Groove 2007

Obiective: Prezentarea generală a programului Microsoft Groove 2007. Lucrul cu Groove 2007. Crearea unui cont Groove şi a unui spaţiu de lucru partajat cu alţi utilizatori.

Resurse: PC, MS Groove 2007, fişierele pachet_informatii.ppt, inovare.ppt Durata: 60 minute

Prezentare generală Microsoft Office Groove 2007 este un program software de colaborare, care ajută echipele să lucreze împreună dinamic și eficient, de la colaborarea simplă la documente, până la soluţii particularizate şi chiar dacă membrii echipei lucrează în organizații diferite, la distanță sau offline. Câteva din caracteristicile importante ale acestui program sunt:

1. Groove 2007 plasează persoanele, instrumentele şi datele într-un singur loc – spaţiul de lucru – accesibil pentru toţi membrii echipei, direct din computerele lor.

2. Groove permite crearea de spaţii de lucru, cu instrumente necesare efectuării activităţilor, cum ar fi instrumentele de bază Fişiere (cu care se pot actualiza sarcini, ştiri, înregistrări din formulare), Discuţie, Calendar, sau alte instrumente particularizate.

3. Utilizatorul poate lucra chiar dacă este sau nu conectat la Internet şi poate invita colegii, sau partenerii, sau chiar clienţii să i se alăture, simplificând lucrul în echipă.

Enunţul temei Să se creeze un nou cont Groove, care să conţină un spaţiu de lucru numit Dezvoltare, care să fie partajat cu alţi utilizatori. Mod de lucru

1. Pentru a porni aplicaţia, se dă clic pe Start Programs Microsoft Office Microsoft Office Groove 2007.

2. Dacă se porneşte aplicaţia pentru prima dată, se va deschide mai întâi Expertul de configurare cont (figura 1).

3. La primul pas, se bifează opţiunea Creare cont Groove nou (figura 1), apoi se face clic pe butonul Următorul.

4. La pasul următor, se alege opţiunea Nu am un Cod configurare cont Groove (figura 2), apoi se face clic pe butonul Următorul.

Groove

64

Figura 1

Figura 2

5. La pasul trei, se completează informaţiile contului (numele, adresa de poştă

electronică, parola), ca în figura 3. De asemenea, se bifează opţiunea Memorare parolă şi Activare reiniţializare parolă, pentru a putea modifica parola ulterior, dacă este cazul.

Groove

65

Figura 3

6. După ce se face clic pe butonul Următorul, apare fereastra Creare cont, ca

în figura 4.

Figura 4

7. La ultimul pas, se listează contul în directorul public Groove, unde se pot

adăuga informaţiile de contact sau numai numele contului (figura 5).

Figura 5

Groove

66

8. După ce se acţionează butonul Terminare, va apărea Bara de lansare pentru contul creat (figura 6).

Figura 6

9. Pentru a modifica identitatea contului sau alte opţiuni referitoare la setările

contului, a aplicaţiei sau la securitate, se alege meniul Opţiuni din Bara de lansare (figura 7) şi apoi Preferinţe (figura 8).

Figura 7

Groove

67

Figura 8

10. Pentru a crea un nou spaţiu de lucru, se alege din Bara de lansare

panelul Spaţii de lucru Spaţiu de lucru nou (figura 6). În fereastra de dialog care apare, se completează numele spaţiului de lucru (Dezvoltare) şi se alege tipul de spaţiu de lucru Standard, care creează spaţiul de lucru cu doar două instrumente (Fişiere şi Discuţii) – figura 9. Rezultatul este cel din figura 10. Fereastra de dialog a spaţiului de lucru conţine zona instrumentelor (din dreapta), iar în stânga zona membrilor spaţiului de lucru (în acest moment, utilizatorul Ciprian Ionescu nu este conectat cu alt membru al spaţiului de lucru) şi, de asemenea, zona de conversaţii şi de activităţi comune.

11. Mai multe instrumente (spaţiul de lucru conţine, deocamdată, doar

instrumentele Fişiere şi Dialog) se pot adăuga făcând clic pe butonul situat în partea dreaptă jos a zonei instrumentelor (figura 11), sau, din meniul Fişier, se alege opţiunea Nou Instrument (figura 12). Alegând una din aceste variante, se adaugă instrumentul Calendar (figura 13). Folosind acest instrument, se pot asocia sarcini, alegând ziua şi ora (acţionând butonul Afişare panou zi), apoi făcând clic pe Rezervare nouă.

Groove

68

Figura 9

Figura 10

Figura 11

Groove

69

Figura 12

Figura 13

12. Pentru a adăuga o persoană de contact în lista persoanelor de contact, în

Bara de lansare, la panelul Persoane de contact, se face clic pe Adăugare persoane de contact (figura 14).

Groove

70

Figura 14

13. Apare fereastra de dialog Găsire utilizator în care se acţionează butonul

Găsire. Dacă se găsesc persoane de contact, se va afişa o listă a lor (figura 15).

