GHIDUL

OFERTANTULUI

Proiectul MSPL co-finanțat de

ACHIZIȚII PUBLICEGHIDUL OFERTANTULUI

1

CUPRINS

PREFAȚĂ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2PRECIZĂRI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3GLOSAR DE ACRONIME . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4CAPITOLUL I – NOȚIUNI GENERALE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51. INTRODUCERE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51.1 Cui se adresează Ghidul? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52. LEGISLAȚIE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52.1 Reglementari . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52.2. Principii generale UE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63. AUTORITATEA CONTRACTANTĂ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64. OFERTANȚII . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65. REGULI DE PARTICIPARE ÎN PROCEDURILE DE ACHIZIȚII PUBLICE . . . . .75.1 Regulile privind naționalitatea și originea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75.2 Criterii de excludere de la participarea la procedurile de achiziții . . . . . . . .9CAPITOLUL II – PROCEDURA DE ACHIZIȚIE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111. PROCEDURA DE ATRIBUIRE ȘI PUBLICITATEA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111.1 Tipuri de contracte și proceduri de atribuire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111.2 Anunțul de informare prealabilă (intenție) și anunțul de participare . . . . .111.3 Criteriile de selecție . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131.4 Criteriile de atribuire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .142. DOSARUL DE LICITAȚIE ȘI OFERTA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .142.1 Dosarul de licitație . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .142.2 Elaborarea ofertei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163. DEPUNEREA ȘI DESCHIDEREA OFERTELOR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .183.1 Termenul de depunere a ofertelor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .183.2 Depunerea ofertelor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .193.3 Deschiderea ofertelor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .204. EVALUAREA OFERTELOR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .205. ATRIBUIREA CONTRACTULUI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .225.1 Notificarea de atribuire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .225.2 Înlocuirea și aprobarea experților cheie (contractele de servicii) . . . . . . . .235.3 Contestațiile și căile de atac . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .245.4 Semnarea contractului de achiziție . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .255.5 Anunțul de atribuire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26CAPITOLUL III – MODIFICAREA CONTRACTULUI DE ACHIZIȚIE (SERVICII) . . .27CAPITOLUL IV – CONCLUZII . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30

2

PREFAȚĂGhidul a fost elaborat de un grup de experți în achiziții publice ai GFA Consulting Group,

în cadrul proiectului „Modernizarea Serviciilor Publice Locale în Republica Moldova” având unul din principalele obiective organizarea și instruirea persoanelor juridice din mediul privat (potențiali ofertanți, ofertanți și contractanți) în materia achizițiilor publice bazate pe PRAG UE și asupra celor mai bune practici, aplicabile în Republica Moldova pentru proiectele cu finanțare GIZ Moldova .

Scopul prioritar al Ghidului este de a oferi orientare și îndrumare entităților juridice din mediul privat pentru pregătirea ofertelor, participarea în procedurile de atribuire a contractelor de achiziții publice pentru furnizare, servicii și lucrări, implementarea contractelor de achiziții publice și reprezintă un instrument de conştientizare în ceea ce privește reglementările care vor guverna procedurile de achiziții publice gestionate de ADR, având calitatea de autorități contractante, în numele și pentru MADRM .

Acest Ghid adresat operatorilor economici este un manual care conține detaliile relevante și importante în achizițiile publice incidente legislației aplicabile în Republica Moldova, fiind util pentru sporirea cunoștințelor ofertanților și conștientizarea acestora în procedurile de achiziții publice . De-a lungul timpului s-a observat că majoritatea ofertanților fac foarte des greșeli și se confruntă cu rezultatele respingerii ofertelor care, în final, vor aduce pierderi atât pentru ofertant, cât și pentru autoritatea contractantă .

Ghidul furnizează informații comprehensive pentru a fi ușor de urmat fata de reglementările și cerințele aplicabile în materia achizițiilor publice și pentru a preveni erorile cele mai frecvente la elaborarea ofertei și depunerea ofertei pentru participarea în procedura de atribuire a contractului de achiziție publica, precum și pentru a diminua riscurile legate de posibilitatea de apariție a unor litigii sau neînțelegeri între părțile contractante pe parcursul implementării contractului de achiziție publica .

Proiectul „Modernizarea Serviciilor Publice Locale în Republica Moldova” (MSPL) este implementat de Agenția de Cooperare Internațională a Germaniei (GIZ) în parteneriat cu Ministerul Agriculturii, Dezvoltării Regionale și Mediului al Republicii Moldova și sprijinit financiar de Ministerul German pentru Cooperare Eco-nomică şi Dezvoltare (BMZ), Uniunea Europeană, Guvernul României, Guvernul Suediei și Agenţia Elveţiană pentru Dezvoltare şi Cooperare (SDC) .

3

PRECIZĂRIGhidul oferă explicații, precizări și, acolo unde se impune, erorile frecvente care conduc

la abateri de la legislația achizițiilor publice aplicabila pentru proiectele cu finanțare GIZ Moldova, și nu se substituie reglementarilor naționale și europene în domeniul achizițiilor publice . În cazul contradicțiilor între conținutul prezentului Ghid și legislația aplicabilă în domeniul achizițiilor publice, vor prevala întotdeauna prevederile legislației în materia achizițiilor publice incidente .

Ghidul nu este obligatoriu din punct de vedere juridic, dar are rolul să ofere recomandări generale și să încurajeze bunele practici .

În scopul acestui Ghid achizițiile trebuie privite drept un concept care acoperă un lanț de activități inițiate prin identificarea nevoii până la executarea obiectului contractului încheiat pentru satisfacerea efectivă a nevoii .

4

GLOSAR DE ACRONIME

AC Autoritate Contractantă

ADR Agenția de Dezvoltare Regională

AP Anunț de Participare

APL Administrație Publică Locală

CE Comisia Europeană

CPV Vocabularul Comun al Achizițiilor

DL Dosar de Licitație

GIZ Agenția de Cooperare Internațională a Germaniei

JOUE Jurnalul Oficial al Uniunii Europene

MADRM Ministerul Agriculturii, Dezvoltării Regionale şi Mediului

MEAT Oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic (Most Economically Advantageous Tender)

MSPL Proiectul „Modernizarea Serviciilor Publice Locale”

TFUE Tratatul privind Funcționarea Uniunii Europene

UE Uniunea Europeană

5

CAPITOLUL I – NOȚIUNI GENERALE1. INTRODUCERE

O definiție simplă a achiziției publice spune că reprezintă un ansamblul complex de activități coerente prin care o AC dorește să dobândească bunuri și/sau lucrări și/sau servicii de la un operator economic la cel mai bun raport preț-calitate sau cel mai bun preț .

Obiectivul principal al legislației privind achizițiile publice este acela de a oferi o concurență reală și obiectivă între ofertanți . Obiectivul secundar este de a asigura că toate contractele de achiziții publice sunt atribuite în mod echitabil, transparent și nediscriminatoriu .

Implementarea corectă și consecventă a reglementarilor în materia achizițiilor publice conduce la obținerea de beneficii în termeni de eficiență și de eficacitate pentru toate părțile implicate .

1.1 Cui se adresează Ghidul?

Ghidul își propune să ofere orientări operatorilor economici, în calitate de ofertanți (potențiali) și, ulterior, de contractanți, participanți în procedurile de achiziții publice, care să-i ajute să evite erorile frecvente și să adopte cele mai bune practici de competiție . De asemenea, ghidul constituie, pentru operatorii economici, un instrument de sfaturi practice cu privire la modul de evitare a riscurilor specifice procedurilor de achiziții publice . în acest fel ghidul explica mecanismele aplicabile contractelor (cu precădere pentru contractele de prestări servicii), introduce alerte la erorile care sunt făcute cu frecventa ridicata și prezintă o serie de recomandări, cu trimiteri la textele legislației aplicabile și la alte documente utile .

