informatice care să ANALIZA FLUXURILOR INFORMAȚIONALE … · 2020. 5. 6. · integrat cu sistemul...

pagina 1 din 70

Competența face diferența! Proiect selectat în cadrul Programului Operațional Capacitate Administrativă

cofinanțat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European

Axa prioritară 1 : Administratie publica si sistem judiciar accesibile si transparente

Titlul proiectului: “Introducerea de sisteme SMART pentru reducerea birocratiei din Municipiul Drobeta Turnu

Severin.” COD SIPOCA/SMIS 537/126246

Activitate: A7. Dezvoltarea unei soluţii informatice care să

furnizeze digital fluxurile de lucru de bază din cadrul instituţiei,

care implică tradiţional prezenţa fizică a celui interesat la sediul

instituţiei

ANALIZA FLUXURILOR INFORMAȚIONALE

EXISTENTE ȘI PROPUNERE SOLUȚII CARE SĂ RĂSPUNDĂ

NEVOILOR SPECIFICE ŞI ACHIZIŢIE ECHIPAMENTE ŞI

APLICAȚIE DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR

(ARHIVĂ, REGISTRATURĂ, FLUXURI DE DATE,

OUTLOOK)

(SUB-ACTIVITATEA A 7.1)

Experți,

Cristian Mihai GURAN

Mirela CRISTEA

Elena Adriana VLAD

Craiova, 2020

pagina 2 din 70

CUPRINS

LISTA DE ABREVIERI................................................................................................ 4

Introducere ..................................................................................................................... 6

1. ARHITECTURA ORGANIZĂRII FLUXURILOR INFORMAȚIONALE ÎN

CADRUL PRIMĂRIEI MUNICIPIULUI DROBETA TURNU-SEVERIN ............................ 7

1.1. Organizarea fluxurilor informaționale și a sistemelor informatice în cadrul

Primăriei Municipiului Drobeta Turnu-Severin – funcționalitate și recomandări ................. 7

1.2. Chestionar cu privire la analiza fluxurilor informaționale existente ................ 11

1.2.1. Descrierea chestionarului pentru culegerea informațiilor .......................... 11

1.2.2. Descrierea eșantionului inclus în cercetare și interpretarea rezultatelor .... 13

1.3. Neajunsurile existente și beneficiile unui sistem informatic integrat ............... 24

2. ELEMENTELE COMPONENTE ALE SISTEMULUI INFORMATIC

INTEGRAT 26

2.1. Descrierea propunerii sistemului informatic integrat – condiții generale ......... 26

2.2. Cerinţe generale privind sistemul software integrat ................................... 26

2.3. Sistemul informatic integrat poate să includa următoarele module. ........... 31

2.3.1. Management de documente, registratură și arhivă electronică ............... 31

2.3.2. Portal servicii online cetățeni .................................................................. 35

2.3.3. Harta Interactivă (GIS) ............................................................................ 39

2.3.4. Raportare Managerială (indicatori de performanță) ................................ 42

2.3.5. Centralizator informații sistem/Sumarul unic al contribuabilului ........... 43

pagina 3 din 70

2.4. Module existente care pot fi îmbunătățite sau interconectate cu modulele

nou create: 46

2.4.1. Gestiune contracte comerciale și locuințe ANL ...................................... 46

2.4.2. Managementul (gestiunea) veniturilor .................................................... 50

2.4.3. Contabilitatea Automatizată a Veniturilor (import automat încasări din

trezorerie și management al prescriptibilității debitelor) ................................................. 51

2.4.4. Registrul Agricol ..................................................................................... 52

2.4.5. Managementul Financiar-Contabil .......................................................... 52

2.4.6. Managementul Urbanismului și de Nomenclatură Stradală .................... 54

2.4.7. Asistență Socială ..................................................................................... 55

3. SERVICII NECESARE ........................................................................................... 56

3.1. Alte elemente componente pentru un sistem informatic performant ................ 56

3.2. Integrare sistem informatic ............................................................................... 57

3.3. Instalare si configurare ...................................................................................... 58

3.4. Configurare baza de date, migrare si integrare a datelor .................................. 59

3.5. Servicii de integrare cu aplicatiile existente ..................................................... 60

3.6. Instruirea personalului pentru utilizare ............................................................. 61

3.7. Suport tehnic ..................................................................................................... 61

3.8. Cerințe privind livrarea și garanția ................................................................... 63

3.9. Recepția produselor .......................................................................................... 64

Concluzii ...................................................................................................................... 66

ANEXA 1..................................................................................................................... 68

pagina 4 din 70

LISTA DE ABREVIERI

AC - Autorizații de Construcții

ALOP – Angajarea, Lichidarea, Ordonanțarea și Plata cheltuielilor

ANAF - Agenția Națională de Adiministrare Fiscală

ANCPI - Agenția Națională de Cadastru și Publicitate Imobiliară

ANL - Agenția Națională pentru Locuințe

API - Application Programming Interface

APIA - Agenția de Plăți și Intervenții pentru Agricultură

BI - Business Intelligence

BNR – Banca Națională a României

CAEN - Clasificarea activităţilor din economia naţională

CFP – Control Financiar-Preventiv

CNP - Cod numeric personal

COTS - Commercial-off-the-shelf

CPV - Coduri comune internaționale privind achizițiile de produse și servicii

CU - Certificat de Urbanism

CUI – Cod Unic de Înregistrare

GDPR - General Data Protection Regulation

GIS - Sistem Informațional Geografic, eng. Geographic Information System

HCL - Hotărâri ale Consiliul Local

INS - Institutul Național de Statistică

KPI - Key Performance Indicator

MDRAP - Ministerul Lucrărilor Publice, Dezvoltării și Administrației

NIR - Note de Intrare și Recepție

OGC - Open Geospatial Consortium

PF - Personae fizice

PJ - Persoane juridice

PUD - Planul urbanistic de detaliu

pagina 5 din 70

PUZ - Planuri Urbanistice Zonale

RENNS - Registrul Electronic Național de Nomenclatură Stradală

REST - Representational State Transfer

SCIM - Sistem de control intern managerial

SNEP - Sistemul Național Electronic de Plată

SPSS - Statistical Package for the Social Sciences

SSO - Single sign on

UAT - Unitate administrativ-teritorială

UE - Uniunea Europeană

pagina 6 din 70

Introducere

În cadrul acestei lucrări, realizăm analiza fluxului de informații generate de activitatea

principalelor departamente ale Primăriei Municipiului Drobeta Turnu-Severin, respectiv

urbanism, impozite și taxe, achiziții publice, registru agricol, financiar-contabilitate (conform

Cererii de finanțare a proiectului), ca precursor necesar în crearea ulterioară și implementarea

unui program/sistem informatic integrat.

Obiectivul general acestei lucrări constă în propunerea justificată a realizării unui

sistem informatic unitar, care să fie utilizat de toate departamentele și să gestioneze informații

comune/specifice, în vederea automatizării activității, a raportării și asigurării capacității

decizionale a managerilor. Acesta va duce la un mod de lucru inteligent, colaborativ, care să

crească semnificativ performanța și eficiența, ajutând Primăria Municipiului Drobeta Turnu-

Severin să răspundă cu ușurință cerințelor legale și cele ale instituțiilor abilitate.

Scopul implementării unui astfel de sistem informatic este de a simplifica procedurile

administrative în realizarea tuturor activităților Primăriei și de a reduce birocrația pentru

cetățeni în Municipiul Drobeta Turnu-Severin, care să se integreze și cu sistemul informatic

existent.

Studiul este parte a proiectului „Introducerea de sisteme SMART pentru reducerea

birocrației din Municipiul Drobeta Turnu Severin”, finanțat prin Programul Operațional

Capacitate Administrativă, Cod 126246, prevăzut în subactivitatea A7.1 „Analiza fluxurilor

informaționale existente și propunere soluții care să răspundă nevoilor specifice şi

achiziţie echipamente şi aplicație de management al documentelor (arhivă, registratură,

fluxuri de date, outlook)”, din cadrul activității A7. „Dezvoltarea unei soluţii informatice

care să furnizeze digital fluxurile de lucru de bază din cadrul instituţiei, care implică

tradiţional prezenţa fizică a celui interesat la sediul instituţiei” din Cererea de finanțare a

acestuia.

pagina 7 din 70

1. ARHITECTURA ORGANIZĂRII FLUXURILOR

INFORMAȚIONALE ÎN CADRUL PRIMĂRIEI

MUNICIPIULUI DROBETA TURNU-SEVERIN

1.1. Organizarea fluxurilor informaționale și a sistemelor informatice

în cadrul Primăriei Municipiului Drobeta Turnu-Severin – funcționalitate și

recomandări

În analiza organizării fluxurilor informaționale în cadrul Primăria Municipiului

Drobeta Turnu-Severin am avut în vedere următoarele documente: Procedura de Sistem -

Circuitul Documentelor (din 19.08.2019); Procedura privind controlul elementelor de ieșire

neconforme (din 02.08.2019), Procedura privind registratura (din 02.08.2019), dar și discuții

purtate cu experții din cadrul Primăriei Municipiului Drobeta Turnu-Severin și elaborarea

unui chestionar cu privire la analiza fluxurilor informaționale existente.

Astfel, Primăria Municipiului Drobeta Turnu-Severin, la momentul realizării acestui

studiu, dispune de un sistem informatic care acoperă doar o parte din ariile de activitate

specifice, fiind organizat pe module, astfel:

managementul documentelor;

contabilitate bugetară;

gestiunea taxelor și impozitelor locale;

plata online a taxelor și impozitelor locale prin ghișeu.ro;

export date către Agenția Națională de Adiministrare Fiscală (ANAF) în cadrul

sistemului;

registrul agricol.

Căutarea, centralizarea, generarea de rapoarte și schimbul de informații se realizează

destul de dificil, astfel că o situație nu se generează în timp real, pentru luarea de decizii

bazate pe informații bine structurate și verificate de către managementul instituției. Totodată,

pagina 8 din 70

nu este asigurat un nivel de transparență și eficiență aliniat la practicile administrațiilor

publice locale în ce privește relația cu cetățeanul, din cadrul Uniunii Europene (UE).

Acest sistem informatic are la bază tehnologii web, ale căror module pot fi accesibile

doar prin intermediul browser-ului. Aceste tehnologii, în prezent, procesează deja un volum

foarte mare de date, fiind necesar elaborarea și integrarea unui sistem informatic integrat în

cadrul instituției, care să încorporeze toate componentele activităților Primăriei cu cele

existente.

Primarul, respectiv Directorul executiv, în realizarea activităților specifice de

coordonare și control, pornește de la o viziune și de la anumite obiective strategice, stabilind

direcțiile de acțiune și prioritățile. În procesul de punere în practică a obiectivelor urgente,

nevoia de informație în timp real este primordială.

Ca atare, se impune necesitatea unei organizări informatice coerente, care să ofere o

disponibilitate în timp real a informațiilor, indiferent de sursa internă sau externă

departamentelor și Primăriei, pentru decizii pertinente și un control superior al activității și

resurselor.

În Tabelul 1.1 sunt prezentate principalele funcționalități ale fluxurilor de informații

generate de activitatea principalelor departamente ale Primăriei Municipiului Drobeta Turnu-

Severin, cu principalele recomandări.

Tabel 1.1. Funcționalități ale fluxurilor de informații generate de activitatea

principalelor departamente ale Primăriei Municipiului Drobeta Turnu-Severin și

recomandări

Departamentul/

Serviciul

Software

utilizat

Observații Recomandări

Serviciul

Administrație

Publică

Registratură - Funcționalități

restrânse

-Utilizarea de arhivă electronică

-Utilizarea de fluxuri electronice

ale documentelor

-Implementarea sistemului de

sumar unic al contribuabilului Direcția

Economică Financiar-

contabil și

Salarii

-Lipsește

interconectarea cu

Direcția Impozite

și taxe locale, cu

Direcția

Patrimoniu și

-Integrarea cu Direcția Impozite și

taxe locale pentru un flux

automatizat al veniturilor

-Integrarea cu Direcția Patrimoniu

pentru urmărirea unitară contabilă

și tehnică a obiectelor administrate

pagina 9 din 70

Direcția de

Dezvoltare loca lă

-Nu este

administrate

integrat

contabilitatea la

nivelul întregii

instituții cu Direcții

și Servicii publice

subordonate

-Lipsește software

de management

informatic pentru

Compartimentul

informatică

-Implementarea de software pentru

management rețea

-Implementarea de software de tip

consolă pentru management

antivirus

-Implementarea de software pentru

securitatea datelor

Directia Impozite

și Taxe Locale Management

venituri

(impozite și

taxe locale)

Lipsește

interconectarea cu

Direcția

Economică (este

automatizat fluxul

de transmitere date

prin folosirea unui

sistem informatic

de contabilitate a

veniturilor)

-Lipsește

interconectarea cu

Registrul agricol,

Urbanismul,

Asistență social

-Lipsește legătura

cu ANAF prin

Patrimven

-Lipsește

interconectarea cu

BEJ (birourile

executorilor

judecătorești)

-Utilizarea de registratură

electronică și arhivă electronică

integrat cu sistemul de

management venituri

Direcția Dezvoltare

Locală

Nu dispune de

un software

specializat

Foarte dificil de

administrat

proiectele din

fonduri europene

-Este necesară implementarea unei

platforme de management al

fondurilor europene

- Este necesară implementarea

unui sistem de management al

achizițiilor/investițiilor

- Se recomandă interconectarea cu

pagina 10 din 70

Direcția Economică pentru

urmărirea eficientă a

proiectelor/cheltuielilor aferente Direcția Generală

Arhitect Șef

Nu dispune de

un software

individualizat (folosire

parțială

Autocad

pentru

cadastru)

Este dificil modul

de lucru actual și

lipsește orice

conexiune cu alt

serviciu

-Implementarea de sistem de

management al urbanismului

-Implementarea de hartă digitală

(Sistem Informațional Geografic-

GIS)

-Implementare sistem de

management autorizații

-Actualizarea sistemului existent

de registru agricol și conectarea

acestuia cu sistemul informatic de

management impozite și taxe

locale, precum și cu sistemul de

management al urbanismului

-Interconectarea cu Direcția

Impozite și Taxe locale Direcția

Patrimoniu Financiar-

contabil

-Nu se folosește

software de

specialitate

-Nu există

interconectare cu

Direția Economică

și cu Direcția

Impozite și Taxe

locale

-Implementare sistem management

al patrimoniului


contracte


asociații de proprietari

Direcția Tehnică Da Registru spații

verzi -Implementare sistem management

al patrimoniului

-Implementare sistem de urmărire

lucrări Direcția

Administrare

Stadioane, Baze

Sportive și de

Agrement

Financiar-

contabil

Direcția resurse

umane,

administrative,

parțial

informatizată

-Implementare sistem

management al patrimoniului

pentru o bună administrare

tehnică

-Implementare Sistem de control

intern managerial (SCIM)

-Implementare sistem de raportare

managerială

Informațiile centralizate în Tabelul 1.1 relevă nivelul scăzut de informatizare și

interconectare a departamentelor/serviciilor din cadrul Primăriei Municipiului Drobeta

Turnu-Severin și necesitatea implementării unui sistem informtic integrat.

pagina 11 din 70

Pentru creșterea eficienței activității, Primăria Municipiului Drobeta Turnu-Severin

trebuie să adopte o soluție tehnică, care să coreleze în mod practic obiectivele și nevoile

instituției.

