Nea Gică & Co.

Excel în gospodărie

București, 2012

2

ISBN 978-973-0-12621-1

3

Cuprins Prolog .............................................................................................................................. 5

Capitolul 1. Elemente introductive Microsoft Excel. ....................................................... 8

1.1.De ce? ....................................................................................................... 8

1.2.Unde găsim aplicația Excel ........................................................................ 8

1.3.Câteva concepte Excel ............................................................................... 9

Capitolul 2. Cumpărături la piață................................................................................... 12

2.1.De ce? ...................................................................................................... 12

2.2. Cum am gândit soluția ........................................................................... 12

2.3. Schimbarea aspectului unei liste ............................................................ 15

2.4. Cum modificăm o listă de cumpărături .................................................. 16

Capitolul 3 Zugrăveli ca-n paradis ................................................................................. 20

3.1. De ce? ..................................................................................................... 20

3.2. Cum gândim calculul suprafeței pereților de vopsit ............................... 20

3.3.Calculul suprafeței totale a pereților ....................................................... 23

3.4. Calculul suprafețelor pentru uși și ferestre ............................................. 24

3.5. Calculul suprafeței lavabile. .................................................................... 25

3.6. Calculul necesar pentru grund ................................................................ 27

3.7.Cum ne ajută “$-ul” în problema renovării ............................................. 28

3.8.”$-ul” la treabă ........................................................................................ 30

3.9. Cum colorăm textul pentru scoatere în evidență ................................... 34

3.10. Cum găsește Costică pentru grund cantitatea și prețul potrivite. ........ 34

3.11. Cum gândim soluția pentru vopseaua lavabilă .................................... 35

3.12. Lucrul cu foi de calcul ........................................................................... 35

3.13. Cum generalizăm soluția găsită pentru grund ..................................... 37

4

3.14. Ajutor pentru alte idei de renovare (exerciții pentru dvs.). .................. 39

Capitolul 4. Inventarierea cărților (și nu numai). ......................................................... 41

4.1. De ce? ..................................................................................................... 41

4.2.Cum am gândit soluția ............................................................................ 42

4.3.Cum inserăm domeniile dintr-o listă prestabilită. ................................... 42

4.4.Cum introduc numere consecutive. ......................................................... 45

4.5.”Marinică, ce romane de dragoste avem noi în bibliotecă?” ................. 46

4.6.Renunțarea la un criteriu de filtrare ........................................................ 47

4.7. Alte modalități de filtrare ....................................................................... 48

4.8. Cum evidențiez depășirea unei date scadente. ...................................... 49

Capitolul 5 Bugetul familiei pentru venituri și cheltuieli .............................................. 53

5.1. De ce? ..................................................................................................... 53

5.2. Cum am gândit soluția. .......................................................................... 54

5.3.Construcția tabelului pentru buget. ........................................................ 55

5.4. Atașare lista de cheltuieli la coloana “Tip chelt.” .................................. 55

5.5.Inserarea listelor de cumpărături făcute în trecut. ................................. 55

5.6. Inserarea automată a datelor de cumpărare. ....................................... 57

5.7. Înscrierea numelui lunii în care s-a făcut cheltuiala. .............................. 57

5.8. Completarea listei de cheltuieli. ............................................................. 58

5.9.Cum pregătesc centralizarea datelor. ..................................................... 60

5.10. Ce este tabelul pivot ............................................................................. 61

5.11.Îmbunătățirea soluției pentru gestionarea bugetului. ......................... 63

Epilog ............................................................................................................................. 67

Contact .......................................................................................................................... 68

5

Prolog Un proverb adevărat spune că ”Nevoia îl învață pe om” . Adevărul e că criza și

nevoia ne-a mânat pe noi Gică, Tinel, Marinică și Costică să punem mână de la mână

și să scoatem această fițuică.

De felul nostru, suntem familiști, cu gospodărie, copii și greutăți pe cap însă

periodic (cam la o lună) ne strângem (adică fugim), conspirativ, la câte unul dintre noi

care mai are ceva reparații de făcut sau mobilă de mutat prin casă așa că aducem

bormașina (câteva fleci), flexul (1-2 pui perpeliți pe la ”carfur”), o cutie cu cuie (varză

din butoi) și niște de vopsele (țuică/vin Setilă/bere) și muncim.

De nu știu câte ori ni s-a întâmplat ca, veniți din ”carfur” să ne batem peste

frunte.

-Iar am uitat să luăm burghiu(muștar)!

sau

-Mă, nu știți că pe lângă rindea (șuncă) ai nevoie și de șmirghel(ceapă)?

Ca oameni școliți și cu experiență grea de viață ne-am dat seama că ne putem

ajuta să trecem de dificultăți folosind alt fel de sculă, și anume calculatorul. Așa că ne-

am chemat plozii, i-am înconjurat și, într-o ședință fulger, i-am întrebat.

-Ce știți, mă, să faceți cu calculatorul?

Începură să vorbească chinezește.

-Eu știu să vorbesc pe ”mes” cu colega mea!

-Ne uităm pe ”feis” să culegem impresii de vedete!

-Merg pe ”goagăl” ca să văd ce înseamnă un cuvânt de la școală!

-Mă joc ”fifa!

-Bravo, mă, numai asta știți?

6

-Da, știi nene ce mult ne ia să stăm pe ”mes”?

Lămuriți buștean de cum ne poate ajuta tânăra generație în necazurile

noastre, am luat problema în mână. Am aflat că durerile noastre au leac în aplicațiile

de calcul tabelar dintre care cel mai răspândit este Excelul.

După nesfârșite ședințe de mutat mobilă avem plăcerea să vă anunțăm că am

găsit niște soluții pe care le pot folosi colegii noștri de suferință și generație sau copiii

lor dacă aceștia numai au răbdare pentru

Cum să vă calculați cu atenție suma cu care mergeți la piață/hypermarket;

Cum determinați necesarul de vopsele(și nu numai) precum și costul acestora

pentru renovarea casei;

Cum să inventariați lucrurile deținute de o familie: cărți, CD/DVD-uri etc;

Cum să vă gestionați cu grijă bugetul de venituri și cheltuieli al familiei.

Vă întrebați, îmi trebuie cunoștințe teoretice profunde, sunt blocat de

programare de cod?

Nu, tată. Presupunând că mai toată lumea, trecând prin lucrurile semnalate

mai sus, adică folosirea calculatorului pentru comunicare, navigare și jocuri, știe să

miște un cursor de mouse pe ecran, să aleagă o opțiune, să apese “Enter”,

“Delete”(sau “Backspace” ori “Del”) sau să scrie câteva rânduri de litere la tastatură,

se va descurca.

Nouă nu ne place teoria și vrem să trecem direct la fapte însă vă vom

prezenta la început un minim de aspecte teoretice, neplictisitoare, urmând ca restul

acestora să fie eliberate pe parcurs.

Cum ați putea folosi această carte?

În primul rând citiți fiecare capitol cu atenție, apoi explicațiile și figurile

prezentate le puteți testa refăcând pașii prezentați. De exemplu la capitolul 2

“Cumpărături la piață” puteți încerca reluând pașii folosind cumpărăturile prezentate

aici, apoi cu prima ocazie în care trebuie să mergeți la piață înscrieți exact

produsele/obiectele pe care le aveți de cumpărat în acel moment de grație.

7

În sfârșit, noi, Tinel, Marinică și Costică îl desemnăm pe Gică ce s-a dovedit

mai iute de tastatură, să semneze și să redacteze cu grijă această lucrare - început al

unei serii de colecție,

să trăiți!,

Gică, Tinel, Marinică și Costică.

8

Capitolul 1. Elemente introductive Microsoft Excel.

1.1.De ce? E firesc ca orice aplicație să folosească propriile concepte, modalități de a

folosi mouse-ul sau tastatura pentru a lansa operații de calcul.

De cele mai multe ori, lucrările explicative de aplicații software îți descarcă o

căruță de definiții , concepte, opțiuni și alte prezentări teoretice seci care înseamnă

plictiseală. Vom încerca să ne oprim la câteva lucruri fără de care nu ați putea înțelege

lumea Excel urmând ca pe parcurs să dăm drumul la “baraj” , fără pericol de înec , și

să scăpăm și alte chestiuni teoretice la obiect.

