Manualul Beneficiarului POR, sectiunea Achizitii Publice

ATRIBUIREA CONTRACTELOR DE ACHIZITII BUNURI/ SERVICII/ LUCRARI

VERIFICAREA ACHIZITIILOR PUBLICE DE CATRE ORGANISMUL INTERMEDIAR ADR NORD-EST CUPRINS11. Cadru legal

22. Etape si operatiuni desfasurate de beneficiari privati in procesul de achizitie publica- Anexa Instruciuni privind atribuirea contractelor de lucrri, de furnizare i de servicii

53. Componenta dosarului de achizitie publica

74. Transmiterea spre avizare a dosarului/ dosarelor de achizitii publice la OI

85. Pastrarea dosarului de achizitie publica la sediul proiectului

96. Verificarea achizitiilor publice de catre O.I. in cadrul Programului Operational Regional

1. Cadru legal

Atribuirea contractelor de achizitii se face in conformitate cu prevederile: legislatiei nationale in vigoare: Instruciuni privind atribuirea contractelor de lucrri, de furnizare i de servicii aplicabile n cazul operatorilor economici care au primit finanare n cadrul domeniilor majore de intervenie 3.2, 4.1, 4.3, 5.1 i 5.2 ale Programului Operaional Regional 2007-2013 - actualizare 2 martie 2009 (Fisierul atasat INSTRUCTIUNI_achizitii_martie 2009 legislatiei europene in vigoare:

Regulamentul General al CE nr. 1083/2006;

Regulamentul cu privire la Fondul European de Dezvoltare Regionala nr.1080/2006.Informatiile furnizate in cadrul acestui material sunt in conformitate cu procedurile si reglementarile in vigoare la aceasta data. Este posibil ca o parte din informatiile si documentele prezente in acest material sa fie modificate, drept pentru care va recomandam consultarea Organismului Intermediar pe toata durata implementarii proiectului.2. Etape si operatiuni desfasurate de beneficiari privati in procesul de achizitie publica- Anexa Instruciuni privind atribuirea contractelor de lucrri, de furnizare i de serviciiPentru contractele de servicii, furnizare sau lucrri atribuite de catre beneficiarii de tip:

furnizorii privai de servicii sociale camere de comer, asociaii care reprezint mediul de afaceri, societi comerciale sau cooperative

microintreprinderi, intreprinderi mici si mijlocii unitati de cult organizatii neguvernamentalebeneficiari ai proiectelor depuse pentru cofinantare in cadrul Domeniului major de intervenie 3.2 Reabilitarea /modernizarea/ dezvoltarea i echiparea infrastructurii serviciilor sociale / Domeniului major de intervenie 4.1 Dezvoltarea durabila a structurilor de sprijinire a afacerilor de importanta regionala si locala / Domeniului major de intervenie 4.3. Sprijinirea dezvoltrii microintreprinderilor / Domeniului major de intervenie 5.1 Restaurarea i valorificarea durabil a patrimoniului cultural, precum i crearea / modernizarea infrastructurilor conexe / Domeniului major de interventie 5.2 Crearea, dezvoltarea, modernizarea infrastructurii de turism pentru valorificarea resurselor naturale i creterea calitii serviciilor turistice

si care se ncadreaz n una din urmtoarele situaii, Tip contractCondiiile de aplicare a Instructiunilor

Contract de lucrri, de furnizare sau de serviciiContractul respectiv este cofinanat, n proporie de mai puin de 50%, prin POR i

Valoarea estimat a contractului respectiv este mai mare dect echivalentul n lei a 15.000 Euro

Contract de lucrriContractul respectiv este cofinanat, n proporie de mai mult de 50%, prin POR i

Valoarea estimat a contractului respectiv este mai mare dect echivalentul n lei a 15.000 Euro i mai mic sau egal cu echivalentul n lei a 4.850.000 Euro

Contract de serviciiContractul respectiv este cofinanat, n proporie de mai mult de 50%, prin POR i

Valoarea estimat a contractului respectiv este mai mare dect echivalentul n lei a 15.000 Euro i mai mic sau egal cu echivalentul n lei a 200.000 Euro

Contract de furnizareContractul respectiv este cofinanat, n proporie de mai mult de 50%, prin POR i

Valoarea estimat a contractului respectiv este mai mare dect echivalentul n lei a 15.000 Euro

atribuirea contractelor de lucrri, de furnizare i de servicii se va face in conformitate cu Instruciuni privind atribuirea contractelor de lucrri, de furnizare i de servicii aplicabile n cazul operatorilor economici care au primit finanare n cadrul domeniilor majore de intervenie 3.2, 4.1, 4.3, 5.1 i 5.2 ale Programului Operaional Regional 2007-2013 .Atentie!

