METODOLOGIE DE IMBUNATATIRE A MANAGEMENTULUI SERVICIILOR ... · PDF fileMETODOLOGIE DE...

METODOLOGIE DE IMBUNATATIRE A MANAGEMENTULUI

SERVICIILOR PUBLICE - MANAGEMENTUL

DOCUMENTELOR

Versiune Document 1.0 Creat: 14.06.2013

Ultima Actualizare: 28.06.2013

Metodologia privind imbunatatirea Managementului serviciilor publice - Componenta SIVADOC – la Institutia

Prefectului – Judetul Botosani

Pagina 2/46

CONTROLUL DISTRIBUTIEI

Nr. Copie Distributie 1. Copie internă SIVECO România SA

2. Copie externă Instituţia Prefectului - Judeţul Botoşani

ISTORICUL MODIFICARILOR

Versiune Data Comentarii 0.1 DRAFT 14.06.2013 Versiune initiala

1.0 28.06.2013 Versiune finala

APROBARILE DOCUMENTULUI

Nume Funcţie Departament Semnătură Data

Întocmit Alexandr BARBĂNEAGRĂ

Analist SIVECO-CAD 28.06.2013

Verificat Ionuţ ARSENE Coordonator proiect

SIVECO–CAD 28.06.2013

Verificat Laurenţiu POPESCU

Coordonator proiect

SIVECO–SVAP 28.06.2013

Aprobat Adrian Nas Manager Proiect

SIVECO 28.06.2013



Pagina 3/46

1. CUPRINS

CONTROLUL DISTRIBUTIEI ...................................................................................................................................................... 2 ISTORICUL MODIFICARILOR ..................................................................................................................................................... 2 APROBARILE DOCUMENTULUI ................................................................................................................................................. 2

1. CUPRINS ................................................................................................................. 3

I. OBIECTIVE ŞI ARIE DE CUPRINDERE ............................................................................................. 5

II. MODUL DE ABORDARE PROPUS .................................................................................................... 5

II.1. OBIECTIVE ...................................................................................................................................................................... 6 II.2. MOD DE ABORDARE ......................................................................................................................................................... 6

III. ACTIVITATI DE CONTROL AL IMPLEMENTARII MANAGEMENTULUI DE DOCUMENTE ........ 9

III.1. SEDINTE SI INTALNIRI DE LUCRU ..................................................................................................................................... 9 III.2. COMUNICAREA IN CADRUL PROIECTULUI ....................................................................................................................... 10 III.3. MANAGEMENTUL RISCURILOR ...................................................................................................................................... 11

IV. MANAGEMENTUL SCHIMBARII ................................................................................................... 13

IV.1. INTRODUCERE .............................................................................................................................................................. 13 IV.2. PROCEDURA ................................................................................................................................................................ 13

V. MANAGEMENTUL CALITATII ........................................................................................................ 16

PRINCIPALUL OBIECTIV AL MANAGEMENTULUI CALITATII ESTE DE A ASIGURA CLIENTUL CA IMPLEMENTAREA MODULULUI DE

MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR - SIVADOC, VA SATISFACE NEVOILE UTILIZATORILOR SAI SI OBIECTIVELE PROPUSE. .......... 16 V.1. CERINTE DE CALITATE, CRITERII SI METRICI .................................................................................................................... 16

1. Indicatori obiectiv verificabili ............................................................................................................ 16 2. Criterii de calitate ............................................................................................................................. 17 3. Masurarea calitatii ............................................................................................................................ 19

V.2. ACTIVITATI DE CONTROL AL CALITATII ............................................................................................................................. 21 1. Analize de proiect ............................................................................................................................ 21 2. Audituri ale calitatii .......................................................................................................................... 22

VI. ACTIVITATI TEHNICE PRIVIND IMPLEMENTAREA MODULULUI –MANAGEMENTUL CALITATII - SIVADOC 22

VI.1. ANALIZA FLUXURILOR INFORMATIONALE SAU ANALIZA DE BUSINESS ............................................................................... 22 1. Obiective ......................................................................................................................................... 22 2. Activitatile etapei de analiza ............................................................................................................. 23

VI.2. INSTALAREA SI CONFIGURAREA MODULUI – MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR (SIVADOC) ........................................... 24 1. Obiective ......................................................................................................................................... 24 2. Activitatile etapei de Instalare si Configurare ..................................................................................... 25

VI.3. ADAPTARE MANUAL DE UTILIZARE SI PREGATIREA SUPORTULUI DE CURS ........................................................................ 26 VI.4. INSTRUIRE ADMINISTRATORI ........................................................................................................................................ 26

1. Obiective ......................................................................................................................................... 26 2. Livrabile .......................................................................................................................................... 27

VI.5. TESTARE APLICATIE ...................................................................................................................................................... 27 1. Obiective ......................................................................................................................................... 27 2. Modul de abordare ........................................................................................................................... 27 3. Livrabile .......................................................................................................................................... 27



Pagina 4/46

VI.6. INSTRUIREA UTILIZATORILOR FINALI .............................................................................................................................. 28 1. Obiective ......................................................................................................................................... 28 2. Modul de abordare ........................................................................................................................... 28 3. Livrabile .......................................................................................................................................... 28

VI.7. ASISTENTA TEHNICA ACORDATA UTILIZATORILOR FINALI PENTRU UTILIZAREA SISTEMULUI IN PRODUCTIE. ........................ 29 1. Obiective ......................................................................................................................................... 29 2. Modul de abordare ........................................................................................................................... 29 3. Livrabile .......................................................................................................................................... 29

VI.8. SUPORT TEHNIC .......................................................................................................................................................... 30 1. Obiective ......................................................................................................................................... 30 2. Modul de abordare ........................................................................................................................... 30

VII. PREZENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC CARE STA LA BAZA IMBUNATATIRII MANAGEMENTULUI SERVICIILOR PUBLICE – MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR(SIVADOC) ................................. 30

VII.1. INTRODUCERE ............................................................................................................................................................ 30 VII.2. INREGISTRAREA DOCUMENTELOR ................................................................................................................................ 31 VII.3. TRANSMITEREA DOCUMENTELOR PE FLUXURI DE LUCRU ............................................................................................... 34

1. TRIMITEREA UNUI DOCUMENT PE FLUX DE LUCRU DIN CADRUL MODULULUI REGISTRATURA ........... 35 2. TIMITEREA UNUI DOCUMENT PE FLUX DE LUCRU DIN CADRUL MODULULUI DEPOZITULUI DE DOCUMENTE ....................................................................................................................................... 36

VII.4. URMARIREA ACTIVITATILOR ......................................................................................................................................... 37 VII.1. CAUTAREA DOCUMENTELOR ........................................................................................................................................ 39

1. Cautarea simpla ............................................................................................................................... 39 2. Cautarea avansata ........................................................................................................................... 42



Pagina 5/46

I. Obiective şi arie de cuprindere

Scopul acestui document este de a prezenta metodologia de implementare a componentelor sistemului informatic pentru Managementul Documentelor SIVADOC in cadrul Institutiei Prefectului – Judetul Botosani. Implementarea componentei de Managementul Documentelor are ca obiectiv principal imbunatatirea functionarii tuturor structurilor organizatorice, pe toate nivelurile sprijinind astfel transformarile pe toate nivelurile.

II. Modul de abordare propus

Propunerea abordarii in cadrul prezentului proiect este metodologia de proiect SIVACOP. Aceasta metodologie de proiect, SIVACOP (SIVECO Integrated Value-Added Code of Practice), este o metodologie definita drept combinatie intre standardul de profil (PMI - PMBoK) si bunele practici din SIVECO, integrata cu procedurile sistemului de calitate; metodologie care poate de asemenea sa fie folosita drept cadru pentru utilizarea a diferite Metodologii privind Ciclul de Viata al Dezvoltarii de Software, cât si Metodologii privind Ciclul de Viata al Project Management atunci când Clienti SIVECO solicita aplicarea unor metodologii specifice (PMBoK, PRINCE2, SIX SIGMA, UML, RUP, RAD(Rapid application development) Agile, Waterfalls etc...). In asemenea cazuri, este necesar sa se poata integra aceste metodologii in cadrul Metodologiei de Project Management a SIVECO spre a pastra controlul privind progresul Proiectului, Programului si Portofoliului. Conceptul de ‘Project Management Body of Knowledge’ este un termen inclusiv care descrie suma cunostintelor din cadrul profesiei de project management. Acest compendiu include cunostiinte privind practici traditionale, dovedite, cu larga aplicare, cât si cunostinte privind practici avansate si inovative, care este posibil sa fi avut o utilizare mai limitata. Intregul volum de cunostinte privind domeniul de project management este acela care se afla inmagazinat la practicieni si cadre universitare care il aplica si il perfectioneaza. Manualul ‘A Guide to the Project Management Body of Knowledge – Third Edition’ - Un Ghid privind Compendiul de Cunostiinte de Project Management- Editia a Treia, (denumit si Ghidul PMBOK® – Editia a Treia) identifica si descrie acel subset al Compendiului de Cunostiinte de Project Management general acceptat. General acceptat inseamna ca practicile si cunostintele descrise se pot aplica la majoritatea proiectelor, si ca exista un consens larg acceptat despre valorile si utilitatea lor.



