ANALIZA EFECTUAT{ DE MANAGEMENT

S.C. ZET CORPORATE S.R.L.PROCEDURA GENERALA

CONTROLUL INREGISTRARILOR Cod: PG - 002Data: .......2007

Pag. 1 din 3

Evidenta modificarilor:

Nr. crt.PaginaCapitol Descrierea modificariiData/

Versiunea curentaObservatii

NUME FUNCTIADATASEMNATURA

ELABORATDirector Calitate.2007

VERIFICATDirector General.2007

APROBATDirector General.2007

Note:

1. Acest document contine informatii si date care sunt proprietatea S.C. ZET CORPORATE S.R.L.2. Prezenta procedura este destinata utilizarii exclusive pentru propriile cerinte.3. Utilizarea integrala sau partiala a acestei proceduri in orice scop sau activitate sau reproducerea partiala / integrala in orice publicatie si prin orice procedeu ( electronic, mecanic, fotocopiere, microfilmare etc) este interzisa fara acordul scris al PROPRIETARULUI.Cod: FPG-001-1/ 1.11. SCOP

Scopul procedurii este documentarea regulilor de stabilire si mentinere a tuturor inregistrarilor asa incat sa se poata furniza dovezi ale conformitatii SMC cu cerintele identificate, dovezi ale functionarii eficace si eficiente a SMC, precum si dovezi ale conformitatii produselor si serviciilor cu cerintele clientilor. 2.DOMENIU DE APLICARE

Procedura acopera toate inregistrarile proceselor ZET CORPORATE. Aceasta procedura este aplicabila tuturor inregistrarilor pe suport de hartie sau electronic. 3.DOCUMENTE DE REFERINTA3.1. SR EN ISO 9001/ 2001, Sistemele de management al calitatii. Cerinte.3.2. SR EN ISO 9000/ 2006, Sistemele de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular.

3.3. SR EN ISO 9004/ 2001, Sisteme de management al calitatii. Linii directoare pentru imbunatatirea performantelor.

4.DEFINITII SI PRESCURTARI

4.1.DEFINITIISunt valabile definitiile din SR EN ISO 9000: 2006.4.2.PRESCURTARI

SMC: Sistemul de management al calitatii. MC: Manualul Calitatii. PG: Proceduri Generale. DC: Director calitate 5.ASPECTE PREALABILE, FORMULARE

6.DESCRIEREA PROCESULUI

6.1. Identificarea inregistrarilor

6.1.1. In functie de descrierea fiecarui proces al SMC se identifica, se stabilesc documentele si se intocmesc inregistrarile

necesare. Pentru fiecare document se stabileste un cod si se realizeaza o clasificare a inregistrarilor corespunzatoare fiecarui proces. Functia responsabila de aceasta activitate este DC.

6.1.2. In cadrul inregistrarilor se includ :

A. Inregistrarile care demonstreaza realizarea calitatii cerute prin contracte sau reglementari aplicabile :

- inregistrarile neconformitatilor si dispozitiile referitoare la produsele si serviciile neconforme;

- reclamatiile clientului si actiunile corective / preventive intreprinse;

B. Inregistrari privind activitatile si actiunile departamentelor functionale cu influenta asupra calitatii produselor si serviciilor:

inregistrarile actiunilor corective/ preventive intreprinse;

inregistrari privind analiza cerintelor clientilor;

inregistrari privind controlul documentelor;

inregistrari privind identificarea si trasabilitatea;

inregistrarile activitatilor legate de instruirea personalului etc;

C. Inregistrarile care demonstreaza functionarea corecta si eficienta a Sistemului de Management al Calitatii sunt:

legate de activitatea de audit: rapoarte de audit, rapoarte de neconformitate, rapoarte de observatii, chestionare audit, planuri de audit, programe anuale de audit;

- inregistrarile analizelor efectuate de management;

6.1.3. Sistemul de inregistrari al SMC asigura colectarea si pastrarea inregistrarilor prin care se demonstreaza ca :

SMC este implementat, functioneaza eficace si satisface cerintele reglementarilor aplicabile;

produsele si serviciile satisfac cerintele specificate si contractuale;

neconformitatile produselor si serviciilor sunt identificate, inregistrate si tratate corespunzator;

este asigurata identificarea si trasabilitatea.

6.2. Colectarea si indosarierea inregistrarilor

6.2.1. Inregistrarile sunt colectate conform procedurii aplicabile.

6.2.2. Activitatea de indosariere a inregistrarilor se face cronologic pe masura desfasurarii activitatii in subdiviziunile

organizatorice in care au fost emise.

Inregistrarile pe suport informatic se pastreaza in fisiere/directoare, iar accesul la acestea este controlat prin parole si prin alte mijloace in functie de nivelul stabilit pentru acces.

6.3. Arhivarea si pastrarea inregistrarilor

6.3.1. Inregistrarile se pastreaza in subdiviziunile organizatorice care le-au emis in conditii care sa previna deteriorarea, distrugerea si pierderea lor (umezeala, incendiu, furt, manipulare necorespunzatoare).6.3.2. Se are in vedere ca spatiile in care se pastreaza si se arhiveaza inregistrarile sa fie amenajate, astfel incat acestea

sa poat fi mentinute in conditiile optime de folosinta si lizibilitate .

