Debitori si plaţi anticipateSecţiunea J

Înainte de a incepe activitatea detaliata, asigurati-va ca intelegeti implicaţiile revizuirii cu caracter general a situatiilor financiare (secţiunea B) si modelul auditului (secţiunea F).

Pentru aceasta secţiune, metoda recomandata de selecţie a esantioanelor este metoda proporţionala de selecţie. Aceasta metoda consta in alegerea unui eşantion de dimensiuni indicata in secţiunea F3, dar acest eşantion va fi impartit proporţional, astfel incit sa includa elementele mari , dar si o selecţie din elementele mai mici . Aceasta metoda presupune impartirea eşantionului in proporţia 80 :20. Astfel, 80% din marimea eşantionului va fi aleasa din rindul celor mai mari elemente in ordine descrescătoare, iar 20% vor fi alese aleatoriu din restul populaţiei.

PROBE DE AUDIT CERUTE1. Obţineţi un tabel sintetizat al soldurilor debitoareO parte esenţiala a procesului de audit este de a înregistra cum sunt compilate situatiile auditate si de a obţine probe despre cifrele individuale.pentru a efectua revizuirea analitica a soldurilor debitoare (secţiunea 9) este necesara o situatie suficient de detaliata a debitorilor.2. Se reconciliaza soldurile din registrul vinzarilor cu cel din balanţa analitica si sintetica

Este esenţial sa se demonstreze cum au fost compilate cifrele din contul de debitori - o documentare care poate fi referentiata cu activitatea de audit desfasurata, pentru a obţine probe pentru cifra totala a debitorilor.

pentru a permite emiterea unei opinii asupra tuturor debitorilor societatii, este in mod normal necesar sa se obtina probe despre sumele de incasat de la fiecare debitor. Daca se va tine cont de totalul (de control) corespunzător contului debitorilor, atunci trebuie verificat modul cum se acumuleaza aceasta cifra.

Soldul contului de control trebuie sa provină din totalitatea facturilor/notelor de credit emise si a plaţilor primite in timpul anului. De aceea, este necesar:

a) sa se investigheze înregistrările contabile mari sau neobişnuiteAcolo unde este tinut un registru al vinzarilor si unde sunt utilizate înregistrări contabile convenţionale pentru ajustarea soldurilor, acestea trebuie revizuite ; ele nu ar trebui sa apara in mod normal.b) sa se investigheze orice fluctuatii neobişnuite in nivelul facturilor/notelor de

credit ce sunt înregistrate periodic.Trebuie sa existe un motiv pentru fluctuaţiile in activitate.c) sa se verifice soldurileSe va verifica un eşantion de solduri din registrul de vinzari, pentru a se confirma modul de întocmire a contului de control sau cifra totala.d) sa se verifice adunarileVerificaţi ca adunarea listei din registrul de vinzari corespunde intr-adevar cu totalul contului de control si ca lista întocmită la sfirsitul anului este corecta.

3. Lista debitorilor comerciali

1

Obiective primareDebitorii exista si debitele nu sunt supraevaluatedebitele sunt realizabile (ca numerar)

Exemplu : Presupunem ca avem 420 de clienţi, marimea eşantionului nostru trebuie sa fie de 40 de elemente. Eşantionul va cuprinde primii 32 de clienţi ca mărime (80%x40) si 8 care vor fi selectati aleatoriu din restul de 388.

Acolo unde nu exista un sistem de înregistrare a vinzarilor sau un cont de control, cifrele corespunzătoare debitorilor sunt date de totalul obtinut din lista de sfirsit de an a debitorilor.

Exerciţiul întocmirii si verificării unei reconcilieri a vinzarilor, a numerarului incasat si a solduri deschidere si de închidere ale conturilor debitoare se constituie intr-o verificare importanta, in particular, pentru clienţii mici unde exista un cont de control propriu-zis.4. Verificarea soldurilor dupa vechime si incasari ulterioare

Acesta este un exerciţiu important pentru determinarea substantei sumelor înregistrate in conturi. Pentru eşantionul de solduri selectat se noteaza detalii despre vechimea soldurilor si despre sumele recuperate din creanţele respective dupa data bilanţului. Acestea constituie probe de audit ce susţin valoarea si recuperabilitatea soldurilor debitoare.