1.2.Unde găsim aplicația Excel Aplicația Excel (versiunea 2007 aici, însă în versiunile 2003 și 2010

comportamentul este similar pentru toate chestiunile atinse) se găsește în suita de

aplicații Microsoft Office instalată în special pe calculatoare Windows.

Pentru a prezenta o serie succesivă de selecții de opțiuni în meniu făcute cu un click

de mouse ne-am gândit spre simplificare să folosim în notație semnul săgeată “—>” ;

de pildă Start —> Programs —> Microsoft Office —> Microsoft Office Excel 2007

înseamnă că se face click pe butonul “Windows Start” apoi pe opțiunea “Programs”

din fereastra de meniu, apoi se alege “Microsoft Office” și în sfârșit se lansează

“Microsoft Office Excel 2007”. Ce am spus în cuvinte mai sus vedeți în imaginea

următoare.

Fig.1. Lansarea Microsoft Excel.

9

Odată ce aplicația este lansată veți avea în prim plan imaginea de mai jos :

Fig.2. Ecranul aplicației Excel imediat după lansare.

1.3.Câteva concepte Excel Excelul, conform definiției, este un program de “calcul tabelar”, adică

informația este pusă în tabele cu care se pot face diverse calcule. Pentru mai multe

explicații folosim imaginea din Fig. 3 :

Fig.3. Excel în detalii explicative.

10

Un tabel în Excel este format din coloane şi rănduri; coloanele sunt denumite

prin litere cum ar fi “A”, “B”, “C”, …, “AB”,…, “AAJ” şi în continuare, iar rândurile prin

numere “1”, “2”, …; la intersecția dintre o coloană și un rând se găseşte o celulă sau

căsuță denumită după coloană şi rând, steluța cu numărul “1” arată căsuța (numită și

celula) “C6” care se află la intersecția dintre coloana “C” și rândul “6”; conținutul

celulelor poate fi orice informație scrisă ca un număr, un text, o dată calendaristică

sau oricum altfel. De pildă :

în căsuța “A3” se află numărul “234”,

în căsuța “C1” avem “55”,

iar în “D4” este 33;

În celula “E6” (vezi steluța numărul 2) avem textul “=D4+A3” care

desemnează o formulă de calcul și poate fi înțeleasă în felul următor: semnul egal “=”

scris în căsuță ne spune ca începe o formulă în cazul nostru “a + b”, apoi “D4+A3”

spune că se adună conținutul celulei D4 cu conținutul celulei A3, deci în cazul nostru,

celula “E6” va avea numărul 267 (33+234). dacă urmăriți steluța 2 de pe imagine aflați

că o formulă se poate scrie în 2 locuri, în cadrul celulei sau în zona “fx”. Excel vă dă un

ajutor în scrierea unei formule (de fapt în alegerea celulelor care o formează), de

exemplu, dacă se selectează celula “C6”, se scrie la tastatură semnul egal “=”, apoi

selectați celula “D4”, scrieți semnul matematic plus “+” pentru adunare , selectați

celula “A3” și în sfârșit apăsați tasta “Enter” care finalizează formula, după care Excel

vă afișează rezultatul; pentru simplitate, această serie de pași de urmat vor fi

prezentați în această lucrare în mod simplificat în felul următor:

Fig.4. Cum se arată pașii de urmat pentru o operațiune în cadrul Excel.

Mai departe steluța “3” din Fig.3. vă trimite către opțiuni și pictograme.

Aproape toate acțiunile din Excel au un corespondent într-un buton de pe ecran; aici

11

vedeți “Formulas” unde vi se prezintă toate posibilitațile de a trata formulele și

butonul pentru alinierea la stânga în pagină a unui text dintr-o celulă.

Așa cum v-am spus nu vrem să vă pierdeți rabdarea cu descifrarea unor

aspecte teoretice complexe așa că ne vom opri aici , oricum alte chestiuni vi le vom

prezenta pe parcurs ușor de asimilat așa cum am promis.

12

Capitolul 2. Cumpărături la piață

2.1.De ce? Într-o zi , pe după masă, Tinel primește telefon de la consoartă.

-Tinele, dragă, vezi că ai de luat pâine, cartofi,mere, pere, cartofi, detergent,…

…și încă vreo sută de alte lucruri.

Dacă ai de cumpărat lapte și pâine, e ușor de ținut minte, dar dacă ai de mers

cu un cărucior în hypermarket și te mai trage și unu’ mic de mână către jucarii, o listă

bine făcută te salvează. Operațiunea aceasta este cel mai des făcută într-o

gospodărie. Mai la vale, toate aceste liste pe care le faceți pentru deplasări la

cumpărături le vom integra într-un alt tabel Excel pentru a răspunde la întrebări de

genul “pe ce ți-ai mâncat salariul Tinele luna asta ?”

2.2. Cum am gândit soluția Folosim un cap de tabel cu următoarele coloane:

Cumparaturi – desemnează obiectul pe care-l avem de cumpărat;

Pret pe UM – cât este prețul unitar pe bucată/litru/kilogram etc. estimat de

către noi (dacă nu e știut deja);

Cantitate – câte bucăți/litri/kilograme etc avem de gând să cumpărăm;

Valoare – este dat de produsul “[Pret pe UM] înmulțit cu [Cantitate]”; va fi

calculată de Excel.(După cum vedeți mai sus, denumirile sunt scrise fără

diacritice, pentru că la început, la testări, nu știam că ne trebuie ”ș” și ”ț”).

Cum înscriu acest tabel aflați în Fig.5.

Fig.5. Completarea unui cap de tabel.

13

Mai departe, începând cu căsuța A2 în coloana A începem să scriem ce avem

de luat ,apoi în coloana B cât ar costa iar în coloana C în ce cantitate; Excelul ne va

ajuta scriind în coloana D cam cât ar costa fiecare cumpărătură în parte așa cum am

spus .În plus ca să ne plimbăm pe celulele din rândul 2 apăsăm tasta “Tab”.

Fig.6. Completarea datelor despre primul produs de cumpărat.

Acum să vedem cât face să cumpărăm pâinea :

Fig.7. Cum se calculează valoarea primului produs.

Cum vedeți, selectând căsuța D2 vedem în zona cu chenar roșu “fx” că aceasta

conține într-adevăr o formulă. Mai departe să completăm toată lista de produse de

interes. Vom proceda ca înainte pentru a completa doar cele 3 coloane A, B și C

corespunzătoare produsului, prețului și cantității:

14

Fig.8. Completarea întregii liste de produse de cumpărat cu prețul estimativ.

Ca să calculăm valoarea de pe fiecare rând putem să facem ca în Fig.7., pe

fiecare rând însă Excel ne ajută și ne dă mai rapid valorile cum se vede în Fig.9. A,

înainte de asta să salvam datele acestea într-o agendă Excel , (așa se numeste fișierul

rezultat) astfel : Click buton stânga sus—>Save As —>Excel Workbook—> Aleg

numele fișierului (de exemplu ListaCumpărături_01022012) și folderul/dosarul de pe

calculator—>Save; pentru imaginea din Fig.3. agenda Excel este salvată pe disc în

fișierul “Primul meu fisier.xlsx” așa cum se vede în partea de sus.

Revenim, operația din figura 9 se cheamă copierea celulei D2 în celelalte de

dedesubt adică D3, D4, până la D8

Fig.9. Calculul automat al prețurilor tuturor produselor (copiere celule).

Excel vă va prezenta toate valorile. Însă am vrea să știm cam cât ne-ar costa drumul

nostru la piață:

15

Fig.10. Cum calculăm totalul financiar al produselor de cumpărat.

Sigur , mai sus puteam folosi și formula “=D2+D3+D4+D5+D6+D7+D8” însă

formula “=sum(D2:D8)” simplifică scrierea.

2.3. Schimbarea aspectului unei liste Înainte de a tipări lista să-i dăm o formă mai atrăgătoare, adică dăm un nume

listei, tragem linii la tabel (operație numită “ formatare tabel”) și îngroșăm aspectul

pentru TOTAL și valori:

Fig.11. Cum dăm un nume listei și apoi trasez liniile tabelului.

16

Fig.12. Cum îngroșăm aspectul textului(valorilor financiare) pentru evidențiere.

În final lista care se tipărește prin Click “Office button” aflat în colțul stânga

sus—>Print—>Print Preview este:

Fig.13. Rezultatul la care trebuie să ajungeți.

2.4. Cum modificăm o listă de cumpărături Bine înțeles că s-a primit ulterior un telefon.

-Tinele, vezi că cerealele costă 11 lei și mai ia și două kile de roșii !.

