UNIVERSITATEA TEHNIC GHEORGHE ASACHI DIN IAI

Departamentul pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii (DEAC)

METODOLOGIE DE ELABORARE A PROCEDURILOR l

INSTRUCIUNILOR DE LUCRU

COD TUIASI.POM.01

ELABORAT VERIFICAT AVIZAT APROBAT EDIIA REVIZIADEAC CEAC/ DEAC CEAC R e c to r

ing. Delia TODEREAN

prof.univ.dr.ing. Mihail VOICU, m.c. al

Academiei Romne/ prof.univ.dr.ing.

Nicolae SEG HEDIfcl/

prof.univ.dr.ing. Mihail VOICU, m.c. al

Academiei Romne

prof.univ.dr.ing. Ion GIURMA

0ianuarie 2011 / ianuarie 2001 / 01.02.2011 08.02.2011 2

k /hi4

DEPARTAMENTUL PENTRU EVALUAREA I ASIGURAREA

CALITII (DEAC)

UNIVERSITATEA TEHNICA"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI

DE ELABORARE A PROCEDURILOR I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU

M E T O D O L O G I E

COD: TUIASI.POM.01Aprobat de SENAT

Data: 08.02.2011

Ediia: 2

Revizia: 0

INDICATORUL APROBRILOR I AL REVIZIILOR

Nr.crt.

Revizia / Data aplicrii

Numrul capitolului i al paginilor

revizuite

Coninutulmodificrii

Nume i prenume

Elaborat Verificat Avizat Aprobat

1. R0/30.11.2006 Proceduracomplet

Elaborare Ediia 1

ing. Delia TODEREAN

conf.univ.dr.ing. Nicolae SEGHEDIN

prof.dr.ing. Mihail VOICU,

m.c. al Academiei Romne

prof.univ.dr.ing. Nicolae BADEA

2. R1/ 09.02.2011 Proceduracomplet

Elaborare Ediia 2

ing. Delia TODEREAN

prof.dr.ing. Mihail VOICU,

m.c. al Academiei Romne/

prof.univ.dr.ing. Nicolae SEGHEDIN

prof.dr.ing. Mihail VOICU,

m.c. al Academiei Romne

prof.univ.dr.ing. Ion GIURMA

Pagina 2 din 9

UNIVERSITATEA TEHNICAGHEORGHE ASACHI DIN IAI

M E T O D O L O G I E

DE ELABORARE A PROCEDURILOR I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU

Ediia: 2

Revizia: 0DEPARTAMENTUL PENTRU

EVALUAREA I ASIGURAREA CALITII (DEAC) COD: TUIASI.POM.01

Aprobat de SENATData: 08.02.2011

1. SCOPScopul acestei proceduri este de a stabili metodologia i responsabilitile privind

elaborarea procedurilor i instruciunilor de lucru, documente ale sistemului de management al calitii.

2. DOMENIU DE APLICAREProcedura se aplic n cadrul Universitii Tehnice "Gheorghe Asachi" din Iai,

pentru elaborarea procedurilor generale, procedurilor operaionale specifice i a instruciunilor de lucru.

3. DOCUMENTE DE REFERIN9

3.1. Legea educaiei naionale nr.1/ 2011

3.2. Legea nr. 87/ 2006 pentru aprobarea O.U.G. nr. 75/ 2005 privind asigurarea calitii educaiei

3.3. H.G. nr. 1257/ 2005 privind aprobarea Regulamentului de organizare i funcionare al Ageniei Romne de Asigurare a Calitii n nvmntul Superior (ARACIS)

3.4. H.G. nr. 1418/ 2006 pentru aprobarea Metodologiei de evaluare extern, astandardelor, a standardelor de referin i a listei indicatorilor de performan a Ageniei Romne de Asigurare a Calitii n nvmntul Superior

3.5. Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European HigherEducation Area - ENQA

3.6. SR EN ISO 9001:2008

3.7. SR EN ISO 19011:2003

3.8. SR ISO IWA 2:2006

4. DEFINIII I ABREVIERIAsigurarea calitii = parte a managementului calitii, concentrat pe furnizarea ncrederii c cerinele referitoare la calitate vor fi ndeplinite.