Figura 15

14. Se face clic pe numele persoanei care se doreşte a fi adăugată, după care se

acţionează butonul Adăugare (figura 15).

Figura 16

Groove

71

15. În Bara de lansare, la panelul Persoane de contact, persoana respectivă

va apărea la Online (dacă este conectată) sau Offline (în caz contrar). Se face clic dreapta pe numele persoanei, iar din meniu se alege opţiunea Invitaţie la spaţiul de lucru (figura 16). Din fereastra de dialog care apare - Selectare spaţiu de lucru – se alege Dezvoltare şi se face clic pe butonul OK (figura 17).

Figura 17

16. În fereastra care apare (Trimitere invitaţie), se va alege rolul persoanei

invitate (Manager, Participant sau Invitat), mesajul care se transmite o dată cu invitaţia, se bifează Se solicită confirmarea acceptării şi se acţionează butonul Invitare (figura 18). Groove afişează mesajul din figura 19, pentru a confirma trimiterea invitaţiei.

Figura 18

Groove

72

Figura 19

17. Persoana care a fost invitată la spaţiul de lucru dezvoltare, va primi un mesaj,

ca cel din figura 20.

Figura 20

18. Dacă acea persoană acceptă invitaţia, Groove va afişa mesajul din figura 21.

Figura 21

19. Utilizatorul Ciprian Ionescu primeşte apoi un mesaj de confirmare a acceptării (figura 22).

Figura 22

20. Dacă acesta confirmă acceptarea, acea persoană va fi adăugată la lista

membrilor spaţiului de lucru (figura 23).

Groove

73

21. O dată adăugată persoana (Andreea Popa) în lista membrilor spaţiului de lucru, i se poate trimite un mesaj, făcând clic dreapta, în zona Membri spaţiu de lucru, pe numele persoanei şi alegând din meniul care apare, opţiunea Trimitere mesaj sau doar tastând Enter pe numele persoanei (figura 23).

22. Se deschide fereastra Trimitere mesaj (figura 24), unde se completează expeditorul şi conţinutul mesajului, existând şi posibilitatea trimiterii unui fişier (folosind butonul Fişier).

Figura 23

Figura 24

23. Pentru a revedea mesajele, se face dublu clic pe butonul aflat pe bara de

stare a ferestrei Bară de lansare (figura 25). Se pot vizualiza mesajele primite, sau mesajele trimise, sau toate mesajele (figura 26).

Groove

74

Figura 25

Figura 26

24. În spaţiul de lucru Dezvoltare, folosind instrumentul de bază Fişiere, se

creează un nou folder numit cercetare-dezvoltare, folosind butonul Creare folder nou de pe bara de instrumente corespunzătoare panelului Fişiere (figura 27).

Figura 27

25. În continuare se adaugă cele două fişiere sursă: pachet_informatii.ppt şi inovare.ppt, făcând clic pe butonul Adăugare fişiere de pe bara de instrumente (figura 28).

Istoric mesaje

Groove

75

Figura 28

26. În spaţiul de lucru al persoanei Ciprian Ionescu, cele două fişiere apar ca fiind

citite. Ele se pot marca necitite, făcând clic dreapta pe fişierul respectiv şi alegând opţiunea Marcat ca necitit, ca în figura 29. Rezultatul este cel din figura 30. Înaintea numelui fişierului inovare, apare un steguleţ, ca urmare a acestei marcări. Simultan, Groove afişează mesajul de informare „Fişiere” din Dezvoltare are date necitite.

Figura 29

Figura 30

Groove

76

27. Simultan, la celelalte persoane invitate la spaţiul de lucru Dezvoltare – în

acest caz, Andreea Popa – fişierele adăugate apar implicit ca fiind necitite, ca în figura 31.

Figura 31

28. Pentru a modifica rolurile şi permisiunile fiecărui membru al spaţiului de lucru,

în Bara de lansare se face dublu clic pe spaţiul de lucru Dezvoltare, iar din fereastra corespunzătoare acestui spaţiu de lucru, se alege din meniul Opţiuni Setare roluri (figura 32).

Figura 32

29. Din panelul Roluri, se poate modifica rolul fiecărui membru, selectând

numele şi apoi acţionând butonul Modificare rol (figura 33). Orice membru poate avea unul din următoarele roluri: Manager, Participant sau Invitat. Fiecărui rol i se asociază permisiuni diferite. De exemplu, Managerul are toate permisiunile (a se vedea panelul Permisiuni), şi anume:

Invitare Anulare invitaţie

Groove

77

Adăugare instrument Ştergere instrument Se revocă toate invitaţiile de rezolvat

Figura 33

Atenţie ! Să se testeze opţiunea de utilizare a folderelor pentru organizarea spaţiilor de

lucru şi a persoanelor de contact. Pentru acest deziderat, se va folosi meniul Fişier din Bara de lansare, cu opţiunea Nou Folder spaţiu de lucru.

Să se testeze partajarea fişierelor între mai mulţi utilizatori. Să se testeze instrumentul Discuţie între doi sau mai mulţi utilizatori.