Ghidul oferă utilizatorilor (potențialilor ofertanți, ofertanților și contractanților) informațiile necesare pentru a participa la procedurile de achiziții publice lansate de AC, începând de la momentul publicării anunțului de informare prealabilă (intenție) sau anunțului de participare până la atribuirea, semnarea și punerea în aplicare a contractului de achiziție publică (implementarea) .

2. LEGISLAȚIE2.1. Reglementari

Procedura de atribuire a contractelor de achiziții publice are loc conform unor reguli stricte . Directivele1 UE privind achizițiile publice, adoptate în februarie 2014, stabilesc cadrul legal pentru achizițiile publice .

Pentru proiectele cu finanțare GIZ Moldova achizițiile publice derulate de AC vor intra sub incidența regulamentului de achiziții elaborat pe baza prevederilor Ghidului Practic2

1 Pentru detalii consultați http://ec .europa .eu/growth/single-market/public-procurement/rules-implemen-tation_en

6

„PRAG” al UE (versiunea ianuarie 2016) cu privire la contractele de servicii și lucrări executate prin gestionare indirectă și verificarea rezultatelor executării acestora .

Respectarea acestor reguli asigură alegerea obiectivă a contractanților calificați în mod corespunzător și cel mai bun raport preț-calitate sau cel mai bun preț, precum și transparența deplină şi corespunzătoare a utilizării fondurilor publice .

2.2. Principii generale UE

Directivele UE, sub incidenta cărora intra reglementările, normele și normativele (GIZ PRAG), sunt adoptate în conformitate cu principiile TFUE, în special cu principiile care deriva din acestea, cum ar fi:

P Egalitatea de tratament,

P Transparență,

P Nediscriminare,

P Recunoașterea reciprocă, și

P Proporționalitatea .

Republica Moldova în calitate de beneficiar al instrumentului de finanțare European Neighbourhood Instrument (ENI), în baza Acordului de Asociere bilateral UE – Republica Moldova, prin AC desemnate la nivel național și regional, are obligația de a respecta aceste principii .

3. AUTORITATEA CONTRACTANTĂ

ADR este instituție publică necomercială regională subordonată Ministerului Construcțiilor și Dezvoltării Regionale din Republica Moldova, având statut juridic propriu .

ADR, în calitate de AC, asigură și garantează oportunități egale pentru toți ofertanții (potențiali) și este responsabila de întreg procesul de achiziție publică .

Beneficiarii finali ai proiectelor cu finanțare GIZ Moldova pentru care ADR derulează proceduri de achiziții publice sunt APL .

4. OFERTANȚII

Orice persoană fizică sau juridică sau un consorțiu sau o asociere al acesteia care depune o ofertă în vederea încheierii unui contract de achiziție se numește ofertant .

Cine sunt autoritățile contractante? Agențiile de Dezvoltare Regională (ADR)

2 Pentru detalii consultați https://ec .europa .eu/europeaid/funding/about-funding-and-procedures/proce-dures-and-practical-guide-prag_en

7

Un ofertant, pentru a fi considerat eligibil ca participant într-o procedura de achiziție, trebuie să demon-streze ca:

P țara în care sunt resortisanți (pentru persoanele fizice),

P țara în care sunt stabiliți și/sau înregistrați, respectiv locul în care se află consiliul de administrație și administrația centrală sau locul său principal de activitate (pentru persoanele juridice),

fac parte din lista tarilor care îndeplinesc regulile de naționalitate (cetățenie) și origine .

5. REGULI DE PARTICIPARE ÎN PROCEDURILE DE ACHIZIȚII PUBLICEParticiparea în procedurile de atribuire a contractelor finanțate prin asistența externă a UE este reglemen-tată de regulile privind cetățenia și originea și de principiul de neexcludere .

5.1 Regulile privind naționalitatea și originea

Lista țărilor care îndeplinesc regulile privind naționalitatea (cetățenia) și originea este prezentată mai jos (tabelul 1) în conformitate cu regulamentul de achiziții GIZ PRAG .

Tabel 1

Austria, Belgium, Bulgaria, Czech Republic, Croatia, Cyprus, Denmark, Estonia, Finland, France, Germany, Greece, Hungary, Ireland, Italy, Latvia, Lithuania, Luxembourg, Malta, Netherlands, Poland, Portugal, Romania, Slovakia, Slovenia, Spain, Sweden, United Kingdom .(anexa 1 din anexa a2a de la regulamentul de achiziții GIZ PRAG)Albania, Bosnia and Herzegovina, Kosovo, Montenegro, Serbia, Turkey, the former Yugoslav Republic of Macedonia .(anexa 2 din anexa a2a de la regulamentul de achiziții GIZ PRAG)Iceland, Lichtenstein, Norway .(anexa 3 din anexa a2a de la regulamentul de achiziții GIZ PRAG)Algeria, Armenia, Azerbaijan, Belarus, Egypt, Georgia, Israel, Jordan, Lebanon, Libya, Republic of Moldova, Morocco, occupied Palestinian territory (oPt), Syria, Tunisia, Ukraine .(anexa 11 din anexa a2a de la regulamentul de achiziții GIZ PRAG)

Experții și alte persoane angajați sau contractați, în mod legal, de un contractant sau subcontractant eligibil, pot avea orice cetățenie .

Regula cetățeniei nu se aplică față de organizațiile internaționale care participă la o procedură de achiziție .

8

OFERTANT ELIGIBIL

REGULA DE ORIGINE

a) este inființat în conformitate cu legislația unui stat eligibil

a) produsul să fie obținut integral în țara respectivă

b) adresa sediului principal sau a locului principal de desfășurare a activității se află într-un stat eligibil

b) să fie cunoscută ultima prelucrare substanțială a produsului pe teritoriul țării respective

Referitor la regula de origine3 în cazul furnizării de bunuri în cadrul unui contract de achiziție publică, bunurile livrate trebuie să provină dintr-o țară eligibilă indicată în documentul justificativ .

Bunurile care urmează să fie livrate de un contractant în cadrul unui contract de lucrări, în scopul executării contractului, ce urmează să fie incorporate în lucrările permanente (materiale, echipamente, utilaje și componente), cad sub incidența regulilor de origine .

Bunurile care urmează să fie achiziționate de un contractant în cadrul unui contract de achiziție publica în scopul executării contractului și nu sunt incorporate în lucrările permanente, nu cad sub incidența regulii de origine .

Țara de origine nu este în mod necesar țara din care au fost transportate și livrate bunurile .

În UE criteriul ultima prelucrare substanțială reprezintă cea din urmă transformare substanțială, justificată din punct de vedere economic, într-o întreprindere echipată în acest scop și având drept rezultat un produs nou sau reprezentând un important stadiu de producție . De regulă, este considerată ultima prelucrare substanțială modificarea sau transformarea aplicată produsului(elor) neoriginar(e) care conferă produsului finit ≤ 50% din valoarea sa, dacă transformarea este exprimată în termeni monetari .

La depunerea ofertelor, în cazul aplicării regulilor de origine, operatorii economici au obligația să menționeze clar următoarele:

P bunurile îndeplinesc cerințele privind originea, și

P să indice țara de origine a bunurilor .

3 Pentru detalii consultați Codul Vamal Regulamentul nr . 952/2013

9

Operatorul economic se asigură că deține documentele justificative care confirmă originea indicată pentru fiecare produs în parte .