17

Figura 13 vă arată rezultatul la care trebuie să ajungeți însă ați putea fi nevoiți

să faceți modificări în listă, adică :

să schimbați prețul sau cantitatea unui produs sau

să adăugați un nou produs.

Excel vă permite să modificați foarte ușor prețul sau cantitatea (adică valorile

din căsuțe) recalculând valorile pe orizontală și totalul general, deci , la fiecare

modificare nu trebuie să rescrieți formulele - acesta este o puternică facilitate a

oricărui program de calcul tabelar:

Fig.13.1. Modificarea valorilor din căsuțe se reflectă în calcule.

Pentru adăugarea unui nou produs, adică “roșii”, strecurăm rândul în listă

între “portocale” și “banane” în două etape, în prima se adaugă un rând în tabel.

18

Fig.13.2. Inserare rând nou în tabel

Aplicația va insera un rând nou în tabel, în care vom completa doar “Roșii”,”7,5” și “2”

Fig.13.3. Completare produs nou.

Sistemul va face calculul automat în coloana “Valoare”, dar și zona Total

19

Fig.13.4. Lista de produse modificată.

În plus, modificarea unei liste mai presupune să renunți la unul sau mai multe

produse ștergând linii în tabel. Acest lucru se face în mod asemănător adăugării unei

linii în tabel, astfel ,dacă doriți să ștergeți produsul “Banane” privind la Fig.13.2 faceți

aceeași pași numai că în loc de “Insert” alegeți “Delete” pentru a șterge acel rând

selectat; sistemul va șterge acel rând refăcând calculele în tabel.

În final e bine sa vă salvați fișierul așa cum am făcut mai sus cu numele zilei în

care ați făcut cumpărăturile (”ListaCumpărături_01022012”) ca să știți pe ce s-au dus

banii în acea zi dar și să le puteți integra în bugetul familiei așa cum veți vedea în

ultimul capitol.

20

Capitolul 3 Zugrăveli ca-n paradis

3.1. De ce? Pe Costică îl găsi văruitul casei.

-Frații mei, așa cum vă spusei, chemai pe unu’ , zugrav de la o firmă. Băgă

nasul prin cămări, se roti , se învârti și-mi spuse.

-Domnu Costică, aveți nevoie de 5 găleți de grund de 5 litri, 10 de 15 litri de

lavabilă și câțiva trafaleți pentru început.

-Băi Costică, spuse Marinică, ce faci cu atâta lavabilă , te speli cu ea pe cap?

-D’aia am zis să vedem ce facem în Excel , dar hai , să băgăm niște Setilă, la

multi ani !

-La mulți ani, spuserăm toți in cor.

Acest eveniment (văruitul) se întamplă de obicei, la cațiva ani și , pentru o

familie obișnuită conduce la un efort financiar și logistic destul de însemnat,

depinzând de dimensiunile casei. Pentru a face un calcul corect financiar și material,

Excelul poate fi folosit cu succes. Pentru a fi mai exacți, trebuie să despicăm problema

renovării în mai multe fire și să vedem cum ne ajută calculatorul, astfel:

pentru a putea calcula necesarul de vopsea lavabilă pentru pereți, ai nevoie să

calculezi suprafața acestora;

odată ce știi care e suprafața pereților de vopsit, poți calcula necesarul de

vopsea.

3.2. Cum gândim calculul suprafeței pereților de vopsit Mai întâi desenăm pe hârtie sau direct pe calculator dacă ne pricepem, schița

casei. Iată schița casei lui Costică :

21

Fig.14. Schița casei lui Costică.

Înarmați cu o ruletă, ne-apucarăm a măsura toate încăperile, lățimea(l),

lungimea(L) și înălțimea(H) fiecăreia în metri (m).

Apoi deschidem din nou aplicația Excel sau deschidem o nouă agendă Excel

prin Click “Office button” aflat în colțul stânga sus—>New—>Blank Workbook —

>Create—> Click “Office button” aflat în colțul stânga sus—> Save—> Aleg numele

fișierului (de exemplu “Renovare”) și folderul/dosarul de pe calculator. În Fig.15. sunt

scrise dimensiunile exacte ale încăperilor :

Fig.15. Dimensiunile încăperilor casei de renovat.

Mai departe scriem dimensiunile ușilor și ferestrelor din fiecare cameră (vezi

figura 17.); suprafața acestora se va scădea din suprafața generală deoarece vom da

22

cu lavabilă numai pe pereți . Ca tabelul de care am vorbit să iasă bine să vedem

cum mărim dimensiunea coloanelor în care înscriem text; aducem cursorul mouse-

ului la granița dintre coloana A și coloana B, cursorul va arăta ca în figura 16 (se va

face un fel de cruciuliță), apoi cu butonul mouse-ului apăsat tragem spre dreapta cât

dorim să se mărească coloana:

Fig.16. Cum se mărește dimensiunea unei coloane

Așa cum vedeți în figura 17 de mai jos vom trece ușile și ferestrele începând cu

Camera1

Fig.17. Dimensiunile ferestrelor și ușilor casei.

Odată ce am făcut măsurătorile casei le păstrăm cu grijă salvând din când în

când agenda Excel așa cum s-a arătat în Capitolul 1 și ne apucăm de calculat

23

suprafețe. Formula matematica folosită aici este ” lungime x Lățime ”

corespunzătoare unui dreptunghi. Pentru început adăugăm două coloane

Spereti - suprafața însumată a pereților unei încăperi ce se calculează prin

formula ”2*L*H + 2*l*H”, iar

Tavan reprezintă tavanul prin ”L*l” (reamintesc “*“ înseamnă “înmulțit cu”).

3.3.Calculul suprafeței totale a pereților Inserăm primele formule ca în figurile de mai jos :

Fig.18. Calculul suprafeței pereților unei camere

24

Fig.19. Calculul suprafeței tavanului unei camere.

În continuare, pentru a finaliza, trebuie să facem același calcul pentru toate

încăperile. Procedăm ca în figura 9 din capitolul 2 (copiere celule) :

Fig.20. Suprafețe pereți și tavane.

3.4. Calculul suprafețelor pentru uși și ferestre Pentru calculul suprafețelor ocupate de uși și ferestre exact ca în operațiile

anterioare, folosirea formulei “ l x L” presupune ca în căsuța D12 să tastăm

“=B12*C12” apoi și pentru restul:

25

Fig.21. Suprafața ușilor și ferestrelor.

3.5. Calculul suprafeței lavabile. În continuare suntem pe cale să calculăm suprafața fiecărei camere care

trebuie acoperită cu vopsea lavabilă scăzând, așa cum am spus, din suprafața totală

cea ocupată de uși și ferestre.:

Fig.22. Calculul suprafeței lavabile pentru Camera1

26

Aplicarea formulei de calcul pentru suprafața lavabilă a camerei 1 se face la

fel ca mai înainte știind că pentru cazul camerei 1 adunăm suprafața pereților (E4) cu

tavanul (F4) după care scădem o ușă (D12) și două ferestre (D13 și D14) (vezi Fig. 22.).

Însă pentru a fi mai clar vă prezintăm formulele de scris pentru fiecare încăpere :

Fig.23. Formulele de calcul a suprafeței lavabile pentru fiecare încăpere

În final rezultă lista completată:

Fig.24. Suprafața lavabilă pe camere.

Exact ca în capitolul 2 trecem la cosmetizarea datelor referitoare la suprafața

încăperilor :

27

Fig.25. Tabelul final cu suprafețele lavabile.

3.6. Calculul necesar pentru grund Jumatate din calcul pentru problema renovării a fost făcut, urmează să vedem

câtă cantitate de vopsele lavabile trebuie să cumpărăm în funcție de design-ul ales ;

dacă vopsim încăperile în culori diferite, trebuie să facem calculul pe încăperi.

Înainte de a da cu vopsea lavabilă, trebuie să dăm cu grund, așa că ne uităm în

fișa tehnică a produsului “DURAZIV Amorsa” de pe site-ul www.duraziv.ro :

consumul este între 15 și 40 mp/litru/strat (funcție de tipul suportului, de

diluție și de modul de aplicare);

ambalare în cutii de 1l, 4l sau 10l.