.5.

Verificar

ea recuperabilitatiiUn obiectiv primordial al auditului debitorilor este ca auditorii sa verifice ca soldul debitorilor

nu este supraevaluat. O etapa importanta consta in a verifica ca exista toti debitorii si ca aceştia nu au intrat in imposibilitate de plata.

O revizuire (comentariu scris) a directorilor/managerilor care ar trebui probabil sa-si cunoasca clienţii este un exerciţiu important.

Procesul de audit cere mai mult decit identificarea datoriilor incerte ale societatii — acolo unde sunt datorii ce nu mai sunt recuperabile, trebuie cautate probe pentru a susţine pastrarea unui sold incert.

6. Testul de separare a exercitiilorErorile la efectuarea testului de separare a exercitiilor vor avea un efect direct atit asupra

bilanţului, cit si asupra profitului raportat.In timpul planificării misiunii de audit si a revizuirii iniţiale (secţiunea F), ca si in timpul

auditarii stocului de produse finite si a stocului de produse in curs de execuţie (secţiunea I) se poate identifica ca sunt sau nu probleme specifice in ceea ce priveşte separarea exercitiilor.

7. Facturile in roşuFacturile in roşu reduc valoarea venitului — daca emiterea lor nu este controlata in mod adecvat pot rezulta erori atit in venit, cit si in soldurile debitoare.

2

Verificarea incasariior uiterioare in numerar este un mod important de verificare a soiduriior debitorilor. Daca sunt incasate sume rotunde, asigurati-va ca acestea se refera la debite anterioare si ca nu exista probleme in ceea ce priveşte creanţele nerecuperate pentru o perioada îndelungata. In masura in care aceste proceduri dau rezultate satisfacatoare, se poate renunţa la confirmarea directa a debitorilor

Incasariie ulterioare in numerar vor fi cea mai buna dovada a recuperabiiitatii, dar daca acest iucru s-a intimpiat} atunci trebuie revizuita corespondenta privind motivui nepiatii si trebuie pusa sub semnui intrebarii viabilitatea clientului.

Eroarea sau manipularea înregistrărilor din stocul de închidere si din contul vinzariior/debitoriior tinde sa fie un domeniu cu risc foarte mare. Separarea exercitiilor trebuie verificata prin selectarea elementelor expediate chiar inainte de sfirsitui anului si a acelora expediate imediat dupa inceputul anului, asigurindu-va ca toate sunt contabilizate in stoc, in contul debitorilor si al vinzarilor in perioada corecta (trimitere la separarea exercitiilor in ceea ce priveşte stocurile — secţiunea I).

Modelul de emitere a facturilor in roşu trebuie notat si controlat. Nivelul facturilor in roşu emise in primele saptamini ale urmatoarei perioade contabile trebuie notat pentru a se confirma ca acesta corespunde cu cel estimat. Indiferent care este acel nivel, trebuie testat un eşantion pentru a se verifica daca acestea sunt in scopuri comerciale pure. Acolo unde exista indicii ca au existat unele vinzari la sfirsitul anului, trebuie constituit un provizion in contul debitor pentru sfirsitul de an.

8. Verificarea plaţilor anticipatePlăţile anticipate nu sunt in mod normal un domeniu de risc, dar din revizuirea iniţiala trebuie notate orice motive care duc la plaţi anticipate semnificative sau neobişnuite.

9. Revizuire analiticaDaca aceasta nu s-a făcut in detaliu atunci cind s-a efectuat planificarea auditului,

revizuirea vitezei de rotatie a debitorilor, precum si a vechimii lor este o etapa importanta in activitatea de audit.

Este in mod partiticular importanta acolo unde soldurile debitoare au fost modificate ca rezultat al închiderii bilanţului.

Este de retinut ca toate etapele revizuirii analitice reprezintă un instrument de lucru foarte eficient.

