MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR

DIRECŢIA GENERALĂ DE PAŞAPOARTE

MANUALUL POLIŢISTULUI DE PAŞAPOARTE

COORDONATORI

Chestor de poliţie Lazăr Cârjan Comisar şef de poliţie Aurel-Vasile Sime

ÎNDRUMAR pentru aplicarea în mod unitar a prevederilor legale

privind regimul liberei circulaţii a cetăţenilor români în străinătate la nivelul Serviciilor Publice Comunitare pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor

Simple

Autori: Comisar şef de poliţie Corina Moraru Comisar şef de poliţie Bogdan Bărbulescu Comisar de poliţie Luisa-Maria Ştefureac

2

CAPITOLUL I

SOLUŢIONAREA CERERILOR PRIVIND ELIBERAREA PAŞAPOARTELOR SIMPLE

SECŢIUNEA - 1 - DEPUNEREA CERERILOR.

Cererile adresate de către solicitanţi S.P.C.E.E.P.S. pot avea ca obiect: - eliberarea paşapoartelor simple; - includerea minorilor sub 14 ani; - aplicarea menţiunii C.R.D.S.; - primirea solicitărilor pentru clarificarea statutului juridic; - alte servicii şi prestaţii consulare.

Modelele cererilor se stabilesc de către D.G.P. şi sunt prezentate în anexă. Cererile pentru eliberarea paşapoartelor simple (Anexa nr. 1 - cerere tip model 1) se depun personal de către solicitanţi la S.P.C.E.P. în sistem de ghişeu unic ori la S.P.C.E.E.P.S. în a căror rază de competenţă îşi au domiciliul ori reşedinţa şi vor fi însoţite obligatoriu de următoarele documente:

- carte de identitate, carte de identitate provizorie sau, după caz, buletin de de identitate aflate în termen de valablitate, în original şi copie xerox;

- cartea de identitate provizorie poate fi acceptată doar dacă este însoţită de certificatul de naştere în original şi copie xerox;

- dovada achitării taxelor şi tarifelor de emitere a paşaportului; - paşaportul anterior, dacă este cazul.

Persoanele care, din motive obiective, nu se pot prezenta personal, pot depune cererile prin mandatari, cu procură specială, autentificată în ţară de notarul public, iar în străinătate de misiunile diplomatice ori oficiile consulare ale României. În acest caz, cererile vor fi însoţite de următoarele documente:

- carte de identitate, carte de identitate provizorie sau, după caz, buletin de identitate aflate în termen de valablitate, în original şi copie xerox;

- cartea de identitate provizorie poate fi acceptată doar dacă este însoţită de certificatul de naştere în original şi copie xerox;

- dovada achitării taxelor şi tarifelor de emitere a paşaportului 32.00 RON (315.000 ROL) – taxă consulară şi 64.20 RON (642.000 ROL) – costul paşaportului;

- paşaportul anterior, dacă este cazul; - actul de identitate aflat în termen de valabilitate al mandatarului, în original şi copie

xerox; - procura specială autentificată în ţară de notarul public, iar în străinătate de misiunile

diplomatice sau oficiile consulare; - două fotografii color de dată recentă, 35 mm x 45 mm;

3

- dacă procura a fost autentificată în străinătate de către misiunea diplomatică sau oficiul consular, una din fotografii va fi aplicată pe procură sau pe cerere, identitatea titularului fiind confirmată de funcţionarul consular. De asemenea, copiile actului de identitate şi ale paşaportului titularului pot fi certificate şi de către funcţionarul consular, în acest caz nefiind necesară prezentarea lor în original1.

- dacă procura a fost autentificată în ţară de către notarul public este necesară prezentarea tuturor documentelor în original; pentru conformitate semnează lucrătorul care primeşte cererea, ce va fi completată de către persoana mandatată prin procura specială. Mandatarul nu va semna în locul titularului, paşaportul fiind emis fără semnătura acestuia. În situaţia în care notarul autentifică şi semnatura titularului, aceasta poate fi scanată.

Cererile se primesc la ghişeu de către personalul anume desemnat prin dispoziţia de zi a şefului S.P.C.E.E.P.S. şi după un program stabilit şi adus la cunoştinţa publicului prin afişare la loc vizibil şi accesibil.

Cererile trebuie completate citeţ, cu majuscule, la toate rubricile, să fie datate şi semnate de solicitanţi, iar semnătura titularului să nu depăşească spaţiul alocat.

La primirea cererilor menţionate, lucrătorul desemnat este obligat: - să verifice documentele prezentate, să identifice solicitantul comparând fizionomia cu

fotografia din actul de identitate, să verifice dacă dovezile de achitare a - taxelor prezentate sunt în original, pe numele solicitantului, dacă acestea corespund

valoric şi sunt depuse în conturile stabilite; - să verifice exactitatea datelor înscrise în cerere, inclusiv a C.N.P.-ului, comparându-le

cu cele din actul de identitate; - să certifice cererea şi conformitatea xerocopiilor cu originalele prin semnătură.2 Cînd în baza documentelor prezentate, nu se poate stabili cu certitudine dacă datele de

identitate ale titularului sunt reale sau dacă fotografia din actul de identitate prezentat nu corespunde cu fizionomia solicitantului, se poate cere şi prezentarea oricăruia din următoarele documente:3

- certificat de naştere; - certificat de căsătorie; - permis de conducere auto; - livret militar; - alte documente prevăzute cu fotografie, care pot servi acestui scop. Dacă cererea nu este completată corespunzător (cod numeric personal eronat,

neconcordanţe între datele din documentul de identitate şi cele din baza de date sau din actele de stare civilă, ori solicitantul nu prezintă toate documentele necesare), va fi restituită pe loc, cu actele anexate, cu precizări referitoare la modul de completare, înlăturarea erorilor sau completarea actelor.2 Cetăţenii români pot deţine simultan două sau mai multe paşapoarte simple cu valabilitate mai mare de un an, numai în următoarele cazuri:5

1 H.G.nr.94/2006,art.6.alin.2 2 H.G.nr.94/2006,art.10,alin1şi 2 3 H.G.nr.94/2006,art12 alin.2 4 Ordinul M.A.I. nr. 1286 din 04.05.2006 privind cazurile care justifică deţinerea simultană a două sau mai multor paşapoarte simple.

4

- când titularul declară că urmează să călătorească în state între care există stare de beligeranţă sau conflict diplomatic. Numărul paşapoartelor simple deţinute în acest caz nu poate fi mai mare decât numărul statelor de destinaţie, aflate în situaţia respectivă.

- când titularul deţine paşapoarte simple care conţin vize valabile, iar ca urmare a epuizării filelor destinate aplicării acestora călătoria în alte state decât cele care au emis vizele nu mai este posibilă. În acest caz, titularul poate deţine un singur paşaport simplu suplimentar faţă de cele aflate în situaţia respectivă.

- când titularul a depus paşaportul simplu pentru obţinerea unor vize şi trebuie să călătorească de urgenţă în străinătate, făcând dovada acestor situaţii. În acest caz, titularul poate deţine suplimentar un singur paşaport simplu.

SECŢIUNEA -2- FLUXUL ACTIVITĂŢILOR DE EMITERE

Cererile de eliberare a paşapoartelor se înregistrează în calculator, în ordinea primirii,

conform metodologiei pentru emiterea paşapoartelor în sistem informatizat (FAZA I), când li se atribuie electronic un număr unic în cursul unui an calendaristic pentru persoanele care nu au istoric în evidenţa informatizată a serviciului şi nu au constituite mape personale, număr care va fi menţionat pe cerere şi va reprezenta numărul de mapă personală.

Mapa personală cuprinde cererea şi documentele anexate, precum şi cererile ulterioare şi alte materiale privind solicitantul.

În situaţia în care există mapă personală constituită, sub numărul de înregistrare se va menţiona numărul acesteia.

-În cazul în care la introducerea cererilor se constată că C.N.P.-ul este eronat, solicitantul va fi îndrumat să se adreseze S.P.C.L.E.P. pentru efectuarea corecturilor în actul de identitate sau de stare civilă, după caz, sau pentru eliberarea unui alt document de identitate. -În situaţia în care se constată că solicitantul are alt C.N.P. în documentul de identitate cu care se legitimează, faţă de paşaportul a cărui schimbare o solicită, se efectuează verificări în bazele de date ale evidenţei persoanei pentru confirmarea C.N.P.-ului, după care se operează modificarea corespunzătoare şi în baza de date a S.P.C.E.E.P.S. -La înregistrarea cererilor şi preluarea imaginii solicitantului se face confruntarea cu datele existente în evidenţele automate ale evidenţei persoanei şi cele ale paşapoartelor. Toate informaţiile cu care este cunoscută persoana în sistemul de paşapoarte vor fi preluate şi înscrise în chenarul „C” din cerere.

-Cererile înregistrate, care nu figurează în evidenţa informatizată de paşapoarte, se

predau la clasor, în vederea verificării în evidenţa manuală. În cazul în care persoanele se identifică în evidenţa manuală, se preiau informaţiile de

interes operativ şi se consemnează în chenarul „M” din cerere, menţionându-se data şi semnătura lucrătorului care a efectuat verificarea.

-În cazul solicitării primului paşaport sau a schimbării domiciliului din alt judeţ se va consulta baza centrală de date a deţinătorilor de paşapoarte (D.E.P.A.S.), iar când este cazul se vor consulta evidenţele speciale ale D.G.P. (E.S.P.A.S.). Rezultatul verifcărilor se consemnează pe cerere în chenarul „A.J.”.

-În cazul persoanelor care au domiciliul în alt judeţ şi solicită eliberarea paşaportului în judeţul în care au viza de reşedinţă sau solicită eliberarea paşaportului în condiţiile stabilite de

5

art.15 alin. 2 din Legea nr.248/2005, se vor efectua verificări telefonice la judeţul de domiciliu sau la judeţul ultimului domiciliu, iar rezultatul acestora va fi înscris în chenarul „A.J.”.

-După efectuarea verificărilor pentru persoanele care şi-au stabilit domiciliul din alt judeţ, mapa personală va fi trimisă de S.P.C.E.E.P.S. de la domiciliul anterior S.P.C.E.E.P.S. de pe raza noului domiciliu, la solicitarea scrisă a acestuia din urmă.

Pentru persoanele care figurează cu mape personale va fi studiat conţinutul acestora, în

mod obligatoriu, în scopul verificării concordanţei informaţiilor conţinute cu cele din cererea curentă care va fi cuplată cu mapa existentă.

Cererile cu propuneri corespunzătoare şi documentele anexate sunt prezentate împreună cu mapele, spre aprobare, şefului de serviciu,şefului de birou,sau înlocuitorilor la comandă .

La S.P.C.E.E.P.S. Bucureşti au competenţă de aprobare directorul, directorul adjunct, şefii de birouri şi alte persoane desemnate prin dispoziţie de zi.

Cererile aprobate se predau Compartimentului „Emitere” a) Conform art. 21 alin.1 şi 2 din Legea 248/2005, dacă în urma depunerii cererii pentru

eliberarea paşaportului se constată faptul că nu sunt îndeplinite condiţiile prevăzute de lege, solicitantului i se respinge cererea. Decizia de respingere a cererii, precum şi motivele care au stat la baza acesteia se comunică solicitantului în scris, în termenul stabilit pentru soluţionarea cererii.

b) În evidenţa informatizată se operează menţiunea „Cerere refuzată”, iar cererea şi documentele anexate se clasează la mapa personală. Chitanţele se pot restitui solicitantului, efectuându-se menţiuni în acest sens pe cerere sau se pot folosi ulterior, la valoarea actualizată.

c) Împotriva deciziei de respingere a cererii, solicitantul poate adresa plângere prealabilă către prefectul în a cărui subordine se află S.P.C.E.E.P.S., în condiţiile Legii nr.554/2004 a contenciosului administrativ.6

În situaţia emiterii paşapoartelor pentru persoane domiciliate în alte judeţe se procedează astfel: la S.P.C.E.E.P.S. din judeţul de domiciliu se vor trimite documentele originale în baza cărora s-a emis paşaportul şi se va atribui un nou număr de mapă conform Metodologiei de exploatare a sistemului informatic de emitere şi gestiune a paşapoartelor. La serviciul emitent va rămâne mapa ce conţine copiile documentelor în baza cărora s-a emis paşaportul, fişa înlocuitor, chitanţele, precum şi înregistrarea curentă în calculator.7

În paşaportul model 2001, includerea ulterioară a copiilor sub 14 ani, menţiunea cu privire la stabilirea domiciliului în străinătate, (re)stabilirea domiciliului în România şi restrângerea dreptului de a călători se fac numai prin aplicarea colantului emis în sistem informatizat de către serviciul judeţean care a emis iniţial documentul de călatorie.

-După emitere paşapoartele se predau împreună cu fişele înlocuitor la ghişeu, pe bază de

condică, în vederea înmânării titularilor. -Mapele personale se predau pe bază de condică, în arhivă. Când se constată emiterea unui paşaport cu fals de identitate, se vor întreprinde

următoarele măsuri:

6 H.G.nr.94/2006 art15 7 H.G.nr.94/2006 art11 alin.3

6

- se va sesiza imediat unitatea de poliţie; - în cazul paşaportului valabil se va institui consemnul la frontieră pe numărul seriei de

paşaport; - se va informa D.G.P. cu privire la cele constatate. Din conţinutul informării trebuie să rezulte următoarele aspecte: - cum şi cînd s-a descoperit paşaportul falsificat; - modalitatea obţinerii paşaportului în cauză(falsificarea actului de identitate, substituire de

persoană etc.); - măsurile luate de către şeful S.P.C.E.E.P. pentru prevenirea unor astfel de evenimente. Toate aceste informări privind constatarea falsului de identitate vor fi însoţite de

următoarele documente: - copii după documentele care au stat la baza eliberării paşaportului cu fals de identitate; - copia sesizării înaintată unităţilor de poliţie; - copie după adresa înaintată I.G.P.F. privind darea în consemn a seriei de paşaport emis

cu fals de identitate; în momentul implementării noii aplicaţii în sistemul informatizat nu se va mai solicita în scris instituirea consemnului pentru seria de paşaport emis cu fals de identitate, aceasta realizându-se electronic.

SECŢIUNEA -3- ELIBERAREA PAŞAPOARTELOR a) Paşaportul se ridică de către titular sau, în cazul minorului care nu a împlinit vârsta de

14 ani, de către persoana care a formulat cererea.8În cazul în care, din motive obiective, titularul paşaportului sau, după caz, unul din părinţii

minorului care nu a împlinit 14 ani, nu se poate deplasa la S.P.C.E.E.P.S., paşaportul poate fi ridicat de o persoană împuternicită prin procură specială, autentificată în ţară de notarul public, iar în străinătate de către misiunile diplomatice sau oficiile consulare.

b) Paşapoartele se înmânează titularilor (împuterniciţilor) la ghişeu de către lucrătorul anume desemnat prin dispoziţie de zi pe unitate, după confruntarea fotografiei şi a datelor din actul de identitate prezentat, cu cele din paşaport şi cu fizionomia solicitantului. Lucrătorul va efectua în calculator menţiunile corespunzătoare cu privire la înmânarea paşaportului.

c) Paşapoartele care nu au fost ridicate de titulari de la S.P.C.L.E.P. la data programată se păstrează 60 de zile, după care se transmit S.P.C.E.E.P.S., unde se păstrează pe întreaga perioadă de valabilitate a acestora şi de unde pot fi ridicate de către titulari.

d) Paşapoartele neridicate de titulari, al căror termen de valabilitate a expirat, se anulează prin tăierea colţului filei informatizate care se capsează pe cererea de eliberare aflată la mapa personală, efectuându-se menţiunile corespunzătoare în evidenţa informatizată.

Prin dispoziţie de zi a şefului de serviciu se formează o comisie care va întocmi un proces-verbal de distrugere a acestor documente.

Termenele în care se soluţionează cererile pentru eliberarea unui paşaport curg după cum urmează:

a) pentru cererile privind eliberarea paşapoartelor simple sau pentru includerea minorilor în paşapoartele părinţilor nu poate depăsi 20 zile lucrătoare.

8 H.G. nr.94/2006 art.3

7

b) termenul pentru soluţionarea cererilor în regim de urgenţă, cu plata corespunzătoare a tarifului suplimentar prevăzut de lege (100 RON), nu poate fi mai mare de 3 zile lucrătoare.9

c) în cazurile îmbolnăvirii grave ori a decesului unei rude apropiate, al efectuării unui tratament medical de urgenţă sau al citării într-un proces în străinătate, eliberarea paşapoartelor simple în regim de urgenţă este scutită de plata tarifului suplimentar. Pentru această categorie se va solicita un document din care să rezulte cele de mai sus.

d) Termenele prevăzute la lit. a şi b se stabilesc de către şeful S.P.C.E.E.P.S. e) Calcularea termenelor se efectuează de la data depunerii cererilor. SECŢIUNEA -4- PIERDEREA, FURTUL, DISTRUGEREA PAŞAPORTULUI10

Primirea cererilor privind eliberarea paşapoartelor în cazul pierderii, furtului ori deteriorării

(Anexa nr. 2 – cerere tip model 3) se face de către lucrători desemnaţi prin D.Z.U. a şefului S.P.C.E.E.P.S. Aceiaşi lucrători vor întocmi şi procesul-verbal de constatare a contravenţiei prevăzută în lege, în 3 exemplare (Anexa nr. 19), având în vedere următoarele aspecte (conform art. 46 lit. i şi lit. n din Legea 248/2005):

- dacă solicitantul nu a păstrat paşaportul valabil în condiţii care să nu implice riscul pierderii sau distrugerii acestuia;

- dacă solicitantul a pierdut, distrus sau deteriorat în mod repetat, în decurs de 3 ani, mai mult de două paşapoarte valabile;

Conform art.10 din O.U.G. 2/12.07.2001, sancţiunea se poate cumula astfel încât să nu depăşească dublul maximului prevăzut pentru contravenţia cea mai gravă:

- minorii sub 14 ani nu răspund contravenţional, sancţionarea cu amendă contravenţională intrând în seama părinţilor sau a reprezentanţilor legali, ca păstrători ai documentelor de călătorie ale minorului;11

- pentru contravenţiile săvârşite de minorii care au împlinit 14 ani, minimul şi maximul amenzii se reduc la jumătate;

- aplicarea sancţiunii amenzii contravenţionale se prescrie în termen de 6 luni de la data săvârşirii faptei;

- dacă în decurs de o lună de la data încheierii procesului-verbal, acesta nu a fost comunicat şi înmânat contravenientului, executarea sancţiunii se prescrie;

- în cazul în care în termen de 15 zile nu se prezintă dovada de achitare a contravenţiei (chitanţa sau copia după chitanţă), procesul-verbal încheiat se va comunica organelor de specialitate din cadrul Administraţiei Financiare pe raza căreia îşi are domiciliul persoana amendată.

Paşapoartele prezentate pentru preschimbare ca urmare a deteriorării se anulează prin tăierea colţului în partea de jos a filei informatizate, sub fotografie, astfel încât să cuprindă şi seria acestora, urmând ca partea decupată să fie anexată la cererea de eliberare a noului paşaport.

9 H.G.nr.94 art.4 alin.1 şi art.14 alin3 10 Legea nr248/2005 art.20,alin.1-4 şi art.45 11 Legea nr.248/2005 art.20,alin.2

8

Documentele necesare pentru eliberarea unui nou paşaport, ca urmare a pierderii, furtului sau distrugerii celui anterior:

- cerere tip 3, completată cu majuscule la toate rubricile; - carte de identitate, carte de identitate provizorie sau, după caz, buletin de identitate

aflate în termen de valablitate, în original şi copie xerox; - cartea de identitate provizorie poate fi acceptată doar dacă este însoţită de certificatul

de naştere în original şi copie xerox; - dovada achitării taxelor şi tarifelor de emitere a paşaportului, costul paşaportului. Furtul paşaportului. În cazul declarării furtului este necesară prezentarea unei adeverinţe care să ateste

declararea evenimentului respectiv, la cea mai apropiată unitate de poliţie. Dacă declararea furtului paşaportului s-a făcut la o unitate de poliţie din străinătate,

adeverinţa va fi însoţită şi de o traducere a acesteia, efectuată de un traducător autorizat. Pierderea paşaportului. Se declară de titular la cea mai apropiată unitate de poliţie sau la sediul S.P.C.E.E.P.S.,

cu ocazia depunerii cererii pentru eliberarea unui nou paşaport, situaţie în care acesta va declara, în scris, pe propria răspundere împrejurările producerii evenimentului, pe versoul cererii model nr. 3. Declaraţia va fi contrasemnată de lucrătorul desemnat să primească acest tip de cereri.

Deteriorarea sau distrugerea paşaportului. Declaraţia de deteriorare sau distrugere este dată de titular în faţa lucrătorului care

primeşte cererea, pe versoul cererii model nr.3. În cazul distrugerii paşaportului, soluţionarea cererii pentru eliberarea unui nou paşaport

este condiţionată de prezentarea paşaportului distrus sau a unor fragmente din acesta, astfel ca fragmentele să cuprindă elemente de conţinut care să facă posibilă identificarea documentului.

Pentru aceste solicitări, termenele de soluţionare sunt aceleaşi ca la celelalte categorii de cereri, iar titularilor li se pot elibera documente de călătorie în regim de urgenţă (legiuitorul nu a prevăzut termene restrictive de soluţionare a acestor tipuri de cereri).

SECŢIUNEA -5-

MINORILOR CETĂŢENI ROMÂNI, LI SE ELIBEREAZĂ PAŞAPOARTE ÎN URMĂTOARELE CONDIŢII:

Minorii care nu au împlinit vârsta de 14 ani. Cererile pentru eliberarea paşaportului simplu (Anexa nr. 3 – cerere model tip 2) se

formulează numai de către ambii părinţi, de către părintele supravieţuitor, de către părintele căruia i-a fost încredinţat minorul prin hotărâre judecătorească rămasă definitivă şi irevocabilă, sau, după caz, de către reprezentantul legal al minorului.12

Hotărârea judecătorească formulată anterior intrării în vigoare a Legii nr. 59/23.07.1993 va purta numai menţiunea de ,,definitivă ”.

12 Legea nr.248/2005 ,art.17.alin.1 ,lit.a

9

Hotărârea judecătorească este irevocabilă în următoarele cazuri: - când este dată în prima instanţă, fără drept de apel, nerecurată; - dată în prima instanţă, care nu a fost atacată cu apel (de regulă poartă menţiunea

definitivă prin neapelare); - dată în apel, nerecurată; - dată în recurs, inclusiv când s-a soluţionat cauza pe fond.

Reprezentarea legală:

TUTELA În cazurile în care ambii părinţi sunt morţi, necunoscuţi, decăzuţi din drepturile părinteşti,

puşi sub interdicţie, dispăruţi ori declaraţi morţi, copilul este lipsit de îngrijirea ambilor părinţi, precum şi la desfacerea adopţiei, copilul va fi pus sub tutelă, care se exercită numai în interesul minorului.

Prin tutela minorului, ca instituţie juridică, se înţelege ansamblul dispoziţiilor legale care reglementează ocrotirea unui minor de către o altă persoană decât părinţii săi - o persoană căreia i s-a atribuit funcţia de tutore - sub supravegherea, controlul şi îndrumarea permanentă a autorităţii tutelare.

Minorul pus sub tutelă locuieşte la tutore numai cu încuviinţarea autorităţii tutelare sau poate avea o altă locuinţă.

Tutorele are obligaţia de a-l reprezenta în actele civile până când minorul împlineşte vârsta de 14 ani. După împlinirea acestei vârste minorul poate să-şi exercite singur drepturile, dar cu încuviinţarea prealabilă a tutorelui.

INTERDICŢIA Persoana care nu are discernământ pentru a se îngriji de interesele sale din cauza

alienaţiei mintale ori debilităţii mintale va fi pusă sub interdicţie. Pot fi puşi sub interdicţie şi minorii. Interdicţia poate fi cerută de autoritatea tutelară ori de către toate persoanele prevăzute în art. 115 din Codul familiei. Hotărârea de punere sub interdicţie rămasă definitivă va fi pronunţată şi comunicată de către instanţa de judecată autorităţii tutelare, care va desemna un tutore.

CURATELA Curatela este o instituţie de drept civil prin care se realizează ocrotirea unor persoane

fizice care, aflându-se în anumite condiţii speciale prevăzute de lege, nu pot să-şi exercite drepturile ori să-şi apere interesele.

Curatela minorului este mijlocul juridic, temporar şi subsidiar de ocrotire a minorului. Curatela nu se poate institui decât cu consimţământul celui pe care curatorul îl reprezintă;

instituţia curatelei nu aduce nici o atingere capacităţii celui reprezentat.

MANDATUL Mandatul este un contract prin care o persoană numită mandatar se obligă să încheie unul

sau mai multe acte juridice pe seama altei persoane, numită mandant, care îi dă împuternicire şi pe care îl reprezintă.

În practică, mandatul este constatat printr-un înscris numit procură sau împuternicire. Contractul de mandat încetează atunci când: - este revocat;

10

- prin renunţarea mandatarului; - prin moartea unei părţi.

Documentele care însoţesc cererea de eliberare a paşaportului (cerere tip model 2) pentru

minorii care nu au împlinit 14 ani sunt următoarele13: - certificatul de naştere al minorului, în original şi copie xerox; - dovada achitării taxelor şi tarifelor de emitere a paşaportului; - paşaportul anterior, dacă este cazul; - actele de identitate ale părinţilor sau ale reprezentantului legal, aflate în termen de

valabilitate, în original şi copie xerox; Cererile de eliberare a paşaportului simplu pentru minorul care nu a împlinit 14 ani

se formulează de către ambii părinţi, de părintele supravieţuitor, de părintele căruia i-a fost încredinţat prin hotărâre judecătorească definitivă şi irevocabilă, sau după caz, de reprezentantul legal.

Cererile pot fi formulate doar de unul dintre părinţi atunci când este împuternicit de celălalt părinte, prin procură specială autentificată în ţară de notarul public, iar în străinătate de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României, ori când există acordul scris al celuilalt părinte autentificat în aceleaşi condiţii, respectiv în ţară de către notar, iar în străinatăte de către misiunile diplomatice sau oficiile consulare.14

Atunci când, din motive obiective, niciunul dintre părinţi nu se poate prezenta la S.P.C.E.E.P.S., cererile prevăzute mai sus pot fi formulate de o persoană împuternicită de către părinţi prin procură specială, autentificată în ţară de notarul public, iar în străinătate de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României.15

Minorii care au împlinit vârsta de 14 ani:16

Cererile se formulează de către minori numai cu acordul ambilor părinţi, al părintelui

supravieţuitor, sau de către părintele căruia i-a fost încredinţat prin hotărâre judecătorească rămasă definitivă şi irevocabilă sau, după caz, de reprezentantul legal.

Cererile model 1 vor fi însoţite de următoarele documente: - carte de identitate, carte de identitate provizorie sau, după caz, buletin de identitate

aflate în termen de valablitate, în original şi copie xerox; - cartea de identitate provizorie poate fi acceptată doar dacă este însoţită de certificatul

de naştere în original şi copie xerox; - dovada achitării taxelor şi tarifelor de emitere a paşaportului; - paşaportul anterior, dacă este cazul; - certificat de deces, hotărâre judecătorească de încredinţare a minorului rămasă

definivită şi irevocabilă în cazul în care se prezintă doar declaraţia unuia dintre părinţi.

Declaraţiile privind acordul cu privire la eliberarea paşaportului simplu pentru minor pot fi date şi în faţa funcţionarului care primeşte cererea. În acest caz se prezintă, obligatoriu, actele de identitate valabile ale părinţilor, în original şi copie xerox.17

13 H.G.nr.94/2006,art.7,alin.4 14 H.G. NR.94/2006,art.7,alin4 15 H.G. NR.94/2006,art.7,alin5 16 H.G. NR.94/2006,art.7,alin1,lit.b

11

Declaraţiile pot fi autentificate în ţară de către notarul public, iar în străinătate de către misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României. Declaraţiile pot fi date şi în faţa autorităţilor străine, cu îndeplinirea condiţiilor de supralegalizare prevăzute de lege sau să aibă aplicată apostila conform Convenţiei cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine adoptată la Haga la 15.10.1961. În acest caz, se va prezenta atât originalul, cât şi o traducere legalizată.

Ţările semnatare ale Convenţiei de la Haga sunt prevăzute în anexa nr. 4.

Ţările cu care România a încheiat tratate sau convenţii bilaterale de asistenţă juridică în materie civilă, care prevăd scutirea de supralegalizare sau apostilare, sunt prevăzute în anexa nr. 5.

Minora căsătorită dobândeşte capacitate deplină de exerciţiu ca urmare a căsătoriei.18

Dacă unul din părinţi este personal navigant,19 actele notariale pot fi îndeplinite de către

misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale României la sediile misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare, precum şi la bordul navelor şi aeronavelor sub pavilion românesc şi la domiciliul cetăţeanului român, ori în alt loc dacă acest lucru este prevăzut în convenţii internaţionale la care România şi statul de reşedinţă sunt părţi sau legea locală nu se opune.

Includerea minorului în paşaportul părinţilor

Cererile model 4 (Anexa nr. 6) vor fi însoţite de următoarele documente: - actele de identitate ale părinţilor sau ale reprezentantului legal, aflate în termen de

valabilitate, în original şi copie xerox; - certificat de deces, hotărâre judecătorească de încredinţare a minorului rămasă

definivită şi irevocabilă în cazul în care se prezintă doar declaraţia unuia dintre părinţi; - declaraţiile privind acordul cu privire la includerea minorului în paşaport pot fi date în

faţa funcţionarului care primeşte cererea. - declaraţiile pot fi autentificate în ţară de către notarul public, iar în străinătate de către

misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României. Declaraţiile pot fi date şi în faţa autorităţilor străine, cu îndeplinirea condiţiilor de supralegalizare prevăzute de lege sau cu aplicarea apostilei conform Convenţiei cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine adoptată la Haga la 15.10.1961. În acest caz se va prezenta atât originalul, cât şi o traducere legalizată.

În cazul includerii ulterioare eliberării paşapoartelor părinţilor, taxele sunt următoarele: - 3.00 RON – taxă consulară; - 3.00 RON – includerea.

17 H.G.nr.94/2006,art.20 18 Drecretul nr.31/1954 art.8 privind persoanele fizice şi juridice şi art.4din Codul Familiei 19 Legea nr. 36/12.05.1995 (Legea notarilor publici şi a activitaţii notariale )

12

Conform art. 7 alin. 6 din H.G. 94/2006, nu este obligatorie prezenţa minorului sub 14

ani la depunerea cererii. În acest caz vor fi prezentate 2 fotografii identice cu dimensiunile de 2,5 x 3,5 cm pentru

includerea în paşaport sau de 3,5 x4,5pentru eliberarea paşaportului individual. Confirmarea fotografiei reprezentând minorul se va face pe cerere, de către părinţi, în faţa lucrătorului care primeşte cererea sau de către funcţionarul consular prin ştampilare şi semnatură în cazul depunerii cu procură specială autentificată în străinătate.

CAPITOLUL II

SOLUŢIONAREA CERERILOR CETĂŢENILOR ROMÂNI

DE STABILIRE A DOMICILIULUI ÎN STRĂINĂTATE Conform art. 34 din Legea nr. 248/2005, cetăţeanul român care şi-a stabilit domiciliul în

străinatate poate depune personal sau prin mandatar cerere pentru aplicarea în paşaportul simplu a menţiunii privind stabilirea domiciliului în străinătate sau pentru eliberarea unui paşaport simplu cu menţionarea ţării de domiciliu la misiunile diplomatice sau oficiile consulare ,la S.P.C.E.E.P.S. pe a căror rază a avut ultimul domiciliu sau, după caz, reşedinţa, când se afla în ţară sau la sediul D.G.P., când se află în una din următoarele situaţii:

- a dobândit un drept de şedere pentru o perioadă de cel putin un an sau i-a fost prelungit succesiv acest drept în decurs de un an pe teritoriul statului respectiv;

- a dobândit un drept de şedere pe teritoriul statului respectiv, în scopul reunificării familiale, cu o persoană ce domiciliază pe teritoriul acelui stat ;

- a dobândit un drept de lungă şedere sau, după caz, un drept de şedere permanentă pe teritoriul statului respectiv ;

- a dobândit cetăţenia statului respectiv .20

Pentru eliberarea paşaportului simplu în care se aplică menţiunea că titularul domiciliază

în străinătate sunt necesare următoarele documente : - cerere tip model 5 (Anexa nr. 7) în două exemplare; - dovada din care rezultă că autorităţile altui stat au acordat dreptul de şedere (paşaportul

simplu, precum şi copiile filei informatizate, a filelor în care sunt aplicate menţiuni cu privire la dobândirea dreptului de şedere, viză în forma stabilită de autorităţile statului respectiv, carnet de rezident, paşaport, carte de identitate ori altă dovadă scrisă eliberată în acest scop);

- copii după actele de stare civilă (certificat de naştere, căsătorie) după caz; - chitanţele privind achitarea taxelor consulare; - două fotografii color tip paşaport (4,5 cm x 3,5 cm). Cererile se soluţionează după verificarea telefonică obligatorie a solicitantului în evidenţele

Direcţiei Generale de Paşapoarte. Exemplarul nr.1 al cererii se trimite, după soluţionare, cu toate mentiunile şi aprobarea procesării la serviciul de profil din cadrul D.G.P.

20 H.G.nr.94/2006 art.28,alin2

13

La înmânarea paşaportului în care a fost aplicată menţiunea privind stabilirea domiciliului în străinatate emis în baza cererii depusă la ghişeu, titularul trebuie să predea documentul de identitate.21

Dacă din motive obiective solicitanţii nu se pot prezenta la S.P.C.E.E.P.S., cererile se

depun prin mandatar, însoţite de documentele prevăzute mai sus. Autentificarea procurilor se realizează în ţară de către notar, iar în străinătate de către oficiul consular sau misiunea diplomatică română.

