureşti, 010045 România Tel.: 021 310 72 42Fax: 021 310 72 41

Studiu de evaluare a modului în care grefierii de la instanţele judecătoreşti şi parchetele din ţară asigură accesul publicului la

informaţii în sistemul judiciar

Aprilie 2010

Pag. 1A project funded by the EU

Implemented by human dynamics- public sector consultingon behalf of the CFCU in Romania

CUPRINS

INTRODUCEREI. ASPECTE INTERNE CARE INFLUENŢEAZĂ MODUL ÎN CARE GREFIERII DE LA INSTANŢELE JUDECĂTOREŞTI ŞI PARCHETELE DIN ŢARĂ ASIGURĂ ACCESUL PUBLICULUI LA INFORMAŢII ÎN SISTEMUL JUDICIARI.1 Condiţii de muncă

1.1 Condiţiile la locul de muncă

1.2. Dotarea instituţiilor

I.2 Performanţa sistemului judiciar 2.1 Eficienţa managementului instituţiilor din sistemul judiciar

2.2 Volumul de muncă

2.3 Informatizarea sistemului

I.3 Resursele umane

3.1 Resurse umane interne şi externe

3.2 Integritate şi profesionalism

3.3 Formarea personalului auxiliar

I.4 Aspecte de comunicare 4.1 Cultură şi coeziune instituţională

4.2 Funcţionarea Biroului de Informare şi Relaţii Publice

4.3 Îmbunătăţirea activităţilor specifice de informare şi orientare a publicului

Pag. 2Project financed by European Union

Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania

II.ASPECTE EXTERNE CARE INFLUENŢEAZĂ MODUL ÎN CARE GREFIERII DE LA INSTANŢELE JUDECĂTOREŞTI ŞI PARCHETELE DIN ŢARĂ ASIGURĂ ACCESUL PUBLICULUI LA INFORMAŢII ÎN SISTEMUL JUDICIARII.5 Rolul SNG în formarea şi dezvoltarea personalului auxiliar la nivelul statutului de grefier european 5.1Calitatea profesională a personalului din justiţie

5.2 Motivare şi politici de resurse umane

II.6 Cadrul normativ 6.1 Legislaţie şi cadru de funcţionare

6.2 Instituţii şi proceduri. Reglementarea practicilor instituţionale unitare

6.3 Centralizare şi autonomie instituţională

II.7 Imaginea şi credibilitatea sistemului judiciar 7.1 Percepţia publicului asupra reformei în justiţie

7.2 Factori interesaţi şi cooperarea interinstituţională în cadrul sistemului judiciar

III.PRIORITĂŢI ÎN ÎMBUNĂTĂŢIREA ACCESULUI PUBLICULUI LA INFORMAŢII ÎN SISTEMUL JUDICIARIII.8 Ordinea ierarhică a importanţei problemelor identificateIII.9 Soluţii percepute ca fiind realiste – priorităţiIII.10 Bune practici propuse de către grefieri

IV.ANEXE Anexa 1.Metodologia atelierelor de lucru



INTRODUCERE – Transparenţă şi reformă în accesul publicului la informaţii în sistemul judiciar, din perspectiva grefierilor de la instanţele judecătoreşti şi parchetele din ţară

Studiul de faţă analizează rolul ce revine grefierilor în procesul de asigurare şi garantare a accesului

publicului la informaţii în sistemul judiciar, în cadrul proiectului „Asistenţă tehnică pentru consolidarea

capacităţii instituţionale a Şcolii Naţionale de Grefieri”.

În cadrul procesului de formare profesională continuă a grefierilor din instanţe şi parchete, una dintre

priorităţile identificate de Consiliul Superior al Magistraturii şi de Şcoala Naţională de Grefieri se referă la

rolul ce revine grefierilor în procesul de asigurare şi garantare a accesului publicului la informaţii în

sistemul judiciar. Proiectul de faţă are ca scop principal creşterea continuă a dezvoltării instituţionale a

Şcolii Naţionale de Grefieri prin îmbunătăţirea politicii de formare a unui corp de grefieri care să

corespundă aşteptărilor societăţii în ansamblu şi standardelor de calitate în domeniu.

Susţinerea unor instrumente de dezvoltare şi menţinere a calităţii actului de justiţie se poate realiza cu

ajutorul Şcolii Naţionale de Grefieri doar printr-o corectă evaluare a nevoilor de formare a grefierilor din

sistemul judiciar din România. În mod special, atunci când este vorba de creşterea sau îmbunătăţirea

accesului publicului la informaţii în cadrul instanţelor şi parchetelor, dezvoltarea profesionalismului

sistemului judiciar se poate face doar prin consultarea directă a celor responsabili de asigurarea acestei

funcţii instituţionale.

În acest context, termenii de referinţă aprobaţi de către Consiliul Superior al Magistraturii au prevăzut

elaborarea prezentului studiu de evaluare, ulterior consultării directe a grefierilor în cadrul a trei ateliere

de lucru de câte două zile. Scopul acestor ateliere de dezbatere a fost acela de a capta percepţiile

grefierilor privind rolul pe care aceştia îl pot juca în asigurarea performanţei sistemului judiciar, cu

precădere în ceea ce priveşte asigurarea calităţii accesului publicului la informaţii în sistemul judiciar.

Este necesară o evaluare a felului în care grefierii pot contribui la procesul de reformă a justiţiei prin

asigurarea şi garantarea accesului publicului la informaţii, dar şi a felului în care aceştia îşi percep rolul în

cadrul sistemului complex judiciar din care fac parte. Asigurând o funcţie cheie în sistemul judiciar,



aceştia sunt cei mai în măsură să definească constrângerile, oportunităţile, aspectele defectuoase sau

problemele, dar şi motivele de mândrie sau soluţiile şi bunele practici pe care le-au identificat în cadrul

instanţelor sau al parchetelor.

Impactul unor dezbateri care permit schimburile de experienţă şi feedback-ul pe orizontală între grefierii

din diverse instanţe şi parchete este unul pe termen lung. Iar un studiu care captează aceste informaţii

poate asigura reperele de continuitate în privinţa nevoilor teoretice de formare a grefierilor în ceea ce

priveşte transparenţa actului de justiţie, dar şi în unificarea unor practici de succes (poate ambiţios numite

„bune practici”), şi mai ales în menţinerea exigenţelor privind rolul grefierului în asigurarea şi garantarea

accesului publicului la informaţii în sistemul judiciar.

Studiul propune o analiză a rolului grefierilor în context, pornind de la presupunerea că obiectivul de

dezvoltare şi formare a grefierului la standarde europene poate fi realizat doar din perspectiva aspectelor

instituţionale interne şi externe cu care acesta se confruntă. Principiile teoretice, cu aspect global, nu sunt

eficiente fără înţelegerea situaţiei actuale din sistemul judiciar românesc, aşa cum este el perceput de cei

care activează în cadrul acestuia. De aceea, studiul prezintă descrierea detaliată a unor aspecte

considerate semnificative, privind condiţiile actuale de lucru şi dezvoltare a personalului auxiliar de

specialitate al instanţelor judecătoreşti şi al parchetelor de pe lângă acestea.

În condiţiile în care atribuţiile şi responsabilităţile grefierului sunt definite ca elemente cheie în asigurarea

şi garantarea accesului publicului la informaţii în sistemul judiciar prin Legea nr. 567/2004 privind statutul

personalului auxiliar de specialitate al instanţelor judecătoreşti şi al parchetelor de pe lângă acestea şi

prin Regulamentul de ordine interioară al instanţelor, trebuie menţionat că statutul grefierului urmează a fi schimbat prin transferarea unor responsabilităţi administrative din competenţa judecătorilor în cea a grefierilor cu studii juridice.

Această modificare poate aduce un plus de eficienţă în sistem doar dacă este armonizată cu o mai bună

colaborare între judecător şi grefier, precum şi printr-o pregătire profesională adecvată, care să pună

accent nu doar pe acumularea unor competenţe administrative suplimentare, ci şi pe îmbunătăţirea

comunicării şi creşterea responsabilizării tuturor categoriilor de personal implicate.



Putem să vorbim de un sistem judiciar transparent în măsura în care acesta asigură atât calitatea

comunicării cu societatea civilă şi cu justiţiabilul, cât şi mecanisme cât mai variate de informare a

cetăţeanului, prin accesibilitate (în spaţiile publice dar şi la distanţă), şi profesionalism. Pentru a asigura

aceste premise esenţiale, este necesară profesionalizarea aspectelor operaţionale şi strategice care

guvernează instituţiile juridice, cât şi coordonarea şi coerenţa politicilor de dezvoltare şi de resurse

umane de la nivel central.

Doar dacă sunt îndeplinite condiţiile de gândire sistemică care să permită alocarea eficace a efortului

instituţional în cadrul instanţelor sau parchetelor, se pot consolida mecanismele de îmbunătăţire a

accesului publicului la informaţiile de interes în sistemul judiciar. Aşa cum grefierii nu ezită să formuleze

de fiecare dată când sunt rugaţi să propună mijloace de îmbunătăţire a performanţei lor în colaborarea cu

publicul larg, dacă ar fi să rezume nevoile instituţionale la o singură condiţie care să facă sistemul judiciar

mai bine înţeles şi apreciat de către justiţiabil şi de către societate în ansamblu, atunci aceasta ar fi

sprijinul coerent al factorilor decidenţi de la nivel central.



Metodologia atelierelor de lucru

La atelierele de lucru au fost invitaţi grefierii-şefi şi prim-grefierii de la instanţele judecătoreşti din ţară,

grefierii-şefi şi prim-grefierii de la parchetele din ţară şi grefierii de la Birourile de Informare şi Relaţii

Publice din cadrul instanţelor judecătoreşti şi parchetelor din ţară.

Grefierii, ca personal implicat direct în procesul de asigurare şi garantare a accesului publicului la

informaţii în sistemul judiciar, au avut ocazia să îşi exprime opiniile şi atitudinile privind contextul în care

îşi desfăşoară activitatea, a felului în care funcţionează sistemul judiciar şi a modului în care ei îşi pot

îmbunătăţi activitatea de susţinere a accesului publicului la informaţii.

De altfel, propunerea experţilor de a realiza o evaluare sistemică a contextului în care grefierii îşi

desfăşoară activitatea a venit în întâmpinarea solicitării grefierilor de a diferenţia face distincţie între o

analiză complexă, generală a mediului în care se desfăşoară procesul de informare a publicului (realizată

prin Studiul de faţă) şi soluţiile specifice de îmbunătăţire a acestui proces, destinate specific grefierilor-

şefi, prim-grefierilor, grefierilor şi grefierilor de la Birourile de Informare şi Relaţii Publice din cadrul

instanţelor judecătoreşti şi parchetelor din ţară (cuprinse în ghidul teoretic şi practic „Rolul grefierului în

asigurarea accesului publicului la informaţii în sistemul judiciar”).

În cadrul celor trei seminarii ateliere de lucru organizate în perioada 8-9 martie, 11-12 martie şi 15-16

martie au fost invitate grupuri omogene de audienţă alcătuite dintr-un număr mediu de 16 participanţi:

Atelierul (1) - grefierii-şefi şi prim-grefierii de la instanţele judecătoreşti din ţară

Atelierul (2) - grefierii-şefi şi prim-grefierii de la parchetele din ţară

Atelierul (3) - grefierii de la Birourile de Informare şi Relaţii cu Publicul din cadrul instanţelor

judecătoreşti şi parchetelor din ţară.



Pentru o mai bună analiză comparativă a informaţiilor furnizate de către cele trei grupe de audienţă,

atelierele de lucru au beneficiat de o agendă de lucru comună, derulată pe parcursul a două zile

succesive, având următoarele obiective:

- Ziua I - dedicată dezbaterii problemelor ivite în activitatea grefierilor cu responsabilităţi

de informare şi garantare a accesului publicului la informaţii;

- Ziua II - axată pe formularea unor soluţii viabile la problemele identificate în prima zi, cu

un accent deosebit pe acele practici de succes ce pot fi transferate unitar la nivelul

sistemului judiciar ca bune practici instituţionale.

Comunicarea în cadrul atelierelor a fost de tip interactiv, încurajând identificarea din aproape în aproape

a problemelor cu care se confruntă în activititatea zilnică grefierii-şefi, prim-grefierii şi grefierii de la

Birourile de Informare şi Relaţii cu Publicul din cadrul instanţelor judecătoreşti şi al parchetelor din ţară.

Pentru evaluarea situaţiei actuale s-a folosit analiza de tip SWOT, ca bază de plecare pentru axarea

discuţiei pe punctele slabe (problematice) instituţionale şi pe oportunităţile externe, în ceea ce se doreşte

a fi o direcţie strategică de schimbare (îmbunătăţire) a modului în care grefierii îşi pot îmbunătăţi

contribuţia la asigurarea şi garantarea accesului publicului la informaţii în sistem judiciar.

Participanţii la atelierele de lucru au putut să discute şi să aprofundeze experienţele diferite în privinţa

activităţii lor zilnice, precum şi a modului în care implementarea unor acte normative şi a unor decizii

instituţionale poate afecta calitatea şi transparenţa actului de justiţie.

Prin dezbateri succesive, s-a realizat o primă clasificare a aspectelor dificile cu care se confruntă grefierii,

ca probleme de tip procedural (legislativ, normativ) şi cele de tip instituţional (comunicaţional şi

managerial). Listele de probleme au fost ulterior ierarhizate din perspectiva importanţei acestora,

audienţa fiind împărţită în echipe care au furnizat soluţia proprie, negociată şi dezbătută în cadrul fiecărei

echipe. În etapele următoare, echipele au propus soluţii pentru problemele identificate.

