Abstract

Acest proiect este destinat gestionarii evidentei unui magazin de produse si servicii IT. Bazele de date sunt fiiere de gestionare a informatiilor in tabele. Ele permit prelucrarea i vizualizarea informaiilor i n alte moduri, dup criterii de selectie, sortri, grupri ale cmpurilor, etc.

Aceast baz de date permite vizualizarea si gestionarea produselor, furnizorilor, salariatilor, clientilor si a serviciilor din magazin si modul in care acestia interactioneaza.Baza de date este realizata cu ajutorul programului Microsoft Office 2003 si este alcatuita din urmatoarele elemente: tabele, interogari, formulari, rapoarte si comenzi macro.

Cuprins

1.Introducere....................................................4A.2.Crearea si vizualizarea tabelelor...............5 2.1 Crearea unui tabel folosind Design View......5 2.2 Vizualizarea i adugarea de date ntr-un tabel.......5 2.3 Crearea de relaii intre tabele.................113.Crearea si rularea interogrilor...................12 3.1 Interogri de selecie.......................13 3.2 Interogri de aciune ......................144.Crearea i rularea unui formular.................185.Crearea i rularea unui raport.....................216.Crearea si descrierea comenzilor macro.....24B.7.Concluzii.................26C.8.Bibliografie.............................................28Introducere:

Proiectul este structurat pe 3 parti si are ca scop prezentarea conceptelor de lucru si a modalitatii practice de intocmire si gestionare a unui program informatic cu privire la activitatatea unei firme care comercialaizeaza produse si servicii IT,facand legatura intre furnizori, clienti si produse, prin folosirea MS ACCESS.

Prima parte isi propune sa descrie normele privitoare la gestionare firmei care restrictioneaza modelarea programului precum si pasii logici de urmat pentru conceperea si realizarea programului informatic conform cerintelor utilizatorului acestuia astfel:

Modelarea fizica prin defmirea si utilizarea urmatoarelor concepte

descrierea modurilor in care se pot proiecta si vizualiza obiectele bazei de date relationale de tip TABLES descrierea modurilor in care se pot proiecta si vizualiza obiectele bazei de date relationale de tip QUERIES descrierea modurilor in care se pot proiecta si vizualiza obiectele bazei de date relationale de tip FORMS descrierea modurilor in care se pot proiecta si vizualiza obiectele bazei de date relationale de tip REPORTS descrierea modurilor in care se pot proiecta si vizualiza obiectele bazei de date relationale de tip MACRO

A doua parte prezinta concluziile personale asupra proiectului si problemei abordate.

Al treilea capitol prezinta baza bibliografica folosita pentru conceperea si realizarea proiectului.

2.Crearea si vizualizarea tabelelorTabelele constituie obiectele fundamentale ale unei baze de date ACCESS.

ntr-un tabel se stocheaz att descrierea structurii tabelei ct i nregistrrile de date .Tabelele sunt transpunerile entitilor n modelarea logic , atributele entitilor fiind liniile tabelului ; fiecare atribut are un nume ; se definete tipul de dat ; se poate da i o descriere a atributului . Fiecare tabel are chei de identificare , identificator al entitii , care pot fi chei primare sau chei externe .

Cheile primare se seteaz prin apsarea butonului care reprezint o cheie din bara standard a programului , dup ce s-a marcat linia respectiv. Cheile externe se preiau din entitile vecine cu care entitatea n cauz este n asociere ,n condiiile impuse de anumite valori ale cardinalitilor .

ntre tabelele aplicaiei se stabilesc anumite legturi , care n ACCES 2003 se implementeaz n fereastra Relationship . Aceste legturi au la baz , ca fundament logic, modelul logic al datelor pe baza cruia s-au stabilit relaiile dintre entiti. 2.1 Crearea unui tabel folosind Design ViewPentru crearea tabelelor se poate folosi modul Design View care constituie o modalitate usoara de denumire a campurilor si de stabilire a tipurilor de date ce vor fi introduse.

2.2 Vizualizarea i adugarea de date ntr-un tabelOdata creat tabelul, datele pot fi introduse si vizualizate prin deschiderea tabelului.

Proiectul meu contine urmatoarele tabele:

1.Produse

2.Furnizori

3.Clienti

4.Salariati

5.Servicii

6.Vanzari

7.Cumparari

2.3 Crearea de relaii intre tabeleRelatiile dintre tabele sunt de tipul one-to-many, dar pot fi identificate si relatii de tipul many-to-many sparte prin intermediul unor tabele intermediare.