Proces = ansamblu de activiti corelate sau n interaciune care transform elemente de intrare n elemente de ieire.

Procedur; instruciune de lucru = mod specificat de desfurare a unei activiti sau a unui proces.

TUIASI - Universitatea Tehnic "Gheorghe Asachi" din Iai

5. INDICATORI DE PERFORMAN9

Numr de proceduri elaborate/ revizuite/ verificate/ avizate/ aprobate/ difuzate.

Pagina 3 din 9

DEPARTAMENTUL PENTRU EVALUAREA I ASIGURAREA

CALITII (DEAC)

UNIVERSITATEA TEHNIC"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI

DE ELABORARE A PROCEDURILOR I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU

M E T O D O L O G I E

COD: TUIASI.POM.OIAprobat de SENAT

Data: 08.02.2011

Ediia: 2

Revizia: 0

6. LIMITELE PROCESULUI

6.1. Date de intrare cerinele legale (legi, hotrri de guvern, ordine ale ministrului educaiei,

decizii ale Rectorului etc) i cerine reglementate (standarde, normative aplicabile);

procesele care se desfoar n cadrul universitii; competena personalului implicat n desfurarea activitilor; resurse financiare alocate.

6.2. Date de ieire proceduri generale; proceduri operaionale; instruciuni de lucru.

7. DESCRIEREA ACTIVITTII9

7.1. Identificarea proceselor i iniierea elaborrii procedurilor / instruciunilor de lucru(1) Identificarea proceselor care influeneaz calitatea serviciilor educaionale oferite de ctre universitate i identificarea interaciunilor care au loc ntre aceste procese este de competena Comisiei pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii - CEAC. Pentru ndeplinirea acestor atribuii, CEAC consult comunitatea academic.

(2) Iniierea elaborrii procedurilor/ instruciunilor de lucru se face, de regul, de ctre responsabilul procesului respectiv. Poate iniia elaborarea de proceduri/ instruciuni orice persoan care este implicat n realizarea/ monitorizarea activitilor care pot face obiectul procedurii/ instruciunii de lucru.

(3) Lista procedurilor generale, procedurilor operaionale specifice i a instruciunilor de lucru care se utilizeaz n cadrul Universitii Tehnice "Gheorghe Asachi" din Iai n cadrul sistemului de managementul calitii este analizat de Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii - CEAC i aprobat de Rectorul universitii, pe baza propunerilor fcute de ctre Directorul Departamentului pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii - DEAC.

7.2. Analiza tehnic a procedurii/ instruciunii de lucru(1) Elaborarea i redactarea procedurilor i instruciunilor de lucru se face pe baza documentaiei specifice existente, n cadrul compartimentului care coordoneaz procesul/ activitatea, conform diagramei - flux din Anexa 1.

(2) Elaborarea/ analiza/ revizia procedurilor i instruciunilor de lucru se efectueaz prin consultarea comisiilor de specialitate ale Senatului, comunitii academice, compartimentelor implicate din cadrul universitii i/ sau grupurilor interesate i cu avizul Biroului Senatului universitii.

(3) Elaborarea i redactarea procedurilor i instruciunilor de lucru trebuie efectuat, de regul, de ctre responsabilul calitii pentru procesul respectiv; responsabilul calitii, n colaborare cu Departamentul pentru Evaluarea i

Pagina 4 din 9

DEPARTAMENTUL PENTRU EVALUAREA I ASIGURAREA

CALITII (DEAC)

UNIVERSITATEA TEHNIC"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI

DE ELABORARE A PROCEDURILOR I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU

M E T O D O L O G I E

COD: TUIASI.POM.OIAprobat de SENAT

Data: 08.02.2011

Ediia: 2

Revizia: 0

Asigurarea Calitii, poate desemna o alt persoan competent pentruefectuarea acestei activiti.