Beneficiarul are obligatia de a transmite spre publicare anuntul de participare intr-un cotidian de nivel local/regional/ national in limba romana.

Beneficiarul are dreptul de a achiziiona direct produse, servicii sau lucrri, cnd valoarea contractului respectiv nu depete echivalentul n lei a 15.000 euro pentru fiecare achiziie de produse, servicii sau lucrri. Achiziia se realizeaz pe baz de document justificativ care, n acest caz, se considera a fi contract de achiziie

n cazul n care contractul care urmeaz a fi atribuit nu se ncadreaz ntr-una din situaiile din tabelul de mai sus, beneficiarul este obligat s urmeze una din procedurile de achiziie prevzute de OUG nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare. n acest caz, nu se aplic prezentele instruciuni.

PasEtapaOperaiuneaDocumente

1Intocmirea programului achizitiilor publice

estimarea valorii

punerea in corespondenta cu CPV /CPC

ierarhizarea

elaborarea calendarului

definitivarea si aprobarea programului Nota justificativa privind determinarea valorii estimate, fara TVA

Programul anual de achizitii - doar achizitiile din proiect Nota justificativa privind alegerea procedurii de atribuire Calendarul procedurii de atribuire

2Elaborarea documentatiei de atribuire stabilirea specificatiilor tehnice sau documentatiei descriptive

stabilirea cerintelor minime de calificare (a criteriilor de selectare ) stabilirea criteriului de atribuire

daca este cazul, solicitarea garantiei de participare

completarea Fisei de date a achizitiei

stabilirea formularelor si modelelor nestandardizate

definitivarea documentatiei de atribuire Fisa de date a achizitiei Caietul de sarcini

Nota justificativa privind alegerea criteriul de atribuire

Nota justificativa privind criteriul de selectie (cerinte minime de calificare privind situatia economica si financiara sau capacitatea tehnica)

3Chemarea la competitie transmiterea invitatiei de participare

punerea la dispozitie a documentatiei de atribuire

raspuns la solicitarile de clarificari

reguli de participare si de evitare a conflictului de interese Invitatia de participare Decizia de numire a comisiei de evaluare

Solicitrile de clarificri, precum i clarificrile transmise/primite de autoritatea contractant Declaratiile de impartialitate ale membrilor comisiei de evaluare, semnate de evaluatori

4Derularea procedurii de atribuire termen pentru elaborarea ofertelor

primirea ofertelor

deschiderea ofertelor

examinarea si evaluarea ofertelor

stabilirea ofertei castigatoare

anularea procedurii, daca este cazul Proces verbal al sedintei de deschidere a ofertelor

Ofertele depuse n cadrul procedurii de atribuire;

Raportul procedurii de atribuire a contractului de achizitie publica

5Atribuirea contractului de achizitie publica notificarea rezultatului

perioada de asteptare

daca este cazul, solutionarea contestatiilor

semnarea contractului Comunicarea acceptarii ofertei castigatoare

Comunicarea rezultatului procedurii

Contestaiile formulate n cadrul procedurii de atribuire si solutionarea acestora, dac este cazul;

Contractul semnat de ambele parti

6Incheierea dosarului de achizitie publica definitivarea dosarului de achizitie OPIS al documentelor anexate

7Derularea contractului daca este cazul, constituirea garantiei de buna executie

intrarea in efectivitate

indeplinirea obligatiilor asumate si receptii partiale Constituirea Garantiei de buna executie(daca este cazul) Proces verbal de receptie partiala ( numai pentru lucrari )

8Finalizarea contractului receptia finala

daca este cazul, eliberarea garantiei de buna executie Proces verbal de receptie / receptie finala(numai pentru lucrari)

