Mihai Muţiu

2011

Managementul performanţei

Cuprins 1. Managementul performantei si sistemul de recompense intr-un

context comun

2. Procesul de MP

3. MP si planificarea strategica

4. Definirea performantei si abordarea modului de masurare

5. Masurarea rezultatelor si a comportamentelor

6. Colectarea informatiei despre performanta

7. Implementarea unui sistem de MP

8. MP si dezvoltarea angajatului

9. Abilitati(skills) necesare pentru MP

10. Sisteme de recompense si probleme legale

11. MP in cazul echipei

explicarea conceptului de management al performantei

intelegerea conceptului de sistem de recompense si legatura cu sistemul MP

intelegerea celor 6 faze ale MP

legatura dintre MP si viziunea, misiunea, obiectivele si planurile strategice ale organizatiei

identificarea factorilor care afecteaza performanta

utilizarea rezultatelor(incluzind responsabilitati, obiective si standarde) si a comportamentelelor(incluzind identificarea si evaluarea competentelor)

utilizarea formularelor eficiente de evaluare

intelegerea pasilor necesari pentru implementarea unui sistem MP

diferenta intre sistemul traditional si cel contingental de recompensare

cunoasterea definitiei echipei si a performantei echipei, in plus de cea individuala

Obiectivele cursului

Companie Generica

GM

CEO

OPERATIONS

FINANCE

HR

MAR & COM

SALES

EXEC OFFICE

Assistant

PG1

PGk SGn

PRESIDENT

QUALITY

LEGAL

Customer Support Functions

Product/Service Groups

Support Functions

R&D a R&D z

Modelul HARVARD de RU

External

Providers

HR Corp. Business

Group Training

Center

Release

Recruit

ment Staffing Learning

HRIS TD

GPM

Comp

Tool

Benefits

Payroll/

Pers. Adm. Financial

Dept. Budget

Corp. Results

Mobility Comp&Ben

SMI

AIP&SIP(annual and/or sales) IP

Equity Plan

Talent & Org Dev

Performance M’nt

OPR C/LHP

Financial Taxes

Financial Laws

JD CV

(open job)

Recruitment

Payroll

Learning

Staffing

HRIS

HR PROCESSES

Industrial

Relations

Labor Code/Legal

Trade Unions

WorkingCouncils

Ind. Relations

Cap.1: MP si sistemul de

recompense in acelasi context

Def: Managementul Performantei(MP) este un proces

continuu al identificarii, masurarii si dezvoltarii

performantelor individuale si ale echipelor si alinierea

acestei performante cu telurile strategice ale

organizatiei

dpdv angajat:

- creste motivatia si stima de sine;

- ajuta la imbunatatirea performantei;

- clarifica taskurile si indatoririle (job-ul si fisa postului);

- creaza oportunitati de dezvoltare;

- clarifica asteptarile supervizorului;

dpdv manager:

- isi creaza o perspectiva mai larga despre dorintele profesionale si

obiectivele personale ale angajatului;

- permite modificari administrative mai corecte si cinstite;

- permite comunicarea obiectivelor organizatiei mult mai clar;

- permite diferentierea performerilor de non-performeri;

- permite schimbari organizationale;

dpdv al HR:

- sistemul PM permite o mai buna protectie la litigiile specifice;

- motivarea, angajamentul si intentia de a sta in organizatie (retentia) sint imbunatatite;

Avantajele implementarii unui sistem performant de

MP:

Dezavantajele/pericolele implementarii unui sistem slab de MP:

Implementarea unor sisteme de MP slabe au un rezultat dezastruos asupra tuturor celor implicati:

creste numarul de plecari din firma (turn over);

cei care ramin sint lipsiti de motivare;

frustrare din motive de suprasolicitare sau insatisfactia muncii;

relatii proaste subordonat-sef;

sistem neclar de evaluari;

bani cheltuiti de pomana;

costuri ridicate dpdv legal;

Salariul de baza

Ajustarea costului vietii si plata conditionata (contingental pay)