ATENȚIE! P Operatorul economic care nu demonstrează că îndeplinește regulile privind

naționalitatea/cetățenia și originea poate fi descalificat de catre AC în etapa de atribuire a contractului de achiziție.

P Persoana fizică sau juridică care este înregistrată la o așa-zisă “căsuță poștală” pentru a eluda regulile de naționalitate, va fi respinsă în etapa de atribuire a contractului de achiziție.

5 .2 Criterii de excludere de la participarea la procedurile de achiziții

Operatorul economic care se află în următoarele situații:

a) stare de faliment, insolvență sau lichidare, activitatea sa comercială este suspendată sau se află în orice situație similară;

b) nu și-a îndeplinit obligațiile privind achitarea impozitelor sau a contribuțiilor de asigurare socială prevăzute de legislație;

c) a comis o încălcare profesională gravă a legislației sau a actelor normative sau standardelor etice din domeniul său de activitate sau a săvârșit acțiuni ilicite dacă aceste acțiuni reflectă o intenție ilicită sau neglijență gravă, inclusiv, în special, oricare din următoarele acțiuni:

(i) denaturarea frauduloasă sau prezentarea neglijentă a informațiilor necesare pentru verificarea absenței temeiurilor pentru excludere sau pentru verificarea îndeplinirii unor criterii de selecție sau executare a unui contract,

(ii) încheierea unui acord cu alți operatori economici cu scopul de a denatura concurența,

(iii) încălcarea drepturilor de proprietate intelectuală, (iv) încercarea de a influența procesul decizional al AC în cadrul procedurii de

achiziție publică, (v) încercarea de a obține informații confidențiale pentru a obține avantaje

necuvenite în cadrul procedurii de achiziție publică,d) se face vinovat de săvârșirea oricărei din următoarele acțiuni: (i) fraudă, (ii) corupție, (iii) participarea la o organizație criminală, (iv) spălare de bani sau finanțarea terorismului, (v) infracțiuni legate de terorism sau de activitate teroristă sau complicitatea sau

tentativa de a comite astfel de infracțiuni, (vi) folosirea muncii copiilor sau altor forme de trafic de ființe umane,e) și-a îndeplinit obligațiile principale, în cadrul contractului finanțat de UE/

contractele anterioare finanţate de GIZ, cu deficiențe semnificative;f) a comis o iregularitate în sensul art . 1 alin . (2) din Regulamentul (CE, Euratom) nr .

2988/951 al Consiliului

10

ERORI FRECVENTE! P Ofertantul prezintă declarațiile solicitate de AC în alt format decât formatul

prevăzut în documentația de licitație. P Ofertantul modifică de la sine putere conținutul declarațiilor solicitate de AC. P Ofertantul prezintă declarații și/sau dovezi incomplete.

VA FI EXCLUS de la participarea sa la procedura de achiziție .

Ofertantul VA FI EXCLUS de la participarea sa la procedura de achiziție dacă o persoană care face parte din componența organelor administrative, de conducere sau de supraveghere ale acestuia sau este împuternicită să îl reprezinte, să ia decizii sau să exercite control asupra OE, se află într-o situație prevăzută în punctele c), d), e) sau f) și în cazul în care o persoană fizică sau juridică, care își asumă răspunderea nelimitată pentru datoriile operatorului economic în cauză, se află într-o situație prevăzută în punctul a) sau b) .

Operatorul economic trebuie să utilizeze formatele standard de documente cuprinse în dosarul de licitație fără a altera formatul și conținutul acestora, cu excepția cazurilor în care AC, prin dosarul de licitație, admite în mod expres astfel de modificări .

11

CAPITOLUL II – PROCEDURA DE ACHIZIȚIE1. PROCEDURA DE ATRIBUIRE ȘI PUBLICITATEA1.1 Tipuri de contracte și proceduri de atribuire

Tip contract Procedura de atribuireServicii Licitație deschisă

(locală sau internațională)≥ 20 .000 euro

Negociere competitivă≥ 2500 și < 20 .000 euroLucrări

Bunuri

În cazul contractelor de achiziție cu valoare ≥ 50 .000 euro se va aplica obligatoriu licitația deschisă .

Contractele de achiziții pentru prestări servicii pot fi:

a) contractele de studiu (având ca scop identificarea și pregătirea proiectelor, studii de fezabilitate, studii economice și de piață, studii tehnice și de audit), și

b) contractele de asistență tehnică (având ca scop consultanța, respectiv gestionarea și supravegherea un contract de lucrări sau de expertiză) .

1.2 Anunțul de informare prealabilă (intenție) și anunțul de participare

AC are obligația să publice un anunț de informare prealabilă, în care vor fi prezentate caracteristicile specifice ale procedurii de licitație planificate, cu cel puțin 30 de zile înainte de publicarea anunțului de participare .

În cazul licitației deschise toți operatorii economici pot depune oferte în conformitate cu cerințele anunțului de licitație publică (anunțul de intenție și anunțul de participare) și cu cerințele documentației de achiziție .

Procedura beneficiază de publicitate maximă, prin publicarea anunțului de licitație publică pe următoarele platforme:

a) Buletinul Achizițiilor Publice din Moldova4 ,b) Pagina oficială de internet a ADR secțiunea achiziții publice,c) Pagina oficială de internet a proiectului MSPL5 ,d) Pagina oficială de internet a EuropeAid6 , si

Publicarea anunțului de informare prealabilă (intenție) nu creează AC obligația de a atribui contractul de achiziție propus.

4 A se consulta http://tender .gov .md/ro5 A se consulta http://www .serviciilocale .md/lib .php?l=ro&idc=66&t=/Anunturi/Tendere&5 A se consulta https://webgate .ec .europa .eu/europeaid/online-services/index .cfm?do=publi .welcome&u-serlanguage=en

12

e) după caz, JOUE – TED (Jurnalul Oficial al UE – Tenders Electronic Daily)

f) Pagina oficială de internet a Camerei de Comerț și Industrie a Republicii Moldova

Pentru a participa într-o procedură de licitație deschisă potențialii ofertanți vor consulta anunțul de participare publicat pe una din paginile oficiale de internet menționate în paragraful anterior și, dacă există, vor descărca și analiza documentele anexate anunțului de licitație publică (anunțul de participare) .

În cazul negocierii competitive AC invită în procedura de licitație cel puțin 3 furnizori de servicii sau cel puțin 3 antreprenori, fără a publica un anunț de participare prin mijloacele descrise anterior . Anunțul (invitația) de participare se transmite o dată cu dosarul de licitație .

Ofertanții aleși de AC în procedura de negociere competitivă sunt convocați la licitație printr-o scrisoare de invitație însoțită de dosarul de licitație specific tipului de contract .

Anunțul de participare sau invitația trebuie să specifice în mod clar, precis și complet obiectul contractului și AC în scopul de a oferi potențialilor ofertanți cerințele AC cu privire la contract și informațiile de care au nevoie pentru a-și determina capacitatea de realizare a contractului .

Operatorii economici pot adresa în scris AC solicitări de clarificare pe conținutul anunțului de participare . Modificarea informațiilor din anunțul de participare, prin corrigendum, se publica urmând același mecanism ca și în cazul anunțului de participare . Prin același corrigendum AC poate prelungi termenul limită de depunere a ofertelor, astfel încât ofertanții să aibă timp la dispoziție să analizeze și să evalueze impactul modificărilor .

Alegerea ofertanților în procedura de negociere competitivă este un drept exclusiv al AC.

RECOMANDĂRI! P Consultați regulat platformele de publicitate pentru inițierea procedurilor de

achiziții . P Paginile oficiale de internet ale ADR, MSPL, Europeaid si JOUE-TED permit accesul

gratuit, pentru platformele reprezentative UE existând doar condiția înregistrării în sistem („utilizator + parolă”) .