Cetăţenii români născuţi sau căsătoriţi în străinătate trebuie să procedeze la transcrierea

actelor de stare civilă, încheiate de autorităţile străine, la autorităţile de stare civilă din România. Transcrierea certificatului de căsătorie este necesară numai în măsura în care s-au produs schimbări ale numelui.22

La preschimbarea paşaportului vor fi prezentate documentele prevăzute la alin.1, iar

stabilirea identităţii se va efectua după paşaport şi documentele existente în dosarul constituit anterior.

Cetăţenii români domiciliaţi în străinătate, care au divorţat în unul din statele membre ale

Uniunii Europene, vor anexa la cererea pentru eliberarea unui nou paşaport copia legalizată a hotărârii de divorţ şi traducerea legalizată a acesteia.

Pentru hotărârile pronunţate în celelalte state se va cere recunoaşterea acestora

potrivit legii române. Pentru copiii adoptaţi (Anexa nr. 8 – cerere tip model 7) de străini ori de cetăţenii români

domiciliaţi în străinătate, cererile de eliberare a paşaportului se depun la serviciile publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple pe raza cărora se află instanţa de judecată care a pronunţat hotărârea de încuviinţare a adopţiei.

Cererea de eliberare a paşaportului pentru minorul adoptat se formulează de

părintele/părinţii adoptivi sau împuternicitul acestuia/acestora şi va fi însoţită de următoarele documente:

- declaraţia dată în formă autentică prin care părintele/părinţii adoptivi solicită în mod expres eliberarea paşaportului individual pentru minorul adoptat;

- copia xerox a certificatului de naştere emis pe numele de familie al părinţilor adoptivi; - copia xerox a hotărârii judecătoreşti rămasă definitivă; - decizia şi certificatul de conformitate emise de Oficiul Român pentru Adopţii.

Dacă cererea de eliberare a paşaportului pentru minorul adoptat este depusă de împuternicitul părintelui/părinţilor adoptivi, acesta trebuie să prezinte procură specială autentificată în ţară de către notarul public, iar în străinătate de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României.

21 H.G.nr.94/2006,art.32,alin.2,lit.a 22 Legea nr.119/1996,art.43,alin.3

14

Certificatul de naştere al copilului adoptat trebuie să fie eliberat de serviciul de stare civilă din cadrul primăriei cu atribuţii pe raza de domiciliu a acestuia, sau în sectorul unde îşi are sediul instituţia de ocrotire, sub a cărei îngrijire s-a aflat.

După soluţionarea cererii, paşaportul emis se înmânează la ghişeu părinţilor adoptivi sau persoanei mandatate, pe bază de semnătură.

Persoanele care au dobândit ori redobândit cetăţenia română şi nu au avut niciodată domiciliul pe teritoriul actual al României pot solicita eliberarea paşaportului şi aplicarea menţiunii privind domiciliul din străinătate în baza certificatului constatator (certificatul care atestă faptul că titularul a depus jurământul de credinţă), ori adeverinţa care atestă cetăţenia română, la oricare serviciu public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple.

Copiilor, cetăţeni români, născuţi în străinătate, li se eliberează paşaport simplu sau, după caz, sunt înscrişi în paşapoartele părinţilor numai după transcrierea certificatului de naştere la autorităţile de stare civilă din România.

Cererile depuse la misiunile diplomatice ori oficiile consulare 23sunt transmise, prin

Direcţia Generală Afaceri Consulare din Ministerul Afacerilor Externe, Direcţiei Generale de Paşapoarte. Cerererile prin care se solicită eliberarea acestui tip de paşaport, depuse la sediile ambasadelor şi oficiilor consulare ale României, precum şi documentaţia în xerocopie prevăzută pentru procesarea acestora vor fi certificate de către funcţionarul consular român.

Direcţia Generală de Paşapoarte transmite serviciilor publice comunitare pentru eliberarea

şi evidenţa paşapoartelor simple, conform competenţelor, cererile pentru eliberarea paşapoartelor simple şi aplicarea menţiunilor de stabilire a domiciliului în străinătate. Cererile se înregistrează într-un registru separat şi se verifică în evidenţele proprii, la fel ca şi cele primite la ghişeu.

Serviciul public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple solicită

biroului informatic din serviciul public comunitar pentru evidenţa persoanelor, după caz, atribuirea ori confirmarea codului numeric personal.

După emiterea paşapoartelor şi aplicarea în sistem informatizat a menţiunii ,,Titularul are domiciliul în……..“, se procedează la expedierea acestora însoţite de un exemplar al cererii şi documentele care atestă dreptul de şedere al respectivei persoane în străinătate către D.G.P.

Persoanele care au solicitat prin Direcţia Generală Afaceri Consulare din Ministerul Afacerilor Externe numai aplicarea menţiunii de stabilire a domiciliului în străinătate în paşapoarte sunt verificate în evidenţa Direcţiei Generale de Paşapoarte şi, după caz, se constituie dosare în fond ,,C", iar ulterior cererile sunt trimise la serviciile publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple care au emis paşaportul.

Serviciile publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple verifică în evidenţele proprii şi personalizează colantul care va fi trimis la Direcţia Generală de Paşapoarte. După primirea colantului, Direcţia Generală de Paşapoarte efectuează menţiunile necesare în evidenţe şi îl transmite, în vederea aplicării în paşaportul titularului, la misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României din străinătate, prin Direcţia Generală Afaceri Consulare.

23 H.G.nr.94/2006,art.31,alin.2

15

Serviciile publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple transmit Direcţiei Generale de Paşapoarte, în termen de 5 zile lucrătoare de la emiterea paşaportului, cererile, documentele referitoare la dreptul de şedere şi paşapoartele emise în baza cererilor primite prin Direcţia Generală Afaceri Consulare din Ministerul Afacerilor Externe.

Cărţile (buletinele) de identitate sau cărţile provizorii de identitate (după caz), predate de titulari, se înaintează organului emitent în termen de 10 zile lucrătoare de la data înmânării paşaportului.

Dacă în urma verificărilor se constată că împotriva solicitantului s-a dispus măsura

suspendării exercitării dreptului la libera circulaţie în străinătate ,în conformitate cu art. 40 din Legea nr.248/2005, S.P.C.E.E.P.S. refuză soluţionarea cererilor .24 Despre acest aspect se informează în scris D.G.P. cu menţionarea motivelor, în vederea comunicării misiunii diplomatice sau oficiului consular care a primit cererea.

Persoanei căreia i s-a aplicat în paşaport menţiunea cu privire la stabilirea domiciliului în

străinătate (C.R.D.S.) i se eliberează, la cerere, o adeverinţă de către serviciul public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple care a aplicat menţiunea, pentru a-i servi la organele vamale.

În situaţia în care titularul paşaportului renunţă la stabilirea domiciliului în străinătate având menţiunea aplicată în paşaport, este îndrumat la formaţiunea de evidenţă a populaţiei unde îşi va stabili domiciliul, în vederea obţinerii cărţii de identitate, urmând procedurile de restabilire a domiciliului în România.

Solicitantul poate opta pentru folosirea paşaportului cu noua menţiune sau poate solicita eliberarea unui nou paşaport simplu, după obţinerea unei noi cărţi de identitate.

Cetăţeanului român domiciliat în străinătate, care a solicitat şi i s-a eliberat dovada de

restabilire a domiciliului în România fără a uzita de aceasta (nu a obţinut act românesc de identitate) i se poate elibera, la cerere, un nou paşaport în care se aplică menţiunea cu privire la domiciliul din străinătate. În această situaţie dovada devine nulă de drept, urmând a fi predată odată cu depunerea actelor pentru eliberarea unui nou paşaport.

Pentru revenirea în ţară a persoanelor care şi-au restabilit domiciliului în România şi nu se află în posesia paşapoartelor valabile, misiunile diplomatice ori oficiile consulare ale României le pot elibera, la cerere, paşapoarte simple temporare sau titluri de călătorie.

În situaţia persoanelor decedate se efectuează menţiunile necesare în evidenţele serviciilor publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple şi se comunică, în scris, Direcţiei Generale de Paşapoarte, anexându-se şi o xerocopie după certificatul (dovada) de deces, în vederea operării în evidenţele proprii.

Direcţia Generală de Paşapoarte transmite lunar, pe suport magnetic, la Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor, datele privind cetăţenii români care au dobândit statutul de cetăţean român cu domiciliul în străinătate.

Serviciile publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple comunică lunar Direcţiei Generale de Paşapoarte - Serviciul 3, până la data de 5 ale lunii următoare, situaţia numerică a paşapoartelor emise pentru cererile primite de la Direcţia Generală Afaceri Consulare, pe ţări, în vederea centralizării şi comunicării către R.A. Administraţia Patrimoniului

24 Legea nr.248/2005 art. 40

16

Protocolului de Stat, pentru efectuarea decontului, conform convenţiei încheiate între Ministerul Administraţiei şi Internelor şi R.A. Administraţia Patrimoniului Protocolului de Stat.

CAPITOLUL III

LIMITAREA EXERCITĂRII DREPTULUI LA LIBERA CIRCULAŢIE ÎN STRĂINĂTATE

Restrângerea exercitării dreptului la libera circulaţie în străinătăte25

Restrângerea exercitării dreptului la libera circulaţie în străinatate a cetăţenilor români

poate fi dispusă pentru o perioadă de cel mult 3 ani numai în condiţiile şi cu privire la următoarele categorii de persoane:

a) cu privire la persoana care a fost returnată dintr-un stat în baza unui acord de readmisie încheiat între România şi acel stat;

b) cu privire la persoana a cărei prezenţă pe teritoriul unui stat, prin activitatea pe care o desfăşoară, sau ar urma să o desfăşoare, ar aduce atingere gravă intereselor României ori, după caz, relaţiilor bilaterale dintre România şi acel stat.

Măsura se dispune după cum urmează: (1) În situaţia prevăzută la art. 38 lit. ,,a”, măsura se dispune la solicitarea D.G.P., cu

privire la statul de pe teritoriul căruia a fost returnată persoana, de către tribunalul în a cărui rază teritorială se află domiciliul acesteia, iar când aceasta are domiciliul în străinătate, de către Tribunalul Municipiului Bucuresti.

(2) În situaţia prevăzută la art. 38 lit. ,,b”, măsura se dispune la solicitarea instituţiei competente în domeniul apărării, ordinii publice sau siguranţei naţionale care deţine date ori informaţii cu privire la activitatea pe care o desfăşoară sau urmează să o desfăsoare persoana, iar când aceasta are domiciliul în strainătate, de către Tribunalul Bucuresti.

(3) În cazurile prevăzute la alin (1) şi (2) instanţa se pronunţă prin hotărâre în termen de 5 zile de la primirea solicitărilor autorităţilor competente şi comunică hotărârea persoanei, D.G.P., I.G.P.F.R. şi S.P.C.E.E.P.S. competent să elibereze paşaportul simplu.

(4) Hotărârea prevăzută la alin.(3) este supusă apelului în termen de 5 zile de la comunicare, la curtea de apel competentă teritorial. Instanţa se pronunţă în termen de 3 zile de la data primirii cererii.

(5) Hotărârea curţii de apel este supusă recursului, termenul de recurs, precum şi cel de judecată fiind cele prevăzute la alin. (4).

(6) Exercitarea căilor de atac prevăzute la alin. (4) şi (5) nu suspendă executarea hotărârii instanţei.

(7) Prezenţa procurorului la toate şedinţele de judecată este obligatorie. (8) În baza hotărârii definitive şi irevocabile a instanţei competente, prin care s-a dispus

măsura, S.P.C.E.E.P.S. efectuează în paşaportul simplu al persoanei menţiunile

25 Legea nr. 248/2005 art. 38 şi 39 H.G./94/26.01.200 art. 26

17

corespunzătoare referitoare la perioada şi statul/statele pentru care se aplică măsura restrângerii exercitării dreptului de a călători în străinatate.

În conformitate cu art. 26 alin. (1) şi (2), din H.G. 94/2006, I.G.P.F.R. procedează la

instituirea consemnului în sistemul de evidenţă a traficului la frontiera de stat, sarcina revenind exclusiv acestei instituţii.26

S.P.C.E.E.P.S. procedează după cum urmează:

La primirea comunicării în sistem informatizat de la D.G.P., cu privire la cetăţenii români

care au fost returnaţi din străinatate în baza unui acord de readmisie, aceasta se înregistrează în registrul intrări/ieşiri a corespondenţei ordinare, după care se efectuează menţiuni în evidenţa automată la rubrica ,,observaţii” pentru persoana în cauză.

Documentele primite ulterior (talonul de returnare, declaraţia persoanei în cauză dată în faţa organelor de frontieră cu ocazia returnării, înscrisuri emise de autorităţile statului din care a fost returnată etc.), după înregistrare, se vor clasa la mapa persoanei.

La primirea hotărârii judecătoreşti prin care s-a dispus restrângerea exercitării dreptului la libera circulaţie se operează în sistem informatizat la rubrica ,,restricţii”, introducând simbolul ,,L”;

După rămânerea definitivă şi irevocabilă a hotărârii prin care s-a dispus măsura restrângerii exercitării dreptului la libera circulaţie în străinătate, S.P.C.E.E.P.S. invită în scris persoana precizând necesitatea prezentării paşaportului (Anexa nr. 9). Efectuarea în paşaport a menţiunii privind restrîngerea dreptului la libera circulaţie se realizează prin tipărirea pe un colant care va fi aplicat în paşaportul persoanei în cauză la fila ,,Menţiuni pentru autorităţile române”.27

Colantul va fi emis în sistem informatizat cu precizarea bilingvă (română şi engleză) şi va cuprinde perioada de restrângere şi spaţiul sau ţara pentru care s-a instituit aceasta, data emiterii, precum şi excepţiile prevăzute de art. 52 din Legea nr. 248/2005.

În cazul în care fila „Menţiuni pentru autorităţile române” este utilizată în întregime prin existenţa a două menţiuni anterioare, colantul privind restrângerea dreptului la libera circulaţie în străinătate se va aplica pe următoarea pagină liberă „Vize”.

Totodată se operează în sistem informatizat, la rubrica ,,restricţii ”, simbolul „N”. Suspendarea exercitării dreptului la libera circulaţie în străinătate. Conform art. 40 din Legea nr. 248/2005, exercitarea dreptului la libera circulaţie în

străinătate se suspendă numai în următoarele situaţii:28

(a) persoana este învinuită sau inculpată într-o cauză penală şi a fost dispusă instituirea unei măsuri preventive în condiţiile Codului de procedură;

(b) persoana a fost condamnată şi are de executat o pedeapsă privativă de libertate; (c) persoana este internată într-un centru de reeducare sau într-un institut medical

educativ, în condiţiile legii penale; (d) persoana nu a respectat măsura restrângerii exercitării dreptului la libera circulaţie în

străinătate, dispusă în condiţiile prezentei legi. 26 H.G. 94/2006, art. 26 alin. (1) şi (2), 27 Legea 248/2005 art. 38 alin. 8 28 Legea nr. 248/2005 art. 40 din

18

Pentru punerea în executare de către autorităţile competente a măsurii de suspendare a exercitării dreptului la libera circulaţie în străinătate, autorităţile care au dispus măsurile prevăzute la art. 40 lit. ,,a”-,,c” din Legea nr.248/2005, au obligaţia de a le comunica Direcţiei Generale de Paşapoarte, Inspectoratului General al Poliţiei Române şi Inspectoratului General al Poliţiei de Frontieră Române.29

Suspendarea exercitării dreptului la libera circulaţie în străinătate încetează de drept la data la care încetează măsura dispusă în oricare dintre situaţiile prevăzute la art. 40 lit. ,,a” -,,c”.

Conform art. 42 din Legea nr.248/2005 (1) În situaţia prevăzută la art. 40 lit. ,,d”, măsura se dispune la solicitarea Inspectoratului

General al Poliţiei de Frontieră, sau a Direcţiei Generale de Paşapoarte, de către tribunalul în a cărui raza teritorială se află domiciliul acestei persoane, iar când aceasta are domiciliul în străinătate, de către Tribunalul Bucureşti, pentru o perioadă care nu poate depăşi 3 ani. Prevederile art. 39 alin. (3)-(7) şi ale art. 41 alin. (1) se aplică în mod corespunzător.

(2) În situaţia în care persoana împotriva căreia se instituie măsura suspendării exercitării dreptului la libera circulaţie în străinătate a fost returnată în baza unui acord de readmisie din statul pentru care i-a fost restrâns dreptul la libera circulaţie în străinătate, perioada pentru care se poate suspenda acest drept poate fi majorată până la 5 ani, în condiţiile alin. (1).

Pe durata suspendării exercitării dreptului la libera circulaţie în străinătate, cetăţeanului român i se poate refuza temporar eliberarea documentului de călătorie de către autoritatea competentă să elibereze aceste documente, iar dacă i-a fost eliberat îi poate fi retras de către autorităţile competente să pună în executare măsura. 30

Conform art. 27 din H.G. nr.94/26.01.2006 În vederea punerii în executare a măsurii suspendării dreptului la libera circulaţie în

străinătate, Direcţia Generală de Paşapoarte are obligaţia de a comunica măsura la serviciul public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple de la domiciliul cetăţeanului român împotriva căruia a fost dispusă măsura care, pentru perioada stabilită de instanţă în condiţiile Legii nr. 248/2005, va refuza temporar eliberarea documentului de călătorie, iar dacă acesta a fost eliberat va întreprinde demersuri pentru a-l retrage.31

S.P.C.E.E.P.S. procedează după cum urmează: La primirea comunicării de la autorităţile competente să dispună astfel de măsuri, ori de

la D.G.P., se vor efectua menţiuni în sistemul informatizat la rubrica ,,restricţii”, operând simbolul „I” .

Dacă persoana împotriva căreia s-a dispus măsura suspendării exercitării dreptului la libera circulaţie deţine un paşaport valabil, va fi invitată în scris în vederea retragerii paşaportului.

În momentul prezentării paşaportului se operează în sistem informatizat la rubrica ,,restrictii”, simbolul ,,R”, perioada pentru care a fost dispusă suspendarea.

Paşapoartele retrase vor fi asigurate în fichete metalice de către personal anume desemnat.

29 Legea nr. 248/2005 art. 41 30 Legea nr. 248/2005 art. 43 din 31 H.G. nr.94/26.01.2006 art. 27

19

Conform prevederilor art. 54 alin. (2) din Legea nr. 248/2005, care abrogă ,,orice alte dispoziţii contrare”, prevederile art. 5 din O.U.G. nr. 112/2001 sunt abrogate implicit, situaţie în care, devin aplicabile dispoziţiile art. 43, coroborate cu cele ale art. 40, lit. ,,b” şi art. 41 din Legea nr. 248/2005.

Măsurile dispuse anterior apariţiei noului cadru legislativ rămân în vigoare numai în

cazul în care persoana a fost condamnată şi are de executat sau execută o pedeapsă privativă de libertate şi numai până la momentul la care încetează măsura . Pentru restul situaţiilor se procedează la măsuri în conformitate cu noile prevederi normative*.

Împiedicarea de orice fel, fără drept, a exercitării de către cetăţeanul român a dreptului la

libera circulaţie în străinătate, prin refuzul eliberării sau reţinerea documentului de călătorie ori prin refuzul permiterii de a ieşi şi de a intra din/în România în alte situaţii decât cele expres prevăzute de lege, constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la 1 la 5 ani şi interzicerea unor drepturi.32(Art.50 Legea 248/2005)

CAPITOLUL IV

ACTIVITATEA DE PRIMIRE, ELIBERARE A DOVEZILOR ŞI ADEVERINŢELOR PENTRU AMBASADE

Personalul desemnat prin dispoziţie zilnică pe unitate, sau care are atribuţii prin Fişa

postului primeşte şi înregistrează într-un Registru special: - cereri prin care se solicită adeverinţe necesare la ambasade (Anexa nr. 10); - cereri pentru eliberarea dovezilor privind dreptul de folosire a paşapoartelor pentru a

servi agenţiilor de ocupare a forţei de muncă acreditate de către Ministerul Muncii Solidarităţii Sociale şi Familiei.

Actele necesare pentru eliberarea acestora: - copia actului de identitate al solicitantului; - taxă consulară în valoare de 22 RON; - taxă de urgenţă în valoare de 10 RON. Dacă solicitantul nu se poate deplasa la sediul S.P.C.E.E.P.S. sau D.G.P., poate mandata

prin procură, în condiţiile legii, o altă persoană. În acest caz se va solicita şi procură şi copie după actul de identitate al persoanei mandatate.

După verificarea documentelor menţionate mai sus, se consultă evidenţele informatizate (locală şi DEPAS) şi se completează adeverinţa (Anexa nr. 11) sau dovada (Anexa nr. 12), urmând a fi înaintate spre semnare şefului de serviciu sau persoanei desemnate prin

* Adresa Direcţiei Generale Reglementări Juridice şi Contencios nr. 194893/1/22.05.2006 32 Legea 248/2005 Art.50

20

D.Z.U.; adeverinţa/dovada se înmânează solicitanţilor la termenele stabilite în funcţie de taxele achitate (în regim de urgenţă sau regim normal).

Cererea sus-menţionată şi exemplarul nr. 2 al dovezii/adeverinţei se clasează la mapa titularului. Lunar va fi raportată la D.G.P. situaţia numerică a acestora.

CAPITOLUL V

SOLUŢIONAREA CERERILOR CETĂŢENILOR ROMÂNI CU DOMICILIUL ÎN STRĂINĂTATE PRIVIND (RE)STABILIREA

DOMICILIULUI ÎN ROMÂNIA Cetăţenii români domiciliaţi în străinătate, care îşi (re)stabilesc domiciliul în România,

depun personal, la serviciul public comunitar pentru evidenţa persoanelor pe raza căruia locuiesc, o cerere tip, model 6 (Anexa nr. 13), odată cu cererea pentru eliberarea cărţii de identitate.

Minorii care îşi stabilesc domiciliul în România împreună cu părinţii vor fi menţionaţi în cererile părinţilor.

Pentru minorul care deţine paşaport individual va fi depusă separat cerere, model 6, pentru emiterea colantului.

Cetăţenii români care au plecat din România legal sau ilegal şi nu s-au înapoiat până la data de 22.12.1989, iar după această dată nu şi-au reglementat statutul juridic, sunt consideraţi că domiciliază în străinătate dacă au fost incluşi în evidenţa acestei categorii de persoane.

Cererile tip de stabilire a domiciliului în România vor fi însoţite de următoarele

documente: - 3 fotografii color 3,5/4,5 mm. de dată recentă; - copiile filelor 1-3 din paşaportul românesc sau adeverinţă eliberată de Direcţia

Generală de Paşapoarte, (prin Serviciul clarificări probleme de cetăţenie )care atestă calitatea de cetăţean român. Persoanele care au dobândit cetăţenia română în temeiul art. 10 din Legea nr. 21/1991 a cetăţeniei române, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, vor prezenta certificatul constatator prevăzut la art. 20 din legea mai sus-menţionată şi copia paşaportului cu care au intrat în România.

- chitanţa CEC privind achitarea taxei consulare. Autorităţile române competente pentru eliberarea documentelor de identitate sau de

călătorie vor elibera aceste documente în cazul în care cetăţeanul român cu domiciliul în străinătate nu poate face dovada cetăţeniei române, numai după ce se atestă de către Direcţia Generală de Paşapoarte, la cererea acestor autorităţi, faptul că solicitantul este cetăţean român.Cererea se trimite serviciului public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple împreună cu documentele prevăzute pentru efectuarea menţiunilor referitoare la stabilirea domiciliului în România.

În situaţia în care persoana în cauză nu figurează în evidenţele serviciului şi nu deţine paşaport românesc valabil, se vor solicita de îndată verificări în evidenţele Direcţiei Generale de

21

Paşapoarte, pe bază de cerere de verificare (Anexa nr. 14). Cererea de verificare va fi însoţită de documentele depuse, mai puţin chitanţa privind achitarea taxei aferente.

În situaţia în care persoana care solicită stabilirea domiciliului în România deţine paşaport valabil emis de un alt serviciu decât cel pe raza căruia se stabileşte, serviciul public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple pe raza căruia se stabileşte trimite de îndată cererea împreună cu documentele anexate la serviciul care a emis paşaportul, cu adresă (Anexa nr. 15), prin care va solicita efectuarea verificărilor în evidenţe a menţiunilor privind stabilirea domiciliului în România a titularului, emiterea colantului, restituirea cererii şi trimiterea mapei împreună cu colantul (dacă este cazul).

În această situaţie, precum şi în cazul în care prezintă adeverinţa eliberată de către Direcţia Generală de Paşapoarte, din care rezultă că persoana în cauză este cetăţean român, pe care este aplicată fotografia titularului, nu se vor mai solicita verificări în evidenţele Direcţiei Generale de Paşapoarte. După efectuarea menţiunilor în evidenţele proprii şi trimiterea colantului la serviciul public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple care a primit cererea, serviciul pe raza căruia s-a stabilit persoana în cauză va transmite aceste date Direcţiei Generale de Paşapoarte, cu adresă, în termen de 5 zile lucrătoare (Anexa nr. 16).

Lucrători anume desemnaţi din compartimentul evidenţă al Serviciului Evidenţă Generală şi Arhivă din cadrul Direcţiei Generale de Paşapoarte efectuează verificări, menţionează pe cerere rezultatul acestora şi comunică în scris serviciilor teritoriale rezultatul verificărilor, cu adresă, conform modelului (Anexa nr. 17).

În situaţia în care persoana în cauză a pierdut cetăţenia română se comunică în scris serviciului public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor.

După efectuarea verificărilor - cererile se predau la operatorul de la calculator în vederea implementării menţiunilor în

evidenţă; - se comunică în scris serviciului public comunitar pentru evidenţa persoanelor care a

primit cererea (Anexa nr. 18); - dacă solicitantul este titular de paşaport model 2001 se va emite şi colantul privind noul

domiciliu; - colantele, respectiv partea din colant cu datele personale se trimit cu adresă (model

anexa 18) la serviciul public comunitar pentru evidenţa persoanelor care a primit cererea în vederea aplicării acestora în paşaport, iar pe cerere se lipeşte partea din colant în care este menţionată seria colantului.

După efectuarea menţiunilor privind stabilirea domiciliului în România, în termen de 5 zile,

biroul (compartimentul) de paşapoarte va comunica în scris Direcţiei Generale de Paşapoarte, cu adresă (Anexa nr. 16) pe care va fi aplicată una din fotografii, faptul că persoana în cauză şi-a stabilit domiciliul în România.

Persoanele care au dobândit cetăţenia română, iar la data dobândirii cetăţeniei române

aveau statutul de străin cu domiciliul în România, nu depun cereri pentru stabilirea domiciliului în România.

În situaţia în care persoana care solicită stabilirea domiciliului în România deţine paşaport

model 1994, acesta va fi anulat de către serviciul public comunitar pentru evidenţa persoanelor

22

cu ocazia înmânării cărţii de identitate, iar titularul va fi îndrumat să solicite eliberarea unui nou paşaport. Colţul din stânga al filei informatizate va fi anexat la cererea de stabilire a domiciliului în România.

Cetăţenii români care au domiciliat în străinătate şi şi-au restabilit domiciliul în România

pot solicita, după eliberarea cărţii de identitate, eliberarea unor adeverinţe necesare la Autoritatea Naţională a Vămilor, din care să rezulte perioada în care au avut statutul de cetăţean român cu domiciliul în străinătate. Cererile se depun personal sau prin mandatar cu procură specială, la S.P.C.E.E.P.S. al judeţului pe raza căruia şi-a stabilit domiciliul, sau la Biroul relaţii cu publicul din cadrul Direcţiei Generale de Paşapoarte; acestea vor fi însoţite de copia cărţii de identitate şi chitanţă privind achitarea taxei consulare aferentă serviciului prestat sau după caz şi de procura şi copia după cartea de identitate a mandatarului.

Solicitările sunt soluţionate numai de către Direcţia Generală de Paşapoarte, care trimite adeverinţa la domiciliu sau, după caz, la serviciul judeţean care a primit cererea.

Autoritatea Naţională a Vămilor şi, în acest caz, cererile se depun personal sau prin mandatar cu procură specială la S.P.C.E.E.P.S. al judeţului pe raza căruia şi-a stabilit reşedinţa sau la Biroul relaţii cu publicul din cadrul Direcţiei Generale de

Pot beneficia de scutire de la plata drepturilor de import doar persoanele fizice care au avut domiciliul sau reşedinţa, după caz, în afara României cel puţin 12 luni consecutive33.

CAPITOLUL VI

ACTIVITĂŢILE CE SE DESFĂŞOARĂ ÎN LEGĂTURĂ CU CERERILE DE RENUNŢARE LA CETĂŢENIA ROMÂNĂ

APROBATE PRIN HOTĂRÂRE A GUVERNULUI Direcţia Generală de Paşapoarte primeşte de la Ministerul Justiţiei, prin intermediul

Direcţiei Generale Reglementări Juridice şi Contencios din Ministerul Administraţiei şi Internelor, proiecte de hotărâri ale Guvernului şi liste anexă cu persoanele care au solicitat aprobarea renunţării sau dobândirii cetăţeniei române, pe care le verifică în termen de şapte zile (sau în termenul stabilit) în evidenţele proprii, iar când este cazul şi în evidenţele serviciilor judeţene pe raza cărora au domiciliat cei în cauză, la Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor sau la Starea Civilă.

La primirea de la Direcţia Generală de Paşapoarte a comunicării privind aprobarea

cererilor de renunţare la cetăţenia română, serviciile judeţene procedează astfel: După efectuarea menţiunilor în evidenţele informatizate, respectiv în câmpul « Restricţii »

prin simbolul «T », conţinutul mapelor (dosarelor) persoanelor în cauză va fi trimis cu adresă 33 O.G. nr. 59/22.08.2003 art.5 alin.1

23

însoţită de opis (anexa nr. 20) întocmit în 2 exemplare, la Direcţia Generală de Paşapoarte - Serviciul 6 (Evidenţă Generală şi Arhivă). La serviciul judeţean va rămâne mapa (dosarul) în care se va păstra comunicarea primită de la Direcţia Generală de Paşapoarte, exemplarul 2 al opisului privind conţinutul dosarului şi exemplarul 2 al adresei de înaintare a dosarului.

În situaţia în care persoana nu figurează în evidenţele informatizate de paşapoarte, datele vor fi preluate în evidenţa manuală.

Documentele de călătorie model vechi (paşapoartele albastre) recuperate de misiunile diplomatice ori oficiile consulare şi trimise de Ministerul Afacerilor Externe - Direcţia Generală Afaceri Consulare se distrug de către lucrătorii Serviciului Evidenţă Generală şi Arhivă din Direcţia Generală de Paşapoarte, prin proces-verbal, ulterior făcându-se menţiuni în dosarele personale de paşapoarte cu privire la distrugerea acestora.

Actele de identitate sau alte documente se trimit autorităţilor centrale cărora le sunt subordonate organele emitente, iar paşapoartele simple recuperate se trimit de către Direcţia Generală de Paşapoarte - Serviciul Evidenţă Generală şi Arhivă la serviciile publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple, care le-au emis. Celelalte documente recuperate privind persoanele luate în evidenţa Direcţiei Generale de Paşapoarte se clasează în dosarele personale.

CAPITOLUL VII

EVIDENŢA GENERALĂ ŞI ARHIVA Evidenţa generală de paşapoarte este constituită din datele referitoare la cetăţenii români

şi străini care au făcut obiectul activităţilor stabilite prin lege în competenţa Direcţiei Generale de Paşapoarte şi cuprinde: evidenţa automată (informatizată), cartoteca manuală şi fondul arhivistic al Direcţiei Generale de Paşapoarte şi al serviciilor publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple.

Evidenţa automată a Direcţiei Generale de Paşapoarte cuprinde deţinătorii de paşapoarte

la nivel naţional, cetăţenii români care şi-au stabilit domiciliul în străinătate, cei care au renunţat la cetăţenia română, precum şi cei care s-au întors pentru a-şi stabili domiciliul în ţară sau au (re)dobândit cetăţenia română, implementaţi în programul ESPAS, precum şi date sumare de identificare pentru toate persoanele care figurează cu dosar personal în fondul arhivistic.

La serviciile publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple

evidenţa este constituită din evidenţa informatizată a tuturor deţinătorilor de paşapoarte (emise din anul 1994) şi din evidenţa manuală pentru persoanele care au făcut obiectul activităţii specifice până în anul respectiv.

Evidenţa informatizată a deţinătorilor de paşapoarte atât la nivel central, cât şi judeţean,

se actualizează şi se completează permanent, pe măsura emiterii de noi paşapoarte.

24

Actualizarea bazei de date la nivel central se face prin implementarea în calculator a datelor persoanelor cărora li s-a aprobat renunţarea ori dobândirea cetăţeniei române prin hotărâri ale Guvernului şi a celor care au (re)dobândit cetăţenia română.

La introducerea datelor în evidenţa centrală informatizată lucrătorii au obligaţia de a verifica corectitudinea acestora şi de a corecta eventualele erori identificate în baza de date. Pe toate materialele ce fac obiectul actualizării în calculator se aplică ştampila ,,cules date calculator", codul, semnătura operatorului şi data efectuării operaţiunilor.

Evidenţa manuală este organizată alfabetic. La serviciile publice comunitare pentru

eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple această evidenţă cuprinde date despre persoanele cu domiciliul pe raza lor de competenţă care au solicitat eliberarea de paşapoarte atât înainte de a se trece la emiterea în sistem informatizat, cât şi după aceea. Pe fişa din evidenţa manuală este trecut, după caz, numărul de dosar aflat în fondul arhivistic al Direcţiei Generale de Paşapoarte sau al serviciului teritorial, ori numărul de mapă.

Totodată, în această evidenţă se vor regăsi şi « fişele înlocuitor » dispuse separat de anexele 12, după număr de mapă, alfabetic etc., în aşa fel încât să existe posibilitatea regăsirii acestora când este necesară consultarea lor.