Stimulente pe termen scurt

Stimulente pe termen lung

Protectia venitului

Concentrarea pe raportul serviciu/viata personala

Alocatii (tipice pentru expatriati)

Def: Sistemele de recompensare contin totalitatea

mecanismelor de distribuire a avantajelor tangibile

si intangibile, ca parte a contractului de munca

tangibil: compensatii(cash) si beneficii;

intangibil: recunostere, statut, securitatea angajarii, munca provocatoare, posibilitatile de invatare;

Influenta recompenselor in cadrul MP:

ajustarea costului vietii mica

protectia venitului mica

focus pe viata profesionala/familie medie

alocatii medie

salariu de baza medie

plata/ salariul conditionata de performanta mare

bonus de scurta durata mare

bonus de lunga durata mare

Cap.2: Procesul de MP – prezentare

generala

Cerinte initiale

Planificarea performantei

Executarea performantei

Evaluarea performantei

Interviul de evaluare a performantei

Repornirea ciclului prin fixarea performatei de realizat si

angajarea

Procesul de Management al Performantei

Interviul de

evaluare a

performantei

Fixarea

performatei de

realizat si re-

angajarea

Evaluarea

performantei

Executarea

performantei

Planificarea

performantei Cerinte initiale

1 - Cerinte initiale

A. Cunoasterea misiunii si a obiectivelor

strategice ale organizatiei

B. Cunoasterea specificitatii muncii in

cauza

A. Cunoasterea misiunii si a obiectivelor

strategice ale organizatiei

• Planificarea strategica

– Scopul sau motivul existentei organizatiei

– Incotro se indreapta organizatia

– Telurile organizatiei

– Strategiile pentru atingerea telurilor

Misiune si teluri (goals)

Efect de cascadare in intreaga organizatie

Organizatie Unitate ( Echipa ) Angajat

B. Cunoasterea specificitatii muncii (job)

in cauza

• Analiza componentelor cheie ale postului

• KSA solicitate pentru efectuarea muncii – Knowledge/ cunostinte despre job, dar jobul nu a fost facut inca

– Skills/ calificari cerute pentru efectuarea jobului si care au fost exersate in trecut

– Abilities/ abilitati - posesia aptitudinilor fizice, emotionale, psihice, intelectuale pentru a face jobul, fara a-l fi facut pina acum sau a fi format in acest sens

• Analiza postului

Scor/task = frecv x critic

Fisa postului

Sarcini obligatorii (job duties)

Cunostinte-Calificari-Abilitati (KSA)

Conditii de munca

Fise de post generice Occupational Informational Network (O*Net)

http://online.onetcenter.org/

Summary Report for trainer.doc

2 - Planificarea performantei: Rezultate, Comportamente, Plan de dezvoltare

Rezultate

Responsabilitati principale (jobul de executat)

Obiective specifice (pentru task-uri)

Standarde de performanta (“yardstick”)

Responsabilitati principale

Domeniu larg al unui post de munca

pentru care angajatul este reponsabil sa

produca rezultate

Obiective Specifice

Declararea rezultatelor de realizat

Importante

Masurabile

Standarde de performanta

“Etalonul” de evaluare a modului cit de bine

angajatii si-au atins fiecare obiectiv

Informatia de performanta acceptabila sau

inacceptabila relativa la:

calitate

cantitate

cost

timp

2 - Planificarea performantei : Comportamente

Modul in care este facut un job

Competente

• Grupuri masurabile de Cunostinte-Calificari-

Abilitati( KSA)

• Critice: in determinarea modului cum vor fi atinse

rezultatele

2 - Planificarea performantei :

Planul de dezvoltare

Domenii de imbunatatire

Obiective de atins in fiecare domeniu de

imbunatatire

3 - Executarea performantei

Responsabilitatile angajatului

Angajamentul de a atinge obiectivul

Cerere continua de feedback si coaching

Comunicarea cu supervizorul

Colectarea si partajarea datelor de performanta

Pregatirea pentru interviurile de evaluare (performance review)

3 - Executarea performantei :

Responsabilitatile managerului

Observare si documentare

Reactualizari

Acordare de feedback

Resurse

Re-armarea procesului

4 - Evaluarea performantei

Evaluarea mangerului

Autoevaluarea angajatului

Alte surse (omologi, clienti, subalterni etc.)