Am hotărât că pentru toată casa, Costică poate folosi 1 litru pentru 25 mp

grund pe strat, obținem prețurile pentru bidoane de 1l, 4l și 10l de grund DURAZIV și

înscriem aceste date în agenda Excel în felul următor :

Fig.26. Date despre cât costă grundul Duraziv și cum îl folosim

28

Unde în Fig.26. am înscris

în coloana Supr.(mp) suprafața în metri patrati (25) pe care ne-o propunem să

o dăm cu 1 litru pe strat;

numărul de straturi (adică 2) în coloana NrStrat

cantitatea (Cant(l)) și prețul (Pret(RON)) pentru bidoanele de grund DURAZIV

în felul în care acestea se comercializează.

3.7.Cum ne ajută “$-ul” în problema renovării Înainte de a trece mai departe am vrea să explicăm o notație pentru căsuțe

care se reflectă în scrierea formulelor.Vom folosi lista de cumpărături din Capitolul 2

un pic modificată :

Fig.27. Lista de cumpărături în euro

Am presupus ca prețul este dat în euro așa că în coloana “Valoare(Eur)” avem

valoarea exprimată în valuta euro, însă pentru a ști cât face în lei (RON) adăugăm

coloana “Valoare(RON)” și în căsuța B1 cursul zilei (4,3 lei pentru 1 euro); formula de

la E3 este “=D3*B1”. Pentru a calcula în mod automat și restul de valori procedăm la

copierea celulelor (ca în figura 9 ) și ne va da:

29

Fig.27.1. Aplicarea greșită a formulei de transformare în lei.

După cum observați, Excel calculează greșit prin acel mecanism de

automatizare și să vedem de ce:

Fig.27.2. Cum sunt aplicate formulele de transformare în lei

Formulele pentru “Valoare(RON)” sunt făcute prin înmulțirea căsuțelor de la

D3 la D9 cu căsuțele de la B1 la B7; însă doar în B1 avem înscris cursul euro-lei !

Pentru a “fixa” utilizarea doar a căsuței B1 în cadrul tuturor formulelor scriem în loc

de “B1” expresia “$B$1”. Deci semnul “$” (dolar) este pus să fixeze și coloana și

rândul (se pot folosi și expresii în care dolarul este pus doar la coloana sau doar la

rând adică “$B1” sau “B$1” însă nu e cazul acum ).

Revenind, scriem doar în căsuța E3, următoarea formula “=D3*$B$1” și apoi

copiem:

30

Fig.27.3.Aplicarea corectă a formulelor.

3.8.”$-ul” la treabă

Revenind la problema renovării înscriem următorul cap de tabel începând cu

H3

Fig.28. Cap de tabel pentru calcul număr bidoane și prețul pentru grund.

Unde :

“Nr Bid. 1l”, “Nr Bid. 4l”, “Nr Bid. 10l” sunt coloane pentru numărul de

bidoane de 1l, 4l respectiv 10l necesare pentru vopsirea fiecărei încăperi; va fi

calculat în felul următor (“/” este semnul pentru “împărțire”) :

(“Nr strat” * “Slavabila(mp)”)/(“Cant(l)” * “Supr.(mp)”) ,

deci înmulțim numărul de straturi cu suprafața de vopsit și împărțim la

suprafața de grund pe care o poate acoperi cantitatea dintr-un bidon (de

exemplu cu un bidon de 4l putem acoperi 4 x 25=100 metri pătrați de pereți)

31

“Nr Rot.” este numărul rotunjit de bidoane necesare, de exemplu dacă “Nr

Bid 4l” ne dă 2,34 atunci “Nr rot.” va avea valoarea 3 (adică vom cumpăra 3

bidoane și nu 2 pentru că avem nevoie mai mult de 2 bidoane); formula

utilizată este:

=ceiling(valoare căsuța;1)

“Pret” este prețul corespunzator numărului de bidoane pentru a vopsi cu

grund acea încăpere; formula utilizată este

“Nr rot” * “Preț(RON)”

Deci înmulțim numărul rotunjit de bidoane cu prețul fiecăruia. Iată cum facem

asta în agenda Excel :

Fig.29. Formula pentru numărul de bidoane folosită pentru prima încăpere

(prima parte)

Scrierea formulei în H4 și anume “=(G13*G4)/(F16*F13” după care tasta

“Enter” se face similar celor prezentate până acum.

Figura 29 ne arată cum începem să scriem formula pentru prima încăpere;

pentru celelalte încăperi observăm că celulele încercuite cu roșu în aceeași figură se

vor repeta pentru bidonul de 1 litru am încercuit cu roșu în figura 29 căsuțele care se

32

vor repeta, ce este variabil vor fi căsuțele din coloana G care se referă la suprafața

lavabilă, așa că vom folosi semnul “$” pentru fixare căsuțe astfel :

Fig.30. Formula pentru numărul de bidoane folosită pentru prima încăpere (finalizare)

După copierea primei celule în celelalte dedesubt trecem la rotunjire număr

bidoane înscriind în căsuța “I4” formula “=ceiling(H4,1)”:

Fig.31. Formula pentru rotunjirea numărului de bidoane

33

Înainte de a calcula prețul aferent fiecărui număr de bidoane, copiem celula I4

în jos așa cum am învățat cu mouse-ul. În formula “Nr rot” * “Pret(RON)” trebuie să

ținem cont că “Pret(RON)” este constant pentru formulele aplicate fiecărei încăperi

așa că iar folosim semnul $ :

Fig.32. Formula pentru prețul bidoanelor.

Observați că în figura 32 celulele I4 și G16 ce constituie formula “=I4*$G$16”

sunt încadrate cu chenar albastru respectiv verde- acestea sunt semne de ajutor

oferite de Excel pentru a vedea mai rapid unde apar căsuțele pe ecran. Ulterior,

copiem formula și pentru celelalte încăperi.

Același lucru îl facem și pentru formulele corespunzătoare bidoanelor de 4 și

10 l, formatăm tabelul (adică îi trasăm linii), facem ceva îngroșări și rezultă :

Fig.33. Valorile finale pentru cantitate și preț obținute pentru grund Duraziv.

34

3.9. Cum colorăm textul pentru scoatere în evidență Înainte de a vedea cum ne ajută Excelul în decizii, figura 33 de mai sus are

anumite valori scrise cu verde , negru sau roșu, iată cum faceți: selectați cu mouse-ul

zona de căsuțe în care vreți scrisul să arate verde apoi click dreapta și alegeți culoarea

încercuită în pictograma din figura 33.1. de mai jos:

Fig.33.1. Colorarea unor valori din căsuțe(schimbarea culorii unui font).

3.10. Cum găsește Costică pentru grund cantitatea și prețul

potrivite. Revenind la Fig.33. , tabelul Excel ne permite să rezolvăm una din următoarele

două probleme:

Dacă ne propunem să văruim numai o parte din casă adică nu întreaga casă

dintr-o dată, Excel a calculat pe fiecare rând necesarul de grund și efortul

financiar pentru fiecare tip de bidon Duraziv; situațiile profitabile sunt trecute

cu verde astfel:

o Pentru” Camera1”, ar trebui cumpărate doar 5 bidoane de 1l care

costă 20,15 RON;

o Pentru “Camera2 ” scăpăm mai bine cu un bidon de 4l de 15,81 RON

ș.a.m.d.;

35

Dacă ne propunem să renovăm întreaga casă, ne uităm la calculele afișate la

“Total” cel mai mic Preț este dat de 19 bidoane de 1l la 76,6 RON fața de

79,05 pentru 4l sau 79,06 pentru 10l; diferența n-ar fi astronomică între locul

I și II sau III așa că , pentru manevrabilitate mai bună putem lua 2 bidoane de

10 l.

Ca prieteni de nadejde ce-i suntem, l-am convins pe Costică să cumpere doar

doua bidoane de 10 l de grund, că-i mai bine. Și dacă organizează cum trebuie

ședințele de lucru îl ajutăm să dea și cu grund și cu lavabilă!

3.11. Cum gândim soluția pentru vopseaua lavabilă Odată ce s-au făcut calculele pentru grund avem de făcut calcule și pentru

vopseaua lavabilă (dacă nu știați grundul se dă neapărat înainte pe pereți pentru ca

vopseaua lavabilă să se prindă bine).

Primul lucru care ne poate veni în minte e să dăm o soluție identică celei de

mai sus mai ales că vopseaua lavabilă se dă tot așa în 1-2 straturi, are o putere de

acoperire pe care o putem afla din fișa tehnică și se vinde în vase (bidoane sau găleți)

de diferite capacități. Vom merge pe această idee numai ca vom trece la

îmbunătățirea soluției printr-o automatizare și generalizare mai mare.

