SISTEMULSISTEMUL DE DE GESTIUNEGESTIUNE A A BAZELORBAZELOR DE DATE DE DATE

MICROSOFT MICROSOFT ACCESSACCESS

Microsoft Access este un instrument software • Microsoft Access este un instrument software folosit pentru înregistrarea, stocarea şi raportarea datelor.

• Caracteristic pentru Microsoft Access este faptul că din punct de vedere conceptual, îmbină modelul relaţional cu cel orientat pe obiecte, adică organizează relaţional datele şi este orientat spre obiecte care au asociate evenimente sau proprietăţi.

• Microsoft Access dispune de interfaţă cu utilizatorul simplă, prin intermediul căreia permite definirea structurii bazei de date, realizarea interogărilor acesteia şi crearea de formulare şi rapoarte.

asigurând stocarea şi prelucrarea

etc

• Access 2007 este parte integrantă a pachetului Microsoft Office şi alături de celelalte componente oferite de Office vine să completeze facilităţile oferite de MS Excel privind lucrul cu foile de calcul tabelar, asigurând stocarea şi prelucrarea unui volum foarte mare de date în conlucrare cu celelalte programe incluse în acest pachet, dar mai ales cu alte tipuri de baze de date: FoxPro, Paradox, Dbaseetc

administrarea bazelor de date.

• Access 2007 oferă posibilitatea:Ø implementării sistemului de relaţii,Østructurarea datelor în tabele relaţionale,Øfolosirea eficientă a memoriei de lucru, Øaccesarea Internetului fără părăsirea

aplicaţiei,Øimportul şi exportul de date din aplicaţiile

pachetului MS Office,Ø Programare în Visual Basic securitatea şiØadministrarea bazelor de date.

Microsoft Office Access 2007 este un program de Microsoft Office Access 2007 este un program de baze de date care vă permite:

• Să stocaţi o cantitate de informaţii aproape nelimitată.

• Să organizaţi informaţiile într-un mod logic în raport cu stilul dumneavoastră de lucru.

• Să regăsiţi informaţiile pe baza unor criterii de selecţie pe care le specificaţi.

• Să creaţi formulare care facilitează introducerea informaţiilor.

• Să generaţi rapoarte semnificative şi amănunţite are pot combina date, text, grafica şi alte obiecte.

• Microsoft Office Access 2007 vă ajută să începeţi să lucraţi imediat cu bazele de date, furnizând şabloane de aplicaţii de baze de date pe care le puteţi folosi pentru a vă stoca datele dumneavoastră personale sau de afaceri.

• De asemenea, Access oferă câteva mostre care vă ajută la crearea unor baze de date de afaceri comune. Aceste exemple de baze de date vă pot da unele idei privind proiectarea propriilor dumneavoastră baze de date, pentru stocarea unor tipuri de date care nu sunt acoperite de bazele de date existente.

O bază de date Access constă din obiecte, precum tabele, formulare, interogări, O bază de date Access constă din obiecte, precum tabele, formulare, interogări, rapoarte, pagini, macro-uri şi module.

• Un tabel este o colecţie de informaţii corelate despre un subiect, precum numele şi adresele. Un tabel este format din câmpuri şi înregistrări. Un câmp stochează fiecare calup informaţional dintr-un tabel, precum numele, prenumele sau adresa. O înregistrare este o colecţie a tuturor câmpurilor aferente unei persoane.

• Un formular oferă o metodă simplă de a vizualiza şi de a introduce informaţii întro bază de date. în mod caracteristic, formularele afişează o singură înregistrare la un moment dat.

• O interogare este o metodă de găsire a informaţiilor dintr-o bază de date. Informaţiile pe care le găsiţi cu ajutorul unei interogări se bazează pe condiţiile pe care le specificaţi.

• Rapoartele sunt documente care rezumă informaţii dintr-o bază de date.• Paginile vă permit să accesaţi o bază de date din Internet folosind un browser

Web; compatibile înapoi numai cu bazele de date Access 2003; nu sunt disponibile în Access 2007.

• O macrocomandă vă permite să economisiţi timp prin automatizarea unei serii de acţiuni într-o singură acţiune.

• Modulele sunt programe pe care le creaţi într-un limbaj de programare numit Visual Basic for Applications (VBA), care extinde funcţionalitatea unei baze de date.

Lansarea in executie a programului Access

Lansarea in executie a programului Access

Access ofera mai multe posibilitati de lansare in executieAccess ofera mai multe posibilitati de lansare in executie

Pornirea programului Access din meniul Start1. Executaţi clic pe butonul Start de pe bara de sarcini.2. Indicaţi cu mouse-ul spre All Programs (toate

programele).3. Executaţi clic pe directorul Microsoft Office.4. Executaţi clic pe Microsoft Office Access 2007.

