D I S P U N E - gheorghedojail.ro

ROMÂNIA JUDEŢUL IALOMIŢA COMUNA GHEORGHE DOJA

D I S P O Z I Ţ I Eprivind monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a implementării şi dezvoltării

sistemului de control intern managerial, la nivelul Aparatului de specialitate al Primarului Comunei Gheorghe Doja, judeţul Ialomiţa

Primarul comunei Gheorghe Doja, judeţul Ialomiţa,Având în vedere: - prevederile O.G. nr. 119 din 31 august 1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv,

republicată;- prevederile Ordinului nr. 600 din 20 aprilie 2018 privind aprobarea Codului controlului intern

managerial al entităţilor publice;- prevederile art. 12 alin. (5) şi art. 13 lit. c), lit. e) şi lit. h) din Legea nr. 672 din 19 decembrie 2002

privind auditul public intern, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;- prevederile art. 24 din Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi

completările ulterioare;- prevederile Dispoziţiei nr. 156 din 31.07.2017 privind organizarea şi exercitarea controlului financiar

preventiv la nivelul comunei Gheorghe Doja, judeţul Ialomiţa;Examinând:- raportul nr. 183 din 21.01.2019 al secretarului comunei Gheorghe Doja;În temeiul art. 61 alin. (2), art. 68 alin. (1) şi art. 115 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 215/2001 privind

administraţia publică locală, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

D I S P U N E:

Art. 1 – (1) Se constituie Comisia pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumareametodologică a implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial din cadrulAparatului de specialitate al Primarului Comunei Gheorghe Doja, judeţul Ialomiţa, conform Anexeinr. 1 ce face parte integrantă din prezenta.

(2) Se stabileşte Regulamentul de organizare şi funcţionare a Comisiei pentrumonitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a implementării şi dezvoltării sistemuluide control intern managerial din cadrul Aparatului de specialitate al Primarului Comunei GheorgheDoja, judeţul Ialomiţa, conform Anexei nr. 2 ce face parte integrantă din prezenta.

Art. 2 – Se stabilesc Standardele de control intern managerial la nivelul Aparatului despecialitate al Primarului Comunei Gheorghe Doja, judeţul Ialomiţa, conform Anexei nr. 3 ce faceparte integrantă din prezenta.

Art.3 - (1) Se constituie Echipa de Gestionare a Riscurilor la nivelul Aparatului despecialitate al Primarului Comunei Gheorghe Doja, judeţul Ialomiţa, conform Anexei nr. 4 ce faceparte integrantă din prezenta.

(2) Se aprobă Regulamentul de organizare şi funcţionare a Echipei de Gestionare aRiscurilor la nivelul Aparatului de specialitate al Primarului Comunei Gheorghe Doja, judeţulIalomiţa, conform Anexei nr. 5 ce face parte integrantă din prezenta.

Art. 4 – Se stabileşte Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial lanivelul Aparatului de specialitate al Primarului Comunei Gheorghe Doja, judeţul Ialomiţa, conformAnexei nr. 6 ce face parte integrantă din prezenta.

Art. 5 – Persoanele nominalizate la art. 1 şi art. 3 vor aduce la îndeplinire prezenta dispoziţie.Art. 6 - Secretarul comunei va comunica prezenta dispoziţie persoanelor nominalizate la art. 1

şi Instituţiei Prefectului – judeţul Ialomiţa şi o va aduce la cunoştinţă publică prin afişare la sediulConsiliului Local al comunei Gheorghe Doja şi pe site www.gheorghedojail.ro.

Primar, Avizat pentru legalitate Ion Mihai Secretar,

Praf Monica Nr. 4Iniţiată la GHEORGHE DOJA

http://www.gheorghedojail.ro/

Astăzi, 21.01.2019

Anexa nr. 1 la Dispoziţia nr. 4 din 21.01.2019

Comisia pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a implementării şi dezvoltării sistemului de control intern/managerial

Preşedinte: Ion Mihai, Primar

Coordonatori: - Vlăsceanu Puiu, Viceprimar - Praf Monica, Secretar

Membrii:

Denumire compartiment Nume şi prenume FuncţiaCompartimentContabilitate

Dorobanţu Gilica Inspector

Ion Marilena InspectorFrîncu Cornelia Inspector

CompartimentAsistenţă socială

Praf Gică Inspector

Compartiment Urbanism

Miclea Odeta Inspector

Compartiment Cadastru

Radu Mariana-Laura Inspector

CompartimentAgricol

Fuerea-Stanciu Corina Referent

CompartimentAsistenţă medicală comunitară

Crivăţ Angelica -Ramona

Asistent medical comunitar

Compartiment Cultură, Sport, Protecţie Civilă/Tineret Bibliotecă, Biblionet

Gogoţ Clementin Consilier

Praf Corina ConsilierCompartiment Guard Văcărelu Maria Guard

Secretarul Comisiei: Cîrstea Daniela-Mihaela, Inspector, Compartiment Achiziţii publice şiResurse umane


Praf Monica


Regulamentul de organizare şi funcţionarea Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică

a implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial

Art. 1 Controlul intern managerial este definit ca reprezentând ansamblul formelor de control

exercitate la nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanta cuobiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în modeconomic, eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şiprocedurile.

Art.2 În cadrul Aparatului de specialitate al Primarului Comunei Gheorghe Doja, judeţul Ialomiţa,

este constituită Comisia pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a implementăriişi dezvoltării sistemului de control intern managerial, în baza Dispoziţiei Primarului comunei GheorgheDoja, judeţul Ialomiţa.

Art.3 Obiectivele generale ale controlului intern managerial sunt următoarele:

- realizarea, la un nivel corespunzător de calitate, a atribuţiilor instituţiilor publice, stabilite înconcordanta cu propria lor misiune, în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şi eficientă; - protejarea fondurilor publice împotriva pierderilor datorate erorii, risipei, abuzului sau fraudei; - respectarea legii, a reglementărilor şi deciziilor conducerii; - dezvoltarea şi întreţinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare şi difuzarea datelor şi informaţiilor financiare şi de conducere, precum şi a unor sisteme şi proceduri de informarepublică adecvată prin rapoarte periodice.

Art.4 Cerinţele generale de control intern/managerial sunt, în principal, următoarele:

- asigurarea îndeplinirii obiectivelor generale prevăzute la art. 3 prin evaluarea sistematica şimenţinerea la un nivel considerat acceptabil a riscurilor asociate structurilor, programelor, proiectelorsau operaţiunilor; - asigurarea unei atitudini cooperante a personalului de conducere şi de execuţie, acesta avândobligaţia să răspundă în orice moment solicitărilor conducerii şi să sprijine efectiv controlulintern/managerial; - asigurarea integrităţii şi competentei personalului de conducere şi de execuţie, a cunoaşterii şiînţelegerii de către acesta a importantei şi rolului controlului intern/managerial; - stabilirea obiectivelor specifice ale controlului intern/managerial, astfel încât acestea să fieadecvate, cuprinzătoare, rezonabile şi integrate misiunii instituţiei şi obiectivelor de ansamblu aleacesteia; - supravegherea continua de către personalul de conducere a tuturor activităţilor şi îndeplinireade către personalul de conducere a obligaţiei de a acţiona corectiv, prompt şi responsabil ori de câte ori

se constata încălcări ale legalităţii şi regularităţii în efectuarea unor operaţiuni sau în realizarea unoractivităţi în mod neeconomic, ineficace sau ineficient. Art.5

Cerinţele specifice de control intern/managerial sunt, în principal, următoarele: - reflectarea în documente scrise a organizării controlului intern/managerial, a tuturoroperaţiunilor instituţiei şi a tuturor evenimentelor semnificative, precum şi înregistrarea şi păstrarea înmod adecvat a documentelor, astfel încât acestea să fie disponibile cu promptitudine pentru a fiexaminate de către cei în drept; - înregistrarea de îndată şi în mod corect a tuturor operaţiunilor şi evenimentelor semnificative; - asigurarea aprobării şi efectuării operaţiunilor exclusiv de către persoane special împuterniciteîn acest sens; - separarea atribuţiilor privind efectuarea de operaţiuni între persoane, astfel încât atribuţiile deaprobare, control şi înregistrare să fie, într-o măsura adecvată, încredinţate unor persoane diferite; - asigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile; - accesarea resurselor şi documentelor numai de către persoane îndreptăţite şi responsabile înlegătura cu utilizarea şi păstrarea lor.

Art.6Preşedintele Comisiei de monitorizare emite ordinea de zi a şedinţelor, asigură conducerea

şedinţelor şi elaborează minutele şedinţelor şi hotărârile comisiei. Art.7

Comisia de monitorizare:- coordonează procesul de actualizare a obiectivelor şi a activităţilor la care se ataşează

indicatori de performanţă sau de rezultat pentru evaluarea acestora; - analizează şi prioritizează riscurile semnificative, care pot afecta atingerea obiectivelorgenerale ale funcţionării entităţii publice, prin stabilirea limitelor de toleranţă la risc, anual, aprobate decătre conducerea entităţii, care sunt obligatorii şi se transmit tuturor compartimentelor pentru aplicare; - analizează şi avizează procedurile formalizate şi le transmit spre aprobare conducătoruluientităţii publice; - analizează, în vederea aprobării, informarea privind monitorizarea performanţelor la nivelulentităţii, elaborată de secretarul Comisiei de monitorizare, pe baza raportărilor anuale privindmonitorizarea performanţelor anuale, de la nivelul compartimentelor. - analizează, în vederea aprobării, informarea privind desfăşurarea procesului de gestionare ariscurilor, elaborată de Echipa de gestionare a riscurilor, pe baza raportărilor anuale, de la nivelulcompartimentelor;

- elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial.Art.8(1) Obiectivele, activităţile, acţiunile, responsabilităţile, termenele, precum şi alte componente

ale măsurilor de control luate, se cuprind în Programul de dezvoltare, care se actualizează, anual. (2) În Programul de dezvoltare se evidenţiază, în mod distinct, acţiunile de perfecţionareprofesională, atât pentru persoanele cu funcţii de conducere, cât şi pentru cele cu funcţii de execuţieprin cursuri organizate de către Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici sau de alte organisme deinteres public abilitate.

Art.9Procedurile sau alte documente ale organismelor internaţionale, în raport cu structurile

aparatului de specialitate al primarului comunei Gheorghe Doja, prevalează faţă de prevederileprezentului Regulament.


Praf Monica


Standardele de control intern/managerial

I. Lista standardelor de control intern managerial

a) Mediul de control: ● Standardul 1 - Etica şi integritatea ● Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini ● Standardul 3 - Competenţa, performanţa ● Standardul 4 - Structura organizatorică

b) Performanţe şi managementul riscului: ● Standardul 5 - Obiective ● Standardul 6 - Planificarea ● Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor ● Standardul 8 - Managementul riscului

c) Activităţi de control: ● Standardul 9 - Proceduri ● Standardul 10 - Supravegherea ● Standardul 11 - Continuitatea activităţii

d) Informarea şi comunicarea: ● Standardul 12 - Informarea şi comunicarea ● Standardul 13 - Gestionarea documentelor ● Standardul 14 - Raportarea contabilă şi financiară

e) Evaluare şi audit: ● Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern managerial ● Standardul 16 - Auditul intern

II. Descrierea standardului/ Cerinţe generale/ Referinţe principale/Activităţi necesare/Documente, elemente justificative

Standardul 1 Etica şi integritatea

1.1. Descrierea standardului Conducerea şi salariaţii entităţii publice cunosc şi susţin valorile etice şi valorile entităţii,respectă şi aplică reglementările cu privire la etică, integritate, evitarea conflictelor de interese,prevenirea şi raportarea fraudelor, actelor de corupţie şi semnalarea neregulilor.

1.2. Cerinţe generale 1.2.1. Conducerea entităţii publice sprijină şi promovează, prin deciziile sale şi prin putereaexemplului personal, valorile etice, integritatea personală şi profesională a salariaţilor. 1.2.2. Conducerea entităţii publice adoptă un cod de conduită, dezvoltă şi implementează politici şiproceduri privind integritatea, valorile etice, evitarea conflictelor de interese, prevenirea şi raportareafraudelor, actelor de corupţie şi semnalarea neregulilor. 1.2.3. Conducerea entităţii publice înlesneşte comunicarea deschisă de către salariaţi a preocupăriloracestora în materie de etică şi integritate, prin desemnarea unui consilier de etică care să monitorizezerespectarea normelor de conduită la nivelul entităţii. 1.2.4. Acţiunea de semnalare de către salariaţi a neregulilor trebuie să aibă un caracter transparentpentru eliminarea suspiciunii de delaţiune şi trebuie privită ca exercitarea unei îndatoriri profesionale. 1.2.5. Salariaţii care semnalează nereguli de care, direct sau indirect, au cunoştinţă sunt protejaţiîmpotriva oricăror discriminări, iar conducătorii au obligaţia de a întreprinde cercetările adecvate, înscopul elucidării celor semnalate şi de a lua, dacă este cazul, măsurile ce se impun. 1.2.6. Conducerea şi salariaţii entităţii publice au o abordare constructivă faţă de controlul internmanagerial, a cărui funcţionare o sprijină în mod permanent. 1.2.7. Declararea averilor, intereselor şi bunurilor primite cu titlu gratuit se realizează de către toţifactorii vizaţi, în conformitate cu prevederile legale.