7.3. Includerea n sistemul de managementul calitii a procedurii/ instruciunii de lucru(1) Fiecare procedur/ instruciune de lucru trebuie verificat de ctrespecialistul desemnat de ctre Directorul Departamentului pentru Evaluarea iAsigurarea Calitii DEAC, avizat de Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii CEAC, aprobat de Senatul universitii i difuzat n mod controlat pentru a fi aplicat.

(2) n cazul n care, n urma verificrii, se constat c este necesar o nou analiz tehnic a procedurii/ instruciunii de lucru, Directorul Departamentului pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii informeaz, n scris, responsabilul de proces, caz n care se reia diagrama - flux de la Anexa 1.

(3) n cazul n care avizul n urma verificrii este favorabil, se fac modificrile corespunztoare n Indicatorul aprobrilor l al reviziilor i se nainteaz procedura spre avizare/ aprobare structurilor desemnate.

7.4. (1) Procedura/ instruciunea de lucru intr n vigoare ncepnd cu ziuaurmtoare edinei Senatului n care a fost aprobat.

(2) Dup aprobare, procedura/ instruciunea de lucru se difuzeaz n mod controlat de ctre Departamentul pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii DEAC ctre compartimentele care urmeaz s o aplice, conform listei de difuzare aprobate. Difuzarea procedurii/ instruciunii de lucru n interiorul compartimentului ctre cei care urmeaz s o aplice este responsabilitatea efului compartimentului.

(3) Evidena procedurilor/ instruciunilor aprobate este inut de ctre Departamentul pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii DEAC prin Manualul procedurilor.

7.5. Forma i coninutul procedurii/ instruciunii de lucru

7.5.1. Forma paginii curente(1) Fiecare pagin a procedurii/ instruciunii de lucru conine elemente de

identificare i control, respectiv:- denumirea universitii;- denumirea compartimentului emitent;- titlul procedurii/ instruciunii de lucru;- codul procedurii/ instruciunii de lucru;- ediia procedurii/ instruciunii de lucru;- revizia procedurii/ instruciunii de lucru;- pagina__din total d e____ ;- aprobat d e___;- data intrrii n vigoare etc.

(2) Codificarea procedurilor se va face astfel: primul grup de litere TUIASI (denumirea universitii), prima liter P (de la procedur), a doua liter G sau O (de la

Pagina 5 din 9

DEPARTAMENTUL PENTRU EVALUAREA I ASIGURAREA

CALITII (DEAC)

UNIVERSITATEA TEHNIC"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI

DE ELABORARE A PROCEDURILOR I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU

M E T O D O L O G I E

COD: TUIASI.POM.OIAprobat de SENAT

Data: 08.02.2011

Ediia: 2

Revizia: 0

general sau operaional), a treia (numai pentru proceduri operaionale) M, B sau S (de la "proces de management", "proces de baz" sau "proces suport") dup care urmeaz codul numeric xx, astfel nct procedurile s fie unic identificabile.

(3) Codificarea instruciunilor de lucru se va face astfel: primul grup de litere TUIASI (denumirea universitii) primele dou litere IL (de la "instruciune de lucru") dup care urmeaz codul numeric xx, astfel nct instruciunile s fie unic identificabile. n cazul n care o instruciune de lucru descrie o activitate specific din cadrul unui proces deja procedurat, codificarea se realizeaz utiliznd i denumirea procedurii.

7.5.2. Forma paginii de gard(1) Fiecare procedur/ instruciune de lucru se editeaz pe pagin format A4 i va

avea la nceput pagina de gard care va conine:- denumirea universitii;- denumirea compartimentului emitent;- denumirea i codul procedurii/ instruciunii de lucru;- ediia curent i numrul reviziei curente;- datele elaborrii, verificrii i aprobrii (datele cronologice, denumirea

compartimentelor implicate i numele persoanelor implicate);- a doua pagin reprezint "Indicatorul aprobrilor i al reviziilor, n care se

menioneaz istoricul elaborrii, modificrilor, avizrilor, aprobrilor etc.

