Procedura Compartiment Derulare Si Urmarire Contracte (1)
-
Upload
roxana-niculescu -
Category
Documents
-
view
569 -
download
13
description
Transcript of Procedura Compartiment Derulare Si Urmarire Contracte (1)
7/16/2019 Procedura Compartiment Derulare Si Urmarire Contracte (1)
http://slidepdf.com/reader/full/procedura-compartiment-derulare-si-urmarire-contracte-1 1/7
SC “ROMLUX LIGHTING COMPANY “SA
TARGOVISTE
APROBAT
DIRECTOR GENERAL
PROCEDURA OPERATIONALA
privind
ACTIVITATEA DE DERULARE – CONTRACTARE
A LUCRARILOR
Vizat :
Verificat:
Intocmit : Niculescu (Necula) Elena Roxana
- 2013 -
1. SCOP
1
7/16/2019 Procedura Compartiment Derulare Si Urmarire Contracte (1)
http://slidepdf.com/reader/full/procedura-compartiment-derulare-si-urmarire-contracte-1 2/7
Aceasta procedura descrie masurile intreprinse in cadrul S.C ROMLUX
LIGHTING COMPANY S.A pentru a documenta activitatea de derulare si urmarire a
contractelor de executie si stabileste responsabilitatile pentru aceasta.
2. DOMENIUL DE APLICARE
Procedura se aplica de catre Compartimentul DERULARE SI URMARIRE
CONTRACTE, pe tot parcursul derularii contractelor de executiei a lucrarilor.
3. DESCRIEREA PROCEDURII
Incheierea contractului, intocmirea si inaintarea documentatiei de executie a
lucrarii
Compartimentul Derulare si Urmarire Contracte va proceda, imediat primirii
comunicarii de adjudecare a procedurii de achizitie la incheierea contractului astfel:
- In cazul in care contractul a fost insusit, semnat si inclus in oferta,
semnarea contractului se face la beneficiar de catre Directorul de Productie. Un exemplar original ce revine Romlux Lighitng Company va fi contrasemnat de catre Directorul
General, Directorul Economic si Avocat conform contractului din oferta.
- In cazul in care contractul nu a facut parte din documentatia din oferta
Compartimentul Derulare si Urmarire Contracte va transmite pe e-mail, fax, posta draftul
de contract. Concomitent va solicita Compartimentului Tehnic (Ofertare) proiectul-oferta
in vederea recalcularii acestuia.
Draftul de contract va fi prezentat comisiei executive (director general, director de
productie, director economic, avocat) in vederea stabilirii formei finale acceptata.
Draftul acceptat va fi transmis in termen de 1 zi beneficiarului cu o adresa privind
modificarile solicitate la forma initiala a contractului (prin e-mail).
In cazul acceptarii modificarii de catre beneficiar, contractul va fi semnat de catre
reprezentatii legali ai societatii in termen de maxim 2 zile de la solicitarea beneficiarului.
2
7/16/2019 Procedura Compartiment Derulare Si Urmarire Contracte (1)
http://slidepdf.com/reader/full/procedura-compartiment-derulare-si-urmarire-contracte-1 3/7
In cazul neacceptarii modificarilor propuse de societate, directorul general va
decide forma finala a contractului in termen de cel mult 2 zile de la solicitarea
beneficiarului.
Dupa semnare Compartimentul Derulare si Urmarire Contracte va comunica
Compartimentului Financiar, daca e cazul, o adresa pentru constituirea garantiei de buna
executie.
Contractul de executie a lucrarii trebuie semnat de ambele parti, beneficiar,
respectiv executant. Fiecare parte trebuie sa poarte semnatura a cel putin 3 (trei)
persoane: director general/ director tehnic/ director productie, director economic si
compartiment juridic .
Dupa ce a fost semnat de ambele parti, exemplarul original al contractului va fi
predat la Compartimentul Contabilitate si inscris intr-un registru de evidenta al
contractelor cu clientii, Compartimentul Derulare si Urmarire Contracte avand obligatia
sa pastreze o copie a acestuia.
Pe baza contractului si a devizului oferta se va trece la recalcularea proiectului de
catre echipa de proiect din care face parte directorul general, directorul economic,directorul tehnic, directorul de productie, derulatorul de contract.