1.3. Referinţe principale - Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduită a funcţionarilor publici, republicată; – Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduită a personalului contractual din autorităţile şiinstituţiile publice; – Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, cumodificările şi completările ulterioare; – Legea nr. 115/1996 pentru declararea şi controlul averii demnitarilor, magistraţilor, a unor persoanecu funcţii de conducere şi de control şi a funcţionarilor publici, cu modificările şi completărileulterioare; – Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilorpublice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei, cu modificărileşi completările ulterioare; – Legea nr. 176/2010 privind integritatea în exercitarea funcţiilor şi demnităţilor publice, pentrumodificarea şi completarea Legii nr. 144/2007 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea AgenţieiNaţionale de Integritate, precum şi pentru modificarea şi completarea altor acte normative, cumodificările ulterioare; – Legea nr. 184/2016 privind instituirea unui mecanism de prevenire a conflictului de interese înprocedura de atribuire a contractelor de achiziţie publică; – Legea nr. 251/2004 privind unele măsuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit cu prilejulunor acţiuni de protocol în exercitarea mandatului sau a funcţiei; – Legea nr. 571/2004 privind protecţia personalului din autorităţile publice, instituţiile publice şi dinalte unităţi care semnalează încălcări ale legii; – Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare lanivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative,aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare;

– Hotărârea Guvernului nr. 583/2016 privind aprobarea Strategiei naţionale anticorupţie pe perioada2016-2020, a seturilor de indicatori de performanţă, a riscurilor asociate obiectivelor şi măsurilor dinstrategie şi a surselor de verificare, a inventarului măsurilor de transparenţă instituţională şi de prevenirea corupţiei, a indicatorilor de evaluare, precum şi a standardelor de publicare a informaţiilor de interespublic; – Hotărârea Guvernului nr. 1.344/2007 privind normele de organizare şi funcţionare a comisiilor dedisciplină, cu modificările şi completările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 525/2016 pentru aprobarea Strategiei privind dezvoltarea funcţiei publice2016-2020, cu modificările ulterioare; – Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiarpreventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – Ordinul preşedintelui Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici nr. 4.108/2015 pentru aprobareaprocedurii privind completarea şi transmiterea informaţiilor privind respectarea normelor de conduită decătre funcţionarii publici şi implementarea procedurilor disciplinare în cadrul autorităţilor şi instituţiilorpublice*); – Codul de conduită al entităţii publice.

Activităţi necesare Documente, elemente justificative

Luarea la cunoștință de către personalul entității a

prevederilor Legii nr. 7/2004 privind Codul de conduită a

funcționarilor publici și a Legii nr. 477/2004 privind

Codul de conduită a personalului contractual dinautorităţile şi instituţiile publice, după caz.

Proces verbal de instruire a personalului;

Elaborarea Codului de conduită la nivelul entității publice.

Cod de conduită;

Postarea Codului de conduită pe site-ul al instituţiei site-ul instituţiei Desemnarea unui consilier de etică din cadrulcompartimentului resurse umane, conform Legiinr.7/2004.

Dispoziţia de numire a consilierului deetică;

Întocmirea de rapoarte trimestriale privind respectareanormelor de conduită de către funcţionarii publici din

cadrul entității publice și transmiterea acestora la Agenţia

Naţională a Funcţionarilor Publici,

Raport de monitorizare a respectării

normelor de conduită la nivelul entitățiipublice întocmit de consilierul de etică;

Asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilorpublice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri,prevenirea corupţiei, conform Legii nr. 161/2003, cumodificările și completările ulterioare și aducerea lacunoștință prin mijloace electronice sau scrise a legislațieiprivind conflictul de interese şi a regimuluiincompatibilităţilor.

Declarație de avere;

Declarație de interes;

Constituirea comisiei de disciplină prin act administrativ

al conducătorului entității, Dispoziţia de constituire a comisiei dedisciplină

Standardul 2Atribuţii, funcţii, sarcini

2.1. Descrierea standardului Conducerea entităţii publice asigură întocmirea şi actualizarea documentului privind misiuneaentităţii publice, a regulamentelor interne şi a fişelor posturilor, pe care le comunică salariaţilor.

2.2. Cerinţe generale 2.2.1. Regulamentul de organizare şi funcţionare al entităţii publice cuprinde într-o manierăintegrală, după caz, reglementări generale, rolul şi funcţiile entităţii, atribuţiile principale, structuraorganizatorică, relaţiile funcţionale, competenţe şi atribuţii ale compartimentelor; regulamentul sepublică pe pagina de internet a entităţii publice, după posibilităţi. 2.2.2. Fiecare salariat trebuie să cunoască misiunea şi viziunea entităţii, obiectivele generale şispecifice ale entităţii publice şi ale compartimentului din care face parte, rolul său în cadrulcompartimentului, stabilit prin fişa postului, precum şi atribuţiile postului pe care îl ocupă. 2.2.3. Conducătorii compartimentelor entităţii publice au obligaţia de a întocmi şi de a actualiza, oride câte ori este cazul, fişele posturilor pentru personalul din subordine. 2.2.4. Sarcinile/Atribuţiile postului trebuie să fie clar formulate şi strâns relaţionate cu obiectivelespecifice şi atribuţiile compartimentului. 2.2.5. Conducătorii compartimentelor entităţii publice trebuie să identifice sarcinile noi şi/sau cu ungrad de complexitate ridicat ce revin salariaţilor şi să le acorde sprijin în realizarea acestora, oferindu-leo viziune concretă de lucru. 2.2.6. Conducătorul entităţii publice dispune identificarea funcţiilor sensibile pe baza unor factori derisc, centralizarea acestora la nivelul entităţii publice şi stabilirea unei politici adecvate de gestionare aacestora prin elaborarea unor măsuri, astfel încât efectele negative asupra activităţilor desfăşurate încadrul entităţii publice să fie minime.

2.3. Referinţe principale - Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – Legea nr. 90/2001 privind organizarea şi funcţionarea Guvernului României şi a ministerelor, cumodificările şi completările ulterioare; – Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările şicompletările ulterioare; – Legea administraţiei publice locale nr. 215/2001, republicată, cu modificările şi completărileulterioare; – Legea nr. 365/2004 pentru ratificarea Convenţiei Naţiunilor Unite împotriva corupţiei, adoptată laNew York la 31 octombrie 2003; – Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare lanivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative,aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltareacarierei funcţionarilor publici, cu modificările şi completările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 557/2016 privind managementul tipurilor de risc;

– Hotărârea Guvernului nr. 525/2016 pentru aprobarea Strategiei privind dezvoltarea funcţiei publice2016-2020, cu modificările ulterioare; – Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 11/2004 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare încadrul administraţiei publice centrale, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 228/2004, cumodificările şi completările ulterioare; – Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 64/2003 pentru stabilirea unor măsuri privind înfiinţarea,organizarea, reorganizarea sau funcţionarea unor structuri din cadrul aparatului de lucru al Guvernului,a ministerelor, a altor organe de specialitate ale administraţiei publice centrale şi a unor instituţiipublice, aprobată cu modificări prin Legea nr. 194/2004, cu modificările ulterioare; – Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 21/2004 privind Sistemul Naţional de Management alSituaţiilor de Urgenţă, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 15/2005, cu modificările şicompletările ulterioare; – Legea nr. 481/2004 privind protecţia civilă, republicată, cu modificările ulterioare; – actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice.


Prezentarea, postarea, aducerea la cunoștință a actului

normativ de organizare și funcționare a entității publice.

Act normativ de organizare și funcționare

al entității publice;

Elaborarea ROF și ROI la nivelul entității publice.

Organigramă;

ROF și ROI elaborat;

Dispoziţie/ hotărâre de aprobare a ROF șiROI, după caz;

Luarea la cunoștință de către personalul entității a

prevederilor ROF și ROI și postarea acestora pe site-ul

intranet al entității.

Site instituţie;

Proces verbal de luare la cunoștință a

prevederilor ROF și ROI;

Elaborarea și actualizarea, în funcție de situație, a Act normativ de înființare și funcționare;

documentelor privind misiunea entității șicompartimentelor și atribuțiilor acestora

ROF;

Întocmirea fișelor de post (FP) și luarea acestora la

cunoștință de către personalul entității. Fișe de post elaborate, actualizate șisemnate de titularii posturilor;

Elaborarea procedurii de sistem privind funcțiile sensibile,

care cuprinde:

a) Inventarul funcțiilor sensibile;

b) Registrul cu salariații care ocupă funcții sensibile;

c) Planul pentru asigurarea diminuării riscurilor asociate

funcțiilor sensibile;

Listă func ții sensibile la nivelul

compartimentului;

Listă func ții sensibile la nivelul entitățiipublice;

Registrul salaria ților care ocupă funcțiisensibile la nivelul entității;

Plan pentru asigurarea diminuării

riscurilor asociate funcțiilor sensibile la

nivelul compartimentului; Plan pentru asigurarea diminuării

riscurilor asociate funcțiilor sensibile la

nivelul entității publice;

Procedură de sistem privind func țiilesensibile;

Standardul 3Competenţa, performanţa

3.1. Descrierea standardului Conducerea entităţii publice asigură ocuparea posturilor de către persoane competente, cărora leîncredinţează sarcini potrivit competenţelor, şi asigură condiţii pentru îmbunătăţirea pregătiriiprofesionale a salariaţilor. Performanţele profesionale ale salariaţilor sunt evaluate anual în raport cu obiectivele postului.

3.2. Cerinţe generale 3.2.1. Conducerea entităţii publice şi salariaţii dispun de cunoştinţele, abilităţile şi experienţacare fac posibilă îndeplinirea eficientă şi efectivă a sarcinilor/atribuţiilor, precum şi buna înţelegere şiîndeplinire a responsabilităţilor legate de controlul intern managerial. 3.2.2. Competenţa salariaţilor şi sarcinile încredinţate trebuie să se afle în echilibru permanent, pentruasigurarea căruia conducerea entităţii publice acţionează prin: - definirea cunoştinţelor şi deprinderilor necesare pentru fiecare loc de muncă; – conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare prestabilit; – identificarea nevoilor de pregătire profesională şi stabilirea cerinţelor de formare profesională încontextul evaluării anuale a salariaţilor, precum şi urmărirea evoluţiei carierei acestora; nevoile depregătire identificate sunt corelate cu rezultatele din rapoartele/fişele de evaluare a performanţelorprofesionale individuale.

3.2.3. Performanţele profesionale ale salariaţilor se evaluează cel puţin o dată pe an în raport cuobiectivele anuale individuale şi sunt discutate cu aceştia de către evaluator. 3.2.4. Conducătorii entităţilor publice asigură fiecărui salariat participarea la cursuri de pregătireprofesională în domeniul său de competenţă, conform legislaţiei în domeniu.

3.3. Referinţe principale - Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările şicompletările ulterioare; – Legea administraţiei publice locale nr. 215/2001, republicată, cu modificările şi completărileulterioare; – Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice, cumodificările şi completările ulterioare; – Legea nr. 490/2004 privind stimularea financiară a personalului care gestionează fonduricomunitare, cu modificările şi completările ulterioare; – Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare lanivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative,aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcţionarilor publici, cumodificările şi completările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare aprevederilor Ordonanţei Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesională a adulţilor, cumodificările şi completările ulterioare;

– Hotărârea Guvernului nr. 595/2009 pentru aplicarea Legii nr. 490/2004 privind stimulareafinanciară a personalului care gestionează fonduri comunitare, cu modificările şi completărileulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltareacarierei funcţionarilor publici, cu modificările şi completările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 1.021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculumvitae; – Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiarpreventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – Ordonanţa Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesională a adulţilor, republicată, cumodificările şi completările ulterioare.


Luarea la cunostință de către personalul

responsabil din cadrul compartimentului ResurseUmane a prevederilor Legii nr.188/1999,

republicată, privind statutul funcționarilor publici

și HG nr.911/2008 privind organizarea șidezvoltarea funcționarilor publici, cu referire în

special, la cariera personalului.

Fi șe post;

Elaborarea unei proceduri de sistem privindangajarea personalului, astfel încât ocupareaposturilor să se facă prin concursuri obiective, iar

personalul angajat să dețină cunoştinţele,

abilităţile şi experienţa necesară, care fac posibilăîndeplinirea eficientă şi efectivă a sarciniloraferente postului ocupat.

Plan de ocupare a posturilor; Procedură de sistem privind angajarea

personalului;

Luarea la cunoștință de către personalul

compartimentului specializat a prevederilorprocedurii de sistem - privind angajarea

Formular distribuire procedură; Site instituţie;

personalului și postarea acesteia pe site-ul

entității. Analiză de către fiecare conducător de

compartiment privind necesitatea posturilor șistabilirea cunoștințelor, abilităților, competențelor

necesare pentru fiecare loc de muncă.