Dezbaterile pe echipe şi în plen s-au încheiat cu identificarea prin clusterizare a trei soluţii-priorităţi care

ar trebui implementate pe termen scurt, pentru a asigura o creştere a calităţii procesului de informare a

publicului.



user, 21/07/06,

De evitat repetitia…poate in loc de imbunatati…perfectiona, ameliora

user, 21/07/06,

Cu tot respectul am cautat pe dexonline cuvantul « clusterizare » si nimic…

Participanţii au solicitat ca feedback-urile şi propunerile lor să fie prezentate în detaliu în prezentul studiu,

chiar dacă acestea nu se referă strict la responsabilităţile lor, ci la orice altă soluţie stabilită ca fiind

eficientă.

De asemenea, având în vedere că în urma studiului de evaluare a situaţiei actuale se va realiza un prim

proiect al ghidului teoretic şi practic în materia accesului publicului la informaţii în sistemul judiciar,

participanţii şi-au exprimat dorinţa de a beneficia de un ghid accesibil, uşor de parcurs pe secţiuni şi care

să le permită orientarea şi soluţionarea rapidă unor situaţii dificile sau mai puţin uzuale cu care se

confruntă în relaţia de zi cu zi cu justiţiabilii, reprezentanţii mass-media, partenerii şi alţi reprezentanţi ai

societăţii civile etc. Astfel, formarea personalului auxiliar se poate realiza permanent, la locul de muncă,

prin utilizarea unui material la dispoziţia lor.

Studiul este realizat pe baza perspectivei de lucru a grefierilor, atât ca în ceea ce priveşte

responsabilităţile, cât şi ca factorii identificaţi de motivare şi susţinere a acestora spre performanţă şi spre

îmbunătăţirea procesului de asigurare a accesului la informaţii. Şcoala Naţională de Grefieri poate să

utilizeze rezultatele acestei evaluări prin dezvoltarea nu doar a cursurilor de comunicare, ci şi a celor de

resurse umane, management, strategie, proceduri, etc.

De asemenea, aşa cum s-a arătat în capitolul dedicat rolului SNG, prin sprijinul acordat de către decidenţi

la nivel naţional şi prin cel al proiectelor finanţate din fonduri europene, această instituţie este aşteptată

să joace un rol din ce în ce mai important în creşterea performanţei sistemului judiciar, prin implicare în

toate activităţile care ţin de dezvoltarea uneia dintre cele mai importante resurse din sistemul judiciar –

resursa umană reprezentată de către grefieri, prim-grefieri şi grefierii-şefi.



user, 21/07/06,

…si probabil celelalte categorii de personal auxiliar de specialitate din sistemul judiciar.

I. ASPECTE INTERNE CARE INFLUENŢEAZĂ MODUL ÎN CARE GREFIERII DE LA INSTANŢELE JUDECĂTOREŞTI ŞI PARCHETELE DIN ŢARĂ ASIGURĂ ACCESUL PUBLICULUI LA INFORMAŢII ÎN SISTEMUL JUDICIAR

I.1 Condiţii de muncă

1.1 Condiţiile la locul de muncă

Există o diferenţă importantă între felul în care grefierii apreciază subiectiv locul de muncă drept un spaţiu

pe care l-au personalizat şi îmbunătăţit prin eforturi proprii şi prin buna colaborare cu colegii şi aspectele

obiective legate de spaţiile în care grefierii îşi desfăşoară activitatea timp de minim opt ore în fiecare zi

lucrătoare. Condiţiile de muncă sunt percepute ca satisfăcătoare doar din perspectiva aportului personal

al echipelor de grefieri şi de judecători, care au reuşit să adapteze constrângerile logistice astfel încât să

realizeze un cadru de lucru prietenos.

Condiţiile inadecvate şi uneori neconforme cu standardele minimale afectează calitatea muncii acestora.

Deşi se înregistrează diferenţe semnificative între condiţiile de muncă la care are acces personalul din

diferite instituţii, este în asentimentul tuturor grefierilor faptul că managementul instituţiilor ar trebui să ia

în considerare stressul permanent la care personalul este supus în condiţiile unui spaţiu inadecvat,

impropriu amenajat, ale unor condiţii de muncă ce permit interferenţe negative din partea publicului

extern în activităţile curente interne.

Grefierii care lucrează la departamentele de registratură, arhivă şi BIRP par a fi cei mai afectaţi de

problema unor condiţii inadecvate de lucru, în condiţiile în care aceştia sunt şi prima interfaţă

responsabilă în asigurarea accesului publicului la informaţii. Stressul creat de o arhivă neîncăpătoare şi

fără iluminare naturală va avea un impact evident şi în comunicarea cu justiţiabilii, mass-media şi alţi

factori interesaţi.

Un impact semnificativ îl are şi amenajarea propriu-zisă a încăperilor, care ar trebui să permită controlul

asupra accesului publicului în zona de lucru propriu-zis a grefierului.



Pentru a nu se crea o stare de disconfort în lucrul cu publicul larg, grefierii au nevoie de un spaţiu

consultativ de minim 1,20 metri. Acesta poate fi realizat prin interpunerea unui birou sau prin crearea unui

ghişeu destinat lucrului cu publicul, care să fie la distanţă de biroul propriu-zis. Atunci când bariera fizică

nu există, invadarea spaţiului de lucru poate ajunge în unele cazuri până la invadarea spaţiului personal,

ceea ce duce la o stare de nervozitate din partea grefierului, manifestată prin reacţii excesive – fie de

agresivitate, fie defensive. Soluţia - reamenajarea spaţiului cu respectarea spaţiului de lucru - nu este de

tip comunicaţional, deşi impactul acesteia duce la eliminarea unei bariere în asigurarea calităţii accesului

la informaţii.

Limitările de spaţiu, corelate cu o dotare logistică insuficientă, creează o stare de presiune permanentă

asupra atmosferei de lucru, una dintre sursele de stress în cadrul instanţelor şi parchetelor fiind dată de

riscul permanent pe care îl resimt grefierii în privinţa pierderii unor documente / dosare. Acolo unde

spaţiul de arhivare este mult prea mic sau prost amenajat, există un risc mai mare ca dosarele să nu fie

arhivate corespunzător. În condiţiile unui volum de muncă supradimensionat menţionat de către

majoritatea grefierilor, acest risc de a „rătăci” dosare sau documente (prin simpla lor gestionare spaţială

sau prin circuitul lor prin clădire cu ajutorul unor cărucioare improprii) este contracarat doar printr-o

vigilenţă crescută a grefierilor.

În concluzie, deşi grefierii menţionează cu mândrie (ca punct tare) faptul că sunt capabili să gestioneze

cu riscuri minime un număr impresionant de dosare într-un spaţiu inadecvat, ei nu uită să specifice faptul

că aceasta se realizează cu un cost personal crescut, sub presiunea crizei ce ar putea fi declanşată la

cea mai mică eroare de organizare a documentelor din responsabilitatea proprie.

Un caz aparte îl prezintă Birourile de Informare şi Relaţii Publice. Deşi acestea sunt destinate unei relaţii

directe şi permanente cu publicul şi cu mass-media, amenajarea multora dintre ele nu corespunde

funcţiei instituţionale de informare. În mod special în cazul parchetelor, grefierii au semnalat insistent

faptul că spaţiul lor de lucru este invadat de către publicul larg, în ciuda efortului grefierilor de a menţine

secretul activităţilor curente care nu sunt destinate publicului. Mai mult, grefierii din cadrul parchetelor

semnalează uneori inexistenţa unor spaţii destinate strict BIRP şi relaţiei cu mass-media. La parchetele



din ţară aceasta pare a fi regula, camera presei sau o încăpere special amenajată pentru BIRP fiind doar

un deziderat, deşi obligaţia fiecărei instituţii publice de a amenaja un astfel de spaţiu rezultă din lege.

Unele spaţii destinate BIRP sunt astfel organizate, încât nu le dau grefierilor posibilitatea de a-şi proteja

convorbirile telefonice cu caracter intern, precum şi documentele deschise pe computer sau lăsate pe

birou.

Mai mult, publicul nu beneficiază de spaţii speciale, amenajate la standarde minime de calitate a vieţii,

destinate procesului de aşteptare şi care să sprijine nevoile minime ale unui public variat, în care de

multe ori predomină pensionarii, persoanele care doresc să-şi eficientizeze timpul de aşteptare prin lucrul

pe alte documente sau discuţii telefonice etc.

În concluzie, în ciuda constrângerilor legate de calitatea spaţiilor în care îşi desfăşoară activitatea,

grefierii consideră că, în multe situaţii, mediul de lucru rămâne mai degrabă un punct forte, creat prin

contribuţia personală pe care oamenii o aduc zilnic la crearea unui ambient plăcut.

1.2. Dotarea instituţiilor

Chiar şi un spaţiu mic poate fi bine exploatat, dacă este dotat corespunzător. Însă accesul la o dotare

suficientă este diferit de la o instituţie la alta. Există grefieri care au considerat că dotarea instituţiei este

un punct forte (în special în cazul tribunalelor şi curţilor de apel), dar şi foarte mulţi – mai ales din cadrul

parchetelor şi din grupul grefierilor din cadrul BIRP – care au menţionat logistica drept un aspect deficitar.

În mod special, grefierii din cadrul parchetelor militare au ţinut să menţioneze exemple de situaţii în care,

pentru a crea condiţii decente de lucru, au decis să contribuie personal la dotarea şi amenajarea spaţiilor

de lucru.

În ceea ce priveşte aparatura, aceasta este, în general, la standarde bune sau chiar foarte bune de

calitate. Există însă şi aparatură insuficientă sau neperformantă, care, în viziunea grefierilor, ar putea

indica interesul scăzut al conducerii pentru prioritizarea activităţilor deservite de aceasta - scanarea

documentelor, înregistrarea şedinţelor, imprimante pentru printarea hotărârilor etc.

Lipsa fondurilor face ca să se apeleze la soluţii de compromis care, însă, creează un lanţ de alte



user, 21/07/06,

As inlocui cu “lipsa fondurilor duce uneori la soluţii de compromis”

probleme (de ex. nu se cumpără toner nou, foarte scump, pentru imprimante ci se umple cartuşul în mod

artizanal, însă după câteva refolosiri se defectează imprimanta).

Totuşi, grefierii consideră că dacă ar exista fonduri suficiente, conducerea instituţiilor ar aloca resurse

financiare şi pentru aceste activităţi (arhivarea electronică şi fizică), considerate în prezent ca prioritate

secundară doar datorită constrângerilor financiare, care permit alocarea direcţionată a resurselor către

activităţile curente.

I.2 Performanţa sistemului judiciar

2.1 Eficienţa managementului instituţiilor din sistemul judiciar

Conducerea instituţiei este cea care asigură cadrul de funcţionare adecvată a instanţelor şi parchetelor.

În responsabilitatea acesteia există sarcina de a decide şi de a asigura punerea în aplicare a cadrului

legislativ şi normativ existent. Se poate observa o diferenţă semnificativă de la o instituţie la alta în modul

în care grefierii evaluează conducerea în calitatea sa de coordonator al eficienţei muncii grefierilor,

arhivarilor şi altor categorii de personal auxiliar.

Astfel, există instanţe la care grefierul-şef sau prim- grefierul a apreciat managementul instituţional ca

fiind unul din cei mai puternici factori de motivare şi de dezvoltare a performanţei instituţionale, un punct

tare evident pentru instituţia respectivă. Cu un accent special pus pe comunicarea internă şi pe

cooperarea interdepartamentală, precum şi pe obţinerea feedback-ului atât de la angajaţi cât şi de la

justiţiabili şi de la publicul larg, aceste instituţii reuşesc să îşi motiveze angajaţii spre crearea unei culturi

coezive, deschise şi performante.

Pe de altă parte, în cadrul altor instituţii, grefierii consideră că deciziile conducerii sunt arbitrare şi

subiective, şi prin urmare greu de pus în practică. Apar probleme de prioritizare, activităţi care ar putea fi

amânate (având un termen mai lung de soluţionare) fiind rezolvate urgent - în timp ce activităţi de

informare a publicului sau de soluţionare a unor cauze sunt considerate neprioritare. Grefierii exemplifică

situaţii neplăcute în care se trezesc „la mijloc” între o decizie luată la un nivel ierarhic superior şi pe care



user, 21/07/06,

Poate mi se pare doar mie, dar cei 2 termeni nu stau bine impreuna

nu o pot comenta (pentru că o conducere subiectivă priveşte cu suspiciune orice încercare de a transmite

un feedback critic) şi presiunea cetăţeanului de a înţelege care este argumentul obiectiv pentru care este

amânat accesul său la informaţii.

Problemele de management apar şi pe fondul unui Regulamentul de Ordine Interioară care nu acoperă

coerent toate situaţiile cu care se confruntă grefierii, precum şi al unei organigrame care creează

interpretări subiective sub acoperirea frazei celebre în rândul grefierilor nemulţumiţi „grefierul îndeplineşte

orice alte atribuţii prevăzute în lege…”.

Lăsarea la interpretarea personală a Regulamentului se poate transforma într-un avantaj sau într-un

dezavantaj, după caz, în funcţie de modul în care conducerea decide să coreleze responsabilităţile

concrete ale grefierilor cu atribuţiile definite prin cadrul normativ. Pe acest fond, există instituţii în care

grefierii se plâng de lipsa suportului managerial privind redistribuţia de personal şi realocarea justă a

responsabilităţilor pentru toţi angajaţii.

Practica unitară nereglementată este considerată un punct slab managerial, care devine evident în

situaţiile de asigurare a accesului la informaţii de interes public, grefierii enumerând printre cele mai

specifice situaţii cele legate de interpretarea inconsecventă a noţiunii de „informaţie cu caracter personal”.

