ORDIN Nr. 657 din 24 noiembrie 2014

pentru aprobarea Regulamentului privind regimul actelor de studii n sistemul de

nvmnt superior EMITENT: MINISTERUL EDUCAIEI NAIONALE PUBLICAT N: MONITORUL OFICIAL NR. 874 din 2 decembrie 2014

n conformitate cu prevederile art. 6 alin. (2) din Legea educaiei naionale nr. 1/2011, cu modificrile i completrile ulterioare, n temeiul Hotrrii Guvernului nr. 185/2013 privind organizarea i funcionarea Ministerului Educaiei Naionale, cu modificrile i completrile ulterioare,

ministrul educaiei naionale i ministrul delegat pentru nvmnt superior, cercetare tiinific i dezvoltare tehnologic emit prezentul ordin.

ART. 1

Se aprob Regulamentul privind regimul actelor de studii n sistemul de nvmnt superior, prevzut n anexa care face parte integrant din prezentul ordin.

ART. 2

La data intrrii n vigoare a prezentului ordin se abrog Ordinul ministrului educaiei, cercetrii i tineretului nr. 2.284/2007 pentru aprobarea Regulamentului privind regimul actelor de studii n sistemul de nvmnt superior, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 716 din 23

octombrie 2007.

ART. 3

Direcia general nvmnt superior din cadrul Ministerului Educaiei Naionale, instituiile de nvmnt superior de stat i particulare i Academia Romn vor duce la ndeplinire prevederile prezentului ordin. ART. 4

Prezentul ordin se public n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I.

Ministrul educaiei naionale, Remus Pricopie

p. Ministrul delegat pentru nvmnt superior, cercetare tiinific i dezvoltare tehnologic, Gigel Paraschiv,

secretar de stat

Bucureti, 24 noiembrie 2014. Nr. 657.

ANEXA 1

REGULAMENT

privind regimul actelor de studii n sistemul de nvmnt superior

CAPITOLUL I

Dispoziii generale

ART. 1

Prezentul regulament reglementeaz gestionarea, completarea i eliberarea actelor de studii n sistemul naional de nvmnt superior. ART. 2

(1) Actele de studii din sistemul naional de nvmnt superior sunt documente oficiale de stat, cu regim special, care confirm studii de nvmnt superior efectuate i titluri i/sau calificri dobndite. (2) Actele de studii confer titularilor acestora drepturi i obligaii care decurg din legislaia n vigoare. (3) Actele de studii sunt de tip diplom, certificat, atestat, foaia matricol i suplimentul la diplom. ART. 3

(1) Registrele matricole i registrele de eviden a actelor de studii sunt, de asemenea, documente cu regim special.

(2) Cataloagele, registrele matricole i registrele de eviden a actelor de studii, precum i alte documente care privesc colaritatea vor fi reglementate prin ordin al ministrului, la propunerea instituiilor de nvmnt superior, de stat ori particular, acreditate sau autorizate s funcioneze provizoriu, i de Academia Romn, denumite n continuare instituii. ART. 4

(1) Denumirile i coninutul actelor de studii se stabilesc n conformitate cu legislaia n vigoare, se aprob prin hotrre a Guvernului, iniiat de Ministerul Educaiei Naionale, aducndu-se la cunotina instituiilor. (2) Conceperea i tehnoredactarea modelelor de referin ale formularelor actelor de studii se realizeaz de Ministerul Educaiei Naionale, n baza consultrii cu instituiile prevzute de legislaia n vigoare. (3) Datele de pe actele de studii sunt nscrise n limba romn. (4) Prin excepie, pe acelai act de studii, datele nscrise n limba romn pot fi nscrise, dup caz, n condiiile legii, i n una sau mai multe limbi de circulaie internaional. ART. 5

(1) Instituiile pot gestiona, completa i elibera numai acele acte de studii la care au dreptul n condiiile legii.

(2) Rectorul instituiei de nvmnt superior/preedintele Academiei Romne este responsabil pentru organizarea i desfurarea activitii de gestionare, completare i eliberare a actelor de studii de ctre instituie. (3) Desemnarea compartimentelor i a personalului la nivel de instituie i de facultate/departament pentru a desfura activiti de gestionare, completare i eliberare a actelor de studii se aprob de conducerea instituiei i se numesc prin decizie a rectorului/preedintelui Academiei Romne. Persoanele numite sunt rspunztoare, potrivit legii, pentru gestionarea, completarea i eliberarea actelor de studii.