Recalcularea proiectului se va face in functie de tipul proiectului, astfel:
1. In cazul existentei proiectului tehnic: Compartimentul Derulare si Urmarire
Contracte va transmite oferta financiara echipei de proiect in vederea recalcularii
termenilor economici ai ofertei financiare. Oferta financiara recalculata va fi avizata de
comisia de avizare interna si va fi transmisa in termen de max 5 zile catre
Compartimentul Derulare si Urmarire Contracte in functie de complexitatea proiectului.
2. In cazul in care nu exista proiect tehnic: Compartimentul Derulare si Urmarire
Contracte va transmite Compartimentului Proiectare oferta finnaciara adjudecata obtinuta
de la Compartimentul Tehnic (Ofertare) in vederea realizarii proiectului tehnic de
executie. Compartimentul Proiectare va intocmi proiectul tehnic de executie cu cel putin
10 zile inaintea termenului maxim prevazut in oferta. Proiectul tehnic va fi transmis
3
7/16/2019 Procedura Compartiment Derulare Si Urmarire Contracte (1)
http://slidepdf.com/reader/full/procedura-compartiment-derulare-si-urmarire-contracte-1 4/7
Compartimentului Derulare si Urmarire Contracte care il va transmite echipei de proiect
in vederea recalcularii acestuia in termenele si conditiile de la pct.1.
3. In cazul proiectelor de concesionare: Compartimentul Derulare si Urmarire
Contracte va transmite oferta financiara solicitata, in prealabil, de la Compartimentul
Tehnic (Ofertare), Compartimentului Proiectare in vederea realizarii auditului final si
proiectelor tehnice interne de executie. Termenul de predare a auditului final si
proiectului de executie este de maxim 10 zile pentru fiecare grupa de 500 pct.luminoase.
Proiectul tehnic va fi transmis Compartimentului Derulare si Urmarire Contracte care il
va transmite echipei de proiect in vederea recalcularii in termenele si conditiile de la
pct.1.
Dupa avizarea interna, proiectele tehnice sunt transmise Compartimentului
Derulare si Urmarire Contracte in vederea stabilirii modului de executie a contractului.
La inceperea lucrarilor, Compartimentul Derulare si Urmarire Contracte are
obligatia sa prezinte la Compartimentul Contabilitate copii dupa urmatoarele documente :
- devizul desfasurat pe elemente de calculatie (deviz oferta si deviz recalculat);
- extrasul de materiale, si in format electronic, care sa cuprinda: cantitate, pretunitar si eventual denumirea furnizorului de materiale.
Aceste documente trebuie sa fie prezentate si coordonatorului de lucrare pentru
urmarirea, in orice moment, a cheltuielilor efectuate si incadrarea acestora in valorile
prevazute in deviz .
Executia contractelor se poate face in urmatoarele moduri:
- cu personal propriu, sau
- cu subcontractanti.
In cazul subcontractantilor, derulatorul de contracte intocmeste un contract pe care
il transmite spre aprobare directorului economic, juristului, directorului general si apoi
societatii subcontractante. Contractul va fi insotit de un deviz cu lucrarile pe care le va
executa. Cand contractul este semnat de ambele parti, se inregistreaza si originalul va fi
predat Compartimentului Contabilitate. Derulatorul de contracte va pastra o copie a
contractului si a devizului de lucrari.
4
7/16/2019 Procedura Compartiment Derulare Si Urmarire Contracte (1)
http://slidepdf.com/reader/full/procedura-compartiment-derulare-si-urmarire-contracte-1 5/7
In cazul executarii lucrarilor cu personalul propriu, coordonatorul de lucrare va
primi de la derulatorul de contracte devizul/ proiectul cu lucrarile ce urmeaza a se executa
si cu materialele ce urmeaza a se folosi.
In baza proiectului recalculat, se stabileste personalul care va executa lucrarea.
Pentru desfasurarea activitatii echipei in cele mai bune conditii, derulatorul de
contracte se ocupa cu intocmirea, saptamanal, a ordinelor de deplasare si a referatelor
privind diurna muncitorilor.
De asemenea, pe baza proiectului recalculat derulatorul de contracte intocmeste
comanda interna, in functie de graficul de executie al lucrarii si o va transmite
Compartimentului Aprovizionare.
Dupa ce este anuntat ca materialele se afla in depozit, intocmeste dispozitia de
livrare si anunta coordonatorul de lucrare data cand ajung materialele la lucrare.
Zilnic, coordonatorul are obligatia de a transmite realizarile din ziua precedenta.
Saptamanal se cumuleaza activitatea desfasurata in teren, in baza fiselor de lucru
completate de coordonatorul de lucrare si transmise derulatorului de contracte.