3.Crearea si rularea interogrilor

Interogarea unei baze de date nseamn regsirea i extragerea informaiilor stocate n acestea. Pentru realizarea interogrilor,ACCESS pune la dispoziia utilizatorilor obiectele de tip cereri (query). O cerere poate avea drept surs de date una sau mai multe tabele ale bazei de date sau chiar o alt cerere creat anterior . Rezultatele interogrilor pot fi actualizabile .Cmpurile din structura unei interogri pot fi att preluate din tabele i translocate n grila de proiectare prin dublu clik , ct i calculate prin formule de calcul ce sunt introduse n una din coloanele grilei de proiectare.

3.1 Interogarea de selectie:

Programul Access include aplicaia QBE (Query by Example) grafic. Utilizarea acestei caracteristici ofer o mai mare flexibilitate dect Filter, permind alegerea cmpurilor care apar n rezultatul interogrii i crearea unor interogri mult mai complexe, folosind informaia din tabele principaie i din cele asociate acestora.In programul meu am folosit urmatoarele interogari de selectie:

1.afisare_produse: afiseaza produse din tabelul produse2.afisare produs dupa categorie: interogare parametrica,afiseaza produsele din categoria introdusa

3.afisare produse dupa furnizor: afiseaza produsele in functie de furnizorul introdus

4.afisare salariat-client: afiseaza clientii carora li s-au prestat servicii si pe angajatii care le-au prestat, evidentiaza o legatura de tipul many-to-many

5.afisare dupa 2 parametrii: afiseaza produsele in functie de 2 parametrii introdusi(categorie si pret)6.afisare furnizori dupa localitate: afiseaza furnizorii in functie de localitate in care isi au sediul

7.afisare produse vandute complet: afiseaza produsele la care s-a terminat stocul

8.afisare produse in functie de pret

3.2 Interogri de aciuneInterogrile de aciune creeaz noi tabele n bazele de date sau realizeaz modificri majore ale unei tabele prin intermediul unei singure operaii.

Exist patru tipuri de interogri de aciune:Make-table:

1.Creare tabel cu produse care nu sunt pe stoc: creeaza un tabel nou in care sunt introduse produsele care nu mai sunt pe stoc

2.Creare tabel cu cereri servicii: creeaza un tabel nou cu serviciile cerute de clienti si care nu au fost prestate inca

DeleteAcest tip de interogare sterge din inregistrari in functie de criteriu.

1.Stergere produse vandute complet: aceasta interogare sterge inregistrarile din tabelul Produse care nu mai sunt pe stoc

2.Stergere servicii rezolvate: aceasta interogare sterge din tabelul Servicii inregistrarile serviciilor care au fost prestate

Update

Modifica inregistrari existente in tabel1.Adaugare spor la salariu

2.Efectuare reducere pentru loialitate

3.Adaos comercial

Append

Adauga noi inregistrari tabelelor

1.Adaugare produse noi

2.Adaugare clienti noi

4.Crearea i rularea unui formularn cadrul aplicaiilor cu baze de date tabelele sunt actualizate prin intermediul unor machete specializate numite formulare (forms). Tehnica cea mai utilizat la crearea unui formular este urmtoarea :

-ntr-o prim faz formularele sunt generate prin Form Wizard dup care sunt deschise n modul Design pentru a fi modificate , astfel nct s corespund ct mai bine cerinelor utilizatorului final.

Proiectarea formularelor prin aceast variant presupune urmtoarele etape(atunci cnd sursa de date este o tabel):

-se selectez cmpurile din sursa de date , ce vor fi afiate n formular,

-se elege tipul de formular,

-se setbilete imaginea de fundal pentru formular,

-se definete titlul formularului , precum i modul n care va fi deschi formularul.

In proiectul meu am folosit urmatoarele formulare:

1.Produse

2.Furnizori

3.Salariati

4.Clienti

Deasemenea am folosit si alte formulare pentru crearea unui meniu prin care sa fie vizualizata mai usor aplicatia.

5.Crearea i rularea unui raportObiectele de tip raport se creeaz n etapa de exploatare a bazelor de date Coninutul lor poate fi vizualizat pe ecran , sau se poate lista la imprimant.