(4) Rspunderea pentru exactitatea datelor nscrise n actele de studii eliberate o poart persoanele care le-au completat i persoanele care le-au semnat. ART. 6

La sfritul fiecrui an universitar se ntocmete un raport privind gestionarea, completarea i eliberarea actelor de studii, la nivelul fiecrei instituii, care se aprob de conducerea acesteia i se arhiveaz cu termen permanent.

CAPITOLUL II

Gestionarea actelor de studii

ART. 7

Formularele tipizate ale actelor de studii sunt tiprite, n condiiile legii, de ctre Compania Naional "Imprimeria Naional" - S.A., care poart ntreaga rspundere pentru comenzile primite de la Ministerul Educaiei Naionale i pentru asigurarea securitii tipririi i pstrrii formularelor pn la ridicarea acestora.

ART. 8

(1) Formularele tipizate ale actelor de studii se ridic de ctre instituii, pe baza comenzilor avizate de Ministerul Educaiei Naionale, conform reglementrilor legale n vigoare. (2) Este interzis expedierea prin pot sau pe alt cale a formularelor actelor de studii.

ART. 9

Formularele actelor de studii sunt preluate n cadrul instituiei, n baza unui proces-verbal de predare-primire ncheiat ntre delegatul instituiei i persoana cu atribuii n acest sens din cadrul instituiei, completndu-se n mod corespunztor registrele de eviden. ART. 10

(1) Cataloagele, registrele matricole, formularele actelor de studii, actele de

studii completate, duplicatele actelor de studii completate i registrele de eviden a actelor de studii se gestioneaz astfel nct s se realizeze protecia acestora n condiii de securitate deplin, cu termen permanent.

(2) Cataloagele i registrele matricole se pot semna i arhiva electronic, dac instituia respectiv dispune de mijloacele necesare, cu respectarea prevederilor legale.

(3) Pstrarea formularelor actelor de studii necompletate, a actelor de studii completate, dar neridicate de titulari, a celor anulate, a registrelor de eviden, precum i a documentelor (mputerniciri, delegaii, procese-verbale) privind primirea, predarea i eliberarea formularelor i actelor de studii se realizeaz n condiii de securitate deplin. (4) Registrele de eviden a formularelor actelor de studii - de primire, predare, eliberare - se pagineaz, se parafeaz cu sigiliul instituiei i primesc numere de inventar.

CAPITOLUL III

Completarea formularelor actelor de studii

ART. 11

(1) Activitatea de completare a formularelor actelor de studii - referitoare la

studii pariale sau complete - se efectueaz n termen de maximum 12 luni de la promovarea examenelor de finalizare a studiilor, respectiv de dou luni de la confirmarea, prin ordin al ministrului, a titlului de doctor - n cazul diplomelor

de doctor.

(2) Un act de studii dintr-un carnet cu matc (cotor) i matca n cauz sunt completate identic, matca rmnnd n arhiva instituiei cu termen permanent. ART. 12

Un act de studii care confirm studii pariale, n conformitate cu reglementrile din instituie, se completeaz numai la cererea titularului, n baza aprobrii acesteia de ctre conducerea instituiei. ART. 13

(1) Completarea unui act de studii se efectueaz computerizat sau prin scriere de mn cu tu ori cu cerneal de culoare neagr, cite i fr tersturi, rzuiri, acoperiri cu past corectoare. (2) n actele de studii datele se nscriu fr prescurtri sau abrevieri, n conformitate cu terminologia oficial n vigoare. (3) Numele titularului, iniiala/iniialele prenumelui/prenumelor tatlui (mamei, n cazul n care tatl este necunoscut) i prenumele titularului actului de studii se scriu cu majuscule format de tipar, n ordinea nscris n certificatul de natere. (4) Pe un act de studii prevzut cu "Loc pentru fotografie" se lipete fotografia titularului - realizat recent, pe hrtie fotografic, color, format 3 x 4 cm - astfel nct s acopere chenarul locului respectiv. (5) Actele de studii se semneaz cu stilou sau cu pix de culoare albastr/neagr, nefiind admis aplicarea parafei.

