ISPAS ELUA

SPIRIDON ELUAC O M U N I C A R E

Importana informaiei n management

Comunicare a fost o necesitate n existena omului i o condiie a evoluiei acestuia, iar conceptul de comunicare se refer la informaia care se comunic ntr-un limbaj disponibil.

Limbajele sau sistemele de comunicare s-au format, pentru a servi transferului de informaii, ntr-un proces complex psiho-social i sunt de mai multe feluri: sonore (comunicare oral-vorbire, sunete, zgomote), vizuale (comunicare scris), gestuale (prin imagini i expresii mimice).

Fenomenele i procesele din natur i societate sunt percepute de oameni ca entiti faptice i reflectate sub form cifric, letric sau grafic. Datele nregistrate n cadrul diferitelor activiti umane (de producie, de cercetare, de nvmnt, etc.) pot fi prelucrate, obinndu-se informaii, acestea reprezentnd interpretri ale datelor n raport cu anumite situaii particulare sau cu nelegerea de ctre mintea uman n general. Prelucrarea datelor urmrete evaluarea, selectarea, ordonarea i agregarea lor, n scopul obinerii unor informaii care s reduc incertitudinea i s conduc la un spor de cunoatere a anumitor fenomene sau procese.

Informaiile sunt utilizate, la rndul lor, pentru realizarea unor experimentri i formularea unor raionamente ce se vor concretiza n noi cunotine. Acestea sunt enunuri logice formulate i generalizate n urma nelegerii unor relaii de tip cauz efect stabilite cu ocazia observrii unor fenomene i procese particulare. n lucrrile de specialitate se renun de cele mai multe ori la distincia ntre date, informaii i cunotine din motive de conciziune a exprimrii, folosindu-se astfel un termen generic, de obicei termenul de informaii, pentru toate cele trei elemente de cunoatere.Pentru organizaiile agrenate n competiia pe pia, informaiile au devenit tot mai importanta n ultimele decenii datorit a doi factori care au determinat aceast mutaie: creterea complexitii managementului i dezvoltarea unor mijloace perfecionate de decizie i comunicare. Complexitatea sporit a managementului are mai multe cauze: creterea gradului de complexitate a mijloacelor de producie i de comercializare utilizate, ridicarea nivelului cultural i profesional al resurselor umane, accentuarea dinamismului factorilor de mediu care influeneaz operaiunile organizaiilor, dar n aceste condiii, managerii au nevoie de tot mai multe informaii relevante i oportune pentru asigurarea succesului organizaiilor lor.Datorit importanei lor, informaiile au devenit o sursa la fel de valoroas ca i resursele fizice (umane, materiale i financiare) ale organizaiei. Managementul acestei resurse este o preocupare de prim ordin n organizaiile moderne, aa c n structurile organizatorice ale firmelor au aprut compartimente specializate de culegere, prelucrare i disponibilizare a informaiilor, responsabilii acestor compartimente fiind considerai manageri de nivel foarte nalt. Pentru a fi cu adevrat utile, informaiile trebuie sa fie de calitate. Dintre caracteristicile calitative ale informaiei manageriale, mai importante sunt: exactitatea, adecvarea, oportunitatea i eficiena.

Exactitatea este nsuirea informaiei de a conine elemente de cunoatere care s asigure conturarea unei imagini veridice a fenomenului sau procesului la care se refer informaia.Adecvarea deriv din capacitatea informaiei de a fi necesar destinatarului ei, pentru ca acesta s-i poat rezolva n mod corespunztor problemele pe care le are i mai presupune i prezentarea informaiei ntr-o form care s asigure utilizarea ei cu uurin de ctre destinatar.

Oportunitatea informaiei reprezint nsuirea acesteia de a ajunge la destinatar n momentul n care este realmente nevoie de ea.