Fondul arhivistic al Direcţiei Generale de Paşapoarte se compune din dosarele

constituite şi cele care se formează pe parcurs pentru următoarele categorii de persoane: - cetăţeni români care îşi stabilesc domiciliul în străinătate; - persoane care dobândesc ori (re)dobândesc cetăţenia română; - persoane cărora li s-a aprobat renunţarea la cetăţenia română; - alte persoane care fac obiectul activităţii, iar din lipsa CNP ori din alte motive nu pot fi

cuprinse în evidenţa informatizată. Dosarele se constituie într-un singur exemplar, fiind interzisă întocmirea de dubluri. Pentru soţ, soţie şi copii minori se constituie un singur dosar, al cărui număr se atribuie din

registrul opis al fondului corespunzător. Numărul atribuit şi litera fondului, se trec pe coperta dosarului şi se implementează în

evidenţa ESPAS. Cetăţenilor români cărora li s-a aprobat dobândirea statutului de cetăţean român cu

domiciliul în străinătate li se atribuie dosar din fondul ,,C”, iar celor cărora li s-a aprobat renunţarea la cetăţenia română din fondul ,,D”.

În cazul persoanelor cuprinse în dosare din alte fonduri, odată cu soluţionarea cererilor de paşapoarte sau cu ocazia soluţionării unor lucrări privind persoanele în cauză, se vor transforma dosarele conform statutului juridic.

Cetăţenilor străini cărora li s-a aprobat stabilirea domiciliului în România li se atribuie, de

către Autoritatea pentru Străini, dosare din fondul ,,G”, iar pentru celelalte categorii de străini, din fondul ,,E”.

Dacă soţul şi soţia figurează în evidenţa Direcţiei Generale de Paşapoarte cu dosare separate, acestea se conexează, făcându-se menţiuni în calculator şi în registrul opis.

Verificările în sistemele de evidenţă informatizată gestionate de Direcţia Generală de Paşapoarte se efectuează numai de persoane anume desemnate, cu acces pe bază de parolă, care răspund de corectitudinea acestora.

25

Rezultatul verificărilor se consemnează pe lucrări, menţionându-se numărul de dosar (mapă), statutul juridic al persoanei, numărul paşaportului, data emiterii şi serviciul care l-a emis. În cazul persoanelor care nu se identifică în evidenţa centrală informatizată se vor efectua verificări şi în evidenţa manuală. Verificările se extind şi asupra soţului sau soţiei persoanei verificate atunci când se deţin date, pentru a nu se constitui alte dosare şi a se efectua conexarea.

Dacă o persoană nu figurează în evidenţele D.G.P., se vor efectua verificări şi în

evidenţele Inspectoratului Naţional pentru Evidenţa Persoanelor, iar în cazuri deosebite şi la starea civilă de la locul de naştere.

Dosarele se scot din arhivă la cererea lucrătorilor din Direcţia Generală de Paşapoarte şi

se trimit spre studiu, pe bază de fişă înlocuitor, după care se predau înapoi în arhivă pe bază de condică sau borderou. Dosarele pot fi studiate şi de către persoane din alte structuri ale Ministerului Administraţiei şi Internelor, ori alte organe de stat autorizate, pe bază de delegaţie, cu aprobarea conducerii Direcţiei Generale de Paşapoarte, în prezenţa unei persoane desemnate din cadrul Serviciului evidenţă generală şi arhivă, cu respectarea prevederilor Instrucţiunilor privind organizarea şi administrarea fondului arhivistic al Ministerului Administraţiei şi Internelor.

Este interzisă scoaterea dosarelor din arhivă în alte condiţii decât cele prevăzute la alin.1. Aceste reguli sunt valabile şi în ceea ce priveşte accesul la dosarele şi mapele din arhiva serviciilor judeţene publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple.

Furnizarea de date din dosare se face cu stricta respectare a prevederilor legale şi cu aprobarea conducerii Direcţiei Generale de Paşapoarte, sau după caz, a şefilor S.P.C.E.E.P.S..

La solicitarea scrisă a organelor de poliţie, parchetului sau instanţelor de judecată, cu aprobarea directorului Direcţiei Generale de Paşapoarte sau adjunctului acestuia, respectiv a şefului serviciului public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor (pentru documentele aflate în gestiunea serviciului respectiv), pot fi transmise copii ale documentelor aflate în dosarele (mapele) de paşapoarte sau documentele în original, cu respectarea prevederilor legale.34

În situaţia în care se transmit documentele în original, în dosare (mape) se vor reţine copii ale acestora.

Persoanele fizice care doresc să-şi studieze propriul dosar sunt îndrumate în acest sens către Consiliul Naţional pentru Studierea Arhivelor Securităţii. După obţinerea răspunsului dat de către C.N.S.A.S. se vor adresa cu o cerere (la care se anexează copia actului de identitate şi copia răspunsului dat de C.N.S.A.S.) directorului Direcţiei Generale de Paşapoarte sau, după caz, şefului serviciului public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple, la care se va răspunde în scris în termen de 30 de zile. În adresa de răspuns se va preciza dacă persoana în cauză figurează în evidenţele structurii căreia i se adresează, cu sau fără dosar, data la care se poate prezenta pentru studiu, precum şi adresa completă unde urmează să se prezinte solicitantul.

Dosarele prevăzute la alin. (1) vor fi studiate de către titulari în prezenţa şefului Serviciului evidenţă generală şi arhivă din Direcţia Generală de Paşapoarte, sau a persoanei desemnate de

34 Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Naţionale, cu modificările şi complementările ulterioare şi OrdinulM.A.I. nr. 650/2005 privind

organizarea şi administrarea Fondului arhivistic neoperativ al Ministerului Administraţiei şi Internelor.

26

către acesta, iar la nivelul serviciilor teritoriale în prezenţa şefului serviciului sau a persoanei desemnate.35

Anterior prezentării pentru studiere, dosarul de paşapoarte va fi numerotat filă cu filă, opisat cu privire la pagini şi fotografii şi prezentat şefului serviciului sau persoanei desemnate de acesta pentru verificări.

Persoanele care solicită copii ale unor documente existente în aceste dosare li se vor pune la dispoziţie copiile solicitate, contra-cost, cu excepţia celor prevăzute de lege.36. Cererile sunt scutite de taxe consulare, iar contravaloarea copiilor, de 0,44 lei RON pagina, se varsă la bugetul statului.

În vederea constituirii Nomenclatorului arhivistic specific fiecărui SPCEEPS, se va avea în vedere, cu titlu consultativ, un model (Anexa nr. 21), urmând ca în redactarea acestuia să fie respectate prevederile art. 8 din Legea Arhivelor Nationale nr.16/2001 modificată şi completată37

CAPITOLUL VIII

GESTIUNEA DOCUMENTELOR FOLOSITE38

ÎN ACTIVITATEA DE PAŞAPOARTE Prin Instituţia prefectului judeţeană şi a municipiului Bucureşti, constituirea unei gestiuni în

cadrul serviciului public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple pe care îl asigură din punct de vedere logistic şi financiar, ţine evidenţa cantitativ-valorică a materialelor şi documentelor folosite în activitatea de paşapoarte, indiferent dacă se percep sau nu taxe pentru emiterea acestora.

Gestiunea se ţine de un lucrător din serviciul public comunitar pentru eliberarea şi

evidenţa paşapoartelor simple numit prin ordin al prefectului, în funcţie de volumul gestiunii. Activitatea gestionarului se va desfăşura într-o încăpere separată având asigurată securitatea, iar imprimatele cu regim special vor fi păstrate în fichete metalice.

Evidenţa tehnico-operativă a bunurilor aflate în această gestiune se ţine de către o

persoană din structura administrativă a instituţiei prefectului, numită prin ordin al prefectului. Predarea-primirea funcţiei de gestionar se face prin ordin al prefectului, în cel mult 20 de

zile de la data emiterii, stabilindu-se gestiunea care se predă, primitorul şi cel care predă, data începerii şi terminării operaţiunii. Cu această ocazie se efectuează şi inventarierea imprimatelor. Aceste operaţiuni se consemnează într-un proces-verbal, încheiat în două exemplare înregistrate şi vizate de şeful serviciului public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple,

35 Instrucţiunile M.A.I. privind organizarea şi administrarea fondului arhivistic al Ministerului Administraţiei şi Internelor şi Protocolul nr. 467 încheiat între Ministerul de Interne şi Consiliul Naţional pentru Studierea Arhivelor Securităţii, la data de 14.09.2000. 36 Legea nr. 187/1999 art. 13 alin. 2 privind accesul la propriul dosar şi deconspirarea securităţii ca poliţie politică 37 Legea nr. 358/2002 şi ale O.G. nr.83/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare pentru eliberarea paşapoartelor simple şi serviciilor publice comunitare regim permise de conducere şi înmatriculare a vehiculelor, cu modificările şi completările

ulterioare. 38 Instrucţiunile M.A.I. nr.1031/1999 privind organizarea şi conducerea evidenţei contabile cantitativ - valorice a bunurilor materiale în unităţile Ministerului Administraţiei şi Internelor

27

din care unul rămâne la noul gestionar, iar celălalt se pune la dispoziţia structurii administrative din cadrul prefecturii.

În cazul în care gestionarul lipseşte pe o perioadă mai mare din motive de boală, concediu

sau învoire, iar activitatea de gestiune nu poate fi întreruptă, aceasta va fi desfăşurată de o persoană din acelaşi serviciu teritorial, delegată de gestionar să-l înlocuiască cu aprobarea şefului serviciului.

Dacă gestionarul nu desemnează un delegat sau şeful serviciului teritorial nu este de

acord cu persoana propusă să desfăşoare o asemenea activitate, prin ordin al prefectului se numeşte o comisie compusă din cel puţin trei persoane, cu consultarea gestionarului respectiv.

Este interzis să fie desemnat gestionar lucrătorul care are şi atribuţiuni pe linie de

emitere a paşapoartelor. Formularele folosite la primirea/distribuirea în/din gestiune a tipizatelor specifice activităţii

serviciului de paşapoarte, precum şi la evidenţierea acestora, sunt:39

a) intrări de bunuri:

- avizul de însoţire a mărfii; - nota de recepţie şi constatare de diferenţe; - procesul-verbal de inventariere, pentru plusurile de inventar constatate cu ocazia

inventarierii, întocmit de comisia numită în acest scop (la nivelul inspectoratului de poliţie judeţean).

b) ieşiri de bunuri:

- bon de consum cod 14-3-4/A; - bon de consum (colectiv) cod 14-3-4/aA; - avizul de însoţire a mărfii; - procesul-verbal de inventariere pentru bunurile constatate lipsă la inventariere; - procesul-verbal de cercetare administrativă. c) evidenţierea bunurilor în gestiune: - fişa de magazie; - fişa de magazie a formularelor cu regim special (cod 14-3-8b); - nota de recepţie şi constatare diferenţe (cod 14-3-1A); - borderoul de predare a documentelor (cod 14-3-7). Documentele folosite în activitatea specifică a serviciului public comunitar pentru

eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple se expediază de către Direcţia Generală de Paşapoarte pe adresa instituţiei prefectului, pentru serviciul public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple, cu avizul de însoţire a mărfii (exemplarele 1 şi 2). În baza acestui aviz, comisia de recepţie numită prin ordin al prefectului, procedează la recepţia bunurilor

39 Instrucţiunile M.A.I. nr. 1031/1999.

28

respective, rezultatele acestei activităţi fiind consemnate în nota de recepţie şi constatare de diferenţe.

Secretarul comisiei de recepţie predă ,,Nota de recepţie şi constatare de diferenţe şi avizul

de însoţire a mărfii”, exemplarele 1 şi 2, gestionarului care, după operarea în fişele de magazie şi/sau fişele de magazie a formularelor cu regim special (după caz), procedează la predarea acestor documente, pe bază de semnătură, la compartimentul financiar-contabilitate al instituţiei prefectului. Totodată, gestionarul urmăreşte ca pe exemplarul 2 al avizului de însoţire a mărfii să se consemneze, de către şeful serviciului public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple, pe bază de semnătură şi ştampilă, menţiunea ,,Recepţionat întreaga cantitate de marfă”, urmând ca după aceasta să expedieze, în cel mult 24 de ore, documentul respectiv la Direcţia Generală de Paşapoarte.

La recepţia paşapoartelor în alb, cutia de 600 buc. la care s-a constatat lipsă, se

sigilează de către comisie şi se anunţă imediat unitatea predătoare – Direcţia Generală de Paşapoarte.

Gestionarul este singura persoană care efectuează, pe baza documentelor de intrare/ieşire în/din gestiune, operaţiuni în fişa de magazie şi fişa de magazie a formularelor cu regim special. Lunar, sau ori de câte ori este nevoie, acesta confruntă soldurile înscrise în fişele de magazie cu cele din fişele de cont analitice pentru valori materiale.40 Distribuirea imprimatelor înseriate pentru folosinţă (paşapoarte, role folie TKO) către lucrători se face cu ,,Bonul de predare-transfer-restituire”, specificându-se numărul şi seria acestora.

Pentru fiecare deţinător de imprimate desemnat, se deschide o partidă de diverşi

deţinători. Distribuţiile de imprimate neînseriate, stabilite a fi date în folosinţă, se fac pe baza

,,Bonului de consum” cod 14-3-4A şi ,,Bonului de consum (colectiv)” cod 14-3-4/aA. Lunar, gestionarul procedează la scăderea din gestiune a paşapoartelor consumate, pe

bază de proces-verbal, folosind borderouri emise pe calculator (taxe consulare emitere). Chitanţele privind achitarea taxelor se emit pe numele solicitanţilor serviciilor prestate de

biroul (compartimentul) de paşapoarte, la valoarea şi în condiţiile stabilite de lege şi vor fi clasate la mapa personală.

Chitanţele nefolosite din diverse cauze (renunţări la cereri, urmăriţi penal, decese etc.) se

vor restitui titularilor după achitarea taxei de înregistrare a cererii. Dacă aceştia nu se prezintă chitanţele se vor clasa la mapa personală a titularilor, urmând a fi luate în considerare la o nouă cerere.

Procesul-verbal de justificare a documentelor utilizate, aprobat de prefect, se

întocmeşte de către o comisie, numită prin ordin al prefectului, formată din cel puţin două persoane exceptând gestionarul.

40 Instrucţiunile M.A.I. nr. 1031/1999 art. 11 .

29

Documentele cu regim special, a căror valabilitate a expirat ori sunt deteriorate, epuizate, cu defecţiuni irecuperabile de fabricaţie, vor fi distruse periodic pe bază de proces-verbal, întocmit de către o comisie alcătuită conform prevederilor prezentelor norme.

Paşapoartele simple care au defecte de fabricaţie sau sunt ”rebut tehnologic ”se

înscriu cu seriile respective într-un proces-verbal întocmit în trei exemplare cu următoarea destinaţie: 1 ex. la formaţiune, 1 ex. la compartimentul financiar-contabilitate din instituţia prefectului şi 1 exemplar la Direcţia Generală de Paşapoarte - Serviciul Asigurare Tehnico-Materială (S.A.T.M.). Paşapoartele respective se transmit până în data de 10 ale fiecărei luni, cu aviz de însoţire a mărfii, la Direcţia Generală de Paşapoarte – Serviciul Asigurare Tehnico-Materială.

Paşapoartele simple ”rebut de emitere”se înscriu într-un proces-verbal separat, care constituie act de gestiune, respectiv de scădere. Trimestrial vor fi distruse prin ardere, pe cât posibil în locuri special amenajate, ocazie cu care se va întocmi proces-verbal de distrugere. Pentru paşapoartele ,,rebut de emitere” se acordă o cotă maximă de scăzăminte de 2 ‰. În procesul-verbal de scădere din gestiune se vor menţiona şi numele cadrelor implicate în rebutarea materialelor, pentru a se putea stabili încadrarea în cotele de scăzământ stabilite prin contract sau, dacă va fi cazul, pentru aplicarea măsurilor de răspundere materială.

Semestrial, şefii serviciilor publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor

simple vor lua măsuri de constituire a unei comisii formate din cel puţin trei cadre, exceptând gestionarul, care să efectueze inventarierea imprimatelor înseriate.41conform Ordinului M.A.I. nr. 334/18.10.2002 pentru aprobarea normelor metodologice privind organizarea şi efectuarea inventarierii patrimoniului în unităţile Ministerului Administraţiei şi Internelor.

IMPORTANT : Inventarierea imprimatelor înseriate se extinde în mod obligatoriu şi asupra

tipizatelor aflate în diverse faze ale activităţii de emitere. La epuizarea numerică a fiecărei cutii ce conţine un număr de 600 paşapoarte va fi

întocmită în sistem informatizat statistica acesteia, urmărind motivarea în mod expres a rubricii ,,paşapoarte rămase”.

În cazul colantelor rebutate se procedează astfel : - se detaşează fila de paşaport pe care este aplicat colantul ; - în paşaport se menţionează ,,Fila nr.____ - colant rebut seria nr._____ şi se aplică

semnătura celui care face menţiunea ; - ambele se trimit cu aviz de însoţire a mărfii la D.G.P. – Serviciul de asigurare tehnico-

materială. În cazul foliei TKO se procedează astfel : - Când se constată că nu se aplică corespunzător folia pe fila informatizată la cel mult 2

buc. paşapoarte consecutiv, se opreşte laminarea şi utilizarea în continuare a rolei. Se verifică neconformitatea (laminator sau folie), iar în cazul în care de vină este folia, se întocmeşte un proces-verbal de constatare şi se transmite împreună cu rola de folie la D.G.P.

41 Ordinul M.A.I. nr. 334/18.10.2002 pentru aprobarea normelor metodologice privind organizarea şi efectuarea inventarierii patrimoniului în unităţile Ministerului Administraţiei şi Internelor

30

Se interzice cu desăvârşire utilizarea a 2 buc. folii TKO pentru acelaşi paşaport. Documentele de gestiune se îndosariază în ordinea cronologică a producerii operaţiunilor. Dosarele se încheie şi se predau la depozitul de arhivă al instituţiei prefectului în al doilea

an de la crearea lor, după verificarea gestionară de fond. Anual, în luna octombrie, se înaintează la Direcţia Generală de Paşapoarte nota cu

necesarul de imprimate înseriate şi neînseriate pentru anul următor.

CAPITOLUL IX

SOLUŢIONAREA CERERILOR DE CLARIFICARE A STATUTULUI JURIDIC FAŢĂ DE STATUL ROMÂN

ŞI A CERERILOR DE ELIBERARE A ADEVERINŢELOR CARE ATESTĂ DOBÂNDIREA/REDOBÂNDIREA

CETĂŢENIEI ROMÂNE Cererile pentru clarificarea statutului juridic faţă de statul român (model Anexa nr. 22) pot fi

depuse în ţară la sediul Direcţiei Generale de Paşapoarte - Serviciul Clarificări Probleme de Cetăţenie, iar în străinătate la misiunile diplomatice ori oficiile consulare pe raza cărora domiciliază solicitantul. Aceste cereri vor fi transmise Direcţiei Generale de Paşapoarte prin Direcţia Generală Afaceri Consulare din Ministerul Afacerilor Externe.

Soluţionarea cererilor depuse în ţară. Cererile pentru clarificarea cetăţeniei pot fi depuse personal de solicitanţi sau prin

mandatar cu procură specială şi vor fi însoţite de regulă de următoarele documente: - cerere-tip, formular tipizat, care se pune la dispoziţia solicitanţilor (formularul a fost pus la

dispoziţia celor interesaţi pe Internet); - chitanţă privind achitarea la C.E.C. sau trezorerie a taxei consulare aferentă serviciului

prestat; - 2 fotografii color, tip paşaport, 35/45 mm., de dată recentă, din faţă; - copiile certificatului de naştere şi căsătorie, dacă este cazul; - copie de pe actul de identitate actual (paşaportul naţional) în părţile care privesc datele

de identitate, fotografia, domiciliul sau reşedinţa; - copiile documentelor privind schimbarea numelui; - copiile certificatelor de naştere şi căsătorie ale părinţilor, dacă este cazul; - procura specială, dacă este cazul, care trebuie să fie dată în ţară la un notar public, iar în

străinătate la misiunile diplomatice ori oficiile consulare ale României. Când procura este dată la un notar public în străinătate trebuie să aibă aplicată Apostila Convenţiei de la Haga din 05.10.1961 pentru suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine;

- copia documentului oficial din care să rezulte data la care solicitantul sau/şi părinţii săi au obţinut pentru prima dată de la plecarea din România cetăţenia altui stat.

31

(2) Cererile se primesc numai la ghişeu, de către personalul serviciului, după un program stabilit şi adus la cunoştinţa publicului.

La primirea cererilor se va verifica: - identitatea persoanei; - dacă documentele prezentate sunt complete şi suficiente pentru clarificarea statutului

juridic; - autenticitatea şi valabilitatea actelor de identitate prezentate; - dacă fotografiile sunt color, de dată recentă, realizate din faţă; - dacă chitanţele C.E.C. sau trezorerie corespund valoric şi sunt pe numele solicitanţilor

sau a împuterniciţilor legali. De asemenea, se va certifica autenticitatea actelor prezentate în copii, iar originalele se

restituie. Cererile care nu sunt însoţite de documente cu care să facă dovada identităţii vor fi

restituite solicitanţilor cu precizările de rigoare, cu excepţia situaţiilor în care cei în cauză declară în scris că unele documente sau paşapoartele au fost reţinute la frontieră.

Cererile pentru clarificarea statutului juridic vor fi înregistrate într-un registru special, numărul de înregistrare fiind menţionat pe cerere.

După înregistrare cererile vor fi verificate în evidenţele D.G.P. de către Serviciul Evidenţă Generală şi Arhivă, care menţionează pe fiecare lucrare numărul de dosar şi statutul juridic al solicitantului, iar dacă nu figurează în evidenţe va face menţiunea ,,nu figurează”, după care sunt predate la Serviciul Clarificări Probleme de Cetăţenie.

Lucrătorul solicită dosarul persoanei, iar după primirea acestuia din arhiva instituţiei

stabileşte statutul juridic al solicitantului pe baza documentelor din evidenţele proprii, menţionează pe cerere constatările şi redactează adeverinţa pe care o prezintă şefului serviciului sau înlocuitorului la comandă.

Adeverinţele tip privind statutul juridic al solicitanţilor vor fi eliberate pentru:42

- transcrierea certificatelor de naştere şi căsătorie în registrul de stare civilă român, pentru persoane cetăţeni români născuţi în străinătate;

- obţinerea paşapoartelor româneşti în cazul persoanelor plecate definitiv din România, care nu mai deţin paşapoarte româneşti valabile;

- efectuarea menţiunilor de schimbare a numelui în registrul de stare civilă român; - depunerea cererilor de dobândire/redobândire sau renunţare la cetăţenia română la

comisia care funcţionează pe lângă Ministerul Justiţiei; - stabilirea/restabilirea domiciliului în România, în situaţia în care solicitantul nu mai deţine

paşaport valabil; În adeverinţele prevăzute la alin. (1) se înscriu datele deţinute în evidenţele Ministerului

Administraţiei şi Internelor privind evidenţa persoanelor, referitoare la solicitant, ascendenţii şi descendenţii acestuia, care servesc scopurilor pentru care acestea se întocmesc/se eliberează.

Dacă persoanele care au solicitat clarificarea cetăţeniei române nu figurează în evidenţele

instituţiei dar fac dovada că sunt sau au fost cetăţeni români, anexând la cereri documente care conduc la determinarea cetăţeniei solicitanţilor, se vor efectua verificări în evidenţele 42 H.G. nr. 94/26.01.2006 art. 23 alin. 1

32

Inspectoratului Naţional pentru Evidenţa Persoanelor şi la starea civilă pentru stabilirea cu certitudine a statutului juridic.

Dacă persoanele în cauză nu se identifică în evidenţele Inspectoratului Naţional pentru

Evidenţa Persoanelor şi nici la starea civilă, se solicită documente suplimentare care să facă dovada descendenţei.

După soluţionarea cererilor, dosarele personale se restituie Serviciului Evidenţă Generală

şi Arhivă. Soluţionarea cererilor depuse în străinătate. Cererile de clarificare a statutului juridic faţă de statul român depuse în străinătate la

misiunile diplomatice ori oficiile consulare, primite prin Direcţia Generală Afaceri Consulare din Ministerul Afacerilor Externe se înregistrează în registrul special, se soluţionează conform prevederilor normelor legale, iar răspunsul se transmite la D.G.A.C. din M.A.E., pentru a fi înmânate solicitanţilor.

Când persoanele nu se identifică în evidenţele Ministerului Administraţiei şi Internelor se

comunică D.G.A.C. din M.A.E. ca acestea să transmită documente suplimentare. După redactarea răspunsului către D.G.A.C. din M.A.E., lucrările se scad din evidenţă, iar

dosarul se restituie la Serviciul evidenţă generală şi arhivă din D.G.P. Persoanele din Republica Moldova care au solicitat dobândirea/redobândirea cetăţeniei

române în condiţiile art. 35 (37) din Legea nr. 21/1991, în perioada de la intrarea în vigoare a Legii nr. 21/1991 a cetăţeniei române până la data de 14.12.2001, se pot adresa D.G.P. în vederea eliberării adeverinţei care atestă statutul lor juridic faţă de statul român.43

Cererile de eliberare a adeverinţei care atestă dobândirea/redobândirea cetăţeniei

române în condiţiile art. 35 (37) din Legea nr. 21/1991 se pot depune de către persoane din Republica Moldova şi Ucraina, personal sau prin mandatar, cu procură specială autentificată de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României din Republica Moldova şi Ucraina (procurile vor avea aplicate fotografiile solicitanţilor) şi vor fi însoţite de următoarele documente:

- chitanţă C.E.C. sau taxă consulară care se prezintă de cei care au mai ridicat anterior o adeverinţă în acest sens;

- 2 fotografii color tip paşaport, 35/45 mm., de dată recentă; - certificatele solicitanţilor, de naştere şi, după caz, de căsătorie, în original şi copie xerox,

redactate în limba română, eliberate de autorităţile competente din Republica Moldova şi Ucraina;

- certificatele de naştere şi căsătorie ale părinţilor, redactate în limba română (în cazul în care solicitantul este născut după 28.06.1940); dacă şi părinţii acestuia sunt

născuţi după 28.06.1940 se vor prezenta copii legalizate după certificatul de naştere, căsătorie sau deces (după caz) ale bunicilor care au fost cetăţeni români; 43 Legea nr. 21/1991 art. 35 (37)

33

- actul de identitate eliberat de autorităţile moldoveneşti şi copie xerox (paşaport, buletin şi fişa buletinului).

Persoanele născute în alte ţări decât Republica Moldova vor prezenta actele sus-

menţionate în copie legalizată şi traduceri legalizate. Lucrătorii care primesc cererile de eliberare a adeverinţelor ce atestă

dobândirea/redobândirea cetăţeniei române vor respecta prevederile privind stabilirea identităţii solicitanţilor.

Persoanele din Republica Moldova şi Ucraina care au dobândit/redobândit cetăţenia

română în condiţiile art. 35(37) din Legea nr. 21/1991 pot solicita clarificarea statutului juridic faţă de statul român pentru copiii minori şi eliberarea adeverinţei care atestă că aceştia au dobândit cetăţenia română odată cu părinţii lor.

- Minorii care au împlinit vârste cuprinse între 14-18 ani vor depune declaraţie autentificată

la notarul public din care să rezulte consimţământul la dobândirea cetăţeniei române, odată cu părinţii.

- Dacă unul dintre părinţi a dobândit/redobândit cetăţenia română este necesar consimţământul în forma autentică al celuilalt părinte.

- Adeverinţele care atestă dobândirea/redobândirea cetăţeniei române se înmânează solicitanţilor pe bază de semnătură aplicată pe exemplarul nr. 2 al adeverinţei, care se clasează la dosarul de paşapoarte al titularului şi va constitui baza actualizării în evidenţa centrală informatizată a D.G.P.

Adeverinţele sunt redactate numai pe formulare tipizate, cu elemente de siguranţă pe care

se aplică fotografia titularului şi se ştanţează. Când se constată că solicitantul nu figurează în evidenţele D.G.P., acest lucru i se

comunică în scris. Cererile prezentate cu documente incomplete vor fi restituite solicitanţilor, cu precizările

corespunzătoare.

34

SITUAŢIA ACORDURILOR DE READMISIE ACORDURI RATIFICATE 1. Legea nr. 45/04.04.1997 pentru ratificarea Acordului dintre România şi Regatul Spaniei

privind readmisia persoanelor aflate în situaţie ilegală, semnat la Bucureşti la 29 aprilie 1996 (Monitorul Oficial nr.58/08.04.1997). În vigoare: 24.05.1997.

2. Legea nr.173/1997 pentru ratificarea Acordului dintre România şi Republica Italiană privind

readmisia persoanelor aflate în situaţie ilegală, semnat la Bucureşti la 4 martie 1997 (Monitorul Oficial nr. 304/1997). În vigoare: 01.02.1998.

Notă: Înţelegerea între Ministerul de Interne din România şi Ministerul de Interne din Republica Italiană pentru aplicarea Acordului de readmisie, semnată la Bucureşti, la 15 aprilie 1997, a intrat în vigoare în acelaşi timp cu Acordul de readmisie.

3. Hotărârea Guvernului nr.638/1993 pentru aprobarea Înţelegerii dintre Guvernul României şi

Guvernul Republicii Polone cu privire la preluarea reciprocă a persoanelor aflate ilegal pe teritoriul unuia dintre statele contractante, semnat la Varşovia, la 24 iulie 1993 (Monitorul Oficial nr. 288/1993). Protocolul privind aplicarea Înţelegerii sus-menţionate a fost semnat la aceeaşi dată.

4. Acordul între Guvernul României şi Guvernul Republicii Slovace privind readmisia

persoanelor (Ordonanţa Guvernului nr. 84/14.07.2005) şi Protocolul între Ministerul Administraţiei şi Internelor din România şi Ministerul de Interne din Republica Slovacă pentru implementarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul Republicii Slovace privind readmisia persoanelor (Hotărârea Guvernului nr.800/14.07.2005) au fost semnate cu ocazia vizitei oficiale la Bratislava a ministrului administraţiei şi internelor, domnul Vasile Blaga, la data de 30.06.2005. În vigoare: 04.10.2005.

5. Hotărârea Guvernului nr.152/1994 pentru aprobarea Acordului dintre Guvernul României şi

Guvernul Republicii Cehe privind predarea-preluarea persoanelor a căror intrare sau şedere pe teritoriul celuilalt stat este ilegală, semnat la Praga la 25.01.1994 (Monitorul Oficial nr. 107/1994). Protocolul pentru aplicarea Acordului sus-menţionat a fost semnat la aceeaşi dată.

6. Hotărârea Guvernului nr.278/1994 pentru aprobarea Acordului dintre Guvernul României şi

Guvernul Republicii Franceze privind readmisia persoanelor aflate în situaţie ilegală (Monitorul Oficial nr.170/1994). În vigoare din 12.09.1994.

35

7. Hotărârea Guvernului nr. 635/1994 pentru aprobarea Acordului dintre Guvernul României şi Guvernul Republicii Elene privind readmisia persoanelor aflate în situaţie ilegală (Monitorul Oficial nr.282/1994). În vigoare: 18.08.1995.

8. Hotărârea Guvernului nr.825/1995 pentru aprobarea Acordului dintre Guvernul României, pe

de o parte, şi Guvernele Regatului Belgiei, Marelui Ducat de Luxemburg şi Regatul Ţărilor de Jos, pe de altă parte, privind readmisia persoanelor aflate în situaţie ilegală, semnat la data de 6 iunie 1995, la Bucureşti (Monitorul Oficial nr.241/1995). În vigoare: 29.07.1999.

9. Hotărârea Guvernului nr. 411/1996 privind aprobarea Acordului dintre Guvernul României şi

Consiliul Federal Elveţian privind readmisia persoanelor aflate în situaţii ilegale şi a Protocolului pentru aplicarea Acordului dintre Guvernul României şi Consiliul Federal Elveţian privind readmisia persoanelor aflate în situaţii ilegale, semnate la Bucureşti la 9 februarie 1996 (Monitorul Oficial nr.119/1996).

10. Hotărârea Guvernului nr.869/1998 pentru aprobarea Convenţiei dintre Ministerul de Interne

din România şi Ministerul de Interne din Republica Federală Germania cu privire la preluarea de persoane apatride (Monitorul Oficial nr.476/1998).

11. Convenţie dintre Ministerul de Interne al României şi Ministerul de Interne al Republicii

Federale Germania cu privire la preluarea de cetăţeni români şi germani, semnată la Bucureşti, la 24 septembrie 1992.

12. Legea nr. 66 din 24 aprilie 2000 pentru ratificarea Acordului dintre Guvernul României şi

Guvernul Regatului Danemarcei privind readmisia cetăţenilor proprii şi a străinilor, semnat la Bucureşti la 25 februarie 1999 (Monitorul Oficial nr.187/2000).

13. Legea nr.513/04.10.2001 privind ratificarea Acordului dintre Guvernul României şi Guvernul

Republicii Slovenia privind readmisia persoanelor a căror intrare şi şedere pe teritoriile statelor sunt ilegale, semnat la Bucureşti, la 4 octombrie 2000 (Monitorul Oficial nr.663/23.10.2001). În vigoare: 05.12.2002.

14. Legea nr.60/2001 pentru ratificarea Acordului dintre Guvernul României şi Guvernul

Republicii Finlanda privind readmisia cetăţenilor proprii şi a străinilor, semnat la Helsinki, la 5 noiembrie 1999 (Monitorul Oficial nr.132/2001). În vigoare: 09.08.2001.

15. Legea nr. 59/2001 pentru ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul Indiei

privind readmisia persoanelor aflate în situaţie ilegală, semnat la New Delhi, la 2 noiembrie 1995 (Monitorul Oficial nr.138/2001).

16. Legea nr.61/2001 pentru ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul Republicii

Bulgaria privind readmisia cetăţenilor proprii şi a străinilor, semnat la Bucureşti, la 23 iunie 2000 (Monitorul Oficial nr. 132/2001).