OBS. Dacă Microsoft Office vă cere să activaţi programul, urmaţi instrucţiunile pentru a finaliza procesul

Lansarea in executie

• Puteţi porni Access din meniul Start sau de pe • Puteţi porni Access din meniul Start sau de pe suprafaţa de lucru.

• Dupa ce alegeţi cum să porniţi programul Access, trebuie să decideţi dacă doriţi să creaţi o bază de date nouă sau să deschideţi una existentă.

• Când deschideţi Access din meniul Start, faceţi această alegere din interiorul programului Access. Se deschide caseta de dialog Getting Started withMicrosoft Office Access 2007 (Nou!) (primii paşi cu Microsoft Office Access 2007), afişând şabloane şi baze de date deschise recent.

• Când creati sau deschideti o baza de date Access 2007, vedeti: Panglica, Bara de instrumente pentru acces rapid, butonul Microsoft Office,Panoul de Navigare

Getting Started with Microsoft Office Access 2007

U t i l i z a r e a c a r a c t e r i s t i c i iR i b b o n ( p a n g l i c ă )

U t i l i z a r e a c a r a c t e r i s t i c i iR i b b o n ( p a n g l i c ă )

• Caracteristica Ribbon este o nouă înfăţişare a lui Office 2007. Aceasta înlocuieşte meniurile, barele cu instrumente şi majoritatea panourilor cu sarcini din Office 2003.

• Panglica (ribbon) se află în partea de sus a ferestrei document şi este compusă din butoane-rubrici care sunt organizate în funcţie de sarcină sau de obiecte. Elementele de control de pe fiecare buton-rubrică sunt organizate în grupuri sau sub-sarcini.

• Elementele de control, sau butoanele de comandă, din fiecare grup execută o comandă sau afişează un meniu de comenzi sau o galerie derulantă.

R i b b o n ( p a n g l i c ă )

Office include în panglică trei tipuri de butoane- rubrici. Office include în panglică trei tipuri de butoane- rubrici. Ø Primul tip se numeşte buton rubrică standard - ca de

exemplu: Pornire, Creare, Date externe, instrumente baza de date şi Add-lns (module add-in) – pe care le vedeţi de fiecare dată când lansaţi Office.

Ø Al doilea tip sunt butoanele-rubrică contextuale - ca de exemplu Table Tools (instrumente tabel), Drawing(desenare)) - care apar numai când sunt necesare, pe baza tipului de operaţie pe care îl efectuaţi. Office recunoaşte acţiunile dumneavoastră şi furnizează setul adecvat de butoane rubrici şi instrumente pentru a le folosi atunci când aveţi nevoie.

Ø Al treilea tip se numeşte buton-rubrică program - ca de exemplu Print Preview (previzualizare înainte de tipărire) -care înlocuieşte setul standard de butoane - rubrică atunci când treceţi la anumite vederi sau moduri.

Tipuri de Butoane-rubriciTipuri de Butoane-rubrici

Butoane rubrica standard Butoane rubrica contextuale

Extensiile de Fisier Access

Extensie de fisier

Formatul de fisier Office Access

.accdb Formatul de fisier Access 2007,Inlocuieste extensia .mdb

.accdt Format de fisier pentru sabloanele de baze de date Access Database

.accde Format de fisier folosit m odul „numai executie” Puteti doar sa modificati codul VBA , nu sa-l modificati

TABELE ACCESS TABELE ACCESS -- TABLESTABLES

Tabelul este obiectul central al bazei de date • Tabelul este obiectul central al bazei de date destinat stocării datelor cu privire la un anumit subiect. Un tabel se identifică printr-un nume ce este unic în cadrul unei baze de date.

• Numele unui tabel poate conţine spaţii, dar nu poate depăşi 64 caractere alfanumerice. Informaţiile sunt stocate în tabel sub formă bidimensională: pe linii fiind informaţii despre unităţile subiectului, iar pe coloane atributele, caracteristicile acestora.

• Tabelul conţine referiri la două categorii de informaţii: structură şi date. A crea un tabel înseamnă deci a defini structura acestuia şi al umple cu date.

• Structura tabelului cuprinde informaţii despre numărul, tipul de date şi proprietăţile câmpurilor, câmpurile cheii primare, câmpurile indexate şi tipul indexării.

• Proprietăţile se stabilesc încă din etapa de proiectare a structurii tabelului. Acestea se pot vizualiza în fereastra pentru proprietăţi.

