Desfasurarea in bune conditii a procesului de inventariere inseamna parcurgerea urmatoarelor etape (pasi de urmat):

1. Decizia administratorului sau a altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii (presedinte consiliu de administratie, director, director general, asociat, asociat unic, etc. - in functie de prevederile din statut sau contract de societate sau alte prevederi interne) de efectuare a inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii; aici trebuie sa aveti in vedere:

- -data  si numarul deciziei de inventariere.

- perioada pe care se efectueaza inventarierea (tinand cont de prevederile legale in vigoare care cer ca inventarierea sa se faca de regula la sfarsitul anului, este bine sa se treaca ca perioada de inventariere luna decembrie 200… - 15-20 ianuarie 200…; aceasta in ideea ca imediat la inceputul lunii ianuarie 200…. vor incepe controale ale organelor fiscale care vor intreba de inventariere si vor incerca sa aplice amenzi pe inventarierea anuala!);

- stabilirea comisiei de inventariere si a presedintelui comisiei de inventariere (a se vedea prevederile cerute de lege, mentionate anterior);

- stabilirea gestiunilor care se vor inventaria;

- declaratia gestionarilor, inainte de inceperea inventarierii;

- stabilirea rezultatelor inventarierii, care se vor mentiona in Procesul verbal redactat de comisia de inventariere;

- La entităţile al căror număr de salariaţi este redus, inventarierea poate fi efectuată de către o singură persoană. În această situaţie, răspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii respective.

- În condiţiile în care entităţile nu au niciun salariat care să poată

efectua operaţiunea de inventariere, aceasta se efectuează de către administratori.

2. Declaratia gestionarului sau a gestionarilor care au in gestiune bunurile supuse inventarierii anuale (declaratie conform modelului anexat); atentie: declaratia se ia personalizat, pe fiecare gestionar, inainte de inceperea inventarierii; gestionarii nu participa efectiv la procesul de inventariere, ei asista doar; trebuiesc completate toate datele, conform modelului de declaratie anexat la prezentul e-mail.

3. Listele de inventariere, conform modelului anexat sau alte liste de inventariere, conform prevederilor legale in vigoare (a se vedea Ordinul 3512/2008 - ADICA INVENTARUL PROPRIU ZIS AL TUTUROR BUNURILOR DIN PATRIMONIUL SOCIETATII !!!).

4. Atentie: inventarirea patrimoniului societatii presupune efectuarea inventarierii la toate bunurile si valorile cuprinse in clasele de conturi 1 - 5 !!!.

- Aceasta inseamna liste de inventar la:

i. clasa 1 - conturile de capital

ii. clasa 2 - imobilizari

iii. clasa 3 - conturi de stocuri si productie neterminata - inclusiv la bunuri date in custodie, la bunuri date spre prelucrare la terti.

iv. -clasa 4 (listele de inventariere se intocmesc pe baza Confirmarilor de solduri pentru furnizori si clienti conform modelelor anexate la prezentul e-mail; de asemenea trebuiesc trimise confirmari catre avocati pentru eventualele procese pe care le are angajate societatea sau in care este angajata societatea (conform modelului anexat);

v. -clasa 5.  - listele de inventariere se fac pa baza soldurilor din extrasele de cont, stampilate cu stampila oficiala a bancii sau a confirmarilor de sold trimise;

5. Pentru toate aceste elemente de patrimoniu se folosesc "Liste de inventariere" ; conform Ordin 3512/2008, listele de inventariere cod 14-3-12 se folosesc pentru: imobilizari, stocuri materiale, elemente de trezorerie.

6. Transmiterea confirmarilor de solduri pentru:- - clienti        - furnizori        - avocati        - banci (daca se doreste)

- Atentie: conform prevederilor legale, toate societatile sunt obligate sa procedeze la confirmarea de solduri (circularizarea elementelor patrimoniale) !!!; aceasta inseamna ca daca un client primeste o confirmare de sold (conform "Extras de cont" -model anexat la prezentul e-mail) si semneaza pe aceasta confirmare cu

acceptarea sau neacceptarea sumei, ACEASTA NU INSEAMNA ca este de ajuns, ca si societatea Dvs. a procedat la efectuarea inventarierii!!! Din punct de vedere legal este in regula doar partenerul Dvs. pentru ca si-a indeplinit obligatiile legate de efectuarea inventarierii, dar Dvs. nu ati procedat la efectuarea inventarierii!!!.

- Ca atare, pentru acelasi client, si Dvs. trebuie (in conformitate cu L82/1991 si Ordin 2861/2009 care obliga toti agentii economici sa trimita confirmari de solduri) sa transmiteti "Extrase de cont" pentru confirmarea de debite sau creante pe care le aveti in evidenta financiar - contabila; aceasta inseamna efectuarea inventarierii patrimoniului; va rog sa aveti in vedere acest lucru si sa respectati prevederile legale in materie de inventariere, aceasta pentru a elimina posibilele amenzi din partea organelor de control fiscal.

7. Procesul verbal de inventariere- cuprinde rezultatele inventarierii patrimoniului, conform listelor

de inventariere;

- se intocmeste dupa incheierea inventarierii si reprezinta practic concluziile comisie de inventariere, cu constatarea plusurilor sau minusurilor pe fiecare gestiune in parte;

- se semneaza de presedintele comisiei de inventariere si de membrii comisiei de inventariere, cu data la care s-au finalizat rezultatele inventarierii.

- tot prin acest Proces verbal de inventariere, comisia de inventariere poate face propuneri pentru scoaterea din folosinta a unor bunuri ( mijloace fixe, obiecte de inventar, etc.) - pentru acestea aveti modele anexate la e-mail; de asemenea, se pot face propuneri pentru casari, distrugeri de bunuri, etc. - atentie doare la deductibilitatea sau nedeductibilitatea lor fiscala.

8. Decizia - Proces verbal privind valorificarea rezultatelor inventarierii

- practic, prin aceasta decizie administratorul societatii decide operarea rezultatelor inventarierii;

- stabilirea modului de recuperarea a lipsurilor constatate cu ocazia inventarierii

- lipsurile neimputabile se suporta de societate prin trecerea lor pe cheltuieli - atentie la aspectul fiscal

- lipsurile imputabile se recupereaza de la persoanele vinovate (modalitatea de recuperare poate fi prin retineri din salariu, prin plata contravalorii acestor lipsuri, etc.); atentie la pretul la care se recupereaza aceste lipsuri! - la valorea lor de piata, adica inclusiv tva-ul!

- prin acesta decizie se hotaraste daca se scot sau nu din folosinta diverse bunuri (mijloace fixe, obiecte de inventar), daca se caseaza sau se distrug diverse bunuri; pentru aceasta se intocmesc "Procese verbale de scoatere din folosinta" (conform modelelor anexate).