3.12. Lucrul cu foi de calcul Uitați-vă în josul aplicației Excel; veți vedea ceva ca în Fig.34. (cine are

instalată versiunea în românește aveți scris “Foaie1/Foaie2/Foaie3”):

Fig.34. Lista de foi de calcul

O agendă Excel este constituită din una sau mai multe foi de calcul (Sheet). La

lansare, o agendă Excel care dă numele fișierului cu extensia “.xlsx” (sau “.xls” în alte

versiuni mai vechi de 2007) deschide trei astfel de foi:” Sheet1”, ” Sheet2” și ”

36

Sheet3”. Toată construcția noastră de calcul pentru grund se află în foaia “Sheet1”.

Vrem să o denumim sugestiv “Calcul grund”, iată cum facem:

Fig.34.1. Modificare nume foaie de calcul.

Acum copiem această foaie de calcul în alta ca să facem noile operații pentru

lavabilă; se fac aceleași operații ca în figura 34.1 cu diferența că în loc de “Rename” se

alege “Move or Copy…”

Fig.34.2. Copierea unei foi de calcul

Excel va crea o altă copie identică a foii de calcul “Calcul grund” pe care o va

numi “Calcul grund (2)”. Pentru a ne muta pe una sau alta din foile de calcul se face

37

click pe numele din josul ecranului. Exact ca în Fig.34.1 redenumim noua foaie din

“Calcul grund (2)” în “Calcul vopsele”.

3.13. Cum generalizăm soluția găsită pentru grund Vă amintiți caracteristica puternică a Excel reliefată în figura 13.1 și anume că

, modificând un preț într-o căsuță sistemul reface totalul din proprie inițiativă. Pe de

altă parte, dacă într-o căsuță , să zicem A1 avem scrisă o valoare “Popescu”, și dacă

într-o altă celulă să zicem D1 înscriem formula “=A1”, căsuța D1 va reflecta tot

numele “Popescu”, încercați:

Fig. 35. Trimitere către valoarea unei alte celule.

Acum vrem să facem trimiterile următoare indicate de sagețile din Fig.36.:

Fig.36. Trimiteri către căsuțelele cu caracteristicile materialului.

Adică în

Căsuța J2 scriem “=E13”,

Căsuța H3 scriem “=E16”,

Căsuța K3 scriem “=E17” ,

38

Căsuța N3 scriem “=E18” și obținem

Fig.36.1. Ce s-a obținut prin înscrierea trimiterilor.

După cum vedeți în Fig.36.1. coloanele fac trimitere exactă la căsuțele

orizontale ce ne spun tipurile de vase, însă înainte era vorba de numărul de bidoane,

deci ne lipsește particula “Nr.” ; pe aceasta o adăugăm tot automat în felul următor:

În căsuța H3 în loc de “=E16” scriem =CONCATENATE("Nr ";E16),

În căsuța K3 în loc de “=E17” scriem =CONCATENATE("Nr ";E17),

În căsuța N3 în loc de “=E18” scriem =CONCATENATE("Nr ";E18).

Problema noastră acum este rezolvată dacă ne bazăm pe Excel care reface

calculele odată ce inserăm numai datele care se modifică, adică cele încadrate în

chenar roșu, așa cum se vede în figura următoare :

Fig.37. Soluția Excel pentru calculul necesarului de lavabilă și efortul financiar

corespunzator.

39

După cum vedeți în Fig.37, sunt făcute modificări doar în căsuțele cu chenar

colorat calculele reflectându-se imediat în tabel astfel că soluția găsită acum

generalizează rezolvarea deoarece formulele de calcul aplicate pentru grund se

păstrează.

Dacă marca de vopsea lavabilă este comercializată în mai mult de 3 feluri de

capacități, nu aveți decât să adăugați câte rânduri doriți în tabelul cu coloanele

(Vas/Cant(l)/Preț(RON)) după care să extindeți spre dreapta tabelul “Lavabilă Duraziv”

așa cum am făcut mai sus.

La final (sau din când în când dacă timpul se prelungește) avem grijă să

salvăm agenda Excel cu problema renovării, așa cum am făcut în capitolul 2 sau altfel ,

mai rapid, folosind tastele “Alt” și “F” după care se deschide fereastra principală din

Fig.38. și apăsăm tasta “S” subliniată și în imagine:

Fig.38.Salvarea rapidă a agendei.

3.14. Ajutor pentru alte idei de renovare (exerciții pentru dvs.). Suntem toți patru la un pahar de … vorbă dupa ce terminarăm problema cu

grundul și lavabila. Costică, recunoscător că-l scăparăm de o grămadă de bani de dat

degeaba, întrebă.

-Cu ce făcurăm în soluția Excel mai pot să mă gândesc și la altceva?

40

-Mai poți să pui și parchet laminat însă mai ai de calculat suprafața podelei

pentru încăperile de acoperit or asta este făcută deja dacă ne uităm la tavan, spuse

Tinel

-Poți să te gândești și la gresie și faianța din baie, numai că pentru faianța

avem de modificat “H-ul” din formula de calcul suprafață dacă nu aplicăm pe tot

peretele, spuse și Marinică

-Dar poți chiar să vopsești tocăria dacă la calculul făcut pentru uși și geamuri

scădem zona unde e sticlă, ma bagai și eu în vorba. A, și mai poți să torni în pahare!

41

Capitolul 4. Inventarierea cărților (și nu numai).

4.1. De ce? Intr-o frumoasă după amiază de februarie, plină de dat zăpada cu lopata și de

țuică fiartă cu piper negru, Marinică , mai tinerel, proaspăt însurat ne spuse.

-Fraților, după cum știți, îmi veni nevasta cu zestrea de la maică-sa.

-Aaa, norocosule!

-Veni cu o căruță de cărți și-o răsturnă în bătătură. Le pusei eu pe unde le găsii

locul, însă cum sunt multe, e un chin când are nevoie să le caute pentru diverse

articole. Cum fac să țin o evidență a lor?

-Hai să ne gândim împreună.

-Să trăim! Să trăim! La mulți ani!.

Orice gospodărie deține o grămadă mai mare sau mai mică de bunuri. Dacă

vrem să nu ne încărcăm memoria cu listă acestora (și sigur vrem!) ne-apucăm să

facem un inventar pe care să-l întreținem. Excelul vă poate ajuta să o faceți și în plus

puteți:

să regăsiți informația rapid despre un obiect și locul unde l-ați pus;

să știți rapid cui i-ați împrumutat un lucru și când trebuia să vi se returneze.

Ne-am oprit asupra gestionării unei biblioteci, ca să-l scoatem din necaz pe

bietul Marinică, pentru că de cele mai multe ori acestea, cărțile, sunt lucrurile de care

vă împiedicați mai des, dar vă puteți gândi și la

unelte sau scule de gospodărie (e foarte util, vă asigur, să știi cui i-ai dat

ciocanul când ai de bătut cuie și nu-l găsești) ;

conținut de informație aflat pe CD/DVD-uri, hard-disk-uri externe sau stickuri ;

și de ce nu, veselă, haine sau mobilier.

42

4.2.Cum am gândit soluția Construim un cap de tabel cu următoarele coloane:

Nr.crt. – un număr de ordine dat cărții;

Denumire carte,autori – denumirea cărții și autorii ei, dacă doriți și aveți timp

(iar noi n-avem timp), puneți și editura și numele complet al autorilor, de

exemplu “Bâlciul deșertăciunilor, WM Thackeray, vol 1”;

Domeniu – categoria în care poate fi încadrată cartea, de pildă

polițistă,dragoste, matematici etc; pentru înlesnirea introducerii acestora

vom prezenta un mecanism Excel în care veți insera domeniile dintr-o listă

prestabilită;

Locatie – locul în care se află acea carte, de pildă în bibliotecă, la țara, la

Costică etc.;

Imprumut – aici scrieți cui i-ați împrumutat acea carte;

DataImp – data împrumutului;

Scadenta - orice împrumut are și o dată de returnare.

Lansăm Excelul și dacă nu apare Excelul ca în Fig.2. cu o agendă nouă cu

numele care începe cu ”Book” , deschidem o nouă agendă astfel Click buton stânga

sus—>New—>Blank Workbook—>Create și apare ceva ca în Fig.2.