– Ex: 360 grade

5 - Interviul de evaluare

• Trecut

– Comportamente si rezultate

• Prezent

– Compensatiile de primit

• Viitor

– Noi obiective si planuri de dezvoltare

6 pasi pentru a conduce interviuri de evaluare

de succes:

1. Identificati ce a facut bine angajatul si ce a facut slab

2. Solicitati feedback

3. Discutati implicatiile schimbarilor comportamentale

4. Explicati cum abilitatile utilizate in realizarile din

trecut pot ajuta la depasirea oricaror probleme de

performanta din viitor

5. Cadeti de acord asupra unui plan de actiune

6. Fixati o sedinta de urmarire si agreeati asupra

comportamentelor, actiunilor si atitudinilor de evaluat

6 - Reinnoirea performantei si

rearmarea procesului

Similar/sau nu cu Planificarea peformantei

– Foloseste lucrurile intelese si informatiile

din fazele anterioare

– Repornirea ciclului

Procesul Managementului Performantei -

Rezumat: Puncte cheie

Proces continuu, in curs de desfasurare

Fiecare componenta este importanta

Daca una este slab implementata, intregul

sistem are de suferit

Legatura dintre componente trebuie sa fie clara

Exercitiu: Chestionare_sistem_MP.xls

Cap.3: MP si planificarea strategica

Definirea si scopurile planificarii strategice: - ajuta la definirea identitatii organizatiei;

- ajuta organizatiile sa se pregateasca pentru viitor;

- mareste abilitatea de adaptare la modificarile de mediu;

- furnizeaza focusare asupra resurselor si permite o mai buna

alocare a lor;

- furnizeaza o cultura organizationala bazata pe cooperare;

- permite luarea in considerare a noilor optiuni si oportunitati;

- furnizeaza angajatilor informatii legate de activitatea zilnica

nemijlocita;

Procesul de legatura MP – planificare strategica

Performanta

individuala si de

echipa

•Rezultate

•Comportamente

•Plan de dezvoltare

Fisa postului

• Responsabilitati

• Cunostinte

• Calificari

• Abilitati

Plan strategic

Unitate

• Misiune

•Viziune

•Obiective

•Strategii

Plan strategic

Organizatie

• Misiune

• Viziune

• Obiective

• Strategii

Planificarea strategica la nivel de

organizatie/unitate

analiza de mediu

(SWOT = Strength Weakness Opportunities Threats)

factori de natura externa: (economica, politica, legala,

tehnologica, competitorii, clientii, furnizorii)

factori interni (structura organizatiei, cultura, politici interne,

procese, marime)

Misiunea : - de ce exista organizatia;

- care este domeniul de activitati;

- care sint clientii deserviti;

- care sint produsele/servicile oferite;

Viziunea – aspiratiile vitoare; caracteritici:

Chestionare_sistem_MP.xls

Telurile – reprezinta baza pentru masurarea performantei

Strategiile – caile/procedurile de urmat pentru atingerea

obiectivelor

Rol critic al HR in implementarea strategiilor:

- comunicarea

- sublinierea KSA

- sisteme de recompense

Fisa postului

- aliniata la misiune, viziune, obiective si strategie

- activitatile in linie cu planurile strategice

- Summary Report for trainer.doc

Cap.4: Definirea performantei si

abordarea modului de masurare

Performanta se refera la comportament (ceea ce

fac angajatii) sau la rezultatele muncii lor.

