Proiectarea i managementul programelor educaionale

Curs 7 Managementul financiar Managementul financiar, ca element component al managementului proiectului, innd cont de relaiile din interiorul proiectului, servete drept ghid pentru satisfacerea ct mai bine a obiectivelor, a costurilor i a termenelor, de la prima faz/activitate a acestuia i pn la finalizarea proiectului.

Managementul costului proiectului include procesele necesare pentru realizarea activittilor proiectului, n vederea atingerii obiectivelor stabilite. El include urmtoarele mari procese.

Managementul financiar ndeplinete o serie de atribuii1:

evalueaz eforturile financiare ale tuturor aciunilor ce urmeaz a fi ntreprinse ntr-o perioad de gestiune dat;

asigur la momentul oportun, n structura i condiiile reclamate de necesiti, capitalul, la un cost ct mai sczut posibil;

urmrete modul de utilizare a capitalului i gradul de influen al factorilor de decizie n direcia asigurrii unei utilizri eficiente a fondurilor atrase n circuitele financiare;

asigur i menine echilibrul pe termen scurt i pe termen lung n concordan cu necesitile organizaiei (sau proiectului);

urmrete obinerea rezultatului financiar scontat i l repartizeaz pe destinaii. Managementul financiar, care are n vedere gestionarea resurselor financiare limitate n vederea atingerii obiectivelor stabilite, reprezint o component esenial a managementului de proiect, ntruct ntocmirea, execuia, raportarea i controlul execuiei planurilor financiare asigur utilizarea resurselor financiare n scopurile propuse, pentru atingerea obiectivelor stabilite ale proiectului. 1 M. Onofrei, Management financiar, Editura CH Beck, Bucureti, 2006, pag. 4.

Planificarea financiar, bugetul proiectului i importana acestora

Principalele funcii pe care le ndeplinete planificarea financiar sunt: Funcia de orientare, ntruct n lipsa unei activiti de planificare financiar managerul

ar putea utiliza ca i repere numai realizrile anilor precedeni sau realizrile concurenei, fr ca respectivele rezultante s fie extrapolate nperioadele viitoare;

Funcia de coordonare, care const n gruparea tuturor eforturilor compartimentelor funcionale ale unei organizaii n vederea participrii la procesul de execuie (mai mult sau mai puin), caz n care planificarea financiar va trebui s ntruneasc regula consensului printr-un procedeu de eliminare a consecinelor negative de ordin decizional.

Funcia de eficientizare a controlului, ntruct implementarea unui sistem organizaional eficient se face numai n msura n care prin control sunt efectuate comparaii ntre realizri i previziuni, n funcie de care se pot lua msuri de corectare oportune i mult mai viabile. Mai mult, planificarea financiar poate deveni o surs de risip, prin tendina unor compartimente de a-i supraestima nevoile proprii de finanare2.

Stabilirea bugetului i a fluxului de numerar ale proiectului

Bugetul proiectului este un document prin care se stabilete costul estimativ global al tuturor activitilor individuale i ale locurilor de munc, precum i sursele de finanare ale acestora. Altfel spus, bugetul unui proiect prezint totalitatea resurselor financiare prevzute pentru realizarea obiectivelor acestuia, provenite din finanare de la autoritatea contractant (finanator) i de la partenerii de contract3. Acest document are, de obicei, dou pri componente:

partea de cheltuieli, care detaliaz cheltuielile pe tipuri de cheltuieli;

partea de venituri, care este detaliat, de obicei, pe surse. Bugetul se stabilete de obicei anual. n cazul unui proiect multianual, bugetul va stabili veniturile i va aloca cheltuielile pe

perioade anuale, iar n cazul unui proiect subanual, acesta va reflecta veniturile i cheltuielile pe ntreaga perioad a proiectului.

Un exemplu de format de buget este redat n tabelul urmator :

2 Stancu Ion, Finane. Teoria pieelor financiare. Finanele ntreprinderilor. Analiza i gestiunea financiar, Ed. Economic, Bucureti, 1997, p. 545. 3 C. Opran, S. Stan, P. Spnu, Managementul proiectelor, Editura Comunicare.ro, Bucureti, 2007, pag. 241.