Pagina 6/46

General acceptat nu inseamna ca practicile si cunostintele sunt sau ar trebui sa fie aplicate uniform in toate proiectele: echipa de project management este intotdeauna responsabila sa stabilieasca ce este potrivit pentru orice proiect dat. Compendiul de Cunostiinte de Project Management (PMBOK) este o colectie de procese si domenii de cunostinte general acceptate ca cele mai bune practici in cadrul disciplinei de project management. Ca un standard recunoscut international (IEEE Std 1490-1998) el ofera principiile de baza in project management. PMBOK recunoaste 5 grupuri de procese de baza (de initiere, planificare, executie, monitorizare & control si incheiere) si 9 domenii/arii de cunostinte, incluzând managementul integrarii proiectului, managementul ariei de acoperire a proiectului, managementul timpului, al costurilor, al calitatii, managementul Resurselor Umane, managementul comunicarii, managementul riscului si managementul achizitiilor. Procesele se suprapun si interactioneza pe parcursul proiectului sau al fazei. Ele sunt descrise in termeni de intrari (documente, planuri si scheme de proiectare), instrumente si tehnici (mecanisme aplicate la intrari) si iesiri (documente, produse, rezultate).

II.1. Obiective

Principalele obiective ale metodologiei PMI sunt:

o Sprijin pentru a controla aria de acoperire a proiectului, planul, costurile si calitatea

o Reducerea si gestionarea riscului

o Administrarea resurselor

o Identificarea activitatilor de proiect

o Coordinarea comunicarii intre ”stakeholderii” proiectului (factorii implicati sau afectati de proiect)

o Alinierea activitatii la obiectivele Institutiei Prefectului – Judetul Botosani

II.2. Mod de abordare

Pentru a atinge obiectivele stabilite, metodologia se axeaza pe urmatoarele 9 domenii de cunostinte:

o Managementul Integrarii

o Managementul Ariei de acoperire a proiectului

o Managementul Timpului

o Management ul Costurilor

o Managementul Calitatii

o Managementul Resurselor Umane



Pagina 7/46

o Managementul Comunicarii

o Managementul Riscului

o Managementul Achizitiilor

Grup de Procese & Domenii de Cunostinte

Procesele de Project management sunt organizate in cinci Grupe de Procese:

Procesele de initiere sunt acele procese executate pentru a autoriza si defini aria de acoperire a unei noi faze de proiect.

Procesele de planificare sunt acele procese executate pentru a defini si elabora in amanunt aria de acoperire a proiectului, a dezvolta planul de project management si a identifica si planifica activitatile (de proiect) ce apar in cursul proiectului.

Procesele de executie sunt acele procese executate pentru a indeplini lucrarile definite in planul de project management spre a realiza obiectivele proiectului, definite in declaratia privind aria generala de acoperire a proiectului.

Procesele de monitorizare & control sunt acele procese necesare pentru a initia, planifica, executa si incheia un proiect cu atingerea obiectivelor de performanta, definite in planul de project management si in declaratia privind aria generala de acoperire a proiectului.

Procesele de incheiere sunt acele procese executate pentru a incheia formal toate activitatile proiectului sau ale fazei si transferul produsului finit catre altii.

PMBoK cele cinci Grupe de Procese



Pagina 8/46

Fiecare Grup de Proces consta intr-unul sau mai multe procese de management. Grupurile de procese sunt legate prin rezultatul pe care il produc— rezultatul sau iesirea dintr-unul devine adesea o intrare spre alt grup. Printre grupurile de procese centrale legaturile sunt iterate —planificarea furnizeaza din timp grupului de executie un plan de proiect documentat si apoi ofera actualizari documentate ale planului pe masura ce proiectul progreseaza.

Managementul Integrarii

Managementul Integrarii Proiectului include procesele necesare pentru a ne asigura ca diferitele elemente ale proiectului vor fi coordonate corespunzator. Aceasta implica negocieri intre obiectivele si alternative spre a satisface nevoile si asteptarile „stakeholderilor”. Procesele descrise in acest capitol sunt in primul rând integrative.

o Dezvoltarea Planului de Proiect

Dezvoltarea Planului de Proiect utilizeaza iesirile din celelalte procese de planificare, inclusiv planificarea strategica, spre a crea un document compatibil, coerent care poate fi folosit atât pentru executia cât si pentru controlul proiectului. Acest proces este iterat de mai multe ori. Suma tuturor planurilor integrate de management de control va constitui aria totala de acoperire a proiectului.

o Executia Planului de Proiect

Executia Planului de Proiect este procesul primar pentru realizarea planului de proiect – marea majoritate a bugetului proiectului si a efortului de munca vor fi folosite pentru executia acestui proces. In cadrul lui, project managerul si echipa de project management vor coordona si directiona diverse interfete tehnice si organizatorice care exista in proiect. Acesta este procesul din proiect care este cel mai afectat in mod direct de domeniul de aplicare al proiectului. In cadrul lui este creat efectiv produsul proiectului. Performantele fata de referintele de masurare ale proiectului vor fi monitorizate continuu, astfel incât sa se poata lua actiuni corective pe baza performantei curente comparativ cu planul proiectului. Prognoze periodice ale costului final si planificari ale rezultatelor se vor face in sprijinul analizei.

o Controlul Integrat al Schimbarii

Controlul Integrat al Schimbarii se ocupa cu influentarea factorilor care creaza schimbari, asigurându-se ca schimbarile sunt agreate, determinând ca a aparut o schimbare, si gestionând schimbarile efective cand apar si pe masura ce apar.

Aria originala de acoperire definita a proiectului si referinta de performanta integrata sunt mentinute printr-o continua gestionare a schimbarilor fata de datele de referinta, fie respingând noi schimbari sau prin aprobarea schimbarilor si incorporarea lor intr-o referinta de proiect revizuita. Controlul Integrat al Schimbarii necesita:

o Mentinerea integritatii referintei de masurare a performantei.

o Asigurarea ca schimbarile asupra obiectivului general al produsului sunt reflectate in definirea obiectivului proiectului.

o Coordonarea schimbarilor in cuprinsul domeniilor de cunostinte.



Pagina 9/46

o Incheierea Proiectului

Proiectul sau faza necesita incheiere, fie dupa atingerea obiectivelor sale sau fiind terminata pentru alte motive. Inchiderea administrativa consta in documentarea rezultatelor proiectului pentru a formaliza acceptanta produsului proiectului de catre sponsor sau client. Ea include stringerea inregistrarilor din cadrul proiectului; asigurarea faptului ca ele reflecta specificatiile finale; analizarea succesului proiectului, a eficientei si a lectiilor invatate si arhivarea unor asemenea informatii pentru utilizare viitoare. Activitati de inchidere administrativa nu vor fi intârziate pâna la finalizarea proiectului. Fiecare faza a proiectului va fi inchisa corespunzator pentru a ne asigura ca informatii importante si utile nu se vor pierde.

III. Activitati de control al implementarii Managementului de Documente

III.1. Sedinte si intalniri de lucru

In fiecare etapa a procesului de implementare a modulului de Management al Documentelor SIVADOC, se vor organiza sedinte si intalniri de lucru intre membrii echipei de proiect din cadrul echipei de proiect, comusa atat din membrii echipei SIVECO cat si membrii ai echipei de proiect din partea Institutiei Prefectului – Judetul Botosani.

Sedinta de startare a proiectului (Kick-off meeting) – Sedinta ce se organizeaza o singura imediat dupa semnarea contractului si are ca scop strangerea tuturor membrilor implicati in proiect pentru a fi prezentate obiectivele proiectului. La finalul intalnirii se completeaza un proces verbal de sedinta.

Etapa de Analiza (cod etapa D1) – Se vor organiza interviuri cu utilizatorii finali ai modulului de management al documentelor pentru identificarea fluxurilor informationale din cadrul Institutiei Prefectului – Judetul Botosani. La aceste intalniri va trebui sa asiste si responsabilul de modul desemnat din partea Institutiei Prefectului – Judetul Botosani. Din partea SIVECO va participa specialistul in analiza fluxurilor. La finalul fiecarei intalniri se va completa un proces verbal de sedinta in care se consemneaza fluxurile informationale descrise de utilizator. Totodata se vor completa si chestionare de analiza furnizate de analistul SIVECO.

Etapa de Instalare a sistemului (cod D2) – Dupa finalizarea acestei etape, se va organiza o intalnire prin care se va prezenta reprezentantilor Institutiei Prefectului – Judetul Botosani finalizarea activitatii de instalare si configurare a fluxurilor identificate si se va completa un Raport de Instalare.



