Managementul Email
4
M a n a g e m e n t ul em a il-uril o r G e st i o n a r e a fl u xu lui d e e m a il - u ri cu care m a j o ri t atea d i n t re n o i tr e b u ie s ă int e rac ț i o n ă mzil n ic, d e vi n e o p r o vocare t o t m a i m ar e . V ol u mul de em a il- u ri nu se d i m i nu ea z ă p en tr u n i m en i. A ce ast ă “ fi a r ă s c ă p at ă d e su b control” nu o p oa t e b ă g a ni m en i î na po i î n cu ș ca sa . Dac ă f a ci part e d in m i ca mi n ori t at e a o a m e n i lor ca re î n mod cu re n t p ot s ă î ș i m e n ț i n ă do a r un ec r a n a l m on i t o rulu i pli n cu e m ail-u r i î n m a r e a ma j o ri t a t e a t i m p u lui ( d e oar e ce vol u m u l d e i n tr ă ri e ste foarte m i c, sa u p e n t ru c ă le p r o ce se zi cu r e n t ș i const an t) sist em ul t ă u este b un a ș a cum este. Dac ăî n m od r eg ulat ai un vol um m ai m ar e de em ai luri ( su t e, m i i) car e za c în i n bo x -ul t ă u, e ș ti î n p ericolul de a de v eni stres a t ș i r e l a ti v ins e nsibil f a ț ă de s i s t emul t ă u d e c omuni c ar e v irtual ă . Datorit ă vo lumul u i ș i vit e ze i cu ca r e m e sa j e l e ap a r, fi e ca r e e m a i l a re t e n d i n ț a s ă d ev i n ă u n de m o n u n i c cuo vi a ț ă pr o p r i e. Î n e sen ț ă email-u l n u e s t e f o a rte de o s eb i t de t ă v i ț a de intr ă ri de pe b irou sau d e c ă s u ț ă v o c al ă – este pur ș i si m pl u o “cutie” p e n tru co l e ctar e a co m u ni c ă ri i ș i a in f o r m a ț iil o r ce i n tr ă si care t r e b u ie s ă fi e e val u a t e , p r o ce sat e ș i o r g a ni za t e co r e sp u n z ă t o r. C o n t r o l a rea e m a il- u lui p r e su p u nea ce ia ș i p rovo ca re p r e cu m gesti on ar e a t ă vi ț e i fi zi ce – ad e se o r i ave m pr ea m ul t e l uc ruri pentr u ca re n u a vem t i m pu l sau en er gi a n ec es ar ă s ăl e p r oc es ă m saus ă l e o r ga niz ă m î n m om en tul î n care ac est e a ap ar. A ș a d ar, e m a il - ul po ate d eve n i o m l a ș ti n ă în ca r e se a d un ă a t ât e l e m en t e ,, î n g r ă m ă d ite”, sa u ,, î n a ș t eptar e ” – pri vi t e , p o a t e ch iar ci t i t e , d a r a su p ra c ă r o ra n u ai luat n i ci o d e cizi e sa u care nu su n t or g a n i za t e e fi c i e n t ( a m d e sc o p e ri t m a i m u l t d e 7 . 0 0 0 d e e m a i l - u ri în i n b ox - u l u n u i cl i e n t ș i a l t e le co n t inu a u s ă a p a r ă ). M ar ea p r ovo car e De o a r e ce e m a il - u l e st e u n s i m p lu reci p i e n t (inb o x), a ce st a t r e b u i e g o lit î n m o d r e g u l a t p e n tru a fi p erf e ct f u n c ț i o n a l. ”G o lir e a ” n u p r e su p u n e r e a li za r e a t u t u r o r a c ț i u n il o r a sociate a ce l o r e m a i l- u ri, ci pr e su p u n e s ăi e i d e ci zi i cu p rivire l a a ce st e a ș i s ă l e o r g a n i ze zi î n m o d co r e spu n z ă t o r. A ceea ș i p r o ce d u r ă e ste va l a bil ă ș i p e n t ru orice a lt r e ci p i e n t d e co l e ct a r e , in d i f e r e n t d a c ăe st e t ă vi ț a d e i n tr ă r i, b ir o u l sa u t e l e f o n ul t ă u . A ce st e a ar tr e b u i s ă fi e st a ț ii d e p ro ce sare ș i n u co ș u ri de st o car e . D e o a r e ce i n f o rma ț i a d intr- u n com p u t e r e st