Bugetul proiectului

Sursa: Privind realizarea previziunilor de flux de numerar aferente proiectelor implementate de Beneficiari, precum i ntocmirea de

situatii sintez, conform cerintelor din contractul de finantare, online la adresa http://www.fonduri-ue.ro/res/filepicker_users/cd25a597fd-62/utile/Instructiuni%20de%20implementare/POSDRU/3_POSDRU_Ghid_%20cash_flow.pdf

Bugetul unui proiect prezint totalitatea resurselor financiare prevzute pentru realizarea obiectivelor acestuia, provenite din finanare de la autoritatea contractant (finanator) i de la partenerii de contract4. Stabilirea bugetului presupune s se rspund la o serie de ntrebri:

Care sunt obiectivele proiectului? Ce activiti vor fi implicate n atingerea acestor obiective? Ce resurse vor fi necesare pentru a realiza aceste activiti? Ct vor costa aceste resurse? De unde vor proveni fondurile prin care se vor acoperi costurile? Este rezultatul real?

Pentru ca un buget s fie bun, acesta trebuie s ndeplineasc urmtoarele cerine:

s aib claritate, ntruct documentul trebuie s fie neles de toi cei care l utilizeaz; elaborarea bugetului s se realizeze conform unui calendar aprobat; liniile bugetare s fie adecvate pentru aspectele contabile i pentru realizarea

controlului; estimarea costurilor s fie realizat astfel nct s poat fii justificat; includerea unor rezerve n cadrul liniilor bugetare relevante, ntruct adugarea unei

linii a bugetului sub form de rezerve poate fi dificil de argumentat; includerea tuturor costurilor n buget.

Exist o serie de costuri care sunt de multe ori uitate n buget:

costurile legate de personal (costuri de recrutare, pregtire, taxe i impozite), costurile de start-up (publicitate, costuri legale), asigurri, costul utilitilor, costuri de ntreinere ale autovehiculului, costurile de

ntreinere i reparaii ale echipamentelor, costurile conducerii proiectului (ntlniri ale conducerii, etc.), taxele de audit.

4 MANGO, Practical Financial Management for NGOs Getting the Basics Right, Course Handbook, pag. 25. http://www.mango.org.uk/Guide/CourseHandbook

Pentru stabilirea bugetului, documentele de intrare sunt: estimrile costurilor; structura activitilor descompuse, care elementele proiectului asupra crora vor fi

alocate costurile; calendarul proiectului, care stabilete datele de nceput i de final ale elementelor

proiectului, informaie necesar pentru ataarea costurilor perioadei n care acestea apar.

Categorii de cheltuieli

Bugetul este structurat pe TREI mari capitole de cheltuieli: I. cheltuieli directe (I1+I2+I3)

- I1 cheltuieli de personal (includ salariile, contribuiile aferente salariilor, cazare, diurn, transport, alte cheltuieli);

- I2 cheltuieli materiale i servicii materii prime i materiale, lucrri i servicii executate de teri);

- I3 alte cheltuieli specifice proiectului. II. cheltuieli indirecte (administrative - regie);

III. dotri independente i studii pentru obiective i investiii.

Cheltuielile de personal cuprind salarii pentru personalul propriu, plata consultanilor care asigur desfurarea proiectului, impozitele i contribuiile pe salarii. Determinarea volumului cheltuielilor de personal se face avnd n vedere volumul de munc prevzut pentru fiecare persoan (sau categorie de angajai), de nivelul de salarizare prevzut pentru persoana/categoria de angajai prevzut (fie tarif/or mai ales n cazul persoanelor angajate cu contract civil, fie salariu lunar), de nivelul contribuiilor i impozitelor aferente veniturilor de natur salarial. Ca urmare, este necesar s se stabileasc numrul de om-zile sau om-lun necesar pentru realizarea activitilor proiectului i, n funcie de nivelul de salarizare, se va determina valoarea inclus n buget.