1.2. Chestionar cu privire la analiza fluxurilor informaționale

existente

1.2.1. Descrierea chestionarului pentru culegerea informațiilor

Chestionarul a fost elaborat de către experții autori ai acestui studiu (Anexa 1) și

cuprinde un număr de 12 întrebări. Întrebările au avut în vederea aspecte care să releve starea

actuală și gradul de satisfacție al angajaților Primăriei Municipiului Drobeta Turnu-Severin

cu privire la derularea fluxurilor informaționale, în vederea îmbunătățirii acestora, prin

propunerea de soluții care să răspundă nevoilor specifice şi de achiziţie echipamente, printr-o

aplicație de management al documentelor.

Întrebările incluse în Chestionar (Anexa 1) sunt de următoarele tipuri: întrebări

închise, ce oferă o singură variantă de răspuns (întrebările cu numărul 6, 8, 10, 12); întrebări

matrice cu răspuns unic (întrebările cu numărul 1, 2, 4, 7); și întrebări deschise (completarea

răspunsurilor la întrebările 3, 5, 9, 11).

Pentru interpretarea rezultatelor obținute, am procedat la codificarea întrebărilor din

chestionar sub formă de variabile, ce vor fi prelucrate cu ajutorul SPSS, astfel:

- „Depart”, pentru a desemna departamentul din cadrul Primăriei Municipiului

Drobeta Turnu-Severin în care respondentul își desfășoară activitatea, prin întrebarea matrice

nr. 1, cu răspuns unic, respectiv prin desemnarea departamentului de care aparține, astfel:

urbanism (1); achiziții publice (2); financiar-contabilitate (3); impozite și taxe (4); registru

agricol (5); altă categorie, cu desemnarea acesteia (6);

- „Circuit_intern”, pentru a aprecia modul în care se derulează circuitul intern

al documentelor între departamentele Primăriei Municipiului Drobeta Turnu-Severin, prin

întrebarea matrice nr. 2, cu răspuns unic, respectiv prin atribuirea de calificative de la „Foarte

pagina 12 din 70

bine” (5), la „Nesatisfăcător” (1);

- „Prop_circuit_intern”, pentru menționarea de propuneri pentru îmbunătățirea

circuitului intern al documentelor, prin întrebarea deschisă nr. 3;

- „Circuit_ext”, pentru a aprecia modul în care se derulează circuitul extern al

documentelor la nivelul departamentului din cadrul structurii organizatorice de care aparține

respondentul (primite de la cetățeni/eliberate cetățenilor), prin întrebarea matrice nr. 4, cu

răspuns unic, respectiv prin atribuirea de calificative de la „Foarte bine” (5), la

„Nesatisfăcător” (1);

- „Prop_circuit_ext”, pentru menționarea de propuneri pentru îmbunătățirea

circuitului extern al documentelor, prin întrebarea deschisă nr. 5;

- „Sist_informatic”, pentru a menționa dacă există implementat, la momentul

aplicării chestionarului, un sistem informatic în cadrul departamentului din care face parte

respondentul, prin întrebarea închisă nr. 6, ce oferă o singură variantă de răspuns, respectiv

„Da” sau „Nu”;

- „Mod_utilizare_date”, pentru a aprecia modul de utilizare a

datelor/informațiilor în aplicațiile informatice folosite în cadrul departamentului

respondentului (dacă există), prin întrebarea matrice nr. 7, cu răspuns unic, respectiv prin

atribuirea de calificative de la „Foarte bine” (5), la „Nesatisfăcător” (1), Completată cu „Nu

sunt utilizator” (0);

- „Modele_standard_doc”, pentru a menționa dacă există modele-standard

pentru toate documentele implicate în realizarea activităților pe care le efectuează

respondenții, prin întrebarea închisă nr. 8, ce oferă o singură variantă de răspuns, respectiv

„Da”(1), „Nu”(2) ”, „În mare măsură”(3) sau „În mică măsură”(4);

- „Prop_simpl_doc”, pentru menționarea de propuneri pentru

modificarea/completarea/simplificarea modelelor-standard ale documentelor, prin întrebarea

deschisă nr. 9;

- „Reg_unic_evid”, pentru a aprecia dacă există implementat, la momentul

aplicării chestionarului, un registru unic de evidență a documentelor atât interne și externe,

prin întrebarea închisă nr. 10, ce oferă o singură variantă de răspuns, respectiv ”Da”(1) sau

”Nu”(2);

pagina 13 din 70

- ”Prop_inreg_doc”, pentru menționarea de propuneri pentru eficientizarea și

simplificarea înregistrării documentelor în cadrul instituției, prin întrebarea deschisă nr. 11;

- ”Mod_arhivare_doc”, pentru menționarea modului cum sunt arhivate

documentele în cadrul departamentului din care face parte respondentul, întrebarea închisă nr.

12, ce oferă o singură variantă de răspuns, respective, ”Fizic”(1); ”Electronic”(2); ”Mixt

(Fizic și electronic)”(3).

1.2.2. Descrierea eșantionului inclus în cercetare și interpretarea

rezultatelor

După centralizarea formularelor/chestionarelor completate și verificarea tuturor

informațiilor conținute, a fost validat un număr de 25 de chestionare, care au fost prelucrate

cu ajutorul softului statistic IBM SPSS (eng. ”Statistical Package for the Social Sciences”).

Distribuția angajaților respondenți în cadrul departamentelor din cadrul Primăriei

Municipiului Drobeta Turnu-Severin se regăsește în Tabelul 1.2, Tabelul 1.3 și Figura 1.1.

Tabel 1.2. Distribuția angajaţilor respondenți pe principalele departamente din

cadrul Primăriei Municipiului Drobeta Turnu-Severin

Depart

Departamentul Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent

Valid

Urbanism 5 20,0 20,0 20,0

Achiziții Publice 2 8,0 8,0 28,0

Financiar-Contabilitate 6 24,0 24,0 52,0

Impozite și Taxe 4 16,0 16,0 68,0

Registru Agricol 3 12,0 12,0 80,0

Altă categorie 5 20,0 20,0 100,0

Total 25 100,0 100,0

Sursa: Prelucrări proprii cu ajutorul softului SPSS, în baza răspunsurilor primite la chestionare

Tabel 1.3. Distribuția angajaţilor respondenți în ”altă categorie” de

departamente din cadrul Primăriei Municipiului Drobeta Turnu-Severin

”Altă categorie”

Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent

Valid 20 80,0 80,0 80,0

pagina 14 din 70

Patrimoniu 3 12,0 12,0 92,0

Registratură 2 8,0 8,0 100,0

Total 25 100,0 100,0

Sursa: Prelucrări proprii cu ajutorul softului SPSS, în baza răspunsurilor primite la chestionare

Observăm că, din totalul celor 25 de respondenți la întrebările Chestionarului cu

privire la derularea fluxurilor informaționale, distribuția acestora pe departamente a fost

următoarea (Tabel 1.2, Tabel 1.3 și Figura 1.1):

- departamentul ”Urbanism”, cu o pondere de 20% din totalul de 25 răspunsuri primite (5

respondenți);

- departamentul ”Achiziții Publice”, cu o pondere de 8% din totalul de 25 răspunsuri

primite (2 respondenți);

- departamentul ”Financiar-Contabilitate”, cu o pondere de 24% din totalul de 25

răspunsuri primite, ce deține majoritatea respondenților (6 respondenți);

- departamentul ”Impozite și Taxe”, cu o pondere de 16% din totalul de 25 răspunsuri

primite (4 respondenți);

- departamentul ”Registru Agricol”, cu o pondere de 12% din totalul răspunsurilor primite

(3 respondenți);

- și alte categorii de departamente în afara celor menționate în chestionar, cu o pondere de

20% (5 respondenți), dintre care, din cadrul departamentului ”Patrimoniu”, 3

respondenți, și ”Registratură”, 2 respondenți.

pagina 15 din 70

Figura 1.1. Distribuția angajaţilor respondenți pe principalele departamente din

cadrul Primăriei Municipiului Drobeta Turnu-Severin

Sursa: Prelucrări proprii cu ajutorul softului SPSS Statistics

Ca atare, respondenții la chestionarul transmis se regăsesc în departamente variate ale

Primăriei Municipiului Drobeta Turnu-Severin, având o mai mare acuratețe în interpretarea

răspunsurilor.

În ce privește modul de percepție a respondenților a derulării circuitului intern al

documentelor între departamentele Primăriei Municipiului Drobeta Turnu-Severin (variabila

”Circuit_intern”) (Tabel 1.4, Figura 1.2), observăm că cei mai mulți (96% dintre

respondenți) îl apreciază cu calificativul ”Bine” și numai 4% cu calificativul ”Satisfăcător”

(cu o medie - ”mean” - de 3,96 din 5 puncte, așa cum rezultă din Figura 1.2).

Tabel 1.4. Evaluarea derulării circuitului intern al documentelor de către respondenți

Circuit_intern

Frequency Percent Valid Percent Cumulative

Percent

Valid

Satisfăcător 1 4,0 4,0 4,0

Bine 24 96,0 96,0 100,0

Total 25 100,0 100,0


Figura 1.2. Evaluarea derulării circuitului intern al documentelor de către

respondenții din cadrul Primăriei Municipiului Drobeta Turnu-Severin

pagina 16 din 70


În ce privește propunerile pentru îmbunătățirea circuitului intern al documentelor

(”Prop_circuit_intern”) (Tabel 1.5), respondenții au menționat în principal: trecerea de

coduri de bare pe documente și prelucrarea acestora digitalizată; module pentru fiecare

department; conectarea/integrarea la celelalte module existente; introducerea de hartă GIS

(Sistem Informațional Geografic, eng. Geographic Information System); raportări tabelare;

realizarea unui sistem informatic integrat.

Tabel 1.5. Propuneri pentru îmbunătățirea circuitului intern al documentelor

Prop_circuit_intern


Percent

Valid

Coduri de bare QR 1 4,0 4,0 4,0

Conectarea la celelalte

module 1 4,0 4,0 8,0

Conectarea tuturor modulelor 1 4,0 4,0 12,0

Evidența și valorificarea

patrimoniului 1 4,0 4,0 16,0

Evidență patrimoniu 1 4,0 4,0 20,0

Integrare cu alte module 1 4,0 4,0 24,0

Integrarea cu celelalte module 2 8,0 8,0 32,0

Interconectare cu alte module 5 20,0 20,0 52,0

Interconectare module, hartă

GIS instituții 1 4,0 4,0 56,0

Interconectarea modulelor 4 16,0 16,0 72,0

Modul Patrimoniu 1 4,0 4,0 76,0

Module pentru fiecare

departament 1 4,0 4,0 80,0

Raportare tabelară 1 4,0 4,0 84,0

Raportări centralizate între

modulele sistemului 1 4,0 4,0 88,0

Raportări tabelare,

comunicare cu alte instituții 1 4,0 4,0 92,0

Sistem informatic integrat 1 4,0 4,0 96,0

Sistem integrat 1 4,0 4,0 100,0

Total 25 100,0 100,0


În ce privește modul de percepție a respondenților al derulării circuitului extern al

documentelor la nivelul departamentelor din cadrul structurii organizatorice de care aparțin

pagina 17 din 70

respondenții (primite de la cetățeni/eliberate cetățenilor) (variabila ”Circuit_ext”) (Tabel 1.6,

Figura 1.3), ca și în cazul circuitului intern, acesta este apreciat de majoritatea respondenților

cu calificativul ”Bine” (96% dintre respondenți) și numai 4% cu calificativul ”Satisfăcător”

(media 3,96 dintr-un total de 5 puncte).

Tabel 1.6. Evaluarea derulării circuitului extern al documentelor de către respondenți

Circuit_ext


Percent

Valid


Bine 24 96,0 96,0 100,0

Total 25 100,0 100,0


Figura 1.3. Evaluarea derulării circuitului extern al documentelor de către

respondenții din cadrul Primăriei Municipiului Drobeta Turnu-Severin


Propunerile din partea respondenților pentru îmbunătățirea circuitului extern al

documentelor (”Prop_circuit_intern”) (Tabel 1.7) au fost, în principal: trecerea de coduri de

bare pe documente; conectarea/integrarea cu alte module/sisteme/instituții sau chiar la

sistemul național; raportări tabelare; prescriptibilitate debite; sistem informatic unitar.

Observăm că aceste propuneri sunt asemănătoare cu cele ale circuitului intern, cu racordarea

pagina 18 din 70

cu alte instituții.

Tabel 1.7. Propuneri pentru îmbunătățirea circuitului extern al documentelor

Prop_circuit_ext


Percent

Valid

Coduri QR 2 8,0 8,0 8,0

Conectarea cu alte sisteme 2 8,0 8,0 16,0

Conectarea cu sisteme

informatice ale altor instituții 1 4,0 4,0 20,0

Conectarea la alte sisteme

naționale 3 12,0 12,0 32,0

Integrare cu alte sisteme 1 4,0 4,0 36,0

Integrarea cu alte module 1 4,0 4,0 40,0

Interconectare și cu alte

instituții 1 4,0 4,0 44,0

Interconectare cu alte


Interconectare cu alte sisteme 1 4,0 4,0 52,0

Interconectare module 1 4,0 4,0 56,0

Interconectarea cu alte


Interconectarea cu alte

sisteme 1 4,0 4,0 68,0

Interconectarea la sistemele

naționale 1 4,0 4,0 72,0

Modul patrimoniu 1 4,0 4,0 76,0

Modulul de registratură

electronică să comunice cu

alte module

1 4,0 4,0 80,0

Prescriptibilitate debite 1 4,0 4,0 84,0

Raportare centralizată 1 4,0 4,0 88,0


Sistem informatic integrat cu

posibilitate de centralizare

date

1 4,0 4,0 96,0

Sistem informatic unitar 1 4,0 4,0 100,0

Total 25 100,0 100,0


La întrebarea dacă există implementat, la momentul aplicării chestionarului, un sistem

informatic în cadrul departamentelor din care fac parte respondenții (”Sist_informatic”),

pentru 52% dintre respondenți (Tabel 1.8, Figura 1.4), nu există implementat un asemenea

pagina 19 din 70

sistem. Departamentele în cadrul cărora s-a semnalat existența unui sistem informatic (12

respondenți) au fost: impozite si taxe, financiar-contabilitate și registratură, iar cele în care nu

există un sistem informatic (13 respondenți) sunt: urbanism, registru agricol, patrimoniu și

achiziții publice, așa cum reiese din răspunsurile primite la chestionare.

