CAP. IV. DOCUMENTAREA

4.1. Conţinutul, importanţa şi rolul documentelor justificative

Documentarea - reprezintă procedeul comun şi altor discipline economice, care presupune ca la baza oricarei operaţii economico-financiare să existe un act scris, corect întocmit care să justifice înregistrarea în contabilitate.

În activitatea practică unităţile patrimoniale utilizează o serie de informaţii care constituie în fapt suportul deciziilor organelor competente.

Pentru ca o informaţie să poată fi evidenţiată în contabilitate, este necesar ca aceasta să fie înscrisă într-un document justificativ şi numai după înregistrarea operaţiunii cu ajutorul conturilor va produce modificări asupra patrimoniului.

Informaţie

Documente

justificative

Înregistrarea în

contabilitate

Modificare patrimoniu

Documentele se întocmesc atît pentru operaţiile care produc modificări ale mijloacelor şi surselor economice, cît şi pentru a dovedi existenţa bunurilor, a drepturilor şi obligaţiilor. Aceasta înseamnă că documentele trebuie întocmite pentru toate operaţiile care produc modificări asupra patrimoniului.

Pentru reflectarea clară, reală şi precisă a operaţiilor economice în contabilitate, este necesar ca acestea să prezinte unele caracteristici care să ateste efectuarea lor, lucru posibil de realizat doar în condiţiile existenţei unor documente justificative.

Avînd în vedere că operaţiile economice, precum şi cele care au loc în cadrul unei unităţi patrimoniale sunt complexe, este necesar ca un document să conţină o serie de informaţii obligatorii, indiferent de utilizatorul acestora.

Documentele justificative reprezintă stadiul (faza) iniţială de oglindire a operaţiilor economico-financiare în contabilitate.

Tocmai de aceea, documentele care consemnează operaţiile, procesele şi activităţile economice în momentul şi la locul producerii lor se numesc : documente primare.

Împortanţa documentării ca procedeu al metodei contabilităţii rezultă în primul rînd din avantajele pe care aceasta le generează, şi anume :

- evidenţiază întreaga activitate economică a unităţilor patrimoniale;

- constituie sursa de date fără de care luarea unor decizii nu ar fi posibilă ;

- servesc pentru verificarea gestiunilor şi realizarea unui control asupra modului de gestionare a patrimoniului ;

- servesc ca probă în justiţie, dovedind respectarea sau nerespectarea legalităţii ;

4.2. Structura documentelor justificative

Pentru reflectarea unei operaţii economico-financiare în contabilitate, aceasta trebuie consemnată într-un act scris numit document justificativ.

În vederea reflectării celor mai importante aspecte ale operaţiilor consemnate, orice document va trebui să cupirndă o serie de elemente comune, cum sunt :

- denumirea documentului (titlul) ex. factură, chitanţă, ord.plată,etc ;

- antetul unităţii emitente - denumirea unităţii în numele căreia s-a întocmit documentul, adresa şi alte date de identificare ;

- numărul şi data emiterii documentului ; - explicaţia operaţiei, adică prezentarea succintă şi valoarea

operaţiei consemnate ; - semnatura persoanei care a întocmit documentul ; - ştampila unităţii emitente ; - semnătura conducătorului unităţii.

Documentele justificative pot cuprinde pe lînga elementele comune enunţate, şi alte elemente specifice cum sunt :

- denumirea şi alte date de identificare a beneficiarului (CF,Reg.com,etc) ;

- date de identificare a delegatului (nume şi prenume, BI seria,nr, mijloc de transport-nr, data şi ora expedierii mărfii) ;

- semnătura de primire,etc..

Diversitatea şi complexitatea operaţiilor economico-financiare consemnate cu ajutorul documentelor justificative, face necesară urmărirea acestora în mod curent, eviţându-se degradarea şi asigurîndu-se păstrarea în condiţii corespunzatoare.

Structura unui document justificativ trebuie respectată strict, cei care le întocmesc fiind obligaţi să completeze toate rubricile documentului.