Pagina 10/46

Etapa de Testare a componentelor aplicative si a fluxurilor in sistemul de management (cod D3) – La finalizarea activitatii de testare a componentelor sistemului informatic de catre membrii Institutiei Prefectului – Judetul Botosani, se va organiza o sedinta de proiect in care se vor stabili daca au fost identificate probleme in timpul testarii. In cadrul acestei intalniri se va imana membrilor de proiect SIVECO un raport de testare a sistemului si se va intocmi un proces verbal de sedinta. Dupa finalizarea cu succes a etapei de testare se va intocmi un proces verbal de acceptanta functionala a sistemului.

Realizarea cursurilor de instruire pentru utilizarea si administrarea eficienta a sistemelor informatice implementate (cod D4) – In aceasta etapa se cor organiza intalnirile in vederea instruirii Administratorilor sistemului informatic din partea Institutiei Prefectului – Judetul Botosani. In fiecare zi de instruire se va completa un formular de Prezenta la Curs, la finalul fiecarei sesiuni de instruire fiecare cursant va completa un Chestionar de Evaluare si dupa fiecare etapa de instruire instructorul va completa un raport de scolarizare ce va fi supus spre aprobare Institutiei Prefectului – Judetul Botosani.

Asistenta Tehnica in vederea sustinerii programelor informatice implamentate (cod D5) – In cadrul acestei etape se vor organiza intalniri ce au ca scop sprijinul acordat de specialistii SIVECO pentru utilizatorii finali ai modulului Managementul Documentelor in deprinderea utilizarii corespunzatoare a sistemului informatic. In urma fiecarei intalniri specialistul SIVECO va completa un Raport de Asistenta Tehnica in care va descrie activitatile prestate, iar acest raport va fi semnat si de participantii la aceste intalniri.

Sedinte de proiect – Periodic se vor organiza intalniri la sediul Institutiei Prefectului – Judetul Botosani sedinte de proiect care au ca scop monitorizarea desfasurarii proiectului, identificarea eventualelor probleme si gasirea solutiilor pentru rezolvarea acestora. La aceste intalniri participa coordonatorii proiectului din partea Institutiei Prefectului – Judetul Botosani si a SIVECO, iar daca este necesar vor participa si membrii din echipa de implementare a proiectului. Totodata in situatii speciale pot participa la aceste sedinte membrii din conducerile celor doua institutii implicate in proiect. La finalul fiecarei sedinte se va completa un proces verbal de sedinta.

III.2. Comunicarea in cadrul proiectului

Pentru comunicarea eficienta in cadrul proiectului au fost identificate doua mari criterii de comunicare si anume:



Pagina 11/46

1. Nivelurile de comunicare – in cadrul acestui criteriu este stabilit modul in care membrii celor doua echipe de proiect (din cadrul Institutiei Prefectului – Judetul Botosani si din SIVECO Romania) vor comunica, astfel incat fiecare nivel/erarhie din cadrul proiectului sa primeasca doar acele informatii de interes pentru nivelul respectiv. Reprezentarea nivelurilor de comunicare este descrisa in figura de mai jos:

Institutia Prefectului – Judetul Botosani SIVECO Romania

PREFECT

PRESEDINTE

SUBPREFECT

Account Manager

Deputy Strategy Vicepesident

Project Manager Asistent Proiect

Project Manager Backup Project Manager

Responsabil Modul

Administrator sistem

Utilizatori

Specialist SIVECO - SIVADOC

2. Canale de comunicare – canalele de comunicare in cadrul proiectului sunt:

- Comunicarea verbala: o realizata in cadrul intalnirilor dintre reprezentantii Institutiei Prefectului –

Judetul Botosani si reprezentantii SIVECO Romania. o realizata prin intermediul telefoniei

- Comunicare Scrisa:

o Realizata prin intermediul Postei electronice (e-mail) o Realizata prin Fax o Realizata prin Posta

III.3. Managementul Riscurilor

Scopul managementului riscurilor este acela de a gestiona la nivelul comitetului de conducere a proiectului (format atat din reprezentanti ai Institutiei Prefectului – Judetul



Pagina 12/46

Botosani cat si din reprezentanti ai SIVECO Romania) nivelurile de risc si de incertitudine, astfel incat obiectivele stabilite in proiect sa fie realizate cu succes. Pentru a putea gestiona aceste riscuri se vor avea in vedere urmatoarele: 1. Identificarea riscurilor 2. Stabilirea probabilitatii de producere a riscurilor identificate 3. Cuantificarea riscurilor in cazul producerii (pierderi financiare sau de alta natura) 4. Stabilirea masurilor propuse de evitare a producerii riscurilor identificate. 5. Validarea eliminarii sau a diminuarii riscurilor identificate.

Odata cu startarea procesului de implementare au fost identificate o serie de riscuri astfel:

- Depasirea termenelor stabilite in graficul de implementare a proiectului, datorita decalarii etapei de startare a proiectului din noiembrie 2011 in luna aprilie a anului 2012, fara a fi decalata si data de finalizare, ceea ce a condus la comprimarea timpului de desfasurare a activitatilor din proiect. In acest sens implicarea in activitatile de proiect din partea ambelor echipe este esentiala pentru indeplinirea cu succes obiectivelor propuse si incadrarea in termenele stabilite. Ca masura preventiva pentru evitarea producerii acestui risc SIVECO Romania a suplimentat membrii echipei declarati initial in cadrul proiectului.

- Din experienta SIVECO privind implementarea sistemelor informatice, s-a identificat riscul privind reticenta utilizatorilor la schimbare, astfel incat procesul de determinare a utilizatorilor pentru a utiliza sistemul informatic revine in egala masura atat membrilor echipei SIVECO care vor intra in contact direct cu acestia, cat si echipei de management din cadrul Institutiei Prefectului - Judetul Botosani, care poate influenta gradul de implicare a utilizatorilor in realizarea obiectivelor proiectului. Cuantificarea acestui risc asupra proiectului este greu de realizat la acest moment, insa o lipsa de utilizare a sistemului informatic implementat poate conduce pana la solicitarea de restituire a sumelor finantate prin Programul operational dezvoltarea capacitatii administrative.

- Planificarea etapei de instruire in perioada de Vara, a detesminat aparitia riscului de neindeplinire a obiectivului de scolarizare a 50 de utilizatori datorita suprapunerii cu perioadele de concedii ale salariatilor Institutiei Prefectului - Judetul Botosani. In acest sens responsabilitatea prevenirii producerii acestui risc revine in totalitate comitetului de management al proiectului din partea Institutiei Prefectului - Judetul Botosani, atat prin amanarea efectuarii concediilor in perioada de derulare a etapei de Instruire, cat si prin planificarea utilizatorilor la cursurile de instruire tinand de perioada de concedii a acestora.



Pagina 13/46

IV. Managementul Schimbarii

IV.1. Introducere

Gestiunea modificarilor se refera la proceduri de control al modificarilor. Aceste proceduri se aplica la toate tipurile de cereri de modificare, de exemplu la planul de lucru, cerintele utilizator, controlul problemelor, limitarea riscului. Modificarile pot aparea datorita schimbarilor de mediu, schimbarii cerintelor utilizatorilor sau a logicii generale a proiectului. Cererile de modificare se pot lansa fie de client, fie de contractant si adresate partii celeilalte. O copie va fi trimisa fiecarei persoane implicate pentru informare. Daca in timpul implementarii, SIVECO sau Institutia Prefectului – Judetul Botosani semnaleaza nevoia unei schimbari (termen care include modificarea) in Specificatiile functionale, repere de timp, functionalitate, preturi si cheltuieli (cele de mai sus nu vor fi considerate ca o lista exclusiva), SIVECO poate solicita in orice moment si Institutia Prefectului – Judetul Botosani poate recomanda in orice moment astfel de schimbari si poate propune un amendament la Proiect sau la Specificatiile functionale, in conformitate cu Managementul Schimbarii. Pentru a evita intarzierile care pot afecta integritatea proiectului, aprobarea sau respingerea acestor cereri trebuie facuta cat mai repede posibil.