MUNCA DE AUDIT10. Revizuirea debitorilor - luaţi in calcul confirmarea directa

Un obiectiv primordial al auditului debitorilor este acela de a verifica ca aceştia aexista. Acolo unde exista multe solduri, si raportul de audit trebuie prezentat intr-o perioada relativ scurta, atunci confirmarea directa a debitorilor poate fi o etapa utila in probarea lor.

11. împrumuturi acordate directorilor/angajatilorîmprumuturile acordate directorilor sunt in general ilegale, excepţie facind cazul in care

soldurile datorate in legătură cu cheltuielile efectuate sau acolo unde societatea are in obiectul de activitate acordarea de imprumuturi.

împrumuturile către angajaţi (alţii decit directorii), daca sunt semnificative, trebuie probate si confirmate.

Alte solduri debitoare Venit angajat

3

Revizuirea analitica este o tehnica folositoare. Se compara plăţile anticipate ale anului trecut cu cele ale anului curent (trimiterile se fac la cheltuielile din contul de profit si pierderi ce pot da naştere sumelor de plătit in mod anticipat), pentru a fi siguri ca sunt identificate toate plăţile anticipate semnificative.Determinarea soldurilor semnificative trebuie documentata, de exemplu, cu contracte/facturi de la terte parti, chiar daca valoarea totala a fost deja plătită de client.

Trebuie selectat un eşantion de solduri cu valoare mare, creditoare, nule si de solduri neincasate scadente. Scrisorile trebuie întocmite,înregistrate in documentele de lucru si trimise sub control personalului de audit. Neprimirea nici unui răspuns trebuie urmata de o a doua solicitare, iar sumele aflate in disputa trebuie investigate. O atentie particulara trebuie acordata acolo unde este in disputa sincronizarea, de exemplu acolo unde clientul susţine ca bunurile/serviciile nu au fost furnizate pina începutul urmatoarei perioade contabile.Vezi anexa pentru un modei de scrisoare de confirmare a soldurilor.

împrumuturile trebuie aratate in notele la situatiile financiare, iar auditorul are datoria sa ie prezinte in raportul lui de audit, daca nu sunt corect prezentate.

Urmatoareie aspecte trebuie luate in considerare, pe lingă paşii din programul de lucru:a. Au fost împrumuturile acordate bona fide (bună credință) si pentru motive

întemeiate?b. Apar implicaţii fiscale in legătură cu împrumuturile acordate?

Acest venit si soldurile debitoare corespunzătoare apar acolo unde venitul este considerat de către client ca a fost cistigat, dar nu a fost primit in exerciţiul financiar auditat.

ConcluzieAsigurati-va de citirea si înţelegerea concluziilor si semnati- le ca proba ca au încheiat activitatea de audit.

CAT VALOREAZA CREANŢELE IN MOD REAL?

4

Este venitul datorat calculat in mod corect si mai important, a putea fi acesta colectat? Societatea auditata poate considera ca venitul a fost cistigat, dar crede clientul acestuia ca sumele sunt cuvenite? Trebuie sa existe documente de vinzare/contracte care clarifica si probeaza situatia in acest sens.

Nu cititi doar concluziile si semnaţi. Controlati existenta debitorilor.

ANEXA: SCRISOARE DE CONFIRMARE A DEBITORILOR(ANTETUL SOCIETATM AUDITATE)De la clientul _______________________

(numele si adresa debitorului)Stimati domni,La cererea auditorilor noştri (NUMELE FIRMEI DE AUDIT, ADRESA COMPLETA si UN NUMĂR DE TELEFON), v-am fi recunoscători daca ne-ati confirma debitul la data de _______________, care, in conformitate cu înregistrările noastre, are valoarea de ______________________lei, conform situatiei anexate.Daca valoarea de mai sus este in conformitate cu inregistrarile dumneavoastra, va rugam sa semnaţi in spaţiul corespunzător de mai jos si sa înapoiaţi scrisoarea direct auditorilor noştri in plicul timbrat alaturat sau la numărul de faxDaca valoarea de mai sus nu este in conformitate cu inregistrarile dumneavoastra, va rugam sa anunţaţi auditorii in mod direct, specificind si valoarea înscrisa in inregistrarile pe care le aveţi, iar daca este posibil, trimiteti-le toate detaliile in legătură cu diferentele care exista.Menţionam ca prezenta nu constituie o cerere de plata. Va rugam sa acordaţi atentie imediata acestei cereri.Cu stima, ________________ (numele clientului)Către: (FIRMA DE AUDIT)ADRESA SI NUMĂRUL DE FAXIN ATENTIA: _____________________Suma aratata mai sus ca find datorata (SOCIETATII AUDITATE) este/nu este* in conformitate cu inregistrarile noastre la data de ______________