Grefierii apreciază că neactualizarea nomenclatorului arhivistic este un alt punct slab, în considerarea

faptului că, de exemplu, o instituţie a sistemului păstrează un document o perioadă de timp, iar altă

instituţie îl păstrează o altă perioadă de timp, iar răspunsurile formulate la aceeaşi cerere, din acest

motiv, pot diferi. Nomenclatorul arhivistic cadru pentru instanţele judecătoreşti, aprobat prin Ordinul

ministrului justiţiei nr. 665/C/1999 fiind învechit, grefierii au arătat că lipsesc din el unele categorii de

documente, astfel că arhivarea acestora nu se face după o procedură standard în întregul sistem.

Un alt aspect problematic care revine în responsabilitatea conducerii este dat de arhivarea electronică.

Procesul de arhivare electronică este disputat de către grefieri ca fiind, pe de o parte, avantajos pe

termen lung (şi deci benefic), pe de altă parte ca fiind inadecvat susţinut, nefuncţional şi consumator de

resurse de timp şi de resurse umane care ar putea, prin îndeplinirea altor sarcini, să susţină mult mai

eficient performanţa actului judiciar.



user, 21/07/06,

As inlocui cu “Soluţia interpretării personale a Regulamentului”

Totuşi, critica unanimă adusă de către grefieri se referă la impactul pe termen scurt al adăugării la munca

propriu-zisă a grefierilor a activităţilor suplimentare de scanare a fiecărui document în parte, cu ajutorul

unei aparaturi de multe ori insuficiente.

Pe de altă parte, grefierii sunt conştienţi de potenţialele avantaje generate de scanarea şi de arhivarea

documentelor în format electronic, şi susţin că existenţa unei strategii de dezvoltare a arhivării electronice

ar asigura cadrul instituţional prin care adăugarea treptată a arhivării electronice s-ar transforma dintr-o

ameninţare, într-o oportunitate, prin descongestionarea arhivelor şi registraturilor de numărul mare de

persoane care vin la aceste compartimente zilnic.

Disfuncţionalităţile create de aplicaţia ECRIS creează, de asemenea, o problemă cu care se confruntă

permanent atât conducerea cât şi fiecare angajat, şi care ar putea fi rezolvată doar printr-o acţiune

coerentă a conducerii instanţelor şi parchetelor prin tragerea unui semnal de alarmă către Ministerul de

Justiţie sau către /Ministerul Public şi prin regândirea acestei aplicaţii pentru folosirea bazei de date dintr-

o perspectivă pragmatică, direct conectată la feedback-urile date de către grefieri.

Ca o concluzie, majoritatea grefierilor consideră totuşi sprijinul din partea conducerii ca fiind un element

pozitiv în activitatea lor şi în susţinerea accesului publicului la informaţii. Cooperarea deschisă cu

grefierii-şefi, judecătorii, preşedinţii, prim- procurorii sau procurorii generali reprezintă unul din avantajele

care îi motivează personal spre performanţă. Ei consideră că asigurarea accesului publicului la informaţii

se poate îmbunătăţi dacă strategiile de dezvoltare instituţională, precum şi soluţiile identificate la nivelul

activităţilor curente vor fi susţinute de la nivel central , atât de către Ministerul Justiţiei, în calitatea sa de

ordonator de credite pentru întregul sistem judiciar, cât şi de către Consiliul Superior al Magistraturii, în

calitatea sa de garant al independenţei aceluiaşi sistemului.

În plus, grefierii au identificat o serie de măsuri care ar putea fi puse uşor în practică şi pe care ei le

consideră semnificative pentru creşterea performanţei în activitatea judiciară, precum renunţarea la unele

evidenţe duble-registrul de termene– de redactări, registrul informativ, registrul general de dosare, opisul



user, 21/07/06,

Ceva nu e in regula in enumerare

user, 21/07/06,

Insuficienta sau ineficienta?

alfabetic; stabilirea unui mecanism de plată a serviciilor de copiere; controlul primului grefier al CAprim

grefierilor curţilor de apel asupra primilor grefierilor din subordine; actualizarea şi modificarea

nomenclatorului arhivistic; modificarea ROI; crearea rezervei de posturi; întoarcerea taxei de timbru la

bugetul sistemului judiciar, adăugarea altor taxe de timbru.

2.2 Volumul de muncă

Indiferent de judecătoria, tribunalul sau curtea de apel la care funcţionează, grefierii se consideră, cu mici

excepţii, supraîncărcaţi cu un volum de muncă exagerat. Acest punct slab al sistemului judiciar este

menţionat prioritar, ca fiind cauza majoră a stressului pe care îl resimt grefierii la locul de muncă. Aceasta

devine evident şi la analiza evoluţiei volumului de activitate al instanţelor judecătoreşti în perioada 2005 –

20091:

1 Sursa: Raportul privind starea justiţiei pe anul 2009, aprobat de Plenul Consiliului Superior al Magistraturii în şedinţa din 23 martie 2010



Din graficul de mai sus rezultă limpede şi cu obiectivitate că susţinerile grefierilor sunt conforme cu

realitatea în ceea ce priveşte activitatea instanţelor. Volumul de activitate a crescut la nivel naţional cu

mai bine de 380.000 de dosare comparativ cu anul 2008, şi cu peste 500.000 faţă de anul 2007.

Nici situaţia parchetelor nu diferă esenţial, toate unităţile de parchet din ţară2 înregistrând un volum total

de activitate în anul 2009 de 2.986.375 lucrări (2.761.698 lucrări în anul 2008 şi 2.509.739 în anul 2007),

dintre care 1.356.939 dosare penale (1.193.614 dosare penale în 2008 şi 1.053.691 în anul 2007). 2 Sursa: Raportul privind starea justiţiei pe anul 2009, aprobat de Plenul Consiliului Superior al Magistraturii în şedinţa din 23 martie 2010



Aşadar, volumul de activitate al parchetelor a crescut în 2009 faţă de 2008 cu peste 200.000 de lucrări ,

respectiv cu peste 160.000 de dosare penale.

Acesta este şi unul din motivele pentru care grefierii consideră că apar probleme în asigurarea accesului

publicului la informaţiile de interes public. În condiţiile în care grefierii sunt supuşi presiunii de a asigura

absenţa oricărei erori în activitatea curentă (pentru că o eroare administrativă poate însemna o piedică în

judecarea corectă a unei cauze), volumul prea mare de muncă îi determină să considere informarea unui

petent ca fiind mai puţin importantă decât asigurarea unei soluţionări impecabile a cauzei aceluiaşi

petent.

În multe situaţii, nu este vorba doar de un volum de muncă supradimensionat, ci şi de un grad de

complexitate prea mare. Situaţia pare a fi valabilă pentru toate categoriile de grefieri consultate: grefierii-

şefi şi prim-grefierii, grefierii din cadrul tribunalelor şi parchetelor şi grefierii din cadrul Birourilor de

Informare şi Relaţii Publice.

În acest context, în lipsa unei soluţii manageriale coerente, adăugarea unor noi sarcini administrative

pentru grefierii cu studii superioare juridice, precum şi arhivarea electronică obligatorie, sunt văzute ca

fiind o ameninţare directă la adresa rezistenţei la efort a angajaţilor implicaţi direct în noile sarcini de

serviciu.

În concluzie, grefierii consideră că rata de soluţionare a dosarelor ar putea creşte semnificativ numai

dacă volumul de muncă şi complexitatea acesteia ar fi corelate corespunzător cu un management

performant în privinţa normării postului şi a echilibrării sarcinilor distribuite fiecărui angajat.



2.3 Informatizarea sistemului

În ceea ce priveşte accesul la internet şi informatizarea sistemului, părerile grefierilor sunt împărţite. O

parte din grefieri consideră că Internetul reprezintă un punct tare al instituţiei în care lucrează, iar

informatizarea sistemului (existenţa unui număr suficient de computere) a adus avantaje mari în

administrarea mai facilă a dosarelor.

O altă parte semnificativă a grefierilor, deşi acceptă opinia colegilor în privinţa avantajelor informatizării,

sunt sceptici în privinţa impactului real pe care aceasta o are asupra soluţionării cauzelor, în condiţiile

unui acces la internet de multe ori deficitar şi greoi, precum şi a inconvenienţelor provocate de accesul la

o aplicaţie ECRIS insuficient adaptată sistemului judiciar şi ineficace.

Atunci când vine vorba de responsabilitatea lor de a asigura accesul publicului la informaţii, precum şi de

activităţile specifice de documentare prin accesarea bazelor de date cu legislaţie sau jurisprudenţă sau

de comunicarea intra- şi interinstituţională (forumuri profesionale), grefierii semnalează o scădere a

performanţei muncii lor datorate modului deficitar în care funcţionează internetul în unele instituţii.

Grefierii sunt nemulţumiţi de modul în care pot exploata aplicaţia ECRIS în prezent, considerând că

aceasta este folosită mult sub potenţialul real. În special în cazul parchetelor, majoritatea grefierilor

consideră ECRIS-ul ca fiind „inutil, nefuncţional şi neadecvat specificului parchetelor”.

Aplicaţia ECRIS este considerată ca fiind neactualizată la timp şi neadecvată, fiind inaccesibilă în timp

real (se reclamă întârzieri semnificative la fiecare accesare a programului şi la fiecare deschidere a unei

noi ferestre), insuficient corelat între instanţe . Din dialogul grefierilor de la diferite instanţe din ţară s-a

constatat că, în timp ce peîn raza unor curţi de apel compartimentele IT au creat conexiunile necesare

pentru a facilita accesul la documentele în format electronic colegilor de la instanţele inferioare şi invers,

pe raza altor curtţi de apel acesastă posibilitate nu a fost realizată. Consecinţa este că grefierii de la

aceste din urmă instanţe sunt nevoitţi saă editeze de la început documente care, în mod normal, puteau fi

doar importate, respectiv exportate cu economie de timp şi efort. Propunerea grefierilor a fost



îmbunătăţirea ECRIS pentru a se acorda posibilitatea de accesare instanţelor indiferent de treapta de

jurisdicţie şi de locaţia în interiorul oricărei curţi de apel. Grefierii sunt convinşi că dacă toate instanţele

din sistem şi-ar putea accesa, reciproc, aplicaţia ECRIS, performanţele de timp şi de efort s-ar

îmbunătăţi.

De asemenea, grefierii consideră că există o coordonare ineficientă între echipele de informaticieni de la

nivel central şi nevoile reale de lucru în această aplicaţie. În plus, aceştia au identificat un set de soluţii

complete care ar putea transforma acest instrument de lucru într-un suport al eficienţei instituţionale, şi nu

într-un factor de întârziere şi de scădere a calităţii actului de justiţie. De altfel, grefierii indică faptul că au

transmis spre centralizare feedback-urile lor cu privire la problemele semnificative create de

disfuncţionalităţile aplicaţiei ECRIS, dar şi cu pe cele privind soluţiile practice, identificate aproape

unanim, de eliminare a acestor probleme3.

I.3 Resursele umane

3.1 Resursele umane interne şi externe

După consultarea prim-grefierilor, grefierilor-şefi şi a grefierilor din cadrul instanţelor şi al parchetelor, se

poate ridica un semn de întrebare în privinţa importanţei acordate la nivel macro politicilor de resurse

umane.

Grefierii consideră că instituţiile au personal auxiliar de specialitate bine pregătit, în special în cazul acelor

grefieri care au beneficiat de cursuri de formare în cadrul Şcolii Naţionale de Grefieri. Profesionalismul,

asigurat prin formarea continuă descentralizată şi prin specializarea la locul de muncăă, este considerat

de multe ori un punct forte al sistemului judiciar. Încurajaţi de stabilitatea în funcţie şi de un mediu de

lucru plăcut pe care şi-l construiesc, grefierii se consideră loiali instituţiilor în care lucrează şi performanţei

în soluţionarea cauzelor.

3 „Toate aceste neajunsuri se intenţionează a fi corectate prin intermediul aplicaţiei Ecris 4, care se află în faza finală de

dezvoltare şi testare” se susţine în Raportul privind starea justiţiei pe anul 2009.



Prin urmare, un punct forte al sistemului judiciar este reprezentat de însăşi resursa umană motivată

intrinsec, care îşi evaluează conştiinciozitatea şi competenţa ca fiind motive de mândrie pentru sistemul

pe care îl reprezintă.

Cu toate acestea, cu excepţia stabilităţii locului de muncă, motivarea extrinsecă pare a fi incoerentă şi

insuficientă. Resursele umane sunt insuficiente, comparativ cu volumul de muncă. Grefierii se confruntă

cu o creştere a numărului de dosare, corelată cu fluctuaţii semnificative de personal şi cu modificări de

competenţă. Aceste aspecte se suprapun cu specificul activităţii personalului auxiliar de specialitate

(grefierilor, grefierilor statisticieni, grefierilor documentarişti, grefierilor arhivari, informaticienilor şi

registratorilor) care presupune asumarea responsabilităţii pe care o are ca, împreună cu magistraţii să

contribuie la respectarea supremaţiei legii, la asigurarea transparenţei şi a încrederii cetăţeanului în

autoritatea judecătorească. Prin rolul lor în sistemul judiciar, grefierii conştientizează că trebuie să

respecte principiile Codului lor Deontologic : profesionalism, confindenţialitate, imparţialitate, întocmai ca

şi magistraţii.

Complexitatea muncii ar necesita ca specializarea unora dintre angajaţi să fie în concordanţă cu nevoile

concrete instituţionale. Fişa-cadru a fiecărui post nu este standardizată, lăsând loc la unor interpretări

subiective din partea conducerii în privinţa modalităţilor de repartizare şi distribuire a activităţilor

administrative auxiliare, precum şi la ounei evaluaărei subiectiveă a performanţei grefierilor, în condiţiile

în care priorităţile în exercitarea sarcinilor de serviciu rămân de multe ori la latitudinea grefierului, care se

vede nevoit să acţioneze în calitate de propriul său manager, hotărând ad-hoc ce este mai important şi

mai urgent de realizat.

O discuţie aparte a avut-o, în cadrul listei de atribuţii din fişa postului, subpunctului „Alte responsabilităţi”.