Referat de necesitate ocupare posturi;

Fi șe de post;

Elaborarea Planului anual de ocupare a funcțiilor. Stat de func ții; Plan de ocupare a func țiilor;

Elaborarea Planului anual de pregătire

profesională a personalului și estimarea nevoilor

financiare pentru cursurile de formare.

Raport de identificare a nevoilor de pregătireprofesională;

Plan de pregătire profesională la nivelul entită țiipublice;

Rapoarte de evaluare a performan țelor

profesionale individualeElaborarea PS privind formarea profesională a

personalului entității publice.

PS aprobată;

Luarea la cunostință a personalului entității a PS

Site instituţie;

Proces verbal de luare la cuno ștință a salariaților

privind formarea profesională și postarea acesteia

pe site

privind prevederile PS privind formareaprofesională;

Elaborarea unei proceduri de sistem privindevaluarea personalului.

Procedură de sistem aprobată;

Luarea la cunoștință cu privire la PS privind

evaluarea personalului și postarea acesteia pe site-

ul entității.

Site instituţie;

Corelarea necesităților de formare profesională cu

rezultatele din Rapoartele de evaluare a

performanțelor profesionale individuale și cu

Planul anual de pregătire profesională apersonalului.


profesionale individuale;

Fi șe de post;

Planul anual de pregătire și formare profesională

a angajaților;

Stabilirea de către conducătorii compartimentelor

a indicatorilor de performanță asociați obiectivelor

și activităților și a unui sistem de monitorizare a

Indicatori de performan ță stabiliți de conducere

și luați la cunoștință de către angajați; Sistem de monitorizare a activită ților;

desfășurării activităților.

Elaborarea Rapoartelor de evaluare a

performanțelor profesionale individuale. Rapoarte de evaluare a performan țelor

profesionale individuale;

Asigurarea și punerea la dispoziție a logisticii

necesare pentru realizarea obiectivelor șiactivităților.

Logistică specifică activită ții compartimentului

(PC, laptop, imprimanta, fax, software-urispecializate etc.);

Participarea la cursuri de pregătire profesională pedomeniile de competenţă ale fiecărui salariat.

Documente de participare la curs; Certificat sau diplomă de absolvire curs;

Actualizarea dosarului profesional al personaluluiinclusiv cu certificatele de la cursurile de

perfecționare.

Dosar profesional personal;

Standardul 4Structura organizatorică

4.1. Descrierea standardului Conducătorul entităţii publice defineşte structura organizatorică, competenţele,responsabilităţile, sarcinile, relaţiile organizatorice şi comunică salariaţilor documentele specifice alestructurii organizatorice. Conducătorul entităţii publice stabileşte, în scris, limitele competenţelor şi responsabilităţilor pe carele deleagă, în conformitate cu cerinţele legale.

4.2. Cerinţe generale 4.2.1. Structura organizatorică trebuie stabilită în concordanţă cu misiunea şi cu scopul entităţii,astfel încât să sprijine procesul decizional printr-o delegare adecvată a responsabilităţilor şi săservească realizării în condiţii de eficienţă, eficacitate şi economicitate a obiectivelor stabilite. 4.2.2. În temeiul actului normativ privind organizarea şi funcţionarea entităţii publice, conducătorulentităţii publice aprobă structura organizatorică: departamente, direcţii generale, direcţii, servicii,birouri, compartimente. 4.2.3. Încadrarea cu personal de conducere şi personal de execuţie a compartimentelor se regăseşte înstatul de funcţii al entităţii şi se realizează cu respectarea concordanţei dintre natura posturilor şicompetenţele profesionale şi manageriale necesare îndeplinirii sarcinilor salariaţilor.

4.2.4. Competenţa, responsabilitatea, sarcina şi obligaţia de a raporta sunt atribute asociate postului;acestea trebuie să fie bine definite, clare, coerente şi să reflecte elementele avute în vedere pentrurealizarea obiectivelor entităţii publice. 4.2.5. Conducerea entităţii publice analizează periodic gradul de adaptabilitate a structuriiorganizatorice la modificările intervenite în interiorul şi/sau exteriorul entităţii publice. 4.2.6. În fiecare entitate publică, delegarea atribuţiilor se poate realiza prin regulamentul deorganizare şi funcţionare, fişele posturilor şi prin ordine/decizii exprese de a îndeplini anumiteoperaţiuni şi responsabilităţi. 4.2.7. Delegarea este condiţionată în principal de potenţialul şi gradul de încărcare cu sarcini aconducerii entităţii şi a salariaţilor implicaţi. Actul de delegare a atribuţiilor şi competenţelor este conform atunci când: - respectă raportul dintre complexitatea sarcinilor/atribuţiilor delegate şi cunoştinţele, experienţa şicapacitatea necesară efectuării actului de autoritate încredinţat; – sunt precizate în cuprinsul acestuia termenele-limită de realizare şi criteriile specifice pentruîndeplinirea cu succes a sarcinilor/atribuţiilor delegate; – sunt furnizate de către conducător toate informaţiile asupra responsabilităţii ce va fi încredinţată; – este confirmat, prin semnătură, de către salariatul căruia i s-au delegat sarcinile/atribuţiile. 4.2.8. Salariatul delegat răspunde integral de realizarea sarcinii, iar conducătorul care a delegat îşimenţine în faţa superiorilor responsabilitatea finală pentru realizarea acesteia. 4.3. Referinţe principale - Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările şicompletările ulterioare; – Legea administraţiei publice locale nr. 215/2001, republicată, cu modificările şi completărileulterioare; – Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare; – Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare; – Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare lanivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative,aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltareacarierei funcţionarilor publici, cu modificările şi completările ulterioare; – Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiarpreventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – Actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice; – Regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor şi organigrama entităţii publice.

Activităţi necesare Documente, elemente justificativeElaborarea organigramei structurii organizatorice a

entității publice în concordanță cu actul normativ

de organizare și funcționare.

Organigramă aprobată;

Luarea la cunoștință de către personalul entității a Proces verbal de luare la cuno ștință;

Organigramă; Site instituţie

prevederilor actului normativ de organizare și a

organigramei şi postarea pe site;

Elaborarea și actualizarea statului de funcții de

conducere și de execuție.

Stat de funcţiiFişe de post

Corelarea obiectivelor generale ale entității cu cele

specifice ale compartimentelor.

Plan strategic institu țional pe termen mediu

(PSI) actualizat și aprobat de conducere, Strategie

de dezvoltare locală (SDL) sau un alt document de

management organizațional stabilit la nivelul

entității Rapoarte de evaluare a performan țelor

profesionale individuale; Evaluarea gradului de adecvare a structurii

organizatorice în raport cu obiectivele șischimbările survenite.

Evaluări periodice privind implementareaobiectivelor cuprinse în documentele de

management organizațional;

Analiza volumului de muncă a structuriiorganizatorice;

Analiza implementării sistemului de controlintern managerial;

Realizarea delegării de atribuții prin Regulamentul

de Organizare și Funcționare, Fișe de Post, Ordin,

Decizie, după caz.

ROF;

Fi șe de post;

Dispoziţii privind delegarea;

PS privind delegarea atribu țiilor șicompetențelor;

Respectarea raportului dintre complexitateaatribuţiilor delegate şi cunoştinţele, experienţa şicapacitatea necesară efectuării actului de autoritateîncredinţat;

Repartizarea atribuțiilor în funcție de gradul de

încărcare a personalului delegat să le realizeze.

Analiza volumului de muncă pe entitate; PS privind analiza volumului de muncă; Procedura de sistem privind delegarea

atribuţiilor şi competenţelorROF;

Fi șe de post;

Dispoziţii privind delegarea;

Luarea la cunoștință de către personalul entității aprevederilor PS privind delegarea și postarea

acesteia pe site-ul intranet al entității.

Proces verbal de luare la cuno ștință a

prevederilor PS privind delegarea; Site instituţie;

Soluționarea și realizarea atribuțiilor delegate.

Evidență privind realizarea atribuțiilor delegate.

Documente de delegare - dispozi ții; Eviden ță cu documentele realizate de persoanele

delegate;

Standardul 5Obiective

5.1. Descrierea standardului Conducerea entităţii publice defineşte obiectivele generale, legate de scopurile entităţii, defiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne, precum şiobiectivele specifice şi le comunică, după caz, tuturor salariaţilor şi terţilor interesaţi. Obiectivele entităţii publice trebuie formulate clar, de o manieră care să permită monitorizareaîndeplinirii lor şi să fie actualizate ori de câte ori este necesar.

5.2. Cerinţe generale 5.2.1. Conducerea entităţii publice stabileşte obiectivele generale astfel încât acestea să fie corelatecu misiunea şi scopurile entităţii publice şi cu respectarea principiilor de economicitate, eficienţă şieficacitate. 5.2.2. Conducerea entităţii publice transpune obiectivele generale în obiective specifice şi în rezultateaşteptate pentru fiecare activitate şi le comunică salariaţilor. 5.2.3. Obiectivele specifice trebuie astfel definite încât să răspundă pachetului de cerinţe „SMART“(specifice, măsurabile, adecvate, realiste, cu termen de realizare). 5.2.4. Stabilirea obiectivelor este în competenţa conducerii entităţii publice, iar responsabilitatearealizării acestora este atât a conducerii, cât şi a salariaţilor. 5.2.5. Stabilirea obiectivelor are la bază formularea de ipoteze/premise, corelată cu prevederileactului normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice. Obiectivelor specifice şi activităţilor lise ataşează indicatori de performanţă şi se comunică salariaţilor de către fiecare conducător. 5.2.6. Conducerea entităţii publice actualizează/reevaluează obiectivele ori de câte ori constatămodificarea ipotezelor/ premiselor care au stat la baza fixării acestora sau pentru a ţine cont deschimbările semnificative în activitate, bugetul alocat şi priorităţi.

5.3. Referinţe principale - Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completărileulterioare; – Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare; – Legea administraţiei publice locale nr. 215/2001, republicată, cu modificările şi completărileulterioare; – legile bugetare anuale; – Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare lanivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative,aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltareacarierei funcţionarilor publici, cu modificările şi completările ulterioare; – Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiarpreventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea Instrucţiunilor privindconţinutul, forma de prezentare şi structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite înscopul finanţării unor acţiuni sau unui ansamblu de acţiuni; – actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice.


Stabilirea obiectivelor generale și corelarea

acestora cu prevederile actului normativ de

organizare și funcționare a entităţii publice.

Plan strategic institu țional pe termen mediu

(PSI), Strategie de dezvoltare locală (SDL) sau un

alt document de management la nivelul entitățiipublice;

Stabilirea obiectivelor specifice, actualizarea şireevaluarea periodică a acestora

Documente de management sau de planificare;


profesionale individuale; Rapoarte anuale

Stabilirea activităților (acțiunilor) necesare pentru

realizarea obiectivelor specifice.

Plan operațional;

Eviden ța obiectivelor și activităților sau un alt

obiect de management

Stabilirea indicatorilor de performanță șicomunicarea acestora salariaților; stabilirea de

către conducător a rezultatelor aşteptate pentrufiecare activitate.

Sistem de monitorizare a activită ților sau alt

document de management; PSI, SDL sau un alt document de management

aprobat la nivelul entității; Luarea la cunoștință de către personalul entității aobiectivelor generale și specifice.

Proces verbal de luare la cuno ștință sau

Postare pe intranet, site internet;

Repartizarea sarcinilor de către conducere,

corelând obiectivele cu pregătirea și abilitățilepersonalului din subordine.

Fi șe de post;

Raportări periodice pe domenii de activitate; Rapoarte anuale de activitate;

Standard 6Planificarea

6.1. Descrierea standardului Conducerea entităţii publice întocmeşte planuri sau alte documente de planificare prin care sepun în concordanţă activităţile necesare pentru atingerea tuturor obiectivelor stabilite cu resurselemaxim posibil de alocat, se stabilesc termene de realizare şi persoane responsabile, astfel încât riscurilesusceptibile să afecteze realizarea obiectivelor entităţii să fie minime.

6.2. Cerinţe generale 6.2.1. Conducerea entităţii publice elaborează, după caz, o strategie, plan strategic etc., în care sestabilesc obiectivele generale ale entităţii, priorităţile şi activităţile ce trebuie îndeplinite pe termen

mediu şi lung, precum şi un plan anual de management sau orice alt document de planificare specificentităţii în vederea stabilirii obiectivelor specifice, activităţilor necesare îndeplinirii lor şi resurselornecesare. 6.2.2. Repartizarea resurselor necesită decizii şi analize fundamentate cu privire la cel mai bun modde alocare, dat fiind caracterul limitat al resurselor. 6.2.3. Schimbarea obiectivelor, resurselor sau a altor elemente ale procesului de fundamentareimpune actualizarea documentului de planificare. 6.2.4. Pentru realizarea obiectivelor, conducătorul entităţii publice asigură coordonarea deciziilor şiacţiunilor compartimentelor şi organizează consultări prealabile atât în cadrul compartimentelor, cât şiîntre acestea.