IV.2. Procedura

Cu exceptia acordului scris atit al Institutiei Prefectului – Judetul Botosani, cat si al SIVECO, nu se va presupune ca obligatiile asumate de fiecare din parti in cadrul Contractului se vor schimba, pana cand Contractul va fi executat in conformitate cu Managementul Schimbarii. Cererea de modificare poate fi emisa de oricare dintre parti (partea emitenta). Toate tipurile de cereri trebuie sa urmeze procedura descrisa mai jos. Institutia Prefectului – Judetul Botosani si SIVECO vor discuta schimbarile propuse de oricare din parti si aceste discutii vor avea ca rezultat una din cele trei variante:

acord de a nu efectua schimbarea

cerere de schimbare scrisa din partea Institutiei Prefectului – Judetul Botosani

recomandare pentru schimbare din partea furnizorului

Formularul de cerere de modificare Partea care emite cererea de modificare trebuie sa completeze un formular de cerere de modificare (FCM). Formularul va contine urmatoarele detalii:

titlul schimbării

iniţiatorul şi data cererii de schimbareprioritatea schimbarii



Pagina 14/46

motivul pentru care s-a solicitat schimbarea

descrierea modificarii propuse

detalii complete ale schimbării, incluzînd orice specificaţii şi facilităţi pentru utilizator

justificarea modificarii

consecinte in caz de neoperare a modificarii

riscuri

livrabile afectate

estimarea impactului asupra planificarii proiectului (timp, resurse)

estimarea costurilor

Dupa completarea si semnarea de catre partea emitenta, formularul cu cererea de modificare va fi transmis celeilalte parti. Toata documentatia referitoare la cerere (scrisori, minute, documentatie de asistenta) va fi atasata formularului de cerere de modificare. Evaluarea cererii de modificare Cererile de modificare sunt evaluate de ambele parti si aprobate sau respinse pe baza justificarii si a consecintelor prezentate. Daca se considera necesar, se poate convoca o sedinta pentru a se discuta cererile. Discutiile trebuie documentate pe hartie prin intocmirea unor Minute de Sedinta (Anexa B) si adaugate la dosarul cererii de modificare. Calculul costurilor SIVECO va efectua o analiza initiala a schimbarii solicitate. Acest lucru va fi realizat intr-un cadru de timp agreat de Comitetul Director al proiectului. Inainte de a incepe, Furnizorul va informa Clientul asupra costului perioadei initiale de analiza, pe baza ratelor zilnice negociate de comun acord cu Clientul. Rezultatele analizei vor cuprinde:

identificarea modulelor si a tabelelor bazei de date care vor fi afectate de schimbare

detalii asupra costului, care poate fi pe baza unui Preţ fix, sau pe bază de Timp şi Materiale;

timpul trecut din implementarea schimbarii, data la care Furnizorul poate incepe sa lucreze si impactul asupra reperelor de timp ale Proiectului.

In cazul in care calculul costurilor se face pe baza de Timp si Materiale se vor folosi rate de zi-om. SIVECO va oferi Institutiei Prefectului – Judetul Botosani estimari de timp pentru implementarea schimbarii si costul va fi calculat multiplicand aceste estimari de timp cu ratele zilnice de mai sus. In cazul unei schimbari a unui Pret fix, Furnizorul va aplica estimarilor o contingenta rezonabila.



Pagina 15/46

Aprobarea cererii de modificare Dupa aprobarea unei cereri de modificare, detaliile aprobarii (inclusiv semnaturile) se vor introduce în formularul cererii de modificare. O copie va fi trimisa tuturor partilor implicate. Cand este necesar se va trimite si documentatia suport. Respingerea cererii de modificare Daca se respinge o cerere de modificare, detaliile respingerii (inclusiv semnaturile) se vor introduce în formularul cererii de modificare. O copie va fi trimisa tuturor partilor implicate. Cand este necesar se va trimite si documentatia suport. Implementarea modificarii Implementarea modificarilor aprobate, va avea loc dupa primirea cererii de modificare aprobate. Repetarea modificarii

Procedura de mai sus poate fi repetitiva, fiecare parte fiind capabila sa aduca propriile amendamente la cererile originale. Toate aceste amendamente trebuie introduse în dosarul cererii de modificare.



Pagina 16/46

V. Managementul Calitatii

Principalul obiectiv al managementului calitatii este de a asigura Clientul ca implementarea modulului de Management al Documentelor - SIVADOC, va satisface nevoile utilizatorilor sai si obiectivele propuse.

V.1. Cerinte de calitate, criterii si metrici

1. Indicatori obiectiv verificabili

Indicatori de produs

Indicator Descriere Importanta

Corectitudine / Functionalitate

Capacitatea Sistemului Informatic de a satisface cerintele utilizatorilor.

Mare

Fiabilitate Abilitatea Sistemului Informatic de a executa o anumita functie, in conditii determinate si pentru o perioada de timp determinata.

Mare

Interoperabilitate Abilitatea Sistemului Informatic de a schimba informatii cu alte sisteme (ex.: pentru actualizarea bazei de date) si de a folosi mutual informatia care a fost schimbata.

Mare

Integritate Capacitatea Sistemului Informatic de a se proteja impotriva acesului neautorizat sau a modificarilor de date sau de software.

Mare

Utilizabilitate Capacitatea componentelor functionale livrate in cadrul Sistemului Informatic de a fi usor intelese si aplicabile de catre utilizatorii finali.

Mare

Expandabilitate Usurinta cu care Sistemului Informatic poate fi modificat pentru a adauga functionalitati. De asemenea, abilitatea sistemului de a procesa extensii ale volumului de date fara fluctuatii notabile in performanta.

Mare



Pagina 17/46

Indicatori de proiect

Indicator Descriere Importanta

Incadrare in timp

Capacitatea de a livra Sistemul Informatic in intervalul de timp specificat de Institutia Prefectului – Judetul Botosani.

Mare

Eficienta Resurselor

Capacitatea de a atribui resurse optime proiectului pentru a asigura calitatea si livrarea la timp.

Mare

Buget Capacitatea de a livra Sistemului Informatic in costurile previzionate.

Mare

Potential viitor in afaceri

Satisfactia Institutia Prefectului – Judetul Botosani fata de produsele si serviciile livrate in cadrul proiectului si dorinta acestuia de a furniza referinte pozitive in viitor sau de a extinde sistemul.

Mare

2. Criterii de calitate

PM din partea SIVECO va fi responsabil de supervizarea asigurarii calitatii în ceea ce priveste aspectele tehnice si functionale ale implementarii modulului de Management al documentelor - SIVADOC furnizat de SIVECO Romania.

Indicatori de produs

Indicator Criteriu Descriere

Corectitudine / Functionalitate

Completitudine Capacitatea Sistemului Informatic de a satisface cerintele utilizatorilor.

Consistenta Capacitatea Sistemului Informatic de a asigura o proiectare uniforma si tehnici si notatii uniforme în implementare

Acuratete Capacitatea Sistemului Informatic de a asigura precizia necesara în privinta calculelor si rezultatelor.

Fiabilitate Managementul Anomaliilor

Abilitatea Sistemului Informatic de a furniza continuitatea operatiilor si de a se restaura în conditii anormale de functionare.

Acuratete Capacitatea Sistemului Informatic de a asigura precizia necesara în privinta calculelor si a rezultatelor.

Interoperabilitate Unicitate Abilitatea Sistemului Informatic de a folosi interfete standard pentru protocoale, rutine si reprezentari de date.



Pagina 18/46

Independenta Abilitatea Sistemului Informatic de a fi independent de mediul software (sistem hardware, sistem de operare, utilitati, rutine I/O, biblioteci).

Integritate Securitate Capacitatea Sistemului Informatic de a aloca si utiliza tipurile (ex.: read only) si nivelurile (ex.: functie, fisier, camp) de securitate necesare pentru controlul accesului.

Auditabilitate Capacitatea Sistemului Informatic de a pastra o istorie a modificarilor de functii si date, inclusiv utilizatorul responsabil.

Utilizabilitate Simplitate Capacitatea componentelor functionale livrate in cadrul Sistemului Informatic de a fi usor intelese si aplicabile de catre utilizatorii finali.

Virtualitate Abilitatea Sistemului Informatic de a nu necesita din partea utilizatorilor cunoasterea caracteristicilor sale fizice, logice sau topologice.

Familiaritate Abilitatea Sistemului Informatic de a facilita familiarizarea utilizatorului cu functiile si operatiile sale.

Expandabilitate Augmentabilitate Usurinta cu care Sistemului Informatic poate fi modificat pentru extinderea functionalitatii.

Modularitate Capacitatea Sistemului Informatic de a furniza module compatibile cu o cuplare optima.

Virtualitate Abilitatea Sistemului Informatic de a nu necesita din partea utilizatorilor cunoasterea caracteristicilor sale fizice, logice sau topologice.

Simplitate Capacitatea componentelor functionale livrate in cadrul Sistemului Informatic de a fi usor intelese si aplicabile de catre utilizatorii finali.

Indicatori de proiect

Indicator Criteriu Descriere

Încadrarea în timp

Respectarea planificarii

Capacitatea de a livra Sistemul Informatic in intervalul de timp specificat de Institutia Prefectului – Judetul Botosani.

Eficienta resurselor

Corespondenta resurse folosite – resurse necesare

Capacitatea de a atribui resurse optime proiectului pentru a asigura calitatea si livrarea la timp.

Buget Incadrarea în buget

Capacitatea de a livra Sistemul Informatic in costurile previzionate.



Pagina 19/46

Potential viitor în afaceri

Gradul de satisfacere a INSTITUTIEI PREFECTULUI – JUDETUL BOTOSANI

Satisfactia Institutiei Prefectului – Judetul Botosani fata de procesul de implementare, echipa de proiect si nivelul serviciilor oferite.

