Crearea formularelor

Lab nr.5 Lucrul cu rapoarte

Din diferite puncte de vedere, rapoartele sunt asemntoare formularelor, asta deoarece folosesc asisteni asemntori pentru generare si n ambele se pot aduga etichete, imagini sau alte controale pentru care se pot vizualiza i proprietile.

Operatiile ce pot fi realizate prin intermediul rapoartelor:

Formatarea personalizat a cmpurilor dimensiunea, culoarea i tipul caracterelor afiate n raport, introducerea de chenare, linii sau grafice.

Sortarea i gruparea cmpurilor - sunt foarte utile n ceea ce privete gruparea i restrngerea informaiilor ce vor fi afiate Combinarea datelor ce se afl n diferite tabele prin intermediul legturilor dintre acestea.Crearea rapoartelor folosind asistentul

Coninutul unui raport Microsoft Access poate fi mprit n general n dou categorii de informaii: informaii ce deriv din nregistrrile din una sau mai multe tabele i informaii precum: antete i subsoluri, texte de introducere, imagini sau grafice, dar i cmpuri calculate. Asistentul va genera un raport care conine un anumit format, va aduga csuele de text, va asocia fiecare etichet conform cmpului din tabel, dar acesta poate fi i modificat la fel ca formularul.

Cel mai uor i cel mai rapid mod de a crea un raport este AutoReport Wizard, ce va genera un raport pentru un singur tabel sau pentru o interogare, aranjnd automat cmpurile n cadrul acestuia. Pentru a realiza acest lucru se va apsa butonul AutoReport de pe bara de instrumente. Dup ce s-a ncheiat crearea raportului,acesta poate fi i modificat, apsnd butonul Design View sau View de pe bara de instrumente.

Un alt mod de creare a unui raport pentru un singur tabel - prin selectarea din partea stng a ferestrei aferent bazei de date, obiectul Reports. Odat selectat aceast opiune vor fi afiate cele dou moduri de creare a rapoartelor: fie pornind de la zero sau cu ajutorul asistentului.

Alegnd cea de-a doua opiune, se vor urmri paii:

1. Prima fereastr deschis dup apsarea butonului Create report by using wizard conine tabele i interogrile dup care se va genera raportul. Se va alege tabela din lista derulat i odat selectat tabelul se vor afia cmpurile selectndu-se dintre acestea doar cele care vor fi evideniate n raport. Cmpurile vor aparea n aceeai ordine aa cum au fost selectate i apoi prezentate n Selected Fields.2. Pasul urmtor n crearea raportului este modul de vizualizare a informaiilor. Acest pas va apare doar dac raportul se va genera dup o legtur ntre dou sau mai multe tabele. Alegerea modului de vizualizare se va face aa cum s-a realizat i atunci cnd s-a generat formularul. n cazul legturii de unul la muli se va alege vizualizarea dup tabela care va conine mai multe nregistrri din tabela cu care este n legtur (parinte), iar pentru legtura de tip muli la muli se va alege pentru vizualizare tabela de legtur care rezult n urma legturii.

3. Dup selectarea modului de vizualizare a informaiilor se va alege la pasul urmtor gruparea cmpurilor dup anumite caracteristici, acestea stabilindu-se de utilizator. Pentru selectarea unui cmp dup care s se realizeze gruparea informaiilor se va face asfel: se va selecta cmpul i apoi cu ajutorul butonului > se va selecta gradul de grupare a informaiilor. Gruparea se poate face dup mai multe cmpuri, ns trebuie precizat faptul c fiecare grupare se va face pe un anumit nivel.

4. Pasul urmtor se refer la sortarea datelor. Sortarea se poate face Ascending ascendent (de la A la Z) sau Descending descendent (de la Z la A).

5. Pasul care urmeaz se refer la opiunile de rezumat (Summary Options) i apare doar dac exist cmpuri calculate. Apsnd acest buton se va afia lista cmpurilor numerice, fiecare dintre acestea avnd asociate funciile: Sum (Sum) calculeaz suma cmpurilor, Avg (Average) calculeaz media cmpurilor, Min (Minimum) afieaz minimul dintre cmpuri i Max (Maximum) - afieaz maximul dintre cmpuri. Dac nu se dorete realizarea unui rezumat, atunci se va lsa opiunea implicit Details ce afieaz datele detaliat.