Tabel 1.8. Existența unui sistem informatic în cadrul departamentelor

Sist_informatic


Percent

Valid

Da 12 48,0 48,0 48,0

Nu 13 52,0 52,0 100,0

Total 25 100,0 100,0


Figura 1.4. Aprecierea existenței unui sistem informatic în cadrul

departamentelor


În ce privește modul de percepție a utilizării datelor/informațiilor în aplicațiile

informatice folosite în cadrul departamentelor respondenților (dacă există) (variabila

”Mod_utilizare_date”) (Tabel 1.9, Figura 1.5), acesta este apreciat de majoritatea

respondenților care au semnalat existența unui sistem informatic, cu calificativul ”Bine” (93%

dintre respondenți) și numai 7% cu calificativul ”Satisfăcător”.

pagina 20 din 70

Tabel 1.9. Modul de utilizare a datelor/informațiilor în aplicațiile informatice folosite în

cadrul departamentelor

Mod_utilizare_date


Percent

Valid


Bine 13 52,0 92,9 100,0

Total 14 56,0 100,0

Missing System 11 44,0

Total 25 100,0


Figura 1.5. Aprecierea modului de utilizare a datelor/informațiilor în aplicațiile

informatice folosite în cadrul departamentelor


La întrebarea dacă există modele-standard pentru toate documentele implicate în

realizarea activităților pe care le efectuează respondenții (”Modele_standard_doc”), aceştia

au apreciat, în proporție de 72%, că există astfel de modele standard ale documentelor (Tabel

1.10 și Figura 1.6).

pagina 21 din 70

Tabel 1.10. Existența modelelor standard pentru toate documentele implicate în

realizarea activităților

Modele_standard_doc


Percent

Valid

Da 18 72,0 72,0 72,0

Nu 7 28,0 28,0 100,0

Total 25 100,0 100,0


Figura 1.6. Măsura în care există modele standard pentru toate documentele

implicate în realizarea activităților


Propunerile din partea respondenților pentru modificarea/completarea/simplificarea

modelelor-standard ale documentelor (”Prop_simpl_doc”) (Tabel 1.11) au fost ca acestea să

fie adaptate legislaţiei, solicitărilor Curţii de Conturi, în principal, prin raportare tabelară şi

deservirea serviciilor electronice.

pagina 22 din 70

Tabel 1.11. Propuneri pentru modificarea/completarea/simplificarea modelelor-

standard ale documentelor

Prop_simpl_doc


Percent

Valid

Conform legislației 15 60,0 60,0 60,0

Conform legislației și format

tabelar 2 8,0 8,0 68,0

Conform legislației și

solicitări Curtea de Conturi 1 4,0 4,0 72,0

Conform legislației standard 1 4,0 4,0 76,0

Conform legislației, raportare

tabelară 1 4,0 4,0 80,0

Conform solicitărilor de la

Curtea de Conturi 1 4,0 4,0 84,0

Documente sub formă

tabelară 1 4,0 4,0 88,0


Raportări standard 1 4,0 4,0 96,0

Servicii electronice 1 4,0 4,0 100,0

Total 25 100,0 100,0


La întrebarea dacă există implementat, la momentul aplicării chestionarului, un

registru unic de evidență a documentelor, atât interne, cât și externe (”Reg_unic_evid”),

respondenţii au apreciat, în proporție de 64%, că nu există un astfel de registru unic de

evidență a documentelor (Tabel 1.12 și Figura 1.7).

Tabel 1.12. Existenţa unui registru unic de evidență a documentelor interne și externe

Reg_unic_evid


Percent

Valid

Da 9 36,0 36,0 36,0

Nu 16 64,0 64,0 100,0

Total 25 100,0 100,0


pagina 23 din 70

Figura 1.7. Existenţa unui registru unic de evidență a documentelor


Propunerile din partea respondenților pentru eficientizarea și simplificarea

înregistrării documentelor în cadrul instituției (”Prop_inreg_doc”) (Tabel 1.13) au fost ca

acestea să aibă coduri de bare, hartă GIS investiţii, interconectarea tuturor modulelor,

registratură electronică pentru toate departamentele şi un sistem informatic integrat.

Tabel 1.13. Propuneri pentru eficientizarea și simplificarea înregistrării documentelor

în cadrul instituției

Prop_inreg_doc


Percent

Valid

Cod de bare 2 8,0 8,0 8,0

Coduri de bare QR 3 12,0 12,0 20,0

Hartă GIS investiții 1 4,0 4,0 24,0

Interconectarea cu celelalte

module 1 4,0 4,0 28,0

Interconectarea modulelor 1 4,0 4,0 32,0

Interconectarea tuturor

modulelor 1 4,0 4,0 36,0

QR cod de bare 3 12,0 12,0 48,0

Registratură electronică 2 8,0 8,0 56,0

Registratură pentru toate

departamentele 1 4,0 4,0 60,0

Registru online 1 4,0 4,0 64,0

Sistem informatic integrat 8 32,0 32,0 96,0

Sistem informatic unitar 1 4,0 4,0 100,0

Total 25 100,0 100,0


pagina 24 din 70

În ce priveşte modul cum sunt arhivate documentele în cadrul departamentului din

care face parte respondentul (”Mod_arhivare_doc”), toţi cei 25 de respondenţi au apreciat că

arhivarea documentelor se face ”fizic”, neexistând arhivare electronică (digitizată) (Tabel

1.14).

Tabel 1.14. Modul de arhivare documente în cadrul departamentelor

Mod_arhivare_doc


Percent

Valid Fizic 25 100,0 100,0 100,0


1.3. Neajunsurile existente și beneficiile unui sistem informatic

integrat

Din punct de vedere informatic, blocajele și timpii crescuți pentru rezolvarea

situațiilor din cadrul Primăriei Municipiului Drobeta Turnu-Severin sunt determinați de:

- informatizarea parțială sau lipsa acesteia pentru anumite compartimente;

- sisteme informatice separate care nu folosesc în comun informația și nu fac

schimb de informații între ele;

- bază de date care nu asigură o prelucrare ușoară;

- colaborare/comunicare inter-departamentală dificilă în realizarea schimbului de

informații, utile unora altora;

- rapoarte/situații de management care nu sunt obținute în timp real;

- lipsa unui sistem de tipul Business Intelligence (BI), prin care să fie urmărită

activitatea/performanța instituției și a personalului, în baza unor indicatori de

performanță, pentru aplicarea de eventuale corecții în timp util;

- necesitatea implementării unui sistem de securitate a datelor (GDPR, eng.

”General Data Protection Regulation”), care să asigure standarde în privința

utilizării informațiilor.

pagina 25 din 70

Beneficiile pe care Primăria Municipiului Drobeta Turnu-Severin le va avea prin

implementarea unui sistem informatic integrat, cu arhitectura web, respectiv abordarea în pași

bine definiți, ar putea fi:

- viziune și control superior și în timp real ale activității;

- gestionarea financiară mai eficientă prin minimizarea unor pierderi sau

sporirea veniturilor printr-o mai bună gestionare a resurselor existente;

- implementarea în cateva etape, în ordinea priorităților, ar produce impact

rapid în activitatea zilnică;

- creșterea gradului de adoptare de către utilizatori, pe măsură ce aceștia

asimilează noul mod de lucru și sesizează beneficiile operaționale, precum reducerea

efortului inutil pentru activități manuale;

- scăderea presiunii financiare imediate și eșalonarea bugetului pe o perioadă de

timp;

- creșterea siguranței în privința succesului proiectelor;

- corelarea datelor între diferitele departamente;

- consultarea vizuală pe hartă a datelor;

- acces instantaneu la informație, de oriunde, oricând (mobil, tabletă);

- imagine mai bună în fața contribuabililor, tehnici moderne de lucru;

- securitate superioară a datelor;

- viteza sporită, automatizarea sarcinilor consumatoare de timp.

Un plus de valoare și imagine care ar putea fi adus Primăriei Municipiului Drobeta

Turnu-Severin ar fi obținut prin corelarea nomenclatoarelor de bază (străzi, adrese, persoane,

utilizatori), astfel încât să se poată compara și cumula date și situații la nivelul instituției,

precum și transmiterea unei imagini de schimbare în bine a administrației prin tehnologii și

mijloace moderne de lucru, dar mai ales prin serviciile oferite cetățenilor.

pagina 26 din 70

2. ELEMENTELE COMPONENTE ALE SISTEMULUI

INFORMATIC INTEGRAT

2.1. Descrierea propunerii sistemului informatic integrat – condiții

generale

Propunerea are ca obiectiv dezvoltarea în mai multe etape a unei structuri informatice,

capabilă să susțină luarea deciziilor în timp real, creșterea activității.

Arhitectura propusă care stă la baza soluției informatice integrate cuprinde un set de

componente de bază, care poate fi configurat și extins ulterior cu facilități specifice

activității. Astfel, se va putea asigura un nivel crescut de asimilare din partea angajaților

Primăriei, întrucât implementarea se va face dinamic.

Sistemul își propune realizarea unei corelări la nivel de date (persoană, adresă etc.) și

funcții între subsistemele informatice viitoare sau existente (taxe, registru agricol, asistență

socială, contabilitate, urbanism etc.), completat cu instrumente de nivel decizional, precum

harta interactivă sau raportare managerială, având ca efect final automatizarea/eficientizarea

activității și minimizarea pierderilor.

2.2. Cerinţe generale privind sistemul software integrat

Solutia va permite mecanisme de securitate de nivel ridicat, care să permită accesul

doar pentru persoanele autorizate, permițând:

Securitatea datelor printr-un sistem de autorizare și autentificare bazat pe

credențiale -utilizator, parolă - grupuri de utilizatori sau roluri și drepturi de acces specifice la

resurse. Drepturile de acces la resurse vor fi definite pe mai multe niveluri: bază de date,

aplicație, meniu, câmpuri, operații. Accesul la date se va face doar prin intermediul

sistemului de către utilizatorii autorizați;

Drepturile de acces ale utilizatorilor vor putea fi stabilite la nivel de grup/rol

pagina 27 din 70

sau la nivel individual. Administratorul aplicației va avea posibilitatea de a defini politicile de

securitate. Aplicațiile furnizate vor fi incluse în schema de autentificare și autorizare utilizată

la nivelul sistemului integrat existent;

Autentificarea utilizatorilor în sistem trebuie să fie permisă de la orice punct

de lucru din cadrul instituției;

Închiderea automată a sesiunilor de lucru ale utilizatorilor în caz de

inactivitate pe o anumită durată predeterminată de timp;

Jurnalizarea tranzacțiilor zilnice, individual pentru fiecare utilizator cu drept

de acces la modificarea înregistrărilor, cu marcarea orei la care a fost executată fiecare

tranzacție precum și a identității utilizatorului care a inițiat-o;

Raportarea pe baze periodice a detaliilor privitoare la accesul în sistem al

utilizatorilor;

Respectarea condițiilor de securitate, conform legislatiei în vigoare.

Soluția va asigura mecanisme de sigurantă și acuratețe a datelor, oferind urmatoarele:

Procesarea datelor să fie bazată pe tranzacții;

Mecanism de tranzacționare de tip "totul sau nimic". În situația unei căderi

accidentale a sistemului, toate tranzacțiile finalizate trebuie să fie permanente, iar cele

nefinalizate trebuie anulate prin mecanismul de rollback;

Să permită anularea de către persoanele autorizate a unei operațiuni efectuate

(modificări, inscrieri, stergeri, etc), repunerea în funcțiune a operațiunii în urma unei anulări

greșite si posibilitatea raportării/vizualizării operațiilor respective;

Ştergerea datelor trebuie restricționată, în locul operațiilor de stergere

folosindu-se inactivarea și nu ștergerea efectivă.

Pe tot parcursul implementării proiectului și prin toate functionalitățile front-office și

back-office realizate, este obligatoriu ca cerintele GDPR să fie respectate, atât la nivelul

fluxurilor de lucru/serviciilor electronice implementate în platformă, dar și la nivelul

proiectării bazelor de date, arhitecturii modulelor software, schimburilor de informații,

serviciilor web, astfel încat datele cu caracter personal să fie protejate atât din punct de

vedere al procedurilor de access/manipulare, dar și din punct de vedere al “manipulării”

informatice. Posibilitatea de a fi uitat. În cadrul GDPR, cetățeanul are dreptul de a cere să fie

pagina 28 din 70

sterse informațiile personale despre el. Trebuie implementat un sistem, de preferință automat,

care va sterge toate informațiile personale păstrate în sistem.

Salvarea și recuperarea datelor se va face prin urmatoarele mecanisme:

Să ofere un mecanism de recuperare a datelor în caz de dezastru. Astfel,

sistemul trebuie să ofere o solutie pentru protecția eficientă a datelor împotriva erorilor și a

dezastrelor prin realizarea de copii de sigurantă și arhivarea acestora.

Să aibă o funcție de arhivare/dezarhivare a datelor (backup) pe suport extern.

Procesele de arhivare/dezarhivare nu trebuie să afecteze disponibilitatea sistemului pentru

utilizatori și nici să-i degradeze semnificativ performanțele. În caz de incidente, întregul

sistem să poată fi restaurat din copia de siguranta;

Salvarea informațiilor trebuie să se realizeze automat și periodic pe baza unui

calendar configurabil de către Administrator.

Soluția web, scalabilă, are în vedere:

Eliminarea eforturilor inutile, precum calcule și rapoarte manuale, cu ajutorul vitezei

de lucru, automatizării activității și a unor functionalități deosebite în toate modulele;

Arhitectură unitară, nomenclator unic de persoane și adrese;

Colaborare mai bună, integrare între module și deschidere pentru legături cu alte

sisteme;

Se poate realiza o evidență bine structurată și organizată, folosind rapoartele de

consistența datelor tip text sau hartă tematică. Pe baza elementelor comune, precum

persoane, adrese etc., se pot face comparații și obține informații utile: ecran

centralizator cu toate datele unei persoane, numere poștale nedeclarate, diferență

suprafețe între taxe/registru agricol, persoane fără masina care au parcare etc.;

Integrarea cu sisteme centrale, precum ghiseu.ro, ANAF, Agenția de Plăți și Intervenții

pentru Agricultură - APIA, Agenția Națională de Cadastru și Publicitate Imobiliară -

ANCPI etc.;

Interfața web care să fie ușor de utilizat, cu facilități de căutare informații și navigare

de tip site, web cu link-uri, având aspect similar în toate modulele și fiind ușor de

învățat;

pagina 29 din 70

Satisface nevoia tot mai mare de a căuta și accesa informații de oriunde, de exemplu de

pe mobil, laptop, telefon, tabletă, dintr-o instituție subordonată etc.;

Imbunătățirea imaginii Primăriei prin adoptarea unei tehnologii moderne, adaptate

cerințelor actuale, un mod de lucru mai facil, evitarea plimbării cetățenilor între

departamente;

Integrare cu sisteme hartă – GIS (Sistem Informațional Geografic, eng. Geographic

Information System);

Vizualizarea documentelor în format electronic direct din soluție (arhiva electronică):

schițe, poze etc.;

Costuri mai reduse de adoptare/întreținere - un singur server pe care se instalează tot

sistemul, client în browser, administrare ușoară, nu necesită niciun fel de instalare

locală, performanța e dată de server, scăzând astfel investițiile pe stațiile de lucru;

Securitate crescută a datelor, centralizat pe server, drepturi de acces;

Control istoric complet al datelor și operațiilor efectuate de orice utilizator asupra

oricărei informații.