36

17. Legea nr.80/2001 pentru ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul Republicii Irlanda privind readmisia propriilor cetăţeni şi a cetăţenilor unor state terţe care se află ilegal pe teritoriile statelor lor, semnat la Bucureşti, la 12 mai 2000 (Monitorul Oficial nr.147/2001).

18. Legea nr.642/16.11.2001 pentru ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul

Regatului Suediei privind readmisia persoanelor, semnat la Bucureşti, la data de 2 aprilie 2001 (Monitorul Oficial nr. 768/03.12.2001) În vigoare: 10.02.2002.

19. Legea nr.124/18.03.2002 pentru ratificarea Acordului dintre Guvernul României şi Guvernul

Republicii Moldova privind readmisia străinilor, semnat la Bucureşti, la data de 27 iulie 2001 (Monitorul Oficial nr.195/21.03.2002). În vigoare: 03.07.2002.

20. Legea nr.230/23.04.2002 privind aprobarea Ordonanţei Guvernului nr. 12/24.01.2002 pentru

ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul Republicii Ungare privind readmisia cetăţenilor proprii şi a străinilor, semnat la Bucureşti, la data de 10.12.2001 (Monitorul Oficial nr.296/30.04.2002), a intrat în vigoare la 30 noiembrie 2002.

H.G. nr.228/07.03.2002 pentru aprobarea Protocolului între Ministerul de Interne din România şi Ministerul de Interne din Republica Ungară pentru aplicarea Acordului dintre Guvernul României şi Guvernul Republicii Ungare privind readmisia cetăţenilor proprii şi a altor persoane, semnat la Bucureşti, la data de 10 decembrie 2001 (Monitorul Oficial nr.192/21.03.2002). În vigoare: 30.11.2002.

21. Legea nr. 134/21.03.2002/Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr.188/20.12.2001 pentru

ratificarea Acordului dintre Guvernul României şi Guvernul Federal al Republicii Austria privind readmisia persoanelor, semnat la Viena la 28 noiembrie 2001, precum şi a Protocolului pentru aplicarea Acordului dintre Guvernul României şi Guvernul Federal al Republicii Austria privind readmisia persoanelor, semnat la Viena la 28 noiembrie 2001 (Monitorul Oficial nr.848/29.12.2001).

22. Legea nr.683/2001 pentru ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul

Republicii Croaţia privind readmisia cetăţenilor proprii şi a străinilor, semnat la Zagreb, la 30 septembrie 2000 (Monitorul Oficial nr.817/19.12.2001). În vigoare: 24.10.2002.

23. Legea nr.607/06.11.2002 pentru ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul

Republicii Albania privind readmisia persoanelor, semnat la Bucureşti, la 7 iunie 2002 (Monitorul Oficial nr.829/18.11.2002). În vigoare: 02.01.2003. Protocolul dintre Ministerul Administraţiei şi Internelor din România şi Ministerul Ordinii Publice din Republica Albania pentru aplicarea acordului dintre Guvernul României şi Guvernul Republicii Albania privind readmisia persoanelor, semnat la Bucureşti, la data de 13.10.2004. Intrat în vigoare: 23.05.2005.

24. Legea nr.26/13.01.2003 (Monitorul Oficial nr.31/21.01.2003) pentru ratificarea Acordului între

Guvernul României şi Guvernul Republicii Letone privind readmisia persoanelor. În vigoare: 25.09.2004.

Hotărârea Guvernului nr.1183/24.10.2002 (Monitorul Oficial nr.817/12.11.2002) pentru ratificarea Protocolului pentru aplicarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul Republicii Letone privind readmisia persoanelor.

37

Cele două documente au fost semnate la Riga, la 5 iulie 2002. În vigoare: 25.09.2004. 25. Legea nr.128/11.04.2003 (Monitorul Oficial nr.266/16.04.2003) pentru ratificarea Acordului

între Guvernul României şi Guvernul Republicii Portugheze privind readmisia persoanelor aflate în situaţie ilegală, semnat la Lisabona pe 26 septembrie 2002. În vigoare: 02.08.2003.

26. Legea nr. 69/11.03.2003 privind ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul

Regatului Norvegiei privind readmisia propriilor cetăţeni şi a străinilor, semnat la Bucureşti, la data de 17.07.2002 (Monitorul Oficial nr.181/24.03.2001). În vigoare: 24.07.2003.

27. Legea nr.369/2003 pentru ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul

Regatului Unit al Marii Britanii şi Irlandei de Nord privind readmisia persoanelor şi Protocolul de aplicare a acestui acord, semnate la 20 februarie 2003, la Bucureşti (Monitorul Oficial nr.684/2003). În vigoare: 06.06.2004.

28. Legea nr.367/19.09.2003 privind ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul

Republicii Libaneze privind readmisia cetăţenilor proprii şi a străinilor, semnat la Bucureşti, la data de 18 martie 2002 (Monitorul Oficial nr.683/29.09.2003). În vigoare: 16.05.2004.

29. Legea nr.284/23.06.2004 pentru ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul

Republicii Turcia privind readmisia cetăţenilor statelor lor şi a străinilor aflaţi în situaţie ilegală pe teritoriile acestor state, semnat la 19.01.2004, la Bucureşti (Monitorul Oficial nr. 604/06.07.2004). În vigoare: 08.11.2004.

30. Legea nr.193/2004 pentru ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul

Republicii Macedonia privind readmisia cetăţenilor proprii şi a străinilor, semnat la Bucureşti, la 12 noiembrie 2003 (Monitorul Oficial nr.482/28.05.2004).

31. Legea nr.283/23.06.2004 pentru ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul

Republicii Lituania privind readmisia cetăţenilor proprii şi a străinilor, semnat la Bucureşti, la data de 19.02.2004. În vigoare: 13.11.2004.

32. Legea nr. 251/2005 pentru aprobarea Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr.85/14.07.2005

privind ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul Republicii Estone privind readmisia persoanelor, semnat la Bucureşti, la 23.10.2003.

ACORDURI SEMNATE, AFLATE ÎN CURS DE RATIFICARE 1. Acord între Guvernul României şi Consiliul de Miniştri al Bosniei şi Herţegovinei privind

readmisia propriilor cetăţeni şi a străinilor, semnat la data de 10.10.2005, la Bucureşti.

ACORDURI NEGOCIATE, CARE URMEAZĂ A FI SEMNATE 1. Protocol de aplicare a Acordului dintre Guvernul României şi Guvernul Republicii Moldova

privind readmisia străinilor.

38

ANEXA NR. 1 - Document format pdf ANEXA NR. 2 - Document format pdf ANEXA NR. 3- Document format pdf

ANEXA NR. 4

L I S T A

alfabetică a statelor semnatare ale Convenţiei nr. 12/ 05.10.1961, cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga, aprobată prin O.G. nr. 66/29.08.1999, modificată prin Legea nr. 142/04.05.2004 şi

Legea nr. 121/05.05.2005.

Africa de Sud, Albania, Argentina, Australia, Austria, Belarus, Belgia, Bosnia-Herţegovina, Bulgaria, Cehia, R.P. Chineză – Hong Cong, R.P. Chineză – Macao, Cipru, Croaţia, Elveţia, Estonia, Finlanda, Franţa, Germania, Grecia, Irlanda, Islanda, Israel, Italia, Japonia, Letonia, Lituania, Luxemburg, Macedonia, Malta, Mexic, Monaco, Norvegia, Noua Zeelandă, Olanda, Panama, Polonia, Portugalia, România, Rusia, Serbia şi Muntenegru, Slovacia, Slovenia, Spania, Suedia, Surinam, Turcia, Regatul Unit al Marii Britanii şi Irlandei de Nord, Statele Unite ale Americii, Ucraina, Ungaria, Venezuela.

39

ANEXA NR. 5

L I S T A

statelor cu care România a încheiat tratate sau convenţii bilaterale de asistenţă juridică în materie civilă, care prevăd scutirea de supralegalizare sau apostilare.

Albania, Austria, Belgia, Bulgaria, Cehia, R.P. Chineză, R.P.D. Coreană, Cuba, Franţa, Germania, Moldova, Polonia, Rusia, Serbia şi Muntenegru, Slovacia, Spania şi Ungaria.

40

ANEXA NR. 6 - Document format pdf ANEXA NR. 7 - Document format pdf ANEXA NR. 8 - Document format pdf

41

GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI JUDEŢUL_________

Serviciul Public Comunitar pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple

ANEXA NR. 9

Nr. ___________ Data___._____.2006 Exemplar nr.______

C ă t r e, ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________

Vă aducem la cunoştinţă că _____________________________________ prin

________________________________, a dispus împotriva dumneavoastră restrângerea exercitării dreptului la liberă circulaţie în __________________________________________, până la data de ___________________.

Vă invităm să vă prezentaţi la sediul serviciului nostru (str. _________________ nr. __________, localitate________________), cu prezenta adresă şi paşaportul turistic aflat în uzul dumneavoastră, după următorul program: __________________.

Cu stimă,

ŞEFUL SERVICIULUI,

42

ANEXA NR. 10

C E R E R E

Subsemnatul______________________________________________născut(ă) la data de________________, în localitatea________________, judeţul____________ cod numeric personal________________, rog să aprobaţi eliberarea unei adeverinţe din care să rezulte că, anterior paşaportului pe care îl posed nr.__________________, eliberat la data de_________________, am avut (sau nu) alte paşapoarte, fiindu-mi necesară la Ambasada______________________________. Data: _________________ _________________________ (Semnătura)

43

GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI JUDEŢUL_________

Serviciul Public Comunitar pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple

ANEXA NR. 11

Nr. ___________ Data___._____.2006 Exemplar nr.______

A D E V E R I N Ţ Ă Se adevereşte prin prezenta că domnul (doamna) _____________________________

_________________________________ născut(ă) la _______________________ în localitatea __________________________, judeţul _______________________, posesorul (posesoarea) paşaportului nr. _________________, eliberat la data de _________________, anterior nu a posedat paşaport. I s-a eliberat spre a-i servi la Ambasada ________________________.

ŞEFUL SERVICIULUI,

44

GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI JUDEŢUL_________

Serviciul Public Comunitar pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple

ANEXA NR. 12

Nr. ___________ Data___._____.2006 Exemplar nr.______

D O V A D Ă Se adevereşte prin prezenta că domnul (doamna) _____________________________

_______________________________________,născut(ă) la ______________________, titular(ă) al (a) paşaportului nr. _________________, eliberat la data de _________________, de către Serviciul Public Comunitar pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple al _________________________________, nu figurează la data de _____________________ cu interdicţie privind dreptul de folosire al paşaportului.

ŞEFUL SERVICIULUI,

45

ANEXA NR. 13 - Document format pdf

46

GUVERNUL ROMÂNIEI

MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI JUDEŢUL_________

Serviciul Public Comunitar pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple

ANEXA NR. 14

Nr. ___________ Data___._____.2006 Exemplar nr.______ C ă t r e, DIRECŢIA GENERALĂ DE PAŞAPOARTE Serviciul Evidenţă Generală şi Arhivă Vă facem cunoscut că domnul(doamna)___________________________________________ _______________________________________, fiul (fiica) lui _______________________şi al ___________________, născut (ă) la ________________ în _________________________ a solicitat la data de ______________________ stabilirea domiciliului în România, la adresa din judeţul_______________________________, localitatea______________________________, str. _________________________ nr. _____, bl.____,sc._____, etaj.____, ap. ____, sector____. Vă adresăm rugămintea să efectuaţi verificări şi să ne confirmaţi identitatea şi statutul juridic al persoanei şi dacă îndeplineşte condiţiile legale pentru stabilirea domiciliului în România.

ŞEFUL SERVICIULUI,

47

GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI JUDEŢUL_________

Serviciul Public Comunitar pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple

ANEXA NR. 15

Nr. ___________ Data___._____.2006 Exemplar nr.______ C ă t r e, Serviciul Public Comunitar pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple al judeţului___________________ Vă facem cunoscut că domnul(doamna)__________________________________________, fiul (fiica) lui __________________________ şi al (a) ________________________, născut (ă) la ______________________________ în _________________________ a solicitat la data de ___________________________ stabilirea domiciliului în România, la adresa din judeţul ________________, localitatea ________________________, str. ____________________ nr. _____, bl.____, sc._____, etj.____, ap. ____, sector ____. Vă adresăm rugămintea să efectuaţi verificări şi menţiuni în evidenţele proprii, să ne confirmaţi identitatea şi statutul juridic al persoanei, să ne trimiteţi mapa de paşapoarte a celui/celei în cauză împreună cu colantul(dacă este cazul).

ŞEFUL SERVICIULUI

48

GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI JUDEŢUL_________

Serviciul Public Comunitar pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple

ANEXA NR. 16 NESECRET Exemplar nr. Nr. Bucureşti,

C ă t r e, DIRECŢIA GENERALĂ DE PAŞAPOARTE Serviciul Evidenţă Generală şi Arhivă Vă comunicăm că la data de___________________________________, domnul/doamna Numele_______________________________________________________________________ Prenumele_____________________________________________________________________ Nume anterior__________________________________________________________________ Prenumele anterior______________________________________________________________ Prenumele tatălui_______________________, Prenumele mamei_________________________ CNP_________________________________________________________________________ Locul naşterii: Ţara____________________, Judeţul___________________________________ Localitatea____________________________ Naţionalitatea_________________________ Data plecării din România________________ A solicitat efectuarea menţiunii de schimbare a domiciliului din____________________________ în România, la adresa din judeţul________________localitatea___________________________ Data ultimei intrări în România şi punctul de frontieră___________________________________ Minorii care îşi stabilesc domiciliul împreună cu părinţii: Nr. crt.

NUMELE

PRENUMELE

DATA NAŞTERII

LOCUL NAŞTERII

ŞEFUL SERVICIULUI,

49

GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR

DIRECŢIA GENERALĂ DE PAŞAPOARTE

ANEXA NR. 17 NESECRET Exemplar nr. Nr. Bucureşti,

C ă t r e, Serviciul public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple al judeţului ___________________ La adresa dvs. nr. _________, din __________, privind verificarea în evidenţele Direcţiei Generale de Paşapoarte a domnului/doamnei ______________________________________ __________________fiul lui _________________ şi al _________________, născut(ă) la ___________________________, vă comunicăm că nu există suspiciuni privind identitatea persoanei în cauză şi nu avem obiecţiuni referitoare la stabilirea domiciliului în România.

DIRECTOR GENERAL,

50

GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI JUDEŢUL_________

Serviciul Public Comunitar pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple

ANEXA NR. 18 NESECRET

Exemplar nr. Nr. Bucureşti,

C ă t r e, Serviciul Public Comunitar pentru Evidenţa Persoanei al judeţului_________________ La adresa nr ______________ /________________, privind cererea de stabilire a domiciliului în România, a domnului/doamnei ______________________________________, fiul lui __________________ şi al _______________________, născut(ă) la _________________, în _________________________, vă comunicăm că din evidenţele de paşapoarte nu rezultă impedimente legale privind soluţionarea cererii. În evidenţele de paşapoarte s-au efectuat menţiuni privind stabilirea domiciliului în România a persoanei în cauză. Anexăm colantul nr.________________, pentru a fi aplicat la pagina 2 în paşaportul nr. ________________.

ŞEFUL SERVICIULUI,

51

GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI JUDEŢUL_________

Serviciul Public Comunitar pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple

ANEXA NR. 19 Seria_____ nr.________

PROCES- VERBAL de constatare a contravenţiilor

Încheiat astăzi ______________________ la ___________________________ Subsemnatul (a) _____________________________ în calitate de ____________________ la ______________________, am constatat că _________________________________________ , posesor(oare) al (a) buletinului/cărţii de identitate seria ______ nr. _____________ cu domiciliul în ___________________, str. __________________________, nr.____, bl.___ , sc. ___, etaj ____, ap.____, sector/judeţ__________________emis (ă) de _______________, la data de ________, se face vinovat (ă) de următoarea (ele) faptă (e) : ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Fapta (ele) descrise mai sus constituie contravenţie, prevăzută(e) de Legea nr. 248/2005 şi se sancţionează cu amendă de la ____________ la ____________ conform art. ______ litera ___. Stabilesc amendă de ____________________________________________________ lei. Contravenientul are posibilitatea ca în termen de 48 ore să achite la Trezoreria ________________ cont nr. ______________________, jumătate din minimul amenzii, respectiv ________________________ lei, iar copia dovezii efectuării plăţii se va înainta în termen de 48 ore, de la data plăţii amenzii/comunicării procesului-verbal, la Prefectura judeţului _________________. Împotriva procesului-verbal se poate face plângere în termen de 15 zile de la data comunicării. Plângerea împreună cu procesul-verbal se depun la Prefectura judeţului _________. Prezentul proces-verbal s-a încheiat în 3 (trei) exemplare din care unul a fost înmânat contravenientului. Alte menţiuni : ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Agent constatator, Martor, Contravenient,

52

GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI JUDEŢUL_________

Serviciul Public Comunitar pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple

.____________din____________ Stampila Stampila Loc cu data cu data pentru sosirii prezentării francare actului actului Către, ................................................................................................ (numele şi prenumele persoanei fizice)

Vă trimitem în copie procesul-verbal de constatare a contravenţiei (verso). Contravenientul este obligat să plătească amenda în termen de 15 zile de la comunicare. În caz contrar se va proceda la executarea silită. ŞEFUL SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR PENTRU ELIBERAREA ŞI EVIDENŢA PAŞAPOARTELOR SIMPLE_____________ RECOMANDAT .................................... Nr._______ din __________

53

GUVERNUL ROMÂNIEI

MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI JUDEŢUL_________

Serviciul Public Comunitar pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple

ANEXA NR. 20 NESECRET

Exemplar nr. Nr. Bucureşti,

C ă t r e,

DIRECŢIA GENERALĂ DE PAŞAPOARTE Serviciul Evidenţă Generală şi Arhivă

Urmare dispoziţiei dumneavoastră nr. ___________ din _________, alăturat înaintăm conţinutul mapei nr. ______________, constituită pentru numitul/numita _________________ _______________________________________ CNP ________________________ care cuprinde un număr de _____________ file, după cum urmează: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________. În baza H.G. nr. ____ din ___________, publicată în Monitorul Oficial nr. _______ din ___________, sus-numitului/sus-numitei i s-a aprobat, la cerere, renunţarea la cetăţenia română. Cu deosebită stimă,

ŞEFUL SERVICIULUI

54

GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI

JUDEŢUL_______________

ANEXA NR. 21

Nr. ___________ Data__________ A P R O B PREFECTUL JUDEŢULUI_________ SE CONFIRMĂ DIRECTORUL DIRECŢIEI JUDEŢENE ________ A ARHIVELOR NAŢIONALE

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC aprobat prin Dispoziţia nr._______din_________

DIRECŢIA

Denumirea (conţinutul pe scurt al

problemelor la care se referă)

Termenul de

păstrare (ani)

Obs.

1 2 3 4 1. Planuri de muncă, rapoarte anuale de activitate, bilanţuri, analize şi informări anuale.

P

2. Ordine şi dispoziţii de muncă, fără caracter

normativ, primite spre informare sau executare.

P

3. Planuri de învăţământ, planuri tematice, teme profesionale.

10 ani

4. Documente, fişe de instructaj privind organizarea şi desfăşurarea activităţii pe linie de protecţie a muncii, de pază contra incendiilor etc.

10 ani

5. Documente referitoare la evidenţa parolelor pentru personal.

P

SERVICIUL PUBLIC

COMUNITAR PENTRU

ELIBERAREA ŞI

EVIDENŢA PAŞAPOAR-

TELOR SIMPLE

6. Procese-verbale privind scăderea din gestiune a paşapoartelor rebut de emitere.

5 ani

7. Procese-verbale de predare- primire a cartelelor de emitere a paşapoartelor.

30 ani C.S.

55

8. Documente şi corespondenţă referitoare la restricţionarea dreptului la liberă circulaţie - sistări.

P

9. Documente şi corespondenţă referitoare la restricţionarea dreptului la liberă circulaţie - returnaţi.

P

10. Documente şi corespondenţă referitoare la cetăţenii români cu domiciliul în străinătate.

P

11. Corespondenţă privind administrarea şi verificarea bazelor de date.

5 ani

12. Rapoarte, informări, note, procese-verbale referitoare la incidentele de exploatare a echipamentelor şi programelor din dotarea serviciului.

5 ani

13. Corespondenţa cu Direcţia Generală de Paşapoarte, Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor, referitoare la aspecte de interes operativ.

5 ani

14. Situaţia operativă înregistrată pe linie de paşapoarte.

5 ani

15. Informaţii de interes public comunicate din oficiu.

5 ani

16. Solicitări referitoare la informaţiile publice exceptate de la liberul acces.

5 ani

17. Documente şi corespondenţă referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date.

5 ani

18. Petiţii, memorii, scrisori de mulţumire, reclamaţii, sesizări, propuneri (şi răspunsurile la acestea) adresate de diferite persoane fizice, juridice sau alte instituţii.

5 ani

19. Raportări, informări, corespondenţă şi probleme referitoare la aspecte de interes operativ.

5 ani

20. Comunicări şi corespondenţă privind persoanele cărora li s-a aprobat acordarea, (re)dobândirea sau renunţarea la cetăţenia română.

5 ani

21. Dovezile privind aprobarea (re)stabilirii domiciliului în România şi adeverinţele pentru scutirea de taxe vamale.

10 ani

22. Rapoarte privind rezultatele acţiunilor de control (pocese-verbale, note de constatare, referate etc).

5 ani

23. Documente referitoare la primirea în audienţă a cetăţenilor.

5 ani

24. Cereri de verificare, note telefonice şi 5 ani

56

corespondenţă referitoare la stabilirea identităţii unor persoane. 25. Corespondenţa referitoare la urmărirea generală a unor cetăţeni români sau alte menţiuni operative.

10 ani

26. Rapoarte privind rezultatele acţiunilor de control (procese-verbale, note de constatare, referate etc.), corespondenţa cu administraţiile financiare, corespondenţa cu alte unităţi ale M.A.I. (secţii de poliţie, poliţia de frontieră, crimă organizată şi antidrog, Punctul focal, Interpol etc.), corespondenţă cu alte unităţi în domeniul siguranţei şi apărării naţionale (S.R.I., S.I.E., D.I.E., M.Ap.N., comisariate etc.), corespondenţă cu personele fizice sau juridice (birouri de avocatură, executori judecătoreşti, societăţi de asigurare, bănci etc.).

5 ani

27. Corespondenţa cu serviciile publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple judeţene, corespondenţa cu Direcţia Generală de Paşapoarte sau cu serviciile publice comunitare. Pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple judeţene, referitoare la cetăţenii români aflaţi pe teritoriile altor state, precum şi cea în legătură cu aceste persoane.

5 ani

28. Corespondenţă cu serviciile publice comunitare pentru evidenţa persoanelor.

5 ani

29. Corespondenţa referitoare la ordine, instrucţiuni şi dispoziţii emise de conducerea M.A.I., precum şi sigilii, ştampile, ştanţe, timbru sec şi cleşti pentru sigilat cu plumb.

10 ani C.S.

30. Procese-verbale de selecţionare a documentelor însoţite de inventar.

P

31. Inventare de predare-primire ale dosarelor serviciului la depozitul de arhivă.

P

32. Corespondenţa cu instituţiile publice centrale şi locale, oferte, invitaţii.

5 ani

33. Documentele privind convocările de pregătire profesională (inclusiv evidenţa rezultatelor obţinute), corespondenţa şi materialele privind personalul pentru susţinerea examenelor de înaintare în grad.

5 ani

34. Documente şi corespondenţă referitoare la aprecierea personalului.

10 ani

35. Fişele posturilor, inclusiv documente şi 5 ani

57

corespondenţă pe această linie. după înlocuire

36. Rapoarte, situaţii, note etc., privind existentul şi necesarul de personal, funcţii vacante, transformări de posturi, personal mutat, transferat, detaşat etc.

5 ani

37. Documente privind organizarea şi desfăşurarea concursurilor/examenelor pentru ocuparea posturilor vacante.

5 ani

38. Documente, corespondenţă, propuneri etc., referitoare la premieri, acordarea de gradaţii, promovări în funcţie, alte recompense, sancţiuni, starea şi practica disciplinară a personalului.

5 ani

39. Procese-verbale de predare-primire încheiate cu ocazia schimbărilor din funcţie, plecărilor din subunitate, încetarea raporturilor de muncă cu serviciul etc.

5 ani

40. Documente, corespondenţă, rapoarte referitoare la tutela personalului.

5 ani

41. Documente şi corespondeţă referitoare la participarea personalului la cursurile diferitelor universităţi, cursuri postuniversitare, masterat, doctorat, alte forme de învăţământ din afara Ministerului Administraţiei şi Internelor.

5 ani

42. Documentele privind acordarea concediilor de odihnă, concediilor de studii, concediilor fără plată, concediilor medicale, învoirilor, permisiilor, orelor suplimentare, cereri de recuperare etc.

5 ani

43. Registrul de procese-verbale de predare-primirea serviciului pentru personalul de permanenţă.

5 ani

44. Documentele privind organizarea serviciului de permanenţă, planuri de alarmare, planuri de pază şi apărare a sediului, planuri de calamităţi şi dezastre, tabele cu adresele şi telefoanele personalului.

5 ani după

înlocuire

45. Registrul cu note telefonice (ale ofiţerului de permanenţă, în convorbirile purtate în afara orelor de serviciu).

10 ani C.S.

46. Cotoarele carnetelor cu ordine de serviciu. 5 ani 47. Dispoziţiile de zi pe unitate, inclusiv anexele acestora.

P

48. Documentele legate de evidenţa misiunilor efectuate de personal.

10 ani

49. Documentele, corespondenţa, registrele, 10 ani

58

fişele privind gestiunea serviciului. 50. Documentele şi corespondenţa referitoare la probleme administrative.

5 ani

51. Documentele, corespondenţă, tabele nominale privind prezenţa personalului, ore suplimentare etc.

5 ani

52. Corespondenţa cu administraţiile financiare privind neachitarea amenzilor contraven- ţionale.

5 ani

53. Statul de organizare al serviciului (inclusiv organigrama), Regulamentul de organizare şi funcţionare al serviciului privind organizarea serviciului etc.

P

54. Nomenclatorul arhivistic. P 55. Registrul unic de evidenţă al registrelor,

condicilor, borderourilor şi caietelor pentru însemnări clasificate (Anexa nr. 7 din H.G. nr. 585/2002).

10 ani

56. Registrul de evidenţă a informaţiilor strict secrete şi secrete (Anexa nr. 5 din H.G. nr. 585/2002).

10 ani

57. Registrul de evidenţă a informaţiilor secrete de serviciu (Anexa nr. 6 din H.G. nr. 585/2002).

10 ani

58. Condica de predare-primire a documentelor clasificate (Anexa nr. 8 din H.G. nr. 585/2002).

10 ani

59. Registrul de evidenţă a informaţiilor clasificate multiplicate (Anexa nr. 9 din H.G. nr. 585/2002).

60. Registrul de evidenţă a petiţiilor intrate (Anexa nr. 1 din Ordinul ministrului administraţiei şi internelor nr. 190/2004).

5 ani

61. Registrul de evidenţă a persoanelor primite în audienţă (Anexa nr. 4 din O.M.A.I. nr. 190/2004).

62. Registrul de evidenţă a nominală a sigiliilor şi ştampilelor (Anexa nr. 6 din Instrucţiunile nr. S/233/2004).

P

63. Fişa de evidenţă privind primirea-predarea sigiliilor şi ştampilelor (Anexa nr. 7 din Instrucţiunile nr. S/233/2004).

P

64. Condica de predare-primire corespondenţă ordinară.

5 ani

65. Borderou poştă specială (H.G. nr. 1.349/2002).

5 ani

66. Registru intrare-ieşire corespondenţă 5 ani

59

ordinară. 67. Registrul evidenţă informaţii clasificate dactilografiate.

10 ani

68. Registrul de evidenţă a actelor normative interne nesecrete (Anexa nr.1 din O.M.A.I. nr. 533/2003).

P

69. Registrul pentru evidenţa lucrărilor ce intră sub incidenţa Legii nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal.

10 ani C.S.

70. Registrul pentru evidenţa lucrărilor ce intră sub incidenţa Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public.

10 ani C.S.

Î N T O C M I T ŞEFUL SERVICIULUI,

60

ANEXA NR. 22

CERERE PENTRU CLARIFICAREA STATUTULUI JURIDIC ÎN RAPORT CU STATUL ROMÂN ŞI ELIBERAREA

UNEI ADEVERINŢE CORESPUNZĂTOARE Subsemnatul (a) ___________________ fiul (fiica) lui ____________________ şi al(a) ____________________, născut(ă) la data de ____________________ în localitatea ____________________, judeţul ____________________, domiciliat(ă) în localitatea ____________________, identificat cu (CI/paşaport) seria ________ nr. ____________, vă rog să-mi eliberaţi o adeverinţă din care să rezulte statutul juridic faţă de statul român. Precizez că anterior plecării din România am purtat numele de _____________________. Date despre părinţi: Tatăl: Nume ___________________ Prenume____________________ Data naşterii ______________ Locul naşterii________________ Mama: Nume ___________________ Prenume____________________ Data naşterii ______________ Locul naşterii________________ Data plecării din România __________________________________________________ Cetăţenia avută la plecarea din ţară ___________________________________________ Data la care aţi obţinut o altă cetăţenie ________________________________________ Dacă aţi solicitat renunţarea la cetăţenia română (data şi numărul documentului cu care vi s-a aprobat) ______________________________________________________________ Dacă aţi solicitat redobândirea cetăţeniei române (data şi numărul documentului cu care vi s-a aprobat) ___________________________________________________________ Adeverinţa îmi este necesară ________________________________________________

Data Semnătura ____________ _______________

NOTĂ Se vor anexa: - 2 fotografii color 4/5 de dată recentă; - taxa consulară aferentă; - copia certificatului de naştere şi de căsătorie, dacă este cazul; - copia actului de identitate actual (paşaport); - copia documentelor privind schimbarea numelui; - copia documentului oficial prin care cel în cauză sau părinţii a(au) obţinut pentru prima dată,

după plecarea din România, cetăţenia altui stat, din care să rezulte data acordării. TOATE DOCUMENTELE VOR FI TRADUSE ÎN LIMBA ROMÂNĂ ŞI LEGALIZATE!

61

COORDONATORI

Chestor de poliţie Lazăr Cârjan Comisar şef de poliţie Aurel-Vasile Sime

Î N D R U M A R U L

poliţistului de paşapoarte pentru aplicarea unitară a prevederilor legislaţiei specifice,

organizarea şi desfăşurarea activităţii de planificare a muncii în Direcţia Generală de Paşapoarte

Autori:

Comisar de poliţie Mihai Mareş Comisar şef de poliţie Stere Mihai Comisar şef de poliţie Nicolae Dinu Comisar de poliţie Cristian Tiţa Comisar şef de poliţie Dănuţ Drăgan Comisar şef de poliţie Mircea Corojan Comisar de poliţie Elena Aduducesei Comisar de poliţie Ionuţ Pătraşcu Comisar şef de poliţie Gheorghe Ciocîrlan Comisar şef de poliţie Florian Marcu Comisar de poliţie Savu Goga Comisar şef de poliţie Costel Stoiana - Moiş Comisar de poliţie Sorin Dobrea Inspector de poliţie Mirela Fleancu

62

CAPITOLUL I

METODOLOGIA DE LUCRU PE LINIE DE PREVENIREA ŞI CONSTATAREA CAZURILOR

DE ÎNCĂLCARE A REGIMULUI PAŞAPOARTELOR, APLICAREA MĂSURILOR RESTRICTIVE

ŞI RELAŢII CONSULARE

În vederea aplicării prevederilor art. 38, 39, 40, 42 şi 55 din Legea nr. 248/20.07.2005 privind regimul liberei circulaţii a cetăţenilor români în străinătate, modificată şi completată prin O.G. nr. 5/19.01.2006, Serviciul pentru Prevenirea şi Constatarea Cazurilor de Încălcare a Regimului Paşapoartelor, Aplicarea Măsurilor Restrictive şi Relaţii Consulare desfăşoară urmatoarele activităţi specifice.

Efectuează verificări cu privire la cetăţenii români arestaţi în străinătate în urma

comunicărilor primite prin Direcţia Generală Afaceri Consulare. După stabilirea datelor de identificare şi a domiciliului întocmeşte comunicări către serviciile publice comunitare judeţene în vederea implementării menţiunilor în bazele locale de date la rubrica „Observaţii”.

Întreprinde măsuri de identificare în bazele centrale de date pentru stabilirea datelor de

identificare şi a domiciliului cetăţenilor români comunicaţi de misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale României în străinătate, prin Direcţia Generală Afaceri Consulare, care au suferit accidentari sau au decedat în străinătate.

Rezultatele acestor verificări se transmit telefonic sau prin fax şi ulterior în scris serviciilor publice comunitare judeţene, pentru a fi informate familiile celor în cauză.

Membrilor de familie li se vor solicita declaraţii din care să rezulte dacă dispun de posibilităţi financiare pentru repatrierea corpurilor neînsufleţite ale persoanelor decedate sau pentru achitarea spitalizării şi înapoierea persoanelor accidentate în ţară.

Aceste declaraţii vor fi expediate de urgenţă Direcţiei Generale Afaceri Consulare,pentru a fi inaintate misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare interesate.

Întreprinde verificări complexe în evidenţele centrale şi locale pentru a stabili toate

datele de identificare ale persoanelor care nu mai sunt în posesia paşapoartelor şi se adresează misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare din străinătate în vederea obţinerii unui document de călătorie ,altul decit paşaportul pentru a se reintoarce în ţară.

.Rezultatele verificărilor se comunică operativ misiunilor diplomatice, telefonic sau în scris, conform solicitărilor.

