Pagi

na 7

Ghid de finanțare

„Sprijinirea copiilor invizibili”

UNICEF România2012

Pagi

na 7

Cuprins

Cuprins....................................................................................................................................2Cadrul general / concepte cheie..............................................................................................3I.Introducere...........................................................................................................................4

a)Obiectivele UNICEF..............................................................................................................4b)Bugetul .................................................................................................................................4

II.Tipul proiectelor finanțate....................................................................................................4III.Procedura de finanțare........................................................................................................5

a)Criterii de eligibilitate.............................................................................................................5b)Completarea i depunerea cererii de finan areș ț .....................................................................6c)Procesul de evaluare, selectare i aprobare a cererii de finan areș ț ......................................12d)Contesta iiț ...........................................................................................................................13e)Procedura de contractare....................................................................................................14f)Realizarea proiectului ..........................................................................................................14g)Aspecte financiar-contabile.................................................................................................14h)Raportul de activitate .........................................................................................................15

Pagi

na 7

Cadrul general / concepte cheie

Parteneri în proiect:

• Direcțiile Generale de Asistență socială și Protecția Copilului (DGASPC) din județele: Bacău, Botoșani, Buzău, Iași, Neamț, Suceava, Vaslui și Vrancea,

• Instituțiile Prefectului din județele: Bacău, Botoșani, Buzău, Iași, Neamț, Suceava, Vaslui și Vrancea,• UNICEF România• Cele 64 de Primării, conform Convențiilor de colaborare

Solicitantul finanțării și persoanele responsabile la nivel local:

• Oricare dintre cele 64 de primării

• Reprezentantul legal: Primar, Viceprimar sau persoana oficial desemnată, • Contabilul Primăriei,• Asistentul social angajat / contractat prin intermediul proiectului ”Sprijinirea copiilor invizibili”

Responsabilul de la nivel județean:

• Supervizorul din cadrul DGASPC: Bacău – Simona BOGHIU, Botoșani – Lăcrămioara RADU, Buzău – Ciprian PÎRVU, Iași – Iuliana ÎNSURĂȚELU, Neamț – Victoria CIUTĂ, Suceava – Florin TORNĂUCEANU, Vaslui – Mirela FRANCIUG și Vrancea – Daniela MANOLE.

Responsabilul de la UNICEF:

• Manager de proiect: Mihai MAGHERU

Durata de implementare, proceduri de depunere a cererii de finanțare:

• Cererea de finanțare și anexele pot fi depuse până la data de vineri, 11 mai 2012 orele 12:00 la sediul DGASPC din județul de apartenență, conform procedurilor indicate în prezentul ghid.

• Supervizorul din cadrul DGASPC va centraliza toate cererile de finanțare din județul său și va întocmi fișele de evaluare, conform modelului din prezentul ghid.

• Cererile, însoțite de fișele de evaluare vor fi trimise la sediul UNICEF România cel târziu la data de vineri, 18 mai 2012,

• UNICEF România va evalua cererile de finanțare și va comunica rezultatele procesului de selecție până la data de vineri, 1 iunie 2012, conform procedurilor indicate în prezentul ghid,

• Până la data de 11 iunie 2010 vor fi comunicate și rezultatele eventualelor contestații iar până la data de vineri, 15 iunie 2012 vor fi finalizate contractele de finanțare,

• Proiectele finanțate pot fi implementate în perioada 18 iunie 2012 – 14 decembrie 2012

Pagi

na 7

I. Introducere

a) Obiectivele UNICEF

Proiectul „Sprijinirea copiilor invizibili” a fost demarat în anul 2011, pornind de la premisa că politicile de protecție socială au un impact scăzut asupra celor mai vulnerabile categorii de copii şi familiile lor, mai ales din cauză că sunt axate preponderent pe dimensiunea pecuniară a asistenței sociale, respectiv prestațiile sociale.

Din acest motiv proiectul a avut ca obiectiv major compensarea lipsei de servicii sociale de bază la nivel comunitar prin introducerea unor prime elemente, acțiuni și activități de asistență socială care să se plieze, în mod complementar alocațiilor sociale, pe nevoile pe care comunitățile rurale le au.

Scopul și obiectivele proiectului pentru anul 2012 rămân, în mod evident, neschimbate față de cele din 2011. Pornind de la scopul inițial al proiectul de a contribui la creșterea impactului politicilor de protecție socială asupra celor mai săraci și excluși sociali dintre copiii și familiile vulnerabile din România, în anul 2012 obiectivele operaționale sunt ajustate / ameliorate după cum urmează:

Obiectiv 1: Dezvoltarea capacității actorilor locali din mediul rural de a furniza servicii bazate pe comunitate, eficace și eficiente. Acest lucru se va face pe baza informațiilor și cunoștințelor acumulate și generate în primul an de implementare precum și pe baze lecțiilor învățate.

Obiectiv 2: Consolidarea strategiei naționale din domeniul prevenirii cu focus asupra eficientizării acesteia și aducerii serviciilor sociale de bază cât mai aproape de beneficiari și nevoile lor.

b) Bugetul

Bugetul pe care UNICEF îl pune la dispoziție în anul 2012 pentru finanțarea micro-granturilor destinate comunelor selectate în cadrul prezentei runde de finanțare este de 228,000 lei. Costul maxim per comunitate, ținând cont de faptul că suma va fi distribuită pentru 3 primării per județ, este de 9,500 lei.