Sistemul trebuie să folosească tehnologii moderne, care primesc îmbunătățiri

(updates) de Securitate. Nu se acceptă sisteme care au ajuns la sfarsitul vieții (end of life) și

care nu mai primesc suport de la producător.

Sistemul va oferi o interfață de tip thin client, web based. Astfel, pe stațiile de lucru

ale utilizatorilor instituției (primar, persoane din conducere, operatori, consilieri, casieri,

contabilitate etc) nu se vor instala componente software, acest lucru asigurând totodată

independența de sistemul de operare de pe echipamentele instituției, amortizarea investiției în

următorii ani și scăderea costurilor. Utilizatorii soluției vor putea accesa funcționalitățile

uzuale ale sistemului prin intermediul unui navigator web (ex: Internet Explorer, Edge,

Chrome, Mozzilla, etc). Excepție privind interfața pot face doar operațiuni de administrare

periodice – backup, configurări.

Sistemul software ce va fi achiziționat va fi operat de utilizatori români. Toate

ecranele, mesajele de eroare și rapoartele trebuie să fie afișate în limba română.

Toată documentația utilizator împreună cu materialele pentru instruire vor fi livrate în

limba română.

pagina 30 din 70

Pentru asigurarea unei interfețe unitare si ergonomice, sistemul trebuie să ofere

următoarele facilități:

Să furnizeze ferestre formatate corespunzător pentru toate intrările și ieșirile;

Rezolutia minimă suportată pentru fereastra browser-ului să fie de 1024x768

pixeli;

Explicații adiționale clare pentru toate câmpurile ne-triviale atunci când

utilizatorul misca mouse-ul deasupra numelui câmpului;

Să furnizeze toate ferestrele de dialog în limba română;

Sistemul trebuie să furnizeze mesaje de eroare în limba română pentru:

- erori de introducere de date (inconsistență). Atragerea atenției asupra

câmpurilor obligatorii;

- erori de logică de utilizare;

- erori provenite din sistemul de gestiune a bazelor de date sau din accesul la

resurse externe;

- alte tipuri de erori ce urmează a fi definite în etapa de analiză.

Să asigure verificarea câmpurilor de date obligatorii și opționale;

Sistemul informatic trebuie să asigure următoarele criterii de performantă:

Sistemul trebuie să îndeplinească un nivel de disponibilitate (uptime) de 99%

anual;

Toate procesele off-line zilnice, care trebuie executate automat pe durata

nopții (inclusiv backup de sistem), trebuie derulate într-un interval în care activitatea este

minimă, de exemplu între orele 2:00 și 5:00 în condiții de operare standard;

Soluția se va baza pe produse consacrate, larg utilizate la nivel mondial si va fi

configurată în asa fel încât să permită timpi buni de răspuns (<3 s pentru operații uzuale,

<240 s pentru rapoarte cu volum mare de date);

Accesul concurent a 100 de utilizatori interni și a unui număr nelimitat de

utilizatori externi;

Lucrul cu tabele mari, de peste 1.000.000 înregistrări.

pagina 31 din 70

2.3. Sistemul informatic integrat poate să includă următoarele

module.

2.3.1. Management de documente, registratură și arhivă electronică

2.3.1.1. Registratura electronica unica

Modulul de registratură nu există pentru urbanism, impozite și taxe, registrul agricol,

departamentul financiar-contabil.

O registratură unica pentru toate modulele primariei Drobeta Turnu Severin,

interconectată cu sistemele deja existente. Un document ce va intra în primărie va avea

același cod unic de identificare pe toată durata vieții sale.

Acest modul va permite înregistrarea documentelor(interne dar și externe) într-un

registru și va necesita existența unei baze de date unice accesibilă intern(intranet) din orice

locație a instituției. Prin intermediul acestui modul se va putea urmări documentul prin toate

departamentele prin care trece până la rezolvarea sa.

Modulul furnizat va trebui să acopere urmatoarele cerințe legate de registratura:

Fiecărui document fizic i se poate atașa un QR cod(unic) care va identifica

documentul și va putea permite procesarea automată prin scanare. În acest fel,

angajații nu trebuie să adauge manual documentul la registratură;

Înregistrarea documentelor și cererilor în registratura generală și eliberarea unui bon

de înregistrare aferent;

Înregistrarea documentelor provenite din exterior, create în interior și cele create ca

răspuns în registrul unic al instituției;

Fiecare document să aibă alocat un numar unic în funcție de caracteristicile sale, de

utilizatorul și momentul operării;

La introducerea unui document să se poată inregistra datele descriptive ale acestuia și

să se poată folosi mecanisme de validare a câmpurilor;

Legarea logică a unui document de un alt document (conexare), în cadrul aceluiași an

sau între documente din ani diferiti.

Sistem de permisiuni la nivel de utilizator, astfel încat un utilizator nu va putea avea

acces decat la documentele asupra cărora are permisiuni.

pagina 32 din 70

Dacă un câmp nu este completat sau este completat gresit, mesajul de eroare trebuie

să fie explicativ și intuitiv, subliniind(rosu) câmpul ce trebuie introdus și dând

indicații usor de urmat utilizatorului.

Pentru documentele externe ce pot fi depuse electronic:

- CNP sau CUI după caz(obligatoriu);

- Nume, prenume sau nume firmă(obligatoriu);

- Email(obligatoriu);

- Telefon(obligatoriu);

- Adresă de proveniență(judet, oras, stradă, număr, bloc, scară, etaj,

apartament);

- Se va cere acordul de prelucrare a datelor cu caracter personal(GDPR);

- Alte câmpuri definite în funcție de tipul cererii.

Pentru documentele interne:

- Tipul documentului(lista predefinită)

- Descrierea documentului

- Observații( cu posibilitatea de a modifica aceste date în cursul fluxului

documentului);

- La cine se trimite după inregistrare.

2.3.1.2. Arhiva electronică

Modulul va putea să ofere facilitți legate de arhivarea electronică dupa cum urmeaza:

Gestionarea creării, salvării, consultării si utilizării documentelor arhivate în

arhiva electronică a instituției în conformitate cu prevederile legale;

Stocarea formei electronice a documentelor înregistrate în sistem, indiferent de

formatul fițierelor, într-un sistem centralizat, pe serverele instituției;

- Atașarea la fiecare fișier electronic a unor date descriptive (metadate) privind

conținutul documentului și modalitatea lui de arhivare, având cel puțin urmatoarele elemente:

proprietarul documentului electronic; emitentul documentului electronic; numărul și data

emiterii documentului; tipul documentului electronic; formatul digital în care este arhivat

pagina 33 din 70

documentul electronic; cuvintele cheie necesare identificării documentului electronic;

elementele de localizare ale suportului fizic;

Completarea datelor descriptive se va putea face la momentul introducerii în

sistem sau ulterior, pe bază de drepturi;

Categorisirea documentelor în funcție de proprietățile acestora: utilizator, tip,

nivel de clasificare, fluxul din care face parte, stare, etc.;

Căutarea de documente în funcție de datele descriptive asociate și/sau de

conținutul acestora și afișarea rezultatelor căutarii în liste cu ajutorul cărora să poată fi

vizualizate elementele dorite și să poată fi efectuate operații asupra lor;

Căutarea trebuie să se poată efectua în funcție de numărul de înregistrare, data

depunerii, tipul documentului, numele și adresa persoanei, cuvinte cheie, textul

documentului, stare, etc.

2.3.1.3. Circulația documentelor

Fluxul de documente este stabilit intern în cazul orasului Drobeta Turnu Severin și

trebuie să fie modificabil. Prin intermediul fluxului, doumentul va avea permisiuni de

accesare.

Modulul va conține facilități de lucru colaborativ și circulație a documentelor:

Să ofere posibilitatea definirii de fluxuri de procesare (circulație structurată),

în funcție de tipul documentului, cu posibilitatea specificării și descrierii pașilor și

activităților necesare sub forma de secvență logică, a utilizatorilor/rolurilor/departamentelor

responsabile și a timpului alocat pentru fiecare acțiune;

Bazându-se pe definițiile fluxurilor de lucru, modulul trebuie să fie capabil să

distribuie sarcinile automat utilizatorilor cărora le sunt destinate și să avanseze automat

documentele în fluxul de procesare;

Pentru fiecare pas din fluxul de procesare, modulul trebuie să pună la

dispoziția utilizatorului responsabil de lucrarea respectivă documentele necesare și, de

asemenea, să transmită mai departe documentele create de acesta, eventual și a celor primite;

Utilizatorii vor avea posibilitatea de a adauga adnotari si rezoluții la

documente în fiecare pas, respectiv de a consulta notițele celorlalți participanți la flux;

pagina 34 din 70

Utilizatorii vor putea să îsi delege drepturile pe anumite perioade către alți

utilizatori;

Modulul trebuie să fie flexibil și să permită definirea de fluxuri ad-hoc

(circulație liberă), prin care traseul documentului este decis de utilizatori pe masură ce

efectuează anumite operații;

Utilizatorii trebuie să poată urmări oricând stadiul evoluției unui document pe

flux și localizarea acestuia, de la momentul înregistrării până la finalizare;

Pentru un document va exista posibilitatea vizualizării momentului

preluării/ieșirii la fiecare pas, a unui istoric detaliat (utilizator/dată/oră) al acțiunilor realizate

și al notelor/rezoluțiilor;

Utilizatorii vor putea vedea centralizat listele de documente la care au de

lucru, în funcție de stadiul acestora și gradul de urgentă alocat;

Sistemul va permite modificarea timpului de prelucreare a unui document, dar

va și emite avertizări în cazul în care timpul a expirat.

În cadrul componentei de registratură și management documente vor fi oferite

funcționalități care să permită integrarea cu alte module din cadrul sistemului sau externe,

prin care acestea vor putea înregistra automat documentele emise și le vor putea stoca în

format electronic în arhiva electronică.

Pentru documentele procesate în portalul de servicii online se vor înregistra automat

toate cererile venite prin intermediul acestuia și cele emise prin intermediul lui către

contribuabili. Pentru toate aceste documente, odata cu înregistrarea în sistem se va salva

automat și forma electronică a documentului emis/inregistrat în modulul de registratură.

pagina 35 din 70

2.3.2. Portal servicii online cetățeni

În cadrul proiectului va fi oferit un portal care să pună la dispoziția cetățenilor și a

mediului de afaceri instrumente simplificate de acces, vizând reducerea birocrației,

accesibilitatea serviciilor și transparența comunicării. Portalul va fi disponibil în internet și se

va integra cu alte module ale sistemului integrat furnizat și cu aplicațiile deja existente.

Printre funcționalități:

o Accesul securizat să fie permis utilizatorilor prin intermediul unui cont unic și al unei

parole;

o Crearea de cont unic să poată fi facută prin intermediul unei cereri online. Câmpuri

necesare: CNP, nume prenume, telefon, e-mail, adresă, copie buletin. Primirea datelor

de logare se face pe e-mail. Parola este necesar să fie schimbată la prima logare în

aplicație;

o Creare contului unic poate fi facută și la sediul instituției, este nevoie de aceleasi date

ca mai sus;

o Să permită depunerea online a cererilor pe diferite teme, către registratură. În cazul

anumitor cereri nu este nevoie de un cont. Urmatoarele date sunt de ajuns: CNP, cont

email, telefon, adresă. Documentul este înregistrat în sistem și utilizatorul va primi pe

email un număr de ordine (identiicator unic) prin care poate vedea starea cererii.

Exemplu, Primaria Cluj, unde se pot depunde cereri online și cu și fară cont;

o Cerere online abonament parcare persoane și schimbare loc parcare persoane fizice

sau juridice. Condiții necesare(prerequisites): domiciliu sau rezidența în Drobeta

Turnu Severin și autoturism înmatriculat în România. Câmpuri de completat:

CNP/CUI, nume prenume/nume firmă, e-mail, telefon, adresa completă;

o Cererea online trebuie descrisă clar pe întelesul cetățeanului pentru a evita orice

neclarități;

o Să precompleteze datele personale introduse în cazul depunerii unor astfel de cereri.

Exemplu : nume străzi, adresa email, nume si prenume, etc;

o Să permită încărcarea (upload) documentelor aferente cererii către registratură;

pagina 36 din 70

o Pe baza cererii introduse, în modulul de registratură și management de documente

existent se va salva dosarul în format electronic, va fi preluat și acesta va parcurge

fluxul de lucru din interiorul instituției;

o La eliberarea online a răspunsului la cerere în format electronic, acesta va fi semnat

electronic cu certificate digitale calificate;

o Raspunsul online eliberat va fi pus fie în contul creat de către cetățean în cadrul

portalului, fie trimis în email-ul introdus în cadrul cererii;

o Să permită descărcarea de către cetățean a răspunsului la cerere în format electronic,

semnat digital;

o Răspunsurile la cereri emise online trebuie să poată fi vizualizate de către toți

utilizatorii instituției în modulul de registratură și management de documente existent

și să poată fi tiparite în cazul prezenței contribuabilului la ghișeu;

o Oferă posibilitatea de încarcare (upload) în format electronic a documentelor de

identitate la nivel de rol/persoana și a documentelor privind

reprezentarea/împuternicirea, daca este cazul;

o Permite depunerea online a declarațiilor de dobândire în cazul clădirilor, terenurilor,

mijloacelor de transport prin completarea datelor direct în interfața aplicației;

o Permite depunerea online a cererilor către diverse departamente, cum ar fi – urbanism,

taxe ăi impozite locale, direcția generală poliție, evenimente publice etc ;

o Precompletează datele personale introduse în cazul depunerii tuturor declarațiilor de

mai sus;

o Permite încarcarea (upload) în format electronic a documentelor necesare (acte de

dobândire, acte ce atestă proprietatea, inclusiv declarații pe propria raspundere);

o Permite vizualizarea de către utilizatorii instituției și cetățean a tuturor declarațiilor

depuse și a stadiului acestora (introduse, preluate, rezolvate, respinse, anulate etc);

o În cazul în care declarația depusț este completă și validată, se va face automat

preluarea informațiilor și înscrierea directă a bunului dobândit în aplicația de impozite

și taxe existentă, inclusiv calculul impozitului și instituirea debitelor aferente, pentru

emiterea deciziei de impunere, fară a mai fi necesară completarea informațiilor în

sistem de un inspector/operator din cadrul instituției;

pagina 37 din 70

o Permite posibilitatea de vizualizare a sumelor totale de plată, a sumelor rămase de

plată si a tuturor plaților efectuate, în timp real, din aplicația de impozite și taxe;

o Pe baza cererii introduse, în modulele existente se va genera adeverinta în format

electronic;

o Validează informațiile introduse în ceea ce priveste câmpurile obligatorii de

completat, logica de completare (corelații între valori) și oferă mesaje de avertisment

privind obligativitatea completării câmpurilor respective;

o Oferă automat număr de înregistrare tuturor cererilor și documentelor depuse prin

intermediul interfeței online;

o Permite căutare bazată pe numarul de inregistrare și vizualizarea stadiului cererii;

o Permite transmiterea, prin intermediul platformei, a unor informări și a înscrisurilor

emise de instituție din proprie inițiativă, conform legii: decizie de impunere,

înstiintare de plată, titlu executoriu, somație, poprire și alte înscrisuri care cad în

incidența legii sau au rol de comunicare cu cetățenii;

o Permite vizualizarea anunțurilor de interes public (achizțtii publice, licitații, oferte

vânzare terenuri, concursuri de angajare etc).