3. Masurarea calitatii

Indicator : Corectitudine / Functionalitate

Completitudine

Consistenta

Acuratete

Obiectiv : Acceptanta

Metoda de masurare : Aplicarea planului de testare pentru acceptanta

Obiective de îmbunatatire:

Reducerea numarului de probleme at depistate

Activitati de calitate Prezentarea Sistemului Informatic pentru acceptanta

Asistenta pe durata testului de acceptanta a Sistemului Informatic

Indicator: Fiabilitate

Managementul erorilor

Acuratete

Obiectiv: Acceptanta

Metoda de masurare : Aplicarea planului de testare pentru acceptanta

Obiective de îmbunatatire :

Reducerea numarului de erori depistate

Activitati de calitate Prezentarea Sistemului Informatic pentru acceptanta

Asistenta pe durata testului de acceptanta Sistemului Informatic

Indicator: Interoperabilitate

Unicitate

Independenta


Metoda de masurare: Analiza specificatiilor utilizatorilor din punct de vedere al conformitatii cu standardele tehnice



Activitati de calitate: Analiza specificatiilor



Pagina 20/46

Indicator: Integritate

Securitate

Auditabilitate


Metoda de masurare: Analiza specificatiilor pentru proiectare si acceptanta



Activitati de calitate Analiza specificatiilor

Suport pentru testul de acceptanta

Indicator: Utilizabilitate

Simplitate

Virtualitate

Familiaritate

Obiectiv: Uniformitatea interfetei utilizator

Metoda de masurare: Aplicarea planului de testare pentru acceptanta


Opinie pozitiva a utilizatorilor

Activitati de calitate: Evaluarea periodica a opiniei utilizatorilor prin completarea de chestionare

Indicator: Expandabilitate

Augmentabilitate

Modularitate

Virtualitate

Simplitate

Obiectiv: Îndeplinirea cerintelor pentru procesarea noilor functii / date si/sau cresterea numarului de utilizatori

Metoda de masurare: Analiza codului pentru simplitate si modularitate

Analiza specificatiilor pentru îmbunatatirile necesare


Timpul de raspuns la cerinte

Activitati de calitate: Analiza proiectului, controlul modificarilor

Indicator: Încadrarea în timp

Respectarea planificarii

Obiectiv: Respectarea tuturor termenelor de livrare stabilite

Metoda de masurare: Utilizarea efortului estimat/re-estimat pentru finalizare, data finalizarii, calcularea decalajului si procentul de finalizare

Obiective de imbunatatire:

Reducerea decalajului dintre efortul estimat si cel efectiv

Activitati de calitate: Raportarea si urmarirea progresului



Pagina 21/46

Indicator: Eficienta resurselor

Concordanta resurse folosite – resurse necesare

Obiectiv: Optimizarea aptitudinilor necesare

Metoda de masurare: Estimarea capabilitatii resurselor interne


Asigurarea disponibilitatii resurselor planificate

Activitati de calitate: Alocarea si coordonarea resurselor

Coordonarea si realizarea planului de scolarizare

Indicator: Buget

Încadrarea în buget Obiectiv: Respectarea cerintelor de raportare a costurilor interne si externe

Metoda de masurare: Urmarirea costurilor effective


Reducerea întarzierii raportarii la sfarsitul lunii

Activitati de calitate: Analiza proiectului

Controlul modificarilor

Indicator: Potentialul viitor de afaceri

Gradul de satisfacere a INSTITUTIA PREFECTULUI – JUDETUL BOTOSANI

Obiectiv: Satisfactia clientului

Metoda de masurare: Feeback regulat


Rapiditatea în procesarea cerintelor

Activitati de calitate: Evaluarea gradului de satisfactie al beneficiarului

Analiza proiectului

V.2. Activitati de control al calitatii

Aceasta sectiune defineste modalitatea in care calitatea procesului din cadrul proiectului va fi auditata precum si modul in care va fi analizata calitatea livrarilor produse pe durata proiectului.

1. Analize de proiect

Analizele de proiect sunt asigurate de catre PM SIVECO si urmaresc sa stabileasca o intelegere comuna a intregii echipe de implementare a progresului fata de obiectivele contractului si ce trebuie facut pentru a se asigura ca implementarea produsului satisface cerintele contractuale.



Pagina 22/46

Analizele se documenteaza in Procese Verbale de sedinta. PM SIVECO va raspunde de efectuarea si concluzionarea verificarilor.

2. Audituri ale calitatii

Scopul auditurilor de calitate este de a verifica daca toate activitatile proiectului sunt executate in concordanta cu Planul de Asigurare a Calitatii.

Sistemul de audit consta in:

planificarea, pregatirea si conducerea auditurilor

inregistrarea rezultatelor auditurilor

evaluarea, comunicarea si rezolvarea neconformitatilor gasite cu ocazia auditurilor

initierea actiunilor corective si urmarirea acestora.

Auditurile calitatii vor fi conduse de Responsabilul cu Asigurarea Calitatii SIVECO, in conformitate cu procedurile sistemului de calitate SIVECO, certificat ISO 9001:2008.

VI. Activitati tehnice privind implementarea modulului –Managementul Documentelor - SIVADOC

VI.1. Analiza fluxurilor informationale sau analiza de business

1. Obiective

Scopul acestei activitati este de a defini activitatile curente din cadrul Institutiei

Prefectului – Judetul Botosani. Analiza activitatilor si proceselor specifice ale Clientului

este etapa cea mai importantă a implementării, deoarece ea stabileşte condiţiile

concrete de modelare a activitatii Clientului prin Sistemul Infomatic de Management al

Documentelor - SIVADOC. De rezultatele acestei faze depinde durata totală a

proiectului, încadrarea în bugetul existent, si satisfacţia finală a utilizatorilor.

Principalele obiective ale acestei faze sunt:



Pagina 23/46

analiza şi înţelegerea fluxurilor informationale ale Institutiei Prefectului – Judetul

Botosani si a fluxurilor informationale ale Serviciilor publice deconcentrate din

subordinea prefectului

maparea activităţilor la funcţionalitatile sistemului de Management al

Documentelor şi invers.

identificarea cerintelor de parametrizare si configurare a sistemului furnizat

identificarea rapoartelor necesare; stabilirea complianţei rapoartelor SIVECO

stabilirea specificaţiilor de import al datelor Clientului

stabilirea scenariilor de test pentru acceptanţele funcţionale pe componentele

sistemului informatic şi a scenariilor de test pentru acceptanţa finală a sistemului

integrat în ansamblul său

activitatile, resursele si produsele existente in cadrul sistemului informatic al

Prefecturii Botosani;

evaluarea interdependentelor dintre sisteme, procese si activitati;

necesitatile de integrare dintre sisteme etc.

sisteme si echipamente hardware, software, produse informatice;

fluxuri si circuite informationale prin care se realizeaza preluarea, manipularea,

transmiterea, prelucrarea, stocarea si controlul datelor;

identificarea cerintelor de prelucrare a informatiilor;

cerintele specifice de functionare si testarea ale sistemului;

alte activitati legate de implementarea sistemului.

2. Activitatile etapei de analiza

Punerea la dispozitia echipei SIVECO a structurii organizatorice si documentelor folosite de beneficiar

Studiere structura organizatorica si documente interne primite de la Institutia Prefectului – Judetul Botosani.

Planificarea etapei de analiza

realizarea interviurilor cu utilizatorii finali pe baza chestionarelor ( pentru departamentele din cadrul Institutiei Prefectului – Judetul Botosani)



Pagina 24/46

examinarea documentelor primite de la beneficiar (pentru departamentele din cadrul Institutiei Prefectului – Judetul Botosani)

redactarea si semnarea minutei de sedinta in vederea validarii de catre utilizatorii (pentru departamentele din cadrul Institutiei Prefectului – Judetul Botosani)

realizarea interviurilor cu utilizatorii finali pe baza chestionarelor (pentru cele 12 servicii publice deconcentrate din subordinea Institutiei Prefectului – Judetul Botosani)

examinarea documentelor primite de la beneficiar (pentru cele 12 servicii publice deconcentrate din subordinea Institutiei Prefectului – Judetul Botosani)

redactarea minutei de sedinta in vederea validarii de catre utilizatorii (pentru cele 12 servicii publice deconcentrate din subordinea Institutiei Prefectului – Judetul Botosani)

Redactarea documentelor de analiza pe baza minutelor de sedinta realizate in zilele anterioare.

Stabilirea compliantei intre fluxurile informationale identificate cu fluxurile modulului Managementul Documentelor

Transmiterea documentului de analiza catre persoanele implicate in proces. Realizare proces verbal de predare – primire. Implementare feedback in document (in urma observatiilor primite, daca este cazul) Realizare proces verbal de acceptanta analiza.

VI.2. Instalarea si configurarea modului – Managementul Documentelor (SIVADOC)

1. Obiective

Instalarea sistemului informatic SIVADOC cuprinde: - instalarea bazei de date Oracle si a Serverelor de Aplicatie - configurarea acestora pentru rularea aplicatiei. - instalarea aplicatiilor desktop necesare pentru rularea pe calculatoarele client (Java JRE)

In cadrul acestei etape se va realiza instalarea si configurarea sistemului SIVADOC in vederea punerii acestuia in productie. Instalarea Bazei de date :

- Se va instala Oracle Database 11g pe servere. Acestea vor fi legate la un storage care va stoca fisierele fizice ale bazei de date.