II. Tipul proiectelor finanțate

Proiectele finanțate în cadrul prezentei runde de finanțare vin să completeze seria de acțiuni pe care UNICEF le susține deja la nivelul fiecăreia din cele 64 de comune care fac parte din proiectul „Sprijinirea copiilor invizibili”. Acestea se referă pe de o partea la i) Angajarea personalului pentru o perioadă de 10 luni în anul 2012, în special prin păstrarea personalului deja implicat în anul 2011 și ii) Continuarea activităților din anul 2011, pe mai multe coordonate.

Aceste coordonate respectă linia directoare a proiectului care are în centrul său un pachet minim de servicii care să fie disponibil în orice localitate din țară și să fie asigurate de către autoritatea locală / Statul Român, indiferent de specificul socio-economic și demografic al respectivei localități. Elementele cheie sunt: i) identificarea și urmărirea mai atentă a situațiilor cu potențial de risc, ii) monitorizarea cazurilor deja preluate sau în lucru, iii) evaluarea de nevoi prin aprofundarea analizelor realizate în 2011, iv) consolidarea structurilor comunitare consultative și derularea de activități în concordanță cu nevoile identificate în evaluarea comunitară. v) cooperarea cu structurile județene, continuarea comunicării și raportării către responsabilii de proiect din cadrul DGASPC și vi) informarea comunității pe baza concluziilor rezultate în cadrul rapoartelor de analiză realizate în 2011.

Pagi

na 7

Având în vedere nevoia de a introduce în planul de activități din comună a pachetului minim de servicii, conform ghidării care va fi asigurate în acest sens, făcând uz de sprijinul oferit de UNICEF și DGASPC pentru a crește capacitatea de acțiune la nivel local, prin diverse formări, sesiuni de lucru, schimburi de experiență și, în general, suportul pe care un centru de resurse de la nivelul DGASPC îl va acorda comunităților, prezenta linie de finanțare contribuie la crearea sau consolidarea unor compartimente de sprijin și consiliere pentru copii și părinți în cadrul primăriilor / SPAS la nivel comunitar.

III. Procedura de finanțare

a) Criterii de eligibilitate

Cererea de finanțare (inclusiv anexele) face obiectul verificării eligibilității pe baza criteriilor de mai jos. În plus, secțiunea legată de buget va include și criterii legate de eligibilitatea cheltuielilor. Suma maximă finanțată pentru un proiect este de 9.500 lei iar contribuția locală trebuie să fie de minimum 10%.

Eligibilitatea solicitantului: Solicitantul eligibil, în sensul prezentului ghid, este Primăria comunei care a semnat parteneriatul din cadrul proiectului „Sprijinirea copiilor invizibili” împreună cu DGASPC, Instituția Prefectului și UNICEF. Contribuția sa poate fi în natură și/sau financiară.

Condițiile care exclud eligibilitatea sunt:1. se află în incapacitate de plată;2. se află în reorganizare judiciară sau faliment; 3. are plățile/conturile blocate în baza unei hotărâri judecătoreşti definitive;4. a încălcat cu bună ştiință prevederile convenției sus-menționate;5. sunt vinovați de declarații false cu privire la situația economică;6. sunt condamnați pentru: abuz de încredere, gestiune frauduloasă, înşelăciune, delapidare, dare

sau luare de mită, mărturie mincinoasă, fals, uz de fals sau deturnare de fonduri.

În cazul în care proiectul presupune și amenajarea unor elemente de infrastructură, trebuie îndeplinite cumulativ următoarele condiții la data depunerii cererii de finanțare:

1. nu sunt grevate de sarcini;2. nu fac obiectul unor litigii în curs de soluționare; 3. nu fac obiectul revendicărilor potrivit unor legi speciale în materie sau dreptului comun din țara

în care se execută lucrarea.

În cazul în care proiectul implică achiziționarea de bunuri, solicitantul trebuie să aibă în proprietate sau chirie spațiul în care îşi desfăşoară activitatea.

Eligibilitatea proiectelor: Proiectul propus prin cererea de finanțare este considerat eligibil dacă vizează crearea sau consolidarea unor compartimente de sprijin și consiliere pentru copii și părinți în cadrul primăriilor sau SPAS, prin implementarea cumulativă, în proporții diferite, a următoarelor activități:

1. editarea, publicarea, distribuirea şi difuzarea de informații pentru părinți și copii,2. înființarea, dotarea şi modernizarea unor spații de activități destinate lucrului cu copiii și părinții

lor, împreună sau separat, și care se bazează pe schimb de informație, formare, consiliere, educare non-formală, grupuri de suport și schimburi de experiență,

3. implicarea membrilor Structurilor Comunitare Consultative (SCC) atât în faza de elaborare a proiectului cât și în implementarea lui efectivă,

Pagi

na 7

4. implicarea de personal din domeniul educației și sănătății dar și a altor domenii relevante pentru problematica drepturilor de dezvoltare ale copilului, conform legislației în vigoare.

b) Completarea și depunerea cererii de finanțare

Ghid pentru completarea cererii de finanțare

Notă: este de dorit ca un proiect (o cerere) să nu depăşească (exceptând anexele) 10 de pagini, scrise cu font de 11 pcts, Calibri, exact cum formatat documentul de „Cerere de finanțare” anexat.