4.3. Clasificarea documentelor justificative

Avînd în vedere complexitatea domeniilor în care se utilizează documentele justificative precum şi diversitatea operaţiilor consemnate cu ajutorul acestora, este necesara clasificarea lor în funcţie de mai multe criterii :

a) După natura operaţiilor economico-financiare pe care le consemnează :

- documente privind constituirea firmei (actul constitutiv, statutul, codul fiscal, etc) ;

- documente privind activele imobilizate (factura,bon mişcare,etc) ;

- documente privind stocurile şi producţia în curs de execuţie (ex. : fişa de magazie, bon consum, etc.) ;

- documente privind decontarea cu terţii- adică furnizorii,clientii ,etc. (ex. : factura, statul salarii);

- documente privind operaţiile de trezorerie ( ex. : chitanţă, registru casa, extras cont, foaie vărsămînt);

- documente privind cheltuielile, veniturile şi rezultatele financiare (factura, chitanţa, declaraţie de impozite şi taxe, situaţie de lucrări).

b) După conţinutul şi funcţiile pe care le îndeplinesc :

- documente de dispoziţie - cuprind ordinul de efectuare a unei operaţii fără să se facă dovada executării efective a acesteia (comanda, dispoziţie de livrare,etc) ;

- documente de execuţie - cuprind informaţii privind executarea efectivă a unor operaţii economico-financiare ( bon de vînzare, bon de consum, etc) ;

- documentele contabile evidenţiază operaţiile care influenţează nivelul patrimoniului ( nota de contabilitate, fişe de cont,etc) ;

- documente de sinteză şi raportare contabilă sau situaţii financiare (bilanţul, contul de profit şi pierderi, anexa la bilanţ, raport de gestiune, notele la conturile anuale) ;

- documente mixte - îmbină trăsăturile şi caracteristicile celorlalte documente .

c) După circuitul realizat :

- documente interne - circulă numai între compartimentele funcţionale ale firmei ( notă transfer - restituire, bon consum, stat salarii) ;

- documente externe - circulă în afara unitaţii patrimoniale, justificînd operaţii derulate cu terţii ( factură, ordin plată) ;

d) după gradul de agregare(sinteză) a operaţiilor pe care le consemnează :

- documente primare - consemnează operaţii de acelaşi fel, înregistrate pentru prima data în cadrul evidenţei economice ( ex. notă de recepţie, chitanţă, etc) ;

- documente centralizatoare - grupează operaţii de acelaşi fel, culese din mai multe documente primare (ex. registru casa, jurnal de vînzări, jurnalul de cumpărări, raport de gestiune) .

e) Dupa regimul de tipărire şi folosire :

- documente cu regim special - au un regim strict determinat, în ceea ce priveşte tipărirea circulaţia, completarea şi păstrarea. Aceste documente se folosesc pentru operaţiuni ce afectează patrimoniul (ex.factura , cecul, chitanţa, foaia de vărsămînt, notă plată, monetarul, etc) .

Evidenţa acestor documente se ţine cu ajutorul “Fişei de magazie a documentelor cu regim special”. În cadrul acestei fişe se înregistrează fiecare document la intrarea, respectiv ieşirea din gestiune, fiind necesară justificarea filă cu filă, (formular cu formular), atît cele folosite, cît şi cele anulate sau nefolosite. Înainte de a fi date în folosinţă, documentele cu regim special sunt inseriate, numerotate şi parafate.

- documente fără regim special - se utilizează potrivit normelor generale privind întocmirea şi circulaţia documentelor, nefiind necesară justificarea acestora, formular cu formular.

4.4. Întocmirea, circulaţia şi verificarea documentelor justificative

Documentele justificative se întocmesc în conformitate cu normele în vigoare cu referire la formularele şi documentele comune privind activitatea economico-financiara, elaborate de Ministerul Finanţelor. Aceste norme prevăd obligativitatea întocmirii unui anumit număr de exemplare pentru fiecare document, modul de completare, circuitul, verificarea şi păstrarea acestora.