Există mai multe posibilităţi de CREARE a unui • Există mai multe posibilităţi de CREARE a unui tabel de către utilizator:

vDefinirea structurii tabelului, a câmpurilor, a tipurilor de date, a proprietăţilor, a cheii primare şi umplerea cu date se face de utilizator –mod liber de proiectare;

vAdaptarea după necesităţi a unui tabel predefinit cu programul Table Wizard (vrăjitorul pentru tabele);

vCopierea unui tabel dintr-o altă bază de date;vImportarea datelor;vAtaşarea unor tabele definite într-o altă bază de

date Access;

Crearea tabelelor in modul Design View – Stabilirea Tipurilor de date

Intr-un tabel, datele sunt organizate pe linii (records -• Intr-un tabel, datele sunt organizate pe linii (records -înregistrări) şi coloane (fields - câmpuri) pentru a facilita citirea acestora. Intersecţia unei linii cu o coloană este practic locul unde se introduc efectiv datele.

• Toate datele de pe o coloană se referă la aceeaşi caracteristică, atribut al entităţilor tabelului şi prin urmare trebuie să fie de acelaşi tip.

• Tipul unui câmp (coloană) este dat de tipul datelor ce se vor introduce în acea coloană şi se atribuie acestuia încă de la crearea structurii tabelului.

Modul VIZUALIZARE PROIECTARE (DESIGN VIEW)

Crearea tabelelor in modul DESIGN VIEW presupune parcurgerea a doua etape:

• A. Definirea structuri tabelului

• B. Inserarea datelor in tabele si efectuarea operatiilor cu aceste date

A. Definirea structuri tabelului presupune efectuarea urmatoarelor

operatii:a. Stabilirea numelui campurilorb. Definirea tipului de data pentru fiecare camp in

partec. Realizarea unei scurte descrieri a campuluid. Stabilirea proprietatilor campurilor (general,

lookup)e. Alegerea campului cheie principalaf. Salvarea tabelului

Crearea tabelelor in modul design

a. Stabilirea numelui campurilor• Numele câmpului (Field Name) – trebuie să

respecte următoarele reguli:– poate să conţină litere (majuscule sau

minuscule), cifre şi caractere speciale;– poate să conţină maximum 64 de caractere;– este interzisă utilizarea caracterelor: punct (.),

semnul exclamării (!), parantezele drepte ([]);– numele câmpului nu poate să înceapă cu un

spaţiu!!!

În formarea numelui câmpului se recomandă:

– să nu se utilizeze caracterul spaţiu; pentru îmbunătăţirea lizibilităţii numelui se poate înlocui spaţiul cu caracterul de subliniere ( _ ) sau se pot utiliza litere majuscule şi minuscule în acelaşi nume;

– reducerea lungimii numelui câmpurilor pentru a conserva resursele sistemului şi pentru a scuti utilizatorul de introduceri lungi atunci când se fac referiri la numele câmpului.

• Tipul de date al câmpului (Data Type); utilizatorul are la dispoziţie zece tipuri de date de bază, pentru unele dintre ele fiind disponibile subtipuri de date, în funcţie de necesităţi;

• SUBTIPURILE se configurează în zona de jos a ferestrei (secţiunea General).

b. Tipurile de date

Tipurile de date

Text: - admite text sau combinatii de text si • Text: - admite text sau combinatii de text si numere precum si numere ce nu necesita calcule (de ex: nr de telefon) este limitat la un şir de maxim 255 caractere acceptând şi semnele de punctuaţie; Un câmp de acest tip poate să conţinăpractic orice caracter.

Memo: - este asemănător tipului text cu deosebirea că lungimea şirului de caractere este aproape nelimitată; Este un tip de date

alfanumeric (poate conţine orice caracter), în lungime maxima de 65535 caractere.

Number: - admite date numerice folosite in calcule

sau în virgulă mobilă admiţând 7 subtipuri:

Number: - admite date numerice folosite in calcule matematice. Permite introducererea unui număr întreg

sau în virgulă mobilă admiţând 7 subtipuri:– Byte(Octet): - valori întregi cuprinse între 0 şi 255. Se foloseşte atunci când spaţiul

de pe disk este limitat, astfel încât fiecare valoare ocupă un octet de memorie;– Integer(intreg): - numere întregi cuprinse între –32768 şi +32767. Fiecare valoare

ocupă pe disk 2 octeţi;– Long Integer(intreg lung): - Numere întregi cuprinse între –2147483648 şi +