Descrierea de ansamblu a proiectului (maximum pe o pagina)

Titlu: o frază scurtă care descrie subiectul proiectului. Este urmat de numele Primăriei care implementează, coordonatorul proiectului (asistentul social) şi organizațiile / instituțiile partenere. Buget: costul total al proiectului pe surse de finanțare (suma solicitata UNICEF și contribuția locală). Durata proiectului: se indică numărul de luni pentru finalizarea proiectului, incluzând şi timpul necesar pentru raportarea finală. Obiective: Se precizează atât obiectivele generale cât şi cele specifice ale proiectului. Rezumat: Prezintă în aproximativ 250 de cuvinte problema principală, abordarea propusă în adresarea problemei, rezultatele aşteptate şi impactul pe termen mediu-lung asupra populației țintă.

Informații administrative (maximum 1/3 pagina)

Coordonatorul proiectului: numele şi funcția coordonatorului (asistentul social) de proiect în cadrul organizației şi principalele responsabilități în managementul proiectului (maxim 5 linii) Instituții participante: Identificarea oricărui partener sau alt finanțator sau beneficiar al finanțării. Se menționează de asemenea partenerii din proiect cu rolurile şi responsabilitățile lor specifice. Documente administrative: Responsabilul instituției precum şi responsabilul financiar vor semna cererea oficială. Toate parteneriatele sau colaborările oficiale sunt certificate prin documente (contracte de parteneriat) semnate de toate părțile, asemenea convenției de parteneriat între UNICEF, DGASPC, Instituția Prefectului și Primăriile comunale.

Justificarea problemei (maximum 1 ½ pagina)

În mod normal această parte reprezintă cca. o treime din proiect. Este o descriere a problemei care va fi abordată şi a principalelor informații disponibile înainte de implementarea efectivă. Această secțiune descrie pe scurt principalele tendințe în aria de intervenție şi principalele lipsuri pe care propunerea de proiect intenționează să le completeze. Raportul de analiză realizat în anul 2011 este baza de redactare a cererii de finanțare. În mod normal, cererea de finanțare vine să adreseze cea mai importantă și urgentă dintre problemele pe care analiza de situație le-a identificat în anul 2011.

Pentru a arăta importanța problemei ce va fi adresată, se pot lua în considerare următoarele: i) Legătura proiectului cu alte intervenții locale, ii) Care din drepturile copilului sunt abordate, iii) Cât de mare e problema și cum poate proiectul să o rezolve / adreseze, iv) Care sunt grupurile cele mai vulnerabile, marginale, excluse, și v) Ce fel de capacitate este nevoie să fie crescută. Anumite rezultate anterioare din intervenții care au avut loc în trecut ar fi bine să se regăsească în proiect. Se descriu pe scurt proiectele şi principalele lor rezultate.

Publicul țintă: Descrierea principalilor beneficiari ai intervențiilor, iar grupul țintă se separă între beneficiari direcți şi indirecți. Următoarele grupuri sunt considerate eligibile pentru a fi beneficiari ai proiectului: copiii cu mame minore și mamele minore, copiii din familii monoparentale și părinții lor, copiii în familii cu părinți migranți și rudele acestora, copiii în familii numeroase și cu situație materială

Pagi

na 7

precară și familiile lor, copiii în familii fără asigurare medicală / neînscriși la medici de familie și părinții lor și copiii fără acte de identitate împreună cu părinții și rudele lor.

Obiective (maximum ¼ pagina)

În mod normal această secțiune este scurtă! Nu mai mult de o jumătate de pagină. Acest lucru este necesar deoarece fiecare obiectiv a fost deja anunțat prin justificarea din capitolul precedent, iar modurile prin care se vor atinge obiectivele se vor explica în secțiunea metodologică.

Obiectivul general este o scurtă descriere a scopului urmărit (în general unul de dezvoltare).Obiectivele specifice sunt de natură operațională. Pot indica anumite practici ce vor fi dezvoltate, un anumit public țintă, anumite tipuri de capacitate îmbunătățite. Succesul proiectului va fi analizat funcție de aceste obiective. Trebuie făcută distincție între obiective specifice şi modul de atingere a acestora (cum ar fi implementarea unei activități, organizarea unei rețele sau schimb de experiență).

Metoda de lucru şi activitățile propuse (maximum 1 ½ pagini)

Cel mai bine este ca metodologia să explice cum va fi atins fiecare obiectiv. Proiectul trebuie să furnizeze suficiente detalii pentru o evaluare independentă a sa. Presupunând că activitățile pentru atingerea fiecărui obiectiv au fost identificate în partea de justificare, scopul metodologiei este de a arăta cum vor fi implementate aceste activități într-un mod cât mai riguros şi cu cele mai bune rezultate posibile. Proiectul trebuie să fie clar cu privire la activitățile propuse pentru urmărirea fiecărui obiectiv pentru a defini clar care e nevoia bugetară.