In decada a 3-a a lunii, pe baza fiselor de lucru transmise de coordonatorii delucrari, se intocmesc situatii de lucrari/ plata. Acestea se transmit prin fax/ posta,
persoanei de contact din cadrul fiecarei Primarii/ Electrica, responsabila pentru lucrarea
respectiva, spre verificare. In aproximativ 24 de ore, se primesc acceptul sau eventuale
observatii la situatia de lucrari. Se opereaza modificarile si apoi se intocmeste de catre
Compartimentul Contabilitate factura. Factura si situatiile de lucrari in doua exemplare se
transmit prin delegat sau prin posta, autoritatii contractante beneficiara a lucrarii. De
asemenea la inceputul fiecarei luni se factureaza ratele lunare conform anexelor la
contractele de concesiune.
Circuitul documentelor privind asigurarea bazei materiale a lucrarii
In functie de graficul de executie al lucrarii, Compartimentul Derulare si Urmarire
Contracte va intocmi comanda interna, in doua exemplare, care cuprinde cantitatile de
materiale conform devizului recalculat.
5
7/16/2019 Procedura Compartiment Derulare Si Urmarire Contracte (1)
http://slidepdf.com/reader/full/procedura-compartiment-derulare-si-urmarire-contracte-1 6/7
Un exemplar al comenzii va fi transmis Compartimentului Aprovizionare
Logistica, iar o copie se pastreaza de catre Compartimentul Derulare si Urmarire
Contracte pentru urmarirea aprovizionarii atat din punct de vedere a cantitatilor cat si a
termenelor de achizitie (executie) .
Comanda va cuprinde urmatoarele elemente:
- data transmiterii spre aprobare;
- denumirea lucrarii pentru care se intocmeste comanda;
- perioada cand sunt necesare materialele (termenul cand trebuie sa fie in depozit/
punctul de lucru);
- numar curent;
- denumirea materialului solicitat;
- unitatea de masura;
- cantitatea necesara ;
- numele in clar si semnatura derulatorului de contracte;
- semnatura directorului productie pentru aprobare;
- data transmiterii catre Compartimentul Aprovizionare Logistica;In cazul in care din diferite motive se modifica solutia tehnica sau modalitatea de
executie a proiectului, Compartimentul Derulare si Urmarire contracte va transmite
imediat Compartimentului Aprovizionare sistarea aprovizionarii pe proiectele respective.
In cazul in care apar lucrari suplimentare sau se modifica solutia tehnica a
proiectului, Compartimentul Derulare si Urmarire Contracte va transmite o noua
comanda interna Compartimentului Aprovizionare pentru materialele noi, dupa obtinerea
aprobarii modificarilor respective de la comisia tehnica de avizare.
Circuitul documentelor primare privind iesirea materialelor pe lucrari
Odata cu receptia materialelor, Directia Productie ia la cunostinta achizitia
materialelor solicitate in comanda interna de aprovizionare .
Conform cerintelor din comanda interna, Derulatorul de contracte va intocmi o
dispozitie de livrare.
6
7/16/2019 Procedura Compartiment Derulare Si Urmarire Contracte (1)
http://slidepdf.com/reader/full/procedura-compartiment-derulare-si-urmarire-contracte-1 7/7
Dispozitia de livrare trebuie sa cuprinda, obligatoriu, urmatoarele date :
- data dispozitiei;
- denumirea lucrarii;
- unitatea de masura;
- cantitatea dispusa;
- semnatura celui care a dispus livrarea;
- semnatura directorului de productie care aproba livrarea.
Pe baza dispozitiei de livrare aprobate gestionarul va elibera materialele din
gestiune, va intocmi avizul de insotire a marfii .
Avizul de insotire va fi transmis coordonatorului de lucrare in doua exemplare.
Avizul de insotire semnat de persoana care a primit materialele, este transmis
derulatorului de contracte, care va inregistra tipul si cantitatea materialului livrat la
lucrare.
Derulatorul va inregistra apoi bonul de consum intocmit de catre gestionar in baza
avizului de expeditie.
Urmarirea incadrarii in costuri a lucrarilor
La inchiderea lunii din punct de vedere economic, se transmite de catre
Compartimentul contabilitate derulatorului de contracte situatia centralizatoare a
veniturilor si costurilor pe fiecare lucrare. Aceasta se compara cu cheltuielile prevazute in
deviz.
7