Instalarea Serverelor de aplicatie



Pagina 25/46

Se va instala serverul de aplicatie pe serverul aferent modulului SIVADOC Instalarea Statiilor de lucru Pe statiile client este necesara instalarea unui browser web (Internet Explorer sau Mozilla Firefox), precum si a Java JRE 6.

Dupa instalarea acestora se va instala aplicatia de management al documentelor si se va conecta la serverul de aplicatii si la sistemul de gestiune a bazelor de date. Din acest moment aplicatia de management al documentelor poate fi considerata instalata. Pentru a putea fi folosita in mod optim de catre utilizatorii finali, se vor face configurari ale browserului web, pe fiecare statie in parte. In general aceste configurari se refera la:

- Adaugarea adresei de server la trusted sites, pentru a putea permite functionarea corecta

- Adaugarea adresei de server ca exceptie la pop-up blocker, pentru a nu aparea probleme cu ferestrele care sunt generate de aplicatie.

Dupa realizarea instalarii aplicatiei si configurarea statiilor, se va realiza configurarea efectiva a sistemului in concordanta cu documentul de analiza. Aceasta configurare va contine in general:

- Definirea organigramei institutiei - Maparea departamentelor din organigrama in sistem - Introducerea utilizatorilor in sistem - Definirea rolurilor din organizatie - Mapare utilizatorilor pe roluri - Definirea tipurilor de documente folosite - Adaugarea de metadate sau alte informatii generale la tipurile de documente definite - Definirea fluxurilor de lucru ale documentelor in concordanta cu documentul de

analiza si rolurile din organizatie - Definirea registrelor

La final se va face un back-up al ultimei versiuni a aplicatiei si se va configura sistemul de gestiune al bazelor de date sa realizeze back-upul datelor la un interval convenit de comun accord.

2. Activitatile etapei de Instalare si Configurare

Instalare aplicatii necesare rularii aplicatiei sivadoc (baza de date, server de aplicatii) Instalare componenta standard SIVADOC



Pagina 26/46

Realizare configurare statii de lucru locale, pentru utilizatorii ce vor folosi sistemul: Configurare browser Realizare shortcut pentru accesul in aplicatie

Realizare Realizarea Raport de Instalare cu statiile pe care a fost configurat sistemul Configurare sistem in concordanta cu documentul de analiza Definirea tipurilor de documente din sistem Adaugare metadate la tipurile de documente din sistem Definire de registre Definire de fluxuri de lucru Introducere utilizatori in aplicatie Instalare build stabil si complet la Institutia Prefectului – Judetul Botosani Intocmire raport de instalare

VI.3. Adaptare manual de utilizare si pregatirea suportului de curs

In cadrul acestei etape se va realiza adaptarea manualelor in functie de nevoile clientului. Se va porni de la manualele standard ale aplicatiei in care se vor realiza urmatoarele operatii:

- Se vor adauga descriere ale noilor functionalitati, daca este cazul - Se vor adauga poze pentru o descriere clara a noilor functionalitati, daca este cazul - Se vor detalia functionalitatile cele mai folosite de institutia in cauza - Se vor sterge functionalitatile care nu sunt folosite, pentru a nu se creea confuzii - Adaugarea identitatii vizuale a documentelor conform cu standardele POSDCA

La finalul etapei vor fi furnizate documentele Institutiei Prefectului - Judetul Botosani

VI.4. Instruire Administratori

1. Obiective

Aceasta etapa este una dintre cele mai importante intrucat implica scolarizarea responsabililor de modul in ceea ce priveste administrarea sistemului informatic, insa si instruirea in utilizarea sistemului pentru a putea acorda minimul de suport utiliztorilor sistemului. Pentru a realiza aceasta etapa, se va pune la dispozitia Institutiei Prefectului – Judetul Botosani Suportul de Curs si manualele de utilizare actualizate.

Pentru o buna desfasurare a instruirii Institutia Prefectului – Judetul Botosani trebuie sa:

- Puna la dispozitie o sala in care sa se desfasoare instruirea - Sa asigure disponibilitatea administratorilor pentru a participa la curs



Pagina 27/46

- Sa asigure modalitati de proiectare.

2. Livrabile

Pe parcursul instruirii se vor distribui:

- Formularul de prezenta pentru a putea vedea numarul de persoane instruite (se distribuie zilnic inainte cu 1-2 ore de finalul zilei)

- Chestionare de evaluare pentru a putea vedea punctele tari si punctele slabe ale procesului de instruire, in vederea imbunatatirii acesteia (se distribuie in ultima zi de curs).

La finalul instruirii se va intocmi: Raport de scolarizare Acest raport va fi supus aprobarii beneficiarului dupa intocmire.

VI.5. Testare aplicatie

1. Obiective

Aceasta etapa isi propune validarea functionala a sistemului informatic si semnarea unui document de acceptanta functionala a sistemului de management al documentelor.

2. Modul de abordare

Pentru a realiza aceasta testare se va pune la dispozitia beneficiarului un plan de testare, care va contine:

- Specificatiile mediului pe care se va realiza testarea - Specificatiile de testare - Cazurile de test - Specificarea tipurilor de erori ce pot aparea - Speficicarea gradului de risc al erorilor si efectul lor asupra acceptantei - Termene de rezolvare ale eventualelor erori - Membrii echipei ce va realiza testarea

3. Livrabile

- Raport de testare se va completa de catre echipa de testare din partea Institutiei Prefectului – Judetul Botosani pe parcursul efectuarii testelor sistemului

- Proces verbal de acceptanta functionala – Se va completa la finalul etapei de testare, dupa ce toate observatiile din rapoartele de testare au fost remediate.



Pagina 28/46

VI.6. Instruirea utilizatorilor finali

1. Obiective

In cadrul acestei etape se va face instruirea utilizatorilor pentru a putea folosi sistemul de management al documentelor.


Pentu o buna desfasurare a instruirii, se va realiza initial o programare a acesteia. Utilizatorii aplicatiei din cadrul institutiei vor fi impartiti pe grupe de instructie si pe zile. O grupa va avea cursuri de instruire pe parcursul mai multor zile. Astfel niciun utilizator nu va sta mai mult de 5-6 ore pe zi la curs pentru a nu perturba activitatea zilnica. Pentru o buna desfasurare a instruirii beneficiarul trebui sa:

- Puna la dispozitie o sala in care sa se desfasoare instruirea - Sa asigure disponibilitatea utilizatorilor pentru a participa la curs - Sa asigure modalitati de proiectare.

Activitatile ce se desfasoara in cadrul acestei activitati sunt:

Organizare scolarizare utilizatori sistem Pregatire sala scolarizare utilizatori sistem Sustinere scolarizare utilizatori sistem Distribuire chestionare de evaluare si foi de prezenta utilizatori sistem. Realizare Proces Verbal de Acceptanta Functionala Sistem Pilot Semnare Proces Verbal de Predare Primire Raport de Scolarizare Semnare Proces Verbal de Acceptanta Raport de Scolarizare.

3. Livrabile

Pe parcursul instruirii se vor distribui:

- Formularul de prezenta pentru a putea vedea numarul de persoane instruite (se distribuie zilnic inainte cu 1-2 ore de finalul zilei)

- Chestionare de evaluare pentru a putea vedea punctele tari si punctele slabe ale procesului de instruire, in vederea imbunatatirii acesteia (se distribuie in ultima zi de curs).



Pagina 29/46

La finalul instruirii se va intocmi:

- Raport de scolarizare Acest raport va fi supus aprobarii beneficiarului dupa intocmire.

- Proces verbal de acceptanta etapa de Instruire

VI.7. Asistenta tehnica acordata utilizatorilor finali pentru utilizarea sistemului in productie.

1. Obiective

Obiectivul acestei activitati de asistenta tehnica, este acela de a sprijini utilizatorii finali in prima parte a expluatarii sitemului de catre acetia, astfel incat modulul de Management al Documentelor sa fie expluatat corespunzator inca din faza de startare a productiei.


Aceasta etapa are loc dupa finalizarea configurarii sistemului ( parametrizare, adaptare, acceptanta, migrare de date) si dupa instruirea utilizatorilor finali. Asistenta se realizeaza direct pe serverul de productie. In cadrul acestei etape utilzatorii finali vor fi ghidati de catre specialisti in document management pentru a folosi cat mai eficient sistemul. Ariile in care vor fi ghidati cuprind:

- Introducerea de documente in sistem - Crearea de spatii personale de lucru - Modificarea si versionarea documentelor - Transmiterea documentelor spre aprobare - Acceptarea, modificarea si aprobarea documentelor care au fost primite pe flux. - Inregistrarea documentelor.

In cadrul acestei perioade se ofera suport tehnic telefonic, prin email sau onsite pentru probeleme ce apar.

3. Livrabile

La finalul fiecarei zile de asistenta tehnica, inginerul de suport tehnic din partea SIVECO care a efectuat servicii de asistenta, va completa un Raport de Asistenta tehnica in care va descrie activitatile desfasurate si il va supune semnarii de catre utilizatorii finali cu care a desfasurat aceste activitati.