Cadrul conceptual: indiferent de proiect, metodologia conține definiții ale cadrului conceptual care va ghida intervenția, incluzând variabilele explicative şi dependente şi legătura între ele. Participare: Aspectele legate de participare sunt foarte importante. Se indică în acest sens dacă beneficiarii sau instituțiile partenere au fost implicate în design-ul proiectului şi ce rol au. Colectare date: se furnizează detalii cu privire la datele disponibile şi metodele de colectare a datelor, cum ar fi chestionarele sau discuțiile de grup. În cazul de față se face referire la raportul de analiză.

Rezultate şi diseminare (maximum 1 pagina)

Se precizează principalele rezultate ale proiectului. Acestea se precizează separat pe fiecare din cele 4 categorii de criterii de eligibilitate ale proiectelor. Se arată cum sunt comunicate partenerilor aceste rezultate, precum şi autorităților şi decidenților.

Se stabileşte un set de indicatori pentru fiecare rezultat aşteptat şi se concepe o listă cu rezultatele şi indicatorii aferenți de măsurare. Acestea trebuie să fie legate de impactul proiectului:

1. Există un potențial ca activitățile / metodele proiectului să fie utilizate și în alte locații?2. Aduce ele suficientă informație pentru a genera modele de bune practici şi cunoştințe?3. Răspund exact nevoile care au fost identificate la populația țintă (beneficiari)? 4. Contribuie la consolidarea relației dintre SPAS și DGASPC? 5. Sunt în acord cu documentele legate de pachetul minim de serviciu puse la dispoziție?

Se evaluează orice obstacol posibil în implementare proiectului şi atingerea rezultatelor. Este vorba de riscuri legate de factori politici sau economici, implicarea actorilor, dificultăți legislative şi procedurale, specificitatea comunității, etc.

Monitorizare și evaluare (maximum ½ pagina)

Pagi

na 7

Corespunde monitorizării şi managementului de proiect având în vedere atât nevoia de a cunoaște constant stadiul de implementare dar și posibilitatea de a învăța lecții noi. Monitorizarea este strict legată de rezultatele proiectului și utilizarea indicatorilor de măsurare.

În ceea ce privește evaluarea, această componentă este strict opțională, fiind în general realizată de către supervizorii de proiect. Dacă totuși se optează pentru o componentă de evaluare, descrierea acesteia trebuie să ia în considerare: i) Identificarea celui care va utiliza rezultatele evaluării şi cu ce scop, ii) Accentuarea unor chestiuni specifice legate direct de obiective şi activități, iii) Metodologie.

Management de proiect şi personal implicat (maximum ½ pagina)

Management: rolul coordonatorului şi al instituțiilor colaboratoare. Se pun în lumină principalele reuşite din trecut, şi alte elemente care pot conduce la reuşita actuală. A nu se uita că proiectul este coordonat de asistentul social din proiect. Personal: o listă cu personalul care va contribui la implementarea proiectului, rolurile acestora şi angajamentul. Calificarea, experiența, şi alte informații relevante precum şi câteva CV (al asistentului social, al secretarului primăriei)

Calendarul de activități şi bugetul (maximum 1 pagina fiecare)

Calendar şi durată: durata este esențială pentru a stabili principalele activități de implementat dar şi anumite „produse”: rapoarte, evaluări, etc. respectiv întreg procesul de monitorizare. Planificarea trebuie să se facă pe baza standardelor riguroase de management, cu indicarea perioadei pentru fiecare fază a proiectului precum şi durata totală. Pregătirea proiectului (i.e. selectare personal, achiziții, etc.) este de asemenea importantă. Constrângerile eventuale trebuie şi ele menționate.

Buget: se defalchează funcție de finanțatori şi contribuțiile acestora. Se consideră separat contribuțiile financiare şi cele în natură. Cu toate că în general se estimează costurile anuale pe 12 luni, specificul proiectului constrânge la o durată de maximum 6 luni respectiv iulie-decembrie 2012. Costurile totale vor fi de asemenea defalcate pe fiecare finanțator (fiecare instituție care contribuie cu bunuri sau bani). Ar fi indicat să se estimeze şi costurile per rezultat. Cheltuielile se grupează pe categorii (i.e. personal: salarii, alocații, onorarii; consultanță: funcție de nevoie; echipamente: orice echipament necesar implementării, etc.) conform criteriilor de eligibilitate sus-menționate / prezentate în continuare. Se anexează orice alte acte relevante.

Ghid pentru completarea bugetului și a altor categorii financiare ale proiectului

Notă: În continuare sunt prezentate atât informații cu privire la categoriile de cheltuieli eligibile cât și privitoare la modul de completare a documentelor precum bugetul sau alte anexe. În plus, la fiecare dintre categoriile de buget sunt fixate anumite limite, sub forma unor procentaje. Aceste procentaje vor ajuta solicitantul să încadreze cheltuielile în anumite limite pe fiecare categorie.