e semni fi ca t iv mai m a re d ecât ce a d i n t r-un d i sp o zi t iv audio sa u di n t r-o t ă vi ț ă , g o lir e a a ce steia p o a t e fi o acti vi t ate d e o se bit d e d e scu r a j a t o a r e . D a r n u ve i ve d ea l u m i n a d e la ca p ă tul t u n e lul u i d ac ă ve i l ă sa calu cr urile s ă se a du n e a co l o. V ei d e p un e m ai p u ț in efort p e n t ru a în ce pe î n fi e ca r e zi (sa u t o t l a d ou ă zil e ) d e l a in b ox ze r o d ec â t s ă p ă st r e zi t o a t e l u cruri l e p ri m i t e ș i a ce st e a s ă se a cu mulezen e o r g a n i za t , i a r a p oi s ă fi i n e vo it d e câ t e o r i i ț i d e sc h i zi e m ail-ul s ă l e r e c i t e ș t i ș i r e a n a li z e z i. P r i n c i p i i d e b a z ă A m v ă zu t su t e d e m e tode u n i ce la ca re o a me n ii au r e cu rs p en tru a - ș i o r g an iza e m a i l - u rile ș i m a j o rit a t e a f u n c ț i o n e a z ă bine – atât a t imp câ t n i mi c n u e ste p i e r d u t, i nv e n t arul n u co n t i n u ă s ă cr e a sc ă , i a r e m a il- ur i le ca r e p re su p u n o a c ț iun e su n t u ș o r vizi b il e . Iat ă câ t evameto d e d e baz ă ca r e f un c ț ionea z ă fr e cvent p en t ru t o at ă lu m e a :
-
Upload
billmarc1978 -
Category
Documents
-
view
215 -
download
0
Transcript of Managementul Email
7/25/2019 Managementul Email
http://slidepdf.com/reader/full/managementul-email 1/4
Managementul email-urilor
Gestionarea fluxului de email-uri cu care majoritatea dintre noi trebuie să interacționăm zilnic, devine o provocare tot mai
mare. Volumul de email-uri nu se diminuează pentru nimeni. Această “fiară scăpată de sub control” nu o poate băga
nimeni înapoi în cușca sa.
Dacă faci parte din mica minoritate a oamenilor care în mod curent pot să își mențină doar un ecran al monitorului plin cu
email-uri în marea majoritate a timpului (deoarece volumul de intrări este foarte mic, sau pentru că le procesezi curent și
constant) sistemul tău este bun așa cum este. Dacă în mod regulat ai un volum mai mare de emailuri (sute, mii) care zac
în inbox-ul tău, ești în pericolul de a deveni stresat și relativ insensibil față de sistemul tău de comunicare virtuală.
Datorită volumului și vitezei cu care mesajele apar, fiecare email are tendința să devină un demon unic cu o viață proprie.
În esență email-ul nu este foarte deosebit de tăvița de intrări de pe birou sau de căsuță vocală – este pur și simplu o
“cutie” pentru colectarea comunicării și a informațiilor ce intră si care trebuie să fie evaluate, procesate și organizate
corespunzător. Controlarea email-ului presupune aceiași provocare precum gestionarea tăviței fizice – adeseori avem
prea multe lucruri pentru care nu avem timpul sau energia necesară să le procesăm sau să le organizăm în momentul în
care acestea apar. Așadar, email-ul poate deveni o mlaștină în care se adună atât elemente ,,îngrămădite”, sau ,,în
așteptare” – privite, poate chiar citite, dar asupra cărora nu ai luat nici o decizie sau care nu sunt organizate eficient (am
descoperit mai mult de 7.000 de email-uri în inbox-ul unui client și altele continuau să apară).
Marea provocare
Deoarece email-ul este un simplu recipient (inbox), acesta trebuie golit în mod regulat pentru a fi perfect funcțional.
