1

INSTITUȚIA

D E C I Z I A

NR. ___________________

În baza Dispoziției Primarului General al PMB nr. ……….. - Managerul (Directorul) …………..

dna/dul. …………………;

pentru aprobarea Programului de dezvoltare a sistemului de contol intern managerial al

……………. și pentru constituirea colectivului de lucrupentru monitorizarea, coordonarea și îndrumarea

metodologică cu privire la sistemele de control managerial;

Avand in vedere prevederile art.2 si 3 din Ordinul Șefului Secretariatului General al Guvernului

nr. 400/20l5 modificat și completat prin Ordinul SSGG nr. 200/2016, pentru aprobarea Codului

controlului intern cuprinzand standardele de management/control intern al entitatilor publice si pentru

dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu modificarile si completarile ulterioare:

Decide:

Art.1 Se modifica componenta echipei privind monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea

metodologică a implementării şi/sau dezvoltării sistemului de control intern/managerial denunită în

continuare Comisie de monitorizare pentru elaborarea, implementarea si dezvoltarea Sistemului de

Control Intern/Managerial din cadrul …………………….., in componenta din Anexa nr.1 care face

parte integranta din prezenta Decizie.

Art.2 Se aproba Regulamentul de organizare si functionare a Comisiei de monitorizare

pentru elaborarea, implementarea si dezvoltarea Sistemului de Control Intern/Managerial din cadrul

………………………….., prevazut in Anexa nr.2 la prezenta Decizie.

Art.3 Se aproba Programul de Dezvoltare a Sistemului de Control Intern/Managerial

conform Anexei nr.3 la prezenta Decizie.

Art. 4 Se aprobă înființarea Echipei de gestionare a riscurilor și Regulamentul de organizare și

funcționare a acesteia

Art.5 Prezenta decizie inlocuieste Decizia nr._________.

Art.6 Prevederile prezentei Decizii vor fi aduse la indeplinire de catre compartimentele de resort

din cadrul institutiei si de catre membrii comisiei.

M A N A G E R, .....................................

2

AVIZAT, ..........................................................

Anexa nr.1

Comisia de monitorizare

Pentru elaborarea, organizarea, implementarea si mentinerea/dezvoltarea sistemului de control

intern/ managerial din cadrul ....................................:

Presedinte: – …………………….. - Contabil șef

Membri:

- ……………….. – economist – Compartiment financiar-contabilitate

- …………………. - Șef Serviciu ……………………………………..

- …………………. - Șef Serviciu ……………………………………….

- …………………. - Șef Serviciu Marketing

- …………………. – Responsabil Achiziții publice

- …………………. - Șef Birou R.U.

- …………………. - Șef Serviciu …………………

- ………………….. - Șef Birou ……………………..

- ………………….. - Șef Birou Administrativ

- ………………….. – Responsabil Compartiment Auto

Secretar: ……………………..

………………………

3

Anexa 2

Regulamentul de organizare şi funcţionare a comisiei de nonitorizare pentru elaborarea, implementarea si dezvoltarea sistemului de control managerial intern in

cadrul ……………………………………

Art.1 Atribuţiile membrilor comisiei de nonitorizare sunt:

1.1. Elaborează, implementează, împreună cu compartimentele din cadrul structurii organizatorice a ……………………, standardele de management si control intern având în vedere cele cinci elemente cheie ale controlului managerial: mediul de control, performanţa şi managementul riscurilor, informarea şi comunicarea, activităţi de control şi auditarea şi evaluarea în conformitate cu prevederile anexei nr.1 la O.S.S.G.G. Nr.400/2015.

1.2. Coordonează elaborarea programului de dezvoltare a sistemului de control managerial a …………………. care va cuprinde: - obiective generale, volumul şi complexitatea activitaţilor ce trebuie realizate şi eşalonarea lor în timp,precum şi resursele necesare îndeplinirii acestora; - obiectivele derivate stabilite pentru fiecare compartiment în funcţie de activităţile specifice desfăşurate de acestea; - obiectivele individuale care sunt atribuite fiecărui angajat; - procedurile operationale specifice activităţilor desfaşurate.