Eligibilitatea cheltuielilor:

Așa cum a fost prezentat în secțiunea III a) există 4 categorii de activități pe care solicitantul trebuie să le cuprindă în proiect pentru ca acesta să fie eligibil. Nu toate categoriile trebuie să fie finanțate de UNICEF (în întregime sau parțial) însă este nevoie ca bugetul să cuprindă elemente din fiecare categorie.

Categoria 1 Cheltuieli eligibile Între 15% și 25%editarea, publicarea, distribuirea şi difuzarea de informații pentru părinți și copii,

Consumabile (Birotică):- hârtie / carton

Pagi

na 7

- dosare - imprimantă- cartuș imprimantă- cartuș foto-copiere

Categoria 2 Cheltuieli eligibile Între 25% și 35%

înfiinţarea, dotarea şi modernizarea unor spaţii de activităţi destinate lucrului cu copiii și părinţii lor, împreună sau separat, și care se bazează pe schimb de informaţie, formare, consiliere, educare non-formală, grupuri de suport și schimburi de experienţă,

Amenajare spaţiu activităţi:- materiale de renovare și igienizare din categoria

vopselurilor de toate tipurile,

Dotare cu bunuri :- mic mobilier din categoria mese, scaune, băncuţe,

dulapuri, etajere, - covoare, saltele de joacă, jucării, (alte bunuri) Consumabile (Birotică):- hârtie / hârtie colorată / carton / dosare - creioane, pixuri, carioci, - pensule și acuarele - foarfece, capsator, - produse de lipit / corectat,

Consumabile (Cheltuieli de protocol):- apă și băuturi nealcoolice,- gustări sărate, dulci, biscuiţi, napolitane, chipsuri, etc.- costurile per participant nu pot depăși 5 lei / sesiune

Notă: având în vedere organizarea schimburilor de experienţă atât de către supervizări la nivelul DGASPC cât și de UNICEF la nivelul regiunii, costurile asociate acestei categorii nu sunt eligibile.

Categoria 3 Cheltuieli eligibile Între 10 și 20%implicarea membrilor Structurilor Comunitare Consultative (SCC) atât în faza de elaborare a proiectului cât și în implementarea lui efectivă

Consumabile (birotică – de la categoria 1 și protocol de la categoria 2) conform descrierii de mai sus.

Categoria 4 Cheltuieli eligibile Maximum 35%implicarea de personal din domeniul educaţiei și sănătăţii dar și a altor domenii relevante pentru problematica drepturilor de dezvoltare ale copilului, conform legislaţiei în vigoare

Consumabile (Cheltuieli de birotică și de protocol) conform descrierii de mai sus,

Personal și categorii asociate:- onorarii cu ora, sume brute, - plata se face strict pentru activităţile prevăzute la

categoria 3, mai sus, - informarea, educarea non-formală și activităţile tip

grupuri de suport pot fi remunerate cu suma de 15 lei brut pe oră,

- formarea și consilierea pot fi remunerate cu suma de 25 lei brut pe oră,

Pagi

na 7

Notă: tematica trebuie să fie strict legată de grupurile de beneficiari și problematica lor

Completarea bugetului Excel și a anexei acestuia:

Notă: după încadrarea pe categorii a cheltuielilor se verifică dacă au fost respectate limitele procentuale conform tabelului de mai sus. Odată finalizat acest proces se verifică dacă în bugetul Excel sunt respectate următoarele procentaje (calculate automat de Excel , per fiecare din categorii:

- Personal și categorii asociate maximum 35%- Amenajare spațiu activități între 0% și 20%- Dotare cu bunuri între 10% și 30%- Consumabile între 15% și 35%

PASUL 1: Se stabilesc principalele categorii de costuri în funcţie de natura proiectului și a cheltuielilor asociate activităţilor, pe baza criteriilor de eligibilitate. Categoriile de activităţi sus-menţionate se vor reflecta în categoriile de costuri (buget), respectiv: i) personal și categorii asociate, ii) amenajare spaţiu activităţi, iii) dotare cu bunuri și iv) consumabile”.

PASUL 2: În cadrul fiecăreia din aceste categorii de costuri se stabilesc liniile bugetare, conform tabelului ”Anexă buget – explicaţie” unele fiind cele eligibile iar celelalte intra la categoria ”altele” fiind dedicate exclusiv acelor categorii de costuri care nu sunt eligibile pentru finanţare dar pot constitui contribuţie locală (exemplu: punerea la dispoziţia proiectului a unei săli / spaţiu de activităţi pentru care se estimează o contribuţie lunară în natură echivalentă unei potenţiale chirii). Detalierea acestor linii bugetare se face pe baza următoarelor criterii:

1. Fiecare din liniile bugetare are nevoie să fie explicitată, atât în situaţia în care se solicită bani pentru aceasta cât și în situaţia în care contribuţia (în bani sau natură) este asigurată de Primărie și/sau de partenerii locali.