Portalul va oferi posibilitatea publicării automate a unor informații de interes general

către public. Va prelua date din modulele furnizate și din aplicațiile existente în cadrul

instituției și le va publica în format tabelar sau grafic în pagini web/html care pot fi înglobate

automat în site-ul instituției, fară a necesita intervenție umană. Se dorește în acest fel

diminuarea efortului de întreținere a datelor, se va sprijini politica de transparență a instituției

fată de cetățeni și publicul interesat și se va minimiza gradul de risc de eroare umană la

prelucrarea manuală a informațiilor.

Pentru aceasta sunt necesare urmatoarele functionalități minime:

Definirea categoriilor de informații care să poată fi extrase automat din

sisteme și publicate pe site și a modului de publicare (tabelar și/sau grafic);

Posibilitatea precizării parametrilor standard pentru categoriile de informații

selectate, inclusiv sub forma de formulă în ceea ce privește perioada (ex: [AZI] – 30 = ziua

curentă – 30 zile);

pagina 38 din 70

Publicare automată în format tabelar și/sau grafic (ex: evolutiv, pie-chart, etc)

a informațiilor selectate, conform configurării efectuate în sistem;

Produsul va putea prelua și raporta date în format tabelar din orice subsisteme

existente în cadrul instituției, atât din cadrul sistemului integrat, cât și din cele la care

furnizorul va pune la dispozitie metode de acces la datele din baza de date respectivă;

În urma configurării informațiilor care vor fi publicate, va fi generată in mod

automat o pagină web care va lista toate informațiile disponibile publicului. Pentru fiecare

categorie de informație în pagina centralizatoare va fi inclus în mod dinamic un link către

pagina care va publica în mod automat informația respectivă. În acest fel se va asigura în mod

automat și eficient transparența către public și cetățeni a datelor deținute și procesate de

instituție.

Exemple de informații care pot fi publicate în mod automat:

o Numărul de documente înregistrate la registratura instituției, pentru ultima

lună incheiată;

o Numărul de certificate fiscale emise, pentru ultima lună incheiată;

o Valoare totală încasări, pentru ultima lună incheiată;

o Valoare totală restanțe de încasat, pentru ultima lună incheiată;

o Număr restanțieri și volum restanțe pe străzi, pentru ultima lună incheiată;

o Valoare totală sume în executare silită, pentru ultima lună incheiată;

o Lista hotărâri de consiliu;

Modulul va asigura în cadrul sistemului integrat minim urmatoarele funcționalități de

integrare cu alte module/aplicații ale sistemului:

o Va putea prelua din sistem toate nomenclatoarele necesare pentru a permite

utilizarea acelorași coduri și entități în gestionarea informației (persoane/roluri, străzi, etc)

o Registratura online și document management – cererilor online li se va asigna un

număr unic valabil în cadrul registraturii unice în mod automat. De asemenea

cetățenii vor putea căuta și vedea stadiul cererii dupa ce a fost depusă;

o Va putea salva în modulul respectiv informații privind cererile catre instituție

prin registratură.

o Va putea prelua din modulul respectiv raspunsurile instituției semnate digital

pagina 39 din 70

o Va putea transmite către operatorii instituției mesajele contribuabilului și va

putea recepționa mesaje și raspunsuri din partea acestora.

2.3.3. Harta Interactivă (GIS)

Pune la dispoziția utilizatorilor informația reprezentată grafic și permite să

interacționeze cu ea conform necesităților proprii. Navigarea de la informația alfanumerică

(precum persoană/clădire/autorizație/dosar social) la hartă, și invers, devine astfel posibilă,

iar forma grafică devine vizibilă și altor departamente decât cele care dețin soft specializat.

Principalele aspecte ce vor fi aduse prin încorporarea acesteia în sistemul informatic

integrat sunt următoarele:

Tot personalul va avea acces direct la o hartă cu informații utile;

Asigură interacțiunea bidirecțională între hartă și celelalte module, fie prin afișarea

hărții pentru o informație dintr-un modul, fie prin interogarea modulului din hartă,

precum afișarea în timp real din sistem a persoanelor care locuiesc la o anumită adresă;

Analiza vizuală prin colorarea unor elemente de hartă în funcție de anumite date din

celelalte sisteme (precum, datornici, cazuri sociale, imobile nedeclarate taxe etc.);

Vizualizarea unor informații direct pe hartă, intuitiv;

Se poate pune si la dispoziția publicului, dar cu un set limitat de facilități.

Cerințe funcționale specifice modulului harta interactiva web GIS:

să poată fi accesată prin intermediul unui browser web, fără a fi necesară instalarea de

software-uri, add on-uri sau plugin-uri suplimentare (doar pe baza de JavaScript);

să permită organizarea și prezentarea datelor geospațiale sub formă de straturi

(layers);

să permită vizualizarea de date vector și raster (de exemplu ortofotoplanuri sau

imagini satelitare);

să permită manipularea conținutului afișat în hartă prin:

- controale de afișare/ascundere a straturilor din componența hărții;

pagina 40 din 70

- instrumente de navigare în hartă cu ajutorul unor butoane dispuse în interfață

sau cu mouse-ul:

• deplasare hartă (pan);

• mărire (zoom-in) și micșorare (zoom-out);

• revenire la cadrul de hartă inițial;

• măsurare distanțe pe hartă;

• marcarea temporară pe hartă a unei poziții, respectiv ștergerea ei;

• afișarea de informații și documentele scanate sau fotografii asociate

obiectivelor din hartă;

• selectarea obiectelor din hartă;

să permită afisarea în harta interactivă web pentru orice adresă selectată a

informațiilor din celelalte sisteme (ex: câte persoane figurează în sistem la acea

adresă, dacă există imobile declarate la taxe și impozite, dacă există emise autorizații

de construire la acea adresă, dacă s-au realizat / declarat operațiuni notariale privind

circulația imobiliară (dezmembrări, alipiri) ale imobilelor etc).

Baza de date creată trebuie să permită administrarea, adăugarea și editarea tuturor

datelor geospațiale centralizate în urma desfășurării acestui proiect, în vederea actualizării

permanente a datelor, folosind instrumente software specializate precum AutoCAD Map 3D,

ArcGIS for Desktop, QGIS, MapInfo etc.

Licența pentru uneltele de administrare și editare a datelor de tip GIS din baza de date

va fi furnizată în cadrul proiectului, va fi menționată în mod distinct în livrabile și inclusă în

prețul licenței modulului GIS.

Cerințe funcționale specifice modulului administrare și editare date GIS:

să respecte standardele internaționale ale informației geospațiale (OGC, ”Open

Geospatial Consortium”) în scopul asigurării interoperabilității cu alte soluții GIS care

expun date în formate precum WFS, WFS-T, WMS, WCS, GML, WMTS;

să dispună de functionalități și instrumente de creare, agregare, administrare și

prelucrare a datelor geospațiale,

pagina 41 din 70

să permită conectarea la baze de date relaționale precum MS SQL, SQ Lite, My SQL,

PostgresSQL, Oracle în scopul editării de date geospațiale stocate în cadrul acestor

baze de date,

să permită lucrul cu minim următoarele tipuri de geometrii: punct, linie, poligon;

să furnizeze capabilități de verificare topologică a geometriilor în scopul identificării

erorilor de suprapunere/intersectare, geometrii invalide/multi-part, goluri între

geometrii etc.;

să furnizeze capacități de cartografiere completă, reprezentarea corectă a diferitelor

sisteme de coordonate, scalare corectă, redarea corectă a hărții în concordanță cu

proiecția selectată;

să permită automatizarea utilizării diverselor instrumente de geoprocesare prin crearea

unor modele de geoprocesare a datelor geospațiale.

Pentru operațiunile de teren va fi furnizată și o componentă de vizualizare/culegere de

date pe dispozitive mobile care va oferi minim urmatoarele functionalități:

instalarea pe terminale mobile de tip tabletă și smartphone, cu sistem de operare de tip

Android sau echivalent;

consultarea în teren a hărtii digitale și a informațiilor asociate diverselor obiective din

hartă (atribute, fotografii, documente);

culegerea de date noi din teren (geometrii+atribute);

corecția unor date existente în baza informațiilor noi găsite în teren;

lucrul cu date GIS de tip vector și raster, stocate atât local, cât și din surse externe,

publicate online ca servicii de hartă de tip WMS, WFS si WFS-T;

consumul de servicii de hartă online publicate ca “Tile XYZ”;

consumul de servicii de hartă online de la furnizori precum Google (Google Maps,

Google Satellite), Open Street Map, Microsoft (Bing Maps, Bing Satellite);

ascunderea meniului/meniurilor în timpul lucrului, astfel încat ecranul terminalului pe

care este instalată aplicația să fie cât mai liber și sș ofere vizibilitate cât mai bună

asupra hărții;

pagina 42 din 70

realizarea de căutări dupa atribute ale obiectivelor din straturile vectoriale, respectiv

navigarea rapidă în hartă la rezultatul fiecărei căutări (zoom in pe obiectul

corespunzator căutării);

utilizarea receptorului GPS din dotarea terminalului mobil pentru servicii locație;

deschiderea și închiderea sesiunii de editare la nivelul fiecărui strat vectorial editabil;

ascunderea/dezactivarea straturilor din componenta hărtii;

realizarea de măsurători pentru lungimi și suprafețe, cu afișarea interactivă a

rezultatelor măsurătorii pe ecran.

2.3.4. Raportare Managerială (indicatori de performanță)

Capacitatea de decizie este fundamentală la nivelul managementului. Sistemul

informatic are rol de „tablou de bord". Este o soluție de BI (business intelligence) și raportare

care oferă decidenților (sefi de departamente, viceprimari, primari) și membrilor echipei un

instrument eficient de definire și urmărire a unor indicatori de performanță (KPI, eng. Key

Performance Indicator) și raportarea independentă și/sau corelată la nivel de organizație,

departament sau individual.

Caracteristici:

Se pot alege criteriile pe baza cărora se masoară nivelul de performanță în diferite

domenii/departamente (exemplu: număr de documente cu termen expirat, număr de

documente emise online, valoare încasări, grad încasare etc);

Datele se calculeaza automat, periodic (zilnic, lunar, săptămânal etc.);

Modalitate usoară de a schimba criteriile de selecție a parametrilor după emiterea unui

raport;

Masoară performanța mai usor, mai repede și într-un mod obiectiv;

Informațiile vin de obicei din surse multiple, nestructurat, iar sistemul poate oferi o

singură interfață, usor de învatat;

Se integrează cu alte sisteme, din care preia automat datele;

pagina 43 din 70

Permite urmărirea activității la nivel sintetic, generarea de rapoarte cu componenta

valorilor indicatorilor, pe dimensiuni (grafice de tip “pie chart”) sau grafice cu evolutia

indicatorilor in timp;

Stabilirea unor praguri de performanță, reper pentru angajați, care se pot autoevalua;

Aflarea în timp util a valorilor unor astfel de indicatori poate:

- salva timp și resurse — durează ca cineva să facă un raport și informațiile se

afle mai greu furniza informații corecte — prelucrarea datelor de către o

persoană poate duce la interpretări și/sau scăpări;

- salva bani — în cazul în care afli prea tarziu o informație se pot pierde în mod

direct sume de bani;

- salva sau propulsa instituția — diferența între o instituție cu o imagine bună și

una în dificultate stă în decizii și în modul în care se întampla lucrurile.

2.3.5. Centralizator informații sistem/Sumarul unic al contribuabilului

Centralizatorul informațiilor din sistem reprezintă un modul de cumulare a interfețelor

modulelor și a informațiilor despre o persoana și va afisa situații cu datele din toate modulele

sistemului furnizat și din aplicațiile existente în cadrul instituției.

Sistem de logare Single Sign–On permite:

logarea într-una dintre soluții (taxe și impozite, registru agricol, urbanism,

document management și asistență socială) permite accesarea tuturor soluțiilor

din pachet în funcție de drepturile stabilite pentru utilizator în cadrul aplicației

respective (vizualizare, modificare), fară a fi necesară re-logarea utilizatorilor;

navigarea între sistem se face prin intermediul unor link-uri contextuale.

Facilitățile pentru utilizatorii implicați în interacțiunea cu contribuabilul:

vizualizare rapidă a informațiilor despre amenzi, stadiul executării silite sau

informații despre insolvabilitate, insolvență, faliment etc.;

vizualizarea rapida a informațiilor despre documentele emise către

contribuabil sau cererile depuse de către contribuabil (certificat fiscal,

pagina 44 din 70

certificat de urbanism, cereri, petiții etc) și starea lor (introdus, aprobat,

respins, rezolvat etc.);

informațiile completate la introducerea persoanei fizice odata introduse într-o

aplicație, pot fi consultate/utilizate în toate sistemle (cartea de identitate:serie,

număr, dată eliberare; certificat de deces; locul de muncă, starea civilă,

ocupație, studii, cont bancar;

informațiile completate la introducerea persoanei juridice într-o aplicație pot fi

consultate/utilizate în toate sistemle (cel puțin despre reprezentanți, coduri din

Clasificarea activităţilor din economia naţională - CAEN).

Facilități de căutare informații correlate:

căutarea persoanelor fizice introduse în toate sistemle după criterii multiple

(ex: Cod numeric personal - CNP, nume, prenume, adresă);

căutarea persoanelor juridice introduse în toate sistemle după criterii multiple

(Cod Unic de Înregistrare - CUI, Cod Registrul Comerțului, denumire, adresă

(tară, localitate, stradă, număr, bloc, scară, etaj, apartament);

căutare a unei adrese după stradă și număr sau număr cadastral;

posibilitatea de rafinare a căutarii inițiale a unei adrese prin completarea

criteriilor cu lista de blocuri și de apartamente de la adresa respectivă.

