Inventarierea i importana acesteia

Inventarierea este un procedeu al metodei contabilitii, comun i altor tiine economice, care reprezint ansamblul operaiunilor prin care se constat existena cantitativ i valoric sau numai valoric, dup caz, a elementelor de activ i de pasiv aflate n patrimoniul unitii la data la care aceasta se efectueaz.Toate aceste operaii se efectueaz cu scopul evalurii elementelor inventariate i punerii de acord a datelor contabilitii cu realitatea faptic constatat. Necesitatea inventarierii patrimoniului unitilor se explic prin importana deosebit pe care o prezint pentru activitatea practic a acestora. n primul rnd, ea constituie baza de pornire pentru deschiderea i organizarea evidenei operative i contabile la unitile patrimoniale nou nfiinate. La nceputul activitii, inventarierea are ca obiect principal stabilirea i evaluarea elementelor patrimoniale care constituie aporturile n natur i/sau n bani ale asociailor/acionarilor sau ntreprinztorului particular, n funcie de forma de organizare a unitii economice. n al doilea rnd, n decursul exerciiului, ea este determinat de faptul c ntre datele contabilitii i realitatea de pe teren pot s apar anumite diferene, n plus sau n minus, chiar i n condiiile unei bune organizri a evidenei operative i contabile, datorit mai multor cauze dintre care menionm: - modificri intervenite la elementele patrimoniale ale unitii, fie ca urmare a unor cauze naturale (cum sunt: uscarea, evaporarea, scderea n greutate etc.), fie datorit unor cauze subiective (ca de exemplu: msurri inexacte; sustrageri de mijloace economice); - nentocmirea sau ntocmirea defectuoas a unor documente; - nenregistrarea sau nregistrarea greit n conturi a anumitor operaii;- neglijena i neatenia gestionarilor care gestioneaz bunurile i valorile economice.Rolul inventarierii se manifest pe mai multe direcii i anume:- inventarierea este un mijloc de realizare a concordanei datelor contabilitii i a celorlalte forme de eviden economic cu realitatea obiectiv pe care o reprezint;- constituie un mijloc de control i verificare asupra integritii mijloacelor economice, a bunei gospodriri a patrimoniului pentru ntrirea gestiunii economice. Cu aceast ocazie se stabilesc rspunderile i msurile de recuperare a pagubelor produse asupra patrimoniului;- inventarierea contribuie la mobilizarea resurselor interne prin aceea c permite identificarea valorilor materiale fr micare, neutilizabile sau degradate, a produselor i mrfurilor greu vandabile etc., i valorificarea acestora.- constatarea deprecierilor provizorii (reversibile) bunurilor i valorilor economice, cu ocazia inventarierii, st la baza constituirii i nregistrrii provizioanelor pentru deprecieri;- prin inventariere se determin mrimea unor indicatori economici cuprini n contabilitate. Pe aceast baz are loc determinarea produciei neterminate care influeneaz calculul exact al costurilor i rezultatelor finale. - inventarierea este o lucrare premergtoare, obligatorie, ntocmirii bilanului contabil anual, contribuind la realizarea imaginii fidele a patrimoniului reprezentat prin bilan;- inventarierea contribuie la respectarea disciplinei financiare i la desfurarea normal a decontrilor, prin descoperirea creanelor nencasate, respectiv, a datoriilor nepltite la timp;- pe baza inventarierii se pot obine o serie de concluzii pentru mbuntirea organizrii contabilitii curente, a evidenei operative a stocurilor, a controlului gestionar etc.Obiectul inventarierii l constituie ntregul patrimoniu, adic toate elementele de activ i pasiv de care dispune unitatea patrimonial, n momentul efecturii inventarierii.Rspunderea pentru buna organizare a lucrrilor de inventariere revine administratorului (conductorului unitii), ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii patrimoniului.Din punct de vedere metodologic, etapele inventarierii sunt aceleai, indiferent de obiectul activitii unitii i de natura elementelor patrimoniale care se inventariaz.Avnd n vedere ordinea i succesiunea de realizare, precum i natura lucrrilor ce se efectueaz, inventarierea patrimoniului presupune urmtoarele etape: pregtirea inventarierii; inventarierea propriu-zis; evaluarea i stabilirea rezultatelor inventarierii; nregistrarea n contabilitate a rezultatelor definitive ale inventarierii.Pregtirea inventarierii se refer la msuri cu caracter organizatoric i contabil care