3. Componenta dosarului de achizitie publica

Documente care alcatuiesc dosarul achizitiei publice

Coperta Dosarului de achizitii (Anexa A13);

OPIS al documentelor anexate (Anexa A20);

Programul anual de achizitii (doar achizitiile din proiect) (Anexa 7.2.2.2);

Calendarul procedurii de atribuire (Anexa 7.2.2.d);

Nota justificativa privind determinarea valorii estimate, fara TVA (A15_Det val_Anexa 7.2.2.20); Nota justificativa privind alegerea procedurii de atribuire daca este alta decat licitatie deschisa/ restransa (A16_Aleg proc_Anexa 7.2.2.21)

Nota justificativa privind criteriul de selectie (cerinte minime de calificare privind situatia economica si financiara sau capacitatea tehnica) (A18_Crt sel_Anexa 7.2.2.23);

Nota justificativa privind alegerea criteriului de atribuire (A17_Crt atrib_Anexa 7.2.2.22);

Documentatia de atribuire

Fisa de date a achizitiei (Anexa 7.2.2.9);

Caietul de sarcini; Proiectul tehnic de executie si Devizul general al investiiei, conform legislaiei n vigoare (pentru contractele de atribuire lucrari) Invitaia de participare ( Anexa A14 ); Copie dupa ziarul in care a fost publicat anuntul de participare Dovada transmiterii invitaiei de participare la minim 3 operatori economici; Decizia de numire a comisiei de evaluare (A19_Dec_Anexa 7.2.2.24);

Declaratiile de impartialitate ale membrilor comisiei de evaluare, semnate de evaluatori (Anexa 7.2.2.13);

Solicitarile de clarificari, precum si clarificarile transmise/primite de autoritatea contractanta Procesul-verbal de evaluare a ofertelor si de adjudecare a ofertei castigatoare ( Proces verbal al sedintei de deschiderea ofertelor ofertelor (Anexa 7.2.2.14) si Raportul procedurii de atribuire a contractului de achizitie publica ofertelor (Anexa 7.2.2.15));

Contestatiile formulate in cadrul procedurii de atribuire si solutionarea acestora, daca este cazul

Comunicarea acceptarii ofertei castigatoare ofertelor (Anexa 7.2.2.17a);

Comunicarea rezultatului procedurii ofertelor (Anexa 7.2.2.17b); Dovada comunicrilor ctre ofertani privind rezultatul procedurii Ofertele depuse in cadrul procedurii (oferta castigatoare si ofertele depuse de ofertantii necastigatori;

Constituirea Garantiei de buna executie (Anexa 7.2.2.19) daca este cazul;

Contractul de achiziie care sa contina in mod explicit datele de identificare ale beneficiarului si furnizorului de servicii/ bunuri/ lucrari, contul bancar in care se vor efectua platile i, dac e cazul, actele adiionale (Anexa 7.2.2.3 5);

Formulare si modele solicitate in conformitatate cu fisa de date

Formularul de oferta (Anexa 7.2.2.10a-c);

Formularul de contract/ Clauze contractuale obligatorii (Anexa 7.2.2.3 5);

Formularul scrisoare bancara pentru garantia de participare, daca se solicita (Anexa 7.2.2.11);

Declaratie privind eligibilitatea (Anexa 7.2.2.12a);

Declaratie privind neincadrarea in situatiile prevazute la art.181 din OUG nr.34/2006 (Anexa 7.2.2.12b);

Declaratie privind calitatea de participant la procedura (Anexa 7.2.2.12c);

Declaratie privind lista principalelor livrari produse/ prestari servicii/ lucrari executate in ultimii 3 ani (Anexa 7.2.2.12d-f);

Declaratie privind partea/ partile din contract care sunt indeplinite de subcontractanti si specializarea acestora (Anexa 7.2.2.12g); Declaratie privind efectivul mediu anual al personalului angajat si al cadrelor de conducere (Anexa 7.2.2.12i);

Declaratie privind instalatiile, echipamentele tehnice de care dispune operatorul economic pentru indeplinirea corespunzatoare a contractului de lucrari (Anexa 7.2.2.12h);

Formular de contestatie (Anexa 7.2.2.18 a-b);