n calculul cheltuielilor salariale sunt cteva reguli care trebuie respectate5: salariile prevzute trebuie s fie n acord cu valoarea de pia; n rubrica salarii sunt prevzute salariile brute ale angajailor implicati n proiect, la

care sunt adugate i toate taxele angajatorului; este recomandat ca bugetul de salarii s nu depeasc n general 30 % din valoarea

proiectului; de obicei, finanatorii aloc fonduri pentru beneficiari, i nu, n primul rand, pentru

salarii. Acest lucru duce uneori la restricii n ceea ce privete salariile; sunt finanatori care nu accept plata salariilor, acestea fiind considerate drept o contribuie proprie a iniiatorului;

consultantii sunt persoane care nu aparin organizaiei iniiatoare i sunt participani n proiect, fiind pltii pentru aceasta;

serviciile oferite de consultani pot fi contractate ctre acetia, fiind o form de a-i plti pentru activitile n care intervin, fr a fi angajai permaneni n cadrul proiectului.

5 . Cojocaru, Proiectul de intervenie n asistena social, Editura Polirom, Iai, 2006, pag. 154-155

Plafoanele maxime de referin ale cheltuielilor cu personalul Exemplu pentru proiectele de tip POSDRU

Personalul implicat n implementarea proiectului se mparte n 3 categorii, n funcie de nivelul experientei profesionale specifice pentru activitile proiectului n care urmeaz a fi implicat:

1. Tipul A cuprinde experi cu experien profesional de minimum 5 ani; 2. Tipul B cuprinde experi cu experien profesional ntre 3 i 5 ani; 3. Tipul C cuprinde experi cu experien profesional sub 3 ani.

Plafoanele maxime de referinta pentru stabilirea eligibilitii cheltuielilor cu personalul

reprezint venitul brut, inclusiv impozitele, taxele i contribuiile aferente, i sunt urmtoarele: Pentru proiecte strategice Pentru proiectele de grant

Ex. Pentru proiectele Leonardo da Vinci rata cu personalul

Cheltuielile legate de deplasare i transport includ cheltuielile de transport, cazare, diurn.

Cheltuielile de transport, cazare, diurn incluse n buget sunt doar cele fcute pentru realizarea activitilor din proiect. Cheltuielile de transport vizeaz att cheltuielile legate de transportul personalului, ct i cele legate de transportul beneficiarilor (participarea la diferite activiti,

abonamente pentru transportul n comun, etc) sau ale voluntarilor. Fundamentarea cheltuielilor de transport cu autoturismul are n vedere numrul de kilometri parcuri/perioad, consumul specific (consum/100 km), preul combustibilului.

Ch transport = (nr. km. parcuri x consum normat/100 km x pre combustibil) / 100

Pentru consumul de carburant, legea rii noastre specific un consum normat de 7,5 l/ 100 km. n cazul transportului cu avionul sau feroviar se au n vedere numrul de cltorii i valoarea estimat a unei cltorii (preul biletului).

Cheltuielile de cazare se fundamenteaz n funcie de numrul de nopi de cazare estimate i costul cazrii/noapte. Cheltuielile cu diurna se fundamenteaz n funcie de numrul de zile de deplasare i de valoarea diurnei zilnice. Trebuie avute n vedere la fundamentarea acestor cheltuieli restriciile impuse de finanator sau, dac nu exist, cele impuse de legislaia romneasc.

Cheltuielile materiale i servicii includ cheltuielile de exploatare ce particip direct la realizarea proiectului, i se refer la:

materii prime i materiale; materiale consumabile; combustibil; piese de schimb; obiecte de inventar.

