Scoala postliceala sanitara de stat Grigore Ghica Voda Iasi

- Managementul proiectelor -

Agape Roxana Maria An 3, M8

Ce este un proiect? Un proiect este ceea ce ne ajuta pe noi toti sa rezolvam anumite probleme cat mai organizat si eficient. In limbajul oamenilor mari, un proiect este un ansamblu de activitati planificate care se adreseaza unei probleme specifice si careisi propune sa atinga obiective clare, intr-o perioada de timp (are un inceput si un sfarsit bine determinate). Orice proiect beneficiaza de fonduri limitate. Pentru a obtine banii necesari realizarii unui proiect trebuie sa pregatim si o propunere sau cerere de finantare. Aceasta este un document scris prin care solicitantul cere fonduri unui finantator pentru un proiect. Propunerea definantare (aplicatie, cerere) trebuie sa contina atat elementele esentiale ale proiectului cat si acele elemente care pledeaza in favoarea solicitantului. Ca orice lucru pe lumea asta, un proiect are viata lui. Aceasta inseamna c fiecare proiect are un nceput i un sfrit precis. Proiectul se naste acum cand voi il ganditi si il scrieti pe hartie. Se ajunge la final atunci cnd au fost realizate obiectivele proiectului. Ce structura trebuie sa aiba un proiect? Un proiect se naste atunci cand identificam o problema. De exemplu o problema este atunci cand raul care trece prin orasul nostru este plin de gunoaie urat mirositoare. Iarasi in limbajul oamenilor mari, problema reprezinta ansamblul de factori care impiedica drumul de la o situatie existenta la o situatie pe care ne-o dorim. Solutia problemei reprezinta totalitatea actiunilor care trebuie intreprinse pentru a parcurge drumul de lasituatia existenta la situatia dorita, adica rezolvarea problemei. Pentru a identifica corect o problema trebuie sa raspundem la cateva intrebari: 1. CARE este problema? (in exemplul nostru, problema este gunoiul din rau) 2. DE CE exista aceasta problema? (cauze) (deoarece oamenii neglijenti arunca gunoiul in apa) 3. UNDE se manifesta problema? (in raul din orasul nostru) 4. CAND se manifesta problema? (in fiecare zi) 5. A CUI este problema? (a celor care nu au grija si nu le pasa de apa raului) 6. CINE este afectat de problema? (toti locuitorii orasului care suporta mirosul si folosesc apa din rau; pestii si vegetatia apei) 7. DE CE trebuie solutionata problema (pentru a scapa de mirosul urat si pentru a avea o apacurata de care sa ne putem bucura; pentru ca pestii sa poata trai intr-o apa curata) I. Structura proiectului: In general un proiect are cateva capitole obligatorii: 1. Denumirea proiectului = Titlul 2. Denumirea organizaiei ( de exemplu CLT)2

3. Director de proiect 4. Adres, Telefon, Fax, E-mail, Pagina internet (daca exist) 5. Identificarea problemei si descrierea acesteia 6. Misiunea declarat (scopul) organizaiei solicitante 7. Scopurile proiectului i obiectivele, stabilite conform tehnicii SMART 8. Grupul int i numrul estimativ al persoanelor beneficiare ale proiectului 9. Principalul rezultat ca urmare a implementrii proiectului 10. Perioada de timp necesar pentru implementarea proiectului = Activiti i termene, calendarul activitatilor 11. Parteneri 12. Bugetul total al proiectului 13. Metode de monitorizare i evaluare a rezultatelor 14. Informarea beneficiarilor, rspndirea rezultatelor obinute

II. Cum stabilesti titlul proiectului? 1.1 Motto-ul: Fii concii. Rezumai obiectivele si axai-v asupra proiectului. Proiectul trebuie intitulat ct mai succint (cel mult 10 cuvinte). 1.2 Tipuri de activiti: Domeniul. Se pot oferi granturi mici pentru activiti de antreprenoriat social n parteneriat cu administraia public local. Aceste activiti pot varia de la: activiti de promovare a unui mod sntos de via, TI, Mass-Media, Comunicare; ocrotire a mediului ambiant, activiti sportive, cetenie activ, etc. Dac ai identificat un alt domeniu, putei s-l descriei.