Rapoartele sunt departajate foarte fin de formulare , procedeul de generare fiind aproximativ identic, una din diferene constnd n faptul c formularele pot fi actualizate , modificate din punct de vedere al coninutului i al valorilor coninute , pe cnd raportul este generat la o dat calendaristic fix , el coninnd valori ale cmpurilor la acea dat , acestea neputnd fi schimbate . Dac se dorete cunoaterea unei anumite situaii la o dat ulterioar trebuie procedat la alctuirea altui raport care s reflecte situaia i schimbrile survenite n decursul perioadei.Rapoartele din proiectul meu ofera o imagine de ansamblu asupra datelor dar si sintetizarea acestora.1.Raport de comanda

2.Produse

3.Vanzari

4.Servicii

5.Furnizori

6.Crearea si descrierea comenzilor macroO comand macro este constituit dintr-un ansamblu de aciuni executabile printr-un simplu clic cu mouse-ul , printr-o comand dintr-un meniu , ca urmare a unui eveniment sau printr-o combinaie de taste .Aciunile unui obiect macro se aplic obiectelor dintr-o baz de date .

Aciunile pot viza :

deschiderea unui obiect tip tabel,cerere , formular,raport;

filtrarea datelor afiate ntr-un obiect tabel sau formular;

cutarea unei nregistrri care rspunde la un anumit criteriu ;

iniializarea coninutului anumitor cmpuri ;

definirea meniurilor personalizate ;

executarea unei instruciuni (fraze) SQL;

Construirea de obiecte macropermite utilizatorilor s personalizeze aplicaiile dezvoltate prin crearea de meniuri i/sau bare cu instrumente personalizate.Am folosit obiectele de tip macro pentru a le utiliza in crearea unor comenzi in formularul de tip switchboard:

In final am folosit formulare de tip Switchboard pentru a facilita navigarea prin baza de date:

7.CONCLUZII

Microsoft Office Acces ofer posibilitatea de a prelucra i vizualiza mult mai rapid datele dect ar fi nevoie dac ar fi s folosim clasicile hrtii, grmezi de acte, dosare, etc. Iar calculatorul nu solicit mult spatiu, pe ct ar solicita s zicem o ntreag bibliotec.

Programul Microsoft Access este un program de calcul care ne ajut la organizarea de zi cu zi a muncii la calculator, n proiectarea, construirea, i folosirea n practic a unei baze de date i reprezint o nou ideologie n acest domeniu, avnd performane sporite.

- Ofer numeroase faciliti de proiectare i dezvoltare a aplicailor - Printre multiplele forme de organizare a datelor, bazele de date ocup un loc aparte.- Sistemul de gestiune a bazelor de date (SGBD) este un sistem de programe care faciliteaz i supervizeaz introducerea de informaii n baza de date, actualizarea i extragera din baz, controlul i autorizarea accesului la date, capabil s ndeplineasc urmtoarele funcii: de descriere ,care rezid n definirea structurii datelor, a relaiilor dintre acestea i a condiilor de acces la informaile coninute n baza de date; de actualizare, care presupune inserarea, redactarea i suprimarea datelor; de interogare a BD, care permite obinerea diferitor informaii din BD conform unor criterii de cutare; de obinere de date noi, care const n prelucrarea informaiei iniiale n scopul obinerii unor totaluri, medii etc.; de ntreinere, care const n crearea copiilor de rezerv, compactarea BD i repararea ei n cazul deteriorrii;de securitate a datelor, care rezid n protejarea BD mpotriva accesului neautorizat i n atribuirea drepturilor de acces.

Avantajul sistemului Microsoft Access este interferena utilizator grafic, imaginile sugestive care permit utilizatorului s efectueze orice operaie pe care o doreste, programul fiind de un real folos firmelor in operaiile i activitile de marketing, management i nu numai.

Asadar,in ton cu cele prezentate mai sus,am incercat sa folosesc majoritatea facilitatilor oferite de acest program pentru a oferi o imagine cat mai clara a activitatii firmei mele,prin prezentarea produselor comercializate,efectuarea bilantelor dintre intrari si iesiri,precum si prin afisarea detaliilor cu privire la personal,furnizori si clienti.8.Bibliografie:

1. http://office.microsoft.com/ro-o/access/HP052801191048.aspx2. http://facultate.regielive.ro/cursuri/calculatoare/microsoft_access_curs_2-20773.html3. Informatic aplicat Elemente avansate de Acces

Luminia Giurgiu, Editura AFT Nicolae Blcescu, Sibiu 2007

4. Microsoft Press, Microsoft Acces 2000, Manualul nceptorului, Editura Teora, Bucureti 2001.

5. Help Microsoft Office Acces 20036. Jeff Perkins, Bryan Morgan SQL fr profesor, n 14 zile, Editura Teora, 199727