s asigure desfurarea n bune condiiuni a celorlalte etape care se succed. Mai nti, se constituie comisia de inventariere prin decizie scris, semnat de conductorul unitii patrimoniale i de conductorul compartimentului financiar-contabil. Se efectueaz instructajul membrilor acesteia (asupra modului de organizare i desfurare a inventarierii, tehnicii de lucru sau procedeelor folosite, a modului de completare a listelor de inventariere). Comisia este format din cel puin dou persoane, cu pregtire corespunztoare economic i tehnic, care s asigure efectuarea corect i la timp a inventarierii patrimoniului, inclusiv evaluarea elementelor patrimoniale. Acolo unde este cazul, comisiile sunt coordonate de o comisie central. La lucrrile de inventariere trebuie s participe ntreaga comisie de inventariere. Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi nlocuii dect n cazuri bine justificate i numai prin decizie scris, emis de persoanele care i-au numit.Nu pot face parte din comisiile de inventariere: gestionarii depozitelor i magazinelor; eful compartimentului supus inventarierii; contabilii care in evidena gestiunilor respective, cu excepia unitilor mici.Tot sub aspect organizatoric, se iau msuri pentru crearea condiiilor corespunztoare de lucru comisiei (comisiilor) de inventariere prin: - stabilirea elementelor patrimoniale care se inventariaz i ordinea n care se efectueaz inventarierea acestora;- asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariaz:- sortarea, gruparea obiectelor, codificarea acestora, ntocmirea etichetelor de raft, separarea bunurilor deteriorate de cele n stare bun; - asigurarea aparatelor i instrumentelor adecvate i n numr suficient pentru msurare, cntrire etc., a mijloacelor necesare identificrii (cataloage, mostre, etc.), precum i a formularelor i rechizitelor necesare; - dotarea comisiilor de inventariere cu mijloace tehnice de calcul i de sigilare a spaiilor inventariate;- dotarea gestiunilor (magazine, depozite etc.) cu dou rnduri de ncuietori diferite.Din punct de vedere contabil se iau msuri de nregistrare la zi n evidena tehnico-operativ (fiele de magazie) organizat la gestiuni, precum i n contabilitatea sintetic i analitic, a tuturor documentelor pn la data la care se face inventarierea, stabilindu-se soldurile n fiele sintetice i analitice ale conturilor respective.Inventarierea propriu-zis se realizeaz la locurile de pstrare sau depozitare.nainte de nceperea operaiunii de inventariere, comisia de inventariere ia o declaraie scris de la gestionar din care s rezulte dac: - gestioneaz valori materiale i n alte locuri de depozitare;- are bunuri n gestiune aparinnd terilor, primite cu sau fr documente;- are plusuri sau lipsuri n gestiune despre a cror cantitate sau valoare are cunotin;- are valori materiale nerecepionate sau care trebuie livrate, pentru care s-au ntocmit documentele aferente;- are documente de primire-eliberare care nu au fost operate n evidena gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.De asemenea, gestionarul va meniona, n declaraia scris, numrul i data ultimului document de intrare i de ieire a bunurilor n/din gestiune.Declaraia trebuie s conin data cnd se ntocmete i semntura gestionarului, acelei gestiuni care urmeaz s fie inventariat, precum i semnturile membrilor comisiei de inventariere, care atest c a fost dat n prezena acestora.Stabilirea stocurilor faptice se face prin numrare, cntrire, msurare sau cubare, potrivit particularitilor bunurilor. Fac excepie de la aceast regul, bunurile aflate n ambalaje originale intacte, care se desfac prin sondaj. Normele legale n vigoare conin prevederi concrete cu caracter general i specifice pentru inventarierea mijloacelor materiale, produciei neterminate, mrfurilor i ambalajelor n comer, a produciei agricole etc.Pentru desfurarea corespunztoare a inventarierii este indicat, dac este posibil, s se sisteze operaiunile de predare-primire a bunurilor supuse inventarierii. Pentru a nu se stnjeni procesul normal de primire sau livrare a bunurilor, operaiunile respective se pot efectua numai n prezena comisiei de inventariere, care va meniona pe documentele respective "primit sau eliberat n timpul inventarierii".Toate bunurile inventariate se nscriu n liste de inventariere care trebuie s se ntocmeasc pe locuri de depozitare, pe gestionari i pe categorii de bunuri cu caracteristicile respective.

