Controlul documentelor - Muzeul...

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ

ACHIZIŢII DE PRODUSE, SERVICII ŞI LUCRĂRI

COD: PO–BA-03

Editia: IIINr.de ex.:10Revizia: 0 Nr.de ex.Pagina 1 din 24Exemplar nr. 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Elemente privind responsabilii/ operaţiunea

Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura

1 2 3 4 5

1.1 Elaborat Referent 22.02.20171.2 Verificat Şef Birou Achiziţii Publice

22.02.2017

1.3 Aprobat Manager 22.02.2017

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale

1



COD: PO–BA-03


Ediţia sau, după caz

revizia în cadrul ediţiei

Componenta revizuită Modalitatea revizieiData la care se aplică prevederile ediţiei sau

reviziei ediţiei

1 2 3 42.1 Ediţia I Elaborarea documentaţiei

privind implementarea OMFP nr. 946/2005, republicat, cu modificările ulterioare

- 07.04.2011

2.2 Ediţia II Toată procedura Modificarea legislaţiei şi introducerea în formatul cerut de Ordinul nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial

18.05.2015

2.3 Ediţia III Toată procedura Actualizare potrivit modificărilor aduse Ordinului nr.400/2015 prin Ordinul 200/2016 şi potrivit altor acte normative.

22.02.2017

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia/revizia

2



COD: PO–BA-03


Nr.crt.

Scopul difuzării

Exem-plar nr.

Comparti-ment

Funcţia Nume şi prenume

Data primirii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 73.1. Informare 1 Conducere Manager 22.02.20173.2. Informare 2 Direcţia

economicăDirector 22.02.2017

3.3. Informare 3 Direcţia Ştiinţifică şi

de Patrimoniu

Director 22.02.2017

3.4. Informare 4 Direcţia administrativ

Director adminis-

trativ

22.02.2017

3.5. Informare 5 Direcţia comunicare,

Educaţie Muzeală

Director 22.02.2017

3.6. Informare/aplicare

6 Achiziţii publice

Şef birou 22.02.2017

3.7. Informare 7 Compartiment Audit Intern

Auditor 22.02.2017

3.8. Informare 8 Compartiment PSI şi Pază

Şef formaţie pompieri

22.02.2017

3.9. Aplicare/arhivare

9 Resurse umane,

secretariatregistratură, sanatate in

muncă

Şef birou 22.02.2017

3.10.

Aplicare 10 Compartiment Juridic

Consilier juridic

22.02.2017

Notă:În cazul difuzării electronice a documentelor SCIM, Responsabilul SCIM va asigura prezenţa documentelor într-un director la utilizator, solicitând acestuia semnătura în Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale, pentru difuzarea informatică. Numele fişierului care cuprinde documentaţia SCIM, difuzată la utilizator, include cifra trecută la „Ex. nr.”, atribuită utilizatorului prin tabelul de mai sus.

3



COD: PO–BA-03


4. Scopul procedurii operaţionale

4.1. Stabileşte modul de realizare al activităţii de achiziţionare de produse, servicii şi lucrări, necesară implementării Standardului 9: PROCEDURI din cadrul Ordinului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice.

4.2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii care face obiectul procedurii operaţionale.

4.3. Asigură continuitatea activităţii care face obiectul procedurii operaţionale, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului.

4.4. Sprijină auditul şi / sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi / sau control, iar pe Manager, în luarea deciziei.

4.5. Asigură cadrul pentru realizarea procesului de achiziţionare de produse, servicii şi lucrări în cadrul MNSDG, astfel încât să se asigure procurarea acestora conform cu specificaţiile tehnice solicitate în documentaţia de atribuire şi necesităţile obiective ale instituţiei.

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

4



COD: PO–BA-03


5.1. Procedura operaţională cuprinde etapele ce trebuie urmate, metodele de lucru stabilite şi regulile de aplicat, în vederea cunoaşterii de către personalul din MNSDG a prevederilor legale care reglementează activitatea specifică procedurii operaţionale.

5.2. Activitatea care face obiectul procedurii operaţionale asigură, prin acţiunile desfăşurate, implementarea Standardului 9: PROCEDURI din cadrul Ordinului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice, în MNSDG.

5.3. Operaţiunile şi acţiunile, de care depinde activitatea procedurată, sunt prezentate în cadrul paragrafului 8.4.2. şi în Capitolul 9 ale procedurii operaţionale.

5.4. Compartimentele furnizoare de date şi / sau beneficiare de rezultatele activităţii descrise în cadrul procedurii operaţionale sunt: conducerea (Manager, DE şi SBC), biroul financiar - contabil, biroul achiziţii şi compartimentele de specialitate din cadrul MNSDG, aşa cum reiese din Capitolul 9 al procedurii operaţionale.

5.5. Procedura se aplică pentru situaţia achiziţionării de produse, servicii şi lucrări necesare realizării activităţii specifice MNSDG.

6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate

5



COD: PO–BA-03


6.1. Reglementări internaţionale 6.1.1 Directiva 2014/24/UE a Parlamentului European şi a Consiliului din 26

februarie 2014 privind achiziţiile publice şi de abrogare a Directivei 2004/18/CE.