2. Explicitarea va ţine cont de numele partenerului / partenerilor precum și tipul contribuţiei acestora, în bani sau în natură. Exemplu: la categoria ”personal si categorii asociate” linia bugetară "formare, consiliere" se explicitează activitatea sau itemul al cărui cost se regăsește în buget: un cadru didactic, din partea scolii cu clasele I-IV din satul xxx asigura 3 ședințe lunare de consiliere de grup, de ouă ore fiecare, pentru 20 de mame minore. Pentru stabilirea tipului de contribuţie se detaliază în continuare, funcţie de caz: contribuția echivalentă in natura este de 25 lei*2 ore*3 ședințe = 150 lei lunar. În varianta în care suma este solicitată de la UNICEF se menţionează: costurile necesare solicitate de la UNICEF sunt de 150 lei lunar, respectiv 25 lei*2 ore*3 ședințe.

3. În varianta în care sunt mai multe activităţi / mai mulţi itemi de explicitat la o singură linie bugetară, se menţionează fiecare separat însă în bugetul Excel se trece doar valoarea totală. Exemplu: la categoria ”consumabile” linia bugetară ”protocol întâlniri” vor putea fi adăugaţi itemii:- protocol grup suport tinere mame, 15 persoane pe grup, 45 lei per întâlnire, 2 întâlniri pe lună,

total 90 lei- protocol grup educație și informare pentru adolescenți, 15 persoane pe grup, 60 lei per întâlnire, 1

întâlnire pe lună, total 60 lei”. ș.a.m.d.- Suma care se va găsi în bugetul Excel va fi de 90+60 lei deci 150 lei lunar. În varianta în care

activitatea va avea loc timp de 5 luni, tabelul Excel va genera automat un total de 750 lei.

Pagi

na 7

PASUL 3: se completează în tabelul Excel doar totalurile aferente fiecărei categorii și numărul de unităţi corespunzătoare, conform exemplului de mai sus. Toate spaţiile libere trebuie să fie completate cu sumele corespunzătoare, respectiv numărul de unităţi sau de luni.

Tabelul Excel calculează singur atât totalul de la o categorie (suma lunară x numărul de luni) cât și sub-totalurile pe categorie, totalurile per general, per tipuri de contribuitori și tipul de finanţare (natură sau bani) și procentele aferente. Nu se va completa nimic în niciuna din căsuţele în care este deja trecută cifra 0 (zero) sau sintagma #DIV/0!.Completarea și depunerea cererii de finanțare

Formularul de cerere de finanţare și ghidul solicitantului sunt disponibile în format electronic la nivelul DGASPC din fiecare judeţ. Persoana responsabilă cu diseminarea acestora este supervizorul desemnat.

Cerinţe obligatorii pentru completarea cererii de finanţare:

Completarea cererii de finanţare, inclusiv a anexelor, se va face într-un mod clar şi coerent, respectând modelul standard al cererii de finanţare, conform instrucţiunilor de completare. Cererea de finanţare trebuie să fie tehnoredactată în limba română.

Cererea de finanţare trebuie semnată, ştampilată şi datată de reprezentanţii legali conform modelului de cerere de finanţare. În cazuri excepţionale primarul poate fi înlocuit de viceprimar sau de o persoană împuternicită în acest sens.

Cererea de finanţare trebuie însoţită obligatoriu de următoarele anexe: 1. Bugetul proiectului în format Excel,2. Anexa buget – explicaţie, 3. Declaraţia pe proprie răspundere completată, semnată și ștampilată conform modelului anexat,4. Actul de împuternicire autentificat, în cazul în care cererea de finanţare nu este semnată de

reprezentantul legal al solicitantului, ci de o persoană împuternicită în acest sens,5. Copie după bilanţul contabil aferent întregului an fiscal precedent,6. Copie după actul de proprietate sau contractul de închiriere a spaţiului, pentru proiecte care

implică igienizare și / sau achiziţionarea de bunuri,7. CV-urile secretarului primăriei şi al coordonatorului de proiect (maximum 2 pagini fiecare),8. Raportul de analiză realizat în anul 2011, semnat și ștampilat de reprezentantul legal, 9. Copie după hotărârea de înfiinţare a Structurii Comunitare Consultative (SCC) și Regulamentul

de organizare și funcţionare (RoF) al acesteia, 10. Copie după convenţiile de parteneriat, în varianta în care acestea au fost încheiate la nivel local

cu scopul implementării proiectului din cererea de finanţare.

Toate documentele ataşate în copie trebuie să fie semnate / ştampilate de solicitant cu menţiunea „Conform cu originalul”. Solicitanţii trebuie să verifice dacă dosarul cererii de finanţare este complet, pe baza listei de verificare a conformităţii administrative a cererii de finanţare, de mai jos:

Cererea de finanţare este completată conform ghidului și semnată, ştampilată şi datatăBugetul proiectului în format Excel este atașat imediat după cerereAnexa buget – explicaţie este atașată imediat după bugetDeclaraţia pe proprie răspundere este completată, semnată și ștampilată și atașată, Actul de împuternicire autentificat este atașat