Unitatea.... ...Pag...Gestiunea... ...Lista de inventariere Data-----------------Nrcrt.Cod sau denumireInventar fapticNr.crt.Cod sau denumireInventar faptic

Modul de efectuare al inventarierii, precum i datele tehnice care au stat la baza calculelor se menioneaz n listele de inventariere.Stabilirea lipsurilor i plusurilor de valori materiale constatate cu ocazia inventarierii se efectueaz n cadrul listei de inventariere centralizatoare, prin preluarea din listele de inventariere, varianta simplificat, numai a poziiilor cu diferene. Documentele ntocmite de comisia de inventariere rmn n cadrul gestiunii inventariate, n fiete, casete, dulapuri, etc. ncuiate i sigilate.Listele de inventariere se semneaz, pe fiecare fil, de ctre membrii comisiei de inventariere i de ctre gestionar.Pe ultima fil a listei de inventariere, gestionarul trebuie s menioneze dac toate valorile materiale i bneti din gestiune au fost inventariate i consemnate n listele de inventariere n prezena sa. De asemenea, acesta menioneaz dac are obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. Trebuie menionat faptul c, n cazul elementelor patrimoniale pentru care au fost constituite provizioane pentru deprecieri (imobilizri corporale, elemente de natura stocurilor, titluri de plasament), n listele de inventariere centralizatoare se va nscrie valoarea contabil net a acestora, care se compar cu valoarea lor actual stabilit cu ocazia inventarierii. Inventarierea elementelor patrimoniale ce nu reprezint valori materiale se efectueaz prin prezentarea lor n situaii analitice distincte al cror total s justifice soldul conturilor sintetice respective n care acestea sunt cuprinse i care se preiau n centralizatorul listelor de inventariere.Evaluarea i stabilirea rezultatelor inventarierii.Evaluarea stocurilor faptice n listele de inventariere centralizatoare se face cu utiliznd aceleai preuri folosite la nregistrarea bunurilor n contabilitate.Stabilirea rezultatelor inventarierii se realizeaz prin confruntarea datelor consemnate n listele de inventariere cu cele din evidena contabil sau evidena operativ. Pentru ca cifrele s fie comparabile i diferenele reale, este necesar ca datele inventarierii s fie stabilite la aceeai dat calendaristic. Determinarea rezultatelor inventarierii, respectiv a diferenelor, n plus sau n minus, se face direct pe listele de inventariere. Rezultatele inventarierii se consemneaz n documentul numit proces verbal de inventariere, n care se nscriu n principal: perioada i gestiunile inventariate, precum i persoanele care au efectuat inventarierea.Pentru a stabili caracterul diferenelor, comisia de inventariere analizeaz cauzele care au produs plusurile i minusurile, solicit explicaii n scris de la gestionar i formuleaz, potrivit dispoziiilor legale, propuneri de regularizare a acestora i nregistrare a diferenelor de inventar.De regul, valorificarea inventarierii se face prin nregistrarea plusurilor i imputarea minusurilor. Dac lipsurile nu se datoreaz vinoviei unei persoane acestea se trec pe cheltuielile unitii patrimoniale. Se admit compensri cantitative ale lipsurilor cu plusurile numai cnd exist riscul de confuzie, cnd se refer la aceleai bunuri, aceeai perioad de gestiune i la acelai gestionar, fr ns a diminua valoric patrimoniul unitii.Listele cu valorile materiale care ntrunesc condiiile de compensare datorit riscului de confuzie se aprob anual de ctre administratorii, respectiv de ctre ordonatorii de credite.Lipsurile peste normele stabilite i pierderile cauzate de proasta gestiune se pot imputa celor vinovai la valoarea de nlocuire reprezentat de costul de achiziie, care cuprinde preul de cumprare practicat pe pia, la care se adaug taxele nerecuperabile, inclusiv TVA, cheltuielile de transport i alte cheltuieli accesorii necesare pentru punerea n stare de utilitate a bunului respectiv.

STUDIU DE CAZDECLARAIA DE INVENTAR

Suntei gestionar la SC Aurora SA unde se fac pregtiri pentru nceperea inventarierii patrimoniului.

Completai: Declaraia de inventar

Unitatea: SC Aurora SA

Subsemnatul P. G... gestionar al SC Aurora SA numit prin decizia nr. 7.. din data de 10.01.2006 declar:1. Toate veniturile materiale i bneti aflate n gestiunea subsemnatului se gsesc n ncperile (locurile) ferm2. Posed (nu posed) valori materiale i bneti aparinnd terilor.3. Am (nu am) cunotin de existena unor plusuri sau minusuri n valoare (cantitate) de .4. Am (nu am) eliberat valori materiale i bneti fr documente legale. Beneficiar .5. Am (nu am) valori materiale nerecepionate sau care trebuie expediate, pentru care s-au ntocmit documente aferente n cantitate de 100 l..6. Am (nu am) documente de primire eliberare care nu au fost operate n evidena operativ sau nu au fost predate la contabilitate.7. Dein (nu dein) numerar din vnzarea mrfurilor aflate n gestiune, de lei 1000 lei.8. Ultimele documente de intrare sunt:Fel NIR.. nr 10din data de 20.04.079. Ultimele documente de ieire sunt:Fel B.C.. nr 15 din data de 30.04.07..10. Ultimul raport de gestiune a fost ncheiat la data de 31.12.2006. pentru perioada 01.01.2006 31.12.200611. Dac mai avei ceva de adugat .