Pagina 30/46

VI.8. Suport Tehnic

1. Obiective

Scopul etapei de suport tehnic este ca dupa finalizarea proiectului, pe o perioada de pana la cinci ani de la punerea in functiune a intregii platforme informatice, SIVECO sa remedieze toate erorile de sistem semnalate de utilizatori pe parcursul identificarii acestora in procesul de expluatare a mudulului Managementul Documentelor.


Odata cu punerea in functiune a sistemului Informatic, se va creea posibilitatea utilizatorilor de a opera intrun sistem de tip HELPDESK a erorilor constatate in expluatarea aplicatiei.

VII. Prezentarea sistemului informatic care sta la baza imbunatatirii Managementului serviciilor publice –

Managementul Documentelor(SIVADOC)

VII.1. Introducere

Prin implementarea sistemului informatic de Management al Documentelor – SIVADOC in

cadrul Institutiei Prefectului – Judetul Botosani se urmareste eficientizarea furnizarii

serviciilor publice prin imbunatatirea cadrului adecvat si a proceselor de lucru implementate

si mentinute in cadrul Institutiei. Scopul sistemului SIVADOC este de a oferi o soluţie sigură şi facilă pentru gestiunea documentelor în cadrul

unei organizaţii, indiferent de tipul de activitate pe care aceasta îl desfăşoară.

Pentru aceasta, sistemul SIVADOC oferă două componente principale care conduc la

eficientizarea activităţii şi gestionarea riguroasă a documentelor:

1. Prima componentă, „Depozitul de documente”, are responsabilitatea stocării şi

gestionării documentelor de orice tip (texte, imagini etc.) şi a versiunilor acestora,

permiţând vizualizarea lor şi realizarea de diferite acţiuni:



Pagina 31/46

salvare;

modificare;

marcarea unui document ca fiind „în lucru” la un anumit utilizator.

De asemenea aceste documente pot fi regăsite ulterior după conţinutul lor.

2. A doua componentă a sistemului SIVADOC, „Fluxuri de lucru”, oferă posibilitatea

definirii unor fluxuri de lucru în funcţie de necesităţile de comunicare internă ale

organizaţiei, la aceste fluxuri putându-se asocia documente existente în depozit.

Modulul de fluxuri de lucru constă dintr-o componentă statică ce modelează fluxul de lucru şi o

componentă dinamică folosită pentru descrierea şi realizarea efectivă a activităţilor în cadrul sistemului.

VII.2. Inregistrarea documentelor

Orice document intrat in cadrul Institutiei Prefectului – Judetul Botosani, trebuie sa fie

inregistrat intr-un registru, in functie de problematica lui. Dupa inregistrarea documentului,

el va fi transmis pe fluxuri de lucru pentru obtinerea avizelor, aprobarilor sau a raspunsului

necesar.

Registratura este modulul din aplicaţie care se ocupă cu introducerea rapidă a documentelor

în sistem şi generarea de numere de înregistrare pentru acestea sau pentru dosarele în care

sunt conţinute. Documentele şi dosarele care sunt create vor fi stocate în Depozitul de

documente, în locaţia stabilită de utilizator la generarea lor sau locaţia stabilită implicit de

către administratorul aplicaţiei. Pentru a înţelege modul de funcţionare al Registraturii,

trebuie însă prezentate câteva aspecte referitoare la ceea ce înseamnă document în cadrul

sistemului SIVADOC.

Documentele, în accepţiunea sistemului SIVADOC, reprezintă obiecte de orice tip ce se

stochează în baza de date şi pot include sau referi fişiere în orice format, cum ar fi formatul

text, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, imagini (de tip .jpg, .gif, tif etc), audio (de tip .wav,

.mp3, etc), video-clipuri (.avi, .mpg, etc).

Un document poate avea un număr nelimitat de versiuni. Fiecare versiune a unui document

poate fi stocată în trei moduri:

1. Obiect în baza de date – în acest caz fişierul asociat versiunii respective a

documentului va fi stocat în baza de date.

2. Referinţă la obiect digital extern – sistemul va stoca pentru versiunea respectivă a

documentului numai o referinţă către locaţia în care se află fişierul respectiv.



Pagina 32/46

3. Referinţă externă – este utilizată în cazul versiunilor de documente care se

materializează sub forma unor hârtii tipărite; în acest sens sistemul permite

stocarea unor denumiri pentru locaţiile în care se găsesc hârtiile tipărite.

4. Formular – acest tip de document este predefinit şi conţine atribute negrupate şi

grupuri de atribute reunite într-un format particularizat în funcţie de specificul

documentelor.

Pentru a accesa Registratura sistemului, se selectează modulul „Registratura” aflat în

meniul principal al sistemului

Sistemul SIVADOC va prezenta lista registrelor din sistem conform drepturilor de acces pe

care utilizatorul curent le are asupra acestora.

Conform drepturilor de acces pe fiecare din registrele selectate, se poate crea un nou dosar

sau un nou document şi de asemenea se pot înregistra în registrul curent selectat.



Pagina 33/46

După ce s-a selectat un registru pentru care există drepturi de acces, se poate crea un

document care se înregistrează automat în registrul curent selectat.

Pentru aceasta, se apasă butonul disponibil în secţiunea de unelte a aplicaţiei. Se va

încărca pagina de adăugare a unui document, acţiunile care se pot realiza în noul context

fiind prezentate în secţiunile care urmează.

La adăugarea unui document în sistem prin intermediul Registraturii, primul pas este cel al

selectării unui tip de document. Pentru selectarea acestui tip de document, se apasă pe

butonul din dreptul textului „Tip document”. Practic, în Depozitul de documente va fi

creat un document de tipul selectat aici şi cu un nume fie stabilit de utilizator, fie generat

automat în funcţie de numărul de înregistrare.



Pagina 34/46

După selectarea unui tip de document, în funcţie de configurarea sistemului, pot apărea şi

instanţe ale atributelor care sunt necesare a fi completate.

În cazul existenţei instanţelor de atribute, este utilizată aceeaşi procedură de completare a

atributelor ca şi în cadrul modulului de Depozit de documente. Astfel, se pot completa valori

pentru atribute de tip: text, numeric, dată calendaristică, valori preluate din baze de date,

referinţă către un alt atribut din baza de date, listă de valori, listă de valori care referă un alt

atribut din baza de date.

De asemenea, în cazul în care există un grup de atribute pentru un tip de document, acesta

poate fi replicat astfel încât documentul să aibă mai multe grupuri de atribute.

In momentul completarii tuturor informatiilor, se apasa butonul „Gata”. Sistemul inregistreaza documentul in cadrul registrului selectat si il introduce in Depozitul de Documente.

VII.3. Transmiterea documentelor pe fluxuri de lucru

Documentele introduse in cadrul sistemului de Management al Documentelor – SIVADOC pot fi transmise pe fluxuri de lucru in vederea obtinerii aprobarilor, avizelor sau a raspunsurilor.



Pagina 35/46

1. TRIMITEREA UNUI DOCUMENT PE FLUX DE LUCRU DIN CADRUL MODULULUI REGISTRATURA

Pentru a trimite un document generat la Registratură pe un flux de lucru,

se bifează checkbox-ul de trimitere pe fluxul de lucru, opţiune care apare în pagina de

încărcare a unui document, sub caseta de „Descriere document”.

Selectarea acestei opţiuni, va genera următoarele apariţii:

buton pentru alegerea fluxului de lucru pe care se va trimite documentul. La

apăsarea butonului din dreptul textului „Flux de lucru”, se deschide o

fereastră care afişează toate fluxurile disponibile din sistem. De aici se

selectează fluxul pe care se doreşte trimiterea documentului care se

înregistrează, apoi se apasă butonul „Gata”.

buton pentru selectarea unui coordonator pentru activitatea care se generează.

Această opţiune este aplicabilă mai ales pentru utilizatorii simpli ai sistemului,

care nu pot fi coordonatori de activitate. Astfel, ei vor trebui să selecteze un

coordonator al activităţii, însă trebuie avut în vedere că selectarea

coordonatorilor nu trebuie făcută aleatoriu, ci să respecte o organizare logică.

Aceasta înseamnă că un utilizator ar trebui să selecteze ca şi coordonator şeful

său de birou/compartiment.

În cazul în care cel care generează documentul şi vrea să-l trimită pe un flux de

lucru este şi coordonator în sistem, atunci opţiunea de selectare a unui

coordonator va fi completată automat cu numele acestuia.



Pagina 36/46

buton pentru selectarea unui responsabil direct. La apăsarea butonului din

dreptul textului „Responsabil direct”, se deschide o fereastră care afişează

toate staţiile de lucru din fluxul de lucru selectat. De aici pot fi selectate toate

staţiile la care se doreşte să ajungă documentul respectiv. Dacă nu este

selectată nici o staţie de lucru, atunci documentul trimis pe flux va ajunge la

toţi responsabilii de pe prima staţie din fluxul de lucru.

buton pentru stabilirea unei date limită pentru activitate. Stabilirea datei limită

se face prin apăsarea pe butonul din dreptul textului „Data limită”. În cazul

în care nu se mai doreşte stabilirea unei date limită pentru activitatea ce se

generează, există şi opţiunea de ştergere a datei limită, opţiune ce se activează

la apăsarea pe butonul .