Acest subpunct, care în Regulamentul de ordine interioară apare la atribuţiile fiecărei categorii de grefieri

cu formularea „îndeplineşte orice alte atribuţii prevăzute de lege sau de regulamente ori stabilite de

preşedintele instanţei conform legii” lasă loc unei marje de arbitrariu care a fost semnalată de mulţi

grefieri ca fiind o sursă de stress, deoarece în aplicarea acestei atribuţii decident este preşedintele

instanţei/ prim- procurorul parchetului/ colegiul de conducere, fără ca grefierul în cauză să poată să îşi

exprime părerea, în multe situaţii.



user, 21/07/06,

As reformula asa “ Subpunctul “Alte responsabilităţi” din fişsa postului a dat naştere unor discuţii …speciale”

Resursele financiare insuficiente determină acumularea de frustrări în cazurile frecvente în care volumul

de muncă necesită ore suplimentare neplătite, pe care totuşi grefierul le îndeplineşte cu conştiinciozitate.

Absenţa unei bune motivări financiare creează şi probleme în atragerea personalului nou, în special al

celui calificat. De multe ori, apar situaţii în care statutul de grefier este considerat ca o rampă de lansare

pentru o carieră „mai înaltă” (şi / sau mai bine plătită), deşi o politică bună de resurse umane ar putea

încuraja dezvoltarea personalului prin promovarea pe orizontală (preluarea de noi atribuţii şi acumularea

de noi competenţe reprezintă un factor cheie de motivare în strategiile de resurse umane).

În măsura în care se urmăreşte o creştere a calităţii actului de justiţie, grefierii consideră că orice politică

de personal ar trebui să ia în calcul mărirea schemei de personal şi ierarhizarea în cadrul profesiei, astfel

încât distribuţia numărului de cauze să poată fi corelată cu o creştere a profesionalizării modului în care

acestea sunt gestionate şi soluţionate.

O altă problemă semnalată de căte grefieri este cea legată de resursele externe – experţii judiciari,

avocaţii din oficiu şi interpreţii. Aceştia nu sunt angajaţi ai sistemului şi beneficiază de libertatea de a

decide în colaborarea cu instituţile judiciare o prioritizare personală, evident diferită de cea instituţională,

ceea ce creează blocaje în administrarea şi soluţionarea unora dintre cauze. Mai mult, nefiind parte din

sistem, aceştia nu pot fi evaluaţi şi profesionalizaţi de către conducerea instituţiilor, creând de multe ori

probleme de calitate a activităţii pe care o desfăşoară în colaborarea cu instanţele şi parchetele.

Colaborarea cu o resursă umană cheie care este externă instituţiei este văzută de multăe ori ca fiind

dificilă şi necesitând eforturi personale de persuasiune şi de motivare a interlocutorului, chiar şi pentru

îndeplinirea unor sarcini de rutină.

Doar în cazul în care politicile de resurse umane ar acţiona coerent în direcţiile menţionate mai sus,

grefierii consideră că se poate vorbi despre transferul de atribuţii de la judecător către grefieri ca fiind o

oportunitate de dezvoltare instituţională, prin creşterea calităţii muncii echipelor mixte judecător-grefier.

Mai mult, grefierii menţionează că politicile de personal ar trebui să concentreze, prin parteneriat cu

Şcoala Naţională de Grefieri, efortul de sustenabilizare coerentă a resurselor umane calificate din

sistemul judiciar.



3.2 Integritate şi profesionalism

Grefierii au o percepţie pozitivă în privinţa integrităţii şi profesionalismului de care dau dovadă

reprezentanţii sistemului judiciar, considerând că situaţiile de abateri severe de la normele de conduită

sunt rare („nu există pădure fără uscături”).

Ei consideră că, atunci când există, imaginea negativă în privinţa profesionalismului lor este dată mai

degrabă de neînţelegerea faptului că sunt supuşi unui volum de muncă excesiv, care nu permite

reducerea semnificativă a timpului de soluţionare a unui dosar şi nici acordarea unei atenţii deosebite

lucrului cu justiţiabilii dificili sau cu nevoi speciale de informare, orientare sau suport instituţional.

De altfel, grefierii se auto-percep ca fiind loiali muncii şi sistemului judiciar, chiar făcând exces de zel în

condiţiile în care nu există o motivare suficientă prin salarii mai mari, creşterea schemei de personal,

promovarea pe baza meritelor şi programele de formare continuă. Ei propun ca soluţie de creştere a

profesionalismului la îndemâna instanţelor şi parchetelor încurajarea consultărilor periodice cu celelalte

profesii implicate în actul de justiţie – notari, experţi, executori, avocaţi, poliţie, penitenciare, consilieri,

mediatori etc.

3.3 Formarea personalului auxiliar

Deşi opinia generală a grefierilor din cadrul instanţelor şi parchetelor este că un grefier competent este o

combinaţie realistă între experienţa căpătată la locul de muncă şi expertiza acumulată prin studii la nivel

superior sau în cadrul cursurilor de perfecţionare, totuşi se pare că cheia succesului este sintetizată de

expresia lor favorită - „se vede cine a trecut pe la Şcoala Naţională de Grefieri”.

Se consideră că rolul SNG ar trebui să crească prin corelarea cu politicile de evaluare şi motivare

diferenţiată a personalului, precum şi prin crearea unor platforme de dezbatere şi soluţionare a

problemelor specifice din activitatea grefierilor. În condiţiile în care se vizează transferul de atribuţii de la



judecător către personalul auxiliar cu studii de drept, SNG ar trebui să fie implicat direct în formarea

competenţelor suplimentare, dar şi în redefinirea fişei postului celor care preiau aceste atribuţiile, pentru

evitarea supraîncărcării nerealiste a fişei postului.

De asemenea, se consideră că formarea continuă se poate realiza numai prin accesul la mecanisme

manageriale care să încurajeze comunicarea. De atlfel, grefierii susţin că una dintre cele mai eficiente căi

de îmbunătăţire a performanţei este realizată prin încurajarea schimburilor de experienţă virtuale sau prin

scurte stagii la instituţii similare din ţară şi din Uniunea Europeană.

I.4 Aspecte de comunicare

4.1 Cultură şi coeziune instituţională

Cultura instituţională, privită din perspectiva preocupării directe faţă de colegii de echipă, a fost

identificată drept un punct forte al sistemului judiciar. De asemenea, interacţiunea dintre judecători şi

grefierii cu care fac echipă este apreciată în multe cazuri ca fiind valoroasă, grefierii considerând că

impactul cooperării în cadrul echipei se vede direct în rezultatul final al muncii lor.

Nu acelaşi lucru se poate spune despre alte dimensiuni ale culturii şi coeziunii instituţionale. Grefierii se

referă pozitiv la buna cooperare cu colegii cu care lucrează îndeaproape, mai degrabă

interdepartamental, însă devin rezervaţi în aprecieri pozitive atunci când vine vorba de cooperarea şi

comunicarea interdepartamentală.

Cauza pentru problemele de cooperare interdepartamentală – în special cu departamentele IT, Resurse

Umane şi cel Economic- Financiar - este văzută ca fiind de tip managerial. Pe de o parte, conducerea

nu se preocupă suficient ca aceste departamente specializate să înţeleagă mai bine criteriile de

importanţă şi de urgenţă în activitatea grefierilor, astfel încât aceştia din urmă să se simtă mai degrabă

sprijiniţi decât împiedicaţi în munca lor curentă.



Pe de altă parte, chiar şi atunci când există un limbaj comun în privinţa modului optim în care actul de

justiţie poate fi susţinut de către aceste servicii administrative, conducerea nu pare a încuraja susţinerea

şi colaborarea reciprocă interdepartamentală. Grefierii menţionează situaţii în care se confruntă cu o lipsă

totală de comunicare (“bunăvoinţă”) în interacţiunea dintre reprezentanţii departamentelor administrative

şi grefieri, care ar putea fi uşor rezolvată prin activităţi de creştere a coeziunii instituţionale concentrate nu

doar pe succesul echipelor judecători-grefieri.

Astfel, ei propun organizarea de întâlniri comune, prin care grefierii să aibă ocazia de a discuta deschis

cu reprezentanţii acestor departamente. Astfel de evenimente, moderate de consultanţi externi furnizaţi

de către Şcoala Naţională de Grefieri sau de către conducerea instanţelor şi a parchetelor, creează

contextul în care se pot găsi soluţii comune care să contribuie la îmbunătăţirea calităţii muncii grefierilor.

Grefierii consideră că unele soluţii de eficientizare a sistemului sunt la îndemâna managerilor – de

exemplu, alocarea unui interval de timp destinat grefierilor, în cadrul programului de lucru al

departamentelor Economic- Financiar şi Resurse Umane sau încadrarea psihologilor instituţionali, care

să se preocupe de crearea unei coeziuni interdepartamentale, axate pe întrajutorare reciprocă.

Alte soluţii, precum identificarea ariilor de continuare a specializării şi pregătirea continuă a

reprezentanţilor departamentelor Resurse Umane şi Economic- Financiar, astfel încât activitatea lor să

fie în compatibilitate cu nevoile de îndeplinire a procedurilor judiciare în asigurarea actului de justiţie şi a

accesului publicului la informaţii, sunt considerate ca fiind mai laborioase şi sunt văzute mai degrabă a

putea fi implementate doar printr-un parteneriat instituţional cu SNG.

4.2 Funcţionarea Biroului de Informare şi Relaţii Publice

Activitatea din cadrul Birourilor de Informare şi Relaţii Publice este destinată comunicării directe cu

publicul şi cu mass-media. Deşi prin funcţionarea lor se asigură una din funcţiile de bază ale sistemului

judiciar – aceea de a informa publicul larg în privinţa modului în care se înfăptuieşte actul de justiţie,

grefierii semnaliează existenţa unor impedimente în asigurarea unui proces de comunicare de calitate.



O serie de probleme se referă la spaţiile de lucru inadecvate, neprietenoase, care creează tensiune în

relaţia directă cu publicul şi cu jurnaliştii. Dacă problema a fost rezolvată la Curţile de Apel, prin crearea

centrelor de presă, grefierii de la celelalte nivele de instanţe (tribunale şi judecătorii) şi de la parchetele de

toate gradele încă o resimt puternic. O încăpere special amenajată şi cu o dotare funcţională pentru

aceste birouri este obligatorie la fiecare instituţie, însă deoarece la nivel general spaţiile sunt insuficiente,

aceste birouri au fost sacrificate la majoritatea instituţiilor.

Un alt aspect considerat crucial este dat de politica instituţională de resurse umane, privind specializarea

reprezentanţilor BIRP. Grefierii consideră că este nevoie de specialişti în comunicare recrutaţi special

pentru această activitate, şi pregătiţi corespunzător prin cooperare cu Şcoala Naţională de Grefieri.

Propunerea ca... “consilierii BIRP să fie comunicatori şi nu consilieri juridici” face referire la modul în care

unele parchete au găsit o soluţie de a-şi motiva financiar angajaţii din cadrul BIRP, încadrându-i drept

consilieri juridici. Deşi o soluţie bună de motivare a personalului, aceasta este o soluţie managerială care

are un impact negativ asupra procesului de asigurare a calităţii accesului publicului larg la informaţii de

interes despre activitatea din instituţiile respective.

De asemenea, grefierii se plâng de delimitările conceptuale în ceea ce priveşte statutul reprezentanţilor

BIRP – relaţii cu publicul presupune o activitate de comunicare directă, nemediată, cu publicul; relaţiile

publice reprezintă o activitate mult mai complexă, gândită strategic împreună cu managementul

instituţiilor, prin care se stabilesc cele mai bune căi de comunicare a informaţiilor instituţionale prin mass-

media, electronic, organizarea de evenimente etc.

Or, din feedback-ul obţinut de la grefierii angajaţi în cadrul BIRP, există mari diferenţe între modul în care

fiecare conducere interpretează activităţile de care sunt responsabilii, în conformitate cu Legea 544 /

2001. Aceste interpretări inconsecvente ale sarcinilor de serviciu creează şi probleme de colaborare între

reprezentanţii BIRP şi alţi colegi grefieri, care nu reuşesc să aprecieze nici importanţa, nici amploarea

muncii comunicatorilor instituţionali. Uneori, funcţia de comunicare instituţională este considerată mai

degrabă un lux, faţă de prioritatea de a soluţiona cât mai multe dosare cu care se confruntă grefierii.



Disproporţia este continuată prin exagerarea importanţei comunicării în situaţii de criză, când

comunicatorilor li se cere să colaboreze cu mass-media astfel încât să rezolve situaţii care, de fapt, nu

pot fi rezolvate decât proactiv, înainte ca situaţia de criză să apară (deci atunci când eforturile grefierilor

din cadrul BIRP erau minimizate de către colegii din alte departamente sau de chiar de către conducere).

Nu în ultimul rând, grefierii şi consilierii din cadrul Birourilor de Informare şi Relaţii Publice se consideră

supuşi unui stress permanent, atât datorită importanţei scăzute (şi a suportului pe măsură) acordat de

instituţie efortului de comunicare permanentă, activă, cu jurnaliştii şi prin alte căi de comunicare, cât şi

interacţiunii permanente cu un public numeros, eclectic, insuficient educat pentru a înţelege oportunităţile

şi constrângerile serviciilor oferite de către BIRP.

Nu de puţine ori, angajaţii BIRP sunt confruntaţi cu pretenţiile excesive ale unor justiţiabili tensionaţi,

agresivi şi dezinteresaţi de orice alt fel de feedback decât de unul pozitiv la solicitarea pe care au făcut-o.

Pentru o mai bună gestionare a situaţiilor dificile, angajaţii BIRP propun crearea unor departamente

destinate special activităţilor de orientare a justiţiabilului şi a persoanelor dificile sau aflate în situaţii de

dificultate sau speciale (cauze cu minori sau ale persoanelor cu dizabilităţi, cauze care pot fi soluţionate

cu ajutorul mediatorilor, etc).