(6) Timbrul sec (T.S.) al instituiei, cu nscrisurile n clar, se aplic pe actul de studii, n locul marcat.

(7) Sigiliul instituiei, cu nscrisurile n clar, se aplic pe "Locul pentru sigiliu" (L.S.), n stnga semnturii. ART. 14

(1) nainte de a se trece la completarea unui act de studii, se verific existena i corectitudinea nscrisurilor imprimate - n raport cu modelele de referin, precum i a datelor ce urmeaz a fi nscrise - prin confruntare cu datele din documentele oficiale n cauz. (2) La completarea unui act de studii, datele care se nscriu pe acesta sunt cele

din registrul matricol i din alte documente oficiale. (3) Numele, iniiala/iniialele prenumelui/prenumelor tatlui (mamei, n cazul n care tatl este necunoscut) i prenumele titularului, care se nscriu n registrul matricol i n actele de studii, sunt cele din certificatul de natere. n cazul n care, la nmatriculare sau n perioada studiilor, un/o student/student depune cerere pentru modificarea sau completarea numelui, nsoit de copii legalizate ale documentelor oficiale din care rezult numele nou - n raport cu numele iniial din certificatul de natere, pe baza aprobrii cererii n cauz de ctre conducerea instituiei, se procedeaz la modificarea sau completarea solicitat n registrul matricol i, ulterior, n actele de studii. Cererea n cauz trebuie s cuprind, printre altele, declaraia studentului/studentei, autentificat la notariat, c nu va mai solicita un alt act de studii, n cazul modificrii ulterioare a numelui.

(4) Denumirea localitii de natere care se nscrie n registrul matricol i, ulterior, n actele de studii, este aceea din certificatul de natere sau, dup caz, noua denumire oficial n vigoare. ART. 15

Nu se admite modificarea numelui, prenumelui, iniialei sau a localitii de natere ale titularului n registrul matricol, respectiv n actele de studii, dac schimbarea n cauz s-a produs dup data de absolvire a anilor de studii. ART. 16

Formularele actelor de studii completate cu greeli, tersturi, adugri, cu sigiliul necorespunztor sau murdare, parial deteriorate se anuleaz, scriindu-se cuvntul "ANULAT" pe toat diagonala imprimatului, att pe actul de studii, ct i pe matc (cotor), cu meniune n registrul de eviden. n astfel de cazuri, conducerea instituiei dispune anularea acestora i ntocmirea altora corespunztoare. ART. 17

(1) n vederea completrii actelor de studii, secretariatele facultilor/departamentelor ntocmesc tabele nominale cu studenii/absolvenii care urmeaz s primeasc actele de studii respective, pe domenii, programe de studii i forme de nvmnt, n termen de maximum 60 de zile de la promovarea examenelor de finalizare a studiilor sau de la nregistrarea cererii -

n cazul actelor de studii care se refer la studii pariale finalizate; la nscrierea n aceste tabele a datelor prevzute n formularele actelor de studii se au n vedere instruciunile din articolele anterioare privind completarea actelor de studii; tabelele n cauz vor purta semntura decanului facultii/directorului departamentului i a secretarului-ef. (2) Tabelele i dosarele absolvenilor se nainteaz compartimentului de specialitate, n termen de 60 de zile de la promovarea examenelor de finalizare a

studiilor n cauz. (3) Dosarul absolventului/absolventei va conine urmtoarele: actul de studii i anexele respectivului act de studii n baza crora absolventul a fost admis la concurs/studii (copii legalizate), certificatul de natere, certificatul de cstorie sau alte acte care modific/completeaz numele absolventului/absolventei (copii legalizate), dou fotografii realizate recent, pe hrtie fotografic, color, format 3 x 4 cm, fia de lichidare ntocmit conform reglementrilor instituiei.

CAPITOLUL IV

Eliberarea actelor de studii

ART. 18

Instituiile fac publice, prin afiare sau/i pe pagina web, condiiile de eliberare a actelor de studii.

ART. 19

(1) Titularii sau mputerniciii acestora au dreptul s solicite eliberarea actelor de studii completate dup maximum 12 luni de la promovarea examenelor de finalizare a studiilor, respectiv dup maximum dou luni de la acordarea titlului de doctor.