Pagi

na 7

Copia după bilanţul contabil aferent întregului an fiscal precedent este atașată Copia după actul de proprietate sau contractul de închiriere a spaţiului este atașatăCV-urile secretarului primăriei şi al coordonatorului de proiect sunt atașate Raportul de analiză realizat în anul 2011, semnat și ștampilat de reprezentantul legal, este atașatCopia după hotărârea de înfiinţare a SCC și a RoF sunt atașate Copia(ile) după convenţia(ile) de parteneriat este(sunt) atașată(e) Cerinţe pentru depunerea cererii de finanţare

Documentaţia de solicitare a finanţării va fi transmisă obligatoriu la DGASPC din judeţul în care se află comuna. Trimiterea se va face prin poștă sau prin delegat deci toate documentele vor fi imprimate pe hârtie. Cererea de finanţare trebuie depusă până la data de 11 mai 2012. DGASPC va trimite cererile de finanţare + fișele de evaluare completate la UNICEF România până la 18 mai 2012.

c) Procesul de evaluare, selectare și aprobare a cererii de finanţare

După depunerea cererii de finanţare, supervizorul de judeţ din partea DGASPC va verifica documentaţia din punct de vedere al conformităţii şi al respectării criteriilor de eligibilitate. În cazul în care cererea de finanţare necesită completări şi/sau clarificări, supervizorul de judeţ din partea DGASPC le va solicita în scris (e-mail) iar solicitantul va trebui să transmită clarificările / documentele în maximum 5 zile. Nerespectarea acestor condiţii duce la respingerea cererii de finanţare.

Numai cererile de finanţare complete, cu toate documentele anexate conform criteriilor din lista de verificare, sunt admise în etapa următoare a procesului de evaluare, selectare şi aprobare. Comisia de evaluare apreciază oportunitatea proiectului şi gradul în care proiectul răspunde obiectivelor UNICEF. Membrii comisiei de evaluare sunt: supervizorul din cadrul DGASPC (1), managerul de proiect UNICEF (2) și un reprezentant al departamentului financiar din cadrul UNICEF (3). În procesul de evaluare, selectare şi aprobare a proiectelor, Comisia de evaluare utilizează un punctaj elaborat după următorul model:

Nr. crt.

CriteriiPunctaj maxim

Punctaj acordat de membrii

comisiei

Punctaj final

(media)1 2 31 Concordanța cu obiectivele UNICEF 52 Beneficiarii proiectului și prioritățile sociale, din care: 10

- beneficiari conform criteriilor de eligibilitate 5- priorităţi conform rezultatelor raportului de analiză

20115

3 Abordarea bazată pe drepturile de dezvoltare ale copilului 104 Derularea de activități în categoria 1 55 Derularea de activități în categoria 2, din care: 20

- informare, educare non-formală și grupuri de suport 8- formare și consiliere 12

6 Derulare de activități în categoria 3, din care: 10- implicarea SCC în redactarea cererii de finanţare 3- implicarea SCC în implementarea proiectului 7

7 Derularea de activități în categoria 4, din care: 20- implicarea cadrelor didactice locale 5- implicarea cadrelor medicale locale 5- implicarea poliţiei, bisericii, primăriei 5- implicarea agenţilor economici 5

8 Existența unor parteneriate locale formalizate 5

Pagi

na 7

9 Contribuția locală în natură și sau financiară (min 10%) 510 Promovarea proiectului 511 Sustenabilitatea 5

Total punctaj maximal / obținut 100

Solicitantul va fi exclus din procesul de evaluare şi selectare pentru acordarea finanţării şi cererea de finanţare va fi respinsă, în cazul în care se dovedeşte că acesta:

1. Se face vinovat de inducerea gravă în eroare a Comisiei de evaluare şi selectare, prin furnizarea de informaţii incorecte, ce sunt luate în considerare în procesul de evaluare, sau dacă a omis furnizarea de informaţii relevante privind proiectul,

2. A încercat să obţină informaţii confidenţiale sau a încercat să influenţeze Comisia de evaluare şi selectare în timpul procesului de evaluare,

Solicitantului este obligat să asigure contribuţia proprie de minimum 10% din valoarea totală a proiectului. Această contribuţie poate fi în natură sau financiară. Pentru contribuţia financiară solicitantul este obligat să depună documente justificative (exemplu: state de plată) iar pentru cea în natură să expliciteze cât mai clar în ce constă aceasta și cum contribuie la bunul mers al proiectului.

Pentru a fi finanţate proiectele trebuie să obţină minimum 50 de puncte distribuite uniform între toate criteriile de evaluare. Aprobarea unui proiect nu obligă acordarea unei finanţări egală cu valoarea solicitată (această finanţare poate fi redusă în funcţie de evaluarea efectuată de Comisia de evaluare şi de resursele disponibile). După finalizarea evaluării, solicitantul va fi înştiinţat în scris dacă proiectul a fost aprobat sau respins. În cazul în care proiectul este respins UNICEF nu are obligaţia motivării respingerii.

d) Contestaţii

Solicitantul finanţării care se consideră nedreptăţit de rezultatele procesului de evaluare, selectare şi aprobare a cererii de finanţare depusă de acesta pentru finanţare, poate formula în scris o contestaţiecare va fi trimisă spre soluţionare DGASPC. DGASPC va înștiinţa UNICEF cu privire la aceasta.