6.3. Referinţe principale - Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – Legea administraţiei publice locale nr. 215/2001, republicată, cu modificările şi completărileulterioare; – Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare; – Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare; – legile bugetare anuale; – Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare lanivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative,aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 1.807/2006 pentru aprobarea Componentei de management din cadrulMetodologiei privind sistemul de planificare strategică pe termen mediu al instituţiilor administraţieipublice de la nivel central; – Hotărârea Guvernului nr. 158/2008 pentru aprobarea Componentei de programare bugetară dincadrul Metodologiei privind sistemul de planificare strategică pe termen mediu al instituţiiloradministraţiei publice de la nivel central; – Hotărârea Guvernului nr. 866/1996 pentru actualizarea normativelor privind spaţiile cu destinaţiade birou sau pentru activităţi colective ori de deservire ce pot fi utilizate de ministere, alte organe despecialitate ale administraţiei publice centrale, de instituţiile publice din subordinea acestora, precum şide prefecturi; – Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltareacarierei funcţionarilor publici, cu modificările şi completările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare aprevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 478/2016 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice deaplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, aprobate prinHotărârea Guvernului nr. 123/2002; – Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiarpreventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – Ordonanţa Guvernului nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentruautorităţile administraţiei publice şi instituţiile publice, aprobată cu modificări prin Legea nr. 247/2002,cu modificările şi completările ulterioare; – Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea Instrucţiunilor privindconţinutul, forma de prezentare şi structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite înscopul finanţării unor acţiuni sau ansamblu de acţiuni; – strategiile fiscal-bugetare ale României.


Elaborarea unei strategii instituționale sau a unui Plan strategic institu țional pe termen mediu

plan strategic de management (sau alt documentde management) care să includă obiectivele

entității publice și planificarea activităților,

acțiunilor necesare pentru realizarea obiectivelor.

(PSI), Strategie de dezvoltare locală (SDL);

Plan opera țional, evidență activități sau un alt

document de management organizațional;

Planificarea activităților la nivelul

compartimentului.

Eviden ța obiectivelor, activităților;

Plan de activitate sau alt document demanagement; Planificarea turelor etc.

Identificarea și repartizarea resurselor, pornind de

la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor

și activităților planificate.

Obiective enun țate în PSI, SDL sau alt document

de management; Buget aprobat; Plan de ocupare a locurilor de muncă;

Plan anual de achizi ții publice (PAAP);

Plan de investiții; Strategie Fiscal Bugetară;

Luarea la cunoștință de către personalul entității aobiectivelor, indicatorilor de performanță și a

activităților planificate într-un document de

management.

Program, plan sau alt document de managementsemnat de persoanele responsabile;

Fi șa postului;

Site;

Organizarea proceselor de muncă, astfel încât

activitățile planificate să se desfășoare în cele mai

Diagrame de proces;

Proceduri opera ționale sau de sistem, după caz;

Plan de activitate pe compartiment;

bune condiții. Plan anual de achizi ții publice PAAP;

Plan de investi ții etc.

Monitorizarea permanentă a stadiului realizării

obiectivelor, activităților și a utilizării resurselor.

Rapoarte anuale de evaluare a personalului; Rapoarte de monitorizare a PSI, SDL sau a altui

document de management care are ca obiectplanificarea;

Actualizarea obiectivelor, realocarea resurselor, în

funcție de schimbările survenite în cadrul entității. PSI, SDL actualizat, sau alt document de


Eviden ță obiective;

Minute şedinţe; Plan de măsuri;

Plan de continuitate a activită ții; Standardul 7

Monitorizarea performanţelor

7.1. Descrierea standardului Conducătorul entităţii publice dispune monitorizarea performanţelor pentru obiectivele şi/sauactivităţile compartimentelor, prin intermediul unor indicatori cantitativi şi/sau calitativi, inclusiv cuprivire la economicitate, eficienţă şi eficacitate.

7.2. Cerinţe generale 7.2.1. Conducătorii compartimentelor monitorizează performanţele activităţilor aflate încoordonare, prin elaborarea unui sistem adaptat dimensiunii şi specificului activităţii compartimentului.Monitorizarea performanţelor activităţilor desfăşurate se realizează la nivelul fiecărui compartiment învederea informării conducerii entităţii publice privind realizarea obiectivelor propuse. 7.2.2. Conducătorii compartimentelor se asigură că este stabilit cel puţin un indicator de performanţăpentru obiectivele stabilite şi activităţile prevăzute în plan şi/sau desfăşurate, cu ajutorul căruia semonitorizează şi se raportează realizările. Pe baza indicatorilor stabiliţi, conducătorul compartimentuluielaborează anual o raportare privind monitorizarea performanţelor, care poate fi inclusă într-un raportmai amplu, precum un raport de activitate sau alt document de raportare al entităţii publice. 7.2.3. Pe baza raportărilor anuale pentru monitorizarea performanţelor primite de la compartimente seîntocmeşte o informare privind monitorizarea performanţelor la nivelul entităţii publice cătreconducătorul acesteia.

7.2.4. Structura şi complexitatea sistemului de monitorizare a performanţelor sunt condiţionate demărimea şi specificul activităţii entităţii publice, de modificarea obiectivelor sau/şi indicatorilor, demodul de acces al salariaţilor la informaţii. 7.2.5. Conducerea entităţii publice dispune evaluarea periodică a performanţelor, constată eventualeleabateri de la obiective şi ia măsurile preventive şi corective ce se impun.

7.3. Referinţe principale - Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare; – Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare; – legile bugetare anuale; – Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare lanivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative,aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltareacarierei funcţionarilor publici, cu modificările şi completările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 478/2016 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice deaplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, aprobate prinHotărârea Guvernului nr. 123/2002; – Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiarpreventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea Instrucţiunilor privindconţinutul, forma de prezentare şi structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite înscopul finanţării unor acţiuni sau ansamblu de acţiuni.


Elaborarea unei strategii instituționale, plan

strategic de management, strategii de dezvoltarelocală sau unui alt document de management, care

să includă obiectivele entității, activitățile,

indicatorii de performanță.

Plan strategic institu țional (PSI) aprobat de

conducere, Strategie de dezvoltare locală (SDL)

sau alt document de management organizațional

asumat;

Comunicarea indicatorilor de performanțăstabiliți, către întreg personalul compartimentelor

și familiarizarea acestuia cu instrumentele de

Proces verbal de luare la cuno ștință;

Minută ședință de lucru;

evaluare a performanțelor entității. Monitorizarea stadiului realizării obiectivelor,

indicatorilor de performanță și utilizării resurselor,

pe baza unor criterii.

Exemple de criterii ptr. indicatorii de performanță:

claritate: indicatorii trebuie să fie simpli, binedefiniţi şi uşor de înţeles de către cei care îiutilizează; relevanţă: să acopere toate aspectele importante

ale activităţilor şi proceselor;

Sistem de monitorizare a obiectivelor șiactivităților asociate;

Rapoarte anuale de evaluare a performanţelorprofesionale individuale; Rapoarte de monitorizare

Întocmirea rapoartelor anuale privind

monitorizarea performanțelor compartimentelor.

Rapoarte anuale privind monitorizarea

performanțelor compartimentelor;

Realizarea unei informări sintetice, pe baza

rapoartelor centralizate la nivelul entității, privind

monitorizarea performanțelor.

Informare privind monitorizarea performanţelorla nivelul entităţii, realizată de Secretariatul tehnical Comisiei de Monitorizare;

Analiza informării privind monitorizareaperformanţelor la nivelul entităţii, de cătreComisia de monitorizare, aprobarea de către

Președintele Comisiei de Monitorizare șiînaintarea acesteia conducătorului entității publice.

Informare privind monitorizarea performanţelorla nivelul entităţii;

Actualizarea de către managementul entității PSI, SDL sau alt document de management

organizațional actualizat și agreat de conducerea

publice a obiectivelor și realocarea resurselor în

vederea remedierii eventualelor disfuncționalități,abateri constatate sau schimbări survenite în

cadrul entității.

entității; Plan de implementare a abaterilor și

disfuncționalităților identificate în procesul de

monitorizare a performanțelor;

Standardul 8 Managementul riscului

8.1. Descrierea standardului Conducătorul entităţii publice organizează şi implementează un proces de management alriscurilor care să faciliteze realizarea obiectivelor acesteia în condiţii de economicitate, eficienţă şieficacitate.

8.2. Cerinţe generale 8.2.1. Entităţile publice îşi definesc propriul proces de management al riscurilor adaptatdimensiunii, complexităţii şi mediului specific, în vederea identificării tuturor surselor posibile de risc şipentru diminuarea sau eliminarea probabilităţii şi impactului riscurilor. 8.2.2. Conducerea entităţii publice stabileşte vulnerabilităţile şi ameninţările aferente obiectivelor şiactivităţilor, care pot afecta atingerea acestora. 8.2.3. Conducătorul entităţii publice are obligaţia organizării şi implementării unui proces eficient demanagement al riscurilor, în principal, prin: a) identificarea riscurilor în strânsă legătură cu activităţile din cadrul obiectivelor specifice a cărorrealizare ar putea fi afectată de materializarea riscurilor; identificarea ameninţărilor/ vulnerabilităţilorprezente în cadrul activităţilor curente ale entităţii care ar putea conduce la nerealizarea obiectivelorpropuse şi la săvârşirea unor fapte de corupţie şi fraude; b) evaluarea riscurilor, prin estimarea probabilităţii de materializare, a impactului asupra activităţilordin cadrul obiectivelor în cazul în care acestea se materializează; ierarhizarea şi prioritizarea riscurilorîn funcţie de toleranţa la risc; c) stabilirea strategiei de gestionare a riscurilor (răspunsului la risc) prin identificarea celor maiadecvate modalităţi de tratare a riscurilor, inclusiv măsuri de control; analiza şi gestionarea riscurilor înfuncţie de limita de toleranţă la risc aprobată de către conducerea entităţii; d) monitorizarea implementării măsurilor de control şi revizuirea acestora în funcţie de eficacitatearezultatelor acestora; e) raportarea periodică a situaţiei riscurilor se realizează ori de câte ori este nevoie sau cel puţin odată pe an, respectiv dacă riscurile persistă, în funcţie de apariţia de riscuri noi, eficienţa măsurilor decontrol adoptate, reevaluarea riscurilor existente etc.

8.2.4. Conducătorii compartimentelor cuprinse în primul nivel de conducere din structuraorganizatorică a entităţii publice nominalizează responsabili cu riscurile şi asigură cadrul organizaţionalşi procedural pentru identificarea şi evaluarea riscurilor, stabilirea strategiei de gestionare a riscurilor,monitorizarea implementării măsurilor de control, revizuirea şi raportarea periodică a acestora.

8.2.5. Toate activităţile şi acţiunile iniţiate şi puse în aplicare în cadrul procesului de management alriscurilor sunt riguros documentate, iar sinteza datelor, informaţiilor şi deciziilor luate în acest proceseste cuprinsă în Registrul de riscuri, prevăzut în anexa nr. 1, document care atestă că în cadrul entităţiipublice există un proces de management al riscurilor şi că acesta funcţionează; Registrul de riscuri peentitate include numai riscurile semnificative. 8.2.6. Responsabilii cu riscurile din cadrul compartimentelor colectează riscurile aferenteactivităţilor, identifică strategia de risc, elaborează Registrul de riscuri la nivelul compartimentelor dinprimul nivel de conducere, propun măsuri de control şi monitorizează implementarea acestora, după ceîn prealabil acestea au fost aprobate de către conducătorul compartimentului. 8.2.7. Riscurile sunt actualizate la nivelul compartimentelor ori de câte ori se impune acest lucru, darobligatoriu anual, prin completarea modificărilor survenite în Registrul de riscuri. Fiecare entitatepublică, conform unei proceduri interne şi experienţei acumulate în managementul riscurilor, poateutiliza o serie de instrumente specifice identificării şi urmăririi riscurilor, precum formular de alertă larisc, fişă de urmărire a riscului etc., fără ca acestea să aibă un caracter obligatoriu. 8.2.8. Măsurile de control stabilite de compartimente se centralizează la nivelul entităţii publice şisunt aprobate de conducătorul entităţii publice. Măsurile de control sunt obligatorii pentru gestionareariscurilor semnificative de la nivelul compartimentelor şi se actualizează ori de câte ori este nevoie. 8.2.9. Conducătorii compartimentelor din primul nivel de conducere raportează anual desfăşurareaprocesului de gestionare a riscurilor, care cuprinde în principal numărul total de riscuri gestionate lanivelul compartimentelor, numărul de riscuri tratate şi nesoluţionate până la sfârşitul anului, stadiulimplementării măsurilor de control şi eventualele revizuiri ale evaluării riscurilor, cu respectarea limiteide toleranţă la risc aprobate de conducerea entităţii publice. 8.2.10. Pe baza raportărilor anuale primite de la compartimente se elaborează o informare privinddesfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul entităţii; informarea este analizată şiaprobată în Comisia de monitorizare, ulterior aceasta fiind prezentată conducătorului entităţii publice.