(2) Un act de studii referitor la studii complete sau pariale finalizate se elibereaz titularului. (3) n situaii bine motivate, cnd titularul nu se poate prezenta, actul de studii poate fi eliberat mputernicitului acestuia, cu aprobarea conducerii, pe baza unei

procuri care s menioneze n mod expres faptul c mputernicitul poate ridica acte de studii, autentificat la notariat. n cazul cetenilor romni sau strini cu domiciliul/reedina n strintate, procura notarial va fi supralegalizat sau apostilat (apostila de la Haga), conform conveniilor internaionale, de ctre autoritile competente din ara respectiv. (4) Procura notarial, n original, se pstreaz, cu termen permanent, n arhiva instituiei care elibereaz actul de studii. ART. 20

(1) nainte de a fi eliberate titularilor/mputerniciilor, actele de studii prevzute cu "Loc pentru timbru sec" (T.S.) se supun aplicrii timbrului sec al instituiei. (2) Un act de studii completat se elibereaz titularului/mputernicitului dup verificarea de ctre titular/mputernicit a datelor nscrise n actul de studii, pe

baza prezentrii documentului de identitate (carte de identitate sau paaport valabile) de ctre acesta i, dup caz, a "Fiei de lichidare", din care rezult c titularul nu are datorii fa de instituie. (3) Titularul semneaz pentru primire n toate locurile prevzute pentru semntura titularului. mputernicitul semneaz pentru primire n toate locurile prevzute pentru semntura titularului, mai puin pe actul de studii; operaiunea de eliberare se consemneaz n registrul de eviden a actelor de studii; numele i prenumele, calitatea i numrul documentului se trec n rubrica "Meniuni" din registrul de eviden a actelor de studii. ART. 21

(1) Actele de studii completate i neridicate de titulari/mputernicii se pstreaz n arhiva instituiei, cu termen permanent. (2) Actele de studii completate i neridicate din cauza decesului titularului pot fi eliberate unui membru al familiei titularului (ascendent ori descendent de

gradul I sau II), n baza unei cereri aprobate de conducerea instituiei, nsoit de copie legalizat a certificatului de deces i de o declaraie pe propria rspundere privind motivele invocate pentru ridicarea acestor acte de studii.

(3) Unei persoane cu reedina n strintate, care adreseaz cererea menionat n alin. (2), i se pot elibera actele de studii solicitate prin intermediul ambasadei (consulatului) rii respective n Romnia sau al ambasadei (consulatului) Romniei din ara de reedin a acesteia. ART. 22

n registrul de eviden a actelor de studii eliberate se consemneaz: numrul de ordine dat de instituie; seria i numrul formularului; numele, iniiala/iniialele prenumelui/prenumelor tatlui (mamei, n cazul n care tatl este necunoscut) i prenumele titularului; locul i data naterii titularului; tipul actului de studii eliberat; numele i prenumele persoanei care a eliberat actul de studii; semntura de primire a actului de studii de ctre titular/mputernicit; meniuni.

CAPITOLUL V

ntocmirea i eliberarea duplicatelor actelor de studii

ART. 23

n cazul pierderii, distrugerii complete, deteriorrii pariale sau plastifierii unui act de studii, se poate elibera un duplicat al acestuia dac n arhiva instituiei se gsesc matca actului respectiv i/sau alte documente legale din care rezult situaia studiilor titularului sau, dac arhiva a fost distrus n condiii de for major (calamiti naturale, incendii etc.), prin reconstituirea situaiei colare de ctre instituie. ART. 24

(1) Pentru eliberarea duplicatului unui act de studii, titularul adreseaz, n scris, conducerii instituiei o cerere, nsoit, dup caz, de urmtoarele

documente: declaraie scris a titularului actului, autentificat la notariat, n care sunt cuprinse toate elementele necesare pentru identificare i mprejurrile n care actul a fost pierdut, distrus complet, deteriorat parial sau plastifiat; copie legalizat a certificatului de natere; dou fotografii - realizate recent, pe hrtie fotografic, color, format 3 x 4 cm - ale titularului actului; dovada publicrii n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a, a pierderii, distrugerii, deteriorrii sau plastifierii actului de studii respectiv; dovada plii taxei pentru eliberarea duplicatului.