(2) Se utilizeaz Formularul TUIASI.POM.01-F1

7.5.3. Forma i stilul textuluiProcedurile/ instruciunile de lucru se tehnoredacteaz cu font Arial 12 la un rnd.

Formulrile trebuie s fie scurte, concise, lipsite de ambiguiti. Textul nu trebuie s conin consideraii generale sau teoretice i nici detalii nesemnificative sau neaplicabile, dar poate face referire la alte documente (standarde, instruciuni etc). Etapele sau activitile distincte trebuie s fie identificabile prin titluri i subtitluri numerotate sau prin simpla enumerare, dup caz.

7.5.4. Structura i coninutul procedurii/ instruciunii de lucru scrise

Seciunea SCOPSe refer la obiectivele pentru care se elaboreaz procedura/ instruciunea de lucru,

fcndu-se precizri succinte la activitatea descris.

Seciunea DOMENIU DE APLICAREPrecizeaz situaia n care se aplic procedura/ instruciunea i personalul implicat n

aplicarea ei, eventual cazurile i situaiile similare n care procedura/ instruciunea nu se aplic, dac acest lucru este semnificativ.

Seciunea DOCUMENTE DE REFERIN) 9

Cuprinde, de regul, documente care conin cerine sau informaii despre activitatea descris n procedur/ instruciune, documente care clarific sau detaliaz activitatea descris i care trebuie consultate pentru aplicarea corect. Documentele de referin trebuie specificate prin titlul complet, numrul i data emiterii.

Pagina 6 din 9

DEPARTAMENTUL PENTRU EVALUAREA I ASIGURAREA

CALITII (DEAC)

UNIVERSITATEA TEHNIC"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI

DE ELABORARE A PROCEDURILOR I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU

M E T O D O L O G I E

COD: TUIASI.POM.OIAprobat de SENAT

Data: 08.02.2011

Ediia: 2

Revizia: 0

Seciunea DEFINIII I ABREVIERICuprinde termeni specifici i precizeaz accepiunea adoptat pentru unele cuvinte

utilizate, n scopul nelegerii procedurii i evitrii oricror interpretri eronate. n situaia utilizrii prescurtrilor, acestea se definesc explicit n acest capitol.

Seciunea INDICATORI DE PERFORMAN) 9

Definete obiectivul (atunci cnd este cazul, cuantificat) procesului descris n procedur, n vederea identificrii cilor de mbuntire continu.

Seciunea LIMITELE PROCESULUIPrecizeaz datele de intrare i datele de ieire pentru procesul descris.

Seciunea DESCRIEREA ACTIVITII) 9

Descrie secvenial activitile necesare realizrii scopului, printr-o exprimare clar i concis. Seciunea trebuie s fie suficient de detaliat astfel nct s precizeze urmtoarele aspecte:

- ce i de ce trebuie s se execute;- cine, unde i cnd execut;- cum i cu ce trebuie s se execute;- cui, cnd i sub ce form se raporteaz rezultatele;- cine i cum valorific informaiile.

La elaborarea unei proceduri/ instruciuni de lucru se urmrete:- stabilirea scopului pentru care este ntocmit instruciunea;- delimitarea activitii ce urmeaz a fi descris i delimitarea domeniului de aplicare;- antrenarea tuturor persoanelor implicate n realizarea activitilor descrise;- identificarea tuturor surselor de informaie pentru documentare;- identificarea resurselor necesare desfurrii activitii descrise (resurse umane,

echipamente, materiale, resurse financiare) i a condiiilor pe care acestea trebuie s le ndeplineasc;

- stabilirea metodelor i instrumentelor utilizate;- determinarea caracteristicilor activitii procedurate ce pot influena calitatea;- determinarea metodelor de msurare a acestor caracteristici;- stabilirea criteriilor de acceptare;- stabilirea responsabilitilor personalului implicat;- stabilirea tipurilor de nregistrri generate i a formularelor utilizate pentru acestea.

Seciunea RESPONSABILITI) 9

Stabilete responsabilul de proces precum i responsabilitile personalului implicat n realizarea activitilor procedurii/ instruciunii de lucru. Responsabilul de proces este descris prin funcia persoanei care asigur coordonarea activitilor precum i atingerea indicatorilor de performan stabilii. Persoanele sau grupurile de persoane care realizeaz o anumit activitate sunt identificate prin denumirea funciei pe care o dein.