1.3. Coordonează şi monitorizează structurile din cadrul ………………….. pentru atingerea obiectivelor generale prin implementarea sistemului de control managerial(SCM), astfel:

-realizarea atribuţiilor la nivelul fiecarui compartiment, structuri în mod economic, eficace şi eficient ; - utilizarea eficientă a resurselor materiale, bugetare si umane; - respectarea legilor, H.C.L.-urilor, normelor, standardelor şi regulamentelor în vigoare precum şi a politicilor interne; -fiabilitatea informaţiilor interne şi externe. 1.4. Întocmeşte rapoarte trimestriale privind urmărirea îndeplinirii programului de dezvoltare a sistemului de control managerial. 1.5. Monitorizează şi coordonează activitatea compartimentelor care functioneaza pe baza rapoartelor primite periodic.(DACA ESTE CAZUL) 1.6. Inventariază riscurile (identificarea şi evaluarea) la nivelul obiectivelor specifice precum şi monitorizarea acestora în vederea stabilirii controalelor interne corespunzătoare. 1.7. Evaluează şi avizează procedurile operaţionale din cadrul institutiei.

1.8. Membrii comisiei de nonitorizare sunt responsabili de realizarea măsurilor şi acţiunilor aprobate în cadrul grupului de lucru pentru implementarea SCM în cadrul institutiei pană la nivel de compartiment.

Art.2 Modul de lucru al comisiei de nonitorizare

4

2.1. Comisia de nonitorizare se întruneşte periodic, semestrial sau la iniţiativa preşedintelui pe bază de convocator transmis prin secretarul comisiei cu 5 zile lucrătoare înainte de data şedinţei. 2.2. Comisia de nonitorizare îşi desfăşoară activitatea pe baza programului de dezvoltare a sistemului de control managerial al …………………. aprobat prin dispoziţie de managerului institutiei. 2.3. Membrii comisiei de nonitorizare care din motive obiective nu pot participa la şedinte au obligaţia să desemneze în scris un înlocuitor pentru şedinţa respectivă. 2.4. Şedinţele vor fi prezidate de preşedinte sau de unul din coordonatori şi au la bază ordinea de zi propusă prin convocator. 2.5. La începutul fiecărei şedinţe preşedintele/înlocuitorul va supune la vot ordinea de zi care se aprobă cu votul majoritaţii membrilor prezenţi. 2.6. Deciziile grupului se iau cu votul a jumătate plus unul din numărul membrilor prezenţi. În cazul în care se constată egalitate de voturi, votul preşedintelui este decisiv. 2.7. Deciziile comisiei de nonitorizare au caracter obligatoriu pentru membrii săi şi sunt consemnate în minuta întâlnirii. 2.8. Minuta şedinţei grupului de lucru se redactează de secretarul comisiei de nonitorizare şi va fi comunicată membrilor în termen de trei zile lucrătoare de la data şedinţei. 2.9. Minuta şedinţei va consemna sarcini, responsabilităţi si termene pentru implementarea sistemului de control managerial pana la nivel de compartiment. Membrii comisiei de nonitorizare sunt responsabili de realizarea măsurilor/acţiunilor aprobate în cadrul comisiei de nonitorizare pentru implementarea sistemului de control managerial în cadrul institutiei până la nivel de compartiment. 2.10. În funcţie de necesitate, comisia de nonitorizare poate funcţiona şi prin subcomisii de nonitorizare organizate pe domenii cu respectarea procedurii descrise la art.2.1. şi 2.8. 2.11. În cadrul subcomisiei de nonitorizare membrii desemnează prin consens o persoana cu atribuţii de coordonator şi o persoană cu atribuţii de secretar. Art.3 Preşedintele comisiei de nonitorizare are următoarele atribuţii:

3.1 Conduce şedinţele comisiei de nonitorizare, aprobă activităţile specifice din cadrul acestuia şi dispune grupului realizarea de lucrări specifice. 3.2 Urmareşte prin secretar respectarea termenelor propuse în cadrul comisiei de nonitorizare şi decide asupra măsurilor care se impun pentru respectarea lor. 3.3 Decide asupra participării la şedintele comisiei de nonitorizare şi a altor reprezentanţi din cadrul institutiei a caror prezenţă este necesară pentru clarificarea si soluţionarea problemelor discutate.

Art.4 Atribuţiile secretariatului comisiei de nonitorizare:

4.1 Redactează convocatorul şedinţelor trimestriale, inclusiv ordinea de zi şi asigură convocarea membrilor comisiei de nonitorizare.