P Participați doar la procedurile de achiziții cu profil pe obiectul dumneavoastră de specializare și pe care le puteți implementa în condiții de eficiență-cost maxime .

P Participați la întâlnirile de informare sau la vizitele la fața locului, dacă astfel de ședințe/întâlniri au fost stabilite de AC în anunțul de participare și/sau în dosarul de licitație, fiindcă reprezintă o cale eficientă de a clarifica aspectele legate de contractul de achiziție (în special pentru serviciile de elaborare studii și de supraveghere a lucrărilor) .

7 A se consulta http://ted .europa .eu/TED/main/HomePage .do8 A se consulta http://chamber .md

13

AC este obligată să modifice criteriile de calificare/selecție și criteriile de atribuire, ori alte condiții prevăzute în anunțul de participare numai cu ajutorul unui corrigendum.

1.3 Criteriile de selecție

Criteriile de selecție utilizate pentru contractele de achiziții finanțate prin GIZ Moldova vor fi axate pe capacitatea financiara-economica și pe capacitatea tehnică și profesională a ofertanților .

În cazul capacității financiară-economică perioada de referință nu va fi mai mare decât ultimii 3 ani fiscali (pentru care conturile contabile sunt închise), în timp ce pentru capacitatea tehnică și profesională perioada de referință va fi aleasa în funcție de tipul contractului, astfel:

a) ≤ 5 ani, pentru contractele de furnizare și de servicii, sib) ≤ 8 ani, pentru contractele de lucrări .

Criteriile de selecție trebuie să fie clar definite (fără ambiguități), nediscriminatorii și proporționale cu natura și obiectul contractului de achiziții .

Criteriile de selecție trebuie să fie specificate atât în anunțul de participare cât și în dosarul de licitație în secțiunea de instrucțiuni pentru ofertanți . Totodată, criteriile de selecție trebuie aplicate stricto senso de AC în procedura de evaluare a ofertelor .

In cazul consorțiilor sau asocierilor (doi sau mai mulți operatori economici) criteriile de selecție ar putea fi considerate îndeplinite:

a) fie în baza valorilor agregate de la fiecare operator economic (partener al consorțiului/asocierii) în parte,

b) fie de către fiecare operator economic (partener al consorțiului/asocierii) în parte .

Dacă un operator economic se bazează pe capacitățile altor entități (terți susținători) în ceea ce privește capacitatea financiară-economică, operatorul economic și entitățile respective vor purta răspunderea executării contractului de achiziție în solidar . În cazul în care ofertantul se bazează pe terți susținători, entitățile trebuie să dovedească AC că va dispune de resursele necesare pentru a executa contractul de achiziție .

Pentru a demonstra capacitatea profesionala ofertanților li se permite să prezinte informații de referință despre contractele finalizate în perioada de referință (chiar dacă implementarea acestora a început mai devreme) sau despre contractele aflate în curs de implementare . În cazul contractelor finalizate în perioada de referință, contractul va fi luat în considerare în întregime, iar în cazul contractelor aflate în implementare va fi luată în considerare doar partea deja implementată a contractului, în mod satisfăcător, în perioada de referință . în ambele cazuri este obligatorie demonstrarea prin dovezi documentare clare .

14

1.4 Criteriile de atribuire

Contractele de achiziții finanțate prin GIZ Moldova pot fi atribuite în baza următoarelor criterii:

a) MEAT („oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”) saub) „cel mai mic preț” cu condiția ca oferta să satisfacă cerințele minime impuse .

Pentru contractele de prestări servicii se va aplica numai criteriul MEAT, unde factorii de evaluare se vor raporta la metodologia de prestare a serviciilor și la experiența generală și specifică a experților cheie .

2. DOSARUL DE LICITAȚIE ȘI OFERTA2.1. Dosarul de licitație

Operatorul economic care dorește să depună o ofertă, poate solicita dosarul de licitație în conformitate cu procedurile specificate în anunțul de participare .

Dosarul de licitație trebuie să conțină, în funcție de tipul de contract, următoarele secțiuni:

a) Instrucțiuni pentru ofertant și formulare de ofertă (lucrări/servicii/furnizare),b) Acordul de contract și condițiile de contract,c) Specificațiile tehnice (lucrări/furnizare) sau termenii de referință (servicii),d) Listele (lucrări) sau formularul financiar (servicii) și formularul de ofertă,e) Proiectul conceptual sau proiectul tehnic și detaliile de execuție (lucrări),f) (după caz) Studii tehnice, analize (lucrări) .

Calitatea dosarului de licitație are un rol esențial în procedura de atribuire a contractului de achiziției și în implementarea acestuia .

O calitate slabă a dosarului de licitație reprezintă sursa unor neajunsuri, traduse și prin riscurile asociate, cum ar fi:

P informații incomplete și/sau formulare lipsă modificări ale dosarului de licitație;

P estimări cantitative greșite dispute sau litigii între părți în implementare;

P erori/lipsuri/neconformități ofertă necompetitivă sau litigii între părți atât la atribuirea contractului cât și în implementare;

P criterii de selecție și de atribuire ambigue anularea procedurii de achiziție sau descalificarea nejustificată a unui ofertant, etc .

Dosarul de licitaţie trebuie să contină aceleaşi cerinţe minime ca în anunţul de participare. În cazul în care cerinţele din anunţul de participare nu se regăsesc în dosarul de licitaţie se aplică cele din anunţul de participare.

15

ATENȚIE! P Comunicarea AC cu potențialii ofertanți se va face numai în scris. P Se interzice orice dialog între AC și potențialul ofertant referitor la conținutul

ofertei. P Orice încercare a unui ofertant de a obține informații confidențiale, de a

încheia acorduri ilegale cu concurenții, cu scopul sau rezultatul de a împiedica, controla sau denatura competiția pe o anumită piață sau de a influența comisia de evaluare sau AC în procesul de examinare, clarificare, evaluare sau comparare a ofertelor, va duce la respingerea ofertei în cauză.

RECOMANDĂRI! P Analizați cu atenţie dosarul de licitaţie, colectați toate datele/informațiile

relevante pentru a cuantifica şi asiguraţi-vă că înţelegeţi cerinţele contractului de achiziție.

P Verificați dacă cerințele şi standardele sunt realiste (nu sunt exagerate sau nu exced obiectul contractului de achiziție) şi pot fi atinse la un raport preț-calitate şi un profit rezonabile.

P Asiguraţi-vă ca îndepliniți cerințele de calificare/selecție și sunteți de acord cu condițiile de contract. Dacă nu îndepliniți în totalitate cerințele de calificare/selecție, dar achiziția este oportună și necesară pentru dezvoltarea firmei/companiei, căutați un partener viabil și serios cu care să participați la procedura de achiziție.

P Cereţi clarificări ori de câte ori este necesar astfel încât să nu permiteți interpretări ambigue ale AC în procedura de evaluare a ofertelor și, ulterior, în implementarea contractului de achiziție.

P Operatorii economici (potențialii ofertanți) au dreptul de a solicita clarificări la dosarul licitației, practică ce trebuie încurajată.

P AC este obligată să raspundă solicitarilor de clarificări și, dacă se impune, să modifice dosarul licitației și, după caz, să extindă termenul de depunere a ofertelor.

P Pentru a asigura transparența AC trebuie să transmită informațiile în cauză în formă scrisă tuturor potențialilor ofertanților în același timp.

Potențialii ofertanți pot adresa întrebări în formă scrisă cu privire la conținutul dosarului de licitație, nu mai târziu de 21 de zile înainte de data limită prevăzută pentru depunerea ofertelor .