Materiile prime sunt specifice fiecrui proiect, iar consumul lor se obine din memoriul tehnic, n timp ce materialele sunt materiale auxiliare necesare derulrii proiectului, fr a se regsi, de regul, n produsul finit. Fundamentarea cheltuielilor cu materiile prime i materialele se realizeaz n funcie de capacitatea zilnic de producie a utilajelor, numr de zile lucrtore pe an, gradul de utilizare a acestora, consumurile specifice pe unitatea de produs i preurile medii de achiziie existente pe pia a materiilor prime i materialelor. Combustibilii care se regsesc n aceast categorie se refer la cei utilizai n mod direct pentru activiti ale proiectului (cu excepia celor utilizai la transportul personalului, care se regsesc n categoria cheltuielilor de personal). n acest caz, la fundamentarea cheltuielilor cu combustibilii se au n vedere consumurile specifice i volumul de activitate la care particip utilajele, echipamentele sau vehiculele alimentate. Fundamentarea cheltuielilor cu consumabilele (papetrie etc.) presupune determinarea volumului de consumabile, estimarea preului unitar pentru fiecare categorie de consumabile n baza preurilor de pe pia. Cheltuielile cu piesele de schimb sau cu obiectele de inventar se estimeaz n funcie de cantitatea anual necesar i preul mediu de achiziie existent pe pia. n cadrul anumitor tipuri de proiecte exist i cheltuieli materiale ce au ca int beneficiarii, incluznd n principal urmtoarele categorii de cheltuieli:

ajutor material acordat beneficiarilor proiectului (dac nu exist restricti din partea finantatorului);

dotari materiale specifice nevoilor operationale de implementare a proiectului (de exemplu, burse, dotri cu echipamente destinate beneficiarilor, de recuperare i reabilitare, dotare pentru centre de zi etc.).

n categoria cheltuielilor directe se mai pot include i o parte a cheltuielilor legate de spaii, n special chiria locaiei unde se desfoar activitile proiectului, nchiriat special n acest scop. Pentru fundamentarea acestei categorii de cheltuieli, chiriile prevzute n proiect trebuie s fie cele de pe piaa liber.

Fundamentarea cheltuielilor legate de lucrri i servicii executate de teri se face pe baza estimrii volumului de activiti necesare a fi contractate i preul estimat al fiecrui tip de activitate (avnd n vedere preurile de pia). Multe categorii de proiecte pot include i cheltuieli legate de diseminarea rezultatelor proiectelor. Cheltuielile legate de diseminare pot fi detaliate n diferite capitole: consumabile, servicii de publicare, transport, diurn, cazare, taxe de participare etc. n cazul dotrilor independente (echipamente prevzute a fi achiziionate prin proiect), fundamentarea se realizeaz pe baza ofertelor existente pe pia sau a ofertelor de pret solicitate de solicitantul finanrii. Echipamentele prevzute n buget trebuie s fie necesare pentru implementarea proiectului. La acest capitol de buget este indicat s fie luate n calcul i cheltuielile de ntreinere i asigurrile pentru echipamente. O categorie important de cheltuieli este reprezentant de cheltuielile indirecte (cheltuieli de regie). Din punct de vedere financiar, regia proiectului reprezint suma cheltuielilor indirecte efectuate strict pentru susinerea activitilor desfurate pentru realizarea proiectului. Fundamentarea cheltuielilor indirecte se poate face fie pe baz real, atunci cnd sistemul contabil permite acest fapt, fie pe baz forfetar (caz n care acestea se determin ca procentaj din cheltuielile directe). Fundamentarea cheltuielilor indirecte pe baz real se face astfel:

cheltuielile cu chiriile (dac nu sunt considerate directe) se estimeaz n funcie de valoarea chiriei pe unitatea de suprafa i suprafa spaiului nchiriat (valoarea se preia, n general, din contractele de nchiriere sau acordurile de prenchiriere);

cheltuielile cu utilitile: au la baz consumurile specifice i preurile de achiziie/tarifele de prestare pe unitile de msur corespunztoare fiecrui tip de utilitate. Spre exemplu, pentru energie electric relaia de calcul este urmtoarea:

Ch.electric= Consum specific/h x 24h x 295 zile x Preul Euro/1kwh

cheltuieli cu salariile indirecte: se fundamenteaz asemntor cu cheltuielile cu salariile directe i vizeaz personalul neproductiv, adic cel administrativ;

cheltuieli cu ntreinerea i reparaiile: se fundamenteaz ca i procent din cuantumul valorii achiziiilor/echipamentelor;

cheltuieli cu asigurrile: se fundamenteaz ca i procent din cuantumul valorii construciilor, autovehiculelor etc.

alte cheltuieli indirecte: se estimeaz ca i procent din cuantumul cheltuielilor cu utilitile.