4.2 Redactează minuta şedinţelor lunare şi o transmite membrilor comisiei de nonitorizare şi celor nominalizaţi pentru rezolvarea sarcinilor dispuse în şedinţa.

4.3 Organizează desfăşurarea şedinţelor de lucru ale comisiei de nonitorizare. 4.4 Ţine evidenţa documentelor şedinţei.

5

Anexa nr.3

Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial in

…………………….

Cadrul legal

Sistemul de control intern din cadrul teatrului ………….. reprezintă ansamblul de măsuri, metode şi proceduri întreprinse la nivelul fiecărei structuri din cadrul aparatului de specialitate, instituite în scopul realizării obiectivelor la un nivel calitativ corespunzător şi îndeplinirii cu regularitate în mod economic, eficace şi eficient a politicilor adoptate.

Programul a fost întocmit în baza dispoziţiilor art.2, alin.(2), din Ordinul Șefului Secretariatului General al Guvernului nr. 400/2015, modofocat și completat prin Ordinul SSGG nr. 200/2016.

In elaborarea programului s-au avut în vedere următoarele acte normative:

-H.C.G.M.B nr……….., privind aprobarea organigramei, a regulamentului de organizare si funcţionare ale ……………….; -legea nr.53/2003, privind Codul muncii cu modificările si completările ulterioare; -legea nr.82/1991, a contabilităţii, cu modificările si completările ulterioare; -legile bugetare anuale; -legea nr.273/2006, privind finanţele publice locale; -legea nr.672/2002, privind auditul public intern; -O.G.nr.34/2006, privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii; -legea nr.284/2010, privind salarizarea unitară a personalului platit din fondurile publice -ordonanţa nr.119/1999, privind auditul intern şi controlul financiar preventiv; -ordinul nr.1.792/2002, pentru aprobarea normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale; Controlul intern la nivelul ………………. are drept obiective:

-realizarea atribuţiilor la nivelul fiecărei structuri în mod economic, eficace si eficient; -protejarea fondurilor publice; -respectarea legilor, normelor, standardelor şi reglementărilor în vigoare; -dezvoltarea unor sisteme de colectare, stocare, actualizare şi difuzare a datelor şi informaţiilor financiare şi de conducere .

6

r.crt. Etape Termen Standard, conform anexelor din

Ordinul nr.400/2015 0 1 2 3

1. Stabilirea obiectivelor generale ale ………………………… precum şi a obiectivelor specifice direcţiilor şi compartimentelor de specialitate

…………. 2017 Răspunde

Comisia de Monitorizare.

4.Structura organizatorica 5.Obiective.

2. Stabilirea acţiunilor si activitaţilor pentru realizarea obiectivelor

…………… 2017 Răspunde

Comisia de Monitorizare.

2.Atribuţii, funcţii, sarcini 4.Structura organizatorică 11.Continuitatea activităţii

3. Descrierea modului de organizare şi funcţionare a sistemului de control managerial al ……………….

………….. 2017 Răspunde

Comisia de Monitorizare.

1.Etica, integritatea 3.Competenţa, performanţa

4. Autoevaluarea bazată pe analiza sistemului de control managerial în ceea ce priveşte procedurile si identificarea elementelor de disfuncţionalitate şi a riscurilor care pot afecta realizarea obiectivelor …………………..

………….. 2017 Răspunde

Comisia de Monitorizare.

7. Monitorizarea performanțelor 8. Managementul riscurilor 15. Evaluarea sistemului de control intern

5. Stabilirea orientărilor si modalităţilor de dezvoltare a sistemului de control managerial pentru teatrul …………… prin raportarea la standardele de management/ control intern la entităţile publice aprobate prin Ordinul 400/2015

…………… 2017 Răspunde

Comisia de Monitorizare.

6. Planificarea 7. Monitorizarea performanțelor 10. Supravegherea 15. Evaluarea sistemului de control intern

6. Identificarea documentelor si a fluxurilor de informaţii care intră sau ies din …………………. comunicarea între compartimente și comunicarea cu nivelele ierarhic superioare

…………. 2017 Răspunde

Comisia de Monitorizare.

8. Managementul riscului 12.Informarea și comunicarea 13. Gestionarea documentelor.

7. Stabilirea unui sistem de monitorizare a desfăşurării acţiunilor si activităţilor ………….. 2017

Răspunde Comisia de

Monitorizare.