8.3. Referinţe principale - Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare; – Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare; – Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare lanivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative,aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 557/2016 privind managementul tipurilor de risc; – Hotărârea Guvernului nr. 583/2016 privind aprobarea Strategiei naţionale anticorupţie pe perioada2016-2020, a seturilor de indicatori de performanţă, a riscurilor asociate obiectivelor şi măsurilor dinstrategie şi a surselor de verificare, a inventarului măsurilor de transparenţă instituţională şi de prevenirea corupţiei, a indicatorilor de evaluare, precum şi a standardelor de publicare a informaţiilor de interespublic; – Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiarpreventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – Metodologia de management al riscurilor, elaborată de Secretariatul General al Guvernului.


Elaborarea și aprobarea Dispoziţiei de constituire,

organizare și funcționare a Comisiei de

Monitorizare.

Dispoziţia de constituire a Comisiei deMonitorizare;

Regulament de organizare și funcționare a CM;

Desemnarea responsabililor cu riscurile pecompartimente de la primul nivel de conducere.

Dispoziţia de nominalizare;

Elaborarea procedurii de sistem privind Procedura de sistem privind Managementul

managementul riscului. riscurilor;

Stabilirea obiectivelor specifice, activităților șiriscurilor.

Eviden ță obiective, activități, riscuri;

Registru de riscuri;

Identificarea și evaluarea riscurilor la nivelul

compartimentelor

Formular de alertă la risc (FAR); Registru de riscuri;

Elaborarea registrelor de riscuri la nivel decompartimente.

Registre de riscuri la nivel de compartiment;

Stabilirea profilului de risc și a limitei de toleranțăla risc la nivelul entității.

Profil de risc și limita de toleranță la risc

aprobată de conducătorul entității publice;

Elaborarea Registrului de riscuri la nivelul

entității. Registrul de riscuri la nivelul entită ții; Elaborarea Planului de implementare a măsurilorde control.

Plan de implementare a măsurilor de control

aprobat de conducătorul entității; Implementarea Planului măsurilor de control.

Fi șa de urmarire a riscului (FUR);

Monitorizarea procesului de gestionare a riscurilorla nivelul compartimentelor.

Rapoarte anuale privind desfă șurarea procesului

de gestionare a riscurilor ale compartimentelor; Raportarea stadiului privind desfăşurareaprocesului de gestionare a riscurilor la nivelulentităţii.

Informare privind desfăşurarea procesului degestionare a riscurilor la nivelul entităţii;

Analiza documentelor procesului de gestionare ariscurilor.

Minute și hotărâri ale Comisiei de Monitorizare;

Revizuirea riscurilor prin actualizareadocumentelor privind procesul de management alriscurilor. Documente men ționate anterior actualizate;

Standardul 9Proceduri

9.1. Descrierea standardului Conducerea entităţii publice asigură elaborarea procedurilor documentate într-un mod unitarpentru procesele majore sau activităţile semnificative desfăşurate în cadrul entităţii şi le aduce lacunoştinţă personalului implicat.

9.2. Cerinţe generale 9.2.1. Conducerea entităţii publice se asigură că pentru procesele şi activităţile, declarateprocedurale, există o documentaţie adecvată şi că operaţiunile sunt consemnate în proceduridocumentate. 9.2.2. Pentru ca procedurile să devină instrumente eficace de control intern, acestea trebuie: - să fie precizate în documente scrise (proceduri documentate); – să se refere la toate procesele şi activităţile importante; – să asigure o separare corectă a funcţiilor de iniţiere, verificare, avizare şi aprobare a operaţiunilor; – să fie simple, complete, precise şi adaptate proceselor şi activităţii procedurale; – să fie actualizate în permanenţă; – să fie aduse la cunoştinţă personalului implicat. 9.2.3. Procedurile documentate elaborate trebuie să fie în conformitate cu structura prevăzută înanexa nr. 2 şi/sau cu o procedură de sistem privind elaborarea procedurilor la nivelul entităţii publice. 9.2.4. Procedurile trebuie să asigure o separare a funcţiilor de iniţiere, realizare, verificare, avizare şiaprobare a operaţiunilor, astfel încât acestea să fie încredinţate unor persoane diferite. În acest mod sereduce considerabil riscul de apariţie a erorilor, fraudelor, încălcării legislaţiei, precum şi riscul denedetectare a problemelor pe fluxul unui proces sau al unei activităţi. 9.2.5. Conducătorii entităţilor publice în care, din cauza numărului mic de salariaţi, se limiteazăposibilitatea de aplicare a separării atribuţiilor şi responsabilităţilor trebuie să fie conştienţi de apariţiariscurilor menţionate anterior şi să compenseze această limitare prin măsuri de control suplimentareimplementate pe fluxul proceselor sau activităţilor procedurale. 9.2.6. În entităţile publice, accesul la resurse, precum şi protejarea şi folosirea corectă a acestora sereglementează prin acte administrative, care se aduc la cunoştinţa salariaţilor. Restrângerea accesului laresurse reduce riscul utilizării inadecvate a acestora. 9.2.7. Conducerea entităţii publice se asigură că, pentru toate situaţiile în care din cauza unorcircumstanţe deosebite apar abateri faţă de politicile sau procedurile stabilite, se întocmesc documenteadecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor. Circumstanţele şimodul de gestionare a situaţiilor de abatere de la politicile şi procedurile existente se analizeazăperiodic, în vederea desprinderii unor concluzii de bună practică pentru viitor, ce urmează a fiformalizate.

9.3. Referinţe principale - Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea înlegătură cu gestionarea bunurilor agenţilor economici, autorităţilor sau instituţiilor publice, cumodificările ulterioare; – Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi necorporale,republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – Legea nr. 213/1998 privind bunurile proprietate publică, cu modificările şi completările ulterioare; – Legea nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, cu modificările şi completărileulterioare;

– Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare; – Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare; – legile bugetare anuale; – Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare lanivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative,aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fără plată şi de valorificare abunurilor aparţinând instituţiilor publice, cu modificările şi completările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 781/2002 privind protecţia informaţiilor secrete de serviciu; – Hotărârea Guvernului nr. 1.151/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul deorganizare şi exercitare a controlului financiar de gestiune; – Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiarpreventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulateprin trezoreria statului, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionareaneregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionaleaferente acestora, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările şicompletările ulterioare; – Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 94/2011 privind organizarea şi funcţionarea inspecţieieconomico-financiare, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 107/2012, cu modificărileulterioare; – Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologiceprivind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şiorganizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, cu modificările şi completărileulterioare; – Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.235/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice deaplicare a prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi utilizarearesurselor derulate prin trezoreria statului, aprobată cu modificări prin Legea nr. 201/2003, cumodificările şi completările ulterioare; – Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologiceprivind modul de încasare şi utilizare a fondurilor băneşti primite sub forma donaţiilor şi sponsorizărilorde către instituţiile publice; – Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privindorganizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii; – Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.718/2011 pentru aprobarea Precizărilor privindîntocmirea şi actualizarea inventarului centralizat al bunurilor din domeniul public al statului; – Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologicegenerale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv şi a Codului specific de normeprofesionale pentru persoanele care desfăşoară activitatea de control financiar preventiv propriu,republicat, cu modificările ulterioare.


Elaborarea și aprobarea unui Plan Strategic

Instituțional (PSI), unei Strategii de dezvoltare

locală sau a altui document de planificare a

PSI, SDL sau alt document de management

organizațional aprobat;

obiectivelor și activităților.

2. Stabilirea modului de elaborare a procedurilordocumentate.

Procedură de sistem privind elaborareaprocedurilor;

3. Identificarea proceselor și activităților ce

trebuie procedurate la nivelul entității publice șicompartimentelor.

Eviden ță activităților și proceselor procedurale

planificate la nivelul compartimentelor;

4. Elaborarea de proceduri de sistem la nivelul

entității publice.

Proceduri de sistem aprobate;

Registru de eviden ță a procedurilor de sistem;

5. Aducerea la cunoștința angajaților a

procedurilor de sistem existente la nivelul entitățiipublice.

Formular distribuire proceduri; Site;

6. Elaborarea procedurilor operaționale la nivelul

compartimentelor.

Proceduri opera ționale aprobate;

Registru de eviden ță proceduri operaționale;

7. Aducerea la cunoștința angajaților a

procedurilor operaționale existente la nivelul

compartimentului.

Registru de eviden ță proceduri operaționale;

Formular distribuire proceduri; Site;

Proces verbal de luare la cuno ștință, după caz;

8. Revizuirea procedurilor de sistem șioperaționale ori de câte ori se impune acest lucru.

Proceduri de sistem și operaționale revizuite;

9. Verificarea de către conducătorul

compartimentului a implementării și respectării

prevederilor procedurilor documentate.

Documente care fac obiectul activită ților

procedurale elaborate la nivelul compartimentelor; Consemnări în rapoarte de evaluare a

performanțelor profesionale individuale;

Standardul 10Supravegherea

10.1. Descrierea standardului Conducerea entităţii publice iniţiază, aplică şi dezvoltă instrumente adecvate de supervizare şicontrol al proceselor şi activităţilor specifice compartimentului, în scopul realizării acestora în condiţiide economicitate, eficienţă, eficacitate, siguranţă şi legalitate.

10.2. Cerinţe generale 10.2.1. Conducerea entităţii publice trebuie să monitorizeze modul de aplicare a instrumentelorde control, pentru a se asigura că procedurile sunt respectate de către salariaţi în mod efectiv şicontinuu. 10.2.2. Activităţile de supraveghere implică revizuiri ale activităţii realizate de salariaţi, testări prinsondaje sau orice alte modalităţi care confirmă respectarea procedurilor. 10.2.3. Conducătorii compartimentelor verifică şi aprobă activităţile salariaţilor, dau instrucţiunilenecesare pentru a asigura minimizarea erorilor şi pierderilor, eliminarea neregulilor şi fraudei,respectarea legislaţiei şi corecta înţelegere şi aplicare a instrucţiunilor. 10.2.4. Supravegherea activităţilor este adecvată, în măsura în care: - fiecărui salariat i se comunică atribuţiile, responsabilităţile şi limitele de competenţă atribuite; – se evaluează sistematic activitatea fiecărui salariat; – se aprobă rezultatele activităţii în diverse etape de realizare a acesteia.

10.3. Referinţe principale - Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizarela nivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative,aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare; – Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiarpreventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice; – regulamentul de organizare şi funcţionare a entităţii publice.


Stabilirea activităților. Plan opera țional, Plan activități sau un alt


Identificarea la nivelul compartimentelor entitățiipublice a activităților dificile cu expunere ridicată

la risc.

Plan opera țional;

Eviden ța activităților sau un alt document de


Stabilirea unor forme adecvate de supraveghere șia responsabililor cu atribuții de supraveghere,

supervizare a activităților.

Act normativ de func ționare și organizare;

ROF entitate;

Ordine de competen ță;

Fi șe de post;

Documente de delegare a atribu țiilor;

Supraveghere constantă din partea conducătorii

compartimentelor a activităților desfășurate de

salariați. Instruc țiuni pentru realizarea sarcinilor;

Proceduri specifice aprobate;

Implementarea și monitorizarea procedurilor

aprobate.

Proceduri opera ționale ale activităților

compartimentului în care sunt prevăzute puncte desupervizare;

Utilizarea de indicatori de performanță pentru

evaluarea activităților angajaților.

Autoevaluarea realizării obiectivelor șiactivităților;

Raport de evaluare a performan țelor

profesionale individuale; Chestionar de autoevaluare;

Raport anual privind monitorizarea

performanțelor la nivelul compartimentului;

Standardul 11Continuitatea activităţii

11.1. Descrierea standardului Conducerea entităţii publice identifică principalele ameninţări cu privire la continuitateaderulării proceselor şi activităţilor şi asigură măsurile corespunzătoare pentru ca activitatea acesteia săpoată continua în orice moment, în toate împrejurările şi în toate planurile, indiferent care ar fi naturaameninţării.