Data Semnătură: _______________

Ref:__________________Numele debitorului:

*Se va taia ce nu corespunde.

5

Secţiunea JCREANTE SI PLAŢI IN AVANS

initiale Data

Client: Intntocmit de: (auditor asociat)Perioada auditata: Revizuit de: (responsabil de misiune)

Grad de acoperire

Ref.sit. Initiale

Probleme

aparuteProbe de audit necesare esantion A1 Sunt_

1. Obţineţi un tabel sintetic cu debitorii si cu plăţile in avans aferente exerciţiului curent si celui următor.Daca clientul tine un jurnal al vinzarilor si o situatie a vinzarilor zilnice, efectuati testul 2.In caz contrar, efectuati testul 3.

2. Obţineţi o lista cu soldurile finale din jurnalul vinzarilor si asigurati-va ca suma acestora corespunde totalului de control al debitorilor din cartea mare.Verificaţi contul de control al jurnalului vinzarilor aferent (a) Investigati înregistrările contabile cuvaloare mare sau neobişnuita.Investigati orice variaţie mare sau neobişnuita a vinzaril or sau a notelor de credit.Verificaţi un eşantion de solduri pe baza jurnalului vinzarilor si (d) Verificaţi adunarile din lista soldurilor.

3. Daca nu exista un jurnal al vinzarilor, obţineţi o lista a soldurilor finale ale debitorilor comerciali si confruntati-o cu evidentele contabile.

4. Verificaţi soldurile debitorilor, urmărind:vechimea;incasarea creanţelor dupa sfirsitul exerciţiului.

5. Discutati cu conducerea posibilitatea recuperării creanţelor restante si decideţi daca este necesara constituirea de provizioane pentru rau-platnici.

6. Verificaţi respectarea principiului independentei exerciţiului pentru vinzari/debitori/incasari.

7. Examinaţi stornarile emise dupa încheierea exerciţiului financiar si decideţi daca este necesara constituirea de provizioane.

8. Verificaţi plăţile in avans la încheierea exerciţiului financiar.

(a) Verificaţi elementele semnificative pe baza documentelor justificative aferente.

(b) Comparaţi plăţile in avans din exerciţiul curent cu cele din anii anteriori pentru a identifica posibile omisiuni.

9. Examinarea analitica

(a) Comparaţi viteza de rotatie a debitorilor din exerciţiul curent cu cea din exerciţiul anterior si explicaţi variaţiile.

(b) Comparaţi lista debitorilor ajunşi la scadenta cu cea din exerciţiile anterioare si notati orice modificări semnificative in indicatorul debitorilor restanti.

6

9. Verificaţi lista soldurilor finale ale debitorilor. Confirmaţi direct un eşantion de solduri ale debitorilor si verificaţi concordanta dintre confirmările primite si evidentele contabile ale societatii. Solicitati din nou confirmarea din partea debitorilor de la care nu ati primit răspuns.Indosariati rezultatele confirmării directe a debitorilor.

10. In ceea ce priveşte împrumuturile acordate personalului sau directorilor, obţineţi confinmarea scrisa a soldului, a ratei dobinzii, daca este cazul, si a condiţiilor de rambursare.

teste suplimentare

Concluzie:Cu excepţia aspectelor supuse atentiei verificatorului, am obtinut certitudinea ca debitorii:

1. au fost inregistrati corect si in totalitate;2. exista si aparţin societatii;3. sunt corect evaluaţi in bilanţ;4. sunt prezentati corect in situatiile financiare, in conformitate cu standardele contabile.

Semnat Data

Verificator/Responsabil de misiune

7