6. Planificarea 12.Informarea și comunicarea 13. Gestionarea documentelor 14. Raportarea contabilă și financiară 15. Evaluarea sistemului de control intern

8. Monitorizarea realizării obiectivelor generale şi specifice

Permanent Răspunde

Comisia de Monitorizare.

6. Planificarea 7. Monitorizarea informaţiilorperfeormanțelor 10. Supravegherea

7

11. Continuitatea activității 12. Informarea și comunicarea

9. Autoevaluarea realizării obiectivelor generale şi specifice şi îmbunătăţirea sistemului de control managerial pe baza autoevaluării şi a standardelor de management/control intern aprobate prin Ordinul nr. 400/2015

31 Decembrie 2017

Răspunde Comisia de

Monitorizare.

4. Structura organizatorică 5. Obiective 10. Supravegherea 11.Continuitatea activităţii 13. Gestionarea documentelor.

10. Elaborarea manualelor de proceduri pentru activităţi care determină utilizarea acestor instrumente la nivelul ……………………………… …………… 2017

Răspunde Comisia de

Monitorizare.

8. Managementul riscului 9. Proceduri 11. Continuitatea activității 12. Informarea și comunicarea 13. Gestionarea documentelor 14. Raportarea contabilă și financiară 15. Evaluarea sistemului de control intern.

11. Actualizarea sub forma versiunilor şi a prevederilor din manualele de procedură şi din orice alt instrument folosit de controlul intern managerial Permanent

Răspunde Comisia de

Monitorizare.

8. Managementul riscului 9. Proceduri 10. Supravegherea 11. Continuitatea activității 12. Informarea și comunicarea 13. Gestionarea documentelor 14. Raportarea contabilă și financiară.

12. Elaborarea programului de pregătire profesională în domeniul controlului managerial

31 Decembrie 2017

Răspunde Comisia de

Monitorizare.

3.Competenţa profesională

M A N A G E R,

……………………..

AVIZAT, ........................................

8

Anexanr.4

ECHIPADEGESTIONAREARISCURILOR

În conformitate cu prevederile cuprinse în Ordinul nr. 400/2015 al Șefului Secretariatului General alGuvernului modificat și completat prin Ordinul nr. 200/2016, la nivelul …………………., se constituie Echipa degestionareariscurilorcuurmătoareacomponență:

Președinte:..........................-……………..

Membri:………….-………………………………….

..................................-…………………….

Secretar:.....................

9

REGULAMENTDEORGANIZAREȘIFUNCȚIONARE

AECHIPEIDEGESTIONAREARISCURILOR

În vederea gestionării riscurilor la nivelul ……………., echipa de gestionare a riscurilor va avea monitoriza activitatea membrilor Comisiei de monitorizare a implementării controlului intern managerial;

Echipa de gestionare a riscurilor cuprinde conducătorii de compartimente sau înlocuitorii acestora, din structura organizatorică, se actualizează ori de câte ori este cazul şi este coordonată de către preşedintele echipei de monitorizare

Secretarul echipei de gestionare a riscurilor şi înlocuitorul acestuia sunt desemnaţi de către preşedinte dintre responsabilii cu riscurile de la nivelul compartimentelor;

Preşedintele Echipei de gestionare a riscurilor emite ordinea de zi a şedinţelor echipei, asigură conducerea şedinţelor şi elaborarea proceselor-verbale ale şedinţelor, care cuprind dezbaterile privind riscurile şi măsurile de control stabilite, transmise la compartimente pentru implementarea acestora;

Președintele Echipei de gestionare a riscurilor va desemna câte o persoană din cadrul fiecărui compartiment al instituției, persoană care va fi responsabilă de centralizarea riscurilor la nivel de compartiment

Persoana responsabilă cu riscurile la nivel de compartiment va întocmi registrul riscurilor pe compartiment.

Secretarul Echipei de gestionare a riscurilor elaborează Registrul riscurilor de la nivelul ………………, prin centralizarea registrelor de riscuri de la nivelul compartimentelor, şi îl actualizează annual;

Secretarul Echipei de gestionare a riscurilor elaborează, pe baza rapoartelor anuale privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor de la nivelul compartimentelor, dar şi pe baza planului de implementare a măsurilor de control întocmit de secretarul echipei, o informare care se discută şi se analizează pentru a fi transmisă spre aprobare Comisiei de monitorizare.

M A N A G E R,

…………………………………