Inserez capul de tabel de care am vorbit începând cu căsuța A4 având grijă să

măresc dimensiunile coloanelor ca în Fig.16., apoi introduc denumirea și autorul

primei cărți:

Fig.39. Capul de tabel pentru inventar.

4.3.Cum inserăm domeniile dintr-o listă prestabilită. Click în celula J4 și introducem un tabel cu o singură coloană denumită

“Domeniu” și primele domenii din listă :

43

Fig.40.Lista cu primele domenii

Ne poziționăm în celula C5, prima care va fi pregatită apoi , așa cum vedeți în

Fig.41.1., click în tab-ul “Data” după care ajungem la “Data Validation”. Restul

operațiilor de făcut sunt arătate în Fig.41.2.

Fig.41.1.Accesul la “Data Validation”

Fig.41.2. Accesarea unei liste prestabilite (prima parte)

44

Înainte de a trece la ce se întamplă după pasul 3 este ușor de înțeles că în

zona “Source” trebuie să pui sursa listei, adică acele celule ce conțin tabelul cu

domenii. Am putea scrie “=$J$4:$J$9” sau să alegem, folosind mouse-ul zona de

căsuțe, așa că ne apare următoarea imagine:

Fig.41.3. Accesarea unei liste prestabilite (a două parte)

Unde iarasi putem înscrie textul “=$J$5:$J$9” (fără ghilimele) sau să selectăm tabelul

menționat mai sus :

Fig.41.4. Accesarea unei liste prestabilite (a treia parte).

Odată ce ați indicat prin mouse sau prin scriere adresa tabelului cu domenii

apăsați tasta “Enter” și apoi click pe “OK” (sau tot “Enter”), astfel că, poziționat în

aceeași căsuța C5 cu click pe butonul cu chenar roșu din Fig. 41.5 , puteți alege un

domeniu din listă fără a scrie din nou aceleași domenii:

Fig.41.5. Accesarea unei liste prestabilite

Mai departe, începem să introducem cărțile, având grijă ca pentru domeniu să

copiem ca în figura 9 celula proaspăt pregatită , așa cum se arată în Fig.42.:

Fig.42.Inserarea primelor cărți

45

Prin copierea căsuței de deasupra, se păstrează domeniul cu numele

“Aventuri”; după cum știm “Dama cu camelii” este un roman de dragoste însă

domeniul “Dragoste” nu se află în listă prestabilită așa că trebuie să-l facem vizibil.

Prima soluție ce ne vine în minte este să refacem pașii de mai sus și să punem la

“Source” în loc de “=$J$5:$J$9” textul “=$J$5:$J$10”, cu una în plus. Acest lucru ne

rezolvă problema dar adăugarea unui nou domeniu ne pune să redimensionăm sursa;

ca să nu ne deranjăm de fiecare dată în loc de “=$J$5:$J$9” punem “=$J$5:$J$200”

adică ne așteptăm să vedem aproape 200 de căsuțe cu spațiu alb (blank), n-ar trebui

să ne deranjeze pentru că orice scriem după “Nuvele” în tabelul “Domeniu” se vede

imediat în listă :

Fig.43.1.Modificarea unei liste prestablite.

Fig.43.2.Vizualizarea noilor modificări din listă.

4.4.Cum introduc numere consecutive. Așa cum vedeți în Fig.42. nu am introdus nici o valoare pentru “Nr.Crt.”, am fi

putut face asta apăsând pe tastele 1,2,3, ș.a.m.d., în continuare ne propunem să

inserăm acele numere cu ajutorul Excel:

Fig.44. Inserare numere consecutive.

46

Aplicația va insera 4 și 5 în căsuțele de dedesubt. Din selecția celor 2 căsuțe

,prin copiere Excel-ul sesizează “pasul” numerelor adică dacă în celule avem

10 și 20 în celelalte vor fi 30 și 40;

vol1 și vol2 în celelalte vor fi vol3 și vol4;

11.12.2012 și 14.12.2012 în celelalte vor fi 17.12.2012 și 21.12.2012 etc.

Într-o serie de ședințe ne-apucarăm să-i băgăm toate cărțile lui Marinică din

bibliotecă direct în calculator;unu’ citea titlul, altul tasta, al treilea se cinstea și al

patrulea se odihnea, și tot așa pe rând; le introducem completând cuvântul “Fara” în

cazul în care cartea nu este împrumutată:

Fig.45. Lista de cărți disponibilă la un moment dat.

4.5.”Marinică, ce romane de dragoste avem noi în bibliotecă?” Auzind ca noi cei patru ne întâlnim să rezolvăm probleme de Excel, nevasta lui

Marinică, într-un moment de romantism îi puse întrebarea dificilă din paragraf.

Ca prieteni de nădejde, îl ridicarăm de păr din necaz.

47

Fig.46.1. Activare/dezactivare filtrare.

Să apăsăm butonul încadrat cu albastru din Fig.46.1 din partea dreapta a

coloanei “Domeniu”. Pentru rezolvarea problemei pusă în paragraf procedăm astfel :

Fig.46.2.Căutare romane de dragoste.

Aplicația va prezenta pe ecran toate rândurile care au la domeniu înscris cuvântul

“Dragoste”.

4.6.Renunțarea la un criteriu de filtrare Vrem să revenim la normal, adică să avem întreaga listă de cărți în față, iată

cum facem:

48

Fig.46.3. Renunțare la un criteriu de filtrare.

4.7. Alte modalități de filtrare Ce-i veni nevestei, sa caute o carte despre care nu știa decât o parte din

denumire, și anume să aibă în componență cuvântul “visini” (vișini), iată cum

procedăm

Fig.46.4. Activare criteriu- parte din denumire (partea I).

49

Fig.46.5. Activare criteriu- parte din denumire (partea a II-a).

Așa cum bănuiți se va afișa “Livada cu visini” a lui Cehov.

Alte modalități de filtrare se pot găsi dacă vă legați de coloana “DataImp”, ce

conține informație de tip dată calendaristică.

4.8. Cum evidențiez depășirea unei date scadente. Cine are o căruță de cărți are și de unde împrumuta pe la alții, în plus trebuie

să aibă grijă să știe când i se va returna. Dacă aveți sute de cărți ca Marinică să

urmăriți periodic data scadentă ar fi un lucru obositor așa că Excel pune la dispoziție

un mecanism numit “Conditional Formatting” prin care, pe baza unui criteriu calculat

de fiecare dată când se deschide agenda Excel, aplicația colorează căsuța respectivă,

în cazul nostru , ne propunem:

Criteriul “Data scadentă mai mică decât data zilei”;

Colorare celule corespunzătoare coloanei “Scadenta” cu roșu în caz de

îndeplinire criteriu.

50

Mai întâi afișăm printr-o funcție (“=TODAY()”) în coloana I5, la stânga coloanei

pentru “Domeniu”, data zilei în care ne aflăm în momentul în care deschidem agenda

Excel, în funcție de aceasta se va construi acel criteriu

Fig.47.1.Înscrierea datei curente.

Fig.47.2. Marcare data scadentă (partea I)

51

Fig.47.3. Marcare data scadentă (partea II-a)

Iată că , așa cum vedeți în Fig.47.3., pentru faptul că s-a descoperit că

“11.01.2012” < “20.02.2012”, în căsuța G5 scrierea se face cu litere roșii pe fond roșu

(adică acea carte trebuia returnată de mult !). Mai departe, așa cum bănuiți, trebuie

să copiem acest mecanism și în celelalte celule de sub G5; dacă o facem așa cum ne-

am obișnuit în Fig.9, s-ar copia și valoarea “11.01.2012”, or noi avem nevoie să

copiem doar comportamentul pentru acea celulă, iată cum facem :

Fig.47.4.Copierea mecanismului de evidențiere (partea I).

52

Fig.47.5.Copierea mecanismului de evidențiere (partea II-a).

Așa cum vedeți mai jos , Excel a găsit și alte căsuțe care respectă același

criteriu. Trebuie spus că în fiecare zi când redeschideți acest fișier, Excel recalculează

criteriul și vă prezintă situația exactă, nu-i așa că e mai ușor de urmarit lista ?

Fig.47.6. Cărțile care trebuia să fie returnate de mult timp.

53

Capitolul 5 Bugetul familiei pentru venituri și cheltuieli

5.1. De ce? Într-o după amiază de lucru, suntem toți patru la povești. Costică își aduse

aminte.