6.2. Legislaţie primară

6.2.1. Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice6.2.2. Legea nr. 101/2016 privind remediile şi căile de atac în materie de atribuire a

contractelor de achiziţie publică, a contractelor sectoriale şi a contractelor de concesiune de lucrări şi concesiune de servicii, precum şi pentru organizarea şi funcţionarea Consiliului Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor

6.3. Legislaţie secundară6.3.1. Hotărârea Guvernului nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice

de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice .

6.3.2. Ordinul nr. 264/2016 privind stabilirea metodologiei de selecţie pentru evaluarea ex-ante a documentaţiilor de atribuire aferente contractelor/acordului-cadru de achiziţie publică care intră sub incidenţa art. 23 alin. (2) din anexa la Hotărârea Guvernului nr. 395/2016, cu modificările şi completările ulterioare.

6.3.3. Ordinul nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice.

6.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale MNSDG.6.4.1. Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al Muzeului Naţional al Satului

„Dimitrie Gusti”6.4.2. Alte acte normative, în vigoare, care reglementează activităţile descrise, sunt

menţionate în Capitolul 8 al procedurii operaţionale.6.4.3. Decizii ale Managerului MNSDG.

6



COD: PO–BA-03


7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

7.1. Definiţii ale termenilorNr.crt. Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1Procedura operaţională

Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual.

2 Procedurile de atribuire

Procedurile de atribuire reglementate de prezenta lege, aplicabile pentru atribuirea contractelor de achiziție publică/acordurilor-cadru sau organizarea concursurilor de soluții cu o valoare estimată egală sau mai mare decât pragurile prevăzute la art. 7 alin. (5), sunt următoarele:licitaţia deschisă, licitaţia restrânsă, negocierea competitivă, dialogul competitiv, parteneriatul pentru inovare, negocierea fără publicare prealabilă, concursul de soluţii, procedura de atribuire aplicabilă în cazul serviciilor sociale și al altor servicii specifice, procedura simplificată.

3 Contractul Contractul cu titlu oneros,asimilat, potrivit legii, actului administrativ, încheiat în scris între unul sau mai mulți operatori economici și una ori mai multeautorități contractante, care are ca obiect execuția de lucrări, furnizarea de produse sau prestarea de servicii.

4 Valoarea estimată a contractului de achiziţie publică

Concept economic care exprimă preţul cel mai probabil care se intenţionează a fi plătit pentru achiziţia unor produse, servicii sau lucrări, la o anumită dată, în anumite situaţii particulare.

5 Operator economic

Orice persoană fizică sau juridică, de drept public ori de drept privat, sau grup ori asociere de astfel de persoane, care oferă în mod licit pe piață executarea de lucrări și/sau a unei construcții, furnizarea de produse ori prestarea de servicii, inclusiv orice asociere temporară formată între două ori mai multe dintre aceste entități.

6 Sistemul electronic de achiziţii publice

Denumit încontinuare SEAP-Desemnează sistemul informatic de utilitate publică, accesibil prin internet la o adresă dedicată, utilizat în scopul aplicării prin mijloace electronice a procedurilor de atribuire și în scopul publicării anunțurilor la nivel național.

7 Vocabularul comun al achiziţiilor publice

Nomenclatorul de referinţă în domeniul achiziţiilor publice, adoptat prin Regulamentul (CE) nr. 2195/2002 al Parlamentului European şi al Consiliului, din 5 noiembrie 2002, privind Vocabularul comun privind achiziţiile publice (CPV).

8 DUAE Documentul unic de achiziții european furnizat în format electronic prin utilizarea formatului standard stabilit de Comisia Europeană, constând în declarația pe propriarăspundere a operatorului economic cu privire la îndeplinirea criteriilor de calificare și selecție.

7



COD: PO–BA-03


9 e-Certis Sistemul electronic implementat și administrat de Comisia Europeană cuprinzând informații privind certificate și alte documente justificative solicitate în mod obișnuit de autoritățile contractante în cadrul procedurilor de atribuire.

10 Acceptarea ofertei câştigătoare

Comunicarea privind rezultatul procedurii de atribuire prin care autoritatea contractantă îşi manifestă acordul de a se angaja juridic în contractul de achiziţie publică ce va fi încheiat cu ofertantul a cărui ofertă a fost desemnată câştigătoare.

11 Acord-cadru Acordul încheiat în formă scrisă între una sau mai multe autorități contractante și unul ori mai mulți operatori economici care are ca obiect stabilirea termenilor și condițiilor care guvernează contractele de achiziție publică ce urmează a fi atribuite într-o anumită perioadă, în special în ceeace privește prețul și, după caz, cantitățile avute în vedere.

12 Document al achiziţie

Anunțul de participare, documentația de atribuire, precum și orice documentsuplimentar emis de autoritatea contractantă sau la care aceasta face trimitere pentru a descrie ori stabili elemente ale achiziției sau ale procedurii de atribuire.