În ceea ce priveşte întocmirea documentelor , acestea se completează obligatoriu cu cerneală, pix cu pastă, la maşina de scis sau la imprimantă (calculator). Nu este admisă completarea unui document justificativ cu creionul.

Întocmirea unui document justificativ trebuie să se facă în mod citeţ, clar, succint şi corect, fără ştersături sau corecturi, completîndu-se toate rubricile documentului. Nu este admisă corectarea documentelor justificative folosind pasta corectoare.

Pentru întocmirea corectă a documentelor justificative, conducătorul compartimentului financiar contabil este obligat să întocmească lista documentelor utilizate pentru fiecare operaţie sau activitate economico-financiară, precum şi un grafic privind circulaţia documentelor între

compartimentele funcţionale ale unităţii patrimoniale şi in afara acesteia. Circulaţia documentelor trebuie astfel organizată încît să permită

înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor consemnate în timp optim. Fiecare document trebuie întocmit în aşa fel încît să poată fi uşor identificat atunci cînd necesităţile o impun.

Conducătorii compartimentelor funcţionale trebuie să cunoască care sunt documentele ce trebuie întocmite de fiecare comopartiment, care este termenul de completare, de unde provin şi cui se adresează.

Documentele justificative trebuie să circule într-o anumită ordine, fără reţineri inutile în cadrul unor compartimente sau servicii, în vederea asigurării unei circulaţii operative , cu scopul de a oferi informaţii utile în timp optim.

Cu ocazia organizării circuitului documentelor, se impun a fi respecte următoarele reguli :

- circulaţia documentelor să se facă pe caile cele mai scurte, eviţiindu-se acele compartimente sau servicii care nu sunt implicate direct în crearea fluxului informaţional, util procesului decizional ;

- rezolvarea documentelor să se facă complet şi la termenul specificat în graficul privind circulaţia acestora.

Înainte de a fi înregistrate în contabilitate, documentele justificative sunt supuse verificării, urmărindu-se în mod deosebit : erorile, acţiunile ilegale sau incorecte, asigurîndu-se astfel exactitatea şi realitatea datelor consemnate.

Verificarea oricărui document justificativ trebuie să se facă sub trei aspecte :

a) Verificarea formei. Constă în controlul asupra folosirii corespunzătoare a documentului pentru operaţia consemnată. Se verifică cu această ocazie :

- dacă au fost completate toate rubricile documentului;- dacă documentul este autentic;- dacă este completat corect ;- dacă conţine vizibil semnătura persoanei care l-a întocmit,- dacă este vizibilă ştampila şi semnătura conducerii unităţii.

b) Verificarea cifrică. Urmăreşte exactitatea şi corectitudinea calculelor aritmetice, efectuate în cadrul fiecărui document. Se realizează prin refacerea tuturor calculelor la nivelul compartimentului de contabilitate.

c) Verificarea de fond. Urmăreşte depistarea acelor operaţiuni consemnate în documente, care s-au făcut prin nerespectarea reglementărilor legale în vigoare. Cu ocazia acestei verificări se constată dacă operaţiunea este legală, reală, necesară şi oportună.

4.5. Tipizarea şi corectarea documentelor justificative

4.5.1. Tipizarea documentelor

Diversitatea domeniilor în care îşi găsesc utilitatea documentele utilizate în activitatea economico-financiara a impus crearea unor modele individuale pe categorii de operaţii specifice sectoarelor de activitate sau ramurilor economiei naţionale.

Tipizarea are în vedere : mărimea ; forma ; destinaţia ; circuitul ; şi păstrarea fiecărui document justificativ.

Prin tipizarea documentelor se crează o serie de avantaje între care:

- se asigură un sistem unitar de evidenţă, creându-se premizele prelucrării operative a datelor ;

- permite crearea unor documente unice care să poată fi utilizate în acelaşi timp atît de contabilitate, cît şi de alte discipline sau alţi utilizatori de informaţii ;

- contribuie la reducerea cheltuielilor de imprimare ; - uşurează munca de completare ;

Din punct de vedere al utilizatorului de informaţii contabile, formularele tipizate se împart în două categorii :

- Formulare comune privind activitatea financiar-contabilă - emise de Min. Finanţelor

- Formulare specifice pe sectoare ale economiei elaborate de ministere, departamente, direcţii etc.