Alte formulare solicitate;

Alte informatii cu privire la impozitare, protectia mediului, protectia muncii;

si orice alte documente, date si/sau informatii solicitate in legatura cu implementarea proiectului si executarea Contractului de finantare in baza art. 7(4) din Contractul de finantareModelele pentru elaborarea documentaiei de atribuire i a documentelor ce trebuie incluse n dosarul de achiziii realizate in conformitate cu anexa Instructiuni achizitii publice a Ghidului solicitantului sunt prevzute n Ghidul pentru atribuirea contractelor de achiziie public, aprobat prin Ordinul preedintelui Autoritii Naionale pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice, nr. 155/2006 (publicat n Monitorul Oficial nr. 894 din 2 noiembrie 2006). Recomandm utilizarea modelelor prevzute n acest ghid, adaptate instruciunilor referitoare la achizitii.

4. Transmiterea spre avizare a dosarului/ dosarelor de achizitii publice la OI

Beneficiarul contractului de finantare intocmeste si transmite Serviciului Verificare Proiecte pentru avizare dosarul achizitiei publice, in conformitate cu tipul si marimea contractului, insotit de Coperta Dosarului de achizitii (Anexa A13), ca anexa a Cererii de rambursare.

Beneficiarii vor depune la OI documentele care atesta aplicarea corecta a procedurii de achizitii, aceasta fiind o conditie de eligibilitate a cheltuielilor. Verificarea se va face obligatoriu cu ocazia transmiterii Cererilor de rambursare/ prefinantare. Pentru informatii suplimentare si suport in derularea procesului de achizitie publica beneficiarii se pot adresa Biroului informare si publicitate din cadrul ADR Nord Est.

Dosarul achizitiei publice va fi inaintat catre SVP in 2( doua ) copii, fiecare dintre acestea facand parte din Dosarul Cererii de rambursare/ prefinantare.

5. Pastrarea dosarului de achizitie publica la sediul proiectului

Dosarul de achizitie publica cu documentele originale:

se intocmeste si se pastreaza de catre beneficiar/autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat;

se intocmeste pentru

Fiecare contract de achizitie publica atribuit acord-cadru incheiat

Fiecare lansare a unui sistem de achizitie dinamic;

se pastreaza atat timp cat contractul de achizitie publica sau acordul-cadru produce efecte juridice, cel putin 5 ani de la data finalizarii acestuia/ de la inchiderea oficiala a Programului Operational Regional in cadrul caruia este finantat respectivul proiect.

Copiile dosarului de achizitie, asa cum au fost inaintate spre verificare ANRMAP / UCVAP(daca este cazul) /OI, se pastreaza impreuna cu toate celelalte documente ale proiectului pentru asigurarea a unui acces facil din partea reprezentantilor organelor de control (conform Contractului de finantare); locul unde se pastreaza documentele este mentionat in pista de audit a beneficiarului

Daca este solicitat, dosarul poate fi pus la dispozitia:

- oricarei autoritati publice interesate spre consultare, cu conditia ca nici o informatie sa nu fie dezvaluita daca dezvaluirea ei ar fi contrara legii, ar impiedica aplicarea legii, ar afecta interesul public, ar prejudicia interesul comercial legitim al partilor sau ar afecta libera concurenta;

- organelor abilitate de a ridica documente care pot servi la dovedirea fraudelor, contraventiilor sau infractiunilor;

In cazul in care este solicitat originalul dosarului de achizitie publica, autoritatea contractanta inmaneaza o copie a acestuia, iar originalul ramane la autoritatea contractanta (beneficiar).Dosarul de achizitie publica se pune la dispozitia celor interesati pe baza de proces-verbal de predare-primire, care trebuie sa cuprinda lista documentelor continute, precum si numarul de file al fiecarui document.

Dosarul de achizitie are caracter de document public.

Accesul persoanelor la aceste informatii se realizeaza cu respectarea termenelor si procedurilor prevazute de reglementarile legale privind liberul acces la informatiile de interes public.