Estimarea acestor tipuri de cheltuieli se realizeaz n practic prin utilizarea a diverse formate de lucru, cel mai utilizat fiind foaia de lucru de tipul urmtor:

Foaie de lucru pentru determinarea bugetului Nr. crt.

Descriere UM Numar unitai Cantitate Cost unitar Cost total

Unitile de msur cele mai utilizate n estimarea bugetului sunt prezentate n tabelul urmtor:

Tipuri de unitati de masura (UM) Linii bugetare Exemple de unitati de masura

Costuri de personal

Salarii, premii i contribuii Recrutarea personalului Dezvoltarea personalului

lun Cheltuieli de publicitate Zile, persoane

Diurn Cheltuieli ale voluntarilor

Zile, persoane, deplasare Zile, persoane, deplasare

Costuri de transport

Carburani Asigurarea autovehiculului ntreinerea autovehiculului Cost transport aerian Transport autobuz/taxi Costuri de distribuie

Kilometri, lun Lun sau sum fix Kilometri, lun deplasare Deplasare, lun Kilometri, deplasare, lun

Administrarea programului

Chiria biroului, electricitate i ap Asigurarea cldirii Telefon/fax Servicii potale Reparaii Comisioane bancare Taxe de audit

Lun Lun sau sum fix Lun Lun Lun Lun Sum fix

Costuri ale proiectului

nchirierea locaiei Costuri de publicitate Publicaii Taxe profesionale Intrri Echipament Cazare Mncare

Zile, luni Sum fix Lun zile pies pies noapte Persoan, zi, pre meniu

Sursa: MANGO, Practical Financial Management for NGOs. Course Handbook, pp. 36-37.

Estimarea costurilor proiectului

Estimarea costurilor se face pornind de la specificaiile proiectului. ansele de a face greeli de estimare sunt cu att mai mici cu ct este mai bine definit proiectul de la nceput.

Probabilitatea erorilor nu poate fi redus la zero i niciodat estimrile iniiale de costuri ale unui proiect ntreg nu sunt lipsite de erori i perfect corecte.

Estimarea presupune ntotdeauna un element de apreciere personal. Proiectul conine ntotdeauna surprize.

Se poate ncerca s se elimine unele surse posibile de erori de estimare i s se instituie sisteme eficiente pentru msurarea costurilor care ar urma s apar.

Estimarea practica a costurilor proiectului

A. Compilarea listei de sarcini Prima faz a procesului de estimare a costurilor este compilarea listei cu toate

elementele care vor presupune cheltuieli.

B. Defalcarea activitatilor IV. Pregtirea tabelului de defalcarea activitilor care s cuprind i costurile este o

cale logic de abordare a proiectului i o modalitate de a reduce riscul de a omite ceva.

C. Colectarea estimarilor pentru timpii de lucru V. Se refer n special la duratele activitilor (timpul total necesar), exprimate n ore

/ om, om xlun, om x zi.

D. Estimarea costurilor de materiale i echipamente VI. Materialele necesit dou tipuri de estimri. Pentru fiecare activitate se

determin: - costul total estimat, inclusiv taxele de livrare i alte taxe (costurile

materialelor reprezint de multe ori mai mult de jumtate din costul proiectului);

VII. Nici o estimare nu este complet, dac la ntocmirea ei nu s-a inut cont de costurile de ambalare, de transport, asigurare, taxele portuare, impozite

E. Rezerve de urgenta VIII. O surs obinuit de erori de estimare este incapacitatea de a lua n calcul faptul

c este imposibil s nu apar costuri adiionale din cauza erorilor de proiectare, a greelilor de execuie, a defectelor de materiale. Pentru un proiect simplu, care nu presupune un grad deosebit de risc, poate fi suficient o rezerv de 5% din costurile normale.