11.2. Cerinţe generale 11.2.1. Entitatea publică este o organizaţie a cărei activitate trebuie să se deruleze continuu princompartimentele componente. Eventuala întrerupere a activităţii acesteia afectează atingereaobiectivelor stabilite. 11.2.2. Conducătorii compartimentelor inventariază situaţiile generatoare care pot conduce ladiscontinuităţi în activitate şi întocmesc un plan de continuitate a activităţilor, care are la bazăidentificarea şi evaluarea cauzelor care pot afecta continuitatea operaţională. Situaţii curente generatoare de discontinuităţi: fluctuaţia personalului; lipsa de coordonare;management defectuos; fraude; distrugerea sau pierderea documentelor; dificultăţi şi/saudisfuncţionalităţi în funcţionarea echipamentelor din dotare; disfuncţionalităţi produse de unii prestatoride servicii; schimbări de proceduri, instabilitate politică şi/sau legislativă etc. 11.2.3. Planul de continuitate a activităţii trebuie să fie cunoscut, accesibil şi aplicat în practică desalariaţii care au stabilite sarcini şi responsabilităţi în implementarea acestuia. 11.2.4. Conducerea entităţii publice acţionează în vederea asigurării continuităţii activităţii prinmăsuri care să prevină apariţia situaţiilor de discontinuitate, spre exemplu: - proceduri documentate pentru administrarea situaţiilor care pot afecta continuitatea proceselor şiactivităţilor;

– delegarea, în cazul absenţei temporare (concedii, plecări în misiune etc.); – angajarea de personal în locul celor pensionaţi sau plecaţi din entitatea publică din alteconsiderente; – achiziţii pentru înlocuirea unor echipamente necorespunzătoare din dotare; – service pentru întreţinerea echipamentelor din dotare. 11.2.5. Conducătorii compartimentelor asigură revizuirea continuă a planului de continuitate aactivităţilor, astfel încât acesta să reflecte întotdeauna toate schimbările ce intervin în compartiment.

11.3. Referinţe principale - Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările şicompletările ulterioare; – Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu modificările şi completărileulterioare; – Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare lanivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative,aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcţionarilor publici, cumodificările şi completările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltareacarierei funcţionarilor publici, cu modificările şi completările ulterioare; – Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiarpreventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.


Stabilirea activităților compartimentului. Plan opera țional, evidența activităților sau un alt


Identificarea și inventarierea situațiilor

generatoare care pot conduce la întreruperi înactivitatea compartimentului.

Inventarul situa țiilor generatoare de

discontinuitate a activității; Plan de continuitate a activită ții

compartimentului;

Elaborarea Planului de continuitate a activității Plan de continuitate a activită ții

compartimentului și aducerea acestuia la

cunoștința angajaților.

compartimentului, cu luarea la cunostință din

partea personalului implicat;

Implementarea Planului de continuitate a

activității compartimentului, luarea de măsuri

corective, după caz

Măsuri justificative de tratare a situa țiilor

generatoare de discontinuitate a activităţilor Referat de necesitate personal; Concursuri de angajare;

Referat de perfec ționare profesională a

personalului;

Contracte de mentenan ță echipamente;

Fi șe de post actualizate cu atribuțiile delegate;

Decizii de delegare a atribu țiilor;

Proceduri de sistem și operaționale etc;

Revizuirea planului de continuitate a activităţii,astfel încât acesta să reflecte întotdeauna toateschimbările ce intervin în compartiment.

Plan de continuitate revizuit;

Standardul 12 Informarea şi comunicarea

12.1. Descrierea standardului În entitatea publică trebuie stabilite tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa,sursele, destinatarii acestora şi se dezvoltă un sistem eficient de comunicare internă şi externă, astfelîncât conducerea şi salariaţii să îşi poată îndeplini în mod eficace şi eficient sarcinile, iar informaţiile săajungă complete şi la timp la utilizatori.

12.2. Cerinţe generale

12.2.1. Calitatea informaţiilor şi comunicarea eficientă sprijină conducerea şi salariaţii entităţiiîn îndeplinirea sarcinilor, responsabilităţilor şi în atingerea obiectivelor, inclusiv a scopului privindcontrolul intern managerial. 12.2.2. Informaţia trebuie să fie corectă, credibilă, clară, completă, oportună, utilă, uşor de înţeles şireceptat. 12.2.3. Informaţia trebuie să beneficieze de o circulaţie rapidă, în toate sensurile, inclusiv în şi dinexterior, să necesite cheltuieli reduse, prin evitarea paralelismelor, adică a circulaţiei simultane aaceloraşi informaţii pe canale diferite sau de mai multe ori pe acelaşi canal. 12.2.4. Conducerea entităţii publice stabileşte fluxuri şi canale de comunicare care să asiguretransmiterea eficace a datelor, informaţiilor şi deciziilor necesare desfăşurării proceselor entităţii. 12.2.5. Sistemul de comunicare trebuie să fie flexibil şi rapid, atât în interiorul entităţii publice, cât şiîntre aceasta şi mediul extern, şi să servească scopurilor utilizatorilor. 12.2.6. Comunicarea cu părţile externe trebuie să se realizeze prin canale de comunicare stabilite şiaprobate, cu respectarea limitelor de responsabilitate şi a delegărilor de autoritate, stabilite deconducător. 12.2.7. Conducerea entităţii publice reevaluează sistematic şi periodic cerinţele de informaţii şistabileşte natura, dimensiunea şi sursele de informaţii şi date care corespund satisfacerii nevoilor deinformare a entităţii. 12.2.8. Sistemele IT sprijină managementul adecvat al datelor, inclusiv administrarea bazelor de dateşi asigurarea calităţii datelor. Sistemele de management al datelor şi procedurile de operare sunt înconformitate cu politica IT a entităţii, măsurile obligatorii de securitate şi regulile privind protecţiadatelor personale.

12.3. Referinţe principale - Legea nr. 52/2003 privind transparenţa decizională în administraţia publică, republicată; – Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, cu modificările şicompletările ulterioare; – Legea nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracterpersonal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificările şi completările ulterioare; – legile bugetare anuale; – Ordonanţă de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare lanivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative,aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 26/2003 privind transparenţa relaţiilor financiare dintre autorităţilepublice şi întreprinderile publice, precum şi transparenţa financiară în cadrul anumitor întreprinderi; – Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legiinr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, cu modificările şi completărileulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 1.085/2003 pentru aplicarea unor prevederi ale Legii nr. 161/2003privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilorpublice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei, referitoare la implementareaSistemului Electronic Naţional, cu modificările şi completările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 1.723/2004 privind aprobarea Programului de măsuri pentru combatereabirocraţiei în activitatea de relaţii cu publicul, cu modificările ulterioare; – Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 27/2003 privind procedura aprobării tacite, aprobată cumodificări şi completări prin Legea nr. 486/2003, cu modificările şi completările ulterioare; – bugetul aprobat al fiecărei entităţi publice; – ordine/decizii ale conducătorului entităţii publice; – adresa de internet a entităţii publice.


Stabilirea și aprobarea inventarului documentelor

Inventarul documentelor pe categorii, utilizate în

și fluxurilor de informații care intră și ies la nivel

de compartimente și entitate.

cadrul compartimentului și entității publice;

Nominalizarea personalului responsabil cuinventarierea documentelor; Lista documentelor de interes public;

Structurarea documentelor pe activități,precizându-se proveniența, tipul de prelucrare etc.

Nomenclatorul arhivistic;

Organizarea fluxului informațional astfel încât

regulile de accesare, primire, transmitere a

informațiilor și documentelor la nivelul

compartimentelor şi între compartimenteleinstituţiei să fie uşor accesibile şi după caz,securizate

Procedură de sistem privind managementuldocumentelor;

Procedură de sistem privind gestionarea

petițiilor și circuitul acestora în cadrul entităţii

Procedură de sistem privind accesul liber la

informații de interes public și circuitul solicitărilor

în cadrul entității; Organizarea și gestionarea site-lui intranet șipaginii web ale entității publice.

Site intranet; Pagina web;

Organizarea unei platforme IT de gestionare într-un mod integrat a documentelor.

Sistem informatic, platforma IT pentrumanagementul documentelor;

Organizarea bazelor de date și stabilirea modului

de utilizare a acestora.

Baze de date și regulament de utilizare a

acestora;

Evaluarea periodică a nevoilor de informare,

natura, dimensiunea și sursele de informațiinecesare satisfacerii cerintelor entității.

Analize privind tipul de informa ții necesare

compartimentului și entității publice;

Surse de informare;

Standardul 13 Gestionarea documentelor

13.1. Descrierea standardului Conducătorul entităţii publice organizează şi gestionează procesul de creare, revizuire,organizare, stocare, utilizare, identificare şi arhivare a documentelor interne şi a celor provenite dinexteriorul entităţii, oferind control asupra ciclului complet de viaţă al acestora şi accesibilitateconducerii şi salariaţilor entităţii, precum şi terţilor abilitaţi.

13.2. Cerinţe generale 13.2.1. În fiecare entitate publică sunt definite reguli clare şi sunt stabilite proceduri cu privire laînregistrarea, expedierea, redactarea, clasificarea, îndosarierea, protejarea şi păstrarea documentelor. 13.2.2. Conducătorul entităţii publice organizează şi monitorizează procesul de primire, înregistrareşi expediere a documentelor, iar la nivelul fiecărui compartiment se ţine, în mod obligatoriu, o evidenţăa documentelor primite şi expediate. 13.2.3. În entitatea publică sunt implementate măsuri de securitate pentru protejarea documentelorîmpotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului etc., precum şi măsuri de respectare areglementărilor privind protecţia datelor cu caracter personal. 13.2.4. Conducerea entităţii publice asigură condiţiile necesare cunoaşterii şi respectării de cătresalariaţi a reglementărilor legale privind accesul la documentele clasificate şi modul de gestionare aacestora. 13.2.5. În entitatea publică este creat un sistem de păstrare/arhivare a documentelor, potrivit uneiproceduri, în vederea asigurării conservării lor în bune condiţii şi pentru a fi accesibile personaluluicompetent în a le utiliza.

13.3. Referinţe principale - Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată; – Legea nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, cu modificările şi completărileulterioare; – Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică, republicată; – Ordonanţă de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare lanivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative,aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 1.007/2001 pentru aprobarea Strategiei Guvernului privindinformatizarea administraţiei publice; – Hotărârea Guvernului nr. 1.259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice şi metodologice pentruaplicarea Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, cu modificările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 1.349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea şi protecţia, peteritoriul României, a corespondenţei clasificate, cu modificările şi completările ulterioare; – Ordonanţa Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor,aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 233/2002, cu modificările ulterioare; – Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiarpreventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

– Regulamentul Parlamentului European şi al Consiliului Uniunii Europene nr. 679 din 27 aprilie2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şiprivind libera circulaţie a acestor date.


Asigurarea activităților de registratură,

corespondență, arhivare la nivelul

compartimentului și entității publice.

Reglementări interne pentru primirea,

expedierea, înregistararea și arhivarea

corespondenței;


Organizarea compartimentelor de registratură,documente clasificate, arhivă.

Organigramă;

Stat de func ții; Fi șe de post;

Proceduri opera ționale sau de sistem ce transpun

activitățile minimale de primire, expediere,

înregistrare și arhivare a corespondenței;

Implementarea măsurilor de securitate pentruprotejarea documentelor împotriva distrugerii,furtului, pierderii, incendiului etc, la nivelul

compartimentului și entității publice.


Proceduri de sistem sau opera ționale de

recuperare a documentelor în caz de dezastre:

inundații, incendii, cutremure etc;

Stabilirea regulilor privind accesul la informațiileclasificate.

Reglementări interne privind accesul la

documente clasificate și gestionarea acestora;

Organizarea activităților de pre-arhivare șiarhivare a documentelor și asigurarea spațiului

corespunzător.

Procedura de arhivare a documentelor; Nomenclator arhivistic;

Decizia de înfiin țare, funcționare a Comisiei de

arhivare a documentelor, dupa caz; Acte justificative privind depunerea

documentelor la arhivă, registru arhivă;

Standardul 14 Raportarea contabilă şi financiară

14.1. Descrierea standardului Conducătorul entităţii publice asigură buna desfăşurare a proceselor şi exercitarea formelor decontrol intern adecvate, care garantează că datele şi informaţiile aferente utilizate pentru întocmireasituaţiilor contabile anuale şi a rapoartelor financiare sunt corecte, complete şi furnizate la timp.

14.2. Cerinţe generale 14.2.1. Conducătorul entităţii publice este responsabil de organizarea şi ţinerea la zi a contabilităţii şide prezentarea la termen a situaţiilor financiare asupra situaţiei patrimoniului aflat în administrarea sa,precum şi a execuţiei bugetare, în vederea asigurării exactităţii tuturor informaţiilor contabile aflate subcontrolul său. 14.2.2. Conducătorul compartimentului financiar-contabil asigură calitatea informaţiilor şi datelorcontabile utilizate la realizarea situaţiilor contabile, care reflectă în mod real activele şi pasivele entităţiipublice. 14.2.3. Situaţiile financiare anuale sunt însoţite de rapoarte anuale de performanţă în care se prezintăpentru fiecare program obiectivele, rezultatele preconizate şi cele obţinute, indicatorii şi costurileasociate. 14.2.4. În entitatea publică sunt elaborate proceduri şi controale contabile documentate în modcorespunzător vizând corecta aplicare a actelor normative din domeniul financiar-contabil şi alcontrolului intern.