6. Verificarea achizitiilor publice de catre O.I. in cadrul Programului Operational Regional

Verificarea modului in care au fost atribuite contractele de achizitie publica de catre beneficiarii de finantari nerambursabile din cadrul Programului Operational Regional se realizeaza doar ex-post !Beneficiarii vor depune la O.I. Dosarul achizitiei publice, insotit de Coperta Dosarului de achizitie (Anexa A13), aceasta fiind o conditie de eligibilitate a cheltuielilor. Verificarea se va face obligatoriu cu ocazia transmiterii Cererilor de rambursare. Expertii din cadrul SVP verifica daca achizitiile facute sunt prevazute in Cererea de finantare (natura cheltuielilor si cantitatile specificate in Cererea de finantare) si daca acestea respecta procedura de achizitii publice (Instruciuni privind atribuirea contractelor de lucrri, de furnizare i de servicii)Verificarea dosarului achizitiei se va realiza cu respectarea principiului 4 ochi si va consta in parcurgerea atenta a tuturor documentelor de catre doi ofiteri de contract din cadrul SVP pentru a vedea daca acestea sunt corect intocmite, respecta cerintele din legislatia nationala si europeana specifica si formatele specificate in Ghidul pentru atribuirea contractelor de achizitie publica, aprobat prin Ordinul presedintelui Autoritatii Nationale pentru Reglementarea si Monitorizarea Achizitiilor Publice, nr. 155/2006 (publicat in Monitorul Oficial nr. 894 din 2 noiembrie 2006).

Pentru verificarea dosarului cererii de rambursare, care include dosarul achizitiei / achizitiilor publice, Ofiterii de contract au la dispozitie 30 zile calendaristice de la data inregistrarii acestuia.

Seful Serviciului Verificare Proiecte desemneaza doi ofiteri de contract care vor efectua verificarea si ordinea in care o vor face, respectiv Ofiter de contract 1 si Ofiter de contract 2.

Ofiterii de contract verifica si analizeaza Dosarul achizitiei publice cu completarea coloanelor aferente a Listelor de verificare a achizitiilor (Anexele A0_7.2.1.0, A11_7.2.1.11a/b) conform tipului de contract (bunuri/ servicii/ lucrari).

In cazul in care, dupa parcurgerea listei de verificare, se constata ca sunt necesare clarificari/ completari, Ofiterii de contract pot intocmi cate o solicitare de clarificari (Anexa A12 _ 9.5.3.7), transmisa prin fax/ posta beneficiarului, cu specificarea termenului de raspuns la solicitarea de clarificari - maximum 5 zile lucrtoare de la data transmiterii solicitrii.

Eventualele divergente aparute in completarea listelor de catre cei doi ofiteri de contract pe parcursul verificarilor, dupa principiul 4 ochi, vor fi solutionate de catre Seful de Serviciu si consemnate in Listele de verificare a achizitiilor.

Daca nu sunt probleme in sensul respectarii regularitatii achizitiei de catre Beneficiar, cei doi ofiteri completeaza lista de verificare, bifeaza ca Avizat dosarul de achizitii. Nota: Disponibil la adresa HYPERLINK "http://www.inforegio.ro/index.php"http://www.inforegio.ro/index.php sectiunea Informatii utile pentru beneficiari - HYPERLINK "http://www.inforegio.ro/user/file/INSTRUCTIUNE_achizitii%20_MARTIE%202009.doc" Procedura simplificat pentru atribuirea contractelor de lucrri, de furnizare i de servicii, n cadrul proiectelor finanate prin Programul Operaional Regional

Nota: Lista documentelor care fac parte din dosarul de achizitii poate fi diferita de la un beneficiar la altul, in functie de tipul procedurii si cerintele formulate in documentatia de atribuire.

Disponibil pe website-ul ANRMAP, la adresa HYPERLINK "http://www.anrmap.ro/index.php?option=com_content&task=view&id=75&Itemid=4&lang=ISO-8859-2" http://www.anrmap.ro/index.php?option=com_content&task=view&id=75&Itemid=4&lang=ISO-8859-2

Disponibil pe website-ul ANRMAP, la adresa HYPERLINK "http://www.anrmap.ro/index.php?option=com_content&task=view&id=75&Itemid=4&lang=ISO-8859-2"http://www.anrmap.ro/index.php?option=com_content&task=view&id=75&Itemid=4&lang=ISO-8859-2