”Golirea” nu presupune realizarea tuturor acțiunilor asociate acelor email-uri, ci presupune să iei decizii cu privire la
acestea și să le organizezi în mod corespunzător. Aceeași procedură este valabilă și pentru orice alt recipient de
colectare, indiferent dacă este tăvița de intrări, biroul sau telefonul tău. Acestea ar trebui să fie stații de procesare și nu
coșuri de stocare. Deoarece informația dintr-un computer este semnificativ mai mare decât cea dintr-un dispozitiv audio
sau dintr-o tăviță, golirea acesteia poate fi
o activitate deosebit de descurajatoare. Dar nu vei vedea lumina de la capătul tunelului dacă vei lăsa ca lucrurile să se
adune acolo. Vei depune mai puțin efort pentru a începe în fiecare zi (sau tot la două zile) de la inbox zero decât să
păstrezi toate lucrurile primite și acestea să se acumuleze neorganizat, iar apoi să fii nevoit de câte ori iți deschizi email-ul
să le recitești și reanalizezi.
Principii de bază
Am văzut sute de metode unice la care oamenii au recurs pentru a-și organiza email-urile și majoritatea funcționează bine
– atâta timp cât nimic nu este pierdut, inventarul nu continuă să crească, iar email- urile care presupun o acțiune sunt ușor
vizibile. Iată câteva metode de bază care funcționează frecvent pentru toată lumea:
7/25/2019 Managementul Email
http://slidepdf.com/reader/full/managementul-email 2/4
Utilizează butonul DELETE!Ușurința cu care aruncăm lucruri din recipientul de intrări fizic, nu pare să se transmită și în
domeniul digital – probabil deoarece email-urile nu ocupă atât de mult spațiu fizic și sunt stocate cu ușurință undeva fără a
fi la vedere.Totuși acestea ocupă spațiu în mintea noastră, iar ștergerea celor de care nu avem nevoie în momentul în
care le vedem este crucială pentru a gestiona fluxul acestora. Dacă ai dubii, șterge-le. Dacă lași email-urile să se adune,
trierea acestora este primul lucru pe care trebuie să îl faci. Uneori este mai ușor să cureți emailul apăsând butonul FROM
pentru a le sorta în funcție de sursă – în acest fel poți șterge mai multe deodată.
Arhivează!Folosește un sistem simplu de stocare pentru lucrurile pe care vrei să le păstrezi ca arhivă sau ca material de
referință. Dacă ești una din persoanele “dacă sunt nehotărât, atunci păstrez”, este în regulă, dar nu îți umple Inbox-ul cu
acestea. Concepe foldere de referințe în bara ta de navigare și mută acele email-uri acolo. Este mult mai ușor să le
urmărești acolo, într-un folder pe care îl poți denumi, decât printre 500-1000 de email-uri din inbox. Iar funcția de căutare
va putea să găsească cu ușurință orice, cu ajutorul unui singur cuvânt cheie. Evită să folosești foldere ascunse pe care
trebuie să le deschizi pentru a accesa o informație. O simplă sortare în ordine alfabetică, după temă sau persoană – este
de obicei suficient și ușor de accesat. Triază-le atunci când ai o fereastră de timp în care nu poți face altceva mai bun.
Rezolvă email-urile care durează sub 2 minute!Regula de 2 minute este crucială pentru organizarea email-urilor. Orice
email de care te poți ocupa în mai puțin de două minute, dacă te vei ocupa vreodată de acesta, ar trebui rezolvat în
momentul în care îl vezi. Îți va lua mai mult timp să îl citești, să îl închizi, să îl deschizi și să îl recitești decât să îl rezolvi
exact atunci când l-ai văzut. Într-un mediu complex de comunicare, ca cel al email-urilor, nu ar fi ceva neobișnuit să ai tot
la al treilea email unul care îți va lua mai puțin de două minute pentru a-l finaliza.
Organizează email-urile ce presupun o acțiune și un follow-up!Dacă ai șters, îndosariat și acționat asupra email-
urilor ce nu îți iau mai mult de 2 minute, atunci vei rămâne numai cu două categorii (1) acelea care necesită mai mult dedouă minute pentru a fi rezolvate și (2) acelea care necesită un răspuns pe care trebuie să-l aștepți de la ceilalți. Un mod
ușor de a deține controlul acestora este acela de a crea încă două foldere în bara de navigare – Acțiuni și În Așteptare iar
apoi să le arhivezi corespunzător. Acestea ar trebui să fie remarcate cu ușurință față de celelalte foldere pentru referințe
necesitând astfel să fie poziționate la începutul listei tale de foldere, acest lucru se poate realiza prin denumirea acestora
cu anumite prefixe precum simbolul @ sau printr-o cratimă (orice îți va poziționa folderul la începutul listei).