Efectuează verificări în evidenţele Direcţiei Generale de Paşapoarte şi în baza centrală

a evidenţei populaţiei pentru stabilirea identităţii copiilor în dificultate şi a membrilor familiilor acestora, cu aplicarea prevederilor art. 5, 6, şi 7 din H.G. nr. 1443/02.09.2004 privind metodologia de repatriere a copiilor români neînsoţiţi şi asigurarea măsurilor de protecţie specială în favoarea acestora.

După primirea înştiinţării de la Direcţia Generală Afaceri Consulare se vor informa serviciile publice comunitare judeţene precum şi Autoritatea Naţională pentru Protecţia Drepturilor Copilului. Dacă în comunicarea autorităţilor străine se specifică faptul că minorul nu deţine

63

paşaport sau alt document de identitate, rezultatul verificărilor efectuate se comunică Direcţiei Generale Afaceri Consulare în termen de 3 zile lucrătoare de la primirea solicitării.

Dacă autorităţile străine solicită decizia familiei cu privire la o eventuală repatriere, se întreprind demersuri cu sprijinul serviciilor publice comunitare judeţene în vederea obţinerii declaraţiilor membrilor de familie în termen de 7 zile lucrătoare de la data primirii solicitării.

Rezultatele verificărilor se comunică Direcţiei Generale Afaceri Consulare şi Autorităţii Naţionale pentru Protecţia Drepturilor Copilului.

Întocmeşte şi înaintează conducerii direcţiei generale, în baza documentelor trimise de

serviciile publice comunitare judeţene, rapoarte cu propuneri de măsuri în cazul în care exista suspiciuni ca a fost emis un paşaport cu fals de identitate .

Primeşte zilnic în sistem informatizat de la I.G.P.F. listing cu persoanele care au fost returnate din străinătate; după ce datele sunt prelucrate sub aspectul identitaţii şi apartenenţei domiciliului, se transmit operativ serviciilor judeţene sub formă de loturi în sistem informatizat, pentru a fi efectuate mentiuni specifice în evidenţe.

Prin verificări în bazele de date ,e stabileşte identitatea persoanelor returnate în baza

acordurilor de readmisie şi se întocmesc note cu propuneri de limitare a dreptului la libera circulaţie în străinatate ,care împreună cu xerocopiile certificate ale taloanelor şi actelor de identitate,se înaintează Serviciului juridic şi contencios administrativ.

Documentaţia în original a persoanelor returnate este trimisă serviciilor publice judeţene pentru a fi clasată la mapa persoanei.

Până la data de 29 iulie 2006, propune conducerii direcţiei generale trimiterea

documentelor persoanelor returnate, în scopul sesizării instanţelor de judecată, prin Serviciul Reglementări Juridice şi Contencios, pentru transformarea măsurilor de suspendare temporară a dreptului de folosire a paşaportului dispuse în baza art. 14 alin.1 lit. e din O.G. nr. 65/1997.În acest sens, se solicită serviciilor judeţene ”Note”de prezentare cu menţiuni şi observaţii existente în bazele informatizate locale şi în mapele personale ale persoanelor din această categorie.

CAPITOLUL II METODOLOGIA DE LUCRU

PE LINIA SOLUŢIONĂRII CERERILOR PENTRU EMITEREA ŞI ELIBERAREA PAŞAPOARTELOR CETĂŢENILOR ROMÂNI

CU DOMICILIUL ÎN STRĂINĂTATE

Consideratii generale

Cetăţenii români cărora autorităţile de resort ale statului în care se află le-au aprobat stabilirea domiciliului pe teritoriul acestuia, pot depune cereri pentru eliberarea paşapoartelor simple în care se menţionează ţara de domiciliu, conform prevederilor art. 34-37 din Legea nr. 248/2005 şi ale art. 28-32 din Hotărârea Guvernului nr. 94/2006 privind Normele Metodologice de aplicare a Legii nr. 248/2005.

64

Cererile pentru eliberarea paşapoartelor şi aplicarea menţiunii care atestă că titularul are domiciliul în străinătate se depun personal, în două exemplare, în străinătate la misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României, iar în ţară la serviciile publice comunitare pentru evidenţa persoanelor ori la serviciile publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor pe raza cărora au avut ultimul domiciliu sau, după caz, reşedinţa ori la sediul Direcţiei Generale de Paşapoarte.

În cazul în care, din motive obiective, solicitanţii nu se pot prezenta la serviciile publice

comunitare, cererile se depun prin mandatar care prezintă o procură specială autentificată în ţară de notarul public, iar în străinătate de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României.

Persoanelor care nu pot face dovada cetăţeniei române li se soluţionează cererile după

ce se atestă de către Direcţia Generală de Paşapoarte că solicitantul este cetăţean român. Cererile depuse în ţară la serviciile publice comunitare se soluţionează după verificarea

telefonică obligatorie a solicitantului în evidenţele Direcţiei Generale de Paşapoarte. Certificatele de stare civilă eliberate de autorităţile străine vor fi acceptate după

efectuarea transcrierii în registrele de stare civilă române, iar hotărârile de divorţ, după ce au fost recunoscute de către autorităţile române, conform prevederilor legale.

Cereri C.R.D.S. primite la sediul D.G.P. Cererile primite la sediul D.G.P. sunt soluţionate de serviciul de resort din cadrul D.G.P.

.La depunerea acestora vor trebui anexate copiile xeroxate după documentele solicitate, care vor fi certificate pentru conformitate prin semnarea acestora de către lucrătorul care primeşte cererea şi certifică identitatea persoanei.

După efectuarea verificărilor în evidenţele DEPAS, ESPAS şi studierea dosarelor , dacă cererile îndeplinesc condiţiile de formă şi de fond pentru a fi soluţionate, se va propune în scris aprobarea procesării acestora.

Includerea minorilor se efectuează numai în sistem informatizat, pe bază de colant. În cazul în care se solicită includerea minorilor în paşaportul unui părinte, este necesar

acordul expres al celuilat părinte, chiar dacă aceştia depun simultan cereri. Minorii născuţi în ţară sau în străinătate ulterior emiterii paşapoartelor se înscriu în

paşapoartele părinţilor, la cerere, cu consimţământul celuilalt părinte. Minorii născuţi în străinătate se înscriu în paşapoartele părinţilor după transcrierea

naşterii în registrele de stare civilă române şi eliberarea certificatului de naştere românesc. Pentru minorii care dobândesc cetăţenia română odată cu părinţii, dovada cetăţeniei

române se face cu certificatul constatator al părintelui împreună cu care minorul dobândeşte cetăţenia română, dacă este menţionat în acesta sau cu adeverinţa eliberată de Ministerul Justiţiei ori, după caz, de către D.G.P.

Dacă minorul nu a împlinit vârsta de 14 ani şi ambii părinţi au dobândit cetăţenia română, se consideră că este cetăţean român, iar dacă minorul a împlinit vârsta de 14 ani la data la care părinţii au dobândit cetăţenia română şi nu a fost menţionat în certificatul constatator al acestuia se aplică prevederile Legii 21/1991 şi O.U.G. 43/2003.

65

Dacă a dobândit cetăţenia română numai unul dintre părinţi, celălalt fiind cetăţean străin, iar minorul nu este menţionat în certificatul constatator al părintelui care a dobândit cetăţenia română se aplică prevederile Legii 21/1991 şi O.U.G. 43/2003.

Persoanele care au dobândit cetăţenia română în temeiul art. 8 din Legea nr. 21/1991 şi

solicită stabilirea domiciliului în străinătate trebuie să prezinte un act de identitate românesc. Persoanele care au (re)dobândit cetăţenia română cu menţinerea domiciliului în

străinătate şi solicită în regim de urgenţă eliberarea unui paşaport simplu în care să se menţioneze că domiciliază în străinătate trebuie să prezinte numai la S.P.C.E.E.P.S, unde a avut ultimul domiciliu sau reşedinţa.

Pe lângă documentele prevăzute la art. 28 alin. 2 din Normele Metodologice, certificatul constatator privind depunerea jurământului de credinţă sau, după caz, adeverinţa privind (re)dobândirea cetăţeniei române, emisă de către D.G.P.

Dacă datele de identitate din actele de stare civilă române nu corespund cu cele din documentele emise de autorităţile străine (paşaport, permis de şedere etc.), solicitanţii vor fi îndrumaţi către autorităţile competente în vederea corectării erorilor ori, după caz, către organele abilitate să transcrie schimbările survenite în străinătate.

La constatarea neconcordanţelor între evidenţele informatizate şi menţiunile existente în dosar se va solicita Serviciului Evidenţă Generală şi Arhivă corectarea erorilor în baza documentelor prezentate.

Termenul de soluţionare a cererilor sus-menţionate este de cel mult 20 zile lucrătoare. Exemplarul 2 al cererii va fi conexat la dosarul personal aflat la Serviciul Evidenţă

Generală şi Arhivă pentru actualizarea datelor, iar un exemplar va fi trimis serviciilor publice comunitare pe raza căruia domiciliază sau a avut ultimul domiciliu în România pentru efectuarea menţiunilor.

Paşapoartele se înmânează, la sediul D.G.P., personal solicitantului (sau persoanei

împuternicite) care are obligaţia să predea actul de identitate. Acesta va fi trimis cu adresă serviciului public comunitar judeţean pentru evidenţa persoanei, care l- a emis.

Cereri C.R.D.S. primite prin misiunile diplomatice şi oficiile consulare Cererile şi documentele anexate trebuie să fie certificate de către lucrătorul consular care

va confirma implicit identitatea persoanei. După primirea cererilor, Serviciul Emitere şi Eliberarea Paşapoartelor Electronice pentru

Cetăţenii Români cu Domiciliul în Străinătate le înregistrează în sistem informatizat şi le predă Serviciului Evidenţă Generală şi Arhivă în vederea efectuării verificărilor în evidenţele D.G.P

Exemplarele nr. 2 ale cererilor soluţionate şi care conţin toate verificările şi menţiunile referitoare la emiterea paşaportului, se trimit serviciilor publice comunitare judeţene unde titularul cererii a avut ultimul domiciliu, în vederea procesării şi emiterii paşaportului.

66

După expedierea paşapoartelor la Direcţia Generală Afaceri Consulare, cererile şi dosarele personale se predau Serviciului Evidenţă Generală şi Arhivă, în vederea actualizării evidenţelor şi arhivării.

Dacă cererile nu îndeplinesc condiţiile pentru emiterea paşaportului, în adresa înaintată solicitantului prin intermediul M.A.E - D.G.A.C. se menţionează temeiul legal al respingerii.

Termenul de soluţionare a cererilor sus-menţionate este de 90 zile calendaristice conform art.14 alin.(2)din H.G.94/2006.

Dacă se solicită efectuarea menţiunilor privind stabilirea domiciliului în străinătate

ulterior emiterii paşaportului simplu sau includerea ulterioară a minorilor în paşapoartele părinţilor care au statut de cetăţean român cu domiciliul în străinătate, acestea se înscriu într-un colant. Colantele sunt emise după caz de serviciul de resort din cadrul D.G.P. sau de serviciul public comunitar judeţean care a soluţionat cererea de eliberare a paşaportului şi sunt trimise la D.G.P., Serviciului Emitere şi Eliberarea Paşapoartelor Electronice pentru Cetăţenii Români cu Domiciliul în Străinătate, pentru a fi remise Direcţiei Generale Afaceri Consulare, în vederea aplicării lor în paşaportul titularului de către reprezentanţa diplomatică sau oficiul consular care a primit cererea.

Pentru minorii adoptaţi de străini ori cetăţeni români domiciliaţi în străinătate, care

urmează să să-şi stabilească domiciliul la părinţii adoptivi, cererile se depun la serviciile publice comunitare judeţene pe raza cărora se află instanţa de judecată care a pronunţat hotărârea de încuviinţare a adopţiei.

Cererea se depune de către părinţii adoptivi sau după caz de reprezentantul legal al acestora, dacă întruneşte condiţiile prevăzute de Legea nr. 248/2005 şi va fi însoţită de următoarele documente:

- declaraţia ambilor părinţi adoptivi, prin care solicită în mod expres eliberarea paşaportului individual pentru minor;

- copia hotărârii judecătoreşti de încuviinţare a adopţiei care trebuie să fie definitivă şi irevocabilă;

- decizia şi certificatul de conformitate emis de Autoritatea Naţională pentru Protecţia Drepturilor Copilului.

CAPITOLUL III METODOLOGIA DE LUCRU

PE LINIA CLARIFICĂRII PROBLEMELOR DE CETĂŢENIE

Cererile pentru clarificarea statutului juridic faţă de statul român pot fi depuse în ţară la sediul Direcţiei Generale de Paşapoarte - Serviciul Clarificări Probleme de Cetăţenie, iar în străinătate la misiunile diplomatice ori oficiile consulare pe raza cărora domiciliază solicitantul. Cererile depuse în străinătate sunt trimise la Direcţia Generală de Paşapoarte prin Direcţia Generală Afaceri Consulare din Ministerul Afacerilor Externe.

Soluţionarea cererilor depuse în ţară

67

Cererile pentru clarificarea cetăţeniei pot fi depuse personal de solicitanţi sau prin

mandatar cu procură specială şi vor fi însoţite de următoarele documente: a) cerere-tip, formular tipizat care se pune la dispoziţia solicitanţilor (formularul a fost pus

la dispoziţia celor interesaţi pe Internet); b) chitanţă privind achitarea la C.E.C. sau trezorerie a taxei consulare aferentă serviciului

prestat; c) 2 fotografii color, tip paşaport, 35x45mm, de dată recentă, din faţă; d) copiile certificatului de naştere şi căsătorie ( dacă este cazul); e) copie după actul de identitate actual (paşaportul naţional) în părţile care privesc datele

de identitate, fotografia, domiciliul sau reşedinţa; f) copiile documentelor privind schimbarea numelui; g) copiile certificatelor de naştere şi căsătorie ale părinţilor, dacă este cazul; h) procura specială, dacă este cazul, care trebuie să fie dată în ţară la un notar public, iar

în străinătate la misiunile diplomatice ori oficiile consulare ale României. Dacă procura este dată la un notar public în străinătate, trebuie să aibă aplicată Apostila Convenţiei de la Haga din 05.10.1961 pentru suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine;

i) copia documentului oficial din care să rezulte data la care solicitantul sau (şi) părinţii săi au obţinut pentru prima dată de la plecarea din România cetăţenia altui stat.

La primirea cererilor se va verifica dacă documentele prezentate sunt complete şi suficiente pentru clarificarea statutului juridic,dacă sunt autentice şi valabile. Se certifică prin semnătură autenticitatea actelor de stare civilă prezentate în copii, originalele se restituie solicitantului iar cererile sunt înregistrate într-un registru special destinat, numărul de înregistrare fiind menţionat pe cerere. Cererile care nu sunt însoţite de documente cu care să facă dovada identităţii vor fi restituite cu precizările de rigoare, cu excepţia situaţiilor în care cei în cauză declară ân scris că unele documente sau paşapoartele au fost reţinute la frontieră.

După înregistrare cererile sunt verificate de Serviciul Evidenţă Generală şi Arhivă care menţionează pe fiecare lucrare numărul de dosar şi statutul juridic al solicitantului, iar dacă nu figurează în evidenţe face menţiunea „nu figurează”, după care le predă Serviciului Clarificări Probleme de Cetăţenie.

După primirea dosarelor din arhiva instituţiei se clarifică statutul juridic al solicitantului, pe baza documentelor din evidenţele proprii, se redactează adeverinţa şi se prezintă şefului serviciului sau înlocuitorului la comandă.

Adeverinţele tip privind statutul juridic al solicitanţilor vor fi eliberate în conformitate cu art. 23 alin 1 din H.G. nr. 94/2006 pentru:

a) transcrierea certificatelor de naştere şi căsătorie în registrul de stare civilă român, pentru persoane cetăţeni români născuţi în străinătate;

b) obţinerea paşapoartelor româneşti în cazul persoanelor plecate definitiv din România, care nu mai deţin paşapoarte româneşti valabile;

c) efectuarea menţiunilor de schimbare a numelui în registrul de stare civilă român; d) depunerea cererilor de dobândire/redobândire sau renunţare la cetăţenia română la

comisia de specialitate care funcţionează pe lângă Ministerul Justiţiei.

68

Dacă persoanele care au solicitat clarificarea cetăţeniei române nu figurează în evidenţele instituţiei, dar fac dovada că sunt sau au fost cetăţeni români, anexând la cereri documente care conduc la determinarea cetăţeniei lor, se vor efectua verificări în evidenţele I.N.E.P. şi la Starea civilă pentru stabilirea cu certitudine a statutului juridic al solicitanţilor.

Dacă persoanele nu se identifică în evidenţele I.N.E.P. şi la Starea civilă se solicită documente suplimentare care să facă dovada descendenţei.

După soluţionarea cererilor, dosarele personale se restituie Serviciului Evidenţă Generală şi Arhivă pentru actualizarea datelor, iar ulterior vor fi returnate în arhiva Direcţiei Generale de Paşapoarte.

Soluţionarea cererilor de clarificare a statutului juridic depuse în străinătate Cererile de clarificare a statutului juridic faţă de statul român depuse în străinătate la misiunile diplomatice ori oficiile consulare primite prin Direcţia Generală Afaceri Consulare din Ministerul Afacerilor Externe se înregistrează în registrul special, se soluţionează conform prevederilor normelor legale, iar răspunsurile se transmit D.G.A.C. din M.A.E., pentru a fi înmânate solicitanţilor. Dacă persoanele nu se identifică în evidenţele Ministerului Administraţiei şi Internelor, se comunică D.G.A.C. din M.A.E., ca acestea să transmită documente suplimentare. După redactarea răspunsului către D.G.A.C. din M.A.E., lucrările se scad din evidenţă şi dosarul se restituie la Serviciul Evidenţă Generală şi Arhivă. Pentru clarificarea cetăţeniei minorilor având vârsta cuprinsă între 14 – 18 ani, în cazul în care unui părinte (ambilor părinţi) i s-a acordat cetăţenia română la cerere, prin Hotărâre a Guvernului, conform art. 8 din Legea nr. 21/1991 a cetăţeniei române este necesar consimţământul acestuia, cât şi al părintelui cetăţean străin sau fără cetăţenie. Se vor elibera adeverinţe numai în cazul minorilor care au dobândit cetăţenia română odată cu un părinte (ambii părinţi) şi minorii nu au fost înscrişi în certificatul constatator, conform art. 20 alin. 2 din legea sus-menţionată. Se vor solicita precizări din partea Biroului Cetăţenie din Ministerul Justiţiei, dacă părintele (părinţii) au cerut dobândirea cetăţeniei şi pentru copiii minori sau dacă există impedimente legale cu privire la dobândirea cetăţeniei române de către aceştia.

Soluţionarea cererilor de eliberare a adeverinţelor care atestă dobândirea/redobândirea cetăţeniei române

de persoane din R. Moldova şi Ucraina

Persoanele din Republica Moldova şi Ucraina care au solicitat dobândirea/redobândirea cetăţeniei române în condiţiile art. 35(37) din Legea nr. 21/1991, în perioada de la intrarea în vigoare a Legii nr. 21/1991 a cetăţeniei române până la data de 14.12.2001, se pot adresa Direcţiei Generale de Paşapoarte, în vederea eliberării adeverinţei care atestă statutul lor juridic faţă de statul român.

Cererile de eliberare a adeverinţei care atestă dobândirea/redobândirea cetăţeniei române în condiţiile art. 35 (37) din Legea nr. 21/1991 se pot depune de către persoane din Republica Moldova şi Ucraina, personal sau prin mandatar, cu procură specială autentificată de

69

misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României din cele două ţări (procurile vor avea aplicate fotografiile solicitanţilor) şi vor fi însoţite de următoarele documente:

a) chitanţă C.E.C. sau taxă consulară care se prezintă de cei care au mai ridicat anterior o adeverinţă în acest sens;

b) dovada cetăţeniei române (paşaport românesc, adeverinţă de cetăţenie sau dovada de repatriere);

c) 2 fotografii color, tip paşaport, 35x45mm, de dată recentă; d) certificatele de naştere şi, după caz, de căsătorie, în original şi copie xerox, redactate

în limba română, eliberate de autorităţile competente din Republica Moldova şi Ucraina;

e) certificatele de naştere şi căsătorie ale părinţilor, redactate în limba română (în cazul în care solicitantul este născut după 28.06.1940), dacă şi părinţii acestuia sunt născuţi după 28.06.1940, se vor prezenta copii legalizate după certificatul de naştere, căsătorie sau deces (după caz) ale bunicilor care au fost cetăţeni români;

f) actul de identitate eliberat de autorităţile moldoveneşti şi copie xerox (paşaport, buletin şi fişa buletinului), inclusiv ultima viză de intrare în România.

După primirea cererilor, acestea sunt predate la Serviciul Evidenţă Generală şi Arhivă, în vederea efectuării verificărilor în evidenţe, după care sunt studiate dosarele personale urmărind stabilirea autenticităţii documentelor prezentate. Persoanele din Republica Moldova şi Ucraina pot solicita clarificarea statutului juridic faţă de statul român pentru copiii minori şi eliberarea adeverinţei care atestă că aceştia au dobândit cetăţenia română odată cu părinţii lor. Minorii care au împlinit vârste cuprinse între 14 -18 ani vor depune o declaraţie autentificată la notarul public, din care să rezulte consimţământul la dobândirea cetăţeniei române odată cu părinţii. Dacă doar unul dintre părinţi a dobândit/redobândit cetăţenia română, este necesar consimţământul în forma autentificată al celuilalt părinte (care nu este cetăţean român). Adeverinţele care atestă dobândirea/redobândirea cetăţeniei române se înmânează solicitanţilor, pe bază de semnătură pe exemplarul nr. 2 al adeverinţei, care se clasează la dosarul de paşapoarte al titularului şi va constitui baza actualizării în evidenţa centrală informatizată a Direcţiei Generale de Paşapoarte. Adeverinţele sunt redactate numai pe formulare tipizate, cu elemente de siguranţă, pe care se aplică fotografia titularului şi se ştanţează. Dacă se constată că sunt neconcordanţe între actele de stare civilă prezentate în original şi cele depuse iniţial, iar din analiza documentelor nu sunt suspiciuni de fals, se vor solicita noi acte de stare civilă, corecte, în grafie latină, iar pentru Ucraina traduse şi legalizate. Dacă neconcordanţele sunt de natură să provoace suspiciuni că actele de stare civilă nu au fost eliberate de autorităţile competente din Republica Moldova, actele de stare civilă vor fi însoţite de avize de rectificare.

Nu se vor solicita avize de rectificare privind certificatele de naştere, căsătorie şi/sau deces ale ascendenţilor, în cazurile în care aceştia s-au născut cu mult înainte de anul 1940 (ex. 1910, 1918) şi cele prezentate nu sunt suspecte a fi falsificate sau false.

Se vor depune certificate de deces în cazul ascendenţilor care au decedat de la data depunerii cererii şi până în prezent. Dacă certificatele de deces nu sunt complete la data şi localitatea naşterii ele vor fi însoţite de extrase de pe actul de naştere şi/sau căsătorie.

70

Dacă sunt constatate falsuri în actele de stare civilă prezentate se procedează la audierea persoanelor respective, iar actele premergătoare sunt trimise Direcţiei Generale de Poliţie a Municipiului Bucureşti pentru efectuarea cercetărilor.

Dacă se constată că au fost soluţionate cereri ale unor persoane ai căror ascendenţi s-au născut pe teritoriul care nu a aparţinut fostei Românii Mari (localităţi din Transnistria, aflate pe Nistru sau în stânga Nistrului sau pe teritoriul Maramureşului istoric – Zacarpatia), se vor solicita dovezi privind naţionalitatea română a ascendenţilor sau acte oficiale emise de autoritatea competentă din Republica Moldova, în sensul că unitatea administrativ – teritorială a fost sub jurisdicţia României în perioada de referinţă.

Dacă se constată că au fost depuse cereri de eliberare a adeverinţei care atestă dobândirea/redobândirea cetăţeniei române de persoane din Republica Moldova sau Ucraina care nu figurează în evidenţele instituţiei, li se va elibera o adresă în care sunt îndrumate să se adreseze Comisiei de Constatare a Condiţiilor de Acordare a Cetăţeniei Române, care funcţionează pe lângă Ministerul Justiţiei.

CAPITOLUL IV METODOLOGIA DE LUCRU

PENTRU SOLUŢIONAREA CERERILOR CETĂŢENILOR ROMÂNI PRIVIND ELIBERAREA DOVEZILOR REFERITOARE LA EXERCITAREA

DREPTULUI LA LIBERA CIRCULAŢIE ÎN STRĂINĂTATE

Cererile privind eliberarea dovezilor referitoare la exercitarea dreptului la libera circulaţie în străinătate necesare completării dosarului pentru ocuparea unui loc de muncă în străinătate se depun, personal, de către solicitanţi la sediul serviciilor publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple pe raza cărora îşi au domiciliul stabil sau direct la sediul Direcţiei Generale de Paşapoarte.

Cererile vor fi însoţite de următoarele documente: a) actul de identitate (cartea de identitate sau buletinul de identitate) original şi copie

xerox; b) adresă din partea structurilor abilitate să se ocupe cu plasarea forţei de muncă prin

care se solicită eliberarea dovezii persoanei în cauză (când este cazul); c) chitanţa CEC prin care se face dovada achitării taxei în valoare de 22 RON; d) chitanţa pentru eliberarea în regim de urgenţă a dovezii în valoare de 10 RON (când e

cazul).

Copia xerox de pe actul de identitate va fi certificată de lucrătorul care primeşte cererea, prin semnarea xerocopiei pentru conformitate.

Verificarea persoanelor se va face în baza de date informatizată, iar dacă apar neconcordanţe, vor fi studiate şi mapele personale de la serviciile judeţene.

Dacă apar suspiciuni cu privire la identitatea solicitantului ori a autenticităţii documentelor prezentate, se va proceda ca şi în cazul primirii şi verificării cererilor pentru eliberarea paşapoartelor.

Dovezile se înmânează titularului la ghişeu fiind obligatorie prezentarea actului de identitate de către solicitant.

71

Raportarea numerică la Direcţia Generală de Paşapoarte a dovezilor eliberate cetăţenilor români care doresc să desfăşoare activităţi lucrative legal în străinătate, se va face până la data de 5 a lunii în curs pentru luna precedentă.

CAPITOLUL V METODOLOGIA DE LUCRU

PE LINIE DE EVIDENŢĂ GENERALĂ ŞI ARHIVĂ

Evidenţa generală a Direcţiei Generale de Paşapoarte este constituită din datele referitoare la cetăţenii români şi străini care au făcut obiectul activităţilor stabilite prin lege în competenţa Direcţiei Generale de Paşapoarte şi cuprinde: evidenţa automată (informatizată), cartoteca manuală şi fondul arhivistic al Direcţiei Generale de Paşapoarte şi al serviciilor publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple.

Evidenţa automată a Direcţiei Generale de Paşapoarte cuprinde deţinătorii de

paşapoarte la nivel naţional (DEPAS), cetăţenii români care şi-au stabilit domiciliul în străinătate, cei care au renunţat la cetăţenia română, precum şi cei care s-au întors pentru a-şi stabili domiciliul în ţară sau au (re)dobândit cetăţenia română, implementaţi în cadrul programului ESPAS, precum şi date sumare de identificare pentru toate persoanele care figurează, cu dosar personal, în fondul arhivistic.

Evidenţa informatizată a deţinătorilor de paşapoarte atât la nivel central cât şi judeţean,

se actualizează şi completează permanent pe măsura emiterii de noi paşapoarte. Actualizarea bazei de date la nivel central se face prin implementarea în calculator a

datelor persoanelor cărora li s-a aprobat renunţarea ori dobândirea cetăţeniei române prin hotărâri ale Guvernului şi a celor care au redobândit cetăţenia română în temeiul art. 10, alin (2) din Legea nr. 21/1991.

La introducerea datelor în evidenţa centrală informatizată se va verifica corectitudinea acestora şi, obligatoriu, se vor corecta eventualele erori identificate. Pe toate materialele ce fac obiectul actualizării în calculator se aplică ştampila „cules date calculator”, codul, semnătura operatorului şi data efectuării operaţiunilor.

Evidenţa manuală este organizată alfabetic. Fondul arhivistic al Direcţiei Generale de Paşapoarte se compune din dosarele

constituite şi cele care se formează pe parcurs pentru următoarele categorii de persoane: - cetăţeni români care îşi stabilesc domiciliul în străinătate; - persoane care dobândesc ori (re)dobândesc cetăţenia română; - persoane cărora li s-a aprobat renunţarea la cetăţenia română; - alte persoane care fac obiectul activităţii, iar din lipsa CNP ori din alte motive nu pot fi

cuprinse în evidenţa informatizată. Dosarele se constituie într-un singur exemplar, fiind interzisă întocmirea de dubluri. Pentru soţ, soţie şi copii minori se constituie un singur dosar, al cărui număr se atribuie

din registrul opis al fondului corespunzător.

72

Numărul atribuit şi litera fondului se trec pe coperta dosarului şi se implementează în evidenţa ESPAS.

Cetăţenilor români cărora li s-a aprobat dobândirea statutului de cetăţean român cu domiciliul în străinătate li se atribuie dosar din fondul „C”, iar celor cărora li s-a aprobat renunţarea la cetăţenia română din fondul „D”.

Ca regulă generală, dacă unuia dintre membrii familiei i s-a aprobat renunţarea la cetăţenia română, întreaga familie va fi inclusă în dosarul din fondul „D”.

În cazul persoanelor cuprinse în dosare din alte fonduri, odată cu soluţionarea cererilor de paşapoarte sau cu ocazia soluţionării unor lucrări privind persoanele în cauză, se vor transforma dosarele conform statutului juridic.

Cetăţenilor străini cărora li s-a aprobat stabilirea domiciliului în România, li se atribuie de către Autoritatea pentru Străini, dosare din fondul „G”, iar pentru celelalte categorii de străini, din fondul „E”.

Dacă soţul şi soţia figurează în evidenţa Direcţiei Generale de Paşapoarte cu dosare separate, acestea se conexează, făcându-se menţiuni în calculator şi în registrul opis.

Verificările în sistemele de evidenţă informatizată, gestionate de Direcţia Generală de

Paşapoarte, se efectuează numai de persoane anume desemnate, cu acces pe bază de parolă, care răspund de corectitudinea acestora.

Rezultatul verificărilor se consemnează pe lucrări, cu menţionarea numărului de dosar (mapă), statutului juridic al persoanei, numărului paşaportului, datei emiterii şi serviciului care l-a emis. În cazul persoanelor care nu se identifică în evidenţa centrală informatizată se vor efectua verificări şi în evidenţa manuală. Verificările se extind şi asupra soţului sau soţiei persoanei verificate atunci când se deţin date, pentru a nu se constitui alte dosare şi a se efectua conexarea.

În situaţia în care o persoană nu figurează în evidenţele D.G.P. se vor efectua verificări şi în evidenţele Inspectoratului Naţional pentru Evidenţa Persoanelor, iar în cazuri deosebite şi la starea civilă de la locul de naştere.

Dosarele se scot din arhivă la cererea lucrătorilor din Direcţia Generală de Paşapoarte şi

se trimit spre studiu, pe bază de fişă înlocuitor, după care se predau înapoi în arhivă, pe bază de condică sau borderou. Dosarele pot fi studiate şi de către persoane din alte structuri ale Ministerului Administraţiei şi Internelor ori alte organe de stat autorizate, pe bază de delegaţie, cu aprobarea conducerii Direcţiei Generale de Paşapoarte, în prezenţa unei persoane desemnate din Serviciul Evidenţă Generală şi Arhivă, cu respectarea prevederilor Instrucţiunilor M.I. privind organizarea şi administrarea fondului arhivistic al Ministerului Administraţiei şi Internelor.

Este interzisă scoaterea dosarelor din arhivă, în alte condiţii decât cele prevăzute la alin. 1. Aceste reguli sunt valabile şi în ceea ce priveşte accesul la dosarele şi mapele din arhiva serviciilor publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple judeţene; în această situaţie aprobarea studierii dosarelor este de competenţa şefului serviciului.

Furnizarea de date din dosare se face cu stricta respectare a prevederilor legale şi cu aprobarea conducerii Direcţiei Generale de Paşapoarte, sau după caz, a şefilor serviciilor publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple.

La solicitarea scrisă a organelor de poliţie, parchetului sau instanţelor de judecată, cu aprobarea directorului Direcţiei Generale de Paşapoarte sau adjunctului acestuia, respectiv a şefului serviciului public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor (pentru documentele aflate în gestiunea serviciului respectiv) pot fi transmise copii ale documentelor

73

aflate în dosarele (mapele) de paşapoarte sau documentele în original, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996 privind Arhivele Naţionale, cu modificările şi complementările ulterioare şi ale Ordinului M.A.I. nr. 650/16.05.2005, privind organizarea şi administrarea Fondului Arhivistic al Ministerului Administraţiei şi Internelor.

În situaţia în care se transmit documentele în original, în dosare (mape) se vor reţine copii ale acestora.

Persoanele fizice care doresc să-şi studieze propriul dosar sunt îndrumate în acest sens

către Consiliul Naţional pentru Studierea Arhivelor Securităţii. După obţinerea răspunsului dat de către C.N.S.A.S., se vor adresa cu o cerere conducerii Direcţiei Generale de Paşapoarte (la care vor anexa copia răspunsului dat de C.N.S.A.S. şi a actului de identitate) sau, după caz, şefului serviciului public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple. La această cerere se va răspunde, în scris, în termen de 30 de zile. În adresa de răspuns se va preciza dacă persoana în cauză figurează în evidenţele structurii căreia i se adresează, cu sau fără dosar, data la care se poate prezenta pentru studiu, cât şi adresa completă unde urmează să se prezinte solicitantul.