- de comportament (cum e facut lucrul);

- de rezultate;

Performanta este:

- evaluativa

- multidimensionala

Factorii determinanti ai performantei

Performanta - combinatie de factori: - cunostintele declarative (informatii);

- cunostinte procedurale (know-how);

- motivatia (dorinta de a performa);

PERF = C.DECL x C.PROC x MOTIV

Cunostinte Decl Cunost Procedurale Motivatia

date abilitati cognitive alegerea de a performa

principii abilitati psihomotorii nivelul de efort

obiective abilitati fizice persistenta la efort

abilitati interpersonale

Abordari in masurarea performantei

Abordarea performerului individual (scoate in evidenta

caracterului personal(trait) ex: inteligenta);

Abordarea comportamentala;

Abordarea prin rezultate;

Performer

individual

Situatie

anume

de munca

Angajat in

anumite

comportamente

Care produce

diverse

rezultate

Cap.5: Masurarea rezultatelor si a

comportamentelor

Masurarea rezultatelor:

• Determinarea ariilor de raspundere

• Fixarea obiectivelor din fiecare arie;

– SMART

– Caracteristici (Specific si clar, Provocator, Agreeat, Semnificativ, Prioritizat, Delimitat in timp, Tangibil, Comunicat complet, Flexibil, Limitate ca numar)

• Standardelor de performanta: cantitative, calitative, costuri , incadrate in timp)

Masurarea comportamentelor

• Identificarea competentelor

• Identificarea indicatorilor comportamentali

• Alegerea sistemului de masura al

indicatorilor

- comparativ

- absolut

Cap.6: Colectarea informatiei despre

performanta

Formularul de evaluare, configurare :

- informatie de baza despre angajat

- responsabilitati, obiective si standarde

- competente si indicatori

- realizari si contributii majore

- realizari in dezvoltarea proprie

- planuri de dezvoltare, planuri si obiective personale

- date de la alte persoane interesate(stakeholders)

- comentarii angajat

- semnaturi

Cerinte pentru formular:

simplu

relevant

descriptiv

adaptabil

comprehensiv

clar dpdv al definitiilor

comunicational

orientat in timp

Nota: formularul trebuie sa permita obtinerea scorului general de performanta

(over-all performance score)

Furnizorii de informatie despre performanta:

supervizorul/supervizorii

perechile(persoane aflate pe pozitii similare)

subordonatii

auto-evaluarea

clientii

Nota: cazul echipei de proiect, structura matriciala

Probleme:

Furnizarea de raspunsuri afectate de erori:

apreciative

depreciative

Minimizarea erorilor de evaluare –

prin training cu urmatorul cuprins:

ratiunea introducerii si implementarii sistemului de MP

cum sa se identifice si ordoneze activitatile

cum sa se observe, masoare si inscrie performanta

informatia din formularul de evaluare si functionarea

sistemului

cum sa se minimizeze numarul de erori

cum se conduce un interviu de evaluare

cum se formeaza, consiliaza si se asigura coaching

Cap.7: Implementarea

unui sistem de MP

Pregatirea: comunicarea, procesul de

escaladare/recurs, programele de training, testarea

pilotului

- Este un proiect care apartine mai multor ‘jucatori”

- Este necesar suportul tuturor nivelelor din organizatie

- Are structura unui proiect clasic cu un Project manager si o

echipa de implementare, sub controlul HR

- Inainte de lansare este nevoie de un plan de comunicare

Planul de comunicare – raspunde la

urmatoarele intrebari:

Ce este MP?

Cum se integreaza MP in planurile strategice ale

organizatiei?

Ce am eu din chestia asta? Beneficii?

Cum functioneaza?

Care sint responsabilitatile mele?

Care sint conexiunile MP cu alte initiative interne?