F. Revizuirea estimarilor de costuri IX. Dup ce se colecteaz toate estimarile de detaliu, teoretic devine posibil

nsumarea lor i elaborarea bugetului proiectului. X. Estimrile de costuri sunt extrem de importante pentru proiecte. Orice eroare

major poate fi dezastruoas pentru contractor i pentru client, dac proiectul are dificulti financiare. Estimrile trebuie, de aceea, s fie efectuate ct mai temeinic posibil de o persoan competent, alta dect cel care ntocmete lista activitilor.

De ce proiectele depaesc costurile planificate? n mod aproape invariabil, proiectele se deruleaz cu costuri mai mari dect cele planificate. Acest lucru se ntmpl din cel puin trei motive:

o bugetul propus spre aprobare a fost proiectat ntr-un mod mult prea optimist (este adevrat c aceasta poate fi i o tehnic prin care s fie asigurat aprobarea ca atare; nu recomandm adoptarea sa din moment ce, aa cum am artat i n alt parte, un proiect trebuie aprobat i derulat);

o ntrzierile, depirile termenului limit, variaiile fa de planul de activiti iniial, modificrile operate n mijlocul proiectului se traduc n mod automat n costuri suplimentare;

o riscurile fie nu au fost anticipate, fie au fost subevaluate; contracararea riscului, atenuarea impactului se realizeaz cu costuri suplimentare.

Tinei cont de aceste lucruri n momentul n care proiectai bugetul i alocai o sum aparte pentru cheltuieli neprevzute. Asigurai-v, ns, c aceste cheltuieli sunt eligibile din punctul de vedere al finanatorului i ncercai s meninei valoarea acestei sume la un nivel ct mai sczut. Atentie! Orice modificare n cadrul bugetului trebuie fcut cu aprobarea expres din partea finanatorului. Condiiile n care pot fi operate aceste modificri sunt stipulate de la bun nceput n contractul care a intervenit ntre finanator/autoritate contractant i beneficiar. n principiu, modificrile n cadrul bugetului sunt permise atunci cnd:

o variaiile/modificrile nu afecteaz obiectivul de baz al proiectului, o impactul financiar se limiteaz la un transfer n cadrul unui singur capitol de buget (de la cheltuieli administrative tot la cheltuieli administrative) De obicei, contractul stipuleaz i limita maxim a transferului n cadrul aceluiai capitol de buget, de exemplu, de 10% din suma iniial a capitolului bugetar.

Alte recomandari privind bugetul

Includeti toate cheltuielile absolut necesare! Bugetul trebuie s fie fezabil trebuie s asigure realizarea activitilor n economia real nu doar pe hrtie. Orice omsiune esenial duce, n faza de implementare, fie la solicitarea de fonduri suplimentare peste cele aprobate (ceea ce, de multe ori echivaleaz cu anularea proiectului), fie la solicitri de modificare a bugetului, acceptate de ctre finanatori n mod excepional i ntre anumite limite (vezi mai sus).

Articolele de buget trebuie sa reflecte activitatile mentionate n propunerea propriu-zisa.

n cazul n care Ghidul solicitantului cuprinde precizari cu privire la sumele maxime admise pentru diverse categorii de cheltuieli (procentaje din buget pentru echipamente, pentru diurn, pentru cheltuieli de personal), urmati ndeaproape aceste precizari!

Nu supradimensionati cheltuielile peste strictul necesar! n afar de cheltuielile strict necesare, finanatorii nu sunt dispui s finaneze dect cheltuielile derivate sau legate de funcionarea programului n ansamblu cheltuieli de promovare, de evaluare periodic a stadiului implementrii, de redactare a rapoartelor.