13 Documentaţie de atribuire

Documentul achiziției care cuprinde cerințele, criteriile, regulile și alte informații necesare pentru a asigura operatorilor economici o informare completă, corectă și explicită cu privire la cerințe sau elemente ale achiziției, obiectul contractului și modul de desfășurare a procedurii de atribuire, inclusiv specificațiile tehnice oridocumentul descriptiv, condițiile contractuale propuse, formatele de prezentare a documentelor de către candidați/ofertanți, informațiile privind obligațiile generale aplicabile.

14 Licitaţie electronică

Procesul repetitiv desfășurat prin mijloace electronice după o evaluare inițială completă a ofertelor, în cadrul căruia ofertanții au posibilitatea de a reduceprețurile prezentate și/sau de a îmbunătăți alte valori ale unor elemente ale ofertei, care permite clasificarea ofertelor prin metode automate de evaluare.

15 Propunere financiară

Parte a ofertei ce cuprinde informaţiile cu privire la preţ, tarif, alte condiţii financiare şi comerciale corespunzătoare satisfacerii cerinţelor solicitate prin documentaţia de atribuire.

16 Propunere tehnică

Parte a ofertei elaborată pe baza cerinţelor din caietul de sarcini sau, după caz, din documentaţia descriptivă.

17 Zile Zilele calendaristice, în afara cazului în care se prevede expres că sunt zile lucrătoare. Termenul exprimat în zile începe să curgă de la începutul primei ore a primei zile a termenului şi se încheie la expirarea ultimei ore a ultimei zile a termenului; ziua în cursul căreia a avut loc un eveniment sau s-a realizat un act al autorităţii contractante nu este luată în calculul termenului. Dacă ultima zi a unui termen exprimat altfel decât în ore este o zi de sărbătoare legală, o duminică sau o sâmbătă, termenul se încheie la

8



COD: PO–BA-03


expirarea ultimei ore a următoarei zile lucrătoare18 Caietul de

sarciniDescrierea obiectivă a produselor/serviciilor/lucrărilor necesare autorităţii contractante. Va conţine în mod obligatoriu specificaţii tehnice, în general acele cerinţe, prescripţii, caracteristici tehnice, cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, serviciile si lucrările, ce urmează a fi achiziţionate.

19 Persoane cu funcţii de decizie

Conducătorul autorităţii contractante, membrii organelor decizionale ale autorității contractante ce au legătură cu procedura de atribuire, precum şi orice alte persoane din cadrul autorităţii contractante ce pot influenţa conținutul documentelor achiziţiei şi/sau desfăşurarea procedurii de atribuire.

7.2. Abrevieri ale termenilorNr.crt. Abrevierea Termenul abreviat

1 PO Procedură operaţională2 E Elaborare 7 R Răspunde3 V Verificare 8 Co Colaborează4 A Aprobare 9 D Distribuie5 Ap. Aplicare 1

0G Gestionează documentul

6 Ah. Arhivare 11

ID I se difuzează

12 OMFP Ordinul Ministrului Finanţelor Publice13 MNSDG Muzeul Naţional al Satului „Dimitrie Gusti”14 Manager Manager15 DE Director Economic17 SBC Şef Birou Contabilitate18 SCIM Sistem de control intern/managerial19 RSCIM Responsabil cu Sistemul de control intern/managerial20 CS Compartiment de Specialitate21 SCS Şef Compartiment de Specialitate22 BA Birou Achiziţii23 CJ Consilier Juridic24 CPV Vocabularul Comun al Achiziţiilor Publice25 SEAP Sistemul electronic al achizitiilor publice

9



COD: PO–BA-03


8. Descrierea procedurii operaţionale

8.1. Generalităţi8.1.1 Procedura cuprinde etapele ce trebuie urmate, metodele de lucru stabilite şi regulile de aplicat în vederea cunoaşterii de către personalul din MNSDG a prevederilor legale care reglementează procesul de obţinere a produsul şi serviciul, ca urmare a atribuirii unui contract de achiziţie publică.8.1.2 Procesul de achiziţie publică include realizarea următoarelor activităţi:

a) întocmirea Programului anual al achiziţiilor publice, ca instrument managerial pe baza căruia se planifică procesul de achiziţie publică;

b) elaborarea Notei justificative privind determinarea valoarii estimate, a Notei justificative privind alegerea procedurii de atribuire, a Notei justificative privind stabilirea ponderii factorilor de evaluare (în cazul aplicării criteriului de atribuire oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic), a Notei justificative privind cerinţele minime de calificare referitoare la situaţia economică şi financiară, precum şi la capacitatea tehnică şi/sau profesională, a Notei justificative privind accelerarea procedurii de atribuire, precum şi a documentaţiei de atribuire (Fişa de date, Caietul de sarcini/ Documentaţia descriptivă, Formulare, Proiect contract), astfel încât produsele şi serviciile solicitate să fie descrise complet şi corect;

c) derularea procedurii de atribuire; c1) publicarea în SEAP a:

c11) documentaţiei de atribuire aferentă procedurii de achiziţie publică, semnata cu semnătură electronică extinsă, bazată pe un Certificat emis de un furnizor acreditat;

c12) Notei justificative privind determinarea valoarii estimate, Notei justificative privind alegerea procedurii de atribuire, Notei justificative privind stabilirea ponderii factorilor de evaluare (în cazul aplicării criteriului de atribuire oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic), Notei justificative privind cerinţele minime de calificare referitoare la situaţia economică şi financiară, precum şi la capacitatea tehnică şi/sau profesională, Notei justificative privind accelerarea procedurii de atribuire, semnate cu semnătură electronică extinsă, bazată pe un Certificat emis de un furnizor acreditat;

c13) anunţului/invitaţiei de participare şi a c14) Listei cu persoanele din cadrul MNSDG care au legătură cu

procedura de atribuire.c2) numirea comisiei de evaluare a ofertelor;