2147483647. Fiecare valoare introdusă ocupă pe disk 4 octeţi;– Single(simpla precizie): - Aproape toate numerele în virgulă mobilă cu până la 7

zecimale. Ocupă 4 octeţi;– Double(dubla precizie): - Numere în virgulă mobilă cu până la 15 zecimale. Ocupă 8

octeţi şi se foloseşte atunci când datele sunt implicate în calcule ce solicită precizie;– Replication ID: - un număr special folosit pentru a identifica în mod unic obiectele

unei baze de date. Fiecare valoare ocupă 16 bytes. Tip de date GUID (Global unique

identifier) Exemplu de valoare GUID: {E0DC2C27-EDE8-412A-B1C4- AF69021A1365}

– Decimal - se utilizează în calculul monetar, cu avantajul că elimină erorile de rotunjire atunci când se lucrează cu valori fracţionare, putând reprezenta în mod precis până la 28 de poziţii zecimale. Ocupă 12 bytes şi precizie (proprietateaPrecision) maximă de 28.

10

NumberNumber

Date/Time: - admite valori ale datei si orei pentru anii 100 - 9999 . Un calendar automat pentru alegererea datelor apare in

apropierea unui nou camp de date (NOU) Formatele de afişare se stabilesc în proprietatea Format. Ocupă 8 bytes. Permite

introducerea datei si orei in unul din cele 7 subtipuri:

– General Date: - stochează data şi ora. Este o combinaţie de Short– General Date: - stochează data şi ora. Este o combinaţie de ShortDate şi Long Date şi depinde de modul în care aceste sumtipuri au fast definite în caseta de dialog Regional Setting Properties a sistemului Windows;

– Short Date: - este modul în care data calendaristică este definită în Windows. (03/04/2004);

– Long Date: - este modul în care data calendaristică este definită în Windows. (Sunday, April, 2004);

– Medium Date: 04-April-2004;– Long Time: - Asemănător formatului în care este definită ora în

Regional Settings Properties a sistemului Windows. (2:55:12 PM);– Medium Time: 2:55 PM;– Short Time: 14:55.

Date/time

Moneda (Currency)Admite 7 subtipuri, fiecare valoare ocupă 8 bytes:• Admite 7 subtipuri, fiecare valoare ocupă 8 bytes:– General Number: - afişează numerele în forma în care

au fast introduse;– Currency: - foloseşte virgula ca separator între ordinele

de mărime şi afişează cel puţin două zecimale;– Fixed: - afişează cel puţin o cifră a unităţilor şi un număr

definit de zecimale;– Standard: - foloseşte virgula ca separator al ordinelor

de mărime şi cel puţin două zecimale;– Percent: - înmulţeşte valoarea introdusă cu 100 şi

adaugă semnul %;– Scientific: - foloseşte notaţia ştiinţifică pentru

exprimarea numerelor. 3.46E+3 pentru 346000.

Moneda (Currency)

Autonumber: - un număr întreg care este incrementat în Ø Autonumber: - un număr întreg care este incrementat în mod automat pe măsură ce sunt introduse noi înregistrări în tabel. Sunt admise toate cele 7 subtipuri ale datelor de tip numeric - Number; Campurile de tip autonumerotarenu pot fi modificate!!! Ocupă 4 bytes(daca se alege proprietatea Long Integer) sau16 bytes(daca se alege ID Reproducere)

Ø Yes/No: - admite date de tip logic pentru a stoca valori simple de tipul: Adevarat/Fals=True/False,Activ/Inactiv=On/OFF, Da/Nu=Yes/No;

Ø OLE Object: - admite un obiect precum o foaie de calcul tabelar Excel legata sau inglobata intr-un tabel Access, admite obiecte din alte aplicatii a Office

ØAttachement- admite imagini digitale si orice tipuri de fisiere binare

ØHiperlink: - o referinţă la un document extern, care, atunci când este selectată deschide documentul respectiv în modul de afişare corespunzător. Deasemenea furnizeaza acces cu un singur clic pe butonul mouse-ului la pagini Web sau la fisiere. Se pot crea legaturi la Obiectele Access stocate intr-o baza e date.

• Look-ap wizard: O aplicatie expert care va ajuta sa creati un camp ale carui valori sunt selectate din valorile dintr-un alt tabel,interogare, sau lista de valori.Câmpuri ale căror valori vor fi completate automat prin selecţiadintr-o listă simplă de valori (List Box) sau dintr-o listă derulantă de valori (Combo Box).

c. Descrierea campului

• Descrierea campului(Description) – este o proprietate opţională, unde utilizatorul poate introduce subformă de şiruri de caractere diverse informaţii cu privire la câmp.