Evidenta modificarilor:

S.C. ZET CORPORATE S.R.L.PROCEDURA GENERALAANALIZA EFECTUATA DE MANAGEMENTCod: PG - 005

Data: 2007

Pag. 1 din 5

Evidenta modificarilor:

Nr. crt.PaginaCapitol Descrierea modificariiData/ VersiuneaObservatii

NUME FUNCTIADATASEMNATURA

ELABORATDirector Calitate. 2007

VERIFICATDirector General. 2007

APROBATDirector General. 2007

Note:

1. Acest document contine informatii si date care sunt proprietatea SC ZET CORPORATE SRL. 2. Prezenta procedur( este destinata utilizarii exclusive pentru propriile cerin(e.3. Utilizarea integrala sau partiala a acestei proceduri in orice scop sau activitate sau reproducerea partiala / integrala in orice publicatie si prin orice procedeu (electronic, mecanic, fotocopiere, microfilmare etc) este interzisa fara acordul scris al PROPRIETARULUI.

Cod: FPG-001-1/ 1.1.

1. SCOPProcedura descrie modul in care se efectueaza analiza si evaluarea sistemului de management al calitatii si a proceselor operationale, astfel incat a se asigure:

- conformitatea documentatiei SMC si a activitatilor desfasurate in ZET CORPORATE cu cerintele standardului de referinta SR EN ISO 9001: 2001. nivelul de eficacitate a sistemului de management al calitatii implementat, in realizarea obiectivelor calitatii.

conformitatea politicii si obiectivelor calitatii cu cerintele de dezvoltare a firmei.

2. DOMENIU DE APLICAREProcedura se aplica in cadrul ZET CORPORATE la doisprezece luni si ori de cate ori se considera necesar (ex. in urma unor audituri sau reclamatii, sedinte operationalem).

3. DOCUMENTE DE REFERINTA3.1. SR EN ISO 9001/ 2001: Sistemele de management al calitatii. Cerinte.3.2. SR EN ISO 9000/ 2006: Sistemele de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular.

3.3. SR EN ISO 9004/ 2001: Sisteme de management al calitatii. Linii directoare pentru imbunatatirea performantelor.

4. DEFINITII SI PRESCURTARI4.1.DEFINITII4.1.1. Analiza: activitate intreprinsa pentru a se asigura ca subiectul in discutie este potrivit, adecvat, eficace si eficient pentru indeplinirea obiectivelor stabilite

Exemple: analiza efectuata de management, analiza cerintelor clientului si analiza neconformitatii.

4.1.2. Analiza efectuata de management: evaluare oficiala efectuata de managementul superior asupra stadiului si

adecvarii SMC in raport cu politica in domeniul calitatii si cu obiectivele.

Comentarii:

1. Aceste analize reprezinta ocazii pentru a studia adecvarea politicii din domeniul calitatii la situatia generala a firmei. In urma acestor analize sunt intreprinse actiuni corective si preventive.

2. Rezultatele auditului intern al calitatii reprezinta unele dintre datele de intrare posibile ale analizei efectuate de

management.

3. Programarea analizelor, proceselor verbale de la sedintele de analiza, programele de masuri si urmarirea realizarii lor sunt dovezi ale implicarii directe a managementului de varf in conducerea SMC.

4.2. PRESCURTARI

SMC: Sistemul de management al calitatii. MC: Manualul Calitatii. PG: Proceduri Generale. DC: Director Calitate 5. ASPECTE PREALABILE, FORMULARE5.1. Datele de intrare ale analizei efectuate de management se refera la:

a) constatari si rezultate ale auditurilor interne si externe efectuate de la ultima analiza si modul de rezolvare al neconformitatilor, impreuna cu actiunile corective/ preventive intreprinse;

b) feedback-ul de la clienti si parteneri rezultat in urma studiilor de evaluare efectuate;

c) stadiul actiunilor corective si preventive;

d) performantele proceselor si conformitatea produselor si serviciilor cu cerintele impuse prin normative;

e) actiunile de monitorizare a analizelor de management efectuate anterior;

f) schimbari in mediul intern sau extern al firmei care ar putea sa influenteze sistemul de management al calitatii;

g) recomandari si directii potentiale de imbunatatire;

h) eficacitatea globala a SMC in realizarea obiectivelor calitatii;

5.2. In cadrul ZET CORPORATE analiza efectuata de management se extinde dincolo de verificarea sistemului de management al calitatii, asa incat elementele de iesire ale analizei efectuate de management pot fi utilizate de managementul firmei ca elemente de intrare ale proceselor de imbunatatire care vizeaza dezvoltarea generala a firmei.