10



COD: PO–BA-03


c3) transmiterea în SEAP a răspunsurilor la eventualele solicitări de clarificări;

c4) primirea Ofertelor;c5) deschiderea Ofertelor;c6) examinarea şi evaluarea Ofertelor;c7) derularea rundelor de negociere, dacă este cazul;c8) stabilirea Ofertei câştigătoare şi întocmirea Raportului procedurii;c9) transmiterea Comunicarii privind rezultatul procedurii de atribuire.

d) atribuirea Contractului de achiziţie publică/ încheierea acordului-cadru sau anularea procedurii de achiziţie publică, dacă este cazul;

e) publicarea anunţului de: e1) atribuire a Contractului de achiziţie publică; e2) anularea procedurii de atribuire.

f) derularea Contractului sau acordului-cadru:f1) intrarea în efectivitate;f2) dacă este cazul, constituirea garanţiei de bună execuţie în forma şi în

cuantumul prevăzute în documentaţia de atribuire;f3) îndeplinirea obligaţiilor asumate prin contract.

g) finalizarea Contractului:g1) recepţia produselor şi serviciilor achiziţionate, în vederea stabilirii

conformităţii lor cu prevederile din Propunerea tehnică şi din Caietul de sarcini;

g2) dacă este cazul, eliberarea garanţiei de bună execuţie, după îndeplinirea condiţiilor contractuale;

g3) evaluarea furnizorilor/prestatorilor.h) întocmirea Dosarului achiziţiei publice.

8.2. Documente utilizate8.2.1 Lista documentelor utilizate la elaborarea prezentei proceduri se regăseşte în

Lista incluzând Referinţe legislative în implementarea ordinului 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice, cu referire la Standardul 9: PROCEDURI şi în succesiunea documentelor prezentate mai jos:

Nr.

crtDenumire document

Provenienţa

Documentaţia de atribuire a contractelor / acordurilor - cadru de furnizare / servicii:

Form

ular

e şi

co

ntra

cte

vol.I

I

1 Model Contract de furnizare

11



COD: PO–BA-03


Nr.


Provenienţa

2 Model Contract de servicii

3 Model Acord – cadru de furnizare

4 Model Acord – cadru de servicii

5 Model Contract subsecvent de furnizare

6 Model Contract subsecvent de servicii

7 Declaraţie privind situaţia personală a operatorului economic

8 Informaţii generale

9 Declaraţie privind lista principalelor livrări de produse în ultimii 3 ani

10 Declaraţie privind utilajele, instalaţiile, echipamentele tehnice

11 Declaraţie privind efectivul mediu anual al personalului angajat şi al cadrelor de conducere

12 Declaraţie privind lista principalelor prestări de servicii

13 Informaţii referitoare la personalul de conducere

14 Model declaraţie subcontractanţi

15 Angajament Terţ susţinător financiar

16 Angajament privind susţinerea tehnică şi profesională

17 Declaraţie tert susţinător financiar

18 Declaraţie tert susţinător tehnic

19 Fişa de date a achiziţiei

20 Formular de ofertă – servicii

21 Centralizator de preţuri servicii

22 Formular de ofertă produse

23 Centralizator de preţuri produse

12



COD: PO–BA-03


Nr.


Provenienţa

24 Grafic de livrare produse

25 Informaţii privind obligaţiile contractuale în curs

26 Lista privind utilajele şi echipamentele tehnologice, inclusiv dotările

27 Lista privind consumurile de resurse materiale

28 Model solicitare de clarificări

29 Model acord de asociere

30 Model scrisoare de înaintare

31 Model raport intermediar al procedurii

32 Model declaraţie de disponibilitate

33 Model declaraţie de confidenţialitate şi imparţialitate

34 Model solicitare de clarificări către Autoritatea contractantă

35 Model comunicare privind rezultatul procedurii (către ofertantul desemnat câştigător)

36 Model comunicare privind rezultatul procedurii (către ofertantul respins)

37 Model comunicare privind rezultatul procedurii

38 Model de contestaţie

39 Model document constatator iniţial/final

40 Model declaraţie iniţială privind îndeplinirea cerinţelor de calificare

41Declaraţie privind neîncadrarea în prevederile art. 69^1 din OUG nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare

42 Program anual privind achiziţiile publice

43 Model proces-verbal al şedinţei de deschidere

13



COD: PO–BA-03


Nr.