III. Cum descriem problema? Se descrie situaia din localitatea n care trii (maximum 250 cuvinte). Descriei o necesitate major a comunitii voastre pe care vei ncerca s o soluionai n cadrul acestui proiect. Care

3

sunt obiectivele pe care vi le propunei? (maximum 100 cuvinte n 5 puncte de reper). Aceste eseuri vor juca un rol important n evaluarea formularului de aplicare.

IV. Cum alegi obiectivele care sa serveasca scopului propus? Scopul proiectului se refera la rezolvarea problemei identificate si la munca ce trebuie fcut in acest sens. Scop: Implementarea proiectului spre atingerea obiectivelor sale prin obtinerea de rezultate si utilizarea eficienta aresurselor. Scopul trebuie sa fie bine definit, concis si concret, care sa denote rezultatele ce doresc a fi atinse si nu metodele prin care acestea vor fi atinse. Scopul proiectului este foarte important deoarece trebuie sa transmita finantatorului rezultatele proiectului si stadiul in care se va afla problema dupa finalizarea proiectului. Obiectivele specifice permit obtinerea scopului, convertind un plan general ntr-o serie de pasi concreti. Obiectivul general este mpartit n 2,3,4 obiective specifice, formulate astfel nct rezolvarea lor sa conduca la realizarea scopului.

V. Justificarea proiectului Justificarea proiectului este foarte importanta. De multe ori justificarea proiectului reprezinta argumentul care il convinge pe finantator sa ofere banii necesari realizarii proiectului. Pentru a fi convingatori cand scriem justificarea trebuie sa demonstram ca: 1. Problema abordata in cadrul proiectului este una reala, iar amnarea rezolvarii ei are repercursiuni asupra comunitatii sau a unui grup de persoane. 2. Atingerea scopului si, implicit, rezolvarea problemei va aduce o serie de avantaje comunitatii, societatii sau anumitor grupuri sociale, avantaje pe care trebuie sa le mentionati. 3. Voi sunteti capabili sa abordati problema respectiva si sa duceti proiectul la bun sfarsit.

VI. Cum alcatuiesti echipa proiectului? Pentru a duce la indeplinire activitatile proiectului si a atinge obiectivele propuse avem nevoie de ceea ce oamenii mari numesc resurse. Acestea sunt de doua feluri: resurse umane, adica echipa care va lucra in proiect4

resurse materiale adica obiectele, uneltele si produsele de care avem nevoie in proiect

Daca oamenii din proiect isi doresc din tot sufletul sa participe la activitati si au cunostintele sau calitatile necesare, inseamna ca avem echipa cea mai buna! Formarea echipei de proiect trebuie sa tina cont de urmatoarele aspecte: 1. Competenta adica priceperea si cunostintele fiecarui membru; 2. Influenta pe care o are in randul echipei sau in randul comunitatii in care aplicam proiectul; 3. Cost in cazul in care din echipa vor face parte si oameni care trebuie platiti; 4. Motivatie proprie, adica motivele personale care il determina pe fiecare membru al echipei sa se implice; 5. Experienta fiecarui membru, experienta legata de activitatile proiectului; 6. Stabilitate adica in ce masura si pe ce perioada ne putem baza pe fiecare membru al echipei; 7. Comunicarea intre membrii echipei

VII. Cum planifici activitatile proiectului? Activitatile proiectului reprezinta actiunile intreprinse pentru obtinerea rezultatelor (obiectivelor) proiectului. Pentru a realiza o planificare eficienta a activitatilor trebuie sa stabilim foarte concret:

Lista activitatilor care trebuie intreprinse; Descrierea completa a acestora; Ordonarea cronologic adica in ordinea lor in timp; Identificarea relatiilor existente ntre activiti; Identificarea resurselor materiale si umane de care este nevoie pentru realizarea fiecarei activitati;

Realizarea planului de activitati este o etapa foarte importanta, esentiala pentru a realiza un proiect realist si mai ales important pentru obtinerea rezultatelor pe care ni le-am propus.