Facilități de consultare/vizualizare a informației corelate în toate sistemle:

în orice aplicație, prin intermediul unui link se pot consulta informații

contextuale detaliate despre o persoană în mod normal disponibile doar în

cadrul unui alt sistem (link către aplicație de taxe și impozite, link către

aplicație de registru agricol, link către aplicație de document management, link

către aplicație de urbanism) vizualizare informații din toate gospodăriile din

care face parte persoana, nu numai în cele unde este cap de gospodărie;

vizualizare informații din toate dosarele de asistență socială unde apare

persoana, nu numai acolo unde apare ca titular de dosar, dar și în cele în care

apare ca membru;

afisarea tuturor comentariilor introduse Ia rol sau a mențiunilor introduse la

gospodărie;

pagina 45 din 70

vizualizare a informațiilor despre toate persoanele juridice cu domiciliul Ia

adresa căutată;

vizualizare a informațiilor despre toate bunurile impozabile de Ia adresa

căutată, în funcție de tipul lor (clădiri, terenuri, mijloace de transport, amenzi,

contracte de chirii și concesiuni, publicitate);

vizualizarea detaliilor despre fiecare din bunurile identificate anterior în

aplicația de taxe și impozite;

vizualizare a informațiilor despre proprietarii bunurilor impozabile de la

adresa căutată;

vizualizarea detaliilor despre proprietarii identificați anterior în aplicația de

taxe și impozite;

vizualizare a informațiilor despre toate gospodăriile înregistrare la adresa

căutată vizualizarea tuturor informațiilor despre gospodăriile identificate

anterior în soluția de management at registrului agricol;

vizualizare a informațiilor despre terenuri din toate sistemle în care se introduc

și se salvează date despre terenuri (cel puțin cele din aplicația de taxe și

impozite și cea de registru agricol);

vizualizare a informațiilor despre toate persoanele fizice cu domiciliul la

adresa căutată.

Verificarea corelării datelor și unificarea persoanelor indentificate prin acelasi CNP,

dacă există mai multe persoane care au acelasi CNP:

să permită afisarea informațiilor din toate sistemle de la toate persoanele cu același

CNP (în vederea identificării dublurilor sau unificării persoanelor pentru a obține rolul

nominal unic în toate sistemele)

afișarea de informații din sistemele de taxe și impozite, registru agricol, urbanism,

document management și asistență socială pentru o anumită adresă

afisarea cu o culoare distinctă, evidențiată un mesaj care să avertizeze că la adresa

respectivă figurează un teren în aplicația de taxe și impozite și nu figurează în registru

agricol sau reciproc

pagina 46 din 70

unificarea persoanelor distincte identificate prin acelasi CNP (introduse de mai multe

ori în diferite sisteme) într-o singură entitate (rol nominal unic).

2.4. Module existente care pot fi îmbunătățite sau interconectate cu

modulele nou create:

2.4.1. Gestiune contracte comerciale și locuințe ANL

Modulul poate să asigure suportul necesar procesului de gestionare a contractelor

comerciale (inchiriere/concesiune), facilitând cel putin urmatoarele operațiuni:

- Posibilitatea introducerii pe matricole individuale a contractelor comerciale de

chirie, concesiune, conținând cel puțin: Beneficiarul (nume, prenume, adresă); Locația

(adresa) contractului – prin alegere din baza comună de adrese a sistemului integrat; Număr,

data; Dată inceput/sfarsit contract; Fracțiune lună – daca se calculează debit pe fracție de

lună sau pe lună intreagă; Moneda/valuta; Suprafata inchiriată; Valoarea (totală sau pe mp);

Modalitatea de calcul a majorarilor – să poată fi selectată conform codului fiscal sau mod

particular de calcul (pe zi/lună/an); Data scadentă – să poată fi selectată conform codului

fiscal sau configurată în mod particular (pe lună/trimestru/an, cu alegerea lunii și a zilei,

înainte, în timpul sau după perioada respectivă – ex: pe 10 ale lunii urmatoare, pe 15 din a 2-a

lună din trimestru, etc);

Pe baza datelor introduse se vor genera automat debite în lei și în valută;

Posibilitatea alocării de scutiri pe matricolele de chirii și concesiuni

comerciale;

Calcul automat accesorii pentru orice tip de contract;

Preluare automată curs valutar de pe site-ul Băncii Naționale a României

(BNR);

Contractele vor putea fi căutate după diferite criterii (ex: nume titular, adresa,

tip contract etc);

Contractele vor putea fi modificate/încetate pe anul curent sau retroactiv, cu

recalcularea automată a debitelor aferente și evidențierea corectă în contabilitate a operației;

pagina 47 din 70

Pe baza debitelor generate se vor putea emite facturi cu/fară TVA, fie

individual (la nivel de rol/contract), fie automat (la nivel de instituție);

La vizualizarea unui rol cu contract expirat, va fi emis un avertisment

utilizatorului.

Pentru toate tipurile de contracte comerciale sistemul trebuie să permită următoarele

operații specifice:

• listă încasari zilnice pe casieri, tipuri de documente de plată, procesator de

plăți, coduri de debit, conturi, perioada – analitic si sintetic;

• nota de transfer/compensare a unor sume încasate de la un cod de taxa la altul,

cu înregistrarea automată a sumelor compensate/transferate la fiecare titular în parte;

• nota de restituire pentru personae fizice (PF) sau persoane juridice (PJ) în

numerar, mandat postal, sau prin virament bancar în cazul apariției de sume plătite în plus

fată de cuantumul debitelor;

• lista virari/compensări pe conturi de execuție bugetară, operator, cod de debit

– analitic și sintetic;

• lista restituirilor – lista cu restituirile operate pe conturi de execuție bugetară,

operator, cod de debit – analitic si sintetic;

• lista debite, plați, solduri ordonate dupa diverse criterii (suma, adresa,

denumire, rol, cod debit, cont, numar, sume pe categorii, scadente etc.) – analitic si sintetic.

Modulul va avea ca funcție gestiunea contractelor de închiriere a locuințelor prin

Agenția Națională a Locuințelor (ANL), având cel puțin urmatoarele caracteristici:

Prin datele gestionate se vor avea în vedere prevederile legislației în vigoare

legate de închirierea locuințelor ANL;

Posibilitatea introducerii la nivel de matricole individuale a contractelor de

chirii ANL, conținand cel puțin:

Calculul automat al debitelor pentru chirii ANL pe baza datelor introduse, în funcție

de legislația în vigoare, tinând cont inclusiv de amortizare, rang localitate, vârstă

titular, anul recepției la terminarea lucrărilor, venitul mediu de bază lunar pe

membru, etc;

Cautare după diferite criterii a contractelor (ex: nume titular, adresa, tip contract, etc);

pagina 48 din 70

Contractele vor putea fi modificate/încetate atat la o dată din anul curent, cât și

retroactiv, cu recalcularea automată a debitelor aferente și evidențierea corectă în

contabilitate a operației;

Pe baza debitelor generate se vor putea emite facturi cu/fară TVA, fie individual (la

nivel de rol/contract), fie automat (la nivel de instituție).

Pentru contractele de vânzare locuințe ANL, modulul va permite urmatoarele

operații specifice:

Se vor calcula automat valoarea totală a creditului și dobânzilor, ratele lunare

și dobânzile în funcție de rangul localității, amortizarea bunului și alte date prevăzute de

legislația în vigoare;

Plata anticipată cu reducerea ratei sau a perioadei de plată;

Rambursare anticipată;

Incetare contract (ex: pt neplată);

Incasarea sumelor și evidențierea lor separat pentru avans, comision, rate,

dobânzi;

Calculul soldului contractului la orice dată (trecut, prezent, viitor).

Modulul va asigura în cadrul sistemului integrat minim urmatoarele funcționalități de

integrare cu alte module/aplicații ale sistemului:

Taxe și impozite

- Va putea prelua din aplicația respectivă toate nomenclatoarele necesare pentru

a permite utilizarea acelorași coduri și entităti în gestionarea informației (persoane/roluri,

străzi, categorii de venit, coduri buget, zonare etc);

- Debitele generate vor fi evidențiate și încasate în aplicația de taxe și impozite

existentă. Încasarea se va putea efectua în aplicația de taxe și impozite, respectând tot

procesul din acel modul, emiterea chitanțelor și a altor rapoarte, fiind complet integrată din

punct de vedere date și flux de lucru cu modulul chirii/concesiuni.

Încasare prin Sistemul Național Electronic de Plată (SNEP)

- Debitele generate vor fi evidențiate și încasate în aplicația de încasare prin

SNEP. Încasarea se va putea efectua respectând tot procesul din acel modul, prin punerea la

dispoziție de către modulul contracte comerciale/ANL a serviciilor web de încărcare a

pagina 49 din 70

contribuabililor și interogare a obligațiilor de plată, fiind complet integrată din punct de

vedere date și flux de lucru cu modulul de încasare prin SNEP.

Contabilizarea automată a veniturilor

- Pentru contractele în valută se vor evidenția în modulul de contabilizare

automată a veniturilor și diferențele de curs valutar;

GIS: modulul va putea fi interfațat cu modulul GIS pentru localizarea în spațiu

a numerelor administrative (persoane, adresa contract).

1. Managementul Patrimoniului Public/Privat asigură gestionarea bunurilor din

patrimoniu public și privat în strânsă legătură cu atributele financiar-contabile (precum nr.

inventar, amortizare), cu harta (poziționare geografică), cu arhiva electronică (acces la

documente scanate), cu taxe/impozite (relativ la contractele de chirie/concesiune), oferind

date tehnice (precum suprafață, înălțime, material etc.), instrumente și informații legate de

administrarea, concesionarea și amortizarea acestora.

Componenta Managementului Patrimoniului Public/Privat se caracterizează prin:

Asigură o evidență coerentă și corectă la nivel de număr de inventar acolo unde, de

cele mai multe ori, se depune un efort semnificativ și nesfârșit pentru a corela o

evidență de mijloace fixe din contabilitate cu o listă întreținută manual;

Standardizează structurile de informație asociate obiectelor, oferind posibilitatea

căutării de informații și a raportării după orice criterii;

Efectuarea operațiilor contabile și tehnice aferente obiectelor printr-un singur

instrument;

Permite organizarea în elemente simple sau virtuale - compuse din mai multe elemente

(precum teren, spațiu verde, mobilier urban, stâlpi de iluminat etc.);

Ajută la valorificarea mai bună a patrimoniului prin contracte și urmărirea veniturilor

aferente;

Atașarea documentelor importante scanate (precum Proces-Verbal de recepție, HCL,

contract) legate de obiectele de patrimoniu și consultarea imediată a arhivei

electronice;

Integrarea cu harta permite vizualizarea obiectelor direct în teritoriu;

pagina 50 din 70

Oferă facilități de gestionare a lucrărilor de întreținere/intervenție legate de obiectele

de patrimoniu, dar și a contractelor comerciale încheiate pe baza acestora (integrare

taxe și impozite);

Securitate ridicată a informației

Funcționalități manageriale și instrumente foarte utile pentru conducerea Primăriei.

2.4.2. Managementul (gestiunea) veniturilor

Reprezintă cea mai importantă componentă, întrucât asigură veniturile Primăriei

Municipiului Drobeta Turnu-Severin și relația directă pe care o are cu contribuabilii.

Principalele caracteristici ale sale sunt următoarele:

- acoperă activitatea de constatare, impunere, încasare, executare silită și control a

impozitelor și taxelor locale și a altor venituri;

- este obligatorie facilitatea de rol nominal unic — o persoană (pe bază de CNP)

să fie corect declarată și unică în sistem, să i se vadă toate proprietățile și unde

sunt situate, rezultând o bază de date, esențială pentru conectarea cu alte sisteme;

- corelează toate informațiile privind veniturile într-un singur sistem: impozite,

taxe, contracte, piețe, ANL, cote defalcate etc.;

- capacitatea de colaborare cu alte departamente/instituții, prin facilități deosebite

de integrare cu alte sisteme (registru agricol, harta GIS, contabilitate venituri,

asistență socială, management de documente etc.);

- operații automate, căutare facilă după orice informație;

- ajuta în respectarea legislației, în special privind calculul obligațiilor, executarea

silită, insolvență;

- crește securitatea datelor;

- generarea de rapoarte multiple, analitice și sintetice, cu componentă grafică,

pentru decizii în timp real;

- exportă date pentru ANAF;

- permite plata prin Ghiseul.ro — Sistemul Național Electronic de Plăți.

pagina 51 din 70

2.4.3. Contabilitatea Automatizată a Veniturilor (import automat încasări din

trezorerie și management al prescriptibilității debitelor)

Acest compartiment face legătura între aplicația de taxe și impozite și contabilitatea

bugetară, producând înregistrările contabile necesare, interpretând efectul fiscal al operațiilor

și reușind astfel să mențină soldul fiscal = soldul contabil.

Rezolvă integral și automat problema contabilității veniturilor, fără să fie neceasară

schimbarea aplicației existente de contabilitate bugetară.

Se poate include o funcțiune/subcomponentă de import automat încasări din

trezorerie, respectiv preluarea încasărilor atașate la extrasul de trezorerie în format electronic,

transmiterea și introducerea acestora în aplicația existentă de impozite și taxe.

Soluția poate să permită declararea și gestionarea unificată a tuturor tipurilor de

venituri, cu sau fără debit, contracte sau alte tipuri de venituri stabilite prin Hotărâri ale

Consiliul Local (HCL), interpretarea corectă a efectului fiscal al unei operații, minimizarea

responsabilității operatorului și oferirea unui suport pentru decizii, automatizarea operațiilor

de ”contare”, asigurând corectitudinea înregistrărilor.

De asemenea, soluția poate să includă o subcomponentă de management al

prescriptibilitatii debitelor, care să permită gestionarea automată a debitelor prescriptibile,

prin integrarea cu alte module/aplicatii ale sistemului, respectiv taxe și impozite (debite,

vechime, somații, plăți etc.).

Reunind toate aceste venituri într-o singură soluție se va obține o corelare mult mai

bună a situațiilor, uniformizarea modului de lucru și ușurarea semnificativă a activității.

pagina 52 din 70

2.4.4. Registrul Agricol

Acoperă necesitățile Primăriei în privința evidenței registrului agricol, oferind o

interfață prietenoasă, automatizând activitatea de căutare și raportare și coroborând datele din

evidență cu cele din taxe și impozite.

Prin integrarea în componenta sistemului informatic integrat, Registrul agricol oferă:

Posibilitate corelare informații cu taxe și impozite (persoane, adrese, terenuri,

suprafețe);

Integrarea cu produse GIS permite vizualizarea unor informații direct pe hartă,

inclusiv corelări între subsisteme, precum unități nedeclarate în registru în

comparație cu taxele sau invers;

Eliberare de adeverințe/certificate personalizate, orice model;

Facilități de căutare de informații după orice criteriu, navigare din aproape în

aproape până la informația căutată;

Raportare usoara, internă și pentru alte instituții, precum APIA, Institutul

Național de Statistică (INS), Direcția Agricolă etc.;

Interfața cu utilizatorul este bine structurată și ușor de folosit;

Securitate ridicată a informației.

Furnizorul va fi capabil sa preia datele din aplicatia de registru agricol

existenta si sa le exporte catre Registrul Agricol National (RAN), in formatul

cerut de respectivul sistem. Conectarea la aplicatia existenta se va face prin

metode informatice automate care vor fi stabilite in etapa de analiza si

configurare a sistemului, impreuna cu furnizorul solutiei existente.