Provenienţa

44 Model raport final al procedurii

45 Declaraţie privind încadrarea în categoria întreprinderilor mici şi mijlocii

46 Certificatul de participare la licitaţii cu ofertă independentă

47 Referat de necesitate

8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor8.2.2.1 Documentele utilizate la elaborarea prezentei proceduri au rolul de a

reglementa modalitatea de aplicare în implementarea Standardului 9: PROCEDURI.8.2.2.2 Accesul la legislaţia aplicabilă pentru fiecare CS se face cu sprijinul CJ şi prin

studiul individual al personalului angajat din MNSDG.8.2.2.3 Documentele utilizate în derularea procedurii se regăsesc în tabelul de la

paragraful 8.2.1 al procedurii operaţionale şi au rolul de a asigura derularea procedurii de achiziţie publică.

8.2.2.4 Accesul la legislaţia aplicabilă se face prin accesarea site-ului www.anrmap.ro.

8.2.3. Circuitul documentelor8.2.3.1 Procesul-verbal de deschidere a ofertelor, semnat de membrii Comisiei de

evaluare şi de reprezentanţi ai operatorilor economici prezenţi la şedinţă se transmite in termen de cel mult 1 zi lucrătoare de la deschiderea Ofertelor tuturor operatorilor economici participanţi la procedura de atribuire.

8.3. Resurse necesare

8.3.1. Resurse materiale: birouri, rechizite, calculatoare personale, acces la baza de date, reţea, imprimantă, posibilităţi de stocare a informaţiilor, etc.

8.3.2. Resurse umane: pentru implementarea standardului descris de prezenta procedură este implicat personalul angajat din MNSDG.

8.3.3. Resurse financiare: bugetul de venituri şi cheltuieli.

8.4. Modul de lucru

8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi a acţiunilor activităţii

14

http://www.anrmap.ro/



COD: PO–BA-03


Obiective generale

Obiective specifice

Indicatori de performanţă

Valoare ţintă a

indicatorilor de

performanţă

Activităţi Acţiuni / Operaţii Riscuri

0 1 2 3 4 5 6

Atribuirea Contractelor de achiziţii publice de produse, servicii şi lucrări prin elaborarea şi planificarea achiziţiilor publice, conform legislaţiei în vigoare

Încheierea Contractelor de achiziţie publicăîn termenele şi condiţiile stabilite în Legea 98/2016 pentru achiziţia de produse / servicii şi lucrări prin cerere de oferte şi licitaţie deschisă

Raportul dintre numarul de contracte încheiate şi numărul de obiective planificate

1 Achiziţia de produse / servicii şi lucrări prin Cerere de ofertă şi licitaţie deschisă

Întocmirea Fişei de date a achiziţiei

Vicii în întocmirea Fişei de date a achiziţiei

Întocmirea Caietului de sarcini în colaborare cu solicitantul achiziţiei

Vicii în întocmirea Caietului de sarcini

Deschiderea Ofertelor şi analiza acestora

Numirea în comisiile de analiză şi evaluare a ofertelor a unor persoane cu pregatire profesională necorespunzatoare sau cu alte intereseSelectarea ofertanţilor fără a ţine cont de toate criteriile de calificareCalificarea ofertanţilor cu oferte neconforme şi inacceptabileStabilirea eronată a Ofertei câştigătoare sau anularea fără justificare a procedurii

Semnarea Contractului de achiziţie publică pt produse/ servicii/ lucrări

Omisiuni în stabilirea clauzelor contractuale

Urmărirea îndeplinirii prevederilor contractuale

Nerespectarea clauzelor contractualeVicii în comunicare între părţile contractanteSuperficialitate în recepţia bunurilor / serviciilor / lucrărilor

8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţiiNr. crt. ETAPELE DESCRIEREA ETAPELOR

1. Întocmirea Programului anual al achiziţiilor publice, ca instrument managerial pe baza căruia se planifică procesul de achiziţie publică

Precizări privind Programul anual al achiziţiilor publice:a) se elaborează de către BA, pe baza

necesităţilor transmise de şefii CS din cadrul MNSDG; b) se întocmeşte anual;c) se elaborează într-o primă formă până la

sfârşitul ultimului trimestru al anului în curs;d) se definitivează după aprobarea bugetului,

în funcţie de fondurile aprobate şi de posibilităţile de atragere a altor fonduri.

e) la elaborarea programului anual se ţine cont de:

15



COD: PO–BA-03


Nr. crt. ETAPELE DESCRIEREA ETAPELOR

Conform procedurii operaţionale PO-01

e1) necesităţile obiective de produse şi servicii rezultate din referatele de necesitate;

e2) prioritizarea necesităţilor prevăzute la litera a);e3) anticipările cu privire la fondurile ce urmează a fi alocate prin

bugetul anual;e4) contractele de achiziţie publică aflate în derulare.

În vederea întocmirii programului anual al achiziţiilor publice se vor realiza următoarele operaţiuni:

1.1 Identificarea necesităţilora) produsele, serviciile şi lucrările, necesare realizării activităţilor MNSDG,

identificate de fiecare CS din cadrul instituţiei, sunt comunicate, în fiecare an, către BA prin Referatul de necesitate.

b) instrucţiunile, privind modul de completare a Referatului de necesitate, sunt transmise de către BA odată cu transmiterea Notei interne pentru transmiterea necesarului de dotări şi investiţii către CS.

c) Referatul de necesitate se întocmeşte pentru toate solicitările de achiziţie publică de produse/servicii/lucrări.

d) Referatul de necesitate este întocmit de către personalul din cadrul CS, verificat şi semnat de către Seful CS.

e) după centralizarea Referatelor de necesitate, transmise de fiecare CS, BA intocmeste Proiectul Programului anual al achiziţiilor publice.