Eficiena informaiei este dat de capacitatea acesteia de a asigura un efect determinat de deinerea informaiei superior efortului depus pentru obinerea ei. Eficiena informaiilor de management nu este uor de estimat ntruct disponibilitatea acestora are un efect indirect asupra rezultatelor organizaiei.

n toate organizaiile, cu excepia celor mai mici, managementul observ rareori direct activitatea. Acesta ncearc s ia decizii, s pregteasc planuri i s controleze activitatea utiliznd informaii, care sunt de dou tipuri: oficiale (includ rapoarte, declaraii, dosare, manuale, proceduri de operare, notie i diferitele forme de produse ale sistemului de informaii ale managementului) i neoficiale (includ conversaiile, convorbirile telefonice, observaiile, contactele sociale, etc.).Informaia nu are valoare n sine, aceasta derivnd din valoarea schimbrii n comportamentul de decizie, cauzat de informaia disponibil, minus costul producerii informaiei. Exist tendina de a presupune c mai multe informaii nseamn, toate, informaii mai bune, dar ele pot fi mai bune numai dac mbuntesc deciziile rezultante, altfel nu au nici o valoare.

Obinerea datelor, manipularea, nregistrarea i procesarea lor, prin orice mijloace, presupun costuri i nu produc valoare, dar n cazul n care datele sunt comunicate i nelese de primitor, fiind astfel transformate n informaii, valoarea poate s creasc, cu condiia ca informaiile s fie folosite pentru mbuntirea lurii deciziilor sau pentru alt aciune de management.Informaiile bune, adic cele utilizate i cele care creeaz valoare, sunt relevante pentru scopul lor, suficient de precise pentru scopul lor, suficient de complete pentru problem, dintr-o surs n care utilizatorul are ncredere, comunicate persoanei potrivite, comunicate la timp pentru scopul lor, cele care conin nivelul dorit de detalii, comunicate printr-un canal de comunicaii potrivit i cele inteligibile pentru utilizator.

Dintre aceste caracteristici, relevana este caracteristica cea mai important i, n plus, trebuie avut grij ca utilizatorul s nu fie necat n prea multe detalii sau ca informaia s nu fie ntrziat de cutarea unei precizii mai mari. Trebuie s existe cea mai mic cantitate de detalii potrivite pentru scopul propus, iar nivelul de precizie trebuie s corespund deciziei implicate.

Informaia ca fenomen obiectiv este, prin ea nsi, complex i multilateral, sensul original al noiunii de informaie fiind acela de noutate, anun, care vizeaz n principal aspectul comunicativ i n acelai timp, calitativ. De asemenea, mai exist informaie care apare n procesul de comunicare uman, unde informaia devine sistem structurat i poart nsemnele cunotinei (de la semnificaie la valoare).

Diversitatea manifestrii n plan managerial a informaiei poate fi nscris pe coordonata mai larg e criteriilor: tiiific, tehnic, politic, economic, juridic etc., care justific o specializare n funcie de un receptor avizat i nuaneaz ideea considerrii procesului informaional ca parte esenial a diviziunii sociale a muncii.

Considernd informaia productiv a fi aceea care particip la actul decizional se apreciaz c informaia excedentar cea care depete volumul funcionrii optime a sistemului social. Dar ceea ce la un moment social dat poate reprezenta un excedent, n alte condiii devine strict necesitate, sau chiar o stare deficitar. Deci multitudinea informaiilor nu o raportm la aspectul cantitii ei, ci avem n vedere participarea pe dimensiunea timpului la constituirea acelor momente optime de stare productiv pentru informaie. Fazele neproductive ale informaiei pot fi considerate anumite momente ale strii ei poteniale de manifestare i din aceast cauz criteriul participrii la actul decizional ntemeiaz ciclul productiv neproductiv n dinamica procesului informaional.

n funcie de natura obiectivelor urmrite i de specificul organizaiilor care le folosesc, pot fi identificate diferite tipuri de sisteme informaionale ale firmei, meteorologice, tiinifice i altele, cele mai rspndite i mai studiate n acelai timp fiind totui sistemele informaionale de management. Sistemul informaional de management este o metod organizat de asigurare cu informaii interne i externe referitoare la operaiunile trecute, prezente i viitoare ale organizaiei, pentru a sprijini luarea i aplicarea deciziilor.La nivelul unei organizaii orientate spre profit, sistemul informaional de management poate fi vzut ca un ansamblu de subsisteme intercorelate, delimitate dup domeniile funcionale mai importante ale ntreprinderii: sistemul informaional de marketing, sistemul informaional de producie, sistemul informaional financiar, sistemul informaional al resurselor umane, sistemul informaional executiv. Aceste sisteme funcionale pot include, la rndul lor, mai multe subsisteme, specifice diferitelor activiti realizate n domeniile funcionale respective.