5.4. Completarea formularului Program de imbunatatire, Cod: FPG-005-1/ 1.1. Formularul este prezenta in Anexa 1.CampCompletarea campului

1Data programului

2Referentialul (ex. Analiza de management nr/ data etc)

3Numar curent al actiunii

4Descrierea aspectului care trebuie imbunatatit

5Descrierea actiunii

6Responsabilul cu implementarea actiunii (nume si semnatura)

7Resursele necesare pentru implementarea actiunii. Rresurse umane, materilae, financiare, informationale.

8Termenul pana la care trebuie intreprinsa actiunea

9Persoana responsabila pentru verificare modului de implementarea a actiunii si evaluarea eficacitatii (nume, semnatura)

10Observatii privind modul de indeplinire a actiunii / eficacitatea actiunii

11Numele si semnatura persoanei care a intocmit Programul

12Aprobarea Directorului General

6. DESCRIEREA PROCEDURII6.1. Analiza sistemului de management al calitatii se efectueaza la doisprezece luni sau ori de cate ori considera necesar Directorul General sau Directorul Calitatii. 6.2. Datele de intrare ale analizei de management sunt colectate din intervalul de timp de la ultima sedinta de analiza si pana la data respectiva si cuprinde evaluari bine structurate si complete care includ, daca este cazul, elementele prezentate la punctual 5.1.

6.3. Analiza efectuata de management asupra functionarii SMC se finalizeaza cu un Program de imbunatatire a activitatii care va contine elementele prezentate la pct. 5.2.

6.4. In situatia in care in timpul sedintei de analiza efectuate de management se constata lipsa unor informatii dintr-o anumita zona sau pentru un anumit element al SMC, informatii necesare pentru luarea unor decizii de catre management, Directorul General sau DC poate dispune efectuarea ulterioara a unui audit intern sau efectuarea unei analize pentru colectarea informatiilor respective. Aceasta investigatie se va finaliza cu un raport, care va cuprinde:

- rezultatele auditului (evaluarii), neconformitati constatate, masuri de rezolvare a neconformitatilor;

- necesitatea revizuirii SMC si implicit a documentatiei;

- planul si termenele de executie a modificarilor sistemului de management al calitatii;

- planuri de perspectiva si estimari pentru noi lucrari, modificari de personal etc;

- asigurarea resurselor umane, financiare, informationale, materiale pentru realizarea obiectivelor;

- responsabilitatile functiilor implicate.

6.5. DC indosariaza Programul de imbunatatire a activitatii in Dosarul Analize de management, care va fi pastrat si arhivat prin grija sa. Timpul de pastrare este de 5 ani de la data finalizarii actiunilor mentionate in program. Copii ale Programul de imbunatatire a activitatii se distribuie Directorului General.

6.6. La sedintele de analiza participa Directorul General si DC. DG este informat de care DC cu privire la data si problemele care urmeaza fi discutate. In functie de obiectul analizei pot participa si alte persoane din interiorul firmei.

6.7. Analiza efectuata de management este utilizata de management ca instrument de imbunatatire a functionarii firmei.

6.8. Calendarul analizelor este ales astfel incat sa se poata furniza in timp util datele necesare, in contextul planificarii

strategice a firmei.

6.9. Elementele de iesire ale analizei (planul de imbunatatire) este comunicat personalului firmei, explicandu-le ca rezultatul procesului de analiza efectuata de management va conduce la noi obiective care vor aduce beneficii firmei.