Dosarele prevăzute la alin. (1) vor fi studiate de către titulari în prezenţa şefului Serviciului Evidenţă Generală şi Arhivă din Direcţia Generală de Paşapoarte sau a persoanei desemnate de către acesta, iar la nivelul serviciilor teritoriale, în prezenţa şefului serviciului, sau a unei persoane desemnate, cu respectarea prevederilor Instrucţiunilor M.A.I. privind organizarea şi administrarea fondului arhivistic al Ministerului Administraţiei şi Internelor şi a Protocolului nr. 467 încheiat între Ministerul Administraţiei şi Internelor şi Consiliul Naţional pentru Studierea Arhivelor Securităţii, la data de 14.09.2000.

Anterior prezentării pentru studiere, dosarul de paşapoarte va fi numerotat filă cu filă, opisat cu privire la pagini şi fotografii şi prezentat şefului serviciului sau persoanei desemnate de acesta pentru verificări.

Persoanelor care solicită copii ale unor documente existente în aceste dosare li se vor pune la dispoziţie copiile solicitate, contra-cost, cu excepţia cazurilor prevăzute la art. 13 alin. 2 din Legea nr. 187/1999 privind accesul la propriul dosar şi deconspirarea securităţii ca poliţie politică. Cererile sunt scutite de taxe consulare, iar contravaloarea copiilor, de 0,44 lei pagina, se varsă la bugetul statului.

Activităţi efectuate de Serviciul Evidenţă Generală şi Arhivă în legătură cu cererile de renunţare la cetăţenia română şi cele de (re)dobândire a cetăţeniei române care -potrivit legii- se soluţionează de Ministerul Justiţiei şi sunt

aprobate prin hotărâre a Guvernului

Direcţia Generală de Paşapoarte primeşte de la Ministerul Justiţiei, prin intermediul Direcţiei Generale Reglementări Juridice şi Contencios din Ministerul Administraţiei şi Internelor, proiecte de hotărâri ale Guvernului şi liste anexă cu persoanele care au solicitat aprobarea renunţării sau dobândirii cetăţeniei române, pe care le verifică în termen de şapte zile (sau în termenul stabilit) în evidenţele proprii, iar când este cazul şi în evidenţele serviciilor publice comunitare judeţene pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple pe raza cărora au domiciliat cei în cauză, la Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor sau la Starea Civilă.

Cu ocazia verificărilor se studiază dosarele personale existente la nivelul Direcţiei Generale de Paşapoarte, pentru a stabili dacă persoanele în cauză sunt cetăţeni români şi dacă,

74

în evidenţele unităţii, există menţiuni care să facă obiectul art. 16 şi respectiv art. 31 din Legea nr. 21/1991.

La primirea Monitorului Oficial al României, în care este publicată Hotărârea Guvernului ce cuprinde persoanele cărora li s-a aprobat renunţarea la cetăţenia română, Serviciul Evidenţă Generală şi Arhivă din Direcţia Generală de Paşapoarte execută următoarele activităţi:

- dacă persoanele sunt necunoscute în evidenţe se constituie dosare personale din fondul „D”, pe baza fişelor cu date personale, întocmite cu datele de identificare cuprinse în Monitorul Oficial (anexa nr. 7);

- în dreptul fiecărei persoane cuprinse în Monitorul Oficial se trece numărul de dosar din evidenţă, inclusiv cel nou constituit, urmând să se solicite toate dosarele din arhivă.

La primirea dosarelor personale din arhivă, se vor efectua menţiunile referitoare la

pierderea cetăţeniei române pentru fiecare persoană în parte. Se operează totodată datele în evidenţe, ţinându-se cont de următoarele:

- identificarea persoanei prin confruntarea datelor din Monitorul Oficial cu cele din dosar;

- întocmirea unei fişe de evidenţă în care se vor completa datele de identitate ale persoanei, data şi numărul hotărârii Guvernului, numărul Monitorului Oficial în care a fost publicată;

- în mod obligatoriu, se fac menţiuni în calculator despre copiii având vârsta sub 14 ani, referitor la pierderea cetăţeniei române, atunci când ambilor părinţi li se aprobă renunţarea, iar pentru minorii cu vârsta între 14 şi 18 ani se iau măsuri de clarificare a situaţiei acestora;

- se comunică serviciilor judeţene de evidenţă informatizată persoanele care au renunţat la cetăţenia română şi au avut ultimul domiciliu pe raza lor de competenţă, anexând la adresă extrase din Monitorul Oficial.

După ce au fost efectuate toate menţiunile prevăzute mai sus pentru persoanele incluse

în acelaşi dosar personal, dosarul se predă operatorului de calculator pentru culegerea şi actualizarea datelor în programul ESPAS.

Cînd se constată că în Monitorul Oficial sunt cuprinse persoane cu domiciliul în România cărora li s-a aprobat renunţarea la cetăţenia română, după efectuarea menţiunilor respective, Serviciul Evidenţă Generală şi Arhivă din Direcţia Generală de Paşapoarte le va comunica, în scris, Autorităţii pentru Străini, în vederea înscrierii persoanelor respective în evidenţele străinilor. La primirea, prin Ministerul Afacerilor Externe - Direcţia Generală Afaceri Consulare, a declaraţiilor pentru minorii având vârsta între 14 şi 18 ani prin care aceştia consimt să renunţe la cetăţenia română, se desfaşoară următoarele activităţi:

- datele de identitate, numărul şi data hotărârii Guvernului prin care a fost aprobată renunţarea la cetăţenie a părinţilor se comunică Inspectoratului Naţional pentru Evidenţa Persoanelor, serviciilor judeţene

- declaraţia este trimisă la Ministerul Justiţiei - Biroul Cetăţenie, o xerocopie clasându-se la dosarul personal din arhiva D.G.P.

75

Documentele de călătorie model vechi (paşapoartele albastre) recuperate de misiunile diplomatice ori oficiile consulare şi trimise de Ministerul Afacerilor Externe - Direcţia Generală Afaceri Consulare - se distrug de către lucrătorii Serviciului Evidenţă Generală şi Arhivă din Direcţia Generală de Paşapoarte, pe bază de proces-verbal, după efectuarea de menţiuni în dosarele personale de paşapoarte cu privire la distrugerea acestora.

Buletinele (cărţile) de identitate, livretele militare sau alte documente de acest gen se trimit autorităţilor centrale cărora le sunt subordonate organele emitente, iar paşapoartele simple recuperate se trimit de către Direcţia Generală de Paşapoarte - Serviciul Evidenţă Generală şi Arhivă, la serviciile publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple care le-au emis. Celelalte documente recuperate, privind persoanele luate în evidenţa Direcţiei Generale de Paşapoarte, se clasează în dosarele personale. Ministerul Justiţiei trimite, prin intermediul Direcţiei Generale Reglementări Juridice şi Contencios a Ministerului Administraţiei şi Internelor, proiectele hotărârilor Guvernului privind dobândirea/redobândirea cetăţeniei române în temeiul art. 10 din Legea nr. 21/1991 a cetăţeniei române, republicată, pentru a fi verificate în evidenţele Direcţiei Generale de Paşapoarte în termen de maximum 7 zile (sau în termenul stabilit). Se urmăreşte ca persoanele cuprinse în lista anexă la proiectul de hotărâre a Guvernului să nu deţină cetăţenia română şi să nu figureze cu menţiuni care să facă inoportună soluţionarea cererii de dobândire a cetăţeniei române.

La primirea Monitorului Oficial în care este publicată hotărârea Guvernului ce cuprinde persoanele cărora li s-a acordat cetăţenia română, se efectuează aceleaşi operaţiuni ca cele prevăzute la alin. 2-5 din V.1., fără a se efectua menţiuni de dobândire în evidenţele informatizate (anexa nr. 8).

Pentru străinii care dobândesc cetăţenia română conform art. 8 şi 10, din Legea nr. 21/1991, dovada dobândirii cetăţeniei române o constituie certificatul constatator al depunerii jurământului de credinţă faţă de România, în baza căruia se vor efectua menţiuni de dobândire în evidenţele informatizate.

Activităţi efectuate de Serviciul Evidenţă Generală şi Arhivă pe linia soluţionării cererilor de restabilire a domiciliului în România

Cetăţeanul român care are domiciliul în străinătate îşi poate stabili oricând, în mod liber,

domiciliul în România. Cererea pentru stabilirea domiciliului în România se adresează serviciului public

comunitar pentru evidenţa persoanelor pe raza căaruia locuieşte, concomitent cu cererea pentru eliberarea cărţii de identitate.

Minorii sub 14 ani care-şi stabilesc domiciliul în România împreună cu părinţii vor fi menţionaţi în cererile părinţilor.

Pentru minorul care deţine paşaport individual va fi depusă separat cerere model 6 pentru emiterea colantului.

Dacă numai unul dintre părinţi îşi stabileşte domiciliul în România împreună cu copiii minori este necesar acordul expres al celuilalt părinte, cu privire la domiciliul minorului.

76

Cetăţenii români care au plecat din România legal sau ilegal şi nu s-au înapoiat până la data de 22.12.1989, iar după această dată nu şi-au reglementat statutul juridic, sunt consideraţi că domiciliază în străinătate, dacă au fost incluşi în evidenţa acestei categorii de persoane.

Cererile tip 6 de stabilire a domiciliului în România se pot depune odată cu cererea

pentru eliberarea actului de identitate şi vor fi însoţite de următoarele documente: a) 3 fotografii color 3,5/4,5 mm de dată recentă; b) copia filelor 1-3 din paşaportul românesc sau adeverinţa eliberată de către Serviciul

Clarificări Probleme de Cetăţenie din Direcţia Generală de Paşapoarte care atestă calitatea de cetăţean român. Persoanele care au dobândit cetăţenia română în temeiul art. 10 din Legea nr. 21/1991 a cetăţeniei române, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, vor prezenta certificatul constatator prevăzut la art. 20 din legea mai sus-menţionată şi copia paşaportului cu care au intrat în România.

c) certificat de naştere emis de către autorităţile române. d) chitanţa CEC privind achitarea taxei consulare. Cererea se trimite serviciului public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor

simple, împreună cu documentele menţionate mai sus, pentru efectuarea menţiunilor referitoare la stabilirea domiciliului în România.

Dacă persoana în cauză nu figurează în evidenţele serviciului şi nu deţine paşaport

valabil se vor solicita verificări în evidenţele Direcţiei Generale de Paşapoarte, pe bază de cerere de verificare, model anexa nr. 1. Cererea de verificare va fi însoţită de documentele menţionate, mai puţin chitanţa privind achitarea taxei aferente.

Atunci cînd persoana care solicită stabilirea domiciliului în România deţine paşaport emis în sistem informatizat de alt serviciu decât cel pe raza căruia se stabileşte, serviciul public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple pe raza căruia se stabileşte trimite cererea împreună cu documentele anexate la serviciul care a emis paşaportul, cu adresă (anexa nr. 3). Prin adresă se va solicita efectuarea verificărilor în evidenţe a menţiunilor privind stabilirea domiciliului în România a titularului, emiterea colantului, dacă este deţinător de paşaport model 2001, restituirea cererii şi trimiterea mapei împreună cu colantul (dacă este cazul). Toate aceste documente vor fi trimise cu adresă (anexa nr.4).

În această situaţie, precum şi în cazul în care solicitantul prezintă adeverinţă, eliberată de către Direcţia Generală de Paşapoarte pe care este aplicată fotografia titularului şi din care rezultă că persoana în cauză este cetăţean român, nu se vor mai solicita verificări în evidenţele D.G.P. După efectuarea menţiunilor în evidenţele proprii şi trimiterea colantului la serviciul public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple care a primit cererea, serviciul pe raza căruia s-a stabilit persoana în cauză va comunica Direcţiei Generale de Paşapoarte cu adresă model anexat (anexa nr.6).

Cererile de verificare trimise la Direcţia Generală de Paşapoarte de serviciile teritoriale

vor fi înregistrate la Serviciul Evidenţă Generală şi Arhivă într-un registru special şi repartizate pentru soluţionare compartimentului evidenţă care efectuează verificări, menţionează pe cerere rezultatul acestora şi comunică în scris serviciilor teritoriale rezultatul verificărilor, cu adresă (anexa nr. 2).

În situaţia în care persoana în cauză a pierdut cetăţenia română, se comunică în scris serviciului public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor. Când există indicii cu

77

privire la săvârşirea unei infracţiuni privind identitatea persoanei se vor efectua cercetări şi vor fi sesizate organele de cercetare penală de către formaţiunea care a primit cererea.

În termen de 5 zile de la efectuarea menţiunilor privind stabilirea domiciliului în România

serviciul judeţean va comunica în scris Direcţiei Generale de Paşapoarte, cu adresa (anexa 6), pe care va fi aplicată una din fotografiile menţionate mai sus, faptul că persoana în cauză şi-a stabilit domiciliul în România.

La primirea comunicării compartimentul evidenţă din Direcţia Generală de Paşapoarte

solicită dosarul persoanei, verifică identitatea celui în cauză comparând fotografia transmisă de serviciul teritorial cu cele existente în dosar, efectuează menţiunile corespunzătoare în evidenţe şi propune clasarea adresei la dosar.

Persoanele care au dobândit cetăţenia română, iar la data dobândirii cetăţeniei

române aveau statutul de străin cu domiciliul în România, nu depun cereri pentru stabilirea domiciliului în România.

Dacă persoana care solicită stabilirea domiciliului în România deţine paşaport model

1994, acesta este anulat de către serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor cu ocazia înmânării cărţii de identitate, iar titularul este îndrumat să solicite eliberarea unui nou paşaport. Colţul din stânga al filei informatizate va fi anexat la cererea de stabilire a domiciliului în România.

Cetăţenii români care au domiciliat în străinătate şi şi-au restabilit domiciliul în România

pot solicita, după eliberarea cărţii de identitate, eliberarea unor adeverinţe necesare la Autoritatea Naţională a Vămilor, din care să rezulte perioada în care au avut statutul de cetăţean român cu domiciliul în străinătate.

Cererile se depun personal sau prin mandatar cu procură specială, la serviciul public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor al judeţului pe raza căruia şi-au stabilit domiciliul sau la Biroul Relaţii cu Publicul din Direcţia Generală de Paşapoarte. Acestea vor fi însoţite de copia cărţii de identitate şi o chitanţă privind achitarea la C.E.C. sau trezorerie a taxei consulare aferentă serviciului prestat şi sunt soluţionate numai de către Direcţia Generală de Paşapoarte care va trimite adeverinţa petenţilor la domiciliu sau, după caz, la serviciul care a primit cererea.

În cazul în care cererile se depun prin mandatar se vor mai anexa: a) procura specială; b) copia documentului de identitate al mandatarului.

CAPITOLUL VI

METODOLOGIA DE LUCRU PE LINIA DE SECRETARIAT ŞI RELAŢII CU PUBLICUL

Generalităţi

78

La nivelul Direcţiei Generale de Paşapoarte, conform Statului de organizare, este constituit Serviciul Secretariat şi Relaţii cu Publicul având în compunere compartimentul Secretariat, documente clasificate şi compartimentul Relaţii cu publicul.

Circuitul documentelor în Direcţia Generală de Paşapoarte

Corespondenţa adresată Direcţiei Generale de Paşapoarte se primeşte la sediul acesteia prin secretariat, ghişeul de relaţii cu publicul prin depunere directă, trimiteri poştale, fax, e-mail-uri etc.

Documentele primite prin poşta specială sau curieri, se verifică şi se triază de către secretar, avându-se în vedere în primul rând separarea corespondenţei clasificate de cea neclasificată.

a) trierea corespondenţei se face prin catalogarea subiectului în scopul stabilirii serviciului/compartimentului competent în soluţionare;

b) trimiterile- răspuns privitoare la o corespondenţă anterioară se identifică după numărul de adresă şi vor fi repartizate direct, de către secretar, serviciului/compartimentului identificat;

c) trimiterile adresate nominal directorului general sau directorului general adjunct vor fi introduse la mapa de corespondenţă a acestora în vederea repartizării prin ordin rezolutiv;

d) corespondenţa cu menţiuni speciale referitoare la deschiderea ei (personal, confidenţial) va fi predată persoanelor cărora le este adresată, iar în lipsa acestora celor care au dreptul să o desfacă;

e) corespondenţa a cărei soluţionare este de competenţa a două sau mai multe servicii/compartimente va fi introdusă la mapa comenzii direcţiei în vederea repartizării prin ordin rezolutiv;

f) serviciul/compartimentul nominalizat primul în ordinul rezolutiv este cel la care se vor centraliza propunerile celorlalte servicii/compartimente şi care va definitiva documentul;

g) corespondenţa adresată serviciilor/compartimentelor legată de atribuţiile stricte ale acesora va fi repartizată acestora prin rezoluţia şefului Serviciului Secretariat şi Relaţii cu Publicul sau a înlocuitorului legal.

Monitoarele oficiale vor fi introduse la mapa conducerii direcţiei în vederea

rezoluţionării apoi vor fi distribuite Serviciului Reglementări Juridice şi Contencios pentru conformare.

Corespondenţa M.A.E.-D.G.A.C. va fi distribuită serviciilor/compartimentelor competente prin rezoluţia şefului Serviciului Secretariat şi Relaţii cu Publicul sau a înlocuitorului legal al acestuia.

Petiţiile adresate Direcţiei Generale de Paşapoarte se primesc, la sediul acesteia, prin depunere directă la ghişeul de relaţii cu publicul sau prin trimiteri poştale, fax, e-mail etc.

a) după înregistrare petiţiile sunt prezentate şefului Serviciului Secretariat şi Relaţii cu Publicul (înlocuitorului legal) în vederea rezoluţionării şi distribuirii spre soluţionare către serviciile/compartimentele competente;

79

b) petiţiile primite de la Secretariatului General al M.A.I. sau de la alte instituţii vor fi prezentate conducerii direcţiei în vederea repartizării acestora pe baza ordinului rezolutiv;

c) petiţiile care, în cuprinsul lor, prezintă aspecte negative referitoare la activitatea serviciilor teritoriale sau reclamă fapte comise de către personalul propriu, vor fi prezentate conducerii direcţiei în vederea repartizării acestora, prin ordin rezolutiv;

d) petiţiile adresate Direcţiei Generale de Paşapoarte, a căror soluţionare este de competenţa altor autorităţi publice, instituţii sau organizaţii legal constituite, se trimit acestora, prin grija Compartimentului relaţii cu publicul, în termen de cel mult 5 zile de la data primirii lor, situaţie ce va fi adusă la cunoştinţa petenţilor;

e) serviciile/compartimentele care primesc spre soluţionare petiţii au obligaţia ca, la trimiterea răspunsului către petent, să efectueze scăderea acestora din sistemul informatizat de evidenţă. În acest sens, completează câmpurile machetei privind data soluţionării, dosarul unde se clasează lucrarea, modul de soluţionare, data ieşirii, destinatarul şi clasează lucrarea la dosarul special constituit conform Nomenclatorului arhivistic.

Citaţiile primite prin fax la Dispeceratul direcţiei vor fi confirmate de primire de către

lucrătorul care deserveşte aparatura şi va separa cofirmarea de primire de citaţie. a) confirmarea de primire o va expedia prin fax instituţiei respective, iar citaţia o va preda

la secretariat; b) citaţiile primite de la Dispecerat vor fi repartizate, prin rezoluţia şefului Serviciului

Secretariat şi Relaţii cu Publicul sau a înlocuitorului legal, Serviciului Reglementări Juridice şi Contencios.

Ordinele, instrucţiunile şi regulamentele ministrului administraţiei şi internelor primite

de la Direcţia Generală Reglementări Juridice şi Contencios vor fi prezentate comenzii direcţiei în vederea distribuirii conform ordinului rezolutiv.

a) ordinele, instrucţiunile şi regulamentele ministrului administraţiei şi internelor sunt luate în evidenţă şi se difuzează, conform ordinului rezolutiv, serviciilor/compartimentelor din D.G.P. sau teritoriu, de către compartimentul Secretariat şi documente clasificate;

b) evidenţa ordinelor, instrucţiunilor şi regulamentelor secrete de stat sau secrete de serviciu se ţine în registrele de evidenţă a documentelor prevăzute în anexele nr. 4 şi 5 din Standardele naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate în România, aprobate prin H.G. nr.585/2002;

c) evidenţa ordinelor, instrucţiunilor şi regulamentelor nesecrete se ţine în registrul de evidenţă ;

d) în cadrul Direcţiei Generale de Paşapoarte ordinele, instrucţiunile şi regulamentele ministrului administraţiei şi internelor sunt distribuite serviciilor/compartimentelor pe bază de semnătură în fişa de consultare;

e) ordinele, instrucţiunile şi regulamentele ministrului administraţiei şi internelor vor fi distribuite în teritoriu conform ordinului rezolutiv, numai cu adresă de însoţire;

f) în cadrul serviciilor/compartimentelor, personalul nominalizat să desfăşoare activitate de secretariat va distribui ordinele, instrucţiunile şi regulamentele celor interesaţi numai pe bază de semnătură în fişa de consultare;

80

g) exemplarele ordinelor, instrucţiunilor şi regulamentelor care nu au fost distribuite se păstrează la Compartimentul secretariat şi documente clasificate;

h) ordinele, instrucţiunile şi regulamentele nebroşate se păstrează în bibliorafturi, la un loc cu întreaga corespondenţă care se referă la ele, iar cele broşate separat, în bibliorafturi introducându-se numai corespondenţa;

i) în situaţia în care ordinele, instrucţiunile şi regulamentele sunt abrogate, Compartimentul secretariat şi documente clasificate procedează la retragerea acestora în vederea distrugerii;

j) ordinele, instrucţiunile şi regulamentele ministrului administraţiei şi internelor vor fi inventariate cel puţin o dată pe an, prin dispoziţia directorului general al Direcţiei Generale de Paşapoarte.

Evidenţa, întocmirea, păstrarea, procesarea, transportul, multiplicarea şi distrugerea

documentelor care conţin informaţii clasificate

a) Generalităţi

În temeiul art. 25 pct.3 din Legea nr.182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, ale art. 86 alin. 1 lit. k) din Hotărârea Guvernului nr. 585 pentru aprobarea Standardelor naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate în România şi ale art.27 din anexa la Ordinul ministrului de interne nr.S/353 din 23.11.2002, evidenţa, întocmirea, manipularea, multiplicarea, procesarea, păstrarea, transportul, transmiterea, distrugerea şi clasarea informaţiilor clasificate este asigurată de către compartimente speciale.

Activitatea acestor compartimente este coordonată de către structura /funcţionarul de securitate.

b) Evidenţa documentelor care conţin informaţii clasificate

La nivelul Direcţiei Generale de Paşapoarte, evidenţa informaţiilor clasificate elaborate, precum şi a celor intrate, se ţine în registrele de intrare-ieşire prevăzute în anexele nr. 4 şi 5 ale Hotărârii Guvernului nr.585 din 13.06.2002 şi anexa nr. 1 din Hotărârea Guvernului nr. 781/2002, separat pentru fiecare clasă şi nivel de secretizare.

Pentru asigurarea desfăşurării acestei activităţi s-a constituit, în cadrul serviciului, compartimentul documente clasificate.

La nivelul celorlalte servicii/compartimente centrale au fost desemnate de către şefii acestora persoanele care asigură desfăşurarea acestei activităţi.

Din lotul de numere repartizate de către Serviciul Secretariat şi Relaţii cu Publicul, fiecare serviciu/compartiment alocă, anual, un set de numere pentru înregistrarea documentelor care conţin informaţii clasificate.

Numerele de înregistrare vor fi înscrise în registrele pentru evidenţa documentelor care conţin informaţii clasificate, consecutiv, pe parcursul unui an calendaristic.

Numărul de înregistrare şi data când documentul a fost înregistrat se înscriu obligatoriu pe toate exemplarele documentului sau materialului care conţine informaţii clasificate, precum şi pe documentele anexate.

81

Numerele de înregistrare sunt precedate de numărul de zerouri corespunzător nivelului de secretizare atribuit („000” pentru cele strict secrete de importanţă deosebită, „00” pentru strict secrete, „0” pentru secrete) sau de litera „S” pentru cele secrete de serviciu.

Pentru expedierea unui document care conţine informaţii clasificate, la rubrica „ieşire” din registrul de evidenţă, se completează „Data expedierii”, „Destinatar”, „Nr.ex.”, „Nr.file” , „Nr.anexe” şi „Nr. file anexe”.

Documentele emise ca răspuns la o lucrare cu caracter clasificat vor avea acelaşi număr de înregistrare şi nivel de secretizare cu lucrarea de bază.

Documentele primite şi care conţin informaţii clasificate vor fi înregistrate în registrul corespunzător nivelului de secretizare, menţionându-se numele şi prenumele persoanei care a primit documentul. Aceasta va semna pentru primirea documentului în condica de predare-primire conform modelului prevăzut în anexa nr. 8 la Hotărârea Guvernului nr. 585 din 13.06.2002.

Documentele care conţin informaţii clasificate şi au legătură cu cereri soluţionate anterior sau aflate în curs de soluţionare se vor înregistra şi conexa, efectuându-se menţiunea respectivă în registrul de evidenţă la rubrica „Observaţii”.

Evidenţa registrelor, condicilor, borderourilor distribuite stucturilor subordonate, va fi ţinută în registrul unic de evidenţă a registrelor, condicilor, borderourilor şi a caietelor pentru însemnări clasificate, conform modelului prevăzut în anexa nr. 7 la Hotărârea Guvernului nr. 585 din 13.06.2002.

Registrul unic de evidenţă a registrelor, condicilor, borderourilor şi a caietelor pentru însemnări clasificate se înregistrează la compartimentul documente clasificate.

Nu se înregistrează în registrul unic de evidenţă actele de gestiune, imprimatele înseriate şi alte documente sau materiale cuprinse în forme de evidenţă specifice.

Evidenţa documentelor strict secrete şi secrete poate fi operată în acelaşi registru.

c) Întocmirea şi redactarea documentelor care conţin informaţii clasificate

La întocmirea unui document care conţine informaţii clasificate se desfăşoară următoarele activităţi:

- se consultă lista cu informaţii secrete de stat sau secrete de serviciu, pentru a se identifica clasa sau nivelul de secretizare;

- se întocmeşte proiectul documentului şi se atribuie provizoriu clasa sau nivelul de secretizare;

- se definitivează documentul şi se prezintă la semnat/aprobat, cu menţionarea clasei sau nivelului de secretizare;

Şeful serviciului/compartimentului verifică încadrarea corectă în listele Anexă la Hotărârea Guvernului nr.1365 din 06.12.2002, respectiv, Anexa nr.1 la Ordinul ministrului de interne nr.S/389 din 17.02.2003.

Dacă încadrarea este corectă, menţine clasa şi semnează/aprobă. Dacă încadrarea nu este corectă, se face menţiunea de schimbare a încadrării,

documentul urmând a fi refăcut potrivit menţiunii. La redactarea documentelor care conţin informaţii clasificate se vor respecta

următoarele reguli: - menţionarea în antet a unităţii emitente, a numărului şi datei înregistrării, a clasei sau

nivelului de secretizare, a numărului de exemplare şi după caz, a destinatarului;

82

- numerele de înregistrare se înscriu pe toate exemplarele documentului şi pe anexele acestuia;

- la sfârşitul documentului se înscriu în clar, după caz, rangul, funcţia, numele şi prenumele conducătorului unitaţii emitente, precum şi a celui care îl întocmeşte, urmate de semnăturile acestora şi ştampila unităţii;

- înscrierea, pe fiecare pagină a documentului, a clasei sau nivelului de secretizare atribuit acestuia;

- pe fiecare pagină a documentelor care conţin informaţii clasificate se înscriu numărul curent al paginii, urmat de numărul total al acestora.

Nivelul de secretizare se marchează prin ştampilare, dactilografiere, tipărire sau olograf, astfel:

- în partea dreapta sus şi jos, pe exteriorul copertelor, pe pagina cu titlul şi pe prima pagină a documentului;

- în partea de jos şi sus, la mijlocul paginii, pe toate celelalte pagini ale documentului; - sub legendă, titlu sau scara de reprezentare şi în exterior - pe verso - atunci când sunt

pliate, pe toate schemele, diagramele, hărţile, desenele şi alte asemenea documente. În situaţia în care documentul de bază este însoţit de anexe, la sfârşitul textului se indică,

pentru fiecare anexă, numărul de înregistrare, numărul de file al acestora şi clasa sau nivelul de secretizare.

Anexele se clasifică în funcţie de conţinutul lor şi nu de cel al documentului pe care îl însoţesc.

Adresa de însoţire a documentului nu va cuprinde informaţii detaliate referitoare la conţinutul documentelor anexate.

Documentele anexate se semnează, dacă este cazul, de persoanele care au semnat documentul de bază.

După redactare, documentele care conţin informaţii clasificate vor avea înscris, pe ultima pagină, numărul de înregistrare din Registrul de dactilografiere, gradul numele şi prenumele persoanei care a conceput materialul ( Ex. R.D. nr. 12/12.05.2006; Întocmit: insp. Popescu Elena/2ex).

Documentelor care conţin informaţii clasificate li se atribuie numere din Registrul de dactilografiere, începând cu cifra „1”, pe parcursul unui an calendaristic.

Aplicarea pe documentele anexate a ştampilei unităţii emitente este obligatorie. Când documentele care conţin informaţii clasificate se semnează de către o singura

persoană, datele privind rangul, funcţia, numele şi prenumele acesteia se înscriu sub text, în centrul paginii.

Când semnează două sau mai multe persoane, rangul, funcţia, numele şi prenumele conducătorului unităţii se înscriu în partea stangă, iar ale celorlalţi semnatari în partea dreaptă, în ordinea rangurilor şi funcţiilor.

Când documentele care conţin informaţii clasificate se emit în comun de două sau mai multe unităţi, denumirile acestora se înscriu separat în antet, iar la sfârşit se semnează de către comandanţii unităţilor respective de la stanga la dreapta, aplicându-se ştampilele corespunzătoare.

Informaţiile clasificate vor fi marcate, inscripţionate şi gestionate numai de către persoanele care au autorizaţie sau certificat de securitate corespunzător nivelului de clasificare al acestora.

83

Documentele clasificate aflate în lucru sau în stadiu de proiect vor avea înscrise menţiunile „PROIECT” sau „DOCUMENT ÎN LUCRU” şi vor fi marcate potrivit clasei sau nivelului de secretizare al informaţiilor ce le conţin.

Gestionarea acestor documente se va face în aceleaşi condiţii ca şi în cazul celor în formă definitivă.

Atunci când sunt utilizate documente clasificate ca surse pentru întocmirea unui alt document, pe documentul rezultat se vor preciza documentele sursă care au stat la baza întocmirii lui.

Rezumatele, traducerile şi extrasele din documentele clasificate primesc clasa sau nivelul de secretizare corespunzator nivelului de secretizare al conţinutului lor.

În cazul în care un document secret de stat este studiat de către o persoană abilitată, pentru care s-a stabilit necesitatea de a accesa asfel de documente în vederea îndeplinirii sarcinilor de serviciu, această activitate trebuie consemnată în fişa de consultare, conform modelului din anexa nr.1 la Hotărârea Guvernului nr. 585 din 13.06.2002.

d) Multiplicarea şi procesarea documentelor care conţin informaţii clasificate

Multiplicarea documentelor care conţin informaţii clasificate se face în baza aprobării conducerii D.G.P., cu avizul compartimentului/funcţionarului de securitate, ambele înscrise pe cererea pentru copiere.

Parchetele, instanţele şi comisiile de cercetare pot multiplica documente care conţin informaţii clasificate numai în condiţiile Hotărârii Guvernului nr. 585 din 13.06.2003.

Extrasul dintr-un document care conţine informaţii clasificate se face în baza cererii pentru copiere aprobată de conducerea D.G.P. şi avizată de către structura/funcţionarul de securitate. Documentul rezultat va avea menţionat, sub numărul de exemplar, cuvântul „EXTRAS” şi numărul de înregistrare al documentului original.

Multiplicarea documentelor care conţin informaţii clasificate va fi realizată numai de către persoanele autorizate să aibă acces la astfel de informaţii, în încăperi special destinate.

Pentru multiplicarea unui document care conţine informaţii clasificate se procedează astfel:

- se stabileşte numarul de exemplare în care va fi multiplicat; - se completează şi se prezintă spre aprobare, cererea de multiplicare, după care

aceasta se înregistrează în registrul de evidenţă a informaţiilor clasificate, conform modelului prezentat în anexa nr. 4 sau 5 la Hotărârea Guvernului nr. 585 din 13.06.2002;

- documentul care urmează să fie multiplicat, însoţit de cererea de multiplicare aprobată, se predă operatorului care va efectua multiplicarea;

- după verificarea copiilor rezultate, se semnează de primire în registrul de evidenţă a informaţiilor clasificate multiplicate, conform modelului prezentat în Anexa nr. 9 la Hotărârea Guvernului nr. 585 din 13.06.2002, pentru primirea copiilor respective;

- cererea pentru copiere se predă pe bază de semnătură în condica de predare- primire documente clasificate la Compartimentul secretariat, documente clasificate.

Operaţiunea de multiplicare se evidenţiază prin marcare. Prin marcare se înţelege aplicarea ştampilei MULTIPLICAT XEROX, atât pe original cât

şi pe copiile rezultate. Marcarea se aplică, pe documentul original, în partea dreapta jos a ultimei pagini.

84

Pe copiile rezultate, marcarea se aplică pe prima pagină sub numărul de înregistrare al documentului.

În cazul copierii succesive, la date diferite, documentul va fi marcat la fiecare operaţiune care va fi, de asemenea, menţionată în registru.

Copiilor rezultate li se atribuie numere, începând cu cifra „1” în Registrul de evidenţă a documentelor clasificate multiplicate, pe parcursul unui an calendaristic. Numerele se înscriu obligatoriu pe toate exemplarele documentului.