(2) Depunerea la instituie a documentelor prevzute la alin. (1) se poate efectua de ctre titularul actului de studii n cauz sau de mputernicitul acestuia. (3) Pentru publicarea pierderii unui act de studii, titularul acestuia se

adreseaz Regiei Autonome "Monitorul Oficial", anunul urmnd s cuprind urmtoarele date: denumirea actului de studii original; numele, iniiala/iniialele prenumelui/prenumelor tatlui (mamei), prenumele titularului; anul finalizrii studiilor n cauz; seria i numrul actului respectiv, numrul i data la care a fost nregistrat n registrul de eviden a eliberrii actelor de studii; denumirea instituiei emitente. (4) Actele de studii deteriorate parial sau plastifiate se anuleaz i se pstreaz n arhiva instituiei, n vederea casrii n conformitate cu prevederile prezentului regulament.

(5) Toate aprobrile date pentru eliberarea de duplicate se pstreaz n arhiva instituiei, cu termen permanent. ART. 25

(1) Duplicatul actului de studii se realizeaz pe un formular identic sau similar celui original, eliberat titularului, sau prin scriere dup modelul de referin al actului original - dac nu mai exist formular similar celui original; completarea datelor i eliberarea duplicatului se efectueaz dup procedurile prevzute la actele originale, cu meniunea c datele care se nscriu sunt cele existente n documentele specifice (matca actului original, registre matricole, cataloage etc.)

din arhiva instituiei. (2) Completarea duplicatului unui act de studii se efectueaz dup procedura general prevzut la actele originale, cu urmtoarele nscrisuri suplimentare: ntr-un spaiu corespunztor - DUPLICAT (scris cu tu sau cu cerneal de culoare roie); n partea de sus - seria i numrul actului original eliberat; n locurile pentru semnturile corespunztoare celor de pe actul original - (ss); n partea de jos, dreapta - Nr. ... (numrul de nregistrare acordat de instituie din registrul de eliberri) ... din ... (data) ... ; pe verso - "Acest DUPLICAT este eliberat conform deciziei rectorului/preedintelui Academiei Romne ... (denumirea instituiei) ........, nr. .... din ... (data) ......... . Confirmm autenticitatea nscrisurilor cuprinse n prezentul act de studii.", text care este

urmat de funciile (Rector, Secretar-ef etc., dup caz) care sunt nscrise pe actele de studii similare celui n cauz, la data completrii duplicatului, i de semnturile persoanelor care ocup funciile respective.

ART. 26

(1) Titularul duplicatului unui act de studii i poate ridica duplicatul respectiv n termen de o lun de la aprobarea cererii. (2) Duplicatele completate i neridicate se pstreaz conform prevederilor prezentului regulament.

ART. 27

(1) Eliberarea duplicatelor actelor de studii se efectueaz n condiiile practicate la eliberarea actelor originale.

(2) n registrul de eviden a actelor de studii i pe matca actului de studii original (cnd actul de studii s-a eliberat din carnet cu matc) se nscriu seria i numrul duplicatului eliberat. ART. 28

(1) Duplicatul unui act de studii se elibereaz, de regul, o singur dat. (2) Dac duplicatul unui act de studii a fost pierdut sau distrus complet n condiii de for major (calamiti naturale, incendii etc.), titularului i se poate elibera, o singur dat, un alt duplicat, la cerere i pe baza aprobrii acesteia, n condiiile prezentate mai sus i cu meniunea c pe acesta se nscriu, suplimentar, seria i numrul duplicatului anterior, precum i data la care acesta a fost eliberat.