Contestaţia se va formula în scris şi va cuprinde: 1. datele de identificare a contestatarului, 2. titlul proiectului, 3. obiectul contestaţiei 4. motivele, 5. dovezile pe care se întemeiază, 6. semnătura contestatarului sau a împuternicitului acestuia, precum şi ştampila, vii) 7. copia scrisorii de înştiinţare cu privire la rezultatul etapei de evaluare şi selectare care face

obiectul contestaţiei.

Contestaţiile se trimit prin poştă, cu confirmare de primire sau se depun direct la Registratura DGASPC, în atenţia supervizorului de proiect din cadrul DGASPC din judeţul respectiv. Contestaţia se va depune în termen de maximum 5 zile calendaristice de la data înştiinţării de către UNICEF a rezultatului procesului de evaluare, selectare şi aprobare a cererii de finanţare.

Pagi

na 7

Contestaţiile vor fi verificate de către DGASPC și o propunere de rezoluţie va fi înaintată UNICEF. Termenul de verificare și soluţionare este de 10 de zile calendaristice de la data înregistrării contestaţiei. Contestaţia poate fi retrasă de contestatar până la soluţionarea acesteia, printr-o solicitare în scris. Prin retragerea contestaţiei se pierde dreptul de a se înainta o nouă contestaţie în decursul termenului general de depunere a acesteia.

e) Procedura de contractare

Prin semnarea contractului de finanţare, beneficiarul acceptă termenii şi condiţiile în care va primi finanţarea şi se angajează să implementeze pe propria răspundere proiectul pentru care primeşte finanţare. În cazul în care proiectul a fost aprobat, solicitantului i se va comunica valoarea aprobată şi i se va transmite, prin intermediul DGASPC, contractul de finanţare, semnat în prealabil de Reprezentantul UNICEF.

Solicitantul va semna la rândul său cele două exemplare în original, devenind beneficiar în cadrul contractului. În termen de 3 zile de la data primirii, beneficiarul are obligaţia de a-l transmite DGASPC care va centraliza toate contractele de la nivelul judeţului său și le va transmite UNICEF.

f) Realizarea proiectului

Pe parcursul realizării proiectului Beneficiarul este obligat să informeze supervizorul din cadrul DGASPC despre toate evenimentele importante, care pot influenta pozitiv sau negativ realizarea proiectului. Totodată Beneficiarul va accepta orice vizită de monitorizare, evaluare și control pe care atât supervizorul DGASPC cât și reprezentanţii UNICEF le vor putea face la locul proiectului.

Orice modificări intervenite în derularea unui proiect în raport cu planul de activităţi trebuie explicate și argumentate prin intermediul unei scrisori adresate DGASPC prin care se solicită aprobarea modificărilor propuse. DGASPC va face o notă asupra acestor solicitări pe care o va înainta UNICEF.

g) Aspecte financiar-contabile

Toate cheltuielile în legătură cu proiectul vor fi centralizate separat într-un tabel de cheltuieli cu semnătura contabilului și a primarului și ștampila instituţiei.

Documentele justificative, care trebuie să facă dovada legăturii directe dintre cheltuieli şi activităţile proiectului, vor îndeplini următoarele condiţii obligatorii:

1. Sunt emise pe numele beneficiarului finanţării. (Nu se vor accepta la plată documente emise pentru persoane fizice, cu excepţia cheltuielilor de protocol, pe numele asistentului social,

2. Sunt emise în perioada de desfăşurare a proiectului,3. Sunt completate cu detalierea exactă a produselor sau serviciilor achiziţionate pentru activităţile

proiectului,4. Sunt completate cu toate datele necesare din punct de vedere al formei (numărul şi data

emiterii, emitentul documentului, beneficiarul, cantitate, preţ unitar, valoare totală etc.),

Pagi

na 7

5. Sunt însoţite de dovada plăţii (chitanţă, ordin de plată vizat de bancă, ordin de plată electronic evidenţiat în extrasul de cont, cec-uri, bilete la ordin, etc.);

Reprezentantul financiar al UNICEF va putea solicita la orice moment situaţia cheltuielilor din cadrul proiectului finanţat, atât în scris cât și în cadrul unor vizite de teren.

h) Raportul de activitate

În conformitate cu condiţiile contractului de finanţare, Beneficiarul va transmite/depune la DGASPC întermen de 15 zile de la încheierea proiectului / sau în funcţie de solicitările Finanţatorului, periodic, un raport de activitate completat, semnat şi ştampilat.

Acesta trebuie să includă:1. Parte narativă în care se oferă informaţii cu privire la desfăşurarea proiectului (conform

modelului ataşat),2. Un exemplar al tuturor materialelor promoţionale realizate pe parcursul desfăşurării proiectului,3. Copii ale articolelor din presa scrisă referitoare la proiect,4. Liste ale participanţilor cu date de contact;5. Înregistrări video, audio, fotografii, în varianta în care au fost realizate, 6. Execuţia bugetară.

Beneficiarii trebuie să prezinte un dosar complet. Necompletarea unei părţi a raportului sau nedepunerea lui în termenul prevăzut, poate produce rambursare totală sau parţială a sumelor virate beneficiarului.