-Gicule, parcă azi trebuie să mergi la mall, nu?

-Da, mă, zic eu oftând, parcă mă duc la tăiere.

-Dar nu te ajută lista în Excel care ne-a chinuit și pe noi?

-Ba da, însă lucrurile uneori îmi scapă de sub control …

-Adică…

-Adică mă duc bou la Paris și mă întorc vacă(Râsete). Dacă mă duc singur este

ok. Dacă mă duc cu nevasta și copii, cu lista făcută exact cu ce avem nevoie, mă

pomenesc cum căruciorul începe să ia proporții, copii aruncă în neștire și de-a valma,

jucării, dulciuri, mi-e și frică să trec printre standurile alea. Apoi, n-am ce face și trec și

pe lăngă vitrinele cu rochițe, fustițe și bluzițe, cât mă învârt să-i țin pe ăia mici pe

lângă mine aud miorlăind de după perdea.

-Gicuță, cum îmi stă rochița asta?.

Bineînțeles, că mai scap cu dibăcie și urlete de ce se mai strânge în cărucior însă când

ajung la casa de marcat m-apucă groaza, mi-a adus odată unul și-un pahar de apă.

-De ce?

-Banuiți de ce. Eu vin cu o sumă de bani la mine și trebuie să renunțăm spre

bucuria mea la multe din lucruri. Așa că băieți, trebuie să luptăm cu arma în mănă să

păstrăm bugetul familial în limite normale pe criza asta așa că d’aia v-am strâns aici de

urgență să vedem dacă putem rezolva această problemă în Excel.

Într-o gospodărie problema bugetului de venituri și cheltuieli este un cartof

fierbinte ce se pasează de la tata la mama și invers. Suntem siguri pe ceea ce intră în

54

casă, veniturile și pe câteva cheltuieli lunare cu utilitățile însă pentru restul

considerăm că este bine să gestionezi neprevăzutul.

Un miliardar și nu om obișnuit spunea că se întreba înainte de a cumpăra un

lucru dacă putea să se descurce și fără el. Dacă raspunsul era “Da” (Ohoo, la câte

lucruri nu le-aș fi zis da! …), adică putea să trăiască fără acel lucru atunci nu cumpăra

acel lucru.

Ca să faci o analiză corectă a unei astfel de situații trebuie să ai lista exactă a

cheltuielilor zilnice, lunare și anuale; poți descifra necesitățile exacte pentru un lucru

și să stabilesti o periodicitate mai avantajoasă, de exemplu, să cumperi ulei de gătit la

trei săptămâni și nu la două.

5.2. Cum am gândit soluția. Construim un cap de tabel cu următoarele coloane:

Nr.Crt. – număr criteriu este un număr de ordine dat fiecărei cheltuieli;

Denumire - este numirea pe scurt a acelei cheltuieli, de exemplu “Pâine”

înseamnă că s-a cumpărat un sortiment oarecare, dacă se dorește se poate

înscrie producătorul cu denumirea exactă;

Pret – exact ca în capitolul 2 , prețul produsului, serviciului etc.;

Cant – cantitatea, număr de bucăți, servicii, litri, kilograme;

Valoare – este “Cant” înmulțit cu “Pret”;

DataPlata – dată calendaristică în care s-a făcut cheltuiala sau au venit banii;

Luna –luna în care se face plata, se calculează în mod automat printr-o funcție

Excel;

Tip chelt. – tipuri sau categorii de cheltuieli, desemnate similar cu domeniile

de la capitolul ce tratează inventarierea cărților;

Scadenta – data scadentă a facturilor de utilități în special.

Tot ceea ce înseamnă cheltuială înseamnă o ieșire, o scădere din bugetul

propriu așa că prin convenție numerele din dreptul coloanei “Pret” le vom scrie cu

semnul matematic “-“ (minus). Tot prin convenție, stabilim un tip de cheltuială numită

“Venit” iar valoarea din dreptul ” Pret” va avea semnul pozitiv. Motivul pentru care

recurgem la această abordare este acela că, prin totalizarea cheltuielilor (adică prin

55

adunări de valori financiare) și veniturilor vom obține sumele disponibile lunare sau

anuale, astfel că, înainte de a face o nouă cheltuială putem să ne asigurăm dacă avem

cu ce. Se poate demonstra deci, familiei că într-adevăr n-ai cu ce să cumperi și pace !

5.3.Construcția tabelului pentru buget. După ce deschidem o nouă agendă pe care o denumim “Cheltuieli” înscriem

capul de tabel și tipurile de cheltuieli la care ne așteptăm:

Fig.48.Inițierea tabelului pentru buget.

Pe timpul pregătirii datelor am găsit o lista de tipuri de cheltuieli pe care o

redăm acum în întregime , din motive de spațiu nu a putut fi prezentată în Fig.48, iat-

o : Carne, Fructe, Legume , Lactate, Mezeluri , Bacanie , Semipreparate , Paine, Haine,

Vacanta, Tigari, Bautura, Curent, Apa, Mobil, Gaze, Restaurant, Motorina,

CabluTVNet, Distractie, Scoala, Cultura și Venit.

5.4. Atașare lista de cheltuieli la coloana “Tip chelt.” Pentru aceasta revedeți mai întâi mecanismul prezentat în capitolul precedent

pentru crearea listei de domenii, apoi poziționați-vă în celula H5 care va fi prima ce va

face trimitere la lista ce începe în K5. Sursa pentru tipurile de cheltuieli se găsește prin

textul “=$K$5:$K$27”; pentru a o lărgi fără dureri de cap, în cazul în care în cursul

completării desemnați noi tipuri de cheltuieli, modificați și puneți să zicem

“=$K$5:$K$104”, adică va asteptati la 100 de categorii de cheltuieli. Mai departe

treceți la copierea mecanismului de formatare a celulei H5 la 100 celule de dedesubt.

5.5.Inserarea listelor de cumpărături făcute în trecut. Odată ce sunteți maeștri în crearea listelor de cumpărături făcute înainte de a

pleca la piață sau hypermarket veți dori să nu scrieți rezultatele de două ori așa că e

nevoie să aducem datele din agenda dedicată listelor de cumpărături zilnice în cea de

față. Iată cum faceți :

56

Fig.49. Inserarea datelor între agende(partea I).

Fig.50. Inserarea datelor între agende(partea a II-a.

57

5.6. Inserarea automată a datelor de cumpărare. Așa cum bănuiți înscrierea automată a datei “01.02.2012” se face ca la

obținerea de numere consecutive (Fig.44.) cu diferența că aici nu avem nevoie de pas

și indicăm agendei ca prin copiere să păstrăm aceleași date:

Fig.51.Inserarea unei aceleași date calendaristice.

5.7. Înscrierea numelui lunii în care s-a făcut cheltuiala. Așa cum am spus mai sus, informația referitoare la luna în care s-a făcut

cheltuiala nu trebuie s-o introducem de la tastatură ci se depistează automat din data

plății folosind formula afișată în Fig.52. după care desigur copiem această celulă în

câte vrem dedesubt. Ne este necesar să știm exact numele lunii pentru că în acest fel

calculele și prezentarea acestora ne apare mai sugestiv.

Fig.52. Inserare formula pentru afișare denumire luna.

58

5.8. Completarea listei de cheltuieli. Ca să terminăm cu inserarea automată, înscriem pentru “Nr.Crt” numere

consecutive așa cum am amintit mai devreme, după care rând pe rând, introducem

tipul de cheltuială corespunzator listei preconstruite. Reamintesc, dacă vrem să

introducem un alt tip o putem face în coloana din dreapta “Tip cheltuieli”.

Cheltuielile le puteți introduce așa cum vin, adică periodic adăugați la sfârșit

iar dacă va reamintiți într-o zi că mai trebuia să băgați ceva (de exemplu sunteți în

aprilie și vă aduceți aminte de impozitul din ianuarie), o puteți face tot așa la sfârșit

având grijă să copiați mecanismele prezentate mai sus(“Luna”, “Tip chelt.”).

Dacă doriți, puteți să refaceți mecanismul “Data scadentă” prezentat în

capitolul legat de inventariere pentru a vedea când o factură trebuie neapărat de

plătit.