Modelele registrelor şi formularele comune privind activitatea financiar - contabilă sunt prevazute în “Nomenclatorul formularelor tipizate privind activitatea financiar contabilă”.

Prin modul în care sunt concepute, documentele tipizate crează premizele obţinerii unor informaţii utile în timp optim, cu maximum de operativitate, conducînd la reducerea perioadei afectată completării.

4.5.2 Corectarea documentelor

Erorile constatate cu ocazia verificării documentelor trebuie corectate astfel:

a) Pentru situaţiile în care greşelile nu implică operaţii băneşti (cedare sau primire de bani):Se taie cu o linie orizontală textul sau cifra eronată, astfel încît să se poată citi ce a fost scris înainte, iar deasupra se scrie textul sau cifra corectă. Corectarea se face în toate exemplarele, astfel încît să nu existe posibilitatea direcţionării unor exemplare cu anumite valori într-o direcţie, şi cu alte valori în altă direcţie.

Corectarea se confirmă prin semnatura persoanei care a întocmit documentul, iar în unele cazuri este necesară şi semnătura şefului ierarhic superior, al persoanei care a întocmit documentul. -Sunt situaţii cînd corectarea documentului trebuie confirmată prin ştampila unităţii, respectiv semnătura conducătorului acesteia. De fiecare dată alături de suma scrisă corect se trece şi data la care s-a făcut corectarea.

b) În situaţile în care documentele justificative consemnează operaţiuni băneşti(de casă sau bancă).

-Se anulează documentul în cauză, se păstrează în cadrul cotoarelor, urmînd a se întocmi un alt document corect.

4.6. Clasarea, păstrarea şi arhivarea documentelor justificative

Completarea corespunzătoare a actelor contabile, confirmată prin acceptarea acestora ca documente justificative, produc modificări asupra patrimoniului. Aceasta ne conduce la concluzia că utilizarea lor în cadrul perioadei de gestiune s-a finalizat, urmînd ca acestea să fie clasate şi apoi păstrate in locuri sigure, care să le asigure securitatea şi descoperirea cu uşurinţă, la nevoie.

În cadrul acestui proces complex , prima operaţie necesară este clasarea documentelor.

Prin clasare se înţelege aranjarea documentelor într-o ordine strictă, care să asigure o bună păstrare şi care să facă posibilă descoperirea cu uşurinţă, atunci cînd informaţiile şi datele cuprinse în cadrul acestora devin necesare unităţii.

Clasarea presupune, gruparea documentelor în funcţie de anumite criterii, pe baza cărora să se creeze o anumită ordine în ceea ce priveşte intrarea, ieşirea şi păstrarea acestora în cadrul unităţii patrimoniale.

În vederea clasării, documentele se îndosariază într-o anumită ordine, consemnîndu-se într-o listă (nomenclator), la începutul fiecarui dosar. Nomenclatorul va cuprinde numărul de ordine(nr. paginii) al fiecărui document în cadrul dosarului.

În funcţie de momentul clasării şi de durata pentru care se realizează, aceasta poate fi :

- Clasare provizorie - are în vedere documentele rezolvate în cadrul sectoarelor, birourilor, compartimentelor şi serviciilor funcţionale, realizate în timpul anului. Se face la nivelul acestor compartimente.

- Clasare definitivă - se face în cadrul arhivei generale, după ce documentele au fost complet şi definitiv rezolvate în cadrul compartimentelor funcţionale.