Aceste departamente, având ca responsabilitate gestionarea situaţiilor dificile, ar putea fi formate din

psihologi şi comunicatori care ar putea aloca resursele de timp şi de expertiză orientării şi consultării

fiecărui caz special în parte. Delimitarea între activităţile de informare (în responsabilitatea BIRP) şi cele

de orientare (în responsabilitatea Departamentelor de Orientare şi Consiliere) ar ajuta contribui la

câştigarea încrederii cetăţenilor în interesul instituţiei de a le furniza servicii publice aplicate fiecăror

tuturor nevoilor sociale în parte.

Vom ilustra în cifre activitatea BIRP al celei mai mari curţi de apel din ţară, Curtea de Apel Bucureşti4, în

anul 2009, numai în ce priveşte activitatea acesteia în baza Legii 544/2001:

Numărul total de solicitări pe anul 2009 - 498 Numărul de solicitări adresate4 Date culese de pe portalul instanţelor http://portal.just.ro



http://portal.just.ro/

o pe suport de hârtie – 291

o pe suport electronic- 207

Numărul estimativ al vizitatorilor punctului de informare documentare - 7.000 Număr total de solicitări din partea mass- media pe anul 2009 - 414

Număr total de solicitări departajat pe domenii de interes:

- cereri de acreditare - rezolvate favorabi l - 53

- filmări, fotografii - rezolvate favorabil- 2- interviuri - rezolvate favorabil- 1

- studiere dosare, copii decizii - 350

- bugetul instanţei - 4- activitatea instanţei - 4

Comunicate de presă date de BIRP - 14 Drept la replică - 2

Din cifrele statistice rezultă că doar numărul de vizitatori ai punctului de informare a fost de 7000, ceea ce

reprezintă un flux de aproximativ 30 de persoane, ca medie în fiecare zi lucrătoare care au intrat şi au

solicitat informaţii de interes public. Cifrele sunt relevante numai pentru exemplificarea volumului de

activitate al acestui birou într-o instanţă centrală, raportat la percepţia celorlalte departamente care

minimalizează importanţa activităţii de comunicare.

4.3 Îmbunătăţirea activităţilor specifice de informare a publicului

Grefierii intervievaţi în cadrul atelierelor de lucru au poziţionat activităţile de informare a publicului larg în

cadrul contextului mai larg al funcţiei manageriale de comunicare şi asigurare a transparenţei actului de

justiţie. Pentru aceştia, o îmbunătăţire a asigurării accesului la informaţii în sistemul judiciar se poate

realiza printr-un complex de activităţi de la îmbunătăţirea relaţiei dintre grefieri / judecători şi justiţiabili şi

până la coordonarea unor campanii de informare şi educare a publicului larg.

Instituţiile trebuie să-şi regândească funcţia de asigurare a transparenţei actului judiciar prin recrutarea



specialiştilor în comunicare şi motivarea acestora pentru a rămâne în sistem, prin dezvoltarea şi

implementarea campaniilor de comunicare pe teme de interes pentru publicul larg.

Una dintre temele care ar putea face obiectul unei strategii de educare a populaţiei poate privi aspectele

legate de echilibrul între accesul neîngrădit la informaţii de interes public şi informaţiile care trebuie să

rămână secrete, deoarece ar putea periclita bunul- mers al unui dosar sau chiar bunăstarea unor

persoane sau organizaţii. Mass-media trebuie educată în privinţa înţelegerii limitărilor etice şi legale în

asigurarea secretului unor informaţii, care nu contrazic dreptul la liberă informare invocat de către

jurnalişti.

O strategie coerentă de creştere a capacităţii de comunicare cu publicul larg ar putea include, printre

tehnicile de comunicare, utilizarea şi mai eficientă a infochioşcurilor şi a comunicării electronice (pagini de

web accesibile, prietenoase şi bine actualizate).

De asemenea, alte teme de interes pentru publicul larg sunt oportunitatea părţilor de a beneficia de

mediere, precum şi oportunităţile de orientare şi consiliere a cetăţeanului (care ar trebui corelate cu

apariţia unor departamente specializate). Campaniile axate pe o astfel de temă ar putea redresa

percepţia unei părţi din public şi chiar şi a unor reprezentanţi instituţionali referitoare la o insuficientă

atenţie a instanţelor asupra nevoilor specifice ale justiţiabililor şi ale altor factori interesaţi, la existenţa

unui tratament diferenţial în ceea ce priveşte respectul arătat oamenilor din categorii defavorizate ale

populaţiei etc.

Astfel, îmbunătăţirea imaginii şi reputaţiei instituţionale se poate realiza pornind de la o viziune coerentă

şi mai ales coordonată de la nivel central, de comunicare a drepturilor pe care fiecare cetăţean le are în

relaţia cu sistemul judiciar şi mai ales a felului în care acestea sunt puse în practică la nivel instituţional şi

în contextul constrângerilor şi libertăţilor legislative- normative şi morale.



user, 22/07/06,

Si legislative si normative? Nu e tot pe acolo?

PARTEA II – ASPECTE EXTERNE CARE INFLUENŢEAZĂ MODUL ÎN CARE GREFIERII DE LA INSTANŢELE JUDECĂTOREŞTI ŞI PARCHETELE DIN ŢARĂ ASIGURĂ ACCESUL PUBLICULUI LA INFORMAŢII ÎN SISTEMUL JUDICIARII.5 Rolul SNG în formarea şi dezvoltarea personalului auxiliar la nivelul statutului de grefier european

5.1 Rolul SNG în creşterea calităţii profesionale a personalului din justiţie

La zece ani de la înfiinţarea Şcolii Naţionale de Grefieri, grefierii conştientizează importanţa existenţei

acestei instituţii prin rezultatele pe care aceasta le-a dat - absolvenţii şcolii fiind consideraţi resursa

umană cea mai valoroasă la nivel de personal auxiliar de specialitate. Mai mult, SNG se bucură de un

grad de încredere sporit în privinţa contribuţiei pe care aceasta ar putea-o avea în continuare la eficienţa

mecanismului de dezvoltare a competenţelor generale şi specifice profesiei de grefier.

În ceea ce priveşte conţinutul programelor oferite de către SNG, grefierii consideră că ele pot fi

folositoare, pe lângă cursurile oferite în prezent, orice alte teme actualizate în conformitate cu modificările

legislative şi normative existente la nivel naţional. De asemenea, cursurile care oferă oportunităţi de

dezvoltare a competenţelor generale (comunicare, management judiciar, leadership, relaţia cu mass-

media etc) sunt apreciate ca fiind binevenite. Un accent deosebit s-a pus pe solicitarea accesului a unui

număr cât mai mare de grefieri la cursurile de management al stressului, comunicare în situaţii dificile şi

relaţia cu justiţiabilii cu nevoi speciale.

Adaptarea pregătirii grefierilor la cadrul judiciar european poate fi făcută tot cu sprijinul Şcolii Naţionale de

Grefieri, care astfel poate funcţiona ca punte de legăturaă între experienţa, expertiza şi lecţiile învăţate la

nivelul Uniunii Europene şi adaptarea acestora la realităţile sistemului judiciar românesc.

O parte din participanţii la atelierele de lucru au menţionat faptul că nu au avut ocazia să participe în

cadrul cursurilor de formare organizate de SNG având ca temă comunicarea. O mare majoritate dintre

aceştia, chiar dacă au auzit de proiectele finanţate din fonduri europene derulate în cadrul SNG, nu au

beneficiat de rezultatele sau de expertiza oferite de aceste proiecte.



Toţi participanţii au afirmat că şi-ar dori să aibă acces la mai multe evenimente organizate în cadrul

proiectelor (în special cele destinate schimbului de experienţă şi formării), precum şi la manualele şi

cursurile de comunicare şi de specialitate oferite în acest cadru. De altfel, singura „nemulţumire” a

participanţilor referitoare la atelierele de lucru a fost faptul că dezbaterea la care au participat a durat prea

puţin şi că nu a putut include mai multe sesiuni de formare propriu-zisă pe tema interpretării cadrului

legislativ privind accesul publicului larg la informaţii şi pe tema competenţelor de comunicare necesare

pentru implementarea unei comunicări de succes cu diverse categorii de public, precum şi cu publicul

larg.

5.2 Motivare şi politici de resurse umane

Şcoala Naţională de Grefieri este vazută drept unul dintre cei mai puternici garanţi ai recrutării şi

promovării echitabile în profesia de grefier. Grefierii îşi doresc ca această instituţie să fie implicată din ce

în ce mai mult în dezvoltarea politicilor de resurse umane, asigurând formarea şi evaluarea continuă şi

sistematică a grefierilor, cu impact concret asupra carierei lor profesionale – fie că sunt în faza de

recrutare, fie pentru nevoile de formare continuă.

Din punctul de vedere al acestora, stagiul de formare iniţială pentru intrarea în profesia de grefier trebuie

să aibă o durată mai mare şi să includă stagii de pregătire practică la instanţe sau parchete. De

asemenea, pentru a se asigura un standard comun de calitate al profesiei de grefier, acest stagiu ar

putea avea caracter de obligativitate, indiferent de backgroundul de studii superioare / medii cu care se

prezintă un aspirant la poziţia de grefier. De altfel, ca un prim pas în această direcţie, grefierii au

identificat ca bună practică de resurse umane iniţierea unui sistem de extindere a recrutării la un număr

din ce în ce mai mare de grefieri formaţi şi evaluaţi prin intermediul Şcolii Naţionale de Grefieri.

În concluzie, se aşteaptă o regândire a accesului la examene la nivel naţional (poate şi local) prin

introducerea obligativităţiii acestora în legislalţie, astfel eliminându-se şi o serie de suspiciuni sau

presupoziţii negative despre acei dintre grefieri care nu sunt formaţi prin intermediul SNG.



Mai mult decât atât, toţi grefierii participanţi au propus ca examenele sau concursurile de promovare în

funcţie de conducere să treacă din responsabilitatea curţilor de apel / parchetelor de pe lângă aceastea în

responsabilitatea Şcolii Naţionale de Grefieri, fiind încredinţaţi că numai aşa aceste examene / concursuri

ar fi unele mai presus de orice îndoială în ce priveşte obiectivitatea rezultatelor obţinute.

Desigur că pentru Şcoala Naţională de Grefieri, adoptarea unei asemenea modificări ar fi o

responsabilitate imensă pe care trebuie să o analizeze din toate punctele de vedere, având în vedere că

asumarea acesteia presupune o capacitate logistică şi de resurse umane care să absoarbă nevoile

existente în sistem, însă se dovedeşte că Şcoala „plăteşte” tributul propriei notorietăţi în rândul grefierilor.

Grefierii au argumentat că profesionalismul cu care Şcoala abordează formarea iniţială, dar şi formarea

continuă, îi îndreptăţeşte să solicite Şcolii să se implice şi în promovarea lor în funcţii de conducere, după

modelul Institutului Naţional al Magistraturii pentru judecători şi procurori.

Grefierii mai propun ca Şcoala Naţională de Grefieri să adapteze o serie de cursuri destinate transferului

de noi atribuţii dinspre judecători către grefieri, fiind interesaţi să participe la aceste formări şi astfel să fie

pregătiţi corespunzător pentru preluarea de noi atribuţii. Mai mult, crearea unor cursuri de excelenţă

(destinate poziţiilor cu răspunderi manageriale suplimentare) ar putea oferi şansa grefierilor înalt calificaţi

de a fi motivaţi printr-un mod obiectiv de promovare în poziţia de grefier-şef sau prim-grefier.

Totuşi, ei atrag atenţia că o astfel de deschidere atât din partea grefierilor, cât şi din partea SNG, nu va

avea un impact pozitiv decât în contextul unor schimbări legislative coerente, care ar presupune ca noile

atribuţii să fie adăugate doar după o bună evaluare a fişei postului aşa cum este ea în prezent. O fişă a

postului bine normată ar include noile atribuţii fără să crească gradul de supraîncărcare cu care se

confruntă chiar şi în prezent grefierii, ci regândirea poziţiilor şi atribuţiilor corespunzătoare ar presupune o

diferenţiere clară (regăsită şi în evaluarea şi motivarea personalului auxiliar de specialitate) între grefierii

care preiau noile atribuţii şi cei care rămân responsabili de atribuţiile anterioare.

Prin urmare, viziunea grefierilor despre SNG este că această instituţie ar trebui să poată acoperi, prin

resurse proprii şi prin parteneriate cu tribunalele şi cu parchetele, extinderea participării grefierilor la



cursurile de formare, în aşa fel încât fiecare grefier să poată beneficia de formare pe teme

corespunzătoare evoluţiei carierei acestuia cu o periodicitate de maximum 2 ani.

Nu în ultimul rând, aşteptările grefierilor se îndreaptă spre rolul SNG ca platformă de dezbatere a

proiectelor de modificări legislative şi normative şi a impactului acestora, prin colaborarea cu instituţiile la

nivel central implicate în aceste modificări, respectiv cu conducerea acestora şi cu departamentele de

resurse umane şi IT din cadrul acestora. Printr-un mai bun acces al grefierilor la întrunirile profesionale

periodice şi la forumurile profesionale de cooperare interinstituţională, s-ar putea obţine o creştere a

calităţii actului de justiţie, prin schimbul de experienţă interinstituţional şi cu reprezentanţi ai instituţiilor la

nivel european care să faciliteze transferul de competenţe la standarde europene.

II.6 Cadrul normativ 6.1 Legislaţie şi cadru de funcţionare

Grefierii arată că modificările frecvente de legislaţie influenţează negativ calitatea muncii lor, la modul

general. Aceste modificări generează practică neunitară, care, la rândul ei generează confuzie, factor de

stress resimţit nu doar de judecători şi procurori, ci şi de grefieri.

