DESFURAREA ACTIVITILOR N VEDEREA COMPLETRII FONDULUI DE DOCUMENTE

Achiziia documentelor de bibliotec trebuie s in cont la stabilirea titlurilor i a numrului de exemplare ce urmeaz a fi achiziionat din fiecare titlu, de solicitrile utilizatorilor bibliotecii precum i de domeniile specifice coleciilor bibliotecii. Achiziia presupune ntocmirea comenzilor, ntocmirea documentelor justificative necesare obinerii finanrii (Propunere de angajare a unei cheltuilei, Fia tehnic a produsului, Solicitare de includere n planul anual de investiii), expedierea comenzilor ferme ctre furnizori, primirea i verificarea documentelor livrate.

ntocmirea comenzilor presupune preselecia titlurilor documentelor necesare completrii coleciilor bibliotecii utiliznd: cataloage tiprite sau on-line ale editurilor i furnizorilor de periodice precum i alte forme de informare existente; compararea titlurilor documentelor care urmeaz a fi achiziionate cu fondul existent prin consultarea cu atenie a cataloagelor Bibliotecii UTCN; stabilirea ponderii tipurilor de documente ce urmeaz a fi achiziionate n funcie de buget, cerinele utilizatorilor; stabilirea categoriilor de documente. Pentru a comanda un document solicitantul trebuie s completeze Referatul de achiziie (Referatul de achizitie pentru carti, Referatul de achizitie pentru reviste) care se transmite Compartimentului completarea colectiilor, organizarea fondului de documente, schimb intern i internaional din cadrul Bibliotecii UTCN.

Cand achizitia publicatiilor se face din proiecte, documentele necesare pentru achizitie sunt: Referatul de achizitie + PAC + PAA. Solicitarea achizitie se face cu cel putin 60 zile inainte de incheierea contractului.

Cand achizitia se face pentru biblioteca (cartile autorilor scoase la alte edituri in afara de UT PRESS) documentul necesare este referatul de achizitie.

ntocmirea actelor justificative necesare obinerii finanrii: ntocmirea Propunerii de

angajare a unei cheltuieli, ntocmirea Fiei tehnice a documentelor ce urmeaz a fi achiziionate, aceast fi va conine lista documentelor ce trebuie achiziionate, pentru fiecare document este obligatoriu s se precizeze: autor, titlu, an de apariie, editura, ISBN pentru cri, respectiv ISSN pentru puiblicaii seriale, numrul de exemplare ce urmeaz a fi achiziionat, ntocmirea solicitrii de includere in Planul anual de achiziii.

Expedierea comenzilor ferme ctre furnizori se face numai dup ce toat documentaia

justificativ necesar obinerii finanrii a fost aprobat. Transmiterea comenzilor ctre furnizori se face prin e-mail, fax, telefonic sau prin deplasare la furnizori. Se solicit confirmarea verbal sau scris a primirii comenzii.

Primirea i verificarea comenzilor presupune recepionarea comenzilor la livrarea lor

de ctre furnizori prin confruntarea cu actele nsoitoare (facturi, chitane fiscale sau procese-verbale). Dac se constat c exist neconcordane ntre documentele livrate i actele nsoitoare (numr de exemplare sau pre) se comunic furnizorului in timpul cel mai scurt aceste neconcordane pentru remedierea lor. Se verific integritatea fizic a documentelor achizitionate n vederea nlocuirii celor defecte prin semnalarea situaiei la furnizor.

Se intocmete Ordonanarea de plat, care impreun cu factura, chitana fiscal sau

procesul-verbal, pe care se aplic tampila de recepie, tampil pe care se trece numrul de inregistrare a facturii, chitanei fiscale sau a procesului-verbal in RMF precum i numerele de inventar ale documentelor recepionate i data recepionrii acestora, i tampila de conformitate semnat de Directorul Bibliotecii, i cu actele justificative elaborate in vederea obinerii finanrii se predau Serviciului Contabilitate pentru a se efectua plata ctre furnizor.

n cazul n care cadrele didactice, doctoranzii sau cercettorii din cadrul UTCN

achiziioneaz documente, din fonduri proprii, care se recepioneaz tot prin Biblioteca UTCN, pentru a efectua recepia acetia trebuie s prezinte Compartimentului completarea, organizarea fondului de documente, schimb intern i internaional urmtoarele: documentele achiziionate, factura sau chitana fiscal i un extrs de cont n cazul n care plata s-a efectuat prin card bancar.

n cazul n care se achiziioneaz documente aprute n cadrul Editurii UTPress, recepia acestora se face n baza unui proces-verbal de achiziie care se ntocmete in dublu exemplar: un emeplar al acestui proces-verbal, Ordonanarea de plat i actele justificative ntocmite pentru obinerea finanrii se predau Serviciului Contabilitate pentru a se efectua plata ctre Editura UTPress.

REFERAT DE ACHIZITIE PENTRU CARTI

Subsemnatul..cadru didactic la Universitatea Tehnica din Cluj-Napoca, Facultatea de

Solicit achizitionarea de catre Biblioteca Universitatii Tehnice din Cluj-Napoca, a urmatoarele publicatii: Nr. Crt.

Autor Titlu Nr. bucati ISBN

Mentionez ca aceste publicatii sunt deosebit de necesare si utile in procesul didactic din universitatea noastra, unui numar de cca studenti, proveniti de la facultatea de.., publicatia este cuprinsa in (plan editorial, bibliografie obligatorie, bibliografie facultativa) a . (catedrei, facultatii, disciplinei). Publicatiile pot fi achizitionate prin comanda ferma de la : ......................................................................................................... Data Solicitant Semnatura

REFERAT DE ACHIZITIE PENTRU REVISTE

Subsemnatul..cadru didactic la Universitatea Tehnica din Cluj-Napoca, Facultatea de

Solicit achizitionarea de catre Biblioteca Universitatii Tehnice din Cluj-Napoca, a urmatoarele publicatii: Nr. Crt.

Autor Titlu Nr. bucati ISSN

Mentionez ca aceste publicatii sunt deosebit de necesare si utile in procesul didactic din universitatea noastra, unui numar de cca studenti, proveniti de la facultatea de., publicatia este cuprinsa in (plan editorial, bibliografie obligatorie, bibliografie facultativa) a . (catedrei, facultatii, disciplinei). Publicatiile pot fi achizitionate prin comanda ferma de la : Data Solicitant Semnatura