6.3.3. Arhivarea inregistrarilor SMC se face utilizandu-se dosare si bibliorafturi pentru documentele fizice, iar cele in format

electronic in fisiere pe hard disk-ul sistemelor de calcul. Periodic se fac copii pe CD.6.3.4. Responsabili cu arhivarea sunt toate functiile care elaboreaza inregistrarile respective.

6.3.5. Pentru fiecare categorie de inregistrari se precizeaza cat timp se pastreaza in arhiva proprie a fiecarui departament.

6.3.6. Inregistrarile pastrate pe hard disk-ul calculatorului sunt codificate corespunzator pentru o identificare usoara.

6.3.7. Arhivarea inregistrarilor calitatii se efectueaza tinand seama de:

responsabilitatile fiecarei functii din organizatie

regulile interne

procedurile SMC

reglementarile legale in vigoare.

6.4. Accesul la inregistrari

6.4.1. Persoanele care au dreptul sa consulte inregistrarile din arhiva sunt :

- persoane din cadrul altor departamente din organizatie interesate de unele inregistrari.

clientii sau reprezentantul clientilor, atunci cand este prevazut prin contract;

reprezentantii organismelor de certificare, organele abilitate, alte institutii ale statului.

6.4.2. Inregistrarile vor fi consultate numai in cadrul organizatiei. Consultarea in afara organizatiei se face numai cu aprobarea Directorului General .

6.4.3. Inregistrarile pastrate pe suport informatic se pastreaza arhivate in fisiere/directoare, iar accesul la acestea este controlat.6.5. Eliminarea inregistrarilor

6.5.1. Inregistrarile care au depasit perioada de arhivare sunt distruse

6.5.2. Arhivarea inregistrarilor calitatii se face pe o perioada de 5 ani. In cazul inregistrarilor financiar contabile, a acelor care vizeaza personalul organizatiei se respecta cerintele legislatiei in vigoare. 6.6. Elemente suplimentare pentru intelegerea modului de monitorizare a inregistrarilor SMC se gasesc in Anexa 1, Schema informationala Controlul inregistrarilor. 6.7. Abordarea ca proces a controlului inregistrarilor:

Elemente ale abordariiDefinire elemente

Denumire procesControlul inregistrarilor

Indicatori de performantaNumarul de neconformitati datorate controlului necorespunzator al inregistrarilor.

Proprietar de procesDC si toate functiile organizatiei

Intrari

Proceduri de management.

Sisteme de codificare ale documentelor.

Informatii si date privind managementul proceselor.

Iesiri Inregistrari

Proces din amonteProcese interne de management, asigurare de resurse, adaugare de valoare si procese de sustinere

Furnizor de procesPersonalul organizatiei

Proces din avalProcese interne de management, asigurare de resurse, adaugare de valoare si procese de sustinere

Client intern Personalul organizatiei

Client externPartenerii organizatiei

7.RESPONSABILITATI

7.1.Director Calitate

7.1.1.Elaboreaza, gestioneaza, arhiveaza si pastreaza inregistrarile SMC referitoare la activitatea de audit intern si extern, analizele efectuate de management, tratarea reclamatiilor, controlul neconformitatilor, actiuni corective si preventive, elaborarea documentelor SMC, planurile calitatii, evaluarea satisfactiei clientilor, instruirea in domeniul calitatii. 7.2.Personalul organizatiei

7.2.1. Isi insuseste prevederile prezentei proceduri si le aplica in propria activitate.7.2.2. Gestioneaza, arhiveaza si pastreaza inregistrarile SMC referitoare la procesele operationale pe care le desfasoara. 8.MASURI PENTRU ASIGURAREA CALITATII8.1. Prezenta procedura se revizuieste la cinci ani sau ori de cate ori se constata necesitatea, prin grija DC.

8.2. Urmarirea implementarii prevederilor prezentei proceduri este condusa de catre DC.

8.3. Utilizatorii procedurii care observ( neconcordan(e in continutul procedurii, intre proceduri sau intre proceduri si modul de desfasurare a activitatii au obligatia de a le comunica, imediat, in scris DC care analizeaza modalitatea de solutionare.

9.INREGISTRARI ALE CALITATII9.1. Inregistrarile SMC.

10.ANEXE

Anexa 1/ PG-002. - Schema informationala Controlul inregistrarilor.

Controlul inregistrarilor este una dintre procedurile obilgatorii cerute de ISO 9001:2000.

Lipsa ei constituie neconformitate majora in cazul unui audit de certificare.

Orice formular completat devine inregistrare. Inregistrarea reprezinta dovada ca s-a realizat o anumita activitate.

In situatia in care diversele registre pentru centralizarea inregistratilor pentru diverse procese nu sunt descrise in procerile care descriu fiecare proces in parte, aceste registre se pot prezenta in aceasta procedura.

Nu uitati de inregistrarile in format electronic.

In unele situatii se cere sa aveti o lista cu toate inregistrarile in format electronic care se arhiveaza ex. pe CD.

Trebuie specificat la ce intervale de timp se face arhivarea si de catre cine.

Nu uitati ca si inregistrarile de provenienta externa (cereri de oferta, acte normative, reglementri, standarde etc) trebuie sunt identificate si monitorizate.

si au distributia controlata.

Nu uitati de inregistrarile in format electronic.

In unele situatii se cere sa aveti o lista cu toate inregistrarile in format electronic care se arhiveaza ex. pe CD.

Trebuie specificat la ce intervale de timp se face arhivarea si de catre cine

Versiunea: 1.1.Document: Original