AC trebuie să răspundă la toate întrebările potențialilor ofertanți în cel mai scurt timp posibil, dar nu mai târziu de 11 zile înainte de termenul limită prevăzut pentru depunerea ofertelor .

16

Formular (dacă există)Declarație pe propria răspundere (dacă se permite)Documente justificative (solicitate prin DL)

Formular (dacă există)Declarație pe propria raspundere (dacă se permite)Documente justificative (solicitate prin DL)

Formular (dacă există)Declarație pe propria raspundere (dacă se permite)Documente justificative (solicitate prin DL)Alte documente relevante (specificații tehnice, etc .)

2.2. Elaborarea ofertei

Elaborați oferta în conformitate cu prevederile anunțului de participare şi ale dosarului de licitație, altfel, oferta poate fi exclusă sau respinsă ca fiind neconformă .

La elaborarea ofertei utilizați formatele și formularele solicitate prin dosarul de licitație și urmați cu strictețe instrucțiunile pentru ofertanți .

Organizați oferta respectând prevederile dosarului de licitație, fapt care va ajuta AC la o înțelegere corectă a conținutului ofertei și la o comunicare facila dintre AC și ofertant pe parcursul procesului de evaluare a ofertelor (clarificările) .

Structurați oferta după modelul de mai jos .

Indicați, justificat în temeiul legislației aplicabile, care informaţii din oferta tehnică şi/sau din oferta financiară sunt confidenţiale, clasificate sau sunt protejate de un drept de proprietate intelectuală .

Oferta tehnică trebuie să corespundă cerinţelor minime prevăzute în dosarul de licitație (termenii de referință sau specificațiile tehnice) şi oferta financiara trebuie să fie completă şi să se încadreze în valoarea estimată a contractului (exclusiv pentru contractele de prestări servicii) .

Oferta se redactează în limba română, dacă nu este solicitat altfel prin dosarul de licitație .

Pentru documentele justificative solicitate prin dosarul de licitație (certificatele, autorizațiile, acreditările, garanțiile și altele):

ATENȚIE! O ofertă slab calitativă (necompetitivă) se traduce prin costuri și timp irosite . Ofertantul nu poate solicita AC plata costurilor directe sau indirecte care derivă din elaborarea ofertei, indiferent dacă oferta a fost exclusă, respinsă, neconformă sau admisă/conformă în raport cu cerințele documentației de achiziție (anunt de participare, dosarul licitației, alte documente relevante) .

CERINȚA 1

CERINȚA 2

CERINȚA “N“

17

ERORI FRECVENTE! P Ofertantul anexează garanții bancare (de participare, de avans/pre-finanțare, de

bună execuție) cu termene de valabilitate diminuate și/sau neconforme . P Ofertantul omite cotarea unor activități/lucrări din oferta financiară . P Ofertantul anexează declarații și formulare nesemnate . P Ofertantul nu prezintă dovezi despre cetățenia sau originea unui subcontractant

sau a unui produs .

P care nu sunt emise într-una din limbile oficiale ale UE (diferită de limba română) este obligatorie traducerea în limba română, prin mecanismul menționat în dosarul de licitație,

P care sunt emise într-una din limbile oficiale ale UE (diferită de limba română) este insistent recomandată o traducere în limba română .

P Ofertantul trebuie să se asigure că documentele justificative cu valabilitate juridică limitată să fie valabile la data depunerii ofertei sau la data la care AC a solicitat în mod expres dovezile documentare.

P Ofertantul poate prezenta AC documentele justificative de la o altă procedură, la care acesta a aplicat în calitate de ofertant, cu condiția ca perioada care a trecut de la data eliberării documentelor nu depășește un an și acestea mai sunt valabile.

P AC trebuie să recunoască certificatele echivalente eliberate de instituțiile din statele membre UE (managementul calității, managementul de mediu etc.)

Ofertantul trebuie să respecte perioada de valabilitate a ofertelor specificată în anunțul de participare și/sau dosarul de licitație sau în scrisoarea de invitație de participare la licitație (în cazul procedurii de negociere competitivă) .

Ofertantul suportă toate costurile aferente pregătirii și prezentării ofertei sale, iar AC nu va fi în niciun caz răspunzătoare pentru aceste costuri .

VALABILITATEAOFERTEI

EXTINDEREAVALABILITĂȚII

VALABILITATEAOFERTEI

CÂȘTIGĂTOARE90 de zile de la data depuneri

ofertei

≤ 40 de zile 60 de zile de la data atribuiri contractului

18

RECOMANDĂRI! P În scopul diminuării riscului de respingere/excludere a ofertei în etapa de

evaluare a ofertelor, ofertantul este îndrumat să-și autoevalueze conformitatea, calitatea și completitudinea ofertei utilizând listele de verificare standard, anexe la regulamentul de achiziții GIZ PRAG.

P Nu anexați la ofertă documente fără relevanță pentru cerința de la dosarul de licitație.

P Atașați traduceri, în condițiile prevăzute de dosarul de licitație, pentru toate documentele justificative redactate în alte limbi decât limba solicitată prin dosarul de licitație.

P Asigurați-vă că oferta și garanția de participare (dacă a fost solicitată) au valabilitatea solicitată prin dosarul de licitație calculând de la data depunerii ofertelor.

P Asigurați-vă că valoarea garanției de participare (dacă a fost solicitată) este cel puțin egală cu valoarea înscrisă în dosarul de licitație.

P Dacă vă aflați într-un consorțiu sau într-o asociere și criteriile de selecție sunt considerate îndeplinite în baza valorilor agregate de la fiecare partener/operator economic, reanalizați ponderea fiecăruia dintre parteneri pentru îndeplinirea fiecărui criteriu de selecție.

P Dacă vă aflați într-un consorțiu sau într-o asociere asigurați-vă că documentele care confirmă capacitatea fiecarui partener sunt depuse la ofertă.

P Documentele care trebuie completate si semnate (formularul de ofertă, formularele, fișele tehnice etc.) vor fi semnate numai de către reprezentantul legal sau, dacă este desemnat un împuternicit, numai de către împuternicitul mandatat de reprezentantul legal la ofertă atașați împuternicirea semnată și stampilată in original.

≥ 50 de zilede la data publicării anunțului de licitație deschisă

≥ 90 de zilede la data publicării anunțului de licitație deschisă

≥ 30 de zilede la data invitației la negocierea competitivă

Servicii

Lucrări

ServiciiLucrări

3. DEPUNEREA ȘI DESCHIDEREA OFERTELOR3.1. Termenul de depunere a ofertelor

19

În cazul licitației deschise AC poate prelungi termenul de depunere a ofertelor cu cel puțin 11 zile în cazul în care se efectuează modificări în documentația de licitație .

3.2. Depunerea ofertelor

Depunerea ofertelor se face la data, ora și locul specificat în anunțul de participare și în dosarul de licitație (instrucțiunile pentru ofertanți) .

Ofertele depuse după termenul limita prevăzut sau la alta locație decât cele prevăzute în anunțul de participare și/sau dosarul de licitație nu vor fi admise în procedura de evaluare .

Depunerea ofertelor se poate face prin următoarele metode:

P personal de către reprezentantul ofertantului, la sediul AC, P prin curierat poștal, P prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire .

În cazul în care oferta este depusă personal de către reprezentantul/împuternicitul ofertantului, acesta trebuie să solicite dovada primirii de către AC a ofertei (recipisă) .

Ofertele trebuie depuse în conformitate cu sistemul de plic/colet dublu, astfel:

a) Plicul/coletul „A” în care se introduce oferta tehnica sigilata și plicul/coletul „B” (altul decât „A”) în care se introduce oferta financiara sigilata, si

b) Plicul/coletul exterior care va conține cele două plicuri/colete „A” și „B” .