Dacă ai șters, arhivat, finalizat sau ai sortat email-urile în foldere pentru Acțiuni, vei rămâne cu inbox zero. Cel puțin acum
va fi mult mai ușor să analizezi și să evaluezi un inventar complet al muncii tale și vei observa că este mult mai ușor să te
concentrezi asupra email-urilor sau asupra altor lucruri.
Provocarea permanentă
Trebuie să revizuie ti email-urile ac ionabile în mod regulat. Odată ce vei ajunge la “inbox zero”, te vei sim iș ț ț
fantastic. Dar nu o i să ignori gruul de email-uri !c ionabile e care le-ai organizat. "roblema legată de folosireaț ț
7/25/2019 Managementul Email
http://slidepdf.com/reader/full/managementul-email 3/4
comuterelor ca i instrumente entru remindere este sindromul# “ce nu văd, nu există”. Dacă nu le revizuie tiș ș
regulat, ele vor încee să se adune în mintea ta, cre$nd i mai multă evitare i sentimente negative. Oamenii î iș ș ș
lasă email-urile în %nbox din acela i motiv entru care î i lasă lucruri în irate e birou g$ndindu-se# ,,Dacă îl văd nuș ș ș
am cum să îl ierd sau să uit de el”. &ineîn eles că aarent acest obiceiț de a vizualiza este sabotat de către volumul
i ambiguitatea informa iei legate de acel reminder. ! creat confuzie în loc de claritate. 'ste mult mai u or să î iș ț ș ț
evaluezi volumul muncii rin email-uri ac ionabile organizate într-un singur loc. Dar este necesar să dob$nde tiț ș
bunul obicei de a le verifica în mod regulat entru a te sim i O( în legătură cu ceea ce nu faci cu ele în acelț
moment.
Toate acestea au nevoie de tim i energie mentală. )ă retinzi că o i să ii email-urile sub control fărăș ț ț a le dedica
resursele ersonale necesare va duce la frustrare i stres. !ceste ractici te ajută să faci rocesul c$t de eficientș
osibil, dar libertatea ce vine din ob inerea controlului asura email-urilor încă nu este disonibilă. Duă cumț
oamenii au învă at să accete timul etrecut în a face naveta ca re lătit entru a trăi i a munci acolo undeț ț ș
doresc, trebuie să înve e să î i aloce tim i energie entru a se ocua de email-uri în via a lor rofesională, dar iț ș ș ț ș
cea ersonală .
Abordări personalizate
Duă cum rogramele soft*are entru organizarea ersonală au evoluat, at$t în ceea ce rive te des+to-ulș
standard recum i multitudinea de mici alica ii ce ot fi descărcte, osibilită ile legate de modul în care să î iș ț ț ț
organizezi email-ul sunt nenumărate. 'mail-urile ot fi codate, colorate i automat îndosariate. !cestea ot fi sortateș
în func ie de imortan a exeditorilor. "ot fi lanificate entru a fi recitite mai t$rziu. "ot fi modificate i transformateț ț ș
în tas+-uri i func ii entru organizarea sarcinilor în alte ăr i ale soft*are-ului.ș ț ț
Dacă vei seta i te vei obi nui cu un sistem bazat e un singur folder entru email-urile ac ionabile, este osibil să îș ș ț ț
fie folositoare c$teva subcategorii secializate. “De cititDe revizuit” oate fi numele unui folder entrul tiul % de
email-uri /de i varianta rintată a celor mai lungi este mult mai u or de citit0. “De tiărit” oate fi o denumire deș ș
folder folositoare dacă nu te afli în mod regulat l$ngă o imrimantă. 1nele ersoane consideră că este foarte
folositor să î i ia la disozi ie o erioadă de tim entru a edita subiectele la email- urile stocate tocmai entru a tiș ț ș
mai t$rziu ce ti de ac iune imlică.ț
Cele mai bune practici
Dar indiferent de maniera în care le abordezi sau c$t de cool i unice sunt caracteristicile sau trucurile e care leș
exlorezi sau e care c2iar le-ai integrat ca func ii interne ale sistemului tău, tot trebuie urmate rinciiile de bazăț