6.10. Abordarea ca proces a analizei efectuate de management:

Elemente ale abordarii

Definire elemente

Denumire procesAnaliza efectuata de management

Indicatori de performantaNumar de analize de management planificate/ realizate.

Numar de actiuni de imbunatatire planificate/ realizate.

Numar de actiuni de imbunatire eficace.

Proprietar de procesDirectorul General

Intrari

a) constatari si rezultate ale auditurilor interne si externe efectuate de la ultima analiza de management si modul de rezolvare al neconformitatilor impreuna cu actiunile corective/ preventive intreprinse;

b) feedback-ul de la clienti si parteneri rezultat in urma studiilor de evaluare efectuate;

c) stadiul actiunilor corective si preventive;

d) performantele proceselor si conformitatea produselor si serviciilor cu cerintele impuse prin normative;

e) actiunile de monitorizare a analizelor de management efectuate anterior;

f) schimbari in mediul interne sau extern al firmei care ar putea sa influenteze sistemul de management al calitatii:

g) recomandari si directii potentiale de imbunatatire.

h) considerente asupra eficacitatii globale a SMC in realizarea obiectivelor calitatii;

Iesiri

Programul de imbunatatire a activitatii, va contine (daca este cazul) :

- obiectivele, activitatile intreprinse, resursele alocate, responsabilitati si termene pentru imbunatatirea sistemului de management al calitatii, si proceselor firmei;

- directii de imbunatatire a produselor si serviciilor asa incat sa raspunda cat mai bine exigenetelor clientilor;

- evaluare adecvarii structurii si resurselor firmei la obiectivele firmei;

- strategii si initiative pentru marketing, produse si pentru satisfactia clientilor si a altor parti interesate;

- planuri de prevenire si reducere a pierderilor pentru riscurile identificate;

- informatii pentru planificare strategica si pentru necesitatile viitoare;

- data sedintei de analiza, numele si semnaturile persoanelor participante.

Proces din amonte

Procese referitoare la relatia cu clientii si partenerii firmei.

Procese interne de management, asigurare de resurse, adaugare de valoare si procese de sustinere.

Furnizor de procesManagementul firmei.

Proces din avalStrategii si politici.

Programe de imbunatatire a proceselor, produselor si serviciilor firmei.

Client intern

Director General.

Personalul firmei.

Client externPartenerii firmei

7. REASPONSABILITATI7.1.Directorul General

7.1.1. Aproba data desfasurarii analizei, programul si masurile care vor fi intreprinse pentru imbunatatirea activitatii

firmei si coordoneaza desfasurarea analizei de management. 7.1.2.In cadrul sedintei de analiza, in functie de politica si obiectivele generale ale firmei, aproba modificarile privind politica si obiectivele calitatii.

7.1.3.Dispune revizuirea obiectivelor, proceselor, procedurilor de lucru si a documentatiei sistemului de management al calitatii in cazul identificarii unor neconformitati sau in cazul in care documentatia nu descrie realitatea activitatilor desfasurate in firma.

7.1.4.Aloca resursele umane, informationale, financiare, materiale pentru realizarea noilor obiective in domeniul calitatii si masurilor de imbunatatire rezultate in urma analizei.

7.1.5. In situatia identificarii unor neconformitati sau in conditiile lipsei de date si informatii pentru evaluarea unui proces dispune realizarea unor audituri si evaluari interne neplanificate.

7.2. Directorul Calitatii7.2.1. Planifica data sedintei de analiza si propune ordinea de zi.

7.2.2. Organizeaza sedinta de analiza, la data planificata.

7.2.3. Elaboreaza Programul de imbunatatire a activitatii .

7.2.4. In cadrul sedintei de analiza, in functie de politica si obiectivele generale, propune solutii pentru remedirea deficientelor si imbunatatirea activitatii.

7.2.5. Dispune revizuirea obiectivelor, a proceselor, procedurilor de lucru si a documentatiei sistemului de management al calitatii sau realizarea unui audit intern neplanificat pentru identificarea exacta a neconformitatilor (daca este cazul).