Semnturi Dat n prezena noastrGestionar

X X

X

X Data 31.12.2006 ora 1500

STUDIU DE CAZNREGISTRRI N FIA DE MAGAZIE

La SC OZON SA n aceast lun au intrat urmtoarele cantiti de motorin:01.031001NIR1500 l02.05902NIR200 l04.0666NIR2000 l05.0750NIR3000 ln aceeai lun au ieit urmtoarele cantiti de motorin:09.0376BC1000 l10.05101BC100 l15.06130BC1000 l20.07201BC2000l

nregistrai n fia de magazie intrrile i ieirile de motorin Calculai stocul de motorin

SC OZON SAFI DE MAGAZIEPagina / ..

Magazia nr. 1Materialul, sort, calitate, marc, profil

Motorin

CODU/MPre unitar

kg4 lei

Document Intrri Ieiri StocData i semntura de control

DataNr.Fel

05.05122NIR100-100

08.0511BC-5050

01.031001NIR1500-1500

09.0376BC-1000500

02.05902NIR200-700

10.05101BC-100600

04.0666NIR2000-2600

15.06130BC-10001600

05.0750NIR3000-4600

20.07201BC-20002600

FI DE LUCRUINVENTARIEREA PROPRIU - ZIS

Inventarierea se realizeaz prin mai multe metode.1. Precizai care este scopul inventarierii propriu zise:1. Constatare faptic

2. descrierea elementelor inventariate

3. completarea listelor de inventar

2. Enumerai metodele de constatare faptic a elementelor de inventariat:

1. numrarea

2. cntrirea

3. sondajul

4. calcule matematice, tehnice

5. numrarea

6. acte justificative, registre

FI DE LUCRUDOCUMENTE FOLOSITE LA INVENTARIERE

Inventarierea se face obligatoriu la 31 decembrie (la sfritul exerciiului financiar) n scopul ntocmirii bilanului contabil. Cu aceast ocazie se elaboreaz i se completeaz documente specifice inventarierii.

1. Dintre titlurile de mai jos, bifai pe cele care reprezint documentele specifice inventarierii:

Nr. crt.Denumirea documentuluiSpecific inventarieriiNespecific inventarierii

1Declaraie de inventarX

2tat de platX

3Fi de magazieX

4Bilan contabilX

5List de inventariereX

6Balan contabilX

7Registru inventarX

8Proces verbal privind rezultatele inventarieriiX

2. Stabilii ce cuprinde procesul verbal privind rezultatele inventarierii prin completarea spaiilor libere cu termenii potrivii:- data inventarierii- componena comisiei- numrul de numire a comisiei- gestiunea inventariat- rezultatele constatate- concluziile i propunerile comisiei privind diferenele de inventar- volumul stocurilor depreciate- concluzii privind: pstrarea; depozitarea; conservarea bunurilor.

TEST DE EVALUAREInventarierea

I. Pentru fiecare din criteriile de mai jos scriei litera corespunztoare rspunsului corect:

1. Listele de inventar se semneaz de ctre Comisia de inventariere:

a. pe ultima filb. pe prima i ultima filc. fil cu fild. nu se semneazc

2. Rezultatul inventarierii se nscrie n:

a. proces verbalb. bilan contabilc. registru de vnzrid. fia de magaziea

3. Inventarierea se efectueaz obligatoriu:

a. zilnicb. lunarc. la sfritul exerciiului financiar (31 decembrie)d. semestrialc

4. Decizia de imputare se arhiveaz (1 exemplar) la:

a. secretariatb. nu se arhiveazc. compartimentul financiar contabild. la magaziec

II. Completai spaiile libere (cifrele) cu noiunile corecte:

1. n urma inventarierii elementelor patrimoniale pot aprea diferene cantitative i diferene valorice.2. Plusurile de inventar se nregistreaz ca intrri n gestiune.3. Membrii Comisiei de inventariere, odat numii, pot fi nlocuii numai pentru motive ntemeiate i numai prin decizia conducerii.4. Metoda inventarului intermitent se aplic opional n unitile mijlocii i mici.