ale unei bune organizări a fluxului muncii entru a romova controlul relaxat al ,,fiarei”#
Păstrează Email-urile Ac ionabile i cele Neac ionabile în locuri diferiteț ș ț . 'ste mult rea comlex i stresant entruș
creierul tău să le re-sorteze de fiecare dată c$nd se uită la ele. "entru aceasta un sistem func ionează mult mai bineț
dec$t mintea ta. 'mail-uri aranjate în foldere cu materiale de referin ă, dar care sunt de fat ac ionabile rovoacăț ț
7/25/2019 Managementul Email
http://slidepdf.com/reader/full/managementul-email 4/4
anxietate3 email-urile ce se află în inbox, dar care ot fi considerate materiale de referin ă, î i vor distrageț ț
concentrarea. Deoarece majoritatea oamenilor nu au un sistem secializat care să le reamintească ac iunile ceț
trebuie efectuate, ei încearcă să facă din folderele de referin ă un astfel de sistem i bineîn eles acesta nuț ș ț
func ionează niciodată în realitate. Dacă email-ț
urile ac ionabile i referin ele sunt searate, aceasta oferă o libertate i o u urin ă mai mare de a stoca materiale deț ș ț ș ș ț
referin ă oric$nd i oric$te dorim. "ur i simlu se vor transforma într-o “bibliotecă”.ț ș ș
Păstrează sistemul curat. 4ezidurile ar să se înmul ească singure, dar niciodată nu se autodistrug. terge entruț Ș
înceut tot ceea ce se oate, iar aoi triază în mod regulat folderele cu materiale de referin ă, informa iile stocateț ț
ot să nu mai fie de actualitate sau să nu mai ai nevoie de ele.
Revizuie te email-urileș . 5a fel ca orice sistem reminder entru ac iuni, dacă nu revizuie ti i nu reevalueziț ș ș
reminderele ac iunilor e care ai utea să le realizezi, mintea ta va lua înaoi vec2iul obicei3 iar ea nu o realizeazăț
foarte bine. !oi vei evita să te mai ui i în sistemul tău i nici nu vei avea încredere în ceea ce faci datorităț ș
acordurilor ascunse e care le ai cu tine însu i i e care ai neglijat să le renegociezi.ț ș
Fii rapid în utilizarea tastaturii. !m fi neglijen i dacă nu i-am aminti de una dintre cele mai imortante comonenteț ț
în organizarea email-ului 6 c$t de reede tastezi i c$t de eficient e ti în folosirea comenzilor raide. 7u doar căș ș
ritmul lent de tastare este ineficient, dar acesta va crea i o rezisten ă în abordarea email-urilor ce va comromiteș ț
toate inten iile bune e care le ai entru a le controla. Dacă nu reu e ti să scrii cel u in 89 de cuvinte e minut, o iț ș ș ț ț
să ajungi acolo rin utilizarea unei alica ii entru a învă a să tastezi i abia aoi vei observa diferen a.ț ț ș ț
: i recomandăm să folose ti cea mai simlă abordare e care o o i stă$ni, folosindu-te de cele mai bune ractici,ț ș ț
în mod secial dacă e ti la înceutul demersului tău de a de ine controlul asura acestei zone. Dacă e ti relativ maiș ț ș
sofisticat în organizarea email-urilor, iar abordarea unor roceduri mai comlexe i-a u urat munca, aceasta esteț ș
minunat. Totu i rovocarea este să men ii totul la curent, comlet i constant 6 fără să te folose ti de mai mult timș ț ș ș
i efort, dacă reu e ti să faci asta, vei sim i că a meritat toată imlicarea ta. "rocesul tău trebuie să fie foarte simluș ș ș ț
i aroae automat în a a fel înc$t să îl urmezi c2iar i atunci c$nd nu ai disozi ia necesară să o faci.ș ș ș ț
'mail-urile, ca orice alt instrument imortant, ot fi o binecuv$ntare sau un blestem. %ar dacă email-ul este arte a
job-ului tău, va trebui să investe ti tot ce trebuie entru a utea să îl folose ti eficient i în elet. 'ste un mareș ș ș ț
amlificator al roductivită ii, dar c$nd î i scaă de sub control devine un uternic 2azard ocua ional.ț ț ț