Procesul de recurs Posibilitatea de escaladare in 2 trepte in caz de nearmonizare intre

supervizor si angajat:

utilizarea dep. HR ca si mediator nivel1

utilizarea tot management ca si mediator level2 (final)

Training specific pentru evaluatori training pentru angajati (cel de la lansarea sistemului MP)

training relativ la erorile specifice de evaluare (intentionate sau

neintentionate)

training de observare comportamentala

training de auto-leadership (cresterea increderii evaluatorului in

abilitatile sale)

Testarea pilotului Se face cu concursul unui grup de angajati din toate departamentele

Monitorizarea si evaluarea continua Monitorizari posibile:

numarul de indivizi evaluati

distributia evaluarilor de performanta (echipa, unitate, supervizor,

distorsiuni…)

calitatea informatiei

calitatea sedintei de discutare aperformantei

satisfactia utilizarii sistemului

raportul cost – beneficiu

analiza performantei la nivel de unitate sau organizatie

Cap.8: MP si dezvoltarea angajatului

Planurile personale de dezvoltare

Obiectivele planurilor de dezvoltare

Continutul planului si

Activitatile de dezvoltare

- on the job training

- cursuri, seminarii, conferinte, certificari, obtinerea unui titlu

- lectura auto-ghidata

- mentoring

- rotatia jobului, asignari temporare

- membru sau lider in organizatii comerciale Nota: rolul supervizorului in dezvoltarea angajatului

Cap.9: Abilitati necesare managerilor

pentru MP

Coaching Este un proces continuu in care managerul directioneaza,

motiveaza si rasplateste comportamentul angajatului.

Functii cheie:

sfaturi;

ghidarea;

suport;

intr-ajutorare;

respect;

Stiluri de Coaching

conducatori (drivers)

persuasivi (persuaders)

amicali (amiables)

analisti (analysers)

Chestionar: determinarea stilului propriu de Coaching

Chestionare_sistem_MP.xls

Procesul de Coaching

Implementarea

strategiilor

Identificarea

resurselor si

strategiilor de

dezvoltare

Observarea si

documentarea

dezvoltarii

comportamentului

Furnizarea

de

feedback

Determinarea

obiectivelor

de

dezvoltare

Feedback-ul

Scop:

- ajuta la cresterea increderii in atingerea performantei

- dezvolta competentele prin comunicare

- imbunatateste implicarea angajatului

Urmari negative in caz ca:

- nu contine informatii utile

- nu e dat in modul potrivit

- nu e acordat de loc

Cap.10: Sisteme de recompense si

probleme legale

Moduri de plata

- traditional: angajatii sint platiti conform fisei postului si nu in mod necesar pentru modul in care isi fac lucrul (ex: bugetari, univ..)

- contingentala: numita si plata pentru performanta; angajatii sint platiti pentru cit de bine isi fac lucrul

Motivul introducerii platii pentru performanta: - legatura intre rezultat si sistemul de recompense in cazul MP

- efectul de sortare al performerilor si de retentie

- cresterea motivatiei angajatilor

Factorii motivatiei:

- asteptarea/expectanta – angajatii vad o legatura clara intre efortul lor si performanta rezultata;

- instrumentalitatea – angajatii vad o legatura clara intre nivelul de performanta si recompensa primita;

- valenta – angajatii pretuiesc recompensele primite;

MOTIVATIA = Expectanta x Instrumentalitate x Valenta

Posibile probleme asociate cu platile contingentale:

- utilizarea unui sistem MP de slaba calitate;

- recompensarea pentru un factor , asteptarea este pentru

alt factor;

- recompensele nu sint semnificative;

- orientarea angajatilor mai mult spre recompense, decit pe

ceea ce au de facut;

- managerii nu sint responsabili de modul de aplicare

corecta al MP;

- recompensele pentru executivi sint disproportionate

comparativ cu cele ale celorlalti angajati;