Că percepţia grefierilor în ce priveşte acest aspect este cea reală dovedeşte şi faptul că, referitor la

efectele modificărilor legislative din cursul anului 2009 asupra actului de justiţie, 56% dintre instanţele

judecătoreşti şi 67% dintre parchete au apreciat că modificările legislative survenite au avut mai degrabă o influenţă negativă asupra actului de justiţie5.

Grefierii sunt confruntaţi cu o superinflaţie normativă, cu o legislaţie inconsecventă, cu o practică judiciară

incoerentă, astfel încât simt nevoia de a se adapta, din mers, la un mediu juridic în permanentă fluctuaţie,

încercând permanent să înlocuiască regulile depăşite sau inadaptate. Grefierii resimt în aceeaşi măsură

cu magistraţii graba cu care sunt întocmite reglementări impuse de nevoi sociale generale sau interese

de grup care fac din ce în ce mai greu de identificat baza legală cea mai potrivită situaţiilor de fapt, din ce

în ce mai complexe.

5 Sursa: Raportul privind starea justiţiei pe anul 2009



În acest context, grefierii au reclamat nevoia de o regrupare tehnică a legii, menită să ierarhizeze, să

ordoneze, să interzică, dar să şi permită coerent şi logic o conduită clară, arătând nevoia unui instrument

de lucru credibil, care să reflecte evoluţia legislaţiei şi a jurisprudenţei.

Grefierii au dat exemplul Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 116/2009 pentru instituirea unor măsuri

privind activitatea de înregistrare în registrul comerţului care s-a vrut o măsură provizorie de degrevare a

judecătorilor delegaţi la Registrul Comerţului, însă s-a întors ca un bumerang împotriva tribunalelor şi

curţilor de apel, în a căror competenţă a fost dată soluţionarea a foarte multor cereri noi, care presupun

proceduri necunoscute anterior şi care au fost adaptate neunitar, cu consecinţa creşterii numărului de

dosare la aceste instanţe şi, implicit a volumului de muncă al grefierilor, în condiţiile unei penurii de

personal deja cunoscute. Singura soluţie pe care ei o văd este înfiinţarea profesiei de registrator

comercial şi trecerea înapoi în competenţa Registrului Comerţului a acestor tipuri de cereri.

Legea nr. 276/2009 privind aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 212/2008 pentru

modificarea şi completarea Legii nr. 146/1997 privind taxele judiciare de timbru modifică mai multe

prevederi legale în materie, dar introduce obligaţia instanţelor de a comunica părţilor şi hotărârile

judecătoreşti irevocabile. Textul nou este în contradicţie cu dispoziţia art. 266 din Codul de procedură

civilă, în conformitate cu care hotărârea se comunică părţilor, în copie, în cazul când aceasta este

necesară pentru curgerea termenului de exercitare a apelului sau recursului.

Grefierii au fost puşi, astfel, în faţa unei situaţii care a generat probleme atât legate de resursele materiale

(hârtie, toner, comunicări) cât şi de timp şi spaţiu (pentru păstrarea în registraturile curente a dosarelor cu

hotărâri irevocabile până la restituirea filelor de comunicare, acesta fiind momentul când un dosar se

poate arhiva). Această modificare a generat şi practică neunitară, în sensul că grefierii de la unele

instanţe au declarat că s-a hotărât neaplicarea acestei modificări, în timp ce grefierii de la instanţele care

o aplică au procedat diferit în punerea în practică. Toti grefierii au propus abrogarea acestui articol de

lege controversat.

Alt exemplu a fost Nomenclatorul arhivistic cadru pentru instanţele judecătoreşti, care nu a fost actualizat.

Grefierii au arătat că lipsesc din el unele categorii de documente, astfel că arhivarea acestora nu se face

după o procedură standard în întregul sistem, cu consecinţa că diferă termenele de păstrare la diferitele

categorii de documente de la o instituţie la alta în cadrul sistemului. Nomenclatorul arhivistic trebuie, de



urgenţă actualizat, în opinia grefierilor, şi comunicat atât la instanţe cât şi la parchete.

Grefierii au arătat dificultăţile pe care le întâmpină şi în ceea ce priveşte consecinţa aplicării Deciziei

Înaltei Curte de Casaţie şi Justiţie în recurs în interesul legii cu privire la comunicarea ordonanţei de plată

prin scrisoare recomandată pentru a putea fi investită cu formulaă executorie. Astfel, în practică, ei

întâmpină greutăţi deoarece dacă agentul poştal nu găseşte debitorul la domiciliul său pentru a-i preda

sub semnătură plicul, îi lasă o înştiinţare să se prezinte el la oficiul poştal. Foarte mulţi debitori nu se

prezintă pentru a-şi ridica scrisoarea recomandată, care, după termenul de păstrare de la poştă, se

restituie la dosar. În aceste condiţii, unele instanţe au apreciat că ordonanţa pronunţată nu poate fi

investită cu formula executorie, iar altele au apreciat, totuşi, că se poate.

Pentru activitatea grefierilor, aceste aspecte sunt factori de stress, mai ales în ipoteza în care, prin

promovare sau prin transfer, se află în situaţia de a-şi schimba modul de abordare a aceleiaşi situaţii

juridice. În opinia grefierilor, numai unificarea practicii judiciare în materie poate rezolva această

problemă.

Şi grefierii care ocupă funcţii de conducere au exprimat opinii critice în legătură cu incoerenţa legislativă

în ce priveşte promovarea în funcţie de conducere. Astfel, pe de o parte, pot participa la concursul pentru

ocuparea funcţiei de conducere oricare dintre grefierii care îndeplinesc condiţiile legale. Dacă postul este

ocupat de un grefier din afara instanţei sau parchetului, fostul grefier cu funcţie de conducere, nu poate

ocupa o funcţie de execuţie, deoarece sunt toate ocupate. Singura soluţie pe care grefierii o văd este

crearea rezervei de posturi similar cu rezerva de posturi pentru magistraţi.

6.2 Instituţii şi proceduri. Reglementarea practicilor instituţionale unitare

Grefierii resimt lipsa sprijinului sistemic, legislativ, decizional în problemele pe care le au: subfinanţarea

sistemului judiciar are consecinţe asupra calităţii actului de justiţie atât sub aspectul resurselor materiale

cât şi sub cel al resurselor umane. Grefierii sunt de părere că numai prin voinţa politică de a se aloca

suficiente resurse ar putea avea loc o îmbunătăţire a condiţiilor de muncă, începând cu actualizarea şi

dezvoltarea aplicaţiei ECRIS, fără de care informatizarea instanţelor s-a realizat doar în parte.



user, 22/07/06,

Si pe de alta parte?

Mai mult, aceştia arată că degeaba instanţele şi parchetele sunt dotate cu calculatoare performante dacă

nu pot fi exploatate la capacitatea lor maximă şi ei sunt obligaţi să culeagă datele statistice necesare tot

cu creionul pe hârtie. În această situaţie datele statistice nu vor fi colectate uniform niciodată, iar indicii

rezultaţi nu vor fi reali.

Mai ales grefierii de la parchete arată că aplicaţia ECRIS nu are o componentă specializată pentru

activitatea parchetelor. Deoarece decidentul în privinţa exploatării aplicaţiei ECRIS este Ministerul

Justiţiei şi Libertăţilor Cetăţeneşti, grefierii aşteaptă de la acesta implicare în rezolvarea problemelor. Ei

apreciază că lipsa banilor pe fondul crizei economice nu este un argument suficient, deoarece există

posibilitatea accesării de fonduri europene care, folosite coerent de toate instituţiile implicate ar

transforma acest punct slab în oportunitatea de dezvoltare a muncii grefierilor la standarde UE.

Tot de finanţarea adecvată ţine şi suplimentarea schemelor de personal, astfel încât să fie posibilă

introducerea tuturor datelor în această aplicaţie. De exemplu, scanarea documentelor încă nu este

posibilă la cele mai multe dintre instanţe, iar parchetele nici nu au încercat să o facă, pentru că

presupune alocarea de resursă umană care să desfăşoare numai această activitate, ori, în situaţia

actuală nu este posibilă dizslocarea personalului de la alte activităţi pentru aceasta din urmă.

La nivelul parchetelor, grefierii au mai propus ca mandatele funcţiilor de conducere ale personalului

auxiliar să fie pe aceeaşi perioadă cu mandatele funcţiilor de conducere ale procurorilor, pe considerentul

că procurorul general ar trebui să fie îndreptăţit să îşi formeze o echipă cu care să realizeze planul de

management pe care şi-l propune şi pe baza căruia a fost iînvestit în funcţie.

Grefierii de la instanţe au propus ca mandatul funcţiilor de conducere să fie cel puţin de cinci ani,

deoarece trei ani este un timp insuficient pentru punerea în aplicare şi măsurarea rezultatelor proiectului

de management, fluctuaţia prea mare a personalului resimţindu-se la nivelul managementului instanţelor.

În ceea ce priveşte unificarea practicilor administrative ale instanţelor şi parchetelor referitoare la

comunicarea informaţiilor de interes public, grefierii au propus să existe, pentru sistemul judiciar, o listă

cu informaţii şi / sau documente care nu pot fi făcute publice, listă care să fie un instrument unic de lucru



la toate nivelele de jurisdicţie.

În vederea garantării respectării uniforme a altei legi speciale, Legea 677/2001 privind protecţia datelor cu

caracter personal, grefierii au apreciat că se impune modificarea măcar a legislaţiei secundare şi a

regulamentelor de ordine interioară în sensul de a se prevedea materiile în care comunicarea hotărârilor

către părţi să se facă în plic închis. Grefierii de la parchete au făcut aceleaşi propuneri referitoare la

comunicarea în plic a soluţiilor procurorului.

6.3 Centralizare şi autonomie instituţională

Aceste aspecte instituţionale sunt resimţite ca problematice cel mai tare de către grefierii de la parchete.

Ei reclamă faptul că la nivelul Ministerului Public şi al Parchetului General nu se ţine seama de opinia lor

în luarea deciziilor; deşi li se cere feedback şi ei consumă timp şi energie pentru a convinge, exprimarea

punctului vedere rămâne fără rezultat. Grefierii de la parchete dau ca exemplu faptul că, deşi au solicitat

de nenumărate ori actualizarea nomenclatorului arhivistic, făcând, în acest sens propuneri, decidenţii nu

au reacţionat conform aşteptărilor lor.

În plus, grefierii de la parchete arată că instituţiile abilitate să controleze unităţile de parchet procedează

necoordonat: fac controale încrucişate la distanţe de timp foarte mici, astfel încât, mai ales grefierilor şefi

le lipseşte timpul fizic pentru a rearhiva documentele controlate, iar când au terminat urmează alt control.

În acest mod, o mare parte a timpului de lucru este bulversat.

Însă cel mai tare îi nemulţumeşte faptul că în urma controalelor se dau dispoziţii contradictorii, aşa încât

de multe ori grefierii sunt dezorientaţi, neştiind pe care dintre măsurile contradictorii să o adopte. Ei

propun ca toate instituţiile care au atribuţii de control asupra unităţilor de parchet să îşi coordoneze

împreună activitatea după un program bine stabilit şi să se pună de acord asupra măsurilor pe care le

dispun la toate parchetele. Astfel, s-ar elimina controalele încrucişate, iar în urma lor s-ar face

recomandări clare şi unitare pe care grefierii le-ar putea urma.



Grefierii de la parchete mai arată că, în lipsa unui modul de statistică penală performant, culegerea şi

interpretarea datelor statistice este o altă activitate care le creează adevărate turbulenţe în activitatea

cotidiană, fiind nevoiţi să aloce mult timp şi efort. Cu toate acestea, sunt parchete în ţară care, prin efortul

propriu, şi-au dezvoltat programe specifice performante de culegere a datelor statistice şi sunt dispuse să

le pună la dispoziţia colegilor lor. Centralizarea programelor bune de culegere a datelor statistice sşi

folosirea lor de către toate unităţile de parchet ar îmbunătăţi performanţele parchetelor inclusiv referitor la

comunicarea informaţiilor de interes public.

II.7 Imaginea şi credibilitatea sistemului judiciar 7.1 Percepţia publicului asupra reformei în justiţie

Grefierii consideră că percepţia publicului asupra reformei este creată prin mai multe pârghii aflate în

răspunderea instituţiilor judiciare şi, ca atare, acestea trebuie adresate în egală măsură de căte sistemul

judiciar.

În primul rând, nu este suficient ca actul de justiţie să fie de calitate în ceea ce priveşte soluţionarea

cauzelor, ci şi în privinţa modului în care activitatea judiciară propriu-zisă este comunicată.

Mai mult, accesul publicului la informaţii nu înseamnă doar transmiterea soluţiei sau a informaţiilor despre

conţinutul unui dosar, ci transmiterea permanentă a unui complex de informaţii despre activitatea

instituţiilor, despre performanţele dar şi constrângerile acestora, despre preocuparea instituţiilor faţă de o

mai bună deservire a cetăţeanului şi a nevoilor acestuia.

De multe ori considerată pe nedrept doar o problemă de imagine, responsabilitatea instituţională de a

conferi încrederea în calitatea serviciilor printr-o mai bună comunicare a activităţii interne trebuie să facă

parte din agenda zilnică a conducerii instanţelor şi parchetelor şi să se regăsească în campanii

permanente de informare şi educare a cetăţenilor.

Relaţia cu justiţiabilii şi cu avocaţii este considerată de către grefieri unul din factorii cheie în percepţia pe

care societatea şi-o formează asupra reformei în justiţie. Se consideră că nu s-au făcut destule demersuri

sistematice de îmbunătăţire a acesteia, de la cursuri de formare ale grefierilor până la campanii de



educare a cetăţenilor în privinţa modului în care pot beneficia optim de serviciile sistemului judiciar.