5

VIII. Cum estimezi bugetul? Bugetul proiectului reprezint totalitatea nevoilor i disponibilitilor financiare pentru proiectul respectiv. Cu alte cuvinte bugetul reprezinta banii de care avem nevoie si pe care dorim sa ii obtinem pentru a realiza proiectul. Etape in realizarea bugetului: 1. Planificarea activitilor proiectului si a resurselor necesare; 2. Estimarea cheltuielilor n detaliu pentru fiecare activitate in parte; 3. Stabilirea potenialelor surse de venituri; 4. Aprobarea bugetului; 5. Stabilirea unor proceduri de supraveghere permanent a costurilor comparativ cu bugetul, dup nceperea proiectului; (de exemplu, realizarea unei situatii saptamanale a cheltuielilor proiectului; e foarte important ca aceasta sa fie realizata sub supravegherea unei persoane adulte, competenta!) 6. Revizuirea i actualizarea periodic a bugetului pe parcursul derularii activitatilor. De-a lungul derularii activitatilor cheltuielile pentru unele dintre activitati pot fi mai mari decat ne-am asteptat, iar pentru altele pot fi mai mici. In felul acesta putem compensa cheltuielile de la o activitate la alta.

IX. Cum atragi parteneri in proiectul tau? Prin partener al proiectului intelegem persoana, grupuri de persoane, institutii, asociatii sau firme care ar putea fi implicate in proiect, direct sau indirect. Partenerii ne pot ajuta sa realizam obiectivele proiectului si pot oferi acele resurse sau elemente care ne trebuiesc in activitati dar pe care noi nu le avem la dispozitie (resurse umane, materiale,cunostinte si informatii, autoritate, sprijin legislativ, consultanta, promovare etc.). Cand ne alegem partenerii pentru proiect trebuie sa tinem cont de urmatoarele: 1. Caracterul social, economic, etno-cultural (institutii publice, asociatii, firme, presa etc) 2. Statut (oficial constituite sau doar grupuri sociale)6

3. Structura (numar, ierarhie, arie de influenta) 4. Modul in care partenerul interesat se raporteaza la problema/proiect 5. Importanta implicarii lui in proiect (resursele si plus valoarea pe care le poate aduce) Atragerea partenerilor in proiect se face la fel ca atragerea finantatorului proiectului. Acesta trebuie convins de importanta proiectului pentru comunitate, de realismul lui cat si de importanta implicarii sale in proiect.

X. Rezultatele proiectului: Rezultatele reprezinta realizarile concrete produse de proiect care duc la starea de fapt pe care ne-am dorit-o prin scopul proiectului.

XI. Cum evaluezi proiectul? Care sunt criteriile si modalitatile de evaluare? Evaluarea reprezinta emiterea unor opinii privind realizarile proiectului din perspectiva urmatoarelor aspecte:

Daca proiectul si-a atins obiectivele prevazute in proiect si daca nu, de ce; Daca munca (activitatea) a meritat sa fie desfasurata; Daca a fost bine realizata; Daca resursele au fost bine utilizate; Ce anume a ramas nerezolvat;

Cand evaluam un proiect trebuie sa tinem cont de urmatoarele aspecte:

Eficacitate adica in ce masura rezultatele obtinute au dus la indeplinirea scopului proiectului; Eficienta, adica daca rezultatele au fost obtinute cu un cost rezonabil; Relevanta, adica daca proiectul se ocupa de problemele reale ale beneficiarilor vizati si contribuie pe termenlung la dezvoltarea comunitatii respective; Durabilitatea, adica posibilitatea ca beneficiile produse de proiect sa continue dupa incetarea finantarii;

7

Impact efectul proiectului asupra comunitatii tinta in ansamblul ei;

XII. Raportarea: Este partea finala a unui proiect si este foarte importanta deoarece ea prezinta finantatorului si partenerilor un rezumata ceea ce s-a intamplat pe toata perioada proiectului si a gradului de indeplinire a rezultatelor. Se realizeaza periodic pentru proiecte mai lungi (lunar, la trei luni, 6 luni, 12 luni) Cuprinde o parte narativa in care se descriu: derularea activitatilor, atingerea obiectivelor, rezultatele obtinute,probleme intimpinate si solutii; Cuprinde o parte financiara in care se prezinta cum si pe ce s-au cheltuit banii primiti de la finantator

8