2.4.5. Managementul Financiar-Contabil

Este o componentă de bază care să permită gestionarea automată a datelor despre

bugete, deschideri de credit, Angajarea, Lichidarea, Ordonanțarea și Plata cheltuielilor

(ALOP), contabilitate, mijloace fixe, gestiune, achiziții și plăți, pe principiul ”un document e

pagina 53 din 70

introdus o singură dată în sistem”, generându-se simultan informație financiară, de gestiune,

managerială și contabilă.

Din același set de înregistrări se pot extrage astfel informații specifice fiecărui

departament în parte și orice utilizator autorizat poate vizualiza și analiza rapoarte privitoare

la bugete, furnizori, stocuri sau plăți în timp real.

Componenta Managementului Financiar-Contabil aduce următoarele posibilități:

Permite gestionarea datelor despre bugete, prin introducerea propunerilor, validarea

acestora, operarea rectificărilor și a deschiderilor de credit;

Este permisă introducerea contractelor și urmărirea angajamentelor legale cu tot

fluxul ALOP, inclusiv viza Controlului Financiar-Preventiv (CFP);

Achizițiile se pot gestiona pe baza operării documentelor recepționate la nivel de

produs, cu posibilitatea identificării ”codurilor comune internaționale privind

achizițiile de produse și servicii” (CPV) și generarea automată a Notelor de Intrare și

Recepție (NIR), atunci când este cazul;

Operațiunile financiare se pot înregistra cu specificarea instituției, a documentelor de

achiziție și a articolelor bugetare corespunzătoare;

Obiectele de inventar și stocurile pot fi gestionate foarte ușor, existând posibilitatea

urmăririi acestora și a raportării datelor pe diferite criterii;

Gestionarea mijloacelor fixe și operații specifice lor, cum ar fi modernizarea,

reevaluarea (cu coeficienți sau fără coeficienți), casare, conservare, vânzare, cu

vizualizarea în orice moment a istoricului unui mijloc fix, generând notele contabile

în funcție de caracteristicile acestora;

Definirea de monografii contabile pentru orice document de sine stătător sau aflat

într-o succesiune de documente, iar la introducerea acestora, înregistrările contabile

vor fi generate automat conform monografiilor;

Emiterea de rapoarte contabile și execuție bugetară de tip balanță de verificare, fișă de

cont, execuția veniturilor și a cheltuielilor etc.;

Rapoarte bine structurate, fiecare având un număr de parametri prin selectarea cărora

se pot obține perspective diferite asupra unui set de date (ex: facturi neplătite grupate

pagina 54 din 70

pe furnizor cu detalii pe buget/articol bugetar sau grupate pe buget/articol bugetar cu

detalii pe furnizori);

Definirea și urmărirea distinctă a bugetele aferente proiectelor pe fonduri europene,

activitate obligatorie pentru decontarea sumelor;

Administrarea setărilor și nomenclatoarelor;

Gestiunea integrată a instituțiilor subordonate (ordonatori secundari, terțiari) în același

sistem, cu raportare instantanee cumulată la nivel de ordonator principal;

Posibilitatea de a atașa în sistem forma scanată a documentelor (ex: facturi, contracte)

pentru acces ușor la arhiva în format electronic;

Flexibilitate și rapiditate în extragerea informațiilor de sinteză

necesare managementului;

Un ordonator principal de credite poate folosi un sistem unitar pentru toate instituțiile

din subordine, prin care va putea colabora instantaneu cu toate acestea, centralizând

bugete, dări de seamă și alte raportări trimestriale în timp real.

2.4.6. Managementul Urbanismului și de Nomenclatură Stradală

Sistemul informatic poate să prelucreze datele deținute privind autorizațiile și

certificatele emise, nomenclatura stradală, emiterea rapidă și corectă de situații, dar mai ales

de a permite schimbul de date cu celelalte departamente, încorporând următoarele aspecte:

Evidența nomenclaturii stradale (străzi, numere poștale) și integrarea cu ”Registrul

Electronic Național de Nomenclatură Stradală” (RENNS), ANCPI, conform Legii

7/1996 republicată, art. 5;

Alinierea evidenței existente în sistemele informatice la evidența oficială din modulul

de nomenclatură stradală, rapoarte și situații comparative, certificate nomenclatură

stradală;

Emiterea automatizată a certificatelor de urbanism, autorizațiilor de construcție,

inclusiv avertizarea în caz de expirare a acestora, înștiințări, somații;

Calcularea automată și corectă a valorii taxelor pentru Certificat de Urbanism (CU),

Autorizații de Construcții (AC), regularizare;

pagina 55 din 70

Raportare, de exemplu către INS sau raportări interne, ce permite urmărirea

autorizațiilor expirate și a recepțiilor efectuate, având ca efect eliminarea unor pierderi;

Prin integrarea cu harta interactivăeste posibilă vizualizarea pe hartă a unor informații,

respectiv alinierea nomenclaturii oficiae cu cea reală, din teritoriu;

Automatizarea sarcinilor uzuale.

2.4.6. Asistență Socială

Asigură gestionarea unificată a datelor privind toate tipurile de prestații sociale,

raportând și urmărind stadiul dosarelor depuse. Are ca entități principale persoana si familia,

oferind facilități de gestionare centralizată a informațiilor legate de alocații, ajutoare sociale

și speciale, monitorizare, precum și evidența plaților efectuate.

Automatizează activitatea departamentului prin calculul cuantumurilor, emiterea

dispozițiilor, suspendarea/activarea dosarelor în funcție de anumite circumstanțe

(documente expirate etc.);

Centralizează ajutoarele la nivel de persoană și familie, permițând depistarea

eventualelor nereguli prin validări automate;

Pot fi efectuate operații de tipul emiterii automate a dispozițiilor de primar

(personalizabile), borderouri de plată sau alte raportări necesare desfăsurării activității

(adeverințe expirate, dosare suspendate, persoane de o anumita vârstă etc);

Permite obținerea de economii și a unei imagini mai bune — validarea informațiilor și

calculul automat din sistem elimină erori umane și evită discuții cu institutieii (ex: cod

abonat, membri familie, calcul automat valoare ajutor etc);

Integrarea cu taxe și impozite poate scuti institutieul de un drum în plus și instituția de

o posibilă fraudă;

Control mai bun, prin posibilitatea de vizualizare a tuturor operațiilor și a istoricului

modificărilor;

Raportare facilă, rapidă, centralizare automată a datelor.

pagina 56 din 70

3. SERVICII NECESARE

Etapa de implementare va cuprinde:

o Instalare și configurarea a componentelor;

o Configurarea bazei de date si migrarea datelor;

o Servicii de integrare a componentelor;

o Instruirea personalului și asistența în demararea activității;

o Suport tehnic pe perioada de derulare a proiectului.

3.1. Alte elemente componente pentru un sistem informatic performant

Pentru integrarea și a altor componente în sistemul unitar, pentru un anumit nivel, țint,

de performantă și nevoia de acces rapid la informații, este nevoie de instrumente

particularizate, precum:

Gestiunea activității de salubritate - evidență/încasări contracte, evidență

clienți, contabilitate, rapoarte;

Program pentru activitatea de apa-canalizare;

Evidența amenzilor și a inspecțiilor în Poliția Locală, disciplina în construcții

sau alte autorități similare;

Fond locativ — evidența spațiilor de fond locativ, lista cereri în așteptare,

rapoarte, evidența contractelor și urmărirea încasării acestora, inștiințări;

Managementul locurilor de parcare.

pagina 57 din 70

3.2. Integrare sistem informatic

Sistemul informatic poate să permită fluxuri și integrări între departamente la nivel de

date, funcții și interfața.

Pe langă cerințele specifice de la fiecare modul, sistemul va oferi și posibilitatea de

corelare a datelor și mecanisme de integrare funcționale și de interfață între module și în

relația cu aplicațiile existente, dupa cum urmeaza:

Declararea unei informații comune în cadrul oricărui modul/aplicații existente

va face ca informația respectivă să fie vizibilă în timp real în orice alt modul/aplicație

existentă, folosind aceleasi codificări (id) și denumiri. Acest mecanism va fi valabil cel puțin

pentru urmatoarele entități: persoane, străzi, adrese, clasificație economică si funcțională,

categorii de venit, valute, curs valutar, tipuri de documente, utilizatori, grupuri. Mecanismul

va fi utilizat pentru orice alt tip de date furnizorul consideră ca fiind utile în mai multe

module;

Harta interactivă GIS poate să fie afișată și în interfața fiecărui modul (furnizat

sau existent) unde este necesară vizualizarea unor informații de hartă (cel putin taxe si

impozite, contracte comerciale chirii și concesiuni, gestiunea patrimoniului), fară a necesita

deschiderea unei interfețe separate;

Furnizarea datelor despre o anumită persoană / adresa către noile module, în

vederea centralizării acestora;

Administrarea utilizatorilor și a drepturilor de acces va fi asigurată într-un

mod unitar și integrat, dupa cum urmeaza:

- Administrarea utilizatorilor, a grupurilor și a drepturilor de acces în aplicații

poate să se facă dintr-o interfață intuitivă, similară pentru fiecare modul (existent sau

implementat) în parte. Drepturile se pot da atât individual, cât și la nivel de grup. Utilizatorii

pot aparține mai multor grupuri, iar drepturile lor constau în suma dintre drepturile

individuale și cele de grup. În funcție de drepturile utilizatorilor, fiecare dintre aceștia va

accesa o anumită configurație de meniu, cea la care are dreptul, și va putea efectua operațiuni

doar pentru operațiunile la care are drept de scriere;

pagina 58 din 70

- Drepturile vor putea fi acordate atât la nivel de intrare în meniu, cât și de

operații și câmpuri disponibile în acel ecran (ex: pentru accesul la o persoana fizica, un

utilizator să poată fi restrictionat să nu vadă câmpul CNP și să nu poată realiza decat 2

operații disponibile în ecran – acces la istoric persoană și vizualizare alte persoane cu aceeași

adresă);

- Un utilizator/grup de utilizatori va putea fi declarat în orice modul (existent

sau implementat) și va fi vizibil în toate celelalte module, cu același identificator și parolă.

Drepturile se vor putea acorda la nivel de modul, pentru utilizatori/grupuri;

- Odată logat în aplicație, utilizatorul va putea accesa orice modul la care are

drepturi de acces, fară a necesita relogare (single sign on – SSO).

Toate modulele cuprinse în sistemul integrat vor avea un mecanism de autentificare

bazat pe utilizator și parolă, folosind aceleași credențiale pentru un utilizator, indiferent de

modulul accesat.

Integrarea cu aplicațiile existente se va realiza prin intermediul unor servicii web de

tip REST (Representational State Transfer) care vor fi dezvoltate în cadrul etapei de

implementare, folosind setul de funcții API (eng. Application Programming Interface)

disponibil/dezvoltat și modulul de integrare date al soluției.

3.3. Instalare și configurare

Această etapă va demara cu o activitate de analiză, în care echipa Contractantului va

parcurge împreuna cu Beneficiarul toate cerințele funcționale aferente modulelor funcționale

ale sistemului și va extrage specificațiile software de detaliu, necesare pentru configurările

ulterioare ale soluției livrate, respectiv dezvoltări informatice necesare personalizării soluției

instalate.

Tot în această etapă va fi realizată instalarea componentelor hardware și software,

respectiv configurarea acestora conform cerințelor.

Punerea în funcțiune include, de asemenea, toate ajustările și setările necesare pentru

a asigura instalarea corespunzătoare, în ceea ce privește performanța și calitatea, cu toate

configurațiile necesare pentru o funcționare optimă.

pagina 59 din 70

Dupa instalare și punere în funcțiune, Autoritatea Contractantă împreuna cu

Contractantul vor efectua teste funcționale ale produsului. Contractantul va efectua pe

cheltuiala sa şi fără nici un fel de costuri din partea Autoritatii Contractante toate testele

pentru a asigura funcționarea produsului la parametrii agreati.

Contractantul rămâne responsabil pentru protejarea produselor luând toate măsurile

adecvate pentru a preveni lovituri, zgârieturi și alte deteriorari, până la predarea către

Autoritatea Contractantă.

3.4. Configurare bază de date, migrare și integrare a datelor

Furnizorul va fi responsabil, din punct de vederea tehnic, de preluarea datelor

existente în cadrul instituției și migrarea acestora în propria baza de date. Această etapă

include configurarea și migrarea elementelor pentru constituirea bazei de date GIS puse la

dispoziție, pentru punerea în funcțiune a instrumentului de gestiune a harții localității.

Migrarea datelor presupune identificarea informaţiilor ce vor fi mutate, structurarea

acestora și corelarea lor cu noile structuri și codificări. Odată ce fişierele de migrare sunt

completate şi verificate, furnizorul de software va importa informaţiile în baza de date

proprie.

Existenta unei baze de date unice ce poate fi accesată de oriunde din cadrul instituției.

Aceasta va asigura că datele nu sunt duplicate în module și toată lumea va putea accesa și

lucra folosind aceleași referințe.

Beneficiarul va pune la dispozitie datele pentru migrare în formate publice consacrate

și va verifica apoi corectitudinea migrării.

Detalii privind modul de preluare, formatul, structura, vor fi puse la dispoziția

ofertanților în cadrul desfășurării proiectului, în etapa de analiză a datelor existente.

În cadrul migrării, vor fi corelate date din diferitele structuri și vor fi conectate datele

la nomenclatoarele unice pentru principalele entități: artere, numere administrative, persoane,

tipuri de documente, etc.

În urma realizării acestor servicii, vor exista surse unice de date pentru

nomenclatoarele folosite în comun de sistemul existent și aplicațiile existente. Entitățile

pagina 60 din 70

prezente în aplicațiile existente vor fi utilizate și depozitate în cadrul acestora, fiind puse la

dispoziția ofertantului prin web service sau alte metode care vor fi definite în etapa de

analiză. Pentru orice entitate nouă furnizată se vor stabili serviciile prin care vor fi puse la

dispozitie către celelalte subsisteme, precum și modul de centralizare și unificare a datelor

existente.

3.5. Servicii de integrare cu aplicațiile existente

La nivel UAT central, exista un sistem de registratură electronică. Sistemul

implementat va trebui integrat cu sistemul existent. Sistemul va trebui să fie unic pentru toate

departamentele din cadrul Primariei Drobeta Turnu Severin.

Interconectarea modulelor deja existente cu noua aplicație este necesară și se

consideră ca fiind una din cerintele de baza ale noului sistem.

Ofertanții vor lua în calcul în redactarea ofertei la prezenta procedură serviciile de

integrare cu aplicațiile existente, atât din punct de vedere al timpului și etapa de execuție, cât

și financiar.