Nu va stabiliti drept obiectiv solicitarea sumei maxime pe care o ofera finantatorul pentru un proiect!

Asigurati cofinantarea (contributia locala), dovedind cu documente ca dispuneti de bunurile materiale, personalul i resursele financiare propuse! ncercai s asigurai un nivel al cofinanrii mai mare dect cel solicitat n mod expres de ctre finanator! O contribuie proprie mai mare poate indica interesul i seriozitatea solicitantului, faptul c solicitantul este dispus s rite o parte mai mare din resursele proprii n proiect; n plus, un procentaj mai mare al contribuiei locale asigur o marj de siguran n cazul n care bugetul trebuie modificat la solicitarea finanatorului.

Cititi cu atentie informatiile cu privire la ponderea contributiei proprii, dac este vorba despre un procent din suma maxim care poate fi solicitat sau dac este vorba despre un procent din bugetul total al proiectului. De exemplu, suma maxim care poate fi solicitat de la finanator este de 100.000. Valoarea contribuiei proprii trebuie s fie de minim 5% din totalul bugetului. Raporturile dintre bugetul total, fondurile obinute de la sursa de finanare i contribuia proprie sunt:

Bugetul total 110.000

Suma solicitat de la agenia X 95.000

% din bugetul total 86,36%

Contribuia proprie 15.000

% din bugetul total 13,63%

Este posibil ca proiectul sa nceapa nainte ca suma oferita de finantator sa soseasca n contul organizatiei promotoare. Contribuia proprie a solicitantuluitrebuie s poat acoperi cheltuielile de funcionare ale proiectului n aceast perioad.

Tineti cont de faptul ca suma oferita de finantator poate sa soseasca n trane. Contribuia proprie a solicitantului trebuie i ea astfel ealonat astfel nct s susin funcionarea proiectului ntre tranele respective. Atentie! n unele situaii, acordarea tranelor depinde de ntocmirea i naintarea rapoartelor intermediare, precum i de coninutul acestora (adic de stadiul proiectului). Acordai atenie att derulrii propriu-zise (pentru a avea ce raporta), ct i formatului n care trebuie fcute raportrile i termenului pn la care pot fi depuse.

Tineti cont de faptul ca ntregul proces de evaluare a proiectelor participante la licitatie, de ncheiere a contractelor, de ncepere efectiva a finantarii prin acordarea sumei solicitate dureaza cteva luni. Acest interval poate influena unele categorii de cheltuieli. Estimarea eventualelor venituri aduse de proiect trebuie s in seama de modificarea conjuncturii economice care poate interveni n aceast perioad.

Tineti cont de faptul ca, uneori, documentele proiectului amintesc obligativitatea de a achizitiona pentru proiect echipamente din tara de origine a finantatorului! Dac exist o astfel de prevedere, proiectai bugetul pornind de la costurile existente n ara respectiv, care nu sunt ntotdeauna cele mai mici de pe pia.

Eligibilitatea cheltuielilor Pentru a fi eligibil, o cheltuial trebuie s ndeplineasc n mod cumulativ urmtoarele

condiii: 1. s fie efectiv pltit de la data prevzut n contractual de finanare nerambursabil; 2. s fie necesar pentru realizarea activitilor din cadrul proiectului; 3. s fie prevzut n bugetul estimative al proiectului; 4. s fie n conformitate cu principiile unui management financiar riguros, avnd n

vedere utilizarea eficient a fondurilor i un raport optim cost-rezultate; 5. s fie nregistrat n contabilitatea Beneficiarului, s fie identificabil, verificabil i s

fie dovedit prin facturi, n conformitate cu prevederile legislaiei naionale, sau de alte documente contabile cu valoare probatorie, echivalent facturilor;

6. s nu fi fcut obiectul altor finanri publice; 7. s fie n conformitate cu prevederile contractului de finanare; 8. s fie conform cu prevederile legislaiei naionale I comunitare; 9. s fie menionat n lista cheltuielilor eligibile prezentat n Conditiile Specifice

pentru fiecare cerere de propuneri de proiecte.