14.3. Referinţe principale - Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare; – Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare; – Ordonanţă de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare lanivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative,aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare; – Ordonanţa Guvernului nr. 81/2003 privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate înpatrimoniul instituţiilor publice, aprobată prin Legea nr. 493/2003, cu modificările şi completărileulterioare;

– Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiarpreventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabileprivind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate, cu modificărileşi completările ulterioare; – Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologiceprivind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice, Planul de conturi pentru instituţiilepublice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia, cu modificările şi completările ulterioare; – normele metodologice privind întocmirea şi depunerea situaţiilor financiare trimestriale, precum şia unor raportări financiare lunare, elaborate de Ministerul Finanţelor Publice, în vigoare; – normele metodologice privind principalele aspecte legate de întocmirea şi depunerea situaţiilorfinanciare anuale şi a raportărilor contabile anuale ale operatorilor economici la unităţile teritoriale aleMinisterului Finanţelor Publice, în vigoare.


Organizarea activităților financiar - contabile la

nivelul entității publice.

Organigramă; Stat de funcţii; ROF;

Asigurarea calității informațiilor financiar-

contabile utilizate, care să reflecte în mod real

activele și pasivele entității publice.

Proceduri opera ționale privind activitățilespecifice financiar -contabile;

Organizarea controlului financiar preventivpropriu.

Vize CFPP;

Realizarea situațiilor financiare anuale. Situa ții financiare anuale;

Elaborarea Raportului anual privind monitorizarea

performanțelor care să prezinte la nivel de entitate:

programele, obiectivele, rezultatele preconizate şicele obţinute, indicatori şi costurile asociate.

Raport anual privind monitorizarea

performanțelor;

Remedierea deficiențelor constatate în urma

misiunilor anuale organizate de către Curtea de

Raport anual al misiunii Cur ții de Conturi a

României; Rapoarte misiuni Compartiment Audit Public

Conturi a României și Compartimentul de Audit

Public Intern.

Intern; Plan de implementare a măsurilor dispuse de

Curtea de Conturi a României și Compartimentul

de Audit Public Intern;

Standardul 15 Evaluarea sistemului de control intern managerial

15.1. Descrierea standardului Conducătorul entităţii publice atribuie responsabilităţi de evaluare a controlului internmanagerial conducătorilor compartimentelor, elaborând în acest scop politici, planuri şi programe. Conducătorul entităţii publice dispune şi monitorizează evaluarea controlului intern managerial prinintermediul compartimentelor, în conformitate cu anexele nr. 3 şi 4. Conducătorul entităţii publice elaborează, anual, prin asumarea responsabilităţii manageriale, unraport asupra propriului sistem de control intern managerial.

15.2. Cerinţe generale 15.2.1. Conducătorul entităţii publice asigură verificarea şi evaluarea în mod continuu afuncţionării sistemului de control intern managerial şi a componentelor sale, pentru a identifica la timppunctele slabe, respectiv deficienţele controlului intern şi pentru a lua măsuri de corectare şi/saueliminare în timp util a acestora. 15.2.2. Conducerea entităţii publice efectuează, cel puţin o dată pe an, o verificare şi autoevaluare apropriului sistem de control intern managerial, pentru a stabili gradul de conformitate a acestuia custandardele de control intern managerial. 15.2.3. Conducătorii compartimentelor din cadrul entităţii publice iau măsuri adecvate şi promptepentru remedierea punctelor slabe, respectiv a deficienţelor identificate în procesul de autoevaluare asistemului de control intern managerial; aceste măsuri se transpun anual într-un program de dezvoltare asistemului de control intern managerial. 15.2.4. Conducătorul entităţii publice elaborează anual un raport asupra sistemului de control internmanagerial, ca bază pentru un plan de acţiune care să conţină zonele vulnerabile identificate,instrumentele de control necesar a fi implementate, măsuri şi direcţii de acţiune pentru creştereacapacităţii controlului intern managerial în realizarea obiectivelor entităţii.

15.3. Referinţe principale - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare; – Legea administraţiei publice locale nr. 215/2001, republicată, cu modificările şi completărileulterioare; – Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare lanivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative,aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare; – Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiarpreventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – Ordinul secretarului general al Guvernului pentru aprobarea Codului controlului intern managerialal entităţilor publice; – actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice; – regulamentul de organizare şi funcţionare a entităţii publice.


Înființarea Comisiei de Monitorizare prin

Dispoziţie a conducerii entității publice.

Dispoziţie de înfiin țare a Comisiei de

Monitorizare;

Elaborarea și aprobarea Programului anual de

dezvoltare a sistemului de control intern

managerial la nivelul entității publice.

Program anual de dezvoltare a sistemului decontrol intern managerial aprobat;

Organizare şedinţe ale Comisiei de Monitorizare. Minute, dispoziţii, hotărâri ale Comisiei deMonitorizare;

Întocmirea Situaţiilor centralizatoare privindstadiul implementării sistemului de control internmanagerial.

Raportări anuale aprobate, privindimplementarea sistemului de control internmanagerial;

Monitorizarea implementării Programului dedezvoltare.

Minute, hotărâri ale ședințelor Comisiei de

Monitorizare;

Declanșarea procesului de autoevaluare șicompletarea Chestionarelor de autoevaluare astadiului implementării sistemului de controlintern managerial de către compartimentele

entității publice.

Solicitare completare chestionare deautoevaluare;

Chestionare de autoevaluare a stadiuluiimplementării sistemului de control internmanagerial;

Elaborarea Situației sintetice a rezultatelor

autoevaluării la nivelul entității publice.

Situa ție sintetică a rezultatelor autoevaluării;

Întocmirea și asumarea de către conducătorul

entității publice a Raportului anual privind

implementarea sistemului de control intern

managerial la nivelul entității.

Raport anual privind implementarea sistemuluide control intern managerial aprobat;

Standardul 16 Auditul intern

16.1. Descrierea standardului Entitatea publică înfiinţează un compartiment de audit public intern (sau are acces la o capacitate de audit competentă), organizat cu scopul îmbunătăţirii managementului entităţii publice prin activităţi de asigurare şi consiliere.

16.2. Cerinţe generale 16.2.1. Auditul intern asigură evaluarea independentă şi obiectivă a activităţilor desfăşurate în cadrulentităţilor publice pentru îndeplinirea obiectivelor acestora, inclusiv evaluarea sistemului de controlintern managerial. 16.2.2. Domeniul activităţii de audit intern trebuie să permită obţinerea unei asigurări cu privire laeficienţa şi eficacitatea managementului riscului, controlului şi proceselor de guvernanţă. 16.2.3. Compartimentul de audit public intern este dimensionat pe baza volumului de activitate şi amărimii riscurilor asociate, astfel încât să asigure auditarea activităţilor cuprinse în sfera audituluipublic intern. 16.2.4. Conducătorul compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea şidesfăşurarea activităţilor de audit. 16.2.5. Auditorii interni trebuie să îşi îndeplinească atribuţiile în mod obiectiv şi independent, cuprofesionalism şi integritate, conform reglementărilor legislative, normelor şi procedurilor specificeactivităţii de audit public intern. 16.2.6. Auditorii interni trebuie să îşi îmbunătăţească cunoştinţele, abilităţile şi valorile în cadrulformării profesionale continue şi să asigure compatibilitatea pregătirii cu tipul şi natura misiunilor deaudit intern care trebuie realizate. 16.2.7. Auditorul intern finalizează acţiunile sale prin rapoarte de audit intern, în care reflectă cadrulgeneral, obiectivele, constatările, concluziile şi recomandările. 16.2.8. Conducătorul entităţii publice dispune măsurile necesare, având în vedere recomandărileprezentate în rapoartele de audit intern.

16.3. Referinţe principale - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare; – Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare lanivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative,aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 235/2003 pentru aprobarea Normelor privind modul de nominalizare amembrilor Comitetului pentru Audit Public Intern, cu modificările şi completările ulterioare; – Hotărârea Guvernului nr. 1.086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitareaactivităţii de audit public intern;

– Hotărârea Guvernului nr. 1.183/2012 pentru aprobarea Normelor privind sistemul de cooperarepentru asigurarea funcţiei de audit public intern; – Hotărârea Guvernului nr. 1.259/2012 pentru aprobarea Normelor privind coordonarea şidesfăşurarea proceselor de atestare naţională şi de pregătire profesională continuă a auditorilor internidin sectorul public şi a persoanelor fizice; – Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduitaetică a auditorului intern.


Asigurarea funcționării activităţii de audit public

intern.

Organigramă; Stat de funcţii;

Elaborarea Planului anual de audit intern încolaborare a ADI Ialomiţa

Plan anual de audit intern aprobat de

conducătorul entității publice;

Realizarea misiunilor de audit planificate inclusivîn domeniul controlului intern managerial.

Rapoarte întocmite la sfâr șitul misiunilor de

audit; Realizarea de misiuni de audit neplanificate (ad-

hoc) solicitate de conducerea entității publice. Rapoarte întocmite la sfâr șitul misiunilor de

audit; Întocmirea Raportului anual de activitatereferitoare la activitatea de audit

Raport anual de activitate;

Aprobarea Raportului anual de Audit Public Intern

de către conducătorul entității publice.

Raport anual de activitate aprobat;

Dispunerea de către conducerea entității publice a

măsurilor necesare eliminării punctelor slabeconstatate în misiunile de auditare.

Măsurile dispuse de conducerea entită ții publice

de preluare a recomandărilor auditului;


Praf Monica


Echipa de Gestionare a Riscurilor

Preşedinte: Ion Mihai, Primar

Membrii:

Denumire compartiment Nume şi prenume FuncţiaPraf Monica Secretar

CompartimentContabilitate

Dorobanţu Gilica Inspector

Ion Marilena InspectorFrîncu Cornelia Inspector

CompartimentAsistenţă socială

Praf Gică Inspector

Compartiment Urbanism

Miclea Odeta Inspector

Compartiment Cadastru

Radu Mariana-Laura Inspector

CompartimentRegistrul agricol

Fuerea-Stanciu Corina Referent

CompartimentAsistenţă medicală comunitară

Crivăţ Angelica -Ramona

Asistent medical comunitar

Compartiment Guard Văcărelu Maria GuardCompartiment Cultură, Sport, Protecţie Civilă

Praf Corina Consilier

Gogoţ Clementin Consilier

Secretarul Comisiei: Cîrstea Daniela-Mihaela, Inspector, Compartiment Achiziţii publice şiResurse umane şi responsabil cu riscurile


Praf Monica


Regulamentul de organizare şi funcţionare a Echipei de Gestionare a Riscurilor

Art.1 (1) La nivelul Aparatului de specialitate al Primarului Comunei Gheorghe Doja, judeţul

Ialomiţa, se constituie și funcţionează Echipa de Gestionare a Riscurilor pentru o bună administrare ariscurilor de la toate nivelurile manageriale, denumită în continuare EGR.

(2) EGR are în componenţa sa reprezentanţii compartimentelor din cadrul Aparatului despecialitate al Primarului Comunei Gheorghe Doja, judeţul Ialomiţa.

(3) Gestionarea riscurilor - măsurile întreprinse pentru diminuarea probabilităţii (posibilităţii) deapariţie a riscului sau/şi de diminuare a consecinţelor (impactului) asupra rezultatelor (obiectivelor),dacă riscul s-ar materializa. Gestionarea riscului reprezintă diminuarea expunerii la risc, dacă acestaeste o ameninţare.

Art.2EGR are următoarele atribuţii: - identifică, analizează, evaluează, ierarhizează şi prioritizează riscurile care pot afecta atingerea

obiectivelor generale/specifice ale compartimentelor şi stabilește măsurile de management al riscurilor;- identifică ameninţări/vulnerabilităţi prezente în cadrul activităţilor curente ale entităţii care ar

putea conduce la săvârşirea unor fapte de corupţie şi fraude;- stabilește strategia de gestionare a riscurilor și măsuri de control pentru diminuarea riscurilor

pe care le transmite la compartimente pentru implementarea acestora;- aprobă planul de implementare a măsurilor de control, monitorizează implementarea și

eficacitatea acestora;- elaborează propuneri pentru revizia procedurilor de sistem/operaţionale;- reevaluează riscurile anual sau ori de câte ori situaţia o impune, semnalează apariţia

unor noi riscuri şi face propuneri în sensul diminuării acestora;- analizează și avizează Registrul riscurilor de la nivelul entităţii și îl actualizează anual;- elaborează rapoarte, informări cu privire la situația riscurilor pe care le transmite Comisiei pentru

monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a implementării şi dezvoltării sistemului decontrol intern managerial și/sau conducerii entității.

Art.3(1) Şedinţele EGR au loc în prima săptămână a fiecărei luni sau ori de câte ori este necesar, la

iniţiativa preşedintelui sau a oricărui membru. (2) Şedinţele sunt conduse de preşedintele EGR.