6. Urmtoarea fereastr prezint modul n care vor fi afiate informaiile. Dac raportul se realizeaz pentru un singur tabel, atunci datele pot fi structurate Tabular sau Columnar, n caz contrar, vor fi mai multe nivele de organizare a informaiilor. De asemenea, se va selecta i orientarea paginii: Portrait modul normal de vizualizare a paginii sau Landscape tipul vedere. Se va lsa opiunea Adjust the field width bifat pentru a se ajusta dimensiunea cmpurilor dup cea a paginii.

7. Ultimul pas n crearea raportului consta in selectarea stilului cu care va fi scris titlul raportului i apoi denumirea acestuia. Numele care va fi dat la ultimul pas va fi i numele raportului, de aceea el trebuie s fie sugestiv. Tot la acest pas se va selecta aciunea care se va face asupra raportului: previzualizarea acestuia pentru ca ulterior s fie tiprit, sau modificarea acestuia.

Un raport coine patru zone: Report Header conine numele raportului care va fi repetat pe fiecare pagin a raportului, zona Grouping grupeaz datele conform criteriului selectat, Details afieaz datele din tabele i Report Footer afieaz numrul de pagini.

Modificarea unui raport

Modificrile care se pot realiza asupra unui raport sunt: adugarea, tergerea sau repoziionarea unor controale n cadrul paginii, dar pe lng acestea se poate modifica dimensiunea paginii sau modul de sortare a cmpurilor, se pot numerota paginile sau se poate aduga data la care se tiprete raportul.

Adugarea unui nou cmp n cadrul raportului se face prin intermediul Fields List, ce conine toate cmpurile selectate s apar n cadrul acestuia. Imediat ce cmpul a fost selectat, acesta se va trage pe suprafaa raportului i n mod automat se va aduga o etichet cu numele cmpului i o csu text care va afia datele din tabel aferent cmpului respectiv.

tergerea unui cmp din raport se va realiza astfel: se va selecta att csua text ct i eticheta i apoi se va apsa tasta Delete. Se pot terge i mai multe cmpuri odat prin selectarea acestora.

Modificarea dimensiunilor paginii pe care va fi tiprit raportul se face din meniul File| Page Setup. Inserarea numerelor de pagin i a datei se va face din meniul Insert, opiunea Page Numbers. Pentru inserarea datei calendaristice, tot din meniul Insert se va selecta Date and Time i se va bifa csua de inserare a datei calendaristice n cadrul raportului.

Pentru a modifica criteriul de sortare a datelor se va selecta butonul Sorting and Grouping, ce va deschide o noua ferestr n care sunt afiate cmpurile dup care se realizeaz sortarea. Pentru a aduga un nou cmp dup care s se realizeze sortarea sau gruparea datelor, el se va selecta din lista derulant Field / Expression.

Crearea unui cmp calculat se va realiza astfel: se va selecta cmpul care va deveni cmp calculat i se vor afia proprietile acestui control (clic dreapta pe acesta i din meniul de context se va selecta Properties). Din pagina Data, n zona Control Source se va scrie formula de calcul a acestui cmp, folosindu-se funciile Sum, Min, Max, Avg i Count care numr nregistrri sau date.

Exercitii:Evidenta-carti

1. Sa se creeze raportul Autori, care sa afiseze autorii in ordine alfabetica.2. Sa se creeze raportul Editura-autori, care sa prezinte lista autorilor pe edituri, in ordine alfabetica.3. Sa se creeze raportul Editura-carti, care sa prezinte lista cartilor pe edituri, si sa calculeze totalul preturilor.4. Sa se creeze raportul Editura-adresa, care sa afiseze denumirile editurilor si adresele la care functioneaza.

Agentie

1. Sa se creeze raportul Statiune-hoteluri, in care hotelurile sa fie grupate in functie de caracteristica are piscina.

2. Sa se creeze raportul Rezervari, in care inregistrarile sa fie grupate dupa statiune si hotel.

PAGE 1