1.2 Estimarea valorii Contractului de achiziţie publicăa) scopul estimării valorii Contractului de achiziţie publică este acela

de a determina resursele financiare necesare, în vederea identificării potenţialilor finanţatori şi alegerea procedurilor de atribuire a Contractelor de furnizare produse/servicii.

b) în vederea estimării valorii Contractului de furnizare produse / servicii se ţine seama de informaţiile obţinute din cercetările de piaţă, durata previzionată a contractului, costurile legate de îndeplinirea contractului şi posibilitatea, după caz, a suplimentării cantităţilor de produse, servicii sau lucrări, conform prevederilor legale în vigoare.

1.3 Punerea în corespondenţă cu CPVa) produsele, serviciile sau lucrările, ce fac obiectul Contractelor de

achiziţie publică, se pun în corespondenţă, prin grija BA, cu sistemul de grupare şi codificare utilizat în Vocabularul Comun al Achiziţiilor Publice (CPV).

1.4 Ierarhizarea) după definitivarea estimării valorii Contractului de achiziţie, BA, împreună

cu SB-FC, vor stabili gradul de prioritate al necesităţilor, având în vedere durata de realizare a acestuia şi anticiparea fluxului de numerar.

1.5 Alegerea proceduriiÎn vederea stabilirii unei anumite proceduri de achiziţie se vor avea în

16



COD: PO–BA-03



vedere:a) complexitatea Contractului de achiziţie publică;b) costurile implicate de atribuirea contractului;c) nivelul de dezvoltare şi concurenţa pe piaţa din domeniul unde va

avea loc achiziţia, pentru a se putea alege corect procedura pentru efectuarea achiziţiei;

d) constrângeri, cum ar fi urgenţa, compatibilitatea cu produse/servicii deja existente în cadrul instituţiei, existenţa unui singur furnizor, prestator, necesitatea achiziţionării de la acelaşi furnizor, prestator,etc.

1.6 Identificare fonduria) în cadrul acestei operaţiuni se are în vedere asigurarea finanţării

necesare îndeplinirii Contractului, urmărindu-se posibile surse de finanţare.

1.7 Definitivarea Programului anual al achiziţiilor publicea) Programul anual al achiziţiilor publice se definitivează după

aprobarea bugetului propriu, în funcţie de fondurile aprobate, cu luarea în considerare a posibilităţilor de atragere a altor fonduri;

b) Programul anual al achiziţiilor publice se aprobă de către Manager, conform atribuţiilor legale ce îi revin, cu avizul DE.

2. Elaborarea documentaţiei de atribuire şi a Notelor justificative, conform procedurii operaţionale PO-03

2.1 Nota justificativă privind determinarea valoarii estimate, Nota justificativă privind cerinţele minime de calificare referitoare la situaţia economică şi financiară, precum şi la capacitatea tehnică şi/sau profesională se întocmesc de către BA, se avizeză de către DE şi se aprobă de către Manager.

2.2 Nota justificativă privind alegerea procedurii de atribuire, Nota justificativă privind stabilirea ponderii factorilor de evaluare (în cazul aplicării criteriului de atribuire oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic), Nota justificativă privind accelerarea procedurii de atribuire se întocmesc de către BA şi se aproba de către Manager, cu avizul CJ.

2.3 Documentaţia de atribuire cuprinde documentele ce conţin cerinţe formale, tehnice şi financiare, care permit descrierea obiectivă a obiectului Contractului de achiziţie publică şi pe baza cărora MNSDG îşi va elabora Oferta.

2.4 Documentaţia de atribuire se finalizează înainte de transmiterea spre publicare a anunţului de participare sau a Invitaţiei de participare în SEAP.

2.5 Documentaţia de atribuire se structurează astfel:a) Fişa de date a achiziţiei;b) Caietul de sarcini sau, după caz, Documentaţia descriptivă;c) formulare;d) proiectul contractului sau acordului-cadru.

2.6 Conform reglementărilor în vigoare, Documentaţia de atribuire trebuie să cuprindă, fără a se limita la cele ce urmează, cel puţin:a) informaţii generale privind autoritatea contractantă, în special cu privire la adresă, inclusiv telefon, fax, e-mail, persoane de contact, mijloace de

17



COD: PO–BA-03



comunicare etc.; b) formalităţi ce trebuie îndeplinite în legătură cu participarea la procedura de atribuire; c) dacă sunt solicitate, cerinţele minime de calificare, precum şi documentele care urmează să fie prezentate de ofertanţi/candidaţi pentru dovedirea îndeplinirii criteriilor de calificare şi selecţie; d) Caietul de sarcini (ce conţine, în mod obligatoriu, specificaţiile tehnice, respectiv cerinţe, prescripţii caracteristici tehnice, cu ajutorul cărora sunt descrise produsele/serviciile/lucrările), sau Documentaţia descriptivă, aceasta din urmă fiind utilizată în cazul aplicării procedurii de dialog competitiv sau de negociere; e) instrucţiuni, privind modul de elaborare şi de prezentare a propunerii tehnice şi financiare; f) informaţii detaliate şi complete privind criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea Ofertei câştigătoare; g) instrucţiuni privind modul de utilizare a căilor de atac; h) informaţii referitoare la clauzele contractuale obligatorii.