Art.4 Şedinţele EGR se desfăşoară după cum urmează:

- cvorumul este asigurat prin prezenţa a cel puţin jumătate plus unu din numărul membrilor EGR/înlocuitorilor de drept;

- şedintele se desfasoară în baza convocării şi a ordinii de zi trimise cu 5 (cinci) zile calendaristiceînainte de data şedinţei;

- ordinea de zi, însoţită de materialele care sunt propuse pentru dezbatere/analiză/aprobare încadrul şedinţei EGR este transmisă membrilor EGR prin e-mail sau personal;

- la începutul fiecărei şedinţe, preşedintele supune la vot ordinea de zi a acesteia, care se aprobăcu votul majoritatii membrilor prezenţi;- hotărârile EGR se iau cu votul majorităţii membrilor prezenţi;- în cazul în care se constată egalitate de voturi, votul preşedintelui EGR este decisiv;- hotărârile EGR au caracter obligatoriu şi sunt consemnate în procesul verbal al ședinței, după

care sunt preluate în Hotărâri semnate de preşedintele acesteia; -redactarea hotărârilor EGR, transmiterea personal sau prin e-mail membrilor acesteia se face de

către secretar în termen de 7 (şapte) zile calendaristice de la data desfăşurării şedinţei; - procesul-verbal al şedinţei va fi redactată de către secretarul EGR şi comunicată, membrilor

acesteia în termen de 5 (cinci) zile calendaristice de la data şedinţei personal sau prin e- mail urmând ase semna de către participanți la începutul următoarei ședințe;

- punctele aflate pe ordinea de zi şi care nu sunt discutate în şedinţa în care au fost propuse pot fiamânate pentru şedinţa următoare.

Art.5Preşedintele EGR are următoarele atribuţii:

- convoaca lunar și ori de cate ori este necesar EGR și emite ordinea de zi pentru fiecare sedinţă; - conduce şedinţele EGR, avizează activitatile specifice din cadrul acesteia şi dispune secretarului

realizarea de lucrări în limita competenţelor acestuia- asigură desfăşurarea lucrărilor EGR şi ale Secretariatului acesteia în bune condiţii;- aprobă şi asigură transmiterea în termenele stabilite a informărilor/raportărilor întocmite în

cadrul EGR către părţile interesate;- urmăreşte respectarea măsurilor și termenelor stabilite de către EGR şi decide asupra măsurilor

ce se impun pentru respectarea lor.

Art.6Atribuţiile membrilor EGR sunt, fără a se limita la acestea, următoarele:- participă la toate ședințele EGR;- fac propuneri pentru ordinea de zi şi le transmit secretarului EGR;- elaborează, materiale pe care le prezinta spre dezbatere participantilor;- participa la elaborarea, actualizarea/revizuirea strategiei și/sau a măsurilor de control dispuse cuprivire la managementul riscurilor și asigură punerea în aplicare măsurilor stabilite;

- stabilesc lunar ședințe de lucru pentru analiza implementării planului de masuri de controlstabilite;- participă la întocmirea situaţiilor/rapoartelor/informărilor prevăzute de legislația incident.

Art.7(1) Secretariatul EGR are următoarele atribuţii: - organizează desfăşurarea şedinţelor EGR, întocmește procesele verbale ale ședințelor, redactează

hotărârile EGR sau alte documente specifice și asigură comunicarea lor; - întocmeşte, centralizează şi distribuie documentele necesare bunei desfăşurări a şedinţelor EGR; - asigură colectarea şi centralizarea informaţiilor primite de la compartimentele din cadrul

Aparatului de specialitate al Primarului Comunei Gheorghe Doja, judeţul Ialomiţa,;- centralizează rapoarte/informări/situaţii în baza dispoziţiilor preşedintelui EGR; - elaborează Registrul riscurilor de la nivelul entităţii, prin centralizarea registrelor de riscuri de la

nivelul compartimentelor, şi îl actualizează anual.- elaborează, pe baza rapoartelor anuale privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor de

la nivelul compartimentelor, dar şi pe baza planului de implementare a măsurilor de control întocmit de

secretarul echipei, o informare care se discută şi se analizează pentru a fi transmisă spre aprobareComisiei de monitorizare;

- pregăteşte documentele de lucru pentru şedinţele comisiei şi asigură demersurile pentru rezervareasălii de şedinţă

- clasează, păstreză şi arhivează în conformitate cu prevederile legale specifice arhivării, toatădocumentaţia aferentă activității EGR (hotărâri, registre, procese-verbale corespondenţă)

(2) Documentația aferentă activității EGR se arhivează conform nomenclatorului arhivistic.

Art.8 Personalul din cadrul Aparatului de specialitate al Primarului Comunei Gheorghe Doja, judeţul

Ialomiţa, pune în aplicare măsurile de control stabilite, transmise pentru implementarea acestora.


Praf Monica


Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial

Nr.crt. Etape Termen/Responsabili Rezultate aşteptate Standarde cf.Ordinului nr.600/2018

1 Stabilirea obiectivelorgenerale şi specifice aleaparatului de specialitate alPrimarului

- 31 martie 2019- Comisia pentrumonitorizarea, coordonarea şiîndrumarea metodologică a implementării şi dezvoltăriisistemului de controlintern/managerial

1.Lista obiectivelor generale 2.Lista obiectivelor specifice alecompartimentelor de specialitate

● Standardul 4 -Structuraorganizatorică● Standardul 5 -Obiective● Standardul 6 -Planificarea

2 Stabilirea acţiunilor şiactivităţilor pentrurealizarea obiectivelorgenerale şi specifice aleaparatului de specialitate alPrimarului

- 1 aprilie 2019- Comisia pentrumonitorizarea, coordonarea şiîndrumarea metodologică a implementării şi dezvoltăriisistemului de controlintern/managerial

Lista acţiunilor şi activităţilor ● Standardul 2 -Atribuţii, funcţii,sarcini● Standardul 3 -Competenţa,performanţa● Standardul 4 -Structuraorganizatorică● Standardul 9 -Proceduri● Standardul 11 -Continuitateaactivităţii

3 Descrierea modului deorganizare şi funcţionare asistemului de controlmanagerial

- trim. I 2019- Comisia pentrumonitorizarea, coordonarea şiîndrumarea metodologică a implementării şi dezvoltăriisistemului de controlintern/managerial

1.Lista procedurilor de controlutilizate 2.Resurse identificate

● Standardul 1 -Etica şi integritatea● Standardul 3 -Competenţa,performanţa● Standardul 9 -Proceduri

4 Autoevaluarea bazată peanaliza sistemului decontrol managerial(inclusiv în ceea ce priveşteprocedurile) şi identificareaelementelor dedisfuncţionalitate şi ariscurilor care pot afectarealizarea obiectivelor

- semestrial - Comisia pentrumonitorizarea, coordonarea şiîndrumarea metodologică a implementării şi dezvoltăriisistemului de controlintern/managerial

Lista disfuncţionalităţilor şi ariscurilor

● Standardul 1 -Etica şi integritatea● Standardul 7 -Monitorizareaperformanţelor● Standardul 8 -Managementulriscului● Standardul 9 –

generale şi a celor specifice Proceduri5 Stabilirea orientărilor/

modalităţilor deimplementare şi dezvoltarea sistemului de controlmanagerial, prinraportarea la standardelede control internmanagerial aprobate prinOrdinul nr. 600 /2018pentru aprobarea Coduluicontrolului internmanagerial al entităţilorpublice

- 1 august 2019- Comisia pentrumonitorizarea, coordonarea şiîndrumarea metodologică a implementării şi dezvoltăriisistemului de controlintern/managerial

Lista procedurilor de sistem şioperaţionale

● Standardul 1 -Etica şi integritatea● Standardul 6 -Planificarea● Standardul 7 -Monitorizareaperformanţelor● Standardul 9 -Proceduri

6 Inventariereadocumentelor şi afluxurilor de informaţiicare intră/ies din instituţie,procesările care au loc,destinaţia documentelor,comunicarea întrecompartimente şi cu alteentităţi publice

- 1 septembrie 2019- Comisia pentrumonitorizarea, coordonarea şiîndrumarea metodologică a implementării şi dezvoltăriisistemului de controlintern/managerial

1.Lista documentelor 2.Circuitul informaţiilor

● Standardul 8 -Managementulriscului ● Standardul 12 -Informarea şicomunicarea● Standardul 13 -Gestionareadocumentelor

7 Stabilirea unui sistem demonitorizare a desfăşurăriiacţiunilor şi activităţilor

- 1 octombrie 2019- Comisia pentrumonitorizarea, coordonarea şiîndrumarea metodologică a implementării şi dezvoltăriisistemului de controlintern/managerial

1.Sistem de monitorizare şi de raportare

●Standardul 1 -Etica şi integritatea ● Standardul 6 -Planificarea● Standardul 7 -Monitorizareaperformanţelor● Standardul 12 -Informarea şicomunicarea

8 Monitorizarea realizăriiobiectivelor generale şi acelor specifice

- Trimestrial - Comisia pentrumonitorizarea, coordonarea şiîndrumarea metodologică a implementării şi dezvoltăriisistemului de controlintern/managerial

Raportări trimestriale ●Standardul 1 -Etica şi integritatea ● Standardul 6 -Planificarea● Standardul 7 -Monitorizareaperformanţelor● Standardul 12 -Informarea şicomunicarea

9 Autoevaluarea realizăriiobiectivelor generale şi acelor specifice şiîmbunătăţirea sistemuluide control managerial pebaza autoevaluării şi astandardelor demanagement/control intern

- Anual ( în luna februarie, pentruanul precedent) - Comisia pentrumonitorizarea, coordonarea şiîndrumarea metodologică a implementării şi dezvoltăriisistemului de controlintern/managerial

Raport de evaluare ●Standardul 1 -Etica şi integritatea ● Standardul 4 -Structuraorganizatorică ● Standardul 5 -Obiective ● Standardul 7 -Monitorizareaperformanţelor ● Standardul 11- Continuitateaactivităţii

10 Elaborarea proceduriloroperaţionale, manualelorde proceduri pentruactivităţile/situaţiile caredetermină utilizareaacestor instrumente, îndirecta corelare cufluxurile de informaţiistabilite la punctul 6

- etapizat, până la data de 1octombrie 2019- Comisia pentrumonitorizarea, coordonarea şiîndrumarea metodologică a implementării şi dezvoltăriisistemului de controlintern/managerial

Proceduri de sistem şi operaţionale ● Standardul 8 -Managementulriscului ● Standardul 9 -Proceduri ● Standardul 10- Supravegherea ● Standardul 16- Auditul intern

11 Actualizarea sub formaversiunilor şi aprevederilor din manualelede proceduri şi din orice altinstrument cu careoperează sistemul decontrol managerial alautorităţilor administraţieipublice locale, pe bazaprincipiilor de bună

- ori de câte ori se impune,conform legislaţiei- Comisia pentrumonitorizarea, coordonarea şiîndrumarea metodologică a implementării şi dezvoltăriisistemului de controlintern/managerial

Manuale de proceduri ● Standardul 8 -Managementulriscului ● Standardul 9 -Proceduri ● Standardul 10- Supravegherea ● Standardul 16- Auditul intern

practică12 Elaborarea programului de

pregătire profesională, îndomeniul controluluimanagerial

- 31 decembrie anul curent,pentru anul următor - Inspector resurse umane

Programul de pregătire profesională ● Standardul 3Competenţa,performanţa


Praf Monica

ROMÂNIA JUDEŢUL IALOMIŢACOMUNA GHEORGHE DOJA Nr. 183 din 21.01.2019

RAPORTprivind necesitatea şi oportunitatea emiterii unei Dispoziţii privind

monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial,

la nivelul Aparatului de specialitate al Primarului Comunei Gheorghe Doja, judeţul Ialomiţa

În conformitate cu:- prevederile O.G. nr. 119 din 31 august 1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv,

republicată;- prevederile Ordinului nr. 600 din 20 aprilie 2018 privind aprobarea Codului controlului intern

managerial al entităţilor publice;- prevederile art. 12 alin. (5) şi art. 13 lit. c), lit. e) şi lit. h) din Legea nr. 672 din 19 decembrie 2002

privind auditul public intern, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;- prevederile art. 24 din Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi

completările ulterioare;- prevederile Dispoziţiei nr. 156 din 31.07.2017 privind organizarea şi exercitarea controlului financiar

preventiv la nivelul comunei Gheorghe Doja, judeţul Ialomiţa;Fac precizarea că este absolut necesară şi oportună emiterea unei Dispoziţii privind

monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a implementării şi dezvoltării sistemuluide control intern managerial, la nivelul Aparatului de specialitate al Primarului ComuneiGheorghe Doja, judeţul Ialomiţa, prin care, la nivelul Aparatului de specialitate al PrimaruluiComunei Gheorghe Doja, judeţul Ialomiţa:

- să se constituie Comisia pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică aimplementării şi dezvoltării sistemului de control intern/managerial;

- să se stabilească Regulamentul de organizare şi funcţionare a Comisiei pentrumonitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a implementării şi dezvoltării sistemuluide control intern/managerial;

- să se stabilească Standardele de control intern/managerial;

- să se constituie Echipa de Gestionare a Riscurilor;- să se stabilească Regulamentul de organizare şi funcţionare a Echipei de Gestionare a

Riscurilor;- să se stabilească Programul de implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern

managerial.Pentru care am încheiat prezentul.

Secretar, Praf Monica

D I S P U N E - gheorghedojail.ro

Documents

Transcript of D I S P U N E - gheorghedojail.ro