4. COMUNICAIILE I TELECOMUNICAIILEN CADRUL BIROURILOR

4.1. Comunicaiile1.1.1. Definirea comunicaieiComunicarea dintre manager i subordonai reprezint elementul dinamizator al proceselor manageriale i n acelai timp condiie a unui climat organizaional i motivaional adecvat realizrii obiectivelor organizaiei.Comunicareaeste un proces de transmitere a informaiilor, sub forma mesajelor simbolice, ntre dou sau mai multe persoane, unele cu statut de emitor, altele cu statut de receptor, prin intermediul unor canale specifice[1].Rolul deosebit al comunicrii n asigurarea funcionalitii i eficacitii activitilor este generat, n special, de activitatea managerial. Este unanim aprecierea potrivit creia un manager afecteaz aproximativ 80% din timpul su pentru a comunica.Rolurile manageruluin cadrul firmei sunt:1. un rol interpersonal (simbol, lider, agent de legtur);2. un rol informaional (observator activ, difuzor, purttor de cuvnt);3. un rol decizional (ntreprinztor, regulator, repartitor de resurse, negociator).1.1.2. Principalele reprezentri ale procesului comunicrii

1.1.3. Componentele procesului de comunicareEmitorul persoana care iniiaz comunicaia (manager sau executant).Mesajul forma fizic a informaiei transmis de emitor spre receptor.Canalul calea de transmitere a informaiei, strns legat de mesaj.Receptorul persoana sau grupul de persoane beneficiare a mesajului informaional (executant sau manager).1.1.4. Tipologia comunicaiilor[2]Varietatea comunicaiilor ntlnite n cadrul firmei este justificat de existena mai multor criterii de clasificare:a) canalul de comunicare comunicaii formale comunicaii informaleb) direcie (sens) comunicaii verticale descendente comunicaii verticale ascendente comunicaii orizontale comunicaii oblicec) coninut comunicaii operatorii comunicaii opionale comunicaii generale comunicaii motivaionaled) mod de transmitere comunicaii verbale comunicaii non-verbaleTipuri dereele de comunicaii:a) reele descentralizate (n cerc sau n lan);b) reele centralizate (n Y sau n stea).1.1.5. Deficiene majore n procesul de comunicareCele mai semnificativebariere comunicaionalese refer la:a) bariera de limbaj, de exprimare folosirea necorespunztoare a unor elemente ale procesului de comunicare (tonul folosit, gesturi, expresia feei, poziia corpului etc.); incapacitatea emitorului de a-i stpni emoiile n transmiterea mesajului informaional; aceleai cuvinte au sensuri diferite pentru anumite persoane.b) bariere de recepie tendina de a auzi numai ceea ce ne-am obinuit s auzim; ignorarea informaiilor care sunt n dezacord cu ceea ce cunoatem; evaluarea subiectiv de ctre receptor a sursei obiective (emitorul) de transmitere a mesajului; recepionarea, n moduri diferite, de ctre diferite persoane din cadrul firmei, a aceluiai mesaj.c) bariere contextuale perceperea diferit a mesajelor funcie de presiunile exercitate de mediu asupra receptorului (zgomot, climatul organizaional etc.).d) bariere mixte discernerea insuficient a mesajelor relevante transmise sau primite de cele cu semnificaie redus sau nul.Aceste bariere declaneaz o serie de deficiene n sistemul de comunicaii: filtrajul distorsiunea suprancrcarea canalelor de comunicare cu informaii inutile1.1.6. Modaliti de amplificare a eficacitii comunicaiilora) motivarea adecvat a comunicriiprin: determinarea cu exactitate a scopului fiecrei comunicaii; clasificarea ideilor nainte de debutul procesului de comunicare; stabilirea oportunitii comunicaiilor, a celui mai prielnic moment pentru efectuarea acestora.b) asigurarea unei comunicri clare, concisen sensul: cunoaterii detaliate a simbolurilor utilizate n codificarea mesajelor informaionale; utilizrii unui limbaj simplu i direct, fr prea multe detalii care pot diminua curiozitatea i interesul receptorului; folosirii, cu prioritate, a comunicaiilor directe, reducndu-se la minimum distorsiunea; asigurrii unui nivel corespunztor de redundan n ceea ce privete transmiterea mesajelor complexe, complicate i de mare importan, n sensul repetrii acestor mesaje n moduri diferite i folosirea unor canale diferite.c) perfecionarea managerilor, ndeosebi n ceea ce privete comunicaiile i mecanismele de transmitere i de receptare a acestora n interiorul firmei, cadrul i climatul organizaional .a.d) perfecionarea capacitii de exprimare i de ascultare, ndeosebi la manageri, corelarea organizrii formale cu organizarea informal.e) promovarea cu predilecie a unor stiluri participative de managementce reclam folosirea pe scar larg a edinei i delegrii, concomitent cu o puternic descentralizare a procesului decizional.f) perfecionarea structurii organizatorice, att n ceea ce privete flexibilizarea, ct i n ceea ce privete aplatizarea sa.