Seciunea NREGISTRRICuprinde totalitatea documentaiei necesar a fi ntocmite pe timpul desfurrii

activitilor precizate, cu scopul de a dovedi c acestea sunt ndeplinite n mod corespunztor. Suporturile de nregistrri (dosare, registre, fiiere, formulare, fie, caiete, etichete etc.) trebuie s fie uor de identificat i regsit n arhiv.

Pagina 7 din 9

DEPARTAMENTUL PENTRU EVALUAREA I ASIGURAREA

CALITII (DEAC)

UNIVERSITATEA TEHNICA"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI

DE ELABORARE A PROCEDURILOR I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU

M E T O D O L O G I E

COD: TUIASI.POM.01Aprobat de SENAT

Data: 08.02.2011

Ediia: 2

Revizia: 0

Seciunea ANEXECuprinde lista documentelor care aduc precizri suplimentare descrierii activitii i

lista formularelor utilizate pentru nregistrrile specifice care se obin ca rezultat al aplicrii procesului procedurat. Formularele sunt identificate unic prin denumire i cod.

8. RESPONSABILITI9

8.1. Responsabilul de proces - DEAC- elaboreaz, verific, difuzeaz, modific, retrage, aplic procedura.

8.2. Senatul TUIASI- aprob procedura.

8.3. Rectorul TUIASI- impune aplicarea procedurii;- asigur resurse pentru aplicarea procedurii.

8.4. Biroul Senatului universitii- avizeaz procedura.

8.5. Comisia pentru Asigurarea i Evaluarea Calitii CEAC- avizeaz procedura.

8.6. Responsabilii de proces- aplic i respect procedura;- difuzeaz procedura n cadrul compartimentului;- organizeaz grupuri de lucru pentru discutarea i aplicarea procedurii.

9. NREGISTRRI9.1. Indicatorul aprobrilor i al reviziilor9.2. Lista de difuzare9.3. Manualul procedurilor

10. ANEXE

Anexa 1 - cod TUIASI.POM.OI-AI Diagrama - flux a procesului de elaborare aprocedurilor/ instruciunilor de lucru

Formular 1 - cod TUIASI.POM.01-F1 Pagina de gard i Indicatorul aprobrilor i alreviziilor

Pagina 8 din 9

DEPARTAMENTUL PENTRU EVALUAREA I ASIGURAREA

CALITII (DEAC)

UNIVERSITATEA TEHNIC"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI

DE ELABORARE A PROCEDURILOR I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU

M E T O D O L O G I E

COD: TUIASI.POM.01Aprobat de SENAT

Data: 08.02.2011

Ediia: 2

Revizia: 0

LISTA DE DIFUZARE

1. Rectorat2. Departamentul pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii DEAC3. Prorectoratul Didactic4. Prorectoratul Strategie Universitar5. Prorectoratul tiinific6. Prorectoratul Relaii Internaionale i Imagine Universitar7. Facultatea de Automatic i Calculatoare8. Facultatea de Inginerie Chimic i Protecia Mediului9. Facultatea de Construcii i Instalaii10. Facultatea de Construcii de Maini i Management Industrial11. Facultatea de Electronic, Telecomunicaii i Tehnologia Informaiei12. Facultatea de Inginerie Electric, Energetic i Informatic Aplicat13. Facultatea de Hidrotehnic, Geodezie i Ingineria Mediului14. Facultatea de Mecanic15. Facultatea de tiina i Ingineria Materialelor16. Facultatea de Textile - Pielrie i Management Industrial17. Facultatea de Arhitectur "G.M.Cantacuzino"18. Departamentul pentru Pregtirea Personalului Didactic DPPD19. Centrul de Educaie i Formare Continu CETEX20. Centrul Regional de Instruire n Administrarea Afacerilor Publice i Private CRIAP221. Direcia General Administrativ22. Direcia Resurse Umane23. Direcia Financiar - Contabil

Pagina 9 din 9