2. TIMITEREA UNUI DOCUMENT PE FLUX DE LUCRU DIN CADRUL MODULULUI DEPOZITULUI DE DOCUMENTE

Sistemul SIVADOC prezintă structura arborescentă a depozitului de documente

conform drepturilor de acces pe care utilizatorul curent le are asupra fiecărui sertar,

dosar şi document.

Conform tipului fiecărui obiect selectat în depozitul de documente precum şi a

drepturilor de acces, secţiunea de unelte va pune la dispoziţia utilizatorului butoane

pentru efectuarea de diverse acţiuni, detaliate în capitolul dedicat fiecărui tip de obiect

în parte.

Depozitul de documente este organizat sub forma unei structuri arborescente ce poate

conţine sertare, dosare şi documente. Structura de obiecte a depozitului de documente

este asemănătoare sistemelor de fişiere cunoscute.

Pentru a naviga catre documentul dorit, utilizatorul trebuie sa parcurga toata calea

catre documentul dorit, deschizand sertarul si dosarul in care acesta fost stocat. In



Pagina 37/46

momentul accesari documentului dorit, se apasă butonul situat în secţiunea de

unelte a aplicaţiei. Această acţiune va avea ca rezultat pornirea unei activităţi direct din

depozitul de documente.

După completarea datelor dorite, se apasă butonul “Gata”.

VII.4. Urmarirea activitatilor

In cadrul sistemului informatic de Management al Documentelor SIVADOC exista

posibilitatea de a urmari istoricul tuturor activitatilor in care a fost prelucrat un

document sau un dosar. Aceasta facilitate pune la dispozitie o unealta de urmarire a

punctelor de blocare in cadrul tuturor activitatilor in cadrul Institutiei Prefectului –

Judetul Botosani in vederea imbunatatirii a managementul serviciilor publice.

Raportul de Istoria pe Activitati se acceseaza din cadrul modulului „Depozit de

Documente”. Utilizatorul trebuie sa acceseze documentul sau dosarul pentru care este

necesara vizualizarea acestui raport.



Pagina 38/46

În raportul de istoria pe activitati sunt prezentate următoarele detalii: numele activităţii,

coordonatorul activităţii, staţiile de lucru pe la care a trecut documentul, starea în care

se află, data şi ora la care au fost acceptate şi încheiate instrucţiunile de lucru de către

utilizatorii ce au realizat prelucrări asupra documentului, documentele de intrare şi cele

de ieşire utilizate la fiecare pas de prelucrare.

Dacă se apasă pe numele activităţii, sunt prezentate detaliile activităţii respective.

Dacă însă se apasă pe numele staţiei de lucru pe la care a trecut documentul, sistemul

va încărca detaliile instrucţiunii de lucru. Această operaţie o va putea face numai

utilizatorul care este responsabil pe staţia de lucru respectivă sau administratorul

aplicaţiei.

Pictogramele afişate în dreptul fiecărei staţii de lucru au următoarele semnificaţii:

pentru staţiile care încă nu au acceptat instrucţiunea de lucru;

pentru staţiile care au efectuat instrucţiunea de lucru;

pentru staţiile care o au ca instrucţiune de lucru curentă;

pentru staţiile în care instrucţiunea nu a fost efectuată deoarece activitatea

a fost oprită.



Pagina 39/46

VII.1. Cautarea documentelor

Sistemul SIVADOC pune la dispozitia utilizatorului un mecanism performant de cautare si

regasire a documentelor. Folosind acest mecanism, sistemul informatic este capabil se

efectueze cautari in cadrul Depozitului de Documente folosind mai multe criterii de cautare

simultan.

Pentru a accesa facilitati de cautare in cadrul sistemului SIVADOC, utilizatorul trebuie sa

acceseze Depozitul de Documente si sa acceseze butonul aflat în secţiunea de unelte a

aplicaţiei. Exista trei optiuni de cautare in cadrul sistemului:

Căutare simplă;

Căutare avansată;

1. Cautarea simpla

Căutarea simplă se face pe informaţiile auxiliare asociate unităţilor (dosare, sertare,

documente, versiuni de documente).

În fereastra de căutare simplă, în câmpul de editare se poate introduce un şir de

caractere, se apasă butonul „Gata” şi se realizează căutarea.

Căutarea simplă se face pe informaţiile auxiliare asociate unităţilor (dosare, sertare,

documente, versiuni de documente).



Pagina 40/46

În fereastra de căutare simplă, în câmpul de editare se poate introduce un şir de

caractere. Pentru toate cuvintele se face o căutare încercând o potrivire exactă cu cel

puţin unul dintre cuvintele căutate.

Exemplu: Dacă în câmpul de editare se introduce o expresie de genul:

contract document

iar apoi se apasă butonul “Caută”, atunci se va face o căutare cu următoarele condiţii:

potrivire exactă cu “contract” SAU potrivire exactă cu “document”.

În funcţie de tipul de unitate, căutarea se va face după atribute specifice acestuia:

Pentru Sertar căutarea se va face după:

data creare

descriere

număr

eticheta

data modificării

nume

Pentru Dosar căutarea se va face după:

atribute

valoare atribute

data creare

descriere

nume folder în care se află

nume grup atribute

număr

cuvinte cheie

etichetă

data modificării

nume

nume registru

data înregistrării

număr de înregistrare



Pagina 41/46

tip dosar

Pentru Document, Orice versiune document si Ultima versiune document căutarea se va

face după:

atribute

valoare atribute

autor

data creare

descriere

conţinut fişier

extensie fişier

nume grup atribute

număr

cuvinte cheie

etichetă

data modificării

nume

nume registru

data înregistrării

număr de înregistrare

tip document

versiune document



Pagina 42/46

2. Cautarea avansata

Căutarea avansată permite specificarea unor condiţii mai elaborate pentru regăsirea unui

anumit tip de unitate de structură a depozitului de documente.

2.1. Definirea condiţiilor de căutare

Se specifică pentru ce tip de unitate din depozitul de documente (sertar, dosar, document,

orice versiune de document sau ultima versiune de document) se doreşte aplicarea

condiţiilor ce vor fi specificate.

Există posibilitatea de a defini opţiuni de căutare. Pentru definirea acestor opţiuni se vor

selecta criteriile pentru care se doreşte să se realizeze căutarea (de exemplu „nume

document”, „cuvinte cheie”), apoi se va selecta un operator (de exemplu „Asemenea”,

„Diferit”, „Printre valorile”) şi se va introduce valoarea căutată pentru criteriul respectiv.



Pagina 43/46

2.2. Selectarea criteriu de cautare

Pentru a putea defini o opţiune de căutare, se selectează criteriul după care se doreşte să

se realizeze căutarea în depozitul de documente.

Aceste criterii se aplică numai în unele cazuri: de exemplu criteriul „Denumire tip” nu se

aplică decât pentru documente, dosare, şi versiuni ale documentelor, iar „Descriere” se

aplică pentru sertare, dosare, documente şi versiuni ale documentelor.

La selectarea unei anumite unităţi de structură a depozitului de documente, posibilităţile de selectare a criteriilor se modifică în concordanţă cu domeniul de aplicabilitate.

2.3. Selectare operator si introducere valoare

Pentru un criteriu se pot defini mai multe condiţii de căutare. Astfel, după definirea unei condiţii pentru un anumit criteriu, se pot adăuga noi condiţii prin selectarea unui operator de

condiţie, „Şi”, „Sau”, şi apoi prin apăsarea butonului , pentru adăugarea unei noi condiţii.



Pagina 44/46

2.4. Stergere conditie curenta pentru criteriul respectiv

Pentru un anumit criteriu se pot elimina condiţii definite anterior, dacă acestea se

consideră că nu sunt necesare. Astfel, pentru a elimina o condiţie definită, se apasă

butonul de ştergere din dreptul condiţiei respective.

Apăsarea butonului de ştergere din dreptul unei condiţii în situaţia în care este singura

condiţie definită va rezulta în resetarea tuturor valorilor introduse anterior pentru

condiţia respectivă. Astfel, informaţiile introduse în câmpul „Valoare” al condiţiei

respective va fi şters iar selecţiile de Criteriu şi Operator vor fi setate pe primele poziţii

din listele respective.



Pagina 45/46

2.5. Selectare tipuri de unităţi pentru care se va folosi condiţia respectivă

Pentru fiecare opţiune de căutare se va selecta tipul de unitate de structură a

depozitului de documente (sertar, dosar, document, ultimele versiuni ale

documentelor sau toate versiunile documentelor) căruia i se vor aplica condiţiile de

căutare definite.



Pagina 46/46

METODOLOGIE DE IMBUNATATIRE A MANAGEMENTULUI SERVICIILOR ... · PDF fileMETODOLOGIE DE...

Documents

Transcript of METODOLOGIE DE IMBUNATATIRE A MANAGEMENTULUI SERVICIILOR ... · PDF fileMETODOLOGIE DE...