Clasarea definitivă se face după încheierea exerciţiului financiar. Documentele predate arhivei generale se vor înscrie în “Registrul de intrare-ieşire al arhivei”

Gruparea documentelor în cadrul arhivei generale poate fi realizată după următoarele criterii :

a) După conţinutul şi natura operaţiilor consemnate :- documente privind aprovizionarea ( notă de receptie, proces verbal

de predare - primire) ;- documente privind vînzarea (factura, contractul de vînzare -

cumparare ) ;- documente privind producţia ( raportul de producţie, fişa

tehnologică, etc.) ;- documente privind încasările şi plăţile ( chitanţa, ordinul de plată) ;

b) După denumirea(titlul) documentelor (criteriu nominal) :- facturi;- note de recepţie;- bonuri de consum:

- chitante, etc..

c) Criteriul corespondenţilor :- are în vedere gruparea documentelor pe dosare, deschise pe fiecare

unitate economică, cu care se întreţin relaţii comerciale.

d) Criteriul geografic :- presupune gruparea documentelor pe ţări, judeţe, localităţi, iar în

cadrul acestora pe unitaţi patrimoniale (societăţi comerciale, regii autonome.etc).

Păstrarea documentelor trebuie să asigure integritatea lor deplină, deoarece servesc pentru controlul operaţiilor economice efectuate, a exactităţii acestora şi pentru informare conducerii şi a terţilor privind activitatea desfăşurată.

În cadrul arhivei unităţii se păstrează toate documentele, atît cele originale cît şi copiile acestora.

Documentele de casă, documentele contabile precum şi alte documente care produc modificări asupra patrimoniului, trebuie păstrate în case de fier sau în dulapuri metalice, sub controlul direct al contabilului şef.

După expirarea exerciţiului financiar(anului), documentele păstrate în cadrul compartimentelor funcţionale, se predau arhivei generale pentru a fi păstrate o perioadă mai îndelungată, şi anume :

- registrele de contabilitate, documentele justificative precum şi orice document care implică răspunderea patrimonială a unităţii, se păstrează o perioadă de cel puţin 10 ani de la închiderea exerciţiului la care se referă.

- bilanţul contabil şi statele de salarii se păstreaza o perioadă de 50 de ani.

Ieşirea (scoaterea) din arhivă a documentelor pentru consultarea temporară, se face doar cu acordul conducătorului unităţii, operaţiunea fiind consemnată în “Registrul de intrare - ieşire al arhivei “.

4.7. Reconstituirea documentelor justificative

În activitatea agenţilor economici pot apărea situaţii în care, din diverse motive, să se constate dispariţia unor documente, motiv pentru care este necesară reconstituirea acestora.

Reconstituirea documentelor justificative se face în cazul pierderii, distrugerii sau sustragerii, în termen de 30 zile de la data constatării, în baza unui dosar de reconstituire, întocmit pentru fiecare caz în parte.

Un asemenea dosar cuprinde :

- Sesizarea scrisă în termen de 24 ore de la constatare, din partea persoanei care gestiona documentul sau care a constatat dispariţia acestuia,în care se vor arăta împrejurarile în care s-a constatat pierderea, sustragerea sau distrugerea documentului ;

- Sesizarea scrisă organelor de urmărire penală, atunci cînd sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infracţiune ( rea intenţie ) ;

- Procesul verbal de constatare a pierderii, distrugerii sau sustragerii, în termen de 3 zile de la depunerea sesizării ;

- Declaraţia scrisă a responsabilului cu păstrarea documentului, din care să rezulte împrejurările în care acesta consideră că a avut loc dispariţia documentului ;

- Dispoziţia scrisă a conducătorului unităţii patrimoniale, prin care se dispune reconstituirea documentului ;

- Documentul reconstituit, în copie.Atunci cînd documentul care trebuie reconstituit provine de la o altă

unitate, reconstituirea se va face de către aceasta, la cererea scrisă a unităţii care a descoperit dispariţia documentului.

Documentul reconstituit va purta vizibil mentiunea “RECONSTITUIT”, mentionîndu-se şi data reconstituirii.

Vinovaţii de dispariţia documentelor răspund pentru faptele lor, administrativ sau penal, în funcţie de situaţie.