CAPITOLUL VI

Dispoziii finale

ART. 29

(1) n cazul n care titularul constat greeli n actul de studii/duplicat dup o perioad de timp de la primirea acestuia, titularul se adreseaz n scris conducerii instituiei care l-a eliberat, n vederea eliberrii unui nou act de studii/duplicat, n conformitate cu prevederile prezentului regulament, pe care se

scrie, la subsol, nota: "Prezentul/a ... (act de studii/duplicat) ... nlocuiete ... (actul de studii/duplicatul) ... cu seria ... i nr. ..., precum i cu nr. de nregistrare ... (acordat de instituie din registrul de eliberri) ... din ... (data) ..., deoarece acesta (aceasta) coninea unele greeli." (2) Prin decizia rectorului instituiei/preedintelui Academiei Romne documentul greit se anuleaz i se arhiveaz, cu termen permanent. ART. 30

(1) n cazurile n care unele instituii au fost reorganizate sau desfiinate, actele de studii originale sau duplicate ale acestora se gestioneaz, se completeaz i se elibereaz de ctre instituiile care pstreaz arhiva; pe actele eliberate se nscrie i: "Meniune: Acest act de studii este eliberat de ... (denumirea instituiei) ..., care deine arhiva ... (denumirea instituiei reorganizate/desfiinate) ... unde titularul a finalizat studiile respective." (2) Instituiile care pstreaz arhiva trebuie s fie instituii de nvmnt superior acreditate, care s poat gestiona, completa i elibera actele de studii

originale sau duplicate ale acestora, precum i celelalte documente oficiale cu regim special.

ART. 31

Studenilor romni sau strini care au finalizat studii pariale la instituii de nvmnt superior din strintate i care solicit continuarea studiilor n instituii din Romnia li se pot recunoate studiile/actele de studii n cauz, n baza procedurilor legale de recunoatere a studiilor. ART. 32

Actele de studii eliberate absolvenilor instituiilor de nvmnt superior din Romnia pot fi vizate, la cerere, de ctre Centrul Naional de Echivalare i Recunoatere a Diplomelor din cadrul Ministerului Educaiei Naionale, n conformitate cu regulamentul de organizare i funcionare al acestuia, la cererea titularilor - n vederea utilizrii actelor de studii respective n strintate. ART. 33

Actele de studii eliberate de instituiile de nvmnt superior din strintate pot fi supuse procesului de evaluare, recunoatere/echivalare de ctre direciile de specialitate din cadrul Ministerului Educaiei Naionale, n conformitate cu reglementrile legale n vigoare, la cererea titularilor, n vederea utilizrii actelor de studii respective n Romnia.

ART. 34

(1) n cazurile n care se constat de ctre instituiile/organele abilitate c un act de studii eliberat se refer la studii care nu au fost efectuate de ctre titular, respectiv c actul de studii este un fals, instituia care l-a eliberat dispune anularea acestuia.

(2) Anularea unui act de studii n condiiile alin. (1) este fcut public, de ctre instituia care l-a eliberat, n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a. ART. 35

Formularele actelor de studii care nu mai sunt valabile sau care nu au fost

folosite timp de 10 ani de la achiziionarea lor se pot casa. ART. 36

Pentru eliberarea duplicatelor actelor de studii, instituiile pot percepe taxe, n condiiile stabilite de conducerea instituiei, n conformitate cu prevederile legislaiei n vigoare. ART. 37

(1) Dup promovarea examenului de finalizare a studiilor absolvenilor li se elibereaz o adeverin de absolvire a studiilor, al crei termen de valabilitate este de maximum 12 luni.

(2) Adeverina de absolvire a studiilor confer titularului aceleai drepturi legale ca i diploma i este necesar s conin funcia, numele, prenumele i semntura persoanelor responsabile din instituia de nvmnt superior, precum i informaiile urmtoare: a) domeniul de studii universitare;

b) programul de studii/specializarea;

c) perioada de studii;

d) media de finalizare a studiilor;

e) statutul de acreditare/autorizare provizorie, forma de nvmnt, limba de predare, locaia geografic, numrul de credite i actul normativ care le stabilete (hotrre a Guvernului, ordin al ministrului, dup caz). (3) n caz de pierdere sau de distrugere, eliberarea unei noi adeverine urmeaz procedurile legale privind eliberarea duplicatelor actelor de studii. (4) Absolvenii care nu promoveaz examenul de finalizare a studiilor primesc, la cerere, un certificat de studii universitare, care va fi realizat de

instituia respectiv i care va cuprinde informaiile prevzute la alin. (2), cu excepia lit. d), care se va nlocui cu mediile de promovare a anilor de studii. ART. 38

Pentru absolvenii nmatriculai n anul I de studii nainte de anul universitar 2010 - 2011 se vor aplica reglementrile n vigoare de la data nmatriculrii.

---------------