Un exemplu de bună practică în acest sens este dat de propunerea de înregistrare audio-video a tuturor

şedinţelor de judecată, nefiind, în opinia grefierilor, suficientă înregistrarea audio în materie penală, cum

se procedează în prezent. Nu este de aşteptat ca cetăţenii să fie interesaţi într-o proporţie exagerată de

aceste înregistrări, însă faptul că se anunţă oficial că şedinţele publice sunt înregistrate conferă o stare

generală de încredere la nivelul opiniei publice, referitoare la lipsa de subiectivism a judecătorilor, dar şi

un sentiment de securitate pentru întreg completul de judecată şi descurajează participanţii de a încălca

regulile de conduită în sala de judecată.

De asemenea, majoritatea grefierilor consideră că există oportunităţi de creare a unei imagini pozitive

(notorietăţi) insuficient exploatate în prezent. Instituţiile ar putea implementa campanii de relaţii publice

prin care să se adreseze atât justiţiabililor, cât şi publicului larg sau altor categorii specifice, în funcţie de

tema propusă. În paralel, folosirea unor specialişti în comunicare în cadrul BIRP şi preocuparea ca

aceştia să deţinaă strict atribuţii de documentare şi de comunicare strategică prin toate canalele de

comunicare ar crea baza unei comunicări instituţionale pro-active, anticipatorie şi în conformitate cu

agenda opiniei publice.

Mass-media, în special prin unii reprezentanţi agresivi, este văzută de către grefieri ca făcând deservicii

de imagine sistemului, prin alimentarea suspiciunilor, prin răspândirea unor false probleme (insuficient

înţelese de către aceşti jurnalişti) şi mai ales prin invocarea abuzivă a dreptului la libera informare în

numele legii 544/2001. Instituţiile ar trebui să fie capabile să acţioneze diferit în funcţie de situaţie –

educarea jurnaliştilor prin campanii specifice despre informaţiile judiciare care trebuie să rămână secrete,

lămurirea acelor jurnalişti care nu au înţeles exact sau au preluat tendenţios punctul de vedere

instituţional sau încurajarea acelor lideri de opinie care pot funcţiona drept comunicatori ai unui punct de

vedere realist şi pertinent, în special în cazuri de răsunet şi probleme-cheie de interes pentru publicul

larg.

7.2 Factori interesaţi şi cooperarea interinstituţională în cadrul sistemului judiciar



Poate una dintre cele mai concrete soluţii adoptate în unanimitate de către grefierii participanţi la

atelierele de lucru a fost oportunitatea de creştere a încrederii şi înţelegerii interinstituţionale prin

organizarea de întâlniri la care să participe reprezentanţi din toate instituţiile implicate în punerea în

practică a cadrului legislativ şi crearea unui cadru funcţional de coordonare interinstituţională.

Aceste întâlniri (sub forma unor ateliere / comitete de lucru) ar putea avea o periodicitate diferită în funcţie

de agenda propusă de instituţiile implicate şi ar permite consultarea cu celelalte profesii - notari, experţi,

executori, avocaţi, poliţie, reprezentanţi ai penitenciarelor, consilieri, mediatori, interpreţi etc – pe teme de

actualitate şi în privinţa modului în care un anumit cadru normativ poate fi implementat în mod coerent şi

fluent de către toate instituţiile responsabile.

Consultarea tuturor părţilor implicate în implementarea unui cadru normativ înainte de luarea deciziilor la

nivel instituţiei coordonatoare / decizionale ar duce la evitarea unor situaţii contradictorii sau dificile,

precum şi la corectarea unora dintre posibilele erori înainte ca noile decizii să fie puse în practică.

Această deschidere faţă de evenimente şi mese rotunde interinstituţionale ar avea un impact concret şi

asupra activităţii curente a grefierilor, de exemplu prin unificarea bazelor de date ale diferitelor instituţii

care participă la efectuarea actului de justiţie. Grefierii au propus ca datele stocate în baza de date a

Oficiului Naţional al Registrului Comerţului să fie accesibile fără alte formalităţi inutile sistemului judiciar,

şi invers. S-ar accelera atât desfăşurarea proceselor comerciale pe rol, cât şi înregistrarea unor menţiuni

în Registrul Comerţului.

În materie penală, grefierii au propus ca baza de date a Poliţiei să se unifice cu cea a parchetelor şi cu

cea a instanţelor în materie penală, tocmai pentru eficientizarea acestei activităţi specifice. Un început a

fost alocarea numărului unic dosarelor penale, însă la punerea în practică a dispoziţiei din Regulamentul

lor de Ordine Interioară multe parchete au întâmpinat probleme reale de timp. Grefierii au identificat

soluţia printr-un alt exemplu de bună- practică - programarea pe zile a posturilor de poliţie în vederea

alocării numărului unic de către parchet.



Grefierii afirmă că deschiderea instituţiilor din sistemul judiciar către o mai bună cooperare

interinstituţională ar putea, prin eliminarea multor suprapuneri, contradicţii sau diferenţelor din practica

judicară, crea imaginea unui management performant şi modern al sistemului judiciar.



PARTEA III – PRIORITĂŢI ÎN ÎMBUNĂTĂŢIREA ACCESULUI PUBLICULUI LA INFORMAŢII ÎN SISTEMUL JUDICIARIII.8 Ordinea ierarhică a importanţei problemelor identificateIII.9 Soluţii percepute ca fiind realiste – priorităţiIII.10 Bune practici propuse de către grefieri

III.8 Ordinea ierarhică a importanţei problemelor identificateÎn capitolele anterioare ale studiului a fost prezentată viziunea sistemică asupra factorilor pozitivi sau

negativi care afectează activitatea curentă a prim-grefierilor, grefierilor-şefi şi a grefierilor din cadrul

instanţelor şi parchetelor, precum şi a acelora dintre ei care lucrează în cadrul Birourilor de Informare şi

Relaţii Publice.

În ceea ce priveşte problemele (factorii negativi), acestea au fost ierarhizate în cadrul dezbaterilor cu

grefierii:

- din perspectiva importanţei pe care grefierii le-o acordă;

- din perspectiva priorităţii cu care aceştia consideră că ar trebui rezolvate.

În continuare, vom prezenta tabelele agregate de probleme, aşa cum au fost identificate de către grefierii

din cadrul celor trei ateliere de lucru. Prima coloană reprezintă problemele identificate, în ordinea

ierarhică (agregată) a importanţei acordate de către grefieri. A doua coloană conţine soluţiile propuse de

către aceştia. Aşa cum se poate observa, nu există diferenţe majore nici în privinţa problemelor majore

identificate de către grefierii, prim-grefierii şi grefierii-şefi din cadrul instanţelor, grefierii din cadrul

parchetelor sau BIRP, şi nici în ceea ce priveşte soluţiile pe care aceştia le-au identificat.



Atelierul (1) – grefierii-şefi şi prim-grefierii de la instanţele judecătoreşti din ţară

IMP PROBLEMĂ SOLUŢII

1 Arhivarea electronică Suplimentarea schemei de personal

Desemnarea unor persoane

2 Lipsa unor şedinţe comune de pregătire

profesională judecători - grefieri

Şedinţe comune

3 Comunicarea cu parchetele, barourile,

corpul experţilor

SŞedintţe comune

Întâlniri periodice

Sancţiuni mai severe ptentru avocaţii din

oficiu care nu se prezintă la cauzele penale

4 Comunicarea cu dDepartamentul

HRResurse Umane sŞi contabilitate

Program 1 zi pe săptămână pentrut

personalul instanţei

45 Comunicarea hotărârilor irevocabile Abrogarea art III din Ord. de modif. a C.p.civ.

56 Comunicarea cu IJP Încheierea de protocoale cu IJP, poliţia

comunitară şi jandarmerie pentru executarea

mandatelor de aducere

67 Comunicarea cu penitenciarele Note telefonice

Comunicarea hotarârilor în dublu exemplar

78 Aplicaţia ECRIS Îmbunătăţirea ECRIS

Actualizarea în raport cu procedurile

89 Cooperarea judiciară internaţională în

materie civilă, comercială şi penală

Şedinţe Seminarii de pregătire profesională

şi cu personalul auxiliar

910 Comunicarea cu MJ sşi CSM Creşterea transparenţei

1011 Libertatea de exprimare în raport cu

mass- media

Apărarea reputaţiei grefierului

12 Comunicarea cu alte instanţe din raza

aceleiaşi CA şi din alte CA

Întâlniri periodice între prim-grefieri şi alţi

grefieri

1113 Comunicarea cu mass media Lista cu documente ce nu pot fi făcute

publice



1214 Comunicarea cu societatea civilă Stabilirea cadrului pentru cheltuielile legate

de copiere- ordin MJ pentru tarif

1315 Motivarea cu iîntaârziere a recursurilor

de către parchet

Înaintarea dosarelor în căi de atac fără

motivarea recursului

1416 Număr redus de experţi în anumite

specializări

Organizarea de către MJ a concursurilor

pentru autorizare

1517 Plata cu întârziere a traducătorilor şi

interpreţilor

Alocarea de fonduri de către MJ

1618 Lipsa acesului la transferul de date

iîntre instanţele aceleiaşi curţi

Realizarea conexiunilor informatice între

sistemele ECRIS ale instanţelor

1719 Justiţiabili dificili care pun presiune pe

personal

Afişarea în extras (în format mare) a

ghidurilor

1820 Exercitarea defectuoasă a dreptului la

replică

Sesiuni de pregătire cu PC

1921 Resurse umane insuficiente Suplimentarea schemelor

Normarea muncii

2022 Volum mare de muncă Specializarea continuă

2123 Informarea insuficientă a publicului cu

privire la specificul activităţii instanţelor

Campanii de educare şi informare

2224 Imaginea instanţei Sondaje de opinie

Mass-media

Statistici relevante

Ghiduri de informare

Atelierul (2) – grefierii-şefi şi prim-grefierii de la parchetele din ţară


1 Comunicarea ierarhică şi orizontală Seminarii comune procurori - grefieri pe teme



user, 22/07/06,

PC egal?

de comunicare

2 Legislaţie stufoasă şi cntradictorie Adaptarea şi unificarea legislaţiei

3 Lipsa procedurilor Întocmirea de proceduri ptentru activitatea

4 Nomenclatorul arhivistic depăşit Actualizarea cu consultarea grefierilor

45 Practica neunitară Ateliere de lucru cu grefieri de la parchete şi

reprezentanţi ai PICCJ

56 Lipsă personal specializat şi dotări

pentru birourile BIRP

Alocare de fonduri sşi specializarea

personalului

67 ECRIS nefuncţional, fără modul de

statistică

Atelier de lucru mixt IT şi grefieri din

parchete+ statisticieni

78 Volum mare şi complex de muncă Suplimentarea personalului

89 Motivare financiară Plata orelor suplimentare

910 Relaţii interinstituţionale deficitare Intâlniri între procurori cu, grefieri,

reprezentanţi ai poliţiei şi ai, reprezentanţi

instanţelor

Protocoale clare şi unice

1011 Lipsă programe informatice specifice

parchetelor

fFolosirea programelor de la parchetele care

au programe informatice utile

12 Lipsa opis ordinele Procurorului General

pe activităţi

Întocmire opis

1113 Management defectuos Consultarea personalului în luarea deciziilor

care îl privesc

1214 Lipsă norme privind documentele

clasificate (declasificare, termene de

păstrare)

Elaborarea normelor

1315 Percepţia publicului Info- chioşcuri

Campanii de informare

1416 Alocarea greoaie a numărului unic Programarea pe zile a posturilor de poliţie

1517 Situaţia AN şi a statisticilor cu AN Păstrarea acestor date numai de către poliţie



user, 22/07/06,

Adica lipsa opisului pentru ordinele PG?

user, 22/07/06,

Care activitate?

1618 Arhivarea electronică Specializarea personalului IT

1719 lLipsa comunicării cu bBiroul resurse

umane si contabilitate

Specializarea lor

Participarea lor la cursuri de comunicare

1820 Repartizarea dezechilibrată a sarcinilor

şi lipsa unor criterii de responsabilizare

a grefierilor

Fişa postului- cadru

Suplimentarea schemei de personal

Asigurarea posturilor de rezervă



Atelierul (3) – grefierii de la Birourile de Informare şi Relaţii cu Publicul din cadrul instanţelor judecătoreşti şi

parchetelor din ţară


1.

1

Lipsa personalului şi a celui specializat Deblocarea şi suplimentarea posturilor

Organizarea a două sesiuni de admitere la

SNG

Cursuri de formare

Schimb de experienţă cu alte ţări

Angajarea şi specializarea personalului

2.

2

Volumul de muncă, suprapunerea

muncii, ritm discontinuu de lucru şi

complexitatea activităţilor

Împărţirea echitabilă a sarcinilor

Înfiinţarea postului de grefier – asistent

Eliminarea din / Definirea în fişa postului a

articolului “Alte atribuţii”

Aprecierea justă a activităţii anuale

Decizii manageriale corespunzătoare

Repartizarea unui volum de muncă

corespunzător a 8 ore / zi

Stabilirea şi informarea clară privind

priorităţile

Acces din timp la informaţii

Redistribuirea muncii în funcţie de volum şi

de competenţe

Direcţionarea către mediatori a unor cauze

3.

3

Aplicaţia ECRIS – lipsa de actualizare şi

funcţionalitate, probleme privind

specializarea informaticienilor

Actualizarea şi îmbunătăţirea programului

ECRIS, astfel încât să fie funcţional

Bază de date comună, activităţi de team-

building

Selectarea personalului specializat

competent



Motivarea şi implicarea specialiştilor IT

4.

4

Dubla evidenţă (scriptică şi informatizată) Renunţarea la unele evidenţe scriptice

5.

4

Motivaţia financiară Plata orelor suplimentare

Salariu de merit

Prime din taxele judiciare

6.