Integrarea privind utilizarea în comun a informațiilor, schimbul de informații în timp

real, accesul datelor dintr-o componentă în alta, metodele de integrare, tehnologiile utilizate,

protocoalele de comunicare, formatul datelor și alte elemente necesare integrării cu aplicațiile

existente sunt informații complexe, de un nivel înalt de specializare și poate planificate

corespunzator. Aceste servicii vor fi în sarcina Contractantului și vor fi definite în cadrul

etapei de analiză și configurare a soluției. Beneficiarul va pune la dispoziție accesul la

serviciile web existente prin funcții API pentru sistemele existente, structurile date accesibile

pentru preluarea/sincronizare în noul sistem informatic, documentatia disponibilă și suport în

procesul de validare al tranzactiilor între sistemele informatice, prin intermediul experților

tehnici desemnați.

Pentru functionalitățile noi dezvoltate în cadrul proiectului, este în sarcina

Contractantului să pună la dispoziție codul sursa dezvoltat și să documenteze corespunzător

librăriile de acces (funcții API, schimb de date json) pentru potențialele integrări viitoare cu

alte sisteme.

pagina 61 din 70

Acolo unde sistemele deja existente nu pot fi interconectate(nu exista documentație,

sau implementarea existenta nu permite interconectarea) se va face o analiză cost-beneficiu și

se va stabili împreună cu Beneficiarul dacă sistemul trebuie înlocuit.

3.6. Instruirea personalului pentru utilizare

Contractantul este responsabil pentru instruirea la fața locului a personalului desemnat

de Autoritatea Contractantă. Scopul instruirii este de a transfera cunoștințele necesare pentru

a opera produsul. Numărul persoanelor care vor fi instruite este de 100 utilizatori.

Instruirea va fi organizată pe module, după ce modulul respectiv este funcțional și

trebuie să permită personalului Autoritatii Contractante să ințeleaga funcționalitățile, modul

de operare a produsului, administrarea informațiilor care trebuie să fie efectuată de către

utilizator, depistarea probelemelor și diagnosticare de bază.

Contractantul trebuie să propună orice subiect suplimentar care ar putea fi necesar

pentru a se asigura că personalul Autoritatii Contractante este pe deplin instruit pentru a

asigura utilizarea corespunzatoare a produsului.

Sesiunea de instruire se va desfăsura în limba română la sediul Autoritatii

Contractante.

Contractantul va asigura pe durata sesiunii de instruire materiale suport în limba

română, care includ cel puțin manuale de operare.

La finalul activității de instruire a utilizatorilor și administratorilor sistemului integrat,

furnizorul va prezenta autorității contractante listele de prezentă și concluziile instruirii.

3.7. Suport tehnic

În perioada de garanție a componentelor Contractantul va asigura suport tehnic pentru

acestea.

În perioada de mentenantă (prevazută în contract) prestatorul va asigura suportul și

asistența tehnică necesară.

pagina 62 din 70

Contractantul va asigura un punct de contact dedicat personalului autorizat al

Autoritatii Contractante unde se poate semnala orice problema/defectiune care necesită

mentenantă preventivă sau corectivă sau solicită suport tehnic Contractantului în gestionarea

unui incident, disponibil în zilele lucrătoare legale între orele 8-17, pentru a se asigura că

orice situație semnalată este tratată cu promptitudine.

Contractantul va răspunde în timp util la orice incident semnalat de Autoritatea

Contractantă, în funcție de nivelul incidentului.

Fiecare incident este caracterizat de un nivel de prioritate, după cum urmeaza :

1. Critic: Incidentul are impact major asupra funcţionării produsului. Problema

împiedică desfăsurarea activității Autoritatii Contractante. Produsul nu poate fi utilizat;

2. Major: Impact mediu asupra desfăsurarii activității Autoritatii Contractante.

Problema afectează funcţionalitățile produsului. Impactul reprezintă un inconvenient care

necesită soluţii alternative pentru refacerea funcţionalităților. Există soluții

alternative(workaround), sau problema nu este critică;

3. Minor: Impact minim asupra desfăsurarii activității Autoritatii Contractante.

Problema nu afectează funcţionalitățile produsului. Poate fi ceva o eroare de vizualizare, sau

ceva ce nu afectează functionalitățile decat în mod minor.

În cazul incidentelor„critic” intervenția va fi asigurată în maxim 60 minute din

momentul primirii sesizării, în mod continuu până la remedierea definitivă a problemei și

asigurarea functionalității integrale a produsului.

Contractantul va trebui să respecte timpii de răspuns, corelați cu nivelul de prioritate a

incidentului (Tabel 3.1).

Tabel 3.1 Timpi de răspuns, implementare soluție și de rezolvare

Nivel

prioritate

Timp de

raspuns

Timp de implementare

solutie provizorie

Timp de rezolvare

Critic 1 ora 4 ore 24 ore

Major 6 ore 48 ore 10 zile

Minor 2 zile - 25 zile

pagina 63 din 70

Definitii aplicabile:

Timp de Răspuns: Intervalul de timp scurs de la semnalarea incidentului de către

Autoritatea Contractantă și răspunsul primit de la Contractant;

Timp de Rezolvare: Intervalul de timp scurs de la semnalarea incidentului de către

Autoritate până la rezolvarea finală a incidentului;

Timp de implementare solutie provizorie (workaround): Intervalul de timp scurs de la

semnalarea incidentului de catre Autoritate și adoptarea unei soluții provizorii, temporare,

care să permită funcționarea produsului fără afectarea functionalităților critice, până la

rezolvarea definitivă a incidentului.

3.8. Cerinte privind livrarea si garanția

Livrarea se va face la sediul Autorității contractante. Produsele se vor livra împreună

cu documentele însoțitoare: factură fiscală, aviz de însotire a mărfii, certificat de garanție.

Recepția cantitativă și calitativă a produselor se vor face Ia sediul achizitorului, în

baza facturii și a constatărilor făcute de comisia de recepție a unității.

Garanția trebuie să acopere toate costurile rezultate din remedierea defectelor în

perioada de garanție, inclusiv, dar fără a se limita la:

- diagnoza defectelor, inclusiv costurile de personal;

- repararea tuturor functionalităților cu defecte;

- testarea pentru a asigura funcționarea corectă;

- repunerea în funcțiune.

Serviciile de garanție trebuie să acopere toate componentele sistemului informatic

integrat.

În cazul în care un echipament nu mai poate fi reparat, acesta se va înlocui cu un

echipament care are încorporate numai componente noi, conform configurației din

documentație, fără costuri suplimentare pentru beneficiar. În situația în care echipamentul

este înlocuit, acesta va beneficia de o garanție similară cu a produsului înlocuit.

pagina 64 din 70

3.9. Recepția produselor

De preferință se vor folosi produse open-source acolo unde este posibil. Pentru

produsele COTS (eng. ”commercial-off-the-shelf”) incluse în propunerea tehnica, ofertantul

va prezenta documente din care să reiasă deținerea drepturilor de autor și de comercializare

sau certificate de garanție, unde este cazul. Orice alte rezultate ori drepturi, inclusiv drepturi

de autor sau alte drepturi de proprietate intelectuală ori industrială, dobândite în executarea

contractului de furnizare produse vor fi proprietatea exclusiva a Achizitorului, care le va

putea utiliza, asa cum va considera de cuviintă, fără limitare geografică ori de altă natură, cu

excepția situațiilor în care exista deja asemenea drepturi de proprietate intelectuală.

Recepția produselor se va efectua pe baza de proces verbal semnat de Contractant și

Autoritatea Contractantă. Recepția produselor se va realiza în mai multe etape, în funcție de

progresul contractului, respectiv:

- Recepția cantitativă se va realiza dupa livrarea produselor în cantitatea

solicitată la locația indicată de Autoritatea Contractantă;

- Recepția calitativă se va realiza dupa instalare, punere în funcțiune și testare a

produselor și, dupa caz, toate defectele majore au fost remediate.

Procesul verbal de receptie calitativă va include unul din urmatoarele rezultate:

- Acceptat;

- Acceptat cu observații minore;

- Refuzat.

Autoritatea Contractantă stabilește urmatoarele criterii cu privire la nivelul

potențialelor defecte identificate și timpul în care acestea trebuie remediate:

- acceptarea fără observații impune derularea acceptantei fără identificarea

vreunui defect;

- acceptarea cu observații minore presupune identificare numai a unor defecte

minore care pot fi remediate într-un termen de maxim 30 zile;

- refuzarea are ca efect neacceptarea produselor întrucat acestea nu funcționeaza

la parametrii agreați. Acest caz presupune reluarea testelor de acceptantă la o data ulterioară

pagina 65 din 70

prestabilită în care furnizorul poate remedia defectele astfel încat produsul să funcționeze la

parametrii optimi.

pagina 66 din 70

Concluzii

Soluția de registratură unică descrisă are ca rol micșorarea timpului petrecut de către

cetățeni în interacțiunea cu primăria, prin integrarea modulelor existente în cadrul unui nou

sistem, astfel încât, prin îmbunătățirea comunicării între departamente, timpul necesar

rezolvării problemelor cetățenilor să scadă. Trimiterea cererilor prin interfata web este de

asemenea menită să reducă prezența fizică și cozile din cadrul primăriei.

În urma procesării chestionarelor și a discuțiilor purtate, s-au identificat o serie de

măsuri ce pot fi implementate pentru eficientizarea și îmbunătățirea interacțiunilor cetățenilor

cu primăria. Dintre cele mai importante, amintim:

- Existența unei registraturi unice care să interconecteze modulele separate deja

existente sau să migreze datele și să le înlocuiască, acolo unde interconectarea nu este

posibilă. Dintre toate cerințele, aceasta este cea care va eficientiza cel mai mult interacțiunile

și va ajuta si contribuabilii și angajații primăriei;

- Interconectarea modulelor existente trebuie de asemenea să fie o prioritate,

astfel încât sistemul informatic să fie usor accesibil și să nu fie nevoie de re-înregistrarea unui

document atunci când trece de la un department la altul;

- Portalul online, unde cetățenii vor putea depune electronic cereri și vor putea

primi raspunsurile semnate digital. Cererile online nu sunt folosite la adevaratul lor potential,

din cauza lipsei de încredere și a lipsei de informare despre online. Odata cu trecerea

timpului, informatizarea și trecerea online a mai multor cereri vor ajuta substanțial la

scurtarea timpului de rezolvare și pentru angajați, dar și pentru contribuabili. Această cerință

va scurta cozile și birocrația, una din problemele semnalate;

- Harta GIS va putea ajuta la realizarea de analize, distribuirea de informații și

identificarea de probleme în cadrul primariei precum și la accesul facil la informații.

pagina 67 din 70

Recomandari tehnice:

- Tehnologiile folosite trebuie să nu fie învechite(end-of-life), să poată fi

îmbunătățite și să primească update-uri de securitate și în viitor;

- Toate modulele trebuie să respecte cerintele GDPR în privința prelucrării

datelor personale;

- Conexiunile la portal trebuie făcute folosind https, astfel încat informațiile

personale să fie trimise criptat și să nu fie în pericol de interceptare și furt;

- Aplicațiile dezolvate trebuie să fie thin client web-based, accesibile fie de pe

calculator fie de pe tableta, telefon. Utilizatorii nu trebuie să fie nevoiți să instaleze softuri

adiționale, add-on-uri sau plugin-uri suplimentare;

- În cadrul mentenanței, vulnerabilitățile de securitate găsite în cadrul

aplicațiilor sau a librariilor și limbajelor folosite trebuie rezolvate(acolo unde este posibil);

- Contractantul trebuie să aibă experiența în implementarea de soluții de

registratură centralizată.

pagina 68 din 70

ANEXA 1

ANONIM

CHESTIONAR DE EVALUARE A ANALIZEI FLUXURI

INFORMAȚIONALE EXISTENTE

În vederea realizării unei Analize a fluxurilor informaționale existente și propunere

soluții care să răspundă nevoilor specifice şi achiziţie echipamente şi aplicație de

management al documentelor (arhivă, registratură, fluxuri de date, outlook) (Sub-

activitatea A 7.1), menţionăm că răspunsurile Dumneavoastră nu vă implică în niciun fel

(fiind anonim), dar contribuie la îmbunătățirea fluxurilor informaționale prin propunerea de

soluții care să răspundă nevoilor specifice şi de achiziţie echipamente, printr-o aplicație de

management al documentelor. Vă rugăm să completaţi chestionarul obiectiv, răspunzând la

toate întrebările incluse în acesta, prin bifarea/completarea rubricilor corespunzătoare.

1. Vă rugăm selectați departamentul din cadrul Primăriei Municipiului Drobeta Turnu-

Severin în care desfășurați activitatea:

- urbanism - impozite si taxe

- achiziții publice - registru agricol

- financiar-contabilitate - Altă categorie (menționați care) ………………

2. Cum apreciați circuitul intern al documentelor între departamentul de care

aparțineți și celelalte departamente ale Primăriei Municipiului Drobeta Turnu-Severin?

5 - Foarte bine ; 4 – Bine ; 3 – Satisfăcător ; 2 – Acceptabil ; 1- Nesatisfăcător

3. Menționați câteva propuneri pentru îmbunătățirea circuitului intern al documentelor

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………….

pagina 69 din 70

4. Cum apreciați circuitul extern al documentelor la nivelul departamentului din cadrul

structurii organizatorice de care aparțineți (primite de la cetățeni/eliberate cetățenilor)?

5 - Foarte bine ; 4 – Bine ; 3 – Satisfăcător ; 2 – Acceptabil ; 1- Nesatisfăcător

5. Menționați câteva propuneri pentru îmbunătățirea circuitului extern al documentelor

……………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………….

6. Există la acest moment implementat un sistem informatic în cadrul departamentului

din care faceți parte?

DA NU

7. Dacă da, cum apreciați modul de utilizare a datelor/informațiilor în aplicațiile

informatice folosite în cadrul departamentului?

5 - Foarte bine ; 4 – Bine ; 3 – Satisfăcător ; 2 – Acceptabil ; 1- Nesatisfăcător ;

Nu sunt utilizator

8. Există modele-standard pentru toate documentele implicate în realizarea activităților

pe care le efectuați?

DA NU În mică măsură În mare măsură

9. Va rugăm să menționați câteva propuneri de modificare/completare/simplificare a

modelelor-standard ale documentelor:

……………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………..

10. Există la acest moment implementat un registru unic de evidență a documentelor

atât interne și externe?

DA NU

pagina 70 din 70

11. Menționați câteva propuneri pentru eficientizarea și simplificarea înregistrării

documentelor în cadrul instituției

……………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………..

12. Vă rugăm menționați cum sunt arhivate documentele în cadrul departamentului din

care faceți parte?

Fizic Electronic Mixt (Fizic și electronic)

VĂ MULȚUMIM PENTRU IMPLICAREA ȘI TIMPUL ACORDAT!

Sursa: Chestionar elaborat de autorii acestui studiu

informatice care să ANALIZA FLUXURILOR INFORMAȚIONALE … · 2020. 5. 6. · integrat cu sistemul...

Documents

Transcript of informatice care să ANALIZA FLUXURILOR INFORMAȚIONALE … · 2020. 5. 6. · integrat cu sistemul...