2.7 Documentaţia de atribuire se semnează de către persoanele care o întocmesc şi se aprobă de către Manager.

3. Derularea procedurii de atribuire a Contractului de furnizare produse / servicii

3.1 Procedurile de atribuire a acordurilor-cadru de produse/servicii şi a contractelor de produse/servicii se deruleaza potrivit prevederilor:

a) Legea nr.98/2016 privind Achiziţiile publice;b) Hotărârea nr. 395/2016;c) Legea nr.101/2016.

3.2 Pentru atribuirea Contractelor de achiziţie publică, se desemnează, prin decizia Managerului, persoanele responsabile pentru evaluarea Ofertelor, care se constituie într-o comisie de evaluare.

3.3 Nominalizarea persoanelor responsabile pentru evaluarea Ofertelor se poate realiza atât pentru atribuirea fiecărui contract în parte, cât şi pentru atribuirea mai multor contracte, în acest din urmă caz atunci când contractele respective sunt de complexitate redusă.

3.4 Propunerile privind nominalizarea persoanelor în comisia de evaluare se fac de către şeful CS, în funcţie de obiectul achiziţiei. În acest sens, BA solicită şefilor CS independente nominalizarea persoanelor care să facă parte din comisia de evaluare. Comisia de evaluare trebuie să includă specialişti în domeniul obiectului contractului care urmează sa fie atribuit.

3.5 Procesul de achiziţionare directă implică parcurgerea următoarelor etape:

a) identificarea necesităţilor;a1) în vederea achiziţionării directe de produse şi servicii, şeful

CS, care solicită achiziţia acestora, transmite către BA Referatul de necesitate care trebuie să cuprindă cel putin următoarele informaţii:a11) justificarea necesităţii achiziţiei produsului/serviciului;a12) specificaţiile tehnice ale produsului/serviciului;

18



COD: PO–BA-03



a13) valoarea estimată a produsului/serviciului ce urmează a fi achiziţionat.

a2) Referatul de necesitate se întocmeşte pentru fiecare solicitare de achiziţie directă de produse/servicii din anul respectiv.

a3) Referatul de necesitate, privind achiziţionarea directă a produselor/ serviciilor solicitate, se pune în aplicare de către BA, după aprobarea acesteia de către Manager şi avizul CFPP.

b) iniţierea şi derularea achiziţiei directe prin una din următoarele modalităţi:

b1) accesare SEAP; b11) achiziţiile directe prin intermediul SEAP au la bază

catalogul de produse/servicii definit de ofertanţi.b12) în situaţia achiziţiei directe de produse/servicii prin SEAP,

acestea se vor realiza de către BA în prezenţa reprezentantului compartimentului care a solicitat achiziţia.

b2) solicitare de oferte.c) semnarea contractului, dacă este cazul;d) transmiterea comenzii;

d1) Formularul de comanda a produsului, serviciului se întocmeşte şi se transmite de către BA. Comanda este semnată de Manager, SB-FC şi BA.

e) recepţia produsului/serviciului achiziţionat. 4. Atribuirea

Contractului de achiziţie publică conform procedurii privind încheierea acordului-cadru sau anularea procedurii de achiziţie publică (dacă este cazul)

4.1 Atribuirea Contractului de achiziţie publică/ încheierea acordului-cadru sau anularea procedurii de achiziţie publică, dacă este cazul se realizeaza conform prevederilor O.U.G. nr.34/2006, cu modificările şi completările ulterioare.

Contractul/acordul-cadru vizat CFPP se semnează de către Manager, DE, BA şi CJ.

4.2 Indiferent de momentul iniţierii procedurii de atribuire, autoritatea contractantă are obligaţia de a verifica, înainte de încheierea contractului, respectarea dispoziţiilor referitoare la angajarea cheltuielilor din bugetele care intră sub incidenţa legislaţiei privind finanţele publice.

4.3 Ca anexe, ce devin parte integrantă a Contractului de achiziţie publică, se constituie cel puţin următoarele documente: a) Caietul de sarcini; b) Propunerea tehnică şi propunerea financiară; c) Graficul de îndeplinire a contractului; d) Graficul de plăţi; e) Garanţia de bună execuţie, dacă este cazul; f) Angajamentul ferm de susţinere din partea unui terţ, dacă este cazul.

5. Publicarea anunţului de

5.1 Anunţul de atribuire/anulare a acordului-cadru de produse/servicii, respectiv a Contractului de achiziţie publică de produse/servicii se publică în

19



COD: PO–BA-03



atribuire a Contractului de achiziţie, ori de anulare a procedurii

SEAP, potrivit dispozitiilor Legii nr.98/2016.