7.2.6. Verifica modul de implementare a masurilor propuse in urma analizarii sistemului de management al calitatii.

7.2.7. Propune alocarea resurselor umane, informationale, financiare si materiale pentru realizarea obiectivelor in domeniul calitatii.

7.2.8.Asigura desfasurarea analizei sistemului de management al calitatii intr-o maniera sistematica si inregistreaza rezultatele analizei in procesul verbal pe care il redacteaza cu aceasta ocazie (vezi pct.5.1).

7.2.9. Semneaza Procesul verbal al sedintei de analiza.

7.2.10. Prezinta, spre semnare, Procesul verbal la sfarsitul sedintei, dupa care realizeaza numarul de copii necesare si le difuzeaza persoanelor participante, iar originalul il indosariaza conform pct. 6.5. in Dosarul Analize ale sistemului de management al calitatii.

7.2.11. Evalueaza efectele actiunilor corective/ preventive rezultate in urma analizei sistemului de management al calitatii.

8. MASURI DE ASIGURARE A CALITATII8.1. Prezenta procedura se revizuieste la cinci ani sau ori de cate ori se constata necesitatea, prin grija DC.

8.2. Urmarirea implementarii prevederilor prezentei proceduri este condusa de catre DC.

8.3. Utilizatorii procedurii care observa neconcordante in continutul procedurii, intre proceduri sau intre

proceduri si modul de desfasurare a activitatii au obligatia de a le comunica imediat, in scris, DC, care analizeaza modalitatea de solutionare.

9. INREGISTRARI PENTRU CALITATE9.1. Program de imbunatatire, Cod: FPG-005-1.10. ANEXE10.1 Anexa 1 Program de imbunatatire, Cod: FPG-005-1.5.3. Analiza efectuata de management se incheie cu un Program de imbunatatire a activitatii care va contine:

- obiectivele, activitatile intreprinse, resursele alocate, responsabilitati si termene pentru imbunatatirea sistemului de management al calitatii, si proceselor firmei;

- directii de imbunatatire a produselor si serviciilor asa incat sa raspunda cat mai bine exigentelor clientilor;

- evaluare adecvarii structurii si resurselor firmei la obiectivele firmei;

- strategii si initiative pentru marketing, produse si pentru satisfactia clientilor si a altor parti interesate;

- planuri de prevenire si reducere a pierderilor pentru riscurile identificate;

- informatii pentru planificare strategica si pentru necesitatile viitoare;

- data n care are loc sedinta de analiza, numele si semanturile persoanelor participante.

Cerintele de la punctele a), pana la g) inclusiv sunt obligatorii, sunt cerute de ISO 9001: 2000. Cerinta h) este importanta, Se pot include si cerinte optionale:

h) eficacitatea globala a SMC in realizarea obiectivelor calitatii;

i) considerente asupra actualizarii SMC in concordanta cu schimbarile aduse de introducerea unor noi tehnologii, unor noi strategii de piata, de modificarea conditiilor sociale si in general orice modificari care duc la modificarea proceselor, procedurilor de lucru si a documentelor SMC.

j) rezultate ale controalelor inopinate;

l) reclamatiile si modul de rezolvare al lor;

m) nivelul de atingere a obiectivelor calitatii;

n) necesitatea actualizarii politicii in domeniul calitatii (daca este cazul);

o) necesitatea revizuirii modului de functionarea a SMC;

p) rezultatele activitatii de benchmarking;

r) performantele furnizorilor;

s) stadiul activitatilor de parteneriat strategic;

t) efectele financiare ale activitatilor referitoare la calitate;

u) factori referitoari la piata cum ar fi: tehnologia, cercetaredezvoltare, performantele competitorilor;

v) noi oportunitati pentru imbunatatire;

Recomandam ca sa se faca o analiza de management la 12 luni. Aceasta analiza va aborda toate cerintele pct. 5.6. / ISO 9001: 2000.

La un audit de certificare daca una dintre cerinte nu este tratata se considera neconformitate.

Versiunea: 1.1.Document: Original