Dacă emitentul doreşte să aibă control exclusiv asupra reproducerii, documentul va conţine o indicaţie vizibilă cu următorul conţinut :

„Reproducerea acestui document, totală sau parţială, este strict interzisă”. Documentele care conţin informaţii clasificate cu regim restrictiv de reproducere şi au

menţiunea “ Reproducerea interzisă” nu se multiplică. Documentele care conţin informaţii clasificate pot fi microfilmate, stocate pe discuri optice

sau pe suporţi magnetici în următoarele condiţii: -procesul de microfilmare sau stocare să fie realizat numai cu aprobarea conducătorului

unităţii, de către personal autorizat pentru clasa sau nivelul de secretizare a informaţiilor respective;

-microfilmelor, suporţilor magnetici de stocare sau discurilor optice să li se asigure aceeaşi protecţie ca a documentului original;

-toate microfilmele, discurile optice sau suporţii magnetici de stocare, trebuie să fie înregistrate într-o evidenţă specifică şi supuse, ca şi documentele originale, verificării anuale;

e) Manipularea şi transportul documentelor

care conţin informaţii clasificate

Documentele şi materialele care conţin informaţii clasificate se transportă, pe teritoriul României, prin intermediul unităţii specializate a Serviciului Român de Informaţii.

Se interzice expedierea documentelor şi materialelor ce conţin informaţii clasificate prin Societatea Naţională „Poşta Română” ori alte societăţi comerciale de transport.

Funcţionarul de securitate va desemna, din structura de securitate sau compartimentul special, delegaţii împuterniciţi pentru transportul şi executarea operaţiunilor de predare-primire a corespondenţei clasificate între Direcţia Generală de Paşapoarte (unităţi teritoriale) şi unitatea specializată a Serviciului Român de Informaţii.

Documentele şi materialele clasificate destinate expedierii se împachetează în plicuri opace şi rezistente la transport.

Plicurile voluminoase care depăşesc greutatea de 500g se leagă cu sfoară rezistentă, în sistem plasă.

Corespondenţa clasificată care, datorită volumului nu poate fi introdusă în plicuri, se expediază în colete.

Coletul nu va depăşi în greutate 5 Kg, cu excepţia cazurilor în care nu poate fi divizat. Coletele se confecţionează din hârtie rezistentă, se leagă cu sfoară în sistem plasă şi se

sigilează cu plumb sau ceară. Pe plic/colet este obligatorie înscrierea următoarelor date: -clasa/nivelul de secretizare; -denumirea şi adresa complete ale expeditorului şi destinatarului; -numărul de înregistrare. Acestea vor fi scrise clar, citeţ şi fără modificări.

85

Nu vor fi primite: -corespondenţa clasificată în ambalaj metalic; -trimiterile ce conţin filme nedevelopate. Cu aprobarea comandantului unităţii centrale specializate a S.R.I. sunt acceptate

corespondenţe în ambalaje metalice, expedieri de filme nedevelopate sau a altor trimiteri poştale. În acest caz, se fac menţiuni pe colet cu privire la conţinutul acestuia.

Sunt excluse de la colectare, distribuire, transport prin sistemul organizat de către Serviciul Român de Informaţii, trimiterile poştale care conţin:

- bunuri pentru care sunt stabilite condiţii speciale de transport, potrivit legii; - cărţi, ziare, periodice, afişe sau anunţuri publicitare, felicitări, bani, medicamente,

obiecte şi alte materiale care pot periclita securitatea fizică a corespondenţei clasificate. Ambalarea şi asigurarea acestor trimiteri se fac în prezenţa şefului echipei de curieri

militari. Corespondenţa clasificată se închide, se lipeşte şi se sigilează. Sigilarea plicurilor se efectuează prin aplicarea în locul punctelor de legătură a ştampilei

de expediţie sau a ştampilei cu denumirea unităţii expeditoare. Sigilarea coletelor se efectuează prin imprimarea unui sigiliu în plumb sau ceară la

capetele înnodate ale sforii, astfel încât să fie imposibilă despachetarea/scoaterea conţinutului făra violarea acestora.

Corespondenţa clasificată se predă, respectiv se primeşte, pe bază de semnătură, în borderou.

Borderoul se leagă într-un carnet care va conţine, de regulă, 100 file, se înseriază şi se înregistrează.

Numărul borderoului este format din: -numărul propriu-zis, în ordine crescătoare în cadrul unui carnet; -iniţialele numelui şi prenumelui şi codul persoanei care întocmeşte borderoul (Ex. nr.

4/C.S./102 din 24.01.2004). La expedierea documentelor şi materialelor neclasificate se întocmesc borderouri

distincte; acestea se ambalează şi se transportă separat de corespondenţa clasificată. Informaţiile clasificate primite la nivelul Direcţiei Generale de Paşapoarte, precum şi cele

elaborate în cadrul acesteia, după înregistrarea şi atribuirea numerelor din registru, se predau destinatarilor numai pe bază de semnătură în condica de predare-primire a documentelor clasificate.

f) Păstrarea, inventarierea, arhivarea şi distrugerea documentelor

care conţin informaţii clasificate

Documentele care conţin informaţii clasificate se vor păstra la compartimentul special constituit la nivelul serviciului/compartimentului din D.G.P.

Acestea vor fi compartimentate fizic şi păstrate separat în funcţie de clasa şi nivelul de secretizare, conform problematicii şi termenelor de păstrare.

Anual, documentele clasificate se inventariază, urmând a fi comparate cu Lista categoriilor de informaţii secrete de stat, pe niveluri de secretizare, aprobată prin H.G. nr. 01365 din 06.12.2002 şi Lista cu informaţii secrete de serviciu, aprobată prin Ordinul ministrului de interne nr. S/389 din 17.02.2003.

86

Pentru desfăşurarea inventarierii, şefii serviciilor/compartimentelor, vor desemna o comisie formată din trei membri care deţin certificat de securitate/autorizaţie de acces corespunzător nivelului de secretizare cel mai înalt al documentelor inventariate.

Inventarierea documentelor care conţin informaţii clasificate se va efectua atât pentru documentele emise cât şi pentru documentele primite, separat pe clase şi niveluri de secretizare.

Listele de inventariere constituie anexă la procesul-verbal întocmit cu ocazia finalizării activităţii de inventariere.

Procesul-verbal de inventariere conţine: componenţa comisiei care a efectuat inventarierea, perioada şi aspectele specifice rezultate pe timpul inventarierii.

Procesele-verbale şi listele de inventariere vor fi întocmite în două exemplare şi vor avea caracter „SECRET DE SERVICIU”.

Atunci când informaţiile clasificate necesită să fie introduse în dosare specifice unor structuri, la rubrica-numărul dosarului şi fila unde a fost clasat documentul sau numărul procesului verbal de distrugere- din registrul de evidenţă a acestor informaţii clasificate, se vor face menţiuni, precizându-se fondul din nomenclatorul arhivistic din care fac parte dosarele respective, volumul şi fila.

Informaţiile clasificate ieşite din termenul de clasificare se arhivează sau se distrug. Termenele de clasificare a informaţiilor secrete de stat vor fi stabilite de către emitent,

în funcţie de importanţa şi de consecinţele produse în cazul dezvăluirii lor sau diseminării lor neautorizate.

Pe niveluri de secretizare, termenele de clasificare, sunt până la: -100 de ani pentru informaţiile clasificate strict secret de importanţă deosebită; -50 de ani pentru informaţiile clasificate strict secret; -30 de ani pentru informaţiile clasificate secret; Arhivarea sau distrugerea unui document clasificat se menţionează în registrul de

evidenţă principal, prin consemnarea cotei arhivistice de înregistrare sau, după caz, a numărului de înregistrare al procesului-verbal de distrugere.

Distrugerea informaţiilor clasificate înlocuite sau perimate se face numai cu avizul conducătorului instituţiei emitente.

Distrugerea documentelor clasificate sau a ciornelor care conţin informaţii cu acest caracter se face asfel încât să nu mai poată fi reconstituite.

Documentele de lucru, ciornele sau materialele acumulate/create în procesul de elaborare a unui document, care conţin informaţii clasificate, de regulă, se distrug.

În cazul în care se păstrează, acestea vor fi datate, marcate cu clasa sau nivelul de secretizare cel mai înalt al informaţiilor conţinute, arhivate şi protejate corespunzător clasei sau nivelului de secretizare al documentului final.

Distrugerea informaţiilor strict secrete, secrete şi secrete de serviciu va fi evidenţiată într-un proces-verbal, semnat de două personane asistente, autorizate să aibă acces la acest nivel, avizat de structura/funcţionarul de securitate şi aprobat de conducătorul unităţii.

Procesele-verbale de distrugere şi documentele de evidenţă a informaţiilor strict secrete, secrete şi secrete de serviciu vor fi păstrate de compartimentul care a executat distrugerea, o perioadă de cel puţin trei ani, după care vor fi arhivate şi păstrate cel puţin 10 ani.

Distrugerea ciornelor documentelor secrete de stat se realizează de către persoanele care le-au elaborat.

În cazul în care acestea au fost înregistrate într-o formă de evidenţă, distrugerea se va realiza pe baza unui proces-verbal.

87

Redactarea, primirea, evidenţa, multiplicarea, manipularea, transportul, păstrarea şi arhivarea documentelor neclasificate

a) Redactarea documentelor neclasificate

Documentele neclasificate se redactează respectând regulile de ortografie şi de

punctuaţie specifice limbii române, astfel încât să reflecte concizie, claritate, corectitudine, sobrietate, oficialitate, politeţe.

Promovarea documentelor se face pe cale ierarhică având, atunci când este cazul, avizele tuturor structurilor de specialitate cu responsabilităţi în domeniu.

Obligativitatea obţinerii avizelor revine structurii iniţiatoare sau responsabile. Documentele de răspuns către alte instituţii sau cetăţeni, prezentate la semnat şefilor

direcţi, vor avea anexată şi lucrarea de bază. Documentele întocmite (note raport, răspunsuri către petenţi, adrese de înaintare etc.)

trebuie să cuprindă următoarele elemente: - antetul - Ministerul Administraţiei şi Internelor, Direcţia Generală de Paşapoarte,

emblema direcţiei generale; - numărul şi data înregistrării, caracterul (Nesecret), nr.exemplar; - destinatarul - denumirea instituţiei, funcţia numele şi prenumele celui căruia îi este

adresată; - numele, prenumele destinatarului şi adresa completă; - formula de introducere, cu precizarea numărului lucrării la care se face referire acolo

unde este cazul; - conţinutul corespondenţei - prezentarea, pe scurt, a problemei tratate; - formula de încheiere; - semnătura - funcţia, gradul, numele şi prenumele persoanei care semnează. În partea de jos a paginii se înscrie adresa, numărul de telefon, numărul de fax, adresa

de e-mail, codul poştal al expeditorului. Antetul nu se foloseşte la corespondenţa protocolară, pe invitaţii sau felicitări. Când documentele se semnează de o singură persoană, datele privind funcţia, gradul,

numele şi prenumele acesteia se scriu sub text, în centrul paginii. Când documentele se semnează de două sau mai multe persoane, funcţia, gradul,

numele şi prenumele conducătorului unităţii/persoanei cu funcţie mai mare se scriu sub text, în partea stângă, iar ale celorlalţi semnatari, în partea dreaptă, în ordinea funcţiilor.

Când documentele se emit în comun de două sau mai multe unităţi, denumirile acestora se scriu separat în antet, iar la sfârşit se semnează de către şefii unităţilor respective, de la stânga la dreapta, aplicându-se ştampilele corespunzătoare.

Documentele redactate la calculator vor avea pe ultima pagină menţiunea referitoare la calea de salvare în calculator şi la autor (ex. C/Documente/Instrucţiuni.doc/CO-2 Exemplare).

b) Primirea şi evidenţa documentelor neclasificate Pentru activitatea desfăşurată pe linie de secretariat - evidenţă documente neclasificate -

Serviciul Secretariat şi Relaţii cu Publicul alocă, în luna decembrie pentru anul următor, un lot de numere fiecărui serviciu/compartiment din Direcţia Generală de Paşapoarte.

Înregistrarea documentelor neclasificate se face separat de cele clasificate în registrul de intrare-ieşire a corespondenţei ordinare.

88

Reguli de lucru în registrul de intrare-ieşire a corespondenţei ordinare

În cazul unui document primit din afara instituţiei: A.INTRARE

- Numărul curent al corespondenţei - în ordinea numerelor alocate la începutul anului; - Data intrării - luna, ziua intrării în evidenţă; - Numărul corespondenţei intrate - numărul emitentului şi numărul ultimului expeditor (în

cazul mai multor înregistrări); - De la cine vine corespondenţa - denumirea emitentului; - Conţinutul - transcrierea pe scurt a cuprinsului, cu menţionarea unor cuvinte „cheie”; - Cui i s-a repartizat lucrarea spre executare - compartimentul şi numele persoanei căreia i-

a fost remis documentul pentru soluţionare. B.IEŞIRE

- Data ieşirii - luna, ziua ieşirii din evidenţă; - Rezolvarea - rezoluţia şefului sau modul de soluţionare a documentului; - Către cine s-a trimis corespondenţa - denumirea destinatarului; - Unde s-a clasat lucrarea (serviciul, biroul) – în dosare, pe probleme şi termene de

păstrare, conform nomenclatorului arhivistic;

În cazul unui document întocmit pentru uz intern: A.INTRARE

- Numărul curent al corespondenţei - în ordinea numerelor alocate la începutul anului; - Data intrării - luna ziua; - Numărul corespondenţei intrate - FN; - De la cine vine corespondenţa - denumirea emitentului (compartimentul şi/sau persoana); - Conţinutul - transcrierea pe scurt a cuprinsului cu menţionarea unor cuvinte “cheie”;

- Cui i s-a repartizat lucrarea spre executare (compartimentul)- compartimentul, gradul profesional numele şi prenumele persoanei căreia i-a fost remis documentul spre soluţionare.

În cazul unui document întocmit pentru a fi expediat altor structuri: A.INTRARE

- Numărul curent al corespondenţei - în ordinea numerelor alocate la începutul anului; - Data intrării - luna, ziua intrării în evidenţă;

- Numărul corespondenţei intrate - FN; - De la cine vine corespondenţa - denumirea emitentului;

- Conţinutul - transcriere pe scurt a cuprinsului cu menţionarea unor cuvinte “cheie”; - Cui i s-a repartizat lucrarea spre executare - compartimentul, gradul profesional, numele şi prenumele persoanei căreia i-a fost remis documentul pentru soluţionare.

B.IEŞIRE - Data ieşirii - luna, ziua ieşirii din evidenţă; - Rezolvarea - rezoluţia şefului sau modul de soluţionare a documentului; - Către cine s-a trimis corespondenţa - denumirea destinatarilor;

- Unde s-a clasat lucrarea - în dosare, pe probleme şi termene de păstrare, conform nomenclatorului arhivistic.

89

În situaţia în care un document este expediat concomitent mai multor destinatari şi se impune necesitatea evidenţierii numerelor exemplarelor trimise fiecărui destinatar, la rubrica intitulată „Către cine s-a trimis corespondenţa” se va menţiona „vezi situaţia difuzării”.

În situaţia/nota difuzării vor fi operate şi eventualele restituiri şi reexpedieri, făcându-se totodată evidenţierea distrugerii exemplarelor care nu mai sunt necesare.

Completarea rubricii „Unde s-a clasat lucrarea” este obligatorie în toate cazurile,

exceptând situaţiile în care documentele respective se distrug întrucât au fost refăcute în întregime şi înregistrate la alte numere, precum şi atunci când documentele intrate sau documentele proprii se trimit în întregime altor unităţi.

NOTĂ: Registrele de intrare-ieşire a corespondenţei ordinare sunt instrumente de probă

în instanţă. Orice înscriere neconformă cu realitatea este considerată infracţiune şi se pedepseşte penal în cadrul infracţiunilor de fals.

Înregistrarea se face cronologic în ordinea primirii sau emiterii documentelor. Nu se

păstrează nici un rând liber, iar în cazul în care există resturi de spaţii pe o pagină, acestea se barează vizibil.

Filele registrului de intrare-ieşire a corespondenţei ordinare se numerotează, iar pe coperta acestuia se notează următoarele: denumirea structurii, anul înregistrării, numerele extreme de înregistrare, data începerii şi data încheierii, numărul filelor şi termenul de păstrare.

În registrele de intrare-ieşire a corespondenţei ordinare nu se înregistrează ziarele, buletinele de presă, felicitările, cărţile şi alte publicaţii primite fără adresă.

Documentele primite, care se referă la o lucrare în curs de rezolvare, se înregistrează cu număr separat, corespunzător datei la care s-a primit, menţiunea „conexat” şi numărul lucrării de bază trecându-se la rubrica „rezolvări”, urmând ca aceeaşi menţiune să fie făcută şi la lucrarea de bază.

În situaţia în care se face o înregistrare greşită, se barează toate rubricile corespunzătoare respectivului număr, iar la rubrica „Unde s-a clasat lucrarea” se trece gradul, numele, prenumele şi semnătura persoanei care a făcut înregistrarea, precum şi data. Numărul respectiv nu se mai foloseşte pentru a înregistra alt document.

Documentele, pentru care există stabilită o altă formă legală de evidenţă, se înregistrează conform regulilor de ţinere a evidenţelor respective.

Evidenţa registrelor de intrare-ieşire a corespondenţei ordinare, a condicilor de predare- primire a corespondenţei ordinare, a borderourilor de expediţie a documentelor ordinare, registrelor de evidenţă a documentelor necesare multiplicate, a registrelor de evidenţă a petiţiilor, a registrelor de evidenţă a persoanelor primite în audienţă se ţine în registrul unic de evidenţă.

c) Multiplicarea documentelor neclasificate Multiplicarea documentelor neclasificate se face în baza ordinului rezolutiv al sefului

serviciului/compartimentului, în funcţie de nevoi, de către persoana care desfăşoară activităţi pe linie de secretariat, în încăperea special destinată în acest scop.

Operaţiunea de multiplicare se evidenţiază prin marcare. Prin marcare, se înţelege aplicarea ştampilei atât pe original cât şi pe copiile rezultate. Marcarea se aplică, pe documentul original, în partea dreaptă jos a ultimei pagini.

90

Pe copiile rezultate, marcarea se aplică pe prima pagină sub numărul de înregistrare al documentului.

În cazul copierii succesive, la date diferite, documentul va fi marcat la fiecare operaţiune care va fi, de asemenea, menţionată în registru.

Evidenţa operaţiunilor se ţine în registrul de evidenţă a documentelor neclasificate multiplicate.

d) Manipularea, transportul şi expedierea documentelor neclasificate Orice mişcare a documentelor se consemnează în registrul de intrare-ieşire a

corespondenţei neclasificate. Documentele intrate, precum şi cele întocmite în cadrul serviciului/compartimentului, se

predau destinatarilor numai pe bază de semnătură în condica de predare-primire a corespondenţei ordinare.

Corespondenţa cu menţiuni speciale referitoare la deschiderea ei se predă persoanelor cărora le este adresată, iar în lipsa acestora celor care au dreptul să o desfacă.

Documentele neclasificate se transportă şi expediază în plicuri lipite şi ştampilate, prin curierul propriu, poşta civilă sau poşta specială.

Predarea-primirea documentelor se face pe bază de semnătură în condica de predare-primire a corespondenţei ordinare sau în borderoul de expediţie a documentelor neclasificate. Expedierea corespondenţei urgente se poate face şi prin alte mijloace (fax, telex, e-mail).

Expedierea documentelor către alte instituţii din străinătate şi misiuni diplomatice se face de către structurile specializate de relaţii internaţionale.

e) Păstrarea şi arhivarea documentelor neclasificate Documentele se grupează anual, în primul trimestru al anului în curs, pe probleme şi pe

termene de păstrare. Acestea sunt grupate în dosare pe baza Nomenclatorului arhivistic întocmit de către

compartimentul Secretariat, documente clasificate al D.G.P. Nomenclatorul se întocmeşte sub formă de tabele în care se înscriu, pentru fiecare

compartiment de muncă, toate categoriile de documente create şi deţinute, grupate pe probleme şi termene de păstrare.

Prima rubrică a Nomenclatorului cuprinde denumirile structurilor, în ordinea în care figurează în statul de organizare, şi se numerotează cu cifre române.

În rubrica a doua se trec compartimentele din subordine, care se notează cu majuscule. În cazul în care compartimentele au la rândul lor subdiviziuni, acestea se notează cu

litere mici. În rubrica a treia se trece, în rezumat, conţinutul documentelor ce constituie dosarul,

fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe, începând cu nr.1 pentru fiecare compartiment. În Nomenclator se trec şi registrele, cartotecile, condicile şi alte materiale preconstituite. În rubrica a patra se înscrie, cu cifre arabe, termenul de păstrare al dosarului, stabilit de

către compartimentul creator. Acesta se stabileşte ţinându-se cont de valoarea documentar ştiinţifică şi practică a

informaţiilor conţinute de documente.

91

În dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent se trece litera „P”, iar pentru acelea care se păstrează temporar, se trece cifra arabă care reprezintă numărul anilor de păstrare (3, 5, 10, 15 etc.).

Dacă termenul de păstrare a unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine în momentul întocmirii nomenclatorului sau dacă se presupune că, în anumite conjuncturi, informaţiile conţinute de documente pot prezenta importanţă, lângă termenul de păstrare temporar se menţionează „CS” (Comisia de Selecţionare).

La expirarea termenului prevăzut, aceste dosare se analizează de către Comisia de Selecţionare care decide eliminarea, păstrarea sau încadrarea lor la un alt termen de păstrare.

Termenele de păstrare stabilite în Nomenclator sunt minime şi nu pot fi modificate decât de Comisia de Selecţionare.

Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual ci numai atunci când se produc schimbări în structura unităţii sau când apar, ca urmare a desfăşurării unor activităţi noi, şi alte grupe de documente decât cele prevăzute iniţial.

Titlurile de dosar trebuie să fie clare, concise şi să redea fidel categoria şi conţinutul documentelor grupate în dosarul respectiv.

Nu se admit formulări generale de genul „corespondenţă secretă”, „corespondenţă diversă” şi altele asemenea.

Şeful fiecărui serviciu/compartiment răspunde de întocmirea propunerilor pentru proiectul propriu de Nomenclator arhivistic.

Proiectele se predau la compartimentul Secretariat/ documente clasificate care le centralizează şi întocmeşte proiectul nomenclatorului, pe care-l prezintă spre aprobare.

Proiectul de Nomenclator se supune dezbaterii şi aprobării în Comisia de Selecţionare după care se înaintează spre confirmare Arhivelor Naţionale.

După primirea confirmării din partea Arhivelor Naţionale, Nomenclatorul Arhivistic intră în vigoare prin Dispoziţia directorului general al D.G.P.

f) Gruparea documentelor în dosare, inventarierea dosarelor,

predarea la arhivă

Documentele care alcătuiesc un dosar se ordonează cronologic, ţinându-se cont de data actelor de bază sau, în cazuri speciale, după alte criterii.

Când în constituirea dosarului se aplică ordinea cronologică, actele mai vechi vor fi deasupra iar cele noi dedesupt.

Răspunsurile se aşează imediat după actele de bază, iar anexele se alătură actelor la care se referă.

Statele de plată a salariilor se grupează separat de actele justificative (ordine de plată, de personal, baze de calcul etc.), pe structuri/servicii, cronologic, pe luni, trimestre sau ani, după caz.

În cazul aceloraşi genuri de documente, întocmite pe perioade de timp diferite şi cu termene de păstrare diferite, se constituie dosare separate pentru fiecare termen în parte.

La constituirea dosarelor se vor îndepărta filele nescrise sau dubletele, acele, clemele, agrafele, capsele etc.

Documentele ce constituie dosarul sunt legate în coperţi de carton, în aşa fel încât să asigure posibilitatea citirii integrale a textului, datelor sau rezoluţiilor.

Dosarele trebuie să conţină maxim 300 de file, iar în cazul depăşirii acestui număr, se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar.

92

După constituire, filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus începând cu cifra 1, pentru fiecare volum.

Registrele de evidenţă a documentelor, de intrare-ieşire a corespondenţei, condicile, carnetele de borderouri nu se îndosariază.

Dosarele şi documentele preconstituite se încheie anual şi se predau la depozitul arhivă, pe baza de inventare, în cel de-al doilea an de la crearea acestora.

Pe coperta dosarului se înscriu, fără prescurtări, următoarele elemente de cotă: denumirea în clar a structurii, denumirea compartimentului care a creat dosarul, numărul de dosar din inventar, indicativul din Nomenclator şi cuprinsul dosarului, datele de început şi sfârşit, numărul filelor şi al volumului (unde este cazul), precum şi termenul de păstrare a documentelor.

La încheierea dosarului, capetele şnurului se aplică în interior pe coperta spate, lipindu-se peste ele o hârtie de marcaj de siguranţă.

Pe o filă nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe prima pagină nescrisă a documentelor preconstituite se trece, sub semnătura în clar a persoanei care a întocmit dosarul, următoarea certificare: „Prezentul dosar registru, condică etc. conţine ... file” (în cifre şi litere), după care se pune data la care s-a certificat dosarul.

Pentru dosare care conţin documente importante sau sunt solicitate frecvent la studiu, se întocmesc opise.

g) Inventarierea dosarelor, predarea lor la depozitul de arhivă

Dosarele şi documentele preconstituite se încheie anual şi se depun la depozitul de

arhivă, pe bază de inventare, în al doilea an de la crearea lor. Inventarul, întocmit de structura creatoare, cuprinde toate dosarele cu acelaşi termen de

păstrare create în decursul unui an de către un compartiment de muncă. Fiecare structură întocmeşte atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute

în nomenclator la compartimentul respectiv. În cazul dosarelor formate din mai multe volume, fiecare volum se trece separat în

inventarul respectiv, cu număr distinct. Registrele, condicile şi alte documente preconstituite se trec în inventar după dosare. Dosarele neîncheiate în anul respectiv sau cele care, din motive justificate, se opresc la

compartimentul de muncă, se înscriu în inventar pe anul în care au fost create, iar la rubrica OBSERVAŢII se face menţiunea „urmează a fi predate”.

Ulterior, în momentul predării lor, acest lucru va fi menţionat în inventar şi în procesul verbal de predare-primire.

Inventarele se întocmesc în trei exemplare, pentru dosarele cu termen de păstrare temporar, şi în patru exemplare, pentru cele cu termen permanent.

Inventarele se aprobă de conducerea direcţiei generale. Un exemplar din fiecare inventar se opreşte la compartimentul care predă dosarele, iar

restul exemplarelor se predau la depozitul de arhivă împreună cu documentele. Dosarele care cuprind documentele din mai mulţi ani se inventariază la anul de început,

menţionându-se în inventar datele extreme, la rubrica respectivă. La rubrica „Conţinutul dosarului” se precizează genurile documentelor (corespondenţă,

sinteze, rapoarte, ordine, dispoziţii etc.) emitentul, destinatarul şi problema sau problemele conţinute.

Documentele de mobilizare se predau la arhivă după doi ani de la ieşirea din vigoare a planului de mobilizare la care se referă.

93

Dosarele de personal, fişele de evidenţă, dosarele de pensii, fişele medicale şi altele asemenea se predau la arhivă pe bază de inventare constituite alfabetic, menţionându-se şi alte elemente de identificare (data naşterii, a încetării activităţii, numărul deciziei de pensionare etc.)

Evidenţele inventarelor intrate în arhivă şi a mişcării dosarelor în decursul timpului se ţine în REGISTRUL DE EVIDENŢĂ A INTRĂRILOR IEŞIRILOR UNITĂŢILOR ARHIVISTICE.

Documentele create în ultimul an şi dosarele neîncheiate la data predării lor la depozitul de arhivă constituie arhiva curentă a serviciului/compartimentului.

De corecta păstrare şi conservare a arhivei curente şi a dosarelor din anii anteriori, oprite pentru necesităţile muncii, răspunde şeful serviciului/compartimentului.

Predarea dosarelor la depozitul de arhivă se face numai prin delegatul compartimentului depunător.

La preluare, persoanele cu responsabilităţi pe linie de depozit de arhivă verifică fiecare dosar, urmărind respectarea modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar.

Dosarele se scot din evidenţa arhivei în cazul selecţionării, transportului în alt depozit de arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamităţi naturale sau evenimente imprevizibile care fac total inutilizabile documentele respective.

h) Primirea, transportul, evidenţa, păstrarea şi controlul existenţei sigiliilor şi

ştampilelor Pentru desfăşurarea activităţii privind evidenţa, mânuirea păstrarea şi controlul

existenţei sigiliilor şi ştampilelor, la nivelul D.G.P., este numit un agent din compartimentul Secretariat, prin dispoziţia directorului general.

Ştampilele şi sigiliile sunt transmise centralizat, prin Direcţia Generală Organizare, Planificare Misiuni şi Resurse.

La predarea şi primirea ştampilelor şi sigiliilor cu stema României se va verifica fiecare ştampilă şi sigiliu în parte, după care se va semna avizul de însoţire a mărfii, precum şi nota de recepţie şi constatare diferenţe.

Activitatea de primire în cadrul Direcţiei Generale de Paşapoarte se desfăşoară în prezenţa şefului serviciului şi a personalului nominalizat în vederea realizării acestei activităţi care, după verificarea numărului şi a amprentelor sigilare, vor semna documentele de primire.

După înscrierea datelor în Registrul de evidenţă a sigiliilor şi ştampilelor, sigiliile şi ştampilele se predau, pe bază de semnătură, personalului D.G.P. care are dreptul să le folosească, numai după completarea Fişei de evidenţă a ştampilei (sigiliului).

Registrul de evidenţă a sigiliilor şi ştampilelor se numerotează, parafează şi certifică, după care se înregistrează.

Înscrierea datelor în evidenţă se face cu cerneală, citeţ, fără ştersături, iar imprimarea cu tuş a ştampilelor în coloana „amprenta sigilară” se face cât mai îngrijit.

În cazul sigiliilor, în coloana „amprenta sigilară”, se completează cu cerneală tipul şi seriile numerice ale acestora.

La nivelul Direcţiei Generale de Paşapoarte evidenţa sigiliilor şi ştampilelor distribuite se ţine pe fişele de primire, predare a sigiliilor şi ştampilelor.

Celelalte ştampile, de orice formă şi model, se iau în evidenţă cu documente de primire. Predarea-primirea către o altă persoană a sigiliilor şi ştampilelor cu stema României în

cazul plecării în concediu, se face pe bază de proces-verbal, cu aprobarea şefului şi se menţionează în Registrul cu evidenţa acestora, perioada respectivă.

94

Personalul împuternicit prin fişa postului cu evidenţa sigiliilor şi ştampilelor are următoarele atribuţii:

- înregistrează în evidenţă, sigiliile şi ştampilele primite; - predă sigiliile şi ştampilele, pe bază de semnătură, celor care au dreptul să le

folosească; - verifică, anual, existenţa sigiliilor şi ştampilelor, modul de folosire şi starea lor de uzură; - retrage şi înaintează eşaloanelor superioare toate sigiliile şi ştampilele scoase din uz. Sigiliile şi ştampilele cu stema României se păstrează, în afara orelor de program, numai

în dulapuri metalice sau case de fier, încuiate şi sigilate. Sigiliile pentru plastilină sau cleştii pentru sigiliile cu plumb se păstrează numai de către

persoanele care le au în primire, în condiţii de deplină siguranţă. La mutarea din unitate sau plecarea în concediu, permisie, detaşare, persoanele

deţinătoare de ştampile cu stema României le predau înlocuitorului legal sau la compartimentul Secretariat.

i) Inventarierea sigiliilor şi ştampilelor

Inventarierea ştampilelor şi sigiliilor se face, o dată pe an, în perioada 1 noiembrie - 30

decembrie sau de câte ori este nevoie. Operaţiunea de inventariere va fi executată de către o comisie formată din cel puţin trei

persone, numite prin dispoziţie de zi pe unitate. Comisia va verifica toate sigiliile şi ştampilele distribuite sau aflate asupra organului de evidenţă.

La terminarea inventarierii, comisia va întocmi situaţia şi procesul-verbal, se vor consemna sigiliile şi ştampilele lipsă, eventualele nereguli în păstrarea, întrebuinţarea acestora, propuneri pentru înlocuirea ştampilelor uzate, retragerea celor scoase din uz etc.

Când la inventariere se constată sigilii şi ştampile lipsă, se va înainta, ierarhic, un

exemplar din procesul-verbal cu măsurile legale luate şi documentele întocmite de comisia de cercetare administrativă la Direcţia Generală Organizare, Planificare Misiuni şi Resurse pentru operare în evidenţă.

j) Scoaterea din uz, declasarea şi casarea sigiliilor şi ştampilelor

Sigiliile şi ştampilele cu stema României se scot din uz în următoarele condiţii: - când sunt uzate (devin ilizibile); - când autorităţile publice nu mai au dreptul de a le utiliza, întrucât şi-au încetat

activitatea; - în cazul în care autorităţile publice şi-au schimbat titulatura; - în cazul pierderii, sustragerii sau deteriorării; - când autorităţile publice au dobândit noi atribuţii, ca urmare a modificării structurii sau a

schimbării naturii juridice. Sigiliile şi ştampilele fără stema României vor fi scoase din uz şi casate, fără avizul

Arhivelor Naţionale, de către Comisia de selecţionare şi respectiv Comisia de casare. Distrugerea ştampilelor de cauciuc se efectuează prin ardere, iar sigiliile din metal prin

polizarea completă a înscrisurilor. Materialele rezultate în urma casării se valorifică conform reglementarilor în vigoare.

95

Un exemplar al procesului-verbal de casare însoţit de lista anexă cu „amprentele sigilare” se înaintează, ierarhic, în termen de 10 zile de la finalizarea acţiunii de casare propriu-zisă, la Direcţia Generală Organizare, Planificare Misiuni şi Resurse, în vederea scăderii definitive a sigiliilor şi ştampilelor din evidenţă.

CAPITOLULVII ACTIVITATEA DE PLANIFICARE A MUNCII

1. Noţiuni generale Planificarea reprezintă o latură a managementului, având drept componente:

previziunea, timpul, planul, principiile şi instrumentele necesare în vederea realizării scopului propus pentru a fi îndeplinit.

Planificarea muncii, în structurile Direcţiei Generale de Paşapoarte, constituie activitatea desfăşurată de conducerea acestora în scopul stabilirii cu prioritate a principalelor obiective şi sarcini ce revin potrivit misiunilor şi atribuţiilor specifice, pe perioade de timp bine determinate (anuale şi trimestriale).