Ofertantul poate modifica sau retrage oferta după ce a depus-o la AC, cu condiția să notifice AC în scris despre modificarea sau retragerea ofertei, dar numai înainte de data limită de depunere a ofertelor .

ATENȚIE! P Oferta depusă după termenul limită de depunere nu se va deschide și se va

returna sigilată ofertantului . P Oferta nesigilată nu va fi acceptată de către AC . P Oferta pregătită și depusă fără respectarea regulilor specificate în dosarul de

licitație va fi considerată necorespunzătoare și respinsă . P Se interzice utilizarea adnotărilor, notelor de subsol sau oricăror altor referințe

la prețurile sau cotațiile de preț în oferta tehnică . Încălcarea acestei reguli atrage după sine respingerea ofertei .

P Un operator economic sau o asociere (având calitatea de ofertant) nu are dreptul să depună mai multe oferte în cadrul aceleiaşi proceduri de achiziție .

P Un operator economic nu are dreptul sa depuna oferte multiple in aceeasi procedura, decat in cazul unei proceduri de achizitie cu mai multe loturi si numai daca acest mecanism este expres mentionat de AC in dosarul de licitatie .

20

RECOMANDĂRI! P În cazul în care AC a extins termenul de depune a ofertelor verificați

următoarele: P dacă valabilitatea ofertei și, după caz, a garanției de participare sunt

conforme cu cerințele dosarului de licitație (calculați de la noua data de depunere a ofertelor) extindeți-le, dacă este cazul;

P dacă sunt necesare modificări ale conținutului ofertei ca urmare a modificării unor cerințe din anunțul de participare și/sau din dosarul de licitație actualizați oferta;

P dacă sunt necesare actualizări ale prețurilor de la oferta financiară revizuiți prețurile.

P Transmiteți oferta cu un timp rezonabil înainte de termenul de depunere a ofertelor, în special dacă o transmiteți prin curier poștal (≥ 12 ore).

3.3. Deschiderea ofertelor

Locația exactă, ziua/data și ora de deschidere a ofertelor este specificată în anunțul/invitația de participare și în dosarul de licitație .

4. EVALUAREA OFERTELOR

P Deschiderea ofertelor este publică. P În sedința de deschidere a ofertelor, dacă nu este menționat altfel în

anunțul de participare și/sau dosarul de licitație, pot participa reprezentanți/imputerniciți ai ofertanților.

P Evaluarea ofertelor nu este publică și se desfașoară în ședință închisă. P Comunicarea dintre AC și ofertant se face numai în scris și numai în condițiile

descrise în anunțul de participare și dosarul de licitație, astfel încat interacțiunea să fie transparentă și echitabilă.

P Președintele comitetului de evaluare este singurul abilitat să contacteze în scris ofertanții în scopul solicitării de clarificări.

Ofertantul trebuie să răspundă la solicitarea de clarificări transmisă de AC în termenul specificat în adresa de solicitare .

21

AC are obligaţia de a accepta certificate emise de organisme recunoscute în oricare dintre statele membre ale UE.

AC nu are dreptul ca prin clarificările/completările solicitate să determine apariţia unui avantaj evident în favoarea unui ofertant .

Clarificările nu trebuie să aibă ca efect modificarea ofertei deja depuse în ceea ce privește informațiile fundamentale (preturile, condițiile de calitate, natura serviciilor sau lucrărilor, etc .) .

Orice greșeli formale semnificative sau restricții importante, care ar putea afecta executarea contractului de achiziție sau care denaturează concurența, sunt motive de respingere a ofertei aferente .

În ceea ce privește capacitatea economică-financiară și/sau capacitatea tehnică și profesională, dacă un ofertant a implementat proiectul/contractul de achiziție în cadrul unui consorțiu sau a unei asocieri, procentul executat de ofertant trebuie să fie clar indicat în dovezile documentare, care vor include și o descriere a serviciilor, bunurilor sau lucrărilor efectuate .

Ofertele NU POT FI RESPINSE dacă (de exemplu):

P garanția de participare are o valabilitate mai mică decât perioada de valabilitate menționată în anunțul de participare sau în dosarul de licitație, ori are o valabilitate mai mică decât perioada de valabilitate a ofertei (se va impune amendarea garanției de participare);

P sunt prezentate într-un număr insuficient de exemplare; P sunt prezentate în formatul corect și conțin informația necesară, dar organizarea este

incorectă; P dacă acestea nu au fost semnate sau conțin semnătura în forma scanată; P dacă ofertantul demonstrează faptul că un anumit document nu poate fi obținut

(de exemplu, emiterea unor duplicate pentru un document pierdut), cu condiția obținerii unei alternative acceptabile (de exemplu, o declarație a autorității emitente care să ateste faptul că documentul valid, dar nu pot fi eliberate duplicate);

P în cazul contractului de prestări servicii, ofertantul nu a prezentat la ofertă toate dovezile documentare cu privire la criteriile de excludere și/sau de selecție(documentele justificative se solicită ofertantului câștigător într-un termen rezonabil);

ATENȚIE! P Cu excepția ședinței de deschidere a ofertelor, care este publică, procedurile

comisiei de evaluare se desfășoară cu ușile închise și sunt confidențiale . P Orice încercare a vreunui ofertant de a influența procesul de atribuire a

contractului de achiziție (fie prin contactarea membrilor comisiei de evaluare, fie în alt mod) va conduce la excluderea imediată a ofertei din procesul de evaluare .

22

P în cazul contractului de prestări servicii, în atenția comisiei de evaluare este adusă informația despre indisponibilitatea unui expert cheie prezentat în ofertă . Comisia de evaluare va efectua evaluarea ofertei inițiale, iar ofertantul câștigător va avea posibilitatea de a înlocui expertul cheie .

5. ATRIBUIREA CONTRACTULUI

5.1 Notificarea de atribuire

Înainte de expirarea termenului de valabilitate a ofertei AC anunță ofertantul câștigător, printr-o notificare scrisă, precum că oferta sa a fost acceptată și, dacă au existat erori materiale, va atrage atenția asupra greșelilor aritmetice corectate în timpul procesului de evaluare . AC informează în același timp, prin același mecanism, ofertantul admis pe locul secund dar necâștigător și ofertanții respinși .

Ofertantul admis pe locul al doilea va fi informat, prin aceeași notificare, despre posibilitatea de atribuire a contractului în cazul în care ofertantul declarat câștigător se afla în imposibilitatea de a semna contractul de achiziție (aviz de atribuire) .

După încheierea contractului de achiziție cu ofertantul câștigător, AC va informa al doilea cel mai bun ofertant că nu-i va fi atribuit contractul de achiziție .

AC poate expedia scrisorile de notificare și prin e-mail sau fax .

ATENȚIE! P Ofertele care depășesc bugetul maxim alocat pentru contractul de prestări

servicii sunt considerate inacceptabile și sunt eliminate . P Ofertele care au un preţ sau cost aparent neobişnuit de scăzut vor trebui

justificate temeinic . Furnizarea dovezilor care nu justifică nivelul scăzut al preţurilor sau costurilor conduce la respingerea ofertelor .

P Ofertantului care refuză să prelungească perioada de valabilitate a ofertei i se respinge oferta .

ERORI FRECVENTE! P Ofertantul nu răspunde în termenul specificat în solicitarea de clarificări (se

recomandă solicitarea unei extinderi, întemeiată, a termenului de răspuns) . P Ofertantul nu furnizează dovezi rezonabile în sprijinul informaţiilor din ofertă

sau furnizează documente justificative incomplete . P Ofertantul transmite documente justificative identice cu cele din ofertă .