Asigurarea informaional a diferitelor activiti realizate ntr-o firm, inclusiv a celor legate de managementul resurselor umane, presupune nu numai transmiterea informaiilor prin comunicare, ci i culegerea, prelucrarea i stocarea datelor i informaiilor. Pentru a fi eficace i eficiente, toate aceste operaii trebuie organizate n sisteme informaionale adecvate.Un sistem informaional este un ansamblu integrat de metode, proceduri i mijloace folosite pentru culegerea, transmiterea i prelucrarea datelor, analiza, pstrarea, difuzarea i valorificarea informaiilor i cunotinelor. Atunci cnd pentru pstrarea i prelucrarea datelor i informaiilor sunt utilizate calculatoare, sistemele se numesc informatice, dup terminologia francez, sau computerizate, dup terminologia englez.

Indiferent de nivelul i complexitatea lor, sistemele informaionale de management au, de regul, cinci componente mai importante: intrrile n sistem, prelucrrile de date, stocrile de date i de informaii, ieirile din sistem i controlul operaiunilor din sistem.

Intrrile ntr-un sistem informaional de management pot include date referitoare la fenomene i procese pe baza crora sunt evaluate punctele forte i cele slabe ale organizaiei, oportunitile i ameninrile manifestate din partea factorilor externi, precum i multe alte date i informaii de care au nevoie managerii pentru fundamentarea i controlul deciziilor operaionale.

Prelucrrile datelor constau n ordonri, grupri, selectri, calcule algebrice, operaiuni logice i altele, n urma crora datele sunt transformate n informaii utile managerilor n procesul decizional.Stocrile de date i informaii constau n nregistrarea acestora pe supori adecvai (de hrtie, magnetici, optici) i pstrarea sub form organizat de arhive sau baze de date computerizate.

Ieirile informaionale oferite managerilor pot lua diferite forme. Cel mai adesea astfel de ieiri sunt prezentate sub forma unor rapoarte incluznd texte, tabele i grafice imprimate pe hrtie sau afiate pe ecranul monitoarelor video. n sistemele informatice evoluate, o categorie important de ieiri o constitue rspunsurile la ntrebrile puse de manageri.

Controlul funcionrii sistemului trebuie s asigure producerea i distribuirea unor informaii utile, oportune i veridice, la un cost care s fac sistemul eficient.

n funcie de complexitatea i performanelor lor, sistemele informaionale de management, bazate pe calculatoare, pot fi de mai multe tipuri: sisteme de prelucrare a datelor, sisteme de informare a managerilor, sisteme suport pentru decizii, sisteme de birotic i sisteme expert.

Sistemele de prelucrare a datelor nregistreaz date cu privire la operaiile de rutin, repetitive ale organizaiei i pregtesc documente (rapoarte) care descriu aceste operaii n detaliu sau la sintetizeaz. Prelucrarea datelor poate contribui la rezolvarea problemelor decizionale prin rapoartele standard pregtite, n care se gsesc informaii sintetice utile managerilor i, n acelai timp, sunt ntreinute baze de date actualizate care pot fi utilizate i de alte tipuri de sisteme informaionale.Sistemele de informare a managerilor pregtesc informaii cu privire la trecut, prezent i viitor i le ofer unor grupuri de manageri cu nevoi similare ntr-o organizaie. Aceste informaii sunt destinate identificrii i rezolvrii unor probleme decizionale.

Sistemele suport pentru decizii sprijin un singur decident (individual sau colectiv) n soluionarea unei probleme semistructurate, oferind informaii sau sugestii privind deciziile cerute de problema respectiv.

Sisteme de birotic nglobeaz tehnici i echipamente destinate automatizrii sarcinilor repetitive din munca de birou i sunt bazate pe calculatoare i telecomunicaii. Astfel de sisteme vizeaz cu precdere prelucrarea i comunicarea textelor, a imaginii i a sunetelor.

Sistemele expert sunt aplicaii informatice destinate s simuleze raionamentul experilor n domenii specifice de cunoatere i permit managerilor s-i mbunteasc procesele decizionale, oferindu-le mai multe alternative de aciune i un nalt nivel logic de evaluare a acestor alternative.