Documentele de planificare a muncii se întocmesc, de regulă, de ofiţerii din structurile respective, ce au atribuţii pe această linie.

Aceste documente se semnează de către şefii structurilor (servicii, compartimente) şi se aprobă de conducerea Direcţiei Generale de Paşapoarte.

2. Documentele de planificare a muncii ce se întocmesc de structurile Direcţiei

Generale de Paşapoarte Conţinutul şi condiţiile de formă ale acestor documente sunt prevăzute în Regulamentul

nr. 467 din 11.06.2003 de Ordine Interioară în Unităţile Aparatului Central al Ministerului de Interne.

În structurile din Direcţia Generală de Paşapoarte se întocmesc următoarele documente de planificare a muncii:

- Planul unic cu principalele activităţi anuale; - Planul de activităţi trimestrial; - Planul anual pentru controalele de fond; - Planul controalelor tematice.

2.1. Planul unic cu principalele activităţi ale Direcţiei Generale de Paşapoarte

cuprinde obiectivele şi principalele activităţi planificate, termenele şi responsabilităţile pentru realizarea acestora. Proiectul Planului unic se întocmeşte pe un an calendaristic, de către Serviciul Organizare, Analiză-Sinteză, Dispecerat, Integrare Europeană, Relaţii Publice şi Control Acces, pe baza extrasului din Planul unic cu principalele activităţi ale Ministerului Administraţiei şi Internelor şi a propunerilor formulate de structurile Direcţiei Generale de Paşapoarte. Proiectul acestui document se semnează de directorul general şi se prezintă, spre aprobare, până la data de 25 decembrie a anului în curs, persoanei din conducerea ministerului care coordonează activitatea Direcţiei Generale de Paşapoarte.

96

Planul unic cu principalele activităţi al Direcţiei Generale de Paşapoarte se transmite, imediat după aprobarea acestuia, prin grija Serviciului Organizare, Analiză-Sinteză, Dispecerat, Integrare Europeană, Relaţii Publice şi Control Acces, la toate structurile Direcţiei Generale.

2.2. Planurile de activitate se întocmesc în scopul urmăririi modului de îndeplinire a

activităţilor ce urmează a fi desfăşurate de către structurile Direcţiei Generale de Paşapoarte pe o perioadă determinată.

Acestea vor cuprinde obiectivele principale şi activităţile ce vor fi desfăşurate cu responsabilităţi şi termene de îndeplinit.

Planurile de activitate se întocmesc, trimestrial, până la data de 25 a ultimei luni din trimestru pentru trimestrul următor, de către structurile direcţiei generale şi se înaintează, spre aprobare, directorului general sau directorului general adjunct care coordonează activitatea structurii.

2.3. Planul anual pentru controalele de fond se întocmeşte, în vederea planificării

controlului la serviciile publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple într-un an calendaristic, ţinându-se cont de periodicitatea anterioară la care au fost controlate şi de problemele apărute în modul de îndeplinire a sarcinilor şi atribuţiilor specifice încredinţate. Documentul se întocmeşte sub formă de grafic şi se elaborează de către Serviciul Control. Proiectul se discută în şedinţa de comandă, se avizează de directorul general adjunct şi se aprobă de directorul general, până la data de 15 noiembrie a anului în curs pentru anul următor.

Un exemplar al planului se înaintează structurii de profil din Ministerul Administraţiei şi Internelor.

2.4. Planul controalelor tematice se întocmeşte anual în scopul verificării modului de

îndeplinire a sarcinilor şi atribuţiilor specifice serviciilor publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple, a modului de cunoaştere şi aplicare a prevederilor legale, într-o anumită perioadă de timp. Aceste controale se execută, de regulă, la constatarea unor aspecte necorespunzătoare în activitatea serviciilor publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple sau a compartimentelor de muncă ale acestora, precum şi atunci când se constată unele disfuncţionalităţi pe o anumită linie de muncă specifică Direcţiei Generale de Paşapoarte.

Planul se elaborează pe bază de grafic, până la data de 20 decembrie, de către Serviciul Coordonare Metodologică a Serviciilor Publice Comunitare pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple cu sprijinul de linie din Direcţia Generală de Paşapoarte, se semnează de şeful acestui serviciu şi se aprobă de către conducerea Direcţiei Generale de Paşapoarte.

CAPITOLUL VIII ACTIVITATEA DE ORGANIZARE ŞI DESFĂŞURARE A CONTROALELOR ÎN CADRUL DIRECŢIEI GENERALE DE PAŞAPOARTE ŞI LA SERVICIILE PUBLICE COMUNITARE

PENTRU ELIBERAREA ŞI EVIDENŢA PAŞAPOARTELOR SIMPLE 1. Noţiuni generale Activitatea de control reprezintă una din funcţiile de bază ale actului de conducere

(managerial), având ca scop principal cunoaşterea permanentă a nivelului de pregătire a

97

structurilor Direcţiei Generale de Paşapoarte şi a serviciilor publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple, pentru îndeplinirea misiunilor încredinţate, a stadiului îndeplinirii unor sarcini (atribuţii), a măsurilor stabilite anterior în urma controalelor efectuate, precum şi a stării de spirit a personalului, în vederea găsirii, în timp operativ, a modalităţilor eficiente de înlăturare a neajunsurilor şi prevenirii unor evenimente negative în activitatea desfăşurată.

Activitatea de control este planificată şi organizată de conducerea Direcţiei Generale de Paşapoarte prin grija şefilor serviciilor cu competenţe pe această linie.

În structurile Direcţiei Generale de Paşapoarte şi ale serviciilor publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple, în conformitate cu prevederile Instrucţiunii nr. S/1.135 din 17.05.2000 privind organizarea şi executarea inspecţiilor şi controalelor în unităţile Ministerului de Interne, se organizează şi se execută controale de fond, tematice şi inopinate, precum şi alte forme de verificare prevăzute în instrucţiuni şi ordine ale ministrului administraţiei şi internelor.

2. Clasificarea controalelor 2.1. Controlul de fond - reprezintă mijlocul prin care conducerea unităţii urmăreşte

modul în care structurile Direcţiei Generale de Paşapoarte şi ale serviciilor publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple îşi îndeplinesc atribuţiile specifice stabilite prin Regulamentul de organizare şi funcţionare şi are, în general, caracter de verificare, sprijin şi îndrumare.

Acesta are ca scop cunoaşterea şi evaluarea de către conducere a aspectelor esenţiale din activitatea structurilor pe care le conduc sau le coordonează metodologic.

Controalele de fond vor fi cuprinse în planurile unice de controale, planurile de activităţi anuale şi în graficele cu principalele activităţi trimestriale şi vor fi aprobate de către conducerea Direcţiei Generale. Acestea se pregătesc şi se execută pe baza tematicii planurilor de control, întocmite şi aprobate în acest scop.

Controalele de fond se execută de către Serviciul Control la toate Serviciile publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple.

Când situaţia o impune, cu aprobarea conducerii Direcţiei Generale, se pot executa controale de fond şi la serviciile publice comunitare care nu au fost planificate în anul respectiv.

Controalele de fond vor avea durata necesară clarificării tuturor aspectelor vizate. 2.1.1. Pregătirea controalelor de fond Activităţi premergătoare executării controlului: - întocmirea documentelor pentru control; - anunţarea serviciului public comunitar care urmează să fie controlat; - pregătirea şi instruirea colectivului de control.

Conţinutul documentelor pentru control:

Planul tematic de control se întocmeşte de către Serviciul Control cu 10 zile înainte de executarea controlului de fond, se avizează de directorul general sau înlocuitorul la comandă şi se aprobă de secretarul de stat coordonator al D.G.P.

Planul tematic de control cuprinde, în principiu: - scopul controlului; - structurile (structura) controlate şi perioada;

98

- obiectivele de control. Tabelul cuprinzând componenţa comisiei (subcomisiei) de control.

Din comisie vor face parte ofiţeri specialişti în domeniile controlate, care au o bună pregătire de specialitate şi o conduită ireproşabilă.

Comisia va fi condusă de şeful Serviciului Control. Instruirea comisiei de control cuprinde precizările necesare, pe obiective şi probleme

specifice ce urmează a fi verificate în teren, în cadrul controlului de fond. Graficul de control cuprinde repartizarea principalelor activităţi de executat de către

membrii comisiei pe structuri, compartimente de muncă şi pe zile, pe întreaga perioadă a controlului.

Teste de verificare a personalului din tematica de pregătire planificată şi parcursă.

Anunţarea structurii controlate se face cu 5 zile înainte de începerea controlului. Ulterior anunţului se pot face precizări privind planificarea de principiu a unor activităţi, numărul membrilor colectivului de control, nevoi de cazare, prezentarea raportului de informare etc.

Pregătirea şi instruirea colectivului de control Ofiţerii din colectivul de control vor fi instruiţi de către şefii direcţi, pe compartimente, cu

privire la problemele specifice fiecărui sector de activitate, la principalele prevederi ale actelor normative în vigoare, pe fiecare linie de muncă. Totodată, se va asigura documentarea despre problemele specifice fiecărui sector, studiul legilor care reglementază activităţile respective, concomitent cu verificarea nivelului de pregătire în domeniul ce urmează a fi controlat.

Şeful colectivului de control va lua legătura cu şefii de servicii pentru precizări privind problemele specifice ale structurii controlate.

Instruirea se execută de către şeful colectivului de control, pe baza unui punctaj, precizându-se:

- componenţa comisiei pe obiective şi probleme de verificat; - scopul şi durata controlului, precum şi a zilei de muncă; - obiectivul principal de control, greutăţi şi probleme cu care se confruntă structura

respectivă; - obiective şi probleme (aspecte) obligatorii de verificat; - modul de asigurare financiară şi de deplasare (mijlocul de transport) posibilităţi de

cazare şi hrănire, ţinuta şi conduita etc.

2.1.2. Activităţi ce se desfăşoară pe timpul controlului de fond Anterior prezentării raportului de informare, în prezenţa personalului unităţii, şeful

colectivului de control precizează scopul controlului, perioada şi componenţa comisiei pe obiectivele ce urmează a fi verificate.

Raportul de informare se prezintă de către şeful serviciului public comunitar şi va fi scurt, concis, cu referiri la obiectivele ce urmează a fi verificate.

Zilnic, şeful colectivului întruneşte comisia de control, iar fiecare membru al acesteia prezintă activităţile desfăşurate, programul pentru ziua următoare, eventualele nereguli constatate şi măsurile luate. Cu acest prilej se fac şi alte precizări pentru buna desfăşurare a controlului.

Pe timpul verificării problematicii fiecărui obiectiv din planul tematic de control se impune ca:

99

- activitatea desfăşurată să nu afecteze derularea normală a activităţilor permanente sau temporare, a sarcinilor curente de serviciu;

- controlul (verificarea) se execută în prezenţa şefilor de birou (compartiment), problemele rezultate se prezintă celor controlaţi, iar eventualele aspecte (nereguli) constatate se remediază pe loc dacă situaţia permite sau se stabilesc termene de remediere cu raportarea asupra executării acestora la Serviciul Control;

- în situaţia constatării unor neajunsuri în legătură cu cunoaşterea (interpretarea eronată) prevederilor legale, se execută activităţi de instruire la nivelul structurilor, compartimentelor de muncă etc.

2.1.3. Finalizarea controalelor de fond La terminarea controlului de fond, în prezenţa conducerii structurii şi a colectivului

controlat, şeful colectivului de control asigură desfăşurarea bilanţurilor pe compartimente de muncă, prilej cu care se prezintă Notele de constatare întocmite, în detaliu, de către membrii colectivului de control. Acestea cuprind concluziile rezultate, problemele rezolvate pe timpul controlului, eventualele măsuri ce se impun pentru remedierea neajunsurilor şi perfecţionarea activităţii.

Rezultatele controlului de fond şi măsurile stabilite pentru înlăturarea deficienţelor şi îmbunătăţirea muncii, precum şi anexele justificative de apreciere a fiecărei structuri şi linii de muncă, vor fi cuprinse într-un raport ce va fi supus, de către şeful colectivului de control, aprobării conducerii Direcţiei Generale în 10 zile de la încheierea lui şi prezentat, spre informare, conducerii prefecturii.

Raportul trebuie să fie concis, bine argumentat, să răspundă tematicii (obiectivelor) de control, să cuprindă rezultatele pozitive obţinute pe toate liniile de muncă, greutăţile, neajunsurile şi cauzele acestora, problemele soluţionate pe timpul controlului, precum şi activităţile ce se impun a fi întreprinse pentru înlăturarea deficienţelor şi îmbunătăţirea muncii.

Totodată în urma controalelor de fond se vor acorda calificative (F.B., B., S., N.). În cazul serviciilor publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple

care au obţinut calificative S. sau N. conducerea D.G.P. va dispune reevaluarea după 6 luni în vederea luării măsurilor ce se impun, precum şi dacă se apreciază că se impune verificarea stadiului înlăturării unor deficienţe grave sau a îndeplinirii unor măsuri complexe.

2.1.4. Structura raportului cu concluziile rezultate în urma controlului de fond

executat, cuprinde: - în ce bază s-a executat controlul; - cine a executat controlul şi perioada; - structura controlată şi perioada de activitate supusă controlului; - scopul controlului; - rezultatele şi aprecierea fiecărui obiectiv cuprins în Planul tematic de control şi

problemele rezolvate pe timpul desfăşurării acestuia; - aprecierea finală a activităţii structurii şi calificativul propus de comisie. Pentru fiecare obiectiv şi la aprecierea finală a rezultatelor obţinute de structura în cauză

în îndeplinirea activităţilor specifice, se propun calificative potrivit criteriilor prevăzute în Anexa nr. 1 din Instrucţiunea nr. S/1.135 din 17.05.2000 privind organizarea şi executarea inspecţiilor şi controalelor în unităţile Ministerului de Interne.

100

Concluziile privind capacitatea de conducere şi stilul de muncă al conducerii structurii controlate se întocmesc de către şeful colectivului de control, pe baza propriilor concluzii, a problemelor prezentate de membrii comisiei şi a celor rezultate din bilanţurile pe compartimente de muncă şi a aprecierilor la obiectivele a), b), f) şi h) ale art. 8 din Instrucţiunea M.I. nr. S/1135 din 17.05.2000.

Raportul cu concluziile controlului de fond va cuprinde următoarele anexe: - Anexa nr. 1 - Centralizator cu rezultatele obţinute de structura în cauză la controlul de

fond pe obiective şi linii de muncă; - Anexa nr. 2 - Plan de măsuri pentru înlăturarea deficienţelor şi îmbunătăţirea muncii,

cu termene şi responsabilităţi concrete. Raportul cu principalele concluzii se prezintă spre informare conducerii prefecturii de

către şeful colectivului de control, în termen de 10 zile de la finalizarea acestuia. În termen de 90 de zile structura controlată va comunica în scris Direcţiei Generale de

Paşapoarte, cu avizul Prefecturii, îndeplinirea măsurilor stabilite. Raportul se întocmeşte în două exemplare de către comisia de control; un exemplar

rămâne la Direcţia Generală de Paşapoarte, iar cel de-al doilea exemplar este trimis spre informare şi măsuri conducerii Prefecturii.

2.2. Controlul tematic Constituie activitatea desfăşurată pentru stabilirea modului de îndeplinire a misiunilor şi

activităţilor specifice dintr-un compartiment de muncă şi de aplicare a prevederilor actelor normative în vigoare, într-o anumită perioadă de timp.

Controalele tematice se planifică, organizează şi execută de către Serviciul Coordonare Metodologică a Serviciilor Publice Comunitare pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple în colaborare cu serviciile de linie din Direcţia Generală de Paşapoarte.

Controlul tematic se execută pe o anumită problemă, pe un compartiment de muncă, stabilindu-se în principiu două până la patru obiective.

Controalele tematice se planifică în funcţie de controalele de fond, evitându-se suprapunerea acestora.

Direcţia Generală de Paşapoarte, prin Serviciul Coordonare în colaborare cu serviciile

de linie, execută controale tematice la serviciile publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple.

Durata controlului se stabileşte de conducerea D.G.P. Numărul controalelor tematice executate se stabileşte în funcţie de problematica cu care

se confruntă Direcţia Generală de Paşapoarte şi serviciile publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple controlate.

Componenţa colectivului şi obiectivele de control se stabilesc de către şefiul Serviciului Coordonare Metodologică cu aprobarea conducerii Direcţiei Generale de Paşapoarte.

Controalele tematice se execută pe linii de muncă (emiterea şi evidenţa paşapoartelor simple, prevenirea şi constatarea cazurilor de încălcare a regimului paşapoartelor şi aplicarea măsurilor restrictive, probleme de migrări şi cetăţenie, evidenţă generală şi arhivă şi informatică etc.).

2.2.1. Pregătirea controalelor tematice Controalele tematice se planifică şi se execută, de regulă, anterior controalelor de fond.

101

a) întocmirea şi aprobarea documentelor de control: - planul controlului tematic; - precizări pentru instruirea comisiei de control. b) Planul controlului tematic se întocmeşte de Serviciul Coordonare în colaborare cu

serviciul de linie cu 5 zile înainte, se aprobă de conducerea Direcţiei Generale de Paşapoarte şi, în principiu, cuprinde:

- scopul controlului; - perioada desfăşurării controlului; - structurile din serviciile publice comunitare ce vor fi controlate; - obiectivele de control. c) Instruirea colectivului de control se realizează ca şi la controlul de fond. d) Măsurile organizatorice se execută identic ca la controlul de fond. 2.2.2. Executarea controlului tematic - prezentarea membrilor comisiei conducerii serviciului public comunitar controlat. - prezentarea obiectivelor de control; - punerea de acord a graficului de control cu activităţile şi sarcinile de serviciu ale

structurii controlate. Se verifică în principiu: - documentele pe linia compartimentului de muncă controlat; - modul cum se cunosc şi se aplică prevederile actelor normative care reglementează

activitatea pe linia respectivă de muncă; - organizarea şi planificarea muncii; - cum se cunosc şi se aplică atribuţiile funcţionale (fişa postului); - eficienţa şi legalitatea activităţilor; - contribuţia compartimentului la îndeplinirea activităţilor serviciului respectiv; - probleme de logistică, personal, organizare etc.; - nivelul de pregătire de specialitate a personalului pentru îndeplinirea atribuţiilor

funcţionale. Toate problemele se verifică în prezenţa şefului structurii controlate sau, în lipsa

acestuia, în prezenţa unui ofiţer desemnat de către conducerea S.P.C.E.E.P.S. în cauză. 2.2.3. Finalizarea controlului tematic La terminarea controlului, se prezintă principalele concluzii rezultate, personalului

compartimentului controlat, în prezenţa conducerii serviciului public comunitar. Constatările controalelor tematice sunt materializate într-un raport cu principalele

concluzii desprinse în urma controlului şi măsurile necesare a fi luate pentru remedierea neajunsurilor.

102

Raportul se întocmeşte în două exemplare şi se aprobă de conducerea Direcţiei Generale de Paşapoarte. Un exemplar se trimite spre informare şi măsuri la conducerea Prefecturii care răspunde de serviciul public comunitar controlat.

2.2.4. Structura raportului (de principiu): - colectivul care a executat controlul şi perioada; - concluzii referitoare la:

a) cunoaşterea prevederilor tuturor actelor normative care reglementează activitatea compartimentului controlat şi aplicarea acestora;

b) documentele de organizare şi planificare a muncii biroului/compartimentului (calitatea, viabilitatea, actualizarea lor);

c) rezultatele obţinute în muncă; d) alte concluzii, în raport de obiectivele stabilite în planul de control; e) neajunsuri şi cauzele acestora; f) măsuri concrete de înlăturare a neajunsurilor constatate.

În funcţie de nevoi şi tematica controlului, la raport se pot anexa situaţii cu rezultatele obţinute pe diferite linii de activitate.

Pe timpul controlului tematic se va pune un accent deosebit pe activitatea concretă de sprijin şi îndrumare, iar serviciul care a executat controlul tematic este obligat să urmărească remedierea neajunsurilor constatate.

2.3. Activitatea de coordonare, sprijin şi îndrumare Reprezintă un atribut al Serviciului Coordonare Metodologică în vederea optimizării

modului în care se aplică prevederile actelor normative ce reglementează activitatea pe linie de paşapoarte la Serviciile Publice Comunitare Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple.

Activitatea de coordonare, sprijin şi îndrumare se planifică, organizează şi execută de către Serviciul Cordonare Metodologică a Serviciilor Publice Comunitare pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple pe linii de muncă, în funcţie de deficienţele constatate, ca urmare a desfăşurării controalelor de fond şi tematice sau atunci când situaţia o impune, cu aprobarea conducerii Direcţiei Generale de Paşapoarte.

2.3.1. Obiectivele principale ale activităţii de coordonare, sprijin şi îndrumare: a) Aplicarea întocmai a prevederilor legale, a dispoziţiilor şi normelor de muncă de către

Serviciile Publice Comunitare pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple; b) Corectarea disfuncţionalităţilor ce apar în derularea activităţilor specifice; c) Soluţionarea contradicţiilor ce ar putea să apară în punerea în practică a prevederilor

legale etc. 2.3.2. Activitatea se desfăşoară pe baza unui Plan care se întocmeşte de către Serviciul

Cordonare Metodologică a Serviciilor Publice Comunitare pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple şi se aprobă de către conducerea Direcţiei Generale de Paşapoarte:

a) Conţinutul planului: - scopul activităţii; - perioada în care urmează să se desfăşoare; - colectivul desemnat.

103

b) Instruirea colectivului care va desfăşura activitatea se realizează de către şeful Serviciului Cordonare Metodologică a Serviciilor Publice Comunitare pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple.

c) Colectivul se va documenta cu privire la aspectele semnalate anterior cu ocazia desfăşurării unor controale de fond sau tematice la serviciul public comunitar în cauză.

2.3.3. Executarea activităţii de coordonare, sprijin şi îndrumare - prezentarea obiectivelor evidenţiate în planul de coordonare, sprijin şi îndrumare atât

conducerii prefecturii, cât şi conducerii S.P.C.E.E.P.S. la care se desfăşoară activitatea; - se verifică, în principiu:

• modul în care se cunosc şi se pun în aplicare prevederile actelor normative ce reglementează activitatea pe linia respectivă de muncă;

• eficienţa şi legalitatea activităţilor desfăşurate de către lucrătorii S.P.C.E.E.P.S.; • organizarea şi planificarea muncii etc.

2.3.4. Finalizarea activităţii de coordonare, sprijin şi îndrumare La finalizarea activităţii, principalele concluzii rezultate sunt prezentate atât conducerii

Prefecturii cât şi personalului serviciului, în prezenţa conducerii S.P.C.E.E.P.S. Aspectele constatate sunt materializate într-o notă de costatare cu principalele concluzii

desprinse în urma activităţii în care sunt relevate măsurile care au fost întreprinse în vederea remedierii disfuncţionalităţilor, în cazul în care acestea au fost constatate.

Nota de constatare este aprobată de către conducerea Direcţiei Generale de Paşapoarte şi transmisă serviciului public comunitar pentru a pune în aplicare măsurile dispuse.

2.4. Controlul inopinat Reprezintă activitatea prin care se verifică o anumită problemă de muncă dintr-o

structură, la un moment dat. Se planifică, organizează şi execută de către serviciile de linie din Direcţia Generală de

Paşapoarte, precum şi de Serviciul Control. Durata controlului se stabileşte de către conducerea D.G.P. Pentru controalele inopinate executate se întocmeşte plan de control, de regulă, într-un

registru care cuprinde: - data; - obiectivele de control; - structura controlată; - cine execută controlul. Registrele cu planurile controalelor inopinate se pot găsi la şefii serviciilor de linie. Obiectivele de control cuprind, de regulă, verificarea modului în care se desfăşoară

diferite activităţi privind soluţionarea, în conformitate cu prevederile legii, a cererilor pentru eliberarea paşapoartelor simple şi prelungirea valabilităţii acestora, modul de administrare şi gestionare a registrului de evidenţă a paşapoartelor, dacă informaţiile necesare actualizării Registrului naţional informatic de evidenţă a paşapoartelor simple sunt furnizate permanent în cadrul Sistemului naţional informatic de evidenţă a persoanelor, dacă înscrierea de menţiuni în paşapoarte se face în conformitate cu prevederile legale, modul cum este organizată, gestionată şi controlată activitatea de eliberare a paşapoartelor, modul în care se lucrează cu publicul etc.

104

Rezultatul controalelor inopinate se consemnează într-un registru, iar consemnarea trebuie să cuprindă:

- obiectivele de control; - constatări; - măsuri pentru remedierea neajunsurilor cu termene şi responsabilităţi. Direcţia Generală de Paşapoarte va aduce la cunoştinţa conducerii Prefecturii, în extras,

în cel mai scurt termen posibil, principalele concluzii din controlul inopinat executat.

CAPITOLUL IX ACTIVITATEA DE ORGANIZARE ŞI DESFĂŞURARE A ANTRENĂRII ŞI VERIFICĂRII EFECTIVELOR DIN

DIRECŢIA GENERALĂ DE PAŞAPOARTE CU PRIVIRE LA STADIUL CAPACITĂŢII DE INTERVENŢIE ŞI DE LUPTĂ

a) Noţiuni generale Definiţie: Alarmarea reprezintă ansamblul măsurilor şi activităţilor pregătite şi

desfăşurate în unităţile Ministerului Administraţiei şi Internelor în scopul creşterii capacităţii de luptă în timp scurt şi în mod organizat, pentru a fi în măsură să îndeplinească în orice moment atribuţiile şi misiunile repartizate în competenţă potrivit legii.

Alarmarea unităţilor este reglementată de Instrucţiunile Ministerului de Interne nr. 0723 din 11.12.1997.

b) Clasificarea alarmelor Ridicarea capacităţii de luptă a unităţilor Ministerului Administraţiei şi Internelor se

realizează prin două forme de alarmă: - de luptă; - de intervenţie. Alarma de intervenţie poate fi: - totală (alarmarea întregii unităţi); - parţială (alarmarea numai a unor structuri). c) Documente ce se întocmesc la organizarea, desfăşurarea şi verificarea capacităţii de

intervenţie (de luptă) a structurilor Direcţiei Generale de Paşapoarte - delegaţia de control - se întocmeşte de către şeful Compartimentului Organizare,

Planificare Reacţii pentru Situaţii de Urgenţă, Operaţii, Pază Sediu şi Control Acces în exemplar unic, se semnează de una din persoanele prevăzute în Instrucţiunile Ministerului de Interne nr. 0723/1997, la art. 6, lit. d şi are caracter „SECRET” după completare. Structura acesteia este prezentată în anexa nr. 3 din instrucţiunile menţionate mai sus;

- situaţia prezentării personalului la exerciţiul de alarmare - se întocmeşte de către şeful compartimentului organizare, planificare reacţii pentru situaţii de urgenţă şi operaţii conform anexei nr. 5 din Instrucţiunile Ministerului de Interne nr. 0723 din 11.12.1997;

105

- criterii de apreciere a pregătirii pentru alarmă - se întocmesc de către şeful compartimentului organizare, planificare reacţii pentru situaţii de urgenţă şi operaţii conform anexei nr. 6 din Instrucţiunile Ministerului de Interne nr. 0723 din 11.12.1997.

CAPITOLUL X B I L A N Ţ U L (EVALUAREA)

a) Noţiuni generale Bilanţul (evaluarea) reprezintă rezultatul sintetic al unei activităţi desfăşurate într-o

anumită perioadă de timp. Aceste activităţi pot fi: rezultatul unor controale de fond, tematice sau chiar inopinate, modul de organizare şi desfăşurare a unor activităţi etc.

Analiza reprezintă metoda ştiinţifică de cercetare, care se bazează pe studiul sistematic al fiecărui element în parte şi examinarea amănunţită a unei probleme.

Analiza muncii reprezintă metoda de examinare critică şi autocritică a muncii desfăşurate pe o anumită perioadă de timp, făcută în scopul îmbunătăţirii continue a activităţii unui colectiv, organizaţii sau instituţii.

Şedinţa operativă (de lucru) reprezintă adunarea organizată a membrilor unui colectiv sau a personalului unei instituţii, pentru a discuta, dezbate sau hotărî ceva, legat de o problemă sau activitate de serviciu.

b) Clasificarea bilanţurilor şi şedinţelor de lucru (operative) Bilanţurile pot fi clasificate astfel: - bilanţuri trimestriale sau semestriale; - bilanţuri anuale; - bilanţuri ţinute cu ocazia executării unor controale de fond sau tematice; - bilanţuri ţinute pe anumite probleme de muncă sau activităţi. Bilanţurile, de regulă, sunt organizate şi desfăşurate cu prilejul terminării unor misiuni,

activităţi (sarcini), etape de pregătire planificate într-o perioadă de timp bine determinată, ocazie în care sunt prezentate realizările, greutăţile întâmpinate, neajunsurile, măsurile pentru îmbunătăţirea activităţii respective şi de înlăturare a deficienţelor.

Bilanţurile sunt planificate conform actelor normative în vigoare şi la ordinul conducerii Direcţiei Generale. De asemenea, bilanţurile pot fi organizate şi conduse şi de serviciile de linie care execută activităţi de control sau de verificare pe anumite teme sau probleme de muncă la serviciile publice comunitare.

Bilanţul are la bază concluziile rezultate în urma executării misiunilor, îndeplinirii sarcinilor şi controalelor sau verificărilor executate, ocazie cu care se întocmeşte un material.

La bilanţul respectiv participă (colectivul) persoanele care au fost implicate în îndeplinirea activităţilor ori au fost controlate sau verificate (la ordin, acest colectiv poate fi restrâns la factori cu atribuţiuni de conducere din structura respectivă).

La nivelul Direcţiei Generale de Paşapoarte bilanţul activităţii se întocmeşte anual, iar la structurile componente trimestrial.

Durata bilanţurilor poate fi de la 30 de minute la maximum 2 ore.

106

Analizele se planifică şi se desfăşoară, de regulă, în şedinţele de lucru ale conducerii Direcţiei Generale cu persoanele cu funcţii de conducere, în baza prevederilor legale care reglementează această activitate.

Acestea sunt trecute în ordinea de zi a şedinţelor de lucru. Analizele se întocmesc sub forma unor rapoarte care conţin concluziile rezultate în urma

desfăşurării activităţii (control, verificarea unor probleme de muncă, terminarea unei etape de pregătire etc.). Conţinutul raportului trebuie să fie clar, concis şi să includă chestiunile care au fost controlate, verificate sau realizate.

Aceste rapoarte sunt întocmite de colectivele care au controlat sau verificat activitatea desfăşurată de compartimentul de muncă (serviciul) controlat. În situaţia în care se prezintă realizările obţinute în activitate, raportul se întocmeşte de către un colectiv de persoane stabilite de şeful unităţii sau şeful compartimentului supus analizei.

De regulă, aceste rapoarte se întocmesc în 2 (două) exemplare, se semnează de şeful colectivului de control (de compartiment) şi se aprobă sau se avizează de şeful structurii care a dispus executarea acestei activităţi.

Şedinţa de lucru reprezintă adunarea organizată a membrilor unui colectiv sau a

personalului unei unităţi pentru a discuta, dezbate sau hotărî ceva legat de o problemă sau activitate de serviciu.

Şedinţele de lucru pot fi clasificate în: - şedinţe de lucru ordinare; - şedinţe de lucru extraordinare care se ţin, de regulă, într-o situaţie de criză (când a

apărut o situaţie neprevăzută) sau la ordinul eşalonului superior, când trebuie analizată urgent o anumită activitate sau problemă de muncă.

De obicei, şedinţele de lucru ordinare sunt planificate din timp şi se ţin săptămânal sau bilunar.

Şedinţele de lucru sunt conduse, de regulă, de şeful structurii sau înlocuitorul legal al acestuia.

Periodicitatea şedinţelor de lucru

- se organizează bilunar, la nivelul Direcţiei Generale de Paşapoarte; - se organizează săptămânal, la nivelul serviciilor/compartimentelor.

Când situaţia o impune, aceste activităţi pot fi desfăşurate ori de câte ori este nevoie.

Participanţi - şeful unităţii; - adjunctul; - alte cadre care pot să-şi aducă contribuţia la rezolvarea problemelor ce se

analizează.

Durata şedinţelor de lucru - la nivelul Direcţiei Generale - cel mult 2 h; - la nivelul serviciilor/compartimentelor - 1h - 1h1/2 .

Organizarea, desfăşurarea şi finalizarea şedinţelor de lucru

107

În scopul asigurării unei eficienţe maxime a acestei activităţi, la nivelul Direcţiei Generale, se întocmeşte semestrial graficul cu problemele ce trebuie analizate.

Şedinţa începe cu prezentarea de către şeful unităţii, a unei informări privind stadiul îndeplinirii hotărârilor conducerii Ministerului Administraţiei şi Internelor şi dispoziţiilor date la ultima şedinţă de lucru, după care se trece la prezentarea de către persoanele care le-au întocmit, a informărilor, rapoartelor şi analizelor stabilite în ordinea de zi.

Participanţii la şedinţă îşi exprimă punctele de vedere, fac propuneri privind problematica ce se dezbate la fiecare punct al ordinii de zi.

Şeful unităţii concluzionează şi stabileşte responsabilităţi şi termene de îndeplinire a măsurilor şi sarcinilor rezultate, iar în final, prezintă tematica rapoartelor (analizelor, informărilor) ce vor fi prezentate în şedinţa următoare.

Materialele prezentate în şedinţă vor avea conţinutul adecvat problemei tratate (analiză, raport, informare, etc.), vor fi cât mai concise şi se vor păstra într-un dosar separat.

Principalele probleme rezultate pe timpul desfăşurării şedinţei de lucru, vor fi consemnate într-un proces-verbal, ce va fi întocmit în registrul special destinat, de către un ofiţer stabilit de şeful unităţii.

108