5

Cooperarea şi colaborarea

intrainstituţională cu Departamentul

Economic şi cu restul personalului

Organizarea de mese rotunde

7.

6

Lipsa comunicării interinstituţionale Schimburi de experienţă

Organizarea de întâlniri, seminarii,

comunicări IT / virtuale

8.

7

Modificările legislative incoerente,

neclare şi prea frecvente, practică

neunitară

Sistematizarea legislaţiei

Legi clare şi mai ales stabile

9.

8

Lipsa suportului instituţional psihologic,

stressul şi probleme de cooperare

interpersonală

Împărţirea echitabilă a sarcinilor

Exigenţă la selectarea personalului

Normarea corespunzătoare a muncii în

funcţie de complexitate

Team-building

Încadrarea de psihologi la instanţe

10.

9

Spaţiu inadecvat, lipsa luminii naturale,

poluare, lipsă personal curăţenie /

întreţinere

Renovarea / acordarea de spaţii

corespunzătoare

Spaţiu adecvat

Încălzire centrală / loc pentru fumat

11.

1

Lipsa dotărilor şi a materialelor –

echipamente

Alocarea fondurilor necesare

Dotarea corespunzătoare a birourilor

12. Neîncrederea în sistemul judiciar, Activităţi de tip PR



influenţa mediului extern, indisciplina

ziariştilor, transparenţa proceselor civile

Implicarea conducerii instanţei

Înregistrări audio-video a tuturor şedinţelor

publice

13.

1

Denumirea biroului şi a profesiei Birou de presă şi relaţii publice

14.

1

Refuzul avocaţilor din oficiu de a se

prezenta în zilele nelucrătoare

Amenzi judiciare mai mari şi eliminare de pe

tabloul avocaţilor

15.

1

Colaborarea / nu cu interpreţi persoane

fizice autorizate

Angajarea acestora în cadrul instanţelor şi

schimbarea legislaţiei

III.9 Soluţii percepute ca fiind realiste – priorităţi

Grefierilor participanţi la atelierele de lucru li s-a solicitat, de asemenea, să propună individual câte trei

priorităţi care ar trebui implementate pentru îmbunătăţirea activităţii lor, din perspectiva asigurării

accesului publicului la informaţii şi nu numai. O prioritate a fost definită ca fiind acea activitate /

responsabilitate care trebuie să fie asumată atât ca urgenţă, cât şi ca importanţă (efect asupra muncii de

zi cu zi a grefierilor). Experţii au propus limitarea la trei priorităţi pentru a evidenţia faptul că o soluţie de

susţinere a unei funcţii manageriale este realistă doar dacă ţine seama de resursele limitate existente –

resurse umane, financiare, logistice etc.

Lista următoare prezintă, prin urmare, acele îmbunătăţiri pe care grefierii le consideră fezabile şi extrem

de necesare pe termen scurt. Ea este diferită de lista comprehensivă de bune practici (care propune

soluţii necesare a fi implementate sistematizat atât pe termen scurt, cât şi pe termen mai lung).

Cele trei priorităţi propuse de către fiecare grefier au fost clusterizate (grupate) de către aceştia (mai

multe detalii referitoare la metodologie pot fi găsite în Anexa 1), astfel încât să se poată evidenţia acele

priorităţi care întrunesc consensul majorităţii grefierilor participanţi în cadrul atelierelor de lucru.



user, 22/07/06,

“nu” inseamna “lipsa colaborarii”?

În consecinţă, participanţii au propus drept DIRECŢII PRIORITARE:

- PRIORITATEA I - cu un maximum de grefieri care sunt în favoarea implementării urgente a

acestei îmbunătăţiri – Soluţionarea problemelor legate de volumul de muncă

- PRIORITATEA II – pe locul doi ca număr de grefieri care au considerat că acest aspect trebuie

de asemenea modificat – Soluţionarea problemelor de resurse umane - Personalul este insuficient, insuficient specializat în domeniul de lucru, respectiv în privinţa competenţelor de comunicare şi cooperare intra- şi inter-instituţională, şi ineficient motivat

- PRIORITATEA III – considerată în egală măsură importantă, dar numai după implementarea celor

două anterioare – Implementarea unor soluţii de eficientizare a muncii prin aplicaţia ECRIS, şedinţe de lucru interdepartamentale şi interinstituţionale, arhivare etc.

III.10 Bune practici propuse de către grefieri

Prim-grefierii, grefierii-şefi şi grefierii din cadrul instanţelor şi al parchetelor au propus o listă de practici

care, odată implementate, ar putea aduce un impact pozitiv asupra modului în care aceştia îşi desfăşoară

activitatea. Din punctul de vedere al participanţilor la atelierele de lucru, lista de activităţi şi bune practici

trebuie să fie comprehensivă şi nu limitată strict la funcţia de asigurare a accesului publicului la informaţii,

aceasta fiind intrinsec corelată cu celelalte funcţii manageriale.

BUNE PRACTICI ÎN DOMENIUL MANAGEMENTULUI INSTITUŢIONAL

- Asigurarea spaţiilor şi a condiţiilor decente de muncă;

- Stimularea materială şi morală;

- ECRIS – adaptarea la specificul parchetelor, actualizare şi dezvoltarea modulului de statistică;

- Înregistrarea audio-video a tuturor şedinţelor publice;

- Listă cu informaţii şi/sau documente care nu pot fi făcute publice;

- Renunţarea la unele evidenţe duble (opisuri, registre generale, informativ, registrul de termene,

condica de redactări);

- Comunicarea iîn plic a unor anumitor hotărâri, de exemplu a celor privind adopţiile;



- Controlul primului grefier al CA asupra primilor grefieri din subordine;

- Stabilirea unui mecanism de plată a serviciilor de copiere;

- Continuarea formării specializate;

- Schimburi de experienţă;

- Suplimentarea schemelor, normarea muncii, ierarhizarea atribuţiilor;

- Specializarea grefierilor şi promovare ierarhică corespunzătoare;

- Crearea rezervei de posturi;

- Încadrarea psihologilor.

BUNE PRACTICI ÎN DOMENIUL COMUNICĂRII INTERNE

- Întâlniri comune grefieri – judecători şi, respectiv, grefieri- procurori (team- building);

- Relaţia cu compartimentele de Resurse umane şi contabilitate conform unui orar şi team- building

cu ajutorul consultanţilor specializaţi;

- Alte activităţi de susţinere a coeziunii şi culturii instituţionale.

BUNE PRACTICI ÎN DOMENIUL COMUNICĂRII EXTERNE

- Recrutarea specialiştilor în comunicare şi motivarea pentru a rămâne în sistem;

- Campanii de informare şi educare în aplicarea strategiei de comunicare;

- Modificarea procedurilor de comunicare, astfel încât să fie asigurat secretul unor informaţii;

- Infochioşcuri;

- Redenumirea BIRP;

- Spaţii şi dotări pentru BIRP;

- Consilierii BIRP să fie comunicatori si nu consilieri juridici;

- Crearea de centre (puncte) de orientare;

Bază comună de date (penal – registrul comerţului etc);

Acces la internet pentru accesarea forumurilor profesionale;

Consultarea prin întâlniri periodice cu celelalte profesii - notari, experti, executori, avocaţi, poliţie,

penitenciare, consilieri, mediatori;

Informarea părţilor asupra medierii ca oportunitate.



BUNE PRACTICI CENTRALIZATE (COORDONARE INSTITUŢIONALĂ)

- Adaptarea cadrului legislativ;

- Sistematizarea legislaţiei;

- Abrogarea textului care obligă la comunicarea deciziilor irevocabile;

- Îmbunătăţirea ECRIS pentru posibilitatea de accesare si de către instanţele din raza aceleeaşi CA

si de către instanţe din raza altei CA;

- Adaptarea ECRIS-ului la specificul activităţii parchetelor + modul de statistică;

- Aplicaţie specifică în penal a ECRIS comună poliţie+ parchet+ instanţă;

- Centralizarea programelor bune de culegere a datelor statistice sşi folosirea lor de către toate

unităţile de parchet;

- Programarea pe zile a posturilor de poliţie în vederea alocării numărului unic;

- Consultarea celor implicaţi înainte de luarea deciziilor;

- Eliminarea controalelor încrucişate şi formularea de recomandări clare şi unitare în urma

controalelor;

- Actualizarea şi modificarea nomenclatorului arhivistic;

- Fişa- cadru a fiecărui post;

- Modificarea ROI;

- Promovarea grefierilor prin examene organizate de către SNG;

- Mai mulţi grefieri recrutaţi prin SNG;

- Implicarea informaticienilor în actualizarea programelor;

- Întoarcerea taxei de timbru la bugetul sistemului judiciar;

- Adăugarea altor taxe de timbru;

- Normarea şi echilibrarea muncii;

- Înregistrarea audio-video a tuturor şedinţelor publice.



Ateliere de lucru

Rolul grefierului în asigurarea şi garantarea accesului publicului la informaţii în sistemul judiciarBucureşti, 8-9 martie, 11-12 martie şi 15-16 martie 2010

OBIECTIV: Evaluarea modului în care grefierii de la instanţele judecătoreşti / parchete asigură accesul publicului la informaţii în sistemul judiciar

Aspecte problematice şi bune practici în îndeplinirea obligaţiei grefierilor de a asigura şi garanta accesul publicului la informaţii în sistemul judiciar

Profesionalism: calitatea comunicării interne şi externe

ZIUA 1 (luni, 08.03.2010) Sesiune De la Durata

(minute)Subiectul Principalele repere de conţinut Metodologie

1.1 9:00 30 Deschiderea atelierului de lucru

Cuvânt de început, obiectivele programului şi ale atelierului de lucru

Paul McDonald, Angela Hărăstăşanu

1.2 9:30 75 Atribuţiile grefierului privind accesul publicului la informaţii referitoare la activitatea judiciară – aspecte normative şi practice

Scurtă prezentare a legislaţiei relevante în domeniu şi a unor aspecte problematice

Angela HărăstăşanuExerciţiu de tip ice-breaker

10:45 15 Pauza de cafea1.3 11:00 120 Principalele probleme ivite

în activitatea grefierilor cu atribuţii privind accesul publicului la informaţii referitoare la activitatea judiciară

Evaluarea modului în care prim-grefierii şi grefierii-şefi asigură şi garantează accesul publicului la informaţiile din sistemul judiciar – perspectivă strategică

W1: Definirea aspectelor dificile normative – aspecte specifice

Daniela Deteşan, Miriam CosteaDezbatere în plen

Analiză SWOT- Dezbatere în plen – 60 minsFlipchart 1

W1: Definirea aspectelor specifice dificile la nivel normativ – 60 mins

Flipchart 2

13:00 90 Pauza de prânz



1.4 14:30 75 Principalele probleme ivite în activitatea grefierilor cu atribuţii privind accesul publicului la informaţii referitoare la activitatea judiciară

W2: Definirea aspectelor dificile instituţionale – comunicare internă şi externă – aspecte specifice


W2: Definirea aspectelor specifice dificile la nivel comunicaţional – 60 mins

Flipchart 3

Rezultat concret: două liste cât mai cuprinzătoare de probleme şi aspecte dificile la nivel normativ şi comunicaţional

15:45 15 Pauza de cafea

1.5 16:00 60 Concluziile primei zile de lucru

Abordarea sistemică a aspectelor problematice semnalate de către participanţii la dezbatere

Angela Hărăstăşanu, Daniela Deteşan, Miriam Costea



ZIUA 2 (marţi, 9.03.2010)Sesiune De la Durata Subiectul Principalele repere de conţinut Metodologie2.1 9:00 105 Rezolvarea unor situaţii

dificile – prezentarea situaţiei actuale cu care se confruntă grefierii din diferite instanţe

Ierarhizarea pe echipe a importanţei problemelor normative şi comunicaţionale identificate

9:00 – 9:30 Dezbaterea în interiorul echipelor a

soluţiilor normative şi comunicaţionale identificate

09:30 – 10:00 Prezentarea în plen a Tabelelor de ordine

pb-sol T1. normative şi T2. comm, identificate de fiecare echipă

10:00 – 10:45

Daniela Deteşan, Miriam CosteaLucru pe echipe

Ierarhizarea pe echipe a importanţei problemelor normative şi comunicaţionale identificate – 30 mins

Flipchart 1 (tabel pb normative..) şi Flipchart 2 (tabel pb comm...) ale fiecărei echipe

Dezbaterea în interiorul echipelor a soluţiilor normative şi comunicaţionale identificate – 30 mins

Flipchart 1 (tabel sol normative..) şi Flipchart 2 (tabel sol comm...) al fiecărei echipe

Prezentarea în plen a Tabelelor de ordine pb-sol T1. normative şi T2. comm, identificate de fiecare echipă – 45 mins

10:45 15 Pauza de cafea2.2 11:00 120 Identificarea celor mai

bune practici în domeniul comunicării cu publicul în actul de justiţie

Prioritizarea soluţiilor normative şi comunicaţionale


Diagrama priorităţilor Dezbatere în plen & clusterizare: care sunt 3 soluţii

normative / soluţiile comm. cu adevărat prioritare pe termen scurt?

13:00 90 Pauza de prânz2.3 14:30 75 Unificarea bunelor practici

ale grefierilor în domeniul comunicării cu publicul în actul de justiţie – responsabilităţi şi căi de reuşită

Cine sunt responsabili de reuşita implementării soluţiilor propuse?

Cum se poate reuşi la nivel operaţional?

Revizuirea SWOT-ului


15.45 15 Pauza de cafea2.4 16:00 60 Concluziile atelierului de

lucruAngela Hărăstăşanu, Daniela Deteşan, Miriam Costea



PROCES-VERBAL AL ÎNTÂLNIRII COMITETULUI DE PILOTAJ

Documents

Transcript of PROCES-VERBAL AL ÎNTÂLNIRII COMITETULUI DE PILOTAJ