Selectia unui plan contingental

OBIECTIV STRATEGIC DE BUSINESS PLAN DE PLATA CONTINGENTALA

Dezvoltare angajat plata pe baza de acumulare de cunostinte

Serviciu clienti plata pe baza de competenta

participare la cistig

Productivitate: individuala la numar de bucati

comisioane de vinzare

Productivitate: de grup paricipare la cistig

Stimulente (incentive) de grup

Lucrul in echipa comisioane de vinzare pentru echipa

paricipare la cistig

plata pe baza de acumulare de cunostinte

Profit plata pentru executivi

distribuire de actiuni(stock sharing) sau de

profit

Recomandari pentru a face functional sistemul de

recompense:

intai se defineste performanta si apoi se aloca

recompensele;

se acorda doar recompensele disponibile;

asigurati-va ca toti angajatii sint eligibili;

faceti recompensele pe merit (contingentale);

faceti recompensele la timp;

utilizati si recompense nonfinanciare;

Nonfinanciare:

premii, diplome;

mentiuni favorabile in publicatiile companiei (newsletter);

recunostere in privat si informal a jobului bine facut;

recunostere publica, inclusiv lauda, certificate, scrisori de apreciere;

indicatori de stare: un nou job title, promovari, abilitatea de a superviza mai multi oameni, echipamente;

acordarea de zile libere platite, de pauze mai lungi, plecat mai devreme de la serviciu;

un climat de lucru mai competitiv, mai multa responsabilitate, mai multa libertate;

Structura compensatiei

Formular de evaluare a jobului

Pozitie:

Factori compensatie Grad x Pondere(%) = Puncte

Calificari a s m

Experienta b t n

Responsabilitate c u o

Conditii de munca d v p

TOTAL W

Grad 1 - 5

Pondere 0 - 100

Valoare punct 105 Ron W*105 Ron

Sistemul MP si legislatia

Principii legale implicate in litigii: contractul individual de munca; Codul muncii;

neglijenta coroborarii CIM, Regulament Intern si MP;

informatiile defaimatoare despe angajati; informatiile neadevarate;

informatii false despre o performanta buna;

discriminarea neintentionata (impotriva unei clase protejate);

discriminarea ilegala (rasa, orientare sexuala, nationalitate, culoare, sex, grup etnic etc);

Cap.11: MP a echipei

Def: o echipa este formata din 2 sau mai multe persoane

care interactioneaza in mod dinamic si interdependent si

impartasesc valori, obiective sau misiune comune

Citeva conditii necesare pentru echipa, pentru imbunatatirea performantei ei:

obiectivele individuale si ale echipei sa nu fie in competitie;

echipa sa fie alcatuita bine si organizatia sa sustina performanta de echipa;

feedback-ul dat echipei se focuseaza pe procesele aflate doar sub controlul membrilor echipei;

Tipuri de echipe si implicatii in MP

Rutina Non rutina

Complexitatea sarcinii (task)

Dinamica

Statica

Configuratia

membrilor

* Echipe de lucru/ servicii

* Echipe de proiect

* Echipe in retea

Procesul de Management al Performantei

Interviul de

evaluare a

performantei

Fixarea

performatei de

realizat si re-

angajarea

Evaluarea

performantei

Executarea

performantei

Planificarea

performantei Cerinte initiale

ECHIPA

• Cerinte initiale - Cunoasterea misiunii organizatiei

- Cunosterea jobului de efectuat (KSA)

- KSA suplimentare:

- Comunicare

- Luarea deciziei

- Colaborarea

- Lidershipul pentru echipa

- Auto controlul (in fata opozitiei altora)

• Planificarea performantei

• Executarea performantei

Evaluarea performantei

- se masoara rezultate si comportamente

- in plus:

- eficacitatea – masuratori de rezultate: calitate, cantitate,

cost, timp;

- eficienta – masuratori: comunicare, coordonare,

colaborare, luarea deciziei;

- invatarea si cresterea –masuratori : inovatia, invatarea

programata, best practices, imbunatatirea proceselor;

- satisfactia membrilor echipei – masuratori: perceptia

membrilor relativ la contributia muncii in echipa la

dezvoltarea personala;

• Bibliografie, recomandari:

- H.Aguinis – Performance Management

- M.Armstrong – Handbook of Performance Management

- H.Kerzner – Project Management Basics

Multumesc