6. Derularea contractului sau acordului-cadru

6.1 Contractul intră în efectivitate fie după constituirea garanţiei de bună execuţie, dacă a fost solicitată prin documentaţia de atribuire a Contractului de achiziţie publică de produse/servicii/lucrări, fie la termenul convenit de părţi.

6.2 Garanţia de bună execuţie a Contractului asigură autoritatea contractantă de îndeplinirea cantitativă, calitativă şi în perioada convenită a Contractului şi se constituie/restituie potrivit prevederilor HG nr.395/2016.

6.3 După încheierea Contractului de achiziţie publică de produse/servicii, compartimentul care a solicitat achiziţia va comunica, către BA, responsabilul cu implementarea, derularea şi administrarea Contractului.

6.4 Responsabilul cu implementarea, derularea şi administrarea Contractului va transmite către BA în termen de 3 zile lucrătoare, de la data terminării furnizării produselor/ de la data terminării prestării serviciilor care fac obiectul respectivului contract, Raportul privind indeplinirea obligaţiilor contractuale (Procesul verbal de recepţie parţial sau final).

7. Finalizarea contractului

7.1 Recepţia produselor/serviciilora) recepţia reprezintă operaţiunea prin care autoritatea contractantă îşi

exprimă acceptul cu privire la produsele/serviciile rezultate în urma Contractului de achiziţie de furnizare/servicii şi pe baza căruia se efectuează plata.

b) verificările la primire a produselor/serviciilor achiziţionate se realizează de către Comisia de recepţie (numită prin decizia Managerului) din care va face parte şi şeful compartimentului care a solicitat achiziţia.

7.2 Eliberarea garanţiei de bună execuţie conform prevederilor H.G. nr.395/2016;

8. Întocmirea Dosarului achiziţiei publice

8.1 Pentru fiecare contract atribuit, BA întocmeşte Dosarul achiziţiei publice care se păstrează atât timp cât Contractul de achiziţie publică/acordul-cadru produce efecte juridice şi, în orice caz, nu mai puţin de 5 ani de la data finalizării contractului respectiv.

8.2 Procesul de achiziţie publică se realizează în conformitate cu prevederile legale şi de reglementare privind achiziţiile publice de produse şi servicii sau lucrări şi este coordonat de BA.

8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii8.4.3.1 Identificarea măsurilor de îmbunătăţire a procesului de achiziţii publice la

nivelul standardelor în materie.

20



COD: PO–BA-03


9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Compartimentul (postul / acţiunea / operaţiunea)Funcţii implicate în implementarea PO-BA-03

9.1 Manager 9.2 DE 9.3 CJ 9.4 BA 9.5 Comisia de recepţie 9.6 SCS

Responsabilităţi privind:

- - ID - Ea) Referatele de necesitate pentru produsele / serviciile / lucrările solicitate;

b) Programul anual al achiziţiilor publice; A V E - Coc) Modificarea Programului anual al

achiziţiilor publice; A V E - Co

d) Notele de fundamentare prin care se solicită achiziţia produselor / serviciilor / lucrărilor;

A V ID - E

e) Notele justificative de alegere a procedurii, de stabilire a criteriului de atribuire, pentru stabilirea cerinţelor minime de calificare referitoare la situaţia economică şi/sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională;

A V E -

f) Documentaţia de atribuire a contractului de achiziţie publică; A V V E - V

g) Dosarul de achiziţie publică; V - Eh) Contractele încheiate între MNSDG şi A viza V -

21



COD: PO–BA-03


ofertantul declarat câştigător; CFPPi) Numirea Comisiilor de evaluare a

ofertelor şi de recepţie a produselor/serviciilor;

A V E - Ap

j) Comisia de recepţie:j1) efectuează inspecţii şi verificări la

primirea produselor/serviciilor achiziţionate;

j2) întocmeşte înregistrările de calitate care fac dovada că produsul/serviciul a fost inspectat/încercat şi este conform cu prevederile caietului de sarcini;

j3) identifică neconformităţile la produsele/ serviciile recepţionate şi stabileşte termenul de remediere al acestora;

j4) întocmeşte Procesul-verbal de recepţie al produselor/serviciilor.

- - R -

22



COD: PO–BA-03


10. Anexe, înregistrări, arhivăriNr.

anexăDenumirea

anexeiElaborator Aprobă Număr de

exemplareDifuzare Arhivare Alte

elementeLoc Perioadă0 1 2 3 4 5 6 7 8

1 Documentaţia de atribuire a contractelor / acordurilor cadru de furnizare / servicii care cuprinde după caz formularele menţionate la punctul 8.2.1

Comisia de elaborare a documentaţiei

Manager 1 SEAP BA 5 ani

2 Referatul de necesitate

CS Manager 1 BA BA 5 ani

23



COD: PO–BA-03


11. CUPRINSNumărul

componentei încadrul procedurii

operaţionaleDenumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina

Coperta1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea

ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

1

2 Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale

2

3 Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

3

4 Scopul procedurii operaţionale 45 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 56 Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii

procedurate6

7 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

7-9

8 Descrierea procedurii operaţionale 10-209 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 21-22

10 Anexe, înregistrări, arhivări 2311 Cuprins 24

24

Controlul documentelor - Muzeul...

Documents

Transcript of Controlul documentelor - Muzeul...