Nu uitați să introduceți rândurile referitoare la venituri (Data Plata ar putea

însemna aici data în care primiți salariul). Pentru testarea soluției de față am introdus

un număr de 111 cheltuieli corespunzătoare lunilor februarie și martie 2012, iată o

bucățică din acestea.

59

Fig.53. Lista de cheltuieli la un moment dat.

60

5.9.Cum pregătesc centralizarea datelor. Așa cum ne-am propus, odată ce avem aceste date vrem să le centralizăm și

să însumăm valorile financiare pe diverse criterii între care cele mai importante sunt:

pe tipuri de cheltuieli;

pe luni calendaristice;

Cu alte cuvinte am dori să obținem niște lucruri ca în imaginea de mai jos:

Fig.54.Valori financiare însumate pe diverse criterii.

Cum vedeți figura 54 , în chenarul roșu pe verticală sunt afișate cheltuielile

însumate pe acele categorii în luna februarie care se scad din veniturile pe aceeași

lună rezultând disponibilul financiar în zona “Grand Total” adică 328,48 lei. Pe

orizontală în chenarul roșu sunt prezentate cheltuielile din categoria “Lactate” făcute

în lunile pentru care am înscris date, de asemenea, totalul acestora (239,95 lei) fiind

afișat în coloana “Grand Total”.

61

5.10. Ce este tabelul pivot

Mecanismul Excel care vă ajută să faceți totalizarile de mai sus se numește

“PivotTable” și se poate activa cu click pe zona încercuită cu roșu și apoi pe cea cu

chenar roșu din Fig.55.

Fig.55. Activare PivotTable.

Fig.55.1. Configurarea sursei de date și poziționarea tabelului pivot.

După ce activăm tabelul pivot trebuie să-i indicăm :

Sursa de date dispusă în chenarul roșu; Excel sesizează un tabel pe care-l

precizează în notația ‘Cheltuieli 2012’!$A$4:$I$115 adică tabelul se găsește în

62

foaia de calcul cu numele “Cheltuieli 2012” și are colțul din stânga sus din

celula A4 și colțul din dreapta jos I115;

Unde să ducă tabelul cu totalizări :

o se poate face într-o noua foaie de calcul (zona încercuită cu roșu pe

care o și alegem) sau

o în aceeași foaie de calcul dacă este suficient loc.

Așa că Excelul ne duce într-o foaie de calcul care arată așa:

Fig.55.2.Poziționarea tabelului pivot.

În zona cu chenar roșu va fi văzut tabelul pivot, iar lista de coloane găsită de

Excel va putea fi direcționată în locuri încercuite astfel:

63

în “Row Labels” vom avea informațiile pe linie adică în cazul nostru “Tip

chelt”;

în “Column Labels” avem lunile calendaristice pe coloane adică “Luna”;

iar în “Values” vom avea coloanele care pot participa în calcule în cazul nostru

“Valoare”,

așa că selectăm pe rând câmpurile cu chenar albastru apoi cu buton stânga apăsat le

ducem în zonele încercuite cu roșu:

Fig.55.3.Construirea tabelului pivot.

Am ajuns aproape de tabelul din Fig.54., ca să terminăm nu am mai face decât

niște operații de formatare de tabel. Aș vrea să insistăm însă asupra acestui mecanism

de tabel pivot.

Dacă vă poziționați cu mouse-ul în afara zonei tabelului pivot, lista de câmpuri

(“PivotTable Field List” din dreapta figurii 55.3) dispare și veți avea în față doar tabelul

pivot, ca să reveniți la aceasta faceți click în tabelul pivot.

5.11.Îmbunătățirea soluției pentru gestionarea bugetului.

Așa cum ne-am propus în această carte avem de rezolvat problema noastră

de buget așa că mergem mai departe și căutăm soluție la întrebarea “Dacă lista de

cheltuieli se extinde , se reflectă acest lucru în totalizările noastre ?”

64

Mai sus, spuneam că sursa de date ce furnizează informație pentru tabelul

pivot era dată de textul ‘Cheltuieli 2012’!$A$4:$I$115, adică e vorba de 111 linii plus

capul de tabel. Procedăm exact ca la desemnarea listei de tipuri de cheltuieli și mărim

valoarea de la 115 la, să spunem, 1000, astfel

Fig.55.4.Modificare sursă tabel pivot (partea I)

Fig.55.5.Modificare sursă tabel pivot (partea a II-a)

65

Fig.55.6. Tabelul pivot cu noua sursă de date

În cazul de față reîmprospătarea sursei de date se face automat însă dacă

vreți să reîmprospătați datele din tabelul pivot trebuie click dreapta în zona tabel

pivot și apoi click pe Refresh (încercuit cu roșu în figura 55.6).

Excel a sesizat că apar două noi câmpuri de tip ”(blank)” adică spațiu gol, ceea

ce e firesc pentru că sursa de date se întinde și pe zone albe. Ca să eliminăm rândul

(blank) iată cum facem :

Fig.55.7. Eliminare rând (blank)

66

În mod similar procedăm la eliminarea coloanei “(blank)” numai că (vezi

Fig.55.6) umblăm pe butonul de la “Column Labels” în loc de “Row Labels”.

Mai departe, dacă dorim să rafinăm prezentarea situației cheltuielilor

adăugăm și câmpul “Denumire” în zona “Row Labels”, iată ce apare

Fig.55.8.Rafinarea situației cheltuielilor.

După cum sesizați în figura 55.8, prin rafinare înțeleg să văd exact ce cheltuieli

se află în spatele unor categorii de cheltuieli; dacă dorim să vedem cheltuielile din

spatele categoriei “Carne” nu facem decât click pe semnul “+” încercuit cu roșu iar ca

să revenim și să avem numai rezultatele pe tipuri click pe semnul “-”.

Dacă vreau să renunț la rafinare și să revin la ce era înainte select “Denumire”

din zona încercuită cu roșu mai sus, cu butonul de mouse apăsat , îl duc inapoi în lista

de câmpuri de deasupra.

Nu terminăm până nu subliniem utilitatea tabelului final rezultat prin

mecanismul tabel pilot. Așa cum vedeți în figura 55.8 pe lânga totalizările pe

cheltuieli, care vă permit să vedeți de unde mai puteți tăia eventual, avem în zona

”Grand Total” de pe orizontală disponibilul financiar, pe lunile luate în vedere. Așa că,

urmărit zi de zi acest tabel, știți câți bani puteți folosi pentru cheltuieli noi (tabelul ne

spune că mai putem face cheltuieli de maxim 363,28 lei fără cei de sub saltea).

67

Epilog Suntem toți adunați la Costică.

-Fraților, o făcurăm și p-asta, spusei cu glas tare, terminarăm ”Cartea

războiului cu risipa”.

-Înseamnă că fiecare dintre familiile noastre și-a sporit economiile, adăugă

Tinel.

-De astăzi, vom putea îndesi sedințele noastre de lucru, hotărâ Marinică,

pentru că iată, sunt foarte profitabile și din mâinile noastre ies numai lucruri bune !

-Așa să fie și la mulți ani !, încheie Costică.

-La mulți ani (de încă trei ori)!.

Sperăm că în această cărticică ieșită din popor pentru poporul cel larg

românesc n-a enervat prin caracterul expunerii direcționat spre începători.

Într-o gospodărie ai multe lucruri de făcut însă ne-am oprit doar la cele patru,

spuse pe scurt cumpărături, renovare, inventariere și cheltuieli pentru că de acestea

se lovește mai des o familie obișnuită, însă cu aceleași mijloace Excel prezentate aici

mai puteți urmări cu exactitate evoluția consumului de apa, gaze, curent (întreținerea

la bloc) astfel ca să puteți descoperi risipa oriunde ar fi ea și să știți de unde puteți

tăia. Merită efortul (acela de a înscrie periodic date în agende Excel) în condițiile în

care criza mușcă din ce în ce mai tare din popor!.

68

Contact

Chiar daca se pare că această lucrare este dată anonimă nu uitați că o

semnăm cu cele patru nume și mai adăugăm în plus o adresă de e-mail de contact

excel@diadmin.ro

unde puteți

trimite întrebări;

sugera tot felul de lucrări gospodărești la care credeți că ajută utilizarea

calculatorului (nu neapărat Excel);

face , mai ales, cereri pentru suplimentarea tirajului;

În final sperăm că ne puteți da idei strălucite, motive pentru a ne putea întâlni

și mai departe, în liniște creatoare, noi cei patru, Gică, Tinel, Marinică și Costică.