Raportul de evaluare este doar pentru uz oficial și nu poate fi prezentat nici ofertanților, nici oricărei părți din afara serviciilor autorizate ale AC, agenției GIZ, CE și autorităților de verificare și control abilitate.

23

ATENȚIE! P Ofertantul câștigător are dreptul o singură dată să propună unul sau mai mulți

experți cheie de înlocuire . P Nu se admit experți cheie de înlocuire care au fost nominalizați ca experți în alte

oferte participante la procedura de atribuire a contractului de achiziție . P Regula de naționalitate se aplică și în această etapă a atribuirii . P În cazul în care ofertantul și/sau experții propuși ascund în mod deliberat faptul

că toată sau o parte din echipa propusă în ofertă nu este disponibilă la data specificată în dosarul de licitație pentru a începe executarea contractului sau dacă AC stabilește că ofertantul a indicat experți cheie care, de fapt, nu erau de acord să participe, AC poate decide excluderea ofertantului din procedura de atribuire considerând oferta ca fiind neconformă .

ATENȚIE! Oferta care a fost stabilită câştigătoare nu poate fi modificată şi constituie parte integrantă a contractului de achiziţie care urmează să fie încheiat.

Scrisoarea de notificare adresată ofertantului câștigător și ofertantului admis pe locul al doilea implică faptul că termenul de valabilitate al ofertei câștigătoare și al ofertei clasată pe locul secund se prelungește automat cu 60 de zile.

Ofertanții respinși pot solicita în scris informații suplimentare care nu sunt confidențiale (de exemplu, comentariile cu privire la punctele tari și punctele slabe ale experților cheie) . Ofertele respinse nu-și vor păstra valabilitatea .

5.2 Înlocuirea și aprobarea experților cheie (contractele de servicii)

AC solicită prin scrisoarea de notificare adresată ofertantului câștigător confirmarea disponibilității experților cheie în termen de 5 zile de la data transmiterii scrisorii .

Dacă orice expert cheie nu este disponibil, ofertantul câștigător va putea propune un alt expert cheie și AC va putea accepta numai în cazul îndeplinirii cumulative a două condiții:

a) ofertantul să ofere o justificare temeinică a înlocuirii expertului cheie, sib) punctajul obținut de noul expert cheie, urmarea evaluării de către AC, să fie cel

puțin echivalent cu punctajul obținut în perioada de evaluare de expertul cheie înlocuit .

Termenul limită maxim prevăzut pentru a propune un expert cheie de înlocuire va fi, de regula, de 15 zile de la data expedierii scrisorii de notificare .

24

În cazul în care cel puțin unul din experții cheie de înlocuire nu obține cel puțin punctajul expertului cheie inițial (propus prin ofertă), AC hotărăște:

a) fie atribuirea contractului de achiziției ofertantului admis de pe locul al doilea,b) fie anularea procedurii de atribuire .

RECOMANDĂRI! P Asigurați-vă de disponibilitatea experților cheie la momentul interviurilor,

pentru a evita declararea ofertei ca inadmisibilă. P Respectați cu strictețe termenele prevăzute în scrisoarea de notificare și în

corespondența ulterioară cu AC.

Scrisoare de Notificare AC

OfertantCâștigător

Cerințe minime și

punctaj

Expert/ți cheieindisponibil/i

AC evaluareexpert/ți cheie

NU DA

Respingereofertant

câștigător

Ofertant admispe locul al doilea

Experți cheiedisponibili

Semnarecontract de

servicii

Semnarecontract de

serviciiFigura 1 - Mecanismult de înlocuire a expertului cheie

25

5.3 Contestațiile și căile de atac

Fără prejudicierea altor căi de recurs, în cazul în care un ofertant consideră că a fost afectat în mod negativ de o eroare sau iregularitate care ar fi fost comisă în procedura de atribuire a contractului de achiziție, ori din cauza vicierii procedurii pe fundalul unei administrări proaste, acesta poate depune o plângere adresată AC .

Plângerea trebuie să fie motivată, iar subiectul acesteia nu ar trebui să fie obținerea unei reevaluări pentru motivul că reclamantul nu este de acord cu decizia finală de atribuire a contractului de achiziție de către AC .

Ofertanții au dreptul să depună contestații în termen de cel mult 10 zile de la notificarea atribuirii contractului de achiziție sau de la anularea acesteia .

5.4 Semnarea contractului de achiziție

AC pregătește trei exemplare originale ale contractului de achiziție împreuna cu toate anexele, formularele și alte documente relevante, exemplare reproduse fără modificări în fiecare contract de achiziție în parte .

Anexele contractului de achiziție, inclusiv condițiile generale, formularele și alte documente relevante trebuie reproduse neschimbat în orice contract .

Doar AC are dreptul să completeze condițiile speciale ale contractului de achiziție .

Ofertantul câștigător poate:

P primi exemplarele originale de contract semnate de către AC, pe care trebuie să le contrasemneze în termen de 30 de zile de la primire, sau

P să fie invitat, la sediul AC, pentru a semna contractele de achiziție .

Semnarea contractului de achiziție cu ofertantul câștigător sau, după caz, anularea procedurii de achiziție, va avea loc numai după soluționarea tuturor contestațiilor.

ATENȚIE! P Contractul de achiziție intră în vigoare la data semnării de către ultima parte . P Contractul nu poate cuprinde serviciile/activitățile efectuate anterior semnării

de către ultima parte . P Ofertantul câștigător trebuie să transmită AC, în termenele specificate, toate

garanțiile solicitate prin dosarul de licitație . P În cazul în care AC află că un ofertant a confirmat disponibilitatea unui expert

cheie și a semnat contractul de achiziție, în condițiile în care ofertantul a ascuns în mod deliberat faptul că expertul cheie nu era disponibil la data specificată în dosarul de licitație pentru a începe executarea contractului, AC este în drept să rezilieze contractul de achiziție în baza prevederilor condițiilor contractuale .

26

RECOMANDĂRI! P Când primiți originalele contractului de achiziții pentru semnare, asigurați-

vă de completitudinea și conformitatea contractului de achiziție împreună cu anexele sale.

P În cazul în care constatați discrepante, omisiuni, lipsuri fata de conținutul contractului de achiziție prevăzut în dosarul de achiziție, înștiințați AC.

P Nu inițiați nicio activitate înainte de semnarea contractului de achiziție de către ambele părți. Există riscul ca cheltuielile efectuate să fie declarate neeligibile de către AC.

P În cazul în care începerea activităților este condiționată de emiterea unui ordin de începere, asigurați-vă că ați îndeplinit toate formalitățile cerute de contractul de achiziție (emiterea garanției de bună execuție, emiterea garanției de avans, alte documente solicitate de AC în virtutea contractului de achiziție).

5.5 Anunțul de atribuire

Publicarea notificării de atribuire a contractului de achiziție este o responsabilitate juridică, în intenția de a urma principiul transparenței .

Indiferent de tipul procedurii de achiziție ofertanții trebuie să fie informați în scris despre rezultatele procedurii, în termen de 10 zile de la decizia finală de atribuire a contractului de achiziție .

Anunțul de atribuire a contractului de achiziție va fi publicat în aceleași condiții ca și anunțul de participare la procedura de achiziție .

27

PERIOADA DE EXECUȚIE

PERIOADA DE IMPLEMENTARE

CAPITOLUL III – MODIFICAREA CONTRACTULUI DE ACHIZIȚIE (SERVICII)

Pe parcursul derulării unui contract de achiziţie poate apărea necesitatea modificării condiţiilor/clauzelor iniţiale ale contractului .

Modificarea contractelor poate fi efectuată numai pe durata perioadei de executare a contractului de achiziție (contractul de achiziție trebuie să fie în vigoare) .

Modificarea contractului de achiziție va fi făcută oficial:

a) prin ordin administrativ, saub) prin act adiţional,după cum se precizează în condițiile de contract (generale și/sau specifice) .

Modificarea contractului de achiziție prin ordin administrativ poate viza, de exemplu: schimbarea contului bancar, realocarea unor inputuri pentru experți (fără impact financiar), numirea sau înlocuirea unor experți non-cheie etc .

Modificarea contractului de achiziție prin act adițional poate avea ca scop, de exemplu: extinderea perioadei de implementare a contractului de achiziție, înlocuirea unui expert cheie (în cazuri excepționale sau de forță majoră), includerea unor servicii suplimentare sau adiționale, schimbarea prețului contractului și a cuantumului garanțiilor etc .

Achiziția serviciilor suplimentare, care constă din repetarea unor servicii similare, precum cele prevăzute în contractul inițial, este considerată o procedură de negociere și poate fi încheiat un act adițional sau un contract de achiziție nou .

P Perioada de la semnarea contractului până la plata finală a serviciilor sau până la eliberarea garanției de bună execuție după acceptarea finală pentru bunuri și lucrări.

P Perioada de la semnarea contractului până la plata finală și în nici un caz mai târziu de 18 luni de la încheierea perioadei de implementare.

P Perioada de la semnare sau de la data specificată în condițiile speciale de contract, până la acceptarea provizorie a lucrărilor sau până la eliberarea acceptantei provizorii pentru ultima furnizare sau până când toate sarcinile au fost executate

Modificările ce rezultă din aplicarea mecanică a prevederilor contractuale nu necesită întocmirea unui ordin administrativ sau a unui act adițional, de exemplu în cazul aplicării clauzei de ajustare a prețurilor .

28

AC nu trebuie să accepte în mod automat solicitările de modificare a contractului de achiziție propuse de contractant . Trebuie să existe motive întemeiate care să justifice modificarea contractului de achiziție și rezultatele modificării să fie în scopul contractului .

Pe parcursul implementării contractului de achiziție, AC poate solicita, în scris, înlocuirea unui membru al personalului contractantului daca se dovedește a fi incompetent sau nepotrivit pentru a executa activitățile/sarcinile atribuite prin contract . în înștiințarea transmisă către contractant, AC trebuie să motiveze și să facă dovada că acel membrul al echipei contractantului nu are competente sau este nepotrivit pentru activitățile alocate prin contract . Contractantul trebuie să fie solicitat să prezinte propriile justificări și observații și observațiile membrului personalului față de solicitarea AC .

Contractantul poate propune înlocuirea unui membru al echipei dacă:

P acel membru al personalului decedează, se îmbolnăvește grav sau suferă un accident; P apare necesitatea de a înlocui acel membru al personalului din motive independente

de voința contractantului (de exemplu, demisie etc .) .

IMPORTANT! P O modificare este considerată substanțială dacă îndeplinește una din

următoarele condiții:a) introduce condiții care, dacă ar fi fost incluse în procedura inițială de achiziție,

ar fi permis participarea și/sau selectarea altor operatori economici decât cei selectați inițial sau ar fi permis atribuirea contractului unui alt ofertant,

b) schimbă echilibrul economic al contractului în favoarea contractantului,c) extinde în mod considerabil aria de acoperire a contractului, astfel încât

acesta să includă bunuri, servicii sau lucrări care nu erau incluse inițial.

Actele adiționale se elaborează în trei exemplare originale împreună cu toate anexele și documentele justificative și se transmit spre semnare contractantului . Contractantul trebuie să le contrasemneze în termen de 30 de zile din momentul recepționării și să returneze două originale către AC .

Actul adițional va intra în vigoare la data semnării de către ultima parte contractantă .

29

ATENȚIE! P Obiectul și natura contractului de achiziție nu poate fi modificat . P Contractul de achiziție nu poate fi modificat după expirarea termenului de

execuție . P Modificările aduse contractului de achiziție nu pot schimba condițiile inițiale de

atribuire a contractului de achiziție . P Actul adițional se semnează de către ambele părți . P Valoarea monetară a unei modificări trebuie să fie de maxim 50 .000 euro dar nu

mai mult de 10% din prețul contractului . P Orice creștere a prețului contractului, inclusiv valoarea netă cumulativă a

modificărilor succesive, nu poate depăși 30% din prețul contractului inițial .

ERORI FRECVENTE! P Contractantul înlocuiește un expert cheie și îi atribuie sarcini înainte de a semna

un act adițional la contractul de achiziție . Contractantul va suporta costurile cu expertul cheie până la momentul încheierii actului adițional .

P Contractantul înlocuiește subcontractantul inițial cu un subcontractant neeligibil sau mărește valoarea serviciilor/activităților subcontractate .

P Reducerea domeniului de aplicare a contractului de achiziție . P Experții cheie sunt angajați în alte contracte de achiziție ceea ce compromite

calitatea serviciilor prestate .

30

CAPITOLUL IV – CONCLUZIIOfertanții nu dețin toate informațiile generale (tehnice și procedurale) pe care le are AC,

singura sursa de date fiind anunțul de participare și dosarul de licitație .

Pentru a vă optimiza munca de analiză și creație recomandăm o serie de mecanisme pe care să le puteți aplica pentru orice tip de procedură de achiziție publică .

Planificați activitățile de colectare a informațiilor, de analiză, de evaluare, de elaborare a documentelor pentru ofertare, de evaluare a rezultatelor în urma participării în procedura de achiziție și activitățile din implementare descrise prin contractul de achiziție, întreg procesul de achiziție publică fiind împărţit în două mari faze:

faza desfășurării procedurii de achiziţie publică, și

faza executării contractului de achiziţie publică .

Puteți utiliza un model de management aplicabil achizițiilor publice precum cel prezentat în figura 2 .

PLANIFICARE ORGANIZARE

CONTROL/EVALUARE

FIGURA 2 – Matricea managementului

IMPLEMENTARE

MANAGEMENT

Procedurați activitățile pe etapele principale ale unei proceduri de achiziții (momentul „0” fiind data la care ați luat la cunoștință de anunțul de intenție sau de anunțul de participare) cu sub-activitățile fiecăreia în parte .

Elaborați Proceduri de Lucru Specifice sau un Manual de Proceduri pe categorii de contracte și tipuri de proceduri de achiziții . Folosiți formulare standardizate după modelele specifice regulilor după care AC gestionează procesele de achiziții publice .

De mare ajutor în alegerea unei decizii privind participarea la procedurile de achiziții poate fi o procedura specifica de Management al Riscurilor . Pentru o astfel de abordare aveți nevoie de baze de date și statistice care să vă ajute în analiza riscurilor cu frecvență mare de apariție în procedurile de achiziții derulate de o anumită AC .

31

Un alt mecanism care poate fi aplicat în alegerea unei decizii privind participarea la procedurile de achiziții îl constituie Analiza SWOT . Acest mecanism are avantajul că oferă o imagine de ansamblu asupra capabilității operatorului economic de a accede cu succes la procedurile de achiziții (în figura 3 se prezintă modelul general de analiză SWOT) .

FIGURA 3 – Model de analiză SWOT

Puncte tari

Benefice

Surs

ă ex

tern

ăSu

rsă

inte

rnă

atingerii obiectivelor

(med

iul e

xter

n)or

gani

zația

atingerii obiectivelor

Oportunități

Puncte slabe

Pun în pericol

Amenințări