Marketingul evenimentelor

Eveniment caritabil pentru susinerea Centrului Educaional Ralucan zilele noastre, persoanele cu sindrom Down au sperana de via mai lung. Dei mamele mai n vrst au un risc mai mare de a avea copii cu sindrom Down, din ce n ce mai muli sunt nscui de mame tinere, ceea ce reflect o inciden n cretere la aceast categorie de vrst. Cu un sprijin adecvat persoanele cu sindrom Down pot duce o via normal. Majoritatea persoanelor cu sindrom Down nva s mearg i s vorbeasc, i foarte muli urmeaz cursurile colilor publice, trecnd cu success examenele colare i triesc o via de adult deplin, semi-independent. Exist anumite caracteristici fizice care pot s apar, ns persoanele cu sidrom Down pot s aib toate aceste caracteristici sau niciuna. ntotdeauna o pesoan cu sindrom Down va semna mai mult cu familia sa dect cu altcineva cu aceeasi condiie genetic. Suntem cu toii oameni, iar persoanele cu sidrom Down nu sunt diterite de ceilali oameni n ceea ce privete trsturile i strile sufleteti.1. Conceptul evenimentuluiEvenimentul organizat este unul de tip caritabil n cadrul cruia dorim s atragem atenia asupra persoanelor diagnosticate cu Sindromul Down, informarea participantilor cu privire la ce presupune acest diagnostic i ncurajarea acestora n a contribui prin suport financiar i a se implica prin orice mijloace dispun n a susine Centrul Educaional Raluca din Cluj Napoca care are drept scop reabilitarea social a tinerilor cu sindrom down prin furnizarea pregtirii profesionale i contientizarea importanei autonomiei sociale. Ne-am gandit s abordm o strategie de etalare a talentului i sntii corpului uman prin crearea unor numere artistice de catre membri centrului, expunerea unor picturi ale acestora, susinerea talentelor muzicale transilvnene prin promovarea a trei trupe locale i desfurarea unui maraton de 5km subliniind astfel performana membrului centrului Raluca Avram care s-a clasat pe locul al III-lea la Olimpiada Special de Iarn din 2013 ce a avut loc n Pheonchang, Coreea de Sud.

1.1. Scopul i obiectivele evenimentului:Scopul evenimentului este de a arta c persoanele cu dizabiliti mentale au propriile aptitudini i abiliti care le pot fi recunoscute ca i oricrui membru al societii astfel nct persoanele cu dizabiliti s fie integrate social, interesul i participarea la acest eveniment fiind primordial n acest sens.Ne dorim s aducem n atenia oamenilor boala genetic denumit Sidrom Down, ce presupune aceasta, cum afecteaza viaa de zi cu zi a unei persoane i totodat a punerii n atenia cetenilor din Cluj Napoca a Centrului de Educaie Raluca. Obiectivele noastre sunt acelea de a obine sponsori i donatori pe termen lung i colectarea unei sume de bani care sa menin buna desfurare a activitilor de care au parte persoanele din cadrul centrului.1.2. Publicul int

Segmentul int cruia se adreseaz evenimentul este reprezentat de toate categoriile de persoane, indiferent de vrst,copii,adoleceni,aduli,persoane vrstnice, fiind un eveniment cu caracter caritabil, orice persoan i poate aduce contribuia fizic, dar i material. De asemenea, pe lng participani ne adresm invitailor, oratorilor, organizaiei, comunitii gazda, sponsorilor, donatorilor,voluntarilor i mass-mediei.1.3. Tipul de eveniment:

Evenimentul organizat este unul de tip caritabil n cadrul cruia dorim s atragem atenia asupra persoanelor diagnosticate cu Sindromul Down, informarea participantilor cu privire la ce presupune acest diagnostic i ncurajarea acestora n a contribui prin suport financiar i a se implica prin orice mijloace dispun n a susine i ajuta Centrul Educaional Raluca din Cluj Napoca careare drept scop reabilitarea social a tinerilor cu sindrom down prin furnizarea pregtirii profesionale i contientizarea importanei autonomiei sociale.

1.4. Tema evenimentului

Tema evenimentului este reprezentat de participarea la un maraton de 5km prin care se reafirm integrarea in activiti normale a persoanelor cu sindrom Down, participarea fiind condiionat de contribuia unei sume modice de 10 lei. n cadrul evenimentul vor mai fi prezentate si acte artistice susinute de membri cu sidromul Down ai centrului educaional, discursuri ale membrilor comunitii, centrului, concerte ale unor trupe locale.

Participani vor afla informaii clare referitoare la aceast boal genetic, se vor bucura de acte artistice, vor asista la concerte ale unor tineri talentai muzical din Cluj Napoca i i vor testa rezistena n cadrul maratonului contribuind astfel la dezvoltarea lor personala i susinerea financiar a Centrului Educaional Raluca.

Ca organizatori ne ateptm ca numarul participanilor s fie de minim 500 de persoane, maratonul s decurg far probleme, lumea s se bucure de fiecare moment atent pus la punct de ctre organizatori iar suportul financiar ateptat s fie atins.Aceasta este prima ediie a evenimentul aadar nu avem criterii din trecut ce necesit a fi depite. Ne dorim ca n viitor s ducem evenimentul la un nivel superior n ceea ce privesc evenimentele caritabile din Romania.

1.5.Timpul i locul desfurrii evenimentuluiEvenimentul va avea loc in data de 21 martie 2016 n Parcul Central din Cluj Napoca.Participanii provin din oraul gazd, dar i din localitile din apropiere sau chiar i ceteni din alte orae ale rii care se afl provizoriu n Cluj Napoca.Conform cercetarilor noastre i site/ului ce se intampl n Cluj n perioada desfurrii evenimentului caritabil pentru Centrul Educaional Raluca, nu se va desfura niciun alt eveniment. 1.6. Bugetul i resursele care se estimeaz a fi necesare

Resurse financiare

Bugetul de care o sa dispunem pentru acest eveniment va fi de 35.800 RON din care 35.000 fiind aloci de catre sponsorii notrii Dorna i Telekom , iar restul de 800 provenind din ncasri de pe urma spaiilor inchiriate destinate micilor ntreprinztori ce doresc s-i comercializeze mrfurile pe toat durata evenimentului.Resurse umane

50 de voluntari care vor ajuta la distribuirea afielor i flyerelor , marcarea pistei de alergare , distribuirea produselor sponsorilor etc. 4 tehnicieni care se vor ocupa de sistemul de iluminat respectiv sunet. 4 inginerii mecani care se vor ocupa de construcia/ intreinerea/ demolarea scenei pe toat durata evenimentului. 10 angajai care vor asigura paza i protecia n cadrul evenimentului. 10 angajai care se vor ocupa cu servicii de curenie i ntreinere n cadrul evenimentului. 2 angajai care vor acorda servicii de prim ajutor n caz de accidente.Resurse materiale

Utilaje i echipamente pentru scen ( sistem sunet,sistem lumini , schele , traverse etc)

Echipamente pentru igienizare ( toalete ecologice)

Materiale pentru promovare ( afise , flyere , bannere etc)

Echipament pentru furnizarea energiei electrice ( generator de curent)

Servicii necesare (Furnizori)

SC HENNLICH SRL echipament pentru scenaROSAL Cluj Napoca echipament igienizare , servicii de curenie

S.C. Nera Murean Security S.R.L. personal pentru paz i protecie

Spitalul Clinic Municipal Cluj servicii de asisten medicalS.C. TOPSOUND S.R.L. tehnicieni , ingineri mecanici2. Planificarea (proiectul) evenimentului: Program de organizare a evenimentului:Succesul organizrii unui eveniment const n planificarea strategic, nceput cu mult timp naintea deschiderii acestuia.Tocmai pentru a asigura buna desfurare a acestuia, plnuirea activitilor a nceput cu 2 luni nainte de desfurarea evenimentului dup cum urmeaz: Cu 2 luni nainte:

-s-au stabilit scopul, tematica i mesajul pe care evenimentul trebuie s-l transmit;

-urmtorul pas a fost alegerea locaiei i a datei la care v-a avea loc evenimentul;

-s-au stabilit activitile care vor avea loc pe parcursul evenimentului;

-s-a stabilit bugetul necesar, n funcie de activitile care se vor desfura i s-au distribuit fondurile n funcie de fiecare activitate n parte;-s-a hotrt lista invitailor;

Cu o lun nainte:

-adunarea echipei care se ocup cu organizarea evenimentului;

-crearea materialelor publicitare i promoionale;

-s-a nchiriat spaiul necesar desfurrii evenimentului pentru perioada respectiv;

-s-a asigurat aparatura i suportul tehnic necesar desfurrii evenimentului (sistem de sonorizare, sistem de lumini, videoproiectoare)-s-au achiziionat materialele necesare constuirii scenei, al podiumului, precum i de asemenea s-a stabilit echipa de oameni care se vor ocupa cu construcia acestora;

-s-a stabilit i contactat firma care se va ocupa cu amenajarea decorului;

-s-au stabilit i contactat oamenii care vor filma i fotografia evenimentul;

-s-au stabilit i contactat oamenii care vor asigura sonorizarea evenimentului (asisten tehnic);

-s-a stabilit i contactat firma care va asigura paza i protecia de-a lungul desfurrii evenimentului;

-s-a asigurat serviciul de transport pentru invitaii internaionali, precum i locul de cazare al acestora;

-s-au contactat oamenii care se vor ocupa cu serviciile de primire a invitailor i care vor ntreine atmosfera (stabilirea serviciilor de entertainment);

-stabilirea unui plan n caz de urgen;

-asigurarea i contactarea personalului medical;

-asigurarea i contactarea persoanelor care se vor ocupa de cleanup;

-asigurarea unor servicii suplimentare precum energia electric i alte utiliti;

Cu o sptmn nainte:

-distribuirea materialelor publicitare i de promoie;

-pregtirea ecusoanelor pentru organizatori, invitai, pres;

-definitivarea aranjametelor legate de locaie i serviciile necesare la eveniment;

Dup ce a avut loc evenimentul:

-trimiterea de scrisori cu informaii suplimentare jurnalitilor;

-trimiterea de scrisori de mulumire;

2.3. Stabilirea programului evenimentului din perioada desfurrii efective i a tuturor celorlalte activiti conexe:

Activiti:

-9:00-9:30-Discurs de deschidere susinut de organizatori.-9:30-10:30-Discurs susinut de Directorul de la Centru de Copii cu Sindromul Down n care se prezint cu ajutorul unui videoproiector o zi din viaa unui copil purttor al acestui sindrom.-10:30-12:00-Timp liber pentru a vizita expoziia de pictur realizat de copiii cu Sindromul Down de la centru.-12:00-Startul primei serii a maratonului.-12:30-Startul celei de a 2-a serii a maratonului.-13:00-Startul celei de a 3-a serii a maratonului.-14:00-Premierea ctigtorilor.-14:30-19:00-Derularea evenimentului artistic care va fi susinut de artiti locali.-19:00-ncheierea evenimentului i mulumiri persoanelor participante.2.6. Elaborarea planului de promovare, realizarea i transmiterea materialelor de promovare:

a) Orientat spre participani

Publicitate (memo-uri, fluturai, postere, afie, brouri, cataloage)

Suntem la prima organizare a unui maraton n scop caritabil, ns dorim s avem cel puin 500 de participani, motiv pentru care am realizat o campanie de publicitate mai complex. Aadar vom mprii 3000 de fluturai n zonele cele mai circulate ale Clujului (centrul oraului, mall-uri, faculti, parcul Central, etc.). Aceast activitate va fi realizat de 10 voluntari care vor avea tricouri cu motto-ul evenimentului, plus data i locaia acestuia. Astfel oamenii vor avea o imagine nc de nainte de primi respectivele fluturae. Aceast activitate se va desfura cu o sptmmn nainte de realizarea maratonului.

n spaiie special create pentru afiaz stradal vom lipi 100 de afie cu detaliile evenimentului unde vom avea si un cod QR ce va putea fi scanat pentru o detaliere a informaiilor.

Vom apela si la reelele de socializare de tip Facebook, si Twitter, de unde vom putea estima numrul persoanelor participante n funcie de persoanele care dau attend la event. n plus vom posta detaliile evenimenului i pe paginele omologate firmei noastre de realizare a evenimentelor i de pe Centrul Educaional Raluca.

Ne dorim ca anunul acestui maraton s fie ct mai rspndit, de aceea se va apela i la alte mijloace mass-media precum televiziunile i posturile radio locale, i vom realiza un spot care sa fie difuzat chiar si n staiile de autobus pe Infotrafic. n plus colegii de la revista Zile i nopi, ct i ziarul Piata de la A la Z, ne vor publica gratuit anunul nostrum. Astfel informaiile vor ajunge cu uurin att la persoane care ne cunosc activitatea noastr ca i agenie de organizare evenimente i a asociaiei, dar vom avea i un public nou. n plus apelnd la surse diferite de promovare ne asigurm c informaia ajunge la toate categoriile de persoane, indiferent de vrst i ocupaie.

Fluturaii i afiele stradale vor fi realizare la tipografia cu care colaborm, ceea ce ne ofer din start un discount de 5% pentru contractele anterioare, iar pentru c acestea sunt folosite ntr-un scop caritabil am mai primit un procent de 5% din valoarea totat. Diferena aceasta a fost alocat n contul Asociaiei Raluca.

Ca sponsori principali avem Dorna i Telekom. Acetia vor fi menionai pe toate materiale i spoturile publicitare pe care le-am realizat. Sponsorii sunt contactai cu o luna nainte de nceperea campaniei. De asemeni avnd o colaborare cu Consiliul Local Cluj acetia ne-au ajutat cu realizarea tuturor avizelor necesare, motiv pentru care vor aprea ca i colaboratori n materialele publicitare oferite, alturi de cei menionai anterior.

De aceast dat noi nu ne-am ocupat de contactarea presei avnd deja Asiciaia Raluca contactul cu acetia, ba chiar prezentatoarea evenimentului va fi un membru al asociaiei, pe numele de Raluca Avram. Aceasta mpreun cu Mihai Arsenie i Bogdan Cristea sunt singurii reporteri romni care au sindromul Down. mpreun lucreaz n televiziune TVR Cluj i vor anuna n emisiunea lor, numit Fr prejudeci de maraton.

Am considerat ca alte mijloace de promovare sunt inutile, nu dorim sa fim intruzivi, neapelnd la marketing direct sau online.

nscrierea participanilor se va face la faa locului, termenul minim pentru a putea participa la cele 3 sesiuni de maraton find cu 15 minute nainte de nceperea cursei.2.7. Estimarea i structurarea bugetului

CHELTUIELI

Resurse UmaneNumar persoaneNumar de zileSalar/persoana/zi ( RON)Cost Total ( RON)

Voluntari507 zile0

Tehnicieni lumini2o zi300600

Tehnicieni sunet2o zi300600

Personal curatenie10o zi1001000

Personal securitate10o zi1501500

Personal medical2o zi150300

Ingineri mecanici43 zile1001200

Resurse MaterialeNumar utilajeCost inchiriere /utilaj / ziDurataCost Total ( RON)

Sistem sunet1400o zi400

Sistem lumini11500o zi1500

Schele25200o zi5000

Traverse scena40100o zi4000

Ecrane scena2100o zi200

Proiector280o zi160

Decor1100o zi100

Toaleta ecologica20200o zi4000

PromovareBucatiCost/ Bucata (RON)DurataCost Total ( RON)

Anunt la radio11207 zile120

Afise70057 zile3500

Flyere publicitare300037 zile9000

TOTAL Cheltuieli27180

VENITURI

Inchirierea spatiilor pentru comercianti

Nr comerciantiCost inchiriere/spatiu/ziCost Total (RON)

1080800

SponsorizariSuma oferita ( RON)

Dorna15000

Telekom20000

TOTAL Venituri35800

PROFIT ( RON)8620 + contributia participantilor

2.10. Realizarea diagramei